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EU AID VOLUNTEERS Volontari nel settore umanitario Milano, 26 e 27 Settembre 2018

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EU AID VOLUNTEERS Volontari nel

settore umanitario

Milano, 26 e 27 Settembre 2018

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Obbiettivi:

1) Conoscere il programma europeo EU

Aid Volunteers e le opportunità offerte sia

alle organizzazioni che ai cittadini.

2) Analizzare i progetti di invio volontari e

management di volontari sia dal punto di

vista dell’organizzazione di invio che

dell’organizzazione di ricevimento.

3) Supporto nella comprensione degli

standard richiesti dalla certificazione e del

processo per ottenerla sia come sending

organization che come hosting

organization.

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Agenda 26 Settembre 2018 10:00- 10:30 Benvenuto 10:30-13:00 Presentazione del programma EUAV: - Contesto dell’azione - Potenzialità del programma - Visibilità a livello Europeo 14:00-17:00 Invio e management dei Volontari: - Analisi fasi deployment - Ruoli organizzazioni di invio e di ricezione - Richieste minime dell’iniziativa (standard di certificazione)

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L’INIZIATIVA

EU AID VOLUNTEERS

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Aumento del numero di catastrofi naturali e provocate dall'uomo:

maggiori sforzi sono necessari per evitare che i pericoli diventino disastri

Solidarietà: soddisfare la richieste dei cittadini dell'UE di sostenere le

popolazioni più vulnerabili nel mondo

Necessità di personale preparato per sostenere le organizzazioni e le

comunità locali.

Miglioramenti nel settore umanitario: necessità di un sistema più forte e

più robusto

Perchè nasce EU Aid Volunteers?

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Come nasce EU Aid Volunteers?

> 2007/2009- Trattato di Lisbona: prima menzione relativa alla

creazione del Corpo dei volontari europei nell’aiuto umanitario

> 2011-13: progetti pilota e consultazioni

> 2013 -2014: Back to Base meeting, raccolta feedback dei

volontari e delle organizzazioni

> 2014: Istituzione de Corpo dei volontari europei nell’aiuto

umanitario – l’iniziativa EU Aid Volunteers

> Settembre 2015: Lancio dell’iniziativa EUAV , primo invito a

presentare proposte per il deployment.

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Genitore 1 Genitore 2

EACEA

• responsabile della gestione

completa del ciclo di vita delle

azioni / progetti

• attuazione del programma,

incluso l'invito a presentare

proposte, l'analisi delle domande

di sovvenzione, il monitoraggio in

loco dei progetti e la diffusione dei

risultati dei progetti e del

programma

DG ECHO

• ha guidato la progettazione e lo

sviluppo del programma in stretta

collaborazione con gli Stati membri

dell'UE e le principali parti interessate

tra gli attori umanitari

• detiene la responsabilità dello sviluppo

del quadro giuridico alla base

dell'iniziativa dell’EU Aid Volunteers e

mantiene la supervisione fondamentale

degli elementi politici, finanziari e

operativi.

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Regulation

375/2014

Delegated Regulation

1398/2014

Implementing

Regulation 1244/2014

• Procedure sul management

dei volontari

• Programma di training

• Meccanismo di

certificazione

• Standards su

identificazione, pari

opportunità,

partnership e quadro

delle competenze

Basi Legali

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L'obiettivo perseguito dall'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto

umanitario è di contribuire al rafforzamento della capacità dell'Unione di

fornire aiuti umanitari basati sulle esigenze e volti a tutelare la vita, a

prevenire e alleviare la sofferenza e a mantenere la dignità umana nonché

a consolidare le capacità e la resilienza delle comunità dei paesi terzi

vulnerabili o colpite da catastrofi, in particolare mediante la preparazione

alle catastrofi, la riduzione del loro rischio di insorgenza e il rafforzamento

del collegamento tra soccorso, riabilitazione e sviluppo.

Tale obiettivo è perseguito attraverso il valore aggiunto apportato dai

contributi comuni dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, che

esprimono i valori dell'Unione e la sua solidarietà nei confronti delle

popolazioni bisognose e promuovono in modo visibile un senso di

cittadinanza europea.

