DELIBERAZIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE...− la quota di budget del Sistema bibliotecario...

DELIBERAZIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Delibera n. 170 del Consiglio di Amministrazione del 27 settembre 2017

OGGETTO: Procedura negoziata senza previa pubblicazione di bando con un solo ope-ratore economico ai sensi dell’art. 63, comma 2, lett. b) del D.Lgs 50/2016 per il servizio di fornitura di una soluzione integrata per l’automazione dei servizi bibliotecari in mo-dalità software as a service N. o.d.g.: 13/01 Rep. n. 170/2017 Prot. n.

68958/2017 UOR: SERVIZIO GARE E ACQUISTI

Nominativo F C A As Nominativo F C A As Coen Porisini Alberto X Di Biase Giuseppe Bruno X Colangelo Giuseppe X Giorgetti Luca X Sessa Fausto X Santambrogio Lorenzo X Prest Michela X Reggiori Marco X Ripamonti Gilda X Palma Angelomaria X

Legenda: (F - Favorevole) - (C - Contrario) - (A - Astenuto) - (As - Assente)

Premesso che:

− al Centro interdipartimentale di servizi Sistema bibliotecario di Ateneo – SIBA è affidato il compito di gestire le risorse documentali e bibliografiche dell'Ateneo e i relativi servizi a sup-porto della ricerca, della didattica, dell'Amministrazione e degli Organi di governo;

− il Centro interdipartimentale di servizi Sistema bibliotecario di Ateneo – SIBA provvede all’acquisizione di risorse bibliografiche e documentarie in formato cartaceo ed elettronico a supporto dell’attività didattica e di ricerca dell’Ateneo e, in accordo con il Centro interdiparti-mentale di servizi Sistemi informativi e telecomunicazioni - SIC e nel rispetto delle indicazioni di sua competenza, progetta e gestisce le procedure e gli strumenti informatici, telematici, bi-bliografici, necessari a potenziare e migliorare la disponibilità delle informazioni bibliografiche e dei documenti all'utenza didattica e scientifica dell'Ateneo, acquisisce le necessarie risorse hardware e software nonché coordina e armonizza gli strumenti informatici, le risorse informati-ve e le procedure gestionali automatizzate delle biblioteche;

− i servizi bibliotecari, strumento essenziale a supporto dell’attività didattica e di ricerca dell’Ateneo, per garantire l’efficacia della propria azione devono mantenersi strettamente cor-relati alla continua evoluzione dei modi di diffusione dell’informazione scientifica e delle con-nesse esigenze della comunità accademica;

− il Sistema bibliotecario di Ateneo ha perseguito, sin dalla sua istituzione nel 2000, l’obiettivo di sviluppare un servizio fortemente orientato all’utenza, in grado di sfruttare a fondo le risorse documentali informative esterne e la rete dell’Ateneo, con il duplice scopo di ottenere econo-mie di scala sia sotto il profilo economico che gestionale, un’ampia e capillare diffusione dell’informazione all’utenza e, compatibilmente con le risorse finanziarie disponibili, un equili-brato sviluppo delle collezioni nei diversi settori disciplinari in cui si realizza l’attività didattica e di ricerca dell’Ateneo. In coerenza con tali linee di sviluppo, sin dalla sua costituzione, si è



quindi percorsa la strada dell’automazione dei servizi che ha interessato tutte le attività delle biblioteche e tutti i servizi forniti agli utenti. Il Sistema bibliotecario inoltre ha adottato pro-grammaticamente la linea d’azione dell’approccio collaborativo sia nella gestione dell’attività ordinaria che in quella dei progetti di innovazione e sviluppo, attraverso partnership che con-sentissero, attraverso la condivisione di buone pratiche e la condivisione di soluzioni, di otte-nere obiettivi di universalità e socialità, di efficienza, di economicità e di qualità del servizio, nonché di ottimale impiego delle risorse pubbliche. Da oltre quindici anni sono attive conven-zioni per la reciprocità dei servizi bibliotecari sottoscritte con gli atenei di Milano e Milano-Bicocca. Con quest’ultimo, attraverso un gruppo di lavoro inter-ateneo sono stati implementa-ti e gestiti gli applicativi Aleph, SFX e Metalib;

− l’Ateneo inoltre, per il tramite del Sistema bibliotecario d’Ateneo, aderisce dal 2002 all’Associazione Italiana Utenti Ex- Libris - Itale e, dal 2006, all’Associazione International Group of Ex Libris Users – IgeLU, due associazioni che, su scala nazionale e internazionale, raggruppano gli utenti delle soluzioni applicative per i servizi di biblioteca le quali garantiscono un collegamento fra i vari sistemi bibliotecari, il colloquio e la contrattazione delle modifiche e della manutenzione con i produttori e i distributori del software, dando maggior forza alle ri-chieste in virtù del maggior peso di richieste collettive, realizzano progetti di pubblica utilità per i soci e, attraverso la partecipazione a momenti di formazione e di scambio di esperienze, favoriscono la crescita professionale del personale;

− l'evoluzione tecnologica ha trasformato radicalmente il mondo dell'informazione rendendolo più accessibile, ma contestualmente più vasto e complesso. Il ruolo di mediazione informativa svolto dalle biblioteche si è modificato assumendo progressivamente la funzione di organizza-zione di un insieme eterogeneo di risorse tradizionali cartacee e, sempre di più, di risorse de-materializzate e delocalizzate. La biblioteca ricopre un ruolo di "facilitatore" dell'informazione circoscrivendo i flussi informativi ad un unicum. La fisionomia della biblioteca non può più essere ricondotta alle proprie collezioni fisiche, ai propri servizi erogati localmente, ma risiede nella propria peculiare capacità aggregativa. La tecnologia è sia causa di questa trasformazione che lo strumento che consente di acquisire, organizzare, accedere le nuove risorse informative, di cui condivide la natura digitale;

