Fatturazione Elettronica (legal-invoice) · Sommario Sommario 2 ... Per inserire una nuova azienda...
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Versione 1.4
Data 17/06/2014
Legalinvoice PA – Manuale Utente
Fatturazione Elettronica (legal-invoice) -
Manuale Utente
2
Sommario Sommario 2
Introduzione alle funzionalità 3
Requisiti 3
Informazioni Introduttive 4
Login 4
Modifica della password 5
Inserimento prima azienda 6
La barra degli strumenti 7
Formato campi 7
Preferenze azienda 8
Dati azienda 9
Dettaglio Campi 9
Recapiti 11
Dettaglio Campi 11
Inserimento Nuova fattura 12
Compilazione Manuale 12
Testata 13
Dettaglio Campi 14
Pagamento 16
Dettaglio Campi 17
Righe Fattura 18
Dettaglio Campi 18
Riferimenti 19
Dettaglio Campi 19
Contributi 20
Dettaglio Campi 20
Invio delle fatture 21
L’elenco fatture 22
Lista fatture 22
Ricerca e Filtri 23
Azienda 24
Appendice 1. La fattura verso la PA 25
Regole tecniche e riferimenti normativi 25
Il processo e gli stati 26
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Introduzione alle funzionalità Il servizio web Legalinvoice PA InfoCert‐Unappa consente, attraverso una interfaccia Web, l’emissione di fatture verso la Pubblica Amministrazione secondo le specifiche dettate dalla normativa sulla fatturazione elettronica (Decreto 3 aprile 2013 n. 55).
Per i clienti Legalinvoice PA, InfoCert‐Unappa si configura come intermediario e provvederà a firmare le fatture con una propria firma automatica‐massiva, inviarle via PEC tramite un canale appositamente predisposto.
Il servizio permette al Cliente:
La composizione di una fattura mediante una interfaccia web, comprendente un sottoinsieme dei dati dettagliati dalle specifiche tecniche;
Il monitoraggio dei messaggi di notifica inviati dal Sistema di Interscambio Sogei.
Il servizio inoltre comprende:
L’inoltro delle fatture composte al sistema di interscambio Sogei, la gestione del dialogo con lo stesso e il recupero delle ricevute di esito ed accettazione, secondo il processo descritto in Appendice 1. La fattura verso la PA;
La conservazione sostitutiva, presso InfoCert, dei documenti inviati e delle ricevute del sistema di interscambio;
La delega ad InfoCert della esecuzione del procedimento, che comporta anche l’apposizione della marca temporale, delle firme previste dal procedimento effettuate tramite tecnologie di firma digitale e marcatura temporale digitale;
L’adempimento di quanto previsto dalla normativa relativamente alla sicurezza fisica e logica dell’archivio dei documenti conservati sostitutivamente e dell’intero procedimento di conservazione sostitutiva.
Requisiti Legalinvoice PA è fruibile attraverso un browser web, senza richiesta di installazione di plugin o ActiveX.
Sono supportati:
Le ultime versioni di Chrome, Windows;
Internet Explorer, Windows;
FireFox, Windows.
Il servizio è basato su standard HTML e Javascript; sebbene possa essere fruibile anche da altre piattaforme
e sistemi operativi, le combinazioni sopra elencate sono quelle testate e manutenute ad oggi da InfoCert.
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Informazioni Introduttive
Login Per accedere al servizio web Legalinvoice PA è necessario inserire le proprie credenziali di accesso
(username e password).
La schermata di login si presenta come mostrato in Figura 1
Figura 1
Al primo accesso in Legalinvoice PA l’utente è invitato ad eseguire due importanti azioni:
Modifica della password;
Inserimento della prima azienda.
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Modifica della password Per modificare la password l’utente deve compilare i campi indicati nella Figura 2 e nella scelta della nuova
password è necessario seguire le indicazioni evidenziate.
