Plan estratégico

Oficina de Comunicación15 de noviembre de 2007

Misión

La Oficina de Comunicación es la unidad

técnica que gestiona, de forma creativa y

profesional, la comunicación global de la

Universidad de Alicante con

transparencia y veracidad, para difundir

sus actividades y transmitir a la sociedad

y entre la comunidad universitaria los

valores de la institución.

Valores

Transparencia

Responsabilidad social

Igualdad

Flexibilidad

Comunicación

Eficacia

Grupos implicados

Medios de comunicación: Redacciones

Medios de comunicación: Departamentos de publicidad

Órganos universitarios: Centros, institutos y departamentos.

PAS y PDI

Alumnos universitarios

Ex alumnos

Familiares de alumnos universitarios

Alumnos de secundaria y sus familares

Empresas y asociaciones empresariales

Instituciones y organismos públicos

Fundaciones y otras organizaciones sociales

Otras universidades y centros de enseñanza superior e investigación

Entidades firmantes de convenios con la Universidad de Alicante

Sociedades integradas en Fundación General y otras sociedades y fundaciones participadas por la Universidad de Alicante.

Sedes

Factores clave

Son todos aquellos que afectan al

cumplimiento de la misión y sobre

los que la organización no tiene

jurisdicción directa.

Factores clave

ECONÓMICOS

Presupuesto de la UA destinado a

Comunicación

Factores clave

SOCIALES

Demografía

Estructura y dinámicas cambiantes

en los medios de comunicación

Factores clave

CULTURALES

Escasa cultura sobre comunicación

corporativa en el entorno

Factores clave

INFRAESTRUCTURAS

Ampliación del Campus. Parque

Científico

Desarrollo de las TIC

Factores clave

POLÍTICA UNIVERSITARIA

Legislación universitaria

Espacio Europeo de Educación Superior

Entorno político

Plan Estratégico de la Universidad

Competencia con otras universidades

Internacionalización

Ejes estratégicos

Dirección y organización

Infraestructuras y servicios

Componente humano

Financiero-económico

Relaciones externas Relaciones internas

Análisis DAFO

FORTALEZAS

Excelente actitud y capacitación del elemento humano

infraestructura tecnológica adecuada

Oficina posicionada positivamente en la estructura de la institución

Prestigio externo

Creatividad, dinamismo, adaptabilidad al cambio

Análisis DAFO

OPORTUNIDADES

Creciente importancia de la comunicación en las organizaciones

Desarrollo de la UA y sus actividades

Apoyo institucional a la O.C.

Proliferación de medios de comunicación y su interés por las noticias universitarias y científicas

Acceso al conocimiento y a los avances tecnológicos

(Trabajar en un entorno de conocimiento y tecnológico)

Análisis DAFO

DEBILIDADES

Dificultades en la coordinación interna

Inestabilidad del equipo debido a la rotación del personal

Incertidumbre derivada de los cambios en las políticas académicas

Dependencia externa en el plan de formación continua

No tener planificación anual escrita

Análisis DAFO

AMENAZAS

Proliferación incontrolada de focos de comunicación en la UA.

Desconocimiento de nuestras funciones y servicios por parte de algunos miembros directivos de la comunidad

Intrusismo de no profesionales en asuntos técnicos de comunicación

Sistema institucional de dotación de puestos de trabajo

Inestabilidad estratégica por cambios en la dirección institucional

Visión

Se define la visión como el estado ideal que se pretende alcanzar.

A partir de un modelo comunicacional basado en la comunicación institucional como herramienta de gestión de la Universidad de Alicante, inmersa ésta en un proceso continuo de modernización y de relaciones externas globales, esta unidad técnica se posiciona como dinamizadora de la comunicación universitaria interna y externa.

Se dispone de un sistema de información tecnológico y humanizado a la vez que facilita la toma de decisiones y la proyección de las actividades universitarias en el contexto mundial.

Visión (cont.)

Basados en la estrategia de la institución, se implantará una gestión de la comunicación anticipativa, participativa e integrada, basada en la dirección por objetivos y resultados y apoyada en una estructura de gestión flexible, coordinada y creativa. Las funciones y procesos están bien definidos y responden a un sistema de gestión de calidad orientado al usuario, interno y externo.

Las personas constituyen el elemento clave, por lo que se facilita al máximo el desarrollo de sus potencialidades y se favorece un buen clima sociolaboral. Unido a la existencia de un sistema de evaluación que permite reconocer a aquellos que actúan con profesionalidad y compromiso para con la institución y la sociedad.

Existe una cultura de comunicación que integra los flujos de información y

que favorece la interacción dinámica con el entorno.

Objetivos estratégicos

DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN

Diseñar e implantar un sistema de dirección estratégica, que basada en la estrategia de la institución, cuente con el apoyo de una estructura de gestión adecuada propiciando el desempeño efectivo, creativo y responsable de los miembros de la unidad, incorporando mecanismos de evaluación de la calidad.

