Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa 1 DIVISIONE RETE TERRITORIALE PROGETTO...
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
DIVISIONE RETE TERRITORIALE“PROGETTO DEPOSITI PROVINCIALI”
Roma, 21 febbraio 2006
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro.
Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate, principali azioni di intervento.
Nuovo modello organizzativo, figure professionali, dimensionamento complessivo.
CONTENUTI DEL DOCUMENTO
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
Il progetto nasce dall’esigenza di informatizzare alcune fasi di lavorazione dei processi “core” dell’attività dei Depositi Provinciali e di ottimizzare il processo logistico della rete di approvvigionamento e distribuzione.
PREMESSA E PRINCIPALI OBIETTIVIPREMESSA E PRINCIPALI OBIETTIVI
PRINCIPALI OBIETTIVI
Migliorare la produttività e lo standard qualitativo degli attuali livelli di servizio;
Minimizzare i costi di funzionamento e migliorare l’efficienza.
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
1 STEP 3 STEP
• Costituzione GDL DR – RU e DIR OP• Condivisione con tutte le Direzioni / Divisioni interessate• Definizione piano interviste su 3 realtà campione significative (Roma, Milano, Torino)
• Analisi, elaborazione dei risultati e primo riscontro sui principali processi e individuazione delle possibili aree di intervento• Incontro della struttura Operazioni e Servizio Clienti con DOL per la razionalizzazione del processo logistico ed con le istituzioni (agenzia delle Entrate per la modulazione delle convenzioni)
• Avvio interviste finalizzate alla rilevazione delle attività svolte dal Deposito Provinciale, delle criticità operative e del processo di approvvigionamento e distribuzione delle CVP, prodotti filatelici, valori bollati, ecc., dei principali volumi di riferimento.
2 STEP
APPROCCIO E METODO DI LAVOROAPPROCCIO E METODO DI LAVORO1/21/2
PRINCIPALI STEPPRINCIPALI STEP
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
4 STEP 6 STEP
•Approfondimenti puntuali sulle attività con rilevazione delle fasi di lavorazione, tempi, volumi e frequenze all’interno di ogni singola micro attività sulle tre realtà •Test sui risultati della informatizzazione avviata sulle realtà pilota e individuazione criticità di sistema emerse e possibili soluzioni
5 STEP
• Confronto e consolidamento dei dati e delle informazioni rilevate.• Individuazione delle attività “CORE” del Deposito• FOCUS delle criticità derivanti dagli strumenti tecnici utilizzati• Incontri tecnici per superare le criticità della informatizzazione
• Definizione del modello di funzionamento:› dimensionamento;› assetto organizzativo TO BE; › figure professionali e pesatura del livello professionale;
PRINCIPALI STEPPRINCIPALI STEP
novembre 05 dicembre 05 febbraio 06
APPROCCIO E METODO DI LAVOROAPPROCCIO E METODO DI LAVORO2/22/2
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro.
Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate, principali azioni di intervento.
Nuovo modello organizzativo, figure professionali, dimensionamento complessivo.
