G Suite-Siamo pronti per il cloud?

Google Apps For Education: “Pronti per il cloud?”

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Sommario

Google Apps for Education-Pronti per il cloud? ....................................................... 3

Introduzione...................................................................................................... 3

Cosa serve per iniziare ....................................................................................... 3

Configurare le Google Apps For Education su gestore Hosting Aruba ......................... 6

Registrazione del nostro dominio ......................................................................... 7

Verifica dominio ................................................................................................. 8

Indirizzare i record Mail Exchange (o record MX) ai server di posta di Google dal pannello di controllo Aruba. ............................................................................... 10

Vediamo come procedere .......................................................................................... 10

Come inserire i record MX ................................................................................. 13

Modalità di inserimento Record MX ..................................................................... 14

Inserimento del logo del dominio ....................................................................... 20

Accesso alla Console di amministrazione ............................................................. 22

Procedura dettagliata ................................................................................................ 22

Console di amministrazione ....................................................................................... 23

Come aggiungere utenti ............................................................................................ 24

Aggiungere un utente ............................................................................................... 24

Aggiungere più utenti utilizzando un foglio di lavoro ..................................................... 25

Come creare gruppi .................................................................................................. 28

Procedura dettagliata ................................................................................................ 29

Siamo pronti per il cloud? ................................................................................. 31

Le principali Apps di G Suite .............................................................................. 31

GMail ...................................................................................................................... 31

Creare nuove etichette .............................................................................................. 35

Drive .............................................................................................................. 36

Caricare i nostri documenti in drive e condividerli ......................................................... 36

Altre applicazioni di Drive .......................................................................................... 41

Calendar ......................................................................................................... 41

Classroom ............................................................................................................... 45

Archiviare il corso ....................................................................................... 50

Eliminare un corso ...................................................................................... 51

Link a tutorial delle principali applicazioni di Google ............................................. 52

Sites ....................................................................................................................... 52

Corso del prof. Michele Maffucci ................................................................................. 52


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Video-tutorial ........................................................................................................... 53

Assistenza telefonica ........................................................................................ 53

Fonti di riferimento .......................................................................................... 53

Articolo di Antono Fini dirigente dell’ IC Arcola-Ameglia ................................................. 53

“A scuola con le Google Apps” di Mario Mattioli ............................................................. 53

Centro assistenza Google .......................................................................................... 53


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Google Apps for Education-Pronti per il cloud?

Introduzione Google Apps è una soluzione hosted basata sul Web. Ciò significa che puoi accedervi in qualsiasi momento, ovunque tu disponga di una connessione Internet. Questo tipo di tecnologia si chiama "software-as-a-service" o "cloud computing". Si tratta di un modello di elaborazione in cui le applicazioni IT vengono fornite "come servizio" e che consente agli utenti di accedere a tali applicazioni da Internet ("in the cloud")

Google Apps for Education offre le funzioni incluse in Google Apps agli istituti non profit di istruzione primaria e secondaria inferiore e superiore.

È una suite di applicazioni per la produttività che Google offre a scuole e istituzioni educative gratuitamente. Queste applicazioni di comunicazione e collaborazione comprendono Gmail, Calendar, Drive, Docs e siti, con la possibilità di accedere a decine di altri strumenti di collaborazione supportate da Google.

Cosa serve per iniziare

Se disponiamo già di un dominio d’istituto dobbiamo assicurarci che il fornitore del dominio e/o del servizio di hosting permetta di modificare i DNS del dominio. Non possono coesistere due gestori email, uno esclude l'altro, pertanto è cosa essenziale, per poter utilizzare i servizi di Google è necessario predisporre opportunamente i server DNS.


