da parte della Piccola e Media Impresa · 2012. 7. 9. · ANPA Agenzia Nazionale per la Protezione...

ANPAAgenzia Nazionale per la Protezione dell’Ambiente

Linee guida per l'applicazione del Regolamento

CEE 1836/93 (EMAS) e della Norma ISO 14001

da parte della Piccola e Media Impresa

ECEco-Management

andAudit Scheme

DIPARTIMENTO STRATEGIE INTEGRATE, PROMOZIONE, COMUNICAZIONE

SETTORE QUALITÀ AMBIENTALE DELLE IMPRESE

Settembre 1998

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Autori

Le presenti linee guida sono state elaborate dall'Ing. Maurizio Fusato in collaborazionecon l'Ing. Rocco Ielasi, l'Ing. Paolo Molinas ed il P.I. Vincenzo Parrini del Settore QualitàAmbientale delle Imprese ed il Dott. Roberto Finesi, esperto CONFAPI per le problema-tiche ambientali.

Il software EMAS è stato progettato e sviluppato dal Dott. Roberto Finesi e dall'Ing.Maurizio Fusato, in collaborazione con l'Ing. Paolo Molinas.

In terza di copertina è incluso un CD-ROM contenente il software e le istruzioni perl'uso.

ANPA- Agenzia Nazionale per la Protezione dell'AmbienteDIPARTIMENTO STRATEGIE INTEGRATE, PROMOZIONE, COMUNICAZIONESETTORE QUALITÀ AMBIENTALE DELLE IMPRESE

Via Vitaliano Brancati, 48 - 00144 ROMATel. 06/5007.2066 - Fax. 06/5007.2078e - mail [email protected]

IV

Presentazione

Le presenti linee guida, risultato di un progetto di ricerca avviato dall'ANPA, fornisconoall'impresa, attraverso una serie di considerazioni sul significato e sulle peculiarità appli-cative di ogni singolo requisito, gli elementi per comprendere appieno i contenuti delRegolamento e facilitarne una applicazione coerente con la realtà operativa di ogni singo-la azienda.Per valorizzare e potenziare il carattere operativo delle linee guida è stato poi predispostoun software (EMAS) su CD-ROM che accompagna, requisito dopo requisito, l'impresanel cammino verso la registrazione del proprio sito. Il programma consente di costruire gli strumenti operativi ad iniziare dalla politicaambientale fino ad arrivare alla dichiarazione ambientale attraverso una serie di pagineche evidenziano all'operatore sia il testo del manuale sia gli esempi, relativi alla sezione inesame, da consultare ed utilizzare per la personalizzazione alla propria realtà aziendale.Al termine di ogni sezione del programma, viene prodotto e memorizzato su supportoelettronico, il relativo documento pronto per essere riversato sul formato di stampa attra-verso il programma di word processing adottato nell'impresa. Nel CD-ROM sono inclusi (in formato acrobat reader) i principali documenti di riferi-mento per l'EMAS (Regolamento 1836/93, procedure di accreditamento e di registrazio-ne, ecc.) e tre esempi di dichiarazione ambientale convalidate relative ad imprese Italianeche hanno ottenuto la registrazione.Il presente lavoro, realizzato nell'ambito delle attività istituzionali dell'ANPA in materiadi promozione e diffusione della certificazione ambientale e di supporto tecnico alComitato per l'Ecolabel e per l'Ecoaudit, così come previsto rispettivamente dalla legge61/94 e dal DM 413/95, costituisce il secondo prodotto realizzato dal Settore QualitàAmbientale delle Imprese del Dipartimento Strategie Integrate, Promozione,Comunicazione dell'ANPA in materia di sistemi di gestione ambientale ed in particolaredi Regolamento 1836/93.Nel marzo del 1998 è infatti stato pubblicato su CD-ROM il "Manuale per l'attuazionedel Sistema Comunitario di Ecogestione ed Audit (EMAS)" con lo scopo di avviare ladiscussione ed il processo di adesione delle imprese al Regolamento EMAS, introducen-do i principali problemi ed un linguaggio comune.Le presenti linee guida integrano il lavoro precedentemente impostato e consentono alleimprese di disporre di un set completo di documenti e strumenti operativi per l'attuazionedel Regolamento 1836/93.

Il Direttore(Dr. Giovanni Damiani)

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Il Regolamento 1836/93 prevede, all'articolo 13, che una particolare attenzione debbaessere rivolta a favorire la partecipazione delle piccole e medie imprese allo schemaComunitario.

A tale fine l'ANPA, in accordo con la Sezione EMAS Italia, ha predisposto una serie distrumenti operativi destinati alle imprese con lo scopo di fornire il sostegno tecniconecessario per l'attuazione del Regolamento.

Le presenti linee guida, che integrano il "Manuale per l'attuazione del SistemaComunitario di Ecogestione ed Audit (EMAS)" - CD-ROM edizione Marzo '98, consento-no alle imprese di disporre di un set completo di documenti e strumenti operativi per l'at-tuazione del Regolamento 1836/93.

Comitato Ecolabel ed EcoauditSezione EMAS Italia

Il Presidente(Ing. Giuseppe Bianchi)

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INDICE

Presentazione IV

Introduzione 3

Finalità ed impostazione delle linee guida 6

I. Politica Ambientale 7

II. Analisi Ambientale Iniziale 11

II.1 INQUADRAMENTO GENERALE DEL SITO 15

II.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ 15

II.3 ID E N T I F I C A Z I O N E E D E S C R I Z I O N E D E G L I A S P E T T I A M B I E N TA L I L E G AT I A L L EATTIVITÀ 16

II.4 IDENTIFICAZIONE DELLE PRESCRIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI 16

II.5 AN A L I S I D E L L E M O D A L I T À O R G A N I Z Z AT I V E E G E S T I O N A L I A M B I E N TA L I I NATTO 17

II.6 ID E N T I F I C A Z I O N E D E G L I I M PAT T I A M B I E N TA L I A S S O C I AT I A G L I A S P E T T IT R O VAT I E VALUTAZIONE DELLA LORO SIGNIFICATIVITÀ 17

III. Obiettivi e Programmi Ambientali 19

III.1 OBIETTIVI AMBIENTALI 20

III.2 DEFINIZIONE DI PROGRAMMI PER IL CONSEGUIMENTO DEGLI OBIETTIVI 22

III.3 DE F I N I Z I O N E D I P R O G R A M M I S E PA R AT I P E R P R O G E T T I R E L AT I V I A N U O V IS V I L U P P I O A P R O D O T T I, S E RV I Z I O P R O C E D I M E N T I N U O V I O M O D I F I C AT I 23

IV. Sistema di Gestione Ambientale 23

IV.1 P OLITICA, OBIETTIVI E PROGRAMMI AMBIENTALI 26

IV.2 ORGANIZZAZIONE E PERSONALE 26

IV.2.1 Responsabilità e Poteri, Rappresentante Della Direzione 26

IV.2.2 Personale e Formazione 29

IV.2.3 Comunicazione 30

IV.3 EFFETTI AMBIENTALI 32

IV.3.1 Valutazione e Registrazione degli Effetti Ambientali 32

IV.3.2 Situazioni di Emergenza 33

IV.3.3 Disposizioni Legislative e Regolamentari 34

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IV.4 CONTROLLO OPERATIVO 34

IV.4.1 Introduzione di Procedure Operative 34

IV.4.1.1 Riesame del contratto 36

IV.4.1.2 Approvvigionamento 36

IV.4.1.3 Controllo del processo 37

IV.4.1.4 Manipolazione, stoccaggio, imballaggio, conservazione, consegna 39

IV.4.2 Sorveglianza e misurazioni 40

IV.4.3 Inosservanza e Azioni Correttive 42

IV.5 DOCUMENTAZIONE RELATIVAALLA GESTIONE AMBIENTALE 45

IV.5.1 Documentazione 46

IV.5.2 Registrazioni 47

IV.5.3 Controllo della Documentazione 48

IV.5.4 Tipologie di Documentazione 50

IV.6 AUDIT 51

V. Audit del Sistema di Gestione Ambientale 52

V.1 OBIETTIVI 55

V.2 CAMPO DI APPLICAZIONE 55

V.3 ORGANIZZAZIONE E RISORSE 56

V.4 PIANIFICAZIONE E PREPARAZIONE DELL’AUDIT DI UN SITO 58

V.5 ATTIVITÀ DI AUDIT 60

V.6 RELAZIONE SULLE CONSTATAZIONI E SULLE CONCLUSIONI DELL’AUDIT 63

V.7 SEGUITO DELL’AUDIT 64

V.8 PERIODICITÀ DEGLI AUDIT 65

VI. Dichiarazione Ambientale 66

VI.1 DESCRIZIONE DEL SITO E DELLE ATTIVITÀ 68

VI.2 DESCRIZIONE DEI PROBLEMI AMBIENTALI RILEVANTI 69

VI. 3 COMPENDIO DI DATI QUANTITATIVI 69

VI.4 PR E S E N TA Z I O N E D E L L A PO L I T I C A, D E L PR O G R A M M A E D E L SI S T E M A D IGESTIONE AMBIENTALE 70

VI.5 LA DICHIARAZIONE AMBIENTALE SEMPLIFICATA 71

Bibliografia 72

Introduzione

EMAS ED ISO 1 4 0 0 1 :

ORIGINE E DIFFERENZE

L'audit ambientale viene introdottonelle prassi delle multinazionali neglianni '70 per soddisfare un'esigenza digestione sistematica dei problemiambientali dovuta a fattori quali:❏ il proliferare delle leggi;❏ le conseguenze legali, economiche e

di immagine dei malfunzionamenti/ incidenti;

❏ l'aumento della sensibilità del pubblico;❏ l'aumento della complessità

t e c n i c o / o rganizzativo/gestionale delle attività.Il contesto produttivo in quegli anni

era essenzialmente orientato alla produ-zione ed in tale logica l'ambiente eraconsiderato una risorsa accessibile all'in-finito e a costo zero.

I fattori sopra menzionati hanno, neltempo, modificato l'approccio delleimprese al problema ed i vertici delleaziende hanno iniziato a gestire in modosistematico la risorsa ambientale diventa-ta via via sempre meno accessibile sinoad essere considerata una risorsa "scar-sa".

Una risorsa, cioè, da monitorare, con-trollare e gestire con approccio strategicodato il forte impatto economico/finanzia-rio che essa determina sui bilanci azien-dali e la pesante influenza che esercitasull'immagine dell'impresa e sul suoposizionamento competitivo nel mercato.

Un'ulteriore considerazione di carat-tere generale deve essere fatta sul mecca-nismo di generazione delle leggi ambien-tali. La percezione negativa che il pub-blico ha nei riguardi dell'industria si

manifesta attraverso una forte pressioneper ottenere migliori condizioni di vita.Tale pressione viene recepita dal conte-sto politico che provvede a legiferare inmateria ambientale secondo le logichedel "command and control". Ma, nellamaggior parte dei casi, malgrado le indu-strie si adeguino alle leggi, la percezionedel pubblico nei confronti dell'industrianon migliora. La richiesta di miglioricondizioni di vita continua ad esserepressante, il contesto politico continua alegiferare in modo sempre più restrittivo.Si instaura, in questo modo, una sorta dispirale perversa che tende, da un lato, as o ffocare l'industria stessa, e dall'altro,causa il proliferare delle leggi e dellerelative attività di controllo, a non darecertezza sull'effettivo miglioramentodelle condizioni di vita.

Per spezzare questa spirale negativa ènecessario individuare uno strumentoche consenta alle imprese di interagire inmaniera trasparente e collaborativa con ilpubblico, di recuperare un rapporto difiducia incrinato, di non fermarsi al solorispetto delle leggi ma anzi di rendersiprotagonisti fino a considerare "realtà"ciò che il pubblico percepisce.

Il Regolamento 1836/93 (EMAS)introduce nella spirale precedente lostrumento per interagire con il pubblico:la Dichiarazione Ambientale, e stabilisceuno schema di attuazione che porta a farconvalidare, da un soggetto accreditatoindipendente dall'impresa, l'attendibilitàdei contenuti inseriti nello strumento dicomunicazione precedentemente indica-to.

Il Regolamento EMAS viene emessonel 1993 e diviene operativo nel 1995; lesue prime versioni hanno cominciato acircolare nel 1992. Essendo uno stru-mento chiave della politica ambientale

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della Comunità Europea, con caratteristi-ca di legge per i vari stati membri e convalenza competitiva sul mercato, è statopercepito, da paesi quali USA e Canada,come una possibile barriera per il merca-to internazionale.

A fronte di questa considerazione èstata promossa in sede ISO la costituzio-ne del TC-207 che, mutuando dalle ISO9000 (sistemi di gestione della qualità) irequisiti, le metodologie operative ed irelativi processi di certificazione indu-striale, ha prodotto la normativa dellaserie ISO 14000 (sistemi di gestioneambientale).

Come è noto Regolamento EMAS edISO 14001 presentano, essenzialmenteper la parte correlata al sistema di gestio-ne ambientale, una notevole intersezio-ne; ma i due schemi sono comunque dif-ferenti anche se l'introduzione in aziendadel secondo può essere sicuramente pro-pedeutica all'attuazione del primo.

Nonostante ambedue gli schemi ten-dano a responsabilizzare l'impresa neiriguardi del miglioramento continuodella loro prestazione ambientale, la dif-ferenza chiave sta nei rispettivi obiettivifinali:❏ EMAS porta a produrre una

Dichiarazione Ambientale destinata alla comunicazione tra impresa e pub-blico, il cui contenuto informativo viene convalidato, per gli aspetti di attendibilità, da un terzo indipenden-te;

❏ la certificazione ISO 14001 porta ad ottenere, da un terzo indipendente, una attestazione di conformità alla norma stessa del sistema di gestione ambientale di un'impresa.La Tabella 1 riporta le principali dif-

ferenze tra i due strumenti.

EMAS E PMI

Il Regolamento 1836/93 stabilisce irequisiti cui l'azienda deve fare riferi-mento per aderire al sistema EMAS.Come per tutte le norme, anche in questocaso:❏ i requisiti esprimono dei principi

generali e non hanno lo scopo di fis-sare rigidi adempimenti per le imprese;

❏ uno stesso requisito può essere rispet-tato attraverso modalità applicative anche molto diverse tra di loro.Il Regolamento pertanto non rappre-

senta un percorso rigido prestabilito; èpiuttosto uno strumento da interpretareed adattare alle specifiche realtà azienda-li che può essere applicato alle attivitàindustriali indipendentemente dalledimensioni del sito e dell'azienda, dallacomplessità del processo produttivo e delprodotto, dalla complessità org a n i z z a t i-vo/gestionale dell'impresa.

L'attuazione del Regolamento puònon essere agevole per le piccole emedie imprese, che possono incontraredelle difficoltà nel rendere operativo unrequisito del Regolamento nella propriarealtà aziendale. Non è immediato, infat-ti, capire quali possono essere le soluzio-ni operative più adatte alla realtà dell'im-presa (e quindi anche meno onerose) chepermettono di considerare soddisfatto unrequisito del Regolamento. A q u e s t origuardo, c'è il rischio che l'impresapossa essere spaventata dalla apparentecomplessità ed onerosità dei provvedi-menti da attuare per soddisfare ilRegolamento e quindi abbandoni il pro-posito di aderire ad EMAS.

L'adesione all'EMAS può comportaremolti benefici all'impresa:❏ riduzione dei costi di gestione palesi

ed occulti;

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❏ prevenzione dei danni ambientali e minimizzazione del rischio;

❏ miglioramento dell'immagine esterna dell'azienda;

❏ miglioramento dei rapporti con le autorità;

❏ miglioramento dei rapporti col pub-blico;

❏ diminuzione dei costi assicurativi;❏ diminuzione del costo del denaro;❏ miglioramento della produttività indi-

viduale.L'adesione al regolamento si traduce

quindi in risparmi riscontrabili ed in van-taggi strategici ed economici sul medio-lungo periodo.

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Tabella 1: Principali differenze tra il Regolamento EMAS e la Norma UNI EN ISO 14001

R E G O L A M E N TO EMAS N O R M A U N I E N I S O 1 4 0 0 1

Possono partecipare le imprese che svolgono attività industriali (sezio-ni C e D del Regolamento Europeo (NACE) n. 3037/90) nonché impre-se/società di produzione di elettricità, gas vapore e acqua calda e reci-claggio, trattamento, distribuzione di rifiuti solidi o liquidi.

Possono partecipare tutte le organizzazioni imprenditoriali(primario, secondario, terziario).

Si applica all'organizzazione (un gruppo industriale può sce-gliere se chiedere la certificazione per ogni sito o una solacertificazione per tutto il gruppo)

Anche se non viene specificatamente richiesta, è comunquebuona prassi svolgere una analisi ambientale iniziale perdare corpo alla definizione di obiettivi e programmi; nonviene predisposta la dichiarazione ambientale

L'impresa richiede la verifica da parte di un organismo dicertificazione accreditato per la certificazione UNI EN ISO14001

L'accreditamento dei certif icatori è svolto dal SINCERT.

L'ente di certificazione è un'organizzazione che, se accredi-tata, risponde alla norma UNI CEI EN 45012 e opera nel suosettore di competenza.

Si applica al sito produttivo (un gruppo industriale deve avere tanteregistrazioni EMAS, e quindi tante dichiarazioni ambientali, quantisono i suoi siti)

L'impresa richiede la convalida della dichiarazione ambientale daparte di un Verificatore Accreditato indipendente.

Il verificatore può essere un'organizzazione o un professionistasingolo e può operare solo nei settori per i quali è specificatamen-te accreditato.

Dopo la positiva ispezione da parte del verificatore, il sito produttivoviene registrato e inserito in un elenco pubblico e l’impresa acquisiscedal Comitato una "dichiarazione di partecipazione" all' EMAS che puòutilizzare - senza fornire falsa informazione - per i propri scopi.

Il regolamento EMAS è riconosciuto a livello europeo.

Il verificatore è un soggetto privato, ma è accreditato da un'istituzionepubblica (il Comitato).

Prevede il miglioramento continuo delle prestazioni ambientali.

Se - considerando la natura pubblica del sistema - il Comitato, l'ANPA,gli enti di controllo sul territorio (ARPA), daranno forza, ad esempiomediante incentivi o agevolazioni sui controlli e sulle autorizzazioni perle imprese registrate, l'EMAS potrà essere molto vantaggioso per chiha problemi di consenso, o comunque di rapporto con il pubblico ol'autorità. Le imprese aderiscono per rapportarsi con l'esterno.

Il rispetto della legislazione vigente è una precondizione per la parteci-pazione al sistema.

Dopo la positiva ispezione da parte dell'ente di certificazio-ne, l'impresa viene certificata e inserita in un elenco pubblicoe acquisisce dall'ente un certificato di conformità alla normaUNI EN ISO 14001 che può utilizzare - senza fornire falsainformazione - per i propri scopi.

La norma UNI EN ISO 14001 è riconosciuta a livello interna-zionale.

L'ente di certificazione è un soggetto privato, accreditato daun soggetto privato (SINCERT)

Prevede (a livello di sistema) il miglioramento continuo delleprestazioni ambientali.

Le imprese aderiscono per esigenze di mercato. L'ente pub-blico potrebbe considerare con maggior favore le impresecertificate.

Il rispetto della legislazione vigente non è una precondizioneper il soddisfacimento della norma, nonostante questa rac-comandi di essere consapevoli di tutte le leggi applicabili allapropria attività e di tenere un registro delle stesse.

Bisogna svolgere un'analisi ambientale iniziale e predisporre unadichiarazione ambientale

L'accreditamento dei Verificatori è deliberato dall'Organismo diAccreditamento, ovvero dal Comitato Ecoaudit Ecolabel; le attività diistruttoria e verifica sono svolte da ANPA che opera in collaborazionecon il SINCERTper le parti comuni tra EMAS ed ISO 14001.

Finalità ed impostazione dellelinee guida

ANPA ha avviato un progetto di ricer-ca per predisporre una guida che, attra-verso una serie di considerazioni sulsignificato e sulle peculiarità applicativedi ogni singolo requisito, fornisca all'im-presa gli elementi per comprendereappieno i contenuti del Regolamento efacilitarne una applicazione coerente conla realtà operativa di ogni singola azien-da.

Va precisato che questa guida intendeoffrire una chiave di lettura delle prescri-zioni a fini essenzialmente operativi enon è un documento normativo.

Pur essendo rivolto in particolare allePMI, la guida vorrebbe costituire il rife-rimento comune alle diverse parti inte-ressate (imprese, clienti, organismi dicertificazione, verificatori ambientali,autorità competenti, ecc..) con lo scopodi favorire un'interpretazione omogeneadel Regolamento.

Pur richiamandosi frequentemente aspecifiche esperienze, si è volutamenteevitato di fornire soluzioni applicative,ritenendo più opportuno stimolare la pre-ventiva interiorizzazione dei concetti edei criteri alla base del Regolamento, inquanto condizione necessaria per unaconsapevole predisposizione dei Sistemidi Gestione Ambientale e per una loroefficace attuazione.

Per ogni singolo requisito delRegolamento, vengono riportati:❏ il testo integrale del requisito secondo

il Regolamento ed il riferimento al corrispondente paragrafo della ISO 14001 (per ragioni di copyright non è stato possibile inserire il testo);

❏ un'analisi comprendente una serie di approfondimenti sui significati, le

motivazioni, le peculiarità applicative, ecc.., del relativo requisito.E' importante, una volta compresi i

significati e le motivazioni alla base diciascun requisito, cercare di tradurlo inpratica salvaguardando la sostanza delRegolamento e rimuovendo tutti quegliaspetti puramente formali che rischianodi rappresentare solo un appesantimentoed un ostacolo alla sua attuazione. Inquesto modo, circoscrivendo il sistema aquanto effettivamente necessario, siottengono positive ricadute anche sulpiano economico.

Nel modulare la consistenza dei prov-vedimenti da attuare per soddisfare irequisiti del Regolamento si dovrebbetenere conto dei seguenti fattori:❏ dimensioni e complessità della strut-

tura organizzativa;❏ numero di funzioni aziendali;❏ numero e tipo delle interfacce opera-

tive;❏ quantità e complessità delle informa-

zioni da gestire;❏ complessità dei processi

tecnico/gestionali da attuare;❏ complessità intrinseca del

prodotto/servizio;❏ complessità del ciclo produttivo;❏ maturità dei procedimenti produttivi

utilizzati;❏ qualifica richiesta per attrezzature,

procedimenti, personale;❏ problemi di salute e sicurezza legati

al prodotto o alle materie prime;❏ livello di contenziosità tra l'impresa

ed il pubblico;❏ complessità legislativa del settore

specifico.La struttura della guida segue quella

del Regolamento EMAS. Per agevolareil confronto EMAS - ISO e per consenti-re una maggiore comprensione dei requi-

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siti, si consiglia di esaminare la guidacontestualmente alla lettura della normaISO 14001 (i riferimenti ai paragrafidella ISO vengono abbinati ai corrispon-denti testi del Regolamento).

I. POLITICAAMBIENTALE

A. Il Requisit o Normat ivo

Regolamento EMAS:

Art. 2 Definizioni a)Politica ambientale: gli obiettivi ed iprincipi d'azione dell'impresa riguard oall'ambiente ivi compresa la conformitàalle pertinenti disposizioni regolamenta -ri in materia ambientale.

Art. 3 Partecipazione al sistema a)( L ' i m p resa deve) adottare una politicaambientale aziendale conformemente aip e rtinenti requisiti dell'Allegato I che,oltre a provvedere affinchè tutte le perti -nenti disposizioni regolamentari in mate -ria ambientale siano rispettate, includaimpegni finalizzati ad un ragionevolecostante miglioramento dell'efficienzaambientale, in vista della riduzione delleincidenze ambientali a livelli che nono l t repassino quelli che corr i s p o n d o n oall'applicazione economicamente prati -cabile della migliore tecnologia disponi -bile.

Allegato I, A.1, A.2, A.3La politica ambientale aziendale e ilp rogramma ambientale aziendale per ilsito devono essere stabiliti per iscritto.Documenti connessi devono indicarecome il programma ambientale e il siste -ma di gestione del sito siano connessialla politica e ai sistemi dell'impresa nel

suo insieme.La politica ambientale dell'impresa devee s s e re adottata e periodicamente riesa -minata, in part i c o l a re alla luce degliaudit ambientali, e corretta se del caso,al più alto livello di direzione. Essa devee s s e re comunicata al personale dell'im -presa e resa disponibile al pubblico.La politica ambientale dell'impresa devebasarsi sui principi di azione esposti alpunto D.Oltre a provvedere affinchè tutte le perti -nenti disposizioni regolamentari in mate -ria di ambiente siano rispettate, la politi -ca deve mirare a migliorare costante -mente l'efficienza ambientale.La politica in materia di ambiente e ilp rogramma relativo al sito devono con -cernere in particolare gli aspetti indicatial punto C.

Allegato I, C: Aspetti da trattare Nel quadro della politica e dei program -mi ambientali, nonchè degli auditambientali, devono essere trattati iseguenti aspetti:1. Valutazione, controllo e riduzione

delle incidenze dell'attività in questio-ne sulle varie componenti dell'am-biente.

2. Gestione, risparmio e scelte energeti-che.

3. Gestione, risparmio, scelta e traspor-to delle materie prime; gestione e risparmio dell'acqua.

4. Riduzione, riciclaggio, riutilizzazionetrasporto e smaltimento dei rifiuti.

5. Valutazione, controllo e riduzione del ru m o re all'interno e all'esterno dello stabilimento.

6. Scelta dei nuovi processi di produzio-ne e modifiche dei processi di produ-zione.

7. Gestione dei prodotti (progettazione,

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imballaggio, trasporto, uso e smalti-mento).

8. Efficienza e prassi ambientali di appaltatori, subappaltatori e fornito-ri.

9. P revenzione e riduzione degli inci-denti ambientali.

10.Definizione di apposite pro c e d u re di e m e rgenza qualora si verifichino incidenti ambientali.

11.Informazione e formazione del perso-nale riguardo ai problemi ambientali.Informazione esterna riguardo ai pro-blemi ambientali.

Allegato I, D: Prassi di buona gestioneLa politica ambientale dell'impresa deveessere basata sui principi di azione defi -niti in appresso; le attività dell'impre s avanno controllate regolarmente per veri -ficare se siano coerenti con detti principie con quelli del costante miglioramentodell'efficienza ambientale.1. Viene promosso tra i dipendenti di

ogni livello un senso di responsabilità verso l'ambiente.

2. Sono valutati in anticipo gli effetti ambientali di tutte le nuove attività e di tutti i prodotti e processi nuovi.

3. Sono valutati e controllati gli effetti delle attività in corso sull'ambiente locale ed esaminate tutte le incidenze rilevanti di tali attività sull'ambiente in generale.

4. Sono adottate disposizioni necessarie per pre v e n i re o eliminare l'inquina-mento e, qualora ciò si riveli impossi-bile, per ridurre al minimo la produ-zione di emissioni inquinanti e di rifiuti e preservare le risorse, tenendo conto di possibili tecnologie pulite.

5. Sono adottate le misure necessarie per prevenire le emissioni accidentali di materie o energia.

6. Sono introdotte e applicate proceduredi sorveglianza al fine di contro l l a re la conformità alla politica ambientale e, qualora queste procedure richieda-no misurazioni e prove, al fine di effettuare e aggiornare le registrazio-ni dei risultati.