CONTENUTI DEL DOCUMENTO
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
MODELLO FUNZIONAMENTO “AS IS” - RILEVAZIONE DELLE ATTIVITA’
1) Acquisizione cartacea delle richieste (mod. 5 ) approvate dal servizio sportelli con la specifica dell'ordine 2) Verifica di conformita’ e correzione manuale delle anomalie 3) Suddivisione delle richieste per tiologia di prodotto ed inserimento delle richieste nel DB4) Predisposizione della lista di prelievo per la levata, del modello di consegna (mod.1a) e della bolla di consegna per il vettore
1) Registrazione delle assicurate, preparazione e stampa delle etichette per assicurate e mod 1A - inserimento in DB delle assicurate. 2) Preparazione delle buste per CMP e/o vettori (assicurate, raccomandate, cassette)3) Preparazione della bolla di spedizione 4) Imballaggio, imbustamento e/o preparazione delle cassette, verifica e inserimento mod. 5 e mod 1A di accompagno5) Pesatura e consegna al vettore6) Riscontro delle buste con il vettore7) Acquisizione resi8) Archiviazione ricevute di avvenuta consegna9) Verifica e riscontro arrivi dal Deposito Centrale
1) Prelievo dal caveau del materiale, conta e preparazione valori per Ufficio 2) Verifica della situazione delle giacenza 3) Conta e suddivisione valori per Ufficio e per tipologia di prodotto richiesto4) Richiesta di reintegro da Deposito Centrale5) Verifica arrivi da Deposito Centrale
1) Contabilizzazione attraverso db excell e aggiornamento manuale del data base
Pianificazione Spedizione
Levata
Levata Consuntivazione
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
PRINCIPALI AZIONI DEFINITE
Informatizzazione Ridisegno dei processi, riorganizzazione delle attività in
funzione del processo di informatizzazione Diversa organizzazione del processo logistico di distribuzione
agli UP Evoluzione del Deposito Provinciale in ottica di “Area” e
definizione del nuovo assetto organizzativo
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
INFORMATIZZAZIONE 1/2INFORMATIZZAZIONE 1/2
E’ stato avviato un progetto (ValueSap – Deposito Centrale) con la finalità di informatizzare il processo legato all’approvvigionamento ed alla tracciatura dei prodotti in gestione al Deposito Centrale Carte Valori e spediti verso il Deposito Provinciale, e quindi agli Uffici Postali.
• Superare le attuali criticità del processo di approvvigionamento degli Uffici Postali e dei Depositi Provinciali caratterizzato da una gestione e contabilizzazione non informatizzata degli ordini
• Definire un nuovo processo efficace ed efficiente che consenta di migliorare gli attuali livelli di servizio e minimizzare i costi di gestione
OBIETTIVI
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INFORMATIZZAZIONE 2/2INFORMATIZZAZIONE 2/2
L’informatizzazione è stata realizzata, in via sperimentale, sul DP di Roma (che gestisce tutte le Filiali del Lazio), mediante l’implementazione dei moduli MM/LES dell’Industry Solution Retail di SAP (release 4.6C), ed ha interessato alcune attività relative al processo di tracciatura dei prodotti.
In particolare:
• Creazione ed elaborazione Richieste/Ordine di Trasferimento• Registrazione entrata merci• Creazione ed elaborazione Consegne• Stampa delle richieste per Up• Creazione del documento di Trasporto
La gestione a sistema delle attività consente di ottimizzare le lavorazioni riducendo le attività a basso valore, di elaborare direttamente da sistema la reportistica, definire statistiche per monitorare le giacenze dei prodotti, migliorare la distribuzione delle risorse
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
3) Spedizione1) Pianificazione e Consuntivazione
Acquisizione Ordine da Sap
Verifica anomalie e correzione
Creazione della levata
Preparazione buste
assicurate/raccomandate/cass
ette
Preparazione bolla di
spedizione
Acquisizione bolla di consegna
Registrazione Spedizioni e
compilazione Mod 1A
Imbustamento e preparazione
cassette
Acquisizione fogli di consegna Mod 1 A
Consuntivazione e
aggiornamento data base (Sap)
2) Levata, verificagiacenze e reintegro
Acquisizione lista prelievo e consegna
Levata (Prelievo valori dal caveau,
verifica del materiale, presa in
carico)Controllo giacenze
e richiesta integrazione
Deposito Centrale
Pesatura e consegna al Vettore
Fine processo
Conta e divisione per Ufficio e tipologia richiesta
FLUSSO DELLE ATTIVITA’ “TO BE”
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CPO/UDR
DEPOSITO PROVINCIALE
DEPOSITO PROVINCIALE
DEPOSITO TERRITORIALE
CVPFILATELICI
VALORI BOLLATI
PRODOTTI FILATELIICI
CMP/CPO
UP
RETE POSTALE < € 10.000
VALORI IN BIANCO
UP
UPUP
UP
UP
CMP
DEPOSITO PROVINCIALE
Processo logistico “to be”
Processo logistico “to be”
Vettore privato
Vettore privato
Vettore Privato (assicurate)Rete Postale
(raccomandate)
DEPOSITO SATELLITEDEPOSITO
SATELLITEDEPOSITO SATELLITEDEPOSITO
SATELLITE
UP
UP
UP
EVOLUZIONE DEL PROCESSO LOGISTICO
Processo logistico “as is”
Processo logistico “as is”
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Riorganizzazione della gestione di alcuni processi, attraverso l’informatizzazione di parte delle fasi dell’attuale lavorazione degli ordini
Semplificazione di alcune attività a scarso valore
Mappatura dei prodotti presenti nei Depositi Provinciali e ridisegno dei processi.
