Due Ospedali con complessivi n. 698 posti letto Comuni del ... · alimentazione armadio di reparto...
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Abitanti 253.095
Due Ospedali con complessivi n. 698 posti letto
Personale dipendente: n. 2.565
Comuni del territorio: 30
bilancio 2011: 452.706.576,57 (valore di produzione)+7.469.150,07 (utile di esercizio)
ULSS
DIGITALE
TELEMEDICINAGESTIONEATTIVITA’
OSPEDALIERE
LOGISTICA DOCUMENTI
LOGISTICA PRODOTTI
SISTEMA CRM PER ACCESSO AI SERVIZI
SOCIO SANITARI
• Work flow documentale• Sistema ERP bilancio-contabilità-
controllo di gestione
SISTEMA SERVIZI GENERALIAMMINISTRATIVI
Sistema di formazione on line
• Gestionale impianti/strutturee convenzione project financing
GESTIONEATTIVITA’
DISTRETTUALI
ATTIVITA’ DI LOGISTICA SANITARIA AZIENDALE
aggiornamento dati a 31.8.2012
riduzione/eliminazione scaduto farmaci
tracciabilità prodotti nella fase consegna
sicurezza e buona conservazione prodotti
AFFIDAMENTI LOGISTICI
obiettivi iniziali obiettivi successivi
assegnazione secondo profili di reparto
gestione richieste con farmaco più economico
riduzione della giacenza complessiva
miglioramento selettivo indice di rotazione
governance processi professionali
SOLUZIONE LOGISTICA ULSS ASOLO
azione micro-macrologistica
gestionale informatico
unico
bassa automazione tecnologica
outsourcing macrologistica
alto livello SLA
AZIONI DI ACCOMPAGNAMENTOa. nuovi incarichi a coordinatori infermieristici
e posizioni organizzative;
b. affidamento funzione di consegnatario beni per responsabilità contabile a responsabili unità operative e di subconsegnatario a coordinatori infermieristici;
c. applicazione stesso gestionale ICT ad utenti ULSS/Case di Riposo/Concessionario;
d. gestionale ICT integrato con Bilancio, Controllo di Gestione e Cartella Clinica;
e. riperimetrazione funzioni logistiche/ approvvigionamenti tra Farmacia Ospedaliera, Provveditorato e Magazzino.
Pre-scri-zionein repar-to
Richie-sta di pro-dottoal Magaz-zino
Conva-lida della richie-sta
Ordi-ne
infor-mati-co
DDT
infor-mati-co
Fattura
infor-mati-ca
Gestio-ne del Magaz-zino centra-le
Con-segna del pro-dottoal re-parto
Scari-co del prodot-to da arma-dio di reparto
Sommi-nistra-zioneIndivi-dualedel far-maco
fasi sanitarie
fasi amministrative
fasi sanitarie
fasi integrate
Man-dato
infor-mati-co
FLUSSO SANITARIO E AMMINISTRATIVO DELLA GESTIONE DEL FARMACO OSPEDALIERO
NELL’ULSS DI ASOLO
partnership con DAFNE
m = micrologisticaM = macrologistica
m Mm m/M M m m
Piano Terapeutico Individuale
Riconoscimento Paziente
Verifica di disponibilitànell’armadio di reparto
Consegna farmaci e alimentazione armadio di
reparto
Somministrazione
Richieste cumulate automatiche al magazzino
SPERIMENTAZIONE IN UN REPARTO“bed to bed”
Integrazione con Cartella Clinica
Informatica
Preparazione Carrello
FLUSSO OPERATIVO
SUPPORTATODA
BAR-CODE
E RFID
visita a letto del paziente
Predisposizione del piano
terapeutico di somministrazione
dei farmaci
Access point
Wireless terminal
Wireless terminal
Wireless terminal
PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALEVISITA PAZIENTE
Visita paziente
Piano Terapeutico Individuale con
tablet pc
Individuazione del paziente (previa applicazione di braccialetto dotato di microchip)
Disponibilità on-line dei dati di ricovero -> integrazione con Cartella Clinica
Definizione piano terapeutico individuale -> accesso a banche dati (CODIFA, Farmadati, ecc.)
