Dipartimento per la Programmazione Direzione Generale per la … · monitoraggio e controllo di...

febbraio 2011 - 1

Controllo di Gestione nelle Istituzioni Scolastiche,

approccio integrato allo sviluppo del modello di

contabilità analitica gestionale

Risultati fase uno

Roma, 15 febbraio 2011

Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della RicercaDipartimento per la Programmazione

Direzione Generale per la Politica Finanziaria ed il Bilancio

febbraio 2011 - 2

Premessa

Il progetto di definizione di un modello di controllo di gestione e adattamento del D.I.

44/2006 nasce da precise indicazioni contenute nell’atto di indirizzo del ministro per l’anno

2010 e dalla necessaria attività di ripristino del corretto andamento di bilancio delle Istituzioni

Scolastiche, nonché da un necessario allineamento con le normative più recenti.

A tal fine nel novembre del 2010 il Capo Dipartimento prof. Giovanni Biondi, in accordo con il

Direttore Generale del Bilancio dott. Marco Filisetti, ha avviato il gruppo di lavoro a cui stanno

partecipando 52 scuole e con cui hanno fino ad ora interagito ben oltre 700 scuole d’Italia.

Il presente lavoro è stato svolto grazie al contributo ed alla professionalità dei team di Nexen

e Sage che erano a supporto del team ministeriale.

L’entusiasmo delle scuole del gruppo di lavoro e la forte convinzione del team di

progetto sono stati fattori propulsivi fondamentali per raggiungere i primi obiettivi

nei tempi stabiliti e con risultati positivi.

febbraio 2011 - 3

Ringraziamenti

I referenti delle scuole dei gruppi di lavoro, sia esteso che ristretto:

BGPC02000C Liceo Classico "P. Sarpi"

BGTD030002 Ist. Tecn. Comm.le e Turistico St."V. Emanuele II"

BGPM010002 Istituto Magistrale "P.Secco Suardo"

BGPS02000G Liceo Scientifico St. "F.Lussana"

BGIS012007 ISIS "Andrea Fantoni"

BGTL02000T ISIS Geometri "G. Quarenghi"

BSPS01000D Liceo Scientifico Statale "Annibale Calini"

BSIC83300L Istituto Comprensivo "A. Moro"

FIIS01700A ISIS "Leonardo da Vinci"

FIPC04000N Liceo Ginnasio Statale "Michelangiolo"

GRRC010002 I. P. C. "L. Einaudi"

LCIC81800E I.C. di Merate

LCIC82100A I.C. di Oggiono

LCIS007008 IISS "Alessandro Greppi"

MCVC010007 Convitto Nazionale "Leopardi"

MCPC09000R Liceo Classico "Leopardi"

NARI020001 IPIA "Guglielmo Marconi"

NARC070009 Ist. Prof.le Stat. per i Serv. Comm.li e Turistici "G. Fortunato"

PNEE11100D Circolo Didattico di Maniago

PTTD020005 Istituo Tecnico Commerciale St. "F. Pacini"

PTRI01000X IPSIA "Pacinotti"

PSPS020006 Liceo Scientifico e Musicale "G. Marconi"

PSRI02000B I.P.S.I.A. "G.Benelli"

PSPC03000N Liceo Classico "Mamiani"

RMIC842002 Istituto Compr. "Nino Rota"

RMMM51200G Scuola Media Statale "Paolo Stefanelli"

RMSD03000Q Istituto St. D'Arte "P. Mercuri"

RMTD07000G I.T.C.G. "E. Fermi"

RMSL100007 Liceo Artistico St. "G. de Chirico"

RMIC8B1001 Istituto Comprensivo "Marta Russo"Istituto Statale per Sordi

SOIS01200R I.P.I.A. "GP Romegialli"

SORH03000D IPSAR "D.Zappa"

SOMM014009 S M "E.Vanoni"

SPIC821009 ISA 8 - Ist. Comprensivo

UDIS01700N ISIS "B. Stringher"

VAIS023006 Istituto Superiore "Giovanni Falcone"

mailto:[email protected]


























febbraio 2011 - 4

Struttura del documento

Premessa Introduzione Obiettivi del lavoro Percorso metodologico

Riepilogo delle criticità emerse

Il quadro normativo

Il processo

Gli strumenti

Esempio di modello di controllo

Conclusioni

febbraio 2011 - 5

Introduzione

Alla luce della ricognizione effettuata inerente i processi amministrativo contabili delle scuole,

sono state evidenziate una serie di problematiche. Sulla scorta di quanto analizzato, appare

doveroso sottolineare che l’obiettivo iniziale di progettare un modello di controllo di

gestione, non è ad oggi perseguibile, a causa di una architettura contabile

insoddisfacente.

CAUSA EFFETTO RISULTATO

L’obiettivo del lavoro, che verrà presentato nelle prossime slide, consiste nel fornire un

nuovo modello di contabilità analitica gestionale, che consenta di risolvere le

problematiche di base e nel futuro prossimo, da una parte rivedere l’intero processo

amministrativo contabile, dall’altra progettare un sistema di controllo pervasivo ed efficace

Assenza di regole

contabili

Assenza di istruzioni

operative

Disomogeneità dei

dati contabili

Impossibilità di

disegnare un

modello di controllo

di gestione

Inadeguatezza strumenti

in uso

febbraio 2011 - 6

Introduzione

Nella fase di ricognizione, oltre all’analisi degli strumenti, è stato ricostruito il macro processo

amministrativo contabile in ottica di work flow, evidenziando le singole attività (input e

output), gli attori coinvolti e le principali deleghe e responsabilità, la tempistica di riferimento.

Le interviste effettuate con i DS e i DSGA delle scuole hanno consentito di evidenziare alcune

problematiche, che però in questa fase non potranno essere completamente risolte; d’accordo

con il MIUR, i macro processi non verranno quindi modificati; è vero però che la

progettazione di una nuova struttura contabile potrà comportare alcune modifiche

al flusso attuale delle attività in ottica di previsione, di registrazione contabile e di

consuntivazione.

Infine si sottolinea, che i modelli, che verranno presentati nelle prossime slide,

non tengono conto della fattibilità e percorribilità delle eventuali

modifiche che dovranno essere apportate al software gestionale di

contabilità.

LIVELLO

NORMATIVO

LIVELLO

INFORMATICO

Si ritiene doveroso evidenziare che eventuali modifiche ai processi, così come

una parte delle proposte di modifica ai modelli contabili che verranno

presentate nelle prossime slide, renderanno necessarie integrazioni e/o

modifiche anche a livello normativo (es: modifica D.I. 44/2001)

febbraio 2011 - 7

Obiettivi del lavoro

La costruzione del modello di contabilità si fonda sulle necessità rilevate in fase di analisi e

tiene conto degli impulsi derivanti dall’innovazione normativa (si veda ad esempio la legge

196/2009); l’obiettivo è di consentire alle scuole di rappresentare in maniera

completa e fedele, i fatti contabili.

Analisi di stato corrente

Necessità scuola

Necessità MIUR

Quadro normativo

Legge 196/2009

D.Lgs 150/2009

NUOVO MODELLO DI

CONTABILITÀ(Budget, PdC, Consuntivo)

Il nuovo modello contabile deve assicurare

l’omogeneità delle registrazioni contabili

ESEMPIO SCHEDE DI CONTROLLO

La completezza e l’omogeneità dei dati contabili consente la costruzione

di schede di controllo

ESEMPIO REPORTISTICA

MULTILIVELLO

Sarà quindi possibile costruire dei modelli di reportistica a vari livelli di

dettaglio

Cedolino Unico

febbraio 2011 - 8

Percorso metodologico

Il presente documento viene articolato come segue:

Riepilogo criticità

emerse

Sintesi delle principali problematiche emerse

dall’analisi, evidenziando quelle che saranno risolte con

il presente intervento

Il quadro

normativo

Presentazione del contesto normativo di cui si è tenuto

conto nella progettazione dei nuovi strumenti

Gli strumentiPresentazione dei nuovi modelli: Budget, Piano dei

Conti e Conto Consuntivo

Esempio modello di

controllo

Progettazione di alcuni esempi di modelli di controllo

contabile e gestionale

Il processoPresentazione delle modifiche apportate al processo

amministrativo contabile

febbraio 2011 - 9


Premessa

Riepilogo delle criticità emerse Criticità emerse Linee guida dell’intervento Output previsti

Il quadro normativo

Il processo

Gli strumenti


Conclusioni

febbraio 2011 - 10

Criticità emerse

In base alla ricognizione effettuata sono state evidenziate una serie di problematiche e le

relative soluzioni di massima individuate.

AS IS

• Tempi di programmazione dell’offertaformativa non rispettati

• Ritardi nella definizione del programmaannuale

• Programmazione dei progetti solo tragennaio e giugno

TO BE

1. REVISIONE DEI PROCESSI DI PREVISIONE E

DELLE DELEGHE

2. REVISIONE DELLA TEMPISTICA STANDARD CON

EVENTUALE SPOSTAMENTO DELLA FASE DI

REDAZIONE DEL POF A GIUGNO

3. INTRODUZIONE DI REGOLE PIÙ STRINGENTI

SUI TEMPI

• Assenza di istruzioni operative per ilcorretto utilizzo delle voci di entrata edi spesa

• Assenza di regole e di istruzioni per laregistrazione delle voci di spesa

• Utilizzo non appropriato dei residuiattivi relativi ad esercizi precedenti: sitratta di crediti difficilmente incassabili

• Difficoltà di monitoraggio delle spese acausa della disomogeneità delleregistrazioni contabili

1. REVISIONE DEL PROCESSO DI REGISTRAZIONE

CONTABILE E DELLE DELEGHE

2. DEFINIZIONE DI UN MANUALE CONTABILE CHE

IDENTIFICHI LE REGOLE E LE ISTRUZIONI

OPERATIVE PER UNA CORRETTA GESTIONE

DELLE VOCI DI ENTRATA, DI SPESA, PER I

RESIDUI ATTIVI E PASSIVI, E PER TUTTE LE

TIPOLOGIE DI TRANSAZIONI

febbraio 2011 - 11

Criticità emerse

AS IS TO BE

• Assenza di regole e di una tassonomiastandard per la determinazione deiprogetti

• Difficoltà di monitoraggio dei progettisia per l’errata allocazione delle spesesugli stessi sia per l’assenza di unatassonomia standard

1. CLASSIFICAZIONE DEI PROGETTI ESISTENTI

(MIUR)

2. CREAZIONE DI CATEGORIE E DI TASSONOMIE

STANDARD

3. DEFINIZIONE DI ISTRUZIONI OPERATIVE PER LA

SCELTA DELLA CATEGORIA DI PROGETTO

APPROPRIATA E PER LA CORRETTA

ALLOCAZIONE DELLE ENTRATE E DELLE SPESE

• Difficoltà delle scuole di monitorare levoci di entrata; non esiste infatti unostrumento ad hoc e le scuole hannorisolto utilizzando un modello xls

• Difficoltà di utilizzo degli strumenti: inparticolare, la struttura del Piano deiConti da una parte, non è pienamenteaderente alle esigenze di registrazionedelle scuole, dall’altra non agevola ilmonitoraggio del MIUR

• Difficoltà di monitoraggio e controllodelle performance delle scuole, sia alivello di sintesi, sia a livello didettaglio

1. PROGETTAZIONE DI STRUMENTI ADEGUATI AI

FABBISOGNI DELLE SCUOLE E ADERENTI AGLI

OBIETTIVI DI CONTROLLO DEL MIUR

2. PROGETTAZIONE DI SCHEDE DI CONTROLLO

CHE CONSENTANO DI EFFETTUARE ANALISI SIA

DI SINTESI CHE DI DETTAGLIO

febbraio 2011 - 12

Linee guida dell’intervento

PREVISIONE E PROGRAMMAZIONE

REGISTRAZIONE CONTABILE

CONSUNTIVAZIONE

OBIETTIVI

Previsione organica e

pluriennale dell’offerta formativa

e quantificazione delle risorse

necessarie.