Riorganizzazione del processo di approvvigionamento dal Deposito Centrale e della distribuzione agli Up e razionalizzazione del processo logistico
SPERIMENTAZIONE PRINCIPALI OUTPUTSPERIMENTAZIONE PRINCIPALI OUTPUT
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Premessa, obiettivi, approccio e metodo di lavoro.
Rilevazione processo “AS IS”, problematiche individuate, principali azioni di intervento.
Nuovo modello organizzativo, figure professionali, dimensionamento complessivo.
CONTENUTI DEL DOCUMENTO
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LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL DEPOSITO TERRITORIALE
Nel nuovo modello di funzionamento, in coerenza con le altre iniziative organizzative effettuate dalla Divisione, l’attività dei ”Depositi Provinciali”, viene accentrata dalla Filiale (Servizio Sportelli) alla struttura Country (Operazioni e Servizio Clienti).
La “FOCALIZZAZIONE” dei Depositi passa da un atteggiamento tipicamente “reattivo” ad un approccio di “pianificazione” e di “gestione” delle scorte.
La dipendenza gerarchica viene attribuita al livello Country Operazioni e Servizio Clienti.
ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE
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DEPOSITO TERRITORIALE
La definizione rispetta
un criterio unico ed omogeneo individuato:
organizzazione su base territoriale delle lavorazioni con conseguente efficientamento della filiera distributiva;
localizzazione dei 22 depositi territoriali in coerenza con la localizzazione dei CMP.
DEPOSITO TERRITORIALE
ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE
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GE
CT
BACA
PO
RC
NA
PD
PA
PR
PGPE
LI
RM
UD
LA NUOVA ORGANIZZAZIONE SU BASE TERRRITORIALE
NO
TN
MI BS
TO
AN
BO
CONTRY REGIONE DEPOSITI TERRITORIALI
CENTRO ABRUZZO PESCARA
CENTRO LAZIO ROMA
CENTRO SARDEGNA CAGLIARI
CENTRO 1 TOSCANA LIVORNO
CENTRO 1 TOSCANA PRATO
CENTRO 1 UMBRIA PERUGIA
CENTRO NORD EMILIA R BOLOGNA
CENTRO NORD EMILIA R PARMA
CENTRO NORD MARCHE ANCONA
LOMBARDIA LOMBARDIA MILANO
LOMBARDIA LOMBARDIA BRESCIA
NORD EST FRIULI VG UDINE
NORD EST TRENTINO TRENTO
NORD EST VENETO PADOVA
NORD OVEST LIGURIA GENOVA
NORD OVEST PIEMONTE TORINO
NORD OVEST PIEMONTE NOVARA
SUD CALABRIA REGGIO CALABRIA
SUD CAMPANIA NAPOLI
SUD 1 BASILICATA BARI
SUD 2 SICILIA CATANIA
SUD 2 SICILIA PALERMO
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COUNTRY MANAGERCOUNTRY MANAGER
MODELLO ORGANIZZATIVO
PIANIFICATORE *
NUOVO MODELLO DI FUNZIONAMENTO
RESPONSABILE DEPOSITO TERRITORIALE
ADDETTO STAFF SENIOR
COUNTRY OPERAZIONICOUNTRY
OPERAZIONI
* Figura professionale presente solo in alcune realtà complesse
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DIMENSIONAMENTO COMPLESSIVO
CONTRY REGIONE DEPOSIT0 TERRITORIALE FILIALE ADDETTO
STAFF SENIORPIANIFICATORE RESPONSABILE TOTALE
LOMBARDIA LOMBARDIA MILANO 14 16 2 1 19
NORD EST VENETO PADOVA 9 12 2 1 15
NORD OVEST PIEMONTE TORINO 8 10 2 1 13
SUD CAMPANIA NAPOLI 9 8 1 1 10
CENTRO LAZIO ROMA 9 8 1 1 10
NORD OVEST PIEMONTE NOVARA 6 7 1 1 9
SUD 1 BASILICATA BARI 9 7 1 1 9
CENTRO NORD EMILIA R BOLOGNA 7 6 1 1 8
LOMBARDIA LOMBARDIA BRESCIA 5 6 1 1 8
