FATTURAZIONE ELETTRONICA ISTRUZIONI

RELEASE 1.0

Pag. 2 a 19

CONTABILITA’_TABELLE_ESENZIONI IVA

Compilare la Descrizione Estesa Compilare la Natura operaz. Fattura xml

Pag. 3 a 19

AZIENDA_PARAMETRI DI BASE_BOLLI/SPESE BANCA/OMAGGI/RIVALSA IVA

Inserimento conto spese bolli Inserimento esenzione iva spese bolli Inserire importo minimo e importo bollo

CONTABILITA’ _RUBRICA CLIENTI/FORNITORI CLIENTI:

Controllare Partita IVA e Codice Fiscale Clienti _ Fornitori Indicare l’indirizzo pec se fornito Proseguire sulla seconda pagina (Pagina Giu’)

Pag. 4 a 19

Tipo fattura elettronica: indicare sempre: FATTURA B2B Dal: indicare la data Sezionale: indicare il sezionale qualora decidiate di creare un sezionale apposito per la fatturazione elettronica oppure se clienti cee/extracee indicare sezionale apposito. Attenzione alla creazione corretta dei sezionali iva Codice destinatario SDI: indicare in MAIUSCOLO il codice sdi se fornito attenzione a scrivere correttamente il codice ( il codice è di 7 caratteri alfanumerico)

PARTICOLARITA’ CLIENTI Cliente Cee/Extra cee: qualora si decidesse di inviare le fatture di vendita dei clienti cee/extra cee bisogna indicare nel Codice Sdi 7 volte X (XXXXXXX). Cliente Privato_Persona Fisica: non serve indicare la pec o il codice sdi fa in automatico mexal c’è solo da indicare il Tipo di fatturazione (fattura B2b) e la data, sezionale se diverso da 1 Cliente con partita iva/codice fiscale che iniziano 8 o 9 possono non avere ne pec ne codice sdi proseguire indicando il Tipo di fatturazione (fattura B2b) e la data, sezionale se diverso da 1

Pag. 5 a 19

CONDIZIONI E AUTOMATISMI _ CONDIZIONI DI PAGAMENTO I clienti con pagamento bonifico devono aver indicato nel campo banca presentazione effetti la banca dell’azienda.

Nella banca deve essere indicato Iban quindi procedere nella verifica delle impostazioni CONTABILITA’_ANAGRAFICA PIANO DEI CONTI

Pag. 6 a 19

Premere il tasto Ulteriori dati banca e poi premere Pagina giu’ fino alla pagina 3

Procedere con inserimento Iban azienda Clienti con dichiarazioni d’intendo si deve addebitare il bollo virtuale, procedere con l’inserimento in anagrafica clienti nelle condizioni di magazzino

Pag. 7 a 19

CONDIZIONI E AUTOMATISMI_CONDIZIONI DI MAGAZZINO

Se si vogliono riportare dati aggiuntivi nella fattura elettronica vedi richieste particolari dei clienti esempio Rif. Amministrativo. Premere il tasto Dati Aggiuntivi

Pag. 8 a 19

In base ai dati richiesti dai vari clienti procedere con la scelta di una delle due voci.

FORNITORI Nei fornitori procedere ad inserire il tipo di fatturazione: Fattura B2B Inserire il sezionale iva qualora fosse necessario****

Non è necessario inserire pec o codice sdi Se si volesse procedere ed effettuare la registrazione in primanota della fattura ricevuta bisogna procedere ad inserire le contropartite di costo *** Attenzione: i sezionali acquisti devono necessariamente dividere Italia dall’Estero/IntraCee in quanto andrà solo Italia in fatturazione elettronica

Pag. 9 a 19

CONDIZIONI E AUTOMATISMI_CONTROPARTITE AUTOMATICHE

Procedere con l’inserimento della contropartita è possibile inserire fino a 5 contropartite Quando si procederà ad effettuare l’import della primanota il programma inserirà sulla prima contropartita tutto il costo poi sarà vostro compito procedere alla divisione delle contropartite

Pag. 10 a 19

FATTURAZIONE CICLO ATTIVO MAGAZZINO_EMISSIONE REVISIONE DOCUMENTI Procedere a richiamare le bolle che si vogliono fatturare

Trasformare le BC in FT il programma si accorge che il cliente ha abilitato la fatturazione elettronica e procederà ad indicare FT7 come tipo documento FT7= Fattura elettronica xml NC7= Nota accredito xml

Il programma procederà a creare il file della fattura e a “parcheggiarlo” nel cruscotto (non cambiare stampante preposta), per poter procedere ad effettuare una stampa su carta/video della fattura una volta confermata richiamarla ed indicare la sigla desiderata (FT –FTP –FTE etc….)

