Gianni Penzo Doria

Titulus Scuola strumenti uniformi e a norma a disposizione delle scuole

ASMilano, 28 novembre 2016

Titulus Scuola: chi siamo

Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismoDirezione Generale Archivi

Una rete di scuole e di professionisti che lavorano alla redazione e allo sviluppo di mezzi di corredo

Un progetto MiBACT-DGA: il Comitato scientifico

Stefano Fava (DS, ITIS Pinifarina- Moncalieri) Carmelo Febbe (DSGA, Liceo scientifico statale J. Da Ponte - Bassano del Grappa) Salvatore Giuliano (DS, ITIS Majorana - Brindisi) Gianvincenzo Migatta (Vicepreside Istituto Superiore Statale Einstein - Piove di Sacco) Mauro Monti (DS, Istituto Superiore di Fiorenzuola d’Arda) Gianni Penzo Doria (Direttore Generale dell’Università degli Studi dell’Insubria) Giancarlo Pretto (DS, IC Albignasego) Elisabetta Reale (Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo) Riccardo Rossini (DS, Liceo scientifico e musicale G. Marconi - Pesaro) Giuseppe Santoro (DS, Liceo Stellini - Udine) Marco Tommasi (Ricercatore Università degli Studi di Udine) Paolo Vandelli (Responsabile divisione documentale, Kion) Domenica Vittorini (DSGA, Liceo classico C. Cavour - Torino; Presidente ACADIS) Ugo Zavanella (Rete scuole mantovane)

Perché il MiBACT e non il MIUR?

Gli archivi degli istituti scolastici sono beni culturali fin dall’origine

Il Ministero per i beni e le attività culturali e il turismovigila attraverso la Soprintendenza aechivistica

Una domanda in filigrana Una scuola che insegna la storia e non tutela la propria

che scuola è?

Titulus ScuolaUn progetto nuovo per vecchie esigenze

La Scuola produce conoscenza e progresso Deve condividere tra le scuole la conoscenza e il know how

delle buone pratiche e uscire dalla solitudine dell’istituto

Sistema informativo documentaleindipendente da soluzioni applicative

Gli strumenti di corredo

Piano di classificazione (titolario) Coerenza della classificazione dei documenti

Massimario di selezione Standard nell’eliminazione legale dei documentiDocumenti cartacei e documenti digitali

Tabella dei procedimenti amministrativiNormalizzazione nella trasparenza amministrativa Tempistica e problematiche condivise

Titulus ScuolaUn progetto nuovo per vecchie esigenze

Oggi la scuola è diversa da 50 anni fa Probabilmente è anche molto diversa da 20 anni fa Dobbiamo coordinare e creare strumenti condivisi,

partendo dalle cose comuni Gestione degli archivi Gestione dei procedimenti amministrativi Gestione della trasparenza

Le norme di riferimento

Serve, in limine, una considerazione generale• Siamo il Paese del

di norma Milleproroghe

http://www.forumpa.it/pa‐digitale/pa‐senza‐carta‐penzo‐doria‐basta‐stop‐and‐go‐una‐tregua‐normativa‐per‐fare‐sistema

La cultura della legalitàe la forzadi cambiare

https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=10485501

La motivazione

ProduzioneDPCM 

13.11.2014

Gestione e tenutaDPCM 

3.12.2013protocollo

ConservazioneDPCM 

3.12.2013conservazione

Il Ciclo di vita dei documenti

Tre norme per una visione unitaria

MdC

MdG

eIDAS910/2014

Dopo eIDASe dopo il

D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179

www.procedamus.it

Ricapitolando…• DPCM 3 dicembre 2013

Gestione documentale• DPCM 3 dicembre 2013

Conservazione digitale• DPCM 13 novembre 2014

Produzione dei documenti digitali• Regolamento UE 910/2014

eIDAS• CAD – D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82

Come aggiornato al D.Lgs. 179/2016

Qualche risposta di contesto, poi i dettagli…

• Il CAD ormai è un riferimento per tante altre norme• La PEC va ricondotta ai servizi «telematici» europei• La firma digitale è una species di firma elettronica 

qualificata• Tra poco vediamo le scadenze• Persona fisica vs persona giuridica

Le date di riferimento

• eIDAS è vigente dal 1° luglio 2016• Il D.Lgs. 179/2016 è vigente dal 14 settembre 2016

• 12 agosto 2016 posticipata al 14 gennaio 2017(non come scadenza, ma come termine per la revisione)

• Obbligo di mutuo riconoscimento dei regimi dei paesi di autenticazione/spedizione: 29 settembre 2018

• Reg. UE Privacy 679/201625 maggio 2018

Le firme elettroniche ‐ e i sigilli ‐ dopo eIDAS(2016)

X

Due novità importanti di eIDAS

• Firma• Firma elettronica per le persone fisiche• Sigillo elettronico per le persone giuridiche (sia 

pubbliche che private)