Figura 2
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Inserimento prima azienda Al fine di effettuare l’invio delle fatture è necessario inserire almeno una Azienda nella sezione “Preferenze
azienda”. Per questa ragione, dopo aver eseguito il primo accesso si presenterà la schermata mostrata in
Figura 3. La notifica mostrata serve a comunicare all’utente che non è stata ancora inserita nessuna
azienda.
Figura 3
Dopo aver cliccato sul bottone ‘OK’ si visualizzerà la schermata principale mostrata in Figura 4.
Figura 4
La scritta mostrata in Figura 5 e la notifica mostrata in Figura 3 saranno presenti, ad ogni accesso, fino a
quando non si ultimerà l’inserimento di una azienda
Figura 5
NOTA: Nella schermata principale mostrata in Figura 4 non è presente il bottone “Inserisci Fattura”, perché
non sarà possibile inserire nessuna fattura fino a quando non verrà caricata almeno una azienda.
7
La barra degli strumenti Dopo aver concluso l’inserimento dei dati dell’azienda la schermata principale si presenta come mostrato in
Figura 6
Figura 6
La barra degli strumenti, mostrata in Figura 7, sarà sempre presente durante l’utilizzo dell’applicazione, in
modo da permette all’utente di accedere alle diverse funzionalità:
Figura 7
Le azioni possibili sono le seguenti:
Preferenze: permette di accedere alla configurazione di Legalinvoice PA;
Inserisci Fattura: avvia il wizard di inserimento manuale di una nuova fattura;
Le mie Fatture: mostra l’elenco delle fatture da emettere o già emesse;
Azienda: permette di modificare l’azienda su cui si opera, per Legalinvoice PA MultiAzienda.
Formato campi Per ogni campo è prevista una verifica sulla correttezza del formato dei caratteri inseriti, secondo quanto
previsto dal campo, un esempio è mostrato in Figura 8.
Attenzione: non viene eseguita nessuna verifica sulla correttezza del dato inserito.
Figura 8
8
Preferenze azienda La prima operazione da eseguire è quella di inserire i dati di almeno una delle aziende per le quali si vuole
effettuare il caricamento e l’invio di una fattura.
Le informazioni inserite, relative all’azienda, saranno in seguito riportate nella sezione “Mittente”, presente
nella fattura PA[1].
La schermata di inserimento dei dati è mostrata nella Figura 9.
Figura 9
Per inserire una nuova azienda cliccare sul tasto “Nuova Azienda”, mostrato in Figura 10, e seguire le
indicazioni mostrate nelle prossime sezioni (Dati azienda, Recapiti).
Figura 10
Per modificare i dati di una azienda già inserita, scegliere l’azienda da voler modificare dalla lista “Modifica
Azienda”. In questo caso, verranno popolati i campi con i dati inseriti precedentemente e sarà poi possibile
effettuare le modifiche.
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Dati azienda Nella Errore. L'origine riferimento non è stata trovata. e Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.
sono mostrati i campi destinati alla descrizione dell’azienda. Le informazioni richieste sono necessarie ai fini
dell’inserimento dell’azienda nel sistema.
Figura 11
Figura 12
Nella Tabella 1 viene mostrato un elenco degli attributi richiesti per l’inserimento e per ognuno viene data
una breve descrizione. In particolare, la colonna ‘Obbligatorio’ indica i campi che sono necessari ai fini
dell’inserimento dell’azienda. Ognuno di questi campi è contrassegnato da un asterisco.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Esempio Obbligatorio
Nome Breve Descrizione ad uso interno dell’azienda, compare nell’elenco aziende sulla barra degli strumenti. Non viene riportato nella fattura inviata.
ACME SI
Denominazione Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente), da valorizzare in alternativa ai campi Nome e Cognome.
ACME S.n.c di Rossi Mario
NO
Nome e Cognome
Nome e Cognome, da valorizzare in alternativa a Denominazione
Mario Rossi NO
P.IVA Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (PER L’litalia “IT” Maiuscolo) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA.
IT04663739358
SI
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Codice Fiscale Numero di Codice Fiscale, facoltativo. Nell’esempio il codice relativo ad una impresa individuale.