− negli ultimi 15 anni l'obiettivo delle biblioteche, in particolare di quelle accademiche, è stato l'unificazione, al fine di integrare gli strumenti di lavoro e di presentare all'utente un'interfaccia di ricerca unica per le diverse risorse della biblioteca, cartacee, elettroniche o digitali, locali o remote. Ai sistemi ILS integrated library system dotati di OPAC (on line public access catalo-gue) si sono aggiunti i sistemi di ricerca federata che inviano una richiesta simultaneamente a diversi database collegati rielaborandone poi la risposta e successivamente i discovery tool, strumenti applicativi che sovrapponendosi ad una molteplicità di risorse, locali e remote, ne consentono la ricerca simultanea e integrata. Con i discovery tool è stato raggiunto il risultato dell'unificazione degli strumenti di ricerca lato utente ma sono significativamente aumentati gli oneri gestionali per bibliotecari e informatici, lato backoffice continuano a dover essere gestiti sistemi e archivi distinti per le diverse tipologie di risorse e servizi;



− per permettere economie di scala, ridurre gli oneri di gestione, conseguire maggiore efficienza e fornire servizi di maggior efficacia negli ultimi 5 anni hanno cominciato ad essere sviluppati sistemi di URM (Unified Resource Management, Gestione unificata delle risorse) la cui ado-zione permette di sostituire tutti gli applicativi ormai necessari per la gestione delle diverse ri-sorse informative con un unico sistema integrato. L'URM è infatti un applicativo di nuova ge-nerazione che supporta la gestione completa delle attività di una biblioteca - selezione, acquisi-zione, ordinamento, catalogazione, circolazione - per qualunque materiale bibliografico (o ar-chivistico), indipendentemente da formato o localizzazione. L’adozione di queste nuove solu-zioni permetto alle biblioteche di organizzare in modo più razionale i flussi di lavoro, senza duplicazioni o frammentazioni, potenziando anche l'aspetto collaborativo della gestione delle collezioni. Si tratta di soluzioni integralmente web-based (che permettono cioè all'utente e al bibliotecario di interagire con il sistema tramite un web-browser da qualunque postazione connessa alla rete) e gestiti in cloud computing (sistema che si configura come un servizio of-ferto da un provider al cliente, che consente di elaborare e archiviare dati tramite risorse hard-ware/software distribuite e virtualizzate in rete) che consentono di gestire in maniera integrata le risorse non cartacee, locali e remote e i servizi correlati. La delocalizzazione dei metadati prodotti da fonti diverse (istituzioni, editori ecc.) permette infine ai sistemi di URM di suppor-tare meglio i modelli collaborativi - dalla condivisione dello sviluppo delle collezioni con altre biblioteche, alla catalogazione distribuita - e di dare adeguata rappresentazione a livello locale anche delle risorse remote in abbonamento;

− il sistema per l’automazione dei servizi bibliotecari adottato dall’ateneo, in cooperazione con l’Università degli studi di Milano Bicocca, a partire dal 2001 è Aleph500, una soluzione soft-ware, a diffusione internazionale, utilizzata per la gestione integrata dei servizi di biblioteca (acquisizione, catalogazione, gestione periodici, prestito, prestito interbibliotecario e document delivery) di Ex Libris Ldt /Proquest. L’applicativo, di tipo client server, è ospitato presso il da-ta center del Consorzio Cineca, che ne cura la conduzione operativa e la manutenzione dell’infrastruttura hardware;

− dal 2007, considerata l’importanza sempre crescente assunta dalle collezioni elettroniche e le nuove problematiche nate con l’esigenza di favorire l’accesso alle migliaia di titoli in abbona-mento, l’esigenza di riorganizzare e automatizzare le modalità di accesso alle collezioni elettro-niche ha portato all’acquisizione del servizio di link resolver SFX di Ex Libris Ldt /Proquest. SFX offre all’utente l’accesso diretto al full text di articoli e libri in formato elettronico, la loca-lizzazione delle copie cartacee nelle biblioteche, la ricerca di una citazione bibliografica, la vi-sualizzazione dell'Impact Factor delle riviste, l’accesso al servizio di fornitura documenti delle biblioteche di Ateneo;

− l’evoluzione e trasformazione delle esigenze didattiche e di ricerca hanno reso necessario nel tempo affiancare a Aleph500 e all’OPAC ad esso collegato, pensati e sviluppati per gestire ac-quisizione e circolazione di materiale cartaceo, soluzioni per offrire un sistema integrato “user-friendly” per l’accesso alle risorse documentarie in formato elettronico e alle informazioni bi-bliografiche, in modo da fornire all’utente un unico punto d’accesso e ricerca delle risorse elet-troniche disponibili, facilitandone e potenziandone l’uso. Nel 2008, è stato implementato il



Portale Insubre (Insubria Banche dati e Riviste Elettroniche), basato sull’applicativo Metalib di Ex Libris Ldt /Proquest che consente l’accesso a risorse online selezionate di diversa natura tramite un'unica interfaccia di ricerca con l’accesso diretto al full text ove disponibile. Nel 2011 il servizio Metalib è stato integrato con l’acquisizione del mega-indice di materiali scienti-fici Primo Central Ex Libris Ldt /Proquest ed è stata inoltre resa disponibile una nuova inter-faccia di ricerca “semplificata” in modo tale da facilitare l’accesso alle informazioni;