CENTRO 1 TOSCANA LIVORNO 5 5 1 6
SUD CALABRIA REGGIO CALABRIA 7 5 1 6
SUD 2 SICILIA CATANIA 8 5 1 6
CENTRO 1 TOSCANA FIRENZE 8 4 1 5
NORD OVEST LIGURIA GENOVA 6 4 1 5
NORD EST FRIULI VG UDINE 5 4 1 5
CENTRO NORD MARCHE ANCONA 5 4 1 5
NORD EST TRENTINO TRENTO 2 4 1 5
CENTRO ABRUZZO PESCARA 4 3 1 4
CENTRO SARDEGNA CAGLIARI 4 3 1 4
CENTRO NORD EMILIA R PARMA 3 3 1 4
SUD 2 SICILIA PALERMO 4 3 1 4
CENTRO 1 UMBRIA PERUGIA 3 2 1 3
140 129 12 22 163TOTALE
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
Divisione: DRT – COUNTRY MANAGER
Famiglia : Operation e Servizio Clienti
Struttura: Deposito Territoriale
Scopo e caratteristiche generali
Garantire l’operatività del Deposito Territoriale assicurando la correttezza e la conformità delle operazioni rispetto agli standard definiti, attraverso il presidio delle spedizioni effettuate verso gli Uffici Postali ed il costante monitoraggio dei volumi di giacenza del Deposito, nonché garantire il coordinamento e la supervisione delle risorse dedicate.
Aree di Responsabilità
• Garantisce la efficace gestione delle attività e l’ottimizzazione del livello di servizio erogato, assicurando la conformità della pianificazione degli ordini di approvvigionamento da parte degli Up ed il corretto processo di lavorazione degli ordini; • Garantisce la efficace gestione delle attività relative a prodotti filatelici, assicurandone il corretto processo di distribuzione;• Effettua il prelievo dal caveau del materiale e la verifica delle giacenze assicurando la sicurezza e la conformità dell’operazione;• Effettua la verifica delle giacenze e la programmazione coerente delle richieste di integrazione interfacciando il Deposito Centrale nella determinazione del fabbisogno rispetto alle giacenze massime, verificando la correttezza degli arrivi;• Garantisce il coordinamento e la supervisione delle risorse del Deposito nello svolgimento delle attività promuovendo il coinvolgimento dei collaboratori con l’obiettivo di costituire un team orientato all’efficienza ed al risultato, assicurando l’aggiornamento delle competenze (es implementazione nuove procedure Sap); Assicura la corretta applicazione del personale in coerenza con le esigenze operative pianificate, rimodulandola in presenza di particolari situazioni di criticità, gestendo le problematiche di tipo organizzativo e logistiche del Deposito; Garantisce che sia assicurata la distribuzione dei prodotti gestiti dal Deposito in coerenza con gli standard definiti dalla Struttura Centrale di riferimento, proponendo eventuali azioni migliorative finalizzate alla ottimizzazione del processo distributivo; Assicura il presidio ed il monitoraggio dei processi gestiti, attraverso l’analisi qualitativa dei dati dei prodotti lavorati all’interno del Deposito, ponendo in essere efficaci azioni al fine di garantire la migliore suddivisione delle attività rispetto ai volumi previsti ed assicurare il raggiungimento degli standard di qualità del livello di servizio erogato; Garantire la custodia dei prodotti gestiti dal Deposito in coerenza con le disposizioni e gli standard definiti (es. custodia nei caveau, detenzione delle chiavi).