LNIRBR64L21F205K NO
Regime Fiscale Regime fiscale. Ordinario SI Tabella 1
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Recapiti Per ogni azienda è necessario indicare anche i recapiti, come mostrato nella Figura 13 e Figura 14:
Figura 13
Figura 14
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Esempio Obbligatorio
Indirizzo Indirizzo della sede del cedente o prestatore (nome della via, piazza etc.)
Via Antonio Bianchi SI
Civico Numero civico riferito all'indirizzo (non indicare se già presente nel campo indirizzo)
34 NO
Provincia Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Comune
MI NO
Città Comune relativo alla sede del cedente/prestatore Milano SI
Nazione Codice della nazione IT SI
CAP Codice Avviamento Postale 20143 SI
Telefono Contatto telefonico fisso o mobile 0212345678 NO
Email Indirizzo di posta elettronica [email protected] SI
Fax Numero di fax 0287654321 NO
Indirizzo Pec Indirizzo di posta elettronica certificata SI Tabella 2
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Inserimento Nuova fattura Cliccando sul tasto “Inserisci Fattura”, presente nella barra degli strumenti si può procedere alla
compilazione di una nuova fattura, scegliendo tra
Compilazione manuale, come mostrato in Figura 15;
Importazione di XML PA o PDF con interpretazione. La funzionalità di importazione non è presente
nell’attuale versione dell’applicazione e verrà resa disponibile a breve.
Figura 15
Compilazione Manuale Dopo aver cliccato sul tasto “Compila”, sarà possibile iniziare l’inserimento manuale della fattura.
Figura 16
Il Wizard di inserimento di una nuova fattura presenta cinque sezioni, mostrate in Figura 16. È possibile
passare da una sezione alla successiva utilizzando il tasto “Avanti”, presente alla fine di ogni pagina, oppure
posizionarsi sulla sezione interessata cliccando sulla freccia corrispondente, ad esempio “Pagamento”.
Nell’ultima sezione “Spese e contributi” è presente il tasto “Fine” che permette di concludere le operazioni
di inserimento. Per salvare i dati cliccare sul tasto “Salva”.
Durante l’inserimento alcuni dei valori richiesti sono considerati obbligatori, quindi nel caso in cui manchino
dei dati necessari, l’utente verrà informato con un messaggio, come mostra la Figura 17. Inoltre, i campi
contrassegnati dall’asterisco sono obbligatori ai fini dell’invio della fattura.
Figura 17
Una volta terminato l’inserimento di una fattura, o salvato quanto inserito, si potrà ricercare il documento
utilizzando le informazioni descritte nel paragrafo: “L’elenco fatture”
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Testata In questa sezione vanno inseriti i dati della Pubblica Amministrazione alla quale si vuole inviare la fattura e
alcune informazioni introduttive, come mostra la Figura 18.
Figura 18
NOTA: il campo mittente è precompilato con i dati dell’azienda, inseriti nella sezione “Preferenze azienda”,
come mostrato nella Figura 19.
Figura 19
L’azienda che si sta utilizzando per l’inserimento è visualizzabile dalla barra degli strumenti, come
evidenziato in Figura 20.
Figura 20
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Nel dettaglio andranno inseriti i dati relativi alla PA alla quale inviare la fattura, come mostrato in Figura 21
Figura 21
E i valori relativi alla fattura, come mostrato in Figura 22
Figura 22
Tutti i campi sono descritti nella Tabella 3 e per ognuno è possibile inserire un valore alfanumerico.
In particolare, per i campi:
Nazione: scegliere un valore dall’elenco;
Tipo Documento: scegliere un valore dall’elenco;
Valuta: scegliere un valore dall’elenco.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Esempio Obbligatorio
Codice IPA Codice dell'ufficio dell’amministrazione dello stato destinatario della fattura, definito all'amministrazione di appartenenza come riportato nella rubrica “Indice PA”.