Art. 4 - REGOLAMENTO (UE) No 375/2014

Obiettivo EU Aid Volunteers

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EU Aid Volunteers offre

COSA? la possibilità di svolgere un

periodo di volontariato in Paesi terzi nel

settore dell’aiuto umanitario per un periodo

che va da un mese a 18 mesi.

A CHI? a cittadini degli Stati Membri o con

“long-term residence” in un Paese UE,

maggiorenni (no limite di età superiore).

COME? Coprendo i costi relativi

all’esperienza e mettendo in contatto i

volontari con le organizzazioni coinvolte nel

programma attraverso una piattaforma

dedicata. Assicurando che le organizzazioni

coinvolte rispettino determinati standard

(processo di certificazione).

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I vari filoni di EUAV

Assistenza tecnica per le potenziali organizzazioni

di invio

• Volta ad incoraggiare la partecipazione delle organizzazioni europee che hanno effettiva capacità di inviare volontari.

• Sono finanziate azioni di formazione, assistenza e azioni di potenziamento per assicurare che le organizzazioni europee rispettino i requisiti e si "certifichino" nell'ambito dell'iniziativa.

Capacity Building per potenziali organizzazioni

ospitanti

• Organizzazioni locali dei paesi terzi che hanno la capacità di ospitare volontari.

• Azioni volte a rafforzare la capacità delle potenziali organizzazioni ospitanti per prepararsi e rispondere alle crisi umanitarie.

• Visite, scambi, formazione, supporto per ottenere la partecipazione e la "certificazione" di organizzazioni locali all'interno dell'iniziativa.

Deployment volontari

• Consorzi di organizzazioni "certificate" (min.2 organizzazioni di invio e 2 organizzazioni ospitanti)

• La Call copre: costi di invio di volontari (viaggi, alloggio, indennità ecc.), tutoraggio in campo, azioni di comunicazione, assistenza tecnica e azioni di sviluppo delle capacità locali.

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Contesto di EUAV

Volontariato nel settore umanitario

Per settore umanitario si intendono azioni e progetti realizzati in paesi terzi

intesi a fornire un'assistenza di emergenza basata sui bisogni, finalizzata a

preservare la vita, a prevenire e alleviare la sofferenza umana e a

preservare la dignità umana di fronte a crisi provocate dall'uomo o calamità

naturali.

Si includono quindi:

operazioni di assistenza, di soccorso e di protezione in caso di crisi

umanitarie o in seguito alle loro conseguenze, misure di sostegno rivolte

alle persone bisognose con l’obiettivo di facilitare il libero flusso di

assistenza

azioni volte a rafforzare la prevenzione e preparazione alle catastrofi e la

riduzione del rischio di disastri naturali

Azioni volte a rafforzare la resilienza e la capacità di far fronte alle crisi e

risolverle

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Esempi GVC

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Le potenzialità del programma - punto di vista dei volontari - punto di vista delle organizzazioni

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VISIBILITA’

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Perché comunicare EUAV

Il volontariato è un espressione concreta e visibile della solidarietà che

permette agli individui di mettere le loro conoscenze, competenze e tempo a

servizio di altri.

Comunicare EU Aid Volunteers vuol dire anche diffondere i principi dell’aiuto

umanitario:

- UMANITA’

- NEUTRALITA’

- IMPARZIALITA’

- INDIPENDENZA

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Cosa comunicare

• Promuovere l’iniziativa come opportunità per i cittadini UE e “long-term

residents”.

• Informare le comunità interessate nei Paesi terzi sulle opportunità offerte

dal programma.

• Promuovere i valori europei di solidarietà e i principi dell’aiuto

umanitario

• Creare un’identità legata all’iniziativa condivisa tra volontari e

organizzazioni partecipanti

• Supportare in generale il volontariato in Europa e nel mondo

• Dimostrare il valore aggiunto e l’impatto dell’iniziativa EU Aid

Volunteers e della sua formazione professionalizzante a cittadini UE, Stati

Membri, potenziali organizzazioni partecipanti e comunità ospitanti.

