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FATTURA ELETTRONICA TRA PRIVATI - Dubbi e soluzioni

Dal 1° gennaio 2017 sarà possibile inviare e ricevere fatture elettroniche tra privati.

Già molto si è detto e si è scritto sull’argomento, perché affrontarlo di nuovo?

Perché ritornare su un tema che sembra essere stato completamente analizzato?

Perché rimangono una serie di dubbi e di perplessità che invece di attenuarsi, con

l’approssimarsi della scadenza, sembrano accentuarsi.

Ci riferiamo soprattutto ad una serie di problemi nati dall’esperienza pratica maturata nel

risolvere le questioni che tutti i giorni si manifestano nella gestione di clienti veri, di numeri

importanti, di situazioni diversificate, di ambienti internazionali; il mondo “reale”, non quello

teorico che fin troppo spesso si vede descritto da chi non ha “le mani in pasta”.

Abbiamo raccolto di seguito alcuni quesiti che ci siamo trovati a dover affrontare; per alcuni

proponiamo una possibile soluzione, per altri invece la soluzione è ancora aperta e

attendiamo delucidazioni e chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate.

1. Come risolvo il problema della rigidità della data di emissione della fattura entro fine mese?

2. Chi conserva e chi effettua l’esibizione?

3. Chi spedisce e come si gestiscono le spedizioni cartacee?

4. Chi sono i soggetti che possono utilizzare i servizi di compilazione, spedizione e conservazione?

5. Come gestisco le fatture ricevute in cartaceo?

6. Le fatture da e per l’estero e le autofatture: come le gestisco?

7. Bisogna occuparsi di gestire eventuali duplicati di fatture inviate in elettronico a SdI e in

cartaceo al cliente?

8. Integrazioni alle fatture ricevute: come gestirle?

9. Le informazioni non contabili contenute nelle fatture cartacee: come conservarle?

1. Come risolvere il problema della

rigidità della data di emissione della

fattura entro fine mese?

La fattura elettronica è emessa al momento

della trasmissione o messa a disposizione del

cliente. La fattura deve essere emessa nello

stesso mese in cui si è effettuato il

trasferimento del bene o la prestazione di

servizi o, in alternativa, deve essere annotata

con competenza al mese in cui è stato

effettuato il trasferimento del bene o la

prestazione.

Pochi sistemi contabili adottano la modalità

di registrazione “per competenza IVA”

preferendo registrare la fattura nel mese

corrispondente alla data della fattura. Tale

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FATTURA ELETTRONICA TRA PRIVATI Dubbi e soluzioni

Alessandro De Pasquale – Legal Compliance DocFlow

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comportamento con le fatture cartacee è

normalmente tollerato e comunque

difficilmente dimostrabile (sostanzialmente

non c’è interesse a ricercarlo). Nel caso delle

fatture elettroniche la situazione è diversa

poiché il momento della trasmissione e quindi

dell’emissione, è certificato dal sistema di

interscambio (SdI) e quindi non sarà possibile

approfittare di quel minimo di flessibilità che,

senza danneggiare nessuno, permetteva ai

contribuenti di non affrontare costosi

adeguamenti dei sistemi.

Ci auguriamo che un provvedimento

chiarificatore consenta di continuare ad

avvalersi di questa flessibilità.

2. Chi conserva e chi effettua

l’esibizione?

Nell’ambito delle misure previste per favorire

le imprese si ventila l’ipotesi di spostare

l’obbligo di conservazione a carico

dell’Agenzia delle Entrate.

Tale ipotesi induce alcune perplessità, ad

esempio le fatture, in caso di contenzioso

proprio con l’AdE, sarebbero a disposizione di

una sola delle parti. Inoltre in molti casi

potrebbero esserci problemi a gestire grossi

volumi di documenti, sia per quanto riguarda

la trasmissione sia per quanto riguarda la

consultazione, obbligando le imprese, per

gestire i processi digitali che si spera si

attivino, a duplicare i documenti.

