Gestione degli errori nei sistemi clinici informatizzati

Paolo Zilioli ICT Manager Business Application

Direzione Centrale ICT IEO / CCM

Lo IEO è uno dei 42 Istituti italiani di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico per patologie specifiche e faparte del Servizio Sanitario Nazionale.

Il progetto Istituto Europeo di Oncologia nasce nel 1987 e prevede la realizzazione di un “comprehensive

cancer centre” con laboratori di ricerca e servizi clinici.

Nel 1991 iniziano le prime attività e nel 1994 viene inaugurato l’attuale edificio che dà inizio all’attività

clinica. Dal 1996 è un I.R.C.C.S. di diritto privato.

Il 23 marzo 2010 è stato inaugurato il nuovo edificio “IEO Day Center”. La nuova costruzione è strutturata

per offrire tutte le prestazioni che non richiedono un ricovero ospedaliero.

Il 10 maggio 2010 sono state avviate le prime attività ambulatoriali.

L’Istituto è attivo in tre principali aree:

- Clinica

- Ricerca

- Formazione

L’Istituto Europeo di Oncologia

L’Istituto Europeo di Oncologia: il Gruppo

Gruppo IEO

Ospedale Oncologico

Campus di Ricerca

Ospedale Cardiologico

L’errore in IEO: Gestione, Notifica, Prevenzione

Direzione Sanitaria

Sistemi Informativi

Servizi Assistenziali

Personale Medico

Risk Management

Medico Legale

«La funzione primaria della documentazione sanitaria consiste nella raccolta di informazioni

attinenti alla salute delle persone assistite, in regime di ricovero o ambulatoriale, a supporto di

appropriate decisioni clinico-assistenziali e della continuità delle cure.

Ulteriori funzioni della documentazione:

Consentire la tracciabilità delle diverse attività svolte, la responsabilità delle azioni, la loro

cronologia e le modalità di esecuzione;

Facilitare l’integrazione di diversi professionisti;

Costituire una fonte informativa per ricerche clinico-scientifiche, formazione degli operatori

e studi valutativi dell’attività assistenziale;

Funzioni amministrative e gestionali;

Permettere l’esercizio di diritti nonché la tutela di legittimi interessi della persona assistita,

dell'Istituto Europeo di Oncologia e degli operatori che agiscono in suo nome.»

La documentazione clinica in IEO: road to dematerialization

DSA.PG.0023.B: Gestione della documentazione clinica

La documentazione clinica in IEO: road to dematerialization

Cartella clinica = atto pubblico data/firma del funzionario

La Legge – D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, aggiornato con le modifiche introdotte dal

D.Lgs. 4 aprile 2006, Codice dell'amministrazione digitale

• Art. 20…. il documento informatico è valido

• Art. 21…. fino a prova contraria

• Art. 22… deve essere conservato in forma digitale

• Art 23… il trasferimento su carta è permesso

Gli standard internazionali – Joint Commission International

• MCI.19.3 Per ogni annotazione effettuata in cartella clinica è possibile identificarne

l’autore e la data.

• MCI.11 La sicurezza delle informazioni è preservata, ivi compresa l’integrità dei dati.

Compilazione impegnative

Ambulatori

Compilazione REL ASP

Cartella Clinica Informatizzata:

Piano terapeutico

Anamnesi e Esame obiettivo: 95.8%

Diario clinico: 39.7%

Consulenze

Lettera dimissione: 97.8%

Referti di visita ambulatoriali 80%

wH RIS

wH CHT

Integrazione

RIS(Dicembre 2012)

FSE Lettere di dimissione : 100%

FSE Referti ambulatoriali: 95%

20122011

Lutech wHospital Framework: la scelta ed il percorso in IEO

2010

Electonic Medical Record

Personal Healht Record

L’errore nella documentazione informatizzata

Norme

Tracciabilità

Tempestività

Notifica

Contenimento del rischio

Fascicolo Sanitario Elettronico

Enti (Ministero / Regione / ASL)

Direzione Sanitaria

Joint Committion International

ISO

Direzione Sanitaria

Sistemi Informativi

Uffici Legali

URP

Rettifica: Firmata digitalmente

Condivisa real time (EMR / PHR /

FSE)

E’ «consegnabile» al paziente

Tracking delle variazioni

Notifica di variazioni effettuate

Redazione referto in bozza: Non è firmato

Non è condiviso

Non è stampabile

Referto completo: Firmato digitalmente

Condiviso (EMR / PHR / FSE)

E’ «consegnabile» al paziente

L’errore nella documentazione informatizzata: esempi

Visualizzazione di tutta la

catena documentale

La prevenzione dell’errore

«I processi assistenziali sono in evoluzione continua e

occorrono strumenti flessibili e tempestivi per la loro

implementazione, il controllo nel pieno rispetto della

centralità del paziente e della sua sicurezza»

Identificazione informatica del Paziente tramite braccialetto

Riconciliazione Preparato - Paziente con lettore codice a barre (anche nella sequenza sacche)

Registrazione on-time delle fasi della somministrazione del farmaco

Disponibilità delle informazioni real-time per l’infermiere

La prevenzione dell’errore: caso di studio CHT

SomministrazionePreparazione chemioterapico

Validazione del farmacista della prescrizione medica

Riduzione degli errori di trascrizione

Preparazione del farmaco in sicurezza

Stampa etichette di riconoscimento sacca

Disponibilità delle informazioni real-time per infermieri

Visita medica e Prescrizione

Accoglienza Paziente

Prescrizione di schemi chemioterapici precedentemente validati

Controllo in tempo reale di tutti i valori del paziente

Disponibilità delle informazioni real-time per infermieri e farmacista

Refertazione Real-time

Riconoscimento del paziente al totem eliminacode

Chiamata del paziente sulla lista di prenotazione

Chiamata del paziente tramite eCall per il prelievo, visita e per la terapia

wH CHTADT / CUP / eC@ll

Apps AndroidIntegrazione Apoteca

La prevenzione dell’errore: caso di studio Day Hospital

Il riconoscimento all’accoglienza:

Patient Safety dal primo step del percorso di cura …

La prevenzione dell’errore: caso di studio Day Hospital

… alla fase di somministrazione del farmaco antiblastico

La prevenzione dell’errore: caso di studio Day Hospital

Conclusioni