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La piattaforma è il principale strumento di comunicazione dell’iniziativa EU Aid

Volunteers, nel quale puoi trovare:

- Vacancies e tutte le informazioni su come diventare EU Aid Volunteers

- Informazioni per e su Sending e Hosting Organisations

- Le storie e le testimonianze dei volontari EU Aid Volunteers

https://www.youtube.com/watch?v=sC_ChEUOgXQ

Come comunicare?

DG ECHO ha creato una piattaforma EU Aid Volunteers:

https://webgate.ec.europa.eu/echo/eu-aid-volunteers_en/

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Social media:

Oltre alla pagina di ECHO, ci si dirigerà al pubblico esterno anche attraverso i

profile social di ECHO, come Twitter, Facebook, YouTube

https://www.facebook.com/ec.humanitarian.aid/?fref=ts

@eu_echo

https://www.youtube.com/channel/UCKasAEU4v-TWrzQMlIyodKw

#EuAidVolunteers

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Contribuire attivamente e usare la piattaforma EU Aid Volunteers, ad esempio

attraverso le “Storie dal campo” (un aneddota sull’esperienza/il lavoro/l’impatto)

scritte e vissute durante il deployment. La “storia dal campo” verrà caricata online

per uso della sending/hosting organisation e l’Unione Europea per scopi

comunicativi.

Partecipazione a conferenze/workshop: dove appropriato, contribuire a

condividere esperienze di vita da EU Aid Volunteer nelle conferenze/workshops

organizzati dalla sending e hosting organisations e dalla Commissione Europea.

Partecipazione al programma di formazione dell’iniziativa EU Aid Volunteers

come formatore o mentor, offrendo approfondimenti diretti attraverso l’esperienza,

dove appropriato.

'EU Aid Volunteers come Ambasciatore': dopo il deployment, condividere la

propria esperienza sul campo, per esempio negli eventi di preparazione iniziali e

inductions con la propria sending organisation.

Cosa ci si aspetta dai volontari

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Attività di comunicazione e visibilità

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Attività di promozione del programma

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Partecipazione a eventi di chiusura del progetto:

- Debriefing di gruppo (17-18 Maggio 2018, Parigi)

- Evento Back-to-base (30-31 Ottobre 2018, Bruxelles)

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MANAGEMENT

VOLONTARI

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Settembre 2017

Ritorno in Italia

Settembre

2016

Invio richiesta

di opportunità

di volontariato

EUAV

Ottobre 2016

Primo

processo di

selezione e

colloquio

Novembre-

Dicembre

2016

Formazione

online e face-

to-face a Pisa

Gennaio 2017

Induction in

sede GVC a

Bologna

Febbraio

2017

Partenza

per la

Bolivia

Cronologia dell’esperienza

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Come candidarsi a una

vacancy

Volontariato sul campo

Volontariato on-line

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Documenti da compilare e caricare nel sistema: (i documenti sono nella lingua

che verrà utilizzata durante il deployment)

- (1) Application form - (3) Questionario di autovalutazione

- (2) Lettera motivazionale - (4) CV (in formato EuroPass)

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(1) Application form

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(3) Questionario di

autovalutazione

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Tutti i documenti sono scaricabili direttamente dalla pagina di candidatura.

(4) CV in formato EuroPass

doc national meeting\cvtemplate_0_0.doc

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Processo di selezione

1. Pre-selezione dei candidati da intervistare

2. Colloquio via Skype con i preselezionati

3. Participazione dei finalisti (generalmente due per ogni

posizione) al training online

4. Partecipazione dei finalisti (generalmente due per ogni

posizione) al training su aiuti umanitari in una delle sedi

convenzionate del progetto

5. Selezione finale

6. Induction nella sede della SO

7. Apprenticeship nella sede della SO (se previsto)

8. Partenza per il Paese di deployment

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Trainings

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Induction pre-deployment

nella sede della SO

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DEPLOYMENT

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Attività di implementazione progetti di GVC in Bolivia

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Attività di aiuto umanitario

- Monitoraggio attività di riduzione del rischio di disastri

- Partecipazione a riunioni del team

umanitario Paese durante il periodo

di minaccia

- Appoggio alla Comunità durante i

periodi di emergenza

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RUOLO SENDING E

HOSTING

ORGANIZATION

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Soggetti coinvolti nell’iniziativa EUAV

