E-DESKSOLUZIONE PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI

DOCUMENTI DEL CICLO PASSIVO

E-DESK

OTTIMIZZA ED AUTOMATIZZA LA REGISTRAZIONE IN PRIMA NOTA DELLE

FATTURE FORNITORE

I benefici della trasformazione dei

documenti cartacei in documenti digitali

sono ormai ben noti.

ÆDERA ha sviluppato una soluzione in grado di automatizzare il processodi controllo e di inserimento in prima nota delle fatture passive,indipendentemente dai canali di ricezione delle fatture e dai volumi di

documenti trattati.

Più spazio disponibile, più trasparenza, velocità ed efficienza nei

processi, miglior gestione delle informazioni, maggior controllo esicurezza, minore impatto ambientale

SCRIVANIA DIGITALE CONSENTE L’AUTOMAZIONE DEL CICLO PASSIVO

DALLA RICEZIONE ALLA REGISTRAZIONE DELLA FATTURA TRAMITE:

E-DESK

• L’acquisizione delle fatture passive direttamente dalla fonte;

• La gestione dei differenti formati;

• Il riconoscimento delle informazioni chiave contenute per la specifica classificazione documentale;

• L’integrazione con le informazioni dal database aziendale e l’inserimento di informazioni complementari;

• La conferma delle informazioni o la loro correzione;

• La registrazione automatica delle fatture nel sistema gestionale o ERP;

• L'automazione dei controlli e dei processi di autorizzazione;

• L'archiviazione del documento e la sua eventuale conservazione a norma;

E-DESK

VANTAGGI• Semplicità nella digitalizzazione e classificazione dei documenti:

componenti di riconoscimento caratteri, analisi semantica e interfacciaad elevata usabilità.

• Memorizzazione di eventuali correzioni dell’ operatore per futureinterpretazioni ed indicizzazioni.

• Possibilità di associare ai documenti informazioni aggiuntive: FirmaDigitale, Protocollo IVA.

COMPLETAMENTE

CONFIGURABILEModellabile secondo

le esigenze del cliente

AUTO APPRENDENTEL’intelligenza computazionale di

E-Desk permette un continuo miglioramento delle sue

prestazioni

SOLUZIONE

INNOVATIVARivoluziona il flusso di

gestione del ciclo passivo

• Maggior rapidità nei processi: automatismi ed esperienza tattile permettonouna forte riduzione di errori, costi e anche del personale addetto, con minimisforzi di formazione e bassi costi di setup.

• Archiviazione digitale del documento validato e successivamente può essere portato in Conservazione Digitale. Il tutto all’interno del Cloud Ædera.

• Ritorno dell’Investimento: forte riduzione del personale addetto e dei costi di archiviazione.

E-DESK

VANTAGGI

RIDUCE

ELIMINA

Gli errori in fase di registrazione

La necessità di fare data entry consentendo al personale addetto ad occuparsi di attività a più alto valore aggiunto per l’azienda

E-DESK

FUNZIONAMENTO

I componenti di riconoscimento dei caratteri e l’analisi semantica, semplificano al massimo le attività di digitalizzazione e classificazione dei

documenti. Il sistema ha la capacità di memorizzare le eventuali correzioni impartite

dall’operatore e, mano a mano, si otterranno interpretazioni e indicizzazioni sempre più precise.

La gestione dei differenti formati, consente di rendere digitale ciò che è cartaceo e, ovviamente, permette di mantenere in digitale ciò che già lo

è. Per questo, una volta che il documento è validato e archiviato su E-Arch,

può essere portato in Conservazione Digitale.

E-Desk si compone di due elementi interconnessi:

Un’interfaccia Touch di

controllo per la

validazione dei

documenti presso il

cliente

Un sistema intelligente

di riconoscimento ed

elaborazione dei

documenti all’interno

del Cloud di Ædera

E-DESK

• I flussi di documenti vengono acquisiti dalle diverse fonti che li producono.• Il servizio di lettura ottica (OCR) estrae e riconosce le informazioni chiave

per la specifica classe documentale.• Le informazioni sono integrate con quanto presente nei database in azienda.

• Per particolari documenti/processi, il sistema associa informazioni

aggiuntive, ad esempio la Firma Digitale.• Il documento e gli indici estratti sono presentati all’utente per conferma o

correzione.

• Il sistema memorizza gli eventuali input derivanti dall’operatore per future

interpretazioni e indicizzazioni.

• Il documento validato viene registrato su un archivio Cloud portato in conservazione digitale.

• I documenti acquisiti possono essere legati ai sistemi gestionali per successive lavorazioni e condivisioni.

Acquisizione Documenti & Servizio Cloud OCR

FUNZIONAMENTO

I dati rilevati sono restituiti entro un termine predefinito alla Scrivania Digitale:

Eventuali input manuali sono notificati al sistema, che li memorizza e, in funzione della casistica maggiormente ricorrente,li auto apprende come nuove regole di indicizzazione e classificazione.

E-DESK

Il sistema controlla l'arrivo delle fatture via mail/PEC, le indicizza in automatico e le raggruppa in appositi faldoni virtuali. Le fatture cartacee vengono scannerizzate tramite dispositivo collegato ed inviate automaticamente ad un servizio esterno che crea i rispettivi documenti digitali.

Il servizio garantisce il 100% di riconoscimento dei dati attraverso l’integrazione con una specifica attività di verifica ed eventuale correzione da parte di personale umano. I documenti dell’operatore addetto alla lavorazione in azienda potrà visualizzarli in appositi faldoni virtuali, controllarli e confermarela classificazione finale.

FUNZIONAMENTO

Via delle Magliaie, 12 - 41012, Carpi (MO)

Sede legale e amministrativa

+39 347 3854668

Telefono

ae-sales@aedera.it

E-mail

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