Guida pratica alla gestione dei documentiCome implementare un flusso di lavoro più efficiente per un’azienda in crescita.

La stampa costituisce infatti il 15% in media del bilancio globale di una PMI: per fare un esempio, se hai un milione di euro da spendere per l’IT, parliamo di 150.000 euro3 e la stampa pesa per almeno il 12% sulle risorse dell’IT. 4

Queste cifre ti colgono di sorpresa? Non sei il solo. Come scoprirai, molte aziende sottovalutano l’entità del costo della gestione dei documenti, oltre a non rendersi conto delle ripercussioni su produttività e risorse IT causate dall’inefficienza.

Un flusso di documenti gestito in modo inefficiente comporta dunque notevoli costi nascosti. Ma non temere: se affronti e risolvi il problema, ti attendono grandi risparmi e notevoli miglioramenti.

La nostra guida pratica ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo.

Nonostante siamo in piena rivoluzione mobile e del cloud, oltre un terzo dei processi è tuttora basato sui documenti.1 E quasi tre quarti delle piccole e medie imprese (PMI) affermano che la stampa rimane un elemento fondamentale della loro attività.2

L’importanza dei flussi di lavoro documentali

2Guida pratica alla gestione dei documenti

La gestione dei documenti è spesso sottovalutata

Molte aziende non dedicano la necessaria attenzione alla gestione dei documenti. Si ritrovano così ad accumulare spese inutili e a dover affrontare problemi inaspettati, che assorbono risorse dell’IT e rendono gli utenti meno produttivi.

I costi fissi aumentano

Senza organizzazione o processi specifici, le aziende spesso spendono grandi cifre per carta, stampanti, multifunzione e toner. In particolare, la proliferazione di stampanti economiche comincia a costare molto più di quanto ci si renda conto nel lungo periodo.

I costi flessibili si fanno sentire

Se la gestione dei documenti è lenta e complicata, la produttività dei dipendenti ne risente.5 In più, il 40-60% delle chiamate all’assistenza IT riguarda questioni di stampa6 e questo si riflette negativamente anche sul carico di lavoro dell’IT.

In breve: c’è molto da migliorare.

Partiamo?

Prima di esplorare nei dettagli la soluzione, facciamo una rapida panoramica del problema.

Come si è arrivati a questo punto?

3Guida pratica alla gestione dei documenti

4Guida pratica alla gestione dei documenti

Valuta la situazione

Prima di iniziare a ottimizzare il tuo ambiente di stampa gestendolo in modo più semplice ed efficiente, devi valutare la tua situazione attuale.

Per iniziare, ti basta rispondere a tre domande.

70%I responsabili dell’IT sbagliano di circa il 70% la stima del numero di stampanti esistenti.

Determinare in modo accurato le dimensioni del tuo ambiente di stampa è un primo passo fondamentale per capire come e dove risparmiare. Devi quindi scoprire:

• quante stampanti e multifunzione ci sono in azienda, sia condivise che personali;

• di quante marche diverse sono i dispositivi.

Dopo aver raccolto questi dati, puoi iniziare a capire di quante stampanti hai veramente bisogno e con quanti fornitori diversi preferisci trattare.

Può sembrare una domanda banale, ma in realtà molti danno una risposta sbagliata. Ci siamo resi conto che i responsabili dell’IT sbagliano in genere del 70% la stima del numero di stampanti esistenti. E quasi il 60% dei dispositivi che ritengono ancora in uso sono già stati ritirati o sostituiti. Dal momento che nessuno ha il compito di controllare e rilevare questi movimenti, gli elenchi sono spesso obsoleti.

1. Quante stampanti e multifunzione ci sono in azienda?

5Guida pratica alla gestione dei documenti

Le stampanti condivise sono comode da raggiungere?

Trovare il posto giusto per una grande stampante condivisa implica valutare il percorso che gli utenti devono compiere per raggiungere la stampante e verificare che nel loro raggio d’azione sia presente una stampante condivisa. Dopo aver preso in considerazione questi aspetti ti sarai fatto un’idea di come ottimizzare il numero di stampanti in condivisione tra i tuoi dipendenti in modo da migliorare la praticità e diminuire i costi.