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Per configurare l'email con Google Apps, occorre indirizzare il flusso di posta del proprio dominio al proprio account Google Apps. Occorre, quindi indirizzare i record Mail Exchange (o record MX) ai server di posta di Google. Ma prima di richiedere questa modifica dobbiamo registrare il nostro istituto alle Google Apps for Education e compilare il modulo con i dati richiesti (cliccare sull’immagine)

Se invece preferiamo contattare il personale potremo richiedere il supporto attraverso questo link https://www.google.com/edu/contact/index.html Google chiederà di verificare il dominio (sarà possibile scegliere diversi tipi verifica, caricare un file html sul dominio, inserire un DNS, ecc.) fatta questa verifica ed inseriti tutti i dati del richiedente ( dovrà sempre essere il Dirigente Scolastico) ci vorranno un paio di giorni al fine di permettere a Google di verificare i requisiti per accedere al programma. Arrivata la conferma (attenzione per registrarsi utilizzare una casella email diversa da quella del dominio su cui si vuole attivare il servizio, è consigliabile utilizzare la casella @istruzione.it o dell’istituto o del dirigente scolastico) sarà necessario modificare i DNS del dominio inserendo i record MX così come specificati da Google.

*procedura, di solito, eseguita dal servizio di hosting

https://www.google.com/edu/contact/index.html

https://www.google.com/a/signup/?enterprise_product=GOOGLE.EDU#0


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I valori vanno inseriti nell'host del proprio dominio, non nella Console di amministrazione Google.

Nota. Alcuni host di dominio utilizzano etichette diverse per i campi nome e valore e alcuni host richiedono inoltre un punto alla fine del nome del server.

Ad esempio: ASPMX.L.GOOGLE.COM.

Schermata tipo

Informazioni sui record MX

Mediamente servono dieci-quindici giorni per completare l’attivazione.

Dopo la registrazione, verrai indirizzato alla Console di amministrazione Google e potrai continuare a configurare i servizi per i tuoi utenti.

https://support.google.com/a/answer/33352?hl=it


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Configurare le Google Apps For Education su gestore Hosting Aruba

Partiamo dalla risposta di Aruba alla richiesta di implementare la G Suite di Google

"Gentile cliente, l'attuale tipologia di servizio associata al dominio miosito.it (Hosting Linux) non permette la gestione del DNS e della posta su server mail esterni. Tuttavia, per venire incontro alle sue esigenze, è possibile, mantenendo l'hosting, modificare manualmente la zona del dominio per permetterle la gestione della posta su server mail esterni. Previa sua conferma, provvederemo ad eseguire le modifiche sulla stessa: deve soltanto indicarci i record MX da impostare. Le ricordiamo infine che, a seguito di tale modifica, la posta su Aruba non potrà più essere gestita e cesserà di funzionare."

Proprio da questa esigenza è raccomandabile prima di eseguire la registrazione contattare il gestore e muoversi di conseguenza.

Personalmente opterei di tenere le Google Apps sganciate dal .gov richiedendo ad Aruba uno spazio per un secondo dominio. In questo caso il dominio non deve avere lo spazio web per gestire un secondo sito, ma deve essere associato al solo servizio di gestione dei DNS e di conseguenza della posta a server esterno.

Quindi prima di procedere a richiedere l’attivazione delle Google Apps For Education fate molta attenzione sia ad inserire i dati come Admin della console che come dominio sulle quali operare la correzione dei record MX.

In questo mio tutorial vedremo, invece, la configurazione su dominio .gov semplicemente perché la registrazione è stata avviata per il dominio in uso.


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Registrazione del nostro dominio

Procediamo come già descritto nel precedente tutorial alla pagina 3 inserendo i dati a questo link . Non registratevi con nomi personali, sono preferibili sinonimi che indichino la funzione di amministratore di console (es. amministratoregafe-adminicmiosito-ecc....)

https://www.google.com/a/signup/?enterprise_product=GOOGLE.EDU#0


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Verifica dominio

A questo punto dovremo aspettare la risposta di avvenuta registrazione, Google assegnerà le credenziali di accesso alla Console chiedendoci di verificare il dominio. Come già indicato a pag.3 ci sono vari modi di verifica:

1. Inserire un metatag nell’header.php prima della chiusura dell’head </head>


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2. Oppure, come vi verrà indicato nella procedura guidata della console di Google Apps, è possibile inserire un token assegnato, da incollare nei record TXT del pannello di gestione DNS di Aruba. Eseguita tutta la procedura cliccare sul pulsante “verifica”.

*Nell’immagine la schermata della configurazione guidata di Google Apps


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Dopo la verifica accediamo alla console di Admin GoogleApps ci verrà segnalato che il dominio è di nostra proprietà, ma un messaggio ci comunicherà che la configurazione è ancora in atto. Risulteranno attive tutte le app compresa la mail, ma solo come invio di posta, se non si opera sui DNS non è possibile ricevere posta all’interno del nostro dominio.