7. Sono introdotte e aggiornate pro c e -d u re e interventi da effettuare nel caso in cui sia stata rilevata una situazione non conforme alla politica, agli obiettivi e agli scopi in materia ambientale.

8. Viene assicurata la cooperazione con le autorità pubbliche per stabilire e a g g i o r n a re pro c e d u re di emergenza, al fine di ridurre al minimo gli effetti di qualsiasi scarico accidentale nell'ambiente che nonostante tutto si verificasse.

9. Sono comunicate al pubblico le infor-mazioni necessarie per compre n d e re gli effetti sull'ambiente delle attività d e l l ' i m p resa, e viene perseguito un dialogo aperto con il pubblico.

10.Sono indicate ai clienti le opportune a v v e rtenze da osserv a re, ai fini del rispetto ambientale, nella manipola-zione, nell'utilizzazione e nell'elimi-nazione dei prodotti dell'impresa.

Sono predisposte misure per garantireche gli appaltatori che lavorano nel sitoper conto dell'impresa applichino normeambientali equivalenti a quelle dell'im -presa.

Norma UNI EN ISO 14001

3.9 Definizioni4.2 Politica ambientale

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B. Analisi e Consideraz ioni

Il Regolamento EMAS, tra le aff e r-mazioni iniziali, richiama il principio chela politica ambientale aziendale, oltre aprovvedere affinchè tutte le pertinentidisposizioni regolamentari in materiaambientale siano rispettate, deve inclu-dere degli impegni finalizzati:a) ad un "ragionevole" costante miglio

ramento dell'efficienza ambientale dell'impresa;

b) alla riduzione delle incidenze ambien-tali a livelli che non oltrepassino quelli che corrispondono all'applica-zione "economicamente praticabile" della "migliore tecnologia disponibi-le".La capacità di migliorare la propria

e fficienza ambientale, oltre il dovutorispetto dei requisiti di legge, diff e r i s c eda azienda ad azienda ed è in funzionedella struttura e delle disponibilità realidi ciascuna impresa.

Il principio che è contenuto nelRegolamento EMAS è quello che non cisi può attendere che tutte le aziende ten-dano ad un livello di riferimento unicoper migliorare la propria ef f i c i e n z aambientale ma che, viceversa, ci sidovrebbe attendere che tali livelli sianoragionevolmente differenziati, ovveroadeguati e commisurati alla struttura edalle disponibilità reali in possesso dell'a-zienda che desidera partecipare adEMAS.

Di pari passo, fra tutti i possibili livel-li che si possono raggiungere, in assolu-to, nella riduzione delle incidenzeambientali, gli stessi dovrebbero esserecalibrati, caso per caso, e rapportati allamigliore tecnologia disponibile che cia-

scuna azienda può legittimamente per-mettersi in funzione delle proprie dispo-nibilità finanziarie e della sua confronta-bilità sul mercato.

La politica ambientale viene successi-vamente analizzata dal RegolamentoEMAS con richiami ad una serie di prin-cipi (vedi Allegato I, D) che dovrebberoessere presi in considerazione, anche senon nella loro globalità, quando vienefatto un più concreto riferimento agliaspetti ambientali (vedi Allegato I, C)che l'azienda si propone di prendere inconsiderazione nel contesto dei propriprincipi di azione.

In definitiva, la politica ambientalecontiene gli obiettivi ed i principi diazione a cui l'impresa si ispira, nonchèl'impegno morale ed il livello di respon-sabilità che l'impresa si assume nei con-fronti di terzi, per garantire il rispettodell'ambiente e l'osservanza delle perti-nenti disposizioni di legge in materiaambientale. Inoltre, essa rappresenta unimpegno pubblico a migliorare le proprieprestazioni ambientali al fine di ridurregli impatti ambientali connessi con leattività svolte dall'impresa stessa.

La politica ambientale deve essereapprovata dal vertice dell'impresa, poi-chè è al più alto livello organizzativo chevanno definite le strategie aziendali (equindi anche la politica ambientale).L'impegno della direzione è un fattorecruciale ai fini del miglioramento dellagestione ambientale dell'impresa: taleimpegno non si deve risolvere con l'ap-provazione formale della politica, madeve essere concreto, visibile, dimostra-bile, sostanziale e sistematico.

Nel caso delle PMI, il vertice dell'im-presa si può identificare nel ConsiglioDirettivo (o corrispondente strutturaaziendale), oppure può anche coincidere

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con una sola persona: il proprietario,l'imprenditore, l'amministratore, il diret-tore generale, ecc.., ossia con quellafigura a cui è demandata la responsabi-lità dell'andamento aziendale nei riguardidegli obiettivi da conseguire.

La politica ambientale deve esserecoerente anche con altri obiettivi azien-dali, poichè è opportuno che ci sia unavisione integrata, nella quale l'aspetto"ambiente" si sposi, in un giusto bilan-ciamento, con gli altri aspetti della politi-ca dell'impresa (Qualità, Salute eSicurezza sul Lavoro, ecc..) che concor-rono a delineare le strategie aziendali.

Nel caso di un sito che appartenga adun'organizzazione con più siti, la politicaambientale del sito deve integrarsi con lapolitica del gruppo.

L'impegno alla scrupolosa osservanzadella legislazione ambientale costituisceun presupposto essenziale per la parteci-pazione di un'impresa ad EMAS. Ta l eimpegno deve essere quindi ribaditochiaramente nel documento di politicaambientale.

Qualora l'impresa si sia impegnataautonomamente a perseguire obiettivi aldi là degli obblighi di legge oppure a col-mare con norme interne aspetti non con-siderati da disposizioni legislative, lapolitica ambientale dovrà considerarlicongiuntamente ai requisiti di legge edimpegnare l'impresa ad esigerne l'osser-vanza.L'altro presupposto essenziale per la par-tecipazione ad EMAS è rappresentatodall'orientamento al miglioramento con-tinuo delle prestazioni ambientali del-l'impresa: è quindi opportuno che ildocumento di politica ambientale diaevidenza di questo impegno che poi, unavolta fissati gli obiettivi da conseguire, siconcretizzerà nel programma ambientale

che si intende attuare.La politica ambientale aziendale deve

essere stabilita per iscritto, deve esserecomunicata al personale dell'impresa eresa disponibile al pubblico.

La diffusione della politica all'internodell'azienda è molto importante per l'ac-crescimento della consapevolezzaambientale fra tutti i dipendenti, in modoche i principi enunciati siano eff e t t i v a-mente percepiti e vissuti da tutti lorocome una tematica a cui fare riferimentoper migliorare il proprio senso di respon-sabilità nei confronti dell'ambiente.

La politica ambientale dovrebbe ispi-rarsi ai principi di azione espostinell'Allegato I, D. Tuttavia non è neces-sario, soprattutto per le PMI, che neldocumento della politica siano presentitutti i principi riportati al punto D. E'invece importante che l'impresa, in baseal tipo di attività svolte, al contesto terri-toriale in cui è inserita, alle proprie con-vinzioni sulla protezione dell'ambiente,metta in risalto i principi chiave cuiintende ispirarsi. In pratica, bisogna evi-tare il rischio di adottare una politica"preconfezionata", magari molto impe-gnativa, ma slegata completamente dallarealtà e dalle possibilità dell'impresa, cherisulterebbe solo un mero documentocartaceo contenente dei principi e degliimpegni di fatto irrealizzabili.

E' preferibile dunque che l'impresa siconcentri su quegli aspetti che ritiene piùimportanti e che è effettivamente ingrado di perseguire, riservandosi poi diampliare i propri impegni al momentodelle successive revisioni del documen-to.Analogo discorso vale per i puntidell'Allegato I, C. Ad esempio, può esse-re ragionevole che l'impresa si dedichidapprima alla gestione dei rifiuti, dell'e-

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n e rgia, dell'acqua (ovvero a quelle atti-vità che determinano un ritorno econo-mico più immediato) e che solo in unsecondo momento si occupi di aspettiquali la gestione dei prodotti o le prassiambientali dei fornitori e degli appaltato-ri.

Con questo non si vuole dare unascala di importanza ai vari argomenti deipunti C e D dell'Allegato I; si vuole solosottolineare il fatto che, non essendopensabile che una piccola impresa cheparte da zero possa affrontare contempo-raneamente tutti questi aspetti, è giustoche si dia delle priorità e che imposti inmaniera coerente e trasparente un pro-gramma per estendere i suoi impegni e lesue responsabilità nei confronti dell'am-biente.

In definitiva, la politica ambientaledovrebbe:❏ essere approvata al più alto livello di

direzione ed essere conforme con la strategia globale dell'impresa;

❏ prevedere il rispetto sistematico delleleggi e delle norme applicabili alle attività svolte;

❏ mirare al miglioramento continuo delle prestazioni ambientali;

❏ prendere in considerazione la missio-ne, la visione, i valori essenziali, le convinzioni dell'impresa sulla prote-zione dell'ambiente;

❏ considerare gli "aspetti da trattare" indicati nell'Allegato I, C del Regolamento su cui ci si vuole impe-gnare;

❏ tenere conto delle "prassi di buonagestione" citate nell'Allegato I, D del Regolamento cui si vuole fare riferi-mento;

❏ essere diffusa sia all'interno che all'e-sterno dell'impresa;

❏ venire periodicamente riesaminata ed

eventualmente aggiornata ai più alti livelli aziendali.

II. ANALISI A M B I E N TA L EINIZIALE


Regolamento EMAS

Art. 2 Definizioni b)Analisi ambientale: una esauriente ana -lisi iniziale dei problemi ambientali,degli effetti e dell'efficienza ambientalirelativi alle attività svolte in un sito.

Art. 3 Partecipazione al sistema b)( L ' i m p resa deve) effettuare un'analisiambientale del sito per quanto concerneagli aspetti indicati nell'Allegato I, puntoC.

Allegato I, B.3Effetti ambientali.Valutazione e registrazione degli effettiambientali.Esame e valutazione degli effetti ambien -tali delle attività dell'impresa nel sito ecompilazione di un re g i s t ro di quelliindividuati come importanti.Ciò comporta, se del caso, la presa inconto di:a) emissioni controllate e incontrollate

nell'atmosfera;b) scarichi controllati e incontrollati

nell'acqua o nella rete fognaria;c) rifiuti solidi e di altro tipo, in partico-

lare rifiuti pericolosi;d) contaminazione del terreno;e) utilizzazione del terreno, di acqua, di

combustibili e di energia e di altre risorse naturali;

f) scarico di energia termica, ru m o re, odori, polveri, vibrazione e impatto

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visivo;g) incidenza su settori specifici dell'am-

biente e degli ecosistemi.Ciò comporta gli effetti derivanti, o chepossono derivare, in conseguenza di:1) condizioni operative normali;2) condizioni operative anormali;3) incidenti, imprevisti e possibili situa-

zioni di emergenza;4) attività passate, presenti e previste.R e g i s t ro delle disposizioni legislative eregolamentari e di altre esigenze dellapolitica aziendale.L ' i m p resa deve mettere e mantenere inatto procedure intese a registrare tutte ledisposizioni di carattere legislativo ere g o l a m e n t a re, nonchè le altre esigenzedella politica aziendale attinenti agliaspetti ambientali delle sue attività, deisuoi prodotti e dei suoi servizi.


3.3 Definizioni3.4 Definizioni4.3.1 Aspetti ambientali4.3.2 Prescrizioni legali e altre


I principi che l'impresa ha enunciatonella propria politica ambientale possonoessere attuati solamente se si conosconogli effetti che si producono, o potrebberoprodursi, sull'ambiente a seguito delleattività svolte nel sito produttivo.

Ciò comporta che si devono conosce-re quali siano:a) i fattori che si originano dalle attività

produttive e che possono modificare lo stato dell'ambiente;

b) le componenti ambientali da prendere in considerazione, al fine di determi-

nare le loro eventuali modifiche a seguito delle attività produttive.

Fattori che possono modificare lo statodell'ambiente

I fattori che possono modificare lostato dell' ambiente, sono molteplici:alcuni noti per gli studi e le esperienzesvolte dalla comunità scientifica, altrimeno noti o sconosciuti.

Tali fattori possono essere associati adegli indici numerici, che ne caratteriz-zano il livello quantitativo (kg, mg/l, dB,ecc..) al momento del loro rilascio, oppu-re a notazioni di valenza qualitativa(alto, medio, basso, ecc..).

Fattori legati a livelli quantitativi pos-sono essere quelli relativi a:❏ emissioni inquinanti;❏ produzione di rifiuti;❏ consumo di materie prime;❏ consumo di energia;❏ consumo di acqua;❏ consumo di risorse naturali;❏ rumore;mentre fra quelli legati a livelli qualitati-vi, ad esempio, si possono comprendere:❏ odori;❏ vibrazioni;❏ impatto visivo.

Componenti ambientaliLe componenti ambientali che posso-

no subire delle modifiche, a seguito deifattori originatisi dalle attività produtti-ve, sono sommariamente riconducibilialle seguenti voci:❏ atmosfera;❏ ambiente idrico;❏ suolo;❏ sottosuolo;❏ specie vegetali;❏ specie animali;

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❏ paesaggio;❏ comunità umane;dove ciascuna componente può subiredelle modifiche diverse da parte di unmedesimo fattore.

La caratterizzazione di una compo-nente ambientale può essere eff e t t u a t aattraverso la scelta di vari indicatoriambientali, di tipo sintetico o analitico.

La letteratura scientifica proponeun'ampia casistica di indicatori ambien-tali (si veda anche la sezione "indicatori"del CD - Rom A N PA1); nella scelta ditali indicatori è preferibile utilizzarequelli che consentono di apprezzare il"livello di modifica" che può aver subitouna componente ambientale (indicatorisintetici), riservandosi di utilizzare degli"indicatori analitici" per lo studio parti-colare di problemi specifici.

La correlazione tra i fattori che con-corrono ad agire sull'ambiente e le com-ponenti ambientali che vengono influen-zate da tali azioni, non è riconducibile aschemi prestabiliti, ma può essere otte-nuta solo a partire dai risultati dell'analisiambientale attraverso studi scientificispesso complicati.

Inoltre, nel corso dell'analisi ambien-tale, devono essere verificati il rispettodelle condizioni e dei limiti imposti dallanormativa ambientale vigente; tale veri-fica non nasce tanto dall' ipotesi cheun'azienda possa non rispettare le normein vigore, quanto dall'esigenza di definireil livello di rispetto ambientale a cui l'a-zienda si trova nel contesto della norma-tiva. In pratica, se un'azienda scaricadelle acque reflue con livelli di inquinan-ti inferiori a quelli previsti dalla normati-va, tali livelli dovranno essere mantenutistazionari o, compatibilmente con gliinvestimenti, ulteriormente diminuiti neltempo.

L'analisi ambientale iniziale del sitoproduttivo è quindi l'attività attraverso laquale l'azienda identifica gli aspettiambientali che dovranno essere conside-rati prioritari dal sistema di gestioneambientale. Nella sua definizione, sideve tenere conto del costo e dei tempinecessari per affrontare l'analisi ed otte-nere la disponibilità di dati affidabili.

L'azienda a tale scopo può utilizzareinformazioni già in suo possesso (adesempio i dati del MUD), oppure eff e t-tuare degli accertamenti supplementari.L'analisi ambientale, infatti, dovrebbetenere in considerazione l'intera gammadelle situazioni operative dell'azienda edeve identificare tutti gli aspetti ambien-tali delle proprie attività, in modo dapoter determinare quali di essi hanno opossono avere impatti ambientali signifi-cativi e sui quali sia motivabile un impe-gno in termini di obiettivi e di program-ma ambientale.

L'analisi ambientale iniziale svolgeun ruolo molto importante in particolareper le piccole imprese. In queste realtà,infatti, il sistema di gestione che si andràa costruire sarà necessariamente moltosemplice, per cui l'individuazione deglielementi critici ai fini ambientali dell'at-tività dell'impresa deve essere fattadurante l'analisi iniziale.

L'analisi ambientale iniziale perseguei seguenti obiettivi principali:❏ acquisire gli elementi utili ad indivi-

duare gli effetti ambientali e la loro entità, anche al fine di determinare il grado di efficienza ambientale delle attività svolte in un sito;

❏ individuare la normativa ambientale

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1 A N PA (Agenzia Nazionale per la Protezionedell’Ambiente), Manuale per l’attuazione del SistemaComunitario di Ecogestione ed Audit (CD-Rom),Roma, 1997.

applicabile alle attività svolte nel sito per la verifica della relativa confor-mità;

❏ raccogliere le informazioni atte ad individuare le aree di miglioramento delle prestazioni ambientali sul piano tecnico e gestionale;

❏ costruire un punto di riferimento oggettivo per evidenziare i migliora-menti successivi.L'analisi ambientale iniziale può in

generale comprendere:❏ l'identificazione di tutti gli aspetti

ambientali delle proprie attività, pro-dotti, servizi;

❏ l'identificazione delle prescrizioni legislative e regolamentari;

❏ la valutazione delle proprie prestazio-ni ambientali in rapporto alle disposi-zioni di legge, a criteri interni, a codi-ci di buona pratica, a principi e a linee guida;

❏ l'analisi delle prassi e delle procedure di gestione ambientale esistenti;

❏ l'identificazione delle politiche e delle procedure esistenti in materia di approvvigionamento e di appalti;

❏ le conoscenze derivate dalle indagini su precedenti incidenti occorsi;

❏ eventuali necessità di formazione/addestramento;

❏ le opportunità di ottenere vantaggi competitivi;

❏ i punti di vista delle parti interessate.I risultati di tale analisi verranno suc-

cessivamente utilizzati come base di rife-rimento per la preparazione degli obietti-vi, traguardi e programmi ambientali eper il relativo sistema di gestioneambientale.

Per fare ciò, l'impresa valuta tutti glielementi inerenti alla propria attività etutti gli elementi esterni connessi adessa: è l'insieme di tali elementi a deter-

minare la prestazione ambientale com-plessiva. Il risultato finale dovrebbeessere un quadro completo e aggiornatodella situazione del sito che raffiguri larilevanza del suo impatto sull'ambiente,la conformità legislativa, l'efficienza conla quale tali problematiche vengonogestite e la sensibilità del territorio circo-stante.

L'analisi ambientale dovrebbe esseredecisa dal vertice dell'impresa, che a talfine nomina un responsabile. L'analisidovrebbe essere accuratamente pianifica-ta, per garantire competenza, indipen-denza e disponibilità di tempo e risorseadeguate alle dimensioni, al contenuto edalle finalità di tale indagine.

Il processo ed i risultati dell'analisiambientale iniziale dovrebbero esseredocumentati e dovrebbero pure essereidentificate le opportunità per lo svilup-po del SGA.

Alcune tecniche comuni per condurreun'analisi comprendono:❏ questionari;❏ interviste;❏ liste di controllo;❏ ispezioni e misurazioni dirette;❏ riesame delle registrazioni;❏ confronto con altre situazioni.

Possono essere consultate anche fontidi informazione esterne, quali:❏ agenzie per la protezione dell'ambien-

te (ANPA, A R PA) o uffici pubblici (comunali, provinciali, regionali) in merito a leggi ed autorizzazioni;

❏ biblioteche ed archivi locali e regionali;❏ altre organizzazioni per scambio di

informazioni;❏ associazioni industriali e/o di catego-

ria, camere di commercio;❏ o rganizzazioni per la difesa del con-

sumatore;❏ costruttori di apparecchiature in uso;

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non hanno una struttura in cui siano pre-senti degli operatori in grado di analizza-re e valutare tali problematiche. Inoltre,avvalersi di strutture esterne per ottenereuna conoscenza, anche sommaria, dellostato ambientale circostante un sito, purse limitato ad un ristretto numero dicomponenti ambientali, potrebbe risulta-re particolarmente oneroso per una PMI,tanto da non giustificare l'onere dellaspesa con l'utilità delle informazioniottenute; è tuttavia importante che l'im-presa svolga comunque uno studio dimassima, pur se limitato a delle notiziedi carattere sommario, che permetta diinquadrare il sito produttivo nel suo con-testo territoriale e che consenta di acqui-sire una buona sensibilità iniziale daapprofondire e/o allargare nel tempo.

II.2 Descrizione delle attivitàIl secondo passo è l'analisi dettagliata

delle attività, prodotti e servizi svolti dal-l'impresa. Tale analisi comprende unadescrizione del sito produttivo anche conriferimento a situazioni di inquinamentoe contaminazione dovute ad attività pas-sate.

L'azienda individua le attività chevengono svolte all'interno del sito pro-duttivo, tenendo conto anche delle atti-vità svolte da eventuali appaltatori eimprese di servizi.

Dovrebbe essere illustrato il lay - outdi processo e le fasi elementari che locompongono. Per ogni fase va poi impo-stato un bilancio di flusso (di materia edi energia) che tenda ad individuare ipotenziali aspetti ambientali legati allesingole fasi. La suddivisione delle atti-vità in fasi elementari deve essere fattain modo da permettere un esame signifi-cativo della fase stessa, ma allo stessotempo consentire una visione complessi-

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❏ relazioni d'affari (ad esempio con quelli che ritirano i rifiuti);

❏ professionisti.Prima di analizzare più nel dettaglio

le fasi in cui si può suddividere l'analisiambientale, si vuole ricordare la diff e-renza di significato tra aspetto ed impattoambientale (la parola "effetto", anche sea rigore non sarebbe del tutto esatto,deve essere intesa sostanzialmente equi-valente ad "impatto"). La relazione esi-stente tra gli aspetti e gli impatti ambien-tali è quella di causa ed effetto. Un aspet-to ambientale riguarda cioè un elementodell'attività, del prodotto o del serviziodell'azienda che può provocare un impat-to ambientale, ossia un cambiamentonell'ambiente.

II.1 Inquadramento generale del sitoL'analisi ambientale inizia da uno stu-

dio delle caratteristiche generali dell'areacircostante il sito, descrivendo, in termi-ni sintetici sulla base delle informazionireperibili, l'inquadramento amministrati-vo - urbanistico, quello geografico - ter-ritoriale, quello paesaggistico - storico -culturale e quello più propriamenteambientale (clima, morfologia, idrogeo-logia, aree di particolare interesse natura-listico, presenza di altre fonti significati-ve di inquinamento). In questo contestova valutata la sensibilità del territorio inbase alla presenza di recettori particolar-mente sensibili, sia di tipo antropico(riguardante l'uomo) che biotico (riguar-dante le specie animali e vegetali), alverificarsi di azioni di protesta da partedella popolazione (denunce...) o di azionidi pressione da parte delle autorità (con-trolli...).

La conoscenza dello stato ambientalecircostante un sito non è sempre agevoleper le PMI, in particolare per quelle che

va del processo.Si può così costruire un bilancio glo-

bale del ciclo produttivo ed ottenere unquadro generale degli aspetti ambientalilegati alle proprie attività.

II.3 Identificazione e descrizione degli aspetti ambientali legati alle attività

L'identificazione degli aspettiambientali viene fatta in base alle analisisvolte al momento della descrizionedelle attività, e deve tenere conto di con-dizioni operative normali ed anormali, dipossibili situazioni di emergenza e diincidenti.

Il processo parte dall'individuazionedelle fasi e dei punti in cui si originano(o si possono originare) i vari aspetti,prosegue con la raccolta dei dati e delleinformazioni necessarie alla quantifica-zione dell'aspetto e porta alla costruzionedi un inventario in cui vi sia un quadroriassuntivo dei punti di origine ed unbilancio di flusso dei vari aspetti. La rac-colta dei dati può essere fatta tramiteliste di controllo, interviste, analisi docu-mentali, misurazioni, ispezioni dirette,risultati di audit precedenti ecc..

Bisogna prendere in considerazione leattività passate, presenti e previste per ilfuturo. Gli aspetti ambientali da conside-rare sono riportati nella lettera C dell'al-legato I del Regolamento.

Dovrebbe essere inclusa anche l'i-dentificazione dell 'esposizione alrischio correlato a imposizioni legali,regolamentari ed economiche, chehanno effetto sull'impresa e l'identifica-zione degli impatti sulla salute e sullasicurezza e la valutazione del rischioa m b i e n t a l e .

E' importante ricordare che l'identifi-cazione degli aspetti ambientali legati

alle attività dell'azienda non si esauriscein sede di analisi ambientale iniziale,ma rappresenta un processo continuoche deve essere svolto e riesaminatoperiodicamente e che deve essere unodegli input decisionali nei riguardi disuccessivi aggiornamenti e/o modifichedi impianto o di processo.

II.4 Identificazione delle prescrizioni legislative e re g o l a m e n t a r i

Il rispetto della legislazione ambien-tale applicabile alle proprie attività è unrequisito fondamentale per poter aderiread EMAS. Per la PMI, spesso è diff i c i-le anche solo venire a conoscenza delledisposizioni legislative a cui si è sotto-posti. La legislazione in questo campo,infatti, è molto frammentata e disomo-genea. E' molto importante, in sede dianalisi ambientale, che non si trascurinulla e che vengano individuate tutte leprescrizioni di legge che devono essereottemperate dall'impresa sia in fase diautorizzazione che di controllo.

Le disposizioni legislative possonopresentarsi sotto varie forme:❏ quelle specifiche per l'attività;❏ quelle specifiche per i prodotti ed i

servizi dell'organizzazione;❏ quelle specifiche per il settore indu-

striale dell'organizzazione;❏ le leggi sull'ambiente di applicazione

generale;❏ le autorizzazioni, le licenze, i permessi.

Per identificare le leggi in materiaambientale e le loro modifiche in corsosi possono consultare varie fonti, fra lequali:❏ autorità di vario livello;❏ gruppi o associazioni industriali;❏ raccolte di dati pubblicate;❏ servizi professionali.

Si dovrebbe arrivare alla compila-

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zione di un registro delle disposizionilegislative riguardanti l'ambiente cheriporti la normativa comunitaria, nazio-nale e regionale applicabile alle attivitàsvolte nel sito. L'impresa può anchedecidere di fissare dei criteri di presta-zione interni che vadano oltre quantorichiesto dalle leggi. Tali criteri posso-no essere di aiuto all'azienda nel defini-re i propri obiettivi e traguardi ambien-t a l i .

Nel registro dovrebbero essere ripor-tate, ad esempio, le prescrizioni riguar-danti le autorizzazioni in campo ambien-tale, gli inventari di sorgenti di emissionee di scarichi, gli elenchi di sostanze peri-colose, i limiti di legge previsti, lineeguida di qualità ambientale, i protocolli oconvenzioni con autorità, gli accordivolontari ecc..

E' importante ricordare che l'identifi-cazione delle prescrizioni legislative eregolamentari non si esaurisce in sededi analisi ambientale iniziale, ma rap-presenta un processo continuo che deveessere svolto e riesaminato periodica-mente. Anche il registro deve esserequindi aggiornato continuamente inbase alle nuove norme emanate ed allescadenze periodiche successive.Dovrebbero essere evidenziate anche leprevedibili variazioni della legislazionein modo da privilegiare, in sede di indi-viduazione delle possibili aree dimiglioramento, le azioni finalizzate alpreventivo adeguamento.

E' utile segnalare che la creazionedel registro può costituire un ulterioreelemento di pianificazione laddove losi utilizzi anche come scadenzario perle verifiche del soddisfacimento dellep r e s c r i z i o n i .