Sending organisation

> E’ basata in uno degli Stati membri dell’Unione Europea

> Appartiene a una delle categorie seguenti:

• Organizzazione non-governativa, no-profit formata in conformità alla legge dello Stato membro e la

cui sede centrale è situata all’interno dell’Unione;

• Organizzazione non-governativa, no-profit stabilita nei Paesi a cui fa riferimento l’Articolo 23 della

Regulation 375/2014 sotto le condizioni presenti nell’articolo e gli Accordi menzionati;

• enti di diritto pubblico di carattere civile stabiliti nei Paesi a cui fa riferimento l’Articolo 23 sotto le

condizioni presenti nell’articolo e negli Accordi menzionati;

• La Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della mezzaluna rossa.

> Ha precedenti esperienze in aiuto umanitario (nella definizione EUAV - Articolo 3,

Regulation 375/2014)

> Soddisfa gli standards EU Aid Volunteers (Articolo 9 della Regulation 375/2014)

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Hosting organisation

> E’ basata in paesi extra-EU, presenti nella lista delle hosting organizations

pubblicata da EACEA

> Appartiene a una delle seguenti categorie:

• Organizzazioni non-governative, no-profit che operano o sono basate in un paese terzo sotto le

leggi vigenti nel paese

• enti di diritto pubblico di carattere civile governati dalla legge del paese terzo

• Organizzazioni e agenzie internazionali

> Ha precedenti esperienze in aiuto umanitario (nella definizione EUAV - Articolo

3, Regulation 375/2014)

> Soddisfa gli standards EU Aid Volunteers (Articolo 9 della Regulation

375/2014)

Soggetti coinvolti nell’iniziativa EUAV

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Ruolo degli attori

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EU AID VOLUNTEERS Volontari nel

settore umanitario

Milano, 26 e 27 Settembre 2018

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Agenda 27 Settembre 2018 10:00- 12:00 Meccanismo di certificazione - presentazione della procedura di certificazione richiesta da EUAV - analisi dei template e delle differenze tra certificazione della SO e della HO - consigli pratici 14:00- 17:00 Analisi standard richiesti dalla certificazione - presentazione generale degli standard richiesti dal programma - valutazione della situazione We World - analisi approfondita di alcuni standard chiave - presentazione strumenti utili - elaborazione di un piano concreto per l’ottenimento della certificazione

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STANDARD EUAV

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EU AID

VOLUNTEERS

STANDARDS

1. Duty of care &

Safety and Security

measures

2. Equal

opportunities and

non-discrimination

3. Safeguarding

children and

vulnerable adults,

including zero

tolerance towards

sexual abuse

4. Health and

Safety 5. Data protection

6. Partnership 7. Volunteer task

assignments

8. Learning and

Development plan

9. Procedures for

pre-deployment

preparation of

candidate

volunteers

10. Apprenticeship

placements

11. Performance

Management

12. Professional

and social

recognition

13. Living

conditions

14. Working

conditions

15.Contract with

the EU Aid

Volunteer

16.Integrity and

Code of Conduct 17.Debriefing

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Ricordiamoci che non lavoriamo

sugli standard per prendere un

buon voto ma per prepararci a

inviare volontari e gestire una

serie di inaspettati eventi.

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Standard1. Misure di tutela e politiche sicurezza

Responsabilità SO:

1. Avere una politica di sicurezza

2. Assicurarsi che le organizzazioni di accoglienza forniscano condizioni di salute

e di tutela per il volontario

3. Formare, informare e mantenere una comunicazione costante in materia

4. Realizzare, a supporto della HO, una valutazione dei rischi e dei meccanismi di

protezione e prevenzione.

