IL FLUSSO

TELEMATICOBisetto Enrico MariaRemanzacco, 31 maggio 2011

Programma

Normativa Codice

dell’Amministrazione Digitale

Documento informatico Valore probatorio

Formazione, gestione

Norma di riferimento

Firma Digitale Le tipologie di firme

Come funziona

Norma di riferimento

Posta Elettronica Certificata Definizioni

PEC quando utilizzarla e quali garanzie fornisce

Come funziona il sistema di invio e ricezione PEC

Gestione delle ricevute

Norma di riferimento

Metodologia Proposta di modello

Quadro giuridico

L. 15 marzo 1997, n. 59 (Bassanini)

DPR n. 513/1997 – Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici a norma dell’art. 15 comma 2, della L. 15 marzo 1997, n. 59

DPCM 8 febbraio 1999 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del D.P.R. 10 Novembre 1997, n. 513.

Circ. AIPA 19 giugno 2000 n. CR/24 – Linee guida per l’interoperabilità tra i certificatori iscritti nell’elenco pubblico di cui all’art. 8, comma 3, del D.P.R. n. 513/1997

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

Direttiva n. 93/1999/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche

Legge 16 gennaio 2003, n. 3 – Disposizioni ordinamentali in materia di pubblica amministrazione

D.L.gs 23 gennaio 2002 n. 10 – Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche

DPR 7 aprile 2003, n. 137 – Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’art. 13 del D.L.vo n. 10/2002

Decisione Commissione CE 14 luglio 2003

DPCM 30 ottobre 2003 – Approvazione dello schema nazionale per la valutazione e la certificazione della sicurezza nel settore della tecnologia dell’informazione, ai sensi dell’art. n. 10, comma 1, del D.L.vo n. 10/2002

Direttiva 27 novembre 2003 – Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni

DPCM 13 gennaio 2004 – Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici

Quadro giuridico

Deliberazione 11/2004, 19 febbraio 2004 – Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004). (G.U. 9 marzo 2004, n. 57)

DPCM 2 luglio 2004 – Competenza di materia di certificatori di firma elettronica

DPR 11 febbraio 2005, n.68 – Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.

Deliberazione 4/2005, 17 febbraio 2005 – Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. (G.U. 3 marzo 2005, n. 51)

Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’amministrazione digitale

Decreto Ministeriale del 2 novembre 2005 – Regole tecniche per la formazioni, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265)

Direttiva del 18 novembre 2005 – Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale.

Legge 28 gennaio 2009, n. 2 – Conversione in legge, con modificazioni, del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185 (G.U. n. 22 del 28 gennaio 2009- Supplemento Ordinario n. 14)

DPCM 30 marzo 2009 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici

DPCM 06 maggio 2009 – Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini (G.U. del 25 maggio 2009)

Circolare n. 1/2010/DDI – Uso della Posta Elettronica Certificata nelle amministrazioni pubbliche

D.LGS n. 110/2010 “Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69”

Norma italiana

La storia del documento informatico e della firma digitale inizia con l’articolo 15, comma 2 della Legge 15 marzo 1997, n. 59 (Bassanini)

“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”

GEDOC2

“Lo sviluppo degli strumenti quali la firma digitale

ed il protocollo informatico, adeguati

all’imponente espansione delle reti di

comunicazione telematica e dei servizi di

interoperabilità elettronica, rende possibile la

realizzazione effettiva di una gestione

completamente automatizzata dei flussi

documentali e la conseguente attuazione di

profonde innovazioni nelle modalità di lavoro

delle amministrazioni”

Fonte: L’interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico in ambiente distribuito - AIPA 18 ottobre 2000

Riordino normativo

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) stabilisce le regole per il documento informatico, posta elettronica certificata e firma elettronica

Quest’ultima si consolida nell’ordinamento nelle forme di firma elettronica c.d. “leggera” e di firma elettronica qualificata, categoria nella quale rientra la firma digitale, la cui apposizione al documento informatico definisce giuridicamente quest’ultimo come pienamente equivalente dal punto di vista giuridico al documento cartaceo con sottoscrizione autografa, cioè alla scrittura privata