II.5 Analisi delle modalità organizza-tive e gestionali ambientali in atto

In questa fase è necessario esaminaregli aspetti organizzativi e gestionali inatto, per individuarne i punti di forza e didebolezza.

Vanno valutate, ad esempio, l'asse-gnazione delle responsabilità, la defini-zione delle interfacce, le proceduregestionali e operative in uso, la presenzae la gestione dei registri degli eff e t t iambientali e delle disposizioni legislati-ve, la formazione, la comunicazioneinterna ed esterna, la gestione dei costiassociati agli aspetti ambientali. Sidovrebbe poi fare un confronto con lemigliori tecnologie disponibili e con leprestazioni ambientali di altre impresedello stesso settore industriale.

Tali informazioni consentono di valu-tare l'efficienza con la quale vengonoa ffrontate le problematiche relative aivari effetti ambientali.

II.6 Identificazione degli impatti ambientali associati agli aspetti t rovati e valutazione della loro significatività

Una volta individuati gli aspettiambientali legati alle proprie attività,andrebbero identificati gli impattiambientali, reali e potenziali, positivi enegativi, associati a ciascun aspetto.Andrebbe poi valutata la significativitàdi tali impatti.

Il concetto di "impatto ambientalesignificativo" non viene definito inmaniera chiara né dal Regolamento, nédalla norma ISO. In linea generale si puòdire che un impatto ambientale è tantopiù significativo quanto meno la compo-

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nente ambientale che lo subisce è ingrado di ripristinare le proprie condizioniambientali. Data la complessità dei fatto-ri in gioco, una definizione più precisasembra di fatto impossibile. In ogni caso,la significatività degli impatti associatiagli aspetti ambientali dell'impresa è ilrisultato di diverse considerazioni.

In primo luogo va tenuto conto dellaconformità legislativa; a tal fine bisognaverificare la presenza di un registro nor-mativo, la concessione delle autorizza-zioni necessarie, la rispondenza di taliautorizzazioni alla situazione reale del-l'impresa, la presenza di un inventariorelativo allo specifico impatto, l'ottempe-ranza delle prescrizioni di legge ed ilrispetto di eventuali limiti previsti.

Va poi valutata la rilevanza dell'im-patto, in base al confronto con i limiti dilegge, alla numerosità dei punti di origi-ne, alla quantità ed alla qualità degliinquinanti emessi.

Per una valutazione complessiva del-l'impatto bisogna infine tenere conto del-l ' e fficienza con cui l'impresa gestisce ilproblema e della sensibilità del territoriocircostante.

Aspetti da considerare che possonofacilitare la valutazione degli impattisono ancora:

Aspetti ambientali:❏ la vastità dell'impatto❏ la severità dell'impatto;❏ a probabilità che avvenga;❏ la durata dell'impatto.

Aspetti economici:❏ i potenziali vincoli regolamentari e

legislativi;❏ la difficoltà di modificare l'impatto;❏ il costo della modifica dell'impatto;❏ l'effetto della modifica sulle altre atti-

vità e sugli altri processi;

❏ i rapporti con le parti interessate;❏ gli effetti sull'immagine dell'azienda.

Tali valutazioni portano a definire unordine di priorità con il quale vannogestiti i problemi analizzati, evidenzian-do inoltre le azioni correttive e di ade-guamento che devono essere adottateimmediatamente o comunque con urgen-za.

Nella pratica, nel caso delle PMI,raramente si è in presenza di situazioniper le quali è necessario valutare gliimpatti ambientali prodotti dalle attivitàdi un sito; se si escludono situazioni par-ticolari (ad esempio per un contributoquasi esclusivo di un'impresa ad ungrave impatto, in cui esista cioè unachiara relazione tra l'aspetto e l'impatto),non è quindi necessario fare, ad esempio,degli studi appositi per valutare le conse-guenze sulla fauna ittica degli scarichi diun'impresa in un ecosistema fluviale. Inun contesto in cui molti soggetti interagi-scono con una componente ambientalesarebbe comunque impossibile isolare ilcontributo di una singola azienda all'im-patto complessivo. A tale riguardo sipensi anche al problema dell'eff e t t oserra: è chiaro che non si può quantifica-re il contributo della singola impresaall'innalzamento della temperatura terre-stre, ma non per questo non ci si deveimpegnare a diminuire le emissioni deigas che provocano l'effetto serra.

Probabilmente può risultare quindis u fficiente un bilancio ambientale dimassa e/o di energia per quanto riguardale emissioni in atmosfera, gli scarichinelle acque, la produzione di rifiuti edeventualmente delle misure su rumore,odori, vibrazioni. Laddove l'impresa rie-sca ad ottenere una riduzione, per uno opiù componenti, della sua pressione sul-l'ambiente, anche l'impatto ne risulterà

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comunque diminuito, venendo meno cosìla necessità di quantificare tale l'impatto.E' evidente che gli aspetti ambientalidevono invece essere sempre tenuti sottocontrollo e per quanto possibile quantifi-cati.

III. OBIETTIVI E PROGRAM-MI AMBIENTALI

A. Requisit o normat ivo

Regolamento EMAS

Art. 2 Definizioni d)Obiettivi ambientali: gli obiettivi part i -colari che l'impresa si prefigge in ordineall'efficienza ambientale

Art. 2 Definizioni c)Programma ambientale: una descrizionedegli obiettivi e delle attività specificid e l l ' i m p resa, concernenti una migliorep rotezione dell'ambiente in un determi -nato sito, ivi compresa una descrizionedelle misure adottate o previste per rag -giungere questi obiettivi e, se del caso, lescadenze stabilite per l'applicazione ditali misure.

Art. 3 Partecipazione al sistema c)(L'impresa deve) introdurre, alla luce deirisultati dell'analisi ambientale iniziale,un programma ambientale per il sito eun sistema di gestione ambientale appli -cabile a tutte le attività svolte nel sito. Ilprogramma ambientale deve essere voltoalla realizzazione degli impegni contenu -ti nella politica ambientale dell'impre s aindirizzati al costante incremento dell'ef -ficienza ambientale; il sistema di gestio -ne ambientale deve essere conforme alle

esigenze dell'allegato I.

Art. 3 Partecipazione al sistema e)( L ' i m p resa deve) fissare, alla luce deirisultati dell'audit, al più elevato livelloa p p ropriato di direzione, obiettivi voltial costante miglioramento dell'efficienzaambientale, e rivedere adeguatamente ilprogramma ambientale per consentire ilconseguimento di tali obiettivi nel sito.

Allegato I, A.4L'impresa deve specificare i suoi obietti -vi in materia di ambiente a tutti i livellipertinenti al suo interno.Gli obiettivi devono essere coerenti conla politica in materia di ambiente e,ogniqualvolta sia praticabile, devonoq u a n t i f i c a re l'impegno volto al costantemiglioramento dell'efficienza ambientalesecondo scadenzari precisi.

Allegato I, A.5L ' i m p resa deve mettere e mantenere inatto un programma mirante al consegui -mento degli obiettivi riguardanti il sito.Detto programma deve comprendere:a) l'assegnazione delle responsabilità

per quanto attiene agli obiettivi per ogni funzione ed ogni livello dell'im-presa;

b) gli strumenti con cui tali obiettivi vanno conseguiti.

Devono essere fissati programmi separa -ti in merito alla gestione ambientale deip rogetti relativi ai nuovi sviluppi o ap rodotti, servizi o procedimenti nuovi omodificati, destinati a definire:1) gli obiettivi di carattere ambientale

che occorre raggiungere;2) i meccanismi volti al loro raggiungi-

mento;3) le procedure volte a gestire i cambia-

menti e le modifiche man mano che i

ANPA

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progetti procedono;4) i meccanismi correttivi che devono

e s s e re utilizzati, qualora se ne pre -senti la necessità, il modo in cui devono essere attivati e quello in cui va misurata la loro adeguatezza nelle p a rticolari situazioni in cui vengono applicati.


3.7 Definizioni3.10 Definizioni4.3.3 Obiettivi e traguardi4.3.4 Programma/i di gestione

ambientale


Una volta definita la politica ambien-tale e svolta l'analisi ambientale iniziale,l'impresa dovrebbe pianificare e gestire(cioè programmare, organizzare, infor-mare, verificare e correggere) le proprieattività in modo da realizzare la sua poli-tica ambientale. Per fare ciò, essadovrebbe fissare degli obiettivi (ed even-tualmente dei traguardi) che si impegna arispettare e dovrebbe stabilire un pro-gramma ambientale che specifichi tempi,modi, responsabilità e risorse attraversocui si intende raggiungere tali obiettivi.

Data la stretta relazione tra i duea rgomenti (obiettivi e programmi), siritiene che, in particolare per la PMI, siaopportuno trattarli in modo congiunto.

III.1 Obiettivi ambientaliL'impresa ha individuato, tramite l'a-

nalisi ambientale iniziale, tutti gli impattiambientali associati alle proprie attività ela relativa significatività.

A questo punto l'impresa definisce gliobiettivi sui quali intende impegnarsi per

diminuire il proprio impatto sull'ambien-te.

L'impresa non è obbligata a fissaredegli obiettivi per ogni aspetto ambienta-le significativo trovato nel corso dell'a-nalisi ambientale iniziale. IlRegolamento infatti spinge ad un miglio-ramento delle prestazioni ambientali fat-tibile in termini di risorse (sia umane chefinanziarie) e congruente con la situazio-ne del mercato in cui l'impresa si con-fronta. E' l'impresa, quindi, che definiscesia il numero degli obiettivi (e quindi learee su cui si vuole impegnare per unmiglioramento), sia l'entità del migliora-mento che si vuole raggiungere.Nessuno, in sostanza, limiti di legge aparte, può imporre all'azienda delle pre-stazioni ambientali che essa stessa non sisia prefissa.

Compito dell'impresa è pertanto quel-lo di individuare, nell'ambito delle atti-vità svolte in un sito, quali obiettiviambientali hanno carattere di priorità perraggiungere quanto definito nella politicaambientale.

La definizione degli obiettivi dovreb-be essere fatta in primo luogo a seguitodell'analisi ambientale iniziale, ma taliobiettivi dovrebbero essere aggiornati aseguito di ogni ciclo di audit e il conse-guimento di tali obiettivi dovrebbe esse-re riesaminato per verificarne eventualiscostamenti.

Nello stabilire e nel riesaminare i suoiobiettivi ambientali, l'impresa tieneconto, oltre che dell'analisi ambientaleiniziale del sito (e quindi anche delleprescrizioni di legge), della sua politicaambientale, delle opzioni tecnologiche,delle esigenze finanziarie, operative ecommerciali e del punto di vista delleparti interessate.

Gli obiettivi ambientali dovrebbero

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essere espressi in modo quantitativo tra-mite indicatori predefiniti dall'impresa.Questi indicatori possono costituire labase di un sistema di valutazione delleprestazioni ambientali dell'impresa.

Dovrebbero essere finalizzati alcostante e ragionevole miglioramentodelle prestazioni ambientali (oltre gliobblighi di legge) ed indicare la scaden-za entro la quale devono essere raggiun-ti.

La definizione degli obiettivi deveessere fatta al massimo livello appropria-to di direzione.

Gli obiettivi possono includere l'im-pegno a:❏ ridurre i rifiuti e lo spreco delle risor-

se;❏ ridurre o eliminare il rilascio di inqui-

nanti nell'ambiente;❏ progettare i prodotti per minimizzarne

l'impatto ambientale in produzione, utilizzazione e smaltimento;

❏ tenere sotto controllo l'impatto ambientale degli approvvigionamenti di materie prime;

❏ migliorare le proprie prassi operative di gestione ambientale;

❏ promuovere la consapevolezza ambientale del personale e della col-lettività.Indicatori del tipo sotto elencato pos-

sono essere generalmente utilizzati permisurare i progressi verso un obiettivo:❏ quantità di materie prime o di energia

utilizzate;❏ quantità di emissioni quali CO2;

❏ rifiuti generati per unità di prodotto finito;

❏ l ' e fficienza nell'uso di materie ed energia;

❏ il numero di incidenti ambientali;❏ la percentuale di rifiuti riciclati;

❏ la percentuale di materiale riciclato nell'imballaggio;

❏ specifiche riduzioni di quantità di sostanze inquinanti quali: NOx, SO2,

CO, HC, Pb, CFC;❏ ore di formazione ambientale per

dipendente;❏ investimenti in protezione ambientale.

Gli obiettivi dovrebbero essere stabi-liti per iscritto. Ogni livello dell'organiz-zazione dovrebbe essere informato, perquanto di competenza, al fine di ottenerela condivisione degli obiettivi, la consa-pevolezza e l'impegno di tutti. Far com-prendere gli obiettivi implica dare unaadeguata presentazione e diffusione allescelte aziendali, delineandone le motiva-zioni, le ragioni, i presupposti almenosino ai livelli organizzativi con funzionidirettive. Per i livelli più operativi lacomprensione degli obiettivi è da inten-dersi orientata ai suoi aspetti più diretta-mente attinenti le attività di competenza.

In alcuni casi, può essere auspicabileche il processo di definizione degli obiet-tivi ambientali parta dagli addetti e solosuccessivamente venga valutato, integra-to ed approvato dai livelli superiori. Gliobiettivi, infatti, vengono raggiuntiessenzialmente da chi opera. In tal modoinoltre, coinvolgendoli nella definizionee nel raggiungimento degli obiettivi, siresponsabilizza il personale formando inmodo permanente un atteggiamento diattenzione verso l'ambiente da parte del-l'intera azienda.

In definitiva, gli obiettivi ambientalidovrebbero:❏ essere autorizzati al più alto livello

appropriato ed essere coerenti con la politica;

❏ riguardare gli effetti ambientali che il sito ha sull'ambiente giudicati rile-vanti durante l'analisi ambientale ini-

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ziale;❏ essere espressi in modo quantitativo

ed operativamente misurabile possi-bilmente tramite indicatori predefiniti dall'impresa;

❏ indicare la scadenza entro la quale devono essere raggiunti;

❏ essere specificati per il personale di tutti i livelli pertinenti;

❏ essere divulgati all'interno dell'impre-sa;

❏ venire periodicamente riesaminati ed eventualmente aggiornati.

III.2 Definizione di programmi per il conseguimento degli obiettivi

Individuati gli obiettivi ambientali,l'impresa predispone un programmaambientale che rappresenta il piano attra-verso cui si vogliono conseguire gliobiettivi ed i mezzi messi a disposizionea tal fine. Per essere efficace, la pianifi-cazione della gestione ambientaledovrebbe essere integrata nel piano stra-tegico dell'impresa.

Il programma descrive come verrannoraggiunti gli obiettivi ed i traguardi pre-fissati dall'impresa, comprende la tempi-stica delle azioni, indica il personaleresponsabile e le risorse che si destinanoper dare attuazione alla politica ambien-tale dell'azienda.

Nel programma, perciò, si identifica-no, in ordine di priorità, le azioni che l'a-zienda vuole intraprendere, che possonoriguardare singoli processi, progetti, pro-dotti, servizi, modalità operative o instal-lazioni di un sito. E' evidente che il pro-gramma ambientale non deve necessaria-mente riguardare tutti gli aspetti ambien-tali dell'impresa, ma solo quelli su cuil'impresa si è impegnata a migliorareattraverso la definizione di un obiettivoambientale.

La definizione del programmadovrebbe essere fatta al livello appro-priato di direzione.

Il programma ambientale dovrebbeessere stabilito per iscritto ed essere defi-nito per ogni livello dell'organizzazione.Tutto il personale dovrebbe essere sensi-bilizzato e coinvolto nell'attuazione delprogramma, per cui a ciascuno dovrebbeessere assicurata la conoscenza operativadei propri impegni.

Vale anche qui il discorso fatto per gliobiettivi ambientali: può essere auspica-bile stimolare un processo di definizionedel programma ambientale a partire dagliaddetti.

Il programma può prevedere ad esem-pio:❏ modifiche al processo produttivo;❏ introduzione di nuove apparecchiatu-

re per la riduzione dell'inquinamento;❏ interventi su apparecchiature esistenti;❏ introduzione di sistemi di monitoraggio;❏ attività di verifica sui fornitori e sugli

appaltatori;❏ svolgimento di attività di informazio-

ne e formazione sui dipendenti e/o la comunità locale;

❏ introduzione di nuove procedure tec-niche e gestionali o modifica di quelle esistenti.I programmi ambientali aiutano l'im-

presa a migliorare le proprie prestazioniambientali. Essi dovrebbero essere dina-mici ed essere regolarmente revisionatiper adeguarsi ai cambiamenti di obiettivie di traguardi dell'impresa.

In definitiva, il programma ambienta-le dovrebbe:❏ essere autorizzato al più alto livello

appropriato e riguardare tutti gli obiettivi scelti;

❏ descrivere le misure da mettere in pratica e le relative scadenze;

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❏ attribuire, a tutti i livelli pertinenti delle funzioni aziendali, le responsa-bilità ed i poteri necessari all'attuazio-ne del programma;

❏ assegnare le risorse necessarie;❏ essere divulgato e compreso all'inter-

no dell'impresa;❏ venire periodicamente riesaminato ed

eventualmente aggiornato.

III.3 Definizione di programmi sepa-rati per p rogetti relativi a nuovi sviluppi o a prodotti, servizi o p rocedimenti nuovi o modificati

Nel caso di nuovi sviluppi o di pro-dotti, servizi o procedimenti nuovi omodificati, l'azienda è tenuta a definiredei programmi specifici in merito allagestione ambientale, che comprendanogli obiettivi da raggiungere, le modalitàper il loro raggiungimento, le procedureed i meccanismi correttivi da attuarequalora se ne presenti la necessità manmano che i progetti procedono.

E' importante cioè che gli aspettiambientali legati alle attività svolte daun'impresa vengano tenuti in considera-zione fin dal momento dell'ideazione ditali attività. Di conseguenza, se l'impresadecide di introdurre nuovi processi pro-duttivi, o di produrre un nuovo tipo diprodotto, è importante che si ponga subi-to in un'ottica di prevenzione dell'inqui-namento. Spesso, infatti, è proprio nellefasi di ideazione che si determinano inmassima parte le caratteristiche di unprodotto e del modo di produrlo, anchedal punto di vista ambientale. Un errorein questa fase potrebbe essere molto dif-ficilmente compensato da modifiche infasi successive.

Attività per le quali potrebbe esserenecessaria la definizione di programmiambientali separati sono ad esempio:

❏ introduzione di un nuovo prodotto o processo;

❏ modifica sostanziale di un prodotto o processo esistente;

❏ introduzione o modifica di attività di servizio;

❏ modifiche alla struttura organizzativa e/o alle procedure tecniche e gestio-nali.E' importante quindi che in questi

casi, o comunque per situazioni cheintroducono significative variazioni sugliimpatti ambientali dell'impresa, venganoimpostati programmi ambientali specificivolti alla definizione di:❏ obiettivi ambientali;❏ modalità per il loro raggiungimento;❏ relativi criteri di attivazione e monito-

raggio;❏ procedure di gestione di modifiche in

corso d'opera.Tali programmi possono riguardare la

pianificazione, la progettazione, lacostruzione, gli appalti, la messa a punto,il funzionamento e, al tempo stabilitodall'organizzazione, la dismissione.

I V. SISTEMA DI GESTIONEAMBIENTALE


Regolamento EMAS

Art. 2 Definizioni e)Sistema di gestione ambientale: la partedel sistema di gestione complessivo com -p rendente la struttura organizzativa, laresponsabilità, le prassi, le pro c e d u re, ip rocessi e le risorse per definire edattuare la politica ambientale.

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Art. 3 Partecipazione al sistema c)(L'impresa deve) introdurre, alla luce deirisultati dell'analisi ambientale iniziale,un sistema di gestione ambientale appli -cabile a tutte le attività svolte nel sito.Il sistema di gestione ambientale devee s s e re conforme alle esigenze dell'alle -gato I.


3.5 Definizioni4.1 Requisiti generali4.6 Riesame della direzione


Per gestire in modo corretto il proprioimpatto sull'ambiente e per realizzare gliobiettivi che ha definito, l'azienda devepianificare e gestire le attività che con-corrono al conseguimento degli obiettiviprefissati.

Pianificare e gestire vuol dire, in sin-tesi, che l'azienda deve organizzarsi, pro-grammare, informare gli operatori (inter-ni ed esterni), verificare come ci si stamuovendo al fine del conseguimentodegli obiettivi, correggere per riadeguar-si ad essi.

E' il cosiddetto PDCA ( P l a n - D o -Check-Act), ossia pianificare, fare, con-trollare e correggere.

Queste funzioni, che competono alvertice dell'impresa, per essere svoltecon efficacia ed efficienza devono esseresvolte in maniera coerente e sistematica.

Uno strumento ormai codificato datempo in termini di requisiti e metodolo-gie operative dalla normativa internazio-nale (ISO 9000) è costituito dal sistemadi gestione della qualità. Nella normativain questione il sistema qualità è definitocome struttura organizzativa, procedure,

processi e risorse necessari ad attuare lagestione per la qualità, ossia l'insiemedelle attività di gestione aziendale chedeterminano la politica per la qualità, gliobiettivi e le responsabilità e li traduconoin pratica con mezzi quali la pianifica-zione della qualità, il controllo della qua-lità, l'assicurazione della qualità ed ilmiglioramento della qualità.

Anche la gestione corretta del proprioimpatto sull'ambiente non sfugge dallalogica precedentemente indicata. In que-sto senso il Regolamento definisce ilsistema di gestione ambientale (SGA),come l'insieme costituito dalla strutturao rganizzativa, dalle responsabilità, dalleprassi, dalle procedure, dai processi edalle risorse messe in campo per attuarela politica ambientale.

Questa definizione sottolinea innanzi-tutto come, per partecipare al sistemacomunitario di ecogestione ed audit(EMAS), non sia sufficiente designareun responsabile aziendale per l'ambientesu cui "scaricare" tutte le responsabilitàconnesse all'ambiente. L'individuazionedi una funzione aziendale che si occupispecificamente della gestione degliaspetti ambientali dell'azienda, non solle-va dalla responsabilizzazione anche dellealtre funzioni dell'azienda: chiunquesvolga un'attività che possa in qualchemodo avere delle conseguenze sull'am-biente va informato sul modo più corret-to per svolgerla e sull'importanza che l'a-zienda attribuisce al suo contributo. E'pertanto auspicabile che la gestione dellaparte ambientale venga integrata nelsistema di gestione aziendale complessi-vo.

Se facciamo riferimento alla defini-zione del SGA, ci accorgiamo che tuttigli elementi che lo costituiscono fannogià parte della struttura aziendale: in

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molti casi, infatti, l'attuazione di un SGAnon è una rivoluzione della strutturaaziendale, ma una riorg a n i z z a z i o n erazionale di una serie di elementi chefinora si sono sviluppati in modo separa-to all'interno dell'azienda.

La struttura organizzativa non è altroche una allocazione delle risorse umanedestinate dall'azienda al conseguimentodegli obiettivi fissati e la definizione dirapporti coerenti tra queste. Per respon-sabilità si intende la definizione e l'attri-buzione di funzioni e responsabilità pro-porzionate alle attività da svolgere, evi-tando sovrapposizioni e/o eventuali scol-lamenti (al fine di garantire la coerenzadelle interfacce). Le procedure definisco-no le modalità per eseguire le attività.Esse si differenziano in procedure gestio-nali (gestione della documentazione,delle apparecchiature, delle macchine,ecc..) e tecniche (modalità di esecuzionedi un processo, taratura di strumenti,ecc..). Infine, vanno considerate le risor-se umane, tecniche e finanziarie stanziatedall'azienda per la realizzazione del pro-gramma ambientale ed il raggiungimentodegli obiettivi in esso definiti.

Ferma restando la piena autonomiadell'azienda nell'organizzare la propriastruttura interna secondo le proprie esi-genze ed i propri orientamenti gestionali,i requisiti che devono essere soddisfattisono sostanzialmente quelli riportati nelRegolamento.

E' comunque consigliabile strutturareil sistema in maniera coerente con even-tuali altri sistemi di gestione presenti inazienda (qualità, sicurezza...) e riferirsiad una norma (ad esempio la norma ISO14001) il che, da un lato, assicura lacompletezza e la sistematicità dell'ap-proccio, dall'altro semplifica la verificadel sistema.

Il requisito del riesame del sistema digestione ambientale è presente in manie-ra diffusa nel Regolamento, mentre trovauna più chiara definizione nella normaISO. Al di là degli aspetti formali, siritiene comunque che lo spirito alla basedi tale requisito sia sostanzialmente equi-valente nelle due normative.

Il vertice dell'impresa deve esseremesso a conoscenza dell'andamento delSGA, per poterlo valutare a fronte deiprefissati obiettivi e per promuoverne ilmiglioramento.

L'elemento più importante del requi-sito è l'individuazione nel vertice dell'im-presa aziendale del livello che ha laresponsabilità di esaminare l'adeguatezzae l'efficacia del SGA. Senza un direttointeressamento della direzione, anche lemigliori intenzioni delle funzioni opera-tive sono destinate al fallimento.

Altro aspetto importante è che il rie-same richiesto va esteso non solo alleinformazioni relative al SGA (ad esem-pio i risultati degli audit interni), maanche a quelle relative ai processi dilavoro, al personale, al prodotto e, più ingenerale, agli aspetti tecnici.

I dati relativi vanno portati al riesamedella direzione e possono comprendere,ad esempio, analisi di tendenza dei para-metri di processo e/o di controllo, datistatistici di conformità, situazioni delleazioni di protesta della popolazione, datisui costi associati alla gestione ambienta-le, ecc..

Il riesame della direzione è pertantoopportuno venga adeguatamente prepa-rato e si basi su documentazione predi-sposta ad un adeguato livello di sintesi,da parte o per conto del rappresentantedella direzione.

L'esigenza di assicurare con conti-nuità l'adeguatezza del SGA implica la

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necessità di stabilire i criteri temporalie/o la frequenza dei riesami della dire-zione.

Tale frequenza può risultare differen-te da azienda ad azienda, può esserevariata nel tempo e va correlata anche adaltri fattori quali il grado di sensibilizza-zione del personale, le turbolenze socie-tarie, ecc..

Una periodicità abbastanza comunepuò essere quella semestrale, ma ècomunque difficile pensare che tali riesa-mi condotti con scadenze superiori a 12mesi risultino significativi e rispondentiagli scopi che la norma intende prefig-gersi.

IV.1 Politica, obiettivi e programmi ambientali


Regolamento EMAS

Allegato I, B.1Politica, obiettivi e programmi ambien -tali.L ' i n t roduzione e il periodico riesame e,se del caso, correzione della politica,degli obiettivi e dei programmi in mate -ria di ambiente dell'impresa per quantor i g u a rda il sito, al massimo livelloappropriato di direzione.

B. Analisi e Consideraz ioniIl fatto che il Regolamento riporti

all'Allegato I, B (Sistemi di gestioneambientale) argomenti quali la politica,gli obiettivi e i programmi (già trattati alpunto A dello stesso Allegato) può gene-rare qualche confusione. In realtà ilsignificato di tale scelta sta nel voler sot-tolineare che politica, obiettivi e pro-

grammi (così come poi si vedrà per gliaudit) non dovrebbero essere visti comeun qualcosa di separato dal SGA, ma alcontrario i processi di introduzione,attuazione e riesame di tali attivitàdovrebbero essere inquadrati nel SGAcomplessivo.