Che uso ne fanno gli utenti?

I requisiti e le limitazioni in merito alla gestione dei documenti cambiano a seconda dell’ufficio e del team. All’area della reception basterà una sola stampante per un alto numero di potenziali utenti. L’ufficio HR avrà invece bisogno di una stampante o multifunzione dedicata per gestire documenti riservati. Devi cercare di trovare una soluzione bilanciata, che offra a tutti l’accesso a una stampante, ma che riservi una stampante personale solo ad alcuni team. La stampa mobile serve a tutti?

Mentre identifichi i diversi gruppi di utenti che utilizzano le tue stampanti, cerca anche di capire quanti beneficerebbero dalla stampa mobile e da una migliore integrazione con l’archiviazione su cloud. Se risulta chiaro che un gran numero di utenti trarrebbe vantaggio dalla connettività mobile e su cloud, saprai a cosa puntare.

Il passo successivo è identificare l’ubicazione dei dispositivi e verificare che la loro disposizione attuale sia congruente. Se non hai ancora svolto questo tipo di indagine, probabilmente non sarà così. Guardando la configurazione del tuo ufficio, fatti le seguenti domande per capire se le stampanti si trovano nella posizione ideale.

2. Dove si trovano le stampanti e le multifunzione?

6Guida pratica alla gestione dei documenti

Come già menzionato, oltre un terzo dei processi aziendali si basa sui documenti. Non è necessario identificarli tutti in questa prima fase.

Scegli invece tre processi importanti basati su documenti – come quello dall’acquisto al pagamento – e identifica quindi a grandi linee il flusso di lavoro necessario per realizzarli. Se necessario, ricorri all’input di colleghi di altri uffici.

Una volta descritto il processo, fatti queste domande.

• Tutte le fasi del processo devono essere svolte manualmente o possiamo utilizzare una multifunzione per automatizzarne alcune?

• Ci occorrono ulteriori livelli di sicurezza per tutelare il flusso di documenti di questo processo?

• I documenti devono essere stampati a colori?

L’ultima domanda che ti devi porre per la valutazione delle dimensioni e della natura della tua gestione documentale riguarda i flussi di lavoro per cui i dispositivi di stampa sono utilizzati.

3. Quali sono i flussi di lavoro?

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La checklist per la gestione dei documentiUna verifica semplice e veloce per valutare i tuoi processi documentali.

Dopo aver passato in rassegna le tre domande a cui devi rispondere per identificare le tue esigenze in materia di gestione dei documenti, verifichiamo quanto hai appreso.

Guida pratica alla gestione dei documenti

Domande Risposte

1 Delineare il tuo ambiente di stampa

a Quante stampanti, fotocopiatrici e multifunzione ci sono in azienda?

b Quante marche di stampanti, scanner, fotocopiatrici e multifunzione utilizzi?

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2 Rapporto utenti – stampanti

a Quanti utenti ci sono in media per ogni stampante o multifunzione?

b Quanta strada devono fare per raggiungere le stampanti condivise?

c Quante stampanti “personali” ci sono?

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3 Tenere sotto controllo i costi fissi

a Quante stampanti offrono la stampa a colori?

b Quanti utenti hanno realmente bisogno di stampare a colori?

c Quante persone acquistano le cartucce di toner per le stampanti?

d I dispositivi sono tutti impostati sulla modalità più economica?

e Quante stampanti passano alla modalità a basso consumo quando non sono utilizzate?

f Le stampanti sono utilizzate anche nei fine settimana?

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f

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Domande Risposte

4 Tenere sotto controllo i costi flessibili

a Quante chiamate all’assistenza riguardano la stampa, in percentuale?

b Quanti fornitori di stampa e relative fatture è necessario gestire su base mensile?

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5 Mettere in sicurezza il tuo ambiente

a Le stampanti sono impostate per rilasciare i documenti solo dopo che gli utenti si sono identificati (pull print)?

b Le tue multifunzione ti forniscono un rapporto sulle operazioni effettuate, in base a utenti, documenti e orario delle stampe?

c Quanto spesso trovi documenti abbandonati sui vassoi di stampa?

