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1Marco Gentili CNIPA

Esternalizzazione dell’ICT nella PA

Linee Guida per la Qualità delle Forniture ICT negli appalti pubblici

Marco GentiliResponsabile Ufficio Monitoraggio e gestione

progetti delle Regioni e degli Enti Locali

Seminario AIEA - Roma, 1 marzo 2006


Forme di esternalizzazione

Un contratto di esternalizzazionenon è

un contratto di fornitura di servizi (consolidato nella PA)attiva una partnership PA – Fornitore

prevedeverifica della qualità delle prestazionicontrollo strategico e valutazione delle performance del Fornitorericonoscimento dell’autonomia imprenditoriale del Fornitore cui compete individuare le modalità più opportune di realizzazione e innovazione

Classificazione delle forme di esternalizzazione in relazione a missione affidata al Fornitore

Information Technology Outsourcing (ITO)Business Process Outsourcing (BPO)

ampiezza del mandato conferito al FornitoreStrategie di acquisizione (sourcing strategies)


Forme di esternalizzazioneStrategie di acquisizione

elaborazione da Fonte Gartner Group


Forme di esternalizzazioneComparazione Strategie di acquisizione

Criteri diComparazione

SelectiveOutsourcing

Consorzi Full Outsourcing

ottimizzazionescelta fornitore

alta alta bassa

costo acquisizioneservizi

alto alto basso

gestione contrattoda parte del cliente

molto complessa complessa, rischiocreazione di cartelli

semplice

competitività tra ifornitori

elevata media bassa

costo dei servizi migliorato dallacompetizione

migliorato dallacompetizione

poco competitivo

responsabilità neiconfronti del cliente

di tutti i fornitori,con rischio conflitti

di un unico fornitore di un unico fornitore

conoscenza delleesigenze del cliente

lenta, menoapprofondita

lenta, menoapprofondita

veloce, facilitata,approfondita

rilassamento deifornitori

prevenuto dallacompetizione

prevenuto dallacompetizione

elevato rischio

assicurazionedella qualità

complessa molto complessa,rischio incoerenza

semplice


Evoluzione EsternalizzazioneInfrastrutture IT

1990 - 2000 2000 - 2010

Risoluzione malfunzionamenti

Servizi a valore aggiunto

Gestione e ottimizzazione

Assistenza e manutenzione

Ambienti desktop e distribuiti

Getione relazioni con il cliente

Offerta orientata al prodotto

Complessità dei collegamenti

Offerta globale multivendor

Continuità operativa

Networking Sicurezza ed Integrità

Evoluzione


Evoluzione EsternalizzazioneSviluppo Sw

1990 - 2000 2000 - 2010

Frammentazione attività sviluppo

Contrasti Interni

Coordinamento Attività Sviluppo

Sviluppo ad hoc e manutenzione

Application Management

Riutilizzo componenti Sw

Architetture technology driven

Business Process Reengineering

Architetture business driven

Soluzioni a macrogranularità

System Integration Soluzioni a microgranularità

Evoluzione


Evoluzione Esternalizzazione Benefici e Rischi

Minimizzare i rischi per ottenere i benefici

E-business

Focus su core-business

Costo elevatodel personale

Mancanza di risorse

specializzate

L’outsourcing non riduce i costi

Rapidi cambiamenti tecnologici

Esperienze negative

Globalizzazionee decentramento

Preoccupazioni circa la perdita di

controllo Cattiva

pubblicitàper contratti fallimentari

crescita esternalizzazione dei servizi

crescita esternalizzazione dei servizi


ICT Governance5 domini decisionali

PrincipiAffermazioni di alto livello su come l’ICT deve essere usata neiprocedimenti amministrativiAllineamento delle strategie ICT alle strategie della PA

InfrastrutturaStrategie per definire servizi ICT trasversali ai procedimenti amministrativiValorizzare l’ICT come fattore abilitante massimizzandone i benefici

ArchitetturaScelte tecniche integrate (inerenti dati, tecnologie, applicazioni) per soddisfare le necessità della PA inerenti i procedimenti amministrativi

ApplicazioniIndividuazione delle applicazioni di supporto ai procedimenti amministrativi da acquisire o realizzare

