Guía del usuario P/N 300-007-341-A01 · EMC® Documentum® Compliance Manager Versión 6.5 Guía...

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Compliance ManagerVersión 6.5

Guía del usuarioP/N 300-007-341-A01

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Publicado en julio de 2008

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Tabla de contenido

Prefacio ......................................................................................................................... 17

Capítulo 1 Introducción .......................................................................................... 19Introducción a DCM ................................................................................... 19

Uso del localizador ................................................................................. 24Arquitectura de DCM ................................................................................. 24

Configuración de la instalación típica....................................................... 25Funciones y conceptos clave de DCM........................................................... 26

¿Qué es un repositorio?........................................................................... 26¿Qué es el directorio de retirada?............................................................. 27¿Qué es un flujo de trabajo controlado? .................................................... 28¿Qué es la bandeja de entrada? ................................................................ 28¿Qué es un ciclo de vida de documento? .................................................. 28¿Qué es un conjunto de permisos? ........................................................... 29Clase de documento ............................................................................... 30Documentos controlados......................................................................... 31Relaciones de documentos ...................................................................... 31Roles ..................................................................................................... 32Estados de ciclos de vida específicos de DCM........................................... 34Auditar, autenticar y firmar documentos.................................................. 35Formatos de fecha admitidos................................................................... 35Versiones ............................................................................................... 36Sobre notificaciones ................................................................................ 37

Capítulo 2 Tareas de firma ...................................................................................... 39Información general.................................................................................... 39Inicio del proceso de firma de un documento controlado............................... 41Asignación de signatarios ........................................................................... 43Firmar un documento controlado ................................................................ 44

Capítulo 3 Documentos controlados ...................................................................... 55Trabajar con las propiedades restringidas de un documentocontrolado.................................................................................................. 56Crear documentos controlados en un repositorio .......................................... 58

Crear nuevos documentos controlados..................................................... 59Importar documentos controlados ............................................................... 60Convertir documentos en documentos controlados....................................... 63Retirar y editar un documento controlado .................................................... 64Registrar documentos controlados............................................................... 64Devolver documentos controlados a su estado anterior ................................. 65Anexión de un documento relacionado a un documentocontrolado o eliminación de un adjunto ....................................................... 66Actualizar la última fecha de revisión de un documento controlado............... 67

Guía del usuario de EMC Documentum Compliance Manager versión 6.5 3

Tabla de contenido

Convertir un documento controlado en temporalmente efectivo .................... 69

Capítulo 4 Solicitudes de cambio y avisos de cambio ........................................... 73Información general sobre solicitudes de cambio .......................................... 73Usar solicitudes de cambio .......................................................................... 74

Crear solicitudes de cambio..................................................................... 74Retirar y editar solicitudes de cambio....................................................... 75

Información general sobre avisos de cambio................................................. 75Usar avisos de cambio ................................................................................ 76

Crear avisos de cambio ........................................................................... 76Retirar y editar avisos de cambio ............................................................. 77

Relaciones y dependencias entre documentos............................................... 78Documentos de soporte .............................................................................. 78Anexar documentos controlados a avisos y solicitudes de cambio.................. 81

Capítulo 5 Aplicaciones empresariales .................................................................. 83Crear una aplicación empresarial................................................................. 83Ver o modificar las aplicaciones empresariales.............................................. 89Eliminar las aplicaciones empresariales ....................................................... 89

Capítulo 6 Clases de documento ............................................................................ 91Clases de documento .................................................................................. 91Creación de una clase de documento ........................................................... 92Visualización y modificación de propiedades de clase de documento............. 98Eliminación de clases de documento ........................................................... 99

Capítulo 7 Esquemas de denominación automática ............................................. 101Esquemas de denominación automática ..................................................... 101Crear esquemas de denominación automática ............................................ 102Modificar los esquemas de denominación automática ................................. 104Eliminar esquemas de denominación automática ....................................... 105Recomendaciones para utilizar los esquemas de denominaciónautomática ............................................................................................... 105

Utilizar un esquema de denominación automática único envarias clases de documento ................................................................... 105Asignar los esquemas de denominación automática a estadosdel ciclo de vida específicos................................................................... 106

Capítulo 8 Reglas de listas de usuarios ............................................................... 107

Capítulo 9 Tipos de relaciones ............................................................................. 111Acerca de las relaciones de documento ...................................................... 111

Soporte de relaciones y objetos no controlados ....................................... 113Reglas de anexo.................................................................................... 114Relaciones para documentos aprobados y eficaces .................................. 114

Creación de un tipo de relación ................................................................. 114Visualización o modificación de tipos de relaciones .................................... 120Eliminación de tipos de relaciones ............................................................. 121

Capítulo 10 Extensiones de ciclo de vida ............................................................... 123

4 Guía del usuario de EMC Documentum Compliance Manager versión 6.5

Tabla de contenido

Información general sobre los ciclos de vida ............................................... 123Promover un documento controlado o no controlado.................................. 126Devolver un documento controlado o no controlado................................... 127Asignar ciclos de vida ............................................................................... 127Asignar un ciclo de vida a un documento controlado .................................. 128Quitar ciclos de vida ................................................................................. 129Suspender un documento efectivo ............................................................. 130Reanudar un elemento suspendido............................................................ 131Editar las extensiones del estado de ciclo de vida........................................ 132Habilitar la promoción manual para un estado de ciclo de vida ................... 137

Capítulo 11 Notificaciones ..................................................................................... 139Administrar notificaciones ........................................................................ 139¿Qué es una notificación de lectura?........................................................... 142Configurar una notificación de lectura ....................................................... 143

Configurar las notificaciones de lectura para que se envíen alentrar en un estado de ciclo de vida ....................................................... 143Anular el texto de la notificación de lectura ............................................ 143

Enviar una notificación de lectura.............................................................. 143Responder a una notificación de lectura ..................................................... 144Elaborar informes sobre notificaciones de lectura........................................ 146

Capítulo 12 PDF Stamping Service ......................................................................... 147Superposiciones de PSS para marcas de agua PDF ...................................... 149Configurar superposiciones de PSS para ver y exportar............................... 150Personalizar superposiciones de PSS para PDF vistos desde DCM ............... 151Personalizar superposiciones de PSS para PDF exportados desdeDCM ....................................................................................................... 151Descripciones de atributos ........................................................................ 151

Tipos de documento ............................................................................. 151Editar o eliminar un tipo de documento ................................................. 152Configurar una sobrescritura................................................................. 152Acciones y atributos del estampador para ver y exportar......................... 153Editar superposiciones para atributos de texto, imagen y PDF ................. 153

Capítulo 13 Informes .............................................................................................. 159Informes de DCM..................................................................................... 159Utilizar la herramienta de informes............................................................ 160Ver propiedades, versiones, relaciones, copias o ubicaciones deun informe ............................................................................................... 161Exportar un informe ................................................................................. 161Generar informes sobre objetos de flujo de trabajo ...................................... 162

Informes de flujo de trabajo................................................................... 162Ver detalles y realizar varias acciones de flujo de trabajo/tarea ................. 163

Capítulo 14 Repositorios ........................................................................................ 165Iniciar sesión en un repositorio .................................................................. 165

Iniciar sesión como usuario rápido ........................................................ 167Iniciar sesión en otro repositorio............................................................ 167


Tabla de contenido

Cerrar la sesión de todos los repositorios................................................ 167Definir los repositorios favoritos............................................................ 168

Explorar repositorios ................................................................................ 168Seleccionar las columnas que aparecen en las listas ................................. 169Explorar categorías ............................................................................... 170

Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección ........................... 171Definir las preferencias ............................................................................. 172Abrir una ventana de repositorio adicional................................................. 174Arrastrar y colocar.................................................................................... 175Hacer clic con el botón derecho ................................................................. 175Ver mensajes ............................................................................................ 175Ver el estado de las operaciones en segundo plano...................................... 175Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través deMy Documentum ..................................................................................... 176Ver la información del producto ................................................................ 176

Capítulo 15 Archivos y carpetas ............................................................................ 179Crear un archivo....................................................................................... 179Crear una carpeta ..................................................................................... 180Crear un archivador.................................................................................. 181Definir las propiedades ............................................................................. 181Retirar y editar archivos............................................................................ 182

Información general sobre retirada y edición .......................................... 182Retirar archivos .................................................................................... 183Registrar archivos................................................................................. 184

Información de registro..................................................................... 185Versiones ......................................................................................... 187Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente ............ 188

Cancelar la retirada de archivos............................................................. 189Ver archivos retirados actual y recientemente ......................................... 189

Ver un archivo en modo de sólo lectura...................................................... 190Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo....................................... 190

Restaurar los formatos de archivo asociados a los valorespredeterminados .................................................................................. 191

Importar archivos en el repositorio ............................................................ 192Exportar archivos del repositorio ............................................................... 194Eliminar elementos del repositorio ............................................................ 194Mover un elemento a otra ubicación del repositorio .................................... 195Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio........................ 195Ver el Portapapeles ................................................................................... 196Enlaces .................................................................................................... 196

Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio............................. 197Enlazar un elemento a otro repositorio................................................... 197Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento ................. 199Enlazar un elemento de repositorio a su equipo...................................... 199Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritosde su explorador................................................................................... 199Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elementodel repositorio ...................................................................................... 200Abrir enlaces enviados por correo electrónico......................................... 200


Tabla de contenido

Suscripciones ........................................................................................... 200Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo ..................... 201Exportar la información mostrada en una lista............................................ 201

Capítulo 16 Mensajes de correo electrónico .......................................................... 203Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio .................. 203Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización........................... 204Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF ....................... 205Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio ........................... 205Buscar y abrir un anexo de correo electrónico ............................................. 206Crear y modificar una copia de un anexo de correo electrónico.................... 206Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio .............................. 207Buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece el anexo ................ 207

Capítulo 17 Buscar ................................................................................................. 209Ejecutar una búsqueda simple ................................................................... 209

Definir más los términos de búsqueda.................................................... 210Ejecutar una búsqueda avanzada............................................................... 214

Especificar valores para una búsqueda avanzada .................................... 214Ver los resultados de la búsqueda .............................................................. 219

Exploración inteligente ......................................................................... 220Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real............................. 220Guardar los resultados de búsqueda de orígenes externos....................... 222

Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda................ 223Mejorar su experiencia de búsqueda .......................................................... 223

Cómo puede afectar la configuración a su experiencia debúsqueda ............................................................................................. 223Indizar un repositorio ........................................................................... 225Elementos que se pueden buscar ........................................................... 225

Búsquedas guardadas ............................................................................... 226Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante .................................. 227Ejecutar una búsqueda guardada........................................................... 227Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver aejecutar la búsqueda ............................................................................. 228Editar una búsqueda guardada.............................................................. 228Copiar una búsqueda guardada............................................................. 229

Plantillas de búsqueda .............................................................................. 229Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda ......................... 230Crear una plantilla de búsqueda ............................................................ 230Editar una plantilla de búsqueda ........................................................... 231Modificar la definición de una plantilla de búsqueda .............................. 231Copiar una plantilla de búsqueda .......................................................... 232

Definir preferencias de búsqueda .............................................................. 233

Capítulo 18 Bandeja de entrada ............................................................................. 235Bandeja de entrada información general..................................................... 235Abrir tareas o notificaciones ...................................................................... 236Realizar tareas.......................................................................................... 236Completar una tarea ................................................................................. 237Aceptar tareas asignadas a varios usuarios ................................................. 238


Tabla de contenido

Rechazar una tarea ................................................................................... 239Delegar una tarea ..................................................................................... 239Repetir tareas ........................................................................................... 240Cambiar la disponibilidad para las tareas................................................... 240Tareas de cola de trabajos .......................................................................... 241

Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola ................................ 241Obtener la siguiente tarea disponible de una cola de trabajos .................. 242Seleccionar tareas de la cola................................................................... 243

Capítulo 19 Flujos de trabajo y flujos rápidos ........................................................ 245Iniciar flujos de trabajo.............................................................................. 245Enviar flujos rápidos................................................................................. 247Ver flujos de trabajo .................................................................................. 248Pausar un flujo de trabajo.......................................................................... 249Reanudar un flujo de trabajo en pausa ....................................................... 249Detener un flujo de trabajo ........................................................................ 249Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo oun ejecutante del flujo de trabajo ............................................................... 250Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo.............................................. 250Cambiar el supervisor del flujo de trabajo .................................................. 251Guardar información del flujo de trabajo como una hoja decálculo de Microsoft Excel ......................................................................... 251Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo........................ 252Crear una plantilla de flujo de trabajo ........................................................ 252

Capítulo 20 Colas de trabajos ................................................................................ 253Roles de colas de trabajos .......................................................................... 253Configurar una nueva cola de trabajos ....................................................... 255Configurar la coincidencia de asignación de trabajo .................................... 256

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla de proceso ................... 257Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo ........................... 257Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a unacola de trabajos..................................................................................... 258

Políticas de colas de trabajos...................................................................... 259Prioridades de tareas ........................................................................... 260

Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad yantigüedad de las tareas.................................................................... 261

Crear o modificar políticas de colas ....................................................... 261Definir una categoría de cola ..................................................................... 263Definir una cola de trabajos ....................................................................... 264Definir políticas de anulación de colas de trabajos....................................... 266Gestionar usuarios de colas de trabajos ...................................................... 267

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos ........................................ 267Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos ......................................... 268Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación detrabajo ................................................................................................ 269Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos........................ 271

Supervisar colas de trabajo ........................................................................ 271


Tabla de contenido

Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuariodeterminado ........................................................................................ 273Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de unusuario ................................................................................................ 274Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos ...................... 274Suspender una tarea de cola de trabajos ................................................. 275Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos.............................. 275Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola............................. 276

Crear calendarios comerciales ................................................................... 276

Capítulo 21 Ciclos de vida ...................................................................................... 279Ver ciclos de vida...................................................................................... 279Asignar un ciclo de vida a un archivo ........................................................ 280Quitar ciclos de vida de archivos ............................................................... 281Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida............................... 281Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida ................................. 281Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida ................................ 281Reanudar un archivo suspendido .............................................................. 282

Capítulo 22 Colaborar con otros usuarios ............................................................. 283Crear y editar texto con formato ................................................................ 283Discusiones .............................................................................................. 285

Ver discusiones..................................................................................... 285Agregar y editar comentarios ................................................................ 286Eliminar comentarios............................................................................ 287Discusiones en los resultados de búsqueda............................................. 287

Notas....................................................................................................... 288Carpetas y archivadores contextuales......................................................... 289Calendarios.............................................................................................. 290

Crear calendarios y eventos................................................................... 291Especificar propiedades de eventos repetidos ......................................... 293Ver calendarios y eventos ..................................................................... 295Editar calendarios y eventos .................................................................. 295Eliminar calendarios y eventos .............................................................. 295Calendarios en los resultados de búsqueda ............................................ 296Exportar e importar con calendarios ...................................................... 296

Tablas de datos......................................................................................... 297Crear tablas de datos y entradas ............................................................ 297Ver tablas de datos................................................................................ 300Ver las entradas de la tabla de datos....................................................... 301Editar tablas de datos............................................................................ 301Editar las entradas de la tabla de datos .................................................. 302Eliminar tablas de datos ........................................................................ 303Importar y exportar con tablas de datos ................................................. 303

Salas ........................................................................................................ 303Visitar salas.......................................................................................... 303Enlazar a salas...................................................................................... 304Acerca de los objetos controlados por salas............................................. 304

Quitar el control de los objetos de una sala ......................................... 305Crear una sala ...................................................................................... 305Editar las propiedades de una sala......................................................... 307Pertenencia a salas ................................................................................ 308Copiar salas ......................................................................................... 310


Tabla de contenido

Mover o enlazar a una sala .................................................................... 310Eliminar una sala.................................................................................. 310

Gestionar la pertenencia a salas ................................................................. 311Administrar usuarios sin la función de administrador................................. 315

Crear nuevos usuarios .......................................................................... 315Modificar usuarios................................................................................ 317Ocultar usuarios (ocultar miembros)...................................................... 317Carpetas restringidas ........................................................................... 318

Capítulo 23 Formularios ......................................................................................... 321Introducir datos en formularios ................................................................. 321Formato de texto en un formulario ............................................................ 322Crear nuevos formularios.......................................................................... 324

Capítulo 24 Registros ............................................................................................. 325Declarar un elemento como un registro formal ........................................... 325

Especificar valores en el formulario correspondiente al declararregistros formales ................................................................................. 326

Especificar valores para los registros formales normales...................... 327Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2............... 327Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4............... 328

Enlazar un registro ................................................................................... 331Crear una relación de registros .................................................................. 332Ver una relación de registros ..................................................................... 332Quitar una relación de registros................................................................. 332Realizar solicitudes de biblioteca ............................................................... 333

Capítulo 25 Documentos virtuales ......................................................................... 335Información general sobre los documentos virtuales ................................... 335Crear un documento virtual ...................................................................... 336Ver la estructura de un documento virtual.................................................. 336Ver el contenido de documentos virtuales .................................................. 337Agregar descendientes a documentos virtuales........................................... 338Reordenar los descendientes de documentos virtuales ................................ 340Quitar descendientes de documentos virtuales ........................................... 341Especificar que una versión determinada de un descendientesiempre se utilice siempre ......................................................................... 342Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales .......................... 342Crear un archivo de documentos virtuales ................................................. 343Convertir documentos virtuales en documentos simples ............................. 344Definir las preferencias de documentos virtuales ........................................ 344

Capítulo 26 Anotaciones en PDF ............................................................................ 347Información general acerca de las anotaciones PDF..................................... 347Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran alver un PDF............................................................................................... 348Agregar comentarios a documentos PDF.................................................... 348Ver los comentarios de documentos PDF.................................................... 349


Tabla de contenido

Capítulo 27 Relaciones ........................................................................................... 351

Capítulo 28 Copias y transformaciones ................................................................. 353Información general sobre copias y transformaciones.................................. 353Ver una lista de las distintas copias de un archivo ....................................... 354Importar copias ........................................................................................ 354Transformar documentos al formato PDF o HTML ..................................... 355Crear copias mediante transformaciones .................................................... 355Crear un archivo relacionado mediante transformación .............................. 357Ver las propiedades de la transformación guardada.................................... 358Quitar transformaciones guardadas ........................................................... 359

Capítulo 29 Programación ...................................................................................... 361Información general sobre programaciones ................................................ 361Crear una programación ........................................................................... 362Editar una programación existente ............................................................ 362Editar reglas de programación................................................................... 363Reglas de programación............................................................................ 363Quitar una programación de un elemento .................................................. 367Eliminar una programación....................................................................... 367Programación de DCM Express ................................................................. 368

Capítulo 30 Conjuntos de permisos ....................................................................... 369Información general sobre los conjuntos de permisos.................................. 369Permisos básicos....................................................................................... 370Permisos extendidos ................................................................................. 370Crear o editar un conjunto de permisos...................................................... 371Editar permisos ........................................................................................ 372

Capítulo 31 Usuarios, grupos y roles ..................................................................... 375Usuarios .................................................................................................. 375

Localizar a un usuario........................................................................... 375Crear o editar un usuario ...................................................................... 376Propiedades de usuario......................................................................... 376Importar usuarios a partir de la información contenida en unarchivo de entrada................................................................................ 379

Archivo de entrada para nuevos usuarios........................................... 380Activar o desactivar usuarios................................................................. 382Cambiar el repositorio inicial de un usuario ........................................... 382Ver los grupos a los que pertenece un usuario ........................................ 382Reasignar elementos de un usuario a otro .............................................. 383Eliminar un usuario .............................................................................. 383Ver registros de administración de usuarios ........................................... 384

Grupos .................................................................................................... 384Crear o editar un grupo ........................................................................ 384Propiedades de grupo........................................................................... 385Agregar o quitar miembros de un grupo ................................................ 388Reasignar elementos de un grupo a otro................................................. 388Ver los grupos a los que pertenece un grupo........................................... 389Eliminar un grupo ................................................................................ 389


Tabla de contenido

Roles ....................................................................................................... 389Crear o editar un rol ............................................................................. 389Propiedades de rol................................................................................ 390Agregar o quitar miembros de un rol ..................................................... 391Reasignar elementos de un rol a otro ..................................................... 392Ver los grupos a los que pertenece un rol................................................ 392Eliminar un rol ..................................................................................... 392

Apéndice A Accesos directos del teclado para los sistemas operativosMicrosoft Windows y Mac ................................................................... 393


Tabla de contenido

Lista de figuras

Figura 1. Panel de navegación del usuario de DCM ........................................................ 21Figura 2. Barra de menús de DCM................................................................................. 21Figura 3. Panel de navegación del administrador de DCM............................................... 22Figura 4. Configuración de la instalación típica............................................................... 25Figura 5. Ficha Crear utilizada para seleccionar el tipo de documento .............................. 30Figura 6. Ejemplo de notificación entregada mediante flujo de trabajo.............................. 47Figura 7. Task Manager mostrado para las notificaciones de firma que se rigen

por el ciclo de vida...................................................................................... 47Figura 8. Pantalla mostrada cuando se aprueba un documento controlado ....................... 49Figura 9. Pantalla mostrada cuando se rechaza un documento controlado........................ 49Figura 10. Ejemplo de notificación entregada mediante flujo de trabajo.............................. 50Figura 11. Task Manager que aparece para los usuarios individuales ................................. 51Figura 12. Pantalla mostrada cuando se aprueba un documento controlado ....................... 52Figura 13. Pantalla mostrada cuando se rechaza un documento controlado........................ 53Figura 14. Pantalla Importar para importar documentos como documentos

controlados ................................................................................................ 61Figura 15. Pantalla que aparece al importar sólo un documento......................................... 62Figura 16. Pantalla que aparece al importar varios documentos ......................................... 62Figura 17. Información restringida .................................................................................. 69Figura 18. Crear una relación de soporte para permitir anexar documentos no

controlados ................................................................................................ 79Figura 19. Aumento de la pertenencia de un usuario/grupo .............................................. 99Figura 20. Configuraciones de nombre automático en una clase de documento ................ 102Figura 21. Pantalla predeterminada ............................................................................... 103Figura 22. Comprobar los usuarios asignados a notificaciones de firma y

notificaciones de lectura............................................................................ 108Figura 23. Definir las reglas para una aplicación empresarial........................................... 109Figura 24. Efectivo frente a Versión más reciente ............................................................ 113Figura 25. Opciones de ciclo de vida para documentos no controlados............................. 124Figura 26. Opciones de ciclo de vida para documentos controlados ................................. 124Figura 27. Alcances mostrados para dcm_notification_config.xml.................................... 140Figura 28. Editar el alcance predeterminado................................................................... 141Figura 29. Editar un alcance distinto del alcance predeterminado .................................... 141Figura 30. Ejemplo de una notificación de lectura mostrada en el panel de

contenido................................................................................................. 144Figura 31. Responder y confirmar una notificación de lectura.......................................... 145Figura 32. Editar la pantalla de informe de flujo de trabajo.............................................. 163Figura 33. Ver detalles para un flujo de trabajo seleccionado ........................................... 164


Tabla de contenido

Figura 34. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista ................................. 172Figura 35. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda ............ 221Figura 36. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos

y roles de una sala .................................................................................... 309


Tabla de contenido

Lista de tablas

Tabla 1. Tipos de documento ....................................................................................... 30Tabla 2. Atributos de información restringida ............................................................... 56Tabla 3. Aplicación empresarial: Atributos de la ficha Información ................................ 84Tabla 4. Atributos de clase de documento ..................................................................... 93Tabla 5. Atributos de denominación automática.......................................................... 103Tabla 6. Reglas de enlace para las relaciones de documento ......................................... 112Tabla 7. Nuevos atributos de tipo de relación.............................................................. 115Tabla 8. Estados de ciclo de vida de DCM................................................................... 124Tabla 9. Atributos de extensiones de ciclo de vida ....................................................... 135Tabla 10. Preferencias generales................................................................................... 173Tabla 11. Preferencias de formatos ............................................................................... 174Tabla 12. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades ..................................... 182Tabla 13. Información de registro................................................................................. 185Tabla 14. Ficha Formatos............................................................................................. 191Tabla 15. Propiedades de archivos importados ............................................................. 192Tabla 16. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados........................ 204Tabla 17. Definir más los términos de búsqueda............................................................ 210Tabla 18. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada............................................. 216Tabla 19. Selección de una relación de propiedad a valor............................................... 218Tabla 20. Roles de usuario para colas de trabajos .......................................................... 254Tabla 21. Estados del ciclo de vida comunes ................................................................. 280Tabla 22. Herramientas de edición de texto con formato................................................ 284Tabla 23. Eventos de calendario ................................................................................... 291Tabla 24. Tipos de campo de la tabla de datos............................................................... 298Tabla 25. Editar tipos de campos de tabla de datos........................................................ 300Tabla 26. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario...................... 322Tabla 27. Propiedades comunes para registros formales normales.................................. 327Tabla 28. Propiedades comunes para registros formales Chapter 2 ................................. 327Tabla 29. Propiedades comunes para registros formales Chapter 4 ................................. 329Tabla 30. Solicitudes de biblioteca................................................................................ 334Tabla 31. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de

arrastrar y colocar en un documento virtual ............................................... 339Tabla 32. Preferencias de documento virtual................................................................. 345Tabla 33. Reglas de programación................................................................................ 364Tabla 34. Funciones del usuario limitado...................................................................... 368Tabla 35. Permisos básicos........................................................................................... 370Tabla 36. Permisos extendidos ..................................................................................... 371


Tabla de contenido

Tabla 37. Propiedades de usuario................................................................................. 377Tabla 38. Valores predeterminados para nuevos usuarios ............................................. 380Tabla 39. Privilegios de grupos .................................................................................... 385Tabla 40. Propiedades de grupo................................................................................... 385Tabla 41. Propiedades de rol........................................................................................ 390Tabla 42. Accesos directos del teclado .......................................................................... 393


Prefacio

En esta guía se describe el funcionamiento de la interfaz de usuario predeterminada de DocumentumCompliance Manager (DCM). Su instalación podría estar personalizada. Si es así, puede que loselementos de la interfaz que vea no correspondan con los descritos en esta guía.

DestinatariosEsta guía está destinada a usuarios finales que trabajan con la interfaz de usuario deDCM. Para llevar a cabo funciones administrativas, consulte Documentum ComplianceManager Administration Guide (Guía de administración de Documentum ComplianceManager).

Historial de revisiónHistorial de revisión

Fecha de revisión Descripción

Julio de 2008 Publicación inicial.

Documentación relacionadaLa información de esta guía se refiere a conceptos y procedimientos descritos enDocumentum Compliance Manager Administration Guide (Guía de administración deDocumentum Compliance Manager). Esta guía contiene información, instrucciones yprocedimientos relativos a tareas de usuario del sistema habituales de una aplicaciónDocumentum Compliance Manager. Ofrece información general sobre DCM, así comoprocedimientos en los que se describe cómo trabajar con esta aplicación.


Prefacio

Cómo utilizar la Guía del usuario de DCMDocumentum Compliance Manager amplía Webtop y su funcionalidad, por lo que enesta guía del usuario se incluye toda la funcionalidad disponible en la interfaz de usuario(IU) de DCM.

Al seleccionar cualquier aparición de las palabra "temas" en el Índice, irá a los temasrespectivos mostrados para un encabezado, capítulo o sección principal.


Capítulo 1Introducción

En esta sección se ofrece información general acerca de los siguientes temas:• Introducción a DCM, página 19• Uso del localizador, página 24• Arquitectura de DCM, página 24• Funciones y conceptos clave de DCM, página 26• ¿Qué es un repositorio?, página 26• ¿Qué es el directorio de retirada?, página 27• ¿Qué es un flujo de trabajo controlado?, página 28• ¿Qué es la bandeja de entrada?, página 28• ¿Qué es un ciclo de vida de documento?, página 28• ¿Qué es un conjunto de permisos?, página 29• Clase de documento, página 30• Documentos controlados, página 31• Relaciones de documentos, página 31• Roles, página 32• Estados de ciclos de vida específicos de DCM, página 34• Auditar, autenticar y firmar documentos, página 35• Formatos de fecha admitidos, página 35• Versiones, página 36

Introducción a DCMDocumentum Compliance Manager (DCM) proporciona la capacidad de controlardocumentos al utilizar, como base, las clases de documentos para combinar otrosobjetos de configuración como aplicaciones empresariales, ciclos de vida, relaciones yesquemas de denominación automática con los que controlar el formato y nombre de los


Introducción

documentos verificados en un repositorio gestionado por DCM. También hay disponiblesobjetos de configuración para crear reglas de listas de usuarios, notificaciones y serviciosde estampado de PDF para los procesos de revisión y firma. Se pueden configurarflujos de trabajo controlados, cuando sea necesario, en una clase de documento o unaaplicación empresarial para distribuir tareas de notificación y de firma.

DCM es una aplicación basada enWeb Developtment Kit (WDK). Entre otras aplicacionesbasadas en WDK se encuentra Webtop, con la que se integra DCM.

Las aplicaciones basadas en WDK se incorporan en la funcionalidad WDK. Lasaplicaciones basadas en WDK permiten el acceso a un repositorio de EMC |Documentum mediante un explorador Web.

La funcionalidad WDK permite obtener acceso, editar y gestionar el contenido devarios repositorios. Mediante la función WDK, puede distribuir el contenido utilizandoprocesos empresariales automatizados; restringir el acceso a contenido según losconjuntos de permisos; y asignar números de versión al contenido que le ayudarán arealizar un seguimiento de las revisiones.

Funciones que distinguen a DCM de Webtop — En los párrafos introductorios ycapturas de pantalla siguientes se identifican las funciones que distinguen a DCM deWebtop.

Documentum Compliance Manager (DCM) amplía las capacidades de Webtop paraproporcionar funciones mejoradas de gestión de documentos. Estas capacidadesmejoradas incluyen nuevas funciones para mejorar la gestión de los documentoscontrolados mediante flujos de trabajo y firmas.

Aunque las interfaces de usuario (IU) de DCM y Webtop tienen una apariencia similar,DCM puede agregar funciones nuevas o modificar las existentes, por ejemplo: registrode documentos controlados, nodo Mis firmas e informes.

Nota: Si puede ver el nodo Mis firmas y el menú Conformidad, está utilizandola interfaz de usuario de DCM. La presencia de un nodo de DCM en el panel denavegación del nodo/menú Administración es otra indicación de que está trabajandocon la interfaz de usuario de DCM. Aunque estos indicadores visuales son específicosde DCM, es importante tener en cuenta que un administrador y un usuario ven unasinterfaces de usuario ligeramente distintas. En concreto, el nodo Administración noestá disponible para los usuarios, mientras que todas las funciones y nodos estándisponibles para alguien con derechos de administrador. Si es administrador deberáconsultar Documentum Compliance Manager Administrator Guide (Guía de administraciónde Documentum Compliance Manager).


Introducción

Figura 1. Panel de navegación del usuario de DCM

Figura 2. Barra de menús de DCM


Introducción

Figura 3. Panel de navegación del administrador de DCM

Lo que DCM puede hacer por usted

Además de la funcionalidad estándar de WebTop heredada por DCM, éste último ofrecela posibilidad de:

1. anexar automáticamente un ciclo de vida a un documento controlado tras sucreación o importación

2. imponer ciertos estados del ciclo de vida

3. restringir la transición manual desde un estado a otro

4. evitar que el documento se elimine en determinados estados

5. programar la revisión automática de todo documento aprobado y en uso (efectivo)

6. hacer que los documentos aprobados estén en uso (efectivos) después de una fechadeterminada

7. hacer que una versión de un documento aprobado esté en uso o efectivo, durante unperíodo de tiempo determinado, suspender el documento efectivo actualmente y, a


Introducción

continuación, volver a poner el original en uso y hacerlo efectivo después de quevenza este período de tiempo

8. mover un documento del estado de en uso y efectivo al estado retirado después deuna fecha determinada

9. mover un documento del estado de en uso y efectivo al estado retirado cuandohay una nueva versión en uso y efectiva

10. mover toda una familia (árbol de versión) de documentos del estado de en uso alestado de gestión de registros (obsoleto)

11. controlar la creación de versiones como, por ejemplo, imponer nuevas versiones enuso (efectivas) para que sean números enteros

12. eliminar todas las versiones pre-efectivas de un documento después de que unaversión del documento se haga en uso y efectiva

13. forzar documentos para revertir al estado original tras un registro en cualquierfase del ciclo de vida

14. gestionar copias como, por ejemplo, forzar la creación de una nueva copia de undocumento tras el registro si ya tenía una copia

15. superponer información estática o dinámica, en tiempo real, sobre el contenidodurante la visualización, impresión y exportación, con diferentes superposicionesen cada actividad

16. imponer diferentes superposiciones de Ver e Imprimir

17. limitar a los usuarios el acceso de vista a las versiones PDF en general y permitir elacceso al original sólo a determinados roles

18. limitar el acceso a los documentos aprobados en uso (efectivos) al rol de consumidor,sin LCA

19. imponer controles de impresión y de archivos, es decir, dónde se realiza la impresióny por quién

20. controlar si las personas pueden exportar archivos

21. limitar los resultados de búsqueda únicamente a los documentos aprobados enuso (efectivos)

22. gestionar un conjunto de plantillas para cada tipo de documento

23. relacionar documentos y utilizarlos juntos en todo su ciclo de vida como grupo. (sinser un VDM pero muy similar en funcionalidad)

24. admitir un proceso de cambio mediante solicitudes de cambio y la funcionalidad deavisos de cambio

25. imponer nombres únicos de documentos


Introducción

26. numerar documentos automáticamente

27. configurar notificaciones mejoradas y auditadas incluidas notificaciones de lectura

28. admitir la auditoría mejorada en general

29. extender el procesamiento del ciclo de vida, por ejemplo, la capacidad de asociar unconjunto de flujos de trabajo a un estado del ciclo de vida

30. limitar la creación de contenido controlado a un grupo concreto y gestionar unconjunto de autores para cada clase de documento

31. gestionar y controlar un conjunto de signatarios tanto obligatorios como opcionalespara cada clase de documento

32. ayudar a las empresas a cumplir el Código estadounidense de regulación federaltítulo 21, parte 11 mediante la captura, auditoría y manifestación de firmaselectrónicas

Uso del localizador

En muchas instancias, aparece un localizador siempre que se tiene que agregar unelemento mientras se crea o configura DCM. El localizador muestra una lista en la quepuede seleccionar y elegir sus opciones.

Los elementos de un localizador, por ejemplo, "Seleccionar un tipo", se seleccionan enel panel izquierdo y se mueven al panel mediante la flecha, entre los dos paneles, queseñala al panel derecho. La flecha izquierda se utiliza para deshacer/quitar elementosseleccionados por inadvertencia. Asegúrese de que "Elementos por página" estáestablecido en consecuencia para mostrar un número mayor o menor de elementos en elpanel izquierdo. También puede estrechar los elementos mostrados de acuerdo con eltexto de búsqueda que escriba en la parte superior del panel izquierdo. Los elementosdevueltos podrían comenzar con el texto que proporciona. Haga clic en Aceptar si estásatisfecho con los elementos agregados al panel derecho.

Arquitectura de DCMDCM está incorporado en Documentum Content Server y se basa en la plataforma WebDevelopment Kit (WDK).


Introducción

Configuración de la instalación típica

En la siguiente ilustración se muestra la configuración de instalación básica de unsistema DCM:

Figura 4. Configuración de la instalación típica


Introducción

Funciones y conceptos clave de DCM

¿Qué es un repositorio?

Un repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido con el quetrabaja y que comparte con otros empleados. Los repositorios gestionados por DCMofrecen seguridad, herramientas y servicios para compartir contenido entre muchosusuarios. Los repositorios gestionados por DCM utilizan ciclos de vida para gestionarcontenido y procesos tales como denominación de nombres y formato automáticos dedocumentos, distribución automática para revisión y firma, así como notificaciones ymuchas otras funciones que aparecen en Introducción a DCM. DCM permite crear, editary reenviar contenido, sin importar los conocimientos técnicos del usuario.

Los repositorios almacenan dos clases de información para los archivos de contenido:

• El contenido que conforma el archivo; es decir, texto, gráficos, sonido, vídeo,contenido binario u otro contenido.

• Las propiedades, es decir, las características descriptivas del archivo, como su fechade creación, autor, número de versión y otra información. Sólo el creador del archivoo un usuario con los permisos necesarios puede editar los valores de propiedad.

El nivel superior de organización de un repositorio son los nodos. Los nodosproporcionan acceso a distintas funciones del repositorio y a distintas formas deorganizar su contenido. Puede acceder a todo el contenido de un repositorio a travésde su nodo Archivadores, el cual organiza el contenido en archivadores y carpetasde archivadores. Otros nodos proporcionan distintos esquemas de organización parafacilitar el acceso al contenido, por ejemplo, en función de los archivos que utilice conmás frecuencia, de los archivos utilizados recientemente o mediante otros esquemasconfigurados por su organización.

Cada repositorio dispone de un archivador inicial propio (Mi archivador inicial) consu nombre. Ningún otro usuario podrá ver este archivador inicial ni acceder a él. Elarchivador inicial es el lugar donde se almacenan los documentos personales.

En cada repositorio dispondrá de su propia bandeja de entrada. En la bandeja de entradase muestran las tareas que le han sido asignadas y las notificaciones que ha solicitadopara acciones concretas.

Cuando desee modificar un archivo, deberá retirarlo del repositorio. Esto bloqueará elarchivo, de forma que ningún otro usuario pueda modificarlo. Los demás usuariospodrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Cuando termine de modificar el archivo,podrá volver a registrarlo en el repositorio para reemplazar la versión anterior por laactualizada. La versión anterior del documento aún está disponible. Al registrarlo, elarchivo se desbloqueará para que otros usuarios puedan modificarlo.


Introducción

Al crear o importar un archivo en el repositorio y registrarlo, DCM proporcionaun número de versión. DCM asigna el número de versión en función de cómo estáconfigurado. El número de versión puede comenzar a partir de 1.0 ó 0.1. DCMincrementa automáticamente el número de versión por un decimal cada vez que retira elarchivo y luego lo vuelve a registrar. DCM proporciona control de versiones mejorado deforma que se puede configurar para permitir o denegar el registro y el almacenamientode la misma versión de un documento.

Además de contenido, los repositorios también almacenan otros elementos, como flujosde trabajo (secuencias automatizadas para distribuir archivos), conjuntos de permisosy perfiles de usuario. Todos los elementos de un repositorio, sean o no de contenido,se almacenan como objetos de repositorio con un tipo de objeto definido. Los archivos decontenido, por ejemplo, tienen normalmente el tipo de objeto dm_document. El tipo deobjeto determina los tipos de propiedades asociadas al objeto.

El contenido de un repositorio es gestionado por Documentum Content Server.

¿Qué es el directorio de retirada?

Cuando se retiran archivos de un repositorio, DCM los descarga en una ubicación delequipo. Esta ubicación se denomina directorio de retirada.

Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté ono conectado al repositorio. Cuando esté listo para guardar el archivo en el repositorio,deberá registrarlo de nuevo.

De forma predeterminada, el directorio de retirada se encuentra en una de las siguientesubicaciones:

• En sistemas operativos de Windows:

//Documentum/Retirada• En sistemas operativos de Macintosh:

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaLa ubicación del directorio de retirada se puede cambiar en las preferencias de DCM.

En algunos casos, cuando se retira un archivo, es posible que DCM no lo copie en elequipo, sino que lo transmita al mismo. Que esto ocurra depende de la aplicación deedición del archivo. Si DCM transmite el archivo al equipo, no se guarda en el equipolocal.


Introducción

¿Qué es un flujo de trabajo controlado?Nota: Un flujo de trabajo es una función de Webtop utilizada por DCM. Aunque DCMadmite flujos de trabajo estándar, también permite flujos de trabajo controlados. DCM,en Documentum 4, no admite la distribución de documentos controlados para firma opromoción automática, pero en Documentum 5 y Documentum 6, sí admite flujos detrabajo tanto para documentos controlados como no controlados, incluida la promociónautomática.

También hay que tener en cuenta que DCM limita actualmente los paquetes a uno en losflujos de trabajo controlados. Sólo se puede utilizar un paquete para anexar un archivoen un flujo de trabajo controlado.

Los flujos de trabajo estándar se utilizan para gestionar documentos no controladosmientras que los flujos de trabajo controlados permiten gestionar documentoscontrolados. DCM proporciona la capacidad de distribuir documentos no controladosmediante flujos de trabajo estándar y la capacidad de distribuir documentos controladosmediante flujos de trabajo controlados. La interfaz de usuario de DCM hereda de Webtopla opción de menú para flujos de trabajo y agrega un elemento de menú independientepara flujos de trabajo controlados. En el elemento de menú Herramientas, aparece Flujode trabajo para los documentos no controlados. En el elemento de menú Conformidad,se muestra Iniciar flujo de trabajo controlado para los documentos controlados.

¿Qué es la bandeja de entrada?

La bandeja de entrada contiene las tareas y notificaciones recibidas. Las tareas sonasignaciones electrónicas que se envían como parte de un flujo de trabajo o un flujo detrabajo controlado. Cuando recibe una tarea, puede elegir si desea aceptarla o rechazarla.Cuando termine una tarea, la reenviará. El flujo de trabajo avisará al siguiente usuario enla secuencia. Las tareas pueden incluir archivos anexos.

Las notificaciones son mensajes que permiten saber cuándo se ha producido una acciónespecífica en un documento. Si desea recibir notificaciones sobre determinados eventos,seleccione la opción de notificación correspondiente en las propiedades del documento.

¿Qué es un ciclo de vida de documento?

Un ciclo de vida de documento es una secuencia de fases (también conocidas comoestados o etapas) por las que pasa un documento entre su creación y su vencimiento.Cada fase, dependiendo de cómo esté configurada, determina qué operaciones sepueden realizar o no en los documentos que contiene. Cuando se crea un documento,


Introducción

DCM le asigna un ciclo de vida de documento y lo posiciona en la primera fase de dichociclo de vida.

Entre las fases de los ciclos de vida más habituales se incluyen En curso, el cual indica queun documento está en fase de borrador, y En aprobación, que indica que un documentoestá terminado y listo para ser firmado. De forma predeterminada, DCM no permiterealizar cambios en un documento cuyo estado de ciclo de vida es En aprobación.

Los documentos avanzan por las fases del ciclo de vida mediante la promoción manual oautomática. Las notificaciones y tareas asociadas, dependiendo de cómo esté configuradacada fase del ciclo de vida, pueden entregarse mediante flujo de trabajo o manualmentesi no hay seleccionado ningún flujo de trabajo ni flujo de trabajo controlado para elestado aplicable. Se le avisa de su rol en el ciclo de vida de un documento cuandoaparece una notificación en su bandeja de entrada.

¿Qué es un conjunto de permisos?

Un conjunto de permisos determina el nivel de acceso asignado a un grupo o unapersona. Cada elemento del repositorio cuenta con un conjunto de permisos asociadoque identifica el nivel de seguridad necesario para que un grupo o una persona acceda alelemento y las medidas que pueden tomar. El acceso a un elemento del repositorio vienedeterminado por el conjunto de permisos asignado a dicho elemento.

Los conjuntos de permisos enumeran los usuarios y grupos a los que se ha otorgadoacceso. El conjunto de permisos asigna uno de estos siete niveles de acceso a todoslos usuarios y grupos incluidos. Cada nivel de acceso incluye todos los permisos delos niveles precedentes:

• Ninguno: no se permite acceso al elemento.• Examinar: los usuarios pueden ver las propiedades del elemento, pero no su

contenido.• Leer: los usuarios pueden ver el contenido del elemento.• Relacionar: los usuarios pueden escribir notas en el elemento.• Versión: los usuarios pueden modificar y registrar nuevas versiones del elemento.• Escribir: los usuarios pueden modificar y registrar el elemento manteniendo la

misma versión.• Eliminar: los usuarios pueden eliminar elementos.


Introducción

Clase de documento

Una clase de documento se crea tomando como base el tipo de documento seleccionadoy la aplicación empresarial seleccionada. Puede crear una clase de documento asociada auna aplicación empresarial concreta de modo que los documentos del tipo seleccionadose procesen tomando como referencia los valores especificados para los atributos en laficha Información. Los valores especificados para los atributos de cada una de las fichascoinciden con los valores de la aplicación empresarial seleccionada y todos ellos seheredan de forma predeterminada. Anular la selección de la opción Heredar de unatributo permite realizar las modificaciones necesarias.

DCM proporciona una serie de tipos de documentos predeterminados. DCM estádiseñado para controlar documentos de muy distintos tipos. En la tabla siguiente sedescriben los tipos de documentos de DCM.

Figura 5. Ficha Crear utilizada para seleccionar el tipo de documento

Tabla 1. Tipos de documento

Tipo de documento Descripción

dm_document Cualquier tipo dm_document, incluye dm_document osu subtipo, que puede ser un documento controlado.

dcm_change_request Solicitud de cambio en un documento controladoefectivo.

dcm_change_notice Avisos oficiales que anuncian y describen un cambio enun documento controlado.

Estos tipos de documento controlados se ofrecen de forma predeterminada en elmomento de la instalación, aunque el administrador de DCM puede modificarlos o crearotros nuevos, según sea necesario. Por ejemplo, el administrador puede:


Introducción

• agregar tipos de documento nuevos• eliminar tipos de documento existentes• cambiar el nombre de los tipos de documento predeterminados (sólo se puede

cambiar el nombre de los documentos support_doc)Si el administrador ha introducido algún cambio, es posible que los ejemplos presentadosen esta guía tengan un aspecto diferente de los ejemplos que vea en la aplicación. DCMfunciona de la misma manera para los tipos de documento personalizados que crea eladministrador.

Documentos controlados

Los documentos gestionados por DCM se denominan documentos controlados.Los documentos controlados avanzan por una serie de estados del ciclo de vida ynormalmente se someten a algún tipo de revisión y firma antes de pasar al estadoAprobado o Efectivo de su ciclo de vida. El administrador configura la clase de losdocumentos configurados.

DCM proporciona solicitudes de cambio, avisos de cambio y flujos de trabajo controladoscomo mecanismos para la revisión, firma y promoción.

Nota: Para determinar si un documento es un documento controlado, sólo hay quehacer clic en el icono Propiedades del documento y comprobar si contiene una fichaInformación restringida. Si el cuadro de diálogo Propiedades de cualquier documentono incluye la ficha Información restringida, el documento no estará controlado. Si precisamás información, consulte Trabajar con las propiedades restringidas de un documentocontrolado, página 56.

Relaciones de documentos

Las relaciones de documentos definen dependencias entre documentos. DCM admitevarios tipos de relaciones personalizadas que pueden enlazar sencillamente documentosentre sí o ayudar a automatizar procesos de revisión y firma.

El administrador crea el tipo de relación y cuando se crea un adjunto para un documentocontrolado, se realiza la selección de entre una lista de tipos de relación. El tipo derelación especifica si las firmas y los cambios de estado realizados en los documentospadre se propagan a los documentos hijo. Cuando se configura el anexo, se habrá creadouna instancia que será una relación.

Por ejemplo, si se emite una solicitud de cambio en relación con un SOP, la solicitudde cambio tendrá una relación con dicho SOP. Los tipos de relación son exclusivos detipos de documento específicos.


Introducción

Cuando se aprueba o promociona un documento, DCM averigua las relaciones definidaspara ese documento con la intención de decidir si el documento se va a aprobar o apromover por separado o dentro de un grupo.

Las relaciones en DCM son útiles si desea:• Unir el contenido de documentos relacionados• Especificar si las firmas y los cambios de estado realizados en los documentos padre

se propagan hacia abajo a los documentos hijo• Gestionar los conjuntos de cambios mediante avisos de cambio y sus documentos

relacionadosDCM está instalado con las relaciones predefinidas siguientes:• Contra• Proceso• Referencia• SoportaSi precisa más información sobre relaciones entre documentos, consulte DocumentumCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración de DocumentumCompliance Manager).

Roles

Con la instalación de DCM se crean automáticamente los siguientes cuatro roles:• Propietario de aplicación empresarial

La creación, visualización y edición de aplicaciones empresariales se restringe a losmiembros de este rol. Si no pertenece a este rol, el nodo de la aplicación empresarialdel árbol de administración no se mostrará. Asimismo, los miembros de este roldisponen de las mismas capacidades que los miembros del rol de propietario declase de documento.

• Propietario de clase de documento

La creación, visualización y edición de clases de documentos se restringe a losmiembros de este rol. Si no pertenece a este rol (ni al de propietario de aplicaciónempresarial), el nodo de las clases de documentos del árbol de administración nose mostrará.

• Supervisor de área funcional

La creación, visualización y edición de procesos empresariales se restringe a losmiembros de este rol. Los supervisores de área funcional suelen encargarse degestionar los grupos que se utilizan para determinar quién necesita la firma de undocumento (en función de una clase de documento).


Introducción

En la siguiente tabla se describen las funciones de los distintos roles.

Propietariode aplicaciónempresarial

Propietario de clasede documento

Supervisor de áreafuncional

Crear/Editar/Ver/Eliminaraplicacionesempresariales

X

Crear/Editar/Ver/Eliminar clases dedocumentos

X X

Crear/Editar/Ver/Eliminaresquemas denombre automático

X X

Crear/Editar/Ver/Eliminar reglasempresariales

X

Crear/Editar/Ver/Eliminar tipos derelación

X X

Crear/Editar/Ver/Eliminarextensiones de ciclode vida

X X

Bloquear/Recuperar/Impresióncontrolada

Acceso deadministrador

X X X

Estos nombres de rol predefinidos no se pueden cambiar. No obstante, puede agregar oquitar usuarios de dichos roles.

A continuación se incluye una lista de los demás roles que se encuentran disponibles alinstalar un sistema DCM:• queue_admin

Usuario que puede crear y gestionar colas de trabajos y sus políticas.


Introducción

• queue_manager:

Usuario que supervisa las colas de trabajos y asigna los usuarios que trabajaránen elementos de la cola.

• queue_processor

Usuario que trabaja en elementos de una o varias colas de trabajos.• process_report_admin

Usuario con permiso para ejecutar informes de flujo de trabajo históricos.• Aprobador

Rol de aprobador.• Autor

Rol de autor.• Consumidor

Rol de consumidor.• Colaborador

Rol de colaborador.• Coordinador

Rol de Coordinador.• Administrador

Rol de administrador.

Estados de ciclos de vida específicos de DCM

DCM permite al cliente definir sus propios estados. DCM comprende el significado delos estados observando el tipo de estado.

Un ciclo de vida típico de DCM debería consistir en un estado inicial como, por ejemplo,En curso o Revisar. Este estado puede ir seguido de varios estados de gestión decambios como, por ejemplo, Revisión, En aprobación y Aprobado. Un ciclo de vidaválido de DCM debe constar de estados que utilicen el tipo de estado dcm_approvedy/o dcm_effective. En DCM, un documento se considera el principal o activo si seencuentra en un estado dcm_effective. Los estados de ciclo de vida de DCM disponiblesde forma predeterminada son:• En curso (dcm_in_progress)• Revisar (dcm_review)• En aprobación (dcm_in_approval)• Aprobado (dcm_approved)


Introducción

• En formación (dcm_training)• Efectivo (dcm_effective)• Retirado (dcm_retired)• Obsoleto (dcm_obsolete)• Suspender (dcm_suspended)• Rechazado (dcm_rejected)Si precisa más información sobre los ciclos de vida de documentos, consulte DocumentumCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración de DocumentumCompliance Manager). Si precisa más información sobre el modo de uso de los ciclos devida, consulte el Capítulo 10, Extensiones de ciclo de vida.

Auditar, autenticar y firmar documentos

DCM admite las firmas electrónicas para poder auditar, autenticar y firmar documentos.La auditoría es una función de seguridad que permite controlar los eventos que seproducen en un repositorio o aplicación. Los eventos son operaciones realizadas con losobjetos de un repositorio o algo que ocurre en una aplicación. Al realizar la auditoríade un evento, se crea un seguimiento de auditoría, que es un historial en el repositoriode las veces que tiene lugar el evento. Crear un seguimiento de auditoría es una formaútil de probar la conformidad.

En muchos procesos comerciales es obligatorio firmar en uno o más de sus pasos. Deforma parecida, algunos estados del ciclo de vida pueden necesitar una firma antesde que un objeto pueda moverse al siguiente estado. Por ejemplo, una solicitud depresupuesto puede requerir una firma antes de que se produzca el desembolso deldinero. Se puede requerir a los usuarios que firmen un SOP para indicar que han leídolos procedimientos o hacer que un documento necesite una firma antes de poderpublicarlo en un sitio Web.

Si precisa más información sobre auditorías y firmas electrónicas, consulte DocumentCompliance Manager Administration Guide (Guía de administración de DocumentumCompliance Manager).

Formatos de fecha admitidos

Documentum Compliance Manager admite los siguientes formatos de fecha:• MM-DD-AAAA• MM/DD/AAAA• DD-MM-AAAA


Introducción

• DD/MM/AAAA• AAAA-DD-MM• AAAA/DD/MM• AAAA-MM-DD• AAAA/MM/DDLa configuración regional determina qué formato debe usarse al escribir una fecha.

Para comprobar la configuración regional en los equipos cliente conWindows:1. Elija Inicio > Configuración > Panel de control > Configuración regional y de

idioma.

2. Seleccione el idioma y país en la ficha Opciones regionales.El formato de fecha corta y fecha larga cambiará según el idioma y país que elija.

Versiones

Al registrar un documento controlado, éste viene identificado mediante un número yuna etiqueta de versión que proporciona DCM basándose en la configuración de clasede documento. Los números y las etiquetas ayudan a realizar un seguimiento de lasdiferentes versiones de un documento controlado. DCM incrementa los números deversión según la clase del documento controlado, empezando por 1.0 ó 0.1 y sumando 1al número situado tras el punto decimal en cada revisión, a menos que lo especifique deotra manera. Cuando registre un documento controlado, la clase de documento controlasi se aumenta a una versión mayor o menor, o si se conserva la misma versión.

DCM se puede configurar para asignar un número entero al documento controladocuando llega al estado dcm_effective.

DCM marca el documento controlado efectivo con la etiqueta de versión ACTUAL,independientemente de si se trata o no de la versión más reciente del documentocontrolado. Para algunos tipos de documento controlados, el estado dcm_effective sepuede denominar el estado Aprobado.

La etiqueta de versión "Más reciente" es la asignada a la última edición/versión deun documento controlado registrado. La versión "Más reciente" de un documentocontrolado cuando está en el estado Efectivo tiene también la etiqueta de versiónACTUAL.


Introducción

Sobre notificaciones

Las notificaciones son mensajes que aparecen en la bandeja de entrada de DCM y, si estáconfigurada para ello, en la bandeja de entrada del correo electrónico. Las notificacionesestán previstas para avisar/notificar a los usuarios de una tarea o para informarles deun evento. Las notificaciones de lectura (TBR) y las notificaciones que requieren firma,por ejemplo, solicitan a los usuarios que respondan a una tarea. Las notificaciones deeventos, no obstante, informan a los usuarios de las distintas acciones realizadas y deeventos del sistema. En la lista siguiente se incluyen ejemplos de notificaciones deeventos, eventos de usuario y eventos del sistema.• Documento controlado promovido correctamente• Error al importar documento controlado• Cancelar rechazo• Error de trabajo• Denominación automática agotada• Nivel de nombres de denominación automática disponibles bajo• Firma requerida• Firmado• Rechazado• Error al agregar firma electrónicaLa mayor parte de las notificaciones se puede eliminar de la bandeja de entrada; sinembargo, los usuarios no pueden eliminar las notificaciones de lectura. Este tipo denotificaciones se debe confirmar.

Consulte el manual Documentum Content Server API Reference si precisa informacióndetallada sobre los eventos.


Introducción


Capítulo 2Tareas de firma

En este capítulo se describen los procedimientos asociados a la firma electrónica de documentoscontrolados:• Información general, página 39• Inicio del proceso de firma de un documento controlado, página 41• Asignación de signatarios, página 43• Firmar un documento controlado, página 44

Nota: Los términos documento y flujo de trabajo que se mencionan en este capítulo se refieren adocumentos controlados y flujos de trabajo controlados.

Información generalDCM proporciona la capacidad de capturar y manifestar firmas electrónicas asociadas aun objeto.

Firmas electrónicas:• Se pueden configurar en cualquier estado, en más de un estado o no configurarlas• Requieren que el documento tenga una copia PDF• Requieren que el signatario proporcione dos formularios de autenticación,

identificador de inicio de sesión y contraseña• Requieren una razón que es configurable• Requieren que el usuario indique el rol que representan al firmar• Se registran en el seguimiento de auditoría del objeto• Se prueban para comprobar que el objeto no ha cambiado desde la firma inicial• Se manifiestan en una página de firma que, en función de la configuración, está

delante o detrás de la copia PDF del contenidoEl proceso de firma se puede iniciar desde un proceso de ciclo de vida en el que todos lossignatarios reciben el contenido para firmar en paralelo o desde un flujo de trabajo. DCM


Tareas de firma

se puede configurar para promover el contenido al próximo estado automáticamentedespués de que el signatario final firme el contenido. Si se modifica de alguna forma elcontenido una vez aplicada la primera firma, se invalidan todas las firmas y el procesode firma finaliza. La copia PDF en la que se manifiestan las firmas se puede modificarutilizando la importación como una función de copia, antes de aplicar la primera firma.Una vez aplicada la primera firma, DCM no permite ningún cambio en la copia incluidala presentación de una nueva copia del contenido.

El proceso de firma obliga a los signatarios a revisar el documento controlado antesde decidir la acción a emprender, si admitirlo (Firmar, para aprobar) o denegarlo(Rechazar, para desaprobar). Aunque los signatarios necesarios pueden proporcionarsu firma individualmente para aprobar un documento controlado, es posible que unsolo signatario firme la aprobación del documento controlado en nombre de los demássignatarios necesarios si todos forman parte de un grupo Cualquier miembro al que se lehaya asignado la tarea. Cuando uno de los signatarios necesarios rechaza el documentocontrolado, el proceso de firma se paraliza. Cuando se utiliza un flujo de trabajo para elproceso de firma, dicho proceso de firma se puede concluir automáticamente definiendoun flujo de rechazo para enviar el flujo de trabajo al final. No obstante, si no se defineun flujo de rechazo o no se utiliza un flujo de trabajo para la firma, cualquier signatarionecesario que rechace debería también llevar a cabo la cancelación del rechazo sólo conel fin de concluir el proceso de firma (es decir, para permitir que el proceso se reanude ycontinúe hasta el final una vez se haya detenido). La opción o botón Cancelar rechazo,que sólo se muestra para el signatario que rechaza el documento controlado, no estáprevista para que los signatarios cambien su decisión. Cuando se rechace un documento,será necesario iniciar un nuevo proceso de firma del documento controlado revisado quelo sustituya. Los signatarios necesarios también tienen la opción de delegar en otro suresponsabilidad de firma cuando sea necesario.

Las acciones de firma se llevan a cabo desde Task Manager para las firmas entregadasmediante un flujo de trabajo controlado o desde el menú Conformidad para las firmasgestionadas sin un flujo de trabajo controlado. Se puede utilizar Iniciar firma del menúConformidad para los documentos controlados que se encuentren en el estado Enaprobación; Revisar o En curso, o bien comenzar un flujo de trabajo controlado.

Puede asignar los signatarios necesarios de un documento controlado a partir de una listapredefinida de signatarios. Los signatarios tienen la opción de firmar en nombre de otrossignatarios necesarios, rechazar un documento controlado o delegar su firma en otro.

Sugerencia de solución de problemas: reiniciar el servicio de DCM Queue Manageren cada repositorio puede ayudar a eliminar los posibles problemas, en caso dehaber problemas al promover un documento controlado, al hacer que un documentocontrolado sea efectivo temporalmente o al enviar notificaciones de lectura (TBR). Haydetalles adicionales referentes a DCM Queue Manager en la Guía de instalación de DCM.


Tareas de firma

Inicio del proceso de firma de un documentocontrolado

Sólo los propietarios de documentos o los coordinadores de clase de documento puedenrealizar esta acción. La persona que intenta iniciar el proceso de firma debe seleccionarprimero el documento y, a continuación, elegir una de las dos formas de iniciar el procesode firma, ya sea manualmente o mediante un flujo de trabajo controlado. La firmainiciada manualmente también se conoce como firma de ciclo de vida. Los signatariosnecesarios, en cualquier caso, recibirán una notificación por correo electrónico en subandeja de entrada que les avisa de la tarea de firma necesaria. La notificación juntocon la tarea se envían a la Bandeja de entrada de los signatarios necesarios cuando seinicia un flujo de trabajo controlado. La tarea se envía aMis firmas cuando se iniciauna firma de ciclo de vida.

Nota: 1) Es preciso asegurarse de que todos los signatarios tengan al menos el permisoRelacionar sobre el contenido que se les distribuye y de que el contenido distribuidocuenta con una copia PDF.

2) El contenido sólo puede estar en un único proceso a la vez. Por ejemplo, si seha iniciado un proceso de ciclo de vida para un documento, no puede participarsimultáneamente en un proceso de firma de flujo de trabajo. La opción para Iniciar firmadel menú Conformidad no estará disponible, por lo tanto, para el documento controladoseleccionado cuando se inicie un flujo de trabajo controlado.

2) El proceso de firma no se podrá iniciar de ninguna de las maneras si el Estado deldocumento seleccionado es distinto de En espera.

Tipos de estado que se pueden mostrar para un documento controlado:• Firmado• Pendiente• Rechazado• En rechazo• En espera• Revisando• Firma del padreCambios de estado para firmas únicas:• Una vez agregado a un usuario como signatario, el estado pasa a ser En espera.• Una vez iniciada la firma, el estado cambia a Pendiente.• Una vez firmado el documento, el estado del signatario cambia a Firmado .• Si se rechaza el documento, el estado del signatario cambia a Rechazado.• Si el documento se ha retirado antes de firmarlo o rechazarlo, el estado del signatario

cambia a Revisando.


Tareas de firma

• Una vez registrado, el estado cambia a En espera de nuevo.Cambios de estado para firmas agregadas:• En casos de agregación de grupo, cuando se agrega un documento hijo como anexo

al padre, su estado cambia a Firma del padre mientras que el padre sigue siendoEn espera.

• Una vez iniciada la firma del documento padre, su estado cambia a Pendientemientras que el estado del hijo sigue siendo Firma del padre.

• Una vez firmado el documento padre, el estado del signatario cambia a Firmadomientras que el estado del hijo sigue siendo Firma del padre.

• Si se rechaza el documento padre, el estado del signatario cambia a Rechazadomientras que el estado del hijo sigue siendo Firma del padre. Si el documento padretiene más de un signatario y se ha rechazado, el estado de otros signatarios cambiaa En rechazo. DCM no actualiza el estado del hijo y sigue siendo Firma del padrepara todos los signatarios.

• Una vez retirado el documento padre, el estado del signatario cambia a Revisandomientras que el estado del hijo sigue siendo Firma del padre.

• Una vez registrado el documento padre, su estado cambia a En espera de nuevo,mientras que el estado del hijo sigue siendo Firma del padre.

• Cuando la relación entre documentos padre e hijo se interrumpe, el estado de lafirma del hijo cambia de Firma del padre a En espera. El usuario debe iniciar elproceso de firma de nuevo cada vez que se interrumpe una relación, ya que la firmaanterior ya no es válida.

Para iniciar el proceso de firma de un documento controlado:1. Acceda al estado que contenga el documento que se va a iniciar para la firma, por

ejemplo, Archivadores > Documentos controlados > En curso.

2. Haga clic con el botón secundario en el documento controlado (o tarea) que apareceen el panel de contenido y seleccione Conformidad > Iniciar firma para iniciar lafirma desde el ciclo de vida manualmente o Conformidad > Iniciar flujo de trabajocontrolado para iniciar el proceso de firma desde un flujo de trabajo controlado.Siga estos pasos secundarios si decide iniciar un flujo de trabajo controlado:

a. Seleccione un flujo de trabajo controlado, uno que esté definido para esta clasede documento, desde el localizador que se muestra al seleccionar Iniciar flujo detrabajo controlado y haga clic en Aceptar.Aparece la pantalla Iniciar flujo de trabajo que muestra el flujo de trabajo y eldocumento controlado seleccionado.Opcionalmente, puede agregar y quitar los anexos para la tarea mostrada.

b. Haga clic en Siguiente para mostrar la ficha Ejecutantes y seleccionar uno o mássignatarios finales y uno o más signatarios iniciales como signatarios necesariospara la tarea.


Tareas de firma

Los flujos de trabajo que se entregan de forma preestablecida constituyen sóloejemplos. Los flujos de trabajo personalizados se pueden configurar con osin necesidad de Firmas iniciales o Firmas finales. Tanto el signatario inicialcomo el final deben estar seleccionados cuando se utilizan los flujos de trabajoentregados con DCM. La finalidad general de las Firmas iniciales es tenersignatarios individuales y/o signatarios de un grupo que firmen primero. Lafinalidad de las Firmas finales es tener a alguien como un administrador, unoo más si es necesario, que tome la última decisión.

c. Haga clic en Terminar para finalizar el proceso o haga clic en Siguiente paraagregar un comentario, unas instrucciones por ejemplo, y, a continuación, hagaclic en Terminar.

3. Opcionalmente, para confirmar que se ha iniciado el proceso de firma, haga clic enel icono Propiedades del documento seleccionado y, a continuación, elija la fichaFirmas. El campo Estado debería indicar Pendiente. Si aparece En espera, significaque el proceso de firma no se ha iniciado.

Asignación de signatariosCada clase de documento puede tener signatarios obligatorios configurados para ellapara los estados en los que está configurada la firma electrónica. Se pueden configurarsignatarios obligatorios en la ficha Signatarios de la pantalla de configuración de ciclode vida o en las reglas de listas de usuarios. Los signatarios pueden ser usuariosindividuales y/o usuarios que sean miembros de grupos. Cuando el contenido sepromueve al estado del ciclo de vida en el que están configuradas firmas electrónicas, lossignatarios obligatorios se asignarán como signatarios necesarios a la página de firmade ese contenido, de forma automática.

Asimismo, cada clase de documento puede tener signatarios opcionales configuradospara ella para los estados en los que está configurada la firma electrónica. Los signatariosopcionales se pueden configurar con las reglas de listas de usuarios. Los signatariospueden ser usuarios individuales y/o usuarios que sean miembros de grupos. Cuando elcontenido se promueve al estado del ciclo de vida en el que están configuradas firmaselectrónicas, el propietario, o un coordinador de clases de documento, puede asignar,entre las personas y/o grupos identificados como signatarios opcionales, a los signatariosnecesarios para el contenido. De manera alternativa, las tareas de flujo de trabajocontrolado pueden agregar, del grupo de signatarios opcionales, a signatarios necesariosdurante la ejecución del flujo de trabajo. Qué tareas agregan a estos signatarios dependede la configuración del flujo de trabajo controlado.

Se pueden agregar signatarios necesarios al contenido desde el punto en el que sepromueve el contenido al estado en el que está configurada la firma electrónica, despuésde la iniciación y durante el proceso de firma, hasta que el signatario final firme el


Tareas de firma

documento. Una vez que el signatario final firme el contenido, no se pueden agregarmás signatarios.

Durante la configuración de la clase de documento, las personas asignadas comosignatarios obligatorios deben tener la casilla Obligatorio marcada. Los grupos asignadoscomo signatarios obligatorios deben tener marcada la casilla Obligatorio, lo que indicaque todos en el grupo deben firmar el documento, o la casilla Cualquier miembro, loque indica que cualquier miembro del grupo puede firmar el documento. Cuando estossignatarios obligatorios están asignados como signatarios necesarios a un contenidoconcreto, deberán tener convenientemente marcadas las casillas correspondientes, tal ycomo lo indica la configuración de ciclo de vida.

En el momento de asignación, las personas asignadas como signatarios necesarios en elgrupo de signatarios opcionales, debe tener la casilla Obligatorio marcada. Los gruposasignados como signatarios necesarios en el grupo de signatarios opcionales debentener marcada la casilla Obligatorio, lo que indica que todos en el grupo deben firmar eldocumento, o la casilla Cualquier miembro, lo que indica que cualquier miembro delgrupo puede firmar el documento.

Una vez que los signatarios están asignados a un contenido como signatarios necesarios,la aplicación les trata de igual manera durante el proceso de firma, tanto si se asignaronoriginalmente entre los signatarios obligatorios como entre los signatarios opcionales,con una excepción. El propietario o un coordinador de clases de documento puedequitar a estos signatarios asignados entre el grupo de signatarios opcionales del procesode firma hasta el punto anterior al de la firma del contenido. Una vez aplicada una firma,no se puede quitar al signatario correspondiente.

Nota: Una clase de documento no tiene por qué tener aprobadores obligatorios para elcontenido que se va a firmar, no obstante, debe tener al menos una persona o grupocomo signatario necesario, obligatorio, o un grupo en el que una persona debe firmarel documento.

Firmar un documento controladoUn signatario necesario puede adquirir firma, firmar, rechazar o delegar a la firmaelectrónica un documento controlado y finalizar su tarea de firma. Siga el procedimientoaplicable indicado a continuación para localizar las tareas de firma y proporcionar sufirma electrónica cuando se le avisa de una notificación de firma.

Cuando se inicia el proceso de firma, se notifica a los signatarios necesarios mediantecorreo electrónico de la tarea que se les ha asignado. Si el proceso de firma estáconfigurado como una firma basada en un ciclo de vida, se notifica a todos los signatariosnecesarios al mismo tiempo. Si un flujo de trabajo controlado inicia el proceso de firma,se notifica a los signatarios necesarios secuencialmente cuando el flujo de trabajo inicia latarea a la que han sido asignados como signatarios necesarios.


Tareas de firma

Los signatarios necesarios deben hacer doble clic en la notificación de firma en la Bandejade entrada de DCM para acceder a la tarea/documento controlado, sean cuales seanlos medios de entrega, ya sea mediante ciclo de vida o flujo de trabajo. La elección dela acción deseada se realiza, sin embargo, de forma diferente. La acción deseada paralas tareas entregadas mediante ciclo de vida se selecciona entre las opciones del menúConformidad mientras que la acción deseada para las tareas entregadas mediante flujode trabajo se selecciona entre los botones de opción.

Los signatarios necesarios que responden a las notificaciones entregadas mediante ciclode vida eligen entre las opciones del menú Conformidad siguientes para firmar undocumento controlado y finalizar la tarea:

1. Firmar para aprobar el documento controlado.

2. Adquirir firma para aprobar el documento controlado en nombre de los signatariosnecesarios de un grupo Cualquier miembro asignado a la tarea.

Esto indica que este documento controlado se ha dirigido a un grupo del que estapersona es miembro y cualquiera del grupo puede firmar el documento controladopor el grupo. Cuando se toma esta opción, la tarea se quita de la Bandeja de entradade todos los demás miembros del grupo Cualquier miembro y la persona ejecuta elpunto 1 anterior.

Otros signatarios necesarios fuera de un grupo Cualquier miembro asignado a latarea deben responder todavía a la tarea.

3. Delegar para reasignar la tarea a otra persona.

La delegación se puede realizar a cualquier miembro del grupo de signatariosopcionales que no se haya asignado aún como signatario necesario para estecontenido. Cuando se ejecuta esta opción, se envía una notificación al nuevosignatario y el proceso continúa en el modo descrito anteriormente.

4. Rechazar para desaprobar el documento controlado, con lo que se rechaza eldocumento controlado y se notifica a todos los signatarios.

Los signatarios necesarios que responden a las notificaciones entregadas mediante flujode trabajo eligen entre los botones de opción siguientes para firmar un documentocontrolado y finalizar la tarea:

1. Reenviar para aprobar el documento controlado y dirigirlo al próximo signatario.

El botón Reenviar se muestra sólo si ESTÁ definido el flujo de rechazo. Es decir,si el Asunto de la tarea se establece en dcm_signoff_reject, servirá como soporte alflujo de rechazo.

2. Terminar está previsto igualmente para aprobar el documento controlado y dirigirseal próximo signatario.


Tareas de firma

Se expone el botón Terminar si NO se ha definido el flujo de rechazo. Es decir, si elAsunto de la tarea se establece en dcm_signoff.

3. Aceptar si no está atenuado, para adquirir la firma y aprobar el documentocontrolado en nombre de los signatarios necesarios de un grupo Cualquier miembroasignado a la tarea. Esto indica que este documento controlado se ha dirigido a ungrupo del que esta persona es miembro y cualquiera del grupo puede firmar eldocumento controlado por el grupo. Cuando se toma esta opción, la tarea se quita dela Bandeja de entrada de todos los demás miembros del grupo y la persona ejecuta elpunto 1 o 2 anterior. La pantalla se actualiza para mostrar el botón de Reenviar oTerminar según corresponda, dependiendo de si se ha definido el flujo de rechazoo no.

4. Rechazar para desaprobar el documento controlado, con lo que se rechaza eldocumento controlado y se notifica a todos los signatarios.

5. Cancelar rechazo sólo se muestra cuando el signatario rechaza una tarea/documentocontrolado desde una notificación entregada mediante flujo de trabajo que no admiteel flujo de rechazo. Un documento controlado que se rechaza sigue en estadorechazado a menos que se realice una acción de Cancelar rechazo.