*Nell’immagine ho inserito messaggi approssimativi, non ricordo la corretta dicitura, mi sono dimenticata di fare uno screenshot

Indirizzare i record Mail Exchange (o record MX) ai server di posta di Google dal pannello di controllo Aruba.

Normalmente la gestione dei DNS non è un servizio attivo ed è a carico del gestore, ma potrebbe essere utile implementare la configurazione autonomamente.

Vediamo come procedere. Accediamo con le nostre credenziali al pannello di controllo e dal menù di sinistra clicchiamo su “Utility dominio”.


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Apparirà una schermata nella quale si evince che il servizio “Gestione DNS e Name Server “ non è attivo, basta cliccare su “Attiva”

Apparirà il seguente messaggio:


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Passato il tempo richiesto sarà possibile accedere alla Gestione dei DNS (fare molta attenzione a modificare i dati)


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Come inserire i record MX La procedura guidata di Goole Apps ci indica come modificare i record e quali parametri inserire

L’esempio, riportato nella tabella sopra, fa riferimento a record standard, nel nostro caso Aruba NON accetta il punto finale e dà la possibilità di inserire valori di priorità diversi da quelli indicati. Riporto come li ho trascritti io per evitare di copiarli errati

HOST PRIORITÀ ASPMX.L.GOOGLE.COM 10 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM 30 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM 30 ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM 50 ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM 50


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Modalità di inserimento Record MX Entrati nel pannello di gestione DNS scorriamo fino a visualizzare l’accesso ai Record MX e selezioniamo “Usa altri Mail Server”

confermiamo sapendo che le caselle attive su Aruba saranno disattivate e non più utilizzabili (ecco perché si raccomanda di richiedere uno spazio web “a parte” per la gestione delle mail)


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Come aggiungere i nuovi Record MX

Copiamo il primo Record nel campo Host dandogli massima priorità (il valore più basso corrisponde ad alta priorità)

Continuiamo riportando tutti i Record come trascritti nella tabella di pagina 12 .


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Finito l’inserimento si presenterà questa schermata

Clicchiamo su prosegui, ritorniamo sul pannello di Gestione DNS, salviamo tutta la configurazione.


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NB: Dato che il sistema lo prevede, fate sempre un salvataggio delle configurazioni sia precedenti che quelle modificate, esportando un file di dati

1. Prima della modifica del Server di posta Aruba


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2. dopo la modifica dei Record MX

A questo punto la configurazione della posta all’interno del dominio è terminata non resta altro che procedere con l’inserimento degli account degli utenti, la creazione di gruppi e personalizzare la console di amministrazione G Suite For Education.


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*NB: può capitare nella Console sia presente un messaggio con richiesta di piano tariffario e rinnovo abbonamento. È un messaggio che non comporta nessuna emissione di pagamento importante è che sia stata fatta la richiesta per le “For Education

A dimostrazione allego screenshot della mail ricevuta dal centro assistenza


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Inserimento del logo del dominio Dalla console cliccare su profilo aziendale e scorrere fino a personalizzazioni


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Ecco che le nostre Google Apps for Education prendono vita:

Login con il nuovo account:

le credenziali verranno assegnate dall’amministratore di G Suite con password modificabile al primo accesso


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Accesso alla Console di amministrazione

L'utilizzo della Console di amministrazione Google come amministratore di Google Apps ti permette di gestire l'account della tua organizzazione, ad esempio aggiungendo nuovi utenti, gestendo le impostazioni relative alla sicurezza e attivando i servizi Google che desideri mettere a disposizione del tuo team.

Vediamo come accedere alla Console di amministrazione Google per gestire le impostazioni dell'account ed iniziare a creare i gruppi.

Procedura dettagliata:

1. Vai all'indirizzo admin.google.com in qualsiasi browser web.

2. Nella pagina di accesso, inserisci l'indirizzo amministratore Google e fai clic su Avanti.

https://admin.google.com/


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3. Verifica che l'indirizzo email visualizzato corrisponda a quello a cui stai eseguendo l'accesso, quindi inserisci la password e fai clic su Accedi.

