Corso di formazione

Nuova Procedura di Ricognizione Patrimoniale

Guida pratica

per la ricognizione patrimoniale

informatica informatica

dei beni mobili presenti

nelle strutture universitarie In collaborazione con la Divisione Sistemi Informativi dell’ UNIMI

Relatori: Nadotti Stefano

Zampaglione Bruno

9-10-11 OTTOBRE 2006

IL PERCHE’ DI QUESTO CORSOIL PERCHE’ DI QUESTO CORSO

• AUSILIO AI SEGRETARI AMMINISTRATIVI DI DIPARTIMENTO NELL’ADEMPIMENTO DELL’OBBLIGO FISSATO NELLA CIRCOLARE DEL DIRETTORE AMMINISTRATIVO DI INFORMATIZZARE L’ARCHIVIO DEI BENI PATRIMONIALI MOBILIARI ENTRO IL 31.12.2006

STORIASTORIA

• Attualmente i Dipartimenti utilizzando la procedura UNIPAT hanno informatizzato i beni dal 2003; pertanto i dati relativi a tali beni sono recuperati mentre il resto è su cartaceo (tranne per ex istituti confluiti in Dipartimenti nel periodo 1998-2006).

• Vista la ristretta disponibilità di tempo si fornisce a richiesta un file zippato installabile su ogni pc (portatile e non) contenente:

• Un applicativo ed un archivio con tutti i beni effettivamente in carico, tenendo conto di carichi e scarichi (quindi solo per categorie inventariali a matricola) con eventuale aggiunta di beni relativi ad istituti successivamente confluiti in dipartimenti

• Attraverso tale applicativo l’utente può effettuare in modo indipendente la ricognizione

STRUMENTO DELLA NUOVA PROCEDURA DI RICOGNIZIONE PATRIMONIALE

Applicativo UNIPAT implementato che consente di realizzare:

una movimentazione inventariale completa ed idonea a definire una precisa collocazione del bene mobile secondo la sequenza:

centro di costo della struttura eventuale centro di provenienza del bene edificio piano stanza

OBIETTIVI DELLA NUOVA PROCEDURA DI RICOGNIZIONE PATRIMONIALE:

Creazione di una banca dati informatizzata costituita dai beni effettivamente esistenti e funzionali con esatta individuazione dell’ubicazione dei diversi beni all’interno dei locali della struttura;

dismissione dei beni ritenuti oggetto di scarico inventariale Avere una reale consistenza del patrimonio mobiliare

dipartimentale con dati attendibili in previsione della contabilità economico-patrimoniale

Avere uno strumento di organizzazione gestionale che permetta l’ottimizzazione della movimentazione patrimoniale dei beni in carico

La tabella “Menù” della procedura evidenzia tre particolari fasi di gestione: gestione della ricognizione; parametrizzazione delle tabelle relative ai locali della struttura; stampe di riscontro

NUOVA PROCEDURA DI GESTIONE DELLA RICOGNIZIONE PATRIMONIALE PER LE STRUTTURE UNIVERSITARIE

PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA

TABELLA EDIFICIPremendo il bottone “Tabelle edifici”, si aprirà la seguente videata.Questa tabella permette di gestire l’identificazione degli edifici della propria struttura oggetto della ricognizione inventariale.

Esempio:

Descrizione dei campi:

- Unità amm: viene mostrata di default l’unità amministrativa del dipartimento; - Centro di costo: centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso; - Cod. Edificio: codice dell’edificio; - Descrizione: descrizione dell’edificio; - I ndirizzo: via o piazza dell’edificio; - Num. civico: numero civico dell’indirizzo; - Note: note associate all’edificio.

PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA

TABELLA PIANIPremendo il bottone “Tabelle piani”, si aprirà la seguente videata.Questa tabella permette di gestire l’identificazione dei piani degli edifici del proprio dipartimento oggetto della la ricognizione inventariale.

Esempio

Descrizione dei campi: - Scelta Edificio: scegliere l’edificio (caricato precedentemente) su cui si vuole aggiungere o modificare i piani; - Unità amm: viene mostrata di default l’unità amministrativa del dipartimento; - Centro di costo: centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso; - Cod. Edificio: codice dell’edificio selezionato; - Num. piano: codice del piano dell’edificio; - Descrizione: descrizione del piano dell’edificio; - Note: note associate al piano.

PARAMETRIZZAZIONE DELLE TABELLE RELATIVE AI LOCALI DELLA STRUTTURA

TABELLA STANZEPremendo il bottone “Tabelle stanze”, si aprirà la seguente videata.Questa tabella permette di gestire l’identificazione delle stanze (collegate al piano) degli edifici del proprio dipartimento oggetto della ricognizione inventariale.