Un altro aspetto negativo è che,

nell’eventualità di tale servizio, resterebbero

esclusi tutti i documenti differenti dalle fatture

(e anche quelle fatture che non faranno

parte del flusso verso SdI) costringendo le

imprese ad avere diversi sistemi di

conservazione, non integrati fra di loro.

Il responsabile della conservazione, secondo

quanto indicato dall’AgID, non potrà essere

SdI ma un soggetto interno all’azienda o un

professionista da essa nominato, chi formerà

e firmerà il pacchetto di distribuzione in caso

di esibizione?

La soluzione potrebbe essere quella di

affidare tutta la conservazione ad un unico

soggetto (interno o esterno all’azienda)

escludendo SdI.

3. Chi spedisce e come si gestiscono le

spedizioni cartacee?

Fra i soggetti che aderiscono al sistema di

fatturazione B2B la spedizione avverrà

tramite il servizio SdI che si occuperà di

inoltrare le fatture con le modalità

concordate e di inviare inoltre le ricevute

all’emittente.

Nel caso di indirizzi di fatturazione multipli

dovrà essere gestito un indirizzario sul

modello di quello creato per le PP.AA. (che

ad oggi non è stato ancora definito) e le

imprese dovranno adeguare i propri sistemi

contabili per gestire queste informazioni. Ci

si augura che, prima dell’entrata in vigore,

le cose siano risolte per l’indirizzario e con

opportuni interventi sui sistemi gestionali,

possano anch’esse essere indirizzate (es.

utilizzando l’invoicing party in SAP).

Ma per quelle imprese che non aderiscono

al sistema chi dovrà inviare la fattura

cartacea?

La risposta sembra banale ma non lo è,

infatti se l’invio del cartaceo è a carico del

soggetto emittente, occorrerà gestire un

rendering della fattura elettronica in modo

da garantire la leggibilità al soggetto

destinatario.

Il problema ha anche altre implicazioni che

vedremo di seguito.

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4. Chi sono i soggetti che possono

utilizzare i servizi di compilazione,

spedizione e conservazione?

A tutt’oggi non sono stati indicati i soggetti

che potranno usufruire dei servizi gratuiti di

compilazione, spedizione e conservazione;

farlo per tutti significherebbe vanificare gli

investimenti fatti da un numero cospicuo di

imprese che hanno investito nel settore,

d’altronde le micro imprese non

potrebbero usufruire dei benefici attesi.

Una rapida definizione dei destinatari e dei

requisiti per usufruire dei servizi sarebbe

molto importante.

5. Come gestire le fatture ricevute in

cartaceo?

Le fatture ricevute in formato cartaceo da

soggetti non aderenti al servizio B2B, per

poter beneficiare dei vantaggi promessi in

termini di semplificazioni burocratiche,

devono anch’esse essere inviate a SdI, ciò

significa che le fatture devono essere

convertite nel formato elettronico previsto.

Tale conversione non è ipotizzabile

partendo direttamente dalla carta ricevuta

ma dovrà ragionevolmente essere

effettuata “estraendo” le informazioni dai

sistemi gestionali.

Non sarebbe opportuno ipotizzare una

trasmissione dei dati di registrazione delle

fatture (un estratto del registro IVA) in

formato XML del tipo di quello ipotizzato

per la trasmissione dei corrispettivi?

La soluzione consentirebbe di semplificare

la vita alle imprese mantenendo i vantaggi

per l’Agenzia delle Entrate e consentendo

inoltre il passaggio graduale dal tutto

cartaceo a tutto elettronico e quindi

faciliterebbe l’adozione “precoce” della

soluzione senza dover attendere anni per

raggiungere la massa critica che rende

economica la migrazione al nuovo sistema.

6. Le fatture da e per l’estero e le

autofatture: come gestirle?

Collegato al punto precedente è la

gestione di fatture da e per l’estero che,

come le autofatture, richiedono di

adeguare i sistemi contabili interni per

permettere di inviare le fatture elettroniche

a SdI e quelle cartacee al cliente. Le copie

delle fatture potrebbero essere diverse (es.

valuta differente) o in lingua differente e,

come vedremo in seguito, con informazioni

che la copia per SdI non gestisce e quindi

obbligando anche alla conservazione della

copia cartacea, che potrebbe essere

gestita come previsto al punto 9.

