Guida utente HFM

Guida HFM Utente Base

v. 2012

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Index

1. SCOPO DEL MANUALE............................................................................................................................ 4

2. ACCESSO AL SISTEMA ............................................................................................................................ 5

2.1 ENTRATA IN HFM - LOG ON ................................................................................................................... 5 2.2 USCITA DA HFM - LOG OFF .................................................................................................................... 8 2.3 SETTAGGIO DELLE PREFERENZE HFM (SOLO PER AL PRIMO ACCESSO) ............................................. 8

3. PASSAGGI LOGICI DEL PROCESSO DI LAVORO PER GLI UTENTI BASE ............................. 10

4. INSERIMENTO E GESTIONE MANUALE DEI DATI ...................................................................... 12

4.1 MASCHERE DI INSERIMENTO DATI (WDEF): CARATTERISTICHE PRINCIPALI .................................. 12 4.2 FLUSSO LOGICO PER L’INSERIMENTO MANUALE DEI DATI ................................................................. 16 4.3 ALIMENTAZIONE MASCHERE: ESEMPI .................................................................................................. 20 4.3.1 ESEMPIO 1: STATO PATRIMONIALE ...................................................................................................... 20 4.3.2 ESEMPIO 2: STATO PATRIMONIALE ...................................................................................................... 31 4.3.3 ESEMPIO 3: CONTO ECONOMICO .......................................................................................................... 43 4.3.4 ESEMPIO 4: CONTI D’ORDINE ............................................................................................................... 48 4.4 INTEGRAZIONE MANUALE E CONTROLLO DEI DATI CARICATI TRAMITE INTERFACCIA FDQM

(SOLO PER CARICAMENTO AUTOMATICO) ............................................................................................ 49

5. CONTROLLO INTERCOMPANY E RELATIVA REPORTISTICA ................................................. 51

5.1 ACCESSO ALLA REPORTISTICA .............................................................................................................. 51 5.2 SETTAGGIO DELLE PREFERENZE REPORTING (SOLO PER AL PRIMO ACCESSO) ................................ 52 5.3 ACCESSO AI REPORT INTERCOMPANY ............................................................................................ 52

6. CONTROLLI DI COERENZA DEI DATI INSERITI (CHECKS) ...................................................... 59

7. REPORTISTICA ..................................................................................................................................... 62

7.1 REPORT DISPONIBILI .............................................................................................................................. 62

8. PROCESSO DI CONTROLLO, REVISIONE E APPROVAZIONE DEI DATI ................................ 64

8.1. TASK “CONTROLLO PROCESSO” .......................................................................................................... 624

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1. Scopo del manuale

Il manuale illustra le modalità operative per l’utilizzo del sistema HFM, con particolare riferimento al caricamento da parte delle singole società delle informazioni necessarie alla Capogruppo per la redazione del Bilancio Consolidato. In particolare, si focalizza sulle seguenti operazioni:

1. Inserimento manuale dei dati

2. Controllo coerenza delle informazioni inserite

3. Reportistica

La presente “guida utente” si articola nei seguenti capitoli:

Capitolo 2: illustra le modalità d’accesso (uscita) e navigazione e le principali componenti di HFM. Capitolo 3: fornisce le istruzioni sui passaggi logici del processo di lavoro per gli utenti BASE Capitolo 4: contiene le istruzioni per l’inserimento manuale dei dati e per l’integrazione manuale dei dati per gli utenti che caricano tramite interfaccia Capitolo 5: reportistica. contiene le istruzioni per il controllo dei dati inseriti Capitolo 6: contiene le istruzioni per il controllo dei dati inseriti Capitolo 7: contiene le istruzioni sul processo di controllo, revisione e approvazione dei dati inseriti

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2. Accesso al sistema

2.1 Entrata in HFM - Log on

Per accedere al sistema occorre aprire il Web Browser e digitare il seguente indirizzo:

http://itaraepm01.ravenna.cmcra:19000/workspace/ Si accederà alla seguente schermata:

Per l’accesso al sistema si dovranno effettuare i seguenti passi:

Inserire la propria Windows User ID e Password (ossia le proprie credenziali di accesso al PC).

Selezionare il bottone “Accedi”.

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N.B. - Si consiglia di salvare il link alla pagina di Logon tra i preferiti in Internet Explorer.

Per accedere all’applicazione di consolidato cliccare “CMCHFM” nei task Aperti di recente oppure in Applicazioni nei Collegamenti rapidi.

In generale è comunque possibile accedere all’applicazione “CMCHFM” dal menu principale cliccado sul Timone ApplicazioniConsolidation“CMCHFM”.

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A questo punto, si avrà accesso alla seguente schermata:

Cliccando sulle icone si avrà:

“Task User” (Schermata consigliata) indica in modo semplice e lineare i vari passaggi da eseguire per l’inserimento dei dati, controllo e reporting.

“Vista browser” (schermata non consigliata) indica per tipologie le varie aree del programma. “elenco dei task disponibili”

Utilizzando il Bottone Gestione documenti si può visualizzare i principali menù usati:

a. Form dati (per caricamento manuale dei dati) b. Reporting (per il controllo degli ICP)

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N.B. Si deve utilizzare questo bottone per tornare, quando necessario, alla schermata principale nell’applicazione.

2.2 Uscita da HFM - Log Off

Per uscire dal sistema occorre andare in File Disconnetti.

