Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione digitale e protocollo informatico EBIT –...

Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione digitale e protocollo informatico EBIT Scuola di Formazione e Perfezionamento per la P.A. Tel. 0832/396823 fax 0832/457389 e-mail: [email protected] web: www.infoebit.com

Obiettivi e-government Migliorare il livello democratico del paese stimolando la partecipazione allattivit amministrativa Attuare i presupposti dellart 1 L 241/90 di economicit, efficacia, pubblicit e trasparenza 2 Attuare i principi dellart 97 della Costituzione di imparzialit e buon andamento della PA

Digitalizzare perch 3 Stampa/ Produzione documenti Acquisizione documenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro allanno Distribuzione documenti Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte Costo: 18 euro per documento Archiviazione documenti 1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attivit di gestione documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006

Nuove disposizioni Decreto crescita 2.0 (DL 18 ottobre 2012 n. 179): Documento unificato: CIE e tessera sanitaria Entro il 31 dicembre 2014 dovr essere completata lANPR (Anagrafe nazionale popolazione residente) Entro il 18 aprile 2013 verr istituito INI-PEC (indice nazionale indirizzi pec) Dal 1 gennaio 2013 domicilio digitale per i cittadini che lo richiederanno; Dal 31 dicembre 2013 pec anche per le imprese individuali; Open data: entro il 18 febbraio 2013 dovranno essere pubblicati i regolamenti per laccesso ai dati pubblicati 4

Nuove disposizioni Art 18 L 134 del 7 agosto 2012, nuove misure in materia di amministrazione aperta Art 19 L 134 del 7 agosto 2012, istituzione dellAgenzia Italia Digitale con funzioni di realizzazione degli obiettivi dellAgenda digitale italiana Art 6-ter L 35/12 pagamenti elettronici art 5 CAD: obbligo di pubblicare le coordinate bancarie per i pagamenti elettronici 5

Strumenti delle-government E-mail e posta elettronica certificata Sito web e sevizi in rete Protocollo informatico Documento informatico 6 La rete al centro del cambiamento

Produzione del documento informatico e forme dellatto amministrativo

Documento informatico 8 Documento analogico Quali differenze ?

Documento Documento Doc. Struttura semplice e/o complessa di un documento informazione. Supporto. 9

Documento informatico Il CAD definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ( art 1 lett p)). 10

Rappresentazione binaria del contenuto informativo 11 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 11101001 00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010 01100001 00101100 00001011 01100011 01101000 11101001 00100000 01101100 01001110 01100101 01101100 00100000 01101101 01100101 01111010 01111010 01101111 00100000 01100100 01100101 01101100 00100000 01100011 01100001 01101101 01101101 01101001 01101110 00100000 01100100 01101001 00100000 01101110 01101111 01110011 01110100 01110010 01100001 00100000 01110110 01101001 01110100 01100001 00001011 01101101 01101001 00100000 01110010 01101001 01110100 01110010 01101111 01110110 01100001 01101001 00100000 01110000 01100101 01110010 00100000 01110101 01101110 01100001 00100000 01110011 01100101 01101100 01110110 01100001 00100000 01101111 01110011 01100011 01110101 01110010

Documento informatico 12

Documento informatico Il documento informatico pu essere prodotto: Con appositi applicativi software; Acquisendo copia informatica di un documento analogico; Raggruppando un insieme di dati in una forma logica predeterminata e memorizzata in forma statica 13

Documento informatico Criteri per la scelta dei formati elettronici: Aperto e standard; Affidabile: rappresentare il documento con lo stesso contenuto e forma dato dallautore; Indipendente dal contesto tecnologico in cui viene prodotto il documento; Non deve contenere macroistruzioni Compatibile per la conservazione a lungo termine; Interoperabile; Esempi di formati: XML, TXT, PDF. 14

Documento informatico 15 Affidabilit (autenticit e integrit/immodificabilit) Fruibilit Conservazione Principali criticit:

Documento informatico Art. 20, comma 1-bis del CAD: L'idoneit del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualit, sicurezza, integrit ed immodificabilit, fermo restando quanto disposto dallarticolo 21. 16

Autenticit del documento Le caratteristiche di integrit e immodificabilit sono determinate da (nuove regole tecniche): La sottoscrizione con firma digitale; Lapposizione di un riferimento temporale; La trasmissione tramite PEC; Memorizzazione in un sistema di gestione documentale; Il versamento ad un sistema di conservazione 17