Criteri univoci di

contabilizzazione, che

permettano una corretta

lettura dei dati da diverse

viste (natura e destinazione).

Dati confrontabili con la

previsione, univoci e certi, al

fine anche del calcolo dei

costi standard.

Definizione set di indicatori sia

di costo che di ricaduta.

TEMPI

Redazione POF entro giugno

anno precedente; redazione

bilancio di previsione entro

ottobre.

Entrate accertate SOLO se

documentate (notifica, delibera,

etc).

Approvazione consuntivo entro

aprile esercizio successivo ;

redazione bilancio periodico di

verifica a metà anno.

STRUMENTI

Revisione tassonomia dei

progetti.

Bilancio di previsione

triennale di competenza

Regolamento di contabilità

Piano dei conti

Manuale contabile

Bilancio consuntivo

Relazione esplicativa in merito

a scostamenti e dettaglio di

alcune voci di bilancio.

Fasi

Elementi

Sulla scorta delle indicazioni di massima riportate nelle slide precedenti, vengono proposti alcuni

esempi di riprogettazione. Di seguito è riportato il macro processo amministrativo contabile, con

indicazione di obiettivi, tempi e strumenti (in evidenza gli obiettivi di questa fase).

febbraio 2011 - 13

Output previsti

Il presente lavoro si pone quindi l’obiettivo di risolvere problematiche che impattano in maniera

significativa sia sugli adempimenti di tipo contabile e amministrativo delle scuole, sia sulle

modalità di monitoraggio e controllo.

PROGETTAZIONE DI

STRUMENTI ADEGUATI AI

FABBISOGNI DELLE

SCUOLE E ADERENTI AGLI

OBIETTIVI DI CONTROLLO

DEL MIUR

PROGETTAZIONE DI

SCHEDE DI CONTROLLO

CHE CONSENTANO DI

EFFETTUARE ANALISI SIA

DI SINTESI CHE DI

DETTAGLIO

• nuova struttura contabile• modello di budget• modello di

consuntivazione• piano dei conti

OUTPUT

• esempio di schede di controllo

• esempio reportistica multilivello

• Difficoltà delle scuole dimonitorare la destinazione dellevoci di entrata; non esiste infattiuno strumento ad hoc e le scuolehanno risolto utilizzando unmodello xls

• Difficoltà di utilizzo deglistrumenti: in particolare, lal’architettura dei modelli non èaderente da una parte allenecessità di programmazione eregistrazione delle scuole,dall’altra non agevola ilmonitoraggio dei flussi di spesada parte del MIUR

• Difficoltà di monitoraggio econtrollo dei livelli di spesa dellescuole, sia a livello di sintesi, siaa livello di dettaglio

CRITICITÀ SOLUZIONE

febbraio 2011 - 14


Premessa


Il quadro normativo Novità a livello normativo Contabilità e Finanza Pubblica Decreto Brunetta Cedolino Unico

Il processo

Gli strumenti


Conclusioni

febbraio 2011 - 15

Novità a livello normativo

Nella fase di analisi è stato studiato ed analizzato il quadro normativo, con approfondimenti di

dettaglio relativi a norme, decreti o regolamenti che impattano in maniera preponderante

sulle attività di previsione e programmazione finanziaria, gestione amministrativo contabile,

monitoraggio e controllo di gestione della scuola e sulle modalità di assegnazione di risorse da

parte del MIUR.

In questa fase, appare necessario soffermarsi su alcune innovazioni normative che

incidono in maniera più o meno rilevante sulle attività di progettazione di nuovi

strumenti per la gestione del processo amministrativo contabile.

LEGGE DI CONTABILITÀ E FINANZA PUBBLICA

Legge 196/2009

OTTIMIZZAZIONE DELLA PRODUTTIVITÀ

DEL LAVORO PUBBLICO E DI EFFICIENZA E

TRASPARENZA DELLE PA

D.Lgs 150/2009

CEDOLINO UNICO

Legge finanziaria 2010

febbraio 2011 - 16

Contabilità e finanza pubblica

La legge 196 del 2009 nasce con

l’intento di adeguare le regole di finanza pubblica e di gestione del bilancio a quelle

dell’Unione Europea;

destinatari della riforma sono tutti i soggetti che fanno

parte dell’aggregato della Pubblica

Amministrazione.

Anche le scuole sono tenute ad adeguarsi, ed in

base alle indicazioni della 196, si renderà

necessaria una revisione del

regolamento di contabilità delle

Istituzioni Scolastiche (D.I.

44/2001).

Ambiti dell’intervento

Governo unitario della finanza: armonizzazione degli schemi di bilancio e deisistemi di contabilità delle amministrazioni pubbliche e l’istituzione di una banca datiunitaria che dovrà raccogliere le informazioni di bilancio e gestionali degli stessisoggetti.

Controllo della finanza pubblica: rafforzare i meccanismi e gli strumenti per ilcontrollo quantitativo e qualitativo della spesa, attraverso un maggior orientamentoalla misurazione ed alla valutazione dei risultati perseguiti con un programma dianalisi e valutazione della spesa da realizzarsi anche attraverso la costituzione diappositi nuclei di analisi e valutazione.

Trasparenza: migliorare il contenuto informativo dei documenti programmatici e direndicontazione

I PUNTI CHIAVE

ARMONIZZAZIONE BILANCI E COORDINAMENTO FINANZA PUBBLICA

PREVISIONE TRIENNALE DI COMPETENZA

BILANCIO ANNUALE DI CASSA

REGOLE CONTABILI UNIFORMI E PDC INTEGRATO

TASSONOMIA PER RICLASSIFICAZIONE DATI CONTABILI

SISTEMA DI INDICATORI

febbraio 2011 - 17

Decreto Brunetta

Il D.Lgs 150/2009, noto come “Decreto Brunetta”, nasce con l’obiettivo di attivare

processi di miglioramento continuo delle

performance della Pubblica

Amministrazione, compresi quelli delle Istituzioni Scolastiche (seppur in attesa di un

decreto attuativo).

In attesa di tale decreto attuativo, resta

comunque salva la necessità di tenere conto dei principi

generali del decreto, nella progettazione del sistema di controllo di

gestione degli Istituzioni Scolastiche,

in particolare per quanto attiene la misurazione della

performance organizzativa ed anche

individuale.

DEFINIZIONI

La performance è un processo formalizzato che mira ad ottenere edesprimere informazioni descrittive riguardo alle proprietà di un oggetto (adesempio: un processo, un’attività, un gruppo di persone, una persona). Il ciclo della performance è un processo che collega la pianificazione, ladefinizione degli obiettivi, la misurazione dei risultati e la valutazione dellaperformance declinata con riferimento all’Ente nella sua globalità, alle unitàorganizzative e al singolo dipendente. Il concetto di performance si fonda su elementi di confrontabilità,standardizzazione e semplificazione.

INDICATORI

Gli indicatori, devono misurare la performance sia dell’Ente nel suo insiemeche dei singoli dipendenti. Il set di indicatori dovrà essere individuato in modo che permetta di soddisfareentrambe le esigenze di valutazione, alcuni potranno avere valenza per entrambe. In linea di massima gli indicatori devono essere il più possibile:

1. oggettivi2. misurabili3. in grado di evidenziare: efficienza, efficacia, economicità, impatto

CONTROLLO DI GESTIONE

Il Controllo di Gestione consente da una parte la misurazione del raggiungimento

degli obiettivi dell’organizzazione nel suo complesso e delle singole unità

organizzative di cui si compone, dall’altra la misurazione del grado di

completamento degli obiettivi del singolo con riferimento agli obiettivi strategici

dell’organizzazione.

febbraio 2011 - 18

Cedolino Unico

Il Decreto del 1 dicembre 2010, pubblicato in G.U. del 16 dicembre 2010, da attuazione

alla legge finanziaria 2010 (art. 2 comma 197) che prevedeva,

a partire dal 30 novembre 2010, di effettuare il

pagamento delle competenze accessorie spettanti al

personale delle Amministrazioni dello Stato in

modo congiunto alle competenze fisse. La norma è stata poi modificata con il

rinvio dell’inizio al 1 gennaio 2011 dal Decreto

Tremonti (L. 78/2010).

A partire quindi dal 1 gennaio 2011 il pagamento delle

competenze nette a favore dei dipendenti della scuola e

dell’AFAM sarà disposto con un unico titolo di pagamento,

“cedolino unico” con l’esposizione, su un’unica

distinta mensile degli oneri fiscali, previdenziali e

assistenziali e di ogni altra ritenuta.

Le novità del cedolino unico

Con l’applicazione del”cedolino unico” ai lavoratori della scuola edell’AFAM, con esclusione dei supplenti (fatta eccezione dellematernità), tutti gli emolumenti spettanti non saranno più pagatidalle istituzioni ma dal Service Personale Tesoro (SPT) per mezzodi ordini collettivi di pagamento. I pagamenti vengono gestiti su capitoli unici, nell’ambito di ognicentro di responsabilità/programma. Le spese sono imputate allacompetenza del bilancio dell’anno finanziario in cui vengono disposti ipagamenti.Per tutte le amministrazioni statali i capitoli unici per ilpagamento delle competenze fisse e accessorie al personalehanno le stesso nome: “Competenze fisse e accessorie al personale alnetto dell’imposta regionale sulle attività produttive”. I pagamenti avvengono nello stesso modo con il quale sonostate pagate finora le competenze fisse del personale e vengonoeffettuati nella prima mensilità di stipendio utile. A disporre ipagamenti sono le strutture destinatarie del decreto ministeriale(istituzioni scolastiche e per l’alta formazione) che sono definite PuntiOrdinanti di Spesa (POS). Attraverso flussi telematici, confermaticongiuntamente da Dirigenti e DSGA, per le istituzioni scolastiche, e daDirettori Amministrativi e Direttori dell’Ufficio di Ragioneria, per leistituzioni per l’alta formazione, vengono trasmesse le informazioninecessarie a SPT (Service Personale Tesoro) ad elaborare i titoli dipagamento.

febbraio 2011 - 19


Premessa


Il quadro normativo

Il processo Introduzione Il workflow dei processi Il dettaglio dei processi

Gli strumenti


Conclusioni

febbraio 2011 - 20

Introduzione

Il lavoro di progettazione del sistema di contabilità analitica gestionale deve necessariamente

partire da una valutazione dell’attuale macro processo amministrativo contabile.

L’obiettivo di fondo in questa fase del lavoro è di non apportare modifiche sostanziali

al macro processo, ma accorgimenti necessari da una parte all’ottimizzazione delle

attività operative, dall’altra al corretto utilizzo degli strumenti, che verranno

descritti nel prossimo capitolo.

Inoltre non verranno apportate modifiche né alla tempistica di riferimento né alle

responsabilità degli attori coinvolti.

Il lavoro si concentrerà quindi sulle macro fasi principali:

1. Processo di previsione e programmazione

2. Processo di registrazione e consuntivazione

3. Processo di analisi degli scostamenti

4. Processo di monitoraggio e controllo

NOTA: i processi di assegnazione delle risorse e i processi di

monitoraggio, di competenza del MIUR non saranno presi in

considerazione in questa fase del lavoro.

febbraio 2011 - 21

Il workflow dei processi

Il processo amministrativo contabile della scuola è stato così ricostruito in fase di analisi

NOTA: i processi di competenza del MIUR non

vengono considerati

febbraio 2011 - 22


Di seguito una prima proposta di revisione del processo amministrativo contabile (in evidenza

le modifiche apportate).

febbraio 2011 - 23


Le principali modifiche apportate riguardano quei sottoprocessi in cui è previsto l’utilizzo degli

strumenti di previsione e programmazione, registrazione contabile e consuntivazione.

Particolare attenzione meritano le modifiche apportate a due sottoprocessi.