El botón Cancelar rechazo NO se muestra si el valor de Asunto de la tarea seestablece en dcm_signoff_reject, como soporte del flujo de rechazo. El botón Cancelarrechazo sólo aparece y está disponible para el signatario que rechaza el documentocontrolado. Está pensado para finalizar el proceso de firma cuando se rechaza undocumento controlado. El proceso de firma se pone en pausa cuando un signatariorechaza un documento controlador y no se puede finalizar, por lo tanto, a menosque se elimine la pausa mediante el botón Cancelar rechazo. Su finalidad no esrevocar la decisión de rechazo.

6. Delegar para reasignar la tarea a otra persona.

La delegación se puede realizar a cualquier miembro del grupo de signatariosopcionales que no se haya asignado aún como signatario necesario para estecontenido. Cuando se ejecuta esta opción, se envía una notificación al nuevosignatario y el proceso continúa en el modo descrito anteriormente.

Siga este procedimiento para firmar un documento controlado según lasnotificaciones/tareas entregadas mediante ciclo de vida:1. Vaya a la Bandeja de entrada de DCM y busque las notificaciones que requieren

firma.Asegúrese de establecer la configuración de filtro en la esquina superior derecha dela pantalla para mostrar sólo las notificaciones que desea ver, por ejemplo: Mostrartodo (Anexos),Mostrar todo (Ocultar anexos),Mostrar notificaciones. Mostrartareas (Anexos) yMostrar tareas (Ocultar anexos) se utilizan a fin de mostrarnotificaciones para las tareas de firma entregadas mediante un flujo de trabajo.


Tareas de firma

Nota: La tarea es el documento controlado mostrado en el panel de contenido ytambién está considerada como un anexo. Se puede mostrar también cualquierotro anexo para una tarea.

Las notificaciones de lectura se entregan con prioridad alta, de formapredeterminada, y se reconocen por los tres signos de admiración rojos en el icono,tal y como se muestra a continuación. El administrador de DCM puede modificar laconfiguración predeterminada en el archivo de configuración de la notificación enel nodo Notificaciones.

Figura 6. Ejemplo de notificación entregada mediante flujo de trabajo

2. Haga doble clic en la notificación que requiere firma mostrada en el panel decontenido para ver el documento controlado.

Figura 7. Task Manager mostrado para las notificaciones de firma que se rigen por elciclo de vida

3. Haga doble clic en el documento controlado mostrado en el panel de contenidopara abrirlo en la ficha Información y revisarlo, o vaya aMis firmas y seleccioneel documento controlado coincidente, el mismo que se identifica en la propianotificación.


Tareas de firma

4. Cierre el documento controlado y asegúrese de que está seleccionado; haga clic en eldocumento controlado para seleccionarlo.

5. Seleccione Conformidad y realice/seleccione la acción deseada; haga clic en una delas siguientes: Adquirir firma, Firmar, Rechazar o Delegar. Por ejemplo, seleccioneConformidad > Firmar para aprobar el documento controlado.Deberá confirmar la acción seleccionada para finalizar el proceso. Tambiéndeberá proporcionar justificación, su nombre de usuario y contraseña (las mismascredenciales utilizadas para el inicio de sesión en DCM) cada vez que se apruebe(firme) o desapruebe (rechace) un documento controlado.Seleccione un código de justificación distinto del espacio en blanco predeterminadoque se muestra para Justificación. El cuadro de lista contiene uno o varios códigosde justificación según el Código de firma seleccionado en el estado de ciclo de vidacorrespondiente. En el caso de que no se hayan configurado previamente los códigosde justificación correspondientes al estado de ciclo de vida aplicable, está disponiblela opción Justificación de firma predeterminada. Otros también está disponible por sidesea especificar un código de justificación distinto de aquéllos preconfigurados enel estado de ciclo de vida correspondiente. Póngase en contacto con el administradorde DCM si necesita uno o varios códigos de justificación configurados para aprobary/o rechazar una tarea.Estos son los códigos de justificación que se pueden configurar en el estado del ciclode vida aplicable para aprobar una tarea:• Cumple los requisitos 21CFR11• Cumple los requisitos de proceso internos• Cumple los requisitos FDAEstos son los códigos de justificación que se pueden configurar en el estado del ciclode vida aplicable para rechazar una tarea:• No cumple los requisitos 21CFR11• No cumple los requisitos de proceso internos• No cumple los requisitos FDAFinalmente, deben elegir de la lista desplegable, Firmar para, el rol para el queestán firmando. Si están firmando para un grupo, ése será el rol predeterminadoproporcionado.

Nota: La misma persona puede recibir varias tareas de firma para el mismodocumento controlado. Esto podría deberse a varias razones, entre las que seincluyen que le hayan asignado varias veces como signatario necesario porque tienedistintos roles que deben firmar todos para este documento controlado o que esmiembro de varios grupos, cada uno de los cuales se ha asignado como signatarionecesario. Un usuario debe tener cuidado a la hora de firmar como rol diferente cadavez que firme el mismo documento controlado.


Tareas de firma

Figura 8. Pantalla mostrada cuando se aprueba un documento controlado

Figura 9. Pantalla mostrada cuando se rechaza un documento controlado


Tareas de firma

Siga este procedimiento para firmar un documento controlado según lasnotificaciones/tareas entregadas mediante flujo de trabajo:1. Vaya a la Bandeja de entrada de DCM y busque las notificaciones que requieren

firma.Cambie la configuración de filtro predeterminada en la esquina superior derecha, deMostrar todo (Ocultar anexos) aMostrar tareas (anexos) o aMostrar tareas (Ocultaranexos) para mostrar sólo tareas de firma mediante flujo de trabajo.

Nota: La tarea es el documento controlado mostrado en el panel de contenido en laficha Información y está considerada igualmente como un anexo. Se puede mostrartambién cualquier otro anexo para una tarea.

Las notificaciones entregadas mediante flujo de trabajo se reconocen por la marca deverificación verde del icono, tal como se ilustra a continuación.

Figura 10. Ejemplo de notificación entregada mediante flujo de trabajo

2. Haga doble clic en la notificación de flujo de trabajo mostrada en el panel decontenido para ver el documento controlado.Los botones de opción en el Task Manager que aparece se exponen en función de lossignatarios necesarios asignados como usuarios individuales o grupos de usuarios.Los botones Adelante y Aceptar, por ejemplo, se exponen si el signatario es unmiembro de un grupo de usuarios asignado a la tarea.


Tareas de firma

Figura 11. Task Manager que aparece para los usuarios individuales

3. Haga doble clic en el documento controlado mostrado en el panel de contenidopara abrirlo y revisarlo.

4. Cierre el documento controlado cuando termine la revisión para continuar.

5. Opcionalmente, puede seleccionar la ficha Comentarios para agregar comentarios ytambién seleccionar la ficha Progreso para ver los próximos ejecutantes y eventoshistóricos.

6. Haga clic en el botón adecuado en la parte inferior del panel de contenido pararealizar la acción deseada.Deberá confirmar la acción seleccionada para finalizar el proceso. Tambiéndeberá proporcionar justificación, su nombre de usuario y contraseña (las mismascredenciales utilizadas para el inicio de sesión en DCM) cada vez que se apruebe(firme) o desapruebe (rechace) un documento controlado.Seleccione un código de justificación distinto del espacio en blanco predeterminadoque se muestra para Justificación. El cuadro de lista contiene uno o varios códigosde justificación según el Código de firma seleccionado en el estado de ciclo de vidacorrespondiente. En el caso de que no se hayan configurado previamente los códigosde justificación correspondientes al estado de ciclo de vida aplicable, está disponiblela opción Justificación de firma predeterminada. Otros también está disponible por sidesea especificar un código de justificación distinto de aquéllos preconfigurados en


Tareas de firma

el estado de ciclo de vida correspondiente. Póngase en contacto con el administradorde DCM si necesita uno o varios códigos de justificación configurados para aprobary/o rechazar una tarea. Consulte el procedimiento anterior para obtener ejemplos decódigos de justificación.

Figura 12. Pantalla mostrada cuando se aprueba un documento controlado


Tareas de firma

Figura 13. Pantalla mostrada cuando se rechaza un documento controlado

Cancelar rechazo es una opción de botón oculta que sólo se muestra si un signatariorechaza una tarea o documento controlado entregado sin soporte del flujo de rechazo.El botón Cancelar rechazo NO se muestra si el valor de Asunto de la tarea se estableceen dcm_signoff_reject como soporte del flujo de rechazo.

Éste es el valor que se debe configurar para admitir y habilitar el flujo de rechazo en elcaso de que un signatario necesario rechace un documento controlado configuradopara la firma.

El signatario necesario que rechaza la tarea debe utilizar Cancelar rechazo si ésta seha entregado sin soporte de flujo de rechazo. El proceso de firma se detiene cuandoun signatario necesario rechaza una tarea que no cuenta con soporte para el flujo derechazo. Este paso adicional es necesario para reanudar el proceso de modo que puedafinalizar sin que los demás signatarios necesarios que reciban la misma tarea debanemprender acción alguna. No es necesario ejecutar este paso adicional cuando las tareasde firma se entregan con un soporte de flujo de rechazo definido, mediante el cual el


Tareas de firma

proceso continúa automáticamente y finaliza cuando uno de los signatarios necesariosrechaza la tarea.


Capítulo 3Documentos controlados

Un documento es un documento controlado si se crea mediante Archivo > Nuevo > Documentocontrolado o se convierte en un documento controlado o se importa como documento controladomediante Archivo > Importar documento controlado. Cuando un documento se convierte en undocumento controlado, DCM le asigna de inmediato un ciclo de vida basándose en su configuraciónde clase de documento. El tipo de clase de documento define las características de un tipo dedocumento controlado, por ejemplo, el nombre, el tipo de objeto, el formato y el ciclo de vida. El ciclode vida de un documento controlado puede constar de los siguientes estados:• En curso• Revisar• En aprobación• Aprobado• Efectivo• Retirado• ObsoletoEste ciclo de vida es sólo un ejemplo y los ciclos de vida reales pueden ser mucho más sencillos ocomplicados que el mostrado.

Los documentos controlados se promueven automáticamente a través del ciclo de vida tras la firma omanualmente por el propietario del documento o el coordinador de clase de documento.

En esta sección se describen los siguientes temas:• Trabajar con las propiedades restringidas de un documento controlado, página 56• Crear documentos controlados en un repositorio, página 58• Importar documentos controlados, página 60• Convertir documentos en documentos controlados, página 63• Retirar y editar un documento controlado, página 64• Registrar documentos controlados, página 64• Devolver documentos controlados a su estado anterior, página 65



• Anexión de un documento relacionado a un documento controlado o eliminación de un adjunto,página 66

• Actualizar la última fecha de revisión de un documento controlado, página 67• Convertir un documento controlado en temporalmente efectivo, página 69

Trabajar con las propiedades restringidas deun documento controlado

La ficha Información restringida proporciona información sobre algunos de losmetadatos definidos para el documento controlado mediante su clase de documentoasociada.

Cuando un documento alcanza el estado dcm_approved o el estado dcm_effective,algunas de las propiedades (atributos) de la ficha de información restringida se vuelvenmodificables tal y como se describe en la tabla siguiente.

Tabla 2. Atributos de información restringida

Atributo Valor

Estado Campo de sólo visualización.

El valor de este campo refleja los valoresintroducidos con el editor del ciclo devida de DAB. Normalmente, este campocontiene el texto de una marca de aguaPSS para la visualización e impresióncontroladas.



Fecha efectiva La Fecha efectiva es la fecha y hora enlas que el documento debería pasarautomáticamente al estado Efectivo(mediante un trabajo de DCM). DCMactualiza la fecha efectiva cuando undocumento se vuelve Efectivo (exceptocuando se cambia de Suspendido aEfectivo). Para actualizar este campo,seleccione una fecha con el botónCalendario asociado .

De forma opcional, puede elegir un valorde tiempo (hora y minuto) en los menúsdesplegables.

Sólo puede editar este campo si el estadodel documento ha sido aprobado.

Fecha de última revisión Para actualizar este campo con la fecha yhora actuales, haga clic en Definir comoahora.

Asimismo, puede elegir una fecha con el

botón Calendario asociado.


Fecha de caducidad La fecha de caducidad es la fecha y horaen las que el documento debería pasarautomáticamente al estado Retirado(mediante un trabajo de DCM). DCMactualiza la fecha de caducidad cuandoel estado del documento se convierte enRetirado u Obsoleto. Para actualizar estecampo, seleccione una fecha con el botón

Calendario asociado .


Sólo puede editar este campo si eldocumento tiene el estado Efectivo.



Clase de documento Muestra la clase de documento quecontrola este documento.

Campo de sólo visualización.

Ciclo de vida Muestra el nombre del ciclo de vidaasociado con este documento.

Campo de sólo visualización.

Tipo de estado Campo de sólo visualización.

El tipo de estado actual del ciclo de vidadel documento. El valor se traduce.

Crear documentos controlados en unrepositorio

En esta sección se explica cómo crear un documento controlado nuevo en un repositorio.

Un documento controlado de DCM podría pertenecer a uno o varios tipos categorizadospor una clase de documento. Una clase de documento está asociada a un ciclo de vida.

Existen tres formas de crear un documento controlado en un repositorio mediante DCM:• Crear uno de cero, como se explica en Crear nuevos documentos controlados, página

59.• Importar uno de su sistema local de archivos, como se describe en Importar

documentos controlados, página 60.• Convertir un documento en un documento controlado, como se describe en Convertir

documentos en documentos controlados, página 63.

Para convertir un documento en un documento controlado de DCM de una clase dedocumento, se deben cumplir las condiciones siguientes.

1. Debe ser un colaborador de la clase de documento.

Esto se define utilizando el nodo Administrador-Clase de documento de DCM.

2. Debe tener el permiso Relacionar del ciclo de vida que está asociado a la clasede documento.

3. Debe tener el permiso Escribir para el documento.Para crear un documento controlado, debe estar definido como autor/colaborador paraeste tipo de documento controlado (clase de documento) por parte del administrador.



Nota: No cree un documento controlado aplicando un ciclo de vida de documentocontrolado a un documento no controlado ya existente. Debe usar uno de lostres métodos que hemos enumerado anteriormente para asegurarse de que creacorrectamente un documento controlado.

Crear nuevos documentos controlados

Cuando se crea un documento controlado, se asocia a una clase de documento y un ciclode vida determinado definido para la clase de documento seleccionada.

Nota: El nombre que se da al documento o al documento controlado en el momentode crearlo únicamente se modifica siguiendo el esquema de nombre automático (si seha seleccionado uno para la clase de documento) cuando se registra en el repositorio.El esquema de nombre automático cambia el nombre original del documento o deldocumento controlado sólo durante el registro, no cuando se crea o importa en DCM.Hasta que se registra, se mantiene el nombre original de importación o creación.

Siga este procedimiento si desea crear un documento controlado nuevo, siguiendo elformato y la clase de documento deseados, en un repositorio gestionado por DCM. Sigael procedimiento de Importar documentos controlados, página 60 si tiene un documentoexistente que desea agregar a un repositorio gestionado por DCM como documentocontrolado.

Para crear un documento controlado:1. Acceda a la ubicación del repositorio donde desee crear el nuevo documento

controlado, por ejemplo,Mi archivador inicial.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento controlado y especifique los valores encada una de las fichas para Crear, Información y Permisos.El botón Terminar estará disponible cuando se proporcionen los valores para losatributos obligatorios de la ficha Crear. Si no se modifican sus valores, se forzaráel conjunto de parámetros/valores predeterminados de los atributos opcionales.Asegúrese de cambiar los valores de las fichas Información y Permisos, por ejemplo,si los valores predeterminados mostrados no son aceptables.El valor que especifique en Clase de documento de la ficha Crear determinará quéciclo de vida se va a utilizar. Puede determinar qué ciclo de vida se utiliza para laclase de documento seleccionada consultándolo en el nodo Clases de documento.El valor de Formato se rellena automáticamente según el valor seleccionado paraPlantilla.

3. Haga clic en Terminar para finalizar la operación.



Importar documentos controladosSiga este procedimiento si desea importar un documento existente como documentocontrolado en un repositorio gestionado por DCM. Un documento seleccionado paraimportarlo se asocia a un determinado ciclo de vida, por ejemplo, DefaultLifecycle. Eldocumento que seleccione para importarlo como documento controlado (por ejemplo,Archivo > Importar documento controlado) no se podrá importar sin asociarlo a unaclase de documento. El proceso de importación no exige que se asocie una clase dedocumento al documento si simplemente se importa (por ejemplo, Archivo > Importar).En caso necesario, los documentos importados como documento normales se puedenconvertir con posterioridad en documentos controlados siguiendo los procedimientos deConvertir documentos en documentos controlados, página 63.

Nota: El nombre que se da al documento o al documento controlado en el momento deimportarlo únicamente se modifica siguiendo el esquema de nombre automático (si seha seleccionado uno para la clase de documento) cuando se registra en el repositorio.El esquema de nombre automático cambia el nombre original del documento o deldocumento controlado sólo durante el registro, no cuando se crea o importa en DCM.Hasta que se registra, se mantiene el nombre original de importación o creación.

Para importar un documento controlado al repositorio:1. Acceda a la ubicación del repositorio a la que desee importar uno o varios

documentos, por ejemplo,Mi archivador inicial.

2. Seleccione Archivo > Importar documento controlado y haga clic en el botónAgregar archivos o Agregar carpetas de la pantalla Importar para seleccionar eldocumento o la carpeta que contenga los documentos que desee importar.



Figura 14. Pantalla Importar para importar documentos como documentos controlados

Nota: No puede Terminar el proceso de importación a menos que dé el pasoSiguiente para asignar una clase de documento al documento y clasificarlo comodocumento controlado. El botón Terminar estará disponible si se ha seleccionadoArchivo > Importar para importar el documento sin convertirlo en documentocontrolado.

3. Haga clic en Siguiente para asignar una clase de documento al documento yconvertirlo en un documento controlado.Necesitará hacer clic en Siguiente para especificar los valores que difieran de lospredeterminados para cada documento en el caso de que haya más de un documentopara importar. Haga clic en Terminar para aceptar los valores predeterminadoso después de cambiar cualquiera de los valores predeterminados. Haga clic enContinuar de la pantalla de confirmación, si se muestra, para aplicar los valorespredeterminados o los valores nuevos a los documentos restantes en el caso de quehaya seleccionado/agregado más de un documento para importarlo. El mensajesiguiente aparecerá en la pantalla de confirmación: Al continuar, se aplicarán suscambios a todos los archivos restantes. Si desea aplicar cambios individuales aarchivos diferentes, pulse Cancelar y navegue por los archivos utilizando losbotones "Siguiente" y "Anterior".Aunque el valor de Formato se rellena según la Clase de documento seleccionada, sepuede cambiar en caso necesario.Aunque el Nombre del documento para cada documento mostrado se puedecambiar si es preciso, cada nombre debe ser único.También puede determinar el ciclo de vida que se va a utilizar si hace clic enSeleccionar.



Figura 15. Pantalla que aparece al importar sólo un documento

Figura 16. Pantalla que aparece al importar varios documentos

El documento 3 de 3 de este ejemplo obtendría los mismos valoresproporcionados para el documento 2 si se hace clic en

Terminar en lugar de en Siguiente



Convertir documentos en documentoscontrolados

Cuando es necesario, los documentos de un repositorio gestionado por DCM sepueden convertir en documentos controlados mediante este procedimiento. Aunqueun documento simple se puede convertir en documento controlado, sin embargo, undocumento virtual no se puede convertir en documento controlado a menos que seconvierta primero en documento simple, su formato original. Tampoco se puedenconvertir los documentos retirados. Es necesario registrar los documentos antes depoder convertirlos en controlados.

Para convertir documentos en documentos controlados.1. Acceda al documento que desee convertir en documento controlado.

2. Con el botón secundario, haga clic en el documento que desee de la lista del panel decontenido y seleccione Conformidad > Convertir en documento controlado.Al contrario de lo que podría esperarse, el documento, después de convertirse endocumento controlado, podría desaparecer de su carpeta original. Quizás se muevaa una ubicación predefinida si el ciclo de vida cuenta con un valor predefinido parael atributoMover a ubicación.



3. Especifique los valores preferidos en cada una de las fichas para Crear, Informacióny Permisos. El procedimiento para convertir en documento controlado es similar alprocedimiento para crear un documento controlado.Sólo es obligatorio rellenar los campos Nombre y Clase de documento de la fichaCrear. Los demás atributos son opcionales, por lo que hay que comprobarlos ymodificar sus parámetros predeterminados en caso necesario. También se puedeno deben cambiar, en caso necesario, los valores mostrados para los atributosobligatorios.

4. Haga clic en Siguiente para aplicar los valores predeterminados o los nuevos de laficha que se muestre y pase a la ficha siguiente. Haga clic en Terminar cuando estélisto para aplicar los valores predeterminados o los nuevos en todas las fichas.

Retirar y editar un documento controladoPuede retirar, editar, crear versiones y registrar un documento controlado de la mismamanera que lo puede hacer con cualquier archivo de Documentum. La única restricciónaplicada a los documentos controlados es la siguiente:• no se pueden registrar varios documentos controlados a la vez• no se puede registrar mediante la opción Convertir ésta en la versión actual• la creación de versiones de un documento controlado depende del tipo de documento

asociado al documento controlado

Para crear versiones de un documento controlado, retire el documento controlado y,a continuación, regístrelo.

Al retirar un documento controlado que está en proceso de firma activo, los estados defirma se establecen como Revisando en lugar de Cancelado. Si cancela la retirada, elestado Revisando vuelve a su estado anterior.

Registrar documentos controladosLas opciones de versiones disponibles en el registro vienen dictadas por las especificadasen la clase del documento. Registrar la misma versión está deshabilitado paralos documentos con el estado de ciclo de vida aprobado o los estados siguientes,independientemente de la configuración de la clase de documento. En los documentosefectivos, esta opción está deshabilitada automáticamente. Cuando retire una nuevaversión de un documento controlado, los estados de firma de la versión anterior deldocumento volverán a sus estados originales.



Cuando el documento esté registrado, tendrá que iniciar manualmente el proceso defirma. Consulte la sección Inicio del proceso de firma de un documento controlado,página 41.

Devolver documentos controlados a su estadoanterior

Nota: Asegúrese de que Documentum Application Builder (DAB) disponga de ciclos devida configurados para la devolución a un estado anterior.

La función de devolución a un estado anterior siempre está disponible para losdocumentos controlados, no obstante, en algunas circunstancias, la operación puedefallar. Esta acción devuelve un elemento al estado anterior del ciclo de vida. Si eldocumento controlado está en relaciones de firma de agregados, al devolver al estadoanterior el documento controlado, debe quitar el documento controlado de la relación.Para que la funcionalidad de devolución al estado anterior funcione correctamente, debehabilitar la devolución en el estado de ciclo de vida, así como en la interfaz gráfica deusuario de la extensión de ciclo de vida. La función de devolución al estado anterior estárestringida a los coordinadores de clase de documento para documentos aprobados. Estafunción siempre está deshabilitada en documentos de tipo Efectivo, Retirado yObsoleto.

La devolución de elementos a su estado anterior provoca que el estado original de losobjetos de firma se establezca como En espera. Las firmas en el estado anterior seestablecen como En espera. Volver al estado anterior no hace que se vuelvan a evaluarlas reglas empresariales o de ciclo de vida. Para promover un documento de vuelta asu estado original, se agregan manualmente los signatarios en el estado antes de que seespecifique la devolución de estado. Los signatarios se pueden agregar (pero no quitar)en función de las reglas empresariales y de signatarios obligatorios del ciclo de vida.

Un signatario puede firmar un documento, o bien, realizar esta operación en nombrede uno o varios grupos. Aunque el mismo signatario puede aparecer dos veces en losseguimientos de auditoría, sólo se muestra una firma en la página. Si ya ha aprobado undocumento que está en un flujo de trabajo y anula dicho flujo, inícielo de nuevo.

DCM evita las firmas electrónicas por duplicado que tienen un nombre de usuario,justificación o evento idénticos. Esto significa que las firmas electrónicas no se aplicarána la página de firmas si se ha aplicado una firma que cumple todas las condicionessiguientes:• mismo usuario para el mismo grupo• mismo evento, dcm_signoff o dcm_reject, por ejemplo• mismo código de justificación para el mismo estado de ciclo de vida del documento

controladoEn cualquier caso, cada firma o rechazo se registra en el seguimiento de auditoría.



Para devolver a su estado anterior los documentos que no se encuentranen relaciones de firma de agregados:1. Acceda al documento del repositorio, por ejemplo, Archivadores > Documentos

controlados.

2. Seleccione el documento de la lista del panel de contenido que vaya a ser devueltoal estado anterior y haga clic en Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estadoanterior.Si el usuario no es un coordinador, puede que aparezca el error siguiente paraalgunas clases de documentos: No puede devolver al estado anterior losdocumentos seleccionados, el usuario no es un coordinador para la clase dedocumento.

Nota: No puede devolver a su estado anterior documentos que no se encuentren enrelaciones de firma de agregados. Consulte el procedimiento para quitar anexos.

Anexión de un documento relacionado a undocumento controlado o eliminación de unadjunto

Cuando agregue o quite anexos, el número de signatarios del documento que estéanexando podría cambiar en función de la relación utilizada para anexar los archivos. Siagrega anexos, el número de signatarios puede aumentar, y si los quita, puede disminuir.

Según cómo esté configurado el sistema, puede anexar un archivo a un documentocontrolado, solicitud de cambio o aviso de cambio.

Para adjuntar un archivo a un documento controlado o para quitar unarchivo de un documento controlado:1. Acceda a la ubicación del documento controlado que necesite el adjunto, por

ejemplo, Archivadores > Documentos controlados > En curso.

2. Seleccione el documento controlado de la lista del panel de contenido para el quedesee proporcionar un adjunto y haga clic enMostrar > Propiedades > Anexos.

3. Haga clic en Agregar en la ficha Anexos para proporcionar un adjunto desde lapantalla del localizador resultante.Según su configuración, podrá seleccionar un documento controlado efectivo paraanexarlo. No obstante, quizás también pueda anexar cualquier archivo como, porejemplo, documentos de soporte no controlados.Seleccione una relación de la lista desplegable Relación.



Sólo se mostrará una lista de los tipos de relaciones disponibles para el documento.Al seleccionar un tipo de relación, la lista se establece con los documentos disponiblespara esa relación.Agregue los anexos haciendo clic en Agregar, seleccionándolos en el cuadroSeleccionar de la lista y, a continuación, haciendo clic en Agregar. Puede quitar unanexo seleccionándolo y haciendo clic enQuitar. Cuando haya terminado de agregaranexos, haga clic en Aceptar. Regresará a la ficha Anexos donde habrá una listade los documentos anexados nuevos.

4. Haga clic en Aceptar para aceptar los adjuntos seleccionados en la pantalla dellocalizador.Si desea asignar más signatarios al documento, consulte Asignación de signatarios,página 43.

5. Haga clic en Aceptar en la pantalla Propiedades para que los cambios surtan efecto.Después de agregar un adjunto, quizás desea retirar el archivo y editar el contenido.

Nota: 1. No se puede adjuntar el mismo documento a varios documentos padre enrelaciones de firma o promoción de grupo.

2. Cuando seleccione una firma de agregados para un anexo y lo quite, también sequitarán los signatarios agregados.

Actualizar la última fecha de revisión de undocumento controlado

Después de revisar un documento controlado deberá actualizar la Fecha de últimarevisión en la página Propiedades del documento controlado.

Cuando se actualice la Fecha de última revisión, se restaurará el ciclo de revisión deldocumento controlado que esté en el estado Efectivo. DCM incluye la capacidad dedefinir los períodos de revisión de los documentos controlados que necesiten serrevisados periódicamente por su importancia y exactitud, por ejemplo. El administradorde DCM establece un ciclo de revisión y un período de notificación. Los documentoscontrolados que necesiten ser revisado periódicamente se pueden programar según elciclo de revisión. El ciclo de revisión o la frecuencia de revisión establece la cantidadde tiempo que puede transcurrir antes de que el documento controlado necesiteser revisado. Por ejemplo, se puede establecer que se produzca un ciclo de revisióntranscurridos tres meses, seis meses, un año, dos años o el intervalo que se considereoportuno. El período de notificación identifica una fecha de inicio para las notificacionesprevias a la revisión. Si el ciclo de revisión se establece en seis meses y el período denotificación en dos días, por ejemplo, las notificaciones se enviarán dos días antes deque concluyan los seis meses. Si el revisor no actualiza la Fecha de última revisión antesde la fecha introducida para la Fecha de caducidad, las notificaciones se reanudarán y



seguirán enviándose hasta que el revisor revise y actualice la Fecha de última revisión.El ciclo de revisión se vuelve a calcular según la Fecha de última revisión. Esto implicaque un ciclo de revisión que pida una revisión cada seis meses, a finales de abril y deoctubre como punto de partida, por ejemplo, podría trasladarse a mayo y noviembresi el revisor actualiza la Fecha de última revisión un mes después de lo previsto. Escomparable a una revisión dental en la que esté programada una limpieza de dientescada 6 meses, para la cual se empiecen a emitir notificaciones 2 días antes de la fechareal. Si no se acude a la cita, las notificaciones se reanudan. En función de cuándo seproduzca finalmente la nueva cita, se calculará un nuevo programa de seis meses.

Cuando se ejecuta un trabajo de notificación de revisión de documento, el sistema leela última fecha de revisión a fin de determinar cuándo se enviará una notificación derevisión del documento. Cuando se actualiza la última fecha de revisión del documento,el programa de notificación se ajusta de manera pertinente.

Puede establecer la fecha de última revisión en cualquier fecha entre la fecha efectiva yla hora en que la estableció, en incrementos de cinco minutos. Si hace clic en la fechaDefinir como ahora, el sistema se comportará como en la versión anterior.

Nota: La fecha de la última revisión sólo la podrá actualizar el coordinador de clase dedocumento y si el documento se encuentra en el estado Efectivo.

Para restablecer (actualizar) la última fecha de revisión:1. Asegúrese de que el documento controlado está seleccionado en el panel de

contenido cuando termine de revisarlo y lo haya cerrado.

2. Haga clic enMostrar > Propiedades > Información y seleccione la ficha Informaciónrestringida.



Figura 17. Información restringida

3. Haga clic en la ficha Información restringida.

4. Edite la Fecha de última revisión con la fecha actual o la fecha en que finalizó larevisión. Si lo prefiere, puede hacer clic en el botón Definir como ahora.

5. Haga clic en Aceptar.

Convertir un documento controlado entemporalmente efectivo

Utilice este procedimiento para suspender automáticamente la versión ACTUAL de undocumento efectivo que esté en el estado Efectivo de un ciclo de vida de DCM. Todoslos ciclos de vida de DCM disponibles de forma preestablecida tiene el estado Efectivoya definido con un estado de excepción para retener/incluir un documento suspendidohasta que se reanude y restituya. DCM permite convertir en temporalmente efectiva laversión más reciente de un documento controlado hasta que el documento suspendidose reanude, restituyéndose en Efectivo. La versión más reciente de un documentocontrolado debe encontrarse en el estado de ciclo de vida previo al estado efectivo de suciclo de vida antes de poder convertirla en temporalmente efectiva. Si, por ejemplo, eldocumento efectivo es el 1.0 y se han creado (registrado) las versiones 1.1 y 1.2, sólo sepodrá convertir en temporalmente efectiva la versión 1.2 si está en un estado aprobado;la versión más reciente seleccionada debe haberse firmado. Cuando se convierta en



temporalmente efectiva la versión 1.2, la 1.0 se suspenderá automáticamente. Si laversión 1.2 se convierte repentinamente en ACTUAL, no se podrá suspender hasta que laversión 1.3 esté disponible (registrada) y aprobada.

Un documento controlado no se puede convertir temporalmente en efectivo en lassiguientes circunstancias:

• Cuando se trata de un documento controlado que no es la versión más reciente, esdecir, cualquier versión anterior a la última versión registrada. Por ejemplo, si tienela versión 1.1 y la 1.2 de un documento, no se puede convertir en temporalmenteefectiva la versión 1.1.

• Si el documento controlado no se encuentra en el estado inmediatamente anterior decuando se hizo efectivo.

• Si el documento controlado es un hijo en una relación de promoción de grupo y laregla del padre es promover el hijo para el estado actual.

• A menos que la persona que cambie el estado del documento controlado atemporalmente efectivo sea el coordinador (como se define en la clase de documento).

• Cuando no hay una versión efectiva.• Si la versión efectiva del documento controlado no se puede suspender.

Nota: Cuando convierta temporalmente un documento en efectivo, podrá especificarla hora en horas y minutos, en incrementos de cinco minutos.

Para convertir un documento en temporalmente efectivo:1. Acceda al estado firmado del ciclo de vida del repositorio que contenga la versión

más reciente del documento efectivo que deba suspenderse. El estado al que sedebe acceder cuando se utiliza un ciclo de vida de DCM es el estado Aprobado,configurado con anterioridad al estado Efectivo.

2. Seleccione la versión más reciente del documento controlado del panel de contenidoy haga clic en Conformidad > Convertir en temporalmente efectiva.

3. En el campo Fecha de caducidad, defina la fecha de caducidad del documento. Eltiempo también se puede especificar en horas y minutos.El documento se convierte inmediatamente en efectivo hasta que se alcance la fechade caducidad.Si ya existe una versión ACTUAL de este documento, se suspende la versiónACTUAL hasta que caduque el documento temporalmente efectivo.




La fecha efectiva se restablece a la fecha de hoy.


Capítulo 4Solicitudes de cambio y avisos decambio

Una solicitud de cambio es un documento especial de Documentum Compliance Manager quese puede usar para solicitar cambios en un documento controlado. Los avisos de cambio sondocumentos utilizados para revisar y firmar los cambios de los documentos controlados.

DCM tiene configuradas clases de documento predeterminadas para los avisos de cambio y lassolicitudes de cambio, pero puede crear sus propios documentos. En esta sección se proporcionaninstrucciones para crear y configurar avisos y solicitudes de cambio en el sistema DCM.

En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre solicitudes de cambio, página 73• Usar solicitudes de cambio, página 74• Información general sobre avisos de cambio, página 75• Usar avisos de cambio, página 76• Relaciones y dependencias entre documentos, página 78• Documentos de soporte, página 78• Anexar documentos controlados a avisos y solicitudes de cambio, página 81

Información general sobre solicitudes decambio

Una solicitud de cambio es un tipo de documento especial de Documentum ComplianceManager que se puede usar para solicitar cambios en un documento controlado. Unasolicitud de cambio estándar no contiene un documento real, sino la informaciónnecesaria en los atributos del documento, por ejemplo, el título del documento, ladescripción del cambio solicitado y el motivo del cambio.


Solicitudes de cambio y avisos de cambio

Usar solicitudes de cambioEsta sección consta de los siguientes temas:• Crear solicitudes de cambio, página 74• Retirar y editar solicitudes de cambio, página 75

Crear solicitudes de cambio

Las solicitudes de cambio tienen todas las propiedades de los documentos estándary algunas adicionales diseñadas especialmente para el proceso de DocumentumCompliance Manager.

Todo usuario de DCM que pertenezca al rol de autor de la clase de documento asociadaa la solicitud de cambio puede crear y enviar una solicitud de cambio de cualquierdocumento.

Para crear una solicitud de cambio:1. Acceda aMi archivador inicial o a uno de los archivadores de Archivadores,

preferentemente a la carpeta creada para las solicitudes de cambio.

2. Haga clic en Archivo > Nuevo > Solicitud de cambio y especifique los valores segúnsea necesario en las fichas Crear e Información.Sólo son obligatorios el nombre y la clase de documento en la ficha Crear. Aunqueel valor para la plantilla se rellena automáticamente según la clase de documentoseleccionada, puede seguir adelante y cambiarlo para una plantilla diferente, cuandosea necesario.Una clase de documento es un tipo de documento controlado asociado a un conjuntode comportamiento y características predeterminados de ese tipo.Al seleccionar una clase de documento, automáticamente se anexa un ciclo de vida.El ciclo de vida especifica los estados por los que el documento avanza durante suciclo de vida. El ciclo de vida también controla los permisos del documento.

3. Haga clic en Terminar.La solicitud de cambio se enviará automáticamente.La nueva solicitud de cambio se almacenará en la carpeta que representa su estado deciclo de vida actual. La primera vez que se envíe una solicitud de cambio, su estadoserá En curso, con lo que se guardará en la carpeta Archivadores > Solicitudes decambio > En curso. Cuando la solicitud de cambio se encuentre en el estado Encurso, podrá anexarle documentos controlados. Si precisa más información, consulteAcerca de las relaciones de documento, página 111.



La solicitud de cambio se moverá manual o automáticamente a través de sus estadosdependiendo de cómo diseñó el administrador el ciclo de vida de documento elegido.Si precisa más información sobre el uso de los ciclos de vida, consulte el Capítulo 10,Extensiones de ciclo de vida y, si precisa más información sobre el trabajo con ciclosde vida específicos de DCM, consulteDocumentum Compliance Manager AdministrationGuide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Retirar y editar solicitudes de cambio

Puede retirar, editar, crear versiones y registrar una solicitud de cambio de la mismamanera que lo puede hacer con cualquier archivo de Documentum. La única restricciónen las solicitudes de cambio tiene que ver con la creación de versiones. La creación deversiones de una solicitud de cambio depende de la clase de documento y del procesoempresarial a ella asociados.

Para crear versiones de una solicitud de cambio, retire la solicitud y, a continuación,regístrela. Si la solicitud de cambio tiene contenido, DCM permite editar o reemplazar elcontenido mediante la opción Registrar desde archivo.

Información general sobre avisos de cambioLos avisos de cambio se utilizan para revisar y firmar los cambios de los documentoscontrolados e informar a las personas necesarias de que un documento controlado hacambiado. Normalmente, un aviso de cambio no tiene contenido, sino que se usa paragestionar cambios.

Cualquier usuario de DCM con rol de autor, puede crear y enviar avisos de cambio paraun documento controlado. Puede promover un aviso de cambio desde el estado En cursoal estado En aprobación. Cuando el estado del aviso de cambio sea En aprobación, podráiniciar manualmente el proceso de firma en cualquier momento.

Un aviso de cambio estándar no tiene contenido. Toda la información que ofrece elaviso de cambio, por ejemplo, con qué documentos se relaciona, está definida en laspropiedades. Sin embargo, los avisos de cambio pueden tener contenido. Al usar avisosde cambio con contenido, hay que abrir y leer un documento. Por ejemplo, si tiene unformulario de aviso de cambio con información distinta o adicional a la que permiten laspropiedades, puede crear un aviso de cambio especializado con el formulario adjuntocomo contenido.

• Los usuarios pueden especificar que los signatarios de un aviso de cambio procedande sus hijos (signatarios de agregación).

• El proceso de firma de los documentos hijo lo asumen sus padres.



• Los documentos hijo no se muestran en la listaMis firmas ni en la bandeja de entrada.• La adición de signatarios no se puede realizar en el padre.• Si se quita un signatario del padre, también se quitará de todos los documentos hijos.• La firma se puede realizar en los documentos hijo.• Todos los signatarios de avisos de cambio firman los documentos hijo contenidos

en su interior.• Los signatarios de agregación se pueden configurar para agregar signatarios

únicamente en estados concretos, que se especifican al editar las reglas para el rol defirma del Grupo.

• En este momento los usuarios pueden agregar signatarios desde los documentosanexos en Aviso de cambio. En la ficha Firmas del documento controlado anexado,el estado se establece como Firma del padre.

• Si está establecido Firma del padre y desea firmar un documento controlado, tendráque firmar el Aviso de cambio en lugar del documento controlado.

Nota: Cuando anexe varios documentos a los avisos de cambio y el administradorconfigure el sistema de una forma específica, se podría dar la siguiente situación: cuandoaplique el aviso de cambio, todas las firmas aparecerán en todos los documentos,incluso aunque no se hayan especificado todos los signatarios en todos los documentosoriginales.

Usar avisos de cambioEsta sección consta de los siguientes temas:• Crear avisos de cambio, página 76• Retirar y editar avisos de cambio, página 77

Crear avisos de cambio

Los avisos de cambio se utilizan para revisar y firmar los cambios de los documentoscontrolados e informar a las personas necesarias de que ha cambiado un documentocontrolado.

Para crear un aviso de cambio:1. Desplácese aMi archivador inicial o a uno de los archivadores de Archivadores,

preferentemente la carpeta creada para avisos de cambio.

2. Haga clic en Archivo > Nuevo > Aviso de cambio e introduzca los valores de lamanera necesaria tanto en la ficha Crear como en la ficha Información.



Sólo son obligatorios el nombre y la clase de documento en la ficha Crear. Aunqueel valor para la plantilla se rellena automáticamente según la clase de documentoseleccionada, puede seguir adelante y cambiarlo para una plantilla diferente, cuandosea necesario.Una clase de documento es un tipo de documento controlado asociado a un conjuntode comportamiento y características predeterminados de ese tipo.Al seleccionar una clase de documento, automáticamente se anexa un ciclo de vida.El ciclo de vida especifica los estados por los que el documento avanza durante suciclo de vida. El ciclo de vida también controla los permisos del documento.

3. Haga clic en Terminar.El aviso de cambio se enviará automáticamente.El nuevo aviso de cambio se almacenará en la carpeta que representa el tipo deestado. La primera vez que se envía un aviso de cambio, el estado será En curso, conlo que se almacenará en la carpeta Archivadores > Avisos de cambio > En curso.El aviso de cambio se moverá manual o automáticamente a través de sus estadosdependiendo de cómo diseñó el administrador el ciclo de vida de documento elegido.Si precisa más información sobre el uso de los ciclos de vida, consulte el Capítulo 10,Extensiones de ciclo de vida y, si precisa más información sobre el trabajo con ciclosde vida específicos de DCM, consulteDocumentum Compliance Manager AdministrationGuide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Retirar y editar avisos de cambio

Puede retirar, editar, crear versiones y registrar un aviso de cambio de la misma maneraque lo puede hacer con cualquier archivo de Documentum. La única restricción enlas solicitudes de cambio tiene que ver con la creación de versiones. La creación deversiones de un aviso de cambio depende de la clase de documento y del procesoempresarial a él asociados.

Para crear versiones de un aviso de cambio, retire el aviso y, a continuación, regístrelo. Siel aviso tiene contenido, DCM permite editarlo o reemplazarlo con la opción Registrardesde archivo.

Al crear una versión de un aviso de cambio, la versión anterior y la nueva coexisten enel repositorio.



Relaciones y dependencias entre documentosUna relación define las dependencias entre documentos. Los avisos de cambio utilizanlas relaciones especificadas para definir qué documentos se distribuirán para que sefirmen. Estas relaciones están enlazadas a versiones específicas de documentos. Cuandose aprueba o promociona un documento, DCM averigua las relaciones definidas para esedocumento con la intención de decidir si el documento se va a aprobar o a promoverpor separado o dentro de un grupo. Por ejemplo, si se emite una solicitud de cambioen relación con un SOP, la solicitud de cambio tendrá una relación con dicho SOP. Eladministrador define las relaciones entre documentos según los procesos internos de laempresa.

Si precisa más información sobre relaciones, consulte Documentum Compliance ManagerAdministration Guide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Documentos de soporteUtilice este procedimiento para asociar (anexar) un documento de soporte (documentono controlado) a un documento controlado, aviso de cambio o solicitud de cambio. De locontrario, consulte Anexar documentos controlados a avisos y solicitudes de cambio,página 81 si desea anexar un documento controlado en lugar de un documento desoporte. Puede limitar los anexos a tipos de documento concretos según la relaciónseleccionada de aquellos mostrados/definidos en Tipos de relaciones del panel denavegación. Se debe definir un tipo de relación para el documento padre antes de poderseleccionarlo o procesarlo para un anexo. No existen reglas de anexos ni reglas deproceso que especificar excepto el documento padre si selecciona Soportes para el anexoTipo, tal y como se muestra abajo.



Figura 18. Crear una relación de soporte para permitir anexar documentos no controlados

Una vez que se ha creado/definido un tipo de relación para un documento, por ejemploVS_BA tal y como se muestra más arriba, puede desplazarse al documento y seguir elprocedimiento en esta sección para agregar un documento de soporte como anexo.Se pueden crear otras relaciones para el mismo documento que especifican un tipodiferente, si es necesario. Cada uno de los cuatro valores para el tipo se define dela siguiente forma:• Proceso: este tipo define el procesamiento que hay que realizar en un documento

controlado.



• Comparación: este tipo define una referencia a un documento controlado. Estareferencia siempre hace referencia a la versión original de un documento cuandose anexó.

• Referencia: este tipo define una referencia a un documento controlado. Esta referenciasiempre hace referencia a la versión actual.

• Soportes: este tipo define una referencia a un documento no controlado.Los documentos de soporte son documentos controlados, pero no son procesadosni gestionados por DCM. Sin embargo, se puede anexar cualquier documento a undocumento controlado que tenga definida una relación de documento de soporte. Porejemplo, un documento de soporte puede ser un informe, estudio o memorando querecomiende una forma distinta de ejecutar un procedimiento en un aviso de cambioque afecte a un SOP.

Los documentos de soporte no están diseñados para distribuirse para revisión o firma.Cuando el aviso de cambio con el que están relacionados se envía a los revisores, éstospueden ver qué documentos acompañan al aviso de cambio. Los signatarios puedenver un documento de soporte desde el aviso de cambio.

Después de crear o importar un documento de soporte, podrá establecer la relación entreéste y el aviso de cambio al que acompaña. Si precisa más información sobre la creaciónde relaciones, consulte Documentum Compliance Manager Administration Guide (Guía deadministración de Documentum Compliance Manager).

Los miembros del rol de autor o colaborador pueden realizar este procedimiento.

Para anexar un documento de soporte a un documento controlado, avisode cambio o solicitud de cambio:1. Desplácese a Archivadores > Avisos de cambio > En curso o a Archivadores >

Solicitudes de cambio > En curso. También puede desplazarse al estado Aprobadopara proporcionar un anexo.

2. Haga clic con el botón secundario en un aviso de cambio o una solicitud de cambiodel panel de contenido y seleccione Propiedades.

3. Seleccione la ficha Anexos y haga clic en Agregar.El atributo Relación de la pantalla resultante muestra sólo aquellas relaciones que secrearon/definieron para el aviso de cambio o la solicitud de cambio seleccionadospara el anexo.

4. Seleccione una relación del cuadro de lista que hace referencia a los documentos desoporte y, a continuación, haga clic en Aceptar o utilice el campo de texto si deseaseleccionar de entre los documentos que comienzan con las letras que especifiquey, a continuación, haga clic en Aceptar.Las opciones del cuadro de lista se muestran según el valor especificado parala etiqueta de las relaciones creadas. Si es necesario, desplácese hasta Tipos derelaciones y busque la etiqueta que coincida con la que desea seleccionar del cuadro



de lista para determinar de qué tipo es la relación seleccionada. Si no se muestranopciones para el documento seleccionado, significa que no se crearon relaciones deningún tipo para el documento seleccionado. Necesitará crear la relación adecuadapara el documento seleccionado y, a continuación, vuelva a este procedimiento paraproporcionar un anexo.Si no se muestran relaciones de soporte en el cuadro de lista para el documentopadre seleccionado, aviso de cambio o solicitud de cambio, siga los procedimientospara que Creación de un tipo de relación, página 114 cree una relación de soportetal que establezca el valor para el atributoTipo en Soportes. Todas las relaciones,independientemente de su tipo, si se ha creado más de una para un documentodeterminado, aparecerán en el cuadro de lista.

5. Haga clic en Aceptar en la pantalla del localizador resultante para aceptar la relaciónseleccionada.

6. Haga clic en Aceptar para aceptar las entradas en la pantalla de diálogo Relacionesmejoradas de DCM.

7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la página Propiedades.

Anexar documentos controlados a avisos ysolicitudes de cambio

Siga este procedimiento para anexar un documento controlado a un aviso de cambio,solicitud de cambio o documento controlado (en lugar de avisos de cambio o solicitudesde cambio, si es necesario). De lo contrario, consulte el procedimiento en Documentosde soporte, página 78 si necesita anexar un documento no controlado. Los detallesque definen los cuatro tipos de relaciones también se incluyen en esa sección. Elprocedimiento de aquí es esencialmente igual al que se utiliza para anexar documentosde soporte. Sin embargo, la única diferencia está en el valor (opción) seleccionadopara el atributo Relación. Deseará seleccionar una relación de un tipo que no es desoporte, por ejemplo, Comparación, Proceso o Referencia. Una relación para un documentocontrolado, al que desea anexar otro documento controlado, se debe crear antes de poderseleccionarla del cuadro de lista Relación.

Para anexar un documento controlado a un aviso de cambio, solicitud decambio o documento controlado:1. Desplácese a Archivadores > Avisos de cambio > En curso o a Archivadores >

Solicitudes de cambio > En curso. También puede desplazarse al estado Aprobadopara proporcionar un anexo.

2. Haga clic con el botón secundario en un aviso de cambio o una solicitud de cambiodel panel de contenido y seleccione Propiedades.



3. Seleccione la ficha Anexos y haga clic en Agregar.El atributo Relación de la pantalla resultante muestra sólo aquellas relaciones que secrearon/definieron para el aviso de cambio o la solicitud de cambio seleccionadospara el anexo.

4. Seleccione una relación del cuadro de lista que hace referencia a los documentoscontrolados y, a continuación, haga clic en Aceptar o utilice el campo de texto sidesea seleccionar de entre los documentos controlados que comienzan con las letrasque especifique y, a continuación, haga clic en Aceptar.Las opciones del cuadro de lista se muestran según el valor especificado parala etiqueta de las relaciones creadas. Si es necesario, desplácese hasta Tipos derelaciones y busque la etiqueta que coincida con la que desea seleccionar del cuadrode lista para determinar de qué tipo es la relación seleccionada. Si no se muestranopciones para el documento seleccionado, significa que no se crearon relaciones deningún tipo para el documento seleccionado. Necesitará crear la relación adecuadapara el documento seleccionado y, a continuación, vuelva a este procedimiento paraproporcionar un anexo.Si no se muestran relaciones en el cuadro de lista para el documento padreseleccionado, aviso de cambio o solicitud de cambio, siga los procedimientos paraque Creación de un tipo de relación, página 114 cree una o más relaciones, según senecesite. Asegúrese de que selecciona Referencia, Comparación o Proceso para tipo paracrear una relación para el padre seleccionado con un documento hijo controlado.Todas las relaciones, independientemente de su tipo, si se ha creado más de una paraun documento determinado, aparecerán en el cuadro de lista.

5. Haga clic en Aceptar en la pantalla del localizador resultante para aceptar la relaciónseleccionada.

6. Haga clic en Aceptar para aceptar las entradas en la pantalla de diálogo Relacionesmejoradas de DCM.

7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios en la página Propiedades.


Capítulo 5Aplicaciones empresariales

En esta sección se describen los siguientes temas:• Crear una aplicación empresarial, página 83• Ver o modificar las aplicaciones empresariales, página 89• Eliminar las aplicaciones empresariales , página 89

Crear una aplicación empresarialUna aplicación empresarial se debe definir y asignar a cada clase de documento quese cree. La aplicación empresarial asignada a una clase de documento determina quéacciones se pueden o no se pueden tomar en relación con un documento determinado,identifica los miembros en los roles de colaborador y coordinador que pueden accederal documento y qué plantillas y flujos de trabajo se pueden utilizar para gestionar eldocumento. Mientras más elementos se agreguen a cada una de las fichas Coordinadores,Colaboradores, Plantilla y Flujo de trabajo, mayor será la lista de elección de los cuadrosde lista cuando se cree un documento controlado en relación con una clase de documentodeterminada. Puede indicar a qué clase de documento está asociada una aplicaciónempresarial (es decir, qué aplicación empresarial utiliza una clase de documento). Paraello, haga clic en el nombre que se muestra en el panel de contenido.

Cree la aplicación empresarial sólo después de haber definido sus requisitos y habercreado los usuarios/grupos/roles, objetos, flujos de trabajo y ciclos de vida necesarios.

Para crear una aplicación empresarial:1. Desplácese a Administración > DCM > Aplicaciones empresariales.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Aplicación empresarial y haga clic en Terminar alfinalizar el formulario de cada ficha. Puede crear una aplicación empresarial enrelación con las configuraciones predeterminadas mediante la introducción de unnombre único, ya que sólo es obligatorio el atributo Nombre y, después, modifique


Aplicaciones empresariales

su forma en la pantalla Propiedades para satisfacer sus necesidades cuando estélisto para utilizarla.Consulte la tabla siguiente, cuando sea necesario, para obtener una descripción delos atributos en la ficha Información. Todas las fichas restantes para Coordinadores,Colaboradores, Plantilla y Flujo de trabajo exigen agregar un elemento, unoo más si es necesario, desde una pantalla de localizador que aparece al hacerclic en Agregar. Una vez agregado un elemento para una ficha determinada, semuestra/aparece un botón Quitar junto al botón Agregar de modo que puedaanular la selección de elementos seleccionados involuntariamente o que ya no seannecesarios cuando edita la aplicación empresarial en sus Propiedades. Consulte Usodel localizador, página 24 para ver instrucciones, si es necesario.La aplicación empresarial, una vez creada, se muestra en el panel de contenidosegún el nombre que le haya asignado. Se puede editar en sus Propiedades al hacerclic con el botón secundario en el panel de contenido y seleccionar Propiedades.La aplicación empresarial también se puede eliminar de igual forma del panel decontenido al hacer clic con el botón secundario en el panel de contenido y seleccionarEliminar. Aparece una advertencia si la aplicación empresarial está en uso alintentar eliminarla.

Tabla 3. Aplicación empresarial: Atributos de la ficha Información

Atributo Valor

Nombre El valor especificado para el Nombre enla ficha Crear.



Documentos controlados DCM le permite exigir unadenominación única de documentoscontrolados en el nivel de repositorioy convertirlo en una versión principalcuando se promueve a Efectivo.

Si se ha configurado el cumplimiento anivel de repositorio de la denominaciónúnica, la opción Exigir nombresúnicos dentro de Docbase no se puedeseleccionar.

Exigir la versión principal en efectivose selecciona de forma predeterminada.Un documento con un númerode versión de 1.3, por ejemplo, sepromueve a la versión 2.0 cuando llegaal estado de ciclo de vida de efectivo. Elnúmero de versión permanecería en 1.3,si se anula su selección.

Crear Para especificar qué versión derepositorio se va a asignar el registroinicial de un documento nuevo creadomediante esta clase de documento, elijauna de las opciones siguientes:• Siempre en la versión 0.1• Siempre en la versión 1.0



Regla de registro Para restringir el comportamiento delas versiones de repositorio de losdocumentos de esta clase, elija una delas opciones siguientes:• No permitir registro de versionesmenores: Si está seleccionada, obligaal usuario a registrar documentosbasados en esta clase sólo comoversiones mayores (1.0, 2.0, 3.0, etc.)

• No permitir registro de versionesmayores: Si está seleccionada, obligaal usuario a registrar documentosbasados en esta clase sólo comoversiones menores (1.1, 1.2, 1.3, etc.)

• No permitir registro de versionesiguales: Si está seleccionada,deshabilita la opción Registrarcomo misma versión en el cuadrode diálogo de registro y obliga alusuario a registrar documentos sólocomo versiones mayores o menoresaumentadas.



Nombre automático Especifica cuándo se aplica un esquemade denominación automática a losdocumentos de esta clase:• Asignar nombre automático al crearel documento: Si está seleccionada, seaplica el esquema de denominaciónautomática inmediatamente en lacreación de documentos

• Asignar nombre automático entransición al estado del ciclo devida: Si está seleccionada, sólo seaplica el esquema de denominaciónautomática cuando el documentoalcanza un estado del ciclo devida determinado (por ejemplo,Aprobado).

• No asignar nombre automático:Si está seleccionada, deshabilitael esquema de denominaciónautomática del sistema para losdocumentos de esta clase dedocumento.



Versiones en curso Especifica cómo gestionar versiones encurso del documento una vez se creanversiones de éste o se promueve alpróximo estado del ciclo de vida:• Eliminar versión no eficaz anterior alcrear una nueva versión: Se eliminacada versión de un documentocontrolado registrada si no es laversión eficaz. No se eliminan lasversiones PDF con anotaciones.

• Eliminar versiones no eficacesanteriores en la promoción a eficaz:Se eliminan todas las versiones de undocumento controlado registradassólo cuando uno de ellos se promuevea Efectivo.

• Eliminar anotaciones y versionesno eficaces anteriores en lapromoción a eficaz: Se eliminantodas las versiones de un documentocontrolado registradas junto conlas versiones PDF con anotacionessólo cuando una de las versionesexistentes se promueve a Efectivo.

• No hacer nada: Se mantienen todaslas versiones y copias y no se eliminaningún elemento.

Ciclo de revisión DCM incluye la capacidad de definir losperíodos de revisión de los documentosy de iniciar automáticamente los flujosde trabajo de revisión.

Escriba un número en este campo paraindicar el número de días que deseaque dure un ciclo de revisión para losdocumentos asociados a esta aplicaciónempresarial.



Días antes de revisar El trabajo Notificación de revisiónde documento utiliza este valor paradeterminar el número de días necesariopara iniciar la notificación.

Días después de la fecha de revisión El trabajo Notificación de revisión dedocumento utiliza esta configuraciónpara determinar el número de díasnecesario para enviar una notificación siel propietario del negocio no ha actuadoen la notificación.

Ver o modificar las aplicaciones empresarialesUtilice este procedimiento para ver o modificar una aplicación empresarial existente. Lapantalla de propiedades utilizada para ver o modificar las aplicaciones empresarialesincluye una ficha Historial en la que se muestra información de auditoría, a diferencia dela pantalla utilizada para crear una aplicación empresarial.

Para ver o modificar una aplicación empresarial existente:1. Desplácese a Administración > DCM > Aplicaciones empresariales.

2. Haga clic con el botón secundario en una aplicación empresarial mostrada en elpanel de contenido y seleccione Propiedades.

3. Modifique las entradas de todas las fichas según sea necesario, excepto la fichaHistorial que es de sólo lectura y haga clic en Aceptar para guardar los cambios.Consulte Crear una aplicación empresarial, página 83 si es necesario, para ver unadescripción de los atributos. Haga clic enAceptar o Cancelar si sólo realiza consultas.

Eliminar las aplicaciones empresarialesEl propietario de una aplicación empresarial puede eliminarla del sistema si no se estáutilizando. Aparece una advertencia cuando se intenta eliminarla mientras está en uso.

Para eliminar una aplicación empresarial:1. Desplácese a Administración > DCM > Aplicaciones empresariales.

2. Haga clic con el botón secundario en una aplicación empresarial mostrada en elpanel de contenido y seleccione Propiedades.



3. Introduzca su nombre de usuario y contraseña y, a continuación, haga clic enAceptar para continuar.Se muestra el mensaje de confirmación siguiente:Para eliminar el objeto, haga clic en Aceptar. Si no desea eliminar el objeto, hagaclic en Cancelar.

4. Haga clic en Aceptar para confirmar y finalizar la eliminación.


Capítulo 6Clases de documento

En esta sección se describen los siguientes temas:• Clases de documento, página 91• Creación de una clase de documento, página 92• Visualización y modificación de propiedades de clase de documento, página 98• Eliminación de clases de documento , página 99• Acerca de las relaciones de documento, página 111• Creación de un tipo de relación, página 114• Visualización o modificación de tipos de relaciones, página 120• Eliminación de tipos de relaciones, página 121

Clases de documentoLas clases de documento ofrecen flexibilidad para crear un tipo de documentocontrolado necesario en un proceso empresarial concreto y para asociar un conjunto decomportamientos y características predeterminados a ese tipo. Puede basar una clasede documento en cualquier tipo de objeto de Documentum. Mediante las propiedadespersonalizadas asociadas a una clase de documento, puede definir tipos concretos decomportamiento, como el comportamiento de las versiones de la clase de documento, elesquema de denominación automática asociada y un ciclo de vida asociado.

Por ejemplo, puede configurar clases de documento para cualquier tipo de documentocontrolado que suela utilizar la organización, como avisos o solicitudes de cambio,procedimientos operativos estándar (SOP, Standard Operating Procedures) o planosde plantas.

Puede asociar los tipos de relaciones (como Cierres o Soportes) para determinar cómotrata una clase de documento a los documentos anexados o asociados. Por ejemplo,puede definir los siguientes elementos:


Clases de documento

• ¿Cómo se comportan los documentos que pertenecen a esta clase de documentocon respecto a la promoción?

• ¿Cómo se comportan los documentos que pertenecen a esta clase de documentocon respecto a la firma?

Puede crear varias clases de documento sobre un solo tipo de objeto.

Cada proceso comercial puede tener una o más clases de documento. Cada clase dedocumento puede señalar cualquier tipo de objeto de Documentum y su comportamientose define mediante varias propiedades personalizadas, como sus tipos de relaciones ysu ciclo de vida predeterminado.

Si decide no utilizar las clases de documento predefinidas proporcionadas con DCM,debe crear los tipos de documento controlado, solicitud de cambio y clases de documentode aviso de cambio que desea que DCM gestione.

Para usar estos tipos predefinidos de documento controlado, elija una de las siguientesopciones en el menú desplegable Filtro cuando cree una clase de documento:• Tipos de Documento controlado• Tipos de Solicitud de cambio• Tipos de Aviso de cambio

Creación de una clase de documentoLas clases de documento son administradas por el propietario de la clase de documento,que es el responsable de crear y mantener una o más clases de documento. Para crearuna clase de documento, debe tener el rol de propietario de aplicación empresarialo de propietario de clase de documento.

Para crear una clase de documento:1. Desplácese hasta Administración > DCM > Clases de documento.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Clase de documento y haga clic en Terminar alfinalizar el formulario de cada ficha. Puede crear una clase de documento según losparámetros predeterminados si escribe un nombre único en la ficha Crear y hace clicSiguiente hasta que el botón Terminar se vuelva disponible.Los parámetros predeterminados, valores de atributo, de una clase de documentocoinciden con los valores de atributo de la aplicación empresarial seleccionadagracias a la herencia, a menos que anule la selección explícitamente de la opciónHeredar del atributo que desea modificar.Todas las fichas para Coordinadores, Colaboradores, Plantilla y Flujo de trabajoexigen agregar un elemento, uno o más si es necesario, desde una pantalla delocalizador que aparece al hacer clic en Agregar. Una vez agregado un elemento


Clases de documento

para una ficha determinada, se muestra/aparece un botón Quitar junto al botónAgregar de modo que pueda anular la selección de elementos seleccionadosinvoluntariamente o que ya no sean necesarios cuando edita la clase de documentoen sus Propiedades. Consulte Uso del localizador, página 24 para ver instrucciones,si es necesario.La clase de documento, una vez creada, se muestra en el panel de contenido según elnombre que le haya asignado. Se puede editar en sus Propiedades al hacer clic conel botón secundario en el panel de contenido y seleccionar Propiedades. La clasede documento también se puede eliminar de igual forma del panel de contenido alhacer clic con el botón secundario en el panel de contenido y seleccionar Eliminar.Aparece una advertencia si la clase de documento está en uso al intentar eliminarla.Consulte la tabla siguiente, cuando sea necesario, para ver una descripción de losatributos.

Tabla 4. Atributos de clase de documento

Atributo Valor

Nombre Escriba un nombre único para su clasede documento.

Aplicación empresarial En el menú desplegable, elija el nombrede la aplicación empresarial que deseaasociar a esta clase de documento.

Después de crear una clase dedocumento, no puede cambiar su claseempresarial asociada.

Tipo En el menú desplegable, elija la clase deltipo de objeto que desea asociar a estanueva clase de documento.

Las opciones disponibles para Tipode Docbase en la pantalla siguientedependerán de la opción que realiceaquí. Hay tres tipos de objeto:documento controlado, aviso de cambioy solicitud de cambio.

Nombre El valor introducido para el Nombreen el ficha Crear se muestra en la fichaInformación como de sólo lectura.


Clases de documento

Aplicación empresarial En este campo se muestra laaplicación empresarial asociadaque ha seleccionado en la ficha Crear.Puede modificar este valor.

Filtro En este campo se muestra el tipode documento controlado que haseleccionado en la ficha Crear.

Propietario de DC De forma predeterminada, en estecampo se muestra el nombre del usuarioque crea la clase de documento.

Si está creando esta página como elpropietario de aplicación empresarial,escriba el nombre de un propietario declase de documento.

Tipo de objeto En el menú desplegable, elija el nombrede un tipo de objeto que asociar a estaclase de documento.

Las opciones que aparecen en esta listavarían, en función de qué valor haseleccionado para el campo Filtro en lapágina anterior.

Ciclo de vida En el menú desplegable, elija el nombrede un ciclo de vida predefinido queasociar a esta clase de documento.

Conjunto de alias En el menú desplegable, elija el nombrede un alias predefinido.

Los atributos siguientes en la ficha de Información se corresponden con losatributos de la aplicación empresarial seleccionada en su ficha Crear. Los valoresheredados de la aplicación empresarial serán los valores predeterminados para laclase de documento a menos que realice las modificaciones. Se pueden realizarmodificaciones si anula la selección de la opción Heredar del atributo que deseamodificar.

Crear Para especificar qué versión derepositorio se va a asignar el registroinicial de un documento nuevo creadomediante esta clase de documento, elijauna de las opciones siguientes:• Siempre en la versión 0.1• Siempre en la versión 1.0


Clases de documento

Regla de registro Para restringir el comportamiento delas versiones de repositorio de losdocumentos de esta clase, elija una delas opciones siguientes:• No permitir registro de versionesmenores: Si está seleccionada, obligaal usuario a registrar documentosbasados en esta clase sólo comoversiones mayores (1.0, 2.0, 3.0, etc.)

• No permitir registro de versionesmayores: Si está seleccionada, obligaal usuario a registrar documentosbasados en esta clase sólo comoversiones menores (1.1, 1.2, 1.3, etc.)

• No permitir registro de versionesiguales: Si está seleccionada,deshabilita la opción Registrarcomo misma versión en el cuadrode diálogo de registro y obliga alusuario a registrar documentos sólocomo versiones mayores o menoresaumentadas.


Clases de documento

Nombre automático Especifica cuándo se aplica un esquemade denominación automática a losdocumentos de esta clase:• Asignar nombre automático al crearel documento: Si está seleccionada, seaplica el esquema de denominaciónautomática inmediatamente en lacreación de documentos

• Asignar nombre automático entransición al estado del ciclo devida: Si está seleccionada, sólo seaplica el esquema de denominaciónautomática cuando el documentoalcanza un estado del ciclo devida determinado (por ejemplo,Aprobado).

• No asignar nombre automático:Si está seleccionada, deshabilitael esquema de denominaciónautomática del sistema para losdocumentos de esta clase dedocumento.

Nota: El esquema de denominaciónautomática seleccionado para unaclase de documento no debería ser unoque utilice otra clase de documento.Consulte el procedimiento utilizadopara crear un esquema de denominaciónautomática y las recomendacionesdescritas para utilizarlos.


Clases de documento

Versiones en curso Especifica cómo gestionar versiones encurso del documento una vez se creanversiones de éste o se promueve alpróximo estado del ciclo de vida:• Eliminar versión no eficaz anterior alcrear una nueva versión: Se eliminacada versión de un documentocontrolado registrada si no es laversión eficaz. No se eliminan lasversiones PDF con anotaciones.

• Eliminar versiones no eficacesanteriores en la promoción a eficaz:Se eliminan todas las versiones de undocumento controlado registradassólo cuando uno de ellos se promuevea Efectivo.

• Eliminar anotaciones y versionesno eficaces anteriores en lapromoción a eficaz: Se eliminantodas las versiones de un documentocontrolado registradas junto conlas versiones PDF con anotacionessólo cuando una de las versionesexistentes se promueve a Efectivo.

• No hacer nada: Se mantienen todaslas versiones y copias y no se eliminaningún elemento.

Ciclo de revisión DCM incluye la capacidad de definir losperíodos de revisión de los documentosy de iniciar automáticamente los flujosde trabajo de revisión.

Escriba un número en este campo paraindicar el número de días que deseaque dure un ciclo de revisión para losdocumentos asociados a esta aplicaciónempresarial.


Clases de documento

Días antes de revisar El trabajo Notificación de revisiónde documento utiliza este valor paradeterminar el número de días necesariopara iniciar la notificación.

Días después de la fecha de revisión El trabajo Notificación de revisión dedocumento utiliza esta configuraciónpara determinar el número de díasnecesario para enviar una notificación siel propietario del negocio no ha actuadoen la notificación.

Visualización y modificación de propiedadesde clase de documento

Utilice este procedimiento para ver o modificar los valores de atributo de una clase dedocumento existente. La pantalla de propiedades utilizada para ver o modificar lasclases de documento incluye una ficha Historial en la que se muestra información deauditoría, a diferencia de la pantalla utilizada para crear una clase de documento.

Para ver o modificar las propiedades definidas para una clase dedocumento:1. Desplácese hasta Administración > DCM > Clases de documento.

2. Haga clic con el botón secundario en una clase de documento mostrada en el panelde contenido y seleccione Propiedades.

3. Modifique las entradas de todas las fichas según sea necesario, excepto la fichaHistorial que es de sólo lectura y haga clic en Aceptar para guardar los cambios.Consulte Creación de una clase de documento, página 92 si es necesario, para ver unadescripción de los atributos. Haga clic enAceptar o Cancelar si sólo realiza consultas.

Nota: Aunque puede agregar, editar y quitar usuarios y grupos también puedeaumentar la pertenencia de usuarios o grupos existentes. Agregar a grupo es unaopción disponible que puede utilizar para aumentar la pertenencia al modificarpermisos de un usuario o grupo existente. Haga clic con el botón secundario enel usuario/grupo en el que desea aumentar la pertenencia y seleccionar Agregara grupo.


Clases de documento

Figura 19. Aumento de la pertenencia de un usuario/grupo

Eliminación de clases de documentoEl propietario de una clase de documento puede eliminarlo del sistema si un documentocontrolado no hace referencia actualmente a la clase de documento. Antes de eliminaruna clase de documento, debe eliminar todos los documentos controlados asociados a laclase. Aparece una advertencia cuando se intenta eliminarla mientras está en uso.

Para quitar una clase de documento:1. Desplácese hasta Administración > DCM > Clases de documento.

2. Haga clic con el botón secundario en una clase de documento mostrada en el panelde contenido y seleccione Eliminar.

3. Introduzca su nombre de usuario y contraseña y, a continuación, haga clic enAceptar para continuar.Se muestra el mensaje de confirmación siguiente:Para eliminar el objeto, haga clic en Aceptar. Si no desea eliminar el objeto, hagaclic en Cancelar.



Clases de documento


Capítulo 7Esquemas de denominaciónautomática

En esta sección se describen los siguientes temas:• Esquemas de denominación automática, página 101• Crear esquemas de denominación automática, página 102• Modificar los esquemas de denominación automática, página 104• Eliminar esquemas de denominación automática , página 105• Recomendaciones para utilizar los esquemas de denominación automática, página 105

Esquemas de denominación automáticaEsta función se puede utilizar para cambiar el nombre de forma automática encomparación con un esquema predefinido cuando los documentos se registran en unrepositorio gestionado por DCM. Se puede asociar un esquema de numeración único acualquier clase de documento o aplicación empresarial. El esquema de denominaciónautomática aplicable utilizado depende del esquema de denominación automáticaseleccionado para la clase de documento. Aunque el valor para el atributo de nombreautomático de una clase de documento se configura de forma predeterminada paraheredar un esquema de denominación automática, se puede anular su selección paraoptar por una opción alternativa.

El nombre original de un documento creado o importado en Mi archivador inicialpor ejemplo, cambiará de nombre según el patrón especificado para el esquema dedenominación automática seleccionado o heredado, sólo cuando el documento seregistre en el repositorio. El documento se quita de Mi archivador inicial y se traslada ala carpeta En curso mediante el ciclo de vida seleccionado para la clase de documentocuando se registra el documento. También puede especificar que un esquema dedenominación automática sólo se aplique a un documento si ese documento llega a uncierto estado de ciclo de vida, como Aprobado.


Esquemas de denominación automática

Figura 20. Configuraciones de nombre automático en una clase de documento

Los componentes utilizados para definir un patrón de denominación son el prefijo, elsufijo y los componentes numéricos.

Nota: Evite compartir un esquema de denominación automática entre clases dedocumento. Cada una de las clases de documento creadas que define un esquema dedenominación automática debe ser única.

Los propietarios de clases de documento y aplicaciones empresariales pueden crear,modificar o eliminar los esquemas de denominación automática.

Crear esquemas de denominación automáticaUtilice este procedimiento para crear un esquema de denominación automáticapara los documentos que desea cambiar de nombre según un patrón de nombredeterminado cuando se registran en un repositorio gestionado por DCM. Aunque sóloes obligatorio el componente numérico, también puede anexar un prefijo y/o un sufijoal rango/componente numérico.