Autenticit del documento Autenticit: Firma elettronica Firma elettronica avanzata 18

Autenticit del documento Firma elettronica (art 1 lett. q) Dlgs 82/05 : Linsieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica 19

Autenticit del documento Firma digitale (art 1 lett s) Dlgs 82/05: particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche che consente di verificare lautenticit e lintegrit di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. 20

Generazione firma digitale 21 256 BIT Doc Documento da firmare Hash SHA 256 Impronta del Documento CIFRATURA Ks Firma digitale PKCS#7 Certificato elettronico

Verifica firma digitale 22 256 BIT Doc Hash SHA 256 Impronta del Documento Firma digitale Certificato elettronico Decodifica Kp Chiave pubblica 256 BIT = ok! Visualizza il documento con i dati del sottoscrittore Impronta corrispondente alla firma

Quali differenze ? Firma elettronicaFirma digitale Lautenticit del documento garantita dallaffidabilit della procedura di rilascio dei dati usati per lidentificazione informatica richiesti per lutilizzo dellapplicativo; Lintegrit dei contenuti non garantita; Valore giuridico liberamente valutato in giudizio tenuto conto delle sue qualit. Lautenticit sempre garantita dal certificato qualificato rilasciato dallente certificatore accreditato e dalla procedura di firma; Lintegrit dei contenuti garantita dalla crittografia asimmetrica; Valore giuridico equiparato alla scrittura privata (ex art 2702 cc). 23

Autenticit del documento Lapposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata, basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione 24 Limite di validit della firma digitale nel tempo (art. 21 comma 3):

Data certa del documento Marca temporale apposta da un gestore di marche temporali valido 20 anni Riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo Riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti Riferimento temporale ottenuto attraverso lutilizzo della PEC 25 Data certa (art 37 DPCM 30 marzo 2009) :

Forme elettroniche degli atti amministrativi 26 Per gli atti amministrativi vige il principio della libert delle forme, tuttavia deve essere garantito: La forma scritta ad substantiam salvo i casi espressamente previsti dalla norma (es ordini di polizia; atto di convocazione della giunta o del consiglio) La certa riferibilit al funzionario che ha prodotto latto al fine di garantire limparzialit e il buon andamento dellazione amministrativa ( art. 97 Cost.)

Forme elettroniche degli atti amministrativi 27 Atti interni possono essere firmati con firma elettronica Atti esternati devono essere firmati con firma digitale Art. 34 CAD:

Fruibilit del documento Riproducibile fruibile 28 Affinch un documento sia utilizzabile dal destinatario occorre che sia da questo:

Copie del documento Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici (art 22 CAD) hanno piena validit giuridica se: Se sottoscritte da pubblico ufficiale; Se prodotte con un processo certificato; Per i documenti non unici assolvono gli obblighi di conservazione 29

Copie del documento Copie analogiche di documenti informatici (art 23 CAD) hanno piena validit se: Se la loro conformit alloriginale attestata da un pubblico ufficiale secondo le regole tecniche dell art. 71; Per i documenti amministrativi informatici previsto il timbro digitale(art 23-ter CAD) 30

Copie del documento Altre tipologie di copie previste dal CAD: Copia informatica di documento informatico (art. 1, comma 1 lett. i-quater) Duplicato informatico di documenti informatici (art. 1, comma 1 lett. i- quinques) 31

Verifica Il documento digitale deve assicurare: a) Laffidabilit del contenuto; b) La fruibilit del contenuto; c) Lautenticit, integrit, fruibilit e la conservazione del contenuto nel lungo periodo. 32

Verifica I documenti firmati con firma digitale e firma elettronica: a) Sul piano probatorio hanno lo stesso valore; b) Entrambe le firme garantiscono lintegrit del contenuto; c) Solo la firma digitale garantisce lautenticit e lintegrit del documento. 33

Verifica Il documento firmato con firma digitale: a) Sul piano probatorio di volta in volta liberamente valutabile in giudizio; b) Ha efficacia probatoria prevista dallart. 2702 c.c. ( equiparato alla scrittura privata analogica); c) Non ancora riconosciuto dal nostro ordinamento; 34

