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Corso di Excel

Introduzione

Questo manuale si pone l'obiettivo di semplificare l'apprendimento all'uso del prodotto Excel2000 e rappresenta il supporto didattico usato durante lo svolgimento del corso.

Il suo scopo è quello di approfondire alcuni aspetti di Excel, non si pone però obiettivi di esaustività in merito agli argomenti trattati.

Per qualsiasi approfondimento, si rimanda l'utente alla consultazione del manuale ufficiale.

Cos'è Excel

Microsoft Excel è una delle applicazioni più diffuse per la gestione dei fogli di calcolo. E’ dunque un programma capace di gestire testi e dati in forma tabellare, di eseguire calcoli, di creare grafici e mappe.

Come avviare excel 2000

Esistono diversi modi per avviare Excel. Si può, ad esempio, utilizzare il pulsante di Avvio:

• fare clic su Avvio;

• scegliere Programmi;

• selezionare Microsoft Excel;

Excel si aprirà presentando un nuovo documento.

In alternativa si può utilizzare la possibilità di Office2000 di aprire direttamente un documento:

• fare clic su Avvio;

• scegliere Nuovo documento;

• nella finestra di dialogo che compare selezionare Cartella di lavoro vuota.

In modo equivalente si può aprire un nuovo documento con il pulsante Nuovo documento Office o con il pulsante Microsoft Excel posti sulla barra degli strumenti di Office.

Oppure, direttamente dal desktop, con un clic con il pulsante di destra del mouse:

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Le cartelle di lavoro Excel

Quando si avvia una sessione di lavoro in Excel, viene automaticamente aperta una cartella di lavoro. Una cartella di lavoro non è altro che un insieme di fogli. In genere la cartella di lavoro predefinita è costituita da 16 fogli di lavoro, anche se il numero dei fogli di un nuovo documento può essere modificato.

I nomi dei fogli compaiono sulle schede nella parte inferiore della finestra. La scheda del foglio su cui si è posizionati riporta sempre il nome del foglio stesso in grassetto.

E’ possibile passare da un foglio ad un altro tramite le frecce di scorrimento delle schede oppure facendo clic con il mouse sulla scheda che corrisponde al foglio sul quale si desidera lavorare.

Il foglio di lavoro

Il foglio di lavoro di Excel è costituito da una griglia formata da righe e colonne. Ognuna delle 256 colonne è contraddistinta da una lettera che va dalla A alla IV (dopo la colonna Z viene la colonna AA, dopo la AZ la BA e così sino alla colonna IV). Le righe sono invece contraddistinte da un numero che va da 1 a 65.536. L'intersezione di una riga con una colonna forma una cella. Le celle costituiscono l'elemento base per la costruzione di ogni foglio di lavoro. Ciascuna cella occupa una posizione nel foglio che viene chiamata riferimento. Ad esempio, la prima cella in alto a destra, quella evidenziata all’apertura di Excel, ha riferimento A1.

L'ambiente Excel


Quando viene avviato il programma Excel sullo schermo appare la seguente immagine:

All'interno di questa schermata iniziale possiamo distinguere principalmente i seguenti elementi:

• la barra dei menu: un elenco dei comandi disponibili. I nomi dei menu che appaiono dipendono dal tipo di finestra attiva;

• le barre strumenti: un aiuto grafico, organizzato in icone (illustrazioni o simboli che rappresentano idee e procedimenti), che consente di eseguire velocemente operazioni di formattazione, allineamento, ecc.. L'utilizzo, in dettaglio, di questi "strumenti grafici" verrà considerato più avanti;

• la barra di stato: una barra posta nella parte inferiore della finestra di Excel che mostra spiegazioni sintetiche relative al comando in esecuzione;

• la barra della formula: una barra situata sotto le barre degli strumenti, usata per l'immissione dei valori e delle formule nel foglio.

La barra della formula

All'apertura del foglio di calcolo, la prima cella del foglio è automaticamente resa attiva: viene evidenziata da una bordatura più spessa e le sue coordinate sono riportate nell'area di riferimento mentre il contenuto della cella viene visualizzato nella barra della formula.

Spostandosi su un’altra cella l'area di riferimento della barra della formula dichiarerà le coordinate della nuova posizione.

Per inserire i dati all'interno del foglio di lavoro, è sufficiente rendere attiva la cella nella quale si vuole scrivere. I dati che verranno inseriti saranno visibili nella barra della formula.

Nella barra della formula sono evidenti altri due elementi:

• la casella di annullamento: che consente di annullare l'immissione di dati nella barra della formula purché questa non sia stata già confermata (corrisponde al tasto ESC);

• la casella di spunta: che conferma l'immissione dei dati all'interno della cella (corrisponde al tasto INVIO).