La clase de documento determina el esquema de denominación automática que se aplicaa un documento cuando éste se registra en un repositorio gestionado por DCM.

Para crear un esquema de denominación automática:1. Desplácese a Administración > DCM > Esquemas de denominación automática y

seleccione Archivo > Nuevo > Esquema de denominación automática.



Figura 21. Pantalla predeterminada

2. Introduzca valores en la siguiente tabla conforme se necesiten y haga clic enTerminar cuando haya terminado de guardar los cambios.El esquema de denominación automática se muestra en Esquemas de denominaciónautomática una vez que se ha creado.El esquema de denominación automática creado se denomina mediantela combinación de Prefijo+Rango:Desde-Rango:Hasta+Sufijo. Por ejemplo, enutc0003notification1-2cd, utc0003notification representa el prefijo, 1-2 representael rango con un límite superior e inferior y cd representa el sufijo. Este ejemplose puede utilizar para albergar a 2 documentos. Al quitar el rango superior,utc0003notification1-cd por ejemplo, por medio del cual se selecciona Rango máximoilimitado, el esquema puede proporcionar un nombre a un número ilimitado dedocumentos.

Tabla 5. Atributos de denominación automática

Atributos Valor

Prefijo La combinación de letras introducida seanexa al principio del número generadodentro del rango cuando se crea o seimporta el documento en el repositorio.



Sufijo La combinación de letras introducidase anexa al final del número generadodentro del rango cuando se crea o seimporta el documento en el repositorio.

Rango* El valor predeterminado se estableceen 1 lo que permite un rango superiorilimitado si no se selecciona Rangomáximo ilimitado. El rango puedecomenzar en cualquier número según elvalor introducido para Desde.

El valor de Hasta también es obligatoriocuando se anula la selección de Rangomáximo ilimitado.

Por ejemplo, puede crear rangos desde100 hasta 200 o desde 201 hasta 300.Al activar la casilla de verificaciónpara Componente numérico de prefijocon ceros cuando se muestra Hasta,se agregan ceros a la izquierda delcomponente numérico.

Modificar los esquemas de denominaciónautomática

Una vez que se ha creado un esquema de denominación automática, sus propiedadesse pueden modificar después mediante estos procedimientos. Aunque puede ver lainformación, los permisos y el historial, también puede modificar los valores de atributode la ficha Información y la ficha Permisos.

Para modificar un esquema de denominación automática existente:1. Desplácese a Administración > DCM > Esquemas de denominación automática.



2. Haga clic con el botón secundario en un esquema de denominación automática quese muestre en el panel de contenido y seleccione Propiedades.

3. Realice los cambios necesarios en la ficha Información y, si fuera necesario, en laficha Permisos y, a continuación, haga clic en Aceptar para guardar los cambios.Los atributos de la ficha Información se describen en Crear esquemas dedenominación automática, página 102.También puede seleccionar la ficha Historial antes de hacer clic en Aceptar si deseaconsultar los detalles del seguimiento de auditoría.

Eliminar esquemas de denominaciónautomática

El propietario de una aplicación empresarial puede eliminarlo del sistema.

Para eliminar un esquema de denominación automática:1. Desplácese hastaAdministración > DCM > Esquemas de denominación automática.

2. Haga clic con el botón secundario un esquema de denominación automáticamostrado en el panel de contenido y seleccione Eliminar.


Recomendaciones para utilizar los esquemasde denominación automática

En esta sección se ofrecen recomendaciones para utilizar los esquemas de denominaciónautomática en su configuración de DCM.

Utilizar un esquema de denominación automática únicoen varias clases de documento

Le recomendamos que cree un esquema de denominación automática único para cadaclase de documento.

Puede asignar un esquema de denominación automática único a varias clases dedocumento; sin embargo, si hace esto, la numeración dentro de cada clase de documentopuede que no sea secuencial.



Esto ocurre porque si comparte los esquemas de denominación automática entre clasesde documento, las dos clases compartirán la numeración, que puede provocar que lanumeración de una clase de documento determinada tenga espacios en blanco, yaque cada nombre automático generado es único por esquema en lugar de por clasede documento.

Asignar los esquemas de denominación automática aestados del ciclo de vida específicos

Al configurar clases de documento o aplicaciones empresariales, puede especificar queDCM aplique esquemas de denominación automática determinados a los documentosen función de en qué estado del ciclo de vida se encuentren. Por ejemplo, si especificaque sólo se aplique un esquema de denominación automática si un documento alcaza elestado Aprobado, evitará que aparezcan espacios vacíos en la secuencia de numeracióndel documento debido a documentos rechazados o documentos que no se han aprobado.


Capítulo 8Reglas de listas de usuarios

Las reglas de listas de usuarios se definen/crean para aplicaciones empresariales asociadas a un estadodel ciclo de vida de una o más clases de documento. Se pueden configurar signatarios en la fichaSignatarios de la pantalla de configuración de ciclo de vida o en las reglas de listas de usuarios. Sepuede definir una regla de listas de usuarios para un conjunto concreto de usuarios y sólo aquellosdocumentos, ya se especifique o no una clase de documento, cuyos atributos coincidan con las reglasde propiedad. Cree una regla de listas de usuarios para un estado del ciclo de vida en la que desee queun conjunto concreto de usuarios reciba las notificaciones, para sólo aquellos documentos definidospor las reglas de propiedad. Defina las reglas para los estados en los que las listas de signatarios seanpertinentes. Si precisa más información, consulte Documentum Compliance Manager AdministrationGuide (Guía de administración de Documentum Compliance Manager).

Debe estar en el rol de supervisor de área funcional para mostrar las reglas de listas de usuarios.

Para definir/crear reglas de listas de usuarios para una aplicaciónempresarial:1. Vaya a DCM > Administración > Reglas de listas de usuarios.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Regla de lista de usuario.

3. Complete las entradas de cada una de las fichas para Crear, Información yUsuarios/Grupos y, a continuación, haga clic en Terminar.Son necesarias las entradas para los atributos obligatorios Nombre, Aplicaciónempresarial y Tipo de estado de DCM para finalizar el proceso.Opcionalmente, puede seleccionar una Clase de documento cuando hayaseleccionado una aplicación empresarial. Sólo se pueden seleccionar aquellas clasesde documento que especifican la aplicación empresarial seleccionada.Seleccione para el Tipo de listas de usuarios los usuarios que desea que recibannotificación para el Tipo de estado de DCM seleccionado. Se envían notificacionesde lectura si la Lista de distribución está seleccionada. Los miembros agregadosa la ficha Lista de distribución en el ciclo de vida seleccionado para una clasede documento reciben las notificaciones de lectura. Al seleccionar Signatariosobligatorios o Signatarios opcionales, se determina qué conjunto de signatarios,según un estado del ciclo de vida, recibe notificaciones de firma. Tenga presente que


Reglas de listas de usuarios

los signatorios obligatorios son signatarios necesarios si la casilla de verificaciónObligatorio en la ficha Signatarios de un ciclo de vida está activada, tal y como semuestra a continuación en el ciclo de vida. Si no, los signatarios son opcionalescuando la casilla de verificación no está activada.

Figura 22. Comprobar los usuarios asignados a notificaciones de firma y notificacionesde lectura

Todos los documentos que entran en el estado del ciclo de vida al que se aplica unaregla de listas de usuarios se verán afectados si no se especifican reglas de propiedad.Solo aquellos documentos que coinciden con las reglas de propiedad se veránafectados si se definen/muestran una o más reglas de propiedad. Se proporcionanoperadores para documentos concretos. Puede, por ejemplo, definir dos reglas depropiedad, para que los atributos Nombre y Asunto de un documento coincidan conel texto o para que el Nombre o el Asunto coincidan con el texto.



Figura 23. Definir las reglas para una aplicación empresarial

También se muestra la ficha Historial si decide ver o editar una regla de listas deusuarios en la pantalla Propiedades.


Capítulo 9Tipos de relaciones

En esta sección se describen los siguientes temas:• Acerca de las relaciones de documento, página 111• Creación de un tipo de relación, página 114• Visualización o modificación de tipos de relaciones, página 120• Eliminación de tipos de relaciones, página 121

Acerca de las relaciones de documentoLas relaciones de documentos definen dependencias entre dos documentos. Un anexo aun documento controlado o no controlado es un ejemplo de una relación de documento.Se pueden crear varias relaciones para un documento determinado.

Cuando se aprueba o promociona un documento, DCM averigua las relaciones definidaspara ese documento con la intención de decidir si el documento se va a aprobar o apromover por separado o dentro de un grupo.

Por ejemplo, si se emite una solicitud de cambio en relación con un SOP, la solicitud decambio tendrá una relación con dicho SOP. Los tipos de relaciones son exclusivos de lostipos de documento específicos.

Las relaciones en DCM son útiles si desea:• Unir el contenido de documentos relacionados• Utilizar un tipo de relación Comparación para asociar documentos con solicitudes

de cambio• Gestionar conjuntos de cambios (es decir, firmar grupos de contenido como un todo)

mediante avisos de cambio y sus documentos relacionadosAntes de que se pueda crear o formar una relación de documento, primero es necesariocrear un tipo de relación en Tipos de relaciones. Por ejemplo, el documento padrese debe definir en un tipo de relación en Tipos de relaciones antes de que se puedeseleccionar para una relación de documento, con un documento hijo. Puede aumentar


Tipos de relaciones

la lista de elección de anexos para un documento determinado mediante la creación deuno o más tipos de relaciones.

El anexo o documento hijo seleccionado al que hace referencia el padre es una clase EarlyBound (enlace temprano) o Late Bound (enlace tardío) en función del tipo de relaciónseleccionado: Proceso, Comparación, Referencia y Soportes. El documento padre en unarelación Early Bound siempre hace referencia a la versión designada del documento hijo,sin tener en cuenta cualquier registro posterior o la versión ACTUAL. El documentopadre en una relación Late Bound siempre hace referencia a la versión ACTUAL, amenos que Proceso sea el tipo seleccionado. El puntero en este caso señala a la versiónACTUAL cuando se registra una nueva. El puntero que señala por ejemplo a 1.0 delanexo señalará a 1.1 cuando se registra como ACTUAL. Una vez promovido el padre alestado Aprobado o Efectivo, el puntero seguirá señalando a 1.1 aunque 1.2 se registrecomo ACTUAL. Cambia de un comportamiento flotante a uno fijo. En la tabla siguientese contrastan los tipos de relaciones.

Tabla 6. Reglas de enlace para las relaciones de documento

Tipos derelaciones

EarlyBound (fijo)

Late Bound(flotante)

Notas

Proceso x Normalmente señala a la versiónACTUAL de un documentocontrolado.

Sin embargo una vez resuelta, esdecir cuando se promueve al estadoAprobado o Efectivo, deja de serflotante.

Las reglas de proceso sólo estándisponible cuando se selecciona estetipo de relación y se pueden definirpara las operaciones/opcionesPromover y Firmar.

Comparación x Siempre señala a la versiónDESIGNADA de un documentocontrolado.


Tipos de relaciones

Tipos derelaciones

EarlyBound (fijo)

Late Bound(flotante)

Notas

Referencia x Siempre señala a la versiónACTUAL de un documentocontrolado.

Soportes x Siempre señala a la versiónACTUAL de un documento nocontrolado.

El documento ACTUAL en el estado Efectivo se sustituye por el documento más recientesólo cuando se ha registrado como ACTUAL.

Figura 24. Efectivo frente a Versión más reciente

Soporte de relaciones y objetos no controlados

Los objetos no controlados son objetos que no se gestionan en un entorno controlado.El contenido puede ser un documento auxiliar, correo electrónico u otros documentos.Los documentos no controlados son documentos del tipo dm_document sin clase dedocumento equivalente.

Los documentos no controlados relacionados con una clase de documento se denominannormalmente documentos auxiliares. Si precisa más información, consulte Documentosde soporte, página 78.


Tipos de relaciones

Reglas de anexo

Las reglas de anexo definen las clases de documento y los estados del ciclo de vida paraanexar esta relación. Todos los tipos de relaciones pueden definir reglas de anexo padree hijas, pero el tipo de relación Soportes no puede definir las reglas de anexo hijas, ya queel hijo es un documento no controlado.

El tipo de estado del anexo indica los tipos de estado de DCM de un documentocontrolado. El tipo de estado del anexo padre indica los tipos de estado específicos deldocumento padre para el que puede crear esta relación. Sólo los documentos padre enestos estados podrán utilizar esta relación. Igualmente, el tipo de estado del anexo hijoindica los tipos de estado específicos de los documentos hijo que se pueden anexarutilizando esta relación. Sólo los documentos en estos estados se pueden anexar al padreutilizando esta relación.

Relaciones para documentos aprobados y eficaces

Cada vez que registre una versión nueva de un documento Aprobado o Efectivo, sequitarán las relaciones asociadas de ese documento para la nueva versión. Sin embargo,las relaciones con la versión Efectiva ACTUAL del documento no se quitan. Lasrelaciones con la nueva versión se quitan porque no desea promover automáticamenteestos tipos de documentos o devolverlos a su estado anterior, especialmente si lapromoción automática para un documento Efectivo es cambiar al estado Obsoleto, sinimportar los estados interinos que su ciclo de vida defina para esa clase de documento.

Creación de un tipo de relaciónUtilice este procedimiento para crear uno o más anexos, relaciones, para un documentocontrolado, solicitud de cambio o aviso de cambio. Sólo los administradores osuperusuarios pueden crear nuevos tipos de relaciones.

Para crear una relación de documento:1. Desplácese hasta Administración > DCM > Tipos de relaciones.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Tipo de relación y haga clic en Terminar al finalizarel formulario de cada ficha. Para crear un tipo de relación según los parámetrospredeterminados, escriba un valor único para el Nombre de relación en la fichaCrear y un valor único para Etiqueta en la ficha Información y, a continuación,haga clic en Terminar. Más tarde puede modificar los atributos en sus propiedadescuando sea necesario.


Tipos de relaciones

Consulte la tabla siguiente, cuando sea necesario, para ver una descripción de losatributos. Todos los atributos obligatorios identificados con un asterisco deben tenerun valor introducido.

Tabla 7. Nuevos atributos de tipo de relación

Atributo Valor

Nombre de relación El valor que introduzca para esteatributo debe ser único, diferente de lostipos de relaciones existentes.

Nombre* Este valor es de sólo lectura y muestrael valor introducido para el Nombre derelación.

Etiqueta* El valor que introduzca para esteatributo se muestra en el cuadro delista del atributo Relación al seguir losprocedimientos para agregar un anexoa un documento controlado. Cuantosmás anexos cree para un documentocontrolado mayor será la lista deelección del cuadro de lista. Cuando seanecesario, puede desplazarse a los Tiposde relaciones y consultar la etiqueta quecoincida con la que desea seleccionardel cuadro de lista para determinar cuáles el Tipo de la relación seleccionada.

Descripción La descripción debe describirbrevemente el anexo.


Tipos de relaciones

Tipo* En el cuadro de lista, elija una de lasopciones siguientes:• Proceso: este tipo define el

procesamiento que hay que realizaren un documento controlado. Lasreglas de proceso definen quéprocesamiento hay que realizar en losdocumentos hijo cuando se realizanacciones en el documento padre.

• Comparación: este tipo defineuna referencia a un documentocontrolado. Esta referencia siemprehace referencia a la versión originalde un documento cuando se anexó.Se utiliza para que las solicitudesde cambio identifiquen una versióndeterminada de un documentocontrolado que necesita el cambio.

• Referencia: este tipo define unareferencia a un documentocontrolado. Esta referencia siemprehace referencia a la versión actual.Se utiliza para garantizar que lareferencia siempre señala a la versiónactual (eficaz) de un documento.

• Soportes: este tipo define unareferencia a un documento nocontrolado. Este tipo configurauna relación entre un documentocontrolado y la versión actual de undocumento no controlado.


Tipos de relaciones

Padre* El cuadro de lista para este atributomuestra todas las aplicacionesempresariales y clases de documento.Seleccione el nombre de la aplicaciónempresarial o clase de documento quedesee designar como el padre del anexo.

Nota: No se pueden cambiar reglasde proceso cuando se seleccionauna aplicación empresarial. Sihay seleccionada una aplicaciónempresarial, se deshabilitarán acontinuación Agregación, Promover yFirmar. Estas opciones se describen alfinal de esta tabla.

Tipo de estado del ciclo de vida padre Esta configuración determina en quéestados de ciclo de vida puede tenerdocumentos hijo la clase de documentopadre especificada más arriba.

Para elegir todos los estados de ciclo devida, haga clic el botón de opción Todo.

Para elegir uno omás estados de ciclo devida específicos, haga clic en el botón deopción Especificado y, a continuación,haga clic en el hipervínculo Editar paraseleccionar de una lista de estados deciclo de vida disponibles.


Tipos de relaciones

Clase de documento hijo Esta configuración le permite definirqué clases de documento se designancomo hijos a la clase de documentopadre especificada anteriormente.

Para elegir todas las clases dedocumento disponibles, haga clic elbotón de opción Todo.

Para elegir una o más clases específicas,haga clic en el botón de opciónEspecificado y, a continuación, hagaclic en el hipervínculo Editar paraseleccionar de una lista de clases dedocumento disponibles.

Tipo de estado de ciclo de vida hijo Esta configuración determina en quéestados del ciclo de vida deben estarlos documentos hijo antes de poderanexarse al documento padre.

Para elegir todos los estados de ciclo devida, haga clic el botón de opción Todo.

Para elegir uno omás estados de ciclo devida específicos, haga clic en el botón deopción Especificado y, a continuación,haga clic en el hipervínculo Editar paraseleccionar de una lista de estados deciclo de vida disponibles.

Agregación Esta opción sólo está disponible siel valor del Tipo de relación estéestablecido en Proceso y valor delPadre esté establecido en una clase dedocumento.

Esta opción, si está seleccionada,recopila todos los signatarios y losagrega al padre.


Tipos de relaciones

Promover Esta opción sólo está disponible siel valor del Tipo de relación estéestablecido en Proceso y valor delPadre esté establecido en una clase dedocumento.

• Seleccione Sólo el padre parapromover sólo el documento padre.

• Seleccione Promoción de grupo(padre e hijo) para promover eldocumento padre y sus documentoshijo. Esta opción, cuando seselecciona, le permite limitar lapromoción de únicamente losdocumentos hijo a los estadosconcretos. Aunque el padre se hapodido promover, por ejemplo delestado 1 al 2, del 2 al 3 y del 3 al 4,puede limitar la promoción de suselementos hijo de 2 a 3. Haga clicen Editar cuando esta opción estéseleccionada y, a continuación, clicen Editar junto al estado de inicio yfinalización del hijo para especificarlos estados adecuados.


Tipos de relaciones

Firmar Esta opción sólo está disponible siel valor del Tipo de relación estéestablecido en Proceso y valor delPadre esté establecido en una clase dedocumento.

• Seleccione Sólo el padre parafirmar únicamente con respecto aldocumento padre.

• Seleccione Firma de grupo (padree hijo) para firmar con respecto aldocumento padre y sus documentoshijo. Esta opción, cuando seselecciona, le permite limitar la firmacon respecto a los documentos hijoa los estados concretos. Aunque elpadre se haya firmado en los estados1, 2 y 3, por ejemplo, puede limitarla firma de sus hijos a únicamente elestado del 2 al 3. Haga clic en Editarcuando esta opción esté seleccionaday, a continuación, en Editar juntoal estado de inicio del hijo paraespecificar uno o más estados en losque los documentos hijo se debenfirmar.

Visualización o modificación de tipos derelaciones

Para modificar una relación existente, debe iniciar sesión en DCM como propietario deaplicación empresarial o propietario de clase de documento.


Tipos de relaciones

Para ver o modificar una relación de documento:1. Desplácese hasta Administración > DCM > Tipos de relaciones.

2. Haga clic con el botón secundario en una relación mostrada en el panel de contenidoy seleccione Propiedades.

3. Modifique las entradas en la ficha Información según sea necesario y haga clic enAceptar para guardar los cambios. La ficha Historial proporciona información desólo lectura en relación con las versiones que desea que se muestren. ConsulteCreación de un tipo de relación, página 114 si es necesario, para ver una descripciónde los atributos. Haga clic en Aceptar o Cancelar si sólo realiza consultas.

Eliminación de tipos de relacionesEl propietario de un tipo de relación puede eliminarlo del sistema.

Para quitar un tipo de relación de su repositorio:1. Desplácese hasta Administración > DCM > Tipos de relaciones.

2. Haga clic con el botón secundario en una relación mostrada en el panel de contenidoy seleccione Eliminar.Se muestra el mensaje de confirmación siguiente:Para eliminar el objeto, haga clic en Aceptar. Si no desea eliminar el objeto, hagaclic en Cancelar.



Tipos de relaciones


Capítulo 10Extensiones de ciclo de vida

En esta sección se describen los siguientes temas:• Información general sobre los ciclos de vida, página 123• Promover un documento controlado o no controlado, página 126• Devolver un documento controlado o no controlado, página 127• Asignar ciclos de vida, página 127• Asignar un ciclo de vida a un documento controlado, página 128• Quitar ciclos de vida, página 129• Suspender un documento efectivo, página 130• Reanudar un elemento suspendido, página 131• Editar las extensiones del estado de ciclo de vida, página 132• Habilitar la promoción manual para un estado de ciclo de vida, página 137

Información general sobre los ciclos de vidaLos ciclos de vida determinan los distintos estados por las que pasa un documento al sercreado, editado, aprobado y, finalmente, retirado. Por ejemplo, un empleado podría crearun formulario de recursos humanos, otro podría repasarlo y enviarlo para revisión y untercero podría proporcionar la firma necesaria para que el documento esté disponiblepara todos los empleados. El ciclo de vida determina en qué estado se encuentra eldocumento en cada punto del proceso.

Nota: Sólo puede aplicar o quitar (separar) un ciclo de vida para los documentos nocontrolados. No puede aplicar o quitar (separar) un ciclo de vida para los documentoscontrolados. Si selecciona, por ejemplo, un documento no controlado, notará quelas opciones de aplicar y separar están disponibles entre las demás opciones que semuestran. Cuando se selecciona un documento controlado, estas dos mismas opcionesno están disponibles.


Extensiones de ciclo de vida

Figura 25. Opciones de ciclo de vida para documentos no controlados

Figura 26. Opciones de ciclo de vida para documentos controlados

DCM asigna automáticamente un ciclo de vida cuando se crea el archivo y, acontinuación, le asigna el primer estado de dicho ciclo de vida. Es posible promoverarchivos o devolverlos al estado anterior manualmente, o bien, DCM puede hacerloautomáticamente. El ciclo de vida determina qué condiciones deben cumplirse paraque se produzca el avance automático. Según la aplicación WDK, también es posibledevolver los elementos a un estado anterior del ciclo de vida.

Un ciclo de vida básico de DCM consta de los siguientes estados:

• En curso• Revisar• En aprobación• Aprobado• Efectivo• Retirado• Obsoleto• SuspendidoEn la siguiente tabla se incluye información adicional sobre los estados de ciclo de vidade DCM:

Tabla 8. Estados de ciclo de vida de DCM

Estado del ciclo de vida Descripción Estado obligatorio uopcional

dcm_in_progress Primer estado. Obligatorio



dcm_in_review Estado de revisión de undocumento.

Opcional.

dcm_in_approval Se suele utilizar alconfigurar las firmasde un documento.

Opcional.

dcm_approved El documento se promuevea este estado cuandose obtienen firmasobligatorias.

Se debe contar con untipo de estado efectivo oaprobado.

dcm_training Estado opcional adicionalpara garantizar que elusuario comprende eldocumento antes de quesea efectivo.

Opcional.

dcm_effective Un documento adquiereeste estado cuando seaprueba (aprobado).

Se debe contar con untipo de estado efectivo oaprobado.

dcm_retired Para documentos que sehayan reemplazado poruna versión más reciente.

Obligatorio

dcm_obsolete Para documentos quese hayan reemplazadopor completo por undocumento distinto.

Obligatorio

dcm_suspended y dcm_reject son estados de excepción que pueden estar fuera decualquier estado.



dcm_suspended Estado de excepción queadquiere el documentoefectivo originalcuando una versiónposterior se hace efectivatemporalmente. Sólo esnecesario si se dispone deun estado efectivo (y esel estado de excepción).dcm_suspended es unestado de excepción quedebe existir si se cuenta conun tipo de estado efectivo.

Obligatorio

dcm_reject Estado de excepciónutilizado por avisos ysolicitudes de cambio.

Opcional.

Promover un documento controlado o nocontrolado

Los documentos controlados o no controlados gestionados por un ciclo de vidacontrolado, que sea una extensión de ciclo de vida de DCM o un ciclo de vida deDCM personalizado, se promueven automáticamente al estado siguiente a menos queel ciclo de vida de DCM para la clase de documento creada permita la promociónmanual. Al promover un elemento, la carpeta y/o su contenido, DCM comprueba si esteestá enlazado a otros elementos que sean candidatos a promoción. En función de suaplicación WDK, se le pedirá que promueva también esos elementos, o los elementos sepromoverán automáticamente si hay un tipo de relación que lo especifique.

Si es el propietario del elemento o un superusuario, sólo necesita tener permiso Escribirsobre el elemento para poder promoverlo de forma manual. Debe disponer de permisoEscribir más el permiso Cambiar estado para promover un elemento si no es elpropietario del elemento ni un superusuario.

Necesita ser el coordinador o colaborador de la clase de documento para promoverun documento controlado al estado Aprobado. Sólo los coordinadores de la clase dedocumento pueden promover un documento controlado desde el estado de aprobado ocualquier estado posterior.

Nota: DCM sólo permitirá la promoción de un elemento de forma manual si laconfiguración del estado del documento así lo permite.



Para promover de forma manual documentos controlados o no controladosal siguiente estado de ciclo de vida:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

1. Desplácese hasta el documento controlado o no controlado del repositorio.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover.Un documento controlado debe ser de la versión más reciente de su rama para quese promueva.No puede continuar el proceso si un flujo de trabajo controlado gestiona el elementoseleccionado.

Devolver un documento controlado o nocontrolado

Esta acción devuelve un elemento al estado anterior del ciclo de vida. Para devolver unelemento al estado anterior, debe tener el permiso Cambiar estado sobre dicho elemento.

Para devolver un documento controlado a su estado anterior, debe ser un coordinador ocolaborador de clase de documento.

Nota: DCM sólo permitirá la devolución de un elemento a su estado anterior si laconfiguración del estado del documento así lo permite.

Para devolver un documento controlado o no controlado al estado anterior:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

1. Desplácese hasta el documento controlado o no controlado del repositorio.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior.

3. Introduzca el Nombre de usuario y Contraseña cuando se le solicite y haga clic enAceptar.No puede continuar el proceso si un flujo de trabajo controlado gestiona el elementoseleccionado.

Asignar ciclos de vidaAl crear documentos controlados, DCM les asigna automáticamente ciclos de vida queno se pueden cambiar.



Si la aplicación WDK admite la asignación manual, puede asignar manualmente unciclo de vida si dispone de permisos de nivel de administrador o programador. Tal vezdesee asignar un ciclo de vida manualmente para admitir estados nuevos o diferentes.Por ejemplo, supongamos que tiene un ciclo de vida con cuatro estados: Inicio, Trabajoen curso, En prueba y Aprobado. Supongamos también que un usuario registra unanota de prensa con ese ciclo de vida. No obstante, esta nota de prensa en concretodebe ser revisada por la dirección antes de enviarla al estado En prueba, por lo que sele debe aplicar un ciclo de vida distinto. Un administrador puede aplicar un ciclo devida diferente.

Para asignar un ciclo de vida a un objeto, debe tener al menos permiso Escribir sobre elobjeto. Si va a anexar el elemento a un ciclo de vida o sustituir un ciclo de vida, debetener al menos permiso Relacionar sobre el ciclo de vida.

Al asignar un ciclo de vida a un archivo, también puede elegir un conjunto de aliaspara asociarlo al archivo y al ciclo de vida. El conjunto de alias puede identificar a losindividuos que revisan y promueven los archivos o, dependiendo de la aplicación WDK,a los que los devuelven a un estado anterior. Los conjuntos de alias también puedenespecificar conjuntos de permisos y ubicaciones del repositorio.

Consulte con el administrador del repositorio si desea obtener información específica sobre losconjuntos de alias disponibles en su instalación.

Al definir el ciclo de vida de una plantilla, tenga en cuenta que éste se asignará a todoslos archivos que se creen a partir de dicha plantilla. El nuevo ciclo de vida no afectará alos archivos que ya se hayan creado.

Para asignar manualmente un ciclo de vida:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

1. Desplácese hasta un documento no controlado del repositorio.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar.

3. Seleccione un ciclo de vida cuando se le solicite y haga clic en Aceptar.

Asignar un ciclo de vida a un documentocontrolado

Un ciclo de vida aplicado a un documento no controlado se debe asignar de formamanual.

Un ciclo de vida se asigna de forma automática a un documento controlado, solicitudde cambio o aviso de cambio cuando se importa a un repositorio controlado de DCM ocuando se crean en un repositorio controlado de DCM. El ciclo de vida está asociado a



un documento controlado basado en su clase de documento. El administrador definequé ciclos de vida están asociados a qué clases de documentos.

Después del registro, los documentos controlados se desplazan a la carpeta adecuada taly como establezca el ciclo de vida del documento y pasan por una serie de estados delciclo de vida. Normalmente, los documentos controlados experimentan algún tipo derevisión y firma antes de avanzar al estado de efectivo de su ciclo de vida. DocumentumCompliance Manager ofrece solicitudes de cambio, avisos de cambio y flujos de trabajocomo mecanismos de revisión, firma y promoción. DCM también permite a los revisorespromover documentos controlados al siguiente estado del ciclo de vida de forma manual.Cuando todos los signatarios necesarios hayan aprobado el documento controlado, ésteavanzará al siguiente estado de su ciclo de vida.

Nota: Anexar un ciclo de vida a un documento no controlado no convertirá a dichodocumento en un documento controlado. Si desea convertir un documento no controladoen uno controlado, consulte Convertir documentos en documentos controlados, página63.

Los ciclos de vida controlados no se pueden eliminar.

Si precisa más información sobre documentos controlados, consulte el Capítulo 3,Documentos controlados.

Quitar ciclos de vidaUtilice este procedimiento si necesita quitar un ciclo de vida de un documento nocontrolado.

Debe tener al menos permiso Escribir sobre un elemento para poder quitarle un ciclo devida. Si va a sustituir un ciclo de vida, debe tener al menos permiso Relacionar sobre elnuevo ciclo de vida.

Nota: No puede quitar un ciclo de vida de un documento controlado.

Para quitar (separar) un ciclo de vida:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

Esta operación no está disponible en algunas aplicaciones WDK.

1. Desplácese hasta el documento no controlado del repositorio.

2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Separar.La opción para separar no estará disponible si el documento seleccionado es undocumento controlado.



Suspender un documento efectivoAl suspender un documento efectivo de forma temporal, se detiene el progreso del ciclode vida. Por ejemplo, los cambios en la política de empresa pueden indicar que unarchivo aprobado deje de usarse de forma temporal.

Esta operación se debe realizar de forma manual si el documento que se va a suspenderse encuentra en un estado del ciclo de vida distinto del estado de efectivo definido paralos ciclos de vida de DCM o para cualquier ciclo de vida personalizado que definaun estado equivalente al estado de efectivo. Cualquier estado en el que desee tenerun documento suspendido, debe incluir un estado de excepción. Los ciclos de vidadisponibles pueden haberse personalizado o se pueden personalizar para incluir unestado de excepción en los estados distintos del estado de efectivo o su equivalente.

Nota: La LCA restringida, en un estado de excepción, para dm_owner o para el grupodm_superusers_dynamic, debe estar establecida en los permisos ESCRIBIR paraque las operaciones Devolver al estado anterior, Suspender y Reanudar se realicencorrectamente.

Los clientes deben proporcionar a dm_owner permisos ESCRIBIR o se debenproporcionar al grupo dm_superusers_dynamic permisos ESCRIBIR para que lasacciones Devolver al estado anterior, Suspender y Reanudar funcionen con documentoscontrolados.

Los documentos en el estado de efectivo se suspenden de forma automática cuando laversión más reciente del documento efectivo se registra, se aprueba o se hace efectivade forma temporal. NO se puede suspender de forma automática un documento efectivoen el estado de efectivo si no tiene un reemplazo temporal en el estado anterior al estadoque contiene el documento efectivo. DCM requiere que un documento temporalmenteefectivo reemplace a un documento suspendido en el estado de efectivo en el momentode la suspensión. La reanudación del documento suspendido retira el documentotemporalmente efectivo. Para suspender un documento en el estado de efectivo,consulte Convertir un documento controlado en temporalmente efectivo, página 69. Eldocumento se reanuda/restituye de forma automática cuando se alcanza la fecha decaducidad introducida para el documento temporalmente efectivo.

Para suspender un documento en un estado del ciclo de vida distinto delestado de efectivo:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

1. Desplácese al estado que contiene el documento que se va a suspender,Archivadores> En aprobación, por ejemplo.

2. Seleccione el documento que se va a suspender en el panel de contenido y haga clicen Herramientas > Ciclo de vida > Suspender.



Esta operación sólo se realizará correctamente si el estado actual tiene definido unestado de excepción. Se muestra una advertencia si falta el estado de excepción:

Esta operación sólo se puede realizar en relación con un estado del ciclo de vida quetenga definido un estado de excepción. DCM utiliza un estado de excepción parapermitir la suspensión de un documento efectivo, independientemente del estado. Laversión 1.0 ACTUAL de un documento controlado es normalmente el documentoefectivo, a menos que una versión posterior que se registre se convierta en ACTUAL.Los registros o las versiones posteriores del mismo documento, 1.1 por ejemplo, cuandopasan a ser efectivos de forma temporal se suspende automáticamente la versiónACTUAL, 1.0 en este ejemplo, hasta que se alcanza la fecha de caducidad introducidapara el documento temporalmente efectivo. El documento temporalmente efectivo seretira de forma automática una vez que se reanuda la versión ACTUAL. Los documentosque se suspenden manualmente se suspenden de forma indefinida hasta que sereanudan/restituyen de forma manual.

Para suspender un elemento, debe tener disponer del permiso Cambiar estado sobredicho elemento. No es posible suspender un elemento cuyo tipo de estado sea normal,sin ningún estado de excepción, o si el elemento está ya suspendido. Todos los estadosde efectivo, por ejemplo en ciclos de vida de DCM innovadores disponibles, incluyen unestado de excepción aunque no se muestra. El estado de excepción sólo se puede verutilizando Documentum Application Builder (DAB).

Nota: No se puede suspender un documento hijo en una relación de firma de grupo opromoción de grupo. Se debe quitar el hijo de la relación del proceso o suspender eldocumento padre en primer lugar.

Reanudar un elemento suspendidoAl reanudar un documento suspendido, se reanuda el progreso del ciclo de vida y, porconsiguiente:• se retira el documento temporalmente efectivo• se restituye el documento efectivo que se suspendióLos documentos suspendidos en el estado de efectivo de un ciclo de vida de DCM serestituyen de forma automática cuando se alcanza la fecha de caducidad del documentotemporalmente efectivo. Los documentos en el estado de efectivo se suspenden yreanudan de forma automática. Los documentos suspendidos en un estado distinto delestado de efectivo (o su estado equivalente en un ciclo de vida personalizado) se debensuspender y reanudar de forma manual.

Sólo el supervisor del flujo de trabajo o un usuario con privilegios de administrador delsistema o superusuario pueden reanudar un flujo de trabajo detenido, una actividadpausada o un elemento de trabajo. Para reanudar un elemento, debe tener el permisoCambiar estado sobre dicho elemento.



Para reanudar un documento en un estado del ciclo de vida distinto delestado de efectivo:Esta operación no está disponible para objetos de referencia o externos.

1. Desplácese al estado que contiene el documento que se va a reanudar/restituir,Archivadores > En aprobación, por ejemplo.

2. Seleccione el documento que se va a restituir en el panel de contenido y haga clic enHerramientas > Ciclo de vida > Reanudar.

Los documentos controlados no se pueden reanudar manualmente al estado efectivo. Lareanudación del estado efectivo sólo se puede realizar mediante la tarea de reanudaciónde DCM cuando caduque el documento efectivo temporalmente. No se puede reanudarel documento padre en una relación de firma o promoción de grupo si alguno de sushijos se encuentra en estado suspendido.

Editar las extensiones del estado de ciclo devida

Se crean extensiones de ciclo de vida que aparecen en Extensiones de ciclo de vida alcrear una clase de documento para un documento controlado. Utilice este procedimientopara modificar las propiedades de un estado de ciclo de vida, cuando sea necesario.

DCM le permite agregar o modificar información sobre los signatarios obligatoriosy opcionales y grupos para ser leídos (TBR), roles y valores de usuarios para cadaestado definido en un DCM o ciclo de vida personalizado. Estos valores se almacenancomo propiedades en una instancia de un objeto de repositorio, denominadodcm_state_extension. Puede utilizar estas propiedades para especificar que el sistemarealice tareas concretas, como aplicar un esquema de numeración automática odenominación automática al documento, durante estados determinados del ciclo devida del documento.

En la interfaz gráfica de usuario de la extensión de ciclo de vida, el tipo de estado es desólo lectura y se lee desde el estado del ciclo de vida. Si cambia el estado del ciclo devida, se le pedirá que guarde los cambios para permitir la actualización. Los usuariostienen la capacidad de especificar las firmas electrónicas que se pueden emplear enestados concretos. También tendrán la capacidad de devolver a su estado anterior unestado específico (función deshabilitada en función del ciclo de vida y el tipo de estado).

Al realizar la promoción, la versión se establece como el nombre del estado en lugardel tipo de estado.

Los estados adicionales se incluyen entre Aprobado y Efectivo. Estos estados estándisponibles siempre que haya disponible un valor predeterminado: dcm_training.



Se pueden incluir estados adicionales pero no lo están, a menos que un cliente losagregue.

Las siguientes condiciones afectan a la devolución de un ciclo de vida al estado anterior:• Si la función Volver al estado anterior está habilitada para el estado del ciclo de vida,

será posible la devolución al estado anterior.• Esta función permite devolver un documento a su estado anterior.• Cuando devuelve un documento a su estado anterior, las relaciones del documento

no se ven afectadas.• En el momento de la devolución, el estado de firma del documento se debe establecer

en En espera antes y después de la devolución.• No se puede devolver a su estado anterior un documento que se encuentre en una

relación de agregación de firma.• Tanto si se consigue devolver un documento a su estado anterior como si no, se debe

notificar al propietario del documento o a los coordinadores de clase de documento.• Sólo se puede devolver a su estado anterior la versión más reciente de un documento.

Para definir o modificar las propiedades asociadas a asignaciones deestado de ciclo de vida:1. Desplácese a Administración > DCM > Extensiones de ciclo de vida.

Asegúrese de que los cuadros de lista de los filtros de la esquina superior derechade la pantalla se han establecido para adaptarlos a su visualización. El valorpredeterminado se establece en Extensiones LC de DC del usuario actual. Puedeque desee cambiar el valor predeterminado a Todas las extensiones de ciclo de viday también puede establecer Mostrar elementos para que muestren 10, 50 o 100elementos por página.

2. Haga clic con el botón secundario en un ciclo de vida que se muestre en el panelde contenido y seleccione Propiedades.El estado En curso se muestra de forma predeterminada en todas las fichas cuandose utiliza un ciclo de vida de DCM. El estado que se muestra cuando se utiliza unciclo de vida personalizado sería el equivalente al estado de en curso.El estado seleccionado en la parte superior de una ficha se muestra en todas las fichas.

3. Seleccione el estado que desea modificar e introduzca valores para cada ficha segúnse necesite y, a continuación, haga clic en Aceptar o haga clic en Aceptar una vez quehaya terminado de modificar cualquier otro estado que desee controlar.Aunque al hacer clic en Aceptar los cambios se guardan, también necesitará cerrarla sesión de DCM y volver a iniciar sesión para que los cambios surtan efecto.Consulte la tabla siguiente para obtener una descripción de los atributos que deseamodificar en la ficha Información y la ficha Sobrescrituras. Los usuarios, gruposy roles que se agreguen a la ficha Sobrescrituras están asociados a los valoresespecificados en esta ficha, en lugar de a los valores predefinidos especificados en la



ficha Información. Cada usuario, grupo y rol que se agregue como sobrescritura sepuede asociar a su propio conjunto único de texto y código personalizados. Todoslos usuarios, grupos y roles agregados no tienen que asociarse al mismo códigoy texto. Tendría que seleccionar el botón de opción junto al usuario, grupo o rolagregado para especificar las configuraciones personalizadas. Mostrar informaciónen la ficha Sobrescrituras revela los atributos siguientes que también son comunesa la ficha Información:• Código de firma• Texto de confirmación de aprobación• Rechazar código• Rechazar texto de confirmación• Texto de notificación• Texto de notificación TBRSe utilizan los valores predefinidos o valores predeterminados de la fichaInformación si no cambia la configuración para cualquiera de las sobrescriturasque se agreguen.Cree una lista de signatarios en la ficha Signatarios para el estado seleccionado.Los usuarios, grupos y roles agregados/proporcionados se pueden seleccionarposteriormente conforme sea necesario para que sean signatarios necesarios para undocumento controlado que utilice este ciclo de vida. Un signatario necesario tambiénpuede formar parte de un grupo de cualquier miembro seleccionado para adquirirla firma. Las casillas de verificación Obligatorio y Cualquier miembro se puedenactivar según sea necesario para crear los signatarios necesarios para un documentocontrolado que utiliza este ciclo de vida.Agregue a la ficha Lista de distribución los usuarios, grupos y roles que se deberíanenviar a las notificaciones TBR para el estado seleccionado. Todos los signatariosagregados a la ficha Signatarios o sólo aquellos seleccionados como Obligatorio(signatarios necesarios) por ejemplo, también se pueden agregar a esta ficha según senecesite.También puede crear una lista de flujos de trabajo controlados que se podría utilizarpara distribuir/entregar notificaciones de firma y tareas a los signatarios necesarios.

Nota: El nombre del ciclo de vida seleccionado y sus estados se muestran en la partesuperior de cada ficha. De igual forma, el estado que se muestra en todas las fichases el estado seleccionado para su modificación.



Tabla 9. Atributos de extensiones de ciclo de vida

Atributo Valor

Nombre de estado Nombre del estado del ciclo de vidaactual cuyas propiedades se muestran.

Los valores que se muestran para elnombre de estado y el tipo de estadoson los mismos cuando se selecciona unciclo de vida de DCM innovador.

Tipo de estado Nombre del estado de DCM que secorresponde con el nombre de estadopersonalizado en el campo Estado.

Este atributo muestra sólo los tipos deestado de ciclo de vida de DCM.

Promover después de última firma Si se activa, el documento se promoveráde forma automática al siguiente estadode ciclo de vida definido al firmar.

Enviar notificaciones para ser leídas Si se activa, el sistema enviará deforma automática las notificacionespara ser leídas a los usuarios o gruposespecificados en la página Lista dedistribución.

Usar esquema de denominaciónautomática

Si se activa, el sistema cambia de formaautomática el nombre del documentocuando entra en este estado de ciclode vida mediante el esquema dedenominación automática que hadefinido para la clase de documento.

Permitir promoción manual Si se activa, esta opción especificasi el sistema debe mostrar unbotón Promover para un signatariodeterminado para el estado de ciclo devida concreto que está modificando.

Permitir devolver a un estado previo Si se activa, esta opción especifica si elsistema debe mostrar un botón Volveral estado anterior.



Manifestar firma electrónica Si se activa, los documentos sedistribuyen para su aprobación explícitacon manifestación de firma electrónicapara que se registre y se compruebela acción que tome cada signatarionecesario.

Los atributos siguientes son comunes tanto para la ficha Información como para laficha Sobrescrituras. Sin embargo, estos atributos de la ficha Sobrescrituras no serevelan ni se muestran a menos que se seleccioneMostrar información cuandose agrega un usuario o grupo.

Código de firma Los valores o códigos de justificaciónque se han introducido para esteatributo se pueden seleccionar cuandoun signatario necesario decida aprobaro promover un documento controladoen un estado de ciclo de vida.

Agregue de la lista existente ointroduzca su propio texto dejustificación al hacer clic en Editar.

Texto de confirmación de firma El valor introducido para este atributose muestra en una pantalla deconfirmación cuando un signatarionecesario aprueba o promueve undocumento controlado en un estado deciclo de vida.

Rechazar código Los valores o códigos de justificaciónque se han introducido para esteatributo se pueden seleccionar cuandoun signatario necesario decida rechazarun documento controlado en un estadode ciclo de vida.

Agregue de la lista existente ointroduzca su propio texto dejustificación al hacer clic en Editar.

Rechazar texto de confirmación El valor introducido para este atributose muestra en una pantalla deconfirmación cuando un signatarionecesario rechaza un documentocontrolado en un estado de ciclo devida.



Texto de notificación El valor introducido para esteatributo es el titular que se muestraen las notificaciones enviadas a losdestinatarios agregados a la listade distribución. El texto para estanotificación les solicita a los usuariossu firma en relación con la tarea o eldocumento anexado. Por ejemplo, "Estedocumento requiere su firma".

Texto de notificación TBR El valor introducido para este atributoes el titular que se muestra en lasnotificaciones de lectura enviadas alos destinatarios agregados a la listade distribución. El texto para estanotificación les solicita a los usuariosque lean el documento anexado. Porejemplo, "Se debe leer y entender estedocumento".

Habilitar la promoción manual para un estadode ciclo de vida

Los documentos controlados por ciclos de vida se promueven de forma automática alsiguiente estado a no ser que esté habilitada la opción de promover de forma manual.

Precaución: No habilite la promoción manual para los ciclos de vida que se utilizanpara controlar los avisos de cambio y las solicitudes de cambio.

Para habilitar la promoción manual para un estado de ciclo de vida:1. Desplácese a Administración > DCM > Extensiones de ciclo de vida.

Asegúrese de que los cuadros de lista de los filtros de la esquina superior derechade la pantalla se han establecido para adaptarlos a su visualización. El valorpredeterminado se establece en Extensiones LC de DC del usuario actual. Puedeque desee cambiar el valor predeterminado a Todas las extensiones de ciclo de viday también puede establecer Mostrar elementos para que muestren 10, 50 o 100elementos por página.

2. Haga clic con el botón secundario en el ciclo de vida del panel de contenido quese corresponde con la clase de documento que utiliza el documento controlado yseleccione Propiedades.



3. Seleccione el estado, que se describe en la parte superior de la pantalla de la fichaInformación, que se necesita modificar.

4. Active la casilla de verificación para permitir la promoción manual.

5. Haga clic en Aceptar para aceptar/guardar los cambios.

6. Cierre la sesión de DCM y vuelva a iniciar sesión para que los cambios surtan efecto.


Capítulo 11Notificaciones

En este capítulo se describe lo siguiente:• Administrar notificaciones, página 139• ¿Qué es una notificación de lectura?, página 142• Configurar una notificación de lectura, página 143• Enviar una notificación de lectura, página 143• Responder a una notificación de lectura, página 144

Administrar notificacionesLas notificaciones están previstas para solicitar una respuesta a una tarea, comouna notificación de lectura o que requiere firma y para aconsejar sobre cualquieracción de seguimiento y posibles errores conocidos como notificaciones de eventos, yeventos desencadenados por un usuario y el sistema, tal y como se describen en Sobrenotificaciones en Funciones y conceptos clave de DCM de la Introducción.

Las notificaciones están destinadas a una clase de documento o una aplicaciónempresarial. Los signatarios para las notificaciones que requieren firma asignadas a unaclase de documento determinado, por ejemplo, se establecen en la ficha Firmar. La fichaNotificaciones de lectura establece la prioridad de una notificación de lectura. La listade distribución para una notificación de lectura se establece en el estado del ciclo devida de una clase de documento o una aplicación empresarial determinada, mientrasque la lista de distribución para las notificaciones que requieren firma se establece enla ficha Firmar al editar un alcance, clase de documento o aplicación empresarial. Acontinuación se proporcionan los procedimientos por separado para administrar lasnotificaciones de lectura.

Utilice el archivo dcm_notification_config.xml según el procedimiento proporcionado acontinuación para administrar las notificaciones. Está disponible de forma preestableciday contiene el alcance predeterminado con toda la configuración preconfigurada. Elalcance predeterminado NO se puede eliminar cuando está seleccionado como cualquier


Notificaciones

otro alcance que se pueda mostrar bajo él. El procedimiento se puede utilizar para Editar,Ver o Desbloquear el archivo. Con la opción Editar, puede crear un nuevo alcanceagregando una aplicación empresarial y/o una clase de documento y, si es necesario,modificar la configuración para cualquiera de los alcances mostrados.

Cuando se editan los alcances, excepto el alcance predeterminado, incluyen opcionespara Activar o Heredar en cada una de las fichas mostradas. El alcance predeterminado,no obstante, no incluye la opción Heredar en ninguna de sus fichas, consulte porejemplo, las fichas Notificaciones de lectura mostrada a continuación. La configuraciónse hereda del Super cuando la opción Heredar está seleccionada. El Super especificael valor predeterminado si no se agrega/muestra la clase de documento o la aplicaciónempresarial. No hay ninguna búsqueda para el Super si la opción Heredar estádesactivada (se anula la selección de la casilla de verificación). Cuando está activada, labúsqueda se dirige a las tres capas:• Superior: valor predeterminado• Media: aplicación empresarial• Inferior: clase de documentoPor ejemplo, si una configuración en el nivel de la clase de documento tiene activadoHeredados, DCM utilizará la misma configuración padre de clase de documento quees su aplicación empresarial. Si no se configura la aplicación empresarial padre, DCMutilizará la configuración/alcance predeterminado. Por esta razón, no se puede eliminarel alcance predeterminado.

Figura 27. Alcances mostrados para dcm_notification_config.xml

Se muestra la pantalla siguiente al Editar un alcance.


Notificaciones

Figura 28. Editar el alcance predeterminado

Figura 29. Editar un alcance distinto del alcance predeterminado

Para crear un alcance, o ver o modificar la configuración de un alcancecontenido en el archivo de configuración de la notificación:Las notificaciones se configuran/destinan según el alcance predeterminado para unaclase de documento o una aplicación empresarial si no se muestra ningún otro alcance enel archivo de configuración de la notificación bajo el alcance predeterminado.

1. Vaya a DCM > Administración > Notificación.

2. Haga clic con el botón secundario en Dcm_notification_config.xml que apareceen el panel de contenido y seleccione:


Notificaciones

• Editar: para crear un nuevo alcance o modificar uno existente. Se retira elformato de documento xml del alcance cada vez que se edita. Se registra el xmlcuando el administrador guarda los cambios.

• Ver: para ver el archivo xml sin acciones de retirada/registro.• Desbloquear: para cancelar la retirada si se bloquea el archivo xml por

inadvertencia. El archivo xml se bloquea si el usuario, involuntariamente, saledel modo Editar o cierra el explorador. En estos casos, el xml sigue retirado y espreciso registrarlo con una cancelación de la retirada para reiniciar la edición.

3. Opcionalmente, haga clic en Agregar aplicación empresarial o Agregar clase dedocumento para crear el nuevo alcance cuando sea necesario.

4. Haga clic con el botón secundario en un alcance existente y seleccione Editar paramodificarlo o, en su caso, Eliminar para desecharlo. El alcance predeterminado esobligatorio y NO se puede eliminar, ya que la opción para ello no está disponible, adiferencia de los demás alcances agregados/mostrados.Cualquier alcance seleccionado para Editar se retira y bloquea, y sólo se puededesbloquear cuando lo registra el usuario que lo ha retirado. Los demás usuariossólo pueden verlo cuando se retira y bloquea.

5. Modifique la configuración en las fichas aplicables para los tipos de notificación quedesea aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Seleccione o anule la selecciónde las casillas de verificación en la ficha aplicable para modificar la configuración.La configuración se hereda de forma predeterminada en el Super mostrado parael alcance seleccionado.

6. Haga clic en Guardar a fin de aceptar los cambios para los alcanceseditados/modificados.

7. Haga clic enGuardar nuevo para finalizar el proceso y guardar todos los cambios dedcm_notification_config.xml.El nuevo archivo de configuración de la notificación mostrado en el panel decontenido se identifica con un nuevo número de versión ACTUAL.Haga clic con el botón secundario en dcm_notification_config.xml si está bloqueadoy seleccione Desbloquear para registrar el archivo.

¿Qué es una notificación de lectura?Las notificaciones de lectura (TBR) se utilizan para garantizar que las personasadecuadas leen y comprenden el documento. El destinatario debe confirmar la tarea ycompletarla desde la bandeja de entrada. El envío y la confirmación de la notificaciónde lectura se auditan. Aunque las TBR no se pueden eliminar ya no se muestran unavez se han confirmado.


Notificaciones

Normalmente, las notificaciones de lectura se envían cuando un documento alcanza elestado de aprobado, con el fin de garantizar que las personas adecuadas comprendenel documento antes de que alcance el estado de efectivo. Las notificaciones de lecturaa diferencia de las notificaciones que requieren firma no exigen a los destinatariosque realicen acción alguna de firma. Se pueden enviar notificaciones de lectura, porejemplo, a los nuevos empleados, como parte de su formación, a fin de comprobar sucomprensión de los documentos de la empresa.

Configurar una notificación de lectura

Configurar las notificaciones de lectura para que seenvíen al entrar en un estado de ciclo de vida

Las notificaciones de lectura se pueden configurar para que se envíen automáticamenteal entrar en un estado de ciclo de vida. Para ello, se configura una lista de distribuciónen el estado de ciclo de vida. Si se configura Enviar para ser leído en el estado de ciclode vida, la notificación de la lista de distribución se enviará como notificaciones delectura. Consulte Editar las extensiones del estado de ciclo de vida, página 132 si precisamás información.

Anular el texto de la notificación de lectura

Los administradores pueden especificar la anulación del texto de las notificacionesde lectura para los usuarios, grupos o roles. Esto se puede configurar mediante laspropiedades de un usuario, grupo o rol específicos.

Enviar una notificación de lecturaNo puede enviar una notificación de lectura en comparación con un documento a menosque su clase de documento se configure en el estado del ciclo de vida del que deseaenviar la notificación de lectura. También tiene que ser miembro del rol de colaboradorpara su clase de documento.

Para enviar una notificación de lectura:1. Desplácese a una carpeta en Archivadores que representa el estado del ciclo de vida

del que desea enviar una notificación de lectura.


Notificaciones

2. Seleccione el documento mostrado en el panel de contenido para el que desea enviaruna notificación de lectura y seleccione Conformidad > Enviar para ser leído.Verá un mensaje de error que prohíbe la operación o un cuadro de diálogo que lepermitirá continuar la operación. A continuación se muestran ejemplos de posiblesmensajes de error para esta operación:Error: no se puede enviar la TBR para los documentos seleccionados, el usuario noes un colaborador de la clase de documento.Error: la clase de documento prohíbe enviar TBR en este estado: En aprobaciónEl estado mostrado en el segundo mensaje de error depende del estado del queestá enviando la notificación de lectura.

3. Haga clic en el cuadro de diálogo Seleccionar usuario/grupo, si se muestra, paracrear una lista de distribución. En caso contrario, haga clic en Cancelar en el mensajede error, si se muestra, para anular la operación.

4. Haga clic en Aceptar en la pantalla del ubicador al terminar de agregar/crear unalista de distribución.

5. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Enviar para ser leído para finalizarla operación.

Responder a una notificación de lecturaPara responder a una notificación de lectura:1. Desplácese a la Bandeja de entrada.

2. Haga doble clic en la notificación de lectura mostrada en el panel de contenido.

Figura 30. Ejemplo de una notificación de lectura mostrada en el panel de contenido

El cuadro de diálogo de Información de Task Manager se muestra en el panel decontenido.


Notificaciones

Figura 31. Responder y confirmar una notificación de lectura

3. Haga clic en Confirmar. La notificación de lectura mostrada en el panel de contenidoya no se muestra una vez confirmada.Aunque la promoción no se detiene cuando hay varias notificaciones de lectura(aún sin confirmar) en su Bandeja de entrada, debe confirmar una por una lasnotificaciones de lectura incluso si todas las tareas contienen el mismo archivoexacto. Se mantienen todas las notificaciones de lectura pendientes en la Bandejade entrada del usuario en relación con las versiones anteriores de un documentodeterminado, incluso cuando se ha registrado la nueva versión.


Notificaciones

Elaborar informes sobre notificaciones delectura

Para generar un informe de notificación de lectura, consulte Utilizar la herramientade informes, página 160.


Capítulo 12PDF Stamping Service

PDF Stamping Service (PSS) admite la funcionalidad para aplicar marcas de agua a las copias PDFsin afectar al documento original. Las marcas de agua se pueden crear a partir de Texto, Imagen yplantillas PDF. También se pueden configurar los formularios PDF, disponibles para la plantilla PDF,para generar las plantillas PDF de manera diferente.

Los archivos de configuración de PSS, archivos xml, mostrados en el nodo Administración deDCM (Administración > DCM > PDF Stamping Services) admiten configuraciones sólo para lafuncionalidad de marcas de agua. Se debe crear un archivo xml para configurar superposiciones demarcas de agua. Puede editar el xml predeterminado proporcionado en la instalación o crear unnuevo xml de configuración para que admita distintas necesidades de marcas de agua.

PSS admite configuraciones jerárquicas para marcas de agua, lo que significa que no tiene quecompletar todas las configuraciones de forma explícita si la configuración existe en un supernivel.DCM 6.5 admite dos tipos de jerarquía: la jerarquía basada en un tipo de objeto de Documentumy la jerarquía basada en aplicaciones empresariales/clases de documento de DCM. Para admitir oanular cualquier otra lógica empresarial que puede no estar cubierta si se utiliza cualquiera de losdos tipos de jerarquía compatibles, puede introducir su propio complemento que es un programa deJava personalizado. A continuación, se proporcionan más detalles en las subsecciones que siguen alprocedimiento.

Para crear una configuración de PSS:Este procedimiento se puede utilizar para Ver, Editar, Desbloquear y Eliminarservicios de estampado de PDF.

1. Vaya a Administración > DCM > PDF Stamping Service y seleccione Archivo >Nuevo > Configuración de PSS.

2. Escriba un nombre único y seleccione uno de los valores mostrados para el Tipo y,a continuación, haga clic en Terminar.El nombre es obligatorio y se muestra en el panel de contenido con la extensión.xml al hacer clic en Terminar.Seleccione el valor Tipo de objeto de Documentum (DCTM) para el Tipo a fin de definirel tipo de documento según la jerarquía de tipos de objeto o seleccione Clase de


PDF Stamping Service

documento/aplicación empresarial de DCM para definir el tipo de documento según lajerarquía de clases de documento y aplicaciones empresariales.

3. Haga clic con el botón secundario en el archivo xml creado y seleccione Editar paraagregar un tipo de documento.La pantalla resultante varía en función del valor seleccionado para el Tipo. Lapantalla mostrada, si el valor seleccionado es Tipo de objeto de DCTM, proporciona laopción Agregar tipo de documento mientras que Agregar aplicación empresarialy Agregar clase de documento son las opciones que aparecen si Clase dedocumento/aplicación empresarial de DCM es el valor seleccionado.Siempre se muestra/presenta default_root en la columna Tipo doc y no se puedeeliminar al seleccionarlo, como sí puede hacerse con cualquier otro tipo dedocumento agregado/mostrado bajo él. default_root se utiliza para heredarvalores/configuraciones si no hay nada más definido bajo él para la jerarquía debúsqueda. Si no necesita marcas de agua, debe quitar todas las superposiciones endefault_root o en el supernivel. Si no necesita marcas de agua en determinado nivelde una jerarquía pero tiene configuraciones de marcas de agua en un supernivelpara cubrir otros niveles de pares, debe deshabilitar todas las herencias de lasuperposición y quitar todas las configuraciones de superposiciones en ese nivel.Entre las opciones para hacer clic con el botón secundario se incluyen:• Editar: para crear un nuevo tipo de documento o modificar un tipo de documento

existente. Se retira el formato de documento xml del tipo de documento cadavez que se edita. Se registra el xml cuando el administrador guarda los cambios.

• Ver: para ver el archivo xml sin acciones de retirada/registro.• Desbloquear: para cancelar la retirada si se bloquea el archivo xml por

inadvertencia. El archivo xml se bloquea si el usuario, involuntariamente, saledel modo Editar o cierra el explorador. En estos casos, el archivo xml sigueretirado y es preciso realizar una cancelación de la retirada para reiniciar laedición.

• Eliminar: para eliminar un archivo xml si no es necesario.4. Haga clic en Agregar tipo de documento, Agregar aplicación empresarial o

Agregar clase de documento, según lo que esté disponible en función de la jerarquíaseleccionada, para agregar uno o más tipos de documento.

5. Haga clic con el botón secundario en el tipo de documento agregado y seleccioneEditar para definir las opciones Ver y Exportar según las superposiciones que deseadefinir.Se pueden heredar los valores/configuraciones para todas las superposiciones opuede seleccionar y elegir cuáles son las que desea heredar.Haga clic en Agregar en la superposición de texto, imagen o PDF para la que deseadefinir atributos, en caso de que no se hereden.La ficha Atributos determina cómo se utilizará la superposición mientras queSuperposición de texto, Superposición de imagen y Plantilla de superposición



(para la superposición PDF), según la superposición que esté agregando, determinanla composición de la superposición. Debe hacer clic en Terminar para finalizar elproceso de cada superposición agregada.

6. Haga clic con el botón secundario en la ficha Exportar para definir quésuperposiciones puede exportar. Puede definir las opciones Exportar para quecoincidan con la configuración en la ficha Ver o para que no se exporten los mismosvalores.La ficha Ver se utiliza para configurar la marca de agua aplicada al PDF que se va aver. La ficha Exportar se utiliza para configurar la marca de agua aplicada al PDFcuando se debe exportar desde el repositorio a un sistema de archivos local.

7. Haga clic en Aceptar una vez que haya terminado de editar Tipos de documento.

8. Opcionalmente, puede seleccionar la ficha Sobrescrituras a fin de crearpersonalizaciones de cliente para PDF Stamping Services. El complemento admitepersonalizaciones de cliente para PDF Stamping Services. Como la configuraciónse basa/depende de la jerarquía, el usuario no tiene que completar todas lasconfiguraciones de forma explícita si la configuración que desea existe en unsupernivel, en la columna Supertipo por ejemplo.Al definir un complemento en la ficha Sobrescrituras, se proporciona un mediopara que los clientes implementen su propia personalización a fin de admitir unaaplicación empresarial determinada (lógica). Implementación de complementodefine la clase de aplicación de Java del complemento. El valor para la clase de Javadel complemento debe implementar la interfaz IPssOverridePlugin. El valor para elNombre del complemento debe ser único.

9. Haga clic en Guardar para aceptar los cambios en la misma versión ACTUAL delarchivo xml o haga clic en Guardar como nuevo para crear una nueva versiónACTUAL del archivo xml.

Superposiciones de PSS para marcas de aguaPDF

El sello de PSS de marca de agua utiliza API de PDF de terceros para agregar marcasde agua en un archivo PDF determinado. Hay tres tipos de plantillas de marcas deagua admitidas:• Plantilla PDF

PSS, con respecto a esta plantilla, también admite una población de valores para trestipos de campos de formularios de Acrobat, por ejemplo: campo de formulario detexto; campo de formulario de imagen y campo de formulario de fecha y hora.

• Plantilla de texto



• Plantilla de imagen

Los formatos compatibles para esta plantilla son: JPEG, GIF, BMP, TIFF, PNG, WMF,PostScript (imagen).

Durante el estampado de la marca de agua, la seguridad de PDF se puede aplicartambién al archivo PDF estampillado.

Configurar superposiciones de PSS para very exportar

La configuración de estampado de PSS admite configuraciones jerárquicas. Se admitendos tipos de jerarquías:• Jerarquía basada en Tipo de objeto de Documentum• Jerarquía basada en Aplicación empresarial y Clase de documento de DCMLa configuración de estampado de PSS también admite personalizaciones a fin depoder implementar y utilizar varios requisitos de configuración de estampado en lossitios de cliente.

Los ejemplos y reglas generales para las configuraciones de PSS jerárquicas se describendel modo siguiente:• Ejemplo 1: Utilizar la configuración definida en este nodo

Si un nivel del nodo se configura para una acción en concreto como ver, exportare imprimir, y se anula la plantilla (una plantilla de texto, de imagen o PDF) y suconfiguración no está vacía, la configuración de la plantilla en este nivel del nodo seutilizará para esta acción.

• Ejemplo 2: Ninguna marca de agua

Si un nivel del nodo se configura para una acción en concreto como ver, exportare imprimir, y se anula la plantilla (una plantilla de texto, de imagen o PDF) y suconfiguración está vacía, no se aplicarán marcas de agua de este tipo de plantilla alos objetos que coincidan con este nodo para esta acción; si se anulan los tres tiposde plantillas (texto, imagen y PDF) y su configuración está vacía, no se aplicaráninguna marca de agua en absoluto.

• Ejemplo 3: Utilizar configuración definida en el supernodo

Si un nivel del nodo se configura para una acción en concreto como ver, exportar eimprimir, y se hereda la plantilla (una plantilla de texto, de imagen o PDF), ya estévacía o no su configuración, la configuración de la plantilla en su nivel de supernodose utilizará para esta acción.



• Ejemplo 4: Utilizar configuración definida en el supernodo

Si un nivel del nodo no se configura para una acción en concreto como ver, exportar eimprimir, no se utilizará la configuración en su nivel de supernodo. Como resultadono se aplica ninguna marca de agua de este nodo.

Personalizar superposiciones de PSS para PDFvistos desde DCM

Cuando un usuario intenta ver un documento controlado, mediante DCM, que tiene unacopia PDF existente, sea cual sea el formato original del documento controlado, el PDFestampado con marcas de agua sólo se muestra en Acrobat si la marca de agua se haconfigurado para la vista. Si la marca de agua no se está configurada para la vista, elcomportamiento es el predeterminado de Webtop o DCM sin PSS.

Personalizar superposiciones de PSS para PDFexportados desde DCM

Cuando un usuario intenta exportar un documento controlado, mediante DCM,que tiene una copia PDF existente, sea cual sea el formato original del documentocontrolado, el PDF estampado con marcas de agua sólo se exporta si la marca de aguase ha configurado para la exportación. Si la marca de agua no está configurada parala exportación, se exporta el contenido en su formato original y se proporciona elcomportamiento predeterminado de Webtop o DCM sin PSS.

Descripciones de atributosEn esta sección se describen los atributos para las distintas pantallas de configuración dePSS.

Tipos de documento

Las configuraciones de PSS se definen según un tipo de documento. Se agrega un tipo dedocumento en función de la jerarquía mostrada, la jerarquía de tipo de objeto de DCTMo la jerarquía de clase de documento/aplicación empresarial de DCM. No se puedeeliminar el default_root que se muestra y está disponible siempre. Todos los Tipos de



documento agregados se muestran debajo de default_root. Debe seleccionar un Tipodoc para Editar o Eliminar.

Se muestra Agregar tipo de documento al crear o editar un archivo de configuración dePSS, un archivo xml, con el valor para Tipo establecido en Tipo de objeto de DCTM.

Se muestran Agregar aplicación empresarial y Agregar clase de documento al crearo editar un archivo de configuración de PSS, un archivo xml, con el valor para Tipoestablecido en Clase de documento/Aplicación empresarial de DCM.

SeleccioneGuardar oGuardar como nuevo sólo cuando haya terminado de editar ambasfichas para Tipos de documento y Sobrescrituras. Haga clic en Guardar para aceptar loscambios en la misma versión ACTUAL del archivo xml o haga clic en Guardar comonuevo para crear una nueva versión ACTUAL del archivo xml. Salir se utiliza paraanular la operación y omitir los cambios.

Editar o eliminar un tipo de documento

Se muestra la pantalla Tipo doc que muestra la ficha Ver y la ficha Exportar cuandoEditar está seleccionado para el Tipo doc seleccionado. La pantalla Ver se utiliza paraAgregar y configurar las superposiciones deseadas y, si es necesario, para ver y editar losatributos de las superposiciones de texto, imagen y PDF definidas.

Se puede eliminar, si es necesario, cualquier Tipo doc agregado/mostrado debajo dedefault_root que esté seleccionado. default_root es el único que no se puede eliminar.

Configurar una sobrescritura

La ficha Sobrescrituras proporciona un medio, mediante un complemento,para utilizar un archivo de configuración distinto del archivo predeterminado(pss_stamper_config.xml) y usar su configuración para anular los valorespredeterminados.

La configuración de sobrescritura se agrega al archivo de configuración si se especificaun valor para la implementación de complemento, sea cual sea el valor proporcionadopara el nombre del complemento. La configuración de sobrescritura se quita del archivode configuración si el cuadro de texto de implementación de complemento está vacío,sea cual sea el valor introducido para el nombre del complemento. Más arriba, enel procedimiento de este capítulo se incluyen detalles adicionales y el valor para laimplementación de complemento.



Acciones y atributos del estampador para ver y exportar

Todas las acciones del estampador para cada una de las distintas superposiciones seconfiguran en las fichas Ver y Exportarmostradas al seleccionar y Editar un Tipo doc dela pantalla Tipos de documento.

Aunque los atributos para Ver y Exportar son los mismos, su configuración no tiene porqué ser el misma. Un usuario puede exportar el documento PDF a su unidad localo a otra parte con la misma configuración de seguridad de PDF, propiedades de PDFy superposiciones basadas en la configuración de la ficha Exportar. Un usuario quedecide/necesita exportar una copia del documento PDF a su unidad local, por ejemplo,obtendrá una copia sin las superposiciones, configuración de seguridad ni configuraciónde propiedades si no se proporcionan entradas para la ficha Exportar. Al abrir eldocumento PDF del repositorio, contiene todas las marcas de agua, configuraciónde seguridad y de propiedades, tal y como se define según la ficha Ver. La copia delrepositorio que contiene las marcas de agua se puede exportar con o sin marcas deagua, configuración de seguridad y configuración de propiedades que dependen de lasentradas definidas según la ficha Exportar. Se pueden heredar todas las configuracionesde atributos o sólo valores específicos del supertipo en los tipos de documentosagregados/mostrados. La herencia de una configuración de atributos busca en lossupertipos mostrados, si aparece alguno debajo de default_root, hasta que se llegue adefault_root en la parte superior de la jerarquía. No hay ninguna casilla de verificaciónpara herencia cuando está seleccionado default_root para su edición. Cualquier tipo dedocumento agregado/mostrado debajo de default_root muestra, no obstante, las casillasde verificación para herencia.

Los administradores definen la configuración de atributos en la ficha Exportar para queun usuario que exporta el documento PDF lo obtenga según la configuración definidaen la ficha Exportar.

Los atributos para la configuración de seguridad se exponen al hacer clic en Seguridadde PDF en una de las fichas para Ver y Exportar.

Los atributos para la configuración de propiedades se exponen al hacer clic enPropiedades de PDF en una de las fichas para Ver y Exportar.

Siempre se exponen los atributos para agregar las distintas superposiciones.

Editar superposiciones para atributos de texto, imageny PDF

La pantalla mostrada para superposiciones de texto, imagen y PDF, al hacer clic enAgregar en la Lista de superposiciones de texto, la Lista de superposiciones de imagen



y la Lista de superposiciones de PDF en la ficha Ver o la ficha Exportar, contiene laconfiguración de atributos utilizada para configurar marcas de agua.

La lista siguiente define los atributos en las fichas mostradas al Agregar unasuperposición:• Este atributo se define en la ficha Crear para todas las superposiciones

agregadas/creadas:

— Nombre

Cada superposición agregada/creada debe tener un nombre único. Este atributoes obligatorio, en la ficha Crear, sea cual sea la superposición agregada.

• Estos atributos se definen en la ficha Atributos para todas las superposicionesagregadas/creadas:

— Subyacer

Cuando está seleccionado, el documento PDF se aplica encima de lasuperposición. Si se anula su selección, la superposición se aplica encima deldocumento PDF.

— Superposición par/impar

El valor seleccionado para este atributo determina si la superposición se aplica alas páginas impares, pares o a todas las páginas del documento PDF.

— Girar grado

El valor o número especificado para este atributo determina el ángulo en el quese aplica la marca de agua en el documento PDF.

— Posición X (píxeles)

El valor especificado para este atributo, junto con el valor proporcionado para laposición "Y", determina dónde se colocará la marca de agua en la página.

— Posición Y (píxeles)

El valor especificado para este atributo, junto con el valor proporcionado para laposición "X", determina dónde se colocará la marca de agua en la página.



• Estos atributos se definen en la ficha Superposición de texto sólo parasuperposiciones de texto:

— Nombre de fuente

El valor seleccionado para este atributo determina qué fuente va a utilizar lamarca de agua, Courier o Helvetica, por ejemplo.