1. L’introduzione del sottoprocesso di macro previsione delle entrate,

propedeutico alla redazione delle schede illustrative (modello B). L’obiettivo di fondo di

tale modifica, richiesta fortemente dalle scuole, consiste nel definire con coerenza

l’ammontare delle entrate su cui programmare e individuare il tetto di spesa.

2. La potenziale modifica del sottoprocesso di previsione della situazione

amministrativa, con conseguente revisione del modello C – situazione

amministrativa presunta. L’obiettivo di fondo di tale aggiustamento consiste

nell’impedire che vi sia una programmazione basata sui residui attivi. Molto spesso

infatti tali residui sono relativi ad anni passati e difficilmente incassabili; si tratta quindi

di somme da cui la scuola deve necessariamente prescindere in fase di

programmazione delle attività formative e amministrative. Tale modifica sarà

oggetto di interventi futuri, al fine di trovare una soluzione condivisa sia dal

MIUR che dalle scuole.

febbraio 2011 - 24


Inoltre, sono stati proposte alcune modifiche, inerenti l’utilizzo dei nuovi strumenti, che

impatteranno sui sotto processi e sulle attività; tra queste le più rilevanti sono:

1. l’introduzione di regole di registrazione contabile da applicare sia nel processo

previsionale che di registrazione contabile, al fine di rendere i dati rilevati

coerenti e confrontabili;

2. l’introduzione, nel processo di registrazione contabile, dell’obbligo di

abbinamento di ogni entrata/spesa ad una destinazione, fra quelle previste per

tale voce in fase di programmazione. L’obiettivo è di garantire l’aggiornamento

costante sia della vista per natura sia della vista per destinazione, assicurando il

controllo della disponibilità di entrata prima della spesa.

Nelle prossime slide viene descritto con maggiore dettaglio il nuovo flusso processuale.

febbraio 2011 - 25

Il dettaglio dei processi: previsione e programmazione

PROCESSO STRUMENTI RESPONSABILITÀDESCRIZIONE

definizione degli obiettivi edei contenuti formativi perprogetti / attività

POF1

redazione piano offerta formativa

(obiettivi e contenuti)

DOCENTI

definizione delle entrate edelle uscite relative ai singoliprogetti / attività

POF2redazione piano offerta formativa (entrate e uscite)

DSGA

verifica delle risorseeconomiche disponibili edella fattibilità dei progetti /attività

NOTA: in caso di mancanzadi risorse per larealizzazione deiprogetti/attività vengonorimodulati i POF2

POF2

verifica e assegnazione

dotazione risorse per realizzazione

POF2

DS

verifica della fattibilità deiprogetti / attività

NOTA: in caso di mancataapprovazione vengonorimodulati i POF2

POF2approvazione POF2CONSIGLIO D’ISTITUTO

NOTA: i box tratteggiati indicano processi o

strumenti che saranno oggetto di futura modifica

febbraio 2011 - 26



attività di previsione delleentrate per tipologia didestinazione e individuazionetetto di spesa

MODELLO A1

redazione delle schede illustrative

per tipologia di destinazione

DSGA

Sulla base della macroprevisione,redazione delle schedeillustrative per tipologia didestinazione

DSGA

redazione del ProgrammaAnnuale, con doppia vista: perdestinazione (budget) e pernatura (bilancio di previsione)

MODELLO A2+A3redazione

Programma AnnualeDSGA

verifica della fattibilità delProgramma Annuale

NOTA: in caso di mancataapprovazione vengonorimodulate sia le schedeillustrative sia il ProgrammaAnnuale

MODELLO A2+A3

verifica dotazione risorse per

realizzazione Programma Annuale

DS

macro previsione delle entrate

MODELLO B



Verifica situazione amministrativa

Verifica della situazioneamministrativa

DSGAMODELLO C

febbraio 2011 - 27



in caso di mancanza dirisorse per la realizzazionedel programma annuale:redazione delle schedeillustrative per i progetti /attività

MODELLO Grevisione schede

illustrativeDSGA

in relazione alle modificheapportate alle schedeillustrative, viene redatto unnuovo Programma Annuale

MODELLO Frevisione

Programma AnnualeDSGA

verifica della fattibilità delProgramma Annuale


MODELLO F

verifica e assegnazione

dotazione risorse per realizzazione

Programma Annuale

DS

approvazione delProgramma Annuale


MODELLO A2+A3

approvazione Programma Annuale

CONSIGLIO D’ISTITUTO

MODELLO F



febbraio 2011 - 28

Il dettaglio dei processi: registrazione e consuntivazione (30-6)


registrazione contabili

REVERSALEattività di

registrazione contabile

DSGA

rendicontazione delleentrate e delle uscite pertipologia di destinazione

MODELLO Irendicontazione

progetti / attività(30 giugno)

DSGA

consuntivazione delleentrate e delle uscite totali

MODELLO Hbisconsuntivazione

(30 giugno)DSGA

MANDATO DI PAGAMENTO



PIANO DEI CONTI

febbraio 2011 - 29

Il dettaglio dei processi: registrazione e consuntivazione (31-12)


registrazione contabiliREVERSALE

MAN.PAGAMENTOregistrazioni contabili progetti /

attività

DSGA

rendicontazione delleentrate e delle uscite pertipologia di destinazione

MODELLO Irendicontazione

progetti / attività(31 dicembre)

DSGA

consuntivazione delleentrate e delle uscite totali

MODELLO Hconsuntivazione (31 dicembre)

DSGA

PIANO DEI CONTI

redazione dello statopatrimoniale

MODELLO Kredazione conto del

patrimonioDSGA

redazione della situazioneamministrativa definitiva

MODELLO J

redazione situazione

amministrativa definita

DSGA



febbraio 2011 - 30

Il dettaglio dei processi: analisi scostamenti (30-6)


verifica dell'attuazione delProgramma Annuale

MODELLO HBISverifica del

Programma Annuale (30 giugno)

DSGA

approvazione delProgramma Annuale


MODELLO HBISapprovazione del

Programma Annuale (30 giugno) CONSIGLIO

D’ISTITUTO

DS

DS

in caso di mancataapprovazione delProgramma Annuale:redazione delle schedeillustrative per i progetti /attività

MODELLO Grevisione schede

illustrative(30 giugno)

DSGA

in relazione alle modificheapportate alle schedeillustrative, viene redatto unnuovo Programma Annuale

MODELLO F DSGArevisione

Programma Annuale(30 giugno)



febbraio 2011 - 31

Il dettaglio dei processi: monitoraggio e controllo


verifica da parte dei Revisori(MIUR) del ProgrammaAnnuale

verifica non vincolante

Programma Annuale

MIUR

monitoraggio periodico(mensile) dei flussi dientrata e di uscita

monitoraggio periodico flussi di

cassa MIUR

MODELLO A2+A3

verifica vincolante del contofinanziario consuntivo

MODELLO Hverifica vincolante conto finanziario

MIUR

REVERSALE

MANDATO DI PAGAMENTO

COLLEGIO DEI REVISORI

COLLEGIO DEI REVISORI



PIANO DEI CONTI

febbraio 2011 - 32


Premessa


Il quadro normativo

Il processo

Gli strumenti Architettura generale Flusso documentale Strumenti di Previsione Strumenti di Registrazione Strumenti di Consuntivazione

Esempio di modello di controllo Conclusioni

febbraio 2011 - 33

Architettura generale - introduzione

Al fine di comprendere con maggiore efficacia le modalità e le logiche di progettazione dei

nuovi modelli amministrativo contabili, si ritiene necessario definire la differenza tra bilancio e

controllo di gestione:

BILANCIO CONTROLLO DI

GESTIONE

• Identifica la natura delle spese emonitora il pareggio fra entrate euscite.

• Considera l’istituto scolastico comeun complesso unitario

• Rileva i fatti esterni di gestione

• Aggrega e monitora spese di diversanatura ma con una stessadestinazione (per progetto, perattività).

• Considera l’istituto scolastico comeun insieme di gestioni diverse(progetti, attività, gestionieconomiche)

• Rileva i fatti interni di gestione

febbraio 2011 - 34

Sulla scorta delle esigenze del MIUR, delle scuole e dei principi dettati dalla normativa di

riferimento si sono individuate le linee guida progettuali:

1. PROGRAMMARE IN MANIERA EFFICIENTE

2. ALLOCARE CORRETTAMENTE ENTRATE E SPESE

3. REPORT LEGGIBILI E CONFRONTABILI

Programmazione strategica pluriennale partendo dal dato oggettivo che le entrateMinisteriale sono date; di conseguenza è necessario orientare le scuole alla ottimizzazionedelle risorse disponibili e alla ricerca di nuove fonti di finanziamento.

Esigenza di portare le scuole ad un bilancio annuale di cassa, quindi definizione di unprocesso graduale per supportare le Istituzioni Scolastiche al perseguimento di questoobiettivo.

Esigenza di un monitoraggio puntuale dei flussi di spesa e delle entrate corrispondenti perfavorire l’eliminazione dei residui.

Obiettivo di uniformare le modalità di registrazione dei dati per rendere confrontabili ibilanci delle Istituzioni Scolastiche;

Dotare le Istituzioni Scolastiche di strumenti per l’applicazione dei principi sopra descritti.

Architettura generale – linee guida

OBIETTIVI

febbraio 2011 - 35

I nuovi modelli sono stati progettati tenendo conto delle esigenze delle scuole e del MIUR ma

anche considerando le innovazioni e gli impulsi derivanti dal contesto normativo.

Nella progettazione dei nuovi modelli si è tenuto conto in particolar modo dei seguenti punti

chiave:

Architettura generale – impulsi normativi

Introduzione di una pianificazione

pluriennale

Adozione di regole contabili

uniformi e comune piano dei

conti integrato per consentire il

consolidamento e il monitoraggio

dei dati;

Adozione di schemi di bilancio

articolati in missioni e programmi

Classificazione delle entrate e

delle spese in “correnti” e “per

investimento”

Legge 196/2009

• La definizione di criteri univoci di

contabilizzazione delle voci di

bilancio e l’obiettivo di

assicurare, tramite una struttura

coerente, l’omogeneità dei dati,

rappresentano i primi passi verso

la costruzione di indicatori

oggettivi, misurabili e

confrontabili.

Decreto Brunetta

Per quanto riguarda il cedolino

unico si rimanda ad apposito focus

relativo alle spese del personale,

presente all’interno della

descrizione del Piano dei Conti

Cedolino Unico

Inoltre, seppur non ancora perseguibile, uno degli obiettivi di fondo è di adeguarsi

agli indirizzi della legge 196/2009 in tema di bilancio di cassa e costruzione di un

sistema di raccordo tra contabilità finanziaria ed economico-patrimoniale.

febbraio 2011 - 36

Architettura generale - metodologia

La logica di costruzione dei nuovi modelli può essere rappresentata come segue:

Registrazione per natura della transazione

Il processo di rilevazione contabile prevede come primo

passo l’identificazione della fonte delle entrate e della

natura delle spese; in un secondo momento, all’atto

della registrazione verrà richiesta la rilevazione della

destinazione.

Report per natura o per destinazione

Visualizzazione della natura o della destinazione della

transazione. Il processo di costruzione dei report di

previsione in genere parte dalla destinazione (progetti,

attività), in fase di consuntivazione dalla natura.

Nuovo Piano dei Conti

Nuovo modello di

Budget

Nuovo modello di

Consuntivazione

febbraio 2011 - 37


Il percorso metodologico seguito per la costruzione dei modelli parte dalla progettazione del

Piano dei Conti in quanto espressione del massimo grado di dettaglio per quanto

concerne la rappresentazione di entrate e spese; la costruzione del Budget tiene conto

dell’impostazione del modello contabile; infine, il modello di Consuntivazione rispecchia, in

un’ottica di confrontablità, l’impostazione del Budget.

Registrazione

contabile –

Piano dei Conti

Previsione –

Budget e Bilancio di

Previsione

Consuntivazione –

Conto Consuntivo e

Rendiconto

Il nuovo Piano dei Conti prevede l’introduzione di livelli omogenei di registrazione

contabile, definendo il principio che a guidare è la tipologia di fonte per le

entrate e di natura per le spese.