Se non riconosci l'account, fai clic sulla freccia indietro o Accedi con un altro account.

Console di amministrazione

Una volta effettuato l'accesso alla Console di amministrazione come Super amministratore (condizione essenziale per gestire gli account) avremo dalla dashboard la possibilità di gestire tutte le applicazioni


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Come aggiungere utenti

Clicca sull’icona “Utenti”

Si aprirà una schermata nella quale sarà possibile lavorare per aggiungere nuovi utenti o aggiungere più utenti (è disponibile una modalità di importazione da file in formato CSV, facilmente realizzabili con un foglio elettronico)

Aggiungere un utente

In basso a destra, (vedi immagine) cliccando sull’icona per aggiungere un utente alla volta si aprirà una finestra di dialogo dove dovrai inserire i dati richiesti


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Aggiungere più utenti utilizzando un foglio di lavoro:

1. Accedi alla console come super amministratore.

2. Fai clic su Utenti.

3. Nella pagina Utenti, fai clic su e seleziona l'opzione Aggiungi più utenti.

Scarica il file di esempio. Non chiudere la finestra di dialogo.


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4. Apri il file CVS, scaricato sul tuo pc, in un'applicazione per fogli di lavoro.

5. Il file contiene le colonne per gli attributi visualizzati sul profilo utente nella Console di amministrazione e nei contatti di Gmail. Per ciascun utente che desideri aggiungere, devi inserire i valori nelle colonne Nome, Cognome,(preferibile cognome,nome) Indirizzo email e Password. Queste informazioni sono obbligatorie per ciascun utente. Le altre colonne non sono obbligatorie: puoi inserirvi i valori corrispondenti o lasciarle vuote.


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La console di amministrazione genera una password complessa che puoi modificare da “imposta password”, (Google ti chiederà di ripetere due volte della password che dovrà avere come minio 8 caratteri) successivamente l’utente potrà modificare la password a questo link https://myaccount.google.com/security?pli=1)

*nell’immagine un esempio di foglio di calcolo con utenti da aggiungere

6. Importante! Salva il file CVS e caricalo attraverso la finestra di dialogo. 7. Fai clic su Crea. 8. Per inviare al nuovo utente i dati dell'account, clicca su Stampa istruzioni. (esiste

anche la possibilità di Invia istruzioni per email, ma occorrerebbero tutti account diversi e accessibili per l’utente, sarebbe più complicato )

9. Fai clic su Fine.

Elementi fondamentali

• Assicurati di salvare la tabella come tipo di file CSV. • Tutte le password devono contenere almeno otto caratteri. • Non è possibile caricare 500 account utente contemporaneamente: suddividi la

tabella in porzioni più piccole prima di salvare ciascuna di queste come file CSV. • Ricorda che possono trascorrere fino a 24 ore prima che i nuovi account utente

vengano visualizzati nella directory del dominio disponibile per la ricerca.

https://myaccount.google.com/security?pli=1


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Come creare gruppi In un istituto scolastico potrebbe essere necessario creare dei gruppi ai quali indirizzare tutti i documenti da condividere, ecco alcuni gruppi tipo:

Docenti Docenti infanzia Docenti primaria Docenti secondaria Responsabili di plesso Consiglio di istituto Staff Commissione POF Funzioni strumentali Personale ATA Segreteria Segreteria didattica Segreteria amministrativa Alunni secondaria Gruppo GLI Dipartimenti

Una volta creati i gruppi dalla Console di amministrazione tutte le volte che vorrete inviare una mail esempio a tutti i docenti non occorrerà digitare indirizzo per indirizzo ma basterà scegliere [email protected]

mailto:[email protected]


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Procedura dettagliata

1. Accedi alla Console di amministrazione Google Apps come super amministratore e clicca sull’ icona “Gruppi”

2. In basso a destra clicca sull’icona


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3. Si aprirà una finestra di dialogo nella quale sarà possibile inserire il nome del gruppo e il livello di accesso

4. Fai clic su Crea. Sarai reindirizzato alla pagina del gruppo nella console di amministrazione.

5. Dopo aver creato un gruppo nella Console di amministrazione puoi modificarlo aggiungendo o rimuovendo membri, modificando il ruolo di un utente, il nome o la descrizione del gruppo e altro


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Siamo pronti per il cloud?