Per quanto riguarda l'introduzione dipolitica, obiettivi e programmi ambienta-li si rimanda alle sezioni appositamentededicate a questi argomenti. Per quantoriguarda il loro riesame si faccia riferi-mento a quanto detto nella parte generalesul SGA.

IV.2 Organizzazione e personale

I V. 2 . 1 Responsabilità e Poteri, Rappresentante Della Direzione


Regolamento EMAS

Allegato I, B.2Definizione corredata di documenti dellaresponsabilità, dei poteri e delle interre -lazioni del personale chiave che gestisce,esegue e sorveglia le attività che influi -scono sull'ambiente.E' nominato un rappresentante dellad i rezione, con potere e re s p o n s a b i l i t àper assicurare l'attuazione ed il manteni -mento del sistema di gestione


4.4.1 Struttura e responsabilità


Il buon funzionamento del SGArichiede che venga predisposto un asset-

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to organizzativo, ben definito, che siastrutturalmente adeguato per raggiunge-re, secondo i principi enunciati, gli obiet-tivi che si intendono perseguire in campoambientale.

Le "attività che possono influiresignificativamente sull'ambiente" sonomolteplici e fra di esse si possono esem-plificativamente comprendere quelle cheportano alla realizzazione del prodotto(progettazione, approvvigionamento,produzione), quelle che consentono ditenere sotto controllo le caratteristiche diun processo, quelle di carattere organiz-zativo e gestionale, quelle di competenzadella stessa direzione aziendale.

In tal senso, l'assegnazione delleresponsabilità riguarda tutte le funzioniaziendali che svolgono attività che pos-sono, direttamente o indirettamente,avere un impatto sull'ambiente.

Responsabilità tipiche per una org a-nizzazione possono essere:❏ individuare azioni per assicurare la

conformità con la politica ambientale;❏ tenere aggiornata l'azienda sugli svi-

luppi della legislazione ambientale;❏ mettere a disposizione risorse umane,

fisiche e finanziarie;❏ identificare e registrare ogni proble-

ma ambientale;❏ prevedere sistemi di controllo per tali

problemi;❏ pianificare i controlli;❏ definire come agire in caso di situa-

zioni di emergenza;❏ mettere in piedi e mantenere vie di

comunicazione interne ed esterne;❏ identificare costi e benefici della

gestione ambientale.Ovviamente, ogni azienda sceglierà

un proprio modello organizzativo aseconda delle proprie caratteristiche edella propria filosofia aziendale.

Esistono però alcuni principi di carat-tere generale che è auspicabile seguire.

Definire le responsabilità ed autoritàrelative ad attività che influenzano l'am-biente significa incaricare unità o perso-ne di raggiungere determinati obiettivi esvolgere specifiche attività, e significaattribuire a tali unità o persone, in formachiara e documentata (tramite mansiona-ri, organigrammi..), i poteri necessari perfar fronte a tali responsabilità.L'assegnazione delle responsabilitàdovrebbe essere fatta in riferimento allafunzione aziendale più che al singoloindividuo, per evitare problemi almomento di avvicendamenti di persona-le.

In questa fase è molto importante:❏ definire chiaramente le aree di com-

petenza di ciascuna funzione coinvol-ta nel SGA;

❏ mantenere l'equilibrio tra responsabi-lità attribuite e poteri delegati ed assi-curarne le rispettive coerenze;

❏ delimitare e definire in modo chiarole interfacce organizzativo-gestionali tra le varie funzioni.L'individuazione di un rappresentante

della direzione cui affidare i compitiriportati nel Regolamento non va inter-pretata come un modo per deresponsabi-lizzare il vertice dell'impresa dai suoiimpegni generali verso il SGA, ma costi-tuisce il riconoscimento della necessità,per il vertice dell'impresa, di creare edattivare un canale di comunicazione conla realtà operativa aziendale per gliaspetti relativi all'ambiente.

L'esigenza di rendere operativa que-sta funzione comporta, da parte delladirezione, una esplicita attribuzione diresponsabilità (e la relativa delega dipoteri) che, per mantenere informata ladirezione sugli aspetti ambientali e per

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supportare la linea nella attuazione deglielementi del SGA che le competono,implica una ampia libertà di accesso delrappresentante agli organi decisionalidell'azienda ed un adeguato livello dicompetenza e professionalità per con-frontarsi tecnicamente e gestionalmentecon le parti operative.

La designazione va effettuata nell'am-bito della struttura direttiva aziendale. Lascelta del rappresentante a livelli azien-dali inferiori o al di fuori dell'aziendafarebbe mancare, in tutto o in parte, ipresupposti stessi di questa figura dire-zionale alla quale sono attribuite funzio-ni specifiche, una adeguata autorità edautorevolezza ed il ruolo di un apertocontatto con la direzione.

Nel caso delle grandi organizzazioni èopportuno che il rappresentante risultiautonomo rispetto a ruoli di carattereesecutivo. Questo per assicurare al rap-presentante stesso una maggiore autono-mia ed indipendenza di giudizio, oltreche facilitare la sua funzione di sorve-glianza da un angolo visuale indipenden-te. Il compito più operativo di pianificareed eseguire, direttamente o indirettamen-te, prove, ispezioni e controlli resta in talcaso affidato alla struttura operativa.

Nel caso delle PMI, invece, una auto-nomia del rappresentante rispetto ai ruolioperativi è di difficile realizzazione. Intal caso il maggior coinvolgimento delrappresentante nelle attività aziendali,purchè non a livello di esecuzione diret-ta, può anzi costituire un elemento posi-tivo. In questo senso è da evitare la pras-si di affidare tale ruolo ad un consulente,proprio perchè viene richiesta una cono-scenza "dall'interno" dell'azienda ed unacostante vicinanza alla sua realtà operati-va. Qualora si ricorra comunque ad unapersona esterna, è opportuno che tale

consulente sia un esperto che aff i a n c aqualcuno dell'impresa a cui è aff i d a t otale compito.

Ovviamente in molti casi (nelle PMI)non è ragionevolmente pensabile didestinare una persona a tempo pieno persvolgere le funzioni di rappresentante.Tale ruolo può coincidere con lo stessovertice aziendale, dato che è proprio intale sede che vengono prese le decisionistrategiche dell'azienda.

La direzione dovrebbe riservare unaappropriata quantità di risorse per attuareil SGA. La loro identificazione richiedeun'analisi estesa a diversi aspetti connes-si con l'attività dell'azienda.

Per quanto riguarda le risorse di tipotecnologico, possono emergere esigenzespecifiche dalla progettazione, dallaingegnerizzazione, dalla conduzione deiprocessi, dai servizi di supporto, dai con-trolli e dalle relative apparecchiature dimisura e prova.

L'altro importante insieme di risorse èquello relativo al personale. Anche inquesto caso vanno considerate le diverseesigenze di esperienza, di carattere cultu-rale e professionale, di carattere organiz-zativo - gestionale, di tipo esecutivo,quelle per i controlli e verifiche, e ciò intermini sia quantitativi che qualitativi.

Per quanto riguarda le risorse finan-ziarie, è ovvio che queste hanno riflessi,diretti od indiretti, su ogni altra risorsa esullo stesso SGA. Risorse finanziariesono necessarie sia in ambito produttivo(ad esempio per comprare dei nuovimacchinari), sia in ambito organizzativo(ad esempio per gestire meglio i processiaventi influenza sull'ambiente, o peravviare programmi di formazione/sensi-bilizzazione).

Il richiamo alla disponibilità dellerisorse implica l'esigenza di individuare

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con la necessaria tempestività quellerisorse che richiedono tempi lunghi oincerti, per la loro messa a punto e/o perl'addestramento del relativo personale.IV.2.2 Personale e Formazione


Regolamento EMAS

Allegato I, B.2Provvedere affinchè il personale a tutti ilivelli sia consapevole:a) dell'importanza di rispettare la politi-

ca e gli obiettivi ambientali e le esi-genze applicabili nell'ambito del sistema di gestione introdotto;

b) delle possibili ripercussioni ambien-tali delle proprie attività lavorative e dei vantaggi per l'ambiente legati ad una migliore efficienza;

c) del proprio ruolo e delle proprie responsabilità nel conformarsi alle politiche ed agli obiettivi ambientali e alle esigenze del sistema di gestione;

d) delle possibili conseguenze della deviazione dalle pro c e d u re operative approvate.

Individuazione delle necessità di forma -zione ed adeguata formazione di tutto ilpersonale la cui attività può avere un'in -cidenza rilevante sull'ambiente


4.4.2 Formazione, sensibilizzazione


Determinate attività possono avereun'incidenza rilevante sull'ambiente, senon vengono condotte con perizia daparte del personale addetto. Per questi

tipi di attività non basta che ci sia lasemplice buona cura od attenzione daparte di chi le deve svolgere, ma cidovrebbe essere sia la competenza adeseguire determinate operazioni sia laconoscenza dei danni che possono deri-vare da azioni improprie.

Allo scopo è necessario che tale per-sonale sia opportunamente formato edaddestrato.

L'attività di formazione ed addestra-mento del personale deve essere condot-ta in modo programmato, documentato,sistematico e continuativo. Tale attivitàcostituisce infatti una esigenza fonda-mentale per il buon esito di un processoe quindi per l'efficacia del SGA nel suocomplesso. E' l'impegno di ciascun indi-viduo, in un contesto di valori ambientalicondivisi, che trasforma un SGA da unoschema cartaceo in un processo efficace.

Individuare le necessità di addestra-mento del personale significa identificarea priori le situazioni che richiedono azio-ni di addestramento sia generali (diff u-sione della politica e degli obiettiviambientali), sia specifiche (per il perso-nale destinato a nuove mansioni, o allautilizzazione di nuove tecniche), sia diaggiornamento professionale. Ciò con-sente di predisporre un piano di forma-zione e di acculturamento, programmatoe continuativo in modo da fornire, a tutticoloro per i quali ne è stata ravvisata l'e-sigenza, gli elementi necessari o utili asvolgere le attività di competenza.

Tale piano di formazione va previstoper tutti i livelli, da quelli dirigenziali edirettivi a quelli impiegatizi ed operativi,alla luce del fatto che entrambi possonosvolgere attività aventi influenza sull'am-biente. Vanno anche stabiliti i requisiti diaddestramento per i neo - assunti.

E' evidente che le esigenze dei vari

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soggetti sono diverse, per cui la forma-zione dovrà essere mirata e tenere contodelle effettive responsabilità delle variefunzioni.

Le esigenze di addestramento riguar-dano sia la capacità tecnica occorrenteper l'esecuzione delle attività di compe-tenza, sia la conoscenza dei criteri emodalità applicative del SGA nonchè deirelativi aspetti organizzativo - gestionali.

In generale, il personale dovrebbeessere formato almeno su:❏ importanza del rispetto della politica

ambientale;❏ contenuto del programma ambientale;❏ prescrizioni regolamentari;❏ funzionamento dei processi;❏ procedure operative da seguire;❏ possibili effetti delle loro attività sul-

l'ambiente;❏ corretto comportamento in caso di

incidenti o di emergenze;❏ funzionamento del SGA e canali

informativi interni.E' inoltre essenziale che l'addestra-

mento miri alla sensibilizzazione del per-sonale sulle finalità del SGA ed a moti-varlo nel raggiungimento dei relativiobiettivi.

La motivazione per continuare amigliorare potrebbe essere accresciutadando un riconoscimento, non necessa-riamente solo economico, a coloro cheraggiungono gli obiettivi e incoraggian-doli a formulare suggerimenti che posso-no portare a migliorare la prestazioneambientale.

La qualificazione del personale, chesi basa su una adeguata combinazione diistruzione, addestramento ed esperienza,è caratterizzata dalla esigenza che il per-sonale dimostri di aver acquisito unlivello di preparazione e di abilità opera-tiva tali da assicurare una elevata capa-

cità di svolgere correttamente le attivitàper le quali è qualificato.

Può essere richiesto che la qualifica-zione del personale venga formalmentericonosciuta, con il superamento di pre-stabiliti esami o verifiche, medianteemissione di appositi certificati da partedi organismi riconosciuti. In tali casi siparla di personale (qualificato e) certifi-cato.

Nel caso di PMI può risultare piùconveniente, salvo per attività speciali-stiche aziendali, appoggiarsi per l'adde-stramento a strutture ed esperti esterni.

Le registrazioni dell'addestramentoe ffettuato e delle qualificazioni ottenutedovrebbero essere conservate. Ciò impli-ca di norma conservare documentazionerelativa a:❏ programmazione dell'addestramento;❏ contenuti, durata e periodo di svolgi-

mento dei corsi;❏ docenti dei corsi ed organizzazioni di

appartenenza;❏ elenco dei partecipanti ai corsi stessi

e loro assiduità;❏ materiale d'esame e risultati delle

prove;❏ criteri di valutazione adottati.

E' inoltre prassi comune conservare,nei dossier relativi al personale, la docu-mentazione relativa all'istruzione, all'ad-destramento, all'esperienza, alle qualifi-cazioni e certificazioni ottenute dal per-sonale stesso.

IV.2.3 Comunicazione


Regolamento EMAS

Allegato I, B.2L ' i m p resa deve mettere e mantenere in

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atto pro c e d u re intese a ricevere, re g i -s t r a re e rispondere a comunicazioni(interne ed esterne) delle pertinenti partii n t e ressate riguardo ai propri effetti ealla propria gestione ambientale.Norma UNI EN ISO 14001

4.4.3 Comunicazione


L'impresa dovrebbe predisporre delleprocedure per gestire le comunicazioniattinenti l 'andamento degli aspettiambientali significativi.

Procedure separate dovrebbero esserepredisposte per le comunicazioni rivolteall'interno e per quelle rivolte all'esternodell'impresa.

In particolare, dovrebbero essere defi-nite le responsabilità e le modalità diricezione, di registrazione e di risposta atali comunicazioni. Dovrebbero essereprevisti nell'ambito dell'org a n i z z a z i o n eprecisi riferimenti che dovrebbero esserenoti al personale ed a chiunque vogliarivolgersi all'impresa. Le proceduredovrebbero prevedere adeguati strumenti(ad esempio moduli) attraverso i qualitrasmettere suggerimenti, commenti edosservazioni che consentano inoltreall'impresa di registrare le comunicazioniricevute. Dovrebbe essere definita unafunzione (o una persona) responsabile digestire le comunicazioni ricevute, ovverodi attuare le procedure stesse.Dovrebbero essere previsti adeguati stru-menti (ad esempio ricevute, verbali diriunione, copie delle risposte) anche pertenere registrazione delle risposte chel'impresa dà alle comunicazioni ricevute.

All'interno dell'impresa, dovrebbeessere mantenuto un rapporto continuodi informazione e di collaborazione tra le

funzioni direttive ed il personale dell'a-zienda. Tale comunicazione è moltoimportante sia per mettere al corrente ilpersonale delle problematiche ambientalidell'impresa, che per permettere ai dipen-denti di formulare suggerimenti che pos-sono portare a migliorare la prestazioneambientale complessiva.

Per quanto riguarda la comunicazioneesterna, l'impresa dovrebbe trasmettereal pubblico informazioni adeguate percomprendere gli effetti ambientali deri-vanti dallo svolgimento delle attività nelsito e mantenere rapporti in modo siste-matico e controllato con:❏ le autorità pubbliche (comune, pro-

vincia, regione, ecc..), in particolare quelle dotate di competenza in mate-ria ambientale e di protezione civile(assessorati all'ambiente, A R PA, ecc..);

❏ la stampa e/o altri mezzi di comunica-zione di massa;

❏ le associazioni ambientaliste e/o altre associazioni;

❏ gli abitanti della zona in cui si trova il sito.Nel caso della PMI è difficile pensare

di poter mantenere rapporti sistematici econtrollati con tali soggetti, per cui è pre-sumibile che lo strumento di comunica-zione verso l'esterno sia rappresentatoesclusivamente dalla dichiarazioneambientale; è però importante che l'a-zienda si doti di una procedura per rice-vere, registrare e rispondere ad eventualirichieste di informazione provenientidall'esterno.

L'impresa dovrebbe altresì informarei propri clienti ed i propri fornitori suipotenziali effetti ambientali delle attivitànel sito e sulle modalità ottimali per tra-sportare, conservare, utilizzare ed elimi-nare i prodotti allo scopo di ridurre al

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minimo i potenziali impatti sull'ambien-te.

Suggerimenti utili per l'impresa pos-sono pervenire anche da eventuali atti-vità di assistenza fornita ai propri clientie/o dai propri fornitori.

L'azienda dovrebbe anche assicurarsiche eventuali appaltatori che lavoranonel sito abbiano le conoscenze, le infor-mazioni e le capacità per eseguire illavoro in modo "ambientalmente respon-sabile".

IV.3 Effetti ambientali


Regolamento EMAS

Allegato I, B.3Valutazione e registrazione degli effettiambientali.Esame e valutazione degli effetti ambien -tali delle attività dell'impresa nel sito ecompilazione di un re g i s t ro di quelliindividuati come importanti.Ciò comporta, se del caso, la presa inconto di:a) emissioni controllate e incontrollate

nell'atmosfera;b) scarichi controllati e incontrollati

nell'acqua o nella rete fognaria;c) rifiuti solidi e di altro tipo, in partico-

lare rifiuti pericolosi;d) contaminazione del terreno;e) utilizzazione del terreno, di acqua, di

combustibili e di energia e di altre risorse naturali;

f) scarico di energia termica, ru m o re, odori, polveri, vibrazione e impatto visivo;

g) incidenza su settori specifici dell'am-biente e degli ecosistemi.

Ciò comporta gli effetti derivanti, o chepossono derivare, in conseguenza di:1) condizioni operative normali;2) condizioni operative anormali;3) incidenti, imprevisti e possibili situa-

zioni di emergenza;4) attività passate, presenti e previste.R e g i s t ro delle disposizioni legislative eregolamentari e di altre esigenze dellapolitica aziendale.L ' i m p resa deve mettere e mantenere inatto procedure intese a registrare tutte ledisposizioni di carattere legislativo ere g o l a m e n t a re, nonchè le altre esigenzedella politica aziendale attinenti agliaspetti ambientali delle sue attività, deisuoi prodotti e dei suoi servizi.


4.3.1 Aspetti ambientali4.3.2 Prescrizioni legali e altre4 . 4 . 7 Preparazione alle emergenze e

risposta

IV.3.1 Valutazione e Registrazione degli Effetti Ambientali


Per quanto riguarda questa parte, sirimanda alla sezione dedicata apposita-mente all'analisi ambientale iniziale. C'èda sottolineare che la valutazione deglie ffetti ambientali legati alle attività delsito produttivo non dovrebbe essere fattasolo in sede di analisi ambientale inizia-le, ma dovrebbe essere riesaminataperiodicamente, per mettere in luceeventuali variazioni che possono essereintervenute nelle attività dell'azienda onel contesto territoriale adiacente il sito.

A questo proposito, sarebbe opportu-no predisporre una procedura che regoli

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questa attività indicando responsabilità,modalità e periodicità di tale riesamedegli aspetti ambientali.

Per quanto riguarda le registrazionidegli effetti ambientali, è evidente chetale attività è continua e dinamica (sivedano le parti relative al controllo ope-rativo ed alla sorveglianza).

IV.3.2 Situazioni di Emergenza

B. Analisi e Considerazioni

Il Regolamento e la norma ISO dedi-cano una particolare attenzione a questospecifico aspetto della protezioneambientale.

A questo proposito, l'impresa dovreb-be prima di tutto individuare i potenzialiincidenti e le situazioni di emergenza (siveda anche quanto detto nell'AnalisiAmbientale Iniziale). Questo va fatto inrelazione alle attività, ai prodotti ed aiservizi dell'impresa.

Va poi fatta una valutazione dellasignificatività dell'impatto legato a talisituazioni, considerando ad esempio:❏ la probabilità che l'evento accada;❏ l'entità, la quantità e la durata dell'im-

patto;❏ le norme ed i riferimenti applicabili

circa gli effetti sulla salute umana e sull'ambiente;

❏ sensibilità e criticità ambientali del luogo e dell'area circostante;

❏ preoccupazioni della comunità locale rispetto alla salute ed all'ambiente.L'impresa dovrebbe quindi predispor-

re misure necessarie per prevenire edattenuare tali impatti, anche cooperandocon le autorità pubbliche per stabilire edaggiornare piani e procedure di emergen-za. I piani di emergenza possono com-prendere:

❏ organizzazione e responsabilità per le emergenze;

❏ una lista del personale indispensabile;❏ individuazione dei servizi di emer

genza (esempio: vigili del fuoco e servizi di pulizia e raccolta);

❏ piani di comunicazione interna ed esterna;

❏ azioni da intraprendere nelle differen-ti situazioni di emergenza e relative procedure di intervento;

❏ informazioni sui materiali pericolosi, compreso il potenziale impatto sul-l'ambiente di ciascun materiale e le misure da prendere nel caso di rilasci accidentali;

❏ piani di addestramento e esercitazioni di efficacia.Le procedure dovrebbero riguardare

l'individuazione, la prevenzione e larisposta a tali potenziali accadimenti.Tali procedure vanno riesaminate e revi-sionate periodicamente, in particolarealla luce delle indicazioni e dei riscontriche emergono nel momento in cui siverificano degli incidenti o delle situa-zioni di emergenza o a seguito di even-tuali esercitazioni.

Per cercare di ottenere questi riscontriprima dell'effettivo realizzarsi di talisituazioni, sarebbe utile che l'impresapredisponesse dei piani per provareperiodicamente le procedure di prepara-zione e risposta. Oltre ad ottenere utiliindicazioni e suggerimenti per poter cor-reggere tali procedure, queste esercita-zioni servono anche per mantenere, intutto il personale interessato da tali pro-cedure, la preparazione e la prontezzanecessarie.

E' possibile che, nella predisposizionedi queste procedure, emergano significa-tive connessioni con quelle già predispo-ste nell'ambito del servizio di prevenzio-

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ne e protezione ai sensi del DecretoLegislativo 626. In questo caso saràopportuno che l'impresa sfrutti per quan-to possibile tutte le sinergie esistenti inquesti diversi ambiti, evitando sovrappo-sizioni o incoerenze che non aiuterebbe-ro l'attuazione del SGA.

IV.3.3 Disposizioni Legislative e Regolamentari


Per quanto riguarda questa parte, sirimanda alla sezione dedicata apposita-mente all'analisi ambientale iniziale. C'èda sottolineare il fatto però che la indivi-duazione e registrazione delle disposizio-ni legislative e regolamentari attinentialle attività del sito produttivo nondovrebbe essere fatta solo in sede di ana-lisi ambientale iniziale, ma dovrebbeessere riesaminata periodicamente, permettere in luce eventuali variazioni chepossono essere intervenute nella legisla-zione.

A questo proposito, sarebbe opportu-no predisporre una procedura che regoliquesta attività indicando responsabilità,modalità e periodicità di aggiornamentodi tale registro.

IV.4 Controllo operativo

IV.4.1 Introduzione di ProcedureOperative


Regolamento EMAS

Allegato I, B.4Introduzione di procedure operative.

Individuazione delle funzioni, attività eprocessi che incidono o possono incideresull'ambiente e che sono significativi perla politica e gli obiettivi dell'impresa.Pianificazione e controllo di tali funzio -ni, attività e processi, prestando partico -lare attenzione a:a) i s t ruzioni operative documentate che

definiscano le modalità di esecuzione dell'attività sia da parte degli addetti d e l l ' i m p resa che da parte di terze persone che agiscono per suo conto. Tali istruzioni devono essere appron-tate per situazioni in cui la loro man-canza potrebbe port a re a violazioni della politica ambientale;

b) procedure relative agli acquisti e agli appalti per garantire che i fornitori e c o l o ro che agiscono per conto dellai m p resa si conformino alla politica ambientale dell'impresa, per quanto di questa politica li riguarda;

c) s o rveglianza e controllo delle carat-teristiche pertinenti del processo (ad esempio flussi di effluenti ed elimina-zione dei rifiuti);

d) approvazione di processi e appare c -chiature previsti;

e) criteri relativi all'efficienza, da speci-ficare nella forma di norme scritte.


4.4.6 Controllo operativo


Attraverso l'analisi ambientale inizia-le, ed i successivi riesami periodici, sisono individuate le attività che hanno, oche possono avere, un significativoimpatto sull'ambiente. Attraverso la poli-tica ambientale, lo studio delle disposi-zioni legislative, gli obiettivi, l'azienda

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identifica quelle attività che richiedonoun controllo specifico.

Attività sulle quali l'azienda puòavere un controllo diretto sono, ad esem-pio, la progettazione, la produzione, ladistribuzione; attività sulle quali l'azien-da può avere un controllo indiretto sonoinvece gli appalti e l'uso del prodotto.

Il controllo operativo su di un'attivitàviene raggiunto attraverso la definizione(ed il rispetto) di precise responsabilità el'attuazione di procedure ed istruzionioperative.

Non è quindi necessario elaborareprocedure per ogni attività dell'impresa,ma solo per quelle che possono incideresulla prestazione ambientale.

I documenti operativi di base di unSGA sono le procedure, con le quali ven-gono fornite indicazioni sul come vannoeffettuate le attività che possono influiresull'ambiente e precisati, di norma,responsabilità, sequenze e modalità ope-rative, tipi di controlli e verifiche, criteridi accettazione, documentazione richie-sta.

Le procedure del SGA c o m p r e n d o n osia quelle di tipo organizzativo (per deli-neare struttura, compiti e responsabilità),sia quelle di carattere gestionale (a frontedei requisiti del Regolamento e dellanorma e della politica ambientale), siaquelle di carattere tecnico (relative allaconduzione di processi ed al controllo diprocessi e/o di prodotti).

Gli elementi della norma individuanogli argomenti che, per una correttagestione del SGA, dovrebbero esserecoperti da un insieme di procedure.L'azienda peraltro valuta l'esigenza dipredisporre tutte le procedure addizionalinecessarie od opportune per un correttosvolgimento delle attività rilevanti neiconfronti dell'ambiente, tenendo conto,

al riguardo, della complessità e dei meto-di di lavoro, della numerosità e dellacomplessità degli aspetti legislativi darispettare, della capacità e dell'addestra-mento del personale.

E' essenziale comunque che le proce-dure riflettano la realtà operativa azien-dale e siano mantenute "attive", ossiavengano costantemente applicate e tem-pestivamente aggiornate per definire l'ef-fettivo modo di operare.

Uno dei pericoli da evitare, soprattut-to da parte delle PMI, è quello di adotta-re delle procedure "preconfezionate",anzichè elaborarle in modo che risponda-no alle effettive esigenze e modalità ope-rative aziendali.

Le procedure dovrebbero esseredocumentate e rese disponibili agli uti-lizzatori nelle forme più appropriate alleprassi ed alle attività aziendali (su sup-porti cartacei, su presentazioni informati-che, ecc..). Vanno scelti con cura, nell'ot-tica di facilitare l'utilizzazione delle pro-cedure, i modi con cui possono esserefornite le necessarie informazioni. Leprocedure possono infatti essere predi-sposte in forma descrittiva, e/o con dia-grammi di flusso, matrici di responsabi-lità, schemi illustrativi, liste di riscontro,ecc..

Un'altra forma per trasferire al perso-nale informazioni, in genere più specifi-che, è rappresentata dalle "istruzioni",dove possono essere forniti dettagli suspecifiche modalità operative, a corredood a supporto delle procedure. Le istru-zioni operative specificano le risorse, imetodi utilizzati, i criteri da rispettare, leregistrazioni da tenere.