I modelli di previsione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di

distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese.

Il Modello di Budget è stato progettato con una visione prevalente di

destinazione delle entrate e delle spese.

Il Bilancio di Previsione è stato sviluppato con una visione prevalente per

fonte delle entrate e natura delle spese.

I modelli di consuntivazione rispondono ai criteri del modello contabile in ottica di

distinzione tra fonte/natura e destinazione di entrate e spese, e sono

collegati automaticamente con il Piano dei Conti.

Il Conto Consuntivo è stato sviluppato con una visione prevalente per fonte

delle entrate e natura delle spese (vedi Bilancio di Previsione).

Il Rendiconto è stato progettato con una visione prevalente di destinazione

delle entrate e delle spese (vedi Budget).

febbraio 2011 - 38


Infine si presentano le diverse dimensioni che caratterizzano la nuova architettura.

FONTE / NATURA

La prima dimensione è

rappresentata dalla fonte

per quanto concerne le

entrate e la natura per le

spese.

La struttura della

dimensione fonte / natura è

organizzata su quattro livelli

DESTINAZIONE

La seconda dimensione è

rappresentata dalla

destinazione delle entrate e

delle spese; la struttura di

tale dimensione è

organizzata su tre livelli.

IMPUTAZIONE

La terza dimensione è invece

caratteristica soltanto di quelle

scuole che presentano situazioni

particolari, come gli Istituti

Comprensivi; tale dimensione

consente di individuare il centro

d’imputazione non coincidente con

l’intera Istituzione Scolastica

L’individuazione di un centro d’imputazione consente alle realtà più complesse, ossia che accorpano più indirizzi di studio, di monitorare la gestione per corso

di studio.

Nei modelli che verranno presentati nelle prossime slide la terza dimensione non è stata

considerata; le altre due dimensioni verranno invece descritte al massimo livello di dettaglio.

Si veda un esempio xls per visualizzare il report in caso di utilizzo di tre dimensioni.

febbraio 2011 - 39

Flusso documentale

Il flusso documentale derivante dal macro processo amministrativo contabile è stato così

ricostruito in fase di analisi

febbraio 2011 - 40

Flusso documentale

L’ipotesi di nuovo flusso documentale è rappresentata di seguito (in evidenza le modifiche).

febbraio 2011 - 41

Flusso documentale

Le modifiche apportate agli strumenti utilizzati e al flusso documentale sono numerose; molte

modifiche dipendono in maniera sostanziale dalla nuova architettura del modello contabile.

Le innovazioni di maggiore rilievo possono essere così sintetizzate:

1. eliminazione modello E: la nuova architettura e il nuovo Programma Annuale

consentiranno in automatico una vista relativa alla natura delle spese previste;

2. introduzione modello A1: strumento necessario alla macro previsione delle entrate per

tipologia di destinazione e di conseguenza alla individuazione di un tetto di spesa;

3. ristrutturazione del modello A: il nuovo Programma Annuale avrà una doppia vista:

per destinazione (A2 - budget) e per natura (A3 – bilancio di previsione)

4. ristrutturazione Piano dei Conti: revisione della struttura del Piano dei Conti con

l’introduzione di livelli di registrazione omogenei e coerenti;

5. revisione dei collegamenti tra il Piano dei Conti e il Conto Consuntivo: le

registrazioni contabili dovranno essere collegate automaticamente al Conto Consuntivo;

6. ristrutturazione del Conto Consuntivo: revisione delle struttura del modello con

visione prevalente per fonte delle entrate e natura delle spese.

NOTA: il modello C per in questa fase del lavoro non viene modificato ma dovrà essere

oggetto di futuro approfondimento, relativamente alla struttura del modello e alle modalità di

connessione con il Programma Annuale

febbraio 2011 - 42

Flusso documentale

Nelle slide seguenti verranno presentate nel dettaglio le modalità di costruzione dei nuovi

strumenti.

In particolar modo, gli strumenti modificati afferiscono alle tre fasi di previsione, registrazione

contabile e consuntivazione.

previsione registrazione consuntivazione

MODELLO A1

MODELLO B

MODELLO C

MODELLO A2

MODELLO A3

PIANO DEI CONTI

MODELLO H

MODELLO I

febbraio 2011 - 43

Strumenti di Previsione – introduzione

Oggi le scuole, in fase di previsione, compilano n modelli B in relazione al numero di attività

e progetti; inoltre redigono il modello C, con l’obiettivo di prevedere la situazione

amministrativa di fine esercizio.

Tali dati successivamente vengono aggregati nel modello A.

Scheda illustrativaMODELLO B

Programma Annuale

MODELLO A

Compilazione schede illustrative

per progetti e attività

Aggregazione degli n modelli

B e del modello C nel

Programma Annuale

Descrizione delle entrate per fonte

Descrizione delle spese per natura

Descrizione delle entrate per fonte

Descrizione delle spese per natura

e per destinazioneSituazione amm.va presuntaMODELLO C

Previsione della chiusura di cassa,

e della situazione dei residui

febbraio 2011 - 44

Strumenti di Previsione – modello B

L’attuale modello B (scheda illustrativa) è strutturato come segue:

DESTINAZIONE ATTIVITÀ - PROGETTO

Entrate

Spese

Avanzo di amministrazione presunto

Finanziamenti dallo Stato

Finanziamenti dalla Regione

Finanziamenti da Enti locali o da altre istituzioni pubbliche

Contributi da privati

Proventi da gestioni economiche

Altre entrate

Mutui

Personale

Beni di consumo

Acquisto di servizi e utilizzo beni di terzi

Altre spese

Oneri straordinari e da contenzioso

Beni di investimento

Oneri finanziari

Rimborsi e poste correttive

FONTE Aggregato fonteI livello

Tipologia naturaI livelloNATURA

Redazione della scheda illustrativa

in base alla tipologia di

destinazione: attività o progetto.

Previsione delle entrate, relative alla

destinazione selezionata, in base alla

fonte di finanziamento.

Previsione delle spese, relative alla

destinazione selezionata, in base alla

natura dell’uscita.

febbraio 2011 - 45

Strumenti di Previsione – modello C

Il modello C è stato progettato con l’intento di rappresentare la situazione amministrativa

presunta.

È strutturato come segue:

Conto di cassaA Descrive la situazione di cassa al 31 ottobre

Avanzo o disavanzo complessivo

B

Descrive la situazione dei residui attivi e

passivi, sia dell’esercizio sia degli ani

precedenti

Integrazioni fino a fine esercizio

CDescrive le riscossioni presunte e le spese

presunte fino alla chiusura dell’esercizio

L’utilizzo del modello C in fase di programmazione ha portato in alcuni casi le scuole a

prevedere la copertura delle spese con i residui attivi; tali residui attivi però rappresentano

crediti che difficilmente saranno recuperabili.

febbraio 2011 - 46

Strumenti di Previsione – modello A

L’attuale modello A (Programma Annuale) è strutturato come segue:

Entrate

Spese







Altre entrate

Mutui


NATURA/DESTINAZIONE

Previsione delle entrate in

base alla fonte di

finanziamento.

Previsione delle spese, in

base sia alla natura di uscita

sia alla destinazione; le due

dimensioni sono in questo

caso difficilmente

estrapolabili

Attività Funzionamento amministrativo generale

Funzionmento didattico generale

Spese di personale

Spese d'investimento

Manutenzione edifici

Progetti Progetto 1

Progetto n

Azienda agraria

Azienda speciale

Attività per conto terzi

Attività convittuale

Gestioni

economiche

febbraio 2011 - 47

Strumenti di Previsione – criticità

Modello B Modello A

Struttura delle entrate







Altre entrate

Mutui







Altre entrate

Mutui

PRINCIPALI EVIDENZE

Le voci che caratterizzano le entrate sono le medesime nei due modelli Non è evidenziata la destinazione dei finanziamenti: non sono quindi classificati per

attività progettuale e/o per attività di gestione e funzionamento, differentemente da quanto avviene per le spese

L’attuale struttura non consente l’evidenziazione delle entrate che corrispondono a partite di giro in merito a spese anticipate dalle scuole e rimborsate dagli Enti Locali proprietari degli immobili

La voce “avanzo di amministrazione presunto” comprende spesso residui attivi che non vengono riscossi da diversi anni: l’inserimento di tali residui attivi inficia la fase di programmazione e previsione

La previsione è solo annuale

Sulla scorta dell’analisi effettuata, riportiamo alcune problematiche relative al passaggio dal

modello B al modello A.

febbraio 2011 - 48

Strumenti di Previsione – criticità

Modello B Modello A

Struttura delle spese

Personale

Beni di consumo

Acquisto di servizi e utilizzo beni di terzi

Altre spese

Oneri straordinari e da contenzioso

Beni di investimento

Oneri finanziari

Rimborsi e poste correttive



Spese di personale



Progetti Progetto 1

Progetto n

Azienda agraria

Azienda speciale



Gestioni

economiche

PRINCIPALI EVIDENZE

Mentre le voci di spesa del modello B sono classificate per natura, le voci presenti nel modello A sono classificate sia per natura che per destinazione

Non vi è distinzione tra le spese correnti da quelle per investimenti I costi del personale sono presenti in diverse voci: non è quindi possibile avere una vista

sintetica di una delle voci di uscita più rilevante La struttura delle spese non evidenzia voci che corrispondono a partite di giro per uscite anticipate

dalle scuole e successivamente rimborsate dagli Enti Locali.

Contabilizzati prevalentemente per natura

Contabilizzati per destinazione

febbraio 2011 - 49

Strumenti di Previsione – nuovo schema logico

Nu

ovo M

od

ell

o B

Scheda di previsione per attività (B1)

Scheda di previsione per progetto (B2)

Scheda di previsione per

gestione economica (B3)

Modello A2

Budget

Il nuovo modello di previsione mira a rappresentare in maniera completa le attività di

programmazione delle scuole.

Lo schema logico per la formazione del budget e del bilancio di previsione è il seguente:

Compilazione singole

schede illustrative per

tipologia di

destinazione

Aggregazione dei dati delle singole schede nel

budget (visione prevalente per destinazione) e

nel bilancio di previsione (visione prevalente

per natura)

Modello A1

Macro previsione

Attività di

previsione a

livello macro

Modello A3

Bilancio di previsione

DBPROGRAMMA

ANNUALE

MODELLO C

Verifica della situazione

amministrativa

febbraio 2011 - 50


FASE 1: stima delle entrate per fonte di finanziamento (modello A1)

FASE 2: ripartizione delle entrate e delle spese per destinazione ottenendo il

pareggio fra fonti ed impieghi in ciascuna scheda (modello B)

L’obiettivo del nuovo schema di formazione del Programma Annuale consiste nel proporre

un modello di previsione, che sia coerente con le modalità operative delle scuole, e

risponda all’esigenza di gestione di risorse date, favorendo il principio di una

programmazione relativa a realmente disponibili nell’esercizio finanziario (principio

di cassa).

Particolare attenzione meritano le prime due fasi del processo di previsione:

Il software gestionale, in automatico, dovrà permettere il controllo della allocazionedi tutte le entrate ed il pareggio fra entrate ed uscite per ogni scheda progettuale.

febbraio 2011 - 51


Il nuovo flusso documentale risponde ad una duplice esigenza:

- previsione di un tetto di spesa per una programmazione efficiente;

- mancato utilizzo dei residui attivi in fase di programmazione

Modello A1Macro previsione

Il modello A1 rappresenta uno schema di previsione macro delle entrate che le

scuole prevedono di ricevere durante l’anno; tale schema permette alle scuole

di prevedere il limite massimo di spesa allocabile in fase di compilazione

del modello B.