− nel 2016 a completamento degli interventi di razionalizzazione e semplificazione delle modali-tà di accesso alle collezioni elettroniche è stato implementato il nuovo Portale Insubre – Insu-bria Biblioteche e risorse elettroniche, basato sul Discovery tool Primo di Ex Libris Ldt /Proquest, acquisito in modalità Software as a Service - Total care, allo scopo di realizzare un unico punto di accesso alle informazioni bibliografiche delle collezioni su supporto cartaceo e della Biblioteca Digitale nonché al full text delle risorse elettroniche rese disponibili dal SiBA. L'utente con un’unica ricerca può recuperare le informazioni sulle condizioni di disponibilità di libri e riviste e accedere direttamente ai contenuti elettronici disponibili, oltre ad inoltrare ri-chieste di prestito interbibliotecario o di fornitura documenti per il materiale non disponibile in biblioteca;

− la quota di budget del Sistema bibliotecario destinata allo sviluppo delle collezioni elettroniche è andata via via crescendo passando da un’incidenza, nel 2002, del 5,49% a una, nel 2017, del 63,54% dello stanziamento complessivo;

− la quota di budget del Sistema bibliotecario destinata alla digitalizzazione dei processi e in par-ticolare alla spesa collegata nel tempo all’evoluzione di un sistema integrato “user-friendly”, fi-nalizzato a garantire l’accesso alle risorse documentarie in formato elettronico adeguato alla trasformazione delle esigenze didattiche e di ricerca accademiche è passata da un’incidenza del 3,19% nel 2002 a una del 4,62% nel 2017;

− i canoni annuali 2017 per licenza, manutenzione e hosting presso il data center di Bologna del Consorzio Cineca per i servizi Aleph, SFX e Metalib ammontano a € 42.242,00 Iva esclusa. Va tenuto però in conto che l’effettivo costo annuale per il servizio Aleph ammonta a € 67.984,46,00 Iva esclusa e in virtù della convenzione per la reciprocità dei servizi bibliotecari in essere (in ragione delle differenti dimensioni in termini di utenza e patrimonio bibliografico gestiti), questi vengono rispettivamente ripartiti fra l’Ateneo per una quota pari al 38,6% e l’Università degli studi di Milano Bicocca per una quota pari al 61,4%;

− Aleph, l’Integrated Library System – ILS in uso in Ateneo da 16 anni, risale alla metà degli an-ni ‘90 ed è ormai arrivato a fine ciclo vita; pensato e sviluppato per gestire i processi tipici di una biblioteca costituita da collezioni cartacee non è più in grado di supportare specificità e complessità proprie della gestione del ciclo di vita delle risorse elettroniche (acquisizione, li-cenze, statistiche d’uso). Questi limiti si traducono in oneri gestionali e costi aggiuntivi per la gestione non integrata di dati e informazioni, in molti casi anche con il ricorso ad applicazioni esterne il cui sviluppo e la cui manutenzione richiedono un investimento di risorse sempre più difficile da mantenere. L’architettura ormai obsoleta di tipo client server comporta significativi oneri gestionali in termini di aggiornamento delle postazioni di lavoro e interruzione del servi-zio agli utenti per ogni rilascio di aggiornamenti;



− per continuare a garantire il mantenimento degli attuali livelli di servizio nelle attività di front office e dei processi di di back office, nel rispetto dei vincoli e degli adempimenti fissati dalla normativa vigente è necessario proseguire negli interventi di razionalizzazione e semplificazio-ne di processi e procedure attraverso l’adozione di una soluzione applicativa integrata che supporti la gestione completa delle attività di una biblioteca (selezione, acquisizione, ordina-mento, catalogazione, circolazione - per qualunque materiale bibliografico, indipendentemente da formato o localizzazione), che da un lato permetta di eliminare le attuali duplicazioni e frammentazioni dei flussi di lavoro e dall’altro assicuri la possibilità di riuso dei dati e dei kno-wledge base costituiti nel tempo dal Sistema bibliotecario al fine di garantire con continuità servizi essenziali ai fini del corretto svolgimento dell’attività di ricerca e didattica dell’utenza istituzionale;

− la soluzione applicativa di URM in modalità SaaS deve garantire continuità del sistema infor-mativo bibliotecario attraverso:

− il superamento della logica applicativa client-server;

− l’utilizzo di piattaforme software allo stato dell’arte in gradi di garantire adeguati livelli di si-curezza informatica e manutenibilità, dotate di certificazioni sulla qualità e la sicurezza del software, in linea con i requisiti detti dalle recenti linee guida emanate dalla circolare Agid per le Misure Minime di Sicurezza Informatica per le PA e gli imminenti adempimenti derivanti dal Regolamento GDPR della Comunità Europea;

− l’allineamento delle soluzioni applicate ai più avanzati standard del settore;

− l’implementazione di standard aperti di comunicazione come OpenURL, SRU, z39.50, EDI, NCIP e SIP2 nonché la disponibilità di web-service e API per garantire l’interoperabilità con sistemi esterni;

− l’integrazione con sistemi di autenticazione basati su protocollo SAML2 (Shibboleth) in uso in Ateneo;

− l’accesso integrato a un database centralizzato (Knowledge Base) di informazioni bibliografi-che e commerciali relative a risorse elettroniche disponibili per la loro immediata attiva-zione, l’inserimento a catalogo e la pubblicazione all’utenza finale;

− la disponibilità di un ambiente collaborativo che includa un catalogo condiviso alimentato da tutte le biblioteche utenti dal quale derivare record bibliografici da integrare nel catalo-go locale;

− la possibilità di configurare flussi di lavoro personalizzati per la gestione automatizzata di attività sulla base di regole definite in base alle logiche organizzative e alle risorse locali;

− il recupero delle risorse attualmente destinate alla manutenzione e all’aggiornamento delle diverse piattaforma in uso;