Oppure cliccare su “Disconnetti”.

2.3 Settaggio delle preferenze HFM (solo per al primo accesso)

Per settare le preferenze sulla propria utenza per HFM operare come segue:

- accedere all’applicazione - in File Preferenze

- cliccare su Consolidation:

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o In Elenco di applicazioni scegliere “CMCHFM” o Carattere decimale “,” o Carattere separatore migliaia “.”

o Lingua predefinita per descrizioni “italiano” o Cliccare Save. o Uscire dal sistema e riloggari con le nuove preferenze settate.

Questi passaggi dovranno essere svolti solo al primo accesso al sistema. Tali impostazioni saranno mantenute automaticamente ai successivi accessi.

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3. Passaggi logici del processo di lavoro per gli utenti BASE

Il diagramma sottostante riassume i passaggi logici necessari per la corretta gestione dei dati da parte degli utenti di società che redigono il Bilancio in HFM.

APERTURA DEL PERIODO DA PARTE DELL’AMMINISTRATORE

GESTIONE dei DATI DA PARTE DEI SINGOLI UTENTI Come suggerisce la schermata “TASK USER”, i passi fondamentali da seguire per gli utenti base sono:

INSERIMENTO dei DATI manuale o automatico tramite FDQM

Controllo e azzeramento “SURPLUS”

CONTROLLO INTERCOMPANY e relative reportistica

INTEGRAZIONE FLUSSIE CONTROLLI di COERENZA dei DATI

INSERITI (CHECKS)

REPORTISTICA DI CONTROLLO

PROMOZIONE DEI DATI

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4. Inserimento e gestione manuale dei dati

4.1 Maschere di inserimento dati: caratteristiche principali

Le maschere inserimento dati sono griglie che l’utente deve utilizzare per effettuare il caricamento manuale dei dati della propria società. Per visualizzare queste maschere, occorre:

- Selezionare “TASK USER”

- Cliccare su “BILANCIO”

Apparirà la seguente schermata:

Per accedere alle maschere del Bilancio, occorre a sua volta cliccare su “Stato patrimoniale” (oppure “Conti Ordine” o “Conto Economico”)

ATTENZIONE:

Fondamentale è stabilire correttamente il Punto di vista (POV - Point of View) ossia l’anno, il periodo, la società della quale si devono inserire i dati nei campi selezionabili in figura.

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Per modificare questi campi (gli unici selezionabili), cliccare sul campo modificabile, ad esempio su Entity (società). Apparirà la seguente schermata:

- Inserire il codice della società da cercare (o parte di esso utilizzando, a seconda delle necessità, all’inizio o alla fine, il carattere jolly “*”),

- Cliccare sul binocolo per cercarla - Una volta trovata cliccare su ok.

La ricerca può essere effettuata anche navigando manualmente nella struttura:

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- Inserire il flag sul campo descrizione per agevolare la ricerca - Esplodere il “+” a lato del gruppo “GRP_METHOD” - Cliccare sul codice della società di interesse (diventerà blu), es: CMCHO - Cliccare su ”OK”

Ritornando all’inserimento dei dati di bilancio:

L’imputazione dei dati non avviene direttamente in questa maschera (che può essere considerata di riepilogo) ma in opportune maschere di dettaglio accessibili. La presenza di una maschera di dettaglio è segnalata dalla catenella grigia a lato dei conti.

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Per accedere alla maschera di dettaglio tasto destro sulla cella di interesse Form collegato. (ES: imputazione dei crediti verso soci ancora dovuti.)

Apparirà la seguente maschera di dettaglio ove sarà possibile inserire i dati manualmente.

In generale i dati possono essere imputati in queste griglie nelle celle color panna, mentre le celle verdi NON sono modificabili direttamente: sono calcolate automaticamente dal sistema oppure devono essere alimentate attraverso funzioni.

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4.2 Flusso logico per l’inserimento manuale dei dati

Il percorso di lavoro per il corretto inserimento manuale di un bilancio è il seguente: 1. Entrare nella maschera ”Stato patrimoniale” che consentirà l’inserimento delle informazioni

relative.

Verificare il corretto Punto di vista in cui si sta operando.

Utilizzare la funzione Form collegato per accedere alla maschere di dettaglio in cui imputare i dati:

o Inserire i saldi di chiusura nella valuta della società o Le corrette movimentazioni nella valuta della società (il sistema, per i conti per i

quali è richiesto un dettaglio di movimentazione, calcolerà in automatico, come differenza tra saldo di chiusura e apertura, un flusso “Errore” da azzerare)

o Gli importi di chiusura in valuta di fatturazione (per la quota gruppo) o Gli importi di chiusura spaccati per area geografica per la quota terzi (la quota

gruppo sarà correttamente allocata per area geografica in automatico dal sistema). 2. Effettuare un primo controllo di coerenza dei dati inseriti attraverso l’azzeramento della riga

Surplus (differenza fra attivo e passivo)

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3. Entrare nella maschera principale denominata “Conti ordine” che consentirà l’inserimento delle informazioni relative ai conti d’ordine. Verificare SEMPRE il corretto Punto di vista in cui si sta operando.