Nuovo Modello B Scheda di previsione

Il modello B è necessario alla definizione della programmazione scolastica in

termini di entrate e spese, secondo le tipologie di destinazione predefinite:

attività, progetti e gestioni economiche. Nella fase di compilazione delle schede

illustrative non potrà essere superato il massimale di spesa derivante

dalle entrate previste nel modello A1 di macro previsione.

Modello A2Budget

Modello A3Bilancio di previsione

Dalla compilazione delle schede di previsione sarà possibile derivare in maniera

automatica il Budget, costruito con una visione prevalente per

destinazione.

Dalla compilazione delle schede di previsione sarà possibile derivare in maniera

automatica il Bilancio di Previsione, costruito con una visione prevalente

per fonte delle entrate e natura delle spese.

Modello Csituazione amm.va

Il modello C rappresenta la situazione di cassa effettiva al momento della

programmazione e l’avanzo/disavanzo presunto dell’esercizio in corso;

concorre alla previsione delle entrate.

febbraio 2011 - 52

Strumenti di Previsione – nuovo modello A1

Il primo step all’interno del processo di previsione consiste nell’evidenziazione a livello macro

delle entrate previste; in caso di risorse che già si prevedono vincolate ad una

determinata destinazione sarà doveroso indicarlo in questa fase.

Tale strumento consente alle scuole di individuare le risorse a disposizione per la

programmazione di dettaglio.

La struttura del modello A1 è la seguente:

DES

TIN

AZ

IO

NE (

so

lo i

n c

aso

di

ris

orse v

inco

late

)

Tip

olo

gia

di

desti

nazio

ne

I

livell

o

TIP

OLO

GIA

PR

ED

EFIN

IT

A

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

FONTE ENTRATE

struttura standard

III

livello

VOCE

PREDEFINITADettaglio fonte

entrate

PR

OG

ETTI (

so

lo i

n c

aso

di

ris

orse v

inco

late

) ENTRATE

CORRENTI

FINANZIAMENTI

DA ENTI PUBBLICI

ENTRATE

esempio

FINANZIAMENTI

STATO

IV

livello

VOCE

PREDEFINITATipologia vincolo

/ dotazioneVINCOLATI

febbraio 2011 - 53

Strumenti di Previsione – nuovo modello B

Il secondo step all’interno del processo di previsione è rappresentato dalla compilazione delle

schede di previsione.

Le nuove schede saranno costruite in base alla tipologia di destinazione:

•B1: scheda di previsione per attività

•B2: scheda di previsione per progetto

•B3: scheda di previsione per gestione economica

In fase di previsione l’allocazione della spesa per destinazione è vincolate fino al 2°livello che

rappresenta la tassonomia definita a livello Ministeriale, mentre la previsione delle entrate e

delle spese è vincolante fino al 3°livello.

La struttura generale è la seguente:

Tipologia di

destinazione

Categoria di

destinazione

I livello

II

livello

DESTINAZIONEScelta della destinazione secondo i livelli

definiti

Progetti

Progetti di lingua

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

febbraio 2011 - 54

Strumenti di Previsione – nuovo modello B

I livello

II

livello

III

livello

FONTE ENTRATEPrevisione delle entrate per fonte di

finanziamento

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

VOCE

PREDEFINITA

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

Dettaglio fonte

entrate

I livello

II

livello

III

livello

Entrate correnti

Finanziamenti da

Enti Pubblici

Finanziamenti

Regione

I livello

II

livello

III

livello

NATURA SPESE Previsione delle spese per natura

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

VOCE

PREDEFINITA

Tipologia spesa

Categoria spesa

Dettaglio spesa

I livello

II

livello

III

livello

Spese correnti

Beni di consumo

Carta, cancelleria

e stampati

febbraio 2011 - 55

Strumenti di Previsione – nuovo Modello C

La fase di previsione della situazione amministrativa deve necessariamente essere

revisionata. La proposta, emersa dal confronto anche con il gruppo di lavoro dei DSGA, è di

evidenziare il SOLO avanzo di gestione, legato ad economie attuate all’interno della

scuola, o a entrate non previste.

Tale valore potrebbe essere determinato come segue:

IPOTESI NUOVO MODELLO C

AVANZO DI AMMINISTRAZIONE PRESUNTO

+ CONTO DI CASSA (FONDO CASSA AL 31/10 + presunte entrate/uscite)

+ RESIDUI ATTIVI ESERCIZIO IN CORSO

- RESIDUI PASSIVI ESERCIZIO IN CORSO

- RESIDUI PASSIVI ESERCIZI PRECEDENTI (non vincolati ad entrate specifiche)

L’avanzo di amministrazione potrebbe essere utilizzato per alimentare due nuovi fondi:

1. Fondo anticipazioni / rischi in percentuale alle anticipazioni fatte dall’IS.

Il fondo rimane vincolato fino a quando l’IS incassa le somme anticipate, con lo scopo di

tutelare la scuola ma anche il DSGA/DS.

2. Fondo accantonamenti per investimenti: da collegare alla previsione triennale. Potrebbe essere utilizzato come accantonamento per investimenti, SOLO se tale investimento è programmato entro tre esercizi. (valutare rischio di distrazione risorse!).

febbraio 2011 - 56


Le diverse schede di previsione vengono aggregate nel documento di budget, costruito con

una visione prevalente per destinazione.

La struttura del nuovo modello di budget (A2) è la seguente:

DES

TIN

AZ

IO

NE

Tip

olo

gia

di

desti

nazio

ne

I

livello

TIP

OLO

GIA

PR

ED

EFIN

ITA

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia spesa

Categoria spesa

FONTE ENTRATE

NATURA SPESE PR

OG

ETTI

ENTRATE

CORRENTI

FINANZIAMENTI

DA ENTI PUBBLICI

SPESE CORRENTI

BENI DI CONSUMO

ENTRATE

SPESE

esempiostruttura standard

febbraio 2011 - 57


Le diverse schede di previsione vengono aggregate nel Bilancio di Previsione, costruito con

una visione prevalente per natura.

La struttura del Bilancio di Previsione (A3) è la seguente:

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia spesa

Categoria spesa

FONTE ENTRATE

NATURA SPESE

ENTRATE CORRENTI

FINANZIAMENTI DA

ENTI PUBBLICI

SPESE CORRENTI

BENI DI CONSUMO

ENTRATE

SPESE

III

livello

VOCE

PREDEFINITA

Dettaglio fonte

entrate

FINANZIAMENTI

REGIONE

CARTA, CANCELLERIA

E STAMPATI

II

livello

VOCE

PREDEFINITADettaglio spesa


febbraio 2011 - 58

Strumenti di Previsione – regole di base

Prima di passare alla descrizione degli strumenti di registrazione, appare necessario

presentare alcune regole di base relative alla fase di previsione.

1. Avanzo di amministrazione esercizio in corso: essendo enti pubblici, tutti gli ISdevono programmare SENZA prevedere avanzi di amministrazione. L’obiettivo deveessere di utilizzare tutte le risorse realmente disponibili.

2. Avanzo di amministrazione presunto (a fine esercizio precedente): attualmentel’avanzo presunto deriva dal modello C, che include i residui relativi ad eserciziprecedenti. Questo ha portato molti IS a programmare spese su fonti di fatto nondisponibili, innescando un circolo vizioso di programmazione non veritiera. In una primafase di transizione verso il nuovo modello contabile, si sono individuate alcune regoleper il contenimento dei residui, portate all’attenzione delle scuole del gruppo di lavoro,ma che dovranno essere formalizzate in un documento ufficiale:

• Residui attivi esercizi precedenti: NON devono essere impegnati ma inseritinella disponibilità finanziaria da programmare (z).

• Stralcio residui attivi esercizi precedenti: formalizzazione criteri. Erogazioniministero da utilizzare a chiusura residui più recenti, a seguire stralcio di quelliantecedenti e di quelli sicuramente inesigibili (USR, USP)

febbraio 2011 - 59

Strumenti di Registrazione – PdC attuale

La progettazione del nuovo Piano dei Conti parte dall’analisi approfondita del precedente

modello.

Il Piano dei Conti attualmente in uso, è strutturato come segue:

ENTRATE

La struttura delle entrate è articolata su

due livelli: entrambi i livelli prevedono

voci standard, non modificabili

04 01 Unione Europea

02 Provincia non vincolati

03 Provincia vincolati

04 Comune non vincolati

05 Comune vincolati

06 Altre istituzioni

Finanziamenti da

Enti locali o da altre

istituzioni pubbliche

VoceAggregato

Aggregato fonte

Voce dettaglio fonte,

tipologia di vincolo o

di dotazione

I livello

II livello

Il primo livello prevede la registrazione della fonte di

entrata per macro tipologia

Il secondo livello prevede la registrazione o del dettaglio

della fonte di entrata e/o della tipologia di vincolo e/o

della tipologia di dotazione

febbraio 2011 - 60

Strumenti di Registrazione – PdC attuale

SPESE

La struttura delle spese è

articolata su tre livelli, di cui

due obbligatori e uno “semi-

libero” (alle scuole è concesso

aggiungere delle voci su una

struttura predefinita).

Livello 1 (Tipo) Livello 2 (Conto) Livello 3 (Sottoconto)

01 Personale 01 001 Compensi netti

002 ritenute previdenziali e assistenziali

003 Ritenute erariali

004 Altre ritenute

099 Arrotondamenti

Supplenze brevi e saltuarie

docenti

Tipologia natura

Conto natura

I livello

II livello

Il primo livello prevede la registrazione della tipologia di

natura della spesa: personale, beni di consumo, ecc

Il secondo livello prevede la registrazione del conto

all’interno della tipologia scelta.

Sottoconto naturaIII livelloIl terzo livello prevede la registrazione del sottoconto

legato al conto scelto.

febbraio 2011 - 61

Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: entrate

DECLINAZIONE DELLE ENTRATE

L’utilizzo dei tre pilastri sopraindicati permette di:

differenziare la gestione corrente dalla gestione relativa ad operazioni pluriennali;

individuare le fonti di finanziamento;

visualizzare la destinazione delle entrate.

TIPOLOGIA• ENTRATE CORRENTI

• ENTRATE IN C/CAPITALE

DESTINAZIONE

FONTE DIFINANZIAMENTO

• FINANZIAMENTI PER ATTIVITA’

• FINANZIAMENTI PER PROGETTI

• ENTRATE PER GESTIONI ECONOMICHE

• ENTI PUBBLICI

• PRIVATI

• AUTOFINANZIAMENTO

Il nuovo Piano dei Conti viene costruito con una visione prevalente per fonte delle

entrate e natura delle spese, pur non tralasciando l’attributo informativo della

destinazione.

La struttura delle entrate viene quindi determinata come segue.

febbraio 2011 - 62


ENTRATE – REGISTRAZIONE PER FONTE

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

I livello

II livello


entrata: corrente o in conto capitale

Il secondo livello prevede la registrazione della fonte di

entrata secondo categorie predefinite: finanziamenti da

enti pubblici, finanziamenti da privati, ecc, ecc

Dettaglio fonte

entrate

Tipologia di vincolo

o di dotazione

III livello

IV livello

Il terzo livello prevede il dettaglio della fonte di entrata,

che dipende dalla categoria selezionata; ad esempio in

caso di finanziamenti da enti pubblici: finanziamenti

stato, finanziamento regione, ecc,ecc

Il quarto livello prevede la registrazione della tipologia

di vincolo e/o della tipologia di dotazione

La struttura delle entrate è così articolata:

febbraio 2011 - 63


ENTRATE – DEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONE

Tipologia di

destinazione

Categoria di

destinazione

I livello

II livello

Il primo livello prevede la scelta della tipologia di

destinazione: attività, progetti, gestioni economiche

Il secondo livello prevede la scelta di categorie standard

all’interno della tipologia selezionata; ad esempio, per i

progetti: progetti di musica, teatro e spettacolo oppure

progetti di lingua

Voce di

destinazioneIII livello

Il terzo livello prevede il dettaglio della destinazione,

chiaramente in base alle scelte precedenti; quindi in

caso di progetti di lingua: progetti di lingua inglese, o

progetti di lingua francese, ecc ecc

febbraio 2011 - 64


Si propone di seguito un esempio: supponiamo che la scuola riceva un finanziamento

regionale destinato alla realizzazione dello spettacolo di Natale.