Gestione delle terapie non pianificate e pre-esistenti, gestione richieste motivate
Verifica on-line delle possibili interazioni farmacologiche
Richiesta automatica di farmaci al magazzino centrale
1
2
3
a
b
4
FUNZIONI DEL PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALE
DEMATERIALIZZAZIONE DELLA GESTIONE LOGISTICA
richiesta dell’U.O.
convalida della richiesta
scarico dei consumi dell’U.O.
accettazione dell’U.O.
fattura del fornitore**
bolla di accompagnamento**
ordine del Provveditorato*
* documento corredato di firma digitale del Provveditore** documento emesso informaticamente dalle aziende aderenti al
Consorzio nazionale DAFNE
MAGAZZINOCENTRALE
VOLUMI DOCUMENTALI LOGISTICIanno 2011
richieste UU.OO.
43.255
bolle accompagnamento
26.200
ordini a fornitore
25.800
richieste convalidate
40.911
scarichi da UU.OO
437.615
righe di carico
66.102
Richieste modificate
15.506
ORGANIZZAZIONE LOGISTICA AZIENDALE PER CENTRI DI RESPONSABILITA’
AREA N. %Ospedale 180 54,55Distretti 82 24,85Altri Servizi 32 9,70Case di Riposo 36 10,91
TOTALE 330 100,00
34,6
0,31
65,09
RICHIESTE INFORMATICHE DELLE UNITA’ OPERATIVE AL MAGAZZINO CENTRALE (anno 2011)
Richieste per consegne (2011)
TIPO N. %
Ordinarie 24.942 65,09
Urgenti 13.258 34,60
di Emergenza 120 0,31
TOTALE 38.320 100,00
PROTOCOLLO DI CONVALIDA DELLE RICHIESTE
a.Verifica appartenenza al profilo di reparto del PTO.
b.Esame motivazione della richiesta extra PTO.
c. Verifica giacenza:
• nell’Unità Operativa richiedente;
• in altra Unità Operativa della sede;
• in Magazzino Centrale.
d.Proposta alternativa farmaco meno costoso.
e.Verifica livello riordino al fornitore.
0
5.000
10.000
15.000
20.000
25.000
30.000
35.000
40.000
45.000
2006 2007 2008 2009 2010
RICHIESTE INFORMATICHE AL MAGAZZINO CENTRALE DELLE UNITA’ OPERATIVE E MODIFICHE DELLE RICHIESTE IN SEDE
CONVALIDA
2005richieste 25.551 26.277 25.724 32.626 37.789 40.246 43.255
modifiche 22.995 21.027 18.007 19.576 18.895 16.098 15.506
2011
ORGANIZZAZIONE MAGAZZINO CENTRALE
Magazzino unico aziendale
collaborazio-ne con DAFNE
consegne nelle UU.OO. richiedenti
tracciabilità bed-to-bed per evitare dispersioni
applicazione FIFO perevitare scaduto
organizzazione su processi professionali
gestione integrata con micrologistica
estensione per case di riposo
gestione beni magazzino beni in transito
datiMagazzino
superficiemq. 3.700
posti palletsn. 4.038
veicoli attrezzati n. 3
operatori Magazzino
operatori magazzino
n. 14
operatori per consegne
n. 5
DEMATERIALIZZAZIONE DELLA GESTIONE LOGISTICA
richiesta dell’U.O.
convalida della richiesta
scarico dei consumi dell’U.O.
accettazione dell’U.O.