La comunicazione individuale dellatto amministrativo

Posta elettronica I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale 36 Art 45 DLgs 82/05 (CAD)

Posta elettronica non ripudio riservatezza integrit certezza della provenienza Prova di avvenuta ricezione 37 La trasmissione tramite posta elettronica non da garanzie di:

Posta elettronica Per gli atti non firmati inviati via e-mail, sebbene il nostro ordinamento preveda la libert delle forme, secondo la giurisprudenza si dovrebbero distinguere le invalidit che colpiscono i documenti che contengono dichiarazioni di scienza da quelli concernenti dichiarazioni di volont (Tar Puglia, Bari, sez I, 9 gennaio 2004, n.48). 38

Posta elettronica Aspetti dellindirizzo di posta elettronica: non equivale alla residenza anagrafica assimilabile al domicilio, quindi lutilizzo deve essere espressamente autorizzato la consegna presso lindirizzo elettronico equivale alla consegna 39

Posta elettronica certificata La provenienza Lintegrit Lavvenuta consegna Lidentificazione informatica (art 65 CAD lettera c-bis) Un riferimento temporale certo (art 48 CAD) 40 La posta elettronica certificata (DPR 68/05) garantisce:

Posta elettronica certificata 41

Posta elettronica certificata Art. 48 comma 1 CAD: La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68. 42

Posta elettronica certificata Art. 6 CAD: Per le comunicazioni di cui allart 48 comma 1, con i soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo le pubbliche amministrazioni utilizzano la PEC 43

Verifica La trasmissione telematica valida se: a) effettuata con strumenti telematici che garantiscano la provenienza, integrit del contenuto e non ripudio b) Pu essere eseguita con qualsiasi strumento telematico c) possibile ma deve essere comunque seguita dallinvio del documento cartaceo 44

Verifica La trasmissione telematica via Pec: a) Garantisce il non ripudio e lintegrit e autenticit del documento trasmesso; b) Garantisce il non ripudio ma non lintegrit e autenticit del documento trasmesso; c) Garantisce il non ripudio lintegrit del documento trasmesso ma non la sua autenticit. 45

Gli strumenti di conoscenza collettiva sito web e albo on-line

Sito web Finalit: Comunicazione istituzionale Trasparenza amministrativa Erogazione servizi on-line 47

Sito web Accessibilit, usabilit e di semplice consultazione (art. 53 CAD) Affidabilit, accuratezza e pertinenza delle contenuto (art 54 comma 4) Contenuti fruibili gratuitamente senza identificazione informatica nel rispetto della normativa sulla privacy (art 54 comma 3) 48 Caratteristiche del sito:

Sito web Contenuto obbligatorio del sito (art 54): Lorganigramma e larticolazione degli uffici Sezione trasparenza e valutazione del merito Lelenco dei procedimenti Moduli e formulari Lelenco dei servizi forniti in rete Lelenco delle caselle di posta elettronica Lelenco dei bandi di concorso e di gara 49

Albo on-line La procedura di pubblicit on-line (art 32 L69/09) presenta criticit in termini di: 50 Gestione della procedura in ambiente digitale Valutazione dei dati personali che possono essere diffusi Rischi di perdita di controllo dei dati sensibili pubblicati

Albo on-line la diffusione di dati personali da parte di un soggetto pubblico sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento (art 19 DLgs 196/03) I dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi (art. 22 DLgs 196/03) 51

Albo on-line Definire un congruo periodo di pubblicazione dei dati Prevedere accorgimenti tecnologici per evitare manipolazioni o indebite archiviazioni 52 Diritto alloblio (delib. Garante n. 88/11):

Albo on-line Forma degli atti pubblicati Riferimenti identificativi oggetto di registrazione Produzione di una referta di avvenuta pubblicazione 53 Definire una procedura di pubblicit on-line che preveda:

Amministrazione aperta Art 18 L. 134 del 7 agosto 2012: Entro il 31 dicembre 2012 tutte le concessioni di sovvenzioni, contributi e corrispettivi a persone o imprese devono essere pubblicate in formato aperto sul sito dellente; A decorrere dal 1 gennaio 2013 la pubblicazione in rete costituisce condizione legale legittimante delle concessioni; Lomessa o incompleta pubblicazione rilevata dallufficio, dal beneficiario e da chiunque abbia interesse. 54

