• Il Regolamento Isvap n. 20 sottolinea l’importanza del rafforzamento degli

assetti organizzativi per elevare la qualità del Sistema di Controllo Interno

istituendo a tal riguardo la funzione di “Compliance”

• La NON “Conformità alla Normativa esterna/interna” porta a :

• Sanzioni

• Mancanza di controllo nei processi operativi

• Indebolimento dell’organizzazione

• Pertanto emerge, come primo passo, l’esigenza di avere sotto controllo le

scadenze normative

◦ Le scadenze da rispettare sono di tre tipi:

1. Con data già definita e pianificata (singole o ricorrenti)

2. Dipendente da un evento e quindi con data di scadenza definita al momento dell’occorrenza dell’evento

3. “Una tantum”, legata ad impegni non pianificabili

Regolamento 20 ISVAP

Controllo dinamico Scadenze Interne / Esterne

La mancanza del controllo comporta:

•Sanzioni

•Carenze Organizzative

Gescas : Strumento di supporto al controllo

Impulso Audit Compliance ISVAP ANIA COVIP INPS Entrate Bilancio Etc.

◦ Lo scopo di GESCAS, “Software per la Gestione delle

Scadenze”, è quello di:

• Consentire il “censimento” delle attività che prevedono

una data massima di espletamento (data di scadenza)

servendosi anche dell’ausilio di un DB

• Monitorare costantemente l’andamento degli obblighi da

espletare

• Fornire a tutte le risorse coinvolte gli strumenti necessari

per il governo del processo di Gestione delle Scadenze

Il back office

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•Il modulo di back office è riservato all’amministratore

dell’applicazione e prevede la gestione di una serie di

tabelle: •Fonti normative

•Destinatari attività (ISVAP, CONSOB)

•Tipo di attività (comunicazioni, flussi dati, pagamenti, etc)

•Società gestite

•Eventi (Cda, nuovo prodotto, etc)

•Uffici

•Operatori e uffici di appartenenza

•Profilo operatori e relative funzioni

•Parametri email

•Repository

•Anagrafe attività:

•Provvedimenti

•Struttura attività

• Alla base del software esiste un DB (Repository) delle norme di

settore con le relative scadenze associate ed i riferimenti alla

struttura organizzativa preposta alla gestione

• E’ caratterizzato da una facile manutenzione affidata ad

operatori incaricati anche dell’ aggiornamento dei

provvedimenti così da consentire ampia flessibilità ed

autonomia

• Il DB è replicabile di anno in anno

• L’operatività dell’applicazione è affidata secondo le necessità

organizzative ai seguenti profili operativi:

• Normale: per lo svolgimento dell’attività corrente, il

perfezionamento delle scadenze e la chiusura della pratica ( ogni

operatore può appartenere ad uno o più uffici ed operare sulle

pratiche di competenza)

• Administrator : per il caricamento, la manutenzione delle norme, la

gestione delle “permissions”, il controllo delle scadenze e la

produzione dei report (ha visibilità delle attività di ciascun

operatore ed ufficio)

• Le norme che fanno parte del Repository fornito a corredo

dell’applicazione provengono da:

• Decreti Ministeriali e Presidenza della Repubblica

• Agenzia delle Entrate

• COVIP

• INPS

• ISVAP

• ANIA

• etc.

• L’operatore viene costantemente e periodicamente aggiornato via e-mail sulle scadenze di competenza propria o dell’ufficio a cui appartiene

• L’operatore svolge nell’ambito della procedura la seguente attività :

• Perfezionamento della documentazione richiesta dalla “scadenza”

• Produzione e stampa del documento da approvare

• Inoltro e gestione dell’attività per la firma (aggiornamento data “richiesta firma”)

• Acquisizione del documento firmato e suo inserimento nella procedura come allegato

• Chiusura dell’attività

Avviso periodico via e-mail all’operatore

per le scadenze di competenza

Perfezionamento pratica e stampa

documento da approvare

Inserimento data documento alla firma

Acquisizione documento firmato

Chiusura Attività

Scadenze: Una tantum Periodiche condizionate

• La procedura GESCAS rende disponibili le seguenti funzioni di supporto operativo :

• Sulla singola attività:

• Consultazione della documentazione allegata

• Consultazione della normativa di riferimento

• Verifica nello storico delle operazioni effettuate

• Consultazione della scadenza di tipo periodico o multipla (scadenze mensili/trimestrali)

• Sull’insieme delle attività:

• Consultazione scadenzario

• Generazione Report (solo per ufficio di controllo)