5. Informare le autorità compententi

6. Gestire eventuale rimpatrio

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Piano sicurezza

FASE 1 - gestione della sicurezza

FASE 2 – analisi del contesto

FASE 3 – analisi dei rischi (individuazione delle minacce e dei rischi,

analisi delle vulnerabilità, analisi dell’impatto e delle

probabilità, individuazione delle misure preventive e delle

misure di risposta)

FASE 4- individuazione dei livelli di sicurezza

FASE 5 – procedure e norme di sicurezza

FASE 6 - piano di evacuazione

FASE 7 – gestione degli incidenti

FASE 8 – formazione sulla sicurezza Art 28 Reg 1244/2014

punti 5 e 6 annex I

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Standard 4. Salute e sicurezza

Legato al lavoro e al luogo di lavoro

Direttiva EU 897391/CE + quadro strategico europeo sulla salute e la sicurezza

sul lavoro 2014-2020

• Pacchetto di linee guida “salute e sicurezza”

• Valutazione delle condizioni di sicurezza basate sulle condizioni di vita e di

lavoro

• Assicurare la copertura medica ai volontari (analisi delle malattie frequenti,

gestione idrica e altri fattori ambientali; assistenza sanitaria; gestione dell’

orario di lavoro e rischio stress)

• Informare i volontari sulle politiche e le linee guida sulla salute e la sicurezza

• Assicurarsi che venga eseguito un controllo medico prima e dopo la

missione e assicurare l’ accesso ai farmaci necessari e ai vaccini

• Fornire assistenza psicosociale al ritorno (se necessario)

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CERTIFICAZIONE

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Meccanismo di certificazione

Solamente le organizzazioni certificate possono partecipare ai progetti di

deployment

Sending Organization

La certificazione si basa sull’analisi di documenti a supporto.

Hosting Organization

Il processo di certificazione è basato su referenze: la potenziale hosting

completa un’autodichiarazione sui propri standard che viene supportata da tre

lettere di referenza.

Qua le guideline.

Info: CERTIFICATION WEBPAGE

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Meccanismo di certificazione

1. Registrarsi sul Participant Portal e ricevere il

Participant Identification Code (PIC).

2. Generare l’ E-form per inviare la

certificazione:

- Dichiarazione firmata

- Self-assessment form

- Esperienza nel settore umanitario

- Lista di controllo di sicurezza

1. Raccogliere i documenti richiesti dal self-

assessment.

2. Inviare l’application (number XXXXXX-EUAV-

1-201X-1-XX-EUAV-CERT)

3. Inviare i documenti obbligatori e opzionali a

EACEA via email: EACEA-EUAID-

[email protected] (object: Annexes

for the application XXXXXX- EUAV- 1-

201X-1-XX-EUAV-CERT)

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Meccanismo di certificazione

Il documento di auto-

valutazione:

- Indica lo standard e l'articolo

del regolamento collegato

- Analizza l'adempimento di

tutti gli standard EU Aid

Volunteers (cit. il requisito è

coperto dalle politiche

dell'organizzazione)

- Richiede l'impegno

dell'organizzazione

sull'applicazione degli

standard (cit. La mia

organizzazione si impegna a

soddisfare i requisiti sopra

menzionati)

- Offre la possibilità di

descrivere un piano d'azione

per colmare il divario di uno

standard

- Indica i mezzi di verifica

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Pacchetto per l’application-hosting

organization semplificata

1. Documento di auto-certificazione.

2. Dichiarazione d’onore

3. Tre referenze obbligatorie che coprano quanto richiesto all'organizzazione

ospitante durante il deployment dello EUAV e vaglino l'esperienza dell'arbitro in

relazione ai requisiti necessari di ogni norma e procedura in cui sono in grado di

fornire informazioni.

4. Documenti facoltativi di prova forniti dall'organizzazione ospitante e richiedente

di certificazione per le aree in cui dovrebbe essere adottata una specifica politica:

ad esempio, politica di sicurezza, politica in materia di parità di trattamento, pari

opportunità e non discriminazione, politica sanitaria e di sicurezza, salvaguardia

dei bambini e degli adulti vulnerabili, protezione dati.

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Tre referenze da almeno due dei seguenti gruppi di stakeholder: (a) Un'organizzazione di invio o di accoglienza certificata con cui l'organizzazione ospitante

richiedente della certificazione ha già avuto o prevede la creazione di un partenariato per la

partecipazione all'iniziativa EU Aid Volunteers;

(b) Un partner della Commissione europea in aiuti umanitari, con un accordo quadro (partnership)

in vigore, con cui l'organizzazione ospitante e richiedente ha lavorato con successo per un progetto

di aiuti umanitari;

(c) Un organismo internazionale competente o un'organizzazione no-profit o un organismo

pubblico di diritto civile di carattere civile con cui l'organizzazione ospitante e richiedente ha

lavorato con successo per un progetto di aiuto umanitario;

(d) Un'organizzazione di accreditamento o di revisione che ha certificato l'organizzazione ospitante

di candidatura in settori rilevanti per l'iniziativa EU Aid Volunteers, nel qual caso dovrebbero essere

forniti anche i relativi documenti di accreditamento o di revisione contabile.