InvestimentiDecisioni su quanto investire in ICT e su come selezionare i progetti


ICT Management5 domini decisionali

Missione da affidare al fornitoreScelta tra IT Outsourcing e Business Process Outsourcing

Strategie di acquisizioneScelta tra make or buy

funzione ICT interna, insourcer, società partecipata, consorzio, selective outsourcing, full outsourcing, project financing

Analisi dei pro e dei contro, punti di vista alternativi Cliente/FornitoreStrategica e Organizzativa, Economica e Finanziaria, Operativa

Scelta del fornitore (Modalità di appalto)Stabilità finanziaria, Affidabilità (capacità di rispettare gli impegni)Attitudine al servizio (soddisfazione cliente, assicurazione qualità)Capacità tecnica IT (competenze, conoscenze, metodologie, infrastrutture) e di innovazione

Definizione del contratto (Cosa succede se … ?)Attività, Prodotti, Indicatori di qualità, Livelli di servizioResponsabilità, Pagamento corrispettivi, Applicazione penali, Flessibilità

Governo del contratto (Direzione dei lavori)gestione delle attività, varianti in corso d'opera, monitoraggio livelli di qualità, gestione non conformità


ICT Governance & ManagementCriticità dell’esternalizzazione in Italia

CriticitàDifficoltà a confrontare i costi dell’esternalizzazione con quelli delle strutture interne del ClienteScarsa flessibilità dei contratti che spesso porta a rinegoziarli entro 12-18 mesiLimitato uso di meccanismi di misurazione delle prestazioni del FornitoreMancanza di professionalità adeguate a governare il contratto

ICT GovernanceStrutture, meccanismi organizzativi, decisioni e quadri di controllo preposti a garantire che l’IT sia coerente e funzionale al perseguimento degli obiettivi della PA

ICT ManagementDecisioni, quadri di controllo, strumenti (di misura)per gestire i progetti (contratti di esternalizzazione)al fine di raggiungere gli obiettivi preposti minimizzando i rischi


ICT Governance & Management Best Practices

Più strategie focalizzate, grande differenziazione trasoddisfazione degli utentiinnovazione tecnologicaeccellenza operazionale

Chiari obiettivi per gli investimenti in ICT, differenziazione trasupporto di nuovi modi di effettuare i procedimenti amministrativiincremento della flessibilità facilitazione delle comunicazioni con gli utenti

Partecipazione del top management, grande coinvolgimento di Seg. Generali, Capi Gabinetto, Direttori Generali, Capi Dipartimento

Stabilità, pochi cambiamenti anno per annoProcessi per gestire le eccezioni, formalizzati e ben funzionanti

per garantire la flessibilità necessaria ed evolvere gli standard ICT

Metodi formali di comunicazione, per assicurare la trasparenza pianificazione strategica ed esecutivacontrollo di gestione e misura dei livelli di servizio


Impatto organizzativo esternalizzazione

Servizi ICTsempre più combinazione di attività interne ed esterne

Interazioni PA - Fornitoremolto più complesse di quanto descritto in un contratto ben fatto

Servizi ICTcome una torta

Contratto diOutsourcing selettivo

Contrattointerno/informale

Contrattoesterno/formale

Strategia diOutsourcing selettivo

Insieme di Contrattiesterni/formali e interni/informali


Impatto organizzativo esternalizzazione Funzione ICT interna

Studi di Fattibilit� Pianificazione e Controllo

Relazioni con Utenti Osservatorio Mercato IT

Progettazione eSviluppo

ConduzioneSistemi

EDP Manager

Infrastruttura IT

Applicazioni Sw

Apparati TLC

Asset Manager

DirezioneSistemi Informativi

Studi di Fattibilit�e Analisi C/B

Contrattie Atti di Gara

Progettazione Pianificazione e Controllo

Relazioni con Utenti Osservatorio Mercato IT

Stato AvanzamentoLavori

DeliverablesLivelli di Servizio

PenaliEscalation

Project Manager

GestioneBanche Dati

Data Administrator

GestioneSicurezza

Security Manager

DirezioneSistemi Informativi

La funzione ICT interna non va soppressa, è però necessario modificarla profondamente perchè non è più una unità di servizio