— Codificación

Las opciones/valores que rellenan el cuadro de lista para este atributo sedeterminan dependiendo del Nombre de fuente seleccionado. The default valuedisplayed is typically accepted.

— Tamaño de fuente

El valor se puede especificar y cambiar a partir del valor predeterminado, 8.0, acualquier entero entre 8.0 y 72.0.

— Color de fuente

El valor predeterminado, negro, se puede cambiar por el color que desee de lapaleta de colores.

— Origen de texto

El contenido que rellena la superposición de texto se obtiene y recupera de unode los orígenes especificados en función del botón de opción seleccionado.

Atributo de objeto

El contenido se recupera de un atributo del documento especificado para lamarca de agua.

DQL

El contenido para el formulario de texto se recupera de los resultados dela consulta de DQL en función del nombre de atributo especificado para elcampo Atributo. El valor proporcionado para el campo Delimitador separa losresultados devueltos en la consulta de DQL si el atributo especificado es unatributo de repetición.



Objeto Docbase (archivo)

El contenido para el formulario de texto se recupera de un archivo almacenadoen el repositorio.

Estático

La marca de agua se codifica según el texto introducido.• Estos atributos se definen en la ficha Superposición de imagen sólo para

superposiciones de imagen:

— Origen de imagen

El contenido que rellena la superposición de imagen se obtiene y recupera deuno de los orígenes especificados en función del botón de opción seleccionado.

Atributo de objeto

La imagen se recupera de un atributo del documento especificado para la marcade agua.

DQL

La imagen se recupera de los resultados de la consulta de DQL en función delnombre de atributo especificado para el campo Atributo. El valor proporcionadopara el campo Delimitador separa los resultados devueltos en la consulta deDQL si el atributo especificado es un atributo de repetición.


La imagen se recupera de un archivo almacenado en el repositorio.• Estos atributos se definen en la ficha Plantilla de superposición sólo para las

superposiciones de PDF:

— Origen de plantilla

El contenido que rellena la superposición de PDF se obtiene y recupera de unode los orígenes especificados en función del botón de opción seleccionado.

Atributo de objeto

La plantilla se recupera de un atributo del documento especificado para la marcade agua.

DQL

La plantilla se recupera de los resultados de la consulta de DQL en función delnombre de atributo especificado para el campo Atributo. El valor proporcionadopara el campo Delimitador separa los resultados devueltos en la consulta deDQL si el atributo especificado es un atributo de repetición.




La plantilla se recupera de un archivo almacenado en el repositorio.



• Estos atributos se definen en la ficha Formularios de PDF sólo para superposicionesde PDF, aunque los atributos descritos aquí sólo se hayan expuesto al Agregar unformulario mediante un Formulario de texto, Formulario de imagen o Formulariode fecha como origen previsto para la marca de agua:

— Atributos de Formulario de texto:

— Nombre

El valor es obligatorio y debe ser único entre los formularios de texto creadossi se utilizan formularios de PDF.

— Nombre de formulario

El valor especificado para el nombre en la ficha Crear cuando el formulariode texto está seleccionado.

— Tipo de formulario

Este atributo es de sólo lectura para identificar el formulario que se estáagregando.

— Nombre de fuente

El valor seleccionado para este atributo determina qué fuente va a utilizar lamarca de agua, Courier o Helvetica, por ejemplo.

— Codificación

Las opciones/valores que rellenan el cuadro de lista para este atributo sedeterminan dependiendo del Nombre de fuente seleccionado. Normalmente,se acepta el valor predeterminado mostrado.

— Tamaño de fuente

El valor se puede especificar y cambiar a partir del valor predeterminado,8.0, a cualquier entero entre 8.0 y 72.0.

— Color de fuente

El valor predeterminado, negro, se puede cambiar por el color que desee dela paleta de colores.

— Tipos de origen

El contenido que rellena el formulario de texto se obtiene y recupera de unode los orígenes especificados en función del botón de opción seleccionado.

Atributo de objeto

El contenido se recupera de un atributo del documento especificado para lamarca de agua.

DQL

El contenido para el formulario de texto se recupera de los resultados de laconsulta de DQL en función del nombre de atributo especificado para elcampo Atributo. El valor proporcionado para el campo Delimitador separalos resultados devueltos en la consulta de DQL si el atributo especificadoes un atributo de repetición.


El contenido para el formulario de texto se recupera de un archivoalmacenado en el repositorio.

Estático

La marca de agua se codifica según el texto introducido.


Capítulo 13Informes

En esta sección se describen los siguientes temas:

• Informes de DCM, página 159• Utilizar la herramienta de informes, página 160• Ver propiedades, versiones, relaciones, copias o ubicaciones de un informe, página 161• Exportar un informe, página 161• Generar informes sobre objetos de flujo de trabajo, página 162

Informes de DCMDCM ofrece muchos informes distintos. Puede ejecutar y ver estos informes si su roles uno de los siguientes:• Propietario de aplicación empresarial• Propietario de clase de documento• Supervisor de área funcional• Autor• SignatarioDCM permite elaborar informes en relación con los elementos siguientes:• Seguimientos de auditoría

Muestra el seguimiento de auditoría de cualquier evento especificado.• Estado de firma

Muestra el estado de firma por clase de documento, documento, usuario y período detiempo. Puede elegir filtrar este informe por: Todo, Aprobado, Pendiente, Rechazado

• Tiempo de firma medio

Muestra el número de firmas y el tiempo de firma medio de una clase de documento,documento, usuario y período de tiempo.


Informes

• Documentos controlados

Muestra los documentos controlados por Aplicación empresarial, Clase dedocumento, Documento específico o Usuario específico.

• Documentos a los que no se ha accedido

Muestra los documentos que no se han abierto dentro de un período temporalespecífico por clase de documento, documento y usuario. Puede filtrar este informepor tipo de estado.

• Estado de la promoción

Muestra el estado de la promoción de documentos en un ciclo de vida por aplicaciónempresarial, clase de documento, documento específico o usuario específico.

• Estado TBR (para ser leído)

Muestra el estado de TBR (para ser leído) por clase de documento, documento,usuario y periodo de tiempo. Filtros para este informe: Pendiente y Confirmado.

Utilizar la herramienta de informesLa opción de menú Conformidad > Informes le permite generar varios tipos diferentesde informes.

Para crear un informe mediante la herramienta Informes:Nota: También puede utilizar este procedimiento para Exportar (Guardar) un informe.

1. Seleccione Conformidad > Informes y haga clic en una de las opciones siguientes enfunción del informe que desea generar:• Seguimientos de auditoría• Estado de firma• Tiempo de firma medio• Documentos controlados• Documentos a los que no se ha accedido• Estado de la promoción• Estado TBR (para ser leído)

2. Haga clic en el botón Informe para obtener un informe según la configuraciónpredeterminada o ajústela primero y, a continuación, haga clic en el botón Informe.Puede seleccionar y elegir qué filtros seleccionar para personalizar y afinar losresultados devueltos en la mitad inferior de la pantalla.

3. De manera opcional, puede hacer clic en Exportar para guardar una copia delinforme cuando sea necesario.


Informes

Aparece un mensaje en la barra de mensajes de la parte inferior de la pantallaque confirma la finalización correcta del informe aplicable. Por ejemplo:El informe de seguimiento de auditoría se ha exportado correctamenteen /System/Applications/DcmConfig/Informes de DCM/Seguimientos deauditoría. Todos los informes exportados se guardan en la misma ruta de accesoSystem/Applications/DcmConfig/Informes de DCM/.

Ver propiedades, versiones, relaciones, copiaso ubicaciones de un informe

Puede ver sólo un informe si se ha exportado según Utilizar la herramienta de informes,página 160.

Para ver un informe guardado en el repositorio:1. Desplácese a la siguiente ubicación en Archivadores, System/Applications/

DcmConfig/Informes de DCM/ y seleccione la carpeta del informe aplicable(Seguimiento de auditoría, Estado de firma, Tiempo de firma medio, Documentosa los que no se ha accedido, Estado de la promoción, Estado TBR) mostrado enInformes de DCM.

2. Haga clic en el título del informe en la columnaNombre del panel de contenido, si semuestra algún informe, para ver el contenido del informe.

3. De manera opcional, puede hacer clic con el botón secundario en el título delinforme y seleccionar Ver para ver sus Propiedades, Versiones, Relaciones, Copiaso Ubicaciones.

Exportar un informeUtilice este procedimiento para obtener una copia de un informe guardado, en elrepositorio, según el procedimiento descrito en Utilizar la herramienta de informes,página 160. Este procedimiento se utiliza para exportar (realizar) una copia del informedel repositorio que se ha exportado (guardado) cuando se generó el informe.

Para obtener una copia de un informe del repositorio:1. Desplácese a la siguiente ubicación System/Applications/DcmConfig/Informes

de DCM/ y seleccione la carpeta del informe aplicable (Seguimiento de auditoría,Estado de firma, Tiempo de firma medio, Documentos a los que no se ha accedido,Estado de la promoción, Estado TBR) mostrado en Informes de DCM.


Informes

2. Seleccione el informe en el panel de contenido del que desea realizar una copia yhaga clic en Archivo > Exportar.

3. Desplácese a la ubicación en la que desea guardar la copia exportada utilizando elexplorador Seleccionar carpetas mostrado y haga clic en Aceptar para finalizar elproceso.

Generar informes sobre objetos de flujo detrabajo

La función de generación de informes de flujo de trabajo se puede utilizar para consultare identificar los flujos de trabajo y los documentos o tareas que se distribuyen.

Informes de flujo de trabajo

Los informes de flujo de trabajo tienen las siguientes opciones de filtro principales,Usuarios, Documentos y Plantillas WF, que se pueden utilizar en cualquier combinaciónpara afinar y personalizar los resultados. El informe se puede filtrar aún más segúnsi los flujos de trabajo están habilitados o no y de esta forma los resultados incluiránúnicamente elementos atrasados.

Para generar un informe de flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

2. Haga clic en Editar informe de flujo de trabajo.

3. Seleccione el botón de opción para cada opción de filtro que desee incluir en elinforme y haga clic en Editar para agregar los elementos que desea que se filtren. Sino está seleccionado el botón de opción Todos los flujos de trabajo, sólo se incluiránen el informe los flujos de trabajo habilitados. Selecciónelo si desea incluir en elinforme los flujos de trabajo habilitados y los inhabilitados. Active también la casillade verificación si sólo desea incluir en el informe los elementos atrasados. Sedevolverán todos los elementos atrasados según el número de días que especifique.Los elementos agregados al finalizar la edición se mostrarán junto a las opciones defiltrado utilizadas.Al editar, sólo se puede agregar un elemento por opción de filtro. Si vuelve a editar,cualquier elemento que ya haya agregado se borrará y se reemplazará con el nuevoelemento.


Informes

Figura 32. Editar la pantalla de informe de flujo de trabajo

4. Haga clic en Aceptar para generar el informe.

Ver detalles y realizar varias acciones de flujo detrabajo/tarea

Al ver detalles del flujo de trabajo también puede realizar varias acciones desde laficha Resumen utilizando sus botones de acción. Aunque este procedimiento se puedeutilizar para ver los detalles del flujo de trabajo, también se puede usar para cambiar elejecutante de una asignación de tarea, delegar una tarea, guardar el informe del flujo detrabajo, detener y reanudar el flujo de trabajo de una tarea específica gestionada por elflujo de trabajo y, cuando sea necesario, finalizar el flujo de trabajo.

Ver detalles muestra información sobre las tareas de flujo de trabajo y archivos anexos.Los filtros de visualización facilitados le permiten afinar la información para devolverniveles más amplios o más granulares de detalle.

Para ver los detalles de flujo de trabajo y, si es necesario, realizar unaacción relacionada con un flujo de trabajo o tarea:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

2. Seleccione un flujo de trabajo mostrado en el panel de contenido o genere uninforme del flujo de trabajo y, a continuación, seleccione un flujo de trabajo entrelos resultados devueltos.


Informes

3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Ver detalles y haga clic en Resumen,Auditoría o Asignar en función del conjunto de detalles que desee consultar. Semostrarán las tres fichas, sin tener en cuenta en la que se hace clic. Puede pasar deuna ficha a otra para ver los detalles de cada una.En la ficha Resumen se muestran todas las tareas del flujo de trabajo y proporcionabotones para cambiar los ejecutantes (cambiar los usuarios o grupos asignados a latarea), guardar el informe, detener y reanudar acciones en el flujo de trabajo o sustareas, y finalizar el flujo de trabajo si es necesario.En la vista Auditoría se muestran detalles de auditoría de los flujos de trabajo cuyosindicadores de eventos de auditoría se estaban diseñando en Workflow Managery de los documentos cuyos indicadores de auditoría estaban en DocumentumAdministrator. Puede establecer indicadores de auditoría en los flujos de trabajo ydocumentos para realizar el seguimiento de eventos de flujos de trabajo. Para obteneruna lista completa de todos los eventos de auditoría disponibles e informaciónsobre la configuración de indicadores de auditoría, consulte la documentación deWorkflow Manager (para flujos de trabajo) y Documentum Administrator (paradocumentos).Se pueden mostrar anexos para cada tarea si activa la casilla de verificación paraAnexos. También puede filtrar por Todas las tareas, Tareas actuales o Tareasatrasadas.

Figura 33. Ver detalles para un flujo de trabajo seleccionado

4. Haga clic en Cerrar tras ver o realizar la acción deseada.


Capítulo 14Repositorios

Este capítulo incluye:

• Iniciar sesión en un repositorio, página 165• Explorar repositorios, página 168• Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171• Definir las preferencias, página 172• Abrir una ventana de repositorio adicional, página 174• Arrastrar y colocar, página 175• Hacer clic con el botón derecho, página 175• Ver mensajes, página 175• Ver el estado de las operaciones en segundo plano, página 175• Trabajar con documentos del repositorio sin conexión a través de My Documentum, página 176• Ver la información del producto, página 176

Iniciar sesión en un repositorioPara iniciar sesión en un repositorio, necesita:

• URL de DCM• Nombre del repositorio• El nombre de usuario y la contraseña para el repositorio• La ubicación de red de DCM (si procede)• El nombre de dominio de Microsoft Windows NT (si procede)• Idioma (si procede)

Para iniciar sesión en un repositorio:1. En su navegador Web, escriba la URL de DCM.


Repositorios

Si utiliza credenciales guardadas o una autenticación automatizada, DCM inicia lasesión automáticamente. En ese caso, omita el resto de este procedimiento.

2. Si aparece la página Inicio de sesión, escriba su nombre de inicio de sesión ycontraseña para el repositorio. Los nombres de inicio de sesión y las contraseñasdistinguen entre mayúsculas y minúsculas.

3. En la lista Repositorio, seleccione el repositorio.

4. En la listaUbicación (si procede), seleccione la ubicación en la red de su organizacióndesde la que accede a DCM.Esto le permite acceder al contenido del área de almacenamiento más cercana dela red. Según la configuración de su organización, esta ubicación podría ser unvalor fijo.

5. Para guardar las credenciales de forma que inicie sesión automáticamente la próximavez que ejecute DCM desde este equipo, seleccione ¿Recordar credenciales lapróxima vez?Sugerencia: cuando haya iniciado sesión, podrá ver o eliminar sus credencialesguardadas a través de sus preferencias.

6. Para introducir un nombre de dominio de Microsoft Windows NT, haga clic enMás opciones e introduzca el dominio.

7. Para seleccionar el idioma, haga clic enMás opciones y seleccione el idioma.

8. Para utilizar funciones de accesibilidad, haga clic enMás opciones y marqueOpciones de accesibilidad adicionales.El modo de accesibilidad proporciona exploración lineal y por fichas, listas en lugarde menús y texto descriptivo adicional.

9. Para cambiar su contraseña, siga este procedimiento:Nota: si su organización utiliza el protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP),no puede cambiar la contraseña desde la página de inicio de sesión. Pregunte aladministrador del sistema cómo puede cambiar la contraseña.

a. Haga clic enMás opciones.

b. Haga clic en Cambiar contraseña.

c. Escriba la contraseña actual y la nueva.

d. Haga clic en Aplicar.

10. Haga clic en Inicio de sesión.


Repositorios

Iniciar sesión como usuario rápido

Si su aplicación incluye la función de usuario rápido y se le ha asignado esa función, aliniciar sesión tendrá un acceso limitado a la funcionalidad del repositorio.

Si se le ha asignado la función de usuario rápido, inicie sesión mediante el procedimientohabitual de inicio de sesión descrito en Iniciar sesión en un repositorio, página 165

Iniciar sesión en otro repositorioPara iniciar sesión en otro repositorio:1. Si el repositorio aparece en el panel de exploración, selecciónelo y diríjase al Paso 3.

2. Si el repositorio no apareciera en el panel de exploración, siga este procedimiento:

a. Seleccione Agregar repositorio.

b. Si el repositorio se muestra en la página Agregar un repositorio, selecciónelo yhaga clic en Aceptar. Diríjase al Paso 3.

c. Si el repositorio no se mostrara en la página Agregar un repositorio, haga clic enmás repositorios.

d. En la página Agentes de conexión, introduzca el nombre de un agente deconexión y haga clic en Agregar. Un agente de conexión determina losrepositorios que hay disponibles para iniciar sesión. Pregunte al administradorpor los nombres de los agentes de conexión que utiliza su organización.

e. Haga clic en Aceptar.

f. En la página Agregar un repositorio, seleccione el repositorio y haga clic enAceptar.

3. Escriba su nombre de usuario y contraseña para el repositorio.

4. Haga clic en Inicio de sesión.

Cerrar la sesión de todos los repositorios

Para cerrar sesión, seleccione Archivo > Cerrar sesión.


Repositorios

Definir los repositorios favoritosPara definir los repositorios favoritos:1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Repositorios.

3. En la lista Seleccionar un repositorio, seleccione el repositorio que desea agregary, a continuación, haga clic en la flecha para agregar.

4. Para quitar un repositorio de la lista Repositorios favoritos, selecciónelo y haga clicen la flecha para quitar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran los repositorios, seleccione unrepositorio en la lista Repositorios favoritos y haga clic en la flecha arriba o abajo.


Explorar repositoriosUn repositorio es un espacio de almacenamiento virtual para el contenido de suorganización. Es posible que la organización utilice varios repositorios. Cada repositoriose compone de nodos que dan acceso al contenido y las funciones del repositorio. Porejemplo, el nodo Archivador inicial contiene los archivos y carpetas personales delusuario. DCM muestra los nodos del repositorio en el panel de exploración.

Para explorar el repositorio, lleve a cabo cualquiera de las siguientes acciones: Pruebecada uno para consultar cómo difieren las acciones:

• Haga clic en un nodo en el panel de exploración.• Haga doble clic en un nodo en el panel de exploración.• Haga clic en el signo más situado junto al nodo en el panel de exploración.• Haga clic en una ubicación en el panel de contenido.• Haga clic en una ubicación en la ruta de exploración situada en la parte superior

del panel de contenido.Para seleccionar un elemento del panel de contenido, haga clic en él.

Para seleccionar varios elementos adyacentes en el panel de contenido, haga clic en elprimer elemento, mantenga presionada la teclaMayúsculas y haga clic en el últimoelemento.

Para seleccionar varios elementos del panel de contenido que no estén contiguos, hagaclic en cada elemento mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

Para seleccionar todos los elementos del panel de contenido, haga clic con el botónsecundario y elija Seleccionar todo.


Repositorios

Para anular la selección de un único elemento seleccionado, haga clic en él.

Para anular la selección de un elemento de un grupo de elementos seleccionados,mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en el elemento.

Para cambiar la manera en que se muestran los elementos en el panel de contenido, sigaalguno de estos procedimientos:

• Para mostrar sólo aquellos elementos que comienzan con cierta cadena de caracteres,escriba la cadena de caracteres en el campo de texto de la parte superior del panelde contenido y haga clic en .

Para volver a la lista original, haga clic en .• Para filtrar la lista para mostrar exclusivamente algunos tipos de elementos,

seleccione el filtro adecuado en el menú desplegable situado encima de la lista.

• Para mostrar u ocultar las miniaturas, haga clic en .• Para ordenar una columna, haga clic en el encabezado de columna. Para invertir el

orden, vuelva a hacer clic en el encabezado.

Sugerencia: para ordenar los elementos por propietario de bloqueo, haga clic en .

Para cambiar las columnas que aparecen, consulte Seleccionar las columnas queaparecen en las listas, página 169.

Seleccionar las columnas que aparecen en las listas

En esta tema se incluyen varios procedimientos diferentes para seleccionar las columnasque aparecen en una lista.

Para seleccionar las columnas que aparecen en la lista actual:1. Desplácese hasta la lista.

2. En el encabezado de columna seleccione .

3. Para agregar una columna, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga lapropiedad que desea mostrar.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad que deseamostrar en una columna.

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Repita los pasos del Paso a al Paso c con tantas propiedades como desee agregar.


Repositorios

4. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic en la flechaarriba o abajo.

5. Para quitar una propiedad que se muestra como columna, seleccione la propiedaden Seleccionar atributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha paraquitar.

6. Cuando haya terminado de agregar y quitar propiedades, haga clic en Aceptar.

Para seleccionar las columnas que aparecen en una determinadaubicación:1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Columnas.

3. Desplácese a la vista correspondiente y haga clic en Editar.

4. Para agregar una columna, siga este procedimiento:

a. En la lista Seleccionar tipo de objeto, elija el tipo de elemento que contenga lapropiedad que desea mostrar.

b. En la lista Seleccionar atributos para mostrar, seleccione la propiedad.

c. Haga clic en la flecha para agregar.

d. Repita del Paso a al Paso c para cada propiedad que desee agregar.

5. Para cambiar el orden en el que se muestran las columnas, seleccione una propiedaden la lista Atributos seleccionados para mostrar como columna y haga clic enla flecha arriba o abajo.

6. Para quitar una propiedad de la visualización, selecciónela en la lista Seleccionaratributos para mostrar como columna y haga clic en la flecha para quitar.

7. Haga clic en Aceptar dos veces.

Para quitar una columna de una lista:1. Desplácese a la lista de la que desea quitar una columna.

2. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna y seleccione RemoveColumn (Quitar columna).

Explorar categorías

Las categorías proporcionan métodos alternativos de organizar archivos en comparacióna la manera en que se organizan en archivadores. Las categorías están disponibles si


Repositorios

DCM se integra con EMC Documentum CI Server y si el repositorio se ha habilitado parala exploración de categorías. Pregunte a su administrador si su organización utiliza lascategorías y de qué forma.

Para explorar las categorías, haga clic en Categorías y utilice los procedimientoshabituales para desplazarse por la estructura jerárquica.

Si su organización utiliza categorías:

• Podrá enviar archivos para su clasificación.• Al crear un nuevo documento desde una plantilla, la plantilla podrá especificar que

el nuevo documento está enlazado a una o varias categorías.

Para enviar un archivo para clasificación:1. Desplácese hasta el archivo que va a enviar y selecciónelo.

Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios archivos seleccionándolosa la vez.

2. Elija Herramientas > Enviar para clasificación.

3. En el mensaje de confirmación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a enviar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a enviar varios archivos, confirme el envío de cada archivo por separado

haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para confirmar el envío simultáneo de todos los archivos restantes,haga clic en Terminar.

Buscar un elemento en un cuadro de diálogode selección

Para buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, siga uno de estosprocedimientos:

• Para abrir una ubicación del directorio, haga clic en la ubicación.• Para regresar a una ubicación anterior, haga clic en la ubicación en la ruta de

exploración sobre la lista.• Para buscar en un repositorio diferente, seleccione el repositorio en la lista

desplegable Repositorio, si está disponible.• Para mostrar sólo los elementos que comienzan con una determinada cadena de

caracteres, escriba la cadena de caracteres en el cuadro de texto situado sobre lalista y presione Entrar.


Repositorios

• Para restringir los tipos de elementos mostrados, seleccione un filtro distinto enel menú desplegable encima de la lista.

Para seleccionar un elemento, haga clic en él. Si el cuadro de diálogo de selección incluyedos cuadros de lista, como se muestra en Figura 34, página 172, debe hacer clic tambiénen la flecha para mover la opción elegida al segundo cuadro de lista. Puede movervarios elementos al segundo cuadro de lista.

Figura 34. Cuadro de diálogo de selección con dos cuadros de lista

Definir las preferenciasLas preferencias determinan las opciones acerca de cómo DCM muestra los repositoriosy realiza ciertas acciones.

La mayoría de las opciones de preferencias se almacenan en el repositorio para que sesigan aplicando si inicia sesión desde un equipo diferente.

Algunas preferencias, como la configuración de inicio de sesión, se almacenan en unacookie en el equipo local. Esas opciones sólo se utilizan en el equipo local.

En esta tema se describen las preferencias generales. Para establecer preferenciasespecíficas para una determinada funcionalidad de DCM, consulte el temacorrespondiente a esa funcionalidad.

Para definir las preferencias generales:1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha General y rellene los campos de Tabla 10, página 173.


Repositorios

Tabla 10. Preferencias generales

Campo Descripción

La sección empezará en La página que se abre al iniciar sesión.

Ubicación de retirada La ubicación del directorio de retirada. Este directorioes la ubicación en el equipo donde DCM copia losarchivos cuando se retiran del repositorio.

Credenciales guardadas Los nombres de usuario y contraseñas que seutilizan para iniciar una sesión automáticamente endeterminados repositorios.

Diseño El conjunto de colores, tramas y fuentes que se utilizanen los elementos mostrados.

Arrastrar y colocar Permite arrastrar y colocar elementos con el ratón.Esta opción requiere que se reinicie el explorador paraque el cambio surta efecto.

Autocompletar Si la opción Autocompletar está activada, cuandocomience a escribir en un campo, se mostraránsugerencias para completarlo.

Para aceptar una sugerencia, haga clic en ella.

Autocompletar muestra las sugerencias de un registrode las palabras y frases introducidas previamente y,en algún caso, de la lista de su organización de textocomún que todos los usuarios podrían introducir.

Para borrar la caché de las palabras y frasesintroducidas anteriormente, haga clic en Restablecer.

Objetos ocultos En las listas de archivos, se muestran los elementosmarcados como ocultos.

Enlaces de documento Si está disponible, seleccione esta opción para queDCM explore cada documento importado o registradode cualquier documento vinculado. Si se encuentrandocumentos enlazados, éstos se importan o registrany el documento original se convierte en un documentovirtual. Los documentos enlazados se convierten endescendientes.

Opciones de accesibilidad El modo de accesibilidad proporciona exploraciónlineal y por fichas, listas en lugar de menús y textodescriptivo adicional.

3. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.


Repositorios

Para definir las preferencias de formatos:En este tema describe las preferencias de formato.

1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos y complete los campos siguientes en Tabla 11, página174.

3. Haga clic en Agregar.Puede agregar la vista personalizada y las aplicaciones de edición y establecer suspreferencias de formatos para la visualización y edición.

Tabla 11. Preferencias de formatos

Campo Descripción

Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo de objeto en la lista desplegable.

Formato primario Seleccione el formato primario del objeto que haseleccionado.

Formato de visualización Seleccione el formato de visualización. De formapredeterminada, puede parecer basado en su formatoprimario.

¿Desea que este contenidoaparezca en el exploradorWeb?

Seleccione la opción.

Aplicación devisualización

Seleccione la aplicación para ver el objeto en la listadesplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicaciónpara examinar y seleccionar la aplicación para suvisualización.

Aplicación de edición Seleccione la aplicación para editar el objeto en la listadesplegable o utilice el enlace Seleccionar aplicaciónpara examinar y seleccionar la aplicación para suedición.


Abrir una ventana de repositorio adicionalPara abrir una ventana adicional que muestre el repositorio, seleccione Herramientas> Nueva ventana.


Repositorios

Arrastrar y colocarPara utilizar el procedimiento de arrastrar y colocar, debe habilitar primero la opciónde arrastrar y colocar en sus preferencias generales, como se describe en Definir laspreferencias, página 172.

Para realizar una acción con el procedimiento de arrastrar y colocar:1. Desplácese a los elementos que desea arrastrar y colocar y selecciónelos.

2. Haga clic en los elementos para arrastrarlos y siga manteniendo presionado el botóndel ratón. Mientas presiona el botón del ratón, arrastre los elementos a la ubicaciónde destino y suelte el botón del ratón.Sugerencia: si va a arrastrar los elementos a una ubicación de destino que no semuestra actualmente, primero debe desplazarse a la ubicación de destino con unode estos procedimientos:• Utilizando el otro panel de DCM.• Abriendo una nueva ventana. Para abrir una nueva ventana, seleccione

Herramientas > Nueva ventana.

Hacer clic con el botón derechoPara realizar una acción en un elemento, puede hacer clic con el botón secundario delratón en el elemento y seleccionar la acción del menú de acceso directo.

Ver mensajesLos mensajes de confirmación y error se muestran en la barra de estado, situada enla parte inferior de la página. Si la longitud de un mensaje es mayor que el área devisualización de la barra de estado, se podrá ver el mensaje completo seleccionandoHerramientas > Ver mensajes.

Ver el estado de las operaciones en segundoplano

Para mostrar el estado de las operaciones en segundo plano, seleccione Herramientas >Estado del trabajo.


Repositorios

Una operación en segundo plano es la que puede realizar mientras el usuario ejecutaotra. Por ejemplo, si al registrar un archivo se le ofrece la opción de almacenar primeroel contenido en la red local antes de almacenarlo de forma global, la operación dealmacenamiento global se producirá en segundo plano.

Trabajar con documentos del repositorio sinconexión a través de My Documentum

My Documentum es una aplicación cliente que le permite trabajar en sus documentosen modo sin conexión cuando no está conectado a DCM. My Documentum debe estarinstalado en el equipo local para poder utilizarlo. Si no está seguro de si está instalado,pregunte a su administrador del sistema.

My Documentum mantiene los archivos de repositorio seleccionados disponibles ensu equipo para que pueda seguir trabajando con ellos aunque esté desconectado deDCM. Cuando vuelva a conectarse, My Documentum sincronizará los documentosde su equipo con los del repositorio. Puede realizar la sincronización manualmente oconfigurarla para que se realice automáticamente a una hora o momento preestablecido.

Si My Documentum está instalado en su equipo, puede acceder a él a través delExplorador de Windows o a través de las aplicaciones de Microsoft Office. La jerarquíade carpetas dentro de la carpeta My Documentum coincide con la jerarquía de carpetasutilizada en el repositorio.

Puede buscar, modificar, guardar y crear documentos en la carpeta My Documentum.Cuando vuelva a conectarse y sincronice los documentos, los cambios se cargarán en elrepositorio. Para obtener más información sobre My Documentum, consulte el sistema deAyuda de My Documentum o la Guía del usuario de EMC Documentum My Documentum.

Ver la información del productoPara ver el número de versión y otra información del producto, seleccione Archivo> Acerca de DCM.

La información del producto incluye la versión de Web Development Kit (WDK) apartir del que se ha creado DCM. WDK es el marco de trabajo de EMC Documentum


Repositorios

utilizado para generar aplicaciones que tienen acceso a los repositorios utilizando losexploradores Web.


Repositorios


Capítulo 15Archivos y carpetas


• Crear un archivo, página 179• Crear una carpeta, página 180• Crear un archivador, página 181• Definir las propiedades, página 181• Retirar y editar archivos, página 182• Ver un archivo en modo de sólo lectura, página 190• Cambiar el formato asociado a un tipo de archivo, página 190• Importar archivos en el repositorio, página 192• Exportar archivos del repositorio, página 194• Eliminar elementos del repositorio, página 194• Mover un elemento a otra ubicación del repositorio, página 195• Copiar un elemento a una nueva ubicación en el repositorio, página 195• Ver el Portapapeles, página 196• Enlaces, página 196• Suscripciones, página 200• Recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo, página 201• Exportar la información mostrada en una lista, página 201

Crear un archivoPara crear un nuevo archivo:1. Desplácese hasta la carpeta en la que desee crear el nuevo archivo.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Documento.


Archivos y carpetas

3. Si aparece un cuadro de diálogo de selección, elija una plantilla para el nuevo archivoy haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscarun elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.Si el archivador Plantillas del repositorio no contiene una plantilla para un tipopersonalizado, no se podrá crear un archivo de ese tipo ahora. En su lugar, se puedecrear un archivo en el equipo local, importarlo al repositorio y, a continuación,asignarle el tipo personalizado.

4. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Escriba el nombre del nuevo archivo.

b. Para aplicar un ciclo de vida al archivo, haga clic en Aplicar ciclo de viday seleccione el ciclo de vida. A continuación, si la opción está disponible,seleccione el estado del ciclo de vida.

c. Introduzca información adicional en la ficha Crear según sea necesario.

5. En la ficha Información, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 12,página 182 en el tema Definir las propiedades, página 181.

6. Si aparecen otras fichas, introduzca la información en ellas según corresponda. Siprecisa más información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte eltema que trata esas funciones.

7. Haga clic en Terminar.

Crear una carpetaPara crear una nueva carpeta:1. Desplácese hasta la ubicación en la que desee crear la nueva carpeta.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.

3. En la ficha Crear, especifique el nombre y el tipo de la nueva carpeta. Introduzca lainformación adicional que sea necesaria.


5. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios concretos ala carpeta. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 372.

6. Si aparecen otras fichas, defina la información en ellas según corresponda. Si precisamás información sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el temaque trata esas funciones.



Archivos y carpetas

Crear un archivadorLos archivadores muestran el nivel de organización más alto de un repositorio. Losarchivadores contienen carpetas y archivos.

Para crear un nuevo archivador:1. Desplácese hasta el repositorio en el que desee crear el nuevo archivador.

2. Seleccione el nodo Archivadores.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Archivador.

4. En la ficha Crear, escriba el nombre del nuevo archivador y tipo de archivador.Introduzca la información adicional que sea necesaria.


6. En la ficha Permisos, especifique el acceso que tienen grupos y usuarios alarchivador. Si precisa instrucciones, consulte Editar permisos, página 372.

7. Si aparecen otras fichas, defina la información según corresponda. Si precisa másinformación sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema quetrata esas funciones.


Definir las propiedadesPara definir las propiedades de un elemento:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

Sugerencia: Para seleccionar varios al mismo tiempo, haga clic en cada elementomientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.

Sugerencia: Si el icono aparece al lado de un elemento, puede hacer clic en elicono para mostrar las propiedades del elemento.

3. En cada ficha, defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 12, página 182.Si su producto incluye fichas que no figuran en esta tabla, busque en este documentolos temas que describen las funciones controladas por esas fichas.Si desea definir las propiedades de varios elementos al mismo tiempo, tenga encuenta que el cuadro de diálogo de propiedades sólo muestra las propiedadescomunes a todos los elementos seleccionados.



Archivos y carpetas

Tabla 12. Fichas comunes en el cuadro de diálogo Propiedades

Ficha Descripción

Ficha Información Para modificar una propiedad, siga el procedimiento quecorresponda:

• Escribir un nuevo valor.• Haga clic en Editar o Seleccionar y seleccione el valor.• Marque la casilla de verificación de la propiedad.• Haga clic en el icono de la propiedad y seleccione el valor.• Si está disponible, haga clic en Ver valores CIS para ver los

valores de propiedad sugeridos.

Para mostrar las propiedades adicionales, seleccioneMostrarmás. Para mostrar todas las propiedades, seleccioneMostrartodas las propiedades.

Ficha Permisos Muestra el acceso que distintos usuarios tienen al elemento.Para cambiar permisos, consulte Editar permisos, página 372.

Ficha Historial Muestra una lista de eventos que le han sucedido a un elemento,por ejemplo retiradas, registros y promociones.

Retirar y editar archivosEsta sección incluye:

• Información general sobre retirada y edición, página 182• Retirar archivos, página 183• Registrar archivos, página 184• Cancelar la retirada de archivos, página 189• Ver archivos retirados actual y recientemente, página 189

Información general sobre retirada y edición

Para editar archivos, éstos se retiran al equipo local. Cuando retire un archivo, DCMlo bloqueará en el repositorio para que nadie más pueda editarlo. Los demás usuariospodrán ver el archivo, pero no realizar cambios. Si retira un archivo enlazado a variasubicaciones del repositorio, el archivo se bloqueará en todas ellas.


Archivos y carpetas

Cuando retire un archivo, DCM copiará o transmitirá el archivo al equipo, dependiendode la aplicación de edición del archivo.

Si el archivo utiliza una aplicación de edición externa, DCM lo descargará en el directoriode retirada. Puede abrir y cerrar el archivo directamente desde su directorio de retirada.Las modificaciones que realice no se guardarán en el repositorio hasta que registre elarchivo.

De forma predeterminada, el directorio de retirada es el que se indica a continuación,dependiendo del sistema operativo:

• Windows

//Documentum/Retirada• Macintosh

Raíz:Usuarios:nombre_usuario:Documentum:RetiradaSi el archivo utiliza una aplicación de edición interna, al retirar el archivo, DCMlo transmite directamente a la aplicación adecuada. El archivo no se copiará en elequipo. Cuando guarde el archivo en la aplicación de edición, el archivo se guardarádirectamente en el repositorio. Sin embargo, el archivo seguirá retirado. Paradesbloquearlo, deberá registrarlo de nuevo.

Para retirar un archivo, utilice el comando Editar o Retirar. El comando Editar abreinmediatamente el archivo en la retirada.

DCM muestra un icono de llave al lado de los archivos que ha retirado actualmente.DCM muestra un icono de candado junto a los archivos que otros usuarios han retiradoactualmente.

Para ver una lista de los archivos que actualmente ha retirado, haga clic enMis archivosy, a continuación, en el icono de llave en la fila de encabezados de columna.

Puede abrir, editar y cerrar el archivo directamente desde el directorio de retirada, esté ono conectado al repositorio.

Cuando un archivo se descarga en el directorio de retirada, la copia local del archivotiene el mismo nombre que el archivo del repositorio, a menos que surja un conflictode denominación. Un conflicto surge si ya existe otro archivo con el mismo nombre enel directorio de retirada. En ese caso, DCM anexa un número al nombre del archivorecientemente descargado. Cuando se vuelve a registrar el archivo, mantiene su nombrede archivo original y se coloca el número suprimido.

Retirar archivosPara retirar un archivo:1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.


Archivos y carpetas


2. Siga uno de estos procedimientos:• Para retirar un archivo sin abrirlo, seleccione Archivo > Retirar.• Para retirar un archivo y abrirlo automáticamente, seleccione Archivo > Editar.

Sugerencia: También puede retirar y abrir el archivo haciendo doble clic en él.3. Si se le solicita que introduzca información adicional, introdúzcala y siga uno de

estos procedimientos:• Si va a retirar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a retirar varios archivos, especifique la información de cada uno por

separado haciendo clic en Siguiente. Con el último archivo, haga clic enTerminar.

Sugerencia: para aplicar las entradas de todos los archivos restantes al mismotiempo, haga clic en Terminar.

Cuando termine la operación de retirada, el archivo se bloqueará en el repositorio yse copiará en el directorio de retirada local, desde donde podrá abrirlo directamente.

Registrar archivos

Cuando se crea una versión de un archivo durante el registro, sus copias, incluidas lascopias en miniatura, no se mantendrán con la nueva versión del archivo. Las copiaspermanecen con la versión anterior. No obstante, según la configuración definida,si registra el archivo como la misma versión y ya existe una copia PDF, se enviaráautomáticamente una solicitud de copia PDF.

Cuando se crea una versión del archivo al registrarse, no se mantiene su relación conningún documento padre, a menos que el documento padre también se haya registradocomo una nueva versión.

Para registrar un archivo:1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.


2. Seleccione Archivo > Registrar.

3. Si DCM no puede localizar el archivo en el equipo y le solicita que indique laubicación, busque el archivo en su equipo.

4. Si se le solicita información de registro, introduzca los datos adecuados. Estainformación variará en función de la instalación de su organización. Para obtener


Archivos y carpetas

una explicación de los campos de registro comunes, consulte Información deregistro, página 185.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a registrar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a registrar varios archivos, especifique la información de cada uno por

separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic enTerminar.

Sugerencia: para aplicar la información a todos los archivos restantes al mismotiempo, haga clic en Terminar.

Información de registro

Consulte Tabla 13, página 185 para obtener una explicación de los campos de registrocomunes. Es posible que algunos de los campos no aparezcan.

Tabla 13. Información de registro

Campo Descripción

Guardar como Establece el número de versión. Siselecciona el mismo número de versión,el archivo original se sobrescribirá con elactualizado. Si precisa más información,consulte Versiones, página 187.

Etiqueta de versión Permite etiquetar la versión actualizada.

Descripción Le permite escribir una descripciónopcional del archivo.

Formato Define el tipo de archivo.

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida al archivo.

Buscar enlaces a otros documentosde Microsoft y buscar en documentosenlazados

Si está disponible, seleccione esta opciónpara que DCM explore el documentopara buscar documentos enlazados. Sise encuentran documentos enlazados,éstos se registran como descendientes deldocumento original.


Archivos y carpetas

Campo Descripción

Cargar opciones Determina la rapidez con la que el nuevocontenido está disponible a otros usuariosy si se puede utilizar DCM mientras seproduce el registro.

Nota: si ha utilizado el procedimiento dearrastrar y colocar, esta opción no estarádisponible.

Seleccione una de estas opciones:

• Enviar para un acceso globalinmediato: Actualiza inmediatamenteel repositorio para todos los usuariosde su organización. Mientras estosucede, no se pueden realizar otrasacciones en DCM.

• Enviar primero para acceso local:Actualiza inmediatamente elrepositorio para los usuarios desu área geográfica, pero DCM tardamás tiempo en actualizar el repositoriopara todos los usuarios. Esto le permiteseguir utilizando DCM mientras serealiza la actualización.

Nota: si va a registrar varios archivosmediante el botón Siguiente, estaopción sólo aparece para el primerarchivo. La opción que elija se aplicaráautomáticamente a todos los archivosrestantes.

Mostrar opciones Mantener bloqueo Guarda el archivo actualizado en elrepositorio pero conserva el archivoretirado en su nombre.

Convertir en laversión actual

Hace que el archivo actualizado sea laversión actual. Si precisamás información,consulte Versiones, página 187.


Archivos y carpetas

Campo Descripción

Mantener una copialocal tras el registro

Conserva una copia del archivo en elequipo local. Sin embargo, el archivo yano estará retirado y cualquier cambiorealizado en la copia local no tendrá efectoen el archivo del repositorio.

Suscribirse a estearchivo

El archivo se enlaza a sus suscripciones.

Registrar desdearchivo

Sustituye el archivo del repositorio con elarchivo que elija.

Versiones

Una versión es una copia de un archivo realizada en un determinado momento cuandoéste se registró en el repositorio. Es posible crear una nueva versión cada vez que elarchivo se registra. Las versiones permiten realizar un seguimiento de los cambiosintroducidos en un archivo.

Cuando se crea o importa un nuevo archivo al repositorio, éste recibe el número deversión 1.0.

Al registrar un archivo, puede decidir si desea crear una nueva versión o sobrescribirla existente. (Debe tener los permisos adecuados sobre el archivo para poder disponerde estas opciones.)

• Si crea otra versión, se aplicará al archivo un número de versión superior al que teníacuando lo retiró y se mantendrá una copia de la versión previa en el repositorio.

• Si opta por sobrescribir la versión existente, se mantendrá el mismo número deversión en el archivo y no se guardará una copia de la anterior.

Dependiendo de la configuración, es posible que pueda elegir entre aumentar el númerode versión un número entero o sólo un decimal; es decir, una décima parte. Si se aumentael número de versión un número entero, se considera una revisión mayor; si se aumentaun decimal, es una revisión menor. Por ejemplo, si retira la versión 1.0 de un archivo yla registra como una revisión menor, el archivo se almacena como la versión 1.1. Sirepite este proceso, el archivo se volverá a almacenar como la versión 1.2. Si decidevolver a retirar el archivo y registrarlo como una revisión mayor, el número de versióndel archivo pasará de 1.2 a 2.0.

El archivo registrado más reciente aparecerá marcado como ACTUAL. Las listas dearchivos siempre muestran las versiones actuales de ellos, a menos que seleccione quese muestren todas.


Archivos y carpetas

Para mostrar todas las versiones de un archivo:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Versiones.Para mostrar todas las versiones de todos los archivos de una lista, seleccioneMostrartodos los objetos y versiones en el filtro desplegable situado sobre la lista.

Puede trabajar con una versión anterior de un archivo siguiendo los mismosprocedimientos que utilizaría para trabajar con cualquier archivo del repositorio.

Si edita una versión anterior de un archivo, cuando registre el archivo editado, se leofrecerán estas opciones:

• Puede registrar la versión más antigua del archivo como la nueva versión actual. Siselecciona esta opción, DCM asigna al archivo un número de versión superior ala anterior versión actual del archivo.

• Puede registrar la versión anterior del archivo como una versión ramificada. Estoaumentará el archivo anterior en un número decimal. La versión aumentada pasará aser la versión actual en una nueva ramificación de números de versión. Por ejemplo,si un usuario retira la versión 5.0 de un documento, la edita y, a continuación, lavuelve a registrar como una versión mayor, su número será el 6.0. La versión 6.0pasará a ser la versión actual del documento. Si posteriormente otro usuario retiraray editara la versión 5.0, que ha dejado de ser la actual, cuando la registre, DCMcreará una nueva ramificación del documento, que comenzará con el número deversión 5.0.1.

Reemplazar un archivo de repositorio con un archivo diferente

Para reemplazar un archivo del repositorio por un archivo diferente:1. Retire el archivo del repositorio. Si precisa instrucciones, consulte Retirar archivos,

página 183.

2. Seleccione el archivo retirado en el repositorio y elija Archivo > Registrar.Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivode reemplazo desde su equipo local al archivo retirado del repositorio. Si utilizael método de arrastrar y colocar, no se le proporcionará la opción de actualizar elcontenido localmente antes de actualizarlo globalmente. La actualización se realizaráglobalmente de inmediato.

3. Si solicitó información de registro, asegúrese de que la opción Registrar desdearchivo está seleccionada. Introduzca otra información que considere necesaria.Esta información variará en función de la instalación de su organización. Paraobtener una explicación de los campos de registro comunes, consulte Informaciónde registro, página 185.


Archivos y carpetas


Cancelar la retirada de archivos

Si cancela la retirada, el archivo se desbloqueará y se anularán todos los cambiosrealizados en la copia del archivo de su equipo. El repositorio mantendrá la últimaversión del archivo como la versión actual.

Para cancelar la retirada de un archivo:1. Desplácese hasta el archivo en el repositorio y selecciónelo.


2. Seleccione Archivo > Cancelar retirada.

3. Si se le solicita que confirme la cancelación, siga uno de estos procedimientos:• Si va a cancelar la retirada de un solo archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a cancelar la retirada de varios archivos, confirme la cancelación con cada

uno por separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clicen Terminar.

Sugerencia: para confirmar la cancelación simultánea de todos los archivosrestantes, haga clic en Terminar.

Ver archivos retirados actual y recientemente

Para ver la lista de los archivos que ha utilizado recientemente, haga clic enMis archivos.

Mis archivos permite ver tanto los archivos que están actualmente retirados como losque se han registrado nuevamente. Los archivos que ha retirado se identifican medianteel icono de llave.

Para ver los archivos que ha retirado actualmente, ordene la lista Mis archivos porpropietario del bloqueo haciendo clic en el icono de llave en la fila de encabezados decolumna.

Puede realizar todas las operaciones estándar de archivo desde Mis archivos. Siga losmismos procedimientos que utilizaría para cualquier ubicación del repositorio.

Si la configuración de su organización incluye funcionalidad de varios repositorios, Misarchivos también mostrará los archivos a los que se ha tenido acceso recientemente enotros repositorios, así como los del repositorio que está viendo en esos momentos. Puede


Archivos y carpetas

realizar operaciones estándar en archivos de otros repositorios siempre que tenga lascontraseñas y los nombres de usuario requeridos para ellos.

Ver un archivo en modo de sólo lecturaAl ver un archivo, DCM lo transmite directamente al equipo o descarga una copia delarchivo al directorio de visualización. El archivo no se retira del repositorio. Puederealizar cambios en el archivo localmente, pero no puede guardar los cambios en elrepositorio.

Para los usuarios de Windows, el directorio de visualización predeterminado es elsiguiente:C:\Documentum\Viewed

Si ya existe otro archivo con el mismo nombre en el directorio de visualización, DCMagregará un número al nombre.

Es posible ver un archivo aunque lo haya retirado otro usuario.

Para ver un archivo sin retirarlo:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Abrir (sólo lectura).Para ver los enlaces incluidos en un archivo HTML, debería tener instalado el enlacevirtual.

Cambiar el formato asociado a un tipo dearchivo

Cada elemento del repositorio tiene un tipo de objeto asociado. El tipo de objeto definede qué clase de elemento se trata y determina las propiedades y acciones disponiblespara el elemento. De forma predeterminada, un tipo de objeto está asociado a un formatode archivo de edición y a un formato de archivo de visualización.

Para cambiar el formato asociado a un tipo de archivo:1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.En la ficha Formatos se muestran los tipos de objeto en los que han cambiado lasaplicaciones asociadas con respecto a las asociaciones predeterminadas.


Archivos y carpetas

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para asociar una aplicación a un tipo que no aparece en la lista, haga clic en

Agregar.• Para asociar una aplicación a un tipo mostrado en la lista, seleccione el tipo y

haga clic en Editar.4. Rellene los campos de Tabla 14, página 191:

Tabla 14. Ficha Formatos

Campo Descripción

Elegir tipo de objeto Seleccione el tipo para el que deseadefinir el formato.

Formato primario Seleccione el formato de archivo que seasociará al tipo.

Formato de visualización Seleccione el formato de archivo quedesea asociar a una vista de sólo lecturade un archivo de este tipo.

¿Desea que este contenido aparezca enel explorador Web?

Si la aplicación se puede abrir con unexplorador Web, puede convertirlaen la aplicación de visualizaciónpredeterminada. Para hacerlo,seleccione Sí.

Aplicación de visualización Haga clic en Seleccionar aplicacióny elija la aplicación utilizada para verelementos de este tipo.

Aplicación de edición Haga clic en Seleccionar aplicación yelija la aplicación utilizada para editarelementos de este tipo.


Restaurar los formatos de archivo asociados a losvalores predeterminados

Para restablecer los formatos de archivo asociados a los valorespredeterminados:1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.


Archivos y carpetas

3. Seleccione el tipo de objeto.

4. Haga clic en Restaurar valores predeterminados.

Importar archivos en el repositorioSi importa una carpeta, también se importará el contenido de la carpeta.

Dependiendo de la configuración de su organización, podría haber un límite en elnúmero de elementos que puede importar simultáneamente.

Si la configuración admite la creación de copias al importar, habrá un intervalo de tiempoentre la hora de la importación y la creación de las copias.

Para importar al repositorio:1. Desplácese a la ubicación del repositorio donde vaya a importar.

2. Seleccione Archivo > Importar. A continuación, haga clic en Agregar archivos oAgregar carpetas. Seleccione el archivo o carpeta y haga clic en Aceptar. Paraagregar varios archivos o carpetas, repita la secuencia. Cuando termine, haga clicen Siguiente.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar el archivoo carpeta de su equipo local a la ubicación de DCM. Si utiliza el método de arrastrary colocar, no se le proporcionará la opción de importar el contenido localmente antesde importarlo globalmente. La importación se realizará globalmente de inmediato.

3. Si se le solicita que defina propiedades para los archivos importados, defina laspropiedades tal y como se describe en Tabla 15, página 192. En la tabla se describenlas propiedades comunes. Su instalación de DCM podría incluir propiedadesdiferentes.

Tabla 15. Propiedades de archivos importados

Campo Descripción

Tipo No cambiar esta propiedad

Formato No cambiar esta propiedad

ID de ciclo de vida Asigna un ciclo de vida a cada elementoimportado.


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Campo Descripción

Buscar enlaces a otros documentosde Microsoft e importar documentosenlazados

Si este campo aparece, márquelo paraque DCM explore cada documentoimportado en busca de documentosenlazados. Si se encuentran documentosenlazados, éstos también se importan.El documento original se convierteen un documento virtual y losdocumentos enlazados se convierten endescendientes.

Cargar opciones Si aparece este campo, puededeterminar la rapidez con la que elcontenido importado estará disponiblea otros usuarios y si se puede utilizarDCMmientras se realiza la importación.Seleccione una de estas opciones:

• Enviar para un acceso globalinmediatoActualiza inmediatamenteel repositorio para todos los usuariosde su organización. Mientras estosucede, no se pueden realizar otrasacciones en DCM.

• Enviar primero para accesolocalActualiza inmediatamente elrepositorio para los usuarios de suárea geográfica, pero DCM tarda mástiempo en actualizar el repositoriopara todos los usuarios. Esto lepermite seguir utilizando DCMmientras se realiza la actualización.

4. Siga uno de estos procedimientos:• Si va a importar un archivo, haga clic en Aceptar.• Si va a importar varios archivos, defina las propiedades de cada uno por separado

haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para aplicar las propiedades seleccionadas a todos los archivosrestantes al mismo tiempo, haga clic en Terminar.


Archivos y carpetas

Exportar archivos del repositorioCuando se exporta un archivo o carpeta, se crea una copia del elemento en una ubicaciónexterna al repositorio. Cuando se exporta una carpeta, se exportan también sus archivosy subcarpetas.

Para exportar desde el repositorio:1. Desplácese a uno o varios archivos o carpetas y selecciónelos.

2. Seleccione Archivo > Exportar.Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar loselementos del repositorio hasta la ubicación correspondiente del equipo local.

3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, siga uno de estosprocedimientos:• Si va a exportar un archivo, defina las opciones y haga clic en Aceptar.• Si va a exportar varios archivos, defina las opciones de cada uno por separado

haciendo clic en Siguiente. Tras el último archivo, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los archivos restantes almismo tiempo, haga clic en Terminar.

4. Cuando se le solicite la ubicación de la exportación, seleccione la ubicación y hagaclic en Aceptar.

Eliminar elementos del repositorioPara eliminar un elemento del repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolosa la vez.

2. Seleccione Archivo > Eliminar.

3. Si se le solicita que indique si desea eliminar objetos relacionados, realice lasselecciones adecuadas y siga uno de estos procedimientos:• Si va a eliminar un solo elemento, haga clic en Aceptar.• Si va a eliminar varios elementos, realice las selecciones para cada uno por

separado haciendo clic en Siguiente. Tras el último elemento, haga clic enTerminar.

Sugerencia: para aplicar las selecciones a todos los archivos restantes al mismotiempo, haga clic en Terminar.


Archivos y carpetas

Mover un elemento a otra ubicación delrepositorio

Puede mover un elemento a otra ubicación dentro del mismo repositorio. De formapredeterminada, DCM mueve sólo la versión seleccionada del elemento. No obstante,el administrador podría haber configurado DCM para que mueva todas las versiones.Pregunte a su administrador el comportamiento que debe adoptar.

No puede mover un elemento que esté bloqueado. Si un elemento está bloqueado, elpropietario del bloqueo debe desbloquearlo primero.

Sugerencia: también puede mover un elemento con la operación de arrastrar y colocar.

Para mover un elemento a una ubicación nueva:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

Sugerencia: Puede seleccionar varios elementos.

2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.Sugerencia: Puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de variasubicaciones al Portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementos delPortapapeles se moverán a la misma ubicación.

3. Desplácese a la ubicación a la que desea mover el elemento y abra la ubicaciónde forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel decontenido. Seleccione Editar > Mover aquí.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botónsecundario en la ubicación y seleccionarMover aquí.Los elementos se moverán a la nueva ubicación. Los elementos permanecerán en elPortapapeles hasta la próxima vez que agregue elementos al Portapapeles. Para verel Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles.

Copiar un elemento a una nueva ubicación enel repositorio

Puede copiar un elemento de un repositorio a otro, así como dentro de un repositorio. Alcopiar un elemento, sólo se copia la versión seleccionada.

Para copiar un elemento a una ubicación nueva:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.



Archivos y carpetas

2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.Sugerencia: Puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de variasubicaciones al Portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementosdel Portapapeles se copiarán en la misma ubicación.

3. Si va a copiar a otro repositorio, abra dicho repositorio en el panel de exploración. Siprecisa más información, consulte Iniciar sesión en otro repositorio, página 167.

4. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el elemento y abra la ubicaciónde forma que los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel decontenido. Seleccione Editar > Copiar aquí.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botónsecundario en la ubicación y seleccionar Copiar aquí.

5. Si se muestra el Portapapeles, seleccione los elementos que desee copiar y hagaclic en Copiar.Los elementos se copiarán en la nueva ubicación. Los elementos permanecerán en elPortapapeles hasta la próxima vez que agregue elementos al Portapapeles.Si copió un elemento en una ubicación que ya incluye dicho tipo de elemento con elmismo nombre, DCM agregará Copia al nombre del elemento copiado.

Ver el PortapapelesLos archivos y otros elementos que esté moviendo, copiando o enlazando a otraubicación del repositorio se guardan en el Portapapeles. En el portapapeles se puedenguardar varios archivos a la vez.

Para ver el Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles. Si un elemento esperadono apareciera, asegúrese de que ha definido los filtros de vista para que se muestre.

Para quitar un elemento de su Portapapeles, selecciónelo y haga clic en Quitar.

EnlacesEsta sección incluye:

• Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio, página 197• Enlazar un elemento a otro repositorio, página 197• Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento, página 199• Enlazar un elemento de repositorio a su equipo, página 199


Archivos y carpetas

• Agregar un documento o carpeta a los marcadores o favoritos de su explorador,página 199

• Uso del correo electrónico para enviar un enlace a un elemento del repositorio,página 200

• Abrir enlaces enviados por correo electrónico, página 200

Enlazar un elemento en otra ubicación del repositorio

Al enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio, se puede acceder al elementodesde la nueva ubicación de la misma manera que se accede desde su ubicación original.

No se puede enlazar ningún elemento que esté bloqueado. Si el elemento está bloqueado,el propietario del bloqueo debe desbloquearlo primero.

Para enlazar un elemento a otra ubicación del repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.


2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.Sugerencia: Puede repetir los pasos anteriores para agregar elementos de variasubicaciones al Portapapeles. Al finalizar este procedimiento, todos los elementosdel Portapapeles se enlazarán a la misma ubicación.

3. Desplácese a la ubicación a la que desea enlazar el elemento y abra la ubicación paraque los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido.Seleccione Editar > Enlazar aquí.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Editar, puede hacer clic con el botónsecundario en la ubicación y seleccionar Enlazar aquí.Los elementos se enlazarán a la nueva ubicación. Los elementos permanecerán en elPortapapeles hasta la próxima vez que agregue elementos al Portapapeles. Para verel Portapapeles, seleccione Editar > Ver Portapapeles.

Enlazar un elemento a otro repositorio

Puede enlazar un elemento de un repositorio a otro. Esto crea un acceso directo alelemento seleccionado.

Puede realizar la mayoría de las operaciones estándar de archivos y carpetas en losaccesos directos. Por ejemplo, puede exportar, copiar y retirar accesos directos. Utilicelos procedimientos estándar para realizar esas operaciones. Al realizar una operación,


Archivos y carpetas

DCM efectúa la operación en el elemento original en el repositorio original. Por ejemplo,al retirar el acceso directo, DCM también retira el original en el repositorio de origen.

Los accesos directos se distinguen con un pequeño icono duplicado superpuesto sobreel icono de archivo. La superposición parece una pequeña copia del icono de carpetao de archivo.

Los accesos directos permiten a los usuarios de repositorios diferentes compartirarchivos salvando grandes distancias, a la vez que esos archivos compartidos son localesen cada oficina. Un acceso directo puede tener propiedades globales y locales. Alcambiar un valor de propiedad global, éste cambia en el elemento de origen y en el restode los accesos directos. Sin embargo, al cambiar un valor de propiedad local, el valorsólo cambia en el acceso directo actual.

Para desplazarse del acceso directo al elemento original, seleccione el acceso directo y, acontinuación, elija Archivo > Ir a destino.

Para enlazar un elemento a otro repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Editar > Agregar al Portapapeles.

3. En la misma ventana de DCM, abra el repositorio al que desee enlazar.

4. Desplácese hasta la ubicación del nuevo repositorio.

5. Seleccione Editar > Enlazar aquí.Content Server utiliza trabajos automatizados para sincronizar accesos directos yoriginales.

Nota:

• Los trabajos de replicación sincronizan automáticamente el acceso directo con elarchivo original. Puede actualizar para sincronizar manualmente el acceso directosin esperar a que se produzca la sincronización automática.

• Las operaciones que modifican un elemento se realizan implícitamente en el elementode origen, y se actualiza el elemento de acceso directo para que se refleje el cambio.

• Si la configuración admite traducciones, al crear una traducción de un acceso directo,se crea un archivo nuevo en el repositorio. No puede crear un acceso directo.

• Puede realizar operaciones de ciclo de vida en accesos directos a los que ya se leshayan aplicado ciclos de vida.


Archivos y carpetas

Ver todas las ubicaciones a las que está enlazado unelemento

Para ver todas las ubicaciones a las que está enlazado un elemento:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Siga uno de estos procedimientos:• SeleccioneMostrar > Ubicaciones.• SeleccioneMostrar > Pertenencia.

Enlazar un elemento de repositorio a su equipoPara enlazar un elemento del repositorio al equipo:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información.Aparecerá un icono de acceso directo al lado del nombre de los elementos.

3. Arrastre el icono de acceso directo y colóquelo en la ubicación adecuada. Porejemplo, arrastre el icono y colóquelo en una carpeta del equipo.

Agregar un documento o carpeta a los marcadores ofavoritos de su explorador

Para agregar un documento o una carpeta a los marcadores o favoritosdel explorador:1. Desplácese hasta el documento o la carpeta del repositorio y selecciónelo.

2. Elija Archivo > Agregar a Favoritos.


Para abrir un documento o carpeta desde los marcadores o favoritos delexplorador:1. En el explorador, seleccione el documento o carpeta en el menú de marcadores o

de favoritos.

2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Iniciode sesión.


Archivos y carpetas

Uso del correo electrónico para enviar un enlace a unelemento del repositorio

Para enviar un enlace en un mensaje de correo electrónico:1. Busque el elemento del repositorio y selecciónelo.

Sugerencia: Puede seguir este procedimiento con varios elementos seleccionándolosa la vez.

2. Seleccione Archivo > Enviar por correo electrónico como enlace Web.Su aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje de correo electrónico einsertará el enlace al elemento del repositorio.

3. Escriba la dirección de correo electrónico y el mensaje que desee y envíe el mensaje.

Abrir enlaces enviados por correo electrónicoPara abrir un enlace enviado por correo electrónico:1. Haga clic en el enlace.

2. Si se le solicita que inicie sesión, introduzca su información y haga clic en Iniciode sesión.

3. Si se le solicita que seleccione el modo de abrir el archivo, elija la opción quecorresponda.

SuscripcionesLos elementos a los que se suscribe aparecen en el nodo Suscripciones. Cuando acceda aun elemento mediante este nodo, el elemento se recuperará de su ubicación original enel repositorio.

Para suscribirse a un elemento del repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Suscribir.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Herramientas, puede arrastrar y colocar loselementos en el nodo Suscripciones del panel de exploración.

Para suscribir a otro usuario a un elemento del repositorio:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.


Archivos y carpetas

2. Seleccione Herramientas > Suscribir a otros.

3. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione uno o varios usuarios y haga clic enAceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elementoen un cuadro de diálogo de selección, página 171.

Para cancelar la suscripción a un elemento:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. Seleccione Herramientas > Cancelar suscripción.

Recibir una notificación cuando se lee o secambia un archivo

Para recibir una notificación cuando se lee o se cambia un archivo:1. Seleccione el archivo.


2. Siga uno de estos procedimientos:• Para que la notificación se envíe siempre que se acceda al contenido del archivo,

ya sea para abrirlo, retirarlo o exportarlo, seleccione Herramientas > Activarnotificación de lectura.

• Para recibir una notificación en el momento en que se cambia un archivo,seleccione Herramientas > Activar notificación de cambios.

Las notificaciones se envían a su Bandeja de entrada de DCM y a su Bandeja deentrada de correo electrónico.Sugerencia: Puede desactivar la notificación después seleccionando el archivo yeligiendo Herramientas > Desactivar notificación de lectura o Herramientas >Desactivar notificación de cambios.

Exportar la información mostrada en una listaCuando se exportan los valores de propiedad de los elementos de una determinadalista, la información se guarda como un archivo .csv, que puede abrirse utilizando laaplicación predeterminada para los archivos de este tipo.

Antes de realizar este procedimiento, asegúrese de que la configuración de seguridad desu explorador permite descargar archivos.


Archivos y carpetas

Para exportar la información mostrada en una lista:1. Desplácese por la lista.

2. Seleccione Herramientas > Exportar a CSV.

3. Seleccione las columnas que desee exportar como metadatos.


5. Seleccione si desea ver o guardar el archivo .csv.

6. Si decidió guardar el archivo, seleccione la ubicación en la que desea hacerlo.

7. Siga uno de estos procedimientos:• Si utiliza un explorador distinto de Internet Explorer (IE), haga clic en Aceptar.• Si utiliza IE, presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en Aceptar.

Si ha exportado columnas que contienen caracteres especiales y abre el archivo .csv enMicrosoft Excel pero Excel no los muestra correctamente, guarde el archivo en el equipoy ciérrelo y, a continuación, utilice la opción de menú Datos > Obtener datos externos >Importar datos para importar el archivo .csv.


Capítulo 16Mensajes de correo electrónico


• Importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio, página 203• Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 204• Convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF, página 205• Exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio, página 205• Buscar y abrir un anexo de correo electrónico, página 206• Crear y modificar una copia de un anexo de correo electrónico, página 206• Exportar un anexo de correo electrónico del repositorio, página 207

Importar mensajes de correo electrónico yanexos al repositorio

Al importar un mensaje de correo electrónico al repositorio, el mensaje se guarda en elrepositorio para visualización pero no para edición. Si el mensaje contiene anexos, éstostambién se guardan para visualización pero no para edición.

El mensaje se puede exportar del repositorio con sus anexos y guardar localmente comoun archivo único, con los anexos incrustados. Tenga en cuenta que el mensaje no sepuede exportar si la instalación de DCM utiliza Transferencia de contenido de HTTP,aunque sí se pueden exportar los anexos.

Para importar mensajes de correo electrónico y anexos al repositorio:1. En Microsoft Outlook, siga uno de estos procedimientos:

• Arrastre uno o varios mensajes de correo electrónico y colóquelos en unaubicación de DCM. Vaya al Paso 4.

• Guarde uno o varios mensajes de correo electrónico en una ubicación del equipo.


Mensajes de correo electrónico

2. En DCM, desplácese a la ubicación del repositorio a la que desea importar losmensajes de correo electrónico.

3. Seleccione Archivo > Importar. Haga clic en Agregar archivos. A continuación,seleccione un mensaje de correo electrónico y haga clic en Aceptar. Para agregarvarios mensajes de correo electrónico, repita la secuencia. Cuando termine, hagaclic en Siguiente.Sugerencia: en lugar de utilizar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar elmensaje o los mensajes de correo electrónico de su equipo local a la ubicación deDCM.

4. Defina las propiedades tal y como se describe en Tabla 16, página 204. Si va aimportar varios mensajes de correo electrónico, defina las propiedades de cadamensaje por separado haciendo clic en Siguiente.

Tabla 16. Propiedades de los mensajes de correo electrónico importados

Campo Descripción

Archivo No puede cambiar esta propiedad.

Nombre Introduzca un nombre para el mensaje de correoelectrónico en el repositorio.

Tipo No cambie esta propiedad. Esta propiedad asignael tipo predeterminado para los mensajes de correoelectrónico, que es dm_message_archive o un subtipo dedm_message_archive.

Formato No cambie esta propiedad.

ID de ciclo de vida Para asignar un ciclo de vida al mensaje de correoelectrónico, haga clic en Seleccionar y asigne el ciclode vida.

5. Después de definir las propiedades, haga clic en Terminar.

Abrir un mensaje de correo electrónico paravisualización

Una vez importado en el repositorio un mensaje de correo electrónico, puede verlo enmodo de sólo lectura. No puede modificarlo.

Para abrir un mensaje de correo electrónico para visualización:1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo.



Nota: cuando se muestre una lista con mensajes de correo electrónico, podrá decidiragregar información de columnas adicionales relevantes a los mensajes de correoelectrónico, como el remitente y los destinatarios. Para agregar columnas a una lista,consulte Seleccionar las columnas que aparecen en las listas, página 169.

2. Seleccione Archivo > Mostrar.

Convertir un mensaje de correo electrónico enHTML o PDF

Para convertir un mensaje de correo electrónico en HTML o PDF:1. Desplácese hasta el mensaje de correo electrónico y selecciónelo.

2. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Transformación > Copia HTML.• Herramientas > Transformación > Copia PDF.

Exportar un mensaje de correo electrónico delrepositorio

Al exportar un mensaje de correo electrónico, DCM crea una copia del mensaje como unarchivo .msg en la ubicación que elija. Todos los anexos del mensaje se incrustan en elarchivo .msg exportado.

No puede exportar mensajes de correo electrónico si su instalación utiliza Transferenciade contenido HTTP.

Para exportar un mensaje de correo electrónico del repositorio:1. Desplácese hasta uno o varios mensajes de correo electrónico y selecciónelos.

2. Seleccione Archivo > Exportar.Sugerencia: en lugar de usar el menú Archivo, puede arrastrar y colocar losmensajes de correo electrónico del repositorio hasta la ubicación correspondiente delequipo local.

3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, siga uno de estosprocedimientos:• Si va a exportar un mensaje, defina las opciones y haga clic en Aceptar.



• Si va a exportar varios mensajes, defina las opciones de cada uno por separadohaciendo clic en Siguiente. Tras el último mensaje, haga clic en Terminar.

Sugerencia: para seleccionar opciones para todos los mensajes restantes almismo tiempo, haga clic en Terminar.


Buscar y abrir un anexo de correo electrónicoPuede abrir un anexo de correo electrónico y verlo en modo de sólo lectura. No puedemodificar el anexo, pero puede crear una copia del mismo y modificar la copia, tal y comose explica en Crear y modificar una copia de un anexo de correo electrónico, página 206.

Para buscar y abrir un anexo de correo electrónico:1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe

en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 204.Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Paraello, escriba el nombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsquedasitiado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre lasbúsquedas, consulte Capítulo 17, Buscar.

2. Haga clic en el enlace Ver propiedades.

Crear y modificar una copia de un anexo decorreo electrónico

Para crear y modificar una copia de un anexo de correo electrónico:1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe

en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 204.Sugerencia: también puede localizar un anexo realizando una búsqueda. Paraello, escriba el nombre completo o parcial del anexo en el cuadro de búsquedasitiado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisa más información sobre lasbúsquedas, consulte Capítulo 17, Buscar.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Agregar al Portapapeles.

3. Desplácese a la ubicación a la que desea copiar el anexo y abra la ubicación de formaque los archivos y carpetas de la ubicación se muestren en el panel de contenido.Seleccione Editar > Copiar aquí.



4. Si se muestra el Portapapeles, seleccione el anexo del mensaje de correo electrónicoy haga clic en Copiar.

5. Para modificar la copia, seleccione la copia y elija Archivo > Editar.

6. Para realizar cualquier otra operación de DCM común en la copia, utilice elprocedimiento correspondiente a esa operación.

Exportar un anexo de correo electrónico delrepositorio

Para exportar un anexo de correo electrónico:1. Abra el mensaje de correo electrónico que contiene el anexo, tal y como se describe

en Abrir un mensaje de correo electrónico para visualización, página 204.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccione Exportar.

3. Si se le solicita que defina las opciones de exportación, hágalo y haga clic en Aceptar.


Buscar el mensaje de correo electrónico al quepertenece el anexo

Para buscar el mensaje de correo electrónico al que pertenece un anexo:1. Busque el anexo de correo electrónico escribiendo todo o parte del nombre de anexo

en el cuadro de búsqueda situado sobre el panel del árbol de exploración. Si precisamás información sobre las búsquedas, consulte Capítulo 17, Buscar.

2. Haga clic con el botón secundario en el anexo y seleccioneMostrar > Ubicación.


Capítulo 17Buscar


• Ejecutar una búsqueda simple, página 209• Ejecutar una búsqueda avanzada, página 214• Ver los resultados de la búsqueda, página 219• Ver los resultados más recientes sin volver a ejecutar la búsqueda, página 223• Mejorar su experiencia de búsqueda, página 223• Búsquedas guardadas, página 226• Plantillas de búsqueda, página 229• Definir preferencias de búsqueda, página 233

Ejecutar una búsqueda simpleCuando se introduce un término de búsqueda (una palabra o frase) en el cuadro debúsqueda simple, se busca dicho término en los documentos u otros objetos, bien en elpropio documento o dentro de las propiedades del objeto. Este tipo de búsqueda sedenomina búsqueda de “texto completo”.