Come deve essere registrato utilizzando il nuovo Piano dei Conti?

ENTRATE

Finanziamenti da Enti

Pubblici

Vincolato

Finanziamenti

Regione

REGISTRAZIONE PER FONTE DEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONE

Finanziamenti per

Progetti

Progetti di musica,

teatro e spettacolo

Spettacolo di Natale

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

I livello

II livello

Dettaglio fonte

entrate

Tipologia di vincolo o

di dotazione

III livello

IV livello

Entrate correnti

Tipologia di

destinazione

Categoria di

destinazione

Voce di

destinazione

I livello

II livello

III livello

febbraio 2011 - 65

Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: spese

DECLINAZIONE DELLE SPESE

L’utilizzo dei tre pilastri sopraindicati permette di:

differenziare la gestione corrente dalla gestione relativa ad operazioni pluriennali;

visualizzare la destinazione della spesa per progetti, attività e gestioni economiche;

visualizzare le diverse tipologie di spesa.

•SPESE CORRENTI

•SPESE PER INVESTIMENTO

•SPESE PER ATTIVITA’

•SPESE PER PROGETTI

•SPESE PER GESTIONI ECONOMICHE

•PERSONALE

•BENI DI CONSUMO

•ACQUISTO SERVIZI E GODIMENTO BENI DI TERZI

•ALTRE SPESE

TIPOLOGIA

DESTINAZIONE

NATURA

La struttura delle spese viene determinata come segue.

febbraio 2011 - 66


SPESE – REGISTRAZIONE PER NATURA

Tipologia spese

Categoria spese

I livello

II livello


spesa: corrente o per investimenti

Il secondo livello prevede la registrazione della natura

della spesa secondo macro categorie predefinite:

personale, beni di consumo, acquisto servizi, ecc

Dettaglio spese

Voce spese

III livello

IV livello

Il terzo livello prevede il dettaglio della natura della

spesa, che dipende dalla categoria selezionata; ad

esempio in caso di spese per di beni di consumo: carta

e cancelleria oppure giornali e riviste.

Il quarto livello prevede la registrazione della voce di

spesa, che dipende dalle scelte precedentemente

effettuate; in caso di acquisto beni – carta e cancelleria:

carta.

febbraio 2011 - 67


Tipologia di

destinazione

Categoria di

destinazione

I livello

II livello

Voce di

destinazioneIII livello

SPESE – DEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONE

Il primo livello prevede la scelta della tipologia di

destinazione: attività, progetti, gestioni economiche

Il secondo livello prevede la scelta di categorie standard

all’interno della tipologia selezionata; ad esempio, per i

progetti: progetti di musica, teatro e spettacolo oppure

progetti di lingua

Il terzo livello prevede il dettaglio della destinazione,

chiaramente in base alle scelte precedenti; quindi in

caso di progetti di lingua: progetti di lingua inglese, o

progetti di lingua francese, ecc ecc

febbraio 2011 - 68


Si propone di seguito un esempio: supponiamo che la scuola nell’ambito dell’organizzazione

dello spettacolo di Natale debba acquistare cancelleria per preparare la scenografia.

Come si registra utilizzando il nuovo Piano dei Conti?

SPESE

Beni di consumo

Cancelleria

Carta, cancelleria e

stampati

REGISTRAZIONE PER NATURA DEFINIZIONE DELLA DESTINAZIONE

Spese per Progetti

Progetti di musica,

teatro e spettacolo

Spettacolo di Natale

Tipologia spese

Categoria spese

I livello

II livello

Dettaglio spese

Voce spese

III livello

IV livello

Spese correnti

Tipologia di

destinazione

Categoria di

destinazione

Voce di

destinazione

I livello

II livello

III livello

febbraio 2011 - 69

Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: spese del personale

Contrattati e pagati a livello

centrale

Contrattati a livello di IS,

monitorati dall’IS e pagati a

livello centrale

COMPETENZE FISSE

COMPETENZE

ACCESSORIE

Contrattate e liquidate a livello

di IS

SUPPLENZE BREVI E

ALTRE COMPETENZE

RESIDUALI

La scuola comunica le presenze, ma la

contrattazione, la determinazione degli importi e

l’erogazione sono centralizzati

La contrattazione e la comunicazione delle

competenze maturate è a carico dell’IS; in base a tali

comunicazioni l’erogazione è centralizzata.

La contrattazione, il monitoraggio della maturazione

delle competenze, ed anche la liquidazione sono a

carico dell’IS. Per le supplenze i fondi sono comunque

ministeriali, esistono poi altri oneri accessori, che

derivano da progetti finanziati da altre fonti (progetti

europei, contributi allievi etc).

Le voci sia di Entrata che di Spesa presenti sul Piano dei Conti saranno visibili integralmente

sul modello PdC in formato xls; inoltre tali voci sono ancora oggetto di confronto con le scuole

del gruppo di lavoro.

Una particolare attenzione per incidenza sul costo totale della scuola, e anche alla luce

delle novità introdotte dal Cedolino Unico, meritano le spese inerenti il Personale.

Tali spese, con l’avvento del Cedolino Unico, sono gestite con tre modalità diverse:

febbraio 2011 - 70

Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: spese del personale

Con l’applicazione del principio di cassa, in bilancio sarebbero registrate solo le spese del

personale contrattate e liquidate dalla scuola.

In tal modo le Istituzioni scolastiche non avrebbero la possibilità di monitorare in

maniera puntuale i costi del personale, determinati dalla scuola ma liquidati

centralmente.

Di contro, già esiste un sistema di comunicazione di tali informazioni verso il MEF, per cui la

gestione diretta in bilancio, rischia di duplicare la registrazione.

PROPOSTA

Prevedere la rilevazione centralizzata delle informazioni relative alla contrattazione e alla

rilevazione delle competenze accessorie, che alimenti sia il flusso informativo verso il MEF

che verso il MIUR. La parte di bilancio relativa a tali voci, si alimenta in automatico e si

visualizza nel bilancio dell’IS, ma la scuola dovrà procedere alla definizione della

destinazione di tali ore e quindi di tali costi.

Pensando ad un’attività di benchmarking e controllo sempre più puntuale,

sarebbe utile monitorare anche gli oneri accessori che non transitano da

cedolino unico.

L’obiettivo è di evidenziare le modalità di monitoraggio del costo medio del

personale, ma anche dei progetti collegati.

riflessione

febbraio 2011 - 71

Strumenti di Registrazione – nuovo PdC: conclusioni

ENTRATE

Le principali modifiche rispetto al Piano dei

Conti precedente sono:

• Classificazione delle entrate in “correnti” e

“in conto capitale”.

• Definizione omogenea del 2° livello per

fonte di finanziamento

• Definizione di un 4°livello libero per

inserimento fonte di entrata

• Creazione di macrocategorie di entrata

• Aggiunta della voce entrate da

autofinanziamento per evidenziare la

capacità delle scuole di creare reddito al di

fuori dei finanziamenti pubblici o privati

• Distinzione tra residui anno in corso e

residui anni precedenti

• Maggiore dettaglio nella composizione

avanzo di amministrazione: distinzione tra

avanzo dovuto alla gestione da quello

relativo ai residui anno in corso e anni

precedenti.

SPESE

Le principali modifiche rispetto al Piano dei

Conti precedente sono:

• Classificazione delle spese in “correnti” e

“per investimenti”.

• Distinzione delle voci “Contributi e oneri a

carico” (INPS, IRAP, INPDAP, INAIL) per

singolo istituto contrattuale, (ex voce 1.11

eliminata e inserita su ciascun istituto

contrattuale).

• Evidenza aggregato “imposte e tasse” su

2°livello, anche per consentire al MIUR di

monitorarne l’incidenza.

• Evidenza per spese utenze e manutenzioni

ordinarie e straordinarie le spese a carico

degli Enti locali.

Per concludere si presenta l’elenco delle principali modifiche apportate al Piano dei Conti:

febbraio 2011 - 72

Strumenti di Registrazione – regole di base

L’obiettivo di andare verso un bilancio di cassa, comporta la definizione di alcuni criteri dirilevazione delle entrate/uscite volto alla riduzione del fenomeno di creazione dei residui.

In particolare:

1) Non possono essere liquidate le spese se non sono state incassate le relative

entrate di competenza, questo in particolare per i finanziamenti vincolati e le partite di

giro (ad esempio: non si pagano le gite se non sono stati raccolti i versamenti delle quote

degli alunni; oppure non si pagano le manutenzioni se non sono stati ricevuti i fondi

dell’Ente pubblico di competenza).

2) La scuola, in autonomia, può decidere di utilizzare la disponibilità di cassa non

vincolata per spese per cui non sono ancora state rilevate le entrate, tale regola

può essere seguita solo seguendo criteri di prudenza e di certezza delle future entrate (es.

anticipo il pagamento delle supplenze ma è già stata ricevuta comunicazione dal Ministero

del prossimo trasferimento).

3) Nel caso in cui sia necessario anticipare le spese per ottenere un finanziamento

(ad esempio, in caso di Progetti Europei), la scuola può anticiparle con il fondo di

cassa disponibile non vincolato, ma nel contempo creare un accantonamento in

bilancio pari ad una percentuale (da definire) del credito residuo. Il fondo creato, quando

la scuola riesce a incassare il finanziamento, potrà essere destinato ad alimentare la

disponibilità da investire.

Prima di passare alla descrizione degli strumenti di consuntivazione, appare necessario

presentare alcune regole di base.

febbraio 2011 - 73


Inoltre si ritiene utile presentare un esempio relativo alle modalità di registrazione contabile,

sia per quanto riguarda le entrate che le spese.

Al momento della registrazione sarà necessario rilevare la transazione per fonte delle entrate

e natura delle spese, non tralasciando la definizione della destinazione.

ESEMPIO REGISTRAZIONE ENTRATE

Registrazione per fonte

Finanziamenti dallo Stato - vincolati 60

Definizione della destinazione

Funzionamento Amministrativo

NOTA:

In questo caso il nuovo software

contabile dovrebbe proporre l’elenco

delle destinazioni previste in budget.

Sarà OBBLIGATORIO l’inserimento della destinazione di ogni entrata/uscita

rilevata, da “agganciare” al terzo livello delle uscite e al quarto delle entrate.

FUNZIONAMENTO AMMINISTRATIVO

Entrate Previste Accertate Incassate

finanziamenti vincolati da stato 100 100

Diritto allo studio 70 60 0

TOTALE 170 160 0

Spese Previste Impegnate Liquidate

suplenze brevi ATA 90

Carta cancelleria stampati 40

Materiale accessorio 40

TOTALE 170 0 0

febbraio 2011 - 74


ESEMPIO REGISTRAZIONE SPESE

Registrazione per natura

Supplenze brevi ATA 30

Definizione della destinazione

Funzionamento Amministrativo

FUNZIONAMENTO AMMINISTRATIVO

Entrate Previste Accertate Incassate

finanziamenti vincolati da stato 100 100 60

Diritto allo studio 70 60 0

TOTALE 170 160 60

Spese Previste Impegnate Liquidate

suplenze brevi ATA 90 40

Carta cancelleria stampati 40

Materiale accessorio 40

TOTALE 170 40 0

NOTA:

In questo caso il nuovo software

contabile dovrebbe proporre l’elenco

delle destinazioni previste in budget.