Struttura organizzativa, compiti e responsabilità Conversione e riallocazione delle risorse

Oggifareoperativi e tecnici poco specializzati

Domanifar faremanager e tecnici molto specializzati


Impatto organizzativo esternalizzazione Competenze

Gestione del personale

Obiettivi interni

Comunicazioniinformali

Integrazione difornitori e servizi

Relazioni formalied escalation

Gestione delle Risorse Gestione del Servizio

Gestione di contratticomplessi

Oggi DomaniLe competenze vanno evolute (outplacement)


Impatto organizzativo esternalizzazione Sistema dei valori dei dipendenti

La nostra PA è diversa da ogni altra perciò richiede soluzioni ICT fatte su misura

E’ meglio produrre internamente i prodotti e servizi ICT perché si raggiunge il livello di qualità più elevato

Oggi DomaniProcessi produttivi industriali si traducono in qualità costante, preferibile alla variabilità della produzione artigianale interna

E’ più importante progettare soluzioni, scegliere fornitori, governare contratti che realizzare prodotti e servizi ICT

Regole non scritte che determinano la cultura della PA e influenzano i comportamenti individuali che la esprimono

modalità di gestione dei conflitti e stile di direzione delle risorse


Esternalizzazione e qualità forniture ICT Contesto - Catena Cliente/Fornitore

Erogazione di servizi a cittadini ed impreseAmministrazione fornitore di servizi amministrativi ai propri Clienti (cittadini, imprese, utenti interni)

Acquisizione di servizi ICT per supportare l’innovazione organizzativa e tecnologica

Amministrazione cliente dei Fornitori ICT

fornitore clientefornitore cliente

CittadiniAmministrazioni

fornitore clientefornitore cliente

Fornitori ICT


Esternalizzazione e qualità forniture ICT Linee guida del CNIPA

Per erogare servizi efficaci, rapidi e di qualità, le PA hanno bisogno di tecnologie in grado di offrire sicurezza, affidabilità e prestazioni ad altissimo livello

Come acquistare servizi ICT di qualità?Come misurare la qualità dei servizi offerti dai fornitori?

Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione e il governo dei contratti della PA predisposte dal CNIPA per dare una risposta a queste due domande, forniscono indicazioni utili alle PA

nella acquisizione di forniture ICTnell’efficace governo dei contratti stipulati con i fornitori


Esternalizzazione e qualità forniture ICT Linee guida del CNIPA

Collana di 7 Manuali, di cui 4, i Manuali applicativi e operativi, supportano i passi operativi fondamentali della definizione della qualità della fornitura

# Titolo Utilizzo

7 Governo dei contratti ICTDirezione lavori e monitoraggioManuale applicativo

Definizione delle modalità di selezione del fornitoreManuale applicativo

Introduzione ai contenuti e all’uso delle Linee guidaManuale d'uso

2Strategie di acquisizione delle forniture ICT

Identificazione della strategiaManuale applicativo

1Presentazione e utilizzo delle Linee Guida

3 Appalto pubblico di forniture ICT

6Modelli per la qualità delle forniture ICT

Approfondimenti teoriciManuale di riferimento

Definizione degli atti di garaManuale operativo

5 Esempi di applicazioneEsempi di costruzione di capitolatiManuale applicativo

4 Dizionario delle forniture ICT36 lemmi (classi di fornitura elementari)

GovernoContrattoAppaltoStrategia


Esternalizzazione e qualità forniture ICT Utilizzo delle Linee guida del CNIPA

Vantaggiaccesso diretto alle tematiche di specifico interessepercorsi di lettura differenziati per tipo di destinatariomanutenzione semplificata per aggiornamentipossibilità di rilasci progressiviscarico dei documenti facilitato con banda stretta

Caratteristicheautoconsistenti (ridondanza)indipendenti (riferimenti)riutilizzabili (cut & paste)


Esternalizzazione e qualità forniture ICT Utilizzo delle Linee guida del CNIPA

Opera Enciclopedica1.600 pagine in 7 manuali

36 lemmi = 32 Forniture + 4 processi trasversali450 attività (task) descrittive delle forniture ICT305 prodotti (deliverables) generati dalle attività111 indicatori di qualità per attività/prodotti490 applicazioni degli indicatori di qualità