UF34Z SI
Nome Nome interno che potrà essere utilizzato per la ricerca della fattura nell’area “Le Mie Fatture”
Consulenza SI
Destinatario Ditta, denominazione o ragione sociale (ditta, impresa, società, ente)
Ministero dell’Interno
SI
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Via Indirizzo della sede del cessionario / committente Via della Repubblica
SI
N. Civico Numero civico della sede del cessionario / committente
3 SI
Città Città della sede del cessionario / committente Roma SI
CAP Codice Avviamento Postale 00061 SI
Provincia Sigla della provincia di appartenenza del comune indicato nel campo Città
RM NO
Nazione Codice della nazione IT NO
P.iva Numero di identificazione fiscale ai fini IVA; i primi due caratteri rappresentano il paese (IT, DE, ES...) ed i restanti (fino ad un massimo di 28) il codice vero e proprio che, per i residenti in Italia, corrisponde al numero di partita IVA.
IT0123456789 SI
C.Fiscale Numero di Codice Fiscale 01234567890 SI
Tipo Documento Tipologia di documento Fattura SI
Numero Documento Numero progressivo della fattura Prova SI
Data Documento Data della fattura 2014‐06‐20 SI
Valuta Codice della valuta utilizzata per l'indicazione degli importi
EUR SI
Tabella 3
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Pagamento In questa sezione vanno inserite le informazioni legate al pagamento della fattura, come mostra la Figura
23.
Figura 23
In particolare, sono presenti tre aree, i cui campi vengono illustrate nel dettaglio nella Tabella 4.
DATI PER IL PAGAMENTO:
Per i campi mostrati in Figura 24 è necessario scegliere uno dei valore presenti nel menu a tendina
Figura 24
Figura 25
PERIODO DI PAGAMENTO:
Figura 26
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INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI:
I campi “IBAN” e “Codice Uff. Postale” sono necessari solo se la modalità scelta, in Figura 24, lo richiede, in
caso contrario è possibile ometterli.
Figura 27
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Esempio Obbligatorio
Condizioni Condizioni di pagamento pagamento completo
SI
Importo Importo relativo al pagamento 12.00 SI
Modalità Modalità di pagamento assegno circolare SI
Beneficiario Beneficiario del pagamento (utilizzabile se si intende indicare un beneficiario diverso dal cedente/prestatore)
Rossi Mario sas NO
Data riferimento Data dalla quale decorrono i termini di pagamento
2014‐06‐18 NO
Giorni termine Termini di pagamento espressi in giorni a partire dalla data di riferimento di cui al campo Data riferimento
21 NO
Data pagamento Data di scadenza del pagamento da indicare nei casi in cui ha senso sulla base delle condizioni di pagamento previste
2014‐06‐30 NO
IBAN International Bank Account Number (coordinata bancaria internazionale che consente di identificare, in maniera standard, il conto corrente del beneficiario )
IT12345678901234567890123456
SI
Codice Uff. Postare
Nei casi di modalità di pagamento in cui ha senso l'indicazione dell'ufficio postale
SI
Tabella 4
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Righe Fattura In questa sezione vanno inserite le righe della fattura. Nel caso in cui fossero presenti più righe, è possibile
effettuare l’inserimento multiplo cliccando sul tasto “Aggiungi”.
La riga inserita comparirà nella griglia posta in basso e si potrà continuare con l’inserimento, come
mostrato in Figura 28.
Figura 28
Per i campi “Tipo Riga” e “Tipo Sconto” il valore da inserire è scelto utilizzando il menu a tendina, ma non è
necessario associare un valore a questi campi.
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
TIPO RIGA Da valorizzare nei soli casi di sconto, premio, abbuono, spesa accessoria NO
COD.ART. Eventuale codifica dell'articolo SI
QUANTITA’ Numero di unità cedute / prestate NO
UOM Unità di misura riferita alla quantità NO
PREZZO Prezzo unitario del bene/servizio; nel caso di beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, l'importo indicato rappresenta il "valore normale"
SI
SCONTO% Eventuale sconto o maggiorazione applicati NO
IMP.SCONTO Importo dello sconto o della maggiorazione NO
IVA% Aliquota (%) IVA applicata al bene/servizio SI
NATURA Natura dell'operazione se non rientra tra quelle imponibili (il campo IVA% deve essere valorizzato a zero)
NO
DESCRIZIONE Natura e qualità dell'oggetto della cessione/prestazione; può fare anche riferimento ad un precedente documento emesso a titolo di 'anticipo/acconto'
SI
Tabella 5
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Riferimenti In questa sezione è possibile inserire eventuali riferimenti ad altri documenti, come mostra la Figura 29.