4. Entrare nella maschera principale denominata “Conti Economico” che consentirà

l’inserimento delle informazioni relative. Verificare SEMPRE il corretto Punto di vista in cui si sta operando

- Utilizzare la funzione Form collegato per accedere alla maschere di dettaglio in cui dovrete imputare:

o Gli importi nella valuta della società o Gli importi in valuta di fatturazione (anche detta valuta origine) per quanto concerne

i saldi intercompany o Gli importi spaccati per area geografica (solo per la quota terzi in quanto la quota

gruppo sarà correttamente allocata per area geografica in automatico dal sistema). Nei successivi capitoli saranno proposti esempi esaustivi delle possibili tipologie di caricamenti dati e relative funzioni da utilizzare. 5. Inserire i dati, se presenti nelle società, nelle maschere successive di dettaglio Bilancio, e in

particolare i dati relativi a “ Avviamento”, “Conti oltre 5 anni”, “Dividendi erogati” e infine “Organico”.

Ecco la schermata, ad esempio, relativo all’organico:

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6. Effettuare il controllo di coerenza e correttezza dei dati inseriti (vedi capitolo 6)

7. Effettuare “ FORZA CALCOLO CONTRIBUTO” dei dati, in modo da poter confrontare gli

intercompany di società con diverse valute. Cliccare su CONTROLLO PROCESSO

Cancellare il campo”Membro più alto”

Cliccare Su “Aggiorna”

E appare questa schermata:

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Aprire la finestra di GRP_METHOD e selezionare la propria società. Cliccare sul tasto destro del mouse e su “ FORZA CALCOLO CONTRIBUTO”

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4.3 Alimentazione maschere: esempi

Di seguito, sono proposti esempi tipici delle società il cui caricamento deve essere effettuato manualmente. Esempio 1: Stato Patrimoniale Caricamento manuale diretto:

- dei saldi e delle movimentazioni di Stato Patrimoniale (quota gruppo e quota terzi) - caricamento manuale diretto dei saldi in valuta di fatturazione per la quota gruppo.

Esempio 2: Stato Patrimoniale Caricamento manuale dei conti di Stato Patrimoniale, per i quali è richiesto agli utenti di indicare la composizione (dettaglio) di ogni importo inserito. Inserimento di:

- saldi di chiusura, movimentazione, - valuta di fatturazione per la quota gruppo, - dettaglio area geografica per la quota terzi.

Esempio 3: Conto Economico Caricamento manuale dei conti di Conto Economico con il supporto della regola di calcolo automatico della quota terzi come differenza tra importo totale (valore lordo) e totale quota intercompany, valuta di fatturazione per la quota gruppo, dettaglio area geografica per la quota terzi. Esempio 4: Conti d’Ordine Caricamento manuale dei Conti d’Ordine

4.3.1 Esempio 1- Stato Patrimoniale

A titolo d’esempio, si descrivono i passi necessari al caricamento della maschera “Crediti verso Soci per versamenti ancora dovuti”. Selezionando la maschera principale “Stato patrimoniale” apparirà la seguente schermata.

La prima cosa da fare è stabilire correttamente il POV (Punto di vista), ossia l’anno, il periodo, la società della quale si devono inserire i dati.

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Nel nostro esempio l’anno è il 2011, la società è “Granarolo”, il periodo è December.

Per accedere alla maschera di dettaglio tasto destro sulla cella di interesse Form collegato.

In questa griglia sono elencate in riga, tutte le voci relative ai crediti verso soci e la loro composizione in:

- somma quote gruppo [ICP Entities] - quota terzi [ICP None] - somma quote gruppo e terzi [ICP Top]

In colonna:

- in nero, è indicata la movimentazione della voce rispetto al periodo precedente (incrementi, decrementi, riclassifiche, saldo di chiusura, ecc) da imputare nella Valuta della Società.

- in blu, la colonna per l’imputazione degli importi in valuta di fatturazione (per la quota intercompany).

I dati possono essere imputati solo nelle celle color panna, mentre le celle verdi sono calcolate automaticamente oppure devono essere alimentate attraverso opportune funzioni. Di seguito i passaggi per l’imputazione dei dati.

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Supponiamo di digitare il saldo di chiusura, quota terzi ([ICP None]) della voce Capitale sottoscritto non versato (300.000EURO):

1) La cella imputata diventerà giallo scuro

2) Subito dopo accorre salvare i dati attraverso il tasto “Invia” posizionato in alto a sinistra

della barra degli strumenti, come evidenziato nella schermata successiva. La cella salvata tornerà color panna.

Supponiamo ora di voler di digitare il saldo di chiusura, quota intercompany ([ICP Entities]) della voce Capitale sottoscritto non versato. Le celle in corrispondenza della riga preposta all’inserimento nelle quote intercompany sono verdi quindi non direttamente imputabili.

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L’imputazione delle quote intercompany avviene tramite la funzione “Aggiungi Membri”. Sul lato sinistro della schermata, indicato nella figura sottostante, appare il bottone “Aggiungi Membri”.

Cliccandolo si potrà selezionare la/e Società del Gruppo (diventano blu) verso cui esiste il rapporto di credito. Cliccare ok al termine della selezione per tornare alla maschera di imputazione dei dati.

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A questo punto, le celle in corrispondenza delle righe preposte all’inserimento delle quote intercompany sono panna e direttamente imputabili.

Procedere, quindi, come per la quota terzi:

- Inserire il dato - Salvare premendo il tasto “Invia” (se un soggetto intercompany non fosse alimentato sarà

automaticamente eliminato al salvataggio). Se fosse necessario inserire altre quote utilizzare nuovamente la funzione “Aggiungi Membri”.