fattura del fornitore**
bolla di accompagnamento**
ordine del Provveditorato*
* documento corredato di firma digitale del Provveditore
** documento emesso informaticamente dalle aziende aderenti al Consorzio nazionale DAFNE
MAGAZZINOCENTRALE
PARTNERSHIP ULSS ASOLO/CONSORZIO DAFNE PER DEMATERIALIZZAZIONE (al 31.8.2012)
(dati DAFNE su totali ULSS)
63
2,91
15
0 20 40 60 80 100
FATTURAINFORMATICA
BOLLAINFORMATICA
ORDINEINFORMATICO
con firma digitale
Percentuale
AZIENDE PARTECIPANTI AL PROGETTO ULSS ASOLO / CONSORZIO DAFNE
ABBOT; AMGENDOMPE’; ANGELINI; ASTELLAS; ASTRAZENECA; BAXTER; BAYER; BOEHRINGERINGELHEIM; BMS; BRACCO; CHIESI; CONVATEC; CSL BEHRING; ELY LILLY; FIDIAPHARMA; PRODOTTI FORMENTI; GSK; F.I.R.M.A.; GUIDOTTI; LUSOFARMACO; MENARINI; MALESCI; MYLAN S.P.A.; NOVARTIS; PFIZER; ROCHE; SANDOZ; SANOFI-AVENTIS; SIGMA TAU; BIOFUTURAPHARMA; TEVAITALIA; VIIV HEALTHCARE
pari al 63% valore delle forniture
ARRIVI DA FORNITORE DA 2008 A 2011
DESCRIZIONE 2008 2009 2010 2011DDT ricevutida fornitore 20.500 22.000 23.000 26.000
RIGHE ricevute, paria righe di carico 50.500 52.800 57.000 66.000
Addetti 5 5 4 3
impegno per operatore 10.100 10.560 14.250 22.000
Righe pickinglavorate 280.000 320.500 325.000 330.000
Addetti 10 9 8 7impegno operatore 28.000 35.611 40.625 47.142
CADENZE DI CONSEGNA DAL MAGAZZINO CENTRALE
Reparti ospedalieri (alta intensità)
2 volte alla settimana(con 5 giorni di presenza)
Reparti ospedalieri (bassa intensità)
1 volta alla settimana(con 5 giorni di presenza)
Servizi sanitari territoriali
1 volta alla settimana(con 5 giorni di presenza)
Case di Riposo quindicinale
Servizi generali quindicinale
AnnoImporto ordinato
IVA inclusa
GiacenzaMagazzino Centrale
Indice di rotazione
2006 16.012.980 3.069.076 5,22
2007 17.683.014 3.651.143 4,84
2008 17.447.694 2.462.541 7,09
2009 20.239.595 2.233.330 9,06
2010 25.228.849 2.676.938 9,42
2011 26.792.600 2.399.383 11,16
VALORE BENI ORDINATI PER MAGAZZINOCENTRALE E INDICE DI ROTAZIONE
30
55
68
57
4338
01020304050607080
2007 2008 2009 2010 2011
ULSS Asolo
Media Regione Veneto (2011)
TEMPO DI PERMANENZABENI SANITARIgiorni
anno
40
22
45
31 3126
05
101520253035404550
2007 2008 2009 2010 2011
ULSS Asolo
Media Regione Veneto (2011)
TEMPO DI PERMANENZAFARMACIgiorni
anno
42
10192100
7159
0
20
40
60
80
100
120
2007 2008 2009 2010 2011
ULSS AsoloMedia Regione Veneto (2011)
TEMPO DI PERMANENZAPRESIDI CHIRURGICIgiorni
anno
38
6050 45 45 41
0
10
20
30
40
50
60
70
2007 2008 2009 2010 2011
ULSS AsoloMedia Regione Veneto (2011)
TEMPO DI PERMANENZAMATERIALI DIAGNOSTICIgiorni
anno
COMPOSIZIONE RIMANENZEBENI SANITARI - anno 2011
36,67% presidi chirurgici e materiali sanitari 4.076
10,66% materiali protesici 1.185
3,32% materiali diagnostici radiologici 369
10,00% materiali diagnostici prodotti chimici 1.112
38,31% farmaci ed emoderivati 4.258
1,04% altri beni e prodotti sanitari 115
100,00% TOTALE 11.115
RIMANENZE MAGAZZINI DI REPARTO (al 31.12.2011)
Valori Assoluti %
Farmaci e prodotti sanitari ed economali:
• prodotti in transito 6.601.175 75,73
• prodotti da Magazzino Caerano San Marco
2.115.432 24,27
TOTALE 8.716.607 100,00
OTTIMIZZAZIONE GIACENZE 2008-2011
0
10
20
30
40
50
60
70
801 14 27 40 53 66 79 92 105
118
131
144
157
170
183
196
209
222
235
248
261
274
287
300
313
326
339
352
365
2008 2009 2010 2011
giorni dell’anno
giorni (giacenze)
OTTIMIZZAZIONE GIACENZE