Il software gestionale dovrà:

1) rendere obbligatorio l’aggancio al terzo livello delle uscite ed al quarto delle entrate per quanto

concerne l’inserimento della destinazione;

2) visualizzare le sole destinazioni per cui tale spesa/entrata è stata prevista;

3) bloccare o segnalare l’utilizzo di fonti di entrata vincolate per destinazioni diverse;

4) bloccare o segnalare in modo evidente la rilevazione di uscite se prima non sono state registrate

le entrate afferenti;

5) segnalare il saldo fra entrate/uscite per destinazione.

febbraio 2011 - 75

Strumenti di Consuntivazione – introduzione

Un discorso molto simile a quello fatto per i modelli di previsione, può essere fatto per gli

strumenti di consuntivazione.

In base alle registrazioni contabili, in particolare a mandati e reversali, vengono compilati n

modelli I in relazione al numero di attività e progetti; tali dati vengono aggregati nel

modello H.

Rendiconto MODELLO I Conto Consuntivo

MODELLO HRendiconto MODELLO I

Compilazione rendiconto per

progetti e attività

Aggregazione degli n modelli

I nel Conto Consuntivo

Descrizione delle entrate per

fonte

Descrizione delle spese per

natura

Descrizione delle entrate per

fonte

Descrizione delle spese per

natura e per destinazione

febbraio 2011 - 76

Strumenti di Consuntivazione – modello I

Dal punto di vista architetturale il modello I, che sottende il Piano dei conti, è strutturato

come segue:

DESTINAZIONE ATTIVITÀ - PROGETTO

Redazione del Rendiconto in base alla

tipologia di destinazione: o attività o

progetto.

Aggregato fonte

Voce dettaglio fonte, tipologia di

vincolo o di dotazione

I livello

II livello

Tipologia natura

Conto natura

I livello

II livello

Sottoconto naturaIII livello

ENTRATE

SPESE

Rendicontazione delle entrate in base alla

fonte; al secondo livello si registrano

informazioni diverse: o il dettaglio della

fonte, o il tipo di vincolo, o il tipo di

dotazione.

Rendicontazione delle spese in base alla

natura delle uscite, su tre livelli di

dettaglio.

febbraio 2011 - 77

Strumenti di Consuntivazione – modello H

L’attuale modello H (Conto Consuntivo) è strutturato come segue:

Entrate

Spese







Altre entrate

Mutui


NATURA/DESTINAZIONE

Consuntivazione delle

entrate in base alla fonte di

finanziamento.

Consuntivazione delle

spese, in base sia alla natura

di uscita sia alla

destinazione; le due

dimensioni sono in questo

caso difficilmente

estrapolabili



Spese di personale



Progetti Progetto 1

Progetto n

Azienda agraria

Azienda speciale



Gestioni

economiche

Le problematiche relative ai modelli di consuntivazione sono identiche a quelle

presentate per i modelli di previsione.

febbraio 2011 - 78

Strumenti di Consuntivazione – nuovo schema logico

NUOVO PIANO DEI CONTI

NUOVO MODELLO I

NUOVO MODELLO H

Il nuovo modello di Consuntivazione mira a rappresentare in maniera completa le attività di

rendicontazione e consuntivazione delle scuole.

Lo schema logico per la formazione del conto consuntivo è il seguente:

Le registrazioni contabili

alimentano in maniera diretta

il Conto Consuntivo (modello

H) e il Rendiconto (modello I)

1. Aggregazione dei dati delle registrazioni contabili nel

conto consuntivo (visione prevalente per natura)

2. Rendicontazione dei dati registrati in contabilità per

tipologia di destinazione, sia a livello macro (modello

I), sia a livello di dettaglio (modelli I1, I2, I3)

I nuovi modelli sono stati costruiti in maniera tale da assicurare una coerente ed

oggettiva confrontabilità tra la previsione e la consuntivazione.

Nuovo modello I1

Nuovo modello I2

Nuovo modello I3

febbraio 2011 - 79

Strumenti di Consuntivazione – nuovo modello H

Le registrazioni contabili alimentano automaticamente il Conto Consuntivo, costruito con

una visione per natura.

La struttura del nuovo modello di consuntivazione è la seguente (si noti che la struttura è

perfettamente sovrapponibile al Bilancio di Previsione – mod. A3):

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia spesa

Categoria spesa

FONTE ENTRATE

NATURA SPESE

ENTRATE CORRENTI

FINANZIAMENTI DA

ENTI PUBBLICI

SPESE CORRENTI

BENI DI CONSUMO

ENTRATE

SPESE

III

livello

VOCE

PREDEFINITA

Dettaglio fonte

entrate

FINANZIAMENTI

REGIONE

CARTA, CANCELLERIA

E STAMPATI

II

livello

VOCE

PREDEFINITADettaglio spesa


febbraio 2011 - 80

Strumenti di Consuntivazione – nuovo modello I

Le registrazioni contabili alimentano automaticamente anche il Rendiconto, costruito con

una visione per destinazione.

La struttura del nuovo modello di rendicontazione è la seguente (si noti che la struttura è

perfettamente sovrapponibile al Budget – mod. A2):

DES

TIN

AZ

IO

NE

Tip

olo

gia

di

desti

nazio

ne

I

livello

TIP

OLO

GIA

PR

ED

EFIN

ITA

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Tipologia spesa

Categoria spesa

FONTE ENTRATE

NATURA SPESE PR

OG

ETTI

ENTRATE

CORRENTI

FINANZIAMENTI

DA ENTI PUBBLICI

SPESE CORRENTI

BENI DI CONSUMO

ENTRATE

SPESE


febbraio 2011 - 81


Tipologia di

destinazione

Categoria di

destinazione

I livello

II

livello

DESTINAZIONE

Progetti

Progetti di lingua

I livello

II

livello

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

Infine, dalle registrazioni contabili e dalle aggregazioni visibili a livello macro nel modello I, si

alimentano le nuove schede di rendicontazione, costruite in base alla tipologia di

destinazione:

• I1: scheda di rendicontazione per attività

• I2: scheda di rendicontazione per progetto

• I3: scheda di rendicontazione per gestione economica

La struttura generale è la seguente (si noti la perfetta sovrapponibilità con le schede di

previsione – modelli B1, B2, B3):

Rendicontazione per destinazione

secondo i livelli definiti

febbraio 2011 - 82


I livello

II

livello

III

livello

FONTE ENTRATERendicontazione delle entrate per fonte di

finanziamento

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

VOCE

PREDEFINITA

Tipologia entrate

Categoria fonte

entrate

Dettaglio fonte

entrate

I livello

II

livello

III

livello

Entrate correnti

Finanziamenti da

Enti Pubblici

Finanziamenti

Regione

I livello

II

livello

III

livello

NATURA SPESE Rendicontazione delle spese per natura

TIPOLOGIA

PREDEFINITA

CATEGORIA

PREDEFINITA

VOCE

PREDEFINITA

Tipologia spesa

Categoria spesa

Dettaglio spesa

I livello

II

livello

III

livello

Spese correnti

Beni di consumo

Carta, cancelleria

e stampati

febbraio 2011 - 83


Premessa


Il quadro normativo

I nuovi modelli

Esempio di modello di controllo Metodologia Il modello di controllo per la scuola Il modello di controllo per il MIUR

Conclusioni

febbraio 2011 - 84

Metodologia – introduzione

La nuova architettura contabile nasce con l’obiettivo di restituire coerenza alle registrazioni

contabili ed assicurare l’omogeneità dei dati.

Premesso che, le modifiche al sistema informativo saranno decisive per il raggiungimento

dell’obiettivo, si può affermare che la nuova struttura contabile consentirà sia alle scuole sia

al MIUR di tenere sotto controllo una serie di parametri.

In particolar modo, considerate le diverse esigenze di controllo delle Istituzioni Scolastiche e

del Ministero, il modello di contabilità analitico gestionale progettato, permetterà ai due attori

principali di ottenere una serie di informazioni d’interesse a diverso livello di dettaglio

La fase di controllo ha un duplice obiettivo:

1. accertare i risultati;

2. reperire informazioni per la revisione del processo di programmazione.

La fase di controllo consente inoltre di:

verificare il modo in cui gli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione siano stati

conseguiti;

accertare che la gestione sia correttamente attuata;

intervenire sulle cause alla base degli scostamenti (differenze tra dati di

budget e dati consuntivi) che ostacolano il raggiungimento degli obiettivi.

Per fare ciò ci sarà bisogno di strutturare un percorso metodologico finalizzato alla

costruzione di un primo modello di controllo.

febbraio 2011 - 85

Metodologia – dimensioni

Il primo passo per la costruzione di un modello di controllo è rappresentato dalla definizione

delle dimensioni dell’analisi e degli attributi informativi.

Individuazione delle dimensioni di analisi in modo da offrire una visionecomune dei fenomeni chiave; in particolare le ottiche di analisi da cui, anostro avviso, non è possibile prescindere sono:

Entità organizzativa

Entità geografica

Entità offerta formativa

DIMENSIONI

Entità

organizzativa -

esempio

1. Scuola elementare

2. Scuola media

3. Scuola superiore

3.1 Licei

3.2 Istituti tecnici

3.3 Istituti Professionali

3.1.1 Classico

3.1.2 Scientifico

Entità

geografica -

esempio

1. Nord

2. Centro

3. Sud e Isole

3.1 Campania

3.2 Sicilia

3.3 Puglia

3.1.1 Napoli

3.1.2 Caserta

Entità off.

formativa -

esempio

1. Attività

2. Progetti

3. Gestioni Econ.

2.1 Progetti scientifici

2.2 Progetti di lingua

2.3 Progetti di musica

2.1.1 Inglese

2.1.2 Francese

febbraio 2011 - 86

Metodologia – attributi

Definite le dimensioni delle analisi è necessario delimitare il perimetroinformativo, individuando gli attributi.

DIMENSIONI

ATTRIBUTI

Individuazione degli attributi informativi in modo da identificare leinformazioni utilizzabili in fase di analisi:

Dati contabili

Dati extracontabili

Di seguito alcuni esempi per differenziare le due categorie di informazioni.

DATI CONTABILI –

ESEMPIO

DATI EXTRACONTABILI -

ESEMPIO

Entrate per fonte di finanziamento

Entrate per tipologia di

destinazione

Spese per natura

Spese per tipologia di

destinazione

Numero alunni

Numero docenti

Numero personale ATA

Localizzazione

geografica

febbraio 2011 - 87

Metodologia – obiettivi

Individuate le dimensioni dell’analisi e definito il perimetro informativo, il passaggio obbligato

in un processo di controllo è dato dalla definizione degli obiettivi.

OBIETTIVI

Gli obiettivi del controllo sono legati alla tipologia di attore

interessato:

• le scuole avranno la necessità di verificare dati spesso molto

dettagliati;

• il MIUR avrà l’obiettivo di monitorare l’andamento generale, con la

possibilità di verifica puntuale di alcune situazioni “non target”.

Gli obiettivi solitamente sono espressi in maniera concettuale; ad

esempio: misurare la capacità della scuola di innovare l’offerta formativa

L’obiettivo espresso in forma concettuale deve essere trasformato in un

oggetto misurabile; ad esempio: trend degli ultimi 5 anni relativo alla

spesa per alunno sostenuta per la realizzazione dei progetti.

Infatti i progetti possono essere considerati una innovazione all’interno

dell’offerta formativa standard delle scuole; la capacità innovativa può

essere espressa dalla capacità di spesa, e quindi d’investimento, della

scuola su tali innovazioni formative

febbraio 2011 - 88

Metodologia – indicatori

OBIETTIVI

INDICATORI

Selezionando gli aspetti più significativi dell’obiettivo, è possibile

identificare informazioni (variabili) che ne riducano la complessità generale

individuando quello che in statistica si definisce un rapporto di indicazione;

dal rapporto di indicazione si derivano gli INDICATORI.

In base all’esempio precedente le variabili individuate sono: spesa per

progetti, numero di alunni, ultimi 5 anni.

L’indicatore è: (Spesa per progetti / numero alunni) serie storica 5 anni

Gli indicatori rappresentano quindi la combinazione di una serie di

variabili, dipendenti dagli obiettivi di controllo e dalle dimensioni

dell’analisi e dagli attributi informativi; è poco utile infatti individuare

obiettivi a cui non è possibile dare risposta per mancanza di dati.