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Si noti che:

- [ICP Entities] rappresenta, automaticamente calcolata, la somma delle quote gruppo - [ICP None] rappresenta la quota terzi - [ICP Top] rappresenta, automaticamente calcolata, la somma delle quote gruppo e terzi.

Dopo l’inserimento dei saldi di chiusura utilizzare il tasto “Calcola” per far elaborare dal sistema i dati inseriti rispetto alle regole previste per i conti imputati.

Il calcolo ha valorizzato la colonna “Errore” che dovrà essere allocata attraverso una corretta movimentazione. (La prima colonna “Apertura” sarà valorizzata automaticamente dal sistema se presente, con l’importo della chiusura dell’anno precedente): Inserire la movimentazione:

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Cliccare il tasto “Invia”.

Lanciare nuovamente il “Calcola” il flusso errore è correttamente azzerato.

Procediamo ora con l’imputazione dei saldi di chiusura delle quote intercompany in valuta di fatturazione nella colonna blu.

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A titolo di esempio i 10.000 EURO (la chiusura nella colonna “Importo in Valuta Società”) corrispondono, in valuta di fatturazione, a due importi che dovranno essere inseriti uno alla volta nell’ultima colonna:

- 4.000 Dinari Sudanesi - 5.000 Dollari

Per selezionare le due valute (una alla volta) cliccare l’etichetta Custom2 selezionabile nel Punto di vista.

Apparirà la seguente schermata dove si trova l’elenco delle valute di fatturazione disponibili:

- selezionare il codice SDG_I (diventa blu) corrispondente al Dinaro e cliccare OK.

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A questo punto è possibile inserire il primo importo (digitare l’importo e salvarlo tramite tasto “Invia”).

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Procedere nello stesso modo per la seconda quota cliccando sull’etichetta Custom2, a Punto di vista:

Premere “OK”

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Inserire l’importo:

Terminato l’inserimento dei dati nella maschera cliccare la X Nota: si consiglia sempre di lanciare un calcolo prima di uscire dalla maschera per essere certi che i dati siano stati correttamente elaborati dal sistema.

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Ritornati alla maschera principale per visualizzare i saldi inseriti nella maschera di dettaglio cliccare su “Aggiorna”.

4.3.2 Esempio 2: Stato Patrimoniale

A titolo d’esempio si descrivono i passi necessari al caricamento della maschera “Crediti verso soci consorziati”. Selezionando la maschera principale “Stato Patrimoniale” apparirà la seguente schermata.

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La prima cosa da fare è stabilire correttamente il POV (Punto di vista), ossia l’anno, il periodo, la società della quale si devono inserire i dati. Nel nostro esempio l’anno è il 2011, la società è”Granarolo”, il periodo è December. Per accedere alla maschera di dettaglio tasto destro sulla cella di interesse Form collegato. Apparirà la seguente maschera di dettaglio:

In questa griglia sono elencate in riga:

- tutte le voci relative Crediti verso soci consorziati entro ed oltre i 12 mesi - la loro composizione in:

o somma quote gruppo [ICP Entities] o quota terzi [ICP None] o somma quote gruppo e terzi [ICP Top]

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Le colonne invece sono identificabili facilmente dal colore del carattere :

- nero indica la movimentazione della voce rispetto al periodo precedente (incrementi, decrementi, riclassifiche, saldo di chiusura, ecc) da imputare nella Valuta della Società.

- blu permette l’imputazione degli importi in valuta di fatturazione (per la quota intercompany).

- verde consente l’imputazione degli importi per area geografica, per la sola quota terzi (la quota intercompany sarà automaticamente calcolata dal sistema).

Si può notare come in questo esempio, a differenza del precedente, tutte le celle risultano verdi, quindi o sono calcolate automaticamente oppure devono essere alimentate attraverso un’opportuna funzione. I conti presenti nella maschera di esempio, infatti, fanno parte di un elenco di conti per i quali non viene richiesto solo l’inserimento dell’importo ma di dettagliarne la composizione. Gli importi inseriti dovranno essere dettagliati attraverso la funzione “Dettagli elemento riga cella”. Di seguito i passaggi per l’imputazione dei dati. Supponiamo di digitare il saldo di chiusura, quota terzi ([ICP None]) della voce Crediti verso soci consorziati entro 12 mesi per un importo di 10.000 EURO. Puntare la cella che si vuole imputare e facendo tasto destro selezionare la funzione “Dettagli elemento riga cella” apparirà la schermata dove è possibile imputare i dati:

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Nella maschera preposta all’inserimento dei dati è possibile indicare o in una sola riga o la composizione su più righe dell’importo (10.000 EURO) come riportato di seguito:

- indicare nel campo “Dettagli” la spiegazione della prima quota inserita: dettaglio1 per un importo di 5.000 EURO

- utilizzare il bottone “Nuova voce” per inserire una ulteriore riga di dettaglio per inserire le indicazioni relative alla seconda quota da inserire: dettaglio2 per un importo di 5.000 EURO.

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- utilizzare il bottone “Salva” per salvare i dettagli inseriti.

- utilizzare il bottone “Chiudi” per tornare alla maschera di dettaglio. Il sistema ricorderà all’utente che per visualizzare il totale dei dettagli inseriti nella maschera di dettaglio occorre aggiornare la maschera stessa.

