Dropbox Business: ottenere il massimo dalla collaborazione

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© IDG Communications, Inc.

Per le aziende moderne, aiutare i dipendenti a ottenere (e a ricevere) il massimo dal proprio lavoro è fondamentale. Inoltre, in questo periodo storico basato sempre di più sulle informazioni, non c'è da sorprendersi se gli esseri umani generano 2,5 quintilioni di byte di informazioni al giorno.1 L'analisi big data e quella aziendale supportano sempre di più una forza lavoro mobile che necessita ovunque e in qualsiasi momento dell'accesso ai dati aziendali fondamentali, che siano connessi alla rete o meno.

Esattamente come è aumentato il volume dei dati, è cresciuto molto anche il numero dei dispositivi utilizzati. Le statistiche prevedono una crescita di oltre sei dispositivi per utente connesso entro il 2020,2 poiché gli utenti si affidano sempre di più a laptop, tablet e/o smartphone, a seconda delle attività che svolgono e del luogo in cui si trovano.

Allo stesso tempo, i dipendenti hanno bisogno sempre più di collaborare e di condividere file per ottenere un'eccellente produttività e utilità da questa massa enorme di dati. Per diverse organizzazioni, utilizzare uno spazio di archiviazione cloud in hosting è l'unico modo per supportare questa crescente necessità, poiché gli strumenti aziendali tradizionali non sono in grado di stare al passo con la domanda di accesso ovunque e in ogni momento a contenuti e file con una collaborazione in team sicura.

Collaborazione, archiviazione e cloudIn quanto elementi essenziali della collaborazione esterna, i file non possono rimanere bloccati dietro a un accesso di rete di un data center aziendale. Per ottenere il massimo dalla collaborazione sia interna che esterna, una soluzione di archiviazione deve offrire un accesso ai file sicuro per tutte le parti coinvolte. Utilizzare l'archiviazione in hosting è il modo più naturale per avere un accesso sicuro ai file.

L'archiviazione in hosting fornisce anche "un'unica fonte di verità". Invece di inviare 20 copie di un file in allegato a un elenco di destinatari, hai a disposizione un semplice link che porta ai dati condivisi, in modo tale da dare accesso a tutti gli utenti autorizzati alle stesse informazioni, anche se queste vengono modificate.

I file archiviati in hosting sono automaticamente sottoposti a backup sul cloud e sono disponibili in diverse sedi e larghezze di banda. L'aspetto forse più importante è che l'archiviazione in hosting rende disponibili immediatamente i file fondamentali su una gamma di sistemi operativi (SO), dispositivi e piattaforme. Peraltro eliminare la distribuzione di allegati pesanti può ridurre lo spazio totale di archiviazione utilizzato dalla deduplicazione virtuale della posta ricevuta e inviata degli utenti che condividono file.

Sicurezza, amministrazione e cloudLa scelta di piattaforme di condivisione e di collaborazione è molto ampia, ma nessuna di queste è appropriata per archiviare dati sensibili e fondamentali di un'azienda. I leader del settore IT necessitano di sicurezza a livello aziendale, così da poter rispettare i requisiti normativi e proteggere le informazioni riservate. Per questo motivo, qualsiasi soluzione deve integrare gli strumenti preesistenti e supportare gli obblighi di conformità che stabiliscono come e dove le informazioni debbano essere archiviate e protette. Ciò è sempre più importante quando emergono nuove normative, come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), poiché diversi leader del settore IT devono essere in grado di garantire il rispetto di tali normative.