Se busca en los archivos que se encuentran en la ubicación de búsqueda predeterminada.La ubicación de la búsqueda predeterminada se especifica en las preferencias debúsqueda. En Definir preferencias de búsqueda, página 233 se describe cómo agregaruna ubicación de búsqueda. Puede buscar al mismo tiempo en varios repositorios, perotambién existe la posibilidad de buscar en orígenes externos, como bases de datosexternas, orígenes Web o en su escritorio.

Cuando se muestran los resultados de búsqueda, DCM muestra primero los archivosque contienen más palabras coincidentes. Si el repositorio se ha indizado para partes dela oración, DCM muestra también los archivos que incluyen variaciones de las palabrasintroducidas. Por ejemplo, si escribe examinar, DCM busca también archivos quecontengan las palabras examen, examinado y examinando.


Buscar

Para ejecutar una búsqueda simple:1. En el cuadro de texto situado sobre el panel de exploración, escriba el texto que

desea buscar.Para restringir la búsqueda, consulte Definir más los términos de búsqueda, página210.

2. Haga clic en .Si la búsqueda incluye varios términos, los resultados mostrados en primer lugarcontendrán todos los términos de búsqueda y, a continuación, DCM mostrará losresultados que sólo contienen algunos de los términos de búsqueda.

Sugerencia: para detener la búsqueda, haga clic en Detener .

3. Consulte Ver los resultados de la búsqueda, página 219.

Definir más los términos de búsqueda

Puede utilizar la sintaxis de Tabla 17, página 210 para definir más detalladamentelos términos de búsqueda en una búsqueda simple o en el campo Contiene en unabúsqueda avanzada.

Tabla 17. Definir más los términos de búsqueda

Sintaxis Descripción

Palabra o frase entrecomillas: " "

Para buscar una palabra o frase exacta, introduzca la palabrao frase entre comillas.

Para una búsqueda simple (incluso el campo Contiene en unabúsqueda avanzada), si no utiliza las comillas, DCM muestralos archivos que contienen tanto las palabras exactas que seescriben como las variaciones de las palabras, como examinarpara el palabra examen.

Esta opción está deshabilitada cuando se buscan varias palabraso si el repositorio no se ha indizado para variaciones.

Las comillas no se pueden utilizar para buscar palabras con elmismo uso de mayúsculas o minúsculas.


Buscar


Operadores AND yOR

Para obtener resultados que contengan dos términos debúsqueda, escriba AND entre los términos. Un término puedeser una palabra o una frase entre comillas.

Para obtener resultados que contengan al menos un término,escriba OR entre las palabras o las frases entrecomilladas.

Puede encadenar varios términos juntos con los operadoresAND y OR. el operador AND tiene precedencia sobre eloperador OR. Por ejemplo, si escribe:

conocimiento or administración and descubrimiento

sus resultados deben contener conocimiento o deben contenergestión y detección.


Buscar


Operador NOT Para obtener resultados que no contengan un término,escribaNOT delante del término. El término puede ser unapalabra o una frase entrecomillada. Sólo se toma en cuenta eltérmino que sigue al operador.

El operador NOT se puede utilizar después del operador ANDu OR, separado por un espacio.

Las sintaxis válidas serán: Documentum NOT adaptador oDocumentum AND NOT adaptador, ambas consultas devolveránresultados que contienen "Documentum" pero no "adaptador".

Si escribe Documentum OR NOT adaptador, obtendrá resultadosque contienen "Documentum" (y posiblemente "adaptador") oque no contienen "adaptador". Use esta sintaxis con cuidado.Puede generar un gran número de resultados.

El operador NOT se puede utilizar solo al principio de laconsulta. Por ejemplo, si escribe NOT adaptador, obtendráresultados que no contienen la palabra "adaptador". Use estasintaxis con cuidado. Puede generar un gran número deresultados.

El operador NOT no se admite para consultas en orígenesexternos cuando aparece solo al principio de la consulta o si seutiliza junto con el operador OR.

El operador NOT no se puede utilizar con paréntesis. Estabúsqueda no es válida: A NOT ( B OR C ). Sin embargo, eloperador NOT se puede utilizar dentro de paréntesis. Estabúsqueda es válida: (A NOT B) OR (A NOT C).

YNO no es un operador, si introduce YNO en una consulta, seconsiderará como un término de búsqueda.

Términos entreparéntesis: ( )

Para especificar que se deben procesar ciertos términos juntos,utilice los paréntesis. Cuando se utilizan paréntesis, se debeintroducir un espacio delante y detrás de cada paréntesis, comose muestra a continuación: ( gestión or detección )

Por ejemplo, si escribe conocimiento and gestión or detección, losresultados contendrán "conocimiento" y "gestión" o contendrán"detección". Pero si escribe conocimiento and ( gestión or detección), los resultados contendrán "conocimiento" y o bien "gestión"o bien "detección".


Buscar


El comodín devarios caracteres: *

Si el repositorio está indizado, puede utilizar el comodín devarios caracteres para indicar caracteres adicionales en cualquierparte de una palabra. Hace coincidir ninguno o más caracteres.El comodín de varios caracteres sólo está disponible o unabúsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsquedaavanzada).

El comodín de varios caracteres no está disponible parabúsquedas en repositorios no indizados, para búsquedas devalores de propiedad ni para búsquedas de orígenes externos.Para este tipo de búsquedas debe utilizar operadores detruncamiento, como el operador Begin with.

Nota: cuando se utilizan comodines, DCM no muestra losresultados que incluyan variaciones de las palabras escritas. Porejemplo, si escribe

d*mento

los resultados deben contener: documento, departamento,destacamento, detrimento, etc., pero no documentado odocumentación.

El comodín de unsolo carácter: ?

Si el repositorio está indizado, puede utilizar el comodín de unsolo carácter para indicar un único carácter desconocido encualquier parte de una palabra.

Sólo está disponible el comodín de un solo carácter o unabúsqueda simple (incluso el campo Contiene en una búsquedaavanzada).

El comodín de un solo carácter no está disponible parabúsquedas en repositorios no indizados, para búsquedas devalores de propiedad ni para búsquedas de orígenes externos.

Nota:• Los operadores AND, OR y NOT son palabras reservadas. Para buscar un término

que incluya un operador, utilice comillas. Por ejemplo, si busca "hardware andsoftware", DCM devolverá los documentos que contengan esa cadena de trespalabras. Si escribe hardware and software sin comillas, DCM devolverá todos losdocumentos que contengan ambas palabras.

• Los operadores AND, OR y NOT no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Porejemplo, para su comodidad, puede escribir: AND, and, And.


Buscar

Ejecutar una búsqueda avanzadaPara buscar un documento por una de sus propiedades, utilice la búsqueda avanzada. Labúsqueda avanzada le permite definir con mayor precisión la consulta de las propiedadesdel documento. Por ejemplo, puede buscar la versión actual de los documentos cuyoautor es Juan Pérez y que se han modificado entre el 1 de noviembre de 2006 y el 31 dediciembre de 2006.

Para ejecutar una búsqueda avanzada:1. En la página principal de DCM, haga clic en la flecha junto al icono de lupa y, a

continuación, haga clic en Avanzada.

2. Especifique valores para la búsqueda. Consulte Especificar valores para unabúsqueda avanzada, página 214.

3. Haga clic en Buscar.Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic enDetener .


Especificar valores para una búsqueda avanzada

En este procedimiento se asume que ya ha abierto la página Búsqueda avanzada. Si no loha hecho, consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página 214.

Sugerencia: en la página Búsqueda avanzada, puede borrar los valores existentes yempezar con campos vacíos haciendo clic en Borrar.

Para especificar valores para una búsqueda avanzada:1. En el campo Contiene, escriba el texto que desea buscar.

Este campo es similar al de la búsqueda simple. Para restringir la búsqueda, consulteDefinir más los términos de búsqueda, página 210.

2. En Ubicaciones, seleccione las ubicaciones en las que desee buscar.Para agregar ubicaciones, siga este procedimiento:

a. Asegúrese de que no esté seleccionada la opción Sólo en la ubicación actualy haga clic en Editar.

b. En Repositorios disponibles u Orígenes disponibles, desplácese a la ubicacióny selecciónela. La ubicación de Repositorios disponibles puede ser unrepositorio, un archivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestrasi DCM está configurado para buscar en orígenes externos.


Buscar

Si selecciona repositorios u orígenes en los que no se han guardado suscredenciales, puede aparecer una ventana de inicio de sesión.

c. Haga clic en la flecha para agregarla a la lista Incluidos en la búsqueda.

d. Repita el Paso b y el Paso c para todas las ubicaciones que sean necesarias.

e. Para quitar una ubicación, selecciónela y haga clic en la flecha para quitar.

f. Para establecer las ubicaciones como sus ubicaciones predeterminadas para cadanueva búsqueda, seleccione Definir como predeterminado.

g. Haga clic en Aceptar.

3. En la lista Tipo de objeto, seleccione el tipo de archivos que desea buscar.

4. Especifique el resto de las propiedades según sea necesario En Tabla 18, página 216se describen las propiedades comunes. Las propiedades disponibles dependen deltipo de archivo en el que se realiza la búsqueda, que se selecciona en la lista Tipo deobjeto en Paso 3.


Buscar

Tabla 18. Propiedades comunes de la búsqueda avanzada

Campo Descripción

Lista depropiedades

Especifique uno o varios valores de propiedad mediante esteprocedimiento:

1. Si no aparece ningún campo, haga clic en Seleccionaruna propiedad.

2. En una línea determinada: Seleccione una propiedaden la primera lista desplegable. En la segunda listadesplegable, seleccione una relación de propiedad yvalor. Para obtener una descripción de las relacionesposibles, consulte Tabla 19, página 218. En los camposrestantes, seleccione o escriba un valor.Si escribe varias palabras, se buscarán como si setratara de una frase. Por ejemplo, si escribe "gestión delconocimiento", DCM busca valores que contengan lafrase "gestión del conocimiento", pero no busca valoresque contengan "conocimiento" y "gestión" separadospor otras palabras como “gestión de procesos y delconocimiento”. Si quiere que sus resultados incluyanambos términos como una frase o separadamente, debecrear dos subconsultas y utilizar el operador Y.

3. Para agregar propiedades adicionales, haga clic enAgregar otra propiedad y, a continuación, seleccione unode estos operadores:

• And: La selección de este operador especifica que losresultados de la búsqueda deben coincidir tanto conel valor de propiedad de esta línea como con el valorde propiedad de la línea anterior.

• Or: La selección de este operador especifica quelos resultados pueden coincidir con el valor depropiedad de esta línea o con el valor de la líneaanterior. Si busca en orígenes externos, no utilice eloperador OR entre tipos diferentes de propiedades.Esta consulta es válida: "Autor contiene Lewis ORAutor contiene Twain", pero ésta no lo es: "Autorcontiene Lewis OR Nombre contiene Gestión delconocimiento".

Si agrega tres o más líneas de propiedades, el orden delas operaciones es el orden en que se han definido. Cadavez que se agrega And u Or, los operadores anterioresse agrupan entre sí. Por ejemplo, si define la consulta"Nombre contains Gestión del conocimiento AND Autorcontains Lewis OR Autor contains Twain", los resultadosdeben contener los documentos cuyo nombre es Gestióndel conocimiento y cuyo autor es Lewis, o deben contenertodos los documentos cuyo autor es Twain.


Buscar

Campo Descripción

Para buscar todos los documentos cuyo nombre es gestióndel conocimiento y cuyo autor es Lewis o Twain, debe definirla consulta siguiente: Autor contiene Lewis OR Autor contieneTwain AND Nombre contiene Gestión del conocimiento.4. Para quitar una propiedad de los criterios de búsqueda,haga clic en Quitar en dicha propiedad.

Fecha Seleccione el tipo de fecha que desea buscar. Especifique unintervalo de fechas o un intervalo de fechas fijo utilizando lafecha actual o especificando las fechas De y/o A. Los mesesse pueden escribir en cifras o con su nombre completo. Losaños se pueden escribir con dos o cuatro cifras.

Al especificar una fecha De, la fecha no se incluye en elintervalo de fechas. Sin embargo, al especificar una fecha A,la fecha se incluye en el intervalo de fechas.

Tamaño Seleccione un intervalo de tamaños.

Asunto

Para

De

Escriba las palabras por las que desearealizar la búsqueda. Para restringirla búsqueda, consulte Definir más lostérminos de búsqueda, página 210.

Enviado Seleccione la fecha cuando se ha enviadoel mensaje de correo electrónico.

Propiedades albuscar mensajesde correo electrónico

Recibido Seleccione la fecha cuando se ha recibidoel mensaje de correo electrónico.

Buscar objetosocultos

Puede optar por incluir elementos ocultos en la búsqueda. Labúsqueda mostrará sólo los elementos ocultos para los quetenga permiso de visualización.

Buscar todas lasversiones

Puede buscar versiones anteriores del archivo, así como laversión actual.

La relación entre una propiedad y su valor correspondiente se define por los operadores.Tabla 19, página 218 describe los operadores disponibles en la página de búsquedaavanzada.


Buscar

Tabla 19. Selección de una relación de propiedad a valor

Operador Descripción

Operadores relacionales:

Menor que <

Menor o igual que <=

Mayor que >

Mayor o igual que >=

Puede utilizar estos operadores convalores numéricos o cadenas.

Igual a = Muestra los resultados en los que el valorde propiedad contiene sólo el valor exactoque ha escrito.

Distinto de <> Muestra los resultados en los que el valorde propiedad nunca coincide con el valorexacto que ha escrito.

Operadores de truncamiento: En lugar del comodín de varios caracteresse pueden utilizar operadores detruncamiento.

Empieza por Muestra los resultados en los que el valorde propiedad empieza por el valor que haescrito. Es lo mismo que si se utilizase uncomodín de final.

Termina por Muestra los resultados en los que el valorde propiedad termina por el valor que haescrito. Es lo mismo que si se utilizase uncomodín de inicio.

Contiene Muestra los resultados en los que el valorde propiedad contiene el valor que haescrito en cualquier lugar. Es lo mismoque si utilizase comodines de inicio y fin.

No contiene Muestra los resultados en los que el valorde propiedad no contiene el valor que haescrito en ningún lugar.

Otros operadores:


Buscar

Operador Descripción

En Muestra los resultados en los que elvalor de propiedad coincide con uno delos valores que ha escrito. Los valorespotenciales es escriben como una listadelimitada por comas.

No en Muestra los resultados en los que el valorde propiedad no coincide con ninguno delos valores que ha escrito.

Es nulo Muestra los resultados en los que el valorde propiedad no se ha definido. Si sabeque una propiedad no contiene ningúnvalor, puede utilizar este operador pararestringir la búsqueda.

No es nulo Muestra los resultados en los que se hadefinido el valor de propiedad, perosin ningún valor específico. Puedeutilizar este operador para buscar sólolos documentos cuyas propiedades estándefinidas. Por ejemplo, si seleccionapalabras clave no es nulo, sus resultadosdeben contener sólo los documentos conpalabras clave.

Ver los resultados de la búsquedaEn los resultados de la búsqueda, puede realizar los siguientes procedimientos:

• Para activar o desactivar el resaltado, haga clic en o en .• Si su organización incluye la función de exploración inteligente, los resultados

aparecerán en el panel de exploración además de en el panel de contenido. Losresultados del panel de exploración están organizados por propiedad.

Para ver los resultados que incluyan una determinada propiedad, haga clic en lapropiedad. Si precisa más información, consulte Exploración inteligente, página 220.

• Para obtener información adicional sobre la búsqueda, haga clic en Estado .Con esta operación se muestran estadísticas de búsqueda según la ubicación. Sisu organización incluye la función de supervisión de la búsqueda, se mostraránestadísticas en tiempo real, como se describe en Supervisar los resultados debúsqueda en tiempo real, página 220.


Buscar

• Para revisar la búsqueda y volver a ejecutarla, haga clic en Editar , defina losvalores como se describe en Especificar valores para una búsqueda avanzada, página214 y, a continuación, haga clic en Buscar.

• Para ejecutar de nuevo la búsqueda sin revisarla, haga clic en Reiniciar .• Para guardar la búsqueda de forma que pueda ejecutarse de nuevo para recibir los

resultados actualizados, consulte Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante,página 227.

• Si su organización incluye la función de plantillas, puede guardar la búsqueda comouna plantilla de búsqueda para poderla ejecutar de nuevo con diferentes parámetros,como se describe en Crear una plantilla de búsqueda, página 230.

• Para guardar los resultados de un origen externo en un repositorio, consulte Guardarlos resultados de búsqueda de orígenes externos, página 222.

Exploración inteligente

Si la exploración inteligente está disponible, al ejecutar una búsqueda, los resultadosno sólo aparecen en el panel de contenido, sino que se muestran también en clústeresde resultados relacionados en el panel de exploración. La exploración inteligente sóloestá disponible si DCM incluye la opción Búsqueda extendida y está configurado paraexploración inteligente.

Para contraer o expandir la lista Exploración inteligente, haga clic en el signo menos/másen la parte superior de la lista.

Para expandir un clúster o subclúster, haga clic en el signo más situado junto al clúster.

Para mostrar los resultados de un subclúster en el panel de contenido, haga clic en él.

Para actualizar la lista Exploración inteligente con los nuevos resultados, haga clic en. El icono aparece sólo si hay nuevos resultados disponibles.

DCM calcula los subclústeres utilizando la estrategia definida en las preferencias deusuario. Para definirlas, haga clic en y siga los pasos adecuados descritos en Definirpreferencias de búsqueda, página 233.

Supervisar los resultados de búsqueda en tiempo real

La supervisión de la búsqueda muestra el estado de la búsqueda en tiempo real. Elestado en tiempo real aparece en una presentación animada y en una tabla, como semuestra en Figura 35, página 221. La supervisión de la búsqueda permite comprobarqué orígenes de búsqueda devuelven resultados con mayor rapidez. Esta función estádisponible si la opción Búsqueda extendida de supervisión de la búsqueda está instalada.


Buscar

Para mostrar la supervisión de la búsqueda, haga clic en Estado en cuanto se iniciela búsqueda.

Para volver a reproducir la animación una vez completada la búsqueda, haga clic en el

icono Actualizar, . Cuando vuelva a reproducir la animación, verá una repeticiónde cómo se ha realizado la búsqueda. Con esta operación no se vuelve a ejecutar laconsulta.

Figura 35. Resultados en tiempo real en la pantalla de supervisión de la búsqueda

En la animación, cara origen de búsqueda está representado por un sector del gráficocircular. El número de capas de un sector corresponde al número de resultados: unacapa indica que no hay resultados; dos capas indican de 1 a 50 resultados; y tres capasindican 51 o más resultados. Este comportamiento puede variar en las configuracionesmodificadas.

El color de un sector indica el estado de origen: azul cuando se está realizado labúsqueda, verde cuando se ha completado y naranja si la búsqueda ha sido fallida.

Haga clic en el sector de un origen para resaltar su fila correspondiente en la tabla.

Haga clic enMostrar consulta nativa para ver la consulta nativa que indica cómo setradujo la consulta para el origen.


Buscar

La animación muestra los orígenes de dieciséis en dieciséis, por lo que en la primera vistasólo aparecen los primeros dieciséis orígenes. Si ejecuta la búsqueda en un número deorígenes mayor, podrá ver los dieciséis siguientes haciendo clic en Siguiente debajo dela animación.

Si no se puede buscar en un origen determinado, se muestra un mensaje de errordetallado en la columna Nota de la tabla. Para obtener información adicional sobre elerror, seleccione Herramientas > Ver mensajes.

Nota: Si inicia la supervisión mientras visualiza resultados de búsquedas guardadas olos resultados de la última búsqueda, la consulta no se vuelve a ejecutar y la animaciónno se reproduce de nuevo por completo. El estado aparece primero en espera con ningúnresultado y a continuación se actualiza inmediatamente para mostrar el estado final delos orígenes y el número de resultados válidos devueltos por cada uno.

Guardar los resultados de búsqueda de orígenesexternos

Este procedimiento permite guardar los resultados de un origen externo en unrepositorio.

Para guardar un resultado de búsqueda de un origen externo en elrepositorio:1. Seleccione los resultados.

2. Elija Archivo > Guardar en repositorio.

3. En la ventana Selección de carpeta, seleccione la carpeta de destino de la lista derepositorios disponibles.

4. Haga clic en Siguiente para comprobar la definición de objeto o en Terminar paracompletar el procedimiento.

5. En la ventana Definición de objeto, modifique las propiedades del objeto segúnsea necesario.

6. Haga clic en Siguiente para marcar la definición del objeto de estos resultados o enTerminar para completar el procedimiento.

7. Repita el Paso 5 y el Paso 6 tantas veces como sea necesario.Los resultados guardados están disponibles en la carpeta seleccionada pero también semuestran enMis archivos.


Buscar

Ver los resultados más recientes sin volver aejecutar la búsqueda

Este procedimiento sólo se aplica a su sesión actual de DCM.

Para ver los resultados de búsqueda más recientes:1. En la parte superior de la página de DCM, haga clic en la flecha situada junto al

icono de lupa.

2. Haga clic en Últimos resultados.

Mejorar su experiencia de búsquedaSu experiencia de búsqueda puede verse limitada o puede mejorarse en virtud de suconocimiento de la sintaxis de búsqueda y de los distintos parámetros que definenel entorno de búsqueda. La sintaxis de búsqueda es la manera en que se escribe laconsulta, que implica el uso de operadores y caracteres especiales como paréntesis,comillas o caracteres comodín. La sintaxis de búsqueda se documenta al principio deeste capítulo en Ejecutar una búsqueda simple, página 209 y Ejecutar una búsquedaavanzada, página 214. El entorno de búsqueda corresponde a las circunstancias en la quese ejecuta la consulta; es decir: la configuración del repositorio, la configuración de losorígenes externos, la configuración de su aplicación WDK. Todos estos parámetros noestán visibles ni son accesibles a los usuarios, pero deben tenerse en cuenta a la hora deejecutar consultas para obtener los resultados más relevantes.

En esta sección se describen estos aspectos que influyen en su experiencia de búsqueda:• Cómo puede afectar la configuración a su experiencia de búsqueda, página 223• Indizar un repositorio, página 225• Elementos que se pueden buscar, página 225

Cómo puede afectar la configuración a su experienciade búsqueda

La descripción de funcionalidad de búsqueda proporcionada en este manual se refierea la configuración predeterminada. Sin embargo, su administrador del sistema puedeconfigurar esta funcionalidad de muchas maneras. En esta lista se indican posiblesconfiguraciones que pueden afectar a su experiencia de búsqueda:


Buscar

• Indización

El hecho de que un repositorio esté o no esté indizado no es de su incumbenciay normalmente no es necesario que conozca este dato. Sin embargo, en algunoscasos, las funciones de indización se pueden utilizar para definir consultas másprecisas. Por ejemplo, sólo se pueden utilizar caracteres comodín si el repositorioestá indizado. Si no lo está, estos caracteres se omiten. Si desea ejecutar consultascomplejas, consulte al administrador del sistema para obtener información detalladasobre la configuración de indización del repositorio. En la sección Indizar unrepositorio, página 225 se proporciona más información acerca de la indexación.

• Clasificación de relevancia

El administrador del sistema puede especificar una clasificación adicional paradeterminados orígenes, agregar relevancia a un valor de propiedad determinado omejorar la puntuación obtenida para un formato específico.

• Programación

El administrador del sistema puede definir una programación para restringir lalista de tipos disponibles en la página Búsqueda avanzada. Las programacionespueden variar según el repositorio. Si sólo selecciona orígenes externos, se aplicala programación del repositorio actual.

• Personalización de la página Búsqueda avanzada

La página Búsqueda avanzada se puede personalizar totalmente para que puedaguiarlo durante la ejecución de consultas. Por esta razón, puede que no todas lasopciones descritas en esta guía estén disponibles o puede que haya otras opcionesque restrinjan o limiten las consultas.

• Número máximo de resultados

El número máximo de resultados se define en dos niveles. De forma predeterminada,el número máximo de resultados de todos los orígenes es 1.000 con 350 resultadospor origen. Sin embargo, el administrador del sistema puede modificar estosparámetros. Al consultar un origen externo, el número máximo de resultadosdepende también de la configuración establecida para el origen. Los resultados seseleccionan según su clasificación. Por consiguiente, siempre obtendrá los resultadoscon la mejor puntuación y el resto se omitirá.

• Diferenciación entre mayúsculas y minúsculas

Si el repositorio está indizado, las consultas no distinguen entre mayúsculas yminúsculas de forma predeterminada, aunque se utilicen comillas. Si no estáindizado, las consultas distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, enel caso de los repositorios indizados, el administrador del sistema puede activar odesactivar la diferenciación entre mayúsculas y minúsculas.


Buscar

• Normalización gramatical (lematización)

Cuando no se utilizan comillas, DCM muestra los archivos que incluyen variacionesde las palabras escritas además de las palabras exactas. Estas variaciones se basan enla raíz de la palabra. Este comportamiento depende de la configuración del sistemade texto completo y se denomina normalización gramatical.

• Orígenes externos

Al consultar un origen externo, los resultados mostrados en DCM dependen en partede la configuración de este origen. Por ejemplo, si el origen no devuelve informaciónsobre fechas, entonces no se puede filtrar por fechas.

• Varios repositorios

Al igual que ocurre con los orígenes externos, los resultados dependen de laconfiguración de cada repositorio. Por ejemplo, los índices se pueden establecer demanera diferente en función del repositorio.

Indizar un repositorio

Como indizar un repositorio es tarea del administrador, tal vez piense que no se necesitasaber qué es lo que está indizado y si el repositorio está o no está indizado. Sin embargo,el indizado puede afectar a la experiencia de búsqueda. Cuando un repositorio estáindizado, se crea una estructura de datos, el índice, para almacenar la información.Esta información puede referirse únicamente a las propiedades de los archivos o a laspropiedades y al contenido de los archivos. Al buscar en un repositorio indizado, sepermite una recuperación rápida de los documentos porque no es necesario examinartodos los archivos sino sólo buscar en el índice. En esta guía, cuando hablamos de unrepositorio indizado nos referimos a un repositorio en el que tanto el contenido comolas propiedades están indizados, y no sólo las propiedades. Cuando el repositorioestá indizado, se ejecutan consultas de texto completo cuando se utiliza el cuadro debúsqueda simple o el campo Contiene de la ventana de búsqueda avanzada. Cuando elrepositorio no está indizado, la consulta se convierte en una consulta de las propiedadesmás relevantes: nombre, título y asunto. Este mecanismo es transparente y permiterecuperar los resultados más relevantes.

Elementos que se pueden buscar

Sólo se pueden realizar búsquedas en los documentos que pueden indizarse. Porejemplo, no se puede buscar en imágenes o contenido binario porque estos documentosno se pueden indizar.


Buscar

Además, no todos los caracteres aceptan búsquedas. Los caracteres que aceptanbúsquedas son los caracteres alfabéticos, numéricos, extendidos y personalizados. Loscaracteres personalizados son las letras y meses chinos, japoneses y coreanos.

Otros caracteres, incluidos los signos de puntuación, los acentos y los signos diacríticos, ylos caracteres como | y #, no se pueden indizar y, por tanto, no aceptan búsquedas. Estoscaracteres se eliminan del texto indizado y se tratan como espacios en blanco. El servidorde índices trata estos caracteres como si fueran espacios en blanco: !@#$%^_,.&;:()+=<

Cuando estos caracteres aparecen en contenido indizable, se sustituyen porespacios en blanco. Por ejemplo, cuando se indiza la dirección de correo electró[email protected], está aparece como “MiNombre empresa com” en el índice.El texto se trata como tres palabras. Los documentos devueltos por una búsquedade [email protected] se tratan como si contuvieran las palabras “MiNombreempresa com”.

Si se incluye un carácter especial en una consulta, se quita. Por ejemplo, si realizara unaconsulta de Richard+Dodd, se devolvería un documento con el texto Richard=Doddporque los signos + y = se reemplazan por un espacio en blanco. Si un término debúsqueda incluye un acento o signo diacrítico, la búsqueda devuelve todas las palabrascoincidentes con o sin el acento o el signo diacrítico.

Nota:• A diferencia de las búsquedas que se realizan en un explorador Web, no se pueden

utilizar los signos menos y más como operadores. En su lugar, debe utilizar eloperador AND y OR.

• El asterisco y el signo de interrogación se pueden utilizar como caracteres comodín.

Búsquedas guardadasLas búsquedas se pueden guardar para que pueda ejecutarlas regularmente sin tener quevolver a definirlas, para compartirlas con otros usuarios o para recuperar rápidamentelos resultados correspondientes. En el nodo Búsquedas guardadas, las búsquedaspúblicas y privadas se distinguen por los iconos siguientes:

• indica que esta búsqueda guardada es pública y accesible a cualquier usuario.

• indica que usted es el único que puede acceder a esta búsqueda guardada.Las búsquedas guardadas se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con unicono general: .

Esta sección incluye:

• Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante, página 227• Ejecutar una búsqueda guardada, página 227


Buscar

• Ver los resultados de una búsqueda guardada sin volver a ejecutar la búsqueda,página 228

• Editar una búsqueda guardada, página 228• Copiar una búsqueda guardada, página 229

Guardar búsquedas para ejecutarlas más adelante

Puede guardar una búsqueda para que pueda ejecutarse de nuevo posteriormente pararecuperar los resultados actualizados.

Para guardar una búsqueda y ejecutarla más adelante:

1. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar .

2. Escriba un nombre para la búsqueda guardada.

3. Para mostrar los resultados de la búsqueda en el nodo Búsquedas guardadas sintener que ejecutar de nuevo la búsqueda, seleccione Incluir resultados.

4. Para permitir a otros usuarios tener acceso a esta búsqueda, seleccioneHacer pública.

5. Haga clic en Aceptar.La búsqueda guardada se almacenará en el nodo Búsquedas guardadas delrepositorio.Aunque la búsqueda guardada se almacena en un repositorio, puede utilizar labúsqueda guardada para buscar en varios repositorios.

Ejecutar una búsqueda guardada

Al ejecutar una búsqueda guardada, ésta utiliza los mismos parámetros pero devuelveresultados actualizados.

Para ejecutar una búsqueda guardada:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Búsquedas guardadas en el panel de contenido.En caso contrario, omita este paso.

3. Seleccione la búsqueda guardada y Archivo > Mostrar.DCM ejecutará la búsqueda.Sugerencia: para detener la búsqueda, en la página de resultados, haga clic enDetener .


Buscar


Ver los resultados de una búsqueda guardada sinvolver a ejecutar la búsqueda

Para ver los resultados de una búsqueda guardada:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.


3. Haga doble clic en cualquier búsqueda guardada para la cual la columna Resultadosindique que la búsqueda encontró uno o más elementos.

Nota: Si los resultados no se guardan con la búsqueda, se volverá a ejecutar la búsquedaal hacer doble clic en ella. Si no desea volver a ejecutar la búsqueda, utilice el menúcontextual. Para ello, haga clic con el botón secundario en la búsqueda guardada yseleccione Ver resultados guardados. Este comando sólo está disponible cuando losresultados se han guardado con la búsqueda.

Editar una búsqueda guardadaPara editar una búsqueda guardada:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.


3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar.

4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsquedaavanzada, página 214 y, a continuación, haga clic en Buscar.

5. Haga clic en Guardar búsqueda para aplicar los cambios. También debe guardar labúsqueda si ha modificado la presentación de los resultados.


7. Haga clic en Sobrescribir.


Buscar

Copiar una búsqueda guardadaPara copiar una búsqueda guardada:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.


3. Seleccione la búsqueda y elija Archivo > Editar.

4. Establezca los valores como se describe en Especificar valores para una búsquedaavanzada, página 214 y, a continuación, haga clic en Buscar.

5. En la página de resultados, haga clic en Guardar búsqueda.

6. Para guardar la búsqueda como una copia con un nombre diferente, escriba unnombre nuevo para la búsqueda. En caso contrario la búsqueda se guarda comouna copia con el mismo nombre.

7. Edite la información adicional según sea necesario.


9. Haga clic en Guardar como nueva.

Plantillas de búsquedaLas plantillas de búsqueda sólo están disponibles si su organización utiliza la opciónBúsqueda extendida y ha configurado las plantillas de búsqueda.

Al igual que con las búsquedas guardadas, las plantillas de búsqueda están diseñadaspara que puedan reutilizarse fácilmente. Una plantilla de búsqueda es una búsquedapredefinida en la que algunos valores de búsqueda son fijos y otros puede definirlos elusuario actual. Las plantillas de búsqueda pueden ser privadas o públicas. En el nodoBúsquedas guardadas, las plantillas de búsqueda públicas y privadas se distinguenpor los iconos siguientes:

• indica que esta plantilla de búsqueda es pública y accesible a cualquier usuario.

• indica que usted es el único que puede acceder a esta plantilla de búsqueda.Las plantillas de búsqueda se muestran fuera del nodo Búsquedas guardadas con unicono general: .


• Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda, página 230• Crear una plantilla de búsqueda, página 230• Editar una plantilla de búsqueda, página 231


Buscar

• Modificar la definición de una plantilla de búsqueda, página 231• Copiar una plantilla de búsqueda, página 232

Ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda

Puede ejecutar una búsqueda desde una plantilla de búsqueda creada por usted o porotro usuario.

Para ejecutar una búsqueda basada en una plantilla de búsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.

2. Si necesario, haga clic en el enlace Plantillas de búsqueda en el panel de contenido.En caso contrario, omita este paso.

3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Mostrar.

4. Si se le pide que indique valores de búsqueda, especifique los valores segúncorresponda.



Crear una plantilla de búsqueda

Una plantilla de búsqueda es una búsqueda predefinida en la que puede cambiar ciertosvalores de búsqueda cada vez que la ejecuta. Por ejemplo, una plantilla de búsquedapodría buscar las facturas con fecha de este mes del cliente que elija. Podría ejecutar laplantilla de búsqueda para obtener facturas de muchos clientes diferentes.

Una plantilla de búsqueda no puede incluir el operador OR.

Para crear una plantilla de búsqueda:1. Ejecute una búsqueda avanzada (consulte Ejecutar una búsqueda avanzada, página

214) y seleccione las propiedades y valores que desee incluir en la plantilla debúsqueda. Debe seleccionar por lo menos una combinación de una propiedad yun valor.Para incluir una propiedad para la que el usuario establecerá el valor de búsqueda,defina un valor temporal para esa propiedad. Puede hacer esa propiedad editableposteriormente en este procedimiento.


Buscar

2. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla .

3. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.

4. Para permitir que otros usuarios accedan a esta búsqueda, seleccioneHacer que estabúsqueda esté disponible para otros.

5. Para permitir que los usuarios cambien los valores de una propiedad, utilice la flechapara trasladar esa propiedad al cuadro Campos de entrada.Para impedir que un usuario cambie el valor de una propiedad, deje la propiedad enel cuadro Valores fijos.

6. Haga clic en Guardar.

Editar una plantilla de búsquedaPara editar una plantilla de búsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.


3. Seleccione la plantilla de búsqueda y elija Archivo > Editar.




Modificar la definición de una plantilla de búsquedaPara modificar la definición de una plantilla de búsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.


3. Haga clic con el botón secundario en la plantilla de búsqueda y seleccione Editardefinición.


Buscar

4. Modifique los valores de búsqueda. Consulte Especificar valores para una búsquedaavanzada, página 214.


6. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en Guardar plantilla .

7. Escriba un nombre para la plantilla de búsqueda.




11. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.


13. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.

14. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo seactualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción estávisible como una columna en el nodo Búsquedas guardadas.


Nota: A diferencia de las búsquedas guardadas, al guardar una plantilla después demodificarla, la versión anterior no se sobrescribe: se crea una nueva plantilla.

Copiar una plantilla de búsquedaPara copiar una plantilla de búsqueda:1. En el panel de exploración, haga clic en Búsquedas guardadas.



4. En el campo Nombre, escriba un nuevo nombre para la plantilla de búsqueda.


Buscar

5. Modifique la descripción de la plantilla. De forma predeterminada, este campo seactualiza con los términos de búsqueda, pero puede modificarlo. La descripción estávisible como una columna en el nodo Búsquedas guardadas.


Definir preferencias de búsquedaPara definir las preferencias de búsqueda:1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Buscar.

3. En el área Ubicaciones de búsqueda predeterminadas, siga uno de estosprocedimientos:• Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminadas en los repositorios de

la lista de repositorios predeterminada, seleccioneMis repositorios favoritos.• Para definir la ubicación de búsqueda predeterminada en el repositorio que está

visualizando actualmente, seleccione Sólo repositorio actual.• Para definir las ubicaciones de búsqueda predeterminada en otras ubicaciones,

seleccione Otras y, a continuación, Seleccionar. En Repositorios disponiblesu Orígenes disponibles, desplácese y seleccione una ubicación específica y, acontinuación, haga clic en la flecha apropiada para agregar la ubicación. Agreguetantas ubicaciones como necesite. La ubicación puede ser un repositorio, unarchivador o una carpeta. Orígenes disponibles sólo se muestra si DCM estáconfigurado para buscar en orígenes externos.

4. En el área Exploración inteligente, si está disponible, elija si desea agrupar losresultados de la búsqueda en clústeres según unas propiedades específicas.Si seleccionaActivada, elija las propiedades utilizadas para la exploración inteligentehaciendo clic en Editar y, a continuación, seleccionando las propiedades en las listasdesplegables. Para agregar o quitar las propiedades, utilice los botones adecuados.La exploración inteligente sólo está disponible si DCM incluye la opción Búsquedaextendida y está configurado para exploración inteligente.

5. Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.Para seleccionar las columnas mostradas en las páginas de resultados, defina suspreferencias de columna como se describe en Seleccionar las columnas que aparecenen las listas, página 169.


Buscar

Para recuperar la configuración predeterminada de las ubicaciones de búsqueda y deexploración inteligente, haga clic en Restaurar valores predeterminados.


Capítulo 18Bandeja de entrada


• Bandeja de entrada información general, página 235• Abrir tareas o notificaciones, página 236• Realizar tareas, página 236• Completar una tarea, página 237• Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 238• Rechazar una tarea, página 239• Delegar una tarea, página 239• Repetir tareas, página 240• Cambiar la disponibilidad para las tareas, página 240• Tareas de cola de trabajos, página 241

Bandeja de entrada información generalLa bandeja de entrada contiene tareas y notificaciones. Las tareas son asignacioneselectrónicas, mientras que las notificaciones son mensajes que avisan de que se haproducido un evento.

Una tarea puede serle asignada manualmente por otro usuario, o bien de formaautomática por un proceso empresarial conocido como flujo de trabajo. Un flujo detrabajo es una serie de tareas que se asignan por orden de un usuario a otro. Al finalizaruna tarea de flujo de trabajo, el flujo de trabajo envía automáticamente una tarea alusuario siguiente en el flujo de trabajo.

En algunos casos, es posible que una tarea que aparece en su bandeja de entrada no sele haya asignado sólo a usted, sino también a otros usuarios. En esta circunstancia, elprimer usuario que la acepta es el que la ejecuta. La tarea se elimina automáticamente delas bandejas de entrada de los demás usuarios.


Bandeja de entrada

Si su organización emplea colas de trabajos, puede solicitar asignaciones de tareas, comose describe en Tareas de cola de trabajos, página 241.

Una tarea puede incluir archivos anexos que se le solicita que edite o revise. Los archivosanexos pasan al siguiente usuario del flujo de trabajo.

Abrir tareas o notificacionesPara abrir una tarea o notificación:1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Haga clic en el nombre de la tarea o notificación.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para cerrar la tarea o notificación, haga clic en Cerrar.• Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente:

— Realizar tareas, página 236

— Completar una tarea, página 237

— Aceptar tareas asignadas a varios usuarios, página 238

— Rechazar una tarea, página 239

— Delegar una tarea, página 239

— Repetir tareas, página 240

— Seleccionar tareas de la cola, página 243

Realizar tareasPara realizar una tarea:1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.

2. En la ficha Información, siga este procedimiento:

a. La ficha Información podría mostrar un formulario personalizado para unatarea determinada de su organización. En ese caso, escriba la informaciónadecuada. Pida los detalles a su administrador.Si la ficha Información incluye un enlace para crear un nuevo formulario parael próximo usuario en la tarea, haga clic en el enlace y siga las instruccionesde la pantalla.


Bandeja de entrada

b. Para realizar operaciones en los archivos anexos, utilice los procedimientosestándar de dichas operaciones.

c. Para adjuntar archivos adicionales, haga clic en Agregar anexos, seleccione losarchivos y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados,consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.

d. Si se muestran los camposHora y Costo, registre el tiempo y el costo que suponerealizar la tarea.

3. En la ficha Comentarios, agregue comentarios de la siguiente manera:

a. Haga clic en Agregar o Editar.

b. En el campo Comentario, escriba un comentario.

c. Si aparecen las siguientes opciones, seleccione una de ellas:• Para los destinatarios posteriores

envía el comentario a todos los usuarios que realizan todas las tareas futurasdel flujo de trabajo.

• Sólo para los destinatarios siguientes

envía el comentario únicamente a los usuarios que realizan la siguiente tareadel flujo de trabajo.

d. Haga clic en Aceptar.

e. Repita estos pasos con tantos comentarios como sea necesario. Para quitar uncomentario, haga clic en Quitar.

4. Seleccione la ficha Progreso para ver el historial de la tarea.

5. Siga uno de estos procedimientos:• Para marcar la tarea como terminada, consulte Completar una tarea, página 237.• Para cerrar la tarea sin marcarla como terminada, haga clic en Cerrar.

La tarea se cerrará. Puede volver a abrirla para marcarla como terminada másadelante. Cuando desee marcar la tarea como terminada, consulte Completaruna tarea, página 237.

Completar una tareaAl completarse una tarea, ésta se envía al siguiente usuario o actividad en el flujo detrabajo. Cualquier cambio realizado en los archivos anexos se incluye con la tarea si laversión de los archivos anexos y los archivos registrados es la misma.


Bandeja de entrada

Para completar una tarea:1. Abra la tarea seleccionándola en la bandeja de entrada.


3. Si se le solicita una contraseña, escríbala.


5. Si se le pide que seleccione los siguientes ejecutantes, siga este procedimiento:

a. Elija haga clic para asignar junto a la tarea para la que desee seleccionar losejecutantes.

b. En el cuadro de diálogo de selección, seleccione uno o varios ejecutantes y hagaclic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.

c. Haga clic en Aceptar.

6. Si se le pide, seleccione la siguiente tarea para reenviar en la lista Seleccionar tareasde reenvío siguientes.


Aceptar tareas asignadas a varios usuariosSi una tarea se ha enviado a un grupo, el primer usuario que la acepte será el que laejecute. Si acepta una tarea de este tipo, se eliminará automáticamente de las bandejas deentrada de los demás usuarios.

Para aceptar una tarea asignada a varios usuarios:1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. Seleccione la tarea que desee aceptar.


4. Siga uno de estos procedimientos:• Para cerrar la tarea, elija Cerrar.


Bandeja de entrada

• Para realizar una acción, consulte el procedimiento correspondiente:

— Realizar tareas, página 236

— Completar una tarea, página 237

— Rechazar una tarea, página 239

— Delegar una tarea, página 239

— Repetir tareas, página 240

Rechazar una tareaSi el flujo de trabajo lo permite, puede rechazar una tarea. Al hacerlo, la tarea va a otropaso como se define en la plantilla. Si la tarea va dirigida a un grupo de usuarios, seelimina de su Bandeja de entrada. Dependiendo de la definición de la plantilla, la tareapuede o no permanecer en las Bandejas de entrada de los otros usuarios del grupo.

Para rechazar una tarea:1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en su nombre.

2. Haga clic en Rechazar.

3. Si se le solicita, escriba un mensaje que explique la razón por la que rechaza la tarea.

4. Haga clic en Siguiente.

5. Para seleccionar otras tareas que desee rechazar, elíjalas en la lista Seleccionar tareasde rechazo siguientes.

6. Si se requiere, escriba la contraseña en el campo Es necesario cerrar la sesión paracerrar la sesión de la tarea.


Delegar una tareaSi el flujo de trabajo lo permite, puede pasar a otro usuario la responsabilidad de realizaruna tarea que originariamente se le ha asignado a usted.

Para delegar una tarea:1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.

2. Haga clic en Delegar.


Bandeja de entrada

3. Si se le pide que especifique el usuario al que desea delegar la tarea, siga esteprocedimiento:

a. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario al que desee delegar la tareay haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.


Repetir tareasSi el flujo de trabajo lo permite, tiene la posibilidad de pedir a otro usuario o grupo querepita una tarea que usted acaba de completar.

Para repetir una tarea:1. En su bandeja de entrada, abra la tarea haciendo clic en ella.

2. Haga clic en Repetir.

3. En el elemento de la línea de la tarea, haga clic en Haga clic para asignar.

4. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario al que desee delegar la tarea yhaga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.


Cambiar la disponibilidad para las tareasEn la parte superior de la bandeja de entrada se muestra su disponibilidad para recibirtareas.

Para cambiar la disponibilidad para recibir tareas:1. Haga clic en Bandeja de entrada.

2. En la parte superior de la Bandeja de entrada, haga clic en una de las siguientesopciones:• Estoy disponible• No estoy disponible en estos momentos

3. Siga uno de estos procedimientos:


Bandeja de entrada

• Para ofrecerse como disponible, quite la marca de la casilla de verificación quecambia su estado a no disponible.

• Para mostrarse como no disponible, marque la casilla de verificación que cambiasu estado a no disponible, haga clic en editar, seleccione otro usuario paraque reciba sus tareas y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para conocerlos procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro dediálogo de selección, página 171.

Si usted se muestra como no disponible, esto sólo afectará a las tareas futurasque se hayan marcado como delegables. Esta opción no afecta a las tareas queestén actualmente en la Bandeja de entrada ni a cualquier tarea futura que nopermita la delegación.

Tareas de cola de trabajosLas colas de trabajos guardan las tareas que van a realizar los procesadores disponiblesasignados a una cola. Cuando la tarea llega al sistema, el servidor la asigna a una colade trabajos en función de las propiedades de la cola y de la tarea. Los procesadoresasignados para trabajar en una cola reciben las tareas en sus bandejas de entrada pororden de prioridad. Los usuarios con la función "procesador de colas avanzado" puedenextraer de forma selectiva elementos de la cola con independencia de su prioridad o sinnecesidad de esperar a que se asignen a la bandeja de entrada del procesador.

Gestionar tareas en la bandeja de entrada de la cola

Los procesadores de colas de trabajos tienen disponibles opciones distintas para ayudara gestionar las tareas y la carga de trabajo existentes en sus bandejas de entrada.

Para suspender una tarea en la cola de trabajos:Si trabaja en una tarea y debe esperar a que se ejecute algún otro documento o tareaauxiliar, puede suspender la tarea. Como recordatorio, asigne a la tarea una fecha paraquitar su suspensión y volver a activarla en la cola. El sistema ejecuta un trabajo quequita la suspensión de la tarea basado en esta fecha. También puede quitar manualmentela suspensión de una tarea.

1. Seleccione la tarea que desee suspender.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.

3. Elija la fecha y la hora a las que la tarea ya no continuará suspendida.



Bandeja de entrada

El estado de la tarea aparecerá como Pausado.

Para quitar la suspensión de una tarea en la cola de trabajos:1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la suspensión.

2. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitarsuspensión.El estado de la tarea aparecerá como Adquirido.

Para quitar la asignación y volver a asignar una tarea en la cola de trabajos:1. Seleccione la tarea de la que desee quitar la asignación.

2. SeleccioneHerramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.El sistema devolverá la tarea a la cola de trabajos y su estado aparecerá como Inactivohasta que la vuelva a asignar a otro usuario.

3. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Reasignar.

4. Seleccione un usuario que desee asignar a la tarea.


Obtener la siguiente tarea disponible de una cola detrabajos

Si su organización ha implementado colas de trabajos, puede obtener la siguiente tareade la cola sin necesidad de esperar a que un supervisor o el sistema se la asigne. La tareasiguiente es la que tiene mayor prioridad en las colas de trabajos que tiene asignadas.Puede elegir manualmente su próxima tarea desde una opción en el menú Bandeja deentrada, o bien hacer que aparezca automáticamente en la bandeja cuando rechace ocomplete la tarea actual.

Los elementos que el sistema envía automáticamente a la Bandeja de entrada aparecencomo no asignados en la columna asignada de la lista de trabajos. Los elementos que elgestor de la cola ha asignado de forma manual muestran Sí en la columna asignada. Usela etiqueta de esta columna para distinguir cómo se ha enviado la tarea a la bandeja deentrada.

Para recuperar manualmente la siguiente tarea de la cola de trabajos:1. En la Bandeja de entrada, seleccione Herramientas > Administración de colas de

trabajos > Obtener tarea siguiente.La siguiente tarea aparecerá en la parte superior de la lista de tareas de la bandeja deentrada.


Bandeja de entrada

Para activar el recibo automático de tareas de colas de trabajos:1. En la Bandeja de entrada, seleccione Obtener tarea siguiente automáticamente.

Para desactivar el recibo automático de tareas de colas de trabajos:1. Cierre cualquier tarea de la cola de trabajos que esté abierta.

2. En la Bandeja de entrada, desactive Obtener tarea siguiente automáticamente.

3. Vuelva a abrir la tarea que tiene asignada actualmente y termínela, de forma que noquede ninguna tarea sin finalizar en la Bandeja de entrada.

Seleccionar tareas de la cola

Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados)tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las que pueden trabajar yobtenerlas independientemente de su prioridad. También tienen acceso al nodo Colade trabajos en el árbol de directorios principal, que muestra todas las colas de trabajosque tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejasde entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las quepueden trabajar según su conjunto de habilidades, o bien cualquier tarea no asignadaque no requiera ninguna habilidad.

Los procesadores con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados)tienen la opción de filtrar la vista Bandeja de entrada de la cola de trabajos. Al seleccionarTodas las tareas que se pueden elegir, se muestran todas las tareas sin asignar a las queel procesador puede optar o con las que puede trabajar. Todas las tareas muestra lastareas con las que el procesador puede trabajar, así como cualquier tarea que éste ya hayaobtenido o que le haya asignado el supervisor de la cola.

Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) nopueden asignar tareas a otros procesadores de colas ni extraer una tarea que ya estéasignada o que haya extraído otro procesador de colas.

Para obtener una tarea sin asignar:1. Desplácese hasta el nodo Colas de trabajos en el árbol de directorios y haga clic en

la cola de trabajos para abrirla.

2. Seleccione el filtro para mostrar Todas las tareas que se pueden elegir o Todas lastareas en la Bandeja de entrada de la cola de trabajos.

3. Seleccione una o más tareas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Obtener tarea.


Bandeja de entrada

El sistema le asignará la tarea y la enviará a su bandeja de entrada. Si seleccionasólo una tarea, el sistema la abrirá en Task Manager de forma que pueda trabajaren ella inmediatamente.Sugerencia: Esta acción también se puede realizar desde Task Managermediante elbotón Obtener tarea disponible para los procesadores de colas avanzados. Permite aeste tipo de procesadores examinar la tarea antes de decidirse a extraerla. Utilizandoel botón Obtener tarea desde la tarea en Task Manager, la tarea se le asigna y seactualiza la página, lo que le permitirá trabajar con ella de inmediato.


Capítulo 19Flujos de trabajo y flujos rápidos


• Iniciar flujos de trabajo, página 245• Enviar flujos rápidos, página 247• Ver flujos de trabajo, página 248• Pausar un flujo de trabajo, página 249• Reanudar un flujo de trabajo en pausa, página 249• Detener un flujo de trabajo, página 249• Enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o un ejecutante del flujo de trabajo,

página 250• Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajo, página 250• Cambiar el supervisor del flujo de trabajo, página 251• Guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, página 251• Ver informes agregados del rendimiento del flujo de trabajo, página 252• Crear una plantilla de flujo de trabajo, página 252

Iniciar flujos de trabajoUn flujo de trabajo es un proceso automatizado que pasa archivos e instrucciones entreindividuos, por orden, para que realicen ciertas tareas. Cuando se asigna a un usuariouna tarea de un flujo de trabajo, la tarea aparece en su bandeja de entrada.

Los flujos de trabajo pueden incluir tareas automáticas que realiza el sistema, como laejecución de secuencias de comandos. Las tareas automáticas permiten la integración deflujos de trabajo y ciclos de vida que permiten, por ejemplo, la promoción de archivos anuevos estados del ciclo de vida.

Al iniciar un flujo de trabajo, seleccione la plantilla de flujo de trabajo que incluya lasecuencia de tareas que se van a realizar. Es posible iniciar varios flujos de trabajo


Flujos de trabajo y flujos rápidos

simultáneamente desde una misma plantilla. Una plantilla de flujo de trabajo puedepermitirle dirigir una tarea a un grupo de usuarios; en este caso, el primer usuarioque acepta la tarea es quien la realiza y la tarea se elimina de las bandejas de entradade los demás usuarios.

Al iniciar un flujo de trabajo, puede anexar archivos. Los archivos se pueden anexar siya están anexados en otra parte, están bloqueados por otro usuario o se encuentran enun estado avanzado del ciclo de vida. Recuerde que cuando se anexan archivos envarios idiomas, los filtros del destinatario de una tarea podrían mostrar sólo los archivoscuyo idioma coincida con el de ese usuario.

Para iniciar flujos de trabajo:1. Siga uno de estos procedimientos:

• Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando primero el tipo de flujo de trabajo,elija Herramientas > Flujo de trabajo > Inicio.

• Para iniciar un flujo de trabajo seleccionando primero uno o varios archivos,desplácese hasta los archivos, selecciónelos y, a continuación, elija Herramientas> Flujo de trabajo > Iniciar anexos.

2. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo y haga clic en Aceptar. Para conocer losprocedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogode selección, página 171.


4. En la ficha Información, en el campo Descripción de flujo de trabajo, escriba unnombre para el flujo de trabajo.

5. Para anexar un archivo al flujo de trabajo, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en Agregar.

b. Para buscar los archivos que desee anexar, haga clic en la ficha apropiaday, a continuación, desplácese hasta los archivos dentro de esa ficha. Eldesplazamiento por las fichas que corresponden a nodos del repositorio se llevaa cabo del mismo modo que por los nodos del repositorio.

c. Haga clic en Agregar, en la parte inferior de la página.

d. Cuando anexe un archivo que contenga enlaces a otros archivos, podrá agregarlos archivos enlazados seleccionando la opción Agregar automáticamenteobjetos enlazados.

e. Para quitar un archivo anexo, haga clic en Eliminar o en Quitar.

6. Para crear y anexar un nuevo formulario basado en una plantilla de formularioexistente, siga este procedimiento:

a. En la ficha Información, haga clic en el nombre del formulario o paquete, enfunción de lo que aparezca.



b. Seleccione la plantilla en la que desee basar el nuevo formulario y haga clicen Aceptar.Los campos del formulario aparecerán en la ficha Información.

c. Para quitar un formulario, haga clic en Quitar.Si quita un formulario recién creado o cancela el flujo de trabajo, el formulario seeliminará automáticamente.

7. Si el flujo de trabajo incluye una ficha Ejecutantes, puede especificar usuarios ogrupos de usuarios para una o más tareas. Siga este procedimiento:

a. Haga clic en Seleccionar junto a una tarea que se deba realizar.

b. En el cuadro de diálogo de selección, elija el usuario o grupo que realizarála tarea y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados,consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.

8. En la ficha Comentarios, siga este procedimiento:

a. Haga clic en Agregar.

b. Escriba sus comentarios.

c. Seleccione los usuarios que van a recibir los comentarios:• Para los destinatarios posteriores

Se envían los comentarios a todos los demás usuarios del flujo de trabajo.• Sólo para los destinatarios siguientes

Se envían los comentarios únicamente a los usuarios que reciban la siguientetarea asignada del flujo de trabajo.



Enviar flujos rápidosUn flujo rápido es una tarea individual que se envía a uno o más usuarios. Si envía unflujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si los usuarios recibirán la tarea a la vez opor orden.

Para enviar un flujo rápido:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Flujo rápido.



3. Para seleccionar los usuarios o grupos a los que se enviará el flujo rápido, haga clicen Seleccionar usuario/grupo, elija los que desee y, a continuación, haga clic enAceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elementoen un cuadro de diálogo de selección, página 171.

4. En la lista desplegable Prioridad, seleccione la prioridad.

5. En el campo Instrucciones, escriba mensajes para los usuarios.

6. Para recibir una notificación cuando un usuario termine la revisión, marque la casillade verificación Devolver a usuario.

7. Para exigir a cada usuario que introduzca una firma electrónica al terminar larevisión, marque la casilla de verificación Exigir firma.


Ver flujos de trabajoPuede ver los flujos de trabajo a través de Informes de flujo de trabajo o a través de MisFlujos de trabajo. En este tema se describen ambos componentes.

Para ver los flujos de trabajo mediante Informes de flujo de trabajo1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

Aparecerá la lista de flujos de trabajo. Para cambiar el formato de la lista, haga clic enEditar informe de flujo de trabajo y elija entre las opciones disponibles.

2. Para ver más información sobre un flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo y, acontinuación, elija una de estas opciones:• Para ver la plantilla de flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de

trabajo > Ver detalles > Asignar.• Para ver el progreso del flujo de trabajo, seleccione Herramientas > Flujo de

trabajo > Ver detalles > Resumen. Para restringir o ampliar la lista, seleccioneel filtro adecuado en la parte superior de la página.

• Para ver un registro de eventos del flujo de trabajo, seleccione Herramientas >Flujo de trabajo > Ver detalles > Auditoría.

Para ver los flujos de trabajo que posee mediante Mis Flujos de trabajo1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Mis flujos de trabajo.

Mis flujos de trabajo muestra los flujos de trabajo que usted posee pero no los queposeen los grupos a los que usted pertenece. Para ver los flujos de trabajo que poseeun grupo, utilice el procedimiento Para ver los flujos de trabajo mediante Informesde flujo de trabajo, página 248.



2. Para ver un flujo de trabajo concreto, seleccione el flujo y elija Archivo > Mostrar.

Pausar un flujo de trabajoAl pausar un flujo de trabajo, lo detiene temporalmente pero espera restituirloposteriormente. Puede, por ejemplo, pausar un flujo de trabajo para modificar laplantilla. Una vez realizados los cambios, podrá reanudar el flujo de trabajo paracontinuar desde el punto exacto en el que se pausó.

Para pausar un flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

Sugerencia: Como alternativa, puede seleccionar Herramientas > Flujo de trabajo >Mis flujos de trabajo.

2. Seleccione uno o más flujos de trabajo.

3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Pausar flujo de trabajo.

4. Si se le pide que confirme la pausa, haga clic en Aceptar.

Reanudar un flujo de trabajo en pausaAl reanudar un flujo de trabajo pausado, éste se inicia desde donde se pausó. Los flujosde trabajo pausados pueden reanudarse, pero no así los detenidos.

Para reanudar un flujo de trabajo pausado:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.



3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Reanudar flujo de trabajo.

4. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.

Detener un flujo de trabajoPuede detener un flujo de trabajo en cualquier punto de su progreso. Un flujo de trabajodetenido no puede reiniciarse.



Para detener un flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.



3. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Detener flujo de trabajo.

4. Para asegurarse de que el flujo de trabajo se elimina automáticamente de la lista deflujos de trabajo, seleccione la opción El flujo de trabajo anulado se eliminará.

5. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar.

Enviar por correo electrónico el supervisor delflujo de trabajo o un ejecutante del flujo detrabajo

Para enviar por correo electrónico el supervisor del flujo de trabajo o unejecutante del flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.


2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico al supervisor• Herramientas > Flujo de trabajo > Enviar por correo electrónico a los ejecutantesSu aplicación de correo electrónico abrirá un nuevo mensaje con las direcciones decorreo electrónico rellenadas.

4. Escriba el mensaje y envíelo.

Procesar tareas fallidas en un flujo de trabajoSi es supervisor del flujo de trabajo y recibe el aviso de que una tarea automática hafallado, puede realizar uno de los siguientes procedimientos.

Para reintentar una tarea automática fallida:1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.



2. Haga clic en Volver a ejecutar.


Para completar una tarea automática fallida:1. Desde la Bandeja de entrada, abra la tarea automática fallida.

2. Haga clic en Completar.


Cambiar el supervisor del flujo de trabajoCada flujo de trabajo tiene un supervisor del flujo de trabajo que puede modificar, pausaro detener un flujo de trabajo activo.

Para cambiar el supervisor del flujo de trabajo:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

2. Seleccione el flujo de trabajo.

3. Seleccione Cambiar supervisor.

4. Seleccione Todos los usuarios o el grupo al que pertenece el nuevo supervisor.

5. Seleccione el usuario que será el nuevo supervisor del flujo de trabajo.


Guardar información del flujo de trabajo comouna hoja de cálculo de Microsoft Excel

La disponibilidad de este procedimiento depende de la configuración de DCM quetenga su organización.

Para guardar información del flujo de trabajo como una hoja de cálculode Microsoft Excel:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Informes de flujo de trabajo.

2. Haga clic en Guardar informe.

3. Escriba un nombre para obtener la información que está guardando.

4. Seleccione una ubicación en la que guardar.




Ver informes agregados del rendimiento delflujo de trabajo

Para ver informes, debe tener el rol process_report_admin.

Para ver informes históricos:1. Seleccione una de estas opciones:

• Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Proceso• Herramientas > Flujo de trabajo > Informe histórico > Usuario

2. En la ficha General, seleccione la duración y otros parámetros que desee paraejecutar el informe.

3. Haga clic en Ejecutar.

4. Haga clic en la ficha Resultados para ver el informe.

5. Para ver información adicional, haga clic en un proceso, instancia o usuario.

6. Para guardar el informe para nuevas ejecuciones, haga clic en Guardar.

Crear una plantilla de flujo de trabajoPara crear una nueva plantilla de flujo de trabajo, seleccione Archivo > Nuevo > Plantillade flujo de trabajo para abrir Workflow Manager. Consulte la ayuda de esa aplicaciónpara obtener instrucciones sobre cómo crear la nueva plantilla de flujo de trabajo.


Capítulo 20Colas de trabajos


• Roles de colas de trabajos, página 253• Configurar una nueva cola de trabajos, página 255• Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 256• Políticas de colas de trabajos, página 259• Definir una categoría de cola, página 263• Definir una cola de trabajos, página 264• Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 266• Gestionar usuarios de colas de trabajos, página 267• Supervisar colas de trabajo, página 271• Crear calendarios comerciales, página 276

Roles de colas de trabajosLas colas de trabajos contienen las tareas que van a realizar los usuarios disponiblesasignados a una cola. Los usuarios de la cola de trabajos reciben las tareas en sus bandejasde entrada. Las tareas de estos usuarios las asigna el servidor automáticamente u otrousuario manualmente. Los usuarios con el rol queue_advance_processor (procesadoresde colas avanzados) pueden elegir extraer elementos de la cola con independencia de suprioridad o sin necesidad de esperar a que se les asignen en sus bandejas de entrada.

Los usuarios de la cola de trabajos también se denominan procesadores.

Los administradores de las colas de trabajos supervisan qué colas presentan tareasatrasadas que se deban realizar o cuáles contienen demasiadas. Asimismo, puedenagregar, editar y asignar perfiles de habilidades a usuarios de colas de trabajosindividuales.


Colas de trabajos

Los administradores de las colas de trabajo son los encargados de crearlas, de asignarusuarios para que trabajen con las tareas de la cola y de definir los perfiles de habilidadesque permiten a la aplicación asignar tareas al procesador adecuado, y pueden agregar,editar o asignar perfiles de habilidades a los usuarios de colas de trabajos individuales.

Además, el administrador o gestor puede utilizar Monitor de colas de trabajos para verlas tareas existentes en la cola, el nombre del procesador asignado a cada una, el estadode las tareas, cuándo se han recibido y su prioridad actual.

Para tener acceso a las colas de trabajos, debe pertenecer a uno de los roles que sedescriben en Tabla 20, página 254.

Tabla 20. Roles de usuario para colas de trabajos

Rol Lo que permite hacer

Queue_processor Trabaja con elementos que le ha asignadoel sistema de una o más bandejas deentrada de la cola de trabajos. Losprocesadores de colas puede solicitartrabajos, suspender y quitar la suspensiónde trabajos, completar trabajos y reasignarsu trabajo a otros.

Queue_advance_processor Trabaja con elementos que le ha asignadoel sistema de una o más bandejas deentrada de la cola de trabajos. Además,selecciona las tareas con las que va atrabajar de una o más bandejas de entradade la cola de trabajos.

Queue_manager Supervisa las colas de trabajos y asignaroles a las colas y usuarios para quetrabajen con los elementos que contienen.Los usuarios con este rol pueden volver aasignar tareas y suspenderlas.

Los gestores de colas que tenganprivilegios para CREAR GRUPOS puedencrear colas de trabajos.


Colas de trabajos

Rol Lo que permite hacer

Queue_admin Crea colas de trabajos y políticas decolas. Los miembros del rol queue_admin(administradores de colas) no tienenel rol de administrador de formapredeterminada.

Los administradores de colas que tenganprivilegios para CREAR GRUPOS puedencrear colas de trabajos.

Process_report_admin Ejecuta informes de flujo de trabajohistóricos desde el menú Flujo de trabajo.

Configurar una nueva cola de trabajosPara configurar la primera cola de trabajos, siga estos procedimientos en el orden enque se indican:

• Cree los usuarios y grupos que utilizará para procesar las colas de trabajo.

El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona más detalles sobre cómoconfigurar usuarios y grupos.

• Configure la coincidencia de asignación de trabajo.

Configurar la coincidencia de asignación de trabajo, página 256 proporcionainformación detallada sobre la coincidencia de asignación de trabajo.

• Cree las políticas de colas que necesitará para la cola.

Políticas de colas de trabajos, página 259 proporciona más información específicasobre políticas de colas.

• Cree las categorías de colas.

Definir una categoría de cola, página 263 explica cómo crear categorías de colas.• Cree la cola de trabajos.

Definir una cola de trabajos, página 264 proporciona más características específicassobre cómo definir las colas de trabajo.

• Cree políticas de anulación.

Definir políticas de anulación de colas de trabajos, página 266 explica el pasoopcional de definir las políticas de anulación para las políticas de cola de trabajos.


Colas de trabajos

• Elabore las plantillas de proceso utilizadas para la cola de trabajos en Process Builder.

Cuando una cola de trabajos sea el ejecutante de una tarea, la casilla de verificaciónpara delegar el trabajo de la actividad en algún otro usuario debe estar marcadaen la definición de la actividad.

Los procedimientos para definir las plantillas de procesos se encuentran en la Guíadel usuario de Documentum Process Builder.

Configurar la coincidencia de asignación detrabajo

Cuando vaya a crear una cola de trabajos, lo primero que debe hacer es configurar losfiltros de coincidencia de asignación de trabajo mediante la definición de las habilidadeso las propiedades que son necesarias para procesar tareas en la cola de trabajos. Elfiltro de coincidencia de asignación de trabajo muestra las capacidades, las propiedades ola experiencia que se requieren para ejecutar tareas en una cola. El perfil de procesador,por su parte, enumera cuáles de estos filtros se han asignado a un procesador de colasde trabajos. Cuando el procesador extrae la siguiente tarea o cuando un gestor asignauna tarea, el sistema emplea las habilidades definidas en el filtro de coincidenciade asignación de trabajo para calificar a un procesador según las habilidades o laspropiedades que se precisan para trabajar en una tarea concreta.

Si no se ha definido un filtro de coincidencia de asignación de trabajo para una cola,cualquier procesador puede trabajar en las tareas independientemente de las habilidadesde las que disponga.

Cuando se ejecuta un proceso del flujo de trabajo y el sistema crea un nuevo elementopara una cola de trabajos, se comprueban las habilidades de la cola de trabajos que sehan definido en la tarea según las reglas de asignación de actividad configuradas en laplantilla correspondiente en Process Builder. (Una vez que se crea la tarea, no hay formade cambiar las habilidades necesarias asociadas). El sistema compara las habilidadesque requiere la tarea con las que se enumeran para los usuarios en la cola de trabajos yemplea esta comparación para las funciones Obtener tarea siguiente y Asignar tarea.

Por ejemplo, la cola de trabajos loan_underwriter_queue (colas de asegurador depréstamos) tiene tres habilidades necesarias definidas: préstamos para vehículos,préstamos comerciales y préstamos domésticos. Cuando una aplicación de préstamospara vehículos entra en el flujo de trabajo, el sistema evalúa la asociación dehabilidades almacenada en la plantilla de actividad y resuelve el valor de habilidadpara un préstamo para vehículos. A continuación, envía la aplicación de préstamos aloan_underwriter_queue. Cuando un supervisor asigna una tarea o un procesadorintenta extraer una tarea, el servidor se asegura de que el procesador tiene los préstamospara vehículos como habilidad antes de permitir que la obtenga. Una tarea determinada


Colas de trabajos

asociada con una cola puede requerir una o más habilidades para poder completarse. Yun procesador puede tener varias habilidades relacionadas con una cola de trabajos.

Configurar perfiles de habilidades en la plantilla deproceso

Cuando crea una actividad que realiza una determinada cola de trabajos, selecciona elnombre de la cola y configura las habilidades necesarias para la actividad en la fichaEjecutante de Inspector de actividades. Puede usar los datos de proceso para asignara los valores de la habilidad necesaria. Cuando asigna una habilidad, ésta se agrega ala tarea y el sistema la emplea en tiempo de ejecución para calificar a un procesadorcomo su posible ejecutante.

Consulte la Guía del usuario de Documentum Process Builder: Trabajar con actividades.

Definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo

Cada filtro de coincidencia de asignación de trabajo contiene las definiciones de habilidadque permiten al sistema hacer coincidir un procesador con una tarea en función de lashabilidades que ésta requiere y las capacidades o la experiencia con las que cuenta elprocesador. Cuando se crea el filtro, se definen los posibles valores de habilidad, lasetiquetas de visualización, los tipos de datos y los operadores que el sistema emplea paracomparar la lista de habilidades del procesador con las habilidades que se requieren, y seasigna la tarea a un procesador adecuado.

La plantilla de proceso de Process Builder también debe tener estas habilidades definidaspara la tarea.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear, eliminar omodificar los filtros de coincidencia de la cola. Los usuarios con el rol queue_manager(gestor de la cola) sólo pueden ver la configuración de los filtros de coincidencia.

Para definir filtros de coincidencia de asignación de trabajo:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >

Coincidencia de asignación de trabajo > Filtros coincidentes.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo filtro, seleccione Archivo > Nuevo > Información de

habilidad de la cola de trabajos.


Colas de trabajos

• Para editar un filtro existente, seleccione el filtro y, en el menú que apareceal hacer clic con el botón derecho, elija Propiedades o seleccione el filtro y, acontinuación, elijaMostrar > Propiedades > Información.

3. Escribe un nombre para el filtro.

4. Escriba una descripción para el filtro.

5. Seleccione el tipo de datos de los valores de habilidad disponibles en el cuadrode lista Tipo de datos.Los valores válidos son Entero, Cadena y Doble.El valor que seleccione aquí determina el tipo de operador de comparacióndisponible en el cuadro de lista Comparison Operator (Operador de comparación).

6. Seleccione un operador de comparación en el cuadro de lista.

7. Escriba un valor en Value to be used in the comparison (Valor para utilizar enla comparación) y una etiqueta de visualización según el tipo de datos que hayaseleccionado.Por ejemplo, para hacer coincidir el trabajo según el procesamiento de un préstamoconvencional, escriba conv en la columna de cadena para representar un préstamoconvencional y préstamo convencional como etiqueta de visualización.

8. Haga clic en Insertar para agregar más filas a la tabla según sea necesario paradefinir los distintos tipos de valores de comparación de coincidencia de trabajo.

9. Seleccione Los procesadores pueden tener más de una habilidad para este filtropara permitir que un procesador tenga más de una habilidad asociada a este filtro.Por ejemplo, un procesador podría tener habilidades para procesar tanto préstamosinmobiliarios como préstamos para vehículos.


Agregar filtros de coincidencia de asignación de trabajoa una cola de trabajos

Agregue filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una cola de trabajos paradefinir el conjunto de habilidades de la cola y de sus usuarios. Todos los usuarios debentener sus habilidades actualizadas cada vez que se agregue un filtro nuevo a la cola. Trasagregar el filtro de coincidencia de asignación de trabajo, el sistema le solicita que definalas habilidades relacionadas para cada procesador de la cola.

Cuando se quita una habilidad de la cola de trabajo, el sistema comprueba dichahabilidad en las tareas existentes para esta cola de trabajo y las quita inmediatamente.


Colas de trabajos

Para asignar filtros de coincidencia de asignación de trabajo a una colade trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos y seleccione una cola de trabajos.

2. Haga clic con el botón derecho en la cola y seleccione Propiedades o elijaMostrar> Propiedades > Información para mostrar la página Propiedades de la cola detrabajos.

3. Debajo de Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregar.

4. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo.

5. Haga clic en la flecha para agregar para mover las habilidades al área de selección decontenido de la página.

6. Haga clic en Aceptar.El sistema le solicitará que seleccione habilidades para cada uno de los usuariosde la cola.

7. Seleccione las habilidades de cada usuario y haga clic en Siguiente.Observe que los perfiles de habilidades no están disponibles para los grupos.

8. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.

Para quitar filtros de coincidencia de asignación de trabajo de una colade trabajos:1. Desplácese hasta la cola de trabajos y selecciónela.


3. En la tabla Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtro queesté relacionado con las habilidades que desea cambiar.

4. Haga clic en Quitar.

5. Haga clic en Aceptar.Cuando el sistema elimina el filtro coincidente de la cola de trabajo, no se eliminanautomáticamente los valores de habilidad correspondientes configurados para losusuarios en la cola de trabajo. Las propiedades de habilidad del usuario se conservaránhasta que se eliminen en el cuadro de diálogo Perfil del procesador de cada procesador.

Políticas de colas de trabajosUna política de colas de trabajos contiene la lógica que emplea el sistema para realizarun seguimiento de las tareas y gestionarlas en la cola. Esta lógica permite al sistema


Colas de trabajos

asignar una prioridad inicial y aumentar la antigüedad de la tarea en función de valoresdistintos que el usuario configura en la política.

La política de colas de trabajos contiene configuración para prioridades, parámetros degestión, umbrales y otras funciones de administración. Cuando un nuevo elementollega al flujo de trabajo, el servidor identifica la actividad como elemento de la cola detrabajos, comprueba el valor de prioridad en la política y asigna una prioridad inicialal elemento. Una vez que la tarea está en la cola, el trabajo de aumento de antigüedadeleva su prioridad de forma incremental según la política hasta que finalmente se trabajacon la tarea.

También puede configurar valores de umbral para desencadenar notificaciones para elgestor de la cola cuando no se procesen los elementos con una prioridad mayor o cuandoun determinado número de tareas estén a la espera en una cola de trabajos.

Con una política de colas de trabajos, puede definir parámetros para mover una tareacon la que aún no se haya trabajado a un nivel de prioridad mayor cuando se ejecute eltrabajo de aumento de antigüedad.

Asimismo, puede indicar un porcentaje de tareas que se deben distribuir a controlesde calidad.

Prioridades de tareas

Para la mayoría de los usuarios de la cola de trabajos, los elementos de trabajo aparecenen la Bandeja de entrada en función de su prioridad: los elementos con mayor prioridadse asignan antes que los elementos de trabajo con menor prioridad. Los valores deprioridad y antigüedad son elementos esenciales a la hora de procesar tareas de colas detrabajos. Cuando el sistema crea un nuevo elemento de trabajo, el servidor identifica latarea como un elemento de cola de trabajos y comprueba la lógica que permite asignaruna prioridad inicial al elemento. Una vez que la tarea está en la cola, un trabajo declasificación por antigüedad aumenta la prioridad de la tarea en función de otra lógica,que mueve la tarea a una posición superior en la Bandeja de entrada hasta que se realiza.El aumento de la prioridad puede provocar que el administrador de la cola redistribuyalas tareas o reasigne recursos entre las colas de trabajos.

El nivel de prioridad que tiene inicialmente una tarea y la velocidad con la que aumentala prioridad se pueden definir en la política de la cola de trabajos o en la plantilla deactividad de la tarea. Por ejemplo, si establece la prioridad inicial para las nuevas tareasde una cola en 1, que significa que todas las nuevas tareas comienzan con una prioridadde 1. Si ha establecido el valor de Aumentar prioridad en 10, a continuación siempre quese ejecute el trabajo dm_QmPriorityAging, la prioridad aumentará por un factor de diez,si la tarea no se ha llevado a cabo. En este ejemplo, la tarea ha permanecido en la cola yel trabajo dm_QmPriorityAging se ha ejecutado tres veces, aumentando la prioridad a31. El campo de prioridad máximo está establecido en 30, por lo que el sistema envía


Colas de trabajos

una notificación al grupo de gestores de la cola, advirtiendo que la tarea ha superado suprioridad máxima y necesita asistencia.

Mediante una política de cola de trabajos, el administrador de la cola o el gestor de colaspuede especificar la prioridad inicial de la tarea y la frecuencia y porcentaje en los quese incrementa en función de valores diferentes definidos en la política. En escenariosde inicialización y clasificación por antigüedad más complejos, se utiliza DocumentumApplication Builder para crear un módulo de prioridad que contenga la lógica que calculay actualiza dinámicamente la prioridad en función de los datos de proceso u otraspropiedades que pertenecen al proceso. Un módulo de prioridad puede estar asociado auna política de cola de trabajos o a una plantilla de actividad de Process Builder.

Definir la lógica dinámica de clasificación por prioridad yantigüedad de las tareas

Puede haber situaciones en las que prioridad inicial y la cantidad en la que ésta aumentadeban calcularse dinámicamente. En estos casos, se crea un módulo de prioridad queutiliza el sistema en lugar de la política de cola de trabajos para establecer la lógica declasificación por prioridad y antigüedad. Un módulo de prioridad se puede seleccionaral crear la política de cola de trabajos. En la Guía del usuario de Documentum Process Builderse proporciona información sobre cómo crear un módulo de prioridad.

Los datos de proceso se pueden utilizar para establecer la prioridad inicial y aumentarlaen función de valores del flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando una aplicación depréstamos perteneciente a un cliente preferente pasa por una cola de trabajos, se lepuede asignar inmediatamente un valor de prioridad más alto que una aplicación depréstamos de otros clientes. Además, si la solicitud del préstamo es para una cantidadmayor o proviene de un agente de préstamos preferente, la prioridad puede aumentar amayor velocidad para asegurarse de que el supervisor de la cola recibe una alerta si latarea no se completa dentro de un período de tiempo especificado. Este tipo de lógicapuede ser especialmente útil para aumentar la prioridad de una tarea cuando se acerca asu fecha límite o debido a alguna otra restricción temporal: la prioridad aumenta másrápidamente conforme se aproxima a la fecha límite y, por tanto, sube por la cola amayor velocidad.

Crear o modificar políticas de colas

Cada cola de trabajos puede tener una política. Si ha asociado una política de anulacióncon un documento que se va a distribuir en el flujo de trabajo, el sistema utiliza esapolítica de anulación en lugar de la política de colas de trabajos para ese elemento.


Colas de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear omodificar políticas de colas.

Para crear o modificar una política de colas de trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas

> Políticas de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría en la que desee ubicar una nueva política o editaruna política existente.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política, seleccione Archivo > Nuevo > Política de la cola

de trabajos.• Para editar una política existente, selecciónela y elijaMostrar > Propiedades >

Información.

Puede editar las propiedades de una política, pero el campo de nombrepermanece como de sólo lectura. Para cambiar el nombre de la política es precisoque elimine la existente y vuelva a crear la misma pero con otro nombre.

4. Escriba un nombre para la política.

5. Defina estos valores:• Umbral

Se trata del número de tareas no terminadas en la cola que determina quese envíen notificaciones al gestor de la cola advirtiéndole que su número eselevado. Las notificaciones se desencadenan cuando el servidor ejecuta el trabajodm_QmThresholdNotification.

El grupo de gestores de colas se especifica en la definición de la cola y definequién recibe las notificaciones.

• Prioridad máxima

Cuando una tarea de la cola de trabajos alcanza este nivel, se envíannotificaciones al grupo de gestores de colas advirtiéndoles que hay una tareaimportante que no se está procesando. Las notificaciones se desencadenancuando el servidor ejecuta el trabajo dm_QmPriorityNotification.

• Prioridad inicial

Se trata del nivel de importancia que se le asigna a una nueva tarea creadacuando la cola de trabajos utiliza esta política. Cuando una tarea permanece enla cola sin llevarse a cabo, el sistema agrega el número especificado en el campoAumentar prioridad a este número inicial cada vez que se ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging.


Colas de trabajos

• Aumentar prioridad

Se trata de un valor mediante el cual el sistema incrementa el nivel de prioridadde las tareas que todavía están en cola cada vez que el sistema ejecuta el trabajodm_QmPriorityAging. Se agrega a la prioridad inicial cada vez que se ejecuta eltrabajo de caducidad.

• Calcular las prioridades dinámicamente

Para utilizar un módulo de prioridad para establecer la prioridad inicial yaumentarla cuando se ejecuta el trabajo de clasificación por antigüedad, marquela casilla y elija un módulo de prioridad en el cuadro de lista. En Definir la lógicadinámica de clasificación por prioridad y antigüedad de las tareas, página 261 seproporciona más información sobre los módulos de prioridad.

• Control de calidad porcentual

El porcentaje que se emplea para decidir de forma aleatoria si el elemento detrabajo se debe distribuir a otro procesador para un control de calidad. EnDecisión de repasar tarea de la cola de Process Builder se usa la configuracióndel control de calidad porcentual para determinar si el elemento de trabajo sedistribuye para un control de calidad.


Para eliminar una política de colas de trabajos:1. Seleccione la política de colas que desea eliminar.

2. Seleccione Archivo > Eliminar.Si la política está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos o elementosde trabajo, el sistema no la eliminará.


Definir una categoría de colaLas categorías de colas son como las carpetas en las que se organizan las colas de trabajos.Es posible designar categorías para que reflejen la jerarquía de su modelo empresarial;de esta forma podrá desplazarse por las distintas categorías y localizar la cola de trabajosen una representación lógica de su organización. Las categorías de colas de trabajos sedeben crear antes que las colas de trabajos relacionadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden crear y editar categorías.


Colas de trabajos

Para crear una categoría de colas:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos.

2. Para anidar la nueva categoría dentro de una categoría existente, desplácese a lacategoría existente.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Categoría de la cola de trabajos.

4. Escriba el nombre de la nueva categoría.

5. Si corresponde, escriba una descripción para la nueva categoría.


Para eliminar una categoría de colas:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos.

2. Seleccione la categoría de colas que desea eliminar.

3. Seleccione Archivo > Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.Si la categoría está en uso y hacen referencia a ella otras colas de trabajos, el sistemano la eliminará.


Definir una cola de trabajosLas colas de trabajos se organizan y enumeran debajo de las categorías de colas detrabajos. Antes de crear una cola de trabajo, debería crear primero una categoría de colay una política de cola. Definir una categoría de cola, página 263 y Políticas de colas detrabajos, página 259 proporcionan información más específica sobre estos temas.

Los usuarios con el rol queue_manager (gestor de la cola) y con privilegios para CREARGRUPOS pueden crear colas de trabajos.

Para crear una cola de trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos.

2. Desplácese hasta la categoría de colas de trabajos en la que desee ubicar la nuevacola de trabajos.

3. Seleccione Archivo > Nuevo > Cola de trabajos.


Colas de trabajos

El sistema muestra la página Propiedades de la cola de trabajos.

4. Escriba en minúscula el nombre de la nueva cola de trabajos. No utilice comillas enel nombre de la cola de trabajo.

5. Escriba una descripción para la nueva cola de trabajos, si fuera necesario.

6. De forma predeterminada, se le designará gestor de cola. Para cambiar el gestor dela cola, haga clic en la opción Editar situada junto a Queue Manager, seleccione otrousuario y haga clic en Aceptar.

7. Seleccione un nombre de política para aplicar a la cola.La configuración para la política de la cola aparece como campos de sólo lectura enla página, salvo para el nombre del gestor de políticas.

8. Para cambiar el nombre del gestor de políticas, haga clic en Editar.El nombre del administrador de políticas aparece de forma predeterminada.

9. En el área Filtros de coincidencia de asignación de trabajo, haga clic en Agregarpara seleccionar las habilidades que se requieren para la cola de trabajos. El sistemautiliza estas habilidades para filtrar y asignar tareas a la cola.El sistema mostrará una página en la que podrá seleccionar habilidades específicaspara aplicar a la cola de trabajos.

10. Seleccione las habilidades que está agregando a la cola de trabajo. Haga clic en laflecha para agregar para mover las habilidades al área de selección de contenidode la página.


12. Asigne usuarios a la cola haciendo clic enAgregar en la tabla Procesadores asignados.

13. Seleccione los usuarios que vaya a agregar a la cola de trabajo. Haga clic en laflecha para agregar para mover los usuarios al área de selección de contenido dela página. Sólo los usuarios con roles queue_processor (procesadores de colas) yqueue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) aparecen en la listade usuarios disponibles. El capítulo sobre la gestión de usuarios proporciona másdetalles sobre cómo configurar usuarios y grupos.

14. Haga clic en Aceptar.El sistema le solicitará que seleccione las habilidades que usa para establecer lascoincidencias entre las asignaciones de trabajo y los usuarios individuales.

15. Seleccione las habilidades necesarias para cada usuario haciendo clic en Siguientetras haber configurado las habilidades coincidentes de cada uno.

16. Cuando haya seleccionado las habilidades de cada usuario, haga clic en Terminar.El sistema no le permitirá guardar la página hasta que todos los usuarios asignadostengan sus habilidades seleccionadas.

De forma predeterminada, la nueva cola de trabajos se colocará en la categoría actual.


Colas de trabajos

Para mover una cola de trabajos a otra categoría:1. Seleccione la cola de trabajos.


3. Desplácese hasta la categoría a la que desea mover la cola de trabajos.

4. Seleccione Editar > Mover.

Para eliminar una cola de trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Colas de

trabajos.

2. Desplácese por las categorías para seleccionar la cola de trabajos que desea eliminar.

3. Seleccione la cola de trabajos.

4. Seleccione Archivo > Eliminar.El sistema le enviará una advertencia de que la operación no se puede deshacer.Si la cola de trabajos está en uso y hacen referencia a ella otros elementos de trabajo,el sistema no la eliminará.

5. Haga clic en Aceptar para eliminar la cola de trabajos.Cuando se elimina una cola de trabajos, no se elimina la categoría con la que estárelacionada.

Definir políticas de anulación de colas detrabajos

Una política de anulación de colas de trabajos permite que los procesos de asignación deprioridad y de aumento de antigüedad de una tarea se controlen según las propiedadesy el ciclo de vida de los documentos. Las políticas de anulación se pueden emplearcuando distintos tipos de documentos con necesidades de procesamiento diferentes sedistribuyan por el flujo de trabajo. Por ejemplo, las aplicaciones para tipos diferentesde productos de préstamo podrían tener prioridades distintas y otros requisitos deaumento de antigüedad.

Para utilizar políticas de anulación, cuando aplica un ciclo de vida a un documento,define el conjunto de alias %wq_doc_profile en la política de anulación que desea queel sistema aplique al documento. Si no hay ninguna política de estas característicasasociada al documento, el sistema utiliza la que está asociada a la cola de trabajos paradefinir las propiedades del elemento de trabajo.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) pueden crear omodificar políticas de anulación de colas.


Colas de trabajos

Para crear o modificar una política de anulación de colas de trabajos:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos > Políticas

> Políticas de anulación.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear una nueva política de anulación, seleccione Archivo > Nuevo >

Política de anulación de la cola de trabajos.• Para editar una política de anulación existente, selecciónela y elijaMostrar >

Propiedades > Información.3. Si crea una nueva política, escriba un nombre para la política de anulación.

Una vez se ha guardado la política de anulación, el campo de nombre se hace desólo lectura.

4. Haga clic en Agregar para ver la página Asignación de políticas de colas de trabajos,donde puede seleccionar una cola de trabajos y una política.

5. Seleccione los nombres de la política y la cola que desee utilizar como políticas deanulación.


7. Para quitar una política de anulación de colas de trabajos, selecciónela y haga clicen Quitar.


Gestionar usuarios de colas de trabajosLos usuarios de colas de trabajos se pueden gestionar desde la propia cola o desde elMonitor de colas de trabajos. Cuando la lista de colas de trabajos de una categoría estáabierta y se hace clic en el número de usuarios activos, aparece la lista de usuarios ygrupos que son miembros de una cola. También es posible visualizar la disponibilidadde un miembro y si existe un usuario delegado para dicho miembro.

Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos

Si una cola de trabajos está recibiendo muchas tareas y la velocidad de procesamientoes demasiado lenta para sus necesidades empresariales, puede agregar más usuarios auna cola.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden asignar usuarios y grupos a colas.


Colas de trabajos

Para agregar un usuario o grupo a una cola de trabajos:1. Haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de

colas de trabajos > Colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa.

3. Haga clic en el enlace número usuarios de la cola en la columna Usuarios activos.

4. Seleccione Archivo > Agregar miembro.

5. Seleccione el usuario o grupo y haga clic en la flecha. Los usuarios deben estarasignados al rol queue_processor (procesadores de colas) o queue_advance_processor(procesadores de colas avanzados) para aparecer en esta lista.


7. Seleccione las habilidades del procesador que se utilizan en la coincidencia deasignación de trabajo.


Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden quitar a un usuario o grupo de una cola de trabajos.

Para eliminar un usuario o grupo de una cola de trabajos:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos o seleccione Administración de colas de

trabajos > Colas de trabajos.



4. Seleccione el usuario o grupo que desee eliminar de la cola de trabajos.

5. Seleccione Archivo > Quitar miembro.

6. Haga clic en Continuar.

7. Haga clic en Aceptar.Si elimina un usuario de la cola tras haberse obtenido una tarea, ésta permanece en subandeja de entrada hasta que se completa.


Colas de trabajos

Agregar habilidades a perfiles de procesador deasignación de trabajo

Un perfil de procesador puede incluir distintas habilidades basadas en las capacidades,las propiedades o la experiencia de un procesador. El sistema emplea estos perfilesde habilidades para asignar un procesador a una tarea según las habilidades o laspropiedades que requiere realizarla.

El gestor y el administrador de la cola asignan, editan o quitan perfiles de habilidadesrelacionados con usuarios de colas de trabajos, y pueden agregar o quitar colas detrabajos de un procesador mediante un perfil.

Asimismo, las habilidades se pueden agregar a un perfil de procesador cuando seagregue un filtro de coincidencia de asignación de trabajo a una cola existente. Trasagregar el filtro y las habilidades relacionadas a la cola, el sistema muestra cada perfilde procesador, lo que permitirá al usuario realizar actualizaciones en el conjunto dehabilidades. Los perfiles de habilidades no se definen para los grupos.

Si una cola de trabajos no cuenta con ningún requisito de habilidades asociadas, elsistema no solicitará que se asignen habilidades a un procesador.

Para agregar habilidades a un perfil de procesador:1. Es posible agregar habilidades a un perfil de procesador con cualquiera de estos

métodos:• Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >

Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador.• O desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >

Colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic en el enlace de lacola número usuarios en la columna Usuarios activos.

• O en Monitor de colas de trabajos, seleccione una cola de trabajo y haga clic enel enlace numérico de usuario de la cola en la columna Usuarios activos. Paraelegir el perfil del usuario, seleccione Propiedades en el menú que aparece alhacer clic con el botón secundario o elijaMostrar > Propiedades > Información.

La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos losusuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo.

2. Acceda al procesador al que va a agregar habilidades de una de estas dos formas:Seleccione Buscar en el cuadro de lista y escriba el nombre de usuario, el grupo o elnombre del sistema operativo del usuario para buscar el procesador.O bien, seleccioneMostrar todos los usuarios en el cuadro de lista y desplácesehasta el nombre del procesador.

3. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información o seleccionePropiedades en el menú que aparece al hacer clic con el botón derecho.


Colas de trabajos

Aparecerá la página Perfil del procesador.

4. Debajo de Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, haga clic enAgregar.

5. Seleccione un filtro en el cuadro de lista.DCM muestra las habilidades relacionadas con dicho filtro.

6. Seleccione los valores apropiados para el procesador.


Para cambiar las habilidades de un procesador:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >

Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador.La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos losusuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo.

2. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtroque esté relacionado con las habilidades que desea cambiar.

4. Haga clic en Editar.También puede agregar o cambiar las habilidades del procesador.


Para eliminar habilidades de un procesador:1. Desplácese hasta Administración > Administración de colas de trabajos >

Coincidencia de asignación de trabajo > Perfil del procesador.La pantalla de búsqueda Perfil del procesador permite ver una lista de todos losusuarios o buscar un usuario específico por nombre o grupo.

2. Seleccione el usuario y elijaMostrar > Propiedades > Información.

3. En la tabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo, seleccione el filtroque esté relacionado con las habilidades que desea eliminar.

4. Haga clic en Eliminar.

5. Haga clic en Aceptar.Si una cola de trabajos que tenga un procesador asignado requiere un conjunto concretode habilidades, el sistema no elimina el filtro asociado.


Colas de trabajos

Actualizar el perfil de procesador en una cola detrabajos

El sistema emplea el perfil de usuario para asignar tareas a un procesador según losniveles de habilidades que las tareas requieren. Puede actualizar, agregar o quitar unahabilidad de un usuario. Asimismo, puede cambiar las asignaciones de colas de trabajosque le corresponden agregando o quitando una cola de trabajos de su lista de colasasignadas.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden actualizar un perfil de usuario.

Para actualizar un perfil de procesador:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos o desplácese hasta Administración de

colas de trabajos > Colas de trabajos.



4. Seleccione un usuario o grupo.

5. SeleccioneMostrar > Propiedades > Información o elija Propiedades en el menú queaparece al hacer clic con el botón derecho.La página Perfil del procesador mostrará una lista de las habilidades del usuario,además de la lista de colas de trabajos que se han asignado a ese procesador.

6. Para cambiar el conjunto de habilidades del procesador, haga clic en Agregar en latabla Habilidades para coincidencia de asignación de trabajo.La página Habilidad del procesador se abre y muestra el nombre de usuario y uncuadro de lista de los filtros asociados con las colas de trabajos asignadas.

7. Seleccione un filtro de coincidencia de asignación de trabajo en el cuadro de lista.

8. Seleccione las habilidades que desea asociar al procesador.


Supervisar colas de trabajoAunque la mayoría de las funciones de las colas de trabajos se pueden gestionar desdesus componentes individuales, puede emplear Monitor de colas de trabajos comoescritorio para hacerlo desde una ubicación. Monitor de colas de trabajos permite ver elestado de asignación de cada tarea, los recuentos de tareas reales y de tareas de política,la prioridad de una tarea y la prioridad más alta de la política, así como el número


Colas de trabajos

de usuarios activos que hay asignados a cada cola. Si un recuento o prioridad superael nivel especificado en la política, el sistema muestra un icono de precaución en la filacorrespondiente a la cola y el elemento de la columna que supera la política en negrita.

Mediante los controles situados en la parte superior de la página, puede seleccionardistintas vistas en el monitor, en función de su acceso y privilegios. También puedeelegir qué columnas desea que se muestren en la página y su orden haciendo clic en elicono de configuración de la columna y realizando las selecciones que desee.

Para ver todas las colas de trabajos existentes en el sistema a las que tiene acceso,seleccione Todas las colas de trabajos en la lista desplegable de la página. Tambiénpuede aplicar un filtro para mostrar sólo las colas de trabajos que gestiona seleccionandoMis colas de trabajos. La opciónMostrar descendientes permite ver todas las colas detrabajos anidadas en las categorías.

Con el enlace Mis categorías podrá configurar qué categorías se muestran en el cuadro delista desplegable de la pantalla del monitor. Sólo las categorías que gestione el usuarioestarán disponibles para su selección.

Para seleccionar la categoría de colas de trabajos que se va a supervisar:1. Desplácese hastaMonitor de colas de trabajos.

2. Haga clic enMis categorías.

3. Seleccione las categorías que desea supervisar. Haga clic en la flecha para agregarcon el fin de mover las categorías al área de selección de contenido de la página.


Para ver la tarea de la cola de trabajos en la que un solo usuario o grupova a trabajar:Los gestores y administradores de colas pueden ver las bandejas de entrada de losusuarios o grupos asociados a sus colas de trabajos.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden llevar a cabo este procedimiento.

1. AbraMonitor de colas de trabajos.Puede desplazarse hasta Administración > Administración de colas de trabajos yseleccionar una cola de trabajos.


3. Seleccione el usuario o grupo.

4. SeleccioneHerramientas > Administración de colas de trabajos > Carga de trabajo.El sistema muestra la bandeja de entrada de ese usuario y las tareas que contiene.


Colas de trabajos

Para controlar y actualizar colas de trabajos activas:1. Siga uno de estos procedimientos:

• En el panel de árbol, haga clic en el nodoMonitor de colas de trabajos.• Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Monitor de

colas de trabajos.2. Para ver las tareas de la cola activa, haga clic en cualquier nombre de cola.

Para ver los usuarios de la cola activa, haga clic en el enlace número usuarios (dondenúmero es el número de usuarios).

3. Para actualizar colas, consulte el procedimiento adecuado:• Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado,

página 273• Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario, página 274• Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola de trabajos, página 274• Suspender una tarea de cola de trabajos, página 275• Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos, página 275• Agregar usuarios o grupos a colas de trabajos, página 267• Quitar usuarios o grupos de colas de trabajos, página 268• Agregar habilidades a perfiles de procesador de asignación de trabajo , página

269• Actualizar el perfil de procesador en una cola de trabajos, página 271

Asignar o reasignar una tarea de cola de trabajos a unusuario determinado

Cuando una tarea de la cola de trabajos está asignada o reasignada, el sistema hacecoincidir la nueva habilidad del ejecutante con la habilidad de la tarea. Si el nuevoejecutante no tiene las habilidades requeridas por la tarea, el sistema no permitirá quetenga lugar la reasignación.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden asignar una tarea de una cola de trabajos a un usuariodeterminado.

Para asignar una tarea de cola de trabajos a un usuario determinado:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.

2. Desplácese hasta la cola de trabajos activa y haga clic en su nombre.



Colas de trabajos

4. Seleccione una de estas opciones:• Si las tareas seleccionadas aún no están asignadas a un usuario, elija

Herramientas > Administración de colas de trabajos > Asignar.• Si las tareas seleccionadas ya se han asignado a un usuario, elija Herramientas >

Administración de colas de trabajos > Reasignar.Sugerencia: esta acción también está disponible a través de Task Manager.

5. Seleccione el usuario al que desea asignar las tareas.


Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajosde un usuario

Puede reasignar una tarea que ya se haya asignado a un procesador y enviarla a otroquitando la asignación existente. Al quitar la asignación de la tarea, ésta se devuelve a lacola, donde se puede asignar a otro procesador de colas de trabajos.

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden quitar la asignación de una tarea de la cola de trabajos de unusuario.

Para quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos de un usuario:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.


3. Seleccione una o más tareas que ya se hayan asignado a usuarios.

4. SeleccioneHerramientas > Administración de colas de trabajos > Quitar asignación.

Mover una tarea de cola de trabajos a otra cola detrabajos

Para equilibrar la carga de trabajo entre colas, es posible que desee mover tareas de unacola a otra. Cuando se mueve una tarea a otra cola, el sistema compara las habilidadesde la cola de trabajos de destino con las habilidades que precisa la tarea. Las tareas sepueden mover a otra cola sólo si la de destino contiene todas las habilidades necesariaspara la tarea. Por ejemplo, si la tarea requiere los atributos de habilidad región orientaloccidental y préstamo "jumbo", puede moverse a una cola con región orientaloccidental,región sur y préstamo "jumbo". Pero no a una cola con préstamo "jumbo" exclusivamente.


Colas de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden mover una tarea de una cola de trabajos a otra.

Si la tarea ya está asignada a un usuario, primero deberá quitar la asignación de latarea, como se describió en Quitar la asignación de una tarea de cola de trabajos deun usuario, página 274.

Para mover una tarea de una cola a otra:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.



4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Mover a la cola.

5. Seleccione la cola de trabajos a la que desea reasignar las tareas.


Suspender una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden suspender una tarea y especificar la forma en la que debepermanecer suspendida. La aplicación la reanudará de forma automática una veztranscurrido el tiempo especificado.

Para suspender una tarea de una cola de trabajos:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.



4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Suspender.Sugerencia: esta acción también está disponible a través de Task Manager.

5. Escriba la fecha y la hora a las que desee que la aplicación reanude la tareaautomáticamente.

Quitar la suspensión de una tarea de cola de trabajos

Los usuarios con el rol queue_admin (administradores de colas) o queue_manager(gestor de la cola) pueden quitar la suspensión de una tarea de la cola de trabajos que sehaya suspendido.


Colas de trabajos

Para quitar la suspensión de una tarea:1. Haga clic enMonitor de colas de trabajos.


3. Seleccione una o más tareas suspendidas.

4. Seleccione Herramientas > Administración de colas de trabajos > Quitarsuspensión.Sugerencia: esta acción también está disponible a través de Task Manager.

Permitir que los usuarios seleccionen tareas de la cola

Los usuarios a los que se ha asignado el rol queue_advance_processor (procesadores decolas avanzados) tienen la capacidad de ver las tareas de la cola de trabajos con las quepueden trabajar y obtenerlas independientemente de su prioridad. Los usuarios con elrol queue_advance_processor (procesadores de colas avanzados) tienen el nodo Colade trabajos adicional en el árbol de directorios, que muestra todas las colas de trabajosque tienen asignadas como bandejas de entrada independientes. Desde estas bandejasde entrada de la cola de trabajos, pueden seleccionar las tareas sin asignar con las quepueden trabajar según su conjunto de habilidades.

Si un procesador extrae sólo una tarea de la cola, ésta se abre automáticamente enTask Manager para que pueda trabajar en ella inmediatamente. Para evitar que elsistema abra de forma automática la tarea después de que el procesador la extraiga,debe cambiar la etiqueta <openTaskManager>true</openTaskManager> en el archivopullqueuedtask_component.xml a false. El procesador aún podrá obtener la tarea, perodeberá abrirla desde la bandeja de entrada de la cola de trabajos.

Crear calendarios comercialesLos usuarios de varias regiones o unidades de negocio de la organización se puedenadherir a diferentes horas y calendarios laborales. Para permitir que los temporizadoresdel flujo de trabajo utilicen las horas laborables y los días no laborables reales, puedecrear calendarios comerciales personalizados que reflejen estos calendarios laboralesdiferentes. Todos los temporizadores que utilizan días y horas laborables usarán elcalendario comercial asociado a la plantilla de proceso.

Los usuarios con los conjuntos de permisos necesarios pueden crear calendarios enfunción de los calendarios laborales, días no laborables específicos del país u otrasrestricciones horarias especiales. A continuación, un diseñador del proceso puedeutilizar la aplicación Process Builder para seleccionar un calendario específico para un


Colas de trabajos

proceso completo o para una actividad concreta. De esta manera, los temporizadores deun proceso se calculan en función de las horas laborables reales.

Al crear un nuevo calendario, puede seleccionar un calendario existente y utilizarlocomo base para crear otro calendario, realizando las modificaciones necesarias en elnuevo calendario.

También puede crear períodos de tiempo diferentes dentro de un calendario para facilitarla administración. Por ejemplo, puede crear un calendario para la región occidental paralos años de 2008 a 2009. El calendario puede tener dos períodos de tiempo diferentes enla ficha Períodos: un período de tiempo en 2008 y un período de tiempo en 2009. Cadaperíodo de tiempo se puede editar por separado y puede tener sus propias fechas deinicio y finalización, días laborables y días no laborables.

Nota: Si modifica un calendario que se utiliza en un flujo de trabajo en funcionamientoo en pausa, las fechas de caducidad del temporizador se actualizan en función delcalendario modificado.

Para crear un nuevo calendario:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.

La página Calendarios aparece con una lista de calendarios que existen dentro delrepositorio.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Business Calendar.

3. Para crear el nuevo calendario a partir de un calendario existente, seleccione elnombre de calendario en la lista Calendario base.El valor predeterminado es Ninguno.Si el calendario se va a utilizar en un proceso, el sistema muestra el nombre delproceso en la lista Proceso.

4. Escriba un nombre y una descripción para el calendario.

5. Haga clic en Siguiente para mostrar la página Períodos en la que se pueden crearperíodos de tiempo independientes.

6. Escriba un nombre para el grupo.

7. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para este evento.

8. Seleccione una Fecha de inicio y una Fecha de finalización para los díaspertenecientes a la categoría de días laborables.Seleccione Utilizar la misma hora para todos los días seleccionados para definiruna hora para uno de los días laborables y utilizarla para los días seleccionados.

9. Para identificar un día como un Día no laborable, selecciónelo en el control decalendario desplegable y haga clic en Agregar.La fecha aparece en la lista de días no laborables. Para Editar o Eliminar la fecha,selecciónela en la lista y haga clic en el enlace para editarla o eliminarla.


Colas de trabajos

10. Haga clic en Siguiente para mostrar la ficha Detalles y la lista de eventos que estánasociados al calendario.En la ficha Detalles, puede agregar, modificar y eliminar eventos.

11. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos.El superusuario o los usuarios con el rol bpmuser pueden crear o eliminar uncalendario comercial. Cualquier usuario puede modificar el calendario.

12. Haga clic en Terminar.El sistema guarda el calendario en la carpeta /System/Workflow/Calendar.

Para eliminar un calendario:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.


2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Eliminar.

Nota: El sistema no eliminará un calendario al que se haga referencia en algunadefinición de proceso.

Para editar un calendario:1. Seleccione Herramientas > Flujo de trabajo > Calendario.


2. Haga clic con el botón secundario en el calendario y seleccione Propiedades.

3. La definición del calendario se abre para que pueda modificar los detalles delcalendario.


Capítulo 21Ciclos de vida


• Ver ciclos de vida, página 279• Asignar un ciclo de vida a un archivo, página 280• Quitar ciclos de vida de archivos, página 281• Promover archivos al siguiente estado del ciclo de vida, página 281• Devolver archivos al estado anterior del ciclo de vida, página 281• Suspender archivos del estado actual del ciclo de vida, página 281• Reanudar un archivo suspendido, página 282

Ver ciclos de vidaTodos los archivos del repositorio tienen un ciclo de vida, que define la secuencia deestados que experimenta el archivo cuando pasa de la creación a la revisión y, finalmente,a la aprobación. Por ejemplo, un empleado podría crear un formulario de recursoshumanos, otro podría revisarlo y un tercero podría dar la aprobación necesaria para queel archivo estuviera disponible para todos los empleados. El ciclo de vida determina elestado del archivo en cada punto del proceso.

Para ver el ciclo de vida y el estado de ciclo de vida actual de un archivo, abra laspropiedades del archivo. Si el archivo no tiene ningún ciclo de vida asignado, puedeasignar el ciclo de vida a través de las propiedades.

También puede asignar un ciclo de vida a un archivo al crear, importar o registrar elarchivo, o seleccionando el archivo en una lista de archivos y utilizando la opción demenú Aplicar ciclo de vida. Al aplicar un ciclo de vida, puede especificar el estadodel ciclo de vida inicial para el archivo.

Puede hacer avanzar manualmente un archivo a través de su ciclo de vida seleccionandoel archivo y utilizando la opción de menú Promover, o DCM puede hacer avanzarautomáticamente un archivo a través de su ciclo de vida en función de las condiciones


Ciclos de vida

especificadas en la definición del ciclo de vida. También puede devolver un archivo a unestado del ciclo de vida anterior.

Consulte Tabla 21, página 280 para obtener una descripción de los estados de ciclo devida comunes.

Tabla 21. Estados del ciclo de vida comunes

Estado Descripción

Trabajo en curso El archivo está en modo borrador orevisión.

En prueba El archivo esta completo y preparadopara realizar pruebas. De formapredeterminada, no puede editar ningúnarchivo que esté en este estado.

Asignar un ciclo de vida a un archivoPara asignar manualmente un ciclo de vida a un archivo:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Aplicar.

3. En el cuadro de diálogo de selección, haga lo siguiente:

a. Localice y seleccione el ciclo de vida y haga clic en Aceptar. Para conocer losprocedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro dediálogo de selección, página 171.

b. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar elestado del ciclo de vida, seleccione el estado del ciclo de vida en el que deseacolocar el archivo.

c. Si el elemento de línea del ciclo de vida incluye una opción para seleccionar unconjunto de alias, seleccione un conjunto de alias para utilizar con el ciclo devida. El conjunto de alias determina qué usuarios tienen acceso a un archivosegún se mueve a través de su ciclo de vida.

d. Haga clic en Aceptar.Si realiza este procedimiento en una plantilla, el ciclo de vida se asigna a todos losarchivos futuros creados a partir de la plantilla. El ciclo de vida no está asignado aarchivos ya creados a partir de la plantilla.


Ciclos de vida

Quitar ciclos de vida de archivosPara quitar un ciclo de vida de un archivo:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.


2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Quitar.

Promover archivos al siguiente estado del ciclode vida

Para promover un archivo al siguiente estado del ciclo de vida:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Promover.

3. Si se solicita, seleccione si promover o no los archivos relacionados.

Devolver archivos al estado anterior del ciclode vida

Para devolver un archivo al estado anterior del ciclo de vida:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.


2. Seleccione Herramientas > Ciclo de vida > Volver al estado anterior.

3. Haga clic en Volver al estado anterior.

Suspender archivos del estado actual del ciclode vida

La suspensión de un archivo detiene temporalmente el desarrollo del ciclo de vida.


Ciclos de vida

Para suspender un archivo del estado actual del ciclo de vida:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.


2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Suspender.

3. Haga clic en Suspender.

Reanudar un archivo suspendidoPara reanudar un archivo suspendido:1. Desplácese hasta el archivo y selecciónelo.


2. Elija Herramientas > Ciclo de vida > Reanudar.

3. Si se solicita que seleccione a qué estado reanudar, seleccione dicho estado.

4. Haga clic en Reanudar.


Capítulo 22Colaborar con otros usuarios

Este capítulo incluye los siguientes temas:

• Crear y editar texto con formato, página 283• Discusiones, página 285• Notas, página 288• Carpetas y archivadores contextuales, página 289• Calendarios, página 290• Tablas de datos, página 297• Salas, página 303• Gestionar la pertenencia a salas, página 311• Administrar usuarios sin la función de administrador, página 315

Crear y editar texto con formatoCuando escribe notas, comentarios, respuestas y otro texto, utiliza a menudo el Editorde texto enriquecido (RTE). Puede escribir directamente el texto en el Editor de textoenriquecido o agregar contenido pegándolo o arrastrándolo y colocándolo desde otraaplicación.


Colaborar con otros usuarios

En la tabla siguiente se describen las herramientas disponible en el Editor de textoenriquecido.

Tabla 22. Herramientas de edición de texto con formato

Herramienta Descripción

Da acceso a opciones de edición de comentarios como deshacer,rehacer, eliminar y seleccionar todo. Con Microsoft InternetExplorer, también existen opciones adicionales: cortar, copiar,pegar y quitar estilos.

Agrega gráficos. Se abre el cuadro de diálogo Insertar imagen,el cual proporciona controles que permiten elegir y cargar unaimagen .bmp, .gif, .jpeg o .png a la vez, la cual se mostrará en líneacon el texto en el área de edición.

Crea hipervínculos. Se abrirá el cuadro de diálogo Insertarenlace. Defina el título y la dirección URL del hipervínculo yelija si desea abrir el enlace en una nueva ventana.

Revisa la ortografía. (Le solicitarán que descargue uncomplemento.) Cuando el corrector ortográfico detecta unposible error ortográfico, se selecciona la palabra, la vista sedesplaza a ella y se abre el cuadro de diálogo Comprobarortografía. La palabra en cuestión aparece en el cuadro Cambiarcon la alternativa sugerida en el cuadro Por. Puede editar eltexto en el cuadro Por o seleccionar una palabra de la lista. Loscomandos de corrección ortográfica son los siguientes:

• Cambiar. Cambia la palabra seleccionada por la que hay enel cuadro A.

• Cambiar todo. Cambia todas las repeticiones de la palabraseleccionada en el texto.

• Omitir. No cambia la palabra seleccionada.• Omitir todo. Omite todas las repeticiones de la palabra

seleccionada en el texto.• Agregar al diccionario. Agrega la palabra seleccionada al

diccionario utilizado para comprobar la ortografía.

Nota: En general, el Editor de texto enriquecido puede mostrar cualquier contenidoHTML que pueda mostrar el explorador Web. Sin embargo, si pega en el Editor de textoenriquecido contenido que se creó fuera del editor, tal vez no pueda editar algunoselementos de ese contenido. Por ejemplo, si pega una tabla HTML en el Editor de textoenriquecido, ésta se mostrará correctamente y podrá editar las celdas de la tabla, perono podrá editar la propia tabla.



DiscusionesLas discusiones son hilos de comentarios en línea que permiten la colaboración entorno a determinados elementos. Por ejemplo, un equipo de producción de sitios Webpuede utilizar las discusiones para compartir comentarios sobre el contenido antes depublicarlo. Los equipos de desarrollo pueden utilizar las discusiones para intercambiarideas, debatir y llegar a un acuerdo sobre el diseño y las especificaciones de un producto.

La mayoría de los elementos (como los documentos o los archivos multimediaenriquecidos) tienen una página de discusión anexa. La carpeta y las páginas denotas tienen discusiones incrustadas que se muestran debajo de la lista de elementossecundarios de una carpeta o del cuerpo de una nota. Puede agregar, editar, eliminar yresponder a los comentarios de una discusión, pero no puede seleccionar ni modificaruna discusión que no forme parte de su elemento principal.

Cada nueva versión de un elemento comparte la misma discusión que la versióninmediatamente anterior. Una configuración WDK puede cambiar este comportamientopredeterminado de manera que las discusiones sólo sean comunes a cada nueva versiónmenor o rama (mientras que las versiones mayores tengan nuevas discusiones), oque ninguna versión de un objeto comparta discusión (cada versión cuenta con supropia discusión). De esta forma, las versiones de un objeto pueden proporcionar unaespecie de línea temporal de un objeto, junto con los comentarios de cada una de lasdiscusiones. Cuando varias versiones comparten una discusión, los marcadores deversión correspondientes a cada retirada aparecerán entre los comentarios.

Ver discusiones

En la columna opcional Estado de la discusión de una lista (que se indica mediante elicono ), los objetos que tienen comentarios de discusión se distinguen por uno de lossiguientes iconos de discusión:

• significa que ha leído todos los comentarios de la discusión.

• significa que no ha leído algunos comentarios de la discusión.Para ver una discusión, con o sin comentarios (por ejemplo, para agregar un comentario),haga clic en el icono de la discusión o bien seleccione un único objeto y elijaMostrar> Discusión.

Para ordenar una lista de objetos según sus comentarios de discusión (leídos, sin leero ninguno), haga clic en en la parte superior de la columna Estado de la discusión.Para desactivar la columna Estado de la discusión, puede utilizar las preferenciasConfiguración de la visualización de las columnas.



Puede marcar las discusiones para indicar que todos sus comentarios están leídos o sinleer. Por ejemplo, si desea que aparezca un recordatorio visual únicamente cuando seagreguen nuevos comentarios a una discusión concreta, seleccione o abra el objeto alque está asociado y haga clic en Archivo > Marcar discusión como leída. Tambiénpuede hacer que todos los comentarios aparezcan como no leídos haciendo clic enArchivo > Marcar discusión como no leída. Al seleccionar varios objetos, se aplicanestos comandos a cada objeto de la selección.

Agregar y editar comentarios

Los usuarios que dispongan al menos del permiso Escribir en un objeto pueden ir a laficha Propiedades: Información de dicho objeto, y marcar o desmarcar la casilla deverificaciónMostrar discusión. Cuando se muestra una discusión, los usuarios quedispongan al menos de permiso para RELACIONAR sobre el padre principal de ladiscusión pueden agregar un comentario o una respuesta a esa discusión.

Para agregar comentarios a una discusión:1. Para mostrar la discusión, siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic en el icono de discusión ( o ).• Seleccione un único objeto y elijaMostrar > Discusión.

2. Bajo el último comentario de la discusión, haga clic en agregar un comentario. (Si noaparece un botón agregar un comentario para un objeto, su permiso para el objetopadre es inferior al de RELACIONAR).

3. Especifique el título (obligatorio) y el cuerpo (opcional) del comentario.

4. Haga clic en Aceptar.El comentario aparece debajo y con el mismo margen izquierdo que el últimocomentario.

Para responder a un comentario concreto:

1. Al lado del título del comentario al que desee responder, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, introduzca el título y el cuerpo delcomentario.Sus notas aparecen debajo del comentario al que está respondiendo.

Si no hay un icono para responder al comentario, puede que el permiso que tengapara el objeto padre no sea suficiente. Para agregar o responder a comentarios, esnecesario al menos el permiso RELACIONAR.



Para editar un comentario:1. Al lado del título de un comentario que haya agregado, haga clic en .

2. En la ventana de edición de texto enriquecido, edite el título y/o el cuerpo delcomentario.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.A menos que disponga de privilegios administrativos, sólo podrá editar los comentariosque usted agregue.

Eliminar comentarios

Puede eliminar un comentario siempre que tenga el permiso ELIMINAR para él yel permiso RELACIONAR en la discusión. Éstos son sus permisos cuando crea uncomentario.

Al eliminar un comentario, también se eliminan sus respuestas (y las respuestas a estasrepuestas), independientemente de los permisos que tenga para ellas. Si tiene el permisoELIMINAR para un objeto, puede eliminar todos los comentarios de su discusión,aunque carezca del permiso para editar esos mismos comentarios.

Aunque no pueda eliminar explícitamente una discusión, la eliminación de todos suspadres elimina igualmente la discusión.

Discusiones en los resultados de búsqueda

El índice de búsqueda del repositorio incluye el contenido en texto enriquecido delas discusiones, pero no sus propiedades ni metacontenido. Esto significa que loscomentarios de la discusión pueden coincidir con una búsqueda de texto completo,pero no así una búsqueda por propiedades como tipo de objeto o fecha de creación.Sin embargo, puede realizar una búsqueda por los nombres de los autores de loscomentarios.

Cuando una discusión coincide con los términos de búsqueda, los resultados muestranel objeto padre, no la propia discusión. Para abrir la discusión de un resultado debúsqueda, utilice los mismos procedimientos que en otros contextos.



NotasUna nota es una página simple para escribir, editar y compartir información sinnecesidad de utilizar otras aplicaciones. Las notas pueden tener discusiones incorporadasy contenido de texto enriquecido.

Las notas ( ) aparecen en DCM sólo donde se muestran documentos. Pueden tenerdiscusiones incrustadas si se marca la opciónMostrar discusión en las propiedadesde la nota.

Aunque puede suscribirse a las notas, éstas no tienen versiones ni copias. Puede editar,mover, copiar o enlazar una nota, pero no registrarlas, retirarlas ni exportarlas.

Para buscar notas, realice una búsqueda avanzada y defina el tipo de campo de objetocomo Sysobject (dm_sysobject) o Note (dmc_notepage).

Para crear una nota:1. Desplácese a la ubicación de la nueva nota.

2. Seleccionar Archivo > Nuevo > Nota.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva nota.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva nota, que ha de ser distinto a todos

los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.• Nota. Con el Editor de texto enriquecido, especifique el cuerpo de la nota

(opcional). Este campo se puede editar después de haber creado la nota.• Para suscribirse a la nota, marque la opción Suscribirse a esta página de notas

(si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción).Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la nota.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la nota.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear la nota, haga clic en Cancelar.

Para editar el cuerpo de una nota:1. Seleccione Archivo > Editar.

2. Edite el cuerpo de la nota.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.

Para editar el nombre de una nota:1. Siga uno de estos procedimientos:

• Haga clic con el botón secundario en la nota y seleccione Propiedades en elmenú contextual.



• Seleccione la nota y elijaMostrar > Propiedades > Información.Se abre la ficha Propiedades: Información.

2. Edite el nombre y otras propiedades de la nota, si es necesario.

3. Haga clic en Aceptar para que los cambios surtan efecto.Para eliminar una nota, selecciónela y, a continuación, elija Archivo > Eliminar.

Como las notas no tienen versiones, el cuadro de diálogo Eliminar es diferente al de losdocumentos típicos. Las opciones del cuadro de diálogo Eliminar son las siguientes:• Enlaces. se elimina sólo el enlace al nombre de la ubicación (opción no seleccionada

y desactivada si la nota sólo tiene una ubicación; de lo contrario, seleccionada deforma predeterminada).

• Nota. se elimina permanentemente la nota (opción seleccionada de formapredeterminada si la nota tiene sólo una ubicación).

Carpetas y archivadores contextualesLas carpetas contextuales y los archivadores son contenedores de repositorio condescripciones en texto enriquecido opcionales y discusiones incorporadas. Estasfunciones ofrecen la posibilidad de capturar y expresar el contexto orientado hacia eltrabajo de la jerarquía de una carpeta. Dicha información contextual puede incluirdetalles sobre objetivos de proyectos, tareas, roles, hitos, etc. Las descripciones ydiscusiones, así como los elementos relacionados con ellas, son fáciles de encontrar, yaque las búsquedas de texto completo guardan un índice de todas las descripciones ydiscusiones del repositorio.

Las descripciones en texto enriquecido aparecen en la parte superior de una carpetacontextual, como los mensajes de bienvenida de una sala. Pueden proporcionar, porejemplo, resúmenes de documentos, instrucciones sobre el uso de materiales de unproyecto o punteros hacia otras ubicaciones. Dado que pueden incluir texto con formato,imágenes e hipervínculos, las descripciones de carpetas pueden ser informativas,personalizadas y llamativas, de manera que atraigan la atención del usuario.

Las discusiones incrustadas en la página de una carpeta contextual motivan a losmiembros del equipo a centrar la comunicación en el nexo de su trabajo (por ejemplo,para la revisión de documentos) en lugar de utilizar el correo electrónico, por ejemplo,para la correspondencia en sus proyectos. Al organizarse en un árbol de comentarios,estas discusiones ayudan a recopilar y proteger el flujo de información relacionadocon el trabajo.

De un modo u otro, todos los equipos de trabajo hablan sobre una gran variedad detemas, por ejemplo, asuntos prácticos, decisiones de planificación, planes de desarrollo,ideas sobre el producto e interacción con el cliente. Las discusiones en las carpetas



conceptuales permiten a los equipos guardar y tener acceso a estos intercambios ad hoc,tan valiosos a posteriori.

Para crear una carpeta contextual nueva:1. Desplácese a la ubicación de la nueva carpeta.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva carpeta.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). el nombre de la nueva carpeta.• Tipo. el tipo de carpeta.• Descripción. En la ventana de edición de texto enriquecido, cree una descripción

que aparecerá junto a la ruta de exploración de la página de la carpeta (opcional).• Para suscribirse a la carpeta, marque la casilla Suscribirse a esta carpeta (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la carpeta.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la carpeta.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una carpeta, haga clic en Cancelar.

Para activar una discusión en la carpeta, debe marcar la casillaMostrar discusión en laficha Información del cuadro de diálogo de propiedades de la carpeta.

CalendariosLos calendarios permiten organizar, supervisar y programar eventos. Como loscalendarios admiten el formato estándar iCalendar (o iCal) para el intercambio de datosde calendario por Internet, resultan ideales para usarlos en grupos de colaboracióndistribuidos.

Aunque puede suscribirse a los calendarios, éstos no tienen versiones ni copias. Puedeeditar, mover, copiar o enlazar calendarios, pero no registrarlos ni retirarlos.

Se puede agregar un calendario al Portapapeles y, a continuación, enlazarlo, moverlo ocopiarlo del mismo modo que una carpeta. Una copia de un calendario incluye copias detodos los descendientes del original. Los calendarios sólo pueden contener eventos ysólo los eventos pueden copiarse en los calendarios. Sin embargo, los eventos se puedencopiar en cualquier ubicación de carpeta.



Crear calendarios y eventosPara crear un calendario:1. Desplácese a la ubicación del calendario.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Calendario.Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo calendario.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). Introduzca el nombre del calendario, que debe ser distinto

de todos los nombres de los demás objetos del mismo contenedor.• Descripción. Cree una descripción, que aparecerá debajo de la ruta de

exploración de la página del calendario (opcional).• Para suscribirse al calendario, marque la casilla Suscribirse a este calendario (si

fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear el calendario.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el calendario.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear un calendario, haga clic enCancelar.

Para activar una discusión en el calendario, debe marcar la casillaMostrar discusión enla ficha Información del cuadro de diálogo de propiedades del calendario.

Para crear un evento de calendario:1. Desplácese hasta el calendario (o créelo) en el que desee crear un evento.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Evento.Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo evento de calendario.

3. En la ficha crear, introduzca la información necesaria. Para obtener una descripciónde los campos, consulte Tabla 23, página 291.

Tabla 23. Eventos de calendario

Campo Descripción

Nombre(obligatorio)

Escriba el nombre del nuevo evento. Si activa la casilla Enviarcorreo cuando termine, el nombre de evento aparecerá en elcampo Asunto: del encabezado del correo electrónico sobreel evento.

Fecha de inicio(obligatorio)

Seleccione una fecha para el inicio del evento.



Campo Descripción

Hora de inicio(obligatorio si noestá seleccionadaTodo el día

Indique la hora en la que desea que se inicie el evento.

Todo el día Active esta casilla de verificación si el evento se desarrolladurante todo el día.

Fecha definalización(obligatorio)

Seleccione la fecha en la que desea que finalice el evento.

Fecha definalización(obligatorio si noestá seleccionadaTodo el día)

Indique la hora en la que desea que finalice el evento.

Organizador(obligatorio)

Seleccione el nombre del usuario que organiza el evento sies distinto del usuario (predeterminado) que lo ha creado. Siactiva la casilla Enviar correo cuando termine, el nombre delorganizador aparecerá en el campo CC: del encabezado delcorreo electrónico sobre el evento.

Lista de asistentes Seleccione los nombres de los usuarios que asistirán alevento. Si activa la casilla Enviar correo cuando termine,estos nombres aparecerán como destinatarios en el campo A:del encabezado del correo electrónico sobre el evento.

Ubicación Especifique la ubicación del evento.

Notas Introduzca información sobre el evento (opcional). Siactiva la casilla Enviar correo cuando termine, estas notasaparecerán detrás del texto predeterminado en el cuerpo delmensaje de correo electrónico para los destinatarios. El textopredeterminado del correo electrónico es el siguiente:

Ha sido invitado a la siguiente reunión:

Tema: nombre de la reunión Fecha: patrón de

repetición o fecha de inicio, hora, duración

Ubicación: ubicación Para ver el evento,

mediante el explorador diríjase a: drl de

evento O bien abra este evento en el calendario

del escritorio: anexo en línea de ICS

Enviar correocuando termine

Active esta casilla de verificación si desea enviar avisos decorreo electrónico acerca del evento.



4. Para un evento repetido, abra la ficha Repetición y siga las instrucciones de lasección Especificar propiedades de eventos repetidosmás adelante en este capítulo.

5. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear el evento.Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al hacer clic en Terminar,se envía un correo electrónico de notificación sobre el evento a los usuariosespecificados en la Lista de asistentes.O bien haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo. En este caso, no secreará ningún evento ni se enviará ningún mensaje de correo electrónico.

Especificar propiedades de eventos repetidos

Los eventos repetidos siguen un patrón de frecuencia especificado para una duracióndeterminada. Estas propiedades se definen en la ficha Repetición del cuadro de diálogode propiedades del evento de calendario.

Elija entre las siguientes opciones para especificar un patrón de frecuencia de un eventoperiódico:• Ninguno (valor predeterminado). El evento no se repite y se desactivan las opciones

de duración de éste.• Diariamente. El evento se repite todos los días o (si se ha seleccionado)Días alternos.• Semanalmente. El evento se repite todas las semanas según las opciones que se

muestran a continuación:

— Semanas alternas (opcional). El evento se repite cada dos semanas en los díasseleccionados.

— Días (obligatorio cuando se elige la frecuencia Semanalmente) Seleccione unoo varios días de la semana en los que se produce el evento. La configuraciónpredeterminada es el día de la semana en el que cae la fecha de inicio.



• Mensualmente. El evento se repite todos los meses según las opciones que semuestran a continuación.

— Misma fecha. El evento se repite una vez por mes en la misma fecha. Si la fechaes el 29 del mes o posterior, esta opción incluye el texto o el último día del mes.Por ejemplo:

Día 17.

Día 30 o último día del mes.

— Mismo día de la semana, en semanas alternas (disponible sólo si la fecha deinicio cae el día 28 del mes o antes). El evento se repite siguiendo un patrónsimilar al de estos ejemplos:

El primer y tercer miércoles.

El segundo y cuarto viernes.

— Mismo día de semana, final de mes (disponible sólo si el día en el que se iniciael evento es uno de los últimos siete días del mes). Por ejemplo:

Último martes del mes.

Último viernes del mes.• Anualmente. El evento se repite una vez por año en la misma fecha.Si el patrón de frecuencia del evento se define como Ninguno, se desactiva laconfiguración de duración. De lo contrario, elija una de las siguientes opciones para laduración de un evento repetido:• Repeticiones. Especifique el número de veces que tiene lugar el evento.• Fecha de finalización. Seleccione la fecha de la última vez que tendrá lugar el

evento. La configuración predeterminada es la fecha en la que cae el último númeroespecificado de Nº de veces. Si la Fecha de finalización es el 29 del mes, o posterior,y el mes no tiene ese día, la fecha es el último día del mes.

• Siempre. Seleccione esta opción si el evento no tiene un número finito de vecesni fecha de finalización.

Si está marcada la casilla Enviar correo cuando termine al especificar las propiedadesdel evento periódico, el correo electrónico de notificación que se envía a los participantesdel evento incluye una descripción de la repetición en el campo Fecha. A continuación seincluyen algunos ejemplos de estas descripciones:• Diariamente, 5 veces• Días alternos, 5 veces• Semanalmente el miércoles, jueves, hasta 20 de septiembre, 2007• Mensualmente el día 30 o último día del mes, siempre• Anualmente, 5 veces



Ver calendarios y eventos

Los calendarios muestran los eventos en una lista que puede modificar cambiando laspreferencias de la vista de lista. Las columnas predeterminadas de la vista de lista delcalendario son las siguientes:

• Evento. El nombre del evento.• Icono de anexo: se muestra si hay anexos disponibles en el evento. Los anexos no se

pueden agregar a un evento, pero se pueden agregar mediante otras aplicaciones.Al hacer clic en el icono de anexo, se abre una vista de carpeta en la que se muestrauna lista de los anexos.

• Icono Tipo de excepción. Indica excepciones independientes o eventos periódicoscon excepciones.

• Inicio. La fecha y hora de inicio del evento.• Terminar. La fecha y hora de finalización del evento.• Ubicación. La ubicación del evento.

Editar calendarios y eventos

Estas propiedades son las mismas cuando se ven o editan que cuando se crean.

Al igual que es posible editar varios objetos al mismo tiempo, también es posible editarvarios eventos a la vez. Sin embargo, al editar varios eventos, sólo están disponibles lasfichas Información y Permiso.

En la edición de eventos, se aplican las siguientes reglas:• Para un evento periódico, se edita siempre toda la serie.• Para una excepción de un evento periódico, sólo se modifica la excepción.Los servicios de colaboración no pueden crear excepciones en eventos periódicos,pero pueden mostrar las excepciones que crea otra aplicación o importación. Estasexcepciones se pueden editar.

Si ve o edita un evento del calendario, y marca la casilla Enviar correo cuando termine,el correo electrónico de notificación se envía a los participantes del evento al hacer clicen Terminar.

Eliminar calendarios y eventos

Al eliminar un calendario, decida si desea eliminar sólo el calendario seleccionado o bienéste y todos los eventos (similar a eliminar una carpeta).



Para eliminar un evento, selecciónelo y elija el comando Eliminar. En este caso, seaplican las reglas siguientes:• Para un evento periódico, debe confirmar la eliminación de todas las excepciones.• Para una excepción a un evento periódico, sólo se elimina la excepción seleccionada.

Calendarios en los resultados de búsqueda

Todo el contenido de un calendario (incluidas las descripciones y comentarios dediscusión) se indica para las búsquedas de texto completo. En el cuadro de diálogoBúsqueda avanzada, se incluyen el calendario y el evento de calendario en la lista detipos de objeto en los que puede buscar.

Exportar e importar con calendarios

Los servicios de colaboración pueden exportar eventos como archivos .ics, en formatoiCal. El comando Exportar está disponible cuando se selecciona un calendario o evento,o bien cuando se abre uno. Se puede exportar un evento en concreto o todo el calendario.

Cuando se importa un evento, sus propiedades se gestionan de una de estas formas:

• Uso. Si se admite una propiedad, se utiliza del modo siguiente:

— sin cambio. Se mantiene el valor original si se admite. Por ejemplo: la duración.

— cambiar formato. Cambia el formato de un valor por uno equivalente. Porejemplo, una hora de inicio se puede expresar en varias zonas horarias.

— convertir. Convierte un valor demasiado complejo o no compatible. Por ejemplo,los segundos se quitan de las horas y la duración.

• Mover. Si no se admite una propiedad, pero sí una propiedad similar, el valor de laprimera se mueve a la segunda. Por ejemplo, un comentario se mueve y se combinacon una descripción.

• Caché. Si no se admite una propiedad, pero su presencia es inocua, se mantiene lapropiedad si se exporta el evento. Por ejemplo: libre/ocupado.

• Descartar. Si una propiedad entra en conflicto con un modelo de objeto de losservicios de colaboración, se descarta. Por ejemplo: los anexos.

La importación de un evento previamente exportado actualiza el evento original si semodificó el evento exportado antes de volver a importarse.



Tablas de datosUtilice tablas de datos para crear y gestionar colecciones estructuradas de datos similarescomo listas de problemas, tareas, hitos y contactos. La información de una tabla dedatos se organiza como una serie de entradas (o registros, o filas) que tienen un formatocomún, o esquema. Cada tabla consta de un esquema, que describe los atributos de cadacampo, incluidos el nombre y el tipo de datos.

Aunque puede suscribirse a las tablas de datos, no tienen versiones ni copias. Puedeeditar, mover, copiar o enlazar tablas de datos, pero no puede registrarlas ni retirarlas.

Puede copiar, mover y pegar tablas de datos. Al copiar una tabla de datos con entradas,las nuevas entradas tienen una nueva serie de autonumeración y un historial vacío.

Las entradas de tabla de datos se pueden copiar y pegar entre las tablas y dentro de lamisma tabla.

Cuando una tabla de datos está controlada o no controlada, todas sus entradas estarántambién controladas o no controladas. Al copiar o mover entradas entre tablas con uncontrol diferente, el control cambia automáticamente en las entradas copiadas o movidas.

Crear tablas de datos y entradasPara crear una tabla de datos:1. Desplácese a la ubicación de la nueva tabla de datos. Pegue una tabla de datos del

Portapapeles, importe una tabla de datos o realice estos procedimientos para crearuna desde el principio.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Tabla de datos.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva tabla de datos.

3. En la ficha Crear, introduzca las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). El nombre de la nueva tabla de datos.• Descripción (opcional). Una descripción que aparece debajo de la ruta de

exploración en la página de la tabla de datos. Este campo se puede editardespués de haber creado la tabla de datos.

Para suscribirse a la tabla de datos, active la opción Suscribirse a esta tabla de datos;si fuera necesario, haga clic en [+] Mostrar más para ver la opción.

4. Haga clic en Siguiente para crear los campos (o columnas) de la tabla de datos.Una entrada de tabla de datos está compuesta de los campos que constituyen unafila. Cada campo tiene un nombre y un tipo de datos, y uno de los campos es elnombre de la entrada designado. Tres campos de texto sin formato y sin nombre



se proporcionan inicialmente para la nueva tabla. Puede editar, agregar o eliminarcampos según corresponda.Para cada campo, elija la configuración como sigue:• Nombre de campo (obligatorio). La etiqueta de nombre del campo. Por ejemplo,

Nombre, Fecha, Número de referencia, etc. El nombre debe tener entre 1 y 128caracteres de longitud y debe ser único dentro de la tabla actual. Uno de losnombres de campo se designa como el nombre de la entrada.

• Tipo de campo. El tipo de datos que el campo contiene. Elija un tipo de campo,como se describe en Tabla 24, página 298. No puede cambiar (editar) el tipo dedatos de un campo una vez creada la tabla.

• Utilizar como nombre de la entrada. El campo identificado como el nombre dela entrada. Al hacer clic en el nombre de la entrada en una fila de la tabla dedatos, se abre la entrada. Los tipos de campo siguientes pueden ser nombres deentrada: texto simple, número, autonumeración, fecha o miembro. No se puedecambiar (editar) o quitar el campo de nombre de entrada una vez creada la tabla.

Para agregar un campo, haga clic en Agregar; para eliminar un campo, haga clicen Quitar.Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la tabla de datos.

5. Haga clic en Terminar para cerrar el asistente y crear la tabla de datos.O bien puede hacer clic en Cancelar para cerrar el asistente sin crear una tabla dedatos.

Para activar una discusión en una tabla de datos, debe marcar la casillaMostrardiscusión en la ficha Información del asistente para crear tablas de datos o del cuadro dediálogo de propiedades de la tabla de datos.

Tabla 24. Tipos de campo de la tabla de datos

Tipo de campo Descripción

Texto simple Para campos que muestran el texto sin ningún formato especial.

Texto con formato Para campos que muestran el texto con estilos de fuente comonegrita y cursiva, así como los gráficos e hipervínculos.

Fecha Para campos que muestran las fechas del calendario. Cuandose crea una tabla y se define un campo de fecha, puede(opcionalmente) marcar una casilla que especifique el campocomo una fecha de vencimiento.

Número Para campos que contienen dígitos fijos y caracteresrelacionados, como símbolos de moneda, comas o puntosdecimales.




Autonumeración Valores numéricos creados automáticamente de acuerdo con lasecuencia en la que se crea la entrada. Una tabla de datos sólopuede tener un campo de autonumeración.

Sí / No Para campos que muestran valores vacíos, sí o no.

Luz de tránsito Para campos que muestran valores vacíos, rojos, amarillos overdes, que indican el estado global de las entradas.

Lista de opciones Para campos que muestran un subconjunto de valorespredefinidos. Especifique los valores opcionales en el cuadro detexto (por ejemplo: opción 1, opción 2 y opción 3, sin comas,y cada una en su propia línea).Una lista de opciones debe tener por lo menos una opción, cadaopción debe ser única en la lista y ninguna línea puede estaren blanco. El orden de las líneas determina el orden en el queaparecen las opciones en la lista de opciones cuando los usuarioscrean o editan una entrada.

Para permitir a los usuarios elegir más de un valor para estecampo, marque la casilla denominada Permitir opcionesmúltiples.

Lista de miembros Para campos que muestran los nombres de los miembros. Losmiembros pueden ser usuarios o grupos. Decida si se puedenseleccionar varios usuarios para este campo o sólo una lista deusuarios especificados.

Discusión Para incluir un campo de discusión en la entrada. Una tabla dedatos sólo puede tener un campo de discusión.

Anexos Para incluir un campo de anexos en la entrada. Una tabla dedatos sólo puede tener un campo de anexos.

Para crear una entrada de la tabla de datos:1. Desplácese hasta (o cree) la tabla de datos en la que desea crear una entrada.

2. En la vista de resumen de la tabla de datos, seleccione Archivo > Nuevo > Entrada.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva entrada de tabla.

3. En la ficha Crear, escriba datos de cada uno de los tipos de campos.Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la entrada.

4. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la entrada.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una entrada, haga clic en Cancelar.



Tabla 25. Editar tipos de campos de tabla de datos


Texto simple Edite un campo de texto sin formato mediante un cuadro detexto estándar.

Texto con formato Edite un campo de texto con formato utilizando el RTE.

Fecha Edite un campo de fecha utilizando un cuadro de texto conun selector de fechas proporcionado para elegir una fecha.¿Si la fecha es una fecha de vencimiento, puede seleccionaropcionalmente la casilla ¿Ha terminado? para indicar cuándofinaliza una tarea.

Número Edite un campo de número mediante un cuadro de texto.

Autonumeración El campo de autonumeración es de sólo lectura.

Sí / No Seleccione un valor en blanco, Sí o No.

Luz de tránsito Seleccione Rojo, Amarillo, Verde o espacio en blanco.

Lista de opciones En un campo de lista de opciones que sólo permite unaopción, seleccione el valor de una lista desplegable de opcionespredefinidas. En un campo que permite varias opciones,seleccione un valor del conjunto de valores de predefinidos.

Lista de miembros Utilice el selector de miembros para seleccionar miembros(usuarios o grupos).

Discusión No se puede editar un campo de discusión.

Anexos No se puede editar un campo de anexos.

Ver tablas de datos

Al examinar una carpeta, las tablas de datos aparecen como iconos de tabla de datos.

Para abrir una tabla de datos, selecciónela y elijaArchivo > Abrir o haga doble clic en ella.

La tabla de datos se abre en la vista de resumen. Las entradas se muestran en filas.Cada fila se divide en campos o columnas de datos, como nombre, dirección y númerode teléfono, según el esquema de la tabla.

Puede ordenar las columnas y editar las preferencias de columna de igual forma que enuna carpeta. Si elimina un campo, la columna correspondiente desaparece. Sin embargo,si agrega un campo, debe modificar las preferencias de columna para que aparezcaen la vista de resumen.



Ver las entradas de la tabla de datos

Para ver una entrada de la tabla de datos desde la vista de resumen de la tabla de datos,selecciónela y elija Archivo > Abrir o haga doble clic en ella.

Si la entrada pertenece a una tabla de datos controlada por sala, el gráfico de encabezadode la sala (si existe) aparece en la página debajo del nombre de la entrada.

Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Anexos, aparece una vista delista incrustada en la página de entrada similar a una lista de carpetas. El área deanexos admite la funcionalidad de arrastrar y colocar de DCM. (Para utilizar el métodode arrastrar y colocar, primero debe habilitar la opción de arrastrar y colocar en suspreferencias generales). No se admiten carpetas y subtipos de carpetas en el área deanexos. Los anexos, si aún no están controlados por sala, se controlan automáticamentecuando una tabla de datos pasa a estar controlada por sala.

Si el esquema de la tabla de datos incluye un campo Discusión, la discusión apareceincrustada en la página de entrada del mismo modo que en una carpeta o página denotas.

Editar tablas de datos

Para editar las propiedades de una tabla de datos, siga uno de los procedimientossiguientes:

• Selecciónela y elija Archivo > Editar.• Selecciónela y elijaMostrar > Propiedades.• Haga clic con el botón secundario en el icono de tabla de datos y seleccione

Propiedades en el menú emergente.• En la vista de resumen, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página.Cuando edite una tabla de datos, estarán disponibles las fichas estándar Información,Permisos e Historial, además de una ficha Campos, que permite editar los camposde la tabla.

Al editar los campos de una tabla de datos, puede agregar, cambiar de nombre y eliminarlos campos, así como modificar algunas opciones de campo. Sin embargo, una vezcreada la tabla de datos, no puede• cambiar el tipo de datos de un campo• cambiar o quitar el campo de nombre de entrada• cambiar el orden de los camposPuede cambiar las opciones de una lista de opciones y los miembros de una lista demiembros. Sin embargo, no puede convertir una fecha en una fecha de vencimiento



ni un campo de miembro que permita varias opciones en uno que sólo permita unaúnica opción.

Si elimina un campo Discusión, se quitan todos los comentarios de todas las entradasde la tabla de datos.

Si elimina un campo Anexos, se quitan todos los anexos de todas las entradas de la tablade datos. Esta acción no se puede deshacer. Se quita el enlace de los anexos que estánenlazados en alguna parte del repositorio. Si no se puede eliminar un anexo, no seelimina ninguno. Hasta que la operación de eliminación termine, nadie puede eliminarla tabla de datos, agregar o quitar entradas, editar las propiedades de la tabla de datos nieditar las entradas de la tabla de datos.

Editar las entradas de la tabla de datos

Para editar los valores de campo de una entrada o fila de la tabla de datos, siga unode estos procedimientos:

• Seleccione la entrada y elija Archivo > Editar.• Haga clic con el botón secundario en el nombre de la entrada y elija Editar en el

menú emergente.• En una página de entrada, haga clic en el botón Editar.La página de entrada de edición se abre y los campos aparecen en el mismo orden ycon el mismo nombre que tienen en el esquema de la tabla. El nombre y el valor decada campo aparecen uno junto al otro. Los valores de campo se modifican del mismomodo que cuando se crea una entrada.

Para editar las propiedades de una entrada de tabla de datos, siga uno de losprocedimientos siguientes:

• Selecciónela y elijaMostrar > Propiedades.• Haga clic con el botón secundario en el nombre de entrada de tabla de datos y

seleccione Propiedades en el menú emergente.• En la página de entrada, haga clic en el botón Editar en la parte superior de la página.Cuando se editan las propiedades de una entrada de tabla de datos, las fichas disponiblesson las siguientes:• Información: ficha Información estándar• Permisos: ficha Permisos estándar• Historial: ficha Historial estándar de una entrada de tabla de datos



Eliminar tablas de datos

Para eliminar una o varias tablas de datos, debe tener permisos para eliminar tablas dedatos, entradas de tabla de datos y todos los anexos de las tablas de datos. Si tienepermisos de eliminación para las tablas de datos pero no para uno o varios anexos de lastablas de datos, no se eliminará la tabla.

Importar y exportar con tablas de datos

Puede agregar entradas a una tabla importando las entradas de un archivo. Para ello,abra la tabla y elija el comando Archivo > Importar, que abre el cuadro de diálogoImportar. Cuando se importan entradas, los valores no se modifican aunque entren enconflicto.

Las entradas en una tabla pueden exportarse en formato .csv a través del comandoExportar. Los datos se exportan según las mismas reglas que al importar.

