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Flusso Documentale Archiviazione Invio Documenti via E-Mail
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Flusso
Documentale
Archiviazione Invio Documenti
via E-Mail
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EdiSoftware S.r.l. – Via Giacomo Pedemonte, 3 – 16149 Genova. Tel. 010.648601 – Fax 010.6486099
www.edisoftware.it – [email protected]
Flusso Documentale
INTRODUZIONE
L’uso sempre più diffuso della posta elettronica rende sicuramente interessante la possibilità di archiviare e
spedire via e - mail i documenti emessi e ricevuti dell’Azienda.
La soluzione adottata dai gestionali iQ è il modulo FastDoc che consente di spedire via E-mail ed archiviare
in automatico varie tipologie di documenti del ciclo attivo e passivo (fatture, ordini di acquisto, ecc.) e le
lettere generate con la operatività dei Solleciti in formato PDF.
Si tratta di una soluzione estremamente semplice ed economica, ma che porta vantaggi concreti in termini di
velocità di invio, riduzione dei costi di spedizione e stampa, facilità di ricerca del documento archiviato.
ARCHIVIAZIONE/INVIO DOCUMENTI
Il cuore del modulo è la maschera di archiviazione invio documenti. Attraverso una serie di filtri è possibile
richiamare un range di documenti, per quali, dopo la selezione all’interno della griglia è possibile lanciare
una o più operazione contemporaneamente quali ad esempio la generazione allegati, l’invio e-mail o al
documentale degli stessi.
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La creazione dei documenti da inviare si attua attraverso la preparazione degli allegati che genera il file PDF
dei documenti desiderati, assegnando i nomi degli stessi in base ai parametri di funzionamento scelti
dall’utente.
L’archiviazione consiste nel salvataggio dei PDF creati in particolari cartelle scelte anch’esse sulla base dei
parametri di funzionamento impostati dall’utilizzatore del modulo.
L’invio del documento, avviene tramite e-mail solo per quei soggetti che, come prevede la legge, hanno
dato il benestare per tale gestione. Tale funzionalità si attiva attraverso un parametro nell’anagrafica dei
clienti. Contestualmente all’invio del pdf del documento è possibile inserire sulla mail anche gli eventuali
allegati del documento attraverso l’apposito parametro.
E’ poi possibile anche effettuare la stampa, gestendo il numero di copie, e cancellazione degli stessi
attraverso gli appositi parametri ed, infine, l’invio dei documenti al documentale.
L’utente ha poi la possibilità di indicare i dati che vuole visualizzare nell’oggetto della mail (per esempio,
numero e data documento) ed impostare un testo predefinito e personalizzabile da riportarsi nel corpo
della stessa.
La maschera è suddivida in più sezioni che dettaglieremo qui di seguito.
Nella scheda elenco documenti vengono riportati tutti quei documenti che rispettano i criteri di selezione
impostati. Per quanto riguarda l’invio dei documenti, questo è possibile, solo ed esclusivamente per quei
documenti per i quali il file pdf è già stato generato ed è attivo il parametro in anagrafica indicato
precedentemente.
Nella scheda documenti archiviati invece vengono riportati tutti quei documenti che risultano essere già
archiviati ossia la procedura legata al flag Prepara Allegati è già stata lanciata.
Nella scheda documenti errati infine vengono riportati tutti quei record dei documenti il cui invio risulta
non essere andato a buon fine (ad esempio perché si è cercato di inviare un documento per un cliente che
non aveva il flag di abilitato invio attivo o perché l’indirizzo e mail non era corretto).
ANAGRAFICA CLIENTI
Per poter gestire l’invio mail tramite FastDoc è necessario impostare in anagrafica clienti come indicato
precedentemente il flag “Invio Doc tramite E-mail”.
Per poter gestire l’invio mail tramite FastDoc è necessario impostare in anagrafica clienti come indicato
precedentemente il flag “Invio Doc tramite E-mail”.
In fase di invio dei documenti verranno presi in considerazione in prima battuta l’indirizzo E-mail presente
nella tab generale e, successivamente gli eventuali indirizzi presenti nella scheda dei riferimenti.
Per permettere il corretto funzionamento della procedura il riferimento non dovrà avere attivo il flag
disattivo.
Dovrà inoltre essere impostato il documento su cui questo sarà utilizzato selezionando ad esempio il flag
ddt emesso piuttosto che fattura emessa, e dovrà essere impostato il tipo invio ossia se l’indirizzo e mail del
riferimento dovrà essere indicato nel To, nel CC, o nel BCC della mail.
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PARAMETRI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTI
Per poter gestire tutti gli automatismi di FastDoc, legati alla gestione e archiviazione dei documenti, è
necessario impostare i Parametri Gestione Elettronica Documenti.
Nella parte superiore della maschera è possibile indicare la Struttura Percorso e Nome File dove verranno
salvati i file pdf per l’invio dei documenti in funzione dei campi selezionati. Il percorso può essere a sua
volta composto dall’indicazione dell’Esercizio e del Tipo Documento.
E’ poi possibile impostare un separatore ulteriore di queste ultime informazioni in base al simbolo inserito
nel campo Separatore.
E’ inoltre possibile gestire una lingua predefinita per l’invio dei documenti attivando la voce “Abilitazione” e
impostando la lingua predefinita per l’invio.
Per attivare questa funzionalità è necessario configurare inoltre il file <NomeCartella>.txt, presente nella
cartella dei fincati personalizzati, inserendo la riga
"<NomeFile>;<descrizione>;default_fastdoc"
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dove con NomeFile si può definire un report standard o uno personalizzato.
Il codice lingua predefinito viene poi confrontato con il codice lingua presente nell'anagrafica del
cliente/fornitore e, nel caso in cui non dovessero corrispondere, si ricerca nella cartella dei fincati
personalizzati il report denominato
“<NomeReport> "_" + <CodiceLinguaCliente>;default_fastdoc “
E,se esiste, viene sostituito allo standard.
La maschera è composta infine da due schede Documenti Ciclo Attivo / Documenti Ciclo Passivo.
Per ognuna di esse è possibile andare a personalizzare alcune informazioni attraverso la voce Modifica Tipo
Documento selezionabile dal le opzioni del tasto destro del mouse.
Attraverso tale maschera sarà possibile, per ogni tipologia di documento, andare a impostare alcuni valori
di default quali l’oggetto della mail, l’indirizzo di copia conoscenza \copia conoscenza nascosta, l’oggetto e
il testo della mail con la quale verrà allegato il documento.
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NAVIGAZIONE DOCUMENTI
L'obbiettivo dei gestionali iQ è quello di dare all’utente una visione sintetica e veloce di variabili critiche
come l'andamento delle vendite o dei costi, per esempio permettendo la navigazione visuale dei documenti
del ciclo attivo e passivo in una veste del tutto grafica che propone le relazioni ed il conseguente workflow
dei documenti.
Grazie a questa nuova visione è possibile in modo assolutamente intuitivo risalire ai collegamenti tra i vari
documenti avendo a disposizione i dati salienti tramite una consultazione del tutto rapida e semplice.
E’ così possibile accedere alle informazioni essenziali dei documenti e ad uno specifico schema riassuntivo
che viene proposto in fondo alla schermata per ogni documento cliccando sullo stesso, fino alla possibilità
di accedere direttamente al singolo documento selezionato avendo la possibilità di modificarlo.
La consultazione dei dati storici risulta così efficace e consente all’operatore di accedere con facilità anche
alle informazioni più datate.