2011Livello riordino pari al consumo di 25 gg20 gg tempo gestione + consegna5 gg scorta di sicurezzaLotto riordino pari al consumo di 25 ggfreq. ordinativi anno 15IR 21,36IC (gg) 17,09
2010Livello riordino pari al consumo di 25 gg20 gg tempo gestione + consegna5 gg scorta di sicurezzaLotto riordino pari al consumo di 36 ggfreq. ordinativi anno 10IR 16,32IC (gg) 22,36
2008Livello riordino pari al consumo di 45 gg20 gg tempo gestione + consegna25 gg scorta di sicurezzaLotto riordino pari al consumo di 45 ggfreq. ordinativi anno 8IR 7,73IC (gg) 47,21
2009Livello riordino pari al consumo di 25 gg20 gg tempo gestione + consegna5 gg scorta di sicurezzaLotto riordino pari al consumo di 40 ggfreq. ordinativi anno 9IR 14,99IC (gg) 24,34
GESTIONE LOGISTICA AZIENDALE PER CONSISTENZA DI SCARICHI INFORMATICI A CONSUMO (anno 2011)
AREA N. %Ospedale 387.639 88,58Distretti 45.031 10,29Servizi Amministrativi 2.844 0,65
Dipartimento di Prevenzione 2.101 0,48
TOTALE 437.615 100,00
OPERAZIONI INFORMATICHE DI SCARICO A CONSUMO DEI REPARTI
232.311
326.676
427.279 437.615
050.000
100.000150.000200.000250.000300.000350.000400.000450.000500.000
2008 2009 2010 2011
L’operatore incaricato si autentica (con
braccialetto Tag RFID assegnato) sul palmare in dotazione e accede al SIO; richiama e legge il
foglio di lavoro di somministrazione dei
farmaci; procede con il carico del carrello
(magazzino mobile).
Il magazzino mobile èsincronizzato con il
magazzino di reparto ciò consente di allineare le
giacenze tra il magazzino di reparto e il
magazzino centrale.
Access point
Wireless terminal
Wireless terminal
Wireless terminal
PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALEPREPARAZIONE FARMACI SUL CARRELLO
Carico delcarrello
Sincronizzazione con Magazzino di
reparto Farmacia di reparto
Riconoscimento dell’operatore
incaricato
Identificazione paziente tramite il braccialetto Tag
RFID
Visualizzazione piano di
somministrate su palmare
Somministrazione farmaco con
controllo attraverso lettura
del bar code
Alimentazione del fascicolo sanitario
elettronico del paziente.
Access point
Wireless terminal
Wireless terminal Wireless
terminal
PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALEFASE DI SOMMINISTRAZIONE DEI FARMACI
Somministrazione farmaci Sicura
Visualizzazione pianoSomministrazione
farmaci
Riconoscimento del paziente attraverso il braccialetto TAG RFID
Preparazione del carrello mediante lettura BarCode etichette farmaci
Riconoscimento del paziente tramite interazione RFID su dispositivo wireless direttamente a letto
Scarico unità posologica da carrello mediante lettura BarCode etichette farmaci
Somministrazione farmaci mediante scarico/lettura BarCode su etichetta
Gestione contabile dei dati di consumo unitario -> interazione con Contabilità
Integrazione dati di consumo con cartella clinica
1
2
3
4
5
6
FUNZIONI DEL SISTEMA INFORMATICO DI SOMMINISTRAZIONE FARMACI
PIANO TERAPEUTICO INDIVIDUALEIL BRACCIALETTO TAG – RFID
• E’ un nuovo braccialetto che può presentare simultaneamente codice a barre e TAG RFID (adeguatamente programmati alla frequenza di 13,56 Mhz); è pensato per l'utilizzo in ambito ospedaliero e per sfruttare le diverse caratteristiche di etichette e barcode, riuscendo a garantire una maggior efficienza, comunicazione e prevenzione degli errori all'interno della struttura nel reparto operatore – ammalato.