RESPONSABILE DEPOSITO
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Divisione: DRT – COUNTRY MANAGER
Famiglia : Operation e Servizio Clienti
Struttura: Deposito Territoriale
Scopo e caratteristiche generali
Assicurare il supporto specialistico nella pianificazione e gestione degli ordini di approvvigionamento dei prodotti e servizi gestiti dal Deposito, attraverso il presidio e la gestione dell’applicativo dedicato, elaborando analisi e reporting
Aree di Responsabilità
• Assicura l’acquisizione e la gestione degli ordini di approvvigionamento inseriti a sistema dagli Up attraverso l’applicativo dedicato (Sap), verificandone la correttezza e conformità, provvedendo in caso di anomalie ad apportare le opportune modifiche, interfacciando gli Up interessati;• Garantisce la corretta pianificazione degli ordini da parte degli Up attraverso verifica di coerenza complessiva della programmazione delle richieste inserite a sistema dagli Up, nel rispetto delle giacenze previste, interfacciando gli Uffici Postali interessati per la rettifica delle richieste non coerenti con la pianificazione;• Assicura la gestione delle attività pianificazione e gestione degli ordini relativi a prodotti e servizi filatelici, contribuendo a garantirne la corretta distribuzione; Cura la suddivisione delle richieste per tipologia di prodotto, la predisposizione della lista di prelievo per la levata ed effettua, in contraddittorio con il Responsabile, il prelievo dal caveau del materiale e la verifica delle giacenze, contribuendo ad assicurare la sicurezza e la conformità dell’operazione; Predispone le richieste di reintegro per il Deposito Centrale in coerenza con le giacenze autorizzate, coordinandosi con il Responsabile del Deposito; Assicura il supporto al Responsabile del Deposito nel raggiungimento degli standard di qualità del livello di servizio erogato, curando l’analisi qualitativa dei dati relativi ai prodotti lavorati all’interno del Deposito e dei trend prospettici, elaborando apposita reportistica; Cura l’elaborazione di reportistica di consuntivazione e la definizione di statistiche periodiche per monitorare le giacenze dei prodotti al fine di garantire la migliore suddivisione delle attività rispetto ai volumi previsti ed assicurare il risultato delle lavorazioni;
PIANIFICATORE
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Divisione Rete Risorse Umane – Organizzazione Operativa
Divisione: DRT – COUNTRY MANAGER
Famiglia : Staff
Struttura: Deposito Territoriale
Scopo e caratteristiche generali
Assicurare il supporto operativo nelle attività relative alla gestione degli ordini di approvvigionamento di prodotti e servivi gestiti dal Deposito agli UP.
Aree di Responsabilità
• Assicura le attività operative di competenza, sulla base della levata effettuata dal Responsabile/Pianificatore, riguardanti la preparazione delle richieste di approvvigionamento da parte degli UP: conta e suddivisione per tipologia di prodotto e per ufficio postale richiedente;• Affianca il Responsabile/Pianificatore nella conta delle giacenze e cura la suddivisione per tipologia di prodotto degli arrivi provenienti dal Deposito Centrale; Assicura le attività di spedizione dei valori agli UP attraverso la:- predisposizione delle assicurate attraverso l’utilizzo di un supporto informatico dedicato- registrazione su db delle spedizioni e compilazione del mod. 1A- preparazione della spedizione (imbustamento e/o preparazione delle cassette)- pesatura dei plichi e consegna al vettore e verifica in contraddittorio con il vettore delle bolle di consegna Effettua attività di data entry semplice su procedure informatiche in uso al Deposito Effettua le attività di supporto operativo per la funzione di appartenenza (ad es. fotocopiatura, archiviazione di documenti/bolle di consegna, gestione db semplici
ADDETTO STAFF SENIOR