Quando decidi di valutare su quale provider di archiviazione cloud fare affidamento, è fondamentale capire il livello di esposizione alle minacce provenienti dal mondo esterno a cui le varie piattaforme sono esposte. Le aziende di oggi e i provider di servizi gestiti possono avere migliaia di piattaforme e applicazioni. Lavorare con un provider

1 http://www.iflscience.com/technology/how-much-data-does-the-world-generate-every-minute/2 https://www.statista.com/statistics/678739/forecast-on-connected-devices-per-person/

2.500.000.000.000.000.0002.500.000.000.000.000.0002.500.000.000.000.000.0002.500.000.000.000.000.000

Gli esseri umani generano ben 2,5 quintilioni di byte di nuovi dati ogni giorno.2,5x1018

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che limita la propria superficie di attacco offrendo solo un'unica piattaforma può ridurre l'esposizione ai pericoli. In quanto tale, una piattaforma dovrebbe essere progettata appositamente per la condivisione di file e per fornire la miglior prestazione possibile minimizzando allo stesso tempo i rischi interni.

La consumerizzazione dell'ITMolti utenti hanno già adottato una soluzione di archiviazione cloud per utilizzo personale. Anche Dropbox è tra queste ed è utilizzato da quasi la metà degli utenti di archiviazione cloud di CloudRail, esperti di archiviazione cloud API.3

In ogni caso, ciò può risultare seccante per diversi membri dello staff IT, poiché alcuni di loro credono che tutte le applicazioni cloud non approvate, spesso note come "shadow IT", non siano sicure. Inoltre, a causa del rischio associato alle shadow IT, il bisogno è quello di una soluzione di condivisione di file e di dati a prova d'azienda, semplice da utilizzare.

La consumerizzazione dell'IT, o la combinazione dell'utilizzo di dispositivi tecnologici e di applicazioni sia per uso personale che aziendale, ha influenzato il modo in cui le aziende sviluppano e utilizzano le applicazioni. Ha anche contribuito in diversi modi alla raccolta di informazioni dall'esterno dell'azienda, sia tramite l'archiviazione cloud dei file che con la condivisione di una fotografia di una lavagna su iCloud. Il problema più importante non è la perdita dei dati; è, invece, l'inserimento dei dati, o la capacità di riportare i contenuti nel sistema di registrazione e federarli in diversi sistemi aziendali.

In altre parole, le aziende vogliono la semplicità di un programma come Dropbox e sicurezza di livello aziendale. Com’è possibile, dunque, ottenere entrambi?

Introduzione a Dropbox BusinessNon c'è nulla di più semplice da implementare di qualcosa che è già utilizzato da una porzione significativa e spesso sottovalutata dell’organizzazione: questo è ciò che diverse aziende scopriranno quando adotteranno Dropbox Business.

In molti casi, ottenere le funzionalità aggiuntive di Dropbox Business non richiede la disinstallazione delle app Dropbox già utilizzate dagli impiegati. L'utilizzo aziendale può essere esteso e immediato, poiché gli utenti possono convertire la crescita organica e l'utilizzo precedente dei contenuti in utilizzo aziendale approvato, offrendo all'IT e agli utenti visibilità e controllo fin da subito.

Dopo il passaggio a Dropbox Business, tutte le funzionalità base sono conservate, ottenendo però una miriade di nuove e migliori caratteristiche, tra cui:

• Cartelle del team: permettono agli utenti di sincronizzare automaticamente il contenuto condiviso con altri membri del team e forniscono un modo semplice per condividere file individuali e in cartelle

• Sincronizzazione intelligente di Dropbox: permette agli utenti di accedere a tutti i file e cartelle aziendali su Dropbox utilizzando un'archiviazione senza disco locale sui computer o dispositivi finali degli utenti

• Dropbox Paper: come una lavagna virtuale, permette ai team di creare documenti, scrivere, condividere commenti e inserire immagini in un unico documento tutti insieme e in tempo reale

Tutte le altre caratteristiche di un account a pagamento Dropbox appaiono istantaneamente sul Dropbox di ogni utente Business dopo aver preso parte al team; inoltre con Dropbox Business Advanced, anche ogni nuovo utente Business ottiene tutto lo spazio necessario.

3 https://blog.cloudrail.com/cloud-storage-report-2017/

Le statistiche prevedono una crescita di oltre sei dispositivi per utente connesso entro il 2020.