• Principio di irrilevanza della materia• Un insieme di dati elettronici ha sempre effetti 

giuridico‐probatori

Firma elettronica

Firma elettronica avanzata

Firma elettonicaqualificata

Firma digitale

Firme e sigilli elettronici

Sigillo elettronico

Sigillo elettronico avanzato

Sigillo elettonicoqualificato

Il sigillo elettronico

Carlo Magno

Brunetto Latini

ASMi, Collegio dei notai, Matricole, reg. 6 (1385) ‐ Grazie a M.Pia Bortolotti

La gestione dei documenti

Fascicolatura Selezione

Registratura(Protocollazione) Classificazione

Gestionedei documenti

Non tutti i documenti prodotti dagli Istituti scolastici sono a conservazione a lungo termine

Anzi, per conservare bisogna selezionare e distruggere Per selezionare bisogna classificare e fascicolare

La conservazione, la selezione e la classificazione

CONSERVAZIONE

CLASSIFICAZIONETITOLARIO

FASCICOLATURAPiano per la fascicolatura

SELEZIONEMASSIMARIO

1. Il responsabile della gestione documentale, ovvero, ove nominato, il coordinatore della gestione documentale: a) provvede a generare, per uno o più documenti informatici,

un pacchetto di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il responsabile della conservazione e previsti dal manuale di conservazione; b) stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, in

conformità con le norme vigenti in materia, con il sistema di classificazione e con il piano di conservazione, i tempi entro cui i documenti debbono essere versati in conservazione; c) verifica il buon esito dell’operazione di versamento tramite il

rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione

DPCM 13 novembre 2014

art. 11Trasferimento nel sistema di conservazione

Non è ammessa la conservazione del documento sciolto Uno sfascicolato è un desaparecido Fascicoli, serie, aggregazioni documentali e repertori

La conservazione: fascicoli, serie, aggregazioni documentali e repertori

CONSERVAZIONE

FASCICOLI

SERIE

AGGREGDOCUMENTALI

REPERTORI

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 ‐ art. 64 comma 4

4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

È possibile aver un documento non protocollato, ma mai un documento non classificato né fascicolato.

La classificazione è un obbligo di legge

1. I fascicoli di cui all’art. 41 del Codice e all’art. 64, comma 4, e all’art. 65 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 fanno parte del sistema di gestione informatica dei documenti e contengono l’insieme minimo dei metadati indicati al comma 2-ter del predetto art. 41 del Codice, nel formato specificato nell’allegato 5 del presente decreto, e la classificazione di cui al citato art. 64 del citato decreto n. 445 del 2000. 2. Eventuali aggregazioni documentali informatiche sono gestite nel sistema di gestione informatica dei documenti e sono descritte nel manuale di gestione. Ad esse si applicano le regole che identificano univocamente l’aggregazione documentale informatica ed è associato l’insieme minimo dei metadati di cui al comma 1.

DPCM 13 novembre 2014

art. 13Formazione dei fascicoli informatici

Distinzioni in parallelo tra documenti, dati e informazioni nella normativa

Differenze e parallelismi su documenti, dati e informazioni in: Legge 7 agosto 1990, n. 241 D.Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150 (e D.Lgs. 33/2013) D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33

Trasparenza

Legge 241/1990

Diritto di accesso

Documenti

Istanza

No controllo sociale

Posizione qualificata

Interesse diretto, concreto e attuale

D.Lgs. 150/2009e 33/2013

Diritto all’informazione

Dati e informazioni

Senza istanza

Controllo sociale

No posizione qualificata

No interesse diretto, concreto 

e attuale

Elaborazioni statistiche nel TUDA

art. 582. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo.3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo.

Una triade perfetta per la trasparenza amministrativa

http://saperi.forumpa.it/story/108941/una‐triade‐perfetta‐la‐trasparenza‐amministrativa‐documenti‐fascicoli‐e‐procedimenti

DPR 28 dicembre 2000, n. 445art. 65, comma 1

1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;

Il TUDA

2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241.

Il CADD.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - art. 41

Procedimento e fascicolo informatico

2. Per ciascuno dei provvedimenti compresi negli elenchi di cui al comma 1 sono pubblicati il contenuto, l’oggetto, la eventuale spesa prevista e gli estremi relativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo relativo al procedimento. La pubblicazione avviene nella forma di una scheda sintetica, prodotta automaticamente in sede di formazione del documento che contiene l’atto.

Il Decreto Trasparenza

D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33art. 23

Obblighi di pubblicazione concernenti i provvedimenti amministrativi

Il principio di tipicità dell’azione amministrativa Procedimenti identici per enti omogenei, ma processi e

procedure personalizzabili e semplificabili Il procedimento non si può semplificare, la procedura e il

processo invece sì Procedimenti tipici, attività e affari dipendenti dalle variabili

di contesto Procedimenti peculiari solo per norma interna o territoriale

(USR, Consiglio di Istituto, RAFC, etc.) Procedimenti solo a scorporo, funzioni non esercitabili

oppure non esercitate

Possiamo ipotizzare una tabella nazionale per le scuole?

Seguendo la

Tassonomia gerarchica funzionale

In quale ordine?