− favorire la crescita professionale del personale bibliotecario attraverso il confronto e la condivisione di soluzioni operative e applicazioni con partner nazionali e internazionali e l’implementazione di flussi di lavoro basati su cicli integrati di attività superando suddivi-sioni per procedure e funzioni e favorendo un approccio collaborativo orientato alla solu-zione dei problemi;



− supportare il cambiamento organizzativo e i processi decisionali informati attraverso strumenti analitici integrati per il controllo di gestione, la valutazione della produttività degli investimenti e la misurazione degli output dei servizi;

− in particolare i requisiti che devono essere soddisfatti sono: 1) Infrastruttura

a. la soluzione deve essere completamente consolidata e implementata (in produzione) presso almeno 5 istituzioni universitarie statali italiane, al fine di garantire un adeguato bacino di utenza servita e una adeguata maturità del prodotto;

b. la soluzione software deve essere fornita in modalità Software as a Service (SaaS), al fine di garantire adeguati livelli di presidio e continuità di servizio H24;

c. la soluzione deve essere hosted in cloud con data center situato in Europa, al fine di soddisfare i dettami normativi in termini di trattamento dei dati per-sonali;

d. le interfacce utente/operatore web-based devono essere disponibili almeno in lingua italiana (default) e in lingua inglese, con possibilità di scelta da parte dell’utente/operatore.

2) Sicurezza informatica a. la soluzione deve garantire la conformità con le Misure Minime per la sicu-

rezza informatica della PA definite dalla circolare dell’Agenzia per l’Italia di-gitale – AgID 18 aprile 2017, n.2, ed essere dotata di certificazioni per la si-curezza informatica (ad esempio ISO 27001);

b. la soluzione deve garantire la conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR General Data Protection Regulation) Regolamento UE 2016/679 e essere dotata di adeguate certificazioni di sicurezza e conformità ai requisi-ti di privacy (ad esempio ISO 27018);

3) Interoperabilità a. deve essere garantita integrazione con sistemi di autenticazione basati su

protocollo SAML2 (Shibboleth) b. deve essere garantita piena integrazione e interoperabilità con il portale In-

suBRE basato sul discovery tool “Primo” di Ex Libris (soluzione “OPAC via Primo”). Il portale InsuBRE deve essere l’unico punto di accesso alle col-lezioni cartacee ed elettroniche. In particolare devono essere garantite: l’aggiornamento automatico sul portale Insubre delle informazioni a cata-logo, il supporto a flussi di lavoro avviati da parte dell’utente sull’ambiente di discovery (es. richieste di prenotazione/rinnovo/ ILL e DD /proposte di acquisto) e la disponibilità direttamente sul portale di informazioni relative allo stato delle richieste inoltrate e alla situazione dell’utente

c. deve essere un’unica piattaforma, unico ambiente gestionale per la gestione unificata della automazione dei servizi bibliotecari (ILS attualmente in uso



Aleph di Ex Libris ldt/Proquest), del Knowledge base delle collezioni elettro-niche del Link resolver per l’accesso al full text (attualmente in uso SFX di Ex Libris ldt/Proquest)

4) Requisiti generali a) Conformità standard internazionali UNIMARC e UTF8 Unicode

Il sistema deve essere in grado di gestire i dati bibliografici relativi a tutte le tipologie di materiale documentale presente nelle collezioni delle bibliote-che: materiale cartaceo come Libri moderni, Libri antichi, Riviste; Materiale elettronico come ebook, riviste elettroniche, banche dati; repository istituzio-nali per documenti in open access; Materiali digitali come CD/DVD e docu-menti su altri supporti multimediali;

b) Catalogazione con standard UNIMARC i. Editor di catalogazione integrato con definizione di campi, sottocampi e

indicatori, con possibilità di aggiungere campi locali e URL nei record; ii. Supporto segni diacritici e caratteri non latini (greco, cirillico, giapponese,

cinese, arabo…); iii. Possibilità di effettuare modifiche automatiche su blocchi di record; iv. Autority file multilingue, lista di autorità per codici di classificazione, sogget-

tario; v. Possibilità di importare singoli record o blocchi di record

c) Flussi, dati e protocolli Gestione completa flusso di lavoro per ogni tipo di materiale di diverso forma-

to/supporto: ordine, approvazione dell’ordine, invio dell’ordine, ricezione ma-teriale, ricezione fattura, caricamento fattura, chiusura ordine. In particolare il sistema deve supportare:

i. Il protocollo EDI- EANCOM almeno per i messaggi ORDER e INVOIC ii. Gestione di una anagrafica fornitori con elementi personalizzabili da parte

delle singole biblioteche iii. Gestione budget di tipo gerarchico iv. Utilizzo di diverse valute (anche per lo stesso fornitore e da parte di diver-

se biblioteche) d) Gestione delle pubblicazioni seriali cartacee:

i. Piani di pubblicazione ii. gestione dell’arrivo dei fascicoli e solleciti automatici iii. Aggiornamento automatico holding e) Circolazione e database utenti

i. database utenti popolato sia manualmente sia in modo automatizzato; ii. autenticazione su database locale; iii. autenticazione Shibboleth (Active directory, LDAPS, Azure); iv. possibilità di disattivare/eliminare record utenti dal database locale sia in

modo automatizzato sia manualmente;



v. politiche di circolazione personalizzabili, anche dalla singola biblioteca, con alto grado di granularità (sia stabilmente sia per eventi singoli);

f) Interlibrary loan-Document delivery i. Deve garantire piena integrazione con tutto il sistema (circolazione, cata-

logazione, portale InsuBRE, Electronic Resource Manager); ii. Deve garantire il supporto del protocollo standard ISO-ILL (ISO 10160;

