I fogli elettronici

Corso di Idoneità Informatica

Contenuto

• Introduzione• Gestione dei file• Celle e fogli• Formato e Formattazione• Grafici• Elenchi• Strumenti

Introduzione

• Sono programmi per la gestione di dati numerici e alfanumerici in forma tabellare, con possibilità di eseguire calcoli matematici, elaborare dati, costruire grafici e fornire strumenti per l’analisi dei dati

• Tra i primi fogli elettronici per PC si ricorda Multiplan e Lotus 1-2-3

Interfaccia di Excel

Foglio elettronico

• Un foglio elettronico è un insieme rettangolare di celle suddivise in righe e colonne

• Ogni riga è associata ad un numero progressivo e ogni colonna ad una lettera o una serie di lettere consecutive

• Una cella di un foglio è contraddistinta dalla lettera della colonna e dal numero della riga in cui si trova

Gestione dei fogli

• Una cartella è suddivisa in più fogli• E’ possibile inserire, eliminare e rinominare dei

fogli cliccando con il tasto destro del mouse sulla riga di scelta dei fogli

• Cliccando con il tasto sinistro sul nome di un foglio questo diventa il foglio corrente

Contenuto delle celle

• Ogni cella può contenere a scelta– un numero, sia intero che frazionario– un’etichetta (dato alfanumerico)– una data o un tempo– una formula matematica che coinvolge il

contenuto di altre celle

Funzioni di editing

• Excel ha un cursore che rappresenta la cella corrente, il cui contenuto viene visualizzato nella barra di immissione

• Il cursore può essere spostato con le freccette, con i tasti PAGE UP-PAGE DOWN o con il mouse

• Si può annullare l’ultima o le ultime modifiche effettuate cliccando su

Inserimento di valori• Si può inserire un dato o una formula solo nella cella

corrente digitandolo nella barra di immissione

• Per inserire dati alfanumerici che contengono caratteri particolari (ad esempio il - ) è meglio inserire davanti al dato un apice

• Per inserire una formula si deve inserire davanti il segno = o il segno +

• Solo premendo INVIO il dato viene inserito nella cella, mentre premendo ESC si annulla la digitazione

Selezione di celle• Per selezionare una cella basta cliccarci sopra• Per selezionare una zona rettangolare di celle

– una parte di una colonna (da A2 a A6)– una parte di una riga (da B3 a G3)– un rettangolo di celle (da B3 a G7)

ci si deve posizionare all’angolo in alto a sinistra del rettangolo e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse si arriva all’angolo in basso a destra•In modo alternativo ci si può spostare con i tasti cursore tenendo premuto lo SHIFT

Selezione di celle

• E’ possibile selezionare un insieme non rettangolare di celle, ad esempio la cella A1 e la cella C4, cliccando sopra ciascuna cella tenendo premuto il tasto CONTROL

• In modo analogo è possibile selezionare una parte di celle composta da più zone rettangolari

• E’ possibile selezionare un’intera riga o un’intera colonna cliccando sul numero di riga o sulla lettera della colonna

Taglia/Copia/Incolla• In modo simile a quanto si trova su Word anche in

Excel si può usare la clipboard per effettuare operazioni di editing avanzato

• Cliccando su si “Copia”, cioè le celle selezionate vengono memorizzate nella clipboard

• Cliccando su si “Taglia”, cioè le celle selezionate vengono cancellate dalla cartella e vengono inserite nella clipboard

Taglia/Copia/Incolla

• Cliccando su si “Incolla”, cioè le celle memorizzate nella clipboard vengono inserite a partire dalla posizione corrente (la clipboard rimane inalterata)

• La combinazione Taglia-Incolla serve per spostare delle celle

• La combinazione Copia-Incolla serve per copiare delle celle

• Si possono “incollare” più volte le celle “copiate”