SalasLas salas son lugares de trabajo virtuales donde tienen lugar las interacciones del grupo.Las salas tienen miembros y los miembros están asociados a los procesos y al contenidode una sala. Los elementos de una sala están controlados por esa sala (es decir, la saladetermina sus conjuntos de permisos) y los usuarios que no sean miembros no puedenacceder a dichos elementos.

Los usuarios del repositorio que dispongan de los permisos adecuados podrán creary administrar una sala en DCM, sin depender de un administrador del sistema. Loscreadores y propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios determinanla lista de miembros de la sala.

Nota: la creación y administración de salas sólo se pueden realizar en aplicacionesbasadas en WDK, como DCM.

Visitar salas

Las salas son como las carpetas del árbol de navegación de DCM.

Para abrir la página principal de una sala de la que es miembro:

1. En una lista de elementos, haga clic en el icono de sala ( ).



La primera vez que visite la página principal de una sala, tendrá la opción desuscribirse a ésta (a menos que sea usted su creador y ya lo haya hecho conanterioridad).

2. Seleccione Sí o No y, a continuación, haga clic en Continuar.Si selecciona Sí, la página principal de la sala se agrega a sus suscripciones.

La página principal de una sala es como el nivel superior de una carpeta, pero con lassiguientes particularidades:

• El título está formado por el nombre de la sala seguido de las palabras "páginaprincipal".

• Aparece un gráfico de encabezado (en caso de haberlo) sobre el mensaje debienvenida de la sala. (El gráfico de encabezado de una sala aparece también en laspáginas de las carpetas, notas y discusiones controladas desde esa sala).

• Aparece en la parte superior un enlace a la ficha Pertenencia de las propiedadesde la sala.

• El mensaje de bienvenida (en caso de haberlo) es parecido a la descripción de unarchivo de texto enriquecido.

• La discusión incorporada se denomina Anuncios.

Enlazar a salas

Se pueden agregar enlaces a la página principal de una sala en cualquier parte delrepositorio que permita enlaces.

Acerca de los objetos controlados por salas

Cuando una sala controla un objeto, la sala controla su conjunto de permisos y sólopueden acceder a dicho objeto los miembros de la sala. Aunque un objeto puede estarenlazado a otras ubicaciones del repositorio, sólo pueden acceder a él los miembros dela sala que controla el objeto. Una sala controla todo lo que se haya creado o se hayaimportado a ella, excepto otra sala.

Cuando un objeto está controlado (se crea o se copia en la sala o en una carpetacontrolada), los permisos predeterminados de la sala se aplican al objeto. Si se cambiael conjunto de permisos de la sala, se cambian todos los conjuntos de permisos de losobjetos controlados en consecuencia.



En la columna Sala de una lista (identificada por el icono ), los objetos que pertenecena las salas se indican por uno de los siguientes iconos, que son sus indicadores de control:

• significa que el objeto pertenece a (o está controlado por) la misma sala que lacarpeta actual.

• significa que un objeto pertenece a una sala distinta.Al hacer clic en un indicador de control, se abre la página principal de la sala. Hagaclic en el icono de encabezado para ordenar una lista de objetos en función de sipertenecen a la misma sala, a una sala diferente o de si no pertenecen a ninguna sala.

Si elige la opción de mostrar todas las versiones en una carpeta, cada una de las versionesvisibles de un objeto tendrá su propio indicador de control, ya que es posible quedistintas versiones pertenezcan a distintas salas.

Para desactivar la columna Sala, puede utilizar las preferencias Configuración de lavisualización de las columnas.

Quitar el control de los objetos de una sala

Un usuario debe tener permisos Escribir y Cambiar en un objeto para quitarle el control.Asimismo, una opción de sala puede limitar la eliminación de control a los propietarios.

Si a un objeto se le quita el control, obtiene el conjunto de permisos predeterminadodel repositorio, a menos que se le quite el control desde una carpeta controlada y elconjunto de permisos predeterminado sea CARPETA, en cuyo caso obtiene el conjuntode permisos predeterminado del usuario.

La relación de control de un objeto con una sala se puede quitar de los modos siguientes:

• Mover los enlaces del interior de la sala de los objetos a cualquier ubicación en elexterior de la misma puede llevar a quitar el control de dichos objetos.

• Mediante el comando Archivo > Quitar de la sala.• Copiar un objeto controlado en una carpeta que no tiene control.• Al mover un enlace para un objeto controlado fuera de su sala a través de un flujo de

trabajo, siempre y cuando este esté autorizado para quitar el control en dicha sala.Si copia entradas entre tablas de datos con controles diferentes, se cambiaráautomáticamente el control en las copias para que coincida con el conjunto de permisosde la sala controladora.

Crear una sala

Se puede crear una sala en cualquier lugar del repositorio que permita carpetas.



Para crear una sala, los usuarios no sólo deben tener permiso para crear objetos en laubicación deseada, sino que además deben pertenecer al rol Crear sala del repositorio.

Al crear una sala, se convertirá en su propietario.

Para crear una sala:1. Desplácese a la ubicación de la nueva sala.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic en Nueva sala.• Seleccione Archivo > Nuevo > Sala.Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva sala.

3. En la ficha Crear, especifique las siguientes propiedades:• Nombre (obligatorio). el nombre de la nueva sala. El nombre no podrá coincidir

con el de otros objetos del mismo archivador.• Mensaje de bienvenida. Debajo de la ruta de exploración de la página principal

de la sala puede aparecer texto enriquecido.• Para suscribirse a la sala, marque la casilla Suscribirse a esta sala (si fuera

necesario, haga clic en [+] Mostrar opciones para ver la opción).Puede continuar con otra ficha o hacer clic en Terminar para crear la sala.

4. Elija los miembros de la sala ahora o una vez creada la sala.• La ficha Elegir propietarios proporciona los controles de DCM habituales para

seleccionar usuarios, grupos o roles. Puede agregar o quitar miembros de esterol más adelante. Como creador de la sala, se convierte automáticamente enpropietario.

• En la ficha Elegir colaboradores, seleccione los usuarios, grupos o roles delrepositorio que desea que desempeñen el rol de colaboradores en la sala. Puedeagregar o quitar miembros de este rol más adelante.



5. Seleccione las opciones de la sala ahora o una vez creada la sala.• Permisos para quitar el control. Decida quién puede quitar la relación de control

que la sala tiene sobre los objetos que pertenecen a ella: sólo los propietarios dela sala o cualquiera de sus miembros (colaboradores y propietarios).

• Encabezado de la sala. Decida si la sala va a mostrar un gráfico en la partesuperior de todas sus páginas. Para especificar un encabezado personalizado,marque la casilla Utilizar encabezado personalizado. Seleccione el archivográfico (en formato .gif, .jpg, .jpeg o .png, cuya altura no supere los 36 píxeles) quedesea que se cargue en la sala cuando haga clic en Terminar.

Puede quitar el gráfico de una sala. Para ello, edite las propiedades de dicha sala,desactive la casilla de verificación Utilizar titular personalizado y haga clic enAceptar para que el cambio tenga efecto.

• Descriptores de acceso de objetos recién agregados. Configure los permisosque desea agregar a un objeto cuando la sala pase a estar controlada. Lospermisos que se concederán a cada grupo local se muestran en un gráfico. Cadafila de dicho gráfico incluye el nombre y la configuración actual de un grupo,con un botón Editar con el que se abre un cuadro de diálogo de edición. Elgráfico muestra inicialmente los dos grupos incorporados, Colaboradores yPropietarios, con la siguiente configuración predeterminada:

— Colaboradores: RELACIONAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación.

— Propietarios: ELIMINAR, Ejecutar procedimiento, Cambiar ubicación.

Si se crean grupos de nivel de sala adicionales después de crear una sala,también se incluirán en el gráfico con el permiso inicial NINGUNO y sinpermisos extendidos.

El creador de la sala puede cambiar la opción de cualquier grupo con el botónEditar de su fila, con el que se abre el cuadro de diálogo Definir permisos deacceso: Para nuevos objetos agregados a la sala, que contiene los controlesusuales de Webtop para definir permisos.

6. Haga clic en Terminar para cerrar el cuadro de diálogo y crear la sala.O bien, para cerrar el cuadro de diálogo sin crear una sala, haga clic en Cancelar.

Editar las propiedades de una sala

Los propietarios de la sala pueden editar el conjunto completo de propiedades de lasala. Los miembros de la sala que tienen el permiso ESCRIBIR en la sala pueden editarun subconjunto de propiedades heredadas del tipo de carpeta. Sin embargo, sólo lospropietarios de la sala pueden cambiar el nombre de la sala.



Para editar las propiedades de una sala:1. Desplácese a la ubicación que contenga la sala.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Seleccione la sala y elijaMostrar > Propiedades > Información.• Abra la sala y haga clic en el enlace Propiedades situado en la página principal

de la sala.Se abre la ficha Propiedades: Información.

3. Cambie las propiedades que sean necesarias y haga clic en Aceptar para que seapliquen a la sala.Los cambios realizados en la ficha Propiedades: La ficha Pertenencia surte efecto deinmediato (no será necesario hacer clic primero en Aceptar).

Pertenencia a salas

Los miembros de una sala son un conjunto de usuarios, grupos y roles de un repositorioque están incluidos en la lista de miembros de la sala.

Cada miembro tiene un rol de colaborador o de propietario en la sala.

• El rol Colaborador normalmente concede el permiso RELACIONAR sobre losobjetos de la sala. La mayoría de los miembros de las salas son colaboradores.

• El rol Propietario permite la gestión de la lista de miembros y normalmente concedeel permiso ELIMINAR sobre los objetos de la sala. Los creadores de salas sonpropietarios de éstas de forma predeterminada.

Los roles locales están vigentes tan sólo para los objetos y las ubicaciones de las salas, yno tienen significado alguno fuera del contexto de una sala.

Si un miembro al que se le ha asignado directamente el rol de colaborador también tieneasignado el rol de propietario de manera indirecta (por ejemplo, a través de un grupo),el rol de propietario adquirirá prioridad para ese miembro.

Los miembros de una sala pueden pertenecer a grupos locales privados dentro de la sala.Estos grupos locales admiten roles personalizados en la sala (por ejemplo, Aprobadoresde especificaciones). El nombre de un grupo local no puede coincidir con el de otrosgrupos dentro de la misma sala.



Figura 36. Los miembros de un repositorio relacionados con miembros, grupos y roles deuna sala

Todos los miembros de una sala pueden consultar la lista de miembros de la misma, perosólo los propietarios de una sala y los administradores de usuarios pueden gestionar lapertenencia a ésta.

Para abrir la lista de miembros de la sala:1. Siga uno de estos procedimientos:

• En la página principal de la sala, haga clic en el enlaceMiembros.• Abra la ficha Pertenencia de las propiedades de la sala (Propiedades:

Pertenencia).Las columnas en la lista de miembros de la sala son las siguientes:

• Nombre. El nombre del grupo o miembro.• Rol. Distingue a los propietarios de los colaboradores.• Estado. Indica si los miembros disponen de cuentas de trabajo en el repositorio.• Descripción. Direcciones de correo electrónico para los usuarios, descripciones

para los grupos.• Grupo.: Visible cuando está marcada la casillaMostrar grupos. Si un miembro no se

agrega a la sala de forma explícita, esta columna mostrará el grupo que le otorga lapertenencia a la misma. (Aunque podrían existir varios grupos, sólo se mostrará elprimero por orden alfabético).



Para ver los miembros de un grupo, haga clic en el nombre del grupo. Para volverhacia arriba, utilice la ruta de exploración que aparece encima de la lista de miembrosdel grupo.

Si es administrador de usuarios, también aparecerá en este cuadro de diálogo un botónpara crear nuevos usuarios.

Copiar salas

Puede copiar una sala en cualquier ubicación del repositorio en la que se pueda copiaruna carpeta.

Al copiar una sala, la nueva sala incluirá copias de todo lo accesible desde el original.La copia de una sala cuenta con todas las propiedades del original. Los roles locales ygrupos de la copia son duplicados de los de la sala original y sólo se diferencian en queel miembro que crea la copia tiene el rol Propietario (no el rol de propietario de la salaoriginal, si es diferente).

Mover o enlazar a una sala

Puede mover una sala a cualquier ubicación del repositorio a la que se pueda moveruna carpeta.

Se puede agregar un enlace a la página principal de una sala en cualquier ubicacióndel repositorio que permita los enlaces.

Eliminar una sala

Los superusuarios y propietarios de salas pueden eliminar una sala, pero los usuariosque no sean miembros de la sala no podrán hacerlo, ni siquiera los que tengan el permisoELIMINAR.

Seleccione una de estas opciones:

• Eliminar sólo el enlace a [nombre de sala] (opción predeterminada).• Eliminar la sala, incluyendo la lista de miembros y los grupos locales y todos

los enlaces a ésta. En este caso, debe elegir entre eliminar sólo la versión actual, obien todas las versiones.



Si elimina el último enlace a una sala, eliminará la sala, por lo que debe decidir entre:

• Eliminar la sala, su lista de miembros y sus grupos locales (opción predeterminada).Esta acción sólo se puede realizar si la página principal no tiene enlaces, ni siquieraenlaces ocultos a versiones anteriores, lo que implica también que la sala deja detener control alguno.

• Eliminar la sala, su lista de miembros, sus grupos locales y todas las subcarpetas yobjetos. En este caso, debe decidir entre:

— Eliminar las versiones actuales de los objetos enlazados (opciónpredeterminada).

Con esta opción se empieza por eliminar la versión actual de todos los objetosenlazados. Sin embargo, el proceso de eliminación se detiene si la páginaprincipal y las subcarpetas aún contienen enlaces a otras versiones de cualquierade dichos objetos, incluso enlaces ocultos a versiones anteriores. Para que sepueda realizar la eliminación completa, la sala no deberá tener ningún enlace (nisiquiera oculto) a versiones no actuales de los objetos.

— Eliminar todas las versiones de los objetos enlazadosSi va a eliminar varios objetos, el cuadro de diálogo de eliminación dispone de variaspáginas con las opciones anteriores para cada sala que lo necesite.

Gestionar la pertenencia a salasLos propietarios de la sala, así como los administradores de usuarios, determinan lapertenencia a la sala. Se pueden agregar miembros al crear o modificar una sala. Losadministradores de usuarios pueden crear también nuevos usuarios para una sala.

Una vez especificados los miembros de la sala, puede invitarlos a ésta enviándoles unainvitación. De esta forma, podrá personalizar la introducción a una sala así como suforma de acceso (haciendo clic en el enlace de la invitación).

Para agregar usuarios de un repositorio como miembros de una sala:1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Agregar.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros para localizar yseleccionar los miembros, grupos y roles del repositorio que desea agregar a la listade miembros de la sala.

3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un rol a los miembrosseleccionados. (Si hace clic en Cancelar volverá a la ficha Pertenencia).

4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros(Colaborador o Propietario).



5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y vuelva a la ficha Pertenencia. (Si hace clicen Cancelar, volverá al cuadro de diálogo de la selección de miembros).

Para invitar a miembros a una sala:1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Invitar.

2. En el cuadro de diálogo de correo electrónico que se abre, haga clic en para y/o ccpara seleccionar los miembros de la sala que desea invitar.

3. En el cuerpo de la invitación, escriba su mensaje. El mensaje incluye inicialmente unenlace a la ubicación de las salas.

4. Haga clic en Enviar para enviar el mensaje a los miembros especificados.O haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo sin enviar el mensaje decorreo electrónico.

Para quitar miembros de una sala:1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Quitar para abrir la ficha Elegir

miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros dela sala, incluyendo a los grupos locales.

2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la salaque desee quitar de la lista de miembros de la sala.

3. Con los miembros seleccionados, haga clic .

4. Haga clic en Aceptar para quitar los miembros de la lista de miembros de la sala.Se abrirá la ficha Pertenencia. Los miembros que se quitan de una sala se eliminarántambién de todos los grupos locales de la misma. Estos miembros siguen siendomiembros del repositorio aunque se quiten de una sala.

Para cambiar los roles de los miembros locales1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Cambiar rol.

2. En el primer cuadro de diálogo, utilice el selector de miembros estándar paralocalizar y seleccionar los miembros y grupos de la sala para los que desea cambiarlos roles.

3. Haga clic en Aceptar para ir al paso siguiente de asignar un nuevo rol a los miembrosseleccionados. (Si hace clic en Cancelar volverá a la ficha Pertenencia).

4. En el segundo cuadro de diálogo, seleccione el rol de los nuevos miembros(Colaborador o Propietario).

5. Haga clic en Aceptar para asignar el rol y vuelva a la ficha Pertenencia. (Si hace clicen Cancelar, volverá al cuadro de diálogo de selección de miembros).



Para crear un grupo local nuevo:1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Nuevo grupo para abrir la ficha Crear

nuevo grupo de sala.

2. Escriba un nombre para el grupo (obligatorio). El nombre ha de ser distinto de todoslos nombres de los demás grupos locales de la sala.

3. Si lo desea, escriba una descripción del grupo en texto sin formato.

4. Haga clic en Aceptar para crear el grupo y volver a la lista de miembros de la sala.Un grupo local pertenece al grupo Propietarios de la sala (aunque se haya eliminadode ésta). Por tanto, sólo se puede utilizar en los conjuntos de permisos de objetoscontrolados.

Para editar las propiedades de un grupo local:1. Abra la ficha Pertenencia de la sala.

2. Modifique las propiedades del grupo según sea necesario y, a continuación, haga clicen Aceptar para implementar los cambios.

Para agregar miembros de sala a un grupo local:1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en el nombre del grupo cuyos miembros

desee modificar.Se abre la lista de miembros del grupo.

2. En la página de lista de miembros de grupo, haga clic en Agregar.Se abrirá una página para localizar a los miembros de la sala.

3. En el panel izquierdo, localice y seleccione los miembros, grupos y roles de la salaque desee agregar al grupo.

4. Con los miembros seleccionados, haga clic .

5. Haga clic en Aceptar para agregar los miembros y volver a la lista de miembrosdel grupo.



Para quitar un grupo local de una sala:1. En la ficha Pertenencia de la sala, haga clic en Quitar para abrir la ficha Elegir

miembros: Miembros de la sala, en donde se enumeran solamente los miembros dela sala, incluyendo a los grupos locales.

2. En el panel izquierdo, localice y seleccione los grupos que desee quitar de la listade miembros de la sala.

3. Con los miembros seleccionados, haga clic en .

4. Haga clic en Aceptar para quitar los grupos de la lista de miembros de la sala.Volverá a la ficha Pertenencia.

Los miembros quitados de una sala se quitan de todos los grupos locales de la sala,pero siguen siendo miembros del repositorio. Sin embargo, los grupos locales quitadosde una sala se eliminan del repositorio.

Cuando se quita un grupo local de una sala, se vacía su lista de miembros y el grupodeja de aparecer en listas y selectores de miembros. También deja de aparecer en lalista utilizada para definir descriptores de acceso de la ficha Propiedades de la sala:Opciones de Descriptores de acceso para objetos recién agregados. Los grupos siguenapareciendo en los conjuntos de permisos que ya están activados, pero en su nombrese indica que se han "eliminado". Sigue perteneciendo al grupo Propietarios de la sala,con lo que se garantiza su seguridad. Los grupos locales incorporados (Propietarios yColaboradores) no se pueden quitar y, por tanto, no aparecen en el cuadro de diálogode eliminación.



Administrar usuarios sin la función deadministrador

Los proyectos de colaboración comprometen a veces a los usuarios de repositorio quetrabajan con usuarios externos como clientes, interventores o proveedores. Los usuariosexternos no tienen normalmente las cuentas de usuario administradas centralmenteen el repositorio, como ocurre, por ejemplo, con los usuarios de LDAP. Tales gruposmixtos pueden realizar un trabajo confidencial o propietario y pueden beneficiarse depertenecer a la misma sala.

Para solucionar estos casos, los administradores del sistema pueden delegar algunastareas de administración de usuarios a usuarios que no son administradores asignándolesal rol de Administrador de usuarios (dce_user_manager). Los administradores deusuarios pueden realizar una gran variedad de tareas de administración sin tener que seradministradores del sistema. Concretamente, los administradores de usuarios pueden:

• Examinar usuarios y grupos. Los administradores de usuarios pueden acceder a unnodo del árbol del repositorio denominado Administración, que contiene un enlace aAdministración de usuarios que enlaza, a su vez, a las páginas Usuarios, Grupos y Roles.

• Crear nuevos usuarios. En el área Administración y en las páginas de miembros deuna sala, los administradores de usuarios pueden acceder a un cuadro de diálogoque permite crear nuevos usuarios.

• Modificar usuarios. Los administradores de usuarios pueden ocultar determinadosusuarios en la lista o evitar que sus nombres aparezcan en la lista de usuarios delrepositorio en el selector de usuarios. También pueden restringir el acceso dedeterminados usuarios al contenido.

Crear nuevos usuarios

Los administradores de usuarios pueden crear nuevos usuarios en el nivel de repositorioen el área Administración o en la sala de la que sean propietarios.

Para crear un nuevo usuario:1. Abra el cuadro de diálogo Nuevo usuario de alguna de estas formas:

• Desplácese hasta Administración > Administración de usuarios > Usuarios.Seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.

• Desplácese hasta la sala a la que desee agregar un nuevo usuario. Abra la fichaPropiedades: Pertenencia de la sala; para ello, haga clic en el enlaceMiembrosen la página principal de la sala o acceda a las propiedades de la sala. Haga clicen el botón Nuevo usuario.



Los controles del cuadro de diálogo Nuevo usuario están deshabilitados paralos administradores de usuarios, salvo cuando se indique lo contrario en esteprocedimiento.

2. Escriba el nombre del usuario en el campo Nombre.

3. La propiedad Origen de usuario se define como Contraseña interna y losadministradores de usuarios no pueden cambiarla. Esta configuración indica que elusuario debe proporcionar una contraseña que sólo se almacena en el repositorio.No hay autenticación externa.

4. Escriba la contraseña del usuario en el campo Contraseña. La contraseña se cifray almacena en el repositorio.

5. Vuelva a escribir la contraseña del usuario en el campo Comprobar contraseña.

6. Escriba una descripción en el campo Descripción para el nuevo usuario (opcional).

7. Escriba la dirección de correo del usuario en Dirección de correo electrónico.Ésta es la dirección a la que se enviarán las notificaciones correspondientes a tareasde flujo de trabajo y eventos registrados.

8. En el campo Nombre de SO de usuario, escriba el nombre de usuario del sistemaoperativo del usuario.Éste es el nombre de usuario del repositorio del usuario.

9. Seleccione el repositorio inicial del usuario en Repositorio inicial.

10. Para evitar que se incluya el nombre del usuario en las listas de miembros delrepositorio, marque la casilla No está en la lista. Si no lo hace, el nombre del usuarioaparecerá en las listas de miembros del repositorio, como ocurre normalmente. Siprecisa más información sobre esta configuración, consulte Ocultar usuarios de lalistamás adelante en este capítulo.

11. Para restringir el acceso de usuarios a sólo determinadas carpetas, archivadoreso salas, haga clic en Seleccionar carpeta para localizarlas y seleccionarlas en elrepositorio. Si precisa más información sobre esta configuración, consulte Carpetasrestringidasmás adelante en este capítulo.

Nota: Para quitar algunos contenedores de la lista de carpetas restringidas, abra lalista, seleccione las carpetas y haga clic en Quitar. Para quitar todos los contenedoresde la lista, haga clic en Borrar.

12. Seleccione una de las siguientes opciones para la carpeta predeterminada del usuario:• Elegir carpeta existente. Haga clic en Seleccionar carpeta para elegir una

carpeta, archivador o sala distinta de la carpeta predeterminada /Temp.• Elegir/crear carpeta con el nombre de usuario. Ésta es la opción predeterminada.

13. La configuración de Privilegios y Privilegios extendidos se define como Ninguno.Los administradores de usuarios no podrán cambiar esta configuración.



14. La capacidad de cliente del usuario se define como Consumidor y losadministradores de usuarios no podrán cambiarla.

15. Haga clic en Aceptar para crear el nuevo usuario.

Modificar usuarios

El administrador del sistema puede modificar cualquier usuario, mientras que eladministrador de usuarios sólo puede modificar aquellos usuarios creados por alguienque, en ese momento, era administrador de usuarios pero no administrador. (Cuando unadministrador de usuarios, que también es administrador del sistema, crea un usuario,éste se considera creado por un administrador y no un administrador de usuarios).

El rol de administrador de usuarios (dce_user_manager) deberá estar presente en la listade roles del repositorio para que los servicios de colaboración puedan detectar quéusuarios podrán modificar los administradores de usuarios.

Los miembros se pueden modificar mediante el acceso al cuadro de diálogo Propiedadesde usuario de la forma habitual, en el nivel de repositorio o de la sala. Todos los controlesque pueden editar los administradores de usuarios en el cuadro de diálogo Nuevousuario, también pueden editarlos en el cuadro de diálogo Propiedades de usuario,con estas especificaciones:• La modificación del nombre de un usuario no se aplica hasta que se ejecuta una

tarea en el servidor.• Para cambiar la contraseña de un usuario, sustituya los caracteres de entrada

enmascarada (generalmente viñetas o asteriscos) por un nuevo valor en los camposContraseña y Comprobar contraseña.

• La lista de carpetas en la lista Restringir acceso de carpeta a podría incluir carpetaspara las que el administrador de usuarios no tuviese el permiso EXAMINAR. Estascarpetas se indican en la lista con un mensaje que especifica que la carpeta no puedeaparecer en la lista. Para eliminar estas carpetas de la lista, el administrador deusuarios puede hacer clic en Borrar. Estas carpetas no aparecen en el selector decarpetas.

Ocultar usuarios (ocultar miembros)

El nombre de un usuario que no está en la lista, no se muestra a los usuarios normales dela lista de usuarios del repositorio. Cuando se oculta un usuario de la lista, los únicoslugares donde aparece su nombre son:• Listas de usuarios del área Administración



• La lista de usuarios para agregar personas a una sala (en el cuadro de diálogo Nuevasala o Agregar miembro) cuando la visualiza el administrador de usuarios.

• Listas de miembros de las salas a las que pertenece el usuario.• Contextos en los que se ya se ha seleccionado al usuario por algún motivo, como una

entrada del conjunto de permisos de un objeto, el atributo Propietario de un objeto,un campo de miembro de una tabla o una asignación de ejecutante en un flujo rápido.

• Aplicaciones fuera de WDK, como Workflow ManagerLos usuarios que están ocultos en las listas aparecen en las listas de usuarios como "[noestá en la lista]" después del nombre, salvo en las listas de las salas.

En la raíz de la lista de usuarios del repositorio se crea un grupo para los usuariosocultos, dce_hidden_users. Este grupo está visible para los administradores yadministradores de usuarios en el área Administración y los administradores debenabstenerse de cambiarles el nombre o eliminarlos. La descripción del grupo indica queestá administrado por los servicios de colaboración y la lista de hijos no se debe modificardirectamente. Si ya existe un grupo con el mismo nombre, se utilizará ese grupo en lugarde crear uno nuevo Si no se encuentra un grupo con el nombre correcto, se crea uno. Losadministradores y administradores de usuarios pueden abrir el grupo para ver los hijos,pero no pueden agregar manualmente usuarios ni eliminarlos de este grupo.

Nota: La ocultación afecta a las listas, no a los objetos. El contenido creado por unusuario oculto no se verá afectado. La ocultación se aplica en cuanto el administradorde usuarios guarda el cuadro de diálogo.

Carpetas restringidas

Cuando los usuarios tienen algún objeto en la lista de carpetas restringidas, el acceso alcontenido del repositorio se limita a los objetos descendientes del elemento mostrado. Sila lista de carpetas restringidas está vacía, el usuario tiene acceso a todas las carpetas yarchivadores del repositorio, aunque estará sujeto a los permisos establecidos en dichascarpetas y archivadores, así como a la seguridad de carpeta.

La restricción de carpetas no se aplica nunca a:

• Salas a las que pertenece el usuario



• Archivadores del sistema necesarios para la participación en el repositorio, como/System, /Templates y /Resources


Capítulo 23Formularios


• Introducir datos en formularios, página 321• Formato de texto en un formulario, página 322• Crear nuevos formularios, página 324

Introducir datos en formulariosLos formularios proporcionan campos para que pueda introducir y recuperar datos. Laapertura de los formularios se realiza desde una lista de archivos o desde una tarea.Cuando se anexa un formulario a una tarea, aparece como archivo anexo o comocampos dentro de la tarea. Al introducir datos en el formulario, éstos se guardan comocontenido, propiedades o ambos. Si los datos se guardan sólo como propiedades, eltamaño de archivo del formulario será cero (0).

Para introducir datos en un formulario:1. Si el formulario se abre automáticamente en una tarea, vaya al Paso 3.

2. Desplácese hasta el formulario, selecciónelo y, a continuación, elija Archivo > Editar.

3. Introduzca la información necesaria. Si precisa instrucciones, consulte Formatode texto en un formulario, página 322.

4. Para borrar los cambios, haga clic en Restablecer.

5. Cuando haya terminado de introducir la información, haga clic en Guardar o enEnviar.

6. Si se le pide que confirme, haga clic en Sí.


Formularios

Formato de texto en un formularioPara aplicar formato al texto de un formulario, utilice los botones que se describen enTabla 26, página 322. Es posible que algunos de los botones no aparezcan.

Tabla 26. Iconos utilizados para aplicar formato al texto de un formulario

Botón Descripción

Mueve el texto seleccionado alPortapapeles y lo elimina de la ubicaciónactual.

La configuración de seguridad dedeterminados navegadores podríadesactivar este botón. Para mover texto alPortapapeles, presione Ctrl+X.

Copia el texto seleccionado en elPortapapeles.

La configuración de seguridad dedeterminados navegadores podríadesactivar este botón. Para copiar texto,presione Ctrl+C

Pega el texto del Portapapeles en laubicación seleccionada.

La configuración de seguridad dedeterminados navegadores podríadesactivar este botón. Para pegar texto,presione Ctrl+V.

Cambia a negrita el texto seleccionado.

Cambia a cursiva el texto seleccionado.

Subraya el texto seleccionado.

Alinea el bloque de texto actual con elmargen izquierdo.

Centra el bloque de texto actual.


Formularios

Botón Descripción

Alinea el bloque de texto actual con elmargen derecho.

Alinea el bloque de texto actual con losmárgenes izquierdo y derecho.

Aplica sangría al bloque de texto actual.

Quita la sangría del bloque de texto actual.

Asigna al texto seleccionado un formatode subíndice.

Asigna al texto seleccionado un formatode superíndice.

Asigna al texto seleccionado un formatode lista numerada.

Asigna al texto seleccionado un formatode lista con viñetas.

Cambia el color del texto seleccionado.

Cambia el color de fondo del textoseleccionado.

Deshace la acción anterior.

• La opción de deshacer no se aplica a lasacciones realizadas a través del menúdel botón derecho.

• La opción de deshacer no se aplica a loscambios realizados en tablas.

• Es posible que algunos navegadores nopermitan deshacer la modificación delcolor de fondo.

Restaura la acción deshecha.

Inserta una imagen.

Convierte el texto seleccionado en unhipervínculo.


Formularios

Botón Descripción

Inserta una tabla del Portapapeles. Latabla puede estar en formato HTML, RTFo Microsoft Word.

Revisa la ortografía.

Muestra el origen HTML del texto.

Crear nuevos formulariosAl crear un nuevo formulario, éste se basa en una plantilla que determina los camposdel formulario. Los desarrolladores crean plantillas de formulario mediante EMCDocumentum Forms Builder. Para utilizar la funcionalidad de formulario, debe tenerasignado el rol de usuario form_user, que se define mediante Forms DocApp.

Para crear un formulario:1. Desplácese al lugar donde se creará el formulario.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Formulario.

3. En el campo Nombre de formulario, escriba un nombre para el nuevo formulario.

4. En el campo Plantilla, seleccione la plantilla de formulario que desee utilizar paracrear el formulario.


6. Para introducir datos en el formulario, consulte Introducir datos en formularios,página 321.


Capítulo 24Registros

Un registro consta de información registrada que refleja las operaciones de la organización.

Un registro es formal o informal. Los formales se crean explícitamente rellenando los metadatos delformulario y asignándolos a un plan de archivos formales. Los registros informales se crean cuandolos archivos se arrastran y colocan en carpetas gestionadas de retención.


• Declarar un elemento como un registro formal, página 325• Enlazar un registro, página 331• Crear una relación de registros, página 332• Ver una relación de registros, página 332• Quitar una relación de registros, página 332• Realizar solicitudes de biblioteca, página 333

Declarar un elemento como un registro formalPara declarar un elemento como un registro formal:1. Desplácese al documento que desea declarar como un registro formal y selecciónelo.

2. Haga clic en Registros > Declarar como registro formal.La pantalla que se muestra para varios documentos es ligeramente diferente a la quese muestra para un documento. Incluye un campo opcional para realizar un registroo registros individuales de los documentos seleccionados.

3. Opcionalmente, puede cambiar la configuración predeterminada de Declarardocumentos seleccionados como en Registros individuales a Un registro si tienevarios documentos seleccionados.

4. Haga clic en Seleccionar para el plan de archivos obligatorio y active la casilla deverificación de un plan de archivos, archivador o carpeta válidos. El icono de unplan, archivador o carpeta válido se resalta. Un contenedor que no es válido podría


Registros

contener también opciones válidas. Por ejemplo, una carpeta válida podría estarincluida en un archivador que no es válido.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar la ubicación del plan de archivos seleccionado.La pantalla del ubicador se cierra mientras que la pantalla Declarar registro formalse actualiza mostrando el plan de archivos seleccionado y algunas propiedadesadicionales. Las propiedades adicionales incluyen:• Tipo, obligatorio• Plantilla de formulario, obligatorio• Desenlazar documentos de origen, opcional• Ocultar opciones, opcional

6. Seleccione un valor para los atributos obligatorios Tipo y Plantilla de formulario.El valor seleccionado para Tipo indica el tipo de registro formal que se desea crear,los registros formales de DoD según los requisitos del capítulo 2 o el capítulo 4 osimplemente los registros formales normales.El valor para Plantilla de formulario se rellena automáticamente según el valorseleccionado para Tipo.

7. Opcionalmente, puede activar la casilla de verificación Desenlazar documentos deorigen sólo si desea permitir a cualquiera que disponga de privilegios Desenlazarquitar el documento de origen de su ubicación original en una carpeta una vezdeclarado como registro formal.

8. Haga clic en Continuar para rellenar el formulario mostrado según la Plantilla deformulario seleccionada. Se proporcionan tablas, como referencia si lo necesita,para ayudarle a rellenar el formulario aplicable, consulte Especificar valores en elformulario correspondiente al declarar registros formales, página 326.La parte superior del formulario mostrado indica 1 de un número, según el númerode documentos seleccionado, si está declarando varios documentos como Registrosindividuales.


Especificar valores en el formulario correspondiente aldeclarar registros formales

En esta sección se describe:

• Especificar valores para los registros formales normales, página 327• Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2, página 327• Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4, página 328


Registros

Especificar valores para los registros formales normales

Consulte Tabla 27, página 327 para obtener una explicación de las propiedades comunesde los registros formales normales.

Tabla 27. Propiedades comunes para registros formales normales

Propiedad Descripción

Nombre Nombre del documento que se va adeclarar.

Asunto Se puede utilizar el tema principal tratadoen un documento.

Autores El autor del documento que va a declararun registro formal.

Palabras clave El valor que escriba para este campo sepuede utilizar para facilitar la búsqueda.Los metadatos de un formulario asociadosa un registro concreto se pueden utilizarpara palabras clave.

Especificar valores para los registros formales del Capítulo 2

Hay dos formularios que puede elegir para declarar registros del Capítulo 2, uno quese utiliza para declarar documentos que no son del correo electrónico como registrosformales y otro que se utiliza para declarar el correo electrónico como registros formales:

• Registro DoD 5015 Ch2• Registro de correo electrónico DoD 5015 Ch2

No utilice el Registro de correo electrónico DoD 5105 Ch2 para declarar registrosde correo electrónico de DCM. Este formulario está diseñado para declararregistros de correo electrónico mediante RM Outlook Activator.

Consulte Tabla 28, página 327 para obtener una descripción de las propiedades de lasque desea conocer más información, además de sus nombres.

Tabla 28. Propiedades comunes para registros formales Chapter 2


Asunto Se puede utilizar el tema principal tratadoen un documento.


Registros


Tipo de medios Material o medio donde se inscribe lainformación (microficha, electrónico ypapel, por ejemplo).

Formato de aplicación Formato basado en la aplicación utilizadapara crear el documento que se va adeclarar como un registro.

Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficinaresponsable de la creación del documentoque se va a declarar.

Fecha de recepción Fecha en que recibió el documento.

Destinatarios principales Nombre principal de la persona que hacreado el documento.

Otros destinatarios Nombre de las personas responsables ala que se pueden plantear preguntas si esnecesario.

Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro.

Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel deseguridad necesario para tener accesoal registro por parte de los miembrosdel grupo vinculado a un determinadomarcador de atributo.

Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridadadicional además de la seguridadproporcionada por el valor seleccionadopara el nombre de proyecto. Esto sepodría hacer para restringir más el accesoa un subconjunto de miembros del grupomás grande.

Especificar valores para los registros formales del Capítulo 4

Los registros formales del Capítulo 4 se crean como registros clasificados o noclasificados y sólo se diferencian por su nivel de seguridad, por lo cual, un nivel deseguridad superior a cero los clasifica. Un nivel de seguridad de cero representa unaclasificación Sin marcadores. Aunque puede bajar de categoría un registro clasificado unaserie de niveles, por ejemplo, desde la seguridad superior hasta Sin marcadores paraconvertirlo en no clasificado (o desclasificado), sólo puede subir de categoría un nivelpara clasificar un registro no clasificado.


Registros

El formulario le permite:

• Clasificar (archivar) registros clasificados o no clasificados manual o automáticamentesegún el origen del que proceden

• Cambiar la configuración de la clasificación para subir o bajar de categoría el registro• Programar los trabajos de descenso• Desclasificar registros clasificados o convertir registros no clasificados en registros

clasificados• Identificar los revisores si es necesarioConsulte Tabla 29, página 329 para obtener una descripción de las propiedades de lasque desea conocer más información, además de sus nombres.

Tabla 29. Propiedades comunes para registros formales Chapter 4


Tipo de medios Material o medio donde se inscribe lainformación (microficha, electrónico ypapel, por ejemplo).

Formato Formato basado en la aplicación utilizadapara crear el documento que se va adeclarar como un registro.

Organización de origen Nombre o código oficiales de la oficinaresponsable de la creación del documentoque se va a declarar.

Derivado de Origen que se utilizará como plantillapara completar el formulario.

Agencia clasificadora Nombre de la agencia clasificatoria alcrear un registro clasificado.

Clasificado por Medio por el que se especifica un usuarioválido para este valor.

Desclasificar por Desencadenador necesario para iniciarla desclasificación de los registrosclasificados. Los registros clasificados sedeben desclasificar en algún punto en eltiempo. Entre los desencadenadores seincluye un valor vacío como el valor quese debe seleccionar para los registros noclasificados cuando la Clasificación actualespecifica Sin marcadores.

Ubicaciones Ubicación donde se conserva el registro.


Registros


Nombre de proyecto Valor que proporciona el nivel deseguridad necesario para tener accesoal registro por parte de los miembrosdel grupo vinculado a un determinadomarcador de atributo.

Marcador suplementario Seleccione un valor si necesita seguridadadicional además de la seguridadproporcionada por el valor seleccionadopara el nombre de proyecto. Esto sepodría hacer para restringir más el accesoa un subconjunto de miembros del grupomás grande.

Bajar de categoría por Desencadenador que se utilizará parainiciar el descenso de categoría. Aunquehay 3 desencadenadores (Fecha, Evento yFecha y evento) en la lista, en la lista se dejaen blanco un cuarto elemento para realizarun descenso de categoría manual.

Bajar de categoría por fecha Fecha de descenso de categoría si eldesencadenador incluye una fecha.

Bajar de categoría por evento Evento por el que se realizará el descensode categoría si el desencadenador incluyeun evento.

Nivel de descenso de categoría de destino Nivel de seguridad al que se realizaráel descenso de categoría. El registroformal se desclasifica (se convierte en unregistro no clasificado sin seguridad) siselecciona Sin marcadores,lo que equivale auna clasificación de "0" (cero). Cualquiernivel mayor que cero mantiene el registroclasificado.

Instrucciones para bajar de categoría Instrucciones para bajar de categoría.

Revisado por Fecha y hora en que se completó larevisión, si se ha efectuado.

Razones para clasificación Razón para crear un registro clasificado sino se especifica una guía de clasificaciónpara Derivado de o si se selecciona unapero no tiene un valor especificado pararellenar automáticamente este campo.


Registros


Categoría de exención Categoría de exención si no se especificauna guía de clasificación para Derivadode o si se selecciona una pero no tieneun valor especificado para rellenarautomáticamente este campo. Se impide(detiene) la desclasificación de unregistro clasificado en función del valorseleccionado para este campo.

Categoría de exención (ampliada) Categoría de exención para el valorcuando el valor especificado paraDerivado de sea distinto de Guías declasificación.

Enlazar un registroEnlace un registro almacenado en una carpeta gestionada por una política a otracarpeta gestionada por una política si el registro debe regularse mediante más de unacarpeta gestionada por una política. El registro ahora heredará las políticas de todaslas ubicaciones.

Puede enlazar un registro de una carpeta gestionada por una política a otra carpetagestionada por una política, en el mismo plan de archivos o a otra política la carpetagestionada en otro plan de archivos, sólo si la carpeta gestionada por una políticaseleccionada está abierta. No se permite enlazar un registro a una carpeta gestionadapor una política que se haya cerrado. Además, la política de contención también debepermitirlo y el nivel de enlace de la política de contención también se debe definir a unvalor mayor de "1".

Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.

Para enlazar un registro a una carpeta abierta o a un plan de archivo:1. Desplácese hasta el registro y selecciónelo.


3. Desplácese hasta la carpeta gestionada por una política (plan de archivos) a la quedesee enlazar el registro.

4. Seleccione Editar > Enlazar aquí.


Registros

Crear una relación de registrosCree una relación de registros si un registro debe estar relacionado con otro registro ocon otro documento. Puede que desee relacionar dos o más registros para asegurarse deque cualquier información adicional que no esté disponible en un registro se explique enun registro relacionado.

Las relaciones de registros son unidireccionales, lo que significa que el registroseleccionado primero será padre del segundo registro seleccionado, el hijo. El hijopuede reutilizarse en otra relación el la que se puede seleccionar primero para que seael padre. Puede crear tantas relaciones como necesite reutilizando el padre o el hijo yrelacionándolos con otros registros como crea conveniente.

Puede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.

Para crear una relación de registros:1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo.

2. Seleccione Registros > Crear relación de registros.

3. En el cuadro de diálogo de selección, elija un segundo registro o un documentoincluido en un registro y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientosdetallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección,página 171.

4. Seleccione el tipo de relación.


Ver una relación de registrosPuede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.

Para ver una relación de registros:1. Desplácese hasta un elemento que esté en una relación de registros y selecciónelo.

2. Haga clic enMostrar > Relaciones de registros.

Quitar una relación de registrosPuede realizar estos procedimientos en registros formales e informales.


Registros

Para quitar una relación de registros:1. Desplácese hasta un registro y selecciónelo.

2. Haga clic enMostrar > Relaciones de registros.

3. Seleccione el elemento apropiado.

4. Haga clic en Registros > Eliminar relación de registros.


Realizar solicitudes de bibliotecaSi la organización incluye la funcionalidad Physical Records Manager, puede realizarsolicitudes para reservar el préstamo de uno o varios objetos físicos. El administradorde la biblioteca decide quién obtiene cada objeto independientemente del orden enque se realizan las solicitudes.

Para obtener más información sobre las solicitudes de bibliotecas y Physical RecordsManager, consulte la documentación de EMC Documentum’s Retention Policy ServicesAdministrator y EMC Documentum’s Records Manager Administrator.

Para hacer una solicitud de biblioteca:1. Desplácese al objeto físico que desea reservar.

Una vez creada la solicitud de biblioteca, el contenido de un contenedor, como unacaja o una carpeta, se identifica en el manifiesto de una solicitud de biblioteca. Porejemplo, cuando se crea una solicitud de biblioteca de una caja, se incluye la carpetay el documento en el manifiesto si estos objetos físicos están en la caja seleccionada.El manifiesto sólo identifica el contenedor si no tiene contenido.

2. Haga clic con el botón derecho en el objeto físico y seleccione el Realizar solicitudde biblioteca.Sugerencia: puede seleccionar y hacer clic con el botón derecho en varios objetosfísicos a la vez.

3. Rellene los campos según corresponda.Tabla 30, página 334 describe las propiedades que puedan necesitar explicaciónadicional, aparte de sus nombres de propiedad:


Registros

Tabla 30. Solicitudes de biblioteca


Fecha solicitada La recepción o envío de los elementossolicitados está previsto en el plazo de30 días a partir del día de la solicitud.Puede cambiar la configuraciónpredeterminada según sea necesario.El administrador de biblioteca puedecumplir o no la fecha solicitada.Aunque puede realizar una solicitudde biblioteca, el administrador debiblioteca decidirá si puede disponer deuno o varios de los objeto solicitados.

Preferencia de notificación Seleccione los medios preferidosde comunicación. El sistema no loutiliza aunque se ha diseñado para lacomunicación directa del administradorde biblioteca.

Opciones de envío Independientemente del botón deopción seleccionado para la opción deenvío, también puede seleccionar lacasilla de verificación para enviar todoslos elementos solicitados a la vez ylimitar la solicitud a un solo préstamo.

4. Haga clic en Terminar.Para ver sus solicitudes de biblioteca, asegúrese de que no hay ningún elementoseleccionado en el panel de contenido y haga clic enMostrar > Mis solicitudes.

Nota: Las solicitudes de biblioteca completadas se eliminan del sistema mediante untrabajo. Para obtener más información sobre el estado de una solicitud de biblioteca,consulte la Guía del usuario de Records Manager Administrator o la Guía del usuario deRetention Policy Services Administrator.


Capítulo 25Documentos virtuales


• Información general sobre los documentos virtuales, página 335• Crear un documento virtual, página 336• Ver la estructura de un documento virtual, página 336• Ver el contenido de documentos virtuales, página 337• Agregar descendientes a documentos virtuales, página 338• Reordenar los descendientes de documentos virtuales, página 340• Quitar descendientes de documentos virtuales, página 341• Especificar que una versión determinada de un descendiente siempre se utilice siempre, página

342• Establecer etiquetas de versión para documentos virtuales, página 342• Crear un archivo de documentos virtuales, página 343• Convertir documentos virtuales en documentos simples, página 344• Definir las preferencias de documentos virtuales, página 344

Información general sobre los documentosvirtuales

Un documento virtual es un archivo que contiene uno o más archivos anidados. Eldocumento virtual también se denomina documento padre y los archivos contenidos enél, descendientes o hijos.

Por ejemplo, puede crear un documento virtual para un libro y rellenar el documentovirtual con los archivos que conforman los capítulos del libro. Cada capítulo será unarchivo aparte anidado en el documento padre.

Los archivos anidados en un documento virtual también pueden ser documentosvirtuales a su vez. Esto conlleva que podrá tener varios niveles de anidamiento.


Documentos virtuales

Al retirar un documento virtual, puede seleccionar si desea retirar sólo el documentopadre o retirar el documento padre y sus descendientes.

Al visualizar un documento virtual, puede seleccionar si desea ver la estructura deldocumento o su contenido. Al ver su estructura, Virtual Document Manager (VDM) seabre para mostrar los descendientes del documento virtual.

Un documento virtual puede contener descendientes con distintos formatos de archivo.Por ejemplo, un archivo de Microsoft Word puede ser el archivo padre, y una hoja decálculo de Excel y una imagen TIFF sus descendientes.

Puede agregar, quitar y reorganizar los descendientes de un documento virtual. Losdocumentos virtuales se pueden volver a convertir en documentos simples que nocontengan descendientes.

Los documentos virtuales aparecen indicados por este icono:

Crear un documento virtualPara crear un documento virtual, puede convertir un documento simple en documentovirtual. Este documento pasará a ser el documento padre, al que puede agregardescendientes.

Para crear un documento virtual:1. Desplácese hasta el archivo que desea convertir y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento virtual.

3. Agregue descendientes, como se describe en Agregar descendientes a documentosvirtuales, página 338.

Ver la estructura de un documento virtualAl visualizar la estructura de un documento virtual, Virtual Document Manager (VDM)se abre para mostrar los descendientes del documento. En VDM, puede agregar, quitaro cambiar la ubicación de los descendientes en el documento virtual. Asimismo, esposible realizar operaciones estándar de archivo en los descendientes mediante losprocedimientos que se emplearían con cualquier archivo del repositorio.

Para ver la estructura de un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual.

2. Seleccione el documento virtual.



3. Seleccione Herramientas > Documento virtual > Ver documento virtual.

4. Para mostrar los descendientes en el panel de exploración, siga uno de estosprocedimientos:• Para mostrar el siguiente nivel de descendientes, haga clic en el signo más (+)

situado junto al documento virtual.

Cuando un descendiente sea en sí un documento virtual, haga clic en el signomás (+) para ver sus descendientes.

• Para mostrar todos los descendientes, seleccione el documento virtual y elijaVisualización > Expandir selección.

5. Para mostrar al mismo tiempo la estructura de directorios del repositorio y laestructura del documento virtual, seleccione Visualización > Mostrar todos.Para ocultar la estructura de directorios del repositorio, seleccione Visualización> Mostrar documento virtual.

Ver el contenido de documentos virtualesAl ver el contenido de un documento virtual, el contenido se abre en una aplicaciónde edición.

Si el repositorio incluye funcionalidad XML y va a ver un documento virtual basado enXML, puede ver tanto el padre como los descendientes en un único archivo de sólolectura. Si el documento virtual no tiene contenido, Virtual Document Manager (VDM)muestra automáticamente la estructura del documento virtual.

Para ver el contenido de un documento virtual en modo de sólo lectura:1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Abrir (sólo lectura).DCM realiza una acción de tres posibles, dependiendo de cómo estén definidaslas opciones de apertura en las preferencias de documentos virtuales, tal como seexplica en Definir las preferencias de documentos virtuales, página 344.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Si DCM muestra el contenido del documento, omita el resto de este

procedimiento.• Si DCM le solicita que seleccione entre el contenido y la estructura, elija Abrir el

contenido del documento y haga clic en Aceptar.• Si DCM muestra la estructura del documento a través de VDM (en lugar de

mostrar su contenido a través de una aplicación de edición), seleccione el nombredel documento dentro del encabezado de VDM y, a continuación, seleccioneArchivo > Abrir (sólo lectura).



Agregar descendientes a documentos virtualesPara agregar un descendiente, debe tener permisos adecuados para acceder al documentopadre. Puede agregar el mismo documento a un documento virtual más de una vez.

Para agregar un descendiente a un documento virtual:1. Siga uno de estos procedimientos:

• Para seleccionar el descendiente ahora, desplácese hasta él y agréguelo alPortapapeles.

• Para seleccionar el descendiente más adelante o para crear un nuevo archivocomo descendiente, omita este paso. Seleccionará el descendiente más adelanteen este procedimiento.

2. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura. Si precisa másinstrucciones sobre cómo examinar la estructura, consulte Ver la estructura de undocumento virtual, página 336.

3. Siga uno de estos procedimientos:• Para utilizar un descendiente del Portapapeles, seleccione Herramientas >

Documento Virtual > Agregar hijo > Desde el Portapapeles, después seleccioneel descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

• Para desplazarse hasta el descendiente en el repositorio, seleccioneHerramientas> Documento virtual > Agregar hijo > Desde selector de archivos, seleccioneal descendiente y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para conocer losprocedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro dediálogo de selección, página 171.

• Para crear un nuevo archivo que se utilice como descendiente, seleccioneHerramientas > Documento Virtual > Agregar hijo > Mediante Nuevodocumento.

Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, DCM lo retirará. Si elpadre deseado no es un documento virtual, el sistema convierte el documentoautomáticamente en un documento virtual.

4. Si decide crear un nuevo archivo para que se utilice como descendiente, cree elnuevo archivo utilizando el procedimiento estándar para crear un nuevo archivo. Encaso contrario, omita este paso.

5. Registre el documento padre de la siguiente manera:

a. Seleccione el documento padre.

b. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.


d. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.



El nuevo descendiente se agrega como último descendiente del documento padre.

Para agregar descendientes mediante la operación de arrastrar y colocar:1. Desplácese hasta el documento padre y vea su estructura en el panel de exploración.

2. En el panel de contenido o en una nueva ventana, desplácese a los archivos quedesea agregar como descendientes.Nota: Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.

3. Arrastre y coloque los archivos de Paso 2 en la ubicación adecuada en el documentopadre; para ello, coloque el puntero del ratón en la parte superior, inferior o centralde un descendiente existente, como se describe en Tabla 31, página 339.Aparecerá un menú de acceso directo.

4. En el menú de acceso directo, seleccione Agregar aquí.El archivo se agregará al documento padre. Si no ha seleccionado una ubicaciónespecífica dentro de los descendientes, el archivo se agregará como últimodescendiente del documento. Si el padre deseado no es un documento virtual, elsistema convierte el documento automáticamente en un documento virtual.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, DCM lo retirará.






Tabla 31. Colocación del puntero del ratón cuando se utiliza el método de arrastrar ycolocar en un documento virtual

Puntero del ratón Resultado

Coloque el ratón en una posición altasobre el archivo de destino, tal y como semuestra a continuación.

El archivo agregado se convierte en eldescendiente que va antes del archivo dedestino en el orden de descendientes.



Puntero del ratón Resultado

Coloque el ratón en una posición mediasobre el archivo de destino, tal y como semuestra a continuación.

El archivo agregado se convierte en undescendiente del archivo de destino. Siel archivo de destino es un documentosimple, DCM lo convierte en undocumento virtual.

Coloque el ratón en una posición bajasobre el archivo de destino, tal y como semuestra a continuación.

El archivo agregado se convierte en eldescendiente que va después del archivode destino en el orden de descendientes.

Reordenar los descendientes de documentosvirtuales

Para reordenar los descendientes de un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver

la estructura de un documento virtual, página 336.

2. Seleccione el documento padre.

3. Elija Herramientas > Documento virtual > Reordenar hijos.

4. Seleccione el descendiente.

5. Haga clic en Arriba o Abajo para subir o bajar el descendiente en la lista.

6. Repita el Paso 4 y el Paso 5 por cada descendiente que desee reordenar.

7. Haga clic en Aceptar.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, DCM lo retirará.

8. Seleccione el documento padre.

9. Elija Herramientas > Documento virtual > Guardar cambios.


11. Seleccione las opciones de registro y haga clic en Aceptar.



Para mover descendientes a otras ubicaciones de un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver


2. En el panel de árbol o en una nueva ventana, desplácese hasta el descendiente.Nota: Para abrir una nueva ventana, seleccione Herramientas > Nueva ventana.

3. Arrastre y coloque los descendientes en la ubicación adecuada del documentopadre; para ello, coloque el puntero en la parte superior, central o inferior de otrodescendiente, como se describe en Tabla 31, página 339.Aparecerá un menú de acceso directo.

4. En el menú de acceso directo, haga clic en Recolocar.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, DCM lo retirará.






Quitar descendientes de documentos virtualesAl quitar un descendiente del documento virtual, su documento padre se retiraráautomáticamente si el usuario no lo ha hecho aún. Quitar descendientes no implicaeliminar los archivos del repositorio. Tan sólo se eliminan de la estructura del documentovirtual.

Para quitar un descendiente de un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y vea su estructura, como se describe en Ver


2. Seleccione los descendientes que va a quitar.

3. Elija Herramientas > Documento virtual > Quitar hijo.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, DCM lo retirará.








Especificar que una versión determinada de undescendiente siempre se utilice siempre

Puede especificar que siempre se utilice una determinada versión de un descendientecuando se abra o se exporte un documento virtual. Normalmente, un documento virtualsiempre utiliza la versión ACTUAL de un descendiente. Pero puede definir una regla deenlace que especifique que se utilice otra versión.

Si falta la versión del descendiente, el documento virtual tendrá un enlace roto. En laspreferencias, puede elegir si Virtual Document Manager (VDM) mostrará u omitirá losenlaces rotos. Consulte Definir las preferencias de documentos virtuales, página 344.

Para especificar que siempre se utilice una determinada versión de undescendiente:1. Desplácese hasta un documento descendiente en un documento virtual y

selecciónelo. Para desplazarse, puede utilizar la vista de estructura del documentovirtual, tal y como se describe en Ver la estructura de un documento virtual, página336.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Fijar en versión.Si el documento padre aún no se ha retirado a su equipo, DCM lo retirará.

3. En el campo Usar siempre, seleccione la versión en la que fijar el documento virtual.







Establecer etiquetas de versión paradocumentos virtuales

Para definir una etiqueta de versión para un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.



2. Elija Herramientas > Documento virtual > Modificar etiquetas de versión.

3. Introduzca una etiqueta de versión.

4. Para aplicar la etiqueta de versión a todos los descendientes del documento virtual,marque la casilla de verificación Aplicar a los descendientes.


Crear un archivo de documentos virtualesEl archivado de un documento virtual se denomina instantánea.

Para ver una lista de las instantáneas creadas para un documento virtual:1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Instantáneas.

Para crear una instantánea:1. Desplácese hasta el documento virtual y selecciónelo.

2. Elija Herramientas > Documento virtual > Nueva instantánea.

3. En la ficha Crear, siga este procedimiento:

a. Escriba un nombre para la instantánea.

b. Seleccione una ubicación para la nueva instantánea.

c. Seleccione el tipo de instantánea.

d. Para inmovilizar la instantánea, asegúrese de que está activada la opciónInmovilizar instantánea. Debería estar activada de forma predeterminada.Al inmovilizar la instantánea, se garantiza que la versión inmovilizada deldocumento y la versión inmovilizada de cada descendiente no puede cambiarsesin crear una nueva versión.


5. Defina la información en el resto de fichas según corresponda. Si precisa másinformación sobre las funciones relacionadas con estas fichas, consulte el tema deesta guía que trata esas funciones.


Para inmovilizar o liberar una instantánea:1. Desplácese hasta la instantánea y selecciónela.



2. Seleccione una de estas opciones:• Herramientas > Documento virtual > Inmovilizar instantánea

Inmovilizar una instantánea bloquea a los usuarios de editar la versióninmovilizada del documento o la versión inmovilizada de cada descendiente.Cualquier cambio realizado por un usuario en el documento o en undescendiente sólo se puede guardar como una nueva versión del documento odescendiente.

• Herramientas > Documento virtual > Liberar instantánea

Liberar una instantánea permite de nuevo a los usuarios editar el documento ylos descendientes sin necesidad de versiones. Sin embargo, si un descendienteforma parte de varias instantáneas inmovilizadas, es necesario liberar todas lasinstantáneas para poder editar el descendiente.

Convertir documentos virtuales en documentossimples

Puede convertir un documento virtual en documento simple sólo si el documento virtualno tiene descendientes.

Para convertir un documento virtual en un documento simple:1. Desplácese hasta el documento virtual.

2. Si aún no lo ha hecho, quite todos los descendientes del documento virtual. ConsulteQuitar descendientes de documentos virtuales, página 341.

3. Seleccione el documento virtual.

4. Elija Herramientas > Documento virtual > Convertir en documento simple.

Definir las preferencias de documentosvirtuales

Para definir las preferencias de documentos virtuales:1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Documentos virtuales y rellene los campos de Tabla 32, página345.



Tabla 32. Preferencias de documento virtual


Opciones de apertura Permite seleccionar lo que sucederácuando abra un documento virtualal hacer clic en su nombre. Estapreferencia no se aplica si el documentovirtual ya se encuentra abierto enVirtual Document Manager (VDM):

• Ver estructura: Cuando haga clic enel nombre del documento virtual,aparecerá el primer nivel de archivosanidados.

• Ver contenido: Cuando haga clic enel nombre del documento virtual,aparecerá una copia de sólo lecturadel contenido.

• Preguntar siempre: Cuando haga clicen el nombre del documento virtual,se le solicitará que elija si deseamostrar la estructura o el contenidode sólo lectura.

Si el documento virtual notiene contenido, VDM muestraautomáticamente la estructura deldocumento virtual, con independenciade esta preferencia.

Enlaces Seleccione si desea que VDM muestrelos enlaces rotos. Un enlace estará rotosi VDM no puede encontrar la versióndel componente especificada por laregla de enlace de ese componente.




Copiar Permite seleccionar qué acción sedebe realizar cuando se copie undocumento virtual en el Portapapeles.Puede seleccionar una de las opcionessiguientes:

• Sólo raíz: Copia el contenido y laspropiedades únicamente del archivopadre.

• Raíz y descendientes: Copiael archivo padre y todos losdescendientes anidados en él,incluidos los descendientes de losdescendientes, y así sucesivamente.

• Raíz y enlace a descendientesexistentes: Copia el archivopadre y se crean referencias a losdescendientes.

• Preguntarme siempre: Solicita alusuario que seleccione lo que deseacopiar.

Retirar Permite seleccionar lo que ocurrirá alintentar retirar un elemento bloqueadopor otro usuario:

• Descargar como sólo lectura:Descarga una copia del elementocomo sólo lectura.

• Preguntarme siempre: Solicita alusuario que seleccione si deseadescargar como sólo lectura.



Capítulo 26Anotaciones en PDF

En este capítulo se incluyen las siguientes secciones:

• Información general acerca de las anotaciones PDF, página 347• Configurar los Servicios de anotación en PDF para que se abran al ver un PDF, página 348• Agregar comentarios a documentos PDF, página 348• Ver los comentarios de documentos PDF, página 349

Información general acerca de las anotacionesPDF

Si su organización ha instalado los Servicios de anotación en PDF de EMC Documentum,podrá almacenar en un repositorio comentarios creados en Adobe Acrobat o Reader. Sepueden ver e introducir directamente comentarios en los PDF desde DCM.

Los comentarios se asocian a una versión específica de un documento. Al crear unaversión de un documento, los comentarios de la versión anterior no migran a la nuevaversión.

Ejemplo: Si retira una versión 1.0 ACTUAL de un documento y, a continuación, otrousuario agrega comentarios al mismo, los comentarios se asociarán a la versión 1.0. Si, acontinuación, registra y cambia el número de versión a 1.1, cuando vea la versión 1.1ACTUAL, no verá los comentarios de la versión 1.0.

Para utilizar Servicios de anotación en PDF, debe configurar DCM de modo que abra losServicios de anotación en PDF al ver un PDF.


Anotaciones en PDF

Configurar los Servicios de anotación en PDFpara que se abran al ver un PDF

Para configurar los Servicios de anotación en PDF de modo que se abranal ver un PDF:1. Seleccione Herramientas > Preferencias.

2. Seleccione la ficha Formatos.

3. En la lista Elegir tipo de objeto, seleccione Documento (dm_document).

4. En la lista Formato primario del objeto, seleccione Acrobat PDF (pdf).

5. En la lista Aplicación de visualización, seleccione Comentario.

6. Si es necesario, repita del Paso 3 al Paso 5 para obtener documentos de otros formatos(como Microsoft Word). Si lo hace, no seleccione Acrobat PDF (pdf) en el Paso 4. Ensu lugar, seleccione el formato adecuado.

Agregar comentarios a documentos PDFPara agregar comentarios a un documento PDF:1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura).Se abrirá el PDF con sus comentarios en otra ventana, en modo de sólo lectura.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blancoadicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opcionesde Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese deque la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.

3. Para agregar comentarios, utilice los comandos de Acrobat apropiados. Si precisamás información, consulte la documentación de Acrobat.

4. Para guardar sus comentarios en el repositorio, haga clic en el botón Send andReceive Comments (Enviar y recibir comentarios) de Adobe.Los comentarios que se guardan en un repositorio tienen el formato .XFDF deAcrobat.


Anotaciones en PDF

Ver los comentarios de documentos PDFPara ver los comentarios de un documento PDF:1. Desplácese a un documento PDF.

2. Seleccione el documento y elija Archivo > Abrir (sólo lectura).Se abrirá el PDF en otra ventana con sus comentarios.Si utiliza Internet Explorer, el explorador también abrirá una página en blancoadicional. Para evitar esto, seleccione la opción de menú Herramientas > Opcionesde Internet de Internet Explorer, elija la ficha Opciones avanzadas y asegúrese deque la opción Iniciar accesos directos en ventanas ya abiertas esté seleccionada.


Anotaciones en PDF


Capítulo 27Relaciones

Una relación es una conexión entre dos elementos de un repositorio. Mediante las relaciones DCMpuede procesar los elementos juntos. Los usuarios también pueden utilizarlas para tener acceso adeterminados elementos accediendo primero a otros elementos relacionados. Por ejemplo, si variosrevisores han anotado un documento y cada anotación tiene una relación con el documento original,un usuario puede acceder a las anotaciones mediante la visualización de las relaciones del documento.

Para ver las relaciones de un elemento:1. Desplácese hasta el elemento y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Relaciones.

Para crear una relación entre dos elementos:1. Desplácese hasta el elemento que desea que sea el padre y selecciónelo.

2. Haga clic con el botón derecho en el elemento y seleccione Agregar relación.

3. En el área de selección, elija el elemento que se relacionará con este elemento y hagaclic en Aceptar. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar unelemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.


5. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.


Para crear una relación entre dos elementos con la operación de arrastrary colocar:1. Desplácese a uno de los elementos.

2. Si el otro elemento está en una ubicación diferente, abra una ventana del exploradoradicional seleccionando Herramientas > Nueva ventana y, a continuación,desplácese hasta el otro elemento.

3. Arrastre el elemento hijo y colóquelo en el elemento padre.


Relaciones

4. En la lista Relación, seleccione el tipo de relación.


Para quitar una relación entre dos elementos:1. Desplácese a uno de los dos elementos y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Relaciones.

3. Seleccione la relación que va a quitar.

4. Haga clic en Archivo > Quitar relación.



Capítulo 28Copias y transformaciones

En este capítulo se describe lo siguiente:

• Información general sobre copias y transformaciones, página 353• Ver una lista de las distintas copias de un archivo, página 354• Importar copias, página 354• Transformar documentos al formato PDF o HTML, página 355• Crear copias mediante transformaciones, página 355• Crear un archivo relacionado mediante transformación, página 357• Ver las propiedades de la transformación guardada, página 358• Quitar transformaciones guardadas, página 359

Información general sobre copias ytransformaciones

Una copia es una reproducción alternativa de un archivo o un archivo alternativo queestá asociado a un archivo original. Por ejemplo, puede tratarse de una copia de unaimagen con un formato diferente o con una resolución distinta.

Puede mostrar todas las copias de un archivo si selecciona las opciones de menúMostrar> Copias.

Puede crear copias fuera del repositorio e importarlas o generar copias dentro de DCMmediante transformaciones.

Las transformaciones le permiten transformar automáticamente la apariencia y elformato de un archivo existente para crear una nueva copia asociada al archivo original.

Al transformar un archivo, elegirá una tarea de transformación preestablecida eintroducirá todos los parámetros de transformación aplicables. Los perfiles detransformación disponibles para un archivo concreto dependen del formato del archivoy de los productos de EMC Documentum instalados y configurados para el repositorio.


Copias y transformaciones

Las transformaciones sólo pueden producirse en un elemento al mismo tiempo y seprocesan de forma asíncrona, lo que significa que puede que las copias y los elementostransformados no estén disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un fallo en una transformación, recibirá una notificación.

Al crear una versión de un archivo, sus copias, incluidas las copias en miniatura, noformarán parte de la nueva versión del archivo de forma automática. Si crea una versióndel archivo, las copias siguen igual que con la versión anterior. No obstante, DCM puedegenerar nuevas copias automáticamente al registrar y crear versiones de un archivo siasí lo selecciona al crear la copia. Consulte Crear copias mediante transformaciones,página 355 si precisa más información sobre la actualización automática de copiasal crear versiones.

Nota: Algunas funciones de copia y transformación sólo están disponible en losrepositorios que se configuran con los productos de Servicios de transformación decontenido de EMC Documentum. Sin la presencia de estos productos, es posibleque algunas funciones de copia y de transformación descritas en esta guía no esténdisponibles.

Nota: DCM no permite varias copias del mismo formato. Por tanto, en todas las nuevascopias creadas, DCM reemplaza las copias existentes del mismo formato. Por ejemplo,un documento de Microsoft Word sólo puede tener una copia de Acrobat PDF a la vez.

Ver una lista de las distintas copias de unarchivo

Para ver la lista de diferentes copias de un archivo:1. Desplácese hasta un archivo y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Copias.DCM muestra todas las copias del archivo.

Importar copiasPara importar un archivo fuera del repositorio para utilizarlo como unanueva copia de un archivo del repositorio existente1. Desplácese al archivo del que desee importar una copia y selecciónelo.

2. Seleccione Archivo > Importar copia.

3. En el campo Archivo para importar, especifique el archivo que desea importarPuede escribir la ruta del archivo o puede examinar y localizar el archivo.



4. En el campo Formato, seleccione el formato de archivo de la copia si el formatocorrecto no aparece automáticamente.

5. Haga clic en Aceptar.El archivo se importa como una copia de la copia principal.

Transformar documentos al formato PDF oHTML

DCM utiliza productos de Servicios de transformación de contenido de EMCDocumentum para ofrecer la funcionalidad de transformación de documentos enformatos PDF y HTML. Cuando se selecciona un documento para transformarloal formato PDF o HTML, la solicitud se envía a una cola en la que espera a que laprocese el producto Content Transformation Services. Se utilizarán los parámetrospredeterminados de transformación para ese tipo de documento. Cuando se completael procesamiento, se incluye un nuevo archivo, ya sea en formato PDF o HTML, en lalista de copias del original.

Puede que también sea posible, dependiendo de los productos de Documentum quetenga instalados en el sistema, transformar un documento al formato PDF o HTML conopciones. Consulte Crear copias mediante transformaciones, página 355 y Crear unarchivo relacionado mediante transformación, página 357 si precisa más información.

Para transformar un documento al formato PDF o HTML1. Desplácese hasta un documento que desee transformar a PDF o HTML y selecciónelo.

Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias sedescribe en Ver una lista de las distintas copias de un archivo, página 354).

2. SeleccioneHerramientas > Transformar > Copia PDF oHerramientas > Transformar> Copia HTML.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola adecuada para suprocesamiento y aparece en la lista de copias para el archivo padre cuando estáfinalizada.

Crear copias mediante transformacionesDCM utiliza los productos Servicios de transformación de contenido de EMCDocumentum para transformar un archivo utilizando un conjunto de propiedades a finde crear una nueva copia.



Las transformaciones para crear nuevas copias se producen en un elemento cadavez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significa que las nuevascopias pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando una transformación hayaterminado, o si se produce un error en una transformación, recibirá una notificaciónen la bandeja de entrada.

Precaución: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguienteestán disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos noes posible aplicar transformaciones. La disponibilidad de formato depende de losproductos Content Transformation Services instalados y a cualquier configuraciónespecial de su sistema.

Para crear una copia nueva mediante transformación1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear una nueva copia y

selecciónelo.Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias sedescribe en Ver una lista de las distintas copias de un archivo, página 354).

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos.

3. Aparecerá el asistente de transformación. Siga este procedimiento:

a. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.

b. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la informaciónnecesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic enSiguiente.

c. En la sección Guardar como, seleccione Crear una copia nueva y haga clic enSiguiente.

d. En la pantalla Definición de copia, complete los campos como sea necesario. Eneste momento, puede decidir guardar la transformación para que se realice cadavez que se cree una versión del archivo.

e. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic enSiguiente. De forma alternativa, si desea aplicar los parámetros seleccionadosa todos los archivos seleccionados para la transformación, o si ha seleccionadosólo un archivo para transformar, haga clic en Terminar.

La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola del servidoradecuado para su procesamiento. Cuando termina la transformación, se envía unanotificación a la bandeja de entrada.



Crear un archivo relacionado mediantetransformación

DCM utiliza los productos Servicios de transformación de contenido de EMCDocumentum para transformar un archivo utilizando un conjunto de propiedades a finde crear un nuevo archivo relacionado.

Las transformaciones para crear nuevos archivos relacionados se producen en unelemento cada vez y las solicitudes se procesan de forma asíncrona, lo que significaque los nuevos archivos pueden no estar disponibles inmediatamente. Cuando unatransformación haya terminado, o si se produce un error en una transformación, recibiráuna notificación en la bandeja de entrada.

Precaución: No todas las funciones que se mencionan en el procedimiento siguienteestán disponibles para todos los formatos de archivo y con algunos formatos noes posible aplicar transformaciones. La disponibilidad de formato depende de losproductos Content Transformation Services instalados y a cualquier configuraciónespecial de su sistema.

Para crear un nuevo archivo relacionado mediante transformación1. Desplácese hasta el archivo que desea transformar para crear un nuevo archivo

relacionado y selecciónelo.Nota: Puede transformar un archivo padre u otra copia. (La búsqueda de copias sedescribe en Ver una lista de las distintas copias de un archivo, página 354).