- Cliccare su OK. - Alternativamente potete uscire utilizzando la “X”

Per aggiornare la maschera cliccare sul bottone “Aggiorna”. Si visualizzerà così la somma dei dettagli inseriti. La cella imputata sarà marcata da un triangolino rosso.

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Per visualizzare o modificare i dettagli inseriti, fare nuovamente tasto destro sulla cella da modificare selezionando la funzione “Dettagli elemento riga cella”. In generale è possibile modificare gli importi inseriti non la descrizione nel campo “Dettaglio” una volta salvato. Se si vuole rettificare quanto inserito in questo campo, annullare la riga scorretta ed inserirne una nuova come da esempio sottostante.

Premere “Salva” e “Chiudi”

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Dopo l’inserimento dei saldi di chiusura utilizzare il tasto “Calcola” per far elaborare dal sistema i dati inseriti rispetto alle regole previste per i conti imputati. Il calcolo ha valorizzato la colonna “Movimento Breve Termine”. Non è richiesto agli utenti di dettagliare ulteriormente questo movimento come avviene nel caso di valorizzazione automatica della colonna “Errore”. Supponiamo ora di voler di digitare il saldo di chiusura, quota intercompany ([ICP Entities]) della voce Crediti verso soci consorziati oltre 12 mesi per un importo di 3.000 EURO. L’imputazione delle quote intercompany avviene tramite la funzione “Aggiungi Membri” (descritta nell’ Esempio1). Sul lato sinistro della schermata, indicato nella figura sottostante, appare il bottone “Aggiungi Membri”.

Cliccandolo si potrà selezionare la/e Società del Gruppo (diventano blu) verso cui esiste il rapporto di credito. Cliccare ok al termine della selezione per tornare alla maschera di imputazione dei dati.

A questo punto, le celle in corrispondenza delle righe preposte all’inserimento delle quote intercompany sono imputabili tramite la funzione “Dettagli elemento riga cella”.

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Procedere come descritto per la quota terzi, per l’imputazione del dato.

Dopo l’inserimento dei saldi di chiusura utilizzare il tasto “Calcola” per far elaborare dal sistema i dati inseriti rispetto alle regole previste per i conti imputati. Il calcolo ha valorizzato la colonna “Errore” che dovrà essere allocata attraverso una corretta movimentazione. Inserire la movimentazione tramite la funzione “Dettagli elemento riga cella”: Lanciare nuovamente il “Calcola” il flusso errore è correttamente azzerato.

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Procediamo ora con l’imputazione dei saldi di chiusura delle quote intercompany in valuta di fatturazione nella colonna blu. La procedura resta la medesima descritta nell’Esempio1. Per selezionare la valuta di fatturazione (una alla volta) cliccare l’etichetta Custom2 selezionabile nel Punto di vista.

Apparirà la schermata dove si trova l’elenco delle valute di fatturazione disponibili. Selezionare il codice, ad esempio MZN_I (diventa blu) corrispondente al Metical e cliccare OK.

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A questo punto è possibile inserire il primo importo tramite la funzione “Dettagli elemento riga cella”.

Procediamo ora con l’imputazione dei saldi di chiusura delle quote terzi per area geografica nella colonna verde. È da notare che lanciando il calcolo il sistema alloca automaticamente i saldi di chiusura delle quote intercompany per area geografica. Per selezionare l’area geografica (una alla volta) cliccare l’etichetta Custom3 selezionabile nel Punto di vista.

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Apparirà la seguente schermata dove si trova l’elenco delle aree geografiche disponibili:

Selezionare ad esempio il codice N0025 (diventa blu) corrispondente alla nazione Spagna e cliccare OK. A questo punto, imputare il dato tramite la funzione “Dettagli elemento riga cella”. Qualora fossero visualizzabili i soli codici, abilitare il flag “descrizione”.

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Terminato l’inserimento dei dati nella maschera cliccare la X per uscire. Nota: si consiglia sempre di lanciare un calcolo prima di uscire dalla maschera per essere certi che i dati siano stati correttamente elaborati dal sistema.

Ritornati alla maschera principale per visualizzare i saldi inseriti nella maschera di dettaglio cliccare su “Aggiorna”.

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4.3.3 Esempio 3: Conto Economico

A titolo d’esempio, si descrivono i passi necessari al caricamento della maschera “Ricavi delle vendite e delle prestazioni”. Selezionando la maschera principale “03 Conto economico” apparirà la seguente schermata.

La prima cosa da fare è stabilire correttamente il POV (Punto di vista), ossia l’anno, il periodo, la società della quale si devono inserire i dati. Nel nostro esempio l’anno è il 2011, la società è ”GRANAROLO”, il periodo è December.

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Per accedere alla maschera di dettaglio tasto destro sulla cella di interesse Form collegato.

Apparirà la seguente maschera di dettaglio:

In questa griglia sono elencate in riga:

- tutte le voci relative ai Ricavi delle vendite e delle prestazioni - la loro composizione in:

o somma quote gruppo [ICP Entities] o 9999 –icp generico-valore lordo (saldo complessivo della voce) o quota terzi [ICP None] sarà automaticamente calcolato come differenza tra icp

generico-valore lordo e somma quote gruppo) o somma quote gruppo e terzi [ICP Top]

In colonna:

- in nero, è indicato l’input da inserire nella Valuta della Società. - in blu, la colonna per l’imputazione degli importi in valuta di fatturazione (per la quota

intercompany).