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Per l'IT, Dropbox Business offre sicurezza a prova d'azienda, utilizzo semplice e possibilità di crescita con l'azienda stessa. Per supportare una sempre maggiore forza lavoro mobile, l'IT è in grado di garantire ai dipendenti l'accesso a Dropbox Business sia online che offline. Questo garantisce disponibilità sicura e semplice delle informazioni aziendali fondamentali, senza tener conto della posizione o della connettività.

Le caratteristiche di sicurezza di Dropbox Business includono la pulizia remota, in grado di eliminare informazioni aziendali dal dispositivo di qualsiasi utente nel caso di furto, smarrimento o nel caso in cui il dipendente non faccia più parte dell'azienda, senza intaccare file o o foto personali. Dropbox Business offre anche la possibilità di limitare i dispositivi, permettendo all'IT di garantire accesso solo a dispositivi specifici; per esempio, i computer aziendali crittografati, per non tenere dati sensibili su dispositivi personali o in chioschi pubblici di hotel e aeroporti.

Un ecosistema integratoLe organizzazioni possono sfruttare DBX Platform per garantire e migliorare la collaborazione tra le applicazioni, gli strumenti, i dispositivi e i sistemi operativi. Con DBX Platform, le aziende ottengono l'accesso a una gestione unificata di API per una connessione senza fili di Dropbox Business a una vasta gamma di strumenti per la produttività e il flusso di lavoro da Salesforce, DocuSign, Slack, Adobe, Microsoft, e altri ancora. Inoltre, DBX Platform ti permette di gestire e proteggere l'implementazione di Dropbox con partner leader nel settore della sicurezza come Cisco Cloudlock, Netskope, Symantec, Okta, e Palo Alto Networks.

ConclusioniDropbox Business permette agli utenti di collaborare in modo sicuro con gli strumenti che utilizzano e amano. Con Dropbox Business non è necessario far partecipare i propri dipendenti a rigorose sessioni di training con "How to", poiché molti utenti probabilmente sono già in grado di utilizzare Dropbox.

Da una prospettiva informatica, eliminare le difficoltà del file server, come il backup del weekend, la necessità di togliere i server dall'hardware e gli upgrade dei SO significa che lo staff IT si può concentrare sull'aggiungere valore all'azienda invece che preoccuparsi dei problemi dell'infrastruttura. Questo influisce in modo efficace sulla disponibilità dei file aziendali più importanti, riducendo allo stesso tempo il peso dei contenuti informatici.

Utilizzare Dropbox Business permette anche di dimostrare agli utenti che l'IT capisce i loro problemi e apprezza il valore degli strumenti utilizzati dagli utenti e dai clienti. Invece delle lamentele degli utenti, l'IT riceve apprezzamenti e kudo per approvare e rendere sicuro uno strumento ampiamente utilizzato.

Adottare Dropbox Business permette a un'organizzazione di ottenere maggior controllo sulla condivisione dei dati, nel rispetto di diverse norme di sicurezza che mettono alla prova aziende di tutte le dimensioni.

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Caso d'uso Perché Dropbox Business?Dropbox è stato adottato da diverse aziende in tutto il mondo. Prendiamo il caso del gigante dei viaggi Expedia. Con dipendenti in 72 paesi, l'organizzazione ha fatto affidamento sulle cartelle e sui link condivisi Dropbox, rinunciando agli scomodi allegati via email. La voce si è sparsa, spingendo gli utenti Expedia ad adottare Dropbox Business, sestuplicando l'utilizzo delle cartelle condivise e duplicando quello dei dispositivi mobili connessi alla piattaforma. Expedia ha anche ridotto i costi degli hardware utilizzando Dropbox. La sincronizzazione intelligente offre ai clienti Dropbox accesso virtuale a tutti i file Dropbox dai propri dispositivi con solo 256 GB di archiviazione locale ognuno. Questo crea un drive locale senza fili e "senza fondo" recuperando i contenuti ed eliminandoli quando diventano inutili.

Adottare Dropbox Business permette a un'organizzazione di ottenere maggior controllo sulla condivisione dei dati, nel rispetto di diverse norme di sicurezza che mettono alla prova aziende di tutte le dimensioni.

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