Stampa ed anteprima• L’anteprima di stampa, come in Word, si ottiene

cliccando su • La cartella corrente può essere stampata cliccando

su • Tra le opzioni di stampa più importanti

– tipo di stampante

– parte della cartella da stampare (celle selezionate o da selezionare)

– intestazioni e piè di pagina

– dimensioni e margini della pagina

– stampa della griglia

Gestione dei file

• Ogni cartella di lavoro viene memorizzata in un file, con estensione .xls

• Le operazioni su file (cartelle di lavoro) possibili sono quelle già viste per Word– apertura di una cartella già esistente

– creazione di una nuova cartella

– salvataggio della cartella corrente

– chiusura di una cartella

Apertura e chiusura di un file

• Con si può aprire una cartella già esistente• Con File|Chiudi si chiude la cartella corrente• E’ possibile tenere aperti più cartelle

contemporaneamente, per passare dall’una all’altra attraverso il menù Finestra

• Con è possibile creare una nuova cartella

Salvataggio di un file• Se si vuole registrare in modo permanente le

modifiche bisogna “salvare” la cartella cliccando su o dando File|Salva

• Con File|Salva con nome si può salvare la cartella su un file diverso da quello di partenza: il sistema richiederà il nome da attribuire al file

• Anche quando si salva un file creato ex novo il sistema richiede il nome da attribuire al file

Inserimento di celle

• E’ possibile inserire una cella all’interno del foglio nel punto individuato dal cursore con Inserisci|Celle

• Ci sono due possibilità:- tutte le celle di quella riga verranno spostate a destra- tutte le celle di quella colonna verranno spostate in basso

Spostamento per inserimento

pisa 10 perugia 1lucca terni 5 xxxfirenze 20 roma 7siena 15 rieti 9

pisa 10 perugia 1lucca terni 5firenze 20 roma 7siena 15 rieti 9

pisa 10 perugia 1lucca 5firenze terni roma 7siena 20 rieti 9

a destra

in basso

Eliminazione di celle

• E’ possibile eliminare la cella corrente con Modifica|Elimina

• Ci sono due possibilità:- tutte le celle di quella riga verranno spostate a sinistra- tutte le celle di quella colonna verranno spostate in alto

• Allo stesso modo è possibile anche eliminare le celle selezionate

Inserimento e cancellazione di righe e colonne

• Si possono inserire o eliminare un’intera riga o colonna

• L’inserimento si fa con Inserisci|Righe e Inserisci|Colonne

• L’eliminazione si fa con Modifica|Elimina|Riga Intera o Colonna Intera

• Queste operazioni avvengono nel punto indicato dal cursore

Spostamento per inserimento di righe e colonne

pisa 10 perugia 40

lucca 5 terni 6

firenze 20 roma 7siena 30 rieti 6

pisa 10 perugia 40

lucca 5 terni 6

firenze 20 roma 7siena 30 rieti 6

pisa 10 perugia 40

lucca 5 terni 6firenze 20 roma 7siena 30 rieti 6+ riga

+ colonna

Cancellazione di celle

• E’ possibile cancellare le celle selezionate con CANC/DELETE

• In questo modo il contenuto delle celle viene svuotato e le celle rimangono sul foglio vuote

• La differenza con l’eliminazione consiste che con quest’ultima operazione le celle vengono eliminate dal foglio

Creazione formule• In una cella è possibile inserire formule matematiche

che coinvolgono costanti, valori di altre celle, operazioni matematiche e funzioni

• Le operazioni fondamentali sono

+ (addizione) - (sottrazione)

* (moltiplicazione) / (divisione)

% (percentuale) ^ (elevamento a potenza)• E’ possibile anche utilizzare espressioni con le

parentesi (solo tonde)

Formule e riferimenti

• In una formula è consentito inserire un riferimento ad un’altra cella

• Il modo più comune di riferimento è quello relativo, fatto indicando la cella semplicemente con lettera di colonna e numero di riga