ISO 10161) g) Electronic Resource Manager

i. gestione dell’intero ciclo di vita della risorsa elettronica: selezione, trial, approvazione, acquisizione, definizione licenze, attivazione, manteni-mento, evoluzione, rinnovo, cancellazione

ii. gestione licenze; iii. redistribuzione carico di lavoro tra biblioteche e/o operatori; iv. gestione metadati; v. link resolver Open URL integrato; vi. knowledge base integrato; vii. deve garantire la gestione di pacchetti predefiniti di riviste elettroniche,

banche dati, e-book gestiti dal provider; viii. deve garantire la gestione di risorse singole gestite dalla biblioteca; ix. deve garantire l’attribuzione dei diritti di accesso (IP, ID/PW…);

x. deve garantire la compatibilità con Servizio EzProxy (OCLC) per accesso off-campus

h) Analisi di gestione e reportistica i. generazione di report relativi a tutti i dati inseriti nel sistema (bibliogra-

fici, amministrativi, contabili…) da modelli standard e/o personalizza-bili;

ii. deve garantire compatibilità con standard SUSHI e COUNTER 5) Ciclo di vita e prospettive di sviluppo La soluzione, basata su tecnologie di nuova generazione, deve avere una road map di sviluppo che preveda in tempi brevi, la disponibilità di API per l’integrazione con le piattaforme diffusamente in uso presso gli atenei italiani (suite UGOV) e con i servizi nazionali ACNP e NILDE a supporto dei servizi interbibliotecari. 6) Migrazione dei dati Devono essere disponibili strumenti automatizzati a supporto dell’estrazione dei dati dai sistemi in uso. La migrazione dei dati dall’integrated library system e dal know-ledge base del link resolver in uso e le attività di supporto alla configurazione iniziale del sistema devono essere effettuate a carico del fornitore sulla base delle indica-zioni e ai parametri definiti dal cliente;

− attualmente non sono attive Convenzioni CONSIP aventi ad oggetto la fornitura del ser-vizio di Unified Resource Management (URM) per la gestione completa delle attività di biblio-teca (selezione, acquisizione, ordinamento, catalogazione, circolazione per qualunque ma-



teriale bibliografico, indipendentemente da formato o localizzazione), in modalità SaaS (Software as a Service);

− è stata condotta un’approfondita attività istruttoria, allegata alla presente deliberazione, da cui risulta come la soluzione Alma di Ex Libris Ldt/Proquest, applicativo web-based, eroga-to in modalità Sofware as a Service, sia l’unico prodotto attualmente sul mercato nazionale e internazionale in grado di soddisfare i requisiti tecnici e funzionali previsti e necessari per offrire l’integrazione completa del trattamento delle pubblicazioni cartacee e delle risorse elettroniche perché basato su tecnologie di ultima generazione che unificano il tradiziona-le sistema di gestione catalografica (Integrated Library System – ILS) con il sistema di gestio-ne delle risorse elettroniche (Electronic Resource Management – ERM) creando un unico si-stema integrato di gestione delle risorse (Unified Resource Management - URM). Alma inoltre garantisce un interfacciamento nativo con il portale Insubre (Insubria Biblioteche e risor-se elettroniche) in uso in Ateneo, basato sul Discovery tool Primo di Ex Libris Ldt /Proquest che consente il più efficace riuso dei dati e dei knowledge base attualmente im-plementati sui prodotti in uso presso il Sistema bibliotecario d’Ateneo. La piattaforma Alma viene fornita come servizio cloud il cui data center per i clienti in Europa risiede in Amsterdam. Alma ha inoltre conseguito la certificazione SSAE-16, ISO 27001 e dichiara di essere l’unica piattaforma per la gestione dei servizi di biblioteca attualmente presente sul mercato certificata ISO-27018 a garanzia del rispetto dei principi e delle norme sulla privacy dettate dalle direttive europee;

− Alma è adottato da centinaia di istituzioni accademiche, tra le quali le più prestigiose uni-versità al mondo ed europee (20 delle top 20 università a livello mondiale e 43 delle top 50 università europee). Questa condizione rappresenta uno specifico valore aggiunto in quanto l’evoluzione e lo sviluppo di tali prodotti e servizi nel tempo viene a essere orien-tato da una comunità di utenti con esigenze condivise che, messe a fattor comune, con-sentono economie di scala in termini di analisi e disegno delle soluzioni applicative in un contesto internazionale di particolare rilevanza per le istituzioni accademiche. Dal 2015, a fronte dello sviluppo realizzato con la partnership di alcune università italiane per adattare il prodotto alle specificità del contesto nazionale, Alma si sta diffondendo nell’ambito dei sistemi bibliotecari accademici italiani ed è già stato adottato da 13 atenei;

− Ex Libris Italy srl, in virtù di specifici accordi commerciali con il produttore dell’applicativo Ex Libris ldt/Proquest risulta essere l’unica impresa in Italia in grado di fornire le licenze d’uso di Alma e il servizio di gestione dello stesso in modalità software as a service. Il servizio è acquisibile attraverso il Mercato elettronico della pubblica ammini-strazione – MEPA. L’impresa è abilitata al bando “Servizi” – categoria “Servizi per l’information & communication technology”;

