ELEMENTI BASE DI PROGETTAZIONE

A cura di: Stefano Santini

sve@provincia.ps.it

Urbino: 3 e 4 ottobre 2008

Definizione di progettoDefinizione di progettoDefinizione di progetto

Opera complessa, unica e di durata limitata rivolta a produrre un risultato specifico attraverso attività correlate che comportano un impiego di risorse, sia umane che materiali, e che deve essere realizzata entro determinati limiti temporali

Opera complessa, unica e di durata limitata rivolta a produrre un risultato specifico attraverso attività correlate che comportano un impiego di risorse, sia umane che materiali, e che deve essere realizzata entro determinati limiti temporali

Osservare la realtà da prospettive non ordinarie

Il cambiamento appare spesso illogico, non appare familiare né è immediatamente comprensibile. Spesso non è altro che un cambiamento delle “premesse” che regolano il sistema come un tutto (livelli logici)

1

2

3

4

I cliente che credono che i nostri camerieri siano scortesi dovrebbero

vedere il proprietarioDo you think that one will do

La soluzione si trova esaminando le ipotesi sui punti e non i punti stessi. Il problema non va risolto dentro il presunto quadrato

Da cosa nasce un progetto?

• Dalla rilevazione di un problema o disagio a cui si vuol tentare di dare soluzione

• Da una idea innovativa che qualcuno propone, ritenuta utile e generatrice di benefici.

Da cosa nasce un progetto?

• Dalla rilevazione di un problema o disagio a cui si vuol tentare di dare soluzione

• Da una idea innovativa che qualcuno propone, ritenuta utile e generatrice di benefici.

Puntualizzazioni sulla definizione di progetto

Puntualizzazioni sulla definizione di Puntualizzazioni sulla definizione di progettoprogetto

� E’ un processo attivo che ha un inizio ed un termine definito

� Gestisce un cambiamento nel futuro e mira ad alterare una situazione esistente

� E’ una linea di connessione tra una idea iniziale astratta e la sua concreta realizzazione finale

� E’ caratterizzato dall’esigenza di produrre risultati qualitativamente accettabili attraverso l’utilizzo di risorse determinate e limitate.

Frammentazione dei differenti stadi operativi – fasi, attività e azioni

Frammentazione dei differenti stadi Frammentazione dei differenti stadi operativi operativi –– fasi, attivitfasi, attivitàà e azionie azioni

Fasi – Ogni progetto è strutturato in una serie separata di fasi. Nelle fasi si identificano sia gli archi temporali di realizzazione del progetto che gli stadi concettuali attraverso cui il progetto si compie

1

2

3Azioni – L’attività è l’insieme di determinati interventi, che vengono comunemente contraddistinti con il termine “azioni”

Attività – Lo sviluppo di ciascuna fase progettuale è articolato attraverso la realizzazione di una serie di “attività” specifiche

Ogni Fase/Attività/Azione assorbe una quota determinata di tempo e risorse e rappresenta uno specifico pacchetto di lavoro (workpackage) attraverso il cui completamento si determina l’andamento complessivo del progetto

Ogni workpackage (WP) corrisponde ad un progetto nel progetto. Ogni WP ha infatti un proprio obiettivo da raggiungere che si configura come “intermedio” nel quadro complessivo del progetto.

Il WorkpackageIl Workpackage

La struttura del WP, in relazione all’obiettivo intermedio da raggiungere, è costituita dai seguenti punti chiave:

La struttura del WP, in relazione all’obiettivo intermedio da raggiungere, è costituita dai seguenti punti chiave:

1. Identificazione delle attività e azioni da compiere

2. Applicazione della metodologia più appropriata per la loro realizzazione

3. Identificazione delle risorse necessarie (anche di personale)

4. Determinazione della successione e della correlazione delle attività e azioni

La struttura del WP può essere meglio concepita e semplificata secondo il seguente schema:

Migliore è la definizione delle singole attività o scopi(tasks) e più agevole risulterà l’identificazione dei risultati (outputs) delle varie attività o azioni.