• Ad esempio nella cella A2 posso inserire la formula A1*2, che indica che il valore di A2 è il doppio di quello di A1: ad esempio se A1 vale 10, A2 varrà 20

Formule e riferimenti

• Quando si porta il cursore su una cella che contiene una formula– sulla cella nel foglio comparirà il valore attuale della

formula

– sulla barra di immissione comparirà l’espressione della formula

• Se si cambia un valore riferito da qualche formula automaticamente la formula viene ricalcolata

Formule e riferimenti

• Ad esempio se in B1 c’è la formula =A1*2

10 20

A B

1

cambiando il valore di A1 in 15 automaticamente il valore di B1 diventa 30

15 30

A B

1

Riferimenti relativi

• Quando una formula contenente un riferimento relativo viene copiata su un’altra cella il riferimento viene modificato in modo da mantenere inalterata la posizione relativa della cella riferita rispetto a quella dove si trova la formula

• Ad esempio supponiamo che nella cella A1 ci sia la formula =B3+3

• Se copiamo il contenuto di A1 su C6, in questa cella verrà inserita la formula =D8+3

Riferimenti relativi

• B3 si trova due righe sotto e una colonna a destra rispetto a A1

• D8 si trova due righe sotto e una colonna a destra rispetto a C6:la posizione relativa è rimasta invariata, pur essendo le due formule diverse

• Altro esempio: se in B2 c’è la formula =A4+C8 e se copiamo il contenuto di B2 in C1 otterremo in quest’ultima la formula =B3+D7

Riferimenti relativi

• I riferimenti relativi sono molto utili per costruire tabelle del tipo

prodotto prezzo quantità spesaaaa 100 10bbb 200 15ccc 300 20ddd 50 5eee 100 15

A B C D

123

456

Riferimenti relativi

• Nelle celle della colonna D bisogna inserire le formule della spesa: in D2 la formula =B2*C2in D3 la formula =B3*C3in D4 la formula =B4*C4in D5 la formula =B5*C5in D6 la formula =B6*C6che è la stessa formula se vista in posizioni relative: la cella due colonne a sinistra * la cella una colonna a sinistra

Riferimenti relativi

• Per cui è sufficiente

1. scrivere la formula corrispondente in D2 (=B2*C2)

2. selezionare D2 e dare Copia

3. selezionare il rettangolo da D3 a D6 e dare Incolla• Poiché il riferimento è relativo in fase di copia

verrà modificato nel modo desiderato

Riferimenti assoluti

• Talvolta invece ci si vuole riferire ad una cella fissa che non venga modificata durante la copia

• Per ottenere ciò bisogna usare i riferimenti assoluti che si ottengono indicando con un $ sia la riga che la colonna della cella riferita: $A$1 si riferisce alla cella A1

• Se in una formula compare un riferimento assoluto e la cella viene copiata il riferimento rimane inalterato

Riferimenti assoluti

• Ad esempio se in A2 c’è la formula =$D$7+4 e se copiamo il contenuto di A2 in B4, in questa cella sarà memorizzata la stessa formula =$D$7+4

• Si noti invece che se la formula in A2 fosse =$D$7*A3, allora copiandola in B4 diventerebbe =$D$7*B5

• Il primo riferimento ($D$7) è assoluto e quindi rimane inalterato, mentre il secondo riferimento è relativo (A3) è relativo ed è soggetto alla trasformazione vista precedentemente

Riferimenti misti

• E’ possibile creare dei riferimenti misti del tipo $D7 e D$7

• Questi riferimenti sono modificati solo in parte quando viene copiata la formula

• Ad esempio se in A1 c’è la formula =$D7*2 e A1 viene copiata su B2, allora la formula si muta in =$D8*2

• In pratica il $ blocca la riga o la colonna del riferimento

Funzioni• E’ possibile inserire delle funzioni nelle espressioni delle

formule• I tipi di formule più usate sono

– finanziarie: interessi, rata, tasso, tir.cost, ecc.– matematiche: logaritmo, esponenziale, seno, coseno, somma, ecc.– statistiche: media, dev.st, mediana, quartile, ecc.