Esempio:

Descrizione dei campi: - Scelta Edificio: scegliere l’edificio (caricato precedentemente) su cui si vuole aggiungere o modificare le

stanze; - Scelta Piano: scegliere il piano collegato all’edificio su cui si vuole aggiungere o modificare le stanze; - Unità amm: viene mostrata di default l’unità amministrativa del dipartimento; - Centro di costo: centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso; - Cod. Edificio: codice dell’edificio selezionato; - Num. piano: codice del piano selezionato; - Cod. stanza: codice della stanza; - Descrizione: descrizione della stanza; - Note: note associate alla stanza.

GESTIONE DELLA RICOGNIZIONE

Premere il bottone “Gestione Ricognizione” si aprirà la seguente videata che permettedi scegliere la categoria inventariale su cui lavorare:

Esempio:

Scelta Cat. Inv. 3 “Strumenti Tecnici ed Attrezzature ” Premendo sul tasto “OK” si aprirà la videata successiva relativa alla fase della movimentazione inventariale.

Descrizione dei campi: Unità amm: viene mostrata di def ault l’unità amministrativa del dipartimento; Centro di costo: centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso; Anno: anno del bene; Cat. I nv.: categoria inventariale del bene; Tipo Gest.: M=matricola; Q=quantità; Num. I nv.: numero d’inventario del bene; Quantità: quantità del bene; Classe inv.: codice della classe inventariale del bene collegata alla Categoria inventariale; Descrizione: descrizione della classe inventariale; Valore Euro: valore in euro del bene; Valore Lire: valore in lire del bene; Fornitore: f ornitore del bene; Centro di costo di prov.: centro di costo di provenienza del bene – può essere un centro di costo del dipartimento o di una sezione di esso oppure un centro di costo di una struttura dalla quale è nato il dipartimento; Note: note di ricognizione del bene; Edificio: edifi cio in cui si trova il bene; Piano: piano in cui si trova il bene; Stanza: stanza in cui si trova il bene; Nuovo caricamento: se segnato indica che il bene è stato caricato tramite la ricognizione, altrimenti è stato scaricato da UniPat; Bene rinvenuto: indicare se il bene è stato r invenuto; Bene non esistente: indicare se il bene non esiste più; Bene oggetto di scarico: indicare se il bene è oggetto di scarico.

Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata

Numero di record

indica il record (bene) su cui si è posizionati all’interno della categoria inventariale selezionata; in questo esempio si è collocati sul record 804 su un totale di 1451 record.

: permette di posizionarsi sul primo record; : permette di posizionarsi sul record precedente;

: permette di posizionarsi sul record successivo; : permette di posizionarsi sull’ultimo record;

Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata

Si aprirà una successiva videata

- Cerca : permette di ricercare un bene all’interno dell’archivio della ricognizione; per effettuare la ricerca posizionarsi sul campo sul quale si vuole effettuare la ricerca, quindi premere sul bottone cerca; Un tipico esempio è la ricerca di un numero di inventario: posizionarsi sul campo Num. Inv. e premere quindi sul bottone Cerca.

Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata

nel campo “Trova” inserire il numero di inventario da ricercare e premere quindi il bottone “Trova successivo”.

Se la ricerca avrà esito positivo, verrà evidenziato nella maschera di Gestione ricognizione il bene trovato. E’ possibile premere più volte il bottone “Trova successivo” per ricercare all’interno dell’archivio lo stesso numero di inventario. Questo tipo di ricerca è valida per qualsiasi campo all’interno della maschera di Gestione ricognizione. Inoltre è possibile scegliere alla voce Confronta, il tipo di ricerca da effettuare:

o Parte del campo: ricerca il testo immesso alla voce Trova all’interno di una parte del campo indicato alla voce Cerca in (utile nella ricerca di campi descrittivi);

o Campo intero: ricerca il testo immesso alla voce Trova esattamente uguale al campo indicato alla voce Cerca in;

o Inizio campo: ricerca il testo immesso alla voce Trova uguale alla parte iniziale del campo indicato alla voce Cerca in.

Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata

permette di inserire un bene all’interno dell’archivio della ricognizione; i dati che vengono presentati di default sono l’unità amministrativa, il centro di costo, la categoria inventariale, il tipo gestione, la quantità, il flag di Nuovo caricamento e di Bene rivenuto. Inoltre se in tale sessione di lavoro erano stati imputati Edificio, Piano e stanza, verranno presentati anche questi dati. Per confermare l’aggiunta (o la modifica) di un bene, occorre premere uno

dei bottoni di spostamento su record . La conferma di qualsiasi modifica viene mostrata dal messaggio “Dati confermati”.

Aggiungi

Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata

Annulla

permette di annullare l’inserimento o le modifiche fatte ad un bene.

Descrizione dei tasti- funzione posizionati nella parte inferiore della videata

Elimina

permette di cancellare un record (bene) dall’archivio della ricognizione. Non è possibile eliminare un bene scaricato da UniPat.