La barra dei menu

All’interno della finestra di Excel, nella parte superiore, viene presentata la barra dei menu. I menu descrivono, in termini generali, il tipo di azione svolta dai comandi elencati in quel particolare menu (ad esempio il menu File conterrà comandi che effettueranno operazioni sugli archivi, il menu Formato conterrà comandi che attiveranno formattazioni sulla porzione di foglio evidenziata e così via). I comandi appaiono, una volta attivati, disposti in elenco verticale ed in una disposizione grafica detta "a tendina".


Per scegliere un comando con il mouse:

• fare clic con il pulsante di sinistra del mouse sul nome del menu per visualizzarne il contenuto;

• fare clic con il pulsante di sinistra del mouse sul comando desiderato.

Per selezionare un comando con la tastiera:

• premere il tasto ALT per attivare la barra dei menu e contemporaneamente selezionare il menu che si intende utilizzare digitando la lettera sottolineata del menu, oppure utilizzare i tasti direzionali freccia a destra o a sinistra per evidenziare il nome del menu;

• una volta aperto il menu in questione, si seleziona il comando desiderato digitandone la lettera sottolineata, oppure spostandosi all'interno dei comandi del menu con le frecce direzionali verso l'alto o verso il basso;

• premere il tasto INVIO.

Scegliendo un comando seguito da puntini di sospensione, Excel visualizzerà una finestra di dialogo all'interno della quale sarà possibile immettere ulteriori informazioni o selezionare opzioni necessarie all'esecuzione del comando.

In tutte le finestre di dialogo sono evidenti i pulsanti:

• OK, che conferma il comando (corrisponde al tasto INVIO).

• Annulla, che consente di annullare il comando (corrisponde al tasto ESC).

Menu di scelta rapida

In alternativa alla scelta dei comandi dalla barra dei menu, Excel mette a disposizione dei menu riassuntivi dei principali comandi relativi alle celle, ai grafici, agli oggetti. Per disporre del menu di scelta rapida, effettuare all'interno del foglio di lavoro un clic con il pulsante destro del mouse.


I comandi presentati nel menu di scelta rapida variano in relazione all'oggetto selezionato.

Come muoversi all'interno del foglio

Lo scorrimento verticale consente di spostare un foglio all'interno della finestra verso l'alto o verso il basso per presentare altre sezioni del foglio stesso. Infatti, quando un foglio è più lungo della finestra, occorre farlo scorrere in senso verticale per vedere ciò che supera i lati della finestra.

Analogamente, lo scorrimento orizzontale corrisponde allo spostamento del foglio verso destra o verso sinistra nella finestra.

Entrambi gli scorrimenti possono essere effettuati con la tastiera o con il mouse.

Come muoversi con la tastiera

Ci si può spostare all’interno del foglio:

• con i tasti di direzione;

• con i tasti PagSu o PagGiù (spostamenti di una schermata alla volta);

• con il tasto CTRL+ HOME (spostamento rapido in testa al documento);

• con il tasto CTRL+ FINE (spostamento rapido in fondo alla zona scritta del documento).

Come muoversi con il mouse

Ci si può spostare all’interno del foglio anche con il mouse:

• facendo clic sulla freccia della barra di scorrimento, effettuando lo spostamento di una riga (o colonna) alla volta.

• sull'area ombreggiata della barra di scorrimento (spostamento di una finestra alla volta);

• con la rotellina del mouse sui mouse di tipo Intellimouse.

Modalità di selezione

Con Excel è necessario selezionare le celle sulle quali dovranno agire i comandi prescelti. Excel consente, con l'aiuto del mouse, di selezionare un intervallo di celle, intere righe o colonne od anche l'intero foglio. Ciascuna selezione può essere estesa in ogni direzione.

Come selezionare una riga o una colonna

Qualora si renda necessario inserire, cancellare, modificare l’aspetto o muovere una intera riga o colonna di dati, è possibile selezionarle interamente posizionando il puntatore sopra la relativa intestazione e premendo il pulsante sinistro del mouse.

Come selezionare l'intero foglio


Per selezionare l'intero foglio di lavoro posizionare il puntatore del mouse nel riquadro che appare vicino all'angolo superiore sinistro della finestra dove si intersecano le intestazioni delle righe con quelle delle colonne e premere il pulsante sinistro del mouse.

Come estendere la selezione

E' possibile selezionare un intervallo di celle che non rientri nelle categorie sopraindicate (vale a dire riga o colonna o foglio intero) attivando la modalità di estensione della selezione, che deve essere eseguita