5

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6 Connettere l’ambiente di stampa al flusso di lavoro

a Se gli utenti devono stampare da app basate sul cloud come SharePoint o Dropbox, quante azioni devono compiere per farlo?

b Sei attrezzato per la stampa mobile?

c Hai schedari pieni di documenti cartacei che per legge non sei tenuto a conservare?

d Quanto tempo ti occorre per configurare una nuova stampante o multifunzione?

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Dopo esserti fatto un quadro preciso del tuo ambiente di stampa, comincerai davvero a capire cosa fare per migliorare la situazione. Usa questa checklist per valutare la situazione e i consigli della prossima sezione per capire a cosa aspirare.

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Scopri cosa puoi ottenere

Tieni presente queste best practice per regalare alla tua attività l’efficienza e i risparmi di cui ha bisogno.

Guida pratica alla gestione dei documenti

Digitalizza i flussi di lavoro

Rimuovi i passi ripetitivi tipici dei processi più frequenti. Puoi creare flussi di lavoro digitali one-touch personalizzati – per esempio, scansionare una fattura e archiviarla in una cartella dedicata condivisa – tramite l’interfaccia del pannello anteriore sulla tua multifunzione. E dopo aver definito il flusso di lavoro, puoi salvarlo sotto forma di app, per consentire agli utenti di completare questi compiti in un’unica fase.

Integra il mobile

Offri ai tuoi utenti la flessibilità di connettersi e stampare con facilità da qualsiasi dispositivo, sempre e ovunque. Scegli una soluzione multipiattaforma integrata alle applicazioni aziendali e rendi il processo di stampa facile quanto inviare un’email. Così facendo, eviterai che gli utenti debbano installare soluzioni di terze parti, che aumentano il carico dell’IT e possono creare problemi di sicurezza.

1. Consigli per facilitare il lavoro al tuo team

Integra il cloud

Elimina i passi inutili integrando la tua infrastruttura di stampa con i nuovi strumenti di produttività e archiviazione su cloud, come Dropbox e Google Apps for Work. Quasi tutti gli utenti devono usare l’email o il desktop per avviare la stampa, anche se utilizzano già app basate sul cloud. Integrando queste app con le tue stampanti, puoi eliminare una fase del processo e fare in modo che gli utenti possano connettersi a qualsiasi sistema.

Migliora la sicurezza

Una delle ragioni più pressanti per ottimizzare la gestione dei documenti è la sicurezza. I documenti abbandonati nei vassoi di stampa possono contenere dati sensibili, interni o commerciali. La sicurezza della rete può essere compromessa da app non autorizzate di terze parti scaricate per stampare da dispositivi mobili. I dischi rigidi delle multifunzione possono inoltre contenere dati riservati che andrebbero cancellati dopo la stampa. Il BYOD rende più complicato gestire i dispositivi, sia autorizzati che non. Svolgere un’analisi completa del tuo flusso di lavoro documentale ti servirà a eliminare questi problemi e a lavorare con maggiore sicurezza.

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Esternalizza il servizio di assistenza per la stampa

Per ridurre il carico di lavoro derivante dal 40% di richieste di assistenza per la stampa, che fanno perdere tempo sia all’IT che ai dipendenti, occorre prima di tutto implementare flussi di lavoro più efficienti. Ma se preferisci non doverti occupare di queste chiamate, puoi delegare l’helpdesk per la stampa, affidandolo a un servizio esperto. Gestisci i consumabili in modo proattivo

Le tue multifunzione sono in grado di avvertire te o i tuoi partner IT quando il toner comincia a scarseggiare. Un notevole passo avanti rispetto agli sprechi dovuti a più persone che ordinano toner e altri materiali di consumo in momenti diversi. Semplifica la configurazione

Invece di configurare e impostare manualmente ogni nuova multifunzione, ti basta “clonare” le configurazioni delle macchine precedenti applicandole alle nuove. È un sistema più rapido e semplice, meno incline a errori. Risolvi i problemi a distanza

Per non doverti precipitare dall’utente quando qualcosa non funziona, scegli una multifunzione che ti consenta di individuare e risolvere i problemi direttamente dal tuo computer.