Mi piace aprire questo argomento con le parole di Mario Mattioli trascritte nel suo elaborato “A scuola con le Google Apps” È importante, fra i tanti requisiti, la motivazione

“Tutto il personale coinvolto deve essere, se non entusiasta, quantomeno aperto e disponibile nei confronti di un significativo rinnovamento del proprio modo di lavorare”

Le principali Apps di G Suite

GMail Abbiamo ben presente come creare, gratuitamente, un account @gmail.com e come si presenta il nostro servizio con le possibilità ad accedere a tutte le app di Google

*Notare l’utente [email protected]

mailto:[email protected]


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Gestione all’interno della piattaforma G Suite

• tutti gli account saranno così composti nome.cognome@tuodominio (oppure cognome.nome@tuodominio) con assegnata dall’amministratore g suite una password unica da modificare al momento del primo accesso

• tutti gli indirizzi di posta (compresi gruppi), quindi avranno il dominio personalizzato e non più @gmail.com

• lo spazio di archiviazione sarà illimitato

• sarà possibile etichettare le mail, raccogliere ordinatamente creando nuove etichette organizzare al meglio la nostra posta

mailto:nome.cognome@tuodominio

mailto:cognome.nome@tuodominio


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• dal menù impostazioni è possibile personalizzare, come più ci piace, la nostra casella di posta


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Ecco alcuni screenshot esemplificativi


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Creare nuove etichette

Personalizziamo le nostre etichette cliccando sul menù a tendina di lato all’etichetta creata


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Drive

Drive comunica perfettamente con gmail e viceversa.

Offre 15 GB di spazio di archiviazione online (ad utente, quindi pensate all’interno di un istituto quanto è possibile archiviare)per poter conservare tutto ciò che desideri: foto, articoli, progetti, disegni, registrazioni, video

Occorre ovviamente sempre una connessione, non c’è rischio di perdere file se malauguratamente qualcuno li cancellasse per la funzione di ripristino.

Innumerevoli sono le funzionalità e le potenzialità ne esaminiamo alcune

Caricare i nostri documenti in drive e condividerli Accediamo con il nostro account in Drive, carichiamo un file dal nostro pc o cerchiamo tra i file.drive quello che vogliamo condividere


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Una volta individuato il file andiamo sulle opzioni di condivisione.

Dal menù è possibile scegliere come e con chi condividere


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Se inseriamo l’indirizzo mail per la condivisione verrà recapitato un messaggio come questo


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Oppure possiamo inviare il link con il nostro servizio di posta e condividerlo con tutti gli utenti di dominio, ma il copia incolla può essere ricevuto come uno spam allora conviene inviare il link mediante la funzionalità apposita di gmail (icona drive menù inferiore)


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Così si presenterà la nostra mail con i documenti da inviare per condividere


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Altre applicazioni di Drive

Tutte le applicazioni sono interamente nel cloud. Questa particolare configurazione ha i suoi bei vantaggi:

• non è più necessario installare il software (suite Office), né aggiornarlo; • un gruppo di persone può modificare, mantenendo traccia delle modifiche • le applicazioni cloud di Drive sono compatibili con Microsoft Office e LibreOffice:

i file creati da Word, Excel, Powerpoint, Writer, Calc e Impress possono essere convertiti nei formati Google e viceversa.

Le tre applicazioni di base si chiamano (link alla guida di Google) :

Google Documenti ; Google Fogli di lavoro ; Google Presentazioni .

Calendar

Altro preziosissimo strumento

https://www.google.com/intl/it_it/docs/about/

https://www.google.com/intl/it_it/sheets/about/

https://www.google.com/intl/it_it/slides/about/


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Ogni utente può creare tutti i calendari di cui ha bisogno e condividerli.

Puoi sincronizzare sui dispositivi mobili.


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Nella piattaforma G Suite è possibile prenotare appuntamenti e aggiungere eventi.

I calendari possono anche essere resi pubblici e incorporati, nelle pagine del sito

istituzionale prelevando il codice <iframe> cliccando sulla scheda “ ”

Oppure accedere alle personalizzazioni: colori, dimensioni, modalità di visualizzazione...