2. Seleccione Herramientas > Transformar > Más formatos.Aparecerá el asistente de transformación.

3. Seleccione un perfil de transformación y haga clic en Siguiente.

4. Si aparece la pantalla Detalles de la transformación, introduzca la informaciónnecesaria para definir los parámetros de la transformación y haga clic en Siguiente.

5. En la pantalla Guardar como, seleccione Crear un objeto nuevo y haga clic enSiguiente.

6. En la pantallaNueva definición de objeto puede introducir o aplicar las propiedadesde los nuevos archivos, como el nombre, el título, el conjunto de permisos, el ciclo devida y la ubicación. La única propiedad obligatoria es el nombre. En esta pantallatambién puede elegir si desea realizar esta transformación cada vez que se creenversiones de los nuevos archivos.Siga este procedimiento:

a. Introduzca un nombre para el nuevo archivo. El nombre de archivo se introducede forma predeterminada.



b. Si lo prefiere, introduzca un título para el archivo.

c. Si lo prefiere, seleccione un tipo de objeto alternativo para el archivo.

d. Haga clic en Editar para introducir un conjunto de permisos alternativo para elarchivo.

e. Para aplicar un ciclo de vida a los archivos, haga clic en Editar.

f. Seleccione una ubicación para el nuevo archivo. Tiene dos opciones:• Igual que el archivo padre

Coloque el nuevo archivo en el mismo archivador o ubicación de carpetaque el original.

• Nueva ubicación

Deberá seleccionar una nueva ubicación en una ventana de edición.g. Para realizar esta transformación cada vez que se cree una versión del archivo

original, haga clic en Guardar transformación.

7. Si ha seleccionado varios archivos para esta transformación, haga clic en Siguiente.De forma alternativa, si desea aplicar los parámetros seleccionados a todos losarchivos seleccionados para la transformación, o si ha seleccionado sólo un archivopara transformar, haga clic en Terminar.La solicitud de transformación se envía inmediatamente a la cola del servidoradecuado para su procesamiento. Cuando termina la transformación, se envía unanotificación a la bandeja de entrada.

Ver las propiedades de la transformaciónguardada

Una sección Propiedades de transformación aparece en el cuadro de diálogo Propiedadesde un archivo que tiene transformaciones guardadas. El almacenamiento de lastransformaciones se realiza cada vez que se crea una versión del archivo. Esta opciónse define al crear una copia nueva o un nuevo archivo relacionado a través de latransformación. La solicitud de transformación se almacena y relaciona con el archivode origen. Al crear una versión del archivo de origen, la transformación se aplicaautomáticamente a la nueva versión con los mismos parámetros que la transformaciónoriginal, y la solicitud de transformación se envía al servidor apropiado para suprocesamiento.

El panel Propiedades de transformación del cuadro de diálogo Propiedades muestratodas las transformaciones guardadas de un archivo que se aplicarán a un archivocuando se cree una versión de él. Seleccionando una transformación guardada de la



lista se abre la página de propiedades de la transformación con todos los parámetrosde la transformación guardada.

Para ver las propiedades de la transformación1. Desplácese hasta un elemento con propiedades de transformación y selecciónelo.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Transformación.Se abrirá la página Propiedades con la ficha Propiedades de transformaciónseleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento y seindicará el nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, el formatode salida y si el resultado es una copia o un objeto relacionado.

3. Seleccione el nombre de una transformación guardada en la lista para abrir laspropiedades de dicha transformación.

Quitar transformaciones guardadasEl almacenamiento de las transformaciones se realiza cada vez que se crea una versióndel archivo. Esta opción se define al crear una copia nueva o un nuevo objeto relacionadoa través de la transformación. La solicitud de transformación se almacena y relacionacon el archivo de origen. Al crear una versión del archivo de origen, la transformaciónse aplica automáticamente a la nueva versión con los mismos parámetros que latransformación original, y la solicitud de transformación se envía al servidor apropiadopara su procesamiento.

El panel Propiedades de transformación del cuadro de diálogo Propiedades muestratodas las transformaciones guardadas de un archivo que se aplicarán a un archivocuando se cree una versión de él.

Para dejar de aplicar las transformaciones automáticas cada vez que se cree una versióndel archivo, quite la solicitud de transformación de las propiedades de la transformación.Al hacer clic en el enlace de la transformación en la columna Nombre, se abre un cuadrode diálogo de propiedades en el que se muestran los parámetros de la transformación.Dichos parámetros se pueden utilizar para diferenciar las distintas transformacionesguardadas para un archivo que utilizan el mismo perfil de transformación.

Para quitar una transformación guardada1. Desplácese hasta el elemento para el que desea quitar las transformaciones

guardadas.

2. SeleccioneMostrar > Propiedades > Transformación.Se abrirá la página Propiedades con la ficha Propiedades de transformaciónseleccionada. Se mostrarán las transformaciones guardadas del elemento, indicando



el nombre y la descripción del perfil de transformación utilizado, el formato desalida y si el resultado es una copia o un objeto relacionado.

3. Seleccione el nombre de una transformación guardada en la lista para abrir laspropiedades de dicha transformación.El cuadro de diálogo de parámetros de la transformación se abre y muestra losparámetros seleccionados para la transformación guardada.

4. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Parámetros.

5. En la línea de la transformación guardada que desee quitar, seleccione Quitar.La transformación se quitará de la lista de transformaciones guardadas del archivo yno se volverá a ejecutar cuando se cree una versión del archivo.


Capítulo 29Programación


• Información general sobre programaciones, página 361• Crear una programación, página 362• Editar una programación existente, página 362• Editar reglas de programación, página 363• Reglas de programación, página 363• Quitar una programación de un elemento, página 367• Eliminar una programación, página 367• Programación de DCM Express, página 368

Información general sobre programacionesUna programación determina las opciones o acciones disponibles en una situacióndeterminada. Al crear una programación, se proporciona una manera de reducir lasopciones de pantalla a aquéllas que son relevantes para la tarea del usuario en unadeterminada situación.

Una programación se asigna a un elemento determinado o conjunto de elementos. Porejemplo, una programación se podría asignar a un grupo de usuarios determinado.O se podría asignar a un grupo de usuarios determinado en combinación con unadeterminada ubicación de carpeta. El elemento o conjunto de elementos se denominaalcance de la programación. El alcance asignado a cada programación debe ser único.

Una programación consta de una o varias reglas. Cada regla determina las opcioneso acciones disponibles dentro de un área funcional concreta. Por ejemplo, una reglapuede determinar los ciclos de vida disponibles, las acciones disponibles o el texto que serellena automáticamente disponible. Para ver una lista de las áreas funcionales para lasque puede crear reglas, consulte Reglas de programación, página 363:


Programación

Al crear una programación para una carpeta, las reglas no sólo se aplican a los archivosque se crean en la carpeta, sino también a los archivos que se importan en la carpeta. Porejemplo, después de importar un archivo a una carpeta a la que sólo se puede aplicarCiclo de vida A, el usuario no podrá aplicar Ciclo de vida B a ese archivo.

Las reglas de programación no se aplican a las subcarpetas.

El orden de prioridad predeterminado para aplicar programaciones es el siguiente:primero la programación para una ubicación, luego la programación para un usuario,después la programación para un rol y, por último, la programación para un tipo deobjeto. Estos métodos pueden variar en las instalaciones personalizadas.

Para acceder a las programaciones, desplácese hasta Administración/Programación.

Es importante tener en cuenta que las programaciones no se utilizan para proporcionarseguridad.

Crear una programaciónPara crear una nueva programación:1. Desplácese hasta Administración / Programación.

2. Seleccione Archivo > Nuevo > Programación.

3. Escriba un nombre para la programación.

4. Si lo desea, puede utilizar una programación existente como una plantilla para lanueva programación. Para utilizar una programación existente como plantillapara la nueva, haga clic en Seleccionar situado junto a la opción Iniciar con otraprogramación, seleccione la programación existente y haga clic en Aceptar.

5. Seleccione el tipo de elemento al que se aplicará la programación; para ello, hagaclic en Seleccionar situado junto al tipo de elemento, seleccione el elemento y hagaclic en Aceptar.

6. Elija si la nueva programación se aplica a todos los repositorios o simplemente alrepositorio actual.


8. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 363.

Editar una programación existentePara editar una programación:1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación.


Programación

2. Seleccione Archivo > Editar.

3. Para editar la ficha Reglas, consulte Editar reglas de programación, página 363.

Editar reglas de programaciónEn este procedimiento se presupone que ha abierto una programación creando unanueva programación o editando una existente.

Para editar las reglas de la programación:1. En la ficha Reglas, en el primer cuadro de lista, seleccione el tipo de regla. Para

obtener descripciones de las reglas consulte Reglas de programación, página 363.

2. En la lista Disponible, siga uno de estos procedimientos:• Para la regla Acciones: Seleccione la acción que desea excluir y haga clic en la

flecha para mover la selección al cuadro de lista Excluido. Para mostrar accionesadicionales, utilice los campos situados encima de la lista.

• Para la regla Atributos: Seleccione un tipo de objeto, seleccione una propiedad,especifique los valores que estarán disponibles como atributos automáticos paraesa propiedad y, a continuación, haga clic en Aplicar.

• Para la regla Exploración: Seleccione los nodos de repositorio disponiblescuando un usuario inicie sesión y, en el campo La sección empezará en,seleccione el nodo que será el primero en abrirse cuando el usuario inicie sesiónen un repositorio.

• Para todas las demás reglas: Seleccione el elemento al que desea proporcionaracceso y haga clic en la flecha para mover la selección al cuadro de listaSeleccionados. Para mostrar valores adicionales, utilice los campos situadosencima de la lista.

Las reglas que ha seleccionado para esta programación aparecen en el resumen enla parte inferior de la página.

3. Para seleccionar otra regla u otro valor de regla, vuelva a Paso 1.


Reglas de programaciónConsulte Tabla 33, página 364 para obtener una explicación de las funciones que puedeasignar a una programación.


Programación

Tabla 33. Reglas de programación

Regla de programación Descripción

Permisos Los conjuntos de permisos que se puedenasignar a un elemento.

Formatos Los formatos de archivo que se puedenasignar a archivos nuevos, importadoso registrados. Puede que también hayadisponibles formatos adicionales basadosen la extensión del archivo.

Tipos Los tipos de objetos de repositorio quese pueden asignar a archivos nuevos oimportados.

Cada elemento de un repositorio tiene untipo de objeto asociado. El tipo de objetodefine las características del elemento.Por ejemplo, hay un tipo de objetopara documentos, otro para carpetasy un tercero para mensajes de correoelectrónico. La organización puede crear,además, tipos de objeto personalizados.

Grupos Los filtros disponibles para restringir lalista de usuarios o grupos de una lista deselección para un conjunto de permisos oflujo rápido.

Flujos de trabajo Las plantillas disponibles para iniciar unnuevo flujo de trabajo.

Ciclos de vida Los ciclos de vida disponibles paraasignar al archivo. Tenga en cuenta quecuando un usuario asigna un ciclo vitala un archivo, la lista de ciclos vitalesdisponibles quizás se limite más por eltipo de objeto de archivo.

Plantillas Las plantillas disponibles para crearnuevos archivos. Tenga en cuentaque cuando un usuario selecciona unaplantilla para crear un nuevo archivo,la lista de plantillas quizás se limite máspor el tipo y formato del archivo que elusuario va a crear.


Programación


Acciones Los elementos de menú, botones deherramientas, enlaces de acciones ybotones de acciones disponibles.


Programación


Atributo Los valores predeterminados de unapropiedad cuando se crea o enlaza unarchivo. Esta configuración sigue estasreglas:

• Si una propiedad tiene un único valorque ya está definido, el valor existenteno se sustituye.

• Si la propiedad tiene varios valores, seagrega el valor especificado.

• Si el diccionario de datos no permite elvalor, éste no se define.Si el conjuntode valores de atributo automático yano está sincronizado con el diccionariode datos, el conjunto de valores deldiccionario de datos se presenta alusuario.

• Si esta configuración se aplica a unacarpeta, se aplica a todos los archivosimportados a ésta. Cuando se modificauna programación, los cambios sólo seaplican a los elementos recién creados.

• Si esta configuración se aplica a unusuario, rol o grupo, se aplica a todoslos archivos creados por ese usuario ousuarios de ese rol o grupo.

• Los siguientes atributos no puedentener valores preestablecidos:object_name, a_content_type y losatributos de sólo lectura. Si un atributoes de sólo lectura debido al ciclo devida y estado actuales del elemento,el valor del atributo automático no sedefine.

• Los atributos predefinidos se limitan aestos tipos: string, integer y double.

• Para la importación, si todos losvalores de atributo obligatorios losdefine la programación de atributoautomático, la importación se realizaen segundo plano después de que elusuario seleccione los archivos para suimportación.


Programación


Exploración Los nodos del repositorio disponibles.Esto sólo se aplica cuando la programaciónestá asignada a un usuario, grupo o rol. Alseleccionar esta regla, se eligen los nodosde repositorio disponibles y también sedesigna el nodo que será el primero enabrirse cuando un usuario inicie sesión.

Quitar una programación de un elementoPara quitar una programación de un elemento:1. Desplácese hasta Administración/Programación y seleccione la programación.

2. Seleccione Archivo > Editar.

3. Haga clic en Seleccionar junto al tipo de elemento al que se aplica la programación.

4. En el cuadro de diálogo de selección, borre el elemento seleccionándolo y haciendoclic en la flecha de eliminación.

Eliminar una programaciónAl eliminar una programación, se elimina de todos los elementos que la utilizan.

Para eliminar una programación:1. Desplácese hasta Administración / Programación.

2. Seleccione la programación.

3. Seleccione Archivo > Eliminar.

4. Para ver la información técnica, haga clic en Ayuda.

5. En el mensaje de advertencia, haga clic en Continuar.


Programación

Programación de DCM ExpressLa programación DCM Express controla el acceso al repositorio de los usuarios que tieneel rol express_user. La programación DCM Express está destinada a los usuarios quesólo necesitan un acceso limitado a los repositorios. Tabla 34, página 368 describe elacceso que concede la programación DCM Express.

Los administradores que pertenecen al rol dmc_wdk_presets_coordinator puedenmodificar la programación DCM Express. Para modificar la programación DCM Express,utilice el procedimiento habitual para editar una programación.

Tabla 34. Funciones del usuario limitado

Programación Valores

Formatos Ninguno | Texto | PDF | todos losformatos de MS Office

Tipos dm_document | dm_folder

Plantillas Muestra las plantillas correspondientes alos formatos

Acciones Documento: Transferencia de contenido,suscripciones, correo electrónico, flujorápido, propiedades, acciones delPortapapeles, crear, eliminarExcluido: relaciones, exportar a CSV,favoritos, notificaciones, acciones deciclo de vida y documentos virtuales,herramientas (la mayoría), nueva plantillade flujo de trabajo, sala, formulario,archivador

Ubicaciones Archivador inicial | Archivadores| Suscripciones | Archivos recientes |Bandeja de entrada (sin incluir Búsquedas,Categorías, Administración)


Capítulo 30Conjuntos de permisos


• Información general sobre los conjuntos de permisos, página 369• Permisos básicos, página 370• Permisos extendidos, página 370• Crear o editar un conjunto de permisos, página 371• Editar permisos, página 372

Información general sobre los conjuntos depermisos

Cada elemento del repositorio tiene asignado un conjunto de permisos que determinaquién puede acceder a éste. El conjunto de permisos enumera los usuarios y gruposque tienen acceso y especifica el nivel de acceso de cada uno, por ejemplo, un conjuntopodría dar permiso a un usuario sólo para ver un elemento, mientras que a otro le daríapermisos adicionales para editarlo y eliminarlo.

El conjunto de permisos especifica el nivel de acceso asignando a cada usuario o grupopermisos básicos y permisos extendidos. Para las descripciones consulte Permisosbásicos, página 370 y Permisos extendidos, página 370.

Al crear un nuevo elemento del repositorio, se elige el conjunto de permisos que seasignará al elemento. Si no elige un conjunto de permisos, DCM asigna automáticamenteel conjunto de permisos especificado como predeterminado en las propiedades deusuario.

Para acceder a los conjuntos de permisos, desplácese a Administración/Custom Settings(Configuración personalizada).


Conjuntos de permisos

Permisos básicosAl agregar un usuario o grupo a un conjunto de permisos, se asigna al usuario o grupouno de los niveles de permiso descritos en Tabla 35, página 370.

Tabla 35. Permisos básicos

Nivel de permiso Permisos

Ninguno No se permite acceder al elemento.

Examinar El usuario puede ver las propiedades perono el contenido del elemento.

Leer El usuario puede ver el contenido y laspropiedades del elemento.

Relacionar El usuario puede agregar anotaciones alelemento.

Versión El usuario puede modificar el contenidodel elemento, además de registrar unanueva versión de éste (con un nuevonúmero de versión). Sin embargo, nopuede sobrescribir versiones existentes delelemento ni modificar sus propiedades.

Escribir El usuario puede editar las propiedadesdel elemento y registrarlo manteniendo lamisma versión.

Eliminar El usuario puede eliminar artículos.

Permisos extendidosEs posible agregar uno o más permisos extendidos a un nivel de permiso básico de unconjunto de permisos de un usuario o grupo. Los permisos extendidos se describenen Tabla 36, página 371.



Tabla 36. Permisos extendidos

Permiso extendido Descripción

Ejecutar procedimiento El usuario puede cambiar al propietariode un elemento y puede ejecutarprocedimientos externos sobredeterminados tipos de elemento.

Cambiar ubicación El usuario puede mover el elemento.

Cambiar estado El usuario puede cambiar el estado delciclo de vida del elemento.

Cambiar permiso El usuario puede modificar los permisosdel elemento.

Cambiar propiedad El usuario puede cambiar el propietariodel elemento.

Eliminar extendido El usuario puede eliminar el elemento.

Crear o editar un conjunto de permisosPara crear o editar un conjunto de permisos:1. Desplácese hasta Administración / Seguridad.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo conjunto de permisos, seleccione Archivo > Nuevo > Nuevo

conjunto de permisos.• Para editar un conjunto de permisos existente, desplácese hasta el permiso y

selecciónelo. A continuación, seleccioneMostrar > Propiedades > Información.3. Introduzca o edite el nombre del conjunto de permisos.

4. Para cambiar quién posee el conjunto de permisos, haga clic en Seleccionarpropietario, seleccione el nuevo propietario y haga clic en Aceptar. Para conocer losprocedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogode selección, página 171.

5. En el campo Clase, seleccione una de las siguientes opciones:• Normal

El conjunto de permisos que sólo puede utilizar el usuario o el grupo que lo crea.Todos los usuarios o grupos del repositorio, excepto el propietario del mismo,pueden crear un conjunto de permisos normal.



• Público

El conjunto de permisos que puede utilizar cualquier usuario de un repositorio.Todos los usuarios o grupos del repositorio pueden crear un conjunto depermisos público. Sólo el propietario del conjunto de permisos, un superusuario,un administrador del sistema o el propietario del repositorio pueden modificar oeliminar conjuntos de permisos públicos. Si el propietario del repositorio es elpropietario de un determinado conjunto de permisos, se denomina conjunto depermisos del sistema.

6. Haga clic en Siguiente para abrir la ficha Permisos.De forma predeterminada, un conjunto de permisos incluye el usuario dm_ownery el grupo dm_world. El usuario dm_owner es el usuario que es propietario delconjunto de permisos. El grupo dm_world es el grupo que contiene a todos losusuarios del repositorio.

7. Para editar la ficha Permisos, consulte Editar permisos, página 372.

Editar permisosPara editar los permisos:1. Si ya está abierta la ficha Permisos, vaya a Paso 2. Si no ha accedido a la ficha

Permisos, seleccione un archivo o conjunto de permisos y después elijaMostrar >Propiedades > Permisos.Sugerencia: Puede editar a la vez permisos de varios elementos si selecciona varioselementos y eligeMostrar > Propiedades > Permisos. En tal caso, la ficha Permisossólo muestra los valores que son comunes a todos los elementos seleccionados.

2. Para asignar un conjunto de permisos diferente, haga clic en Seleccionar, elija elconjunto de permisos y haga clic en Aceptar. Para conocer los procedimientosdetallados, consulte Buscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección,página 171.

3. Para cambiar los niveles de permiso asignados, haga lo siguiente en el área Permisosadicionales o Permisos comunes adicionales (dependiendo de cuál se muestre):

a. Para agregar usuarios o grupos y asignarles permisos, haga clic en Agregar,seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.

b. Para editar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.

c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso de cada usuario ogrupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consulte Permisosbásicos, página 370.



d. En la lista Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos que otorgaráal usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos extendidos,consulte Permisos extendidos, página 370.

e. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:

— Ha seleccionado sólo un usuario o grupo.

— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismonivel a todos los demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles acada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c.

f. Para realizar más cambios en los niveles de permiso, repita del Paso a al Paso e.

g. Para quitar usuarios o grupos del conjunto de permisos, selecciónelos y hagaclic en Quitar.

4. Para restringir el acceso de los usuarios o grupos a los repositorios donde estáhabilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Restricciones oRestricciones comunes (dependiendo de cuál se muestre):

a. Para agregar restricciones a usuarios o grupos adicionales, haga clic en Agregar,seleccione los usuarios o los grupos y haga clic en Aceptar. Diríjase al Paso c.

b. Para editar restricciones de usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.Si se muestran conflictos de validación, siga uno de estos procedimientos:• Si desea continuar a pesar de los conflictos, haga clic en Aceptar.• Si desea solucionar los conflictos, haga clic en Cancelar y seleccione nuevos

usuarios o grupos.c. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al

usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consultePermisos básicos, página 370.

d. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos quedenegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisosextendidos, consulte Permisos extendidos, página 370.

e. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:


— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar las mismasrestricciones a todos los demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintasrestricciones a cada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso c.

f. Para realizar más cambios a las restricciones, repita estos subpasos.



g. Para quitar restricciones a usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar.

5. Para editar los grupos o los conjuntos de grupos necesarios en los repositorios dondeestá habilitado Trusted Content Services, haga lo siguiente en el área Permisosavanzados:

a. En el área Grupos requeridos o Conjunto de grupos requeridos, siga uno deestos procedimientos:• Para agregar usuarios o grupos, haga clic en Agregar, seleccione los usuarios

o los grupos y haga clic en Aceptar.• Para editar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Editar.• Para quitar usuarios o grupos, selecciónelos y haga clic en Quitar. Diríjase

al Paso e.b. En la lista Permisos básicos, seleccione el nivel de permiso que denegará al

usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisos básicos, consultePermisos básicos, página 370.

c. En el área Permisos extendidos, seleccione los permisos extendidos quedenegará al usuario o grupo. Para obtener descripciones de los permisosextendidos, consulte Permisos extendidos, página 370.

d. Siga uno de estos procedimientos:• Si ha realizado alguno, haga clic en Terminar:


— Ha seleccionado varios usuarios o grupos pero va a aplicar el mismonivel a todos los demás.

• Si ha seleccionado varios usuarios o grupos y va a aplicar distintos niveles acada uno, haga clic en Siguiente y vuelva al Paso b.

e. Para realizar más cambios en grupos o conjuntos de grupos requeridos, repitaestos subpasos.

6. Cuando haya terminado de editar los permisos, siga uno de estos procedimientos:• Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.• Para ir a otra ficha, haga clic en la ficha.


Capítulo 31Usuarios, grupos y roles


• Usuarios, página 375• Grupos, página 384• Roles, página 389

UsuariosEn esta sección se describe:

• Localizar a un usuario, página 375• Crear o editar un usuario, página 376• Propiedades de usuario, página 376• Importar usuarios a partir de la información contenida en un archivo de entrada,

página 379• Activar o desactivar usuarios, página 382• Cambiar el repositorio inicial de un usuario, página 382• Ver los grupos a los que pertenece un usuario, página 382• Reasignar elementos de un usuario a otro, página 383• Eliminar un usuario, página 383• Ver registros de administración de usuarios, página 384

Localizar a un usuarioPara localizar a un usuario:1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.


Usuarios, grupos y roles

2. Siga uno de estos procedimientos:• Haga clic enMostrar todos los usuarios.• En uno o varios campos de búsqueda, especifique la información sobre el usuario

y, a continuación, hace clic en Buscar.Aparecerá una lista de usuarios.Sugerencia: para mostrar de nuevo los campos de búsqueda, haga clic enMásopciones.

3. Localice al usuario en la lista utilizando la exploración estándar. Si precisainstrucciones, consulte Explorar repositorios, página 168.

Crear o editar un usuario

Debe tener los privilegios adecuados para crear o editar usuarios.

• Si el servidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberátener una cuenta en el host del servidor.

• Si crea usuarios que los va a gestionar un servidor LDAP, las propiedadesuser_login_name y user_name del objeto dm_user deberán tener valores únicos, nonulos, y la propiedad user_address del objeto dm_user deberá tener un valor no nulo.

Para crear o editar usuarios:1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo usuario, seleccione Archivo > Nuevo > Usuario.• Para editar un usuario existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija

Mostrar > Propiedades > Información. Para obtener instrucciones sobre cómolocalizar un usuario, consulte Localizar a un usuario, página 375.

3. Especifique valores para definir el nuevo usuario. Para obtener una explicación delas propiedades de usuario, consulte Propiedades de usuario, página 376.


Propiedades de usuario

Consulte Tabla 37, página 377 para obtener una descripción de las propiedades deusuario que requieran una explicación adicional además de los nombres de campo.



Tabla 37. Propiedades de usuario

Campo Descripción

Estado Determina si el usuario puede conectarseal repositorio. Los usuarios activospueden conectarse al repositorio. Unusuario inactivo no puede.

Nombre Determina el nombre del usuario cuandoaparece en el archivador inicial delusuario y en los elementos que el usuariocrea o modifica.

Nombre de inicio de sesión del usuario Determina el nombre con el que el usuarioinicia sesión en el repositorio.

Origen de usuario Origen de autenticación. SeleccioneNinguno si el usuario se autentica en undominio de Windows o el usuario tieneuna cuenta en el host de Content Server yes autenticado por el sistema operativo.

Dirección de correo electrónico Dirección a la que se enviarán lasnotificaciones correspondientes a tareasde flujo de trabajo y eventos registrados.

Nombre de SO de usuario El nombre de inicio de sesión paraautenticar al usuario en un sistemaoperativo o en un servidor LDAP.

Dominio de Windows Establece el dominio de Windows delusuario, que se utilizará si el repositorioestá en un host de Windows o en un hostde Unix con un mapa de dominio para laautenticación de dominios de Windows.

Repositorio inicial El repositorio donde el usuario recibenotificaciones y tareas.

Restringir acceso de carpeta a Restringe el acceso del repositorio delusuario a las ubicaciones del repositoriodeterminadas.

Carpeta predeterminada Ubicación predeterminada paraalmacenar los elementos que crea elusuario.

Grupo predeterminado Grupo asignado a los elementos que creael usuario.



Campo Descripción

Conjunto de permisos predeterminado Conjunto de permisos asignado a loselementos que crea el usuario.

Nombre de base de datos Nombre del usuario en un RDBMS. Seutiliza si el usuario es propietario delrepositorio o registra las tablas RDBMS.

Privilegios Este campo autoriza al usuario a realizarciertas actividades.

Cuando se configura, si otorga privilegiosde superusuario a un usuario despuésde instalar o actualizar un repositorio,o bien tras ejecutar manualmente lasecuencia de comandos toolset.ebs,agregue dicho usuario manualmente algrupo denominado admingroup.

Si revoca los privilegios de superusuariode un usuario, quítelo del grupoadmingroup.

Conjunto de alias Conjunto de alias predeterminado delusuario.

Flujo de trabajo desactivado Indica que el usuario no está disponiblepara recibir las tareas de flujo de trabajo.



Campo Descripción

Propagar cambio a los miembros Si va a crear un usuario global, esta opciónpropaga sus cambios a los miembrosde la federación de repositorios. Unusuario global es un usuario que seencuentra en todos los miembros de unafederación de repositorios y cuyos valoresde propiedades son los mismos en todoslos repositorios. Los usuarios globalesse gestionan a través del repositoriocontrolador. Los usuarios globalestambién pueden tener propiedadeslocales, que pueden modificarse en unrepositorio local.

Si precisa más información, consultela Guía del usuario de DocumentumAdministrator.

Desactivar comprobación de fallo deautenticación

Permite al usuario más intentos de iniciode sesión que el límite establecido en elobjeto Configuración del repositorio.

Importar usuarios a partir de la información contenidaen un archivo de entrada

Para importar un usuario de información incluida en un archivo de entrada:1. Determine qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si el servidor autentica a

los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener una cuenta en elhost del servidor antes de crear los usuarios.

2. Cree el archivo de entrada. Consulte Archivo de entrada para nuevos usuarios,página 380.

3. En DCM, siga este procedimiento:

a. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.

b. Haga clic en Archivo > Importar usuario.

c. En el campo Ruta de archivo de entrada, haga clic en Examinar y seleccione laubicación del archivo de entrada para crear los nuevos usuarios.

d. Especifique otros valores que se apliquen a todos los usuarios que va aimportar. Los valores especificados en el archivo de entrada anulan los valores



especificados en esta página. Para obtener una explicación de las propiedades deusuario, consulte Propiedades de usuario, página 376.

e. Haga clic en Terminar.

Archivo de entrada para nuevos usuarios

Puede importar usuarios desde información incluida en un archivo de entrada.

Antes de crear los usuarios, averigüe qué tipo de autenticación utiliza el repositorio. Si elservidor autentica a los usuarios con el sistema operativo, cada usuario deberá tener unacuenta en el host del servidor.

Si el servidor utiliza un servidor de directorio LDAP para la autenticación de usuarios,los usuarios no necesitarán tener cuentas del sistema operativo.

Si especifica los atributos user_group (el grupo predeterminado del usuario) y acl_name(el conjunto de permisos predeterminado del usuario), los grupos y conjuntos depermisos deben existir antes de que importe los usuarios.

Si va a crear un usuario que se autentica mediante una contraseña almacenada en elrepositorio, la contraseña no se podrá asignar en el archivo de entrada. Tendrá queasignar la contraseña manualmente.

Cada usuario que vaya a importarse comienza con el encabezado object_type:dm_user.A continuación del encabezado, introduzca una lista de combinacionesattribute_name:attribute_value. Los atributos user_name y user_os_name son necesarios.Además, se asignan los valores predeterminados de Tabla 38, página 380 cuando seimporta el archivo:

Tabla 38. Valores predeterminados para nuevos usuarios

Argumento Predeterminado

user_login_name nombre de usuario

privileges 0 (ninguno)

carpeta /nombre de usuario

group docu

client_capability 1

Cada combinación de nombre_atributo:valor_atributo debe estar en una nueva línea. Porejemplo:object_type:dm_useruser_name:Silvia Morenauser_group:accountingacl_domain:morena



acl_name:LCA predeterminada de usuario globalobject_type:dm_useruser_name:Juan Santos

Si el archivo contiene diéresis, tildes u otros caracteres extendidos, almacénelo comoun archivo UTF-8; de lo contrario, los usuarios cuyos nombres contengan caracteresextendidos no se importarán.

Los atributos que puede definir desde el archivo de entrada son:user_nameuser_os_nameuser_os_domainuser_login_nameuser_login_domainuser_passworduser_addressuser_db_nameuser_group_nameuser_privileges (set to integer value)default_folderuser_db_namedescriptionacl_domainacl_nameuser_source (set to integer value)home_docbaseuser_state (set to integer value)client_capability (set to integer value)globally_managed (set to T or F)alias_set_id (set to an object ID)workflow_disabled (set to T or F)user_xprivileges (set to integer value)failed_auth_attempt (set to integer value)

Puede especificar tantos de estos atributos como desee, pero los nombres de atributo(attribute_names) deben coincidir con los atributos reales del tipo.

Los atributos se pueden incluir en cualquier orden detrás de la primera línea(object_type:dm_user). Los atributos booleanos se especifican mediante T (de true[verdadero]) o F (de false [falso]). No se aprueba el uso de true, false, 1 ó 0.

Todos los conjuntos de permisos que identifique mediante acl_domain y acl_name debenexistir antes de ejecutar el archivo para importar los usuarios. Asimismo, las LCA debenrepresentar conjuntos de permisos del sistema. No pueden representar conjuntos depermisos privados.

Cualquier grupo que identifique mediante user_group_name debe existir antes deejecutar el archivo para importar los usuarios.

Content Server creará la carpeta predeterminada para cada usuario si aún no existiera.



Activar o desactivar usuariosPara convertir un usuario en activo o inactivo:1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un

usuario, página 375.


3. Para activar un usuario, haga clic en Activo.

4. Para desactivar un usuario, haga clic en Inactivo.


Cambiar el repositorio inicial de un usuario

El repositorio inicial es donde el usuario recibe tareas y notificaciones de la Bandeja deentrada.

Para cambiar el repositorio inicial de un usuario:1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un


2. Haga clic en Herramientas > Cambiar repositorio inicial.

3. Seleccione el nuevo repositorio inicial.

4. Seleccione cuándo se debe ejecutar el trabajo que asigna el nuevo repositorio inicial.


Ver los grupos a los que pertenece un usuarioPara ver los grupos a los que pertenece un usuario:1. Busque y seleccione el usuario. Si precisa instrucciones, consulte Localizar a un


2. SeleccioneMostrar > Ubicaciones.



Reasignar elementos de un usuario a otro

Este procedimiento resulta útil si elimina un usuario del repositorio y desea reasignar losarchivos y objetos del usuario a otro usuario.

Para reasignar los elementos de un usuario a otro usuario:1. Busque y seleccione el usuario. Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un

usuario, consulte Localizar a un usuario, página 375.

2. Haga clic en Herramientas > Reasignar usuario.

3. Haga clic en Seleccionar usuario y seleccione el nuevo usuario al que desea reasignarelementos. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elementoen un cuadro de diálogo de selección, página 171.

4. Complete los campos restantes:• Ejecutar el trabajo Cambiar nombre

Indique si los elementos se van a reasignar inmediatamente.• Objetos retirados

Indique si se van a desbloquear los elementos que el usuario anterior habíabloqueado.


Eliminar un usuario

EMC Documentum recomienda encarecidamente convertir a los usuarios en inactivosen lugar de eliminarlos del repositorio.

Es importante saber que si elimina un usuario, el servidor de contenido no eliminalas referencias a ese usuario en otros objetos del repositorio, como grupos y conjuntosde permisos. Esto significa que si elimina un usuario, debe realizar alguno de estosprocedimientos:

• Reasigne los objetos del usuario a otro usuario. Consulte Reasignar elementos deun usuario a otro, página 383.

• Cree un usuario con el mismo nombre. Si crea un usuario con el mismo nombre,el nuevo usuario hereda los permisos de los objetos y la pertenencia a grupos delusuario eliminado.

No puede eliminar el propietario del repositorio, el propietario de la instalación oeliminarse a sí mismo.



Ver registros de administración de usuariosPara ver los registros del usuario:1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Usuarios.

2. Seleccione una de estas opciones:• Mostrar > Registros de reasignación• Mostrar > Registros de cambios del repositorio inicial

GruposUn grupo es una colección de usuarios, otros grupos y roles. Un grupo puede serpropietario de objetos del sistema y conjuntos de permisos. De forma predeterminada, elpropietario del grupo es el usuario que lo creó.

Para buscar grupos, desplácese hasta Administración / Administración de usuarios /Grupos.

Para abrir un grupo, haga doble clic en él.


• Crear o editar un grupo, página 384• Propiedades de grupo, página 385• Agregar o quitar miembros de un grupo, página 388• Reasignar elementos de un grupo a otro, página 388• Ver los grupos a los que pertenece un grupo, página 389• Eliminar un grupo, página 389

Crear o editar un grupo

Para crear o modificar un grupo, debe tener los privilegios adecuados. Consulte Tabla39, página 385.



Tabla 39. Privilegios de grupos

Privilegio Descripción

Crear grupo Puede crear un grupo en el que usted seael propietario.

Puede modificar los grupos a los quepertenece.

Administrador del sistema Puede modificar cualquier grupo.

Superusuario Puede crear un grupo y asignar unusuario diferente como propietario.

Para crear o editar un grupo:1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Grupos.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo grupo, seleccione Archivo > Nuevo > Grupo.• Para editar un grupo existente, localícelo y selecciónelo y, a continuación, elija

Mostrar > Propiedades > Información.

Para obtener instrucciones sobre cómo localizar un grupo, consulte Grupos,página 384.

3. Escriba la información adecuada para definir el grupo. Para obtener una explicaciónde las propiedades de los grupos, consulte Propiedades de grupo, página 385.


Propiedades de grupo

Consulte Tabla 40, página 385 para obtener una descripción de los campos que requieranuna explicación adicional además de los nombres de campo.

Tabla 40. Propiedades de grupo

Campo Descripción

Nombre Nombre del grupo. El nombre debeestar formado por caracteres que seancompatibles con la página de códigos delSO del servidor de Content Server.



Campo Descripción

Sala nativa de grupos Disponible en repositorios con losservicios de colaboración habilitados.Si selecciona una sala, el grupo seconsiderará como privado en la sala.

Clase Este campo distingue entre los grupos yroles. Seleccione Grupo.

El servidor no aplica el valor de estapropiedad ni la define con otro valor queno sea el de grupo.

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico del grupo.Ésta es normalmente la dirección decorreo electrónico del propietario delgrupo. Si no se introduce ningún valoren este campo, se utilizará de formapredeterminada el nombre del grupocomo su dirección de correo electrónico.

Propietario Propietario del grupo. El usuario queselecciona tiene el privilegio Crear grupo.Si es un superusuario, podrá seleccionarel propietario. De lo contrario, podrádefinir este campo como un grupo del quees miembro.

Administrador Administrador del grupo. Eladministrador puede modificar elgrupo. Si el valor es nulo, sólo unsuperusuario y el propietario del grupopodrán modificar el grupo.

Conjunto de alias Conjunto de alias para el grupo.

Grupo global Si está conectado al repositoriocontrolador de una federación, estoconvierte el grupo en un grupo global.



Campo Descripción

Grupo privado Convierte al grupo en un grupo privado.En caso contrario, el grupo es público.De forma predeterminada, los gruposcreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Grupo dinámico Convierte el grupo en un grupo dinámico.Un grupo dinámico es un grupocompuesto por miembros potenciales,cualquiera de los cuales puede convertirseen miembro real en tiempo de ejecución.

La opción de pertenencia predeterminadapara un grupo dinámico es Tratarusuarios como no miembros. Estosignifica que, en tiempo de ejecución, losmiembros potenciales no se conviertenautomáticamente en miembros reales.

Sin embargo, en tiempo de ejecución,la aplicación desde la que un usuarioaccede al repositorio puede solicitar que elusuario se convierta en un miembro real.

Puede utilizar los grupos dinámicos paramodificar la seguridad basada en roles.Por ejemplo, supongamos que define ungrupo dinámico denominado AdmIngen.El comportamiento predeterminado depertenencia es dar por supuesto que losusuarios no son miembros del grupo. Elgrupo tiene privilegios para cambiar lapertenencia y los permisos. Si un usuariodel grupo accede al repositorio desdeuna aplicación segura, dicha aplicaciónpuede emitir una llamada de sesión paraagregarlo al grupo. Si el usuario accedeal repositorio desde fuera del servidorde seguridad o desde una aplicación noaprobada, no se emite ninguna llamadade sesión y Content Server no trata alusuario como un miembro del grupo. Elusuario no puede ejercer los permisospara cambiar la pertenencia o los permisosdel grupo.



Agregar o quitar miembros de un grupoPara agregar o quitar miembros:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y haga doble

clic en el grupo.

2. Para agregar miembros:

a. Seleccione Archivo > Agregar miembros.

b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.


3. Para quitar un miembro:

a. Seleccione el miembro.

b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros.

Reasignar elementos de un grupo a otroPara reasignar los elementos de un grupo a otro grupo:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione

el grupo.

2. Seleccione Herramientas > Reasignar.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo grupo al que va a asignar loselementos. Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elementoen un cuadro de diálogo de selección, página 171.







Ver los grupos a los que pertenece un grupoPara ver los grupos a los que pertenece un grupo:1. Desplácese a Administración / Administración de usuarios / Grupos y seleccione

el grupo.


Eliminar un grupo

EMC Documentum recomienda no eliminar grupos. En su lugar, quite todos losmiembros del grupo y manténgalo en el repositorio.

RolesUn rol es un grupo que contiene las tareas asignadas a los usuarios y grupos en undominio de la aplicación cliente.

Para buscar roles, desplácese hasta Administración / Administración de usuarios /Roles.

Nota: Un rol creado como un dominio se muestra en la lista de grupos y no en la listade roles.

Para abrir el rol, haga doble clic en él.


• Crear o editar un rol, página 389• Propiedades de rol, página 390• Agregar o quitar miembros de un rol, página 391• Reasignar elementos de un rol a otro, página 392• Ver los grupos a los que pertenece un rol, página 392• Eliminar un rol, página 392

Crear o editar un rol

Nota: Si crea un rol como dominio, dicho rol aparecerá en la lista de grupos, pero noen la de roles.



Para crear o editar un rol:1. Desplácese hasta Administración/Administración de usuarios/Roles.

2. Siga uno de estos procedimientos:• Para crear un nuevo rol, seleccione Archivo > Nuevo > Rol.• Para editar un rol existente, localícelo y selecciónelo y ,a continuación, elija

Mostrar > Propiedades > Información.3. Especifique valores para definir el rol. Si precisa información detallada sobre las

propiedades, consulte Propiedades de rol, página 390.


Propiedades de rol

Consulte Tabla 41, página 390 para obtener una descripción de los campos que requieranuna explicación adicional además de los nombres de campo.

Tabla 41. Propiedades de rol

Campo Descripción

Clase Seleccione Rol. Esto permite a susaplicaciones distinguir entre los grupos ylos roles. El servidor no aplica el valor deesta propiedad ni la define con otro valorque no sea el de grupo.

Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico delpropietario del rol. Si no se introduceningún valor, se utilizará de formapredeterminada el nombre del rol comosu dirección de correo electrónico.

Propietario El propietario puede modificar el rol.

Administrador Usuario o grupo, además de unsuperusuario o el propietario del rol, quepuede modificar el rol. Si el valor es nulo,sólo un superusuario y el propietario delrol podrán modificar el rol.



Campo Descripción

Grupo privado Crea el rol como un rol privado. Encaso contrario, el rol es un rol público.De forma predeterminada, los rolescreados por usuarios con privilegios deadministrador del sistema o superusuarioson públicos, mientras que los creadospor usuarios con un nivel de privilegiosinferior son privados.

Crear rol como dominio Si crea un rol como dominio, dicho rolaparecerá en la lista de grupos, pero no enla de roles.

Grupo dinámico Crea el rol como un grupo dinámico.Para obtener más información sobre losgrupos dinámicos, consulte Propiedadesde grupo, página 385.

Agregar o quitar miembros de un rolPara agregar o quitar miembros:1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y haga

doble clic en el rol.

2. Para agregar miembros:

a. Seleccione Archivo > Agregar miembros.

b. Seleccione los miembros. Para conocer los procedimientos detallados, consulteBuscar un elemento en un cuadro de diálogo de selección, página 171.


3. Para quitar un miembro:

a. Seleccione el miembro.

b. Haga clic en Archivo > Quitar miembros.



Reasignar elementos de un rol a otroPara reasignar los elementos de un rol a otro rol:1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione

el rol.

2. Haga clic en Herramientas > Reasignar.

3. Haga clic en Seleccionar y seleccione el nuevo rol al que va a asignar los elementos.Para conocer los procedimientos detallados, consulte Buscar un elemento en uncuadro de diálogo de selección, página 171.





Ver los grupos a los que pertenece un rolPara ver los grupos a los que pertenece un rol:1. Desplácese hasta Administración / Administración de usuarios / Roles y seleccione

el rol.


Eliminar un rol

EMC Documentum recomienda no eliminar roles. En su lugar, quite todos los miembrosdel rol y manténgalo en el repositorio.


Apéndice A

Accesos directos del teclado paralos sistemas operativos MicrosoftWindows y Mac

Puede utilizar los métodos abreviados de teclado para seleccionar menús y botones utilizando elteclado en lugar del ratón. En Tabla 42, página 393 se describen los métodos abreviados de tecladopredeterminados. Estos métodos pueden variar en las instalaciones personalizadas.

Tabla 42. Accesos directos del teclado

AcciónAcceso directo de MicrosoftWindows Acceso directo de Mac OS

Crear un nuevo documento Mayús+N Mayús+N

Retirar O O

Editar E E

Registrar I I

Mostrar V V

Abrir en modo de sólo lectura Introducir Introducir

Ver propiedades P P

Importar Mayús+I Mayús+I

Exportar Mayús+E Mayús+E

Guardar como Como Como

Buscar Mayús+S Mayús+S

Suscribir U U

Agregar al Portapapeles Mayús+C Mayús+A

Copiar aquí Mayús+V Mayús+C


Accesos directos del teclado para los sistemas operativos Microsoft Windows y Mac


Mover aquí Mayús+M Mayús+M

Enlazar aquí Mayús+L Mayús+L

Eliminar Eliminar Eliminar

Iniciar un flujo rápido Q Q

Aplicar un ciclo de vida a undocumento

L L

Enviar un documento a supróximo estado del ciclo devida

R R

Devolver un documento alestado anterior del ciclo de vida

D D

Declarar un registro Mayús+R Mayús+R

Crear una discusión Mayús+U Mayús+U

Convertir un documentosencillo en un documentovirtual

Mayús+T Mayús+V

Correo electrónico M M

Seleccionar todos los elementosen la página

Ctrl+A Comando+A

Seleccionar el siguienteelemento

Flecha derecha Flecha derecha

Seleccionar el elemento anterior Flecha izquierda Flecha izquierda

Seleccionar el elemento dearriba

Flecha arriba Flecha arriba

Seleccionar el elemento deabajo

Flecha abajo Flecha abajo

Ir al campo o al botón siguiente Ficha Ficha

Ir al campo o al botón anterior Mayús+Tab Mayús+Tab




Ayuda Mayús+H Mayús+H

Cerrar sesión Mayús+O Mayús+O


Índice

Aaccesos directos

a elementos de otros repositorios, 197archivos utilizados

recientemente, 189enlaces, 196suscripciones, 200

Administración de colas de trabajos, 257,264, 266, 272 a 276

administradores de usuarioscrear nuevo usuario, 315en servicios de colaboración, 315ocultar usuarios, 317

Administradores de usuarioscarpetas restringidas, 318modificar usuarios, 317

Advanced Document TransformationServices, 353

agentes de conexiónseleccionar, 167

agregadosver, 343

Consulte también instantáneasAgregar repositorio, opción

iniciar sesión en nuevosrepositorios, 167

alertasen bandeja de entrada, 236

Consulte también notificacionesanexos

abiertos, 206copia, 206editar copia, 206localizar, 207ver, 204

aplicaciones empresarialescrear, 83eliminar, 89temas, 83ver o modificar, 89

archivadorcrear, 181

archivador inicial, 26, 168archivadores

historiales, 182propiedades, 181

archivo csvexportar a, 201

archivosanexar, 237, 246anular la selección, 169arrastrar y colocar, 175cancelar retirada, 189ciclos de vida, 180, 192, 280copiar, 195copiar localmente, 194copias, 353 a 354crear, 179desbloquear, 189devolver a estado anterior, 281documentos virtuales, 335editar, 183eliminar, 194enlaces virtuales, 190enlazar a otros repositorios, 197enlazar a varias ubicaciones, 197enviar a flujos de trabajo, 245enviar para revisión, 245estados de ciclo de vida, 280, 284exportar, 194historiales, 182importar, 192plantillas, 185programaciones, 361promover, 281propiedades, 181quitar, 246quitar ciclos de vida, 281reemplazar, 188registrar, 184


Índice

retirar, 183seleccionar, 168tareas comunes, 179transformación, 353ver, 190ver ubicaciones, 199versiones, 187

archivos anexadosquitar, 246

archivos anexosen tareas, 236ver, 237

archivos bloqueadosal retirar un documento virtual, 346definir preferencias, 346información general, 182mantener bloqueo al registrar, 186ordenar por, 169, 189ver, 190

archivos de Excelexportar a, 202

arrastrar y colocarhabilitar, 173para agregar descendientes, 339para crear relaciones, 351para exportar, 194, 205para importar, 192, 204para mover descendientes, 341para realizar acciones, 175para registrar desde el archivo, 188para suscribirse a elementos, 200

Asignación de políticas de colas detrabajos (página), 267

asíncronastransformaciones, 353

atributos automáticos, 366programaciones, 366

atributos de habilidad, 257Aumentar prioridad, 263autocompletar

aceptar una sugerencia, 173borrar la caché, 173opciones, 173

avisos de cambiocrear, 76editar, 77información general, 75usar, 76

Bbandeja de entrada

abrir elementos, 236colas de trabajos, 242 a 243disponible para tareas, 240gestionar tareas, 241información general, 235no disponible para tareas, 240obtener tarea siguiente, 242tareas comunes, 235ver, 236

Bandeja de entradacolumnas mostradas, 170mostrar al inicio, 173

barra de estadomensajes en, 175

Buscar objetos ocultos (opción)en búsquedas, 217

Buscar todas las versiones (opción)en búsquedas, 217

búsquedasbúsquedas avanzadas, 214búsquedas guardadas, 226 a 228búsquedas simples, 209 a 210configuración, 223copiar, 229editar, 214, 228elementos que pueden buscarse, 225estado, 219 a 220experiencia, 223exportar resultados, 201información general, 209operadores, 210, 218plantillas de búsqueda, 229 a 232preferencias, 233repositorio indizado, 225resaltar resultados, 219resultados, 219 a 220, 223, 228, 233resultados externos, 222supervisar, 219 a 220últimos resultados, 223, 228

búsquedas avanzadasejecutar, 214

búsquedas simplesejecutar, 209 a 210

Ccalendarios

crear, 291


Índice

crear eventos, 291eventos repetidos, 293exportar e importar, 296

Calendarios, 277 a 278carpetas

anular la selección, 169arrastrar y colocar, 175contextuales, 289copiar, 195crear, 180eliminar, 194enlazar a varias ubicaciones, 197historiales, 182mostrar al inicio, 173programaciones, 361propiedades, 181seleccionar, 168ver ubicaciones, 199

carpetas contextualescrear, 290información general, 289

categoríasbuscar, 214categorías de cola de trabajo, 271categorías de colas de trabajos, 263copiar, 195eliminar, 194enlazar a varias ubicaciones, 197enviar elementos a, 170explorar, 170

categorías de colas, consulte categorías decolas de trabajos

categorías de colas de trabajoscrear, 264definir, 263eliminar, 264

ciclos de vidaaplicar, 180, 280asignar, 180, 185, 192, 204, 280ciclos de vida, 185devolver a estado anterior, 281estados, 280, 284filtrar para, 169información general, 279promover, 281quitar, 281reanudar, 282suspender, 281tareas comunes, 279

clases de documento

crear, 92eliminar, 99información general, 91temas, 91ver o modificar, 98

código de justificación de firmadescrito, 136

códigos de rechazodescrito, 136

coincidencia de asignación de trabajoagregar filtros a una cola, 258configurar, 256configurar habilidades en plantilla de

proceso, 257definir filtros, 257perfiles de procesador, 271

colaborarinformación general, 283

colas, consulte colas de trabajoscolas de tareas

gestionar la bandeja de entrada, 241colas de trabajo

información general, 253roles, 253

colas de trabajosactualizar, 273agregar grupos, 267agregar usuarios, 267asignar tareas, 273categorías, 263configurar notificaciones, 262crear, 255, 259, 264definir, 264definir prioridades, 262eliminar, 266grupos, 267 a 268, 271modificar, 273mover categorías, 266mover tareas a nuevas colas, 274obtener tarea siguiente, 242políticas, 259políticas de colas, 259quitar asignación de tareas, 274quitar suspensión de tareas, 275quitar un grupo, 268quitar un usuario, 268realizar tareas, 241reanudar tareas suspendidas, 275reasignar tareas, 273 a 274seleccionar tareas, 243


Índice

supervisar, 271suspender tareas, 275usuarios, 267 a 268, 271ver, 271

coloraplicar a fondo, 323aplicar a texto, 323

color de fondo, 323columnas

en listas, 169 a 170mostrar, 170

comentariosagregar en discusiones, 286buscar, 287editar en discusiones, 287eliminar en discusiones, 287responder en discusiones, 286

cómo utilizar esta guía, 18comprobar ortografía, 324configuración

preferencias, 172Consulte también preferencias

conjuntos de alias, 266en ciclos de vida, 280

conjuntos de grupos requeridosen los conjuntos de permisos, 374

conjuntos de permisoscrear, 371localizar, 369permisos básicos, 370permisos extendidos, 370tareas comunes, 369

Consulte también permisosconsultas

buscar consultas, 220contenido

en documentos virtuales, 337en el repositorio, 26tareas comunes, 179

Consulte también archivosContent Server, 27contraseñas

cambiar, 166control de calidad, 263Control de calidad porcentual, 263copias, 353

asociadas con una versión, 353crear, 355importar, 354información general, 353

principales, 353ver, 354

copias principales, 353crear

informe de flujo de trabajo, 162create_group (privilegios), 254credenciales

eliminar, 173guardar, 166, 173ver, 173

credenciales guardadasdefinir, 166, 173eliminar, 173ver, 173

DDCM

arquitectura, 24DCM Express

programación, 368DCS

ver colaborar, 283de lectura, consulte notificaciones de

lecturadefiniciones de atributos

aplicación empresarial, 84clase de documento, 93denominación automática, 103extensiones de ciclo de vida, 135información restringida, 56tipos de relaciones, 115

descendientesagregar, 338 a 339en documentos virtuales, 335localizar, 336quitar, 341reordenar, 340 a 341ver, 336

destinatarios, 17detalles

flujos de trabajo, 248directorio de visualización

ubicación predeterminada, 190directorios

retirar, 183discusiones

agregar comentarios, 286buscar comentarios, 287editar comentarios, 287


Índice

eliminar comentarios, 287información general, 285responder a comentarios, 286

disponiblepara tareas, 240

dm_message_archiveasignado a mensajes de correo

electrónico, 204dm_owner

en el conjunto de permisos, 372dm_QmThresholdNotification

(trabajo), 262dm_world

en el conjunto de permisos, 372Document Transformation Services, 353documentación relacionada, 17documento auxiliar, 113documento de referencia, 113documentos

tareas comunes, 179Consulte también archivos

transformar en HTML, 355transformar en PDF, 355

documentos controladosanexos, agregar y quitar, 66convertir documentos no

controlados, 63convertir en temporalmente

efectivos, 69crear, 59crear en un repositorio, 58devolver al estado anterior, 65editar y registrar, 64editar y retirar, 64importar, 60información general, 55propiedades restringidas, 56temas, 55última fecha de revisión, 67

documentos hijoen documentos virtuales, 335

Consulte también descendientesdocumentos no controlados

descripción, 113documentos padre

de documentos virtuales, 335Consulte también documentos

virtualesdocumentos simples

convertir en, 344

documentos virtualesagregar descendientes, 338 a 339contenido, 337convertir en documentos simples, 344crear, 336estructura, 336etiquetas de versión, 342fijar en una versión, 342información general, 335instantáneas, 343mostrar enlaces rotos, 345mover descendientes, 340 a 341preferencias, 344quitar descendientes, 341reordenar descendientes, 340 a 341tareas comunes, 335ver contenido, 337ver estructura, 336

Documentum Collaborative Servicesver colaborar, 283

Documentum Content Server, 27Consulte también Content Server

dominiosiniciar sesión, 166

EEditor de texto enriquecido

en servicios de colaboración, 283elementos relacionados

crear mediante transformaciones, 357eliminar, 194transformaciones, 353

Eliminar (permiso), 370Empieza por, campo

en listas, 169En prueba, 280enlaces

a otros repositorios, 197a varias ubicaciones, 197crear, 199, 323eliminar, 194en mensajes de correo electrónico, 200suscripciones, 200tareas comunes, 196ver ubicaciones de, 199

enlaces virtualesver, 190

Escribir (permiso), 370esquemas de denominación automática


Índice

crear, 102eliminar, 105información general, 101modificar, 104privilegios necesarios, 102recomendaciones, 105temas, 101

estadooperaciones en segundo plano, 175

Estoy disponibleseleccionar, 240

estructurade documento virtual, 339 a 340de documentos virtuales, 336, 338,

341documentos virtuales, 340 a 341

etiquetas de versiónagregar, 342

eventos de auditoríaen flujos de trabajo, 248

Examinar (permiso), 370exploración inteligente

resultados de búsqueda, 220, 233extensiones de ciclo de vida

asignar, 127 a 128devolver al estado anterior carpetas

y documentos, controlados o nocontrolados, 127

editar, 132estados de ciclo de vida de DCM, 124habilitar la promoción manual, 137información general, 123promover carpetas y documentos,

controlados o no controlados, 126quitar, 129reanudar documentos

suspendidos, 131suspender, 130temas, 123

Ffavoritos

agregar un documento o una carpetadel repositorio, 199

archivos utilizadosrecientemente, 189

repositorios, 168suscripciones, 200

federaciones

usuarios, 379filtros

en colas de trabajos, 243, 256 a 258en el cuadro de diálogo de

selección, 172en listas, 169

filtros de coincidenciaactivar varias habilidades, 258asignar a una cola, 258

filtros de coincidencia de asignación detrabajoagregar a una cola, 259quitar de una cola, 259

flujo de trabajoacciones, consulte flujos de trabajo de

las accionesver detalles, 163

flujos de trabajoanexar archivos, 246completar tareas, 237completar tareas fallidas, 251crear plantillas de flujo de trabajo, 252detalles, 248detener, 249eventos de auditoría, 248información general, 245informes, 251 a 252Informes de flujo de trabajo, 248iniciar, 245Mis flujos de trabajo, 248participantes del correo

electrónico, 250reanudar, 249rechazar tareas, 239reintentar tareas fallidas, 250supervisor, 251tareas fallidas, 250terminar tareas, 237ver, 248 a 249

flujos de trabajo de las accionesdelegar tarea, 163detener flujo de trabajo, 163detener tarea, 163ejecutante de los cambios, 163finalizar flujo de trabajo, 163guardar informe, 163reanudar flujo de trabajo, 163reanudar tarea, 163

flujos rápidosenviar, 247


Índice

formatospreferencias, 190 a 191

formatos de archivoasociar a tipos de objetos, 190preferencias, 190

Consulte también formatosrestaurar asociaciones

predeterminadas, 191formatos de archivo LDIF, 380formularios

crear, 324dar formato al texto, 322introducir datos, 321tareas comunes, 321

GGeneral, ficha

en preferencias, 172grupo

privado, 387público, 387

gruposagregar a una cola de trabajos, 267agregar usuarios, 388crear, 384dinámicos, 387, 391editar, 384eliminar, 389en colas de trabajos, 267 a 268, 271información general, 384localizar, 384programaciones, 361quitar usuarios, 388reasignar elementos, 388usuarios, 382

grupos dinámicosinformación general, 387, 391

grupos requeridosen los conjuntos de permisos, 374

HHabilidades para coincidencia de

asignación de trabajo, 271hacer clic con el botón derecho

para realizar acciones, 175historial de revisión, 17historiales

de elementos del repositorio, 182

HTMLcopias, 353transformar, 355ver enlaces, 190

Iidiomas

elegir, 166filtrar para, 169

información de habilidad de la cola detrabajos, 257

información del repositorioexportar, 201

informe de flujo de trabajocrear, 162

informescrear, 160documentos controlados, 160estado de firma, 159estado de la promoción, 160estado TBR (para ser leído), 160exportar, 161flujos de trabajo, 251 a 252informes de DCM, 159no se ha accedido a los

documentos, 160objetos de flujo de trabajo, 162roles, 159seguimientos de auditoría, 159temas, 159tiempo de firma medio, 159tipos, 160ver copias, 161ver propiedades, 161ver relaciones, 161ver ubicaciones, 161ver versiones, 161

informes de flujo de trabajo, 255Informes de flujo de trabajo

cambiar supervisor, 251informes históricos

flujos de trabajo, 252inicio, 42instantáneas

crear, 343etiquetas de versión, 342inmovilizar, 343liberar, 343ver, 343


Índice

introducciónconceptos y funciones de DCM, 26información general sobre bandejas

de entrada, 28información general sobre ciclos de

vida de documentos, 28información general sobre clases de

documento, 30información general sobre conjuntos

de permisos, 29información general sobre creación de

versiones, 36información general sobre DCM, 19información general sobre directorios

de retirada, 27información general sobre

documentos controlados, 31información general sobre estados de

DCM, 34información general sobre firmas

electrónicas, 35información general sobre flujos de

trabajo controlados, 28información general sobre formatos

de fecha, 35información general sobre

notificaciones, 37información general sobre relaciones

de documentos, 31información general sobre

repositorios, 26información general sobre roles, 32temas, 19

LLDAP

cambiar contraseña, 166crear usuarios, 376 a 377, 380

Leer (permiso), 370lista de miembros de una sala

abrir, 309listas

campo Empieza por, 169columnas, 169 a 170explorar, 168, 171filtrar, 169, 172hacer clic en nombres de archivo, 190nombres de archivo, 190ordenar, 169

ver, 168 a 169listas de habilidades de la cola de trabajos,

consulte coincidencia de asignación detrabajo

listas numeradas, 323listas ordenadas, 323

Mmarcadores

agregar un documento o una carpetadel repositorio, 199

suscripciones, 200mensajes

ver, 175mensajes de correo electrónico

anexos, 204, 206 a 207ciclos de vida, 204convertir, 205enviar enlaces, 200exportar, 205, 207importar, 203información general, 203ver, 204

menúsabrir haciendo clic con el botón

derecho, 175metadatos

exportar, 201métodos abreviados

teclas de acceso rápido de teclado, 393miniaturas

vista, 169Mis archivos

columnas, 170mostrar al inicio, 173ver, 189

Mis colas de trabajos, 272Mis flujos de trabajo

ver, 248modo de accesibilidad

seleccionar, 166, 173modo sin conexión

acceso, 176Monitor de colas de trabajos, 267 a 269,

271 a 273seleccionar vistas, 272

Mostrar más, 182My Documentum

acceder, 176


Índice

carpeta, 176

NNinguno (permiso), 370niveles de acceso

información general, 369 a 370niveles de prioridad, 262 a 263no disponible

para tareas, 240No estoy disponible en estos momentos

seleccionar, 240notas

buscar, 288crear, 288editar, 288eliminar, 289

notificacionesadministrar, 139anular texto de notificación de

lectura, 143configurar notificaciones de

lectura, 143definir, 201elaborar informes sobre notificaciones

de lectura, 146en colas de trabajo, 262enviar notificaciones de lectura, 143información general, 235Notificaciones, 142responder a notificaciones de

lectura, 144temas, 139

Oobjetos, 27

tipo, 27objetos controlados

información general, 304objetos ocultos

en búsquedas, 217mostrar, 173

obtener tareaseleccionar, 243

Obtener tareapermitir, 276

obtener tarea siguiente, 242Obtener tarea siguiente, 242

Obtener tarea siguienteautomáticamente, 243

operaciones en segundo planover estado, 175

operadores de comparación, 258origen HTML, 324

PPDF Stamping Service, consulte PSSPDF, documentos

agregar comentarios, 348anotar, 347configurar servicios de anotación, 348ver comentarios, 349

perfil de habilidades, consulte coincidenciade asignación de trabajo

perfil de procesador, 256, 269perfiles de documentos, consulte políticas

de anulación de colas de trabajosperfiles de procesador, consulte perfiles de

procesador de asignación de trabajoperfiles de procesador de asignación de

trabajoagregar habilidades, 269cambiar habilidades, 270eliminar habilidades, 270

permisosconjunto, 372crear conjunto de permisos, 371editar, 371 a 372gestionar, 369información general, 369localizar, 369permisos básicos, 370permisos extendidos, 370tareas comunes, 369

Consulte también conjuntos depermisos

ver, 371 a 372permisos básicos

información general, 370permisos extendidos

información general, 370pertenencia a salas

acerca de, 308agregar miembros, 311agregar miembros a un grupo

local, 313cambiar roles locales, 312


Índice

crear grupo local, 313editar propiedades de grupos

locales, 313gestionar, 311invitar a miembros, 312quitar grupos locales de una sala, 314quitar miembros, 312

plantilla de proceso, 257plantillas

ciclos de vida, 180, 192, 204, 280plantillas de búsqueda, 229 a 232quitar ciclos de vida, 281

plantillas de búsquedacopiar, 232crear, 230editar, 231ejecutar, 230modificar, 231

políticas, consulte políticas de anulación decolas de trabajos, consulte políticas decolas de trabajospolíticas de anulación de colas de

trabajos, 266políticas de anulación, consulte políticas de

anulación de colas de trabajospolíticas de anulación de colas de

trabajos, 267políticas de colas, 257, 262, 266

Consulte también colas de trabajospolíticas de colas de trabajo

definir prioridadesdinámicamente, 263

políticas de colas de trabajosanular, 266configurar controles de calidad, 263crear, 262definir prioridades, 262definir umbrales, 262eliminar, 263información general, 259modificar, 262

portapapelesagregar al, 196quitar del, 196ver, 196

prefacio, 17preferencias

búsquedas, 233columnas mostradas, 170

definir, 172documentos virtuales, 344general, 172

Prioridad inicial, 262Prioridad máxima, 262prioridades dinámicas, 263privilegios

superusuario, 378usuario, 378

procesadores de colasgestionar, 267permitir extracción selectiva, 276

procesadores de colas avanzados, 243Process_report_admin, 255programación

crear, 362, 376editar, 362 a 363eliminar, 367quitar, 367tipos, 364

programacionesatributos automáticos, 366DCM Express, 368información general, 361tareas comunes, 361ver, 361

propiedadesdefinir, 181en el repositorio, 26ver, 181ver para transformaciones, 358

Propiedades de la cola de trabajos(página), 259, 265, 269

protocolo ligero de acceso a directorioscambiar contraseña, 166

Consulte también LDAPPSS

compatibilidad con firmaselectrónicas, 147

compatibilidad con marcas deagua, 147

QQueue_admin, 255Queue_advance_processor, 254Queue_manager, 254Queue_processor, 254


Índice

Rregistrar

generar copias, 353generar versiones, 187información general, 182registrar, 184Registrar desde archivo, 187tareas comunes, 182

registrosdeclarar registros formales, 325enlazar, 331quitar relaciones, 332registrar relaciones, 332tareas comunes, 325usuario, 384

reglas de enlaceespecificar, 342mostrar enlaces rotos, 345

reglas de listas de usuarios, 107Regulatory Publishing Transformation

Services, 353Relacionar (permiso), 370relaciones

crear, 351eliminar, 352quitar, 352tareas comunes, 351

Consulte también relacionesver, 351

repositoriosagregar, 167 a 168buscar, 171cambiar, 167cerrar sesión, 167credenciales guardadas, 166, 173explorar, 168favoritos, 168grupos, 384información general, 165iniciar sesión, 165, 167iniciar sesión en modo de

accesibilidad, 166modo de accesibilidad, 166, 173nombres, 167quitar, 168varios, 166 a 168, 189

resaltadosen resultados de búsqueda, 219

Restablecer, 173, 321

Restaurar valores predeterminadosen la ficha Formatos, 192

restriccionesen conjuntos de permisos, 373

restricciones de accesoen conjuntos de permisos, 373

resultadosbúsquedas, 219 a 220, 223, 228orígenes externos, 222

retiradacancelar, 189información genera, 182ver archivos retirados, 189ver archivos retirados

recientemente, 189retirar

directorio, 183retirar archivos, 183ubicación, 183

revisionesflujos de trabajo, 245flujos rápidos, 247tareas comunes, 235

rolusuario limitado, 167, 368

rol Colaboradoren los servicios de colaboración, 308

rol Propietarioen los servicios de colaboración, 308

rolesagregar usuarios, 391crear, 389 a 390editar, 390eliminar, 392en colas de trabajo, 253información general, 389localizar, 389Process_report_admin, 255programaciones, 361propiedades, 390Queue_admin, 255Queue_advance_processor, 254Queue_manager, 254Queue_processor, 254quitar usuarios, 391reasignar, 392

RTEen servicios de colaboración, 283

Consulte también Editor de textoenriquecido


Índice

ruta de exploracióninformación general, 168, 171

Consulte también ruta deexploración

Ssalas

copiar, 310crear, 305editar propiedades de, 307eliminar, 310grupos locales, 308información general, 303mover, 310objetos controlados, 304pertenencia, 308roles locales, 308Sala nativa de grupos, 386visitar, 303

seguridadtareas comunes, 369

Consulte también permisosselección, cuadro de diálogo

buscar un elemento, 171sesiones

cerrar sesión, 167iniciar sesión, 165, 167modo de accesibilidad, 166, 173

sitioshistoriales, 182propiedades, 181

software, versiónver, 176

solicitudes de cambiocrear, 74editar, 75información general, 73usar, 74

solicitudes y avisos de cambioanexos, 81documentos de soporte, 78enlazar versiones, 78relaciones y dependencias, 78temas, 73

sólo lecturade archivos, 190

subíndice, 323superíndice, 323superusuario

privilegios, 378supervisores

cambiar, 251suscripciones

cancelar, 201cancelar la suscripción, 201columnas mostradas, 170crear, 200mostrar al inicio, 173suscribir, 200suscribir a otros usuarios, 200ver, 200

Ttablas, 324tablas de datos

crear, 297crear entradas, 299editar, 301importar y exportar, 303información general, 297

tareasaceptar, 238anexar archivos, 237automáticas, 250colas de trabajo, 271colas de trabajos, 241completar, 237delegar, 239fallidas, 250información general, 235, 245open, 236quitar la suspensión, 241realizar, 236reasignar, 239rechazar, 239repetir, 240seleccionar, 242suspender, 241

tareas automáticascompletar, 251en flujos de trabajo, 245fallidas, 250

tareas de cola de trabajosasignar, 273

tareas de colas de trabajosquitar asignación, 274quitar suspensión, 275reanudar, 275


Índice

reasignar, 273suspender, 275

tareas de firmaasignar signatarios, 43firmar, 44información general, 39inicio de firma, 41temas, 39

tareas de las colas de trabajosmover, 274

taxonomíasexplorar, 170

Consulte también categoríasteclado

métodos abreviados, 393teclas de acceso rápido, 393

teclas de acceso rápidoinformación general, 393

textocrear enlaces a partir de, 323dar formato, 322

texto denotificación, 137

texto de confirmación de firmadescrito, 136

texto de confirmación de rechazodescrito, 136

texto de notificación para ser leídodescrito, 137

tipos de objetoasociar a formatos de archivo, 191

tipos de objetosasociar a formatos de archivo, 190definición, 190en programaciones, 364

tipos de relacionescrear, 114documentos aprobados y

efectivos, 114eliminar, 121información general, 111reglas de anexo, 114reglas de enlace, 112temas, 111ver o modificar, 120

trabajo dm_QmPriorityAging, 263Trabajo en curso, 280trabajos

en accesos directos, 198trabajo dm_QmPriorityAging, 263

traduccionesfiltrar para, 169

transformaciones, 353crear nuevas copias, 355crear nuevos archivos, 357en HTML, 355en PDF, 355información general, 353perfiles, 353propiedades, 358quitar, 359resultados, 353, 357ver propiedades, 358

Uubicaciones

iniciar sesión, 166ver, 199

Últimos resultados (opción)en búsquedas, 223

umbrales, 262URL

crear enlaces, 323usuario limitado

rol, 167, 368usuarios

activos, 377, 382agregar a conjuntos de permisos, 371

a 372agregar a un grupo, 388agregar a un rol, 391agregar a una cola de trabajos, 267asignar tareas, 273cambiar estado, 382crear, 379 a 380editar, 376eliminar, 383en colas de trabajos, 267 a 268, 271global, 379grupos, 382importar, 379 a 380inactivos, 377, 382información general, 375localizar, 375privilegios, 378programaciones, 361propiedades, 376reasignar elementos, 383reasignar tareas, 273


Índice

registros, 384supervisar usuarios de colas, 272

usuarios activos, 269usuarios bloqueados

crear, 377usuarios de colas de trabajos, consulte

procesadores de colasusuarios globales

propagar, 379

Vvalor para utilizar en la comparación, 258VDM

información general, 336Consulte también documentos

virtualesventana nueva

abrir, 174ventanas

abrir nueva, 174ver detalles

flujo de trabajo, 163Versión (permiso), 370versión actual

convertir, 186

crear, 188información general, 187

versión de softwarever, 176

versionescopia, 353eliminar, 194guardar nuevo, 184quitar una transformación, 359ver, 187versión actual, 186, 188

Virtual Document Managerinformación general, 336

Consulte también documentosvirtuales

vista de sólo lecturade mensajes de correo electrónico, 204

WWDK

ver versión, 176Web Development Kit

ver versión, 176Workflow Manager

abrir, 252


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