ATTENZIONE: se si procede ad effettuare qualsiasi tipo di variazione della fattura bisogna poi richiamarla e trasformarla il FT7 per far si che anche il file xml si modifichi. Se ci fosse la necessità di allegare dei documenti pdf alla fattura elettronica è fattibile quando si è nel piede della fattura c’è il tasto Allegati Fattura e li potete procedere ad inserire l’allegato Non è al momento possibile inserire allegati in automatico

Pag. 11 a 19

MAGAZZINO_EMISSIONE DIFFERTA DOCUMENTI Procedere ad indicare le BC che si vogliono fatturare (procedere come si è sempre fatto) Se si vuole fatturare solo un cliente procedere indicando il singolo cliente altrimenti lasciare il campo vuoto

Non mettendo come tipo documento FT7 il programma darà un messaggio in cui indica che il cliente ha attivato la fattura elettronica e noi stiamo cercando di effettuare una fattura non elettronica

Se si vuole procedere con la stampa per effettuare controlli oppure per inviare al cliente un pdf di cortesia si può procedere premendo prosegui con emissione documenti Qualora si decida di effettuare prima una stampa definitiva delle fatture in modo cartaceo poi bisognerà procedere ad effettuare la creazione delle fatture in formato xml

Pag. 12 a 19

Indicare come documento da ricercare FT Dalla data documento A data documento (data in cui si è effettuata la fatturazione) Se si vuole indicare un cliente è fattibile oppure lasciare il campo vuoto Indicare come documento da emettere FT7 Stampante indicare la stampante Docuvision l’unica stampante disponibile Confermare l’operazione ed in automatico procederà a creare tutti i file xml e li metterà nel cruscotto fatture elettroniche Procedere con la spedizione allo SDI delle fatture create

PARTICOLARITA’ NOTE ACCREDITO Nelle note accredito deve essere indicata in apposito campo la fattura che si sta stornando parzialmente o totalmente. E’ attivo il tasto Rif. Esterni dove si deve indicare i dati relativi alla fattura

Pag. 13 a 19

Indicare il numero fattura e la data della fattura che si sta stornando

AZIENDE_DOCUVISION_FATTURE ELETTRONICHE B2B-PA_FATTURE EMESSE_CRUSCOTTO FATTURE B2B

Nella voce DA INVIARE mi troverò le fatture che ho emesso in precedenza devono essere la stessa quantità Procedere all’invio entrando nella voce DA INVIARE con Invio

Pag. 14 a 19

Avrò la lista delle fatture da Inviare e posso effettuare un controllo ulteriore sulle fatture Posso Visualizzare il Documento Qualora avessi la necessità di effettuare la modifica del documento dovrò effettuarla dalla funzione di Magazzino Effettuare l’invio premendo Seleziona Tutto e Invia Fatture La procedura provvederà ad effettuare il collegamento con lo SDI e a Inviare i documenti e a cambiare lo stato dei documenti. Da Inviare si azzererà e documenti passeranno nello stato TRASMESSE Da quando i documenti sono nello stato Trasmesse non sono più modificabili Lo SDI ha 5 giorni di tempo per rispondere se il documento è scartato o consegnato Dal giorno seguente all’invio si dovrà rientrare nella procedura: Aziende_Docuvision_Fatture Elettroniche PA-B2B_Fatture Emesse_Cruscotto Fatture B2B e premere GESTIONE RICEVUTE

Pag. 15 a 19

Il programma provvederà a collegarsi allo SDI e scaricherà le ricevute emesse dallo SDI Il programma darà la lista delle ricevute che dovrete provvedere a collegare ai documenti premendo il tasto Seleziona Tutto e Importa ricevute nei documenti

Effettuata l’importazione il programma ritornerà in automatico nel cruscotto e vi indicherà se le fatture sono state scartate oppure consegnate Qualora fossero state Scartate si dovrà procedere ad effettuare le modifiche necessarie al documento in magazzino. ATTENZIONE: dovrà essere rifatta con lo stesso numero e la stessa data e poi rinviata con il procedimento indicato in precedenza Consegnate: lo sdi ha provveduto a consegnare la fattura al cliente Mancata consegna: lo sdi ha provato a consegnarla al vostro cliente ma non gli è stato possibile per varie ragioni. Voi dovrete provvedere a contattare il cliente e a indicargli che avete avuto una mancata consegna. ATTENZIONE: non è fattibile rimandare la fattura in nessun modo.