Figura 29
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
TIPO Tipologia di documento a cui si fa riferimento SI
NUMERO Numero del documento SI
DATA Data del documento NO
CODICE CUP Codice gestito dal CIPE che caratterizza ogni progetto di investimento pubblico (Codice Unitario Progetto)
NO
CODICE CIG Codice Identificativo della Gara NO Tabella 6
NOTA: Per il pagamento della fattura, è necessario inserire i codici CUP e CIG se la fattura fa
riferimento a Progetti di investimento o Gare; in tal caso è necessario richiedere tali codici alla
Pubblica Amministrazione destinataria.
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Contributi In questa sezione vanno inserite le eventuali informazioni relative al contributo della cassa previdenziale,
come mostra la Figura 30.
Figura 30
Dettaglio Campi
Etichetta Descrizione Obbligatorio
CONTRIBUTO% Importo del contributo per la cassa di appartenenza SI
IMPORTO SPESA Importo del contributo per la cassa di appartenenza NO
IVA% Aliquota (%) IVA applicata SI Tabella 7
21
Invio delle fatture Terminato l’inserimento di una fattura sarà possibile inviarla cliccando sul tasto “Invia”
Figura 31
Come si può vedere dalla Figura 31 non tutti i tasti di invio sono attivi, questo fa capire all’utente che non
sono stati compilati tutti i campi obbligatori, fino a quando tali campi non saranno popolati la fattura non
potrà essere inviata.
Dopo aver inviato la fattura comparirà il messaggio mostrato in Figura 32.
Figura 32
E’ richiesta l’autorizzazione da parte dell’utente a procedere con le operazioni di firma, marca e invio della
fattura.
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L’elenco fatture
Lista fatture Cliccando sul tasto “Le mie Fatture”, si accede all’elenco delle fatture, come mostra la Figura 33.
È possibile ordinare le righe della tabella mostrata con un semplice click sull’etichetta di colonna.
Figura 33
È, inoltre, possibile effettuare due azioni:
Invio: invio della fattura al Sistema di Interscambio. Prima dell’invio al Sistema di Interscambio,
Legalinvoice PA effettua dei controlli formali sui dati inseriti nella fattura al fine di prevenire
eventuali rifiuti da parte del Sistema di Interscambio. Il tasto di invio resta disattivato fino a quanto
i dati obbligatori non saranno stati tutti inseriti;
Edit: in funzione dello stato della fattura, nel processo di invio, la stessa risulterà o meno
modificabile dall’utente. Gli stati di una fattura sono descritti nella Tabella 8.
Nella visualizzazione delle fatture è possibile:
Modificare il numero di fatture visualizzate per ogni pagina;
Modificare la pagina visualizzata utilizzando le frecce;
Conoscere il numero totale dei documenti presenti nella lista;
Conoscere il numero totale dei documenti selezionati.
Figura 34
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Ricerca e Filtri Nella sezione dedicata al tracciamento delle fatture, mostrata nella Figura 33, è possibile semplificare la
ricerca utilizzando l’alberatura posta a sinistra, mostrata nella Figura 35.
Figura 35
Le fatture vengono suddivise in due macro categorie:
Da emettere: sono elencate in questa sezione le fatture importate nel sistema ma non ancora
inviate al Sistema di Interscambio;
Emesse: tutte le fatture inviate al Sistema di Interscambio.
All’interno della sezione “Emesse” i dati sono raggruppati per:
Anno
Mese
Alla destra di ogni campo viene visualizzato il numero di fatture presenti ed è possibile visionare solo le
fatture interessate cliccando sul mese di appartenenza.