Può essere necessario avere istruzionioperative che definiscano come devonoessere compilate le registrazioni.

Le istruzioni operative dovrebbero

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essere scritte da coloro che conosconooperativamente le attività che vanno aprocedurare, in modo che le istruzionistesse siano chiare e facilmente eseguibi-li dal personale interessato.

E' importante in ogni caso che proce-dure ed istruzioni, per risultare eff i c a c i ,risultino di facile lettura o interpretazio-ne.

Va evidenziato che l'impresa dovreb-be non solo predisporre ma anche dareattuazione al SGA ed alle sue procedure.Questa precisazione, peraltro implicitanella logica delle cose, rappresenta unrequisito basilare di tutta la norma.

IV.4.1.1 Riesame del contrattoIl riesame del contratto è inteso nei

sistemi qualità come la valutazione e lagestione di tutti gli aspetti legati alle atti-vità di offerta, contratto, ordine che l'im-presa ha con i suoi clienti. Il riesame delcontratto mira così sia ad assicurare l'a-deguatezza dei dati e delle informazioniassunti come base per la fornitura e/o l'e-secuzione del lavoro, sia a mettere l'a-zienda in condizioni di valutare tempe-stivamente la propria capacità (org a n i z-zativa, tecnica, gestionale, ecc..) di sod-disfare le esigenze e le prescrizioni con-trattuali.

Nel caso dei sistemi di gestioneambientale questo aspetto va inteso inprimo luogo come assicurazione dellaconformità legislativa. Ad oggi, infatti, irequisiti di legge rappresentano la granparte delle prescrizioni ambientali impo-ste dall'esterno all'azienda.

In tale ambito, quindi, il "riesame delcontratto" va visto come elemento divalutazione tempestiva della capacitàdell'impresa a soddisfare gli obblighi dilegge e simili.

Oltre a dover assicurare la conformità

giuridica, l 'azienda potrebbe essereindotta per obblighi contrattuali a rag-giungere determinati standard ambientali(avere un SGA certificato, fornire unprodotto con concentrazioni di sostanzeinquinanti limitate o con imballaggi riu-tilizzabili). Questi casi sono oggi piutto-sto rari (soprattutto per quelle impreseche non sono fornitori di grandi gruppiindustriali), ma è presumibile che assu-mano sempre più importanza in un pros-simo futuro, visto che il Regolamentochiede alle imprese che aderiscono dipromuovere prassi di buona gestioneambientale anche nei fornitori.

IV.4.1.2 ApprovvigionamentoIl Regolamento richiede che l'azienda

adotti provvedimenti tesi a promuoverel'efficienza ambientale dei suoi fornitori.Rientrano in tale categoria appaltatori,subappaltatori, società che curano la sor-veglianza ed i controlli ambientali, forni-tori di materie prime e/o semilavorati esocietà che svolgono attività di assisten-za per conto dell'impresa.

In tema di approvvigionamento laproblematica va affrontata in due conte-sti:❏ provvedimenti da adottare nei con-

fronti di ditte esterne che operano all'interno del sito produttivo dell'a-zienda;

❏ iniziative da intraprendere con impre-se con le quali si hanno rapporti con-trattuali ma che non operano all'inter-no del sito produttivo dell'azienda.Nel primo caso l'impresa deve avere

un buon controllo sulle attività svoltedalle ditte esterne. La registrazioneEMAS si riferisce infatti al sito produtti-vo, per cui l'azienda è responsabile ditutto ciò che accade all'interno del sito,anche se relativo ad attività svolte da

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ditte/personale esterni. Per ottenere que-sto controllo, l 'azienda dovrebbe inprimo luogo qualificare tali ditte in basealle prassi ambientali adottate.L'azienda dovrebbe poi definire chiara-mente delle prescrizioni ambientali(dalla valenza pari a quella delle altreprescrizioni contrattuali) che le ditteesterne sono tenute a rispettare.

La possibilità, in caso di incidente, dipoter rivalersi sulla ditta esterna per ilmancato rispetto di tali regole nondovrebbe però esimere l'impresa dallosvolgere un'azione di sorveglianza tesaall'accertamento del rispetto di tali pre-scrizioni. Al di là degli aspetti legali,infatti, un eventuale incidente (causatoda un comportamento non corretto dipersonale esterno), avrebbe conseguenzeper l'impresa appaltante. Essa dovrebbequindi svolgere in maniera rigorosa leazioni di pianificazione e controllo del-l'appalto.

Attraverso qualifica, definizione diprescrizioni e sorveglianza l'aziendadovrebbe cioè fare in modo che le ditteesterne che svolgano attività all'internodel sito si conformino alle regole chel'impresa si è data per quanto riguarda lagestione delle problematiche ambientaliattinenti alle attività da lei svolte.

Diverso è invece il discorso riguar-dante i fornitori che operano all'esternodel sito produttivo dell'azienda. In questocaso, l'impresa, ed in particolare la PMI,non può avere lo stesso controllo che ètenuta ad avere per le ditte operantiall'interno del sito. L'impresa, però,dovrebbe comunque privilegiare queifornitori che garantiscono materie primee prodotti compatibili con l'ambiente, siaper quanto riguarda gli effetti derivantidai loro processi di produzione che per imateriali utilizzati ed il loro smaltimen-

to.Per fare ciò l'unica azione a disposi-

zione dell'azienda è quella della qualificadei propri fornitori anche secondo criteridi efficienza e di buone prassi ambienta-li. Tali fattori dovrebbero essere aggiuntiagli altri criteri di qualifica dei fornitori,quali le capacità tecniche, la adeguatezzadella impostazione organizzativo -gestionale, la corretta adozione degli ele-menti e/o requisiti del SQ e del SGA, lasolidità economico-finanziaria, la capa-cità produttiva, la ridotta contenziosità, ilrispetto dei tempi, la convenienza econo-mica della offerta, ecc..

Attraverso tale qualifica l'impresa è ingrado di stilare una graduatoria di prefe-renza dei fornitori stessi.

Questo discorso vale anche per leditte appaltatrici che operano all'esternodel sito produttivo. Si pensi agli smalti-tori di rifiuti: l'azienda dovrebbe assicu-rarsi almeno che tale ditta esterna ottem-peri a tutte le disposizioni di legge (siaiscritta all'apposito Albo, conferisca indiscarica autorizzata, ecc..).

IV.4.1.3 Controllo del processoLa padronanza dei processi produttivi

e del loro controllo è fondamentale pergarantire il raggiungimento degli obietti-vi ambientali. Per conoscere e controlla-re i processi che incidono o possonoincidere sull'ambiente, occorre indivi-duarne le caratteristiche di base, scom-porli in processi elementari, definirne iparametri in ingresso e quelli (attesi) diuscita e stabilirne le interfacce con glialtri processi. La pianificazione del pro-cesso, ovvero l'organizzazione del lavo-ro, consiste nello stabilire preventiva-mente tutti gli elementi che caratterizza-no e definiscono le attività del processo,anche sulla base delle potenzialità, capa-

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cità e caratteristiche prestazionali dellerisorse. Per facilitare questa pianificazio-ne e controllo dei processi, l'azienda puòmettere a punto degli strumenti operativiappositi.

E' evidente che in questa sede sidovrebbero prendere in considerazione iprocessi sui quali si è deciso di avere uncontrollo diretto, e non tutti i processisvolti in azienda. In particolare sidovrebbero tenere sotto controllo i pro-cessi che danno luogo a:❏ monitoraggio e controllo delle emis-

sioni;❏ monitoraggio e controllo degli scarichi;❏ generazione e trattamento dei rifiuti;❏ consumi energetici e di materie

prime;❏ ecc..

Per governare il corretto sviluppodelle attività è necessario che i processiavvengano in condizioni controllate, pre-vedendo ad esempio:❏ la suddivisione del processo produtti

vo in fasi, stabilendone sequenze ed interconnessioni;

❏ la predisposizione di procedure (documentate) con le quali definire, per i processi complessi o delicati, le modalità di lavoro, i valori dei para-metri operativi, i criteri di accettabi-lità, le registrazioni da produrre;

❏ la messa a disposizione di adeguate ed idonee apparecchiature e le condi-zioni ambientali e di lavoro necessa-rie per sviluppare le attività;

❏ la definizione delle condizioni per tenere sotto controllo i parametri del processo, stabilendo dove e come effettuare le misure, i rilievi, ecc..;

❏ L'individuazione dei limiti entro cui mantenere i parametri di regolazione del processo in quanto, se non rispet-tati, possono influire sulle condizioni

ambientali;❏ la manutenzione (ordinaria, preventi

va, straordinaria, ecc..) delle apparec-chiature da cui dipende la loro conti-nuità operativa e la conseguente capa-cità dei processi;

❏ le caratteristiche per il personale coinvolto nel processo, specificando l'eventuale formazione o qualifica richiesta.I processi e le apparecchiature

dovrebbero essere "approvati", nel sensoche va riscontrata la capacità dei processiadottati e/o delle apparecchiature utiliz-zate di realizzare prodotti o erogare ser-vizi rispondendo contemporaneamente aspecifiche prescrizioni ambientali. La"approvazione" si distingue dalla "quali-fica" in quanto non comporta necessaria-mente l'esecuzione di prove atte a valida-re i parametri del processo ai fini delrispetto di limiti prestabiliti (ad esempiodi legge) e la relativa documentazione.La qualifica di processi ed apparecchia-ture può essere necessaria nel caso diattività produttive e di controllo partico-larmente importanti ai fini ambientali(quando ad esempio sono richieste parti-colari capacità ed abilità agli operatori, oquando la legislazione relativa è moltocomplessa e/o rigorosa, o quando è com-plessa la misurazione dei parametri datenere sotto controllo).

La manutenzione delle apparecchiatu-re, soprattutto in quei casi in cui le appa-recchiature sono uniche o per quelle percui il costruttore suggerisce controlli edinterventi programmati, dovrebbe esserepianificata e gestita in modo controllatoe documentato. Può essere necessaria, alriguardo, la programmazione sia dei con-trolli e delle verifiche periodiche, siadelle attività di manutenzione vere e pro-prie, sia degli approvvigionamenti (parti

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di ricambio, prestazioni esterne, ecc..),coordinandola con le esigenze di utiliz-zazione delle apparecchiature per i pro-cessi produttivi e con i vincoli e la dispo-nibilità di risorse, interne ed esterne.

IV.4.1.4 Manipolazione, stoccaggio, imballaggio, conservazione, consegna

Questo elemento del sistema digestione ambientale serve a garantireu n ' e fficace movimentazione di materieprime, semilavorati e prodotti, sia duran-te che dopo il processo produttivo, quin-di dalla conservazione iniziale fino all'u-tilizzo presso il consumatore finale.

Aspetti per cui andrebbero definiticriteri specifici sono:❏ metodi di manipolazione delle sostan-

ze, al fine di prevenire rischi di inqui-namento;

❏ metodi di stoccaggio appropriato, in particolare modo per le sostanze peri-colose;

❏ tipo e quantità dei materiali di imbal-laggio;

❏ metodi di trasporto dei prodotti, anche al fine di ottimizzare le vie di trasporto;

❏ redazione di istruzioni riguardanti il corretto utilizzo dei prodotti venduti.I metodi di manipolazione e stoccag-

gio dei materiali dovrebbero prevederepallets, contenitori, convogliatori e vei-coli adatti ad impedire danneggiamentiper vibrazioni, urti, abrasione, corrosio-ne, temperatura o altre condizioni chepotrebbero presentarsi.

La verifica periodica sulle partiimmagazzinate dovrebbe essere estesa,tra l'altro, alle condizioni ambientali, alcontrollo delle scadenze dei prodottideteriorabili, allo stato di conservazione.

La identificazione e marcatura, neces-saria in fase di imballaggio, può riferirsi,a seconda dei casi, al singolo prodottooppure, ove ciò non risulti possibile (adesempio, per prodotti di piccole dimen-sioni), essere apposta sugli imballaggi,sui contenitori di raccolta, sui legamentidi spedizione, ecc.. Tale identificazionepuò essere necessaria anche in produzio-ne, al fine di impedire l 'utilizzo disostanze errate. Informazioni e riferi-menti relativi al prodotto (ad esempio lemodalità di movimentazione necessarieper evitare pericoli) possono inoltre esse-re riportate sulla documentazione asso-ciata alla spedizione (packing list).L'identificazione dovrebbe rimanereintatta dal momento della ricezione ini-ziale fino alla consegna alla destinazionefinale.

Le procedure di imballaggio dovreb-bero definire anche i metodi di pulizia econservazione nonchè i dettagli relativiall'imballaggio, ivi compresa la elimina-zione dell'umidità, la protezione dagliurti, il bloccaggio, l' ingabbiatura.

L'impresa dovrebbe fare un'analisidegli imballi utilizzati e studiare misuretendenti alla riduzione della quantità diimballaggio o alla sostituzione dellostesso con materiale dal minor impattoambientale.

Le aree destinate allo stoccaggio odeposito dei prodotti dovrebbero essereprescelte in modo da assicurare una cor-retta conservazione del prodotto.

In certi casi può risultare adeguataallo scopo un'area scoperta (purchè nonabbia controindicazioni per l'impattovisivo), in altri casi potrebbe risultarenecessario un deposito con umidità etemperatura controllate. Le esigenzerelative dovrebbero essere stabilite dal-l'impresa in base a proprie valutazioni.

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Le parti che richiedono particolariprotezioni durante il trasporto dovrebbe-ro essere identificate e le misure per laprevenzione dell'inquinamento vannoosservate anche durante tutte le fasi dellaconsegna.

IV.4.2 Sorveglianza


Regolamento EMAS

Allegato I, B.4Sorveglianza.Sorveglianza da parte dell'impresa dellaconformità alle esigenze stabilite dallasua politica ambientale e dal suo pro -gramma e dal suo sistema di gestioneambientali relativi al sito; re g i s t r a z i o n ee archiviazione dei risultati.Per ogni attività o settore, ciò significa:a) Individuare e documentare l'informa-

zione da ottenere relativa alla sorve-glianza;

b) S p e c i f i c a re e documentare le pro c e -dure di sorveglianza da applicare;

c) D e t e r m i n a re e documentare i criteri di accettabilità e gli interventi da compiere se i risultati non sono sod-disfacenti;

d) Va l u t a re e documentare la validità delle informazioni relative alla sorve-glianza precedentemente ottenute se si constata che i sistemi di sorv e -glianza sono deficitari.


4.5.1 Sorveglianza e misurazioni


Misurazioni e controlli servono perverificare il rispetto sia delle prescrizionilegislative che degli obiettivi ambientalidell'azienda. I parametri oggetto dellemisurazioni e dei controlli dovrebberoessere confrontati con criteri di accetta-zione che derivano da obblighi esterni oda limiti autoimposti dall'impresa. Neldefinire tali criteri di accettabilità èauspicabile che l'azienda faccia uso diappropriati indicatori di prestazioneambientale, tenendo conto anche diquanto emerso dalla analisi ambientaleiniziale ed in sede di definizione diobiettivi e programmi.

La pianificazione delle attività di sor-veglianza e di misurazione richiede diessere coordinata ed integrata con i ciclied i processi produttivi.

Le procedure di sorveglianza possonofare riferimento a documenti operativiquali i cicli di lavorazione, il piano difabbricazione e controllo (PFC), o adocumenti appositi quali il piano di sor-veglianza ambientale (piano dei control-li).

Sul piano di sorveglianza ambientalesono riportati, in forma sequenziale omatriciale, le prove ed i controlli previstilungo il ciclo produttivo, le struttureo rganizzative incaricate delle prove, iriferimenti ai criteri di accettabilità e,ove opportuno, le relative procedure oistruzioni operative da applicare.

La scelta delle modalità di registra-zione di tali attività deve soddisfarequanto richiesto dalle procedure, dallanormativa o dai regolamenti.

Tali registrazioni dovrebbero almenoriportare:❏ identificazione dell'oggetto del con-

trollo;❏ parametri soggetti al controllo;❏ riferimenti alle modalità esecutive ed

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ai criteri di accettazione;❏ esecutore delle prove;❏ responsabile della valutazione dell'e-

sito del controllo;❏ data di esecuzione del controllo.

Pur non essendo specificato nellanorma, attività di sorveglianza possonoessere fatte anche sui fornitori, qualora iparametri ambientali facciano parte dellaspecifica del prodotto; tale attività dinorma non viene svolta dalle PMI;comunque, al riguardo, si rimanda aquanto detto nella sezione dedicataall'approvvigionamento.

Le attività di sorveglianza e misura-zione possono essere svolte dall'impresastessa, o, specialmente nel caso di PMI,da una ditta esterna che ha ricevuto unmandato specifico dall'impresa. In que-st'ultimo caso l'azienda dovrebbe averela ragionevole certezza che la ditta ester-na fornisca un servizio rispondente a cri-teri qualitativi riconosciuti (ad esempioquelli delle ISO 9000). Nel caso in cui,invece, l'impresa stessa effettui tali atti-vità, essa dovrebbe preoccuparsi dellataratura e della manutenzione delle appa-recchiature di misurazione e controllo.

Le apparecchiature di controllo vannoscelte in modo che le loro caratteristichedi incertezza, precisione, accuratezza,sensibilità e stabilità siano adeguate allemisurazioni da effettuare.

Tutte le apparecchiature di controllorichiedono di essere tarate ad intervalliperiodici (o in rapporto alla loro utilizza-zione) ad eccezione di quelle che si basa-no su costanti fisiche naturali o per lequali vengono adottati dispositivi internidi autocalibrazione. L'intervallo tra letarature varia tuttavia da caso a caso e lasua entità dipende da diversi fattori qualile condizioni di utilizzo e/o di immagaz-zinamento, la frequenza di impiego, la

precisione richiesta, la stabilità intrinsecadello strumento.

Nel caso in cui la taratura avvengaper confronto con strumenti campione(non necessariamente in dotazione all'a-zienda), questi dovrebbero essere di pre-cisione maggiore di quella dello stru-mento da tarare ed essere muniti di uncertificato di taratura emesso da un isti-tuto metrologico primario o da un centrodi taratura ufficialmente riconosciuto (adesempio un centro SIT). Qualora venga-no utilizzati, per la taratura, dei materialidi riferimento, questi devono essereaccompagnati da documenti che ne atte-stino le caratteristiche, rilasciati da entiriconosciuti (ad esempio dal CNMR).

Per ogni tipologia di apparecchiaturevanno predisposte ed adottate opportuneprocedure o istruzioni di taratura, checomprendano informazioni specifiche(tipo, identificazione e ubicazione del-l'apparecchiatura, frequenza e metodo diverifica, criteri di accettazione ed even-tuali provvedimenti da adottare) e tenga-no conto, oltre che delle istruzioni deicostruttori, anche delle norme tecnichevigenti. Le procedure vanno tenute adisposizione nei luoghi dove si effettua-no le tarature ed utilizzate da personaleadeguatamente addestrato.

Lo stato di taratura delle apparecchia-ture va sempre chiaramente evidenziato,ove possibile, sulle apparecchiature stes-se mediante etichette o cartellini oppuresu apposite schede o documenti di identi-ficazione. E' inoltre opportuno che ven-gano evidenziate la data di scadenzadella taratura e le eventuali limitazionid'uso (campo d'impiego, condizioniambientali, ecc..). Qualora non sia possi-bile individuare lo stato e la scadenza ditaratura sulle apparecchiature, tali ele-menti, ed i dati di identificazione dell'ap-

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parecchiatura, vanno riportati su appositadocumentazione. Vanno inoltre identifi-cate come tali le apparecchiature fuoriuso e quelle per le quali non è previstoun programma di taratura.

Nel caso in cui una apparecchiaturautilizzata per misure ritenute significati-ve risultasse fuori taratura, l'aziendadovrebbe valutare e documentare la vali-dità dei risultati delle prove con essae ffettuate in precedenza. E' importante,in ogni caso, ricercare le cause di talesituazione allo scopo di impedirne laripetizione. Ciò può comprendere il rie-same del metodo, degli intervalli di tara-tura, dell'addestramento del personale,della stessa idoneità dell'apparecchiatura,ecc...

Ove le condizioni ambientali possanoinfluire in modo significativo sulla tara-tura delle apparecchiature o sulle misurestesse, vanno presi adeguati provvedi-menti quali:❏ creazione di ambienti a condizioni

controllate (ad esempio temperatura, umidità);

❏ individuazione ed utilizzo di fattori di compensazione che tengano conto della differenza di condizioni ambien-tali tra il luogo di taratura e quello di utilizzo.Vanno definite le responsabilità e sta-

bilite le modalità per tenere sotto con-trollo le apparecchiature (conservazione,prelievo, trasporto, utilizzazione, restitu-zione, ecc..).

Ove vi sia il pericolo che manipola-zioni, anche involontarie, possano pre-giudicarne la taratura, i dispositivi diregolazione delle apparecchiature vannoopportunamente sigillati o protetti.

IV.4.3 Inosservanza e Azioni Correttive


Regolamento EMAS

Allegato I, B.4Inosservanza e azioni correttive.In caso di inosservanza della politica,degli obiettivi o delle norme dell'impresain materia di ambiente, inchiesta e inter -venti correttivi per:a) accertare la causa;b) stabilire un piano di azione;c) avviare azioni preventive ad un livel-

lo corrispondente ai rischi constatati;d) effettuare controlli per garantire l'ef-

ficacia delle azioni preventive;e) re g i s t r a re qualsiasi cambiamento

nelle pro c e d u re a seguito di azioni correttive.


4.5.2 Non - conformità, azionicorrettive


Le inosservanze vanno risolte, devo-no essere individuate le cause che lehanno originate perchè possano, con unaazione di prevenzione, essere eliminatecon l'adozione di un piano di A z i o n iCorrettive adeguato.

Per inosservanza (non conformità) siintende un non soddisfacimento di unrequisito specificato, comprendendo loscostamento o l'assenza di una o piùcaratteristiche (ad esempio parametriambientali che non devono essere supe-rati) o di elementi del SGA. Ne deriva

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che le inosservanze si possono riferiresia ai prodotti che ai processi produttivied includono anche quelle relative alSGA.Nella gestione delle inosservanze è pras-si comune prevedere opportune classifi-cazioni che permettano successive anali-si di tendenza (e quindi svolgere un'azio-ne di monitoraggio) sulle inosservanzestesse. Ad esempio, si può fare unadistinzione tra quelle che riguardano:❏ le prescrizioni imposte od approvate/

avallate dalle autorità competenti;❏ le prescrizioni interne dell'azienda,

purchè non attinenti ad aspetti di interfaccia con l'esterno;

❏ prescrizioni per le quali siano già stati concordati con le autorità criteri e modalità di risoluzione e trattamento.Un'altra suddivisione si riferisce alle

modalità con cui le inosservanze posso-no essere risolte. Esistono infatti inosser-vanze di tipo "prevedibile" per la cuigestione sono già state previste procedu-re approvate. Esistono anche inosservan-ze "inaspettate" ma che, al loro primoi n s o rgere, lasciano intravedere la possi-bilità di ripetersi; anche per questo tipo èpossibile definire una gestione, da adot-tarsi al loro successivo insorgere. Perentrambe queste tipologie la loro gestio-ne, in quanto già pianificata, può esserea ffrontata in forma semplificata, senzaattivare l'iter richiesto per le inosservan-ze di tipo nuovo. Occorre peraltro preci-sare che l'iter semplificato non esime daldocumentare le inosservanze riscontrate(e ciò anche al fine di tenere sotto con-trollo il loro andamento nel tempo e/o diriscontrare il raggiungimento di prefissa-ti traguardi).

Una ulteriore suddivisione pone l'ac-cento sulle conseguenze potenziali deri-vanti dalla inosservanza stessa, per cui è

previsto un processo di gestione diverso,con un diverso grado di coinvolgimentodelle varie funzioni aziendali, in rapportoalla maggior "criticità" o "importanza"della inosservanza.

L'esame di una inosservanza mira aricercare le cause che l'hanno provocatae ad individuare il provvedimento daadottare per risolverla.

Per gestire efficacemente le inosser-vanze, è necessario che siano chiaramen-te definite le responsabilità per il loroesame, responsabilità che per le inosser-vanze critiche o importanti dovrebberocoinvolgere le funzioni aziendali, oesterne, che hanno stabilito le prescrizio-ni non rispettate. Tali funzioni dovrebbe-ro in ogni caso essere coinvolte qualorasi debbano accettare degli scostamentirispetto alle prescrizioni iniziali.

Successivamente all'esame delle inos-servanze ed alla definizione dei provve-dimenti da adottare, vanno stabiliteanche le modalità operative con le qualieffettuare la risoluzione e, ove diversi daquelli stabiliti originariamente, il tipo, lemodalità ed i criteri di accettazione concui riscontrare la conformità alle prescri-zioni, nuove od originarie che siano.

E' opportuno precisare che rientranell'ambito delle inosservanze anche lamancanza di documentazione previstadal SGA; questo perchè in assenza didocumenti la rispondenza a prescrizionidiviene indeterminata.

Le risultanze, le conclusioni e le rac-comandazioni raccolte a seguito di misu-re, sorveglianza, audit e altri riesami delSGA dovrebbero essere documentate e sidovrebbero identificare le necessarieazioni correttive e preventive da adotta-re.

Per azione correttiva si intende unaazione intrapresa per eliminare le cause

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di inosservanze, difetti o altre situazioninon desiderate, al fine di prevenirne ilripetersi. L'azione preventiva, analoga-mente, mira a prevenire l'insorgere diinosservanze o situazioni non desiderate,eliminando le loro cause potenziali. Siale azioni correttive che quelle preventivepossono comportare cambiamenti nelleprocedure e nel SGA, per conseguiremiglioramenti lungo tutto l'arco ed ilciclo delle attività aziendali. Tali azioni,cioè, non solo mirano ad evitare le causeche danno origine alle inosservanze, macontribuiscono a migliorare l'adeguatez-za ed efficacia del SGA ed a favorire intal modo anche l'eliminazione di ineff i-cienze.

E' da notare la differenza tra "corre-zione" (che si riferisce al provvedimentotecnico - gestionale adottato per elimina-re una inosservanza esistente) ed "azionecorrettiva" (che viene fatta per eliminarele cause che hanno determinato le inos-servanze). Tale distinzione permette dicomprendere l'accenno, fatto dallanorma, sul fatto che il livello delle azionicorrettive va commisurato all'importanzadell'impatto ambientale fronteggiato. Ilriscontro di una singola inosservanza,che va comunque corretta, non è da con-siderarsi, di per sè, causa sufficiente perattivare una azione correttiva; occorreinfatti che la sua gravità e/o i rischi chene possono derivare siano tali da richie-dere un intervento di carattere generale(oltre che di carattere specifico sulla sin-gola inosservanza). Analogamente, unripetersi sistematico di inosservanzesimili, pur se di minor importanza,richiederà l'attivazione di azioni corretti-ve data l'evidenza della loro ricorrenza.

In termini generali, l'adozione diazioni correttive incide su un modo dioperare normalmente definito tramite

procedure, istruzioni o comunque docu-mentato, e pertanto oltre a mettere in attole azioni stesse occorre che venganoaggiornati anche i relativi documenti.Può succedere peraltro che un modo dioperare sia soltanto una prassi operativa,ma in questo caso le nuove modalitàoperative dovranno essere documentateproprio per regolamentarne il correttosvolgimento.