Definizioni

Normativa

Documento informatico

CAD - Definizioni

DOCUMENTO INFORMATICO: la

rappresentazione informatica di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti

Viene modificato (art 23, 1° comma) l’art. 2712 del

codice civile, inserendo tra le varie tipologie di

riproduzione anche quelle “informatiche”, le quali

“fanno piena prova dei fatti e delle cose rappresentate

se colui contro il quale sono prodotte non ne

disconosce la conformità ai fatti o alle cose

medesime” “Le riproduzioni fotografiche, informatiche o

cinematografiche, le registrazioni fotografiche e, in

genere, ogni altra rappresentazione meccanica di fatti e di

Efficacia probatoria

Il documento informatico

è una riproduzione meccanica se si appone una

firma elettronica ed è liberamente valutabile dal

giudice

se, invece, si appone una firma elettronica

qualificata o digitale si entra nel campo del

2702 cc. quindi: ”La scrittura privata fa piena

prova, fino a querela di falso, della provenienza

delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui

contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce

la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente

considerata come riconosciuta”

Formazione documenti

informatici

Art. 40

comma 1: Le pubbliche amministrazioni che

dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli

originali dei propri documenti con mezzi informatici

secondo le disposizioni di cui al presente codice e le

regole tecniche di cui all'articolo 71

comma 2: Fermo restando quanto previsto dal comma

1, la redazione di documenti originali su supporto

cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul

medesimo supporto è consentita solo ove risulti

necessaria e comunque nel rispetto del principio

dell'economicità

Documenti informatici

CAD – art. 23

c. 3) I documenti informatici contenenti copia o riproduzione di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata, da parte di colui che li spedisce o rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata

c. 6) La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di cui al comma 3, esonera dalla produzione e dalla esibizione dell’originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni effetto di legge

c. 7) Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell’articolo 71 di concerto con il Ministro dell’economia e delle finanze

Archiviazione documenti

CAD – art. 43

Riproduzione e conservazione dei documenti

I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71

Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali.

Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42

Archiviazione documenti

CAD – art. 44

Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:

l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

l'integrità del documento

la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari

il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto

Archiviazione documenti

L’archiviazione risponde al bisogno di conservare il materiale documentario in modo razionale, uniforme e per renderlo recuperabile nella ricerca

Una archiviazione dei dati e dei documenti condotta in maniera sistematica riserva notevoli vantaggi quali: consentire un accesso immediato tramite internet/intranet

ai documenti da parte del personale autorizzato;

consentire un aggiornamento costante dell’archivio digitale

eliminare i ritardi di stampa e distribuzione dei documenti

ridurre i costi di ricerca dei documenti

garantire la sicurezza nella conservazione dei documenti

TAR Lazio 16 aprile 2003 n.

8356La difficoltà di reperimento del fascicolo non può

costituire ostacolo all’esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre termini ragionevoli. L’interesse alla conoscenza di atti amministrativi assurge a bene della vita, autonomo rispetto alla posizione di diritto o di interesse legittimo di tipo sostanziale, il cui esercizio nella specie viene di fatto precluso dall’Amministrazione, in assenza di ragionevole giustificazione […].

Conclusivamente, […], l’Amministrazione non può esimersi dal rilasciare al ricorrente la documentazione reclamata, per quanto laboriose possano essere le ricerche d’archivio.

TAR Veneto 25 febbraio 2009 n.

466

Quando l'amministrazione dichiara di non essere in grado di rintracciare un documento che essa risulta detenere, e da essa stessa richiesto all'interessato per attribuirgli un'utilità, nonostante questi abbia fornito specifici elementi per individuarlo, la stessa potrà legittimamente negargli tale utilità, appunto perché la domanda è carente del documento, ma soltanto se riesca a dimostrare che l'irreperibilità del documento non è imputabile a sua negligenza […].