Impegno180 incontri

1.300 giorni persona di 120 persone50% CNIPA15% PA35% Fornitori ICT


Esternalizzazione e qualità forniture ICT Canali di distribuzione delle Linee Guida

La pubblicazione e distribuzione delle Linee guida prevede il concomitante utilizzo di diversi canali

Sito www.cnipa.gov.it sezione Qualità servizi ICT

Collana editoriale iQuadernidistribuiti ai Convegni di presentazione delle Linee guidadistribuiti direttamente dal CNIPA

Cd-Rom Qualità dei Servizi ICTdistribuito ai Convegni di presentazione delle Linee guidadistribuito direttamente dal CNIPAallegato alla versione a stampa

La struttura delle Linee guida è mantenuta invariata indipendentemente dal canale di distribuzione utilizzato


Manuale 2

Identificazione della corretta strategia di acquisizioneanalizzando in modo sistematico le possibili alternative

Forme di acquisizioneoutsourcing, insourcing, ecc.

Approccio allo sviluppo swad hoc, riuso, open source, soluzioni commerciali, etc.

Modalità di fornituracontratto quadro o a progetto, numero dei lotti, etc.

Definizione del contratto e del corrispettivoprezzo a corpo, prezzo a tempo e spesa, etc.

Manuale 2 Strategie di acquisizione di forniture ICT



Manuale 3

Costruzione del meccanismo di selezione del Fornitore

Scelta della procedura di garaasta pubblica, licitazione privata, etc.

Determinazione dei criteri di accesso alla garafatturato, capacità tecnica, etc.

Attribuzione del punteggio tecnicocriteri, soglie minime, etc.

Attribuzione del punteggio economicoscelta delle formule economiche

Manuale 3Appalto pubblico di forniture ICT



Manuale 4 Dizionario delle forniture ICT

Manuale 4

. . .

36 Lemmiad oggi

Il Dizionario delle forniture ICT si compone di un documento introduttivo a cui logicamente si aggiunge un insieme di documenti separati contenenti ciascuno uno dei lemmi costituenti il Dizionario

Scomposizione dell’oggetto della fornitura in forniture elementari (lemmi)



Manuale 4Forniture ICT

1. Servizi per l’utente1.1 Sviluppo e MEV applicazioni1.2 Gestione, manutenzione applicazioni1.3 Assistenza all’utente 1.4 Formazione

2. Servizi interoperabilità e cooperazione2.1 Servizi di integrazione2.2 Servizi applicativi 2.3 Riconoscimento digitale

3. Servizi infrastrutturali3.1 Servizi per le Reti3.2 Servizi per i Sistemi3.3 Servizi di sicurezza3.4 Servizi di Gestione Documentale3.5 Servizi monitoraggio qualità servizi3.6 Servizi di Desktop

4. Servizi di consulenza e body rental4.1 Servizi professionali4.2 Servizi di body rental

5. Fornitura di beni5.1 Fornitura di prodotti Hw e Sw


. . .


Manuale 7

Governare un contrattomantenere il controllo, nel periodo di validità, di tutti gli elementi che caratterizzano una fornituradisporre degli strumenti necessari per intervenire nei casi in cui si rilevino situazioni difformi da quelle attese

Contrattidi affidamento progettiper l’erogazione di servizi

Punti di vistaAmministrazione appaltanteFornitore ICT

Manuale 7Governo dei contratti



Direttiva CE2004/18/CE

Testo unico per appaltiGU 10 giugno 2004, II serie speciale n° 145Forniture (beni)Lavori (opere)Servizi sostituirà il D.Lgs 157/95

Gli Stati possono decidere se recepire le novitàDovevano essere emanate leggi di recepimento a livello nazionaleentro il 31 gennaio 2006In Italia non è accaduto

Presentato uno schema di D.Lgs nel consiglio dei ministri n° 39 del 13 gennaio 2006 (testo De Lise)

recepisce tutti gli elementi di novità introdotti dalla Direttivaelimina la prederminazione per legge tra criterio di aggiudicazione del prezzo più basso e offerta economicamente più vantaggiosa