Rivestiamo il nostro vocabolario di base

Ordine di titolario, cioè per funzioni omogenee

www.procedamus.it

Svolgono, in alcuni casi a loro insaputa, una funzione archivistica

L’archivio come bene della vita Trasparenza e archivi: archivio è trasparenza

I Responsabili della Trasparenza

Non si tiene conto che siamo un istituto complesso, comprensivo e incomprensibile Chi ha paura della misurazione? Le sacche di inefficienza amministrativa vengono rese palesi

dalla comparazione Troppi procedimenti, bisogna semplificare Riduzione non è semplificazione La legge impone analisi, non sintesi

Autonomia ed excusationes

La mappa normativa dell’interazione procedimentale

PROCEDIMENTIAMMINISTRATIVI

Legge 241/1990

DPR 445/2000

D.Lgs. 196/2003

D.Lgs. 82/2005

Legge 190/2012

D.Lgs. 33/2013

La mappa scientifica dell’interazione procedimentale

PROCEDIMENTIAMMINISTRATIVI

Archivistica

Diplomatica

Dirittoamministrativo

Informatica

Informatica giuridica

Scienzadella

organizzazione

Il titolario(agg. al 3 aprile 2015)

È indipendente da qualsiasi soluzione informatica È articolato su 7 livelli + 1 Si basa sulle funzioni esercitate, non sui modelli

organizzativi: È un funzionigramma, non un organigramma

Il titolario (agg. al 3 aprile 2015)

1. Normativa e disposizioni attuative2. Organigramma e funzionigramma3. Audit, statistica e sicurezza di dati e informazioni4. Archivio, accesso, privacy, trasparenza e relazioni con il 

pubblico5. Qualità, carta dei servizi, valutazione e autovalutazione6. Elezioni e nomine7. Eventi, cerimoniale, patrocini, concorsi, editoria e stampa

Titolo I - AMMINISTRAZIONE

1. Consiglio di istituto, Consiglio di circolo2. Consiglio di classe e di interclasse3. Collegio dei docenti4. Giunta esecutiva5. Dirigente scolastico DS6. Direttore dei servizi generali e amministrativi DSGA7. Comitato di valutazione del servizio dei docenti8. Comitato dei genitori, Comitato studentesco e rapporti 

scuola‐famiglia9. Reti scolastiche10. Rapporti sindacali, contrattazione e Rappresentanza 

sindacale unitaria (RSU)

Titolo II – ORGANI E ORGANISMI

1. Contenzioso2. Violazioni amministrative e reati3. Responsabilità civile, penale e amm.va4. Pareri e consulenze

Titolo III – ATTIVITÀ GIURIDICO-LEGALE

1. Piano dell’offerta formativa POF2. Attività extracurricolari3. Registro di classe, dei docenti e dei profili4. Libri di testo5. Progetti e materiali didattici6. Viaggi di istruzione, scambi, stage e tirocini7. Biblioteca, emeroteca, videoteca e sussidi8. Salute e prevenzione9. Attività sportivo‐ricreative e rapporti con il Centro 

Scolastico Sportivo

Titolo IV – DIDATTICA

1. Orientamento e placement2. Ammissioni e iscrizioni3. Anagrafe studenti e formazione delle classi4. Cursus studiorum5. Procedimenti disciplinari6. Diritto allo studio e servizi agli studenti (trasporti, mensa, 

buoni libro, etc.)7. Tutela della salute e farmaci8. Esoneri9. Prescuola e attività parascolastiche10. Disagio e diverse abilità – DSA

Titolo V – STUDENTI E DIPLOMATI

1. Entrate e finanziamenti del progetto2. Uscite e piani di spesa3. Bilancio, tesoreria, cassa, istituti di credito e verifiche 

contabili4. Imposte, tasse, ritenute previdenziali e assistenziali5. Assicurazioni6. Utilizzo beni terzi, comodato7. Inventario e rendiconto patrimoniale8. Infrastrutture e logistica (plessi, succursali)9. DVR e sicurezza10. Beni mobili e servizi11. Sistemi informatici, telematici e fonia

Titolo VI – FINANZA E PATRIMONIO

1. Organici, lavoratori socialmente utili, graduatorie2. Carriera3. Trattamento giuridico‐economico4. Assenze5. Formazione, aggiornamento e sviluppo professionale6. Obiettivi, incarichi, valutazione e disciplina7. Sorveglianza sanitaria8. Collaboratori esterni

Titolo VII – PERSONALE

• SENZA ULTERIORI SUDDIVISIONI IN CLASSI• NON È UN REFUGIUM PECCATORUM• NON SIATE ALTISONANTI PER EVITARE LO SFORZO DI 

QUALCHE SECONDO PER CLASSIFICARE BENE: Miscellanea Varie ed eventuali Carteggio etc.

Titolo VIII – OGGETTI DIVERSI

Titulus Scuola: il sito web

http://scuola.titulus.it

www.procedamus.it

Grazie!direttore.generale@uninsubria.it