• I braccialetti sono conformi alle norme vigenti in Italia in materia di radiofrequenza.
• I dati crittografati, sono memorizzati sul braccialetto del paziente in base allo standard Iso 15693.
GESTIONEATTIVITA’
OSPEDALIERE
LOGISTICA DOCUMENTI
SISTEMA CRM PER ACCESSO AI SERVIZI
SOCIO SANITARI
ULSS
DIGITALE
IL FLUSSO DOCUMENTALE
CLINICO
IL SISTEMA OPERATIVO DEL DATA REPOSITORY
ARCHIVIAZIONE FISICA
INAMOVIBILE
DIGITALIZZAZIONE
DISPONIBILITA’ DOCUMENTALEON LINE
FUNZIONI DI KNOWLEDGE MANAGEMENT
ACCESSO CON SMART CARD
INTEGRAZIONED.D.C. CON
SISTEMA DIGITALERICOVERIRIPRODUZIONE
DOCUMENTALE DAL D.D.C.
SERVIZI WEB ON DEMAND
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN
CLOUD
ALIMENTAZIONE DEL DEPOSITO DIGITALE CLINICO AZIENDALE
cartelle cliniche di ricovero
verbali di Pronto
Soccorso
referti clinici
cartelle ambulatoriali
6.000.000 cartelle cliniche archiviate
3.500.000 risultati clinici all’anno
150.000 cartelle ambulatoriali all’anno
60.000 verbali all’anno
telemedicina
assistenza territoriale
in sviluppo
LA BANCA DATI CLINICA AZIENDALE
CITTADINI MEDICI CURANTIMEDICI DELL’AZIENDA
sistema integrato piattaforma tecnologica
DEPOSITO DIGITALE
RIS-PACS LIS ARCA PS SISTEMI ESTERNI
RADIOLOGIA MEDICINA NUCLEARE
CARDIO LOGIA
AREA CRITICA
LABORATORIO ANALISI
DIPARTIMENTALI VARI
PRONTO SOCCORSO
MEDICI DI FAMIGLIA
cartelle cliniche referti testuali ed iconografici
referti testuali ediconografici
referti testuali ed iconografici
referti testuali referti testuali e cartelle ambulatoriali
verbali pronto soccorso
ricette
6.000.000 146.378 7.177 68.727 3.500.000 risultati clinici
150.000 cartelle ambulatoriali all’anno 60.000 all’anno 51.720
DATA REPOSITORY CLINICO
Medici dipendenti 98%
Medici specialisti convenzionati 100%
Medici continuità assistenziale 97%
Tecnici Radiologia 100%
DIFFUSIONE FIRMA DIGITALE OPERATORI ULSS(al 31.7.2012)
AVEVAMO 27 ARCHIVI CARTACEI
Numero di sedi
Consistenza in metri lineari
Documentazione amministrativa 14 3.345
Documentazione sanitaria 2 1.695
Cartelle cliniche (dal 1905) 11 5.771
TOTALE 27 10.811
L’ARCHIVIO UNICO AZIENDALE(DAL 2004)
DEPOSITO DIGITALE AZIENDALE
FASCICOLO SANITARIO ELETTRONICO
IL FASCICOLO SANITARIO
DOWNLOADING REFERTI CLINICI
90,0783,017873
55
0
1020
3040
50
6070
8090
100
novembre 2007
novembre 2008
novembre 2009
novembre 2010
gennaio 2012
Referti di :
• Laboratorio Analisi;
• Radiologia;
• Cardiologia;
• Anatomia Patologica;
• Trasfusionale.