Gli stimoli che danno origine alleazioni, sia correttive che preventive, pos-sono essere di origine interna od esterna.

Quelli di origine interna possonoderivare da rilievi o situazioni quali leinosservanze, i risultati di prove e con-trolli, le verifiche ispettive, l'andamentodegli indicatori ambientali, il riesame daparte della direzione. Fonti di informa-zione di origine esterna possono risulta-re, ad esempio, le proteste dei cittadini, ireclami o le segnalazioni dell'Autorità, leattività di sorveglianza tecnica svolta daun cliente, le verifiche ispettive effettua-te da enti esterni all'azienda.

Va segnalato che, in ottemperanza airequisiti della norma UNI EN 45012 sulmodo di operare degli organismi di certi-ficazione (e, in sostanza, anche deiVerificatori Ambientali accreditati), taliorganismi richiedono alle aziende di pre-disporre un "registro dei reclami".

Nella analisi dei problemi e nellascelta delle azioni correttive più opportu-ne vanno coinvolte tutte le funzioniaziendali interessate. Per dare attuazionead entrambe le azioni, correttive e pre-ventive, è necessario vengano individuatimezzi, modalità, risorse e definite le sca-denze ed i tempi di attuazione nonchèstabilite le responsabilitè sia per la loroesecuzione sia per la verifica dell'attua-zione ed efficacia delle stesse. E' quindispesso necessario ricorrere non tanto a

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singole azioni correttive, ma definire unProgramma di Azioni Correttive.

E' opportuno che venga creato unarchivio dei dati relativi a problematiche,cause, soluzioni, risultati, anche al finedi favorire la prevenzione e la risoluzio-ne di problemi analoghi. Una classifica-zione delle azioni correttive in base adiversi elementi (quali le strutture org a-nizzative coinvolte, le parti del SGA nonrispettate, i processi operativi interessati,i parametri non rispettati) oltre a facilita-re la gestione del SGA, rende possibileuna tempestiva individuazione degliandamenti, delle aree che richiedonomaggiore attenzione, ecc..

Va infine sottolineato che la stessanorma richiede che il processo di gestio-ne delle azioni correttive e preventive siaprecisato in apposite procedure.

IV.5 Documentazione relativa alla gestione ambientale


Regolamento EMAS

Allegato I, B.5Documentazione relativa alla gestioneambientale.Elaborazione di documenti per:a) p re s e n t a re in modo esauriente la

politica, gli obiettivi ed i programmi in materia ambientale;

b) d o c u m e n t a re i ruoli principali e le responsabilità;

c) d e s c r i v e re le interazioni tra gli ele-menti del sistema.

Elaborazione di documenti per dimostra -re la conformità alle esigenze del siste -ma di gestione ambientale e registrare illivello di raggiungimento degli obiettivi

ambientali previsti.


4.4.4 Documentazione del SGA4.4.5 Controllo della documentazione4.5.3 Registrazioni


E' opportuno ricordare che una appro-priata documentazione ha un ruolo preci-so nel SGA aziendale, ed è essenziale peril raggiungimento di diversi scopi:❏ svolgere il lavoro in modo pianificato

e controllabile;❏ svolgere le attività in modo trasparen-

te e dimostrabile;essa consente cioè l'evidenza oggettiva equindi la conoscenza ed il miglioramentocontinuo del SGA e della prestazioneambientale.

La documentazione permette quindidi:❏ conseguire gli obiettivi ambientali fis-

sati;❏ valutare il SGA;❏ migliorare e mantenere i migliora-

menti;❏ mantenere il patrimonio di conoscen-

ze acquisite.La struttura documentale del SGA s i

divide in:❏ documentazione per pianificare;❏ documentazione per dimostrare e rac-

cogliere dati ed informazioni.Quella per pianificare comprende

normalmente:❏ un manuale del sistema di gestione

ambientale;❏ una serie di procedure (di tipo org a -

nizzativo/gestionale, tecnico, ecc..);❏ eventuali istruzioni operative.

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Quella per registrare comprende ingenerale:❏ informazioni riguardanti prescrizioni

di legge;❏ autorizzazioni e permessi;❏ aspetti ambientali ed impatti correlati;❏ addestramento e qualifica del perso-

nale;❏ identificazione dei prodotti: dati sulla

loro composizione e sulle loro pro-prietà;

❏ piani di emergenza;❏ attività di sorveglianza e misurazioni;❏ taratura e manutenzione delle appa-

recchiature di sorveglianza;❏ inosservanze, non conformità, inci-

denti, reclami ed azioni correttive;❏ informazioni relative ai fornitori ed

agli appaltatori;❏ verifiche ispettive;❏ riesami del SGA da parte della dire-

zione;❏ costi ambientali.

E' evidente che tutti i documenti, datied informazioni, di qualsiasi natura essisiano, debbano essere tenuti sotto appro-priato controllo. Anche il controllo delladocumentazione è quindi un requisitofondamentale di tutti i sistemi di gestione(non solo quelli ambientali).

Si analizzano ora più in dettaglio que-sti diversi aspetti del requisito.

IV.5.1 DocumentazioneLa documentazione relativa al SGA,

per adempiere correttamente alle suestesse funzioni, dovrebbe risultare ade-rente alla realtà operativa ed incorporarecon tempestività tutte le varianti, lemodifiche, gli aggiornamenti necessari.Tale documentazione costituisce anche labase per le verifiche di conformità e con-gruenza del SGA alla politica aziendaleed alle norme.

Nonostante non sia espressamenterichiesto dal Regolamento, il manualedel sistema di gestione ambientale costi-tuisce generalmente il documento per farconoscere e, in taluni casi, verificare ilSGA adottato da un'azienda. In esso ven-gono normalmente descritti o richiamatiaspetti quali:❏ la politica ambientale;❏ la struttura organizzativa dell'azienda;❏ le responsabilità attribuite alle diverse

posizioni organizzative;❏ il tipo di attività svolte e di prodotti

forniti;❏ la descrizione di come trovano appli-

cazione i singoli elementi della norma;

❏ il richiamo alle procedure tecnico-gestionali del SGA;

❏ i sistemi di verifica e quelli di corre-zione.Uno dei pericoli da evitare, soprattut-

to da parte delle PMI, è quello di adotta-re dei manuali "preconfezionati" anzichèelaborarli in modo che essi presentino laeffettiva realtà aziendale.

Il ruolo del manuale nei confronti delpersonale dell'azienda è quello di preci-sare la politica adottata dal vertice del-l'impresa, di trasmettere al personaleinformazioni di carattere org a n i z z a t i v o ,di delineare i criteri gestionali adottati edi fornire il riferimento di base per lacomprensione del SGA.

Il manuale svolge anche una impor-tante funzione nei confronti dei clienti,dei Verificatori Ambientali e/o degliOrganismi di Certificazione.

In questi casi il manuale, che dimo-stra la capacità organizzativa e gestionaledell'azienda, offre loro la possibilità diriscontrare, preventivamente, che tutti gliapplicabili aspetti della norma abbianoavuto adeguata attenzione e trattazione.

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Il positivo riscontro di tale situazione èinfatti, di norma, propedeutico alle visitedi valutazione presso gli uffici o stabili-menti delle aziende.

Forme, articolazioni e contenuti deimanuali possono risultare diversi, soprat-tutto in relazione alla funzione loro affi-data, alla struttura aziendale e/o alla"gerarchia documentale" in cui si collo-cano. In aggiunta o a complemento delmanuale del SGA si possono averemanuali di settore o manuali riferiti adattività specifiche (quali, ad esempio, laprogettazione, gli approvvigionamenti,l'esecuzione dei lavori). In ogni caso ilmanuale dovrebbe fornire tutte le infor-mazioni sul come i diversi elementi dellanorma trovano applicazione nel SGA.

Nel caso di un SGA semplice qualepuò essere quello di una PMI, prevederepiù livelli di documentazione può risulta-re un'inutile complicazione. Il manualepotrebbe essere quindi suddiviso in dueparti:❏ la prima comprendente una descrizio-

ne generale, i principi base e le diret-tive del SGA, i riferimenti alle proce-dure ed alla loro archiviazione, il sistema di verifica e correzione adot-tato;

❏ la seconda comprendente le procedure, le istruzioni, i moduli ed altra documentazione; il tutto soggetto ad aggiornamento e, quando necessario, registrazioni.

IV.5.2 RegistrazioniLe registrazioni offrono la prova che

il SGA è operante e servono, in molticasi, anche a dimostrare la conformitàlegislativa dell'azienda.

In generale, le registrazioni contengo-no informazioni che dimostrano il rispet-to di determinate condizioni/prescrizioni.

Dato che la dimostrazione di confor-mità a requisiti specificati presuppone laloro conoscenza, è prassi comune che trale registrazioni vengano inseriti anche idocumenti che precisano tali requisiti,come gli obiettivi ed i programmiambientali, elaborati di progetto, specifi-che, ecc..

Questo insieme di informazioni puòrisultare molto complesso da gestire. E'importante quindi che l'azienda si chiedadi quali informazioni essa ha eff e t t i v a-mente bisogno per una gestione ambien-tale efficace, ed eviti di produrre unaquantità di documenti che poi non riu-scirà a gestire.

La raccolta e la conservazione delleregistrazioni non richiedono necessaria-mente l'esistenza di un unico archivio;possono anche esistere più archivi, pur-chè siano coordinati, in maniera dagarantire una rapida rintracciabilità deidocumenti, e siano chiaramente definitele responsabilità di archiviazione e coor-dinamento.

Tutta la documentazione contenenteregistrazioni dovrebbe essere catalogatacioè elencata su appositi indici (su sup-porto cartaceo o informatico). I sistemiutilizzati dovrebbero indicare almeno iltempo di conservazione e la collocazionedei documenti nell'archivio ai fini di unapronta rintracciabilità.

Dovrebbero essere adottate misureper regolamentare l'accesso del persona-le, sia ai locali adibiti ad archivio, siaagli archivi informatici, per consultazio-ne della documentazione o per l'otteni-mento di copia della stessa. Tali misuredovrebbero servire anche come protezio-ne contro smarrimenti, furti o atti di van-dalismo.

Dovrebbero essere stabiliti i provve-dimenti necessari per una pronta sostitu-

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zione o ripristino di documenti smarriti odanneggiati.

Per ciascuna tipologia di documenti ènecessario venga stabilita la durata diconservazione. Tale durata può esserecorrelata a prescrizioni derivanti daleggi, norme, regolamenti, oppure vadefinita da parte dell'azienda stessatenendo conto, ad esempio, delle esigen-ze del mercato, dei clienti o dei cittadini,della possibilità di documentare a distan-za di tempo le attività svolte (anche aifini di responsabilità civili e penali),della opportunità di disporre di dati stori-ci. Tale durata può essere dell'ordine di 5/10 anni; per taluni impianti ad altorischio ambientale regolamenti e normespecifiche richiedono un periodo di con-servazione almeno pari a quello di vitadegli impianti.

Vanno stabilite le responsabilità e lemodalità per l'eliminazione delle regi-strazioni e degli altri documenti correlati.

La corretta archiviazione e conserva-zione delle registrazioni richiede sia lapredisposizione di procedure o modalitàdefinite, che individuino anche leresponsabilità relative, sia la disponibi-lità di mezzi e strutture adeguate, chetengano conto di specifiche esigenze (adesempio, la conservazione delle lastreradiografiche, le protezioni antincendio,le copie di backup di supporti informati-ci).

La preventiva individuazione deidocumenti tipicamente previsti per leregistrazioni e dei loro contenuti permet-te di razionalizzare il numero e la tipolo-gia dei documenti da produrre (evitando,ad esempio, il proliferare di diff e r e n t imoduli dai contenuti informativi equiva-lenti).

La loro raccolta può essere utileanche per valorizzare il know - how

aziendale, per facilitare la analisi deiprocessi di lavoro, per ricavare dati ditendenza o per migliorare l'attuazione delSGA.

IV.5.3 Controllo della Documentazione

La emissione di un documento costi-tuisce un elemento informativo impor-tante per l'impresa e quindi implica, ingenerale, che sia elaborato, verificato,approvato, secondo specificate responsa-bilità.

La e l a b o r a z i o n e consiste nella con-cezione e nella preparazione del docu-mento sulla base delle informazioni diingresso (dati, requisiti, prescrizioni,norme, regolamenti, ecc..) e delle moda-lità e procedure tecniche e gestionaliapplicabili.

La v e r i f i c a consiste nelle analisi deicontenuti del documento per accertarnel'adeguatezza, la correttezza e la con-gruenza con i dati ed i requisiti di riferi-mento, generali e specifici, con le condi-zioni al contorno e con le finalità deldocumento stesso (tale verifica deveessere effettuata dalle diverse funzioniaziendali competenti per singola discipli-na).

L’ a p p ro v a z i o n e consiste nel riscon-trare ed attestare la validità del documen-to per la specifica utilizzazione.

Nel caso più generale un documentodovrebbe contenere i seguenti elementi:❏ identificazione del documento

mediante, ad esempio, codici di tipo numerico o alfa - numerico;

❏ titolo del documento;❏ indice di revisione del documento e

data relativa, con sommaria descrizio-ne delle modifiche ed individuazione dell'eventuale documento che sosti-tuisce o dal quale è sostituito;

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❏ identificazione della funzione azien-dale e/o delle persone responsabili della elaborazione, delle verifiche, delle approvazioni e delle eventuali autorizzazioni all'uso, corredate dalle relative firme e date;

❏ numero sequenziale e totale delle pagine;

❏ nome del cliente, del fornitore od altre notizie legate ad aspetti contrat-tuali e/o obblighi di altro tipo.Di norma dovrebbe essere assicurata

l'indipendenza tra chi elabora e chi veri-fica i documenti; nel caso della PMI, incui è difficile individuare separatamentequeste figure e/o quando il contenutomultidisciplinare del documento lorichieda, la funzione di verifica vacomunque svolta almeno da chi approvail documento.

Nel caso venga utilizzato un sistemadi gestione computerizzato dei documen-ti, per fornire evidenza che questi sianostati elaborati, verificati ed approvati, leaziende possono utilizzare un sistema difirma elettronico (e mettere pertanto inatto una procedura per la gestione diparole chiave che permetta solo alle per-sone autorizzate lo svincolo del docu-mento per quanto di competenza) oppuretenere un archivio con una copia cartaceariportante le necessarie firme autografe.

Una corretta gestione dei documentirichiede la predisposizione di un elencogenerale, nonchè l'elaborazione di unaprocedura che definisca le modalitàgestionali per l'emissione dei documenti.

Tale elenco deve riportare, per ognidocumento, la sua denominazione, lostato di revisione e la relativa data diemissione ed eventualmente la data diinizio dell'impiego.

L'elenco può essere costituito ancheda una serie di elenchi per famiglie di

documenti.Gli elenchi devono essere tempestiva-

mente aggiornati e devono risultareaccessibili per informazione a tutti gliinteressati (anche su rete informatica) inmodo da far conoscere loro lo stato divalidità della documentazione dell'im-presa

Al fine di garantire una corretta distri-buzione dei documenti a tutte le funzioniaziendali interessate (e solo ed esse),risulta in genere necessario predisporreun elenco dei destinatari di ciascun docu-mento o tipologia di documenti, ed assi-curare che ciascun destinatario riceva idocumenti stessi, nelle relative revisioni.Il requisito sulla "rimozione" dei docu-menti non più validi dai centri di utiliz-zazione risponde alla esigenza di evitareche possano essere utilizzati documentisuperati per la specifica applicazione.

E' peraltro prassi abbastanza comune,e talora vincolo imposto, la conservazio-ne di una raccolta "storica" delle diverseedizioni e revisioni dei documenti pro-dotti. In questo caso è necessario che idocumenti superati o non più validi ven-gano opportunamente e chiaramente con-trassegnati come tali.

La conoscenza e la segnalazione dellemodifiche apportate ai documenti e dellaloro natura, così come le motivazionialla base di tali modifiche, servono afacilitarne la comprensione e le successi-ve elaborazioni nonchè a lasciar tracciadella loro evoluzione storica.

E' prassi comune, ad esempio, che incorrispondenza agli indici di revisioneriportati sugli elaborati grafici (disegni,schemi, ecc..) venga riportata una conci-sa indicazione del tipo di modificheapportate (e della loro individuazionesull'elaborato) rinviando, se del caso, adaltri eventuali documenti per maggiori

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dettagli e/o per le motivazioni dellemodifiche stesse.

Analoga prassi viene utilizzata per itesti scritti, dove la individuazione delleparti modificate viene evidenziata suldocumento ed indicata sulla prima pagi-na. Quando la leggibilità e/o la compren-sibilità di un documento sta per esserecompromessa diventa opportuna la rie-missione del documento stesso, al fine dimigliorare tale leggibilità e/o incorporareorganicamente (e se del caso razionaliz-zare) tutte le modifiche precedenti, so-vrappostesi nel tempo.

E' infine opportuno richiamare l'atten-zione sul ruolo importante che il control-lo dei documenti e dei dati svolge comestrumento per mantenere e valorizzare ilknow - how aziendale, per razionalizzareil contenuto degli elaborati e per facilita-re la ottimizzazione delle responsabilit‡e dei rapporti di interfaccia.Il controllo della documentazione ha l'in-tento di assicurare che l'azienda generi emantenga i documenti in maniera ade-guata a far funzionare il sistema digestione ambientale. Ad ogni modo, nelpredisporre il sistema documentale, laprimaria preoccupazione dell'aziendadovrebbe essere orientata all'effettivo edefficace funzionamento del SGA ed allaprestazione ambientale, e non ad uncomplesso sistema di controllo delladocumentazione.

IV.5.4 Tipologie di DocumentazioneSi riportano di seguito alcuni esempi

di documenti del SGA:

Document i di t i po or gani zzat i -

v o - gest i onal e❏ Politica, Obiettivi e Programmi

ambientali;

❏ Disposizioni organizzative;❏ Programmi di formazione;❏ Piani di emergenza riferiti al sito;❏ Procedure gestionali, quali quelle

richieste per:

c tenere sotto controllo i documenti (identificazione, preparazione, verifica, approvazione, modifiche, di-stribuzione, archiviazione);

c l'addestramento e la qualifica del personale che esegue attività aventi influenza sull'ambiente;

c la valutazione dei fornitori;

c la gestione delle inosservanze;

c la gestione delle azioni correttive;

c identificare, emettere, raccogliere, registrare, archiviare e conservare i documenti di registrazione del SGA;

c le verifiche ispettive ed azioni conseguenti.

Docum ent i r el at i v i al l a pr o -

duzi one❏ Piani di sorveglianza;❏ Procedure operative e tecniche quali

quelle per:

c definire le modalità di esecuzione delle attività che incidono o posso-no incidere sull'ambiente (raccolta rifiuti, trattamento acque, tratta-mento prodotti chimici, ecc..);

c definire le modalità di rilevazione dati;

c l' immagazzinamento, la manipola-zione e la conservazione dei pro-dotti acquistati e di quelli destinati alla vendita;

c il controllo e la taratura delle appa-recchiature di controllo e misura;

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c l' avviamento di sistemi ed impianti;

c la manutenzione delle apparecchia-ture;

c gli approvvigionamenti.

❏ Istruzioni operative scritte per:

c utilizzare adatte apparecchiature di produzione;

c monitorare e controllare le caratteristiche dei processi durante la pro-duzione;

c la cura dell'ambiente di lavoro;

c riscontrare la conformità a norme, codici, obiettivi e programmi ambientali.

Regi st r azi oni del SGA❏ Documenti relativi a:

c riesami del SGA da parte della direzione;

c addestramento e qualifica del per-sonale;

c qualifica di processi ed apparec-chiature;

c taratura delle apparecchiature di controllo e misura;

c risultanze dei controlli e delle misure ambientali;

c dati relativi al bilancio ambientale (consumi, rifiuti, ecc..)

c valutazioni dei fornitori;

c inosservanze riscontrate;

c azioni correttive;

c verifiche ispettive interne.

D oc u m e n t a z i on e di or i gi n e

est er na❏ norme;❏ leggi e regolamenti;

❏ direttive;❏ autorizzazioni;❏ rilievi e reclami;❏ documenti relativi a certificazioni

(del SGA, di prodotti, ecc..);❏ ordini ricevuti/emessi.

IV.6 Audit


Regolamento EMAS

Allegato I, B.6Gestione, attuazione e riesame di un pro -gramma sistematico e periodico concer -nente:a) la conformità o meno delle attività di

gestione ambientali al programma ambientale e relativa efficacia di applicazione;

b) validità del sistema di gestione ambientale nell'applicazione della politica ambientale dell'impresa.

B. Analisi e Consideraz ioniIl fatto che il Regolamento riporti

all'Allegato I, B (Sistemi di gestioneambientale) un argomento quale l'audit(trattato poi nell'Allegato II) può genera-re qualche confusione. In realtà il signifi-cato di tale scelta sta nel voler sottolinea-re che l'audit (così come si è visto perpolitica, obiettivi e programmi) non deveessere visto come un qualcosa di separa-to dal SGA, ma al contrario il processodi gestione, attuazione e riesame di taleattività deve essere inquadrato nel SGAcomplessivo.

Per quanto riguarda questo argomentosi rimanda alla parte specifica.

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V. AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE


Regolamento EMAS

Art. 2 Definizioni f)Audit ambientale: uno strumento digestione comprendente una valutazionesistematica, documentata, periodica eobiettiva dell'efficienza dell'org a n i z z a -zione, del sistema di gestione e dei pro -cessi destinati alla protezione dell'am -biente, al fine di:i) facilitare il controllo di gestione delle

prassi che possono avere un impatto sull'ambiente;

ii) v a l u t a re la conformità alle politiche ambientali aziendali.

Art. 2 Definizioni g)Ciclo di audit: periodo in cui tutte leattività di un dato stabilimento sono sot -toposte ad audit, conformemente alle esi -genze dell'articolo 4 e dell'allegato II,relativamente a tutti gli aspetti ambien -tali pertinenti citati nell'allegato I, puntoC.Art. 3 Partecipazione al sistema d)(L'impresa deve) effettuare o far effettua -re, conformemente al disposto dell'art i -colo 4, audit ambientali nei siti in que -stione.Art. 4, 1 e 2L'audit ambientale interno di un sito puòessere effettuato da revisori dell'impresa,oppure da persone od organismi esterniche operano per conto dell'impresa. Inentrambi i casi l'audit si effettua secondoi criteri indicati nell'allegato I, punto C enell'allegato II.La frequenza degli audit è fissata secon -do i criteri indicati nell'allegato II, punto

H, sulla base di linee direttrici stabilitedalla Commissione ai sensi della proce -dura di cui all'articolo 19.Allegato IIL' audit è programmato ed eseguito inbase alle linee direttrici della normainternazionale ISO 10011 (1990 parte 1,in part i c o l a re i paragrafi 4.2, 5.1, 5.2,5.3, 5.4.1 e 5.4.2) e a quelle delle altrep e rtinenti norme internazionali, e nelq u a d ro dei principi e delle disposizionispecifiche del presente regolamento.Ai fini del presente regolamento, i termi -ni della norma vanno intesi come segue:- "sistemi di qualità": leggasi "sistema

di gestione ambientale",- "norma di qualità": leggasi "norma

ambientale",- "manuale di qualità": leggasi

"manuale di gestione ambientale",- "audit di qualità": leggasi "audit

ambientale",- "cliente": leggasi "la direzione gene-

rale dell'impresa",- "oggetto di audit": leggasi "il sito".


4.5.4 Audit del sistema di gestione ambientale


Qualunque processo o attività che siprefigga di raggiungere certi obiettivi(non solo ambientali) richiede che siverifichi se ci si discosta o meno dal rag-giungimento dei risultati prefissati. Nonsi discosta da questa esigenza un SGA,che attraverso i riscontri effettuati con leattività di audit rende possibile questaverifica e mette a disposizione dell'azien-da gli elementi necessari per la definizio-ne delle azioni correttive da intraprende-

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re al fine di riadeguarsi a quanto pianifi-cato.L'audit quindi è lo strumento che, unavolta attuato il SGA, consente di valutar-ne l'efficacia.

L'audit consta di due fasi:❏ una verifica della corretta attuazione

del sistema;❏ una valutazione dell'adeguatezza del

sistema in relazione alle caratteristi-che dell'impresa ed agli obiettivi fis-sati.La mancanza di anche solo una di

queste condizioni rende il SGA ineffica-ce.

I principali benefici ottenibili dall'at-tività di auditing sono:❏ assicurare la conformità alle politiche

aziendali, alle leggi, alle norme;❏ migliorare le prassi e le procedure

aziendali;❏ ridurre i costi;❏ disporre di maggiore sensibilità e

attenzione del personale verso le poli-tiche ambientali e le proprie respon-sabilità;

❏ disporre di campioni significativi per misurare le prestazioni ambientali;

❏ identificare le necessità di formazione;❏ ottenere facilitazioni finanziarie e/o

assicurative;❏ migliorare impianti e/o processi.

Ogni azienda è quindi chiamata a pia-nificare e programmare adeguate moda-lità di controllo interno sia per raggiun-gere un livello iniziale sufficiente delleproprie prestazioni ambientali, sia permonitorare in modo efficace i risultatiprodotti dal "circolo virtuoso" delmiglioramento continuo.

Lo schema operativo disegnato dalRegolamento riserva particolare impor-tanza al ruolo insieme gestionale e dicontrollo delle attività di auditing nell'at-

tuazione del SGA. L'audit ambientale,come definito all'Art. 2 f), è uno stru-mento di valutazione con caratteristichedi indipendenza, sistematicità, documen-tazione, periodicità ed obiettività.

L'attività di auditing deve essere con-dotta dall'azienda sull'intero sito, e sulleattività dell'impresa, relativamente a tuttigli aspetti ambientali pertinenti.

Vediamo ora brevemente qualidovrebbero essere le caratteristiche del-l'attività di audit.

L'audit dovrebbe essere adeguata-mente pianificato: ciò significa definirel'obiettivo dell'audit ed il campo di appli-cazione (considerando gli audit prece-denti); creare il team di audit e nominareil responsabile; predisporre questionari echecklists.

Composizione del team, obiettivi del-l'audit, campo di applicazione (cioè areedi intervento) sono elementi che devonoessere tra loro coerenti.

L'attività di audit tende a raccogliereuna serie di evidenze oggettive che for-mino la base per esprimere una valuta-zione critica della efficacia del SGA.

Ciò viene fatto attraverso intervistecol personale, visite nei luoghi di lavoro,esame delle registrazioni e revisione deidocumenti.

Va inoltre tenuto presente che l'audit,pur riguardando tutte le attività dell'im-presa, viene svolto prendendo in esamecampioni significativi dei modi e deiprocessi con cui tali attività vengonosvolte per valutare se esse vengono gesti-te in un contesto adeguatamente control-lato. Il contesto viene giudicato sottocontrollo se in sintesi:❏ sono chiare le responsabilità e le

interfacce;❏ il lavoro da svolgere è ben specificato;❏ le modalità operative sono definite e

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seguite;❏ È chiaro e definito il processo di con-

trollo.I risultati degli audit vanno documen-

tati in una relazione finale che vienemessa a disposizione della direzione pro-ponendo, quando necessario, le azionicorrettive e preventive da avviare.