STAMPE DI RISCONTROSTAMPA ELENCO RICOGNIZIONE Esempio n. 1: stampa tutti i beni

Effettua la stampa della banca dati della Ricognizione, ordinata per Categoria inventariale, Centro di costo di provenienza, Numero d’inventario, evidenziando se si tratta di un Nuovo caricamento, se un Bene è stato rinvenuto o non esiste più, se oggetto di scarico. E’ possibile scegliere fra le seguenti opzioni di stampa:

- Categoria inventariale: è possibile stampare tutte le categorie inventariali lasciando il campo vuoto o scegliere la categoria inventariale da stampare;

- Centro di costo di prov.: è possibile stampare tutti i centri di costo di provenienza lasciando il campo vuoto o scegliere il centro di costo da stampare;

- Tutti/Nuovi caricamenti/Beni rinvenuti/Beni non esistenti/Beni oggetto di scarico: è possibile stampare tutti i beni oggetto della ricognizione selezionando la voce Tutti, oppure scegliere di stampare solo i beni identificati come Nuovi caricamenti o Beni rinvenuti o Beni non esistenti o Beni oggetto di scarico.

STAMPE DI RISCONTROSTAMPA ELENCO RICOGNIZIONE Esempio n. 2: stampa beni rinvenuti

Effettua la stampa della banca dati della Ricognizione, ordinata per Categoria inventariale, Centro di costo di provenienza, Numero d’inventario, evidenziando se si tratta di un Nuovo caricamento, se un Bene è stato rinvenuto o non esiste più, se oggetto di scarico. E’ possibile scegliere fra le seguenti opzioni di stampa:

- Categoria inventariale: è possibile stampare tutte le categorie inventariali lasciando il campo vuoto o scegliere la categoria inventariale da stampare;

- Centro di costo di prov.: è possibile stampare tutti i centri di costo di provenienza lasciando il campo vuoto o scegliere il centro di costo da stampare;

- Tutti/Nuovi caricamenti/Beni rinvenuti/Beni non esistenti/Beni oggetto di scarico: è possibile stampare tutti i beni oggetto della ricognizione selezionando la voce Tutti, oppure scegliere di stampare solo i beni identificati come Nuovi caricamenti o Beni rinvenuti o Beni non esistenti o Beni oggetto di scarico.

STAMPA TOTALI Effettua la stampa dei totali della banca dati della Ricognizione, raggruppati per Categoria inventariale, Centro di costo di provenienza, Nuovo caricamento, Bene rinvenuto, Bene non rinvenuto, Bene oggetto di scarico.

Esempio n. 1: Bene rinvenuto

Nell’esempio viene indicata un’ipotesi di completa individuazione di un bene mobile oggetto di inventariazione rinvenuto (presente e funzionale) con esatta individuazione della collocazione dello stesso bene all’interno della Struttura

Esempio n. 2: Bene non esistente

Nell’esempio viene indicata un’ipotesi di un bene mobile presente nei registri dell’inventario della struttura ma non individuato in fase di ricognizione.Pertanto, oggetto di verbalizzazione separata con specifica motivazione della mancata rilevazione inventariale.

Esempio n. 3: Bene oggetto di scarico

Nell’esempio viene indicata un’ipotesi di completa individuazione di un bene mobile oggetto di inventariazione con esatta individuazione della collocazione dello stesso bene all’interno della Struttura ed oggetto di scarico in quanto ritenuto obsoleto o non più funzionale all’uso.

Conclusioni:Conclusioni:Nel periodo immediato:

• Alla fine quindi si otterrà un elenco dei beni ancora in carico e di quelli da scaricare, dopo apposita delibera del Consiglio di Dipartimento, da UNIPAT con codice movimento n. 83, correggendo così la consistenza patrimoniale.

• I nuovi beni rinvenuti rimarranno in ogni caso su tabelle UNIPAT legate alla ricognizione e completeranno il quadro dei beni della struttura

NEL BREVE - MEDIO PERIODO:

PREVISIONE DI INSERIRIMENTO DELLA CONFIGURAZIONE RELATIVA AGLI EDIFICI , PIANI E STANZE NEL BUONO DI CARICO DELLA PROCEDURA UNIPAT

PREVISIONE DI INSERIMENTO IN PROCEDURA UNIPAT DI UN SISTEMA DI CALCOLO DELLE QUOTE DI AMMORTAMENTO DI UN BENE MOBILE

• I Dipartimenti, oltre al risultato già evidenziato, con l’utilizzo di tale software evitano oneri propri per l’elaborazione di un software apposito o per l’affidamento a terzi dell’incarico di ricognizione e usano uno strumento informatico semplice affidabile compatibile ed integrato ad UNIPAT, di proprietà UNIMI.