Invero, la data - seppure approssimativa - e il nominativo sono di solito elementi oggettivamente necessari e sufficienti per la ricerca di documenti, ferma la possibilità per l'Amministrazione di dimostrare il contrario, ma non certamente invocando le proprie soggettive carenze organizzative.

Definizioni

Normativa

Firma digitale

CAD - Definizioni. Art. 1

FIRMA ELETTRONICA: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica;

FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA: la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;

FIRMA DIGITALE: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

Componenti di un sistema di

firma

Gli algoritmi crittografici

Le chiavi: pubblica e privata

Il documento informatico

L’impronta

Il dispositivo per la generazione di una firma

Il titolare

Il certificato elettronico

Il certificatore

Firma Digitale

La firma digitale è uno strumento che non

consente né di modificare un documento né di

estrapolarne la firma ed allegarla ad un altro

oggetto e che impedisce all’autore di negarne

la proprietà

Firma Digitale

Com’è possibile che la firma dia ad un

documento informatico:

1) garanzia che non sia stato modificato? integrità

2) garanzia dell'identità del sottoscrittore? autenticità

3) garanzia che non venga disconosciuto? non ripudio

Firma Digitale

1) Garanzia che il documento non sia stato modificato

Prima della cifratura si applica al documento informatico originale una funzione matematica detta “hash” che genera un estratto del documento condensandolo in una sequenza di simboli binari sui cui viene apposta la firma (.p7m)

La sequenza di simboli binari detta “impronta” ha le seguenti caratteristiche:

è impossibile ricostruire dall’impronta il documento che l’ha generata (non invertibile);

è impossibile che due documenti generino la stessa impronta (assenza di collisione);

Firma Digitale

2) Garanzia dell’identità del sottoscrittore

Il destinatario apre il testo cifrato con la chiave

pubblica del mittente e riapplica la funzione di

hash per ricalcolare l’impronta; se e due

impronte risultano uguali, si ottiene la certezza

sull'identità del mittente e sulla integrità del

contenuto

Firma Digitale

3) Garanzia che non venga disconosciuto

Il carattere di univocità di una firma impedisce

al relativo proprietario di disconoscerla.

Provare (in modo incontestabile) che è

coinvolto nell’evento

Il Certificatore

Affinché l’intero processo funzioni è necessario

l’intervento di una "terza parte fidata" come

Certification Authority (CA), in italiano il

“Certificatore"

Il Certificatore è l’organismo che attesta che la

chiave pubblica di Bisetto Enrico Maria appartiene

effettivamente a lui e non ad un altra persona

Il Certificatore ha il compito di gestire in scrittura e

modifica il database delle chiavi pubbliche e dei

relativi certificati di firma nonché del rilascio dei

dispositivi di firma

Firma Digitale

Il dispositivo di firma

È un apparato elettronico programmabile solo all’origine, facente parte del sistema di validazione, in grado di conservare in modo protetto ed indelebile le chiavi private e generare al suo interno firme digitali

Nella sua forma più comune è costituito da una smart card oppure da una chiavetta usb, entrambi provvisti di un microprocessore e di una certa quantità di memoria destinata a contenere i dati di autenticazione ed i certificati

Firma Digitale

Il dispositivo di firma

Contiene:

la firma digitale dell'ente certificatore che la

emette e che è garante della correlazione tra il

numero della carta/token e l'identità del titolare;

i dati identificativi del titolare presso il

certificatore;

il certificato rilasciato al titolare;

i certificati relativi alle chiavi di certificazione del

certificatore;

Firma Digitale - articoli principali

CAD – art. 20 c.2

Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71, che garantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma ai sensi dell’articolo 21, comma 2, e soddisfa comunque il requisito della forma scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullità, dall’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12 del codice civile

CAD – art. 21 c. 2

Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile (Valore probatorio). L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia la prova contraria

CAD – art. 24 c.2

L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente

CAD – art. 32

Il titolare del certificato di firma è tenuto ad assicurare la custodia del dispositivo di firma e ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri; è altresì tenuto ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma

Definizioni

Normativa

Posta elettronica certificata

Definizioni

Definizione di posta elettronica:

Sistema elettronico di trasmissione dei documenti informatici (DPR 68/2005; art 1, 1° comma lett. h)

Definizione di posta elettronica certificata:

ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici (DPR 68/2005; art 1, 1° comma lett. g)

La differenza fondamentale tra i due sistemi è nelle “attestazioni”

Posta Elettronica Certificata

La posta elettronica certificata è un servizio che ha lo scopo di accettare dei messaggi elettronici da un mittente e di farli pervenire al destinatario, dandone certezza della data e dell’ora in cui il messaggio è stato spedito e della data e dell’ora in cui è stato recapitato

La posta elettronica certificata ha pertanto lo stesso valore legale della tradizionale posta raccomandata con avviso di ricevimento

Posta Elettronica Certificata

Vengono certificati dal gestore di posta l'invio e la ricezione, cioè i due momenti fondamentali nello scambio dei documenti informatici, fornendo al mittente:

una ricevuta dell’avvenuta spedizione con precisa indicazione temporale che costituisce prova legale dell’invio del messaggio e dell’eventuale documentazione;

una ricevuta con precisa indicazione temporale quando il messaggio perviene al destinatario;

Oppure

una ricevuta di mancata consegna con precisa indicazione temporale;

PEC – Elementi fondamentali

Ricevuta di accettazione: sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova

dell'avvenuta spedizione di un messaggio PEC

Ricevuta di avvenuta consegna: fornisce al mittente prova che il suo messaggio di posta

elettronica certificata è effettivamente pervenuto all'indirizzo PEC dichiarato dal destinatario e certifica il momento della consegna tramite un testo, leggibile dal mittente, contenente i dati di certificazione

Avviso di mancata consegna: Avviso ricevuto dal mittente entro le ventiquattro ore successive

all'invio

Busta di trasporto è sottoscritta con una firma elettronica che garantisce la

provenienza, l'integrità e l'autenticità del messaggio di posta elettronica certificata

Flusso principale

Ente certificatore

AEnte certificatore

B

MITTENTE

DESTINATARIO

ACCETTAZIONE

AVVENUTA CONSEGNA

Fonte: www.cnipa.gov.it - Minigrafia n. 11

CAD - Art. 6

c.1: Le pubbliche amministrazioni centrali

utilizzano la posta elettronica certificata, […]

per ogni scambio di documenti e informazioni

con i soggetti interessati che ne fanno

richiesta e che hanno preventivamente

dichiarato il proprio indirizzo di posta

elettronica certificata

c. 2: Le disposizioni di cui al comma 1 si

applicano anche alle pubbliche

amministrazioni regionali e locali salvo che

non sia diversamente stabilito

CAD - Art. 45

Valore giuridico delle trasmissioni

c.1: I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale

c. 2: Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore

CAD - Art. 48

c. 1: La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68

c. 2: La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata mediante la posta elettronica certificata, equivale, nei casi consentiti dalla legge, alla notificazione per mezzo della posta

c. 3: La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso mediante posta elettronica certificata sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche

Presidenza del Consiglio dei

Ministri - Circolare 1/2010

Punti salienti

[…] È altresì indispensabile che le predette amministrazioni divulghino i propri indirizzi di Posta Elettronica Certificata utilizzando gli strumenti già oggi disponibili, quali il proprio sito istituzionale e l'Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee gestito da DigitPA

Le amministrazioni si adopereranno inoltre affinché le comunicazioni istituzionali utilizzino in percentuale sempre maggiore il canale della Posta Elettronica Certificata, non solo realizzando il collegamento tra le caselle di posta elettronica ed i sistemi per il protocollo informatico dei documenti, ma anche dotandosi di strumenti per l’apposizione della firma digitale sui documenti da trasmettere, nei casi previsti dalla legge

[…] La mancata disponibilità di almeno una casella di Posta Elettronica Certificata per ciascun registro di protocollo e la prosecuzione delle tradizionali forme di comunicazione configurano l’inosservanza di disposizioni di legge e una fattispecie di improprio uso di denaro pubblico