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- in verde, la colonna per l’imputazione degli importi per area geografica, per la sola quota terzi (la quota intercompany sarà automaticamente calcolata dal sistema).

Il caricamento manuale dei conti di Conto Economico avviene con il supporto della regola di calcolo automatico della quota terzi come differenza tra importo totale (valore lordo) e totale quota intercompany. Supponiamo di voler digitare la voce corrispettivi da appalti:

- 20.000 EURO totali di cui 1.000 EURO intercompany verso la CMCHO. (la quota terzi è dunque pari a 19.000 EURO).

Imputare i 20.000 EURO totali in corrispondenza della riga 9999 – icp generico-valore lordo, salvare i dati attraverso il tasto “Invia” posizionato in alto a sinistra della barra degli strumenti.

L’imputazione delle quote intercompany avviene tramite la funzione “Aggiungi Membri” (descritta nell’Esempio1). Sul lato sinistro della schermata, indicato nella figura sottostante, appare il bottone “Aggiungi Membri”. Cliccandolo si potrà selezionare la/e Società del Gruppo (diventano blu) verso cui esiste il rapporto. Cliccare ok al termine della selezione per tornare alla maschera di imputazione dei dati.

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Dopo aver salvato il dato attraverso il tasto “Invia” utilizzare il tasto “Calcola” per far elaborare dal sistema i dati inseriti rispetto alle regole previste per i conti imputati.

Il calcolo ha valorizzato automaticamente la quota terzi pari a 19.000 EURO. Procediamo ora con l’imputazione delle quote intercompany in valuta di fatturazione nella colonna blu. La procedura resta la medesima descritta nell’Esempio1. Per selezionare-modificare la valuta di fatturazione (una alla volta) cliccare l’etichetta Custom2 selezionabile nel Punto di vista.

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Procediamo ora con l’imputazione dei saldi di chiusura delle quote terzi per area geografica nella colonna verde. È da notare che lanciando il calcolo il sistema alloca automaticamente i saldi di chiusura delle quote intercompany per area geografica.

Per selezionare-modificare l’area geografica (una alla volta) cliccare l’etichetta Custom3 selezionabile nel Punto di vista e proseguire come indicato precedentemente.

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Terminato l’inserimento dei dati nella maschera cliccare la X per uscire. Nota: si consiglia sempre di lanciare un calcolo prima di uscire dalla maschera per essere certi che i dati siano stati correttamente elaborati dal sistema.

Ritornati alla maschera principale per visualizzare i saldi inseriti nella maschera di dettaglio cliccare su “Aggiorna”.

4.3.4 Esempio 4 - Conti d’Ordine

Per inserire i Conti d’ordine, entrare nella maschera principale denominata “02 Conti ordine”. Verificare il corretto Punto di vista in cui si sta operando.

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Le procedure di inserimento dei dati sono le medesime descritte nell’Esempio1:inserire direttamente le quote terzi in corrispondenza delle righe indicate con [ICP None] ed utilizzare la funzione “Aggiungi membro” per le quote gruppo.

4.4 Integrazione manuale e controllo dei dati caricati tramite interfaccia FDQM – (Solo per caricamento automatico)

Il presente paragrafo si propone sinteticamente di indicare le attività che dovranno svolgere gli utenti BASE per integrare i dati caricati da interfaccia. Si ricorda che, per le società che hanno contabilità in superstrike, il caricamento dei dati in HFM sarà automatico, tramite l’interfaccia FDQM. Sarà necessario solo integrare i seguenti dati:

- la movimentazione delle voci di Stato Patrimoniale rispetto al periodo precedente (incrementi, decrementi, riclassifiche, ecc)

- l’imputazione degli importi per area geografica, per la sola quota terzi (la quota intercompany sarà automaticamente calcolata dal sistema) delle voci Stato Patrimoniale e Conto Economico.

Si rimanda al paragrafo 4.1 ed agli Esempi1- 2 e 3 del paragrafo 4.3 per la compilazione di tali importi. A supporto dell’analisi del dato caricato da interfaccia, gli utenti possono utilizzare la funzione “Drill Througth to FDM”. Accedendo alle maschere di dettaglio, è possibile analizzare le informazioni relative alla sorgente dei dati inserite nel programma di interfaccia per un dato importo.

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Cliccare sulla cella di interesse tasto destroselezionare “Drill Througth to FDM”.

Apparirà la seguente schermata in cui cliccando sul campo Amount (importo) sarà possibile risalire a quanto inserito nel programma di interfaccia.

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5. CONTROLLO INTERCOMPANY e REPORTISTICA

5.1 Accesso alla reportistica

Per accedere alla reportistica, occorre tornare al “Task user”.

5.2 Settaggio delle preferenze Reporting (solo per al primo accesso)

Per settare le preferenze sulla propria utenza per la corretta visualizzazione della reportistica operare come segue:

a) accedere all’applicazione “CMCHFM” ed in File Preferenze

- cliccare su Financial Reporting e settare i parametri come indicato in figura:

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Questi passaggi dovranno essere svolti solo al primo accesso al sistema. Tali impostazioni saranno mantenute automaticamente ai successivi accessi.