Objetivos estratégicos

INFRAESTRUCTURAS Y SERVICIOS

Incrementar la calidad de las infraestructuras y los servicios, mejorando de manera significativa el grado de satisfacción de los usuarios

Objetivos estratégicos

COMPONENTE HUMANO

Implantar un sistema de desarrollo del componente humano que sitúe a las personas en el núcleo de la gestión de la comunicación, fomentando criterios de eficiencia y compromiso en el desempeño de sus tareas.

Objetivos estratégicos

FINANCIERO ECONÓMICO

Gestionar con rigor los recursos

económicos procesando la información

necesaria pra la toma de decisiones,

sobre todo las adoptadas en la inversión

publicitaria

Objetivos estratégicos

RELACIONES EXTERNAS

Identificar la información relevante y estratégica para los objetivos de la Universidad y transmitirla veraz y transparentemente a los públicos objetivos de la institución mediante las técnicas profesionales idóneas. a fin de lograr una imagen positiva en el entorno.

Objetivos estratégicos

RELACIONES INTERNAS

Diseñar e implantar un proyecto institucional de comunicación interna que garantice la coordinación y eficacia de los servicios a la comunidad universitaria.

Acciones

Eje estratégico: DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN

Delimitar y establecer por escrito las competencias de cada área de trabajo

Elaborar anualmente el plan anual de acciones de cada área de trabajo

Definir los procesos de trabajo y describir los procedimientos correspondientes a cada proceso

Elaborar y difundir la carta de servicios

Establecer un sistema de evaluación del rendimiento y resultados de la Oficina de Comunicación

Elaborar y realizar periódicamente encuestas de satisfacción de los usuarios de la Oficina

Elaborar la memoria anual del curso académico

Acciones

Eje estratégico: INFRAESTRUCTURAS Y SERVICIOS

Aplicar el sistema de evaluación que establezca la Gerencia para conocer el grado de satisfacción del componente humano de la oficina de Comunicación con los recursos disponibles para desempeñar el trabajo.

Implantar un sistema control de consumos para colaborar a la protección del medio ambiente

Acciones

Eje estratégico: COMPONENTE HUMANO

Facilitar al personal la realización de cursos de la oferta anual de la Universidad

Realizar periódicamente una encuesta para conocer el clima laboral del personal de la Oficina

Acciones

Eje estratégico: FINANCIERO ECONÓMICO

Elaborar el presupuesto anual antes de finalizar el mes de octubre

Realizar un seguimiento y control trimestral del grado de ejecución del presupuesto asignado

Ejecutar al menos el 90% del presupuesto anual

Establecer el mecanismo pertinente para que el pago a proveedores se realice en tiempo no superior a los dos meses

Acciones

Eje estratégico: RELACIONES EXTERNAS

Responder las sugerencias y preguntas que llegan a la Ventanilla en plazo no superior a las 48 horas

Mantener actualizada de forma mensual la página web de la Oficina

Realizar encuestas periódicas para conocer el grado de satisfacción de prescriptores y medios con las estrategias de comunicación realizadas

Acciones

Eje estratégico: RELACIONES INTERNAS

Realizar encuestas periódicas para

conocer el grado de satisfacción de la

comunidad universitaria con las

estrategias de comunicación interna

realizadas

Criterios de medida

Eje estratégico: DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN

Porcentaje de áreas de trabajo que tienen delimitadas competencias =100%

Porcentaje de áreas de trabajo que elaboran un plan anual de acciones esenciales = 100%

Porcentaje del total de procesos identificados que tienen elaborados procedimientos = 15%

Resultado obtenido en encuestas aplicadas a los efectos de medir la dirección participativa y el liderazgo = 5 sobre 7

Objetivos estratégicos que obtienen una evaluación de cumplimiento satisfactoria = 6 de 7

Fecha de elaboración de la memoria anual del curso = Antes de finalizar el mes de septiembre

Criterios de medida

Eje estratégico: INFRAESTRUCTURAS Y

SERVICIOS

Grado de satisfacción del componente

humano de la oficina de Comunicación

con los recursos disponibles para

desempeñar el trabajo = 5 sobre 7

Criterios de medida

Eje estratégico: COMPONENTE HUMANO

Porcentaje de consolidación de plazas estructuradas = 100%

Número mínimo medio de horas anuales de formación continuada del personal = 40 horas

Grado de satisfacción promedio del personal en su entorno de trabajo = 5 sobre 7

Criterios de medida

Eje estratégico: FINANCIERO ECONÓMICO

Fecha de elaboración del presupuesto = Antes de finalizar el mes de octubre

Porcentajes de ejecución del compromiso presupuestario de la anualidad = 90%

Porcentaje de pagos a proveedores que se realizan en menos de dos meses = 100%

Criterios de medida

Eje estratégico: RELACIONES EXTERNAS

Porcentaje de tramitación de las sugerencias de la Ventanilla de Sugerencias en el plazo de 48 horas = 100%

Grado de satisfacción de prescriptores y medios con las estrategias de comunicación realizadas = 5 sobre 7

Porcentaje de áreas de trabajo que mantienen actualizada la página web a fecha del último mes = 80%

Criterios de medida

Eje estratégico: RELACIONES

INTERNAS

Grado de satisfacción de la comunidad

universitaria con las estrategias de comunicación

interna realizadas = 5 sobre 7