− in fase istruttoria sono stati acquisiti da Ex Libris Italy srl due preventivi informali basati su un dimensionamento di 37 named users, 160.000 record bibliografici (comprensivi di re-cord riferiti a ebook e di authority), 14.000 titoli univoci di ejournals attraverso cui poter sti-mare il canone annuo di utilizzo, in modalità Software as a Service, della piattaforma Alma comprensivo di tutti gli aggiornamenti e i futuri sviluppi del software, i costi, una tantum di



implementazione che ricomprendono: gestione progettuale con meeting face-to-face con il cliente e call regolari per l’aggiornamento sullo stato di avanzamento del progetto, forma-zione dello staff di biblioteca, configurazione del sistema, migrazione dei dati bibliografici e amministrativi da Aleph, caricamento dei dati da Alma in Primo, servizio ongoing di assi-stenza e di consulenza al cliente durante tutto il processo di implementazione, guida alla migrazione dei dati e alla configurazione, consulenza rispetto ai workflow che saranno crea-ti in Alma, supporto all’integrazione con soluzioni di terze parti su richiesta del cliente, accesso alla sandbox (provisioning) di Alma e all’ambiente di produzione per permettere al cliente di cominciare a familiarizzare con l’ambiente di Alma e a eseguire test direttamente sul cloud di Ex Libris prima dell’entrata in produzione del servizio. Una proposta com-merciale a listino, formulata nel febbraio 2017, prevede un canone annuale di € 51.536,00 Iva esclusa, un costo di implementazione una tantum di € 46.920,00 Iva esclusa e un co-sto di accesso alla sandbox (provisioning) per 6 mesi di € 6.872,00 Iva esclusa per complessivi € 208.400,00 Iva esclusa, mentre un preventivo informale formulato in data 23 giugno 2017 (con validità al 30 novembre 2017) prevede un canone annuo di € 48.807,00 Iva esclusa, un costo di implementazione una tantum - comprensivo di accesso alla sandbox (provisioning) di € 46.390,00 Iva esclusa per complessivi € 192.811,00 Iva esclusa con una riduzione del 7,48% rispetto alla proposta a listino. In entrambi gli scenari il contratto prevede una durata minima di 3 anni a tariffa invariata, con decorrenza dalla effettiva im-plementazione del sistema;

− il Comitato tecnico scientifico del Centro interdipartimentale di servizi Sistema biblioteca-rio di Ateneo nella riunione del 6 settembre 2017 ha approvato la proposta di ricorso alla procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara con un solo operato-re economico ai sensi dell’art. 63 comma 2, lett. b) del D.Lgs. 50/2016, mediante il Mer-cato elettronico della pubblica amministrazione – MEPA, con l’impresa Ex Libris Italy con sede legale in Via Cartiera, 40037 Sasso Marconi (BO) P. IVA 02228520231, per l’affidamento del servizio Unified Resource Management (URM) Alma, in modalità SaaS (Software as a Service), per la gestione completa delle attività di biblioteca (selezione, ac-quisizione, ordinamento, catalogazione, circolazione per qualunque materiale bibliografi-co, indipendentemente da formato o localizzazione) per le esigenze del Sistema Bibliote-cario di Ateneo e dei servizi una tantum di implementazione e migrazione dei dati per il periodo 1° gennaio 2018-31 dicembre 2021;

Vista la legge 27 dicembre 2006, n. 296, come modificata dalla legge 24 dicembre 2012, n. 228, che prevede l’obbligo, per le istituzioni universitarie, di approvvigionarsi utilizzando le conven-zioni di cui all’art. 26 della legge 23 dicembre 1999, n. 488, e successive modificazioni e art. n. 58 della legge 23 dicembre 2000, n. 388; Vista la circolare del Ministero dell’Economia e delle Finanze 5 febbraio 2013, n. 2, con la quale si dispone che, per gli acquisti di beni e servizi al di sotto della soglia di rilievo comunitario, le isti-tuzioni universitarie sono tenute a ricorrere al mercato elettronico dell’amministrazione pubblica o al sistema telematico messo a disposizione dalla centrale regionale di riferimento;



Vista la legge 28 dicembre 2015, n. 208 che all’art. 1, comma 512, prevede che “Al fine di garantire l'ottimizzazione e la razionalizzazione degli acquisti di beni e servizi informatici e di connettività, fermi restando gli obblighi di acquisizione centralizzata previsti per i beni e servizi dalla normativa vigente, le amministrazioni pubbliche e le società inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione, come individuate dall'Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell'articolo 1 della legge 31 dicembre 2009, n. 196, provve-dono ai propri approvvigionamenti esclusivamente tramite Consip SpA o i soggetti aggregatori, ivi comprese le cen-trali di committenza regionali, per i beni e i servizi disponibili presso gli stessi soggetti […]” Vista la legge 28 dicembre 2015, n. 208 che all’art. 1, comma 516, prevede che la possibilità di procedere ad acquisti autonomi qualora il bene o servizio non sia disponibile tramite Convenzioni o Accordi Quadro Consip o non idoneo al soddisfacimento dello specifico fabbisogno dell’amministrazione ovvero in casi di necessità ed urgenza; Visto l’art. 32, comma 2 del D. Lgs.18 aprile 2016 n. 50 secondo il quale, prima dell’avvio della procedura di affidamento dei contratti pubblici, le amministrazioni aggiudicatrici decretano o de-terminano di contrarre, in conformità ai propri ordinamenti, individuando gli elementi essenziali del contratto e i criteri di selezione degli operatori economici e delle offerte; Visto l’art. 63, comma 1 del D.Lgs. 18 aprile 2016 n. 50 e ss.mm.ii che stabilisce i casi e le circo-stanze in cui “le amministrazioni aggiudicatrici possono aggiudicare appalti pubblici mediante una procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara, dando conto con adeguata motivazione, nel primo atto della procedura, della sussistenza dei relativi presupposti” e al comma 2, lett. b) prevede che nel caso di appalti pubblici di lavori, forniture e servizi, la procedura negoziata senza previa pubblicazione può essere utilizzata quando i lavori, le forniture o i servizi possono essere forniti unicamente da un determinato operatore economico “qualora la concorrenza è assente per motivi tecnici” e per “la tutela di diritti esclusivi, inclusi i diritti di proprietà intellettuale” specificando che tali eccezioni “si applicano solo quan-do non esistono altri operatori economici o soluzioni alternative ragionevoli e l'assenza di concorrenza non è il risul-tato di una limitazione artificiale dei parametri dell'appalto”; Vista la circolare dell’Agenzia per l’Italia digitale – AgID 24 giugno 2016, n. 2 con la quale si for-niscono le prime indicazioni in merito alle “Modalità di acquisizione di beni e servizi ICT nelle more della definizione del Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione; Vista la legge 11 dicembre 2016, n. 232 comma 418, la quale modifica il comma 512 della L.208/2015 sostituendo le parole: «tramite Consip SpA” con “tramite gli strumenti di acquisto e di nego-ziazione di Consip […]”; Vista la circolare dell’Agenzia per l’Italia digitale – AgID del 18 aprile 2017, n. 2, recante Misure minime di sicurezza ICT per le pubbliche amministrazioni in attuazione della Direttiva del Presidente del Consi-glio dei ministri 1° agosto 2015; Visto il “Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione 2017 – 2019” previsto dalle disposizioni di cui all’art.1, comma 513 e seguenti della legge 28 dicembre 2015, n.208 (Legge di stabilità 2016) e approvato dal Presidente del Consiglio dei Ministri il 31 maggio 2017; Richiamato lo Statuto di Ateneo, artt. 23, lett e) e 57; Richiamato l’art. 14 del Regolamento per l’Amministrazione, la Finanza e la Contabilità; Richiamato l’art. 7.12 del Manuale di amministrazione e contabilità; Richiamato il Regolamento del Centro interdipartimentale di servizi Sistema Bibliotecario di Ate-neo e in particolare gli artt. 2, 5 e 9;