In proposito deve essere fatta moltaattenzione sugli aspetti di responsabilitàche il sistema di azioni correttive com-porta. Chi esegue l'audit non deve sosti-tuirsi al responsabile dell'area che deveapportare azioni correttive; quest'ultimonon deve essere deresponsabilizzato, maal contrario stimolato a proporre azionicorrettive idonee che la direzione siriserverà di valutare, destinando, senecessario, le opportune risorse.

Il programma e le procedure di auditdovrebbero quindi riguardare:❏ le attività e le aree oggetto degli

audit;❏ la frequenza degli audit;❏ le responsabilità associate con la

gestione e la conduzione degli audit;❏ la comunicazione dei risultati degli

audit;❏ la competenza degli auditor;❏ le modalità di conduzione degli audit.

A seguito dell'audit (ma non solo inbase alle risultanze dell'audit) la direzio-ne dovrebbe avviare un processo di rie-same del SGA (si veda quanto detto nel-l'introduzione del SGA) per promuover-ne il miglioramento.

Oltre all'audit interno (detto anche diprima parte) esistono due tipi di auditesterno:❏ l'audit di seconda parte che viene

condotto da personale esterno per conto di un'azienda cliente che vuole accertarsi dell'effettivo funzionamen-to del SGA di un suo fornitore (l'im-

presa stessa);❏ l'audit di terza parte che viene con-

dotto da un verificatore ambientale accreditato per convalidare la dichia-razione ambientale ai fini della regi-strazione del sito (EMAS) o da un organismo di certificazione per certi-ficare il SGA (ISO).Nel caso di audit interni il cliente è la

direzione dell'azienda stessa; nel caso diaudit esterni di seconda o di terza parte ilcliente è rispettivamente l'azienda clienteo il verificatore ambientale (o l'org a n i-smo di certificazione).

Nel seguito si analizzano più in detta-glio i requisiti specifici dell'audit, secon-do la suddivisione operata dall'AllegatoII del Regolamento.

Pur essendo le considerazioni seguen-ti di carattere generale, il discorso si svi-luppa essenzialmente nell'ottica dell'au-dit interno, in quanto di competenzadella PMI.

Per una PMI il processo di audit saràmolto più semplice di quanto non possaapparire quello descritto nel seguito; èperò importante che l'impresa capisca lalogica che deve esserci alla base dell'atti-vità di audit e che comprenda la suddivi-sione dei ruoli e delle attività ed i possi-bili errori che possono influenzare l'effi-cacia di tale processo.

Presso una PMI l 'audit interno èessenziale che sia condotto da persona diadeguato livello, competenza ed indipen-denza dall'attività di lavoro.

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V.1 Obiettivi


Regolamento EMAS

Allegato II, AI programmi di audit ambientale del sitodevono definire per iscritto gli obiettividi ciascun audit o ciclo di audit, compre -sa la frequenza dell'audit per ciascunaattività.Gli obiettivi devono comprendere in par -t i c o l a re: la valutazione dei sistemi digestione impiegati e l'accertamento dellaconformità alle politiche dell'impresa eal programma relativo al sito, compresal'osservanza delle pertinenti disposizioniregolamentari in materia di ambiente.

B. Analisi e Consideraz ioniE' importante evidenziare le finalità

principali affidate all'audit; esse compor-tano che:❏ la corretta attuazione e l'adeguatezza

del SGA adottato sia accertata in modo sistematico;

❏ le carenze riscontrate vengano elimi-nate tempestivamente per migliorare il sistema.Appare abbastanza chiara, al riguar-

do, la stretta connessione esistente tra irequisiti relativi all'audit, quelli relativialle responsabilità della direzione e quel-li relativi alle azioni correttive.

Esempi tipici di obiettivi sono:❏ determinare la conformità del SGA

soggetto all'audit rispetto ai requisiti fissati;

❏ determinare se il SGAsoggetto all'au-dit è stato realizzato e viene mantenu-to in modo adeguato;

❏ identificare le aree di potenziale

miglioramento del SGA;❏ valutare la capacità del processo di

riesame della direzione di assicurare in modo continuativo l'adeguatezza e l'efficacia del SGA

❏ valutare il SGA di una azienda quan-do si desideri stabilire una relazione contrattuale, come con un fornitore potenziale o con un socio.

V.2 Campo di applicazione


Regolamento EMAS

Allegato II, BIl campo complessivo di applicazione deisingoli audit o di ogni fase di un ciclo diaudit deve essere chiaramente definito ecomprende esplicitamente:1) gli aspetti presi in considerazione;2) le attività da sottoporre ad audit;3) le norme ambientali da pre n d e re in

conto;4) il periodo cui si riferisce l'audit.L'audit ambientale comprende la rileva -zione dei dati di fatto necessari per valu -tare l'efficienza ambientale.

B. Analisi e Consideraz ioniIl campo di applicazione dell'audit

indica l'estensione e i confini dell'audit,in termini di fattori quali le aree produtti-ve, le attività, le funzioni, i documenti diriferimento (normative, prescrizioniinterne, ecc..). Il campo di applicazionedell'audit è determinato dalla direzionedell'impresa e dal responsabile dell'audit.Normalmente nella determinazione delcampo di applicazione dell'audit dovreb-be anche essere consultato il soggettoall'audit (ovvero la funzione interessata).

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E' opportuno evidenziare che gli auditpossono riguardare i SGA, i processioperativi, i prodotti, i servizi, ecc..Anche quando, in sede di audit, si pren-dono in considerazione i risultati dei pro-cessi o le caratteristiche del prodotto, l'ottica in cui questi vengono consideratied inquadrati è quella, comunque, diverificare l'efficacia (adeguatezza e cor-retta attuazione) del SGAin quanto tale.

Occorre infatti ricordare che l'auditnon deve essere confuso con le attività disorveglianza e di controllo effettuate alloscopo di controllare un processo, un pro-dotto, ecc..

V.3 Organizzazione e risorse


Regolamento EMAS

Allegato II, CGli audit ambientali devono essere ese -guiti da persone o gruppi di persone cheabbiano un'adeguata conoscenza dei set -tori e dei campi sottoposti all'audit, com -prese conoscenza ed esperienza dei per -tinenti aspetti di gestione ambientale,tecnici, ambientali e regolamentari, non -chè una sufficiente formazione e compe -tenza nelle mansioni specifiche di auditper raggiungere gli obiettivi stabiliti. Lerisorse e il tempo impiegati devono esse -re adeguati rispetto alla portata e agliobiettivi del controllo.

La direzione generale dell'impre s apresta il suo appoggio all'audit.

I revisori devono essere sufficiente -mente indipendenti rispetto alle attivitàche valutano da poter esprimere un giu -dizio obiettivo e imparziale.

B. Analisi e Consideraz ioniE' opportuno segnalare che il

Regolamento e la norma non prescrivonoche sia l'impresa stessa, o una delle sueunità organizzative, ad effettuare gliaudit interni: essi possono essere affidatianche ad organizzazioni esterne o strut-ture collaterali, purchè queste disponga-no di personale adeguatamente addestra-to, competente ed indipendente rispettoalle attività oggetto di verifica.

I criteri di scelta da seguire nella for-mazione del team di audit sono (vedereanche la ISO 14012):❏ indipendenza del personale incaricato

dell'audit nei confronti dell'attività da verificare;

❏ qualifica del personale e competenza nelle attività e nei processi operativi oggetto di verifica;

❏ necessità o meno di inserimento di esperti tecnici nel gruppo;

❏ livello organizzativo del personale che deve condurre l'audit tale da assi-curare la necessaria autorevolezza nei confronti del soggetto all'audit (non vi dovrebbero essere condizionamenti causati dalle rispettive posizioni gerarchiche);

❏ composizione numerica del gruppo per consentire la completezza della verifica nei tempi programmati;

❏ componenti che soddisfano le "carat-teristiche personali" e che possiedono capacità di giudizio, di approfondi-mento dei problemi, di analisi e di sintesi, di lavorare in team.Il gruppo di audit potrebbe anche

comprendere esperti tecnici e auditor inaddestramento.

Nel caso in cui l'azienda formi delpersonale interno a cui affidare l'attivitàdi auditing, i vantaggi principali sono lacrescita culturale del personale in azien-

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da, la maggior conoscenza dell'impresanel suo complesso e del funzionamentodei processi da parte degli auditor, l'inte-grazione delle attività di auditing nelsistema di gestione aziendale complessi-vo; d'altro canto, i problemi legati a talescelta sono l'impossibilità per le aziendepiù piccole di dedicare risorse umane aquesto scopo, la routinizzazione dell'au-dit.

Nel caso in cui, invece, l'aziendadecida di rivolgersi a consulenti esterni, ivantaggi sono la maggior professionalità,indipendenza di giudizio, esperienzaconsolidata; gli svantaggi sono il costodel servizio, la possibilità che venga per-cepito dal personale del sito come un'in-trusione nel proprio lavoro, ecc..

In tal caso diventa importante unacorretta scelta della organizzazione ester-na cui affidare gli audit e del relativopersonale qualificato. Si segnala alriguardo che le norme ISO 14010, 14011e 14012 precisano i criteri di conduzionedegli audit e le caratteristiche del perso-nale che le effettua. Pur se tali normenon sono vincolanti per il caso degliaudit interni, esse forniscono utili indica-zioni in merito e possono costituire ilriferimento normativo per le procedureconnesse alle attività di audit ed alla qua-lifica del personale addetto.

I principali compiti dei vari soggettiche partecipano all'audit sono:

Responsabile dell' audita) consultarsi con la direzione dell'im-

presa ed il soggetto all 'audit per determinare il campo di applicazione dell'audit;

b) ottenere le informazioni di base per raggiungere gli obiettivi dell'audit, come i dettagli riguardanti le atti-vità, prodotti, i processi, i servizi, il

sito e i suoi dintorni, nonchè i det-tagli degli audit precedenti;

c) costituire il gruppo di audit, tenendo conto dei potenziali conflitti di inte-resse;

d) preparare il piano di audit, attraver-so appropriate consultazioni con la direzione dell'impresa, con il sog-getto all'audit e con i membri del gruppo di audit;

e) coordinare la preparazione dei documenti di lavoro, delle checklists(liste di riscontro) e l'istruzione al gruppo di audit;

f) coordinare l'esecuzione dell'audit, gestirne il processo, individuare soluzioni ai problemi che possono emergere durante l'audit;

g) notificare senza ritardo al soggetto all'audit ogni risultanza riguardante le non conformità critiche;

h) riferire alla direzione dell'impresa sull'esito dell'audit in forma chiara e conclusiva nei tempi concordati nel piano di audit;

i) formulare le raccomandazioni per migliorare il SGA.

Auditora) pianificare ed eseguire i compiti

assegnati, con obiettività, efficacia ed efficienza, nell'ambito del campo di applicazione dell'audit;

b) accogliere e analizzare le evidenze oggettive significative e sufficienti per formulare le risultanze di audit e trarre le conclusioni riguardanti il SGA;

c) preparare i documenti di lavoro e le checklists sotto la direzione del responsabile;

d) documentare le singole risultanze;e) collaborare alla stesura del rapporto.

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La direzione dell'impresaa) determinare le motivazioni per ese-

guire l'audit;b) definire gli obiettivi dell 'audit e

comunicarli al soggetto all 'audit per ottenere la sua piena collabora-zione e dare inizio al processo;

c) scegliere il responsabile dell'audit o l'organizzazione che eseguirà l'audit;

d) fornire l'appropriata autorità e le risorse necessarie per consentire l'esecuzione dell'audit;

e) consultarsi con il responsabile dell'audit per definire il campo di applicazione ed individuare i criteri a fronte dei quali valutare il sistema;

f) ricevere il rapporto di audit e deter-minare la sua distribuzione.

Soggetto all'audita) informare il personale sugli obiettivi

e sul campo di applicazione del-l'audit;

b) mettere a disposizione del gruppo di audit i mezzi e le strutture neces-sari per assicurare un efficace ed efficiente svolgimento dell'audit;

c) cooperare con il gruppo di audit, consentendo l'accesso agli impian-ti, al personale, alle informazioni e alle registrazioni pertinenti, per permettere il raggiungimento degli obiettivi dell'audit;

d) ricevere una copia del rapporto diaudit, a meno che ciò non sia stato formalmente escluso dalla direzione dell'impresa.Le risorse assegnate all'audit dovreb-

bero essere sufficienti per raggiungerequanto stabilito.

V.4 Pianificazione e preparazione dell' Audit di un sito


Regolamento EMAS

Allegato II, DCiascun audit deve essere pianificato epreparato, in particolare al fine di:- far sì che siano messe a disposizione

risorse adeguate,- far sì che ciascun individuo che par-

tecipa al processo di audit (ivi com-presi i revisori, la direzione del sito e il personale) comprenda il proprio ruolo e le proprie responsabilità.

La preparazione deve compre n d e re lafamiliarizzazione con le attività del sito econ il sistema ivi esistente di gestioneambientale e l'esame delle constatazionie delle conclusioni dei precedenti audit

B. Analisi e Consideraz ioniLa pianificazione dell'audit è una fase

preliminare al lavoro sul campo e preve-de la programmazione del calendario dilavoro, la selezione degli auditor, la rac-colta e lo studio preliminare di informa-zioni concernenti le attività in oggetto, lasistemazione dei documenti inerenti, adesempio, le legislazioni applicabili, leprocedure aziendali, la documentazionegenerale (organigrammi, schede dei pro-cessi, layout).

La pianificazione può richiedere arti-colate e dettagliate liste di riscontro, pre-disposte dopo approfondita analisi diprocedure tecniche, operative e di con-trollo, di procedure gestionali, di docu-menti organizzativi, ecc.. o può risultareadeguato e sufficiente, in taluni casi,disporre di una traccia operativa sulla cui

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base impostare la verifica. Entrambequeste modalità (ed altre intermedie)risultano accettabili in rapporto a deter-minate situazioni e/o elementi quali lacomplessità aziendale, quella operativa,l' esperienza dei verificatori, il coinvolgi-mento della direzione.

Si rimarca che una approfondita edaccurata preparazione è essenziale per ilbuon esito e la significatività dei risultatidell'audit.

Questa fase può essere divisa neisguenti passi:

Preparazione dell'auditLa preparazione dell'audit può essere

a sua volta suddivisa in:

➢ individuazione delle prescrizioni che regolano le attività da verificare:

a) leggi e requisiti cogenti;b) normative di riferimento (fornitura,

certificazione, di legge);c) manuale SGA, piano di sorveglian-

za, procedure del SGA;d) risultati di precedenti audit o valu-

tazioni;e) processi di lavorazione;f) flusso delle attività e logiche relative.

➢ esame della documentazione al fine di:

a) acquisire una conoscenza approfondi-ta del soggetto all'audit sulla base di elementi oggettivi;

b) consentire nell'ambito del gruppo di audit la costituzione di riferi-menti a strategie comuni per svol-gere un'efficace lavoro di gruppo;

c) prevenire nel gruppo di audit inter-pretazioni diverse;

d) individuare le aree del SGA che sono critiche per il conseguimento delle prescrizioni;

e) collegare le aree del SGA ai flussi delle attività;

f) analizzare in dettaglio la struttura o rganizzativa del soggetto all'audit rilevandone caratteristiche, eventuali incongruenze, sovrapposizioni, scol-lamenti, eventuali rapporti tra struttu-ra formale ed informale, interfacce organizzative e tecniche, ecc..

Piano di auditIl piano di audit dovrebbe comprendere:a) gli obiettivi, il campo di applicazione

ed i criteri dell'audit;b) l'identificazione delle unità org a -

nizzative e funzionali dell'org a n i z -zazione soggette all'audit;

c) l'identificazione delle funzioni e/o delle persone con cui interagire nel corso dell'audit;

d) l'identificazione di quegli elementi che hanno elevata priorità nell'audit;

e) l'identificazione dei documenti di riferimento;

f) le previsioni degli orari e della durata delle attività di audit;

g) le date e i luoghi in cui l'audit sarà eseguito;

h) l' identità dei membri del gruppo di audit;

i) il calendario delle riunioni da tene-re con le funzioni direttive dell'or-ganizzazione soggetta all'audit;

j) eventuali requisiti di riservatezza;k) il contenuto tipo del rapporto di audit;l) i requisiti per conservare la docu-

mentazione.I criteri da seguire durante la stesura

del piano sono:a) minimizzazione degli spostamenti

del gruppo di audit;b) esaurimento di tutti gli argomenti

relativi ad una determinata area;c) flusso di una attività attraverso tutte

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le aree e le unità organizzative che concorrono al suo completamento.Il piano di audit dovrebbe essere con-

cepito in maniera flessibile in modo daconsentire il suo adattamento in corsod'opera, in funzione delle informazioniraccolte durante l'audit e permettere unuso efficace delle risorse.

Il piano di audit dovrebbe esserecomunicato alla direzione, ai membri delgruppo di audit e al soggetto all'audit. Seil soggetto all'audit formula obiezioni aqualche disposizione del piano di audit,queste dovrebbero essere portate a cono-scenza del responsabile dell'audit e risol-te prima di eseguire l'audit. Ogni revisio-ne del piano di audit dovrebbe essereconcordato dalle parti interessate prima odurante l'esecuzione dell'audit.

R i p a rtizione dei compiti nel gruppo diaudit

A ciascun membro del gruppo diaudit, dovrebbero essere assegnati, seappropriato, specifici elementi, funzionio attività del SGA da sottoporre ad audit.Questa assegnazione deve essere fattadal responsabile dell'audit, consultando imembri del gruppo di audit interessati.Durante l'audit, il responsabile puòapportare dei cambiamenti nell'assegna-zione dei compiti al fine di ottimizzare ilraggiungimento degli obiettivi dell'audit.

Documenti di lavoroL'audit dovrebbe essere preparato,

pianificato, eseguito sulla base di liste diriscontro, procedure, protocolli. Si trattain sostanza di elenchi di domande o dioperazioni, suddivise per criteri e/o aree,utilizzate dai componenti del gruppo diaudit durante la verifica. Mentre le listedi riscontro possono essere più generali,le procedure (in realtà delle istruzioni

operative) descrivono in dettaglio le ope-razioni da svolgere nel corso dell'audit, esono indicate nel caso in cui un auditornon sia sufficientemente esperto o sivoglia avere una uniformità di comporta-mento da parte dei vari auditor.

Tali documenti possono servire da:a) guida operativa alla verifica;b) riferimento nella preparazione

del rapporto;c) promemoria delle evidenze o

oggettive che supportano i rilievi.Altri documenti di lavoro possono

essere:a) moduli per la documentazione di

supporto alle evidenze oggettive e alle risultanze di audit;

b) verbali di riunioni.I documenti di lavoro dovrebbero

essere conservati almeno fino al comple-tamento dell'audit; quelli che contengonoinformazioni confidenziali dovrebberoessere convenientemente custoditi daimembri del gruppo di audit.

V.5 Attività di Audit


Regolamento EMAS

Allegato II, E1. Le attività di audit nel sito compren-

dono le discussioni con il personale, l'esame delle condizioni di funziona-mento e degli impianti, l'esame dei registri, delle pro c e d u re scritte e di ogni altra documentazione pertinente, al fine di valutare l'efficienza ambien-tale del sito accertando se le norme applicabili sono rispettate e se il sistema esistente per gestire le responsabilità ambientali sia efficace e adeguato.

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2. Il processo di audit deve comprenderein particolare le seguenti fasi:

a) comprensione dei sistemi di gestione;b) valutazione dei lati forti e deboli dei

sistemi di gestione;c) raccolta di risultanze pertinenti;d) valutazione delle constatazioni del-

l'audit;e) p reparazione delle conclusioni del-

l'audit;f) relazione sulle constatazioni e sulle

conclusioni dell'audit.

B. Analisi e Consideraz ioniLe attività di audit possono essere

divise come segue:

Riunione di aperturaa) presentare i membri del gruppo di

audit alla direzione dell'organizzazio-ne soggetta all'audit;

b) riassumere il campo di applicazione, gli obiettivi, il piano dell'audit e con-cordare gli orari e il calendario per l'audit;

c) presentare un breve riassunto dei metodi e delle procedure che saranno utilizzate per condurre l'audit;

d) stabilire i canali ufficiali di comuni-cazione tra il gruppo di audit e il sog-getto all'audit;

e) confermare la disponibilità delle risorse, e delle strutture necessarie al gruppo di audit;

f) confermare la data e l'ora della riu-nione di chiusura;

g) promuovere la partecipazione attiva del soggetto all'audit;

h) riesaminare per il gruppo di audit le principali procedure di emergenza e di sicurezza del sito.La riunione d'apertura deve essere

un'occasione per il gruppo di audit disciogliere l'eventuale clima di diffidenza,

ribadendo che l'obiettivo dell'audit è con-tribuire al miglioramento del SGA attra-verso l'individuazione di eventuali caren-ze e la ricerca delle cause di tali inade-guatezze. Solo in questo modo è possibi-le quella condivisione con il soggettoall'audit che è importante ai fini dellamotivazione ed all'impegno al migliora-mento.

Raccolta delle evidenze oggettiveDovrebbero essere raccolte sufficienti

evidenze oggettive per determinare se ilS G A è conforme ai criteri ed è eff i c a c eper il conseguimento degli obiettivi fis-sati.

Le evidenze oggettive dovrebberoessere raccolte mediante interviste,esame di documenti, osservazione di atti-vità e di situazioni. Le indicazioni di nonconformità rispetto ai criteri dovrebberoessere registrate.

Le informazioni raccolte durante leinterviste dovrebbero essere verificateacquisendo da altre fonti indipendentielementi di supporto quali osservazioni,registrazioni e risultati di misure esistentiin modo da fare un controllo incrociato.Le dichiarazioni non verificabili dovreb-bero essere identificate come tali.

Il gruppo di audit dovrebbe esaminarei criteri di base dei piani di campiona-mento rilevanti e le procedure che assi-curano l'efficacia del controllo di qualitàdei procedimenti di campionamento e dimisurazione, utilizzati dal soggettoall'audit come parte del suo SGA.

Regole di buona esecuzione di un'in-dagine sono:

a) essere accompagnati dal rappre-sentante del soggetto;

b) recarsi nei luoghi in cui si svol-gono le attività;

c) individuare rilievi, situazioni, fatti,

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elementi che oggettivamente non sono conformi a quanto prescritto;

d) constatare i rilievi, discuterne con il soggetto, ottenere la condivisione delle carenze riscontrate;

e) registrare gli elementi che rendono oggettivo il rilievo (luogo, docu-menti, fasi di un processo, prodotto, ecc..);

f) riunirsi con il gruppo di audit per segnalare i ri l ievi ed il clima riscontrati, per confrontarsi e per correggere, se necessario, strategia e pianificazione dell'indagine.

Le caratteristiche generali dei sistemidi gestione che devono essere verificatedagli auditors sono:

a) formazione ed esperienza del personale;

b) chiara definizione delle respon-sabilità, delle interfacce e del lavoro da svolgere;

c) sistema di autorizzazioni e deleghe;d) sistemi di verifica interni;e) misure di emergenza;f) procedure, istruzioni e altra

documentazione.Nel corso dell'indagine l'auditor:a) pone domande al rappresentante

del soggetto che lo accompagna;b) pone domande ai diretti esecutori

delle attività soggette ad indagine;c) esamina documenti, registrazioni,

apparecchiature, componenti;d) osserva direttamente lo svolgi-

mento dei processi operativi;e) se individua condizioni negative

che richiedono un intervento immediato, non agisce direttamen-te, ma avverte chi di dovere, per non interferire con le responsabilità assegnate.

Risultanze di audit

Il gruppo di audit dovrebbe esaminaretutte le evidenze oggettive per determi-nare dove il SGA non è conforme ai cri-teri. In questo caso il gruppo dovrebbeassicurarsi che i rilievi che comportanonon conformità siano documentate inmodo chiaro e conciso e suffragate dalleevidenze oggettive.

Le risultanze dovrebbero essere esa-minate con il responsabile del soggettoall'audit, per ottenere la condivisionedelle carenze riscontrate.

Riunione di chiusuraDopo il completamento della raccolta

delle evidenze oggettive e prima di pre-parare il rapporto di audit, il gruppodovrebbe tenere una riunione con le fun-zioni direttive e con i responsabili dellefunzioni oggetto di audit. Lo scopo prin-cipale di questa riunione è di presentarele risultanze di audit al soggetto all'auditin modo che esse siano chiaramentecomprese.

Eventuali punti di disaccordo dovreb-bero essere risolti, se possibile, primache il responsabile dell'audit emetta ilrapporto. Le decisioni finali riguardo allasignificatività e alla descrizione dellerisultanze di audit sono di competenzadel responsabile dell'audit.

Nel preparare la riunione finale, ilgruppo di audit deve procedere all'analisidei rilievi emersi, al confronto ed al loroaccorpamento in funzione dei criteri delsistema cui afferiscono, individuare lecondizioni di non - conformità, arrivaread una sintesi critica del grado di effica-cia del SGA.

La riunione di chiusura è un momentochiave di tutto l'audit; essa comporta:

a) u fficializzazione della sintesi criti-ca elaborata in precedenza;

b) discussione con la direzione e

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con il soggetto per:

c risolvere eventuali errori di inter-pretazione e/o incomprensioni;

c chiarire contorni ed estensione delle carenze;

c percepire le cause che le hanno generate;

c ottenere la condivisione delle carenza da parte del management;

c suggerire miglioramenti al SGA e verificare se esistono linee ed idee per soluzioni alle carenze;

c recepire i commenti del soggetto all'audit.

V.6 Relazione sulle constatazioni e sulle conclusioni dell'Audit


Regolamento EMAS

Allegato II, F1. Al termine di ogni audit o ciclo di

audit, i revisori devono preparare una relazione scritta sull'audit in debita forma e con contenuto adeguato, per garantire una comunicazione comple-ta e formale delle constatazioni e delle conclusioni dell'audit.Le constatazioni e le conclusioni del-l'audit devono essere formalmente comunicate alla direzione generale dell'impresa.

2. Gli obiettivi fondamentali della re l a -zione scritta sull'audit sono:a) d o c u m e n t a re la portata dell'audit;b) f o r n i re alla direzione informazioni

sullo stato di conformità con la politica ambientale dell'impresa e con i pro g ressi di carattere ambientale compiuti nel sito;

c) f o r n i re alla direzione informazioni sull'efficacia e l'affidabilità delle misure di sorveglianza dell'impatto ambientale nel sito;

d) d i m o s t r a re, se del caso, la necessità di azioni correttive.

B. Analisi e Consideraz ioniI risultati degli audit vanno riassunti

in un rapporto finale presentato ediscusso con il vertice aziendale. Leattività riguardanti il rapporto di audit sipossono così suddividere:

Contenuto del rapporto di auditIl rapporto di audit dovrebbe essere

datato e firmato dal responsabile del-l'audit, che è responsabile della suaaccuratezza e completezza. Essodovrebbe contenere le risultanze del-l'audit e/o una sintesi critica delle evi-denze che le sostengono. Il rapporto diaudit dovrebbe contenere anche quantos e g u e :

a ) l ' identificazione del soggetto a l l ' a u d i t ;

b ) gli obiettivi, il campo di applica-zione e il piano dell'audit;

c ) i cri teri , inclusa una l ista dei documenti di riferimento rispetto ai quali è stato condotto l'audit;

d ) la data(e) al la quale l 'audit è stato condotto;

e) l'identificazione dei rappresentanti del soggetto all'audit che hanno p a r t e c i p a t o ;

f) l'identificazione dei membri del gruppo di audit;

g ) una dichiarazione della eventuale natura confidenziale del contenu-t o ;

h ) la lista di distribuzione del rappor-to di audit;

i ) un sommario del processo di

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audit, compresi gli eventuali osta-coli incontrati;

j ) la sintesi critica con le conclusionidell'audit quali:

c conformità del SGAai criteri;

c se il sistema è convenientemente messo in atto e mantenuto e se il sistema è efficace.