Ad esempio, che utilità avrebbe estrapolare un indicatore che risponda

all’obiettivo di “monitorare i tempi di collocamento professionale in ambito

Ho.Re.Ca. (Hotellerie-Restaurant-Café) dei diplomati all’istituto

Alberghiero”, se non ci sono dati disponibili?

Nota: discorso inverso sarebbe quello di costruire un data warehouse, in relazione ad una serie

di obiettivi di controllo.

febbraio 2011 - 89

Metodologia – schede di controllo

INDICATORI

SCHEDA DICONTROLLO

Individuato l’indicatore che risponde all’obiettivo di controllo, e le variabili

che lo esprimono, è necessario definire le modalità di estrapolazione di tali

informazioni, dopo averne definito la tipologia.

Nel nostro esempio:

•Spesa per progetti - dato contabile

•Numero alunni - dato extracontabile

La modalità di estrapolazione dei dati d’interesse avviene attraverso la

progettazione di schede di controllo.

La progettazione di schede di controllo si basa quindi sull’aggregazione e/o

disaggregazione dei dati contabili e la combinazione degli stessi con le

informazioni disponibili extra contabilmente.

La fase di progettazione del processo di controllo può essere quindi sintetizzata come segue:

PROGETTAZIONE SCHEDA DICONTROLLO

IDENTIFICAZIONE VARIABILI

INDIVIDUAZIONE INDICATORE

DEFINIZIONE OBIETTIVO

DEFINIZIONE DIMENSIONI E

ATTRIBUTI

febbraio 2011 - 90

Il modello di controllo per la scuola

L'insieme di questi prospetti prodotti dà luogo al Sistema di Reporting (o

Reportistica)

Il report rappresenta lo strumento di presentazione dei risultati relativi alla

misurazione dell’obiettivo.

Scheda di controllo

Dati extracontabili

Dati contabili

INDICATORE

Dal punto di vista operativo, il processo di controllo attuabile dalle singole Istituzioni scolastiche,

deve rispondere principalmente all’obiettivo di monitorare componenti economiche e gestionali

di dettaglio; dal punto di vista logico può essere rappresentato come segue:

I dati elementari derivanti dall'operatività delle scuole

devono essere acquisisti dal sistema di Controllo.

I dati disponibili nel Data Base vengono

estrapolati in relazione alle voci presenti sulla

scheda di controllo; la combinazione di tali dati

consente di ottenere l’indicatore richiesto. Le

elaborazioni permettono di ottenere informazioni

aventi rilevanza gestionale che vengono organizzate

in prospetti.

REPORT

febbraio 2011 - 91


Di seguito si riportano alcuni esempi di obiettivi di controllo facilmente applicabili alla realtà

delle Istituzioni Scolastiche

trend degli ultimi 5 anni relativo

alla spesa per alunno sostenuta

per la realizzazione dei progettiOBIETTIVO

INDICATORE

VARIABILI

spese per progetti / numero alunni

• totale spese per progetti (5 anni)

• numero alunni (5 anni)

SCHEDA DI CONTROLLO

REPORT

€ -

€ 50

€ 100

€ 150

€ 200

2006 2007 2008 2009 2010

spese per progetti per alunno

INDICATORE totale spese per progetti / n. alunni

anno

x-4 x-3 x-2 x-1 x

numero alunni A - dati extracontabili

spese per progetti B - dati contabili

spese prog. / alunni B/A - indicatore


anno

2006 2007 2008 2009 2010

numero alunni 700 650 680 720 730

spese per progetti € 100.000 € 120.000 € 90.000 € 110.000 € 130.000

spese prog. / alunni € 143 € 185 € 132 € 153 € 178

SCHEDA DI CONTROLLO – esempio numerico

febbraio 2011 - 92


trend degli ultimi 5 anni relativo ai

finanziamenti da privati per alunnoOBIETTIVO

INDICATORE

VARIABILI

finanziamenti da privati / numero

alunni

• finanziamenti da privati (5 anni)


SCHEDA DI CONTROLLO

REPORT


INDICATORE totale finanziamenti da privati / n. alunni

anno

x-4 x-3 x-2 x-1 x


finanziamenti da privati B - dati contabili

fin. privati / alunni B/A - indicatore

INDICATORE totale finanziamenti da privati / n. alunni

anno

2006 2007 2008 2009 2010

numero alunni 700 650 680 720 730

finanziamenti da privati € 15.000 € 14.000 € 16.000 € 20.000 € 22.000

fin. privati / alunni € 21 € 22 € 24 € 28 € 30 € -

€ 10

€ 20

€ 30

€ 40

2006 2007 2008 2009 2010

finanziamenti da privati per alunno

febbraio 2011 - 93

Il modello di controllo per il MIUR

Il modello di controllo del MIUR deve invece necessariamente essere più sofisticato rispetto a

quello delle singole scuole; l’obiettivo è quello di assicurare il monitoraggio dell’andamento

generale ma nello stesso tempo garantire il controllo di situazioni specifiche considerate “non

target”.

Gli obiettivi di controllo del MIUR saranno quindi diversi da quelli delle scuole.

Si propone di seguito un esempio:

trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per la

realizzazione dei progetti dalle scuole superiori del Nord ItaliaOBIETTIVO

INDICATORE

ATTRIBUTI

spese per progetti / numero alunni

• totale spese per progetti (5 anni)


DIMENSIONI

• scuole superiori

• nord Italia

• progetti

febbraio 2011 - 94


Il secondo step è quello di estrapolare le informazioni necessarie per il raggiungimento

dell’obiettivo.

DATI CONTABILI DATI EXTRACONTABILI

Spese per progetti Numero alunni

ENTITÀ ORGANIZZATIVA

ENTITÀ GEOGRAFICA

ENTITÀ OFFERTA FORMATIVA

• Attività

• Progetti

• Gestioni economiche

• Scuola elementare

• Scuola media

• Scuola superioreY

X

Z

• Nord

• Centro

• Sud e isole

Scuole superiori

Per il MIUR l’obiettivo primario è quello di misurare i risultati sulle diverse dimensioni di analisi;

tale misurazione è il primo step che consente nel contempo di creare una base informativa.

Trend di spesa per alunno, delle scuole superiori del Nord

per la realizzazione dei progetti?

febbraio 2011 - 95


SCHEDA DI CONTROLLO


Tipologia Scuola dimensione

Area Geografica dimensione

Offeta Formativa dimensione

anno

x-4 x-3 x-2 x-1 x


spese per progetti B - dati contabili

spese prog. / alunni B/A - indicatore


Tipologia Scuola Scuole Superiori

Area Geografica Nord

Offeta Formativa Progetti

anno

2006 2007 2008 2009 2010

numero alunni 3.300.000 3.200.000 3.450.000 3.550.000 3.500.000

spese per progetti € 220.000.000 € 275.000.000 € 330.000.000 € 352.000.000 € 440.000.000

spese prog. / alunni € 67 € 86 € 96 € 99 € 126


febbraio 2011 - 96


I dati elementari derivanti dall'operatività delle scuole devono essere quindi acquisisti dal

sistema di Controllo del MIUR; all'interno di tale sistema questi dati verranno elaborati

secondo varie Ottiche di Analisi e trattati con delle Tecniche Gestionali.

Queste elaborazioni permettono di ottenere informazioni aventi rilevanza gestionale che

vengono organizzate in prospetti.

L'insieme di questi prospetti prodotti dà luogo al Sistema di Reporting (o

Reportistica)

I report sono predisposti secondo

varie ottiche in funzione degli utenti

Report per tipologia di scuola

UTENTI

Report per tipologia di liceo

Report per area geografica

Report per tipologia di progetti

febbraio 2011 - 97


REPORT

€ -

€ 50

€ 100

€ 150

2006 2007 2008 2009 2010

spese progetti per alunno - scuole superiori - Nord Italia

febbraio 2011 - 98


Si propone infine un ultimo esempio.

trend degli ultimi 5 anni relativo alla spesa per alunno sostenuta per

l’acquisto di beni di consumo diversificata per area geografica.OBIETTIVO

INDICATORE

ATTRIBUTI

spese per beni di consumo / numero alunni

• totale spese per beni di consumo (5 anni)


DIMENSIONI • area geografica

febbraio 2011 - 99


SCHEDA DI CONTROLLO

INDICATORE totale spese per beni di consumo / n. alunni

Macro Tipologia Scuola dimensione

Area Geografica dimensione

anno

x-4 x-3 x-2 x-1 x


spese per beni di consumo B - dati contabili

spese beni di consumo / alunni B/A - indicatore

REPORT

€ -

€ 50

€ 100

€ 150

2006 2007 2008 2009 2010

spese beni di consumo per alunno

nord

centro

sud e isole

febbraio 2011 - 100


Premessa


Il quadro normativo

I nuovi modelli


Conclusioni

febbraio 2011 - 101

Conclusioni

DICEMBRE GENNAIO FEBBRAIO

SVILUPPO MODELLO CAG

BENCHMARKING

FORMAZIONE

1°SAL

AS IS - RICOGNIZIONE MODELLIZZAZIONE E REPORTING

PREVISTO

REALIZZATO

STATO SAL

STATO DELIVERABLES

REPOSITORY OGG. FORM. FORM

AVVIO

INPUT - OUTPUT MISSIONI RISULTATI

2°SAL

AS IS

100%

3°SAL

TO BE

4°SAL

100%

La fase di sviluppo del Modello di Contabilità Analitico Gestionale, nel rispetto dei tempi previsti,

può considerarsi terminata.

febbraio 2011 - 102

Seconda fase – macro attività

MACRO ATTIVITÀ – SECONDA FASE

Formalizzazione dettagliata e implementazione dell’architettura e degli strumenti proposti al

fine di renderli utilizzabili.

1.Redazione del manuale contabile e delle istruzioni operative relative all’utilizzo dei nuovi

strumenti.

2.Redazione di un “Manuale di regole base” da fornire alle scuole entro agosto 2011, con

l’obiettivo di supportare le IS nelle attività di gestione amministrativo contabile (ad esempio

sui residui oppure sui progetti), sia per agevolare il processo di cambiamento futuro.

3.Progettazione e redazione del nuovo regolamento amministrativo contabile (dal budget al

monitoraggio) delle scuole definendo i processi, le regole, le istruzioni operative, gli attori

coinvolti, le deleghe e le responsabilità, gli strumenti da utilizzare, le modalità di utilizzo, i

tempi, i meccanismi e gli strumenti di controllo. Supporto al gruppo di lavoro ministeriale per

adeguamento della normativa di riferimento.

4.Supporto alla modellazione del software di gestione amministrativo contabile.

5.Test nuove procedure su scuole campione.

6.Predisposizione del materiale didattico per la formazione dei DSGA e dei revisori ai nuovi

processi.

7.Formazione dei DSGA e dei Revisori al fine di supportare il processo di cambiamento e di

introduzione dei nuovi strumenti e delle nuove regole.

E’ importante creare un centro di coordinamento tra le scuole del gruppo di lavoro e i diversi

uffici del MIUR competenti, relativamente allo sviluppo di attività parallele (si veda ad esempio il

lavoro svolto dall’Ufficio Monitoraggio relativamente alla tassonomia progetti).

Il lavoro svolto apre diversi scenari di completamento che non possono essere ignorati.

febbraio 2011 - 103

Seconda fase – gantt

febbraio 2011 - 104

PADOVA

35127 - Corso Stati Uniti, 23/C

Tel. 049 8283411 Fax 049 8702624

MILANO

20090 ASSAGO - Strada 2, palazzo D/3 (MilanoFiori)

Tel. 02 528201 - Fax 02 52820566

ROMA

00185 - Via S. Martino della Battaglia, 56

Tel. 06 492011 Fax 06 49201248

Dipartimento per la Programmazione Direzione Generale per la … · monitoraggio e controllo di...

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