Direttiva CE2004/18/CE

Novità

accordi quadro

dialogo competitivo

sistemi dinamici di acquisizione

Aspetti messi in evidenza (cose che si possono già fare)

Criteri di aggiudicazione

Principio dell’avvalimento

Avvalimento e subappalto

Prestazioni in House

Specifiche tecniche



AccordiQuadro

Possibilità per le amministrazioni aggiudicatrici di concludere accordi quadro per gli appalti di forniture e di servizi

da utilizzare nell’ipotesi di forniture di beni per i quali l’amministrazione appaltante non è in grado a priori di quantificare in modo adeguato il numero di prodotti da acquisire in un arco temporale di medio periodoperiodo massimo 4 anni

Art. 32 DIRETTIVA 2004/18/CE



DialogoCompetitivo

Introduzione di una nuova procedura da utilizzare nel caso di appalti particolarmente complessi qualora la PA ritenga che la procedura aperta o ristretta non permetta l'aggiudicazione

contiene elementi propri delle procedure ristrette (licitazione privata , appalto concorso) assieme ad altri tipici della trattativa privataDomanda di partecipazione alla gara

Preselezione imprese da parte dell’amministrazioneInvito a presentare propostePresentazione proposte tecniche e non economiche

Apertura dialogo competitivo con le impresescelta della proposta ritenuta migliore

Chiusura del dialogo competitivo con le impreseinvito alle imprese preselezionate a formulare una offerta tecnica ed economica sulla soluzione prescelta

Valutazione delle offerte da parte dell’amministrazioneaggiudicazione offerta economicamente più vantaggiosa




Sistemi dinamicidi acquisizione

Possibilità per le amministrazioni aggiudicatrici di ricorrere a sistemi dinamici di acquisizione

modalità di acquisizione che prevede che l’intero procedimento di appalto venga svolto tramite l’impiego di mezzi elettroniciprocesso interamente elettronico per acquisti di uso correntelimitato nel tempo e aperto per tutta la sua durata a qualsivoglia operatore che abbia presentato offerta indicativa conforme al capitolato d’oneri


Ricorso alle aste elettroniche




Criteri diaggiudicazione

Obbligo di indicazione dei pesi, deve essere prevista la ponderazione relativa degli elementi scelti per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa

nel bando di gara o nel capitolatoin caso di dialogo competitivo nel “documento descrittivo”


Per i servizi ICT dovrebbe essere applicato, quasi esclusivamente, il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa

Norme sui criteri di aggiudicazione dell’appaltocodice De Lise Art. 81 scelta della migliore offertacodice De Lise Art. 82 prezzo più bassocodice De Lise Art 83, 84 offerta economicamente più vantaggiosa



Avvalimentoe Subappalto

Principio del cosiddetto “avvalimento”, secondo il quale una impresa, nella partecipazione ad una gara di appalto, ha facoltà di fare affidamento sulla capacità economica e tecnica di altri soggetti

non necessariamente impresea condizione che dimostri, all'ente appaltante, la disponibilità di dette capacitàdandone prova concreta

Per esempio attraverso la presentazione di un impegno, da parte del soggetto di cui intende avvalersi, di mettere tali capacità a disposizione dell'impresa concorrente.

Art. 47 e 48 DIRETTIVA 2004/18/CE

Subappalto




Prestazioniin House

Prestazioni in houseuna amministrazione che si avvale di un’altra amministrazione inbase ad un diritto di esclusiva conferito con disposizione di legge, regolamentare o amministrativa

Appalti di servizi aggiudicati sulla base di un diritto esclusivo

È confermata la disposizione della direttiva 92/50/CEE che consente, per i soli appalti di servizi, la prestazione in house e stabilisce che tale modalità è lecita laddove le norme che conferiscono tale diritto di esclusiva “siano compatibili con il Trattato”




SpecificheTecniche

Caratteristiche

devono figurare nella documentazione di gara

devono consentire pari accesso e non comportare ostacoli ingiustificati all’apertura alla concorrenza

previsione in termini di prestazioni e requisiti funzionali

sempre possibili le offerte basate su soluzioni equivalenti (dimostrazione con qualsiasi mezzo di prova)

possibilità di inserire esigenze ambientali ed esigenze sociali



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