WorkpackageFasi - Obiettivo intermedio - Una serie di outputs

Attività - Outputs - Una serie di tasks

Azioni - Tasks - Un numero di scopi definiti e raggiungibili

La dinamica del progettoLa dinamica del progettoLa dinamica del progetto

Vita del progetto

WP1 WP2 WP3

Obiettivo finale

Obiettivi intermedi

Con l’attenzione focalizzata su precisi scopi e obiettivi la dinamica di progetto sembrerebbe avere forma lineare. E invece si tratta di un processo che risulta meglio concepibile sotto forma di ciclo

Nuovi scopi e esigenza di ottenere nuovi risultati

Il WP rappresenta anche un’utile unità di misura per verificare lo stadio di avanzamento del progetto. Gli outputs ottenuti sono infatti indicatori (verificabili e oggettivi).

La verificabilità e l’oggettività dei risultati conseguiti sono le caratteristiche che indicano l’efficacia del progetto.

Vita del progetto

WP1 WP2 WP3Obiettivi intermedi verificabili

Obiettivo finale

La pianificazione progettualeLa pianificazione progettualeLa pianificazione progettuale

•• Il Project Il Project Cycle Cycle ManagementManagement (PCM) o (PCM) o Gestione del Gestione del ciclo progettualeciclo progettuale

•• Il Il Logical Framework ApproachLogical Framework Approach (LFA) o (LFA) o Sistema del Sistema del quadro logicoquadro logico

Il principale sforzo nella progettazione consiste nell’identificazione degli obiettivi e nella pianificazione delle azioni da intraprendere.

Analisi obiettivi Piano strategico di intervento

La pianificazione e gestione di un progetto può essere facilitata da due approcci metodologici principali:

Il Project Cycle ManagementIl Project Il Project Cycle Cycle ManagementManagement

è una tecnica gestionale finalizzata a concepire e ad integrare i punti chiave nell’elaborazione e gestione di un progetto.

1) L’identificazione di una strategia indicativa – procedura e principi metodologici – passa attraverso la lettura e analisi del contesto

2) La definizione degli obiettivi – Debbono essere SMART, specifici, misurabili, attuabili, realistici, tempificabili.

3) La pianificazione delle attività – Stesura del progetto -Verifica della coerenza e fattibilità del progetto in base a bisogni, risorse, competenze e obiettivi (sia progettuali che interni all’organizzazione- coerenza interna).

4) Il reperimento delle risorse – piano finanziario e strategie alternative di reperimento fondi – fundraising e networking progettuale (condivisione strategica risorse e progetti con altri partner che mettono a disposizione del progetto competenze e strumenti)

5) La realizzazione delle singole azioni – momento più concreto dell’intero ciclo progettuale. L’aderenza al piano progettuale è funzionale al mantenimento degli indici di verifica. Comprende il controllo continuativo delle spese, il coordinamento, il monitoraggio dei WP, la promozone di informazioni, la comunicazione progettuale, mantenimento dei tempi etc.

6) La valutazione e rendiconto – misurazione dei risultati finali del progetto. Impatto, efficacia, sostenibilità dell’ideaprogettuale. Dimostrazione delle spese sostenute

Il Il Logical Framework ApproachLogical Framework Approach

L’adozione del quadro logico permette la gestione efficace ed efficiente del ciclo di progetto. Parte da una accurata analisi del contesto che si intende modificare.

Presenta il quadro complessivo degli obiettivi principali e intermedi, i risultati concreti, le attività e le loro relazioni casuali secondo una logica verticale

Successione logica delle attività

Successione cronologica degli obiettivi

Azioni

Agricoltori adottano metodologie trasferite

Aumento produzione tuberi

Coltivazione efficace

Attività

Produzione conservata e immagazzinata

Creazione di riserva alimentare, rotazione culture, diminuzione frane

Aumento produzione, sviluppo rurale Gesione razionale

Fasi

I terreni coltivatinon sono sfruttati all’esaurimento

Diminuzione mortalità, diminuzione importazioni cibo

Rispondere bisogno alimentare paese x

Obiettivo generale

CondizioniIndicatori verificabili

Logica di intervento

Precondizioni

� consente di vedere il tempo totale necessario per il progetto

� permette di visualizzare la sequenza delle fasi e delle attività e mostra quelle che possono essere realizzate contemporaneamente

� permette di ottenere una chiara illustrazione dello stato di avanzamento del progetto e aiuta a definire eventi o date chiave(milestones)

I limiti del diagramma di GANTT

2) Diagramma di GANTT

� non indica esplicitamente le relazioni e i vincoli di sequenza fra le attività (non è possibile sapere da chi dipende un eventuale ritardo o quale attività deve fornire un input all’altra)

� non è in grado di evidenziare il cammino critico.