Amministrazione aperta Dati da pubblicare: Nome del beneficiario e dati fiscali; Importo e norma alla base dellattribuzione; Ufficio responsabile e modalit seguite per lattribuzione; Link al progetto e al contratto della fornitura, curriculum del beneficiario ; Le informazioni dovranno essere accessibili da un link ben visibile nella sezione del sito trasparenza, valutazione del merito; 55

Amministrazione aperta Entro 120 gg (18 febbraio 2013) obbligo di pubblicare i regolamenti che disciplinano il diritto di accesso ai dati: Disponibili secondo termini di licenza anche per finalit commerciali; Accessibili con le tecnologie ITC e in formati aperti (XLS, CSV) Gratuiti o a costo marginale 56 Decreto sviluppo 2.0 open data:

Servizi in rete Sono firmate con firma digitale Ovvero, quando lautore identificato con CIE e CNS Ovvero, quando lautore comunque identificato con strumenti diversi da CIE e CNS (login e password) 57 Le istanze presentate via web sono valide se (art 65 comma1 CAD):

Servizi in rete Art 65 comma 2 CAD: Le istanze e le dichiarazioni inviate o compilate sul sito secondo le modalit previste dal comma 1 sono equivalenti alle istanze e dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento 58

Servizi in rete Guida la produzione del doc in termini di formato e metadati Evita il passaggio della trasmissione telematica 59 Vantaggi del canale WEB: produzione dei documenti su modulistica messa a disposizione (art 57 CAD)

Servizi in rete Vantaggi della Modulistica elettronica: Compilazione on-line da parte dellutente; Possibilit di integrare una business logic in grado di guidare la compilazione; Possibilit di trasportare dati in una struttura XML in grado di garantire linteroperabilit con altri gestionali (es. Protocollo informatico) 60 Possibilit di prevedere campi firma; Predisposizione di un set di metadati descrittivi utili alla conservazione; Produzione del documento in formati predisposti per la conservazione.

Modulistica elettronica Modulo di tipo statico : Deve essere stampato e compilato a mano e spedito per Fax o corriere; Vantaggi: Per lente evita la stampa di una quantit eccessiva di moduli; Per lutente evita di recarsi presso lufficio 61

Modulistica elettronica Modulo di tipo dinamico: Campi interattivi compilabili da pc; Validazione dati tramite una business logic; Invio via web o posta elettronica oppure stampa e invio via fax o corriere Possibilit riassumere i dati in un codice bidimensionale; 62

Modulistica elettronica Modulo di tipo RIA (Rich Internet Aplication): Precompilazione del modulo dei dati in possesso della PA; Compilazione con guida interattiva dei campi variabili e implementazione di una business logic; Firma del documento; Invio tramite web o posta elettronica. 63

Verifica La procedura di pubblicit on-line deve garantire: Il diritto alloblio dellinteressato Lesattezza, pertinenza e non eccedenza dei dati diffusi Il rispetto della procedura di pubblicazione 64

Verifica Listanza presentata on-line non valida se: a) firmata digitalmente ed inviata via mail; b) Non firmata e inviata via PEC; c) Quando lautore identificato con CIE o CNS oppure Login e password rilasciate dallente; 65

Protocollo informatico e gestione documentale

Protocollo informatico Non semplice trasposizione su supporto informatico del tradizionale protocollo cartaceo Ma ambiente di lavoro nel quale vengono prodotti e trattati i documenti informatici e analogici Quindi un sistema complesso di gestione dei procedimenti amministrativi 67

Protocollo informatico AOO UOR RPA Giocano un ruolo fondamentale nel definire lorganizzazione del protocollo informatico 68

Protocollo informatico Protocollo informatico La registrazione a protocollo: Attesta lesistenza allinterno dellarchivio di un determinato documento Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L.241/1990 e successive modificazioni 69

Protocollo informatico atto pubblico (Cassaz. Pen. V 6 ott. 1987) Gli effetti giuridici di un atto anche di provenienza privata decorrono dalla data archivistica attestata dal registro di protocollo (NB legge241/90) atto pubblico di fede privilegiata (TAR Campania I Napoli 26 feb. 1991, n.24) 70

Protocollo informatico La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni Numero di protocollo Data di registrazione mittente/ destinatario Oggetto del documento Impronta del documento trasmesso per via telematica [numero degli allegati] [descrizione degli allegati] 71