Pag. 16 a 19

FATTURE RICEVUTE CICLO PASSIVO

AZIENDE_DOCUVISION_FATTURE ELETTRONICHE B2B-PA_FATTURE RICEVUTE_CRUSCOTTO FATTURE B2B

Quando si entra nel Cruscotto procedere ad effettuare sempre Aggiorna Elenco Fatture In automatico il programma si collega allo SDI e procede allo scarico delle fatture e indicarle nello stato Da Esaminare Dando Invio su Da Esaminare si potranno vedere la lista delle fatture fornitori ricevute

Sarà possibile Visualizzare le fatture in un formato leggibile e stamparle Opzioni sarà possibile decidere con che data registrare la fattura: Data ricezione: data in cui sono state ricevute le fatture da parte dello sdi Data Documento: data della fattura Data Lavoro: data in cui si è all’interno di mexal, esempio se si desidera registrare le fatture con data di fine mese entrare in mexal con data fine mese e poi procedere ad effettuare l’import Una volta impostata la data viene riproposta nelle importazioni successive.

Pag. 17 a 19

Dopo aver deciso la data si dovrà procedere a scegliere cosa fare con le fatture. Import Docuvision: Archivia il documento solamente Import Magazzino: Archivia il documento _ Effettua la registrazione in magazzino _ Effettua la registrazione in primanota Attenzione: la registrazione in magazzino sarà possibile solo se nell’anagrafica articoli ci sono gli stessi codici articoli che si trovano in fattura Import Primanota: Archivia il documento _ Effettua la registrazione in primanota Se c’è solo una fattura da importare e si effettua l’import in primanota il programma apre direttamente la revisione primanota e qui si potrà procedere ad effettuare le variazioni se necessarie altrimenti si procede alla conferma Se le fatture sono molte il programma procederà ad effettuare le registrazioni in primanota e sarà necessario in seguito procedere alla revisione

In Revisione Primanota il programma indica con un PUNTO ROSSO le fatture importate in modo che si possono revisionare e confermare in modo definitivo. Se non si effettuano le revisioni delle fatture registrare nella stampa del registro acquisti darà il messaggio di operazione marcata come da verificare

Pag. 18 a 19

PASSHUB Il portale PassHub permette di accedere alla visualizzazione dei dati relativi: alle trasmissioni al Sistema di Interscambio di fatture elettroniche PA e fatture elettroniche B2B Ogni utente Passepartout che intende effettuare l’accesso al portale deve attivare il proprio account/email accedendo alla pagina www.passhub.it. È possibile accedervi sia tramite browser che direttamente dai gestionali Passepartout. Al primo accesso alla pagina iniziale, l’utente deve cliccare sul link “ Richiesta credenziali o password dimenticata”.

Successivamente accedere con l’utente creato in precedenza. L’utente è l’indirizzo email utilizzato in anagrafica azienda. Nella pagina Home (se si è in un’altra sezione del portale è possibile richiamarla nuovamente cliccando sul logo in alto a sinistra) vengono mostrati i dati anagrafici principali dell’azienda attiva e il riepilogo dei servizi abilitati per l’installazione di cui l’azienda fa parte.

AZIENDE Nel menu Aziende è visibile l’elenco delle aziende a cui è collegato l’utente e a cui può accedere.

FATTURE Riporta l’elenco di tutte le fatture/note di credito emesse inviate a PassHub e ricevute dal Sistema di Interscambio e destinate ad essere visualizzate nel gestionale Mexal/Passcom. La videata mostra l’elenco dei documenti, proponendo la visualizzazione degli stessi in pagine contenenti ognuna 10 elementi. L’elenco è ordinato per data invio partendo dall’invio più recente; cliccando sull’icona di ordinamento presente in ogni colonna è possibile variare l’ordinamento di presentazione dei dati (per Data, Tipo, ecc.).

Pag. 19 a 19

Altri pulsanti attivi nella videata sono:

· : aggiorna l’elenco prendendo in considerazione eventuali nuovi dati pervenuti in PassHub dal momento in cui si è richiamata la voce “Fatture” ad ora;

· : permette di effettuare il download delle fatture visualizzate nell’elenco; per cui, se non si imposta alcun filtro, viene effettuato il download di tutte le fatture; se l’elenco viene filtrato tramite la ricerca avanzata, viene effettuato il download delle sole fatture visualizzate in elenco.

· : richiama una funzione di ricerca avanzata dei dati utilizzando i seguenti campi di selezione: Da data documento-A data documento; Da data invio-A data invio; Cliente/fornitore; Tipo Doc; Num Doc; Stato; Nome file; ID Sdi; Ricevuta, Formato trasmissione. Il pulsante “Ricerca” avvia la selezione dei dati in base ai parametri impostati, il pulsante “Chiudi” non mostra più nella pagina il riquadro relativo alla ricerca avanzata (mantenendo l’elenco risultante dall’eventuale ricerca precedentemente effettuata).

Finestra di ricerca avanzata Dopo aver indicato le date dei documenti premere il tasto Ricerca Nel momento in cui ho tutti i documenti elencati posso procedere a scaricarli qualora dovessi inviarli al commercialista attraverso il tasto Download