Le PMI di tutto il mondo dedicano il 12% delle risorse IT all’assistenza per la stampa7, una cifra che arriva al 17% negli Stati Uniti. La sfida maggiore che accomuna tutte le piccole e medie imprese è riuscire a tenere sotto controllo le spese correnti. Il 32% delle PMI afferma che la richiesta di assistenza per la stampa è in aumento.

Ecco alcune strategie da utilizzare per ridurre il carico di lavoro dell’assistenza IT.

2. Consigli per alleviare il carico dell’IT e avere tutto sotto controllo

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• un unico referente per tutte le questioni inerenti alla gestione della stampa;

• la massima tranquillità, sapendo che stai monitorando, gestendo e ottimizzando il tuo intero ambiente di stampa, indipendentemente dalle marche;

• un mix ottimizzato di dispositivi, che ti offre l’equilibrio ideale per soddisfare i tuoi dipendenti e il tuo bilancio;

• un’esperienza UI omogenea in tutti gli uffici, facili hot swap e una curva di apprendimento ridotta;

• un approccio proattivo in grado di risolvere i problemi di gestione della stampa e garantire il riassortimento costante delle forniture;

• una roadmap per il futuro, che include automazione continua dei compiti di routine e il passaggio da processi basati su documenti cartacei a processi digitali.

La gestione dei documenti è cruciale per l’attività aziendale; in più gli ambienti di stampa sono per natura complessi. Quindi perché non pensare ad affidare l’intero processo a un partner esterno?

I fornitori MPS sono in grado di gestire in modo efficiente la tua infrastruttura di stampa, così tu puoi concentrarti sulla tua attività. Ciò comporta notevoli vantaggi per aziende di qualsiasi dimensione:

Scopri i vantaggi dei servizi di stampa gestiti (MPS)

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Razionalizza la gestione dei documenti

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Nonostante la costante ascesa di mobile, cloud e virtualizzazione, i documenti rimangono un pilastro dell’attività aziendale.

Il prossimo passo

Contatta un partner Xerox per un inventario gratuito dei dispositivi.

Per una soluzione più strutturata, puoi concordare una verifica dell’ambiente di stampa. Questo esame esaustivo include il rilevamento automatico delle stampanti e multifunzione presenti in azienda e di ciò che stampano. Gli scenari potenziali ti offrono il dettaglio delle possibili riduzioni di costi e dei miglioramenti dell’efficienza produttiva.

Alla fine della verifica riceverai una relazione personalizzata con l’analisi particolareggiata del tuo ambiente di stampa, oltre a un piano d’azione concreto per risparmiare sui costi e ottimizzare l’operatività.

Noi siamo Xerox. Crediamo che migliorare il flusso di lavoro sia fondamentale per migliorare il modo di lavorare.

Aiutiamo le aziende ad affrontare le inefficienze nella gestione dei documenti, così il lavoro può migliorare.

©2016 Xerox Corporation. Tutti i diritti riservati. Xerox® e Xerox and Design® sono marchi commerciali di Xerox Corporation negli Stati Uniti e/o in altri paesi. BR18742.

La gestione dei processi documentali è quindi essenziale per migliorare il lavoro dei tuoi dipendenti.Sebbene molte infrastrutture di stampa siano mal gestite o sottovalutate e quindi inefficienti, affrontare la questione non deve essere necessariamente complicato o dispendioso in termini di tempo.

Le fasi descritte in questa guida ti aiuteranno a compiere i primi passi, consentendoti di realizzare risparmi, migliorare l’efficienza e ridurre i costi dell’assistenza IT.

Il risultato

I tuoi dipendenti saranno più produttivi, il tuo personale IT potrà concentrarsi sulle questioni importanti e le informazioni viaggeranno in azienda in modo più rapido, intelligente ed efficace.

Razionalizza la gestione dei documenti

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Fonti

1 Poor document processes lead to significant business risk, IDC

2 Quocirca

3 Studio Quocirca sui servizi di stampa gestiti per PMI, 2014

4 Q Studio Quocirca sui servizi di stampa gestiti per PMI, Europa-USA, Executive Summary, gennaio 2014

5 Ricerca Xerox

6 Xerox RealBusiness Magazine – Gartner ITxpo Issue, 2012

7 Quocirca