Ministero dell’interno

Circolare 23/2009

Linee guida sulla dematerializzazione nella trasmissione degli atti di stato civile fra Consolati e Comuni tramite posta elettronica certificata (PEC) per successiva trascrizione nei registri dello stato civile “Per ogni atto da trascrivere, il Consolato trasmetterà a mezzo

PEC al Comune interessato un file compresso in formato PDF firmato digitalmente dal funzionario consolare”

“L’ufficiale di stato civile provvederà alla stampa della documentazione ricevuta apponendovi, al fine di procedere alla debita trascrizione, una propria dichiarazione che certifichi la conformità del documento stampato rispetto a quanto ricevuto per via telematica” (CAD – art. 23 c .2bis)

“Si pregano le Prefetture competenti di informare i Sigg. Sindaci perché si dia esatta e tempestiva esecuzione, verificando l’eventuale esistenza di Comuni tutt’ora sprovvisti di sistemi di ricezione di posta elettronica”

Ministero dell’interno

Circolare 13/2010

Ulteriori interventi nel processo di digitalizzazione dei sistemi di comunicazione elettronica e relative integrazioni nella trasmissione degli atti di stato civile fra Consolati e Comuni tramite posta elettronica certificata (PEC) per successiva trascrizione nei registri dello stato civile

“Come è noto, tutte le amministrazioni pubbliche sono tenute a dotarsi di uno o più indirizzo di PEC in conformità con le disposizioni normative vigenti, come ricordate dalla Circolare 1/2010”

“Si ricorda che l’indirizzo PEC dovrà essere immediatamente reso noto al pubblico sul sito istituzionale del Comune, nonché comunicato a DigitPa che lo inserisce nell’IPA”

“A tale riguardo si precisa che tale elenco sarà di ausilio per le Rappresentanze consolari. Resta fermo che per i Comuni che non siano ancora in possesso di PEC, l’invio da parte dei Consolati proseguirà sulla posta elettronica ordinaria per il tempo strettamente necessario da parte dei Comuni a dotarsi di PEC, tenendo conto dell’urgenza richiesta”

“A tal riguardo, si fa presente che il Ministero degli Affari Esteri ha segnalato molti casi nei quali risulta impossibile inviare messaggi alla casella PEC dei Comuni, in quanto tale casella risulta sovraccarica, e pertanto si richiede che vengano adottate misure organizzative idonee a superare l'inconveniente evidenziato”

“Si evidenzia altresì che sono in corso di emanazione appropriate direttive anche per la trasmissione da Comune a Comune di atti di stato civile con modalità telematiche, che richiederanno l'utilizzo della firma digitale”

Una proposta di modello organizzativo

Metodologia

Esempio di flusso

Entrata

Posta elettronica in entrata

Invio Conferma o Ripudio

Verifica documento firmato

Protocollazione messaggio in ingresso

Smistamento messaggio

Assegnazione al responsabile

Passaggi in entrata

• ricezione delle e-mail

EMAIL

• scelta della mail da protocollare

• eventuale completamento dati

• associazione automatica degli allegati al numero di protocollo/gestione documentale

PROTOCOLLO

• invio documentazione informatica al responsabile dell’ufficio

COMUNICAZIONE

Uscita

Produzione del documento informatico

Firma del documento informatico

Composizione messaggio

Consultazione indici sul sito IPA

Protocollazione messaggio in uscita

Posta Elettronica in uscita

Rendere sicuro e trasmettere il messaggio

Allegato xml

Gestione ricevute PEC

Passaggi in uscita

• scelta destinatario, oggetto, corpo, allegati (apposizione firma digitale)

• invio comunicazione al protocollo

COMUNICAZIONE

• scelta della comunicazione da protocollare o protocollazione automatica

• eventuale completamento dati

• associazione automatica degli allegati al numero di protocollo/gestione documentale

PROTOCOLLO

• invio email (segnatura.xml)

• gestione delle ricevute PEC

EMAIL