5.3 Accesso ai Report INTERCOMPANY

1-Per accedere ai report sugli intercompany patrimoniali e economici, è necessario cliccare:

Si può selezionare, a seconda delle esigenze, il report degli intercompany patrimoniali:

-Stampa Intercompany Branch verso le altre Branch in valuta origine -Stampa Intercompany Branch verso le altre Branch in valuta Euro -Stampa Intercompany Società verso tutte le altre Società/Consorzi in valuta origine -Stampa Intercompany Società verso tutte le altre Società/Consorzi in valuta Euro

Ad esempio, selezionando il report

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“Stampa ICP PATRIMONIALI Società _Vs Tutti_ Euro”

Si apre la seguente schermata:

La schermata ti permette di selezionare il formato del report (hfm, xls, etc…) preferito. Come esempio, utilizziamo HFM Format

E’ necessario mettere il flag su “Entità” e cliccare sulle lenti per cercare la propria società:

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Cliccare su GRP_METHOD

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Premere OK.

Lo stesso procedimento potrà essere seguito per i report sugli intercompany economici.

2- Per accedere ai report sugli intercompany patrimoniali e economici più dettagliati e,quindi, report

di ICP di una società/consorzi/branchs verso una società/consorzi/branchs, è necessario cliccare

su

”Controllo ICP dettagliato”

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Si aprirà la schermata seguente:

Selezionare anno, periodo e entità (società), e poi cliccare su ok.

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E’ necessario inserire nuovamente e in maiuscolo il codice della Società aggiungendolo manualmente a GRP_METHOD dopo un punto separatore (es. GRP_METHOD.VILLAMARINA) oppure selezionare dalla lente, cercando la società e premendo ok.

Premi ok. La stessa operazione dovrà essere fatta anche per la società verso cui si vogliono vedere gli intercompany.

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Cliccare su ok, e si apre la schermata:

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6.Controlli di coerenza dei dati inseriti (Checks)

Dopo il caricamento manuale dei dati, occorre verificarne sia la completezza sia la coerenza. A tal proposito è stata predisposta una maschera per la visualizzazione dei conti controllo (vedi tabella sottostante) che evidenziano le squadrature.

Conto di Controllo

Descrizione Descrizione del calcolo effettuato

AMIMI Ammortamenti Immobilizzaz. Immateriali

Calcola la differenza tra gli Ammortamenti immobilizzaz. immateriali di CE e gli incrementi del fondo ammortamento ordinario del conto di patrimoniale “Totale immobilizzazioni immateriali” .

AMIMM Ammortamenti Immobilizzaz. Materiali

Calcola la differenza tra il conto Ammortamenti immobilizzaz. materiali di CE e gli incrementi fondo del conto di patrimoniale “Totale immobilizzazioni materiali

DIVID Dividendi

Calcola la differenza tra i Dividendi pagati (DIVI_P, conto tecnico) e il flusso di riserva “DIV” dei conti di Stato Patrimoniale “Riserve di Rivalutazione” , “Riserva legale” , “Riserva per azioni proprie portafoglio” , “Riserve statutarie” , “Altre riserve” , “Utili/(perdite) Portati a Nuovo” .

FDALT Fondi altri

Somma gli Accantonamenti per rischi con Altri accantonamenti e confronta con gli INC degli Altri fondi di SPP.

FDQUI Fondo Quiescenza

Confronta il conto “Trattamento di quiescenza e simili” con gli INC del conto “Trattamento quiescienza e obb.simili” di SPP.

FDRPA . Fondo Rischi Partecipazioni

Confronta il conto “Acc.ti su partecipazioni Gruppo” con gli INC del conto “Fondo rischi partecipazioni Gruppo di SPP” .

FDTFR Fondo T.F.R.

Confronta il conto “Trattamento di fine rapporto” con gli INC del conto “Trattamento di fine rapporto lav. sub.” di SPP.

RIIFA Rivalutazioni Immob. Finanz. non Partec.

Calcola la differenza tra il conto “Rival. di immob. finanz.non partecip.” e gli INC delle rivalutazioni dei conti “Titoli a reddito fisso” e “Altri titoli”

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SVCRC Svalutazioni Crediti Attivo Circolante

Calcola la differenza tra il conto “Svalutaz. crediti att.circ.e disp.liq.” e le movimentazioni (MOV) del conto “Fondo svalut. crediti verso clienti < 12” e gli INC del “Fondo svalut. crediti verso clienti > 12”

SVPAG Svalutazioni Partecipazioni Gruppo

Calcola la differenza tra il conto “Sval. partecipazioni soc.Gruppoe gli INC delle SV dei conti “Partecipazioni in imprese controllate, collegate, controllanti e altre impr. Gruppoe gli INC del FS di ognuno dei precedenti conti.

UTILE Utile Stato Patrimon./Conto Economico

Calcola la differenza tra il conto “Risultato dell'esercizio di CE”con la CHI del corrispettivo conto di patrimoniale

SURPL Surplus Differenza totale attivo e passivo

ERRFLOW Errore Azzeramento del flusso ERR

DUTFLOW Destinazione utile

Corretta allocazione utile esercizio precedente sul flusso destinazione utile delle riserve.

EXPBRANCH Azzeramento quota terzi COSTI INTERNI Branch

Azzeramento quota terzi COSTI INTERNI Branch

REVBRANCH Azzeramento quota terzi COSTI INTERNI Branch

Azzeramento quota terzi COSTI INTERNI Branch

Nell’esempio sottostante per il Punto di vista selezionato, l’utente dovrà indagare e correggere l’input in modo da azzerare i valori presenti in questa maschera.