7. Bisogna occuparsi di gestire eventuali

duplicati di fatture inviate in

elettronico a SdI e in cartaceo al

cliente?

Quando invio una fattura elettronica al SdI

e una copia analogica (un PDF ad

esempio) al cliente, dovremo gestire la

doppia copia per evitare che la stessa

fattura risulti due volte nell’archivio

conservato o, in alternativa, apponendo

una scritta sulla copia cartacea con

un’indicazione del tipo “Copia non valida

ai fini fiscali”.

8. Integrazioni alle fatture ricevute:

come gestirle?

La circolare dell’Agenzia delle Entrate n.

2005/45/E prevede che le fatture

elettroniche che certificano l’acquisto di

merce da un operatore intracomunitario

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debbano essere integrate mediante la

predisposizione di un altro documento ove

annotare i dati necessari per l’integrazione

e gli estremi della fattura estera. Ebbene, si

ritiene che, per estensione analogica, le

indicate modalità di integrazione siano

applicabili anche qualora la fattura

pervenga in formato elettronico. Pertanto si

potrebbe procedere con la predisposizione

di un documento integrativo contenente

gli elementi richiesti per ciascuna fattura

che ne abbia necessità e detto

documento integrativo sarà collegato

logicamente alla fattura originaria.

La fattura originaria, il documento

integrativo e le informazioni di

collegamento verranno rese immodificabili

grazie all’apposizione di riferimento

temporale, firma elettronica qualificata e

marca temporale in fase di conservazione

elettronica.

9. Le informazioni non contabili

contenute nelle fatture cartacee:

come conservarle?

Le fatture sono documenti complessi che

contengono una serie di informazioni

rilevanti ai fini fiscali (sono elencate nell’art.

21 del DPR 633/72) ma contengono anche

un’altra serie di informazioni che non sono

elencate nel provvedimento citato, ad

esempio informazioni sul pagamento, sulla

tracciabilità delle merci, sui lotti di

produzione, relative alla qualità ecc.

Tali informazioni non sono comprese nel

tracciato previsto per il formato fattura PA,

come evitare di perdere tali informazioni?

Nel caso si conservasse la copia transitata

tramite SdI, queste si perderebbero,

obbligando alla conservazione “parallela”

delle fatture cartacee, altra ipotesi

potrebbe essere quella di inserire come

allegato in formato Base/64 il PDF

“integrale” in modo da avere tutte le

informazioni in un solo file.

La soluzione porterebbe ad una gestione

farraginosa soprattutto per quanto

riguarda la visualizzazione dell’allegato che

non sarebbe per nulla agevole.

La gestione delle fatture elettroniche non è un problema semplice da affrontare alla leggera

affidandosi a strutture che abbiano sole competenze informatiche e che non siano in grado di

prevedere e risolvere le problematiche operative proprie di un sistema complesso come

quello di cui si discute.

La scelta di un partner che sia in grado di affrontare tutte le fasi del processo diventa una

scelta obbligata al fine di evitare di trovarsi con una serie di obblighi supplementari che non si

erano previsti in origine, ricordiamo infatti che la scelta di aderire al sistema di fattura B2B,

dovrà essere mantenuta per 5 anni e che, se non esplicitamente disdetta varrà per i successivi

5 anni e così via.

DocFlow è in grado di assistere e guidare i suoi clienti in un percorso complicato ma che può

portare a consistenti vantaggi sia in termini di ammodernamento e di guadagno di efficienza

operativa sia in termini di benefici derivanti da semplificazioni e riduzioni di adempimenti

burocratici offerti.

DocFlow monitora e offre il suo contributo alla discussione per le condurre alle decisioni atte a

risolvere i dubbi ancora presenti e confida che, anche grazie all’opera di diffusione delle

problematiche individuate dagli operatori veramente attivi sulle questioni della gestione

elettronica professionale dei documenti, tali tematiche vengano affrontate per tempo da

quegli organi che sono preposti all’emanazione delle norme.

Per maggiori informazioni: www.docflow.com

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