Richiamata la deliberazione del Comitato tecnico scientifico del Centro interdipartimentale di servizi Sistema bibliotecario di Ateneo del 6 settembre 2017, n.10; Accertato che con Decreto del Direttore Generale 10 agosto 2017, n. 35 è stata nominata la dott.ssa Alessandra Bezzi Responsabile Unico del Procedimento per la procedura di affidamento del servizio, in modalità SaaS (Software as a Service), Unified Resource Management (URM) per la ge-stione completa delle attività di biblioteca (selezione, acquisizione, ordinamento, catalogazione, circolazione per qualunque materiale bibliografico, indipendentemente da formato o localizzazio-ne) per le esigenze del Sistema Bibliotecario di Ateneo; Accertato che attualmente non sono attive Convenzioni e Accordi Quadro CONSIP aventi ad oggetto tale acquisizione; Accertato che il servizio in modalità SaaS (Software as a Service), Unified Resource Management (URM) Alma del produttore Ex Libris ldt/Proquest per la gestione completa delle attività di biblioteca comprensivo delle attività di migrazione dei dati dai precedenti applicativi in uso sono acquisibili attraverso il Mercato Elettronico della Pubblica amministrazione (MEPA) nella sezione “Servizi per l’information & communication technology” relativa al bando “Servizi”, attivato da Consip Spa il 28 agosto 2017, esclusivamente dal fornitore Ex Libris Italy srl, P. IVA 02228520231 con sede lega-le in Via Cartiera, 40037 Sasso Marconi (BO); Accertato che la soluzione Alma di Ex Libris Ldt/Proquest, applicativo web-based, erogato in mo-dalità Sofware as a Service, risulta essere l’unico prodotto attualmente sul mercato nazionale e inter-nazionale in grado di soddisfare i requisiti tecnici e funzionali previsti e necessari per offrire l’integrazione completa del trattamento delle pubblicazioni cartacee e delle risorse elettroniche perché basato su tecnologie di ultima generazione che unificano il tradizionale sistema di gestione catalografica (Integrated Library System – ILS) con il sistema di gestione delle risorse elettroniche (Electronic Resource Management – ERM) creando un unico sistema integrato di gestione delle risorse (Unified Resource Management - URM); Accertato che la soluzione Alma di Ex Libris Ldt/Proquest Alma garantisce un interfacciamento nativo con il portale Insubre (Insubria Biblioteche e risorse elettroniche) in uso in Ateneo, basato sul Discovery tool Primo di Ex Libris Ldt /Proquest che consente il più efficace riuso dei dati e dei knowledge base attualmente implementati sui prodotti in uso presso il Sistema bibliotecario d’Ateneo; Accertato che la soluzione Alma viene fornita come servizio cloud il cui data center per i clienti in Europa risiede in Amsterdam; Accertato che la soluzione Alma ha conseguito la certificazione SSAE-16, ISO 27001 e dichiara di essere l’unica piattaforma per la gestione dei servizi di biblioteca attualmente presente sul mer-cato certificata ISO-27018 a garanzia del rispetto dei principi e delle norme sulla privacy dettate dalle direttive europee; Considerato che sono soddisfatti i presupposti per i quali le amministrazioni aggiudicatrici posso-no aggiudicare appalti pubblici mediante una procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara ai sensi dell’art 63, comma 2, lett. b) poiché la concorrenza è assente per motivi tecnici, non esistendo altri operatori o soluzioni alternative ragionevoli che offrano, in modalità Software as a Service, in un’unica piattaforma gestionale collaborativa, con interfaccia in italiano, la