Diagramma di Gantt

1.1

1.2

2.1

GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG

FASI E ATTIVITA'

TEMPO

Fase 1

Attività

Fase 2

Attività

Fase 3

Attività 3.1

1.3

3.2

LeLe pietre miliaripietre miliari ((milestonesmilestones) rappresentano un momento ) rappresentano un momento importante del progetto (il termine di una fase, la consegna importante del progetto (il termine di una fase, la consegna di un prodotto, ecc…)di un prodotto, ecc…)

GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG

ATTIVITA'

TEMPO

MILESTONE

MILESTONE

MILESTONE

3) Il CPM (Critical Path Method) e il Diagramma di PERT (Program Evaluation and Review Technique)

x

a

c

b

d

f ye

Evento iniziale

Evento finale

Durata dell’attività

Percorso critico

33 4 2

3

3

2

1

1

WBS - Work Breakdown Structure Struttura gerarchica delle attività

WBS WBS -- Work Work Breakdown Structure Breakdown Structure Struttura gerarchica delle attività

La definizione degli obiettivi di progetto rappresenta una dettagliata descrittiva sul “cosa deve essere fatto”.

Una utile tecnica di supporto in questa fase di analisi possono essere l’analisi SWOT e la “WBS” (Work Breakdown Structure).

La WBS è una forma di scomposizione strutturata di progetto utile nella fase di definizione degli obiettivi e delleattività.

Esempio di WBS o struttura ad alberoEsempio di WBS o struttura ad alberoEsempio di WBS o struttura ad albero

Obiettivogenerale

ObiettivoSpecifico A

Risultato (output) Attività 1.1

Risultato (output)Attività 1.2

Obiettivospecifico B

Risultato (output)2.1

Azioni o compiti da svolgere 1.1.1

Azioni 1.1.2tasks

Azion 1.2.1Attività 2.1.1 Attività 2.1.2

WP 1 WP 2

Per ogni attività possono essere identificati i responsabili. Gli scopi debbono essere definiti e raggiungibili

Successo di

un progetto

Partecipazione attiva dei partner

Efficace pianificazione azioni

Finalità e obiettivi ben definiti

Adeguata struttura organizzativa

Team competente e motivato

Integrazione delle competenze

Per garantire efficienza ad un progetto, in visione di un possibile successo servono:

Per garantire efficienza ad un progetto, in visione di un possibile successo servono:

La connessione esistente tra obiettivi definiti ed azioni progettuali pianificate deve essere evidente dalla struttura stessa del progetto

- capo progetto fantasma;

- gruppo progetto povero di risorse o carente di competenze

-cattiva definizione iniziale degli obiettivi dei tempi e dei metodi

- membri del gruppo di progetto distratti da altri obiettivi;

- variazioni del contesto durante lo svolgimento del progetto,

Sintomi di questi fallimenti sono stati evidenziati soprattutto quando i progetti:

- non hanno rispettato i tempi;

- costano molto più del previsto (tempi/costi/qualità);

- producono risultati poveri;

Ragioni ricorrenti per il fallimento di progetti

Il project manager definisce e controlla il POP (Piano Operativo del Progetto)

A) L’obiettivo generale deve essere chiaro e ben definito.

B) Gli “obiettivi specifici” sono importanti ambiti di attenzione su cui strutturare le singole attività.

D) Le condizioni organizzative sono gli elementi che identificano risorse economiche, necessità logistiche, professionalitàrichieste etc.. Vanno valutate accuratamente e il budget richiesto deve essere congruente e credibile.

E) Assumere il punto di vista degli altri e dare risposta alle 4 C (Che ci guadagna, Cosa gli costa, Chi è, Cosa ci importa)

E) Grande attenzione agli strumenti di comunicazione e al sistema delle relazioni. Piano di visibilità del progetto

F) Pianificare ricaduta e sostenibilità futura del progetto.

Hints