• E’ possibile inserire una funzione usando

l’autocomposizione funzione

• Ad esempio la formula =SOMMA(A1:A5)

Formattazione celle• Con Formato|Celle è possibile cambiare la formattazione

della cella corrente o delle celle selezionate• L’opzione Numero indica come visualizzare il contenuto

della cella, i modi più usati sono:– generale

– numero, indicando quante cifre decimali

– valuta, con scelta simbolo della monete

– percentuale, con il simbolo %

– data, in vari formati

– testo

Formattazione celle

• E’ possibile selezionare il formato valuta coninserire la percentuale con aumentare di uno le cifre decimali con e diminuirle di uno con

• Si noti che si aumentano o diminuiscono le cifre visualizzate ma non quelle memorizzate

Formattazione celle• Ogni singolo carattere ha i seguenti attributi che

possono essere definiti o modificati– stile (grassetto, corsivo, sottolineato)

– tipo (font)

– grandezza in punti

– colore

• Ogni cella ha i seguenti attributi di formattazione– allineamento (a sinistra, a destra, centrato): selezionabile

cliccando su

– bordo selezionabile cliccando su

Formato delle righe e delle colonne

• Con Formato|Riga si hanno le seguenti opzioni– altezza della riga

– adatta riga

– nascondi riga

– scopri riga

• Con Formato|Colonna si hanno le seguenti opzioni– larghezza della colonna

– adatta colonna

– nascondi colonna

– scopri colonna

Grafico

• E’ possibile creare un grafico con Inserisci|Grafico o cliccando su

• Nella finestra di dialogo dell’autocomposizione grafico è possibile decidere quale tipo di grafico utilizzare e con quali dati creare il grafico

Tipi più usati di grafici

• Istogramma• Torta• Barre• Dispersione• Area

Istogramma

Fatturato

10

20

5

15

25

15

0

5

10

15

20

25

30

AAA BBB CCC DDD EEE FFF

aziende

Mili

ard

i d

i lir

e

fatturato

TortaFATTURATI

11%

22%

6%

17%

27%

17%

AAA

BBB

CCC

DDD

EEE

FFF

BarreVENDITE

0 10 20 30 40 50

gen

mar

mag

lug

set

nov

vendite b

vendite a

Dispersione

VENDITE

0

10

20

30

40

50

0 5 10 15

MESI

MIL

ION

I D

I L

IRE

vendite a

vendite b

Areag

en

ma

r

ma

g

lug

set

no

vvendite a

0

10

20

30

40

50

MESI

VENDITE

vendite a

vendite b

Elenchi

• E’ possibile utilizzare una parte di un foglio elettronico, detta elenco, come un database per memorizzare un insieme di record omogenei

• La prima riga di un elenco contiene i nomi dei campi e le righe successive contengono i valori di ciascun campo per ogni record

Elenchirappresentante anno cliente prodotto quantitàrossi 1998 xyz 1 10bianchi 1998 xyz 1 20bianchi 1998 abc 2 5gialli 1998 efg 1 6rossi 1999 abc 2 15bianchi 1999 abc 1 4gialli 1999 efg 2 10gialli 1999 xyz 1 11gialli 1999 abc 3 8

Moduli

• Per gestire l’inserimento e la ricerca di dati nell’elenco è possibile utilizzare un modulo, cioè un particolare tipo di finestra di dialogo che consente di inserire o modificare i valori dei campi dei vari record, inserire o cancellare un record, cercare se esistono record con particolari caratteristiche

• Per utilizzare un modulo entrare nell’elenco, cioè selezionare una delle sue celle, e dare Dati|Modulo