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Azienda Cliccando sul tasto “Azienda”, presente nella barra degli strumenti si ha la possibilità di scegliere l’azienda
per la quale si è interessati ad effettuare le operazioni di inserimento, come mostra la Figura 36.
Figura 36
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Appendice 1. La fattura verso la PA
Regole tecniche e riferimenti normativi
[1] Portale fattura PA
http://www.fatturapa.gov.it/
[2] Tracciato tabellare formato fattura PA:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/fatturapa/v1.0/Formato_FatturaPA_tabellare_1.0.pdf
Riferimenti normativi
[4] Decreto 3 aprile 2013, n. 55
http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2013/05/22/13G00097/sg
[5] Circolare numero 1 del 31/03/2014 Ministero delle Finanze
http://www.funzionepubblica.gov.it/media/1161809/2014_03_31_circolare_fe.pdf
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Il processo e gli stati
Il processo di comunicazione della fattura prevede i seguenti stati, evidenziati nell’elenco fatture nella
colonna “Stato”:
Stato Descrizione
IMPORTATO Correttamente importata da Legalinvoice PA VALIDATO Validata formalmente da Legalinvoice PA SCARTATO Scartata da Legalinvoice PA
INOLTRATO_PEC Spedita via PEC al SDI
ACCETTAZIONE Accettazione del server PEC di origine AVVENUTA_CONSEGNA Ricevuta da parte del server PEC del SDI ERRORE_CONSEGNA Errore da parte del server PEC del SDI SCARTATO_SDI Scartata dal SDI
ACCETTATO_SDI Accettata dal SDI
MANCATA_CONSEGNA In ritardo di consegna alla PA
FILE_NON_RECAPITABILE Definitiva mancata consegna alla PA ACCETTATO_PA Accettata dalla PA
SCARTATO_PA Scartata dalla PA
SCADUTO_DECORRENZA_TERMINI La PA non ha risposto entro 15gg dall’invio fattura Tabella 8
Gli stati possibili del documento sono rappresentati nel diagramma seguente, in sequenza temporale:
Figura 37
Gli stati colorati in azzurro sono stati TRANSITORI, ovvero che rappresentano un passaggio del ciclo della
fattura.
Gli stati colorati in rosso e verde sono stati FINALI, il che significa che la fattura è giunta alla fine del suo
ciclo; in particolare:
Gli stati colorati in rosso rappresentano anomalie non recuperabili, nel caso di segnalazioni.
“SCARTATO_PA” e “FILE_NON RECAPITABILE” l fattura è considerata emessa; si consiglia di
contattare il cliente Pubblica Amministrazione per verificarne i motivi, potrebbe essere necessario
riemettere la fattura.
Nel caso di segnalazioni “SCARTATO”, “SCARTATO_SDI” la fattura non è considerata emessa, ed è
nuovamente modificabile per l’emissione.
Nel caso “ERRORE CONSEGNA” contattare il supporto.
IN IMPORTAZIONE ‐IMPORTATO
VALIDATO‐INOLTRATO_PEC
ACCETTAZIONE –AVVENUTA CONSEGNA
ACCETTATO_SDI
MANCATA_CONSEGNA
FILE_NON_RECAPITABILE
ACCETTATO_PA
SCARTATO_PA
SCADUTO
ACCETTATO_PA
SCARTATO_PA
SCADUTO_DECORRENZATERMINI
SCARTATO_SDI
ERRORE_CONSEGNA
SCARTATO
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Gli stati colorati in verde rappresentano stati finali non di anomalia, tipicamente non richiedono alcuna
azione da parte del cliente.
Lo stato “ACCETTATO” significa che la PA Destinataria ha emesso una notifica di accettazione
(facoltativa) entro i 15 gg previsti dalla norma.
Lo stato “SCADUTO” significa che la PA Destinataria non ha risposto entro i 15 gg previsti. La fattura
è comunque stata correttamente consegnata.
Ulteriori dettagli sugli esiti e sul processo interno al Sistema di Interscambio possono essere sul sito
fatturapa, gestito da Agenzia delle Entrate e Sogei in:
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b‐2.htm [1]