gestione delle collezioni cartacee ed elettroniche e dei servizi al pubblico delle biblioteche, che abbia implementato lo standard catalografico Unimarc utilizzato dalle biblioteche dell’Ateneo e che sia in uso presso un numero significativo di atenei italiani; Considerato che non sono necessari oneri aggiuntivi per garantire l’integrazione già realizzata con il portale Insubre (Insubria Biblioteche e risorse elettroniche) in uso in Ateneo, basato sul Discove-ry tool Primo di Ex Libris Ldt /Proquest che consente il più efficace riuso dei dati e dei knowledge base attualmente implementati sui prodotti in uso presso il Sistema bibliotecario d’Ateneo; Considerato che la presenza di associazioni di utenti di tale prodotto, cui l’Ateneo ha da tempo aderito, e quindi l’esistenza di una comunità di utenti sia nazionale che internazionale, quest’ultima di particolare rilevanza per le istituzioni accademiche, rappresentano uno specifico valore aggiunto in quanto l’evoluzione e lo sviluppo di tali prodotti e servizi nel tempo viene a es-sere orientato da una comunità di utenti con esigenze condivise che, messe a fattor comune, con-sentendo economie di scala in termini di analisi e disegno delle soluzioni applicative; Considerato che la proposta commerciale inizialmente formulata su valori di listino è stata ribas-sata sia per quanto riguarda il canone annuale che per quanto riguarda i costi di implementazione una tantum, e, sentiti anche altri atenei, che lo hanno adottato, si ritiene congrua l’offerta; Accertato che la spesa complessiva di € 235.229,42 Iva compresa graverà sul budget del Centro interdipartimentale di servizi Sistema bibliotecario di Ateneo – SIBA UA.00.60.01 alla voce COAN CA.04.41.01.05 “Manutenzione Software” esercizio 2018 per € 56.595,80 Iva compresa, esercizio 2019 per € 59.544,54, esercizio 2020 per € 59.544,54, esercizio 2021 per € 59.544,54; Accertato che la spesa di € 225,00 per il pagamento del contributo a favore dell’Autorità naziona-le anticorruzione ANAC, è stata prevista sul budget autorizzatorio dell’anno 2017 del Centro in-terdipartimentale di servizi Sistema bibliotecario di Ateneo – SIBA UA 00.60.01 e imputata alla voce COAN 04.46.09.04 “Altre imposte e tasse (non sul reddito)”; Considerato opportuno poiché la concorrenza è assente per motivi tecnici, non esistendo altri operatori o soluzioni alternative ragionevoli che offrano, in modalità Software as a Service, in un’unica piattaforma gestionale collaborativa, con interfaccia in italiano, la gestione delle colle-zioni cartacee ed elettroniche e dei servizi al pubblico delle biblioteche, che abbia implementato lo standard catalografico Unimarc utilizzato dalle biblioteche dell’Ateneo e che sia in uso presso un numero significativo di atenei italiani, affidare, tramite procedura negoziata senza previa pub-blicazione di un bando di gara con un solo operatore economico ai sensi dell’art. 63 comma 2, lett. b) del D.Lgs. 50/2016, mediante ricorso al Mercato elettronico della pubblica amministra-zione – MEPA, all’impresa Ex Libris Italy srl, la quale in virtù di specifici accordi commerciali con il produttore dell’applicativo Ex Libris ldt/Proquest risulta essere l’unica impresa in Italia in grado di fornire le licenze d’uso di Alma e il servizio di gestione dello stesso in modalità software as a service, la fornitura del servizio Unified Resource Management (URM) Alma, in modalità SaaS (Soft-ware as a Service) per la gestione completa delle attività di biblioteca (selezione, acquisizione, ordi-namento, catalogazione, circolazione per qualunque materiale bibliografico, indipendentemente da formato o localizzazione) per le esigenze del Sistema Bibliotecario di Ateneo e dei servizi una tantum di implementazione e migrazione dei dati per il periodo 1° gennaio 2018-31 dicembre 2021;

DELIBERA



1. di approvare il ricorso alla procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di

gara con un solo operatore economico ai sensi dell’art. 63 comma 2, lett. b) del D.Lgs. 50/2016, mediante il Mercato elettronico della pubblica amministrazione – MEPA, con l’impresa Ex Libris Italy con sede legale in Via Cartiera, 40037 Sasso Marconi (BO) P. IVA 02228520231, con il quale sarà stipulato, il contratto per il servizio Unified Resource Management (URM) Alma, in modalità SaaS (Software as a Service), per la gestione completa delle attività di biblioteca (selezione, acquisizione, ordinamento, catalogazione, circolazione per qualunque materiale bibliografico, indipendentemente da formato o localizzazione) per le esigenze del Sistema Bibliotecario di Ateneo e dei servizi una tantum di implementazione e migrazione dei dati per il periodo 1° gennaio 2018-31 dicembre 2021 poiché la concorrenza è assente per motivi tecnici e il fornitore risulta, in virtù di specifici accordi commerciali con il produttore dell’applicativo Ex Libris ldt/Proquest, essere l’unica impresa in Italia in grado di fornire le licenze d’uso di Alma e il servizio;

2. di autorizzare la spesa complessiva pari a € 235.454,42 Iva al 22% inclusa; 3. di autorizzare la Dott.ssa Alessandra Bezzi, Direttore del Centro interdipartimentale di servizi

Sistema bibliotecario di Ateneo - SIBA alla sottoscrizione del contratto; 4. di imputare la spesa complessiva di € 235.454,42 Iva al 22% inclusa sul budget economico

della UA.00.60.01 “Direzione” alla voce COAN CA.04.41.01.05 “Manutenzione Software” esercizio 2018 per € 56.595,80 Iva compresa, esercizio 2019 per € 59.544,54, esercizio 2020 per € 59.544,54, esercizio 2021 per € 59.544,54 che trovano adeguata copertura finanziaria oltre alla contribuzione ANAC a carico della stazione appaltante per € 225,00 sul budget 2017 alla voce COAN CA.04.46.09.04 - Altre imposte e tasse della UA 00.60.01 – Direzione.

DELIBERAZIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE...− la quota di budget del Sistema bibliotecario...

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