Distribuzione del rapporto di auditIl rapporto di audit dovrebbe essere

inviato dal responsabile dell'audit alladirezione, che dovrebbe stabilirne ladistribuzione in accordo con il piano diaudit. Il soggetto all'audit dovrebbe rice-vere una copia del rapporto di audit ameno che non sia stato esplicitamenteescluso dalla direzione.

Conservazione dei documentiLa documentazione dei risultati può

essere più o meno articolata, formalizza-ta, completa delle liste di riscontro com-pilate, inclusiva di commenti ed osserva-zioni, ma può anche risultare adeguato,in determinate situazioni, un sempliceelenco delle carenze riscontrate, inoltratoai responsabili delle aree interessate.

V.7 Seguito dell'Audit


Regolamento EMAS

Allegato II, GIl processo di audit deve essere comple -tato con la preparazione e l'applicazionedi un piano relativo ad un'adeguata azio -ne correttiva.Devono essere in funzione ed essereapplicati adeguati meccanismi perg a r a n t i re il seguito da dare ai risultatidell'audit.

B. Analisi e Consideraz ioniContestualmente alla preparazione

del rapporto finale di audit, ed in base airisultati dello stesso, devono essere defi-nit i anche i piani di adeguamento.L'esecuzione dei piani di adeguamento èa ffidata a più funzioni aziendali che siimpegnano a realizzarli in un determina-to lasso di tempo.

I piani di adeguamento sono costituitida una serie di azioni correttive che ten-dono ad eliminare le carenze riscontratein fase di audit. E' da notare che, mentreil compito di predisporre le richieste diazioni correttive spetta al responsabiledel gruppo di audit, le proposte di azionicorrettive devono venire dalle aree/fun-zioni soggette all'audit. In questo modo,infatti, il personale direttamente coinvol-to nelle attività si sentirà più responsabi-lizzato e sarà più disposto a mettere inpratica delle modifiche da lui stesso pro-poste rispetto a quelle eventualmenteimpostegli dall'alto. Va comunque tenutopresente che, nel caso di audit interni,anche la funzione che svolge l'attività diaudit, in quanto coincidente con quellache ha la responsabilità di predisporre ilSGA, può essere coinvolta nel suggerireo nel proporre le necessarie azioni cor-rettive.

Le richieste di azioni correttive nonsono un elenco di rilievi, ma ne costitui-scono le sintesi e la loro traduzione inproposte di intervento.

In ogni caso, gli effetti operativi ogestionali attuati o modificati dal pianodi azione costituiscono elemento primodi revisione in occasione dell'audit suc-cessivo a quello di cui sono state il risul-tato.

E' opportuno evidenziare che i risulta-ti degli audit, oltre ad essere il punto dipartenza di eventuali interventi correttivi

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sul SGA, vanno riportati e presi in esamenell'ambito del riesame da parte delladirezione.

V.8 Periodicità degli Audit


Regolamento EMAS

Allegato II, HL'audit deve essere eseguito o il ciclo diaudit completato, secondo il caso, adi n t e rvalli non superiori a tre anni. Laperiodicità per ogni attività dello stabili -mento è stabilita dalla direzione genera -le dell'impresa, tenendo conto dell'inci -denza potenziale globale sull'ambientedelle attività svolte nel sito e in partico -lare in funzione dei seguenti elementi:a) natura, dimensioni e complessità

delle attività;b) natura, volume di emissioni, rifiuti,

materie prime e consumo di energia nonchè, in generale, delle interazioni con l'ambiente;

c) grado di importanza e di urgenza dei p roblemi constatati, a seguito dell'a-nalisi ambientale iniziale o dell'audit precedente;

d) precedenti in materia di problemi ambientali.

B. Analisi e Consideraz ioniNel Regolamento (ma non nella

norma ISO 14001), viene detto che ilciclo di audit deve essere completato inun periodo massimo di tre anni. Occorreperaltro tenere conto che, soprattutto instrutture organizzative od operative com-plesse, il SGA completo viene normal-mente verificato attraverso una serie diaudit (articolati per singoli elementi della

norma, o per aree funzionali, o per stabi-limento, ecc..) per cui la verifica di tuttoil SGA aziendale richiede tempi anchelunghi ma che, comunque, devono esserecongruenti e coordinati con la periodicitàstabilita per i riesami della direzione.

Nel caso della PMI, l'audit può copri-re tutte le attività dell'impresa in tempiristretti; pertanto in questo contesto laperiodicità di tre anni risulterebbe inade-guata alle esigenze di tenere sotto con-trollo il sistema in maniera sistematicaed efficace.

La programmazione degli audit, comerichiesto dalla norma, deve tenere contodoverosamente dello "stato" e della"importanza" dell'attività oggetto di veri-fica e deve coprire tutte le aree del SGAaziendale. E' opportuna la preparazionedi un programma dal quale risulti la fre-quenza con la quale tutte le aree azienda-li vengono verificate.

Nel caso di attività non continuative onon ancora arrivate a regime, gli audit,per poter essere efficaci e produrre effettipositivi e tempestivi, vanno programmatinelle fasi iniziali delle attività stesse(quando comunque vi è già suff i c i e n t emateria su cui sviluppare un audit).

Gli audit possono risultare sensibil-mente diversi per contenuti, tecnicheesecutive, frequenze di esecuzione, ecc..,pur essendo tutti mirati a verificare l'effi-cacia del SGA.

Un esauriente programma di auditpuò essere ottenuto mediante una combi-nazione tra i diversi tipi di audit, ciascu-no con frequenze adeguate alle specifi-che esigenze.

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VI. DICHIARAZIONE AMBIENTALE


Regolamento EMAS

Art. 2 Definizioni h)Dichiarazione ambientale: dichiarazioneelaborata dall'impresa in conformitàdelle disposizioni del presente re g o l a -mento e in particolare dell'articolo 5

Art. 3 Partecipazione al sistema f)( L ' i m p resa deve) elaborare, conforme -mente all'articolo 5, una dichiarazioneambientale specifica per ciascun sitosottoposto ad audit; la prima dichiara -zione deve anche includere le informa -zioni di cui all'allegato V.

Art. 51. Per ciascun sito che partecipa al

sistema viene redatta una dichiara-zione ambientale in seguito all'analisi ambientale iniziale e al completamen-to di ogni audit o ciclo di audit suc-cessivo.

2. La dichiarazione ambientale è conce-pita per il pubblico ed è redatta in forma concisa e comprensibile. Possono esservi allegati documenti tecnici.

3. La dichiarazione ambientale com-p rende in part i c o l a re i seguenti ele-menti:a)una descrizione delle attività

d e l l ' i m p resa nel sito in questione;b) una valutazione di tutti i problemi

ambientali rilevanti connessi con le attività in questione;

c) un compendio dei dati quantitativi concernenti le emissioni inquinan-ti, la produzione di rifiuti, il consu-

mo di materie prime, di energia e acqua, il ru m o re e, se del caso, altri aspetti ambientali rilevanti;

d) altri fattori relativi all'efficienza ambientale;

e) una presentazione della politica, del programma e del sistema di gestione dell'ambiente applicati d a l l ' i m p resa nel sito in questione;

f) la scadenza per la presentazione della dichiarazione successiva;

g) il nome del verificatore ambien-tale accreditato.

4. La dichiarazione ambientale deve p o rre in evidenza le variazioni di rilievo rispetto alla dichiarazione precedente.

5. Inoltre si richiede che venga elabora-ta annualmente, negli anni intermedi, una dichiarazione ambientale sempli-ficata, che comprenda come minimo i dati previsti dal paragrafo 3, lettera c) e, se del caso, ponga in evidenza le variazioni rilevanti rispetto alla dichiarazione precedente. Tali dichia-razioni semplificate saranno convali-date solo alla fine dell'audit o ciclo di audit.

6. Non si richiede tuttavia la redazione annuale delle dichiarazioni ambien-tali per i siti:- in cui il verificatore ambientale

accreditato ritiene che, in partico-l a re nei casi di piccole e medie imprese, la natura e la dimensione delle attività siano tali da non richiedere un'ulteriore dichiarazio-ne ambientale fino al termine dell'audit successivo, e

- in cui si sono verificate poche variazioni di rilievo rispetto alla dichiarazione ambientale pre c e -dente.

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Allegato VInformazioni da comunicare agli organi -smi competenti al momento della doman -da di registrazione o della presentazionedi una successiva dichiarazione ambien -tale convalidata.1. Denominazione dell'impresa.2. Denominazione e localizzazione del

sito.3. Descrizione sintetica delle attività

svolte nel sito (riferimenti ai docu-menti allegati, se del caso).

4. Nome e indirizzo del verificatore ambientale accreditato che ha conva-lidato la dichiarazione allegata.

5. Termine per la presentazione della successiva dichiarazione ambientale convalidata.

Alla domanda devono essere allegate:1. una descrizione sintetica del sistema

di gestione ambientale;2. una descrizione del programma di

audit stabilito per il sito;3. la dichiarazione ambientale convali-

data.

B. Analisi e Consideraz ioniL'azienda, per essere registrata EMAS,

deve redigere una dichiarazione ambien-tale (requisito non presente nella normaISO 14001) e farla convalidare da un veri-ficatore accreditato.

La dichiarazione ambientale è unostrumento di grande importanza, non soloai fini del Regolamento EMAS ma ancheper la politica ambientale della ComunitàEuropea sancita dal quinto programmacomunitario in materia ambientale(GUCE 17/5/93 n. C 138/72).

La dichiarazione ambientale è infattilo strumento individuato dal RegolamentoEMAS al fine di instaurare una comunica-zione costante, chiara e coerente tra ilpubblico e le aziende che operano sul ter-

ritorio; l' obiettivo ègarantire l'accesso alleinformazioni relative all'ambiente (secon-do la direttiva del Consiglio 90/313/CEE)e permettere la formazione di un giudiziosull'attività reale delle imprese localizzatesu un dato territorio attraverso l'accesso adati, verificati e convalidati da un terzoindipendente, su emissioni, scarichi, rifiu-ti e sulle altre prestazioni ambientali del-l ' i m p r e s a .

Si tratta dunque di uno strumento dirilevanza fondamentale dato che "il suc-cesso dello sviluppo durevole e sostenibi-le dipende in grande misura dalle decisio-ni, dalle azioni e dall'influenza dell'opi-nione pubblica". Inoltre, in quanto certifi-cata da un ente terzo, la dichiarazione for-nisce credibilità a ciò che l'azienda dichia-ra, nonchè al Regolamento stesso.

Dunque, è necessario che l'impresaadotti una strategia mirata ad informarecorrettamente il pubblico, le parti sociali,le autorità e le organizzazioni non gover-native sugli obiettivi globali e specificidella politica ambientale aziendale, suirisultati ottenuti, nonchè sulle responsabi-lità e sull'impegno profuso dall'impresa.

E' importante sottolineare che nelladichiarazione ambientale non devonoessere riportati solamente i successi dell'a-zienda, ma anche i problemi che si sonodovuti affrontare, come si è provvedutoper risolvere tali problemi ed in che misu-ra si sta migliorando. La dichiarazioneambientale, quindi, deve essere uno stru-mento credibile, percepito dal pubblicocome un modo per instaurare un dialogoserio e costruttivo e che può servireanche, ma non solo, come un mezzo dipubblicità per l'impresa.

La dichiarazione ambientale deveessere convalidata da un verificatoreambientale accreditato in Italia o accredi-tato in un altro paese della UE e notificato

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presso l'Organismo Competente italiano(Comitato per l'Ecolabel e l'Ecoaudit -Sezione EMAS Italia).

Durante la convalida, il verificatoreaccreditato deve verificare:a) se è stata fissata la politica ambientale

e se essa soddisfa le esigenze dell'ar-ticolo 3 e le pertinenti esigenze indi-cate nell'Allegato I del Regolamento;

b) se il programma e il sistema di gestio-ne ambientali sono stati stabiliti e sono operativi nel sito e se essi sono conformi alle pertinenti esigenze dell'Allegato I del Regolamento;

c) se l'analisi e l'audit ambientali sono svolti in conformità delle pertinenti esigenze degli Allegati I e II del Regolamento;

d) se i dati e le informazioni contenuti nella dichiarazione ambientale sono attendibili e se la dichiarazione inclu-de in modo adeguato tutte le rilevanti questioni ambientali relative al sito.Una volta convalidata, la dichiarazione

ambientale deve essere trasmessaa l l ' O rganismo Competente (Comitato perl'Ecolabel e l'Ecoaudit - Sezione EMASItalia) che, fatte le analisi di competenza,provvede alla registrazione del sito nelregistro italiano e trasmette i dati allaCommissione Europea che inserisce il sitonel registro europeo.

Il registro europeo dei siti EMAS el'albo europeo dei verificatori ambientaliaccreditati, oltre ad informazioni di carat-tere generale, sono disponibili nel-l' EMAS Help Desk all'indirizzo interneth t t p : / / w w w. e m a s . l u .

Una volta ottenuta la registrazione delsito, la dichiarazione ambientale dovrebbeessere messa a disposizione dei principaligruppi di interesse dell'azienda, ovvero:❏ autorità locali e non;❏ banche, assicurazioni;

❏ popolazione circostante;❏ clienti;❏ fornitori;❏ mass - media;❏ associazioni ambientaliste e non.

Nella dichiarazione ambientale devo-no essere presenti il nome e l'indirizzodel verificatore ambientale accreditatoche ha convalidato la dichiarazione, ladata di convalida e la scadenza per la pre-sentazione della dichiarazione successiva.

La convalida della dichiarazioneambientale viene evidenziata su tutte lepagine della stessa con un timbro e/o conuna firma del verificatore ambientaleaccreditato.

Di seguito vengono riportate alcuneconsiderazioni sulle altre informazioniche devono essere contenute nelladichiarazione ambientale.

VI.1 Descrizione del Sito e delle Attività

Il Regolamento EMAS richiede espli-citamente che il sistema di gestioneambientale sia creato su iniziativa deimassimi livelli della dirigenza aziendale;è quindi consigliabile l'inserimento diuna breve lettera di presentazione delladichiarazione ambientale in cui il verticeaziendale (direttore generale o analogafigura) renda esplicito l'impegno delmanagement nei confronti dell'ambiente.

La dichiarazione ambientale (DA)deve poi contenere una descrizione del-l'attività dell'impresa nel sito in questio-ne. E' necessario fornire un profilo del-l'impresa al fine di inquadrare il restodella DA in un contesto territoriale, eco-nomico, sociale e produttivo adeguata-mente comprensibile.

La descrizione dovrebbe dunque con-tenere:a) società di appartenenza (qualora si

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sia parte di un gruppo);b) dimensioni del sito (fatturato, dipen-

denti, ecc..);c) localizzazione (mappa del sito, conte-

sto ambientale e sociale in cui è inse-rito);

d) breve storia del sito (incluso eventuali altre attività precedenti);

e) attività che si svolgono, e quindi:❏ descrizione semplificata dei pro-

cessi produttivi;❏ descrizione semplificata dei pro-

dotti e dei volumi di produzione;❏ descrizione semplificata degli

impianti;❏ codice NACE del sito.Come tutta la dichiarazione ambienta-

le, anche questa parte deve essere espo-sta in modo da essere comprensibileanche per un pubblico non esperto. Fattasalva la correttezza dell'informazionedata, quindi, i termini specialistici devo-no essere ridotti al minimo necessario.

VI.2 Descrizione dei problemi ambientali rilevanti

Il Regolamento richiede che nelladichiarazione ambientale sia presenteuna valutazione dei problemi ambientalirilevanti connessi con le attività svolte.

Gli impatti ambientali rilevanti di unsito sono legati a molti fattori, tra cui:❏ settore produttivo di appartenenza;❏ tipologia dei processi utilizzati;❏ prodotti;❏ dimensioni del sito;❏ caratteristiche del contesto ambienta-

le di riferimento.E' dunque evidente che non si può

a ffermare a priori quale sia un impattoambientale rilevante. Si ritiene comunqueche questa sezione costituisca una parteestremamente importante della DA, datoche deve fornire al pubblico un quadro

s u fficientemente dettagliato degli aspettiambientali del sito e dei loro impatti; siconsiglia a questo scopo di presentare informa comprensibile i risultati dell'analisiambientale iniziale e le eventuali valuta-zioni in merito che sono state fatte.

In ogni caso, si ritiene che sia indi-spensabile specificare i criteri seguitidurante il processo di selezione e valuta-zione degli impatti ambientali al fine direndere comprensibili le scelte eff e t t u a t edall'azienda ai fini del miglioramento epermettere di verificarne la congruità congli obiettivi e i traguardi ambientali disito contenuti nel programma ambientale.

La sezione sulla valutazione degliaspetti e degli impatti ambientali signifi-cativi potrà dunque essere strutturatacome segue:❏ illustrazione degli aspetti e degli

impatti ambientali individuati dall'a-nalisi ambientale e da successive ana-lisi periodiche;

❏ descrizione dei criteri adottati nell'ef-fettuazione della valutazione della significatività dell'impatto;

❏ indicazione conclusiva degli aspetti e degli impatti ambientali ritenuti signi-ficativi.

VI.3 Compendio di dati quantitativiNella DA deve essere riportato un

compendio dei dati quantitativi concer-nenti le emissioni inquinanti significativedel sito. Le informazioni contenute devo-no permettere al pubblico la valutazionedel reale impatto sull'ambiente conseguen-te alle attività produttive del sito. Nel casopoi di dichiarazioni ambientali successivealla prima, i dati forniti devono permetteredi verificare l'evoluzione temporale dellaperformance ambientale del sito al fine dievidenziare il miglioramento continuo acui l'azienda si è impegnata aderendo

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volontariamente al Regolamento.Questa parte della dichiarazione

ambientale deve contenere dati quantita-tivi sui seguenti fattori:❏ emissioni inquinanti in aria, acqua, suolo;❏ produzione di rifiuti (qualità e quantità);❏ consumo di materie prime;❏ consumo di energia;❏ consumo di acqua;❏ rumore;❏ contaminazione del suolo;❏ altri (odori, vibrazioni, radiazioni, uti-

lizzazione del suolo, ecc..).E' consigliata la presentazione dei

dati mediante l'utilizzo di diagrammi eprospetti. Nel caso della presenza di unlimite di legge, tali diagrammi devonomettere in evidenza dove l'azienda si col-loca rispetto a tali limiti e qual' è ilmiglioramento raggiunto e/o che siintende raggiungere.

E' consigliata la creazione e l'uso diindicatori di prestazione ambientaleappropriati alla realtà produttiva del sito,al fine di consentire una facile ed imme-diata confrontabilità fra periodi. A q u e s t oproposito può essere auspicabile raggrup-pare più sostanze in gruppi omogenei (adesempio rifiuti pericolosi e non pericolo-si, composti organici volatili (COV),sostanze pericolose per l'ozono, ecc.).

Nel caso di dichiarazioni ambientalisuccessive alla prima, deve essere resoesplicito e chiaro il confronto fra i dati diperiodi differenti.

Il Regolamento richiede anche l'esplici-tazione di "altri fattori relativi all'eff i c i e n z aambientale". Questa parte ha lo scopo difornire indicazioni sulle azioni intrapresedal sito o dall'impresa che hanno conse-guenze di qualsiasi tipo sull'ambiente.L'impresa può dunque evidenziare in que-sta sede tutti gli elementi che ritiene abbia-no una influenza di qualsiasi tipo sull'am-

biente e la sensibilità ambientale e socialedella comunità circostante il sito.

Possono dunque essere inserite infor-mazioni quali:❏ descrizione del ciclo di vita dei pro-

dotti e relativi impatti;❏ efficienza energetica dei prodotti;❏ responsabilità dell'impresa alla fine

della vita utile del prodotto;❏ eventuali etichettature ecologiche e/o

di risparmio energetico;❏ impatto visivo dello stabilimento e/o

degli stoccaggi esterni;❏ operazioni di bonifica e risanamento

ambientale;❏ descrizione degli incidenti rilevanti;❏ investimenti in tecnologie pulite;❏ numero di reclami ricevuti concer-

nenti questioni ambientali;❏ numero di conflitti in corso concer-

nenti questioni ambientali;❏ esito di eventuali controlli da parte

delle autorità competenti;❏ miglioramenti nei processi produttivi;❏ partecipazione ad accordi volontari;❏ azioni in favore dell'ambiente;❏ telelavoro;❏ integrazione fra diversi cicli produtti-

vi (es. reimpiego di reflui o scarti in altri processi).

VI.4 Presentazione della Politica, del Programma e del Sistema di Gestione Ambientale

La politica ambientale descrive i princi-pi d'azione dell'impresa riguardo all'am-biente; è un documento fondamentale perl'azienda e per una sua migliore caratteriz-zazione rimandiamo alla sezione specifica.

In sede di dichiarazione ambientaledovrebbero comunque essere presenti:❏ data di adozione della politica

ambientale, sottoscrizione da parte

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della direzione, contenuti e date di eventuali revisioni;

❏ riferimenti della politica ai requisiti minimi previsti per la partecipazione al Regolamento EMAS, vale a dire rispetto della legge, miglioramento continuo, prassi di buona gestione.Il programma ambientale evidenzia le

azioni che l'impresa intende intraprendereper attenuare l'impatto ambientale del sitoproduttivo con le relative scadenze; a que-sto scopo dovrebbe esservi corrisponden-za con quanto rilevato nell'analisi e nellapolitica ambientale. Per una sua migliorecaratterizzazione rimandiamo alla sezionespecifica. La descrizione del programmaambientale dovrebbe contenere:❏ individuazione degli obiettivi e quan-

tificazione dei target ambientali di sito;❏ illustrazione dei piani di azione

(incluse le scadenze e le risorse);❏ individuazione delle responsabilità.

Nel caso di dichiarazioni ambientalisuccessive alla prima, dovrebbe esserereso esplicito e chiaro il confronto fra gliobiettivi evidenziati nelle dichiarazioniprecedenti e i risultati effettivamente rag-giunti dal sistema di gestione ambientale.Il SGA adottato dall'impresa dovrebbeessere descritto in modo sintetico met-tendone in luce gli aspetti più qualifican-ti e significativi nei riguardi delle presta-zioni ambientali.

In sintesi la descrizione dovrebbecomunque riguardare:❏ presentazione della struttura org a n i z -

zativa;❏ descrizione semplificata del sistema

(procedure, responsabilità, risorse, formazione);

❏ sistemi e tecniche di monitoraggio;❏ informazioni su eventuali piani di

emergenza;❏ pianificazione delle attività di audit;

❏ processo di riesame da parte della direzione.Tale descrizione, per fornire evidenza

d e l l ' e ffettiva attuazione del sistema,dovrebbe, per i punti precedentemente indi-cati, indicare le relative procedure applica-tive (titoli e/o elementi identificativi).

VI.5 La dichiarazione ambientale semplificata

Il Regolamento richiede che, negli anniintermedi tra una dichiarazione e la successi-va, l'azienda elabori annualmente una dichia-razione ambientale semplificata nella qualecompaia solo la parte relativa ai dati quanti-tativi (paragrafo 3, lettera c dell' Art. 5 delRegolamento). Scopo della dichiarazioneambientale semplificata è evidenziare i cam-biamenti verificatisi nelle prestazioniambientali del sito in riferimento a politica,obiettivi e traguardi definiti nella dichiara-zione ambientale convalidata; è dunquenecessario in questa sede porre in evidenzale variazioni rilevanti rispetto alla dichiara-zione ambientale precedente.

La dichiarazione ambientale semplificatasarà oggetto di convalida solamente alla finedel ciclo di audit, in sede di convalida delladichiarazione ambientale vera e propria.

Il Regolamento non specifica se ladichiarazione semplificata debba essere pub-blicata e resa disponibile per il pubblico, maè consigliabile che questo avvenga, data lafinalità della dichiarazione ambientale stessa.

E' importante sottolineare che vi sonodelle eccezioni nella elaborazione annua-le delle DA semplificate, espressamentepreviste dal Regolamento.In particolare per le PMI, a meno chenon si siano verificate variazioni di rilie-vo rispetto ai dati pubblicati nella dichia-razione ambientale convalidata, taledichiarazione annuale semplificata nonviene generalmente richiesta.

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Stampato interamente su carta ecologica non trattata con cloro:Artigianato Grafico di Massimo Cappotto

00128 Roma - Via di Trigoria, 45Tel. 06.50.60.259

CONTENUTI DEL CD-ROM “SOFTWARE PER L’APPLICAZIONE DEL REGOLAMENTO (CEE) 1836/93 (EMAS) NELLA PMI”

Il software contenuto nel presenta CD-ROM è uno strumento rivolto all’industria, in par-ticolare alla Piccola e Media Impresa, ed ha lo scopo di presentare lo schema comunitariodi ecogestione ed audit e di guidare le imprese nella sua attuazione.Il programma sviluppa in sequenza i singoli requisiti del Regolamento 1836/93 (EMAS),portando l’utente a costruire il proprio sistema di gestione ambientale ed a immettere idati caratteristici della propria realtà produttiva.Per ogni requisito vengono riportati:

Il requisito normativoI testi del regolamento EMAS ed i riferimenti alla norma ISO 14001 relativi al requisito;

Le analisi e le considerazioniUna serie di approfondimenti sui significati, le motivazioni, le peculiarità applicative delrequisito;

Lo strumento operativoDegli spazi predefiniti appositamente studiati per inserire, eleborare, modificare, registra-re i dati ambientali caratteristici dell’azienda, nonchè per predisporre i necessari docu-menti del sistema di gestione ambientale;

Gli esempiUna serie di esempi che aiutano a capire come tradurre in pratica il requisito normativo.

Si ringrazia SGS Thomson, SIMPRO e Zipperle per aver fornito il materiale relativo agliesempi della dichiarazione ambientale.

ISTRUZIONE PER L’INSTALLAZIONE

Attenzione: Per utilizzare il software contenuto nel CD-ROM occorre disporre di un PC con sistema operativo Windows '98 ed uno spazio disponibile su H a rd Disk di almeno 25Mb. Il prodotto NON può essere utilizzato su sistemi Macintosh e/o UNIX.

Per installare il programma EMAS inserire il CD nel lettore.❏ Se nel sistema è abilitata la funzione autorun, il programma di setup si avvierà

in modo automatico. ❏ In alternativa si può eseguire l’installazione manualmente cliccando “setup.exe”

nella cartella relativa all’unità CD-ROM.

N.B.: per una visione ottimale delle pagine del CD-ROM, settare la scheda grafica su “caratteri piccoli”.

Per ulteriori informazioni ed integrazioni potete rivolgervi:

Agenzia Nazionale per la Protezione dellAmbiente (ANPA)Via Vitaliano Brancati, 48 - 00144 Romae-mail [email protected]

da parte della Piccola e Media Impresa · 2012. 7. 9. · ANPA Agenzia Nazionale per la Protezione...

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