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Classroom

Classroom è un nuovo prodotto della suite di Google Apps for Education, è accessibile: gli utenti non vedenti o ipovedenti possono navigare e gestire i corsi e i compiti utilizzando uno screen reader.


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Si può accedere a Classroom a questo indirizzo https://classroom.google.com/h

oppure, essendo utente GAFE, una volta loggati aprire il menù delle app e cliccare su “Classroom”

così sarete già loggati nella classe virtuale.

https://classroom.google.com/h


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Potrete scegliere se seguire una lezione accedendo con un codice assegnato

oppure creare una lezione


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Con Classroom sarà possibile condividere documenti in Drive, gli studenti possono visualizzare i propri compiti in un'apposita pagina mentre tutto il materiale sarà salvato automaticamente in Drive oppure potrai archiviarlo in una cartella specifica per una più facile rintracciabilità.

Ecco alcuni esempi delle potenzialità di questo progetto

Una volta creato il corso è possibile invitare gli studenti fornendo loro il codice ed

iniziare a preparare lezioni utilizzando le opzioni messe a disposizione cliccando

sull’icona in basso a destra


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Nella nostra aula virtuale vedremo apparire i compiti e i nostri corsi

che verranno automaticamente salvati in Drive

Infatti aprendo la cartella verremmo indirizzati in Drive dove sarà possibile inserire


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tutto il materiale o modificare quello esistente

Archiviare il corso

Potresti avere la necessità di archiviare il corso (fine quadrimestre-fine anno) ma mantenere la possibilità di visualizzare i contenuti. Un corso archiviato viene spostato in un'area separata per aiutare a mantenere organizzati i corsi ancora in funzione. Un corso archiviato può essere visualizzato dall’insegnante e dagli studenti del corso. Quando il corso è archiviato, tuttavia, non può essere modificato , non è possibile aggiungere nulla fino a quando non viene ripristinato; si può decidere anche di eliminarlo.


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Eliminare un corso


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Link a tutorial delle principali applicazioni di Google

A questo link è possibile accedere a guide e tutorial per utilizzare le applicazioni di Google

Sites

Un semplice tutorial per la costruzione di un blog con Sites

Corso del prof. Michele Maffucci

Appunti del corso introduttivo Google Apps: Documenti

Appunti del corso introduttivo Google Apps: Fogli di Calcolo, Presentazioni, Disegni, Calendario

Appunti del corso introduttivo Google Apps: Google Sites – parte 1/3



http://learn-it.googleapps.com/gmail

https://sites.google.com/a/icarcolaameglia.it/maestra-cate/

http://www.maffucci.it/2012/03/23/appunti-del-corso-introduttivo-google-apps-documenti/

http://www.maffucci.it/2012/03/26/appunti-del-corso-introduttivo-google-apps-fogli-di-calcolo-presentazioni-disegni-calendario/

http://www.maffucci.it/2012/03/26/appunti-del-corso-introduttivo-google-apps-fogli-di-calcolo-presentazioni-disegni-calendario/

http://www.maffucci.it/2012/03/26/appunti-del-corso-introduttivo-google-apps-google-sites-parte-13/




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Questo tutorial di Caterina Toccafondi è distribuito con Creative Commons Attribuzione - Condividi allo stesso modo 4.0 Internazionale.

Video-tutorial Di seguito riporto il video-tutorial messo a disposizione dal Centro assistenza di Google

https://www.youtube.com/watch?t=11&v=K26iyyQMp_g

Assistenza telefonica

• Locale:800-930-858 (Italia) • Globale:+39 02 3859 1312 (Italia) • Globale:+1-646-257-4500 (Stati Uniti)

Prima di comporre il numero fornirsi del PIN nella sezione assistenza della Console di amministrazione

Fonti di riferimento

Articolo di Antono Fini dirigente dell’ IC Arcola-Ameglia

“A scuola con le Google Apps” di Mario Mattioli

Centro assistenza Google

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/




https://www.youtube.com/watch?t=11&v=K26iyyQMp_g

http://bricks.maieutiche.economia.unitn.it/?p=3188

https://support.google.com/edu/

G Suite-Siamo pronti per il cloud?

Education

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