Ordinamento

• Per ordinare un elenco dare Dati|Ordina e indicare rispetto a quale campo effettuare l’ordine, cioè cambiare la posizione dei record all’interno dell’elenco

• E’ possibile fare un ordinamento sia crescente che decrescente, sia fare un ordinamento su più campi

Ordinamento per rappresentante

rappresentante anno cliente prodotto quantitàbianchi 1998 xyz 1 20bianchi 1998 abc 2 5bianchi 1999 abc 1 4gialli 1998 efg 1 6gialli 1999 efg 2 10gialli 1999 xyz 1 11gialli 1999 abc 3 8rossi 1998 xyz 1 10rossi 1999 abc 2 15

Filtri

• E’ possibile associare un filtro ad uno o più campi di un elenco

• Un filtro dà la possibilità di selezionare un valore di un campo attraverso una finestra e di escludere dall’elenco tutti quei record che non presentano quel determinato valore nel campo in questione

• Il filtro si attiva con Dati|Filtro|Filtro automatico

Filtro

• Ad esempio cliccando su anno

Filtro

rappresentante anno cliente prodotto quantitàbianchi 1998 xyz 1 20bianchi 1998 abc 2 5gialli 1998 efg 1 6rossi 1998 xyz 1 10

Scegliendo 1998 come anno si avrà

Filtro

• Si noti che le righe escluse sono solo non visibili, ma comunque non sono state cancellate

• Si possono scegliere valori su più campi o attraverso l’opzione Filtro Avanzato fare ricerche più complesse

• Per escludere il filtro su un campo selezionare Tutto come valore

• Per eliminare il filtro ridare Dati|Filtro|Filtro Automatico

Tabella pivot

• Una tabella pivot serve per riepilogare i dati provenienti da un elenco

• Si crea con Dati|Tabella pivot• Nella forma più semplice una tabella pivot è

composta da un campo riga, un campo colonna e un campo dati associato ad una funzione di raggruppamento, in genere la somma (per dati numerici) o il conteggio (per dati non numerici)

Tabella pivot

Tabella pivot

• La tabella pivot ha per righe tutti i valori assunti dal campo riga (ad esempio i prodotti), ha per colonne tutti i valori assunti dal campo colonna (ad esempio i rappresentanti)

• L’interno della tabella è riempito con i dati aggregati ottenuti, ad esempio, sommando tutte le quantità per ciascun prodotto e per ciascun rappresentante

Tabella pivot

Somma di quantità rappresentanteprodotto bianchi gialli rossi Totale complessivo

1 24 17 10 512 5 10 15 303 8 8

Totale complessivo 29 35 25 89

Tabella pivot

• E’ possibile estendere l’uso delle tabelle pivot in vari modi

• Si può inserire un campo pagina che consente di selezionare i record da utilizzare come dati

• Si possono usare più campi nelle righe e nelle colonne

• Si può cambiare la funzione di aggregazione

• Si possono ruotare i campi e passarli da riga a colonna e viceversa (da cui il nome di tabella pivot)

Scenari e What-if

• E’ possibile definire degli “scenari” definendo dei valori per delle variabili “cruciali” del foglio elettronico e vedere cosa succede quando si cambia valore a quelle variabili

• Ad esempio un’azienda che opera in Giappone deve tenere conto del cambio Euro-Yen e può essere interessata a vedere l’impatto sui propri conti quando il valore dello Yen passa da un valore all’altro

Scenari e What-If

•Ad esempio si potrebbero definire tre scenari– Yen-alto

– Yen-medio

– Yen-basso

e passare da uno scenario all’altro per vedere le differenze che si determinano

•Gli scenari si definiscono e si usano con Strumenti|Scenari

Analisi dati

• E’ possibile effettuare analisi statistiche dei dati presenti nel foglio con Strumenti|Analisi dei dati

• Tra le più importanti vi sono– Analisi della varianza

– Covarianza

– Correlazione

– Statistica descrittiva

– Test F e t per vari problemi statistici