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Con i dettagli dei conti di controllo in “rosso” sotto:

Il sistema non permetterà la “Promozione” dei dati della società ad un livello superiore di controllo (vedi paragrafo inerente il Controllo Processo) nel caso in cui non siano azzerati i conti di controllo.

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7. Reportistica

7.1 Report disponibili

Di seguito l’elenco dei report disponibili:

E in particolare:

Reports “Controllo Checks”, per cui rimandiamo al capitolo 5. Report “Controllo Area Geografica” Report “Controllo Valuta fatturazione” Report “Stampa Bilancio”

Per accedere al Report “Controllo Area Geografica”:

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Per accedere al Report “Controllo Valuta fatturazione”:

Per accedere al Report “Stampa bilancio”

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8. Processo di Controllo, revisione e approvazione dei dati

Il presente capitolo intende fornire indicazioni sul processo di gestione delle diverse fasi di inserimento, controllo e approvazione dei dati.

Le azioni che gli utenti possono effettuare durante il processo sono determinate dai ruoli che gli vengono assegnati. La seguente tabella descrive le diverse categorie di utenti:

Ruolo Descrizione Attività

Amministratore L’amministratore del sistema può effettuare tutte le operazioni sull’applicazione.

Utente BASE Gli utenti di base (di primo livello), sono abilitati ad inserire i dati relativi alle proprie società; possono inoltre promuovere il dato al livello successivo successivo di controllo. Non possono vedere i dati di altre società.

Utente Avanzato Gli utenti avanzati (di secondo livello), sono abilitati al controllo ed alla modifica dei dati inseriti dagli utenti di primo livello; possono promuovere il dato al livello successivo o rigettarlo al livello inferiore di controllo. Non possono vedere i dati di altre società.

8.1 Task “Controllo Processo”

Il Task “Controllo Processo” consente, in generale, di gestire il processo di consolidamento e di definire, sia a livello centrale che a livello periferico, le diverse fasi di inserimento, controllo e approvazione dei dati. Il Task “Controllo Processo” è raggiungibile aprendo

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Come sempre, è necessario verificare il Punto di vista e modificarlo in base alla necessità, ad esempio:

- Scenario ACTUAL. (unica selezione possibile) - Year Anno: 2011 - Period Periodo: Dicembre

L’utente BASE avrà visibilità solo sulle informazioni relative alle società a cui ha accesso. Di seguito si riporta la spiegazione e l’uso dei principali parametri posti in colonna.

1) Livello revisione: la colonna relativa al Livello di Revisione indica quale è lo step del processo di inserimento e validazione dei dati in cui si trova ogni società (Not Started, Review Levels 1, ecc).

La seguente tabella riassume le fasi-step del processo di inserimento e validazione dei dati.

Level Description

Not Started L’Amministratore non ha ancora aperto il periodo, per cui nessun dato può essere caricato nel sistema. Quando l’Amministratore avvia il processo, lo porta al livello definito “Review Levels 1”.

NO ACCESS L’utente non ha accesso ai dati di quella società.

Review Level 1 Il periodo è aperto, l’Utente BASE, può imputare manualmente i dati e dopo averne verificato la coerenza, promuove i dati al livello superiore.

Review Level 2 L’Utente Avanzato, può vedere i dati inseriti dall’Utente BASE e accettarli o rifiutarli: nel secondo caso vengono retrocessi al livello precedente, in modo tale che l’Utente BASE possa correggerli.

Review Level 3 I dati portati a livello 3 sono pronti per essere consolidati

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La promozione del dato dal livello 1 (Review Level 1) al livello 2 (Review Level 2) può avvenire solo quando:

- il parametro “Calcolo di Stato” è OK o OK SC (la riga risulta verde) - i conti di controllo (attivi sia Review Level 1 sia a Review Level 2) a sono pari a zero a x

del parametro “Convalida” sarà verde. Per promuovere i dati dal livello 1 (Review Level 1) al livello 2 (Review Level 2) procedere come segue. Per modificare il livello:

- cliccare sulla riga indicante la società di interesse (la riga diventa blu) - cliccare sul bottone “Gestisci processo”

- selezionare “Promuovi”

- apparirà la seguente schermata in cui selezionare nel menù a tendina Review Level 1 cliccare “Promuovi”

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A Review Level 2 l’utente BASE non potrà più modificare i dati.

L’utente Avanzato (il capo dipartimento) se necessario potrà, procedendo allo stesso modo, selezionando “Rifiuta”, riportare il dato da Review Level 2 a Review Level 1.

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2) Calcolo di Stato: indica lo stato di calcolo in cui si trova la società. La lettera CH indica che i dati sono cambiati e che non è stato lanciato il Calcolo pertanto occorre lanciarlo (la riga risulta gialla).

Per modificare lo stato cliccare sulla riga indicante la società di interesse (la riga diventa blu), tasto destro “Calcola”. La funzione “Calcola” ha la stessa funzionalità indicata nella sezione relativa alle maschere di caricamento dati.

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3) Convalida: indica se i conti di controllo sono stati azzerati:

- con la x rossa non sono stati azzerati. Cliccando sulla x sarà visualizzata la scheda riepilogativa degli squadri presenti. (come nella maschera di inserimento dati “Check”).

- con la spunta verde sono stati azzerati.

A supporto delle indagini di correzione del dato di input si faccia riferimento al capitolo 6 relativo al controllo di coerenza( checks).