Le lettere di referenze dovranno: - descrivere la relazione tra i due soggetti

- giustificare/spiegare ciascuna delle loro valutazioni e del perchè ritengono che l’organizzazione rispetti

gli standard indicati

- specificare le esigenze, se necessario, per ulteriori lavori/azioni per colmare eventuali lacune.

Modello di riferimento:qui

Referenze

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Valutazione della certificazione

Scadenza: chiamata in corso fino al 30 settembre 2020

Affinché una domanda sia presa in considerazione in un

determinato mese, deve arrivare nei locali dell'Agenzia entro e non

oltre 15 giorni di calendario prima del 1°del mese in cui si riunirà

la commissione di valutazione.

Calendario: decisione entro sei mesi dal ricevimento della domanda

Il comitato di valutazione può chiedere dettagli sulle prove,

preparato

Risultati: VALUTAZIONE POSITIVA:

l'organizzazione è certificata come

l'invio o l'hosting e può richiedere una

chiamata per l'implementazione

(controllare la chiamata)

VALUTAZIONE NEGATIVA:

l'organizzazione può ri-applicare solo dopo un

periodo di dodici mesi, a partire dalla data di

ricezione da parte del richiedente della

decisione di rigetto. La decisione deve

specificare anche i mezzi di ricorso disponibili

contro la decisione.

Le organizzazioni di invio e di

accoglienza certificate

devono ottenere una nuova

certificazione dopo tre anni.

La Commissione può anche

decidere di sospendere o

interrompere la certificazione

secondo le regole indicate

nell'art. 37 del Regolamento

1244/2014.

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ESERCIZIO:

Compilazione self-assessment

Obbiettivo:

- Valutare la comprensione degli standard richiesti dal self-assessment

- Analizzare il livello di conformità agli standards richiesti da parte

dell’organizzazione che vuole certificarsi

- Individuare le eventuali lacune e ideare un piano d’azione per colmarle

Timing: 30 minutes

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CONSIGLI PRATICI

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Approcciarsi al meccanismo di

certificazione del programma EU Aid

Volunteers

Comprensione dell’iniziativa EU Aid Volunteers attraverso

- Info day

- Toolkit, guide e altri strumenti di supporto

- Primo sguardo all’e-form

Meeting strategico interno all’organizzazione

Analisi dell’e-form e dei regolamenti

• Lettura incrociata tra e-form, guide e regolamenti

Raccolta delle esperienze pregresse, documenti e prassi

I. Brainstorming e focus group con colleghi di diversi dipartimenti

II. Mappatura dei documenti già esistenti

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Certificazione EU Aid Volunteer

A. Controlla la normativa nazionale (es. orario lavorativo)

B. Confronta le esperienze pregresse – esempi di altri programmi ed

iniziative di volontariato e schemi di mobilità che l’organizzazione ha

realizzato in passato o realizza.

C. Documenti a supporto:

o controlla logo, data, timbro e firma

o il contenuto del documento deve essere chiaro e collegabile allo standard

D. Protezione dati – doppio check sul rispetto delle regole di protezione dati e

privacy

E. Imparare dagli altri- imparare dal proprio network e dalle buone pratiche

delle altre organizzazioni con cui siamo in contatto o collaboriamo.

Includere documenti opzionali

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E-Form

Ricorda:

l’e-form può essere compilata anche in italiano.

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E-Form

1. Se l’organizzazione non soddisfa a pieno lo standard può identificare le proprie

mancanze e costruire un piano di azione che vada a colmare le lacune. Tale

informazione verrà inserita nel riquadro in blu.

2.Controlla i documenti richiesti dall’e-form (obbligatori e facoltativi)

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GRAZIE

DELL’ATTENZIONE

per altre informazioni

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