Protocollo informatico Art. 53 comma 5 del DPR 445/2000 Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dallamministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti gi soggetti a registrazione particolare dellamministrazione 72

Protocollo informatico Art. 54 TUDA Informazioni annullate o modificate: Le informazioni non modificabili di cui allart.53sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La procedura per indicare lannullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque,da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, allidentificativo delloperatore e dagli estremi del provvedimento di autorizzazione 73

Protocollo informatico Segnatura dei documenti informatici: La segnatura di un documento informatico deve essere conforme alle specifiche dellXML e compatibile con il DTD previsto a livello nazionale Le informazioni contenute sono quelle previste per il documento analogico pi: Oggetto del documento Corrispondente 74

Registrazione di protocollo Proposta di timbro di segnatura analogica: Informazioni sul fascicolo Estremi di protocollo Informazioni sul flusso 75

Classificazione TUDA art. 52, comma f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nellambito del sistema di classificazione darchivio adottato TUDA art. 56 le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni 76

Titolario Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dellanalisi delle funzioni dellente, al quale deve ricondursi la molteplicit dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata. 77

Titolario atto di organizzazione e va deliberato dallorgano o ufficio preposto allorganizzazione Attiene alla sfera amministrativo-gestionale Non pu essere retroattivo ricavato dallanalisi delle funzioni Ha carattere di astrattezza Prevede il pu esserci generale, ma non generico 78

Fascicolo una forma di aggregazione ordinata di documenti sulla base di criteri: Cronologico: tiene conto della sequenza cronologica dei documenti prescindendo dal loro contenuto informativo o dispositivo Materia / oggetto: considera il contenuto del documento 79

Fascicolo Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali Art 52 lett c) DPR 445/00 c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali Art. 65 DPR 445/00 a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso associato; b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonch la gestione delle fasi del procedimento; 80

Trattamento Fascicolazione dei documenti: Oggetto della fascicolazione: Documenti analogici ed informatici Protocollati e non Formali ed informali I fascicoli possono raccogliere documenti: Afferenti lo stesso affare - procedimento Afferenti la stessa persona Afferenti la stessa attivit 81

Fascicolazione Fascicolo per affare - procedimento : Si apre nellambito del livello pi basso del titolario di classificazione Comprende documenti, recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare Ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto Ha durata circoscritta allaffare Esempio: 2009-VII/6.13 Concerto di Ferragosto a Pra della Valle 2009 lanno di apertura VII il titolo (Servizi alla persona) 6 la classe (Eventi e attivit culturali) 13 il numero progressivo attribuito al fascicolo su base cronologica durante lanno 2009 allinterno del titolo VII e della classe 6 82

Fascicolazione Fascicolo per persona: Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona fisica o giuridica. il fascicolo personale viene aperto a livello di titolo Restano aperti finch in corso il rapporto di lavoro Un esempio: 2005-III/0.6749 Ugo Fantozzi: 2005 anno di apertura III il titolo (Risorse umane) 0 la classe 6749 il numero di matricola 83

Fascicolazione Fascicolo per attivit: costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di unattivit amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in riposte obbligate o meri adempimenti. Il fascicolo per attivit comprende documenti con Destinatari diversi Oggetti uguali o simili Identica classifica Ha durata annuale e, se la massa documentale eccessiva, pu articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali(ad esempio, mensili) 84

Repertorio Aggregazione (serie) di documenti identici per forma (tipologia di atto) per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio) (ma differenti per contenuto) vengono disposti in sequenza cronologica dalla sequenza cronologica derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria Esempio. Delibere, Determine, Verbali 85

Fascicolo ibrido soluzione finalizzata alla gestione del passaggio tra dalla documentazione analogica a quella digitale al fine di garantire lunicit dellarchivio: Creazione di un unico fascicolo (analogico o informatico) a fini gestionali Mantenimento di due fascicoli per lo stesso affare a fini giuridici - probatori 86

Verifica La registrazione a protocollo permette di : a) Identificare univocamente un documento attribuendogli una numerazione progressiva annuale b) Determinare una data di arrivo certa c) Assegnare la documentazione allufficio competente una volta registrata 87

Verifica La classificazione e fascicolazione a) unattivit superflua e non prevista dal TUDA b) unattivit facoltativa a descrizione dellente c) unattivit necessaria e sufficiente per la corretta sedimentazione della documentazione in archivio 88

Verifica Le informazioni inserite nel protocollo informatico: a) Sono assolutamente inalterabili b) Sono non modificabili, a condizione che restino memorizzate nella base dati e venga indicato loperatore la data e lora della modifica ed autorizzate dal responsabile. c) Sono modificabili solo dalloperatore del protocollo 89

Verifica La registrazione dei documenti informatici prevede: a) Stessa procedura dei documenti cartacei pi registrazione dellimpronta e memorizzazione del file nella base dati del protocollo informatico b) Non necessaria la registrazione dei riferimenti indicativi ma solo la memorizzazione del file c) Non devono essere protocollati se arrivano tramite PEC 90

Archiviazione elettronica e Poli Archivistici regionali

Archiviazione elettronica Obblighi dellente: Conservare e valorizzare larchivio in quanto bene culturale art 10 DLgs 42/04 92 Mantenere lorganicit e ordinamento dellarchivio art 30 DLgs 42/04 Divieto di danneggiare, deteriorare o distruggere larchivio

Archiviazione elettronica Unicit dellarchivio Organizzazione elettronica dei fascicoli Gestione e conservazione di archivi ibridi 93 Lintenso utilizzo delle tecnologie informatiche produce criticit in termini di:

Archiviazione elettronica La nomina di un responsabile interno o esterno allente della conservazione (art 44 CAD), La definizione di un manuale della conservazione, Lindividuazione di un conservatore accreditato (art 44-bis CAD) 94 La definizione di un sistema di conservazione digitale deve prevedere:

Archiviazione elettronica Il sistema di conservazione digitale deve garantire (art 44 CAD): Lautenticit del documento Lintegrit La leggibilit e lagevole reperibilit dei documenti Il rispetto delle misure di sicurezza della privacy 95

Archiviazione elettronica Conservare il digitale unattivit complessa: 96

Archiviazione elettronica Il sistema di conservazione deve essere gestito da una struttura affidabile: Che esegue attivit di backup-restore; Corredato da meccanismi di disaster recovery e continuit operativa; Dotato di un sistema di storage management altamente affidabile; Dotato della documentazione necessaria per dimostrare la corretta gestione. 97

Archiviazione elettronica Occorre soddisfare gli obblighi della normativa vigente descritta nella Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n.11, per evitare che le firme digitali apposte perdano nel tempo la loro validit. 98

Archiviazione elettronica Considerata lelevata specializzazione di persone e mezzi, difficilmente lente pu attivare strutture adeguate, di qui la nascita dei Poli archivistici regionali. 99

Archiviazione elettronica I Poli Archivistici collaborano con lente supportandoli nella formazione dei loro archivi digitali: Evitando la dispersione dei documenti informatici in tanti sistemi non interoperabili; Assicurando la valorizzazione di un adeguato set di metadati per le unit documentarie archivistiche; Esplicitando le esigenze in termini di accessibilit, riservatezza, tempo minimo di conservazione, etc. 100

Archivio OAIS Produttori Management Utilizzatori Archiviazione elettronica 101 Il modello conservativo dei Poli Archivistici conforme al modello OAIS SIP DIP

Archiviazione elettronica Con la nascita dei Poli Archivistici basati sullo stesso modello conservativo che utilizzano set di metadati compatibili si prefigura la costituzione di una rete nazionale dei Depositi Digitali capaci di mettere a fattor comune il patrimonio informativo e documentario conservato, producendo servizi altamente innovativi e di elevata potenzialit 102

Continuit operativa Art 50-bis del CAD e Circ. DigitPA 58/11: Dal disaster recovery alla continuit operativa; Lo studio di fattibilit tecnica: analisi dell'organizzazione e analisi dell'impatto; la procedura di autovalutazione; scelta della strategia e individuazione della soluzione tecnica; limplementazione della soluzione tecnica; la scelta sulle modalit di esecuzione (make, outsourcing); verifica e manutenzione; 103

Concludendo Il passaggio ad una amministrazione digitale implica: Impegno del vertice a promuovere cambiamenti radicali Cambiamento di mentalit nel lavoro con la diffusione di nuovi modelli organizzativi Interventi formativi per fornire la spinta psicologica necessaria al cambiamento verso il digitale 104

Gli strumenti informatici della pubblica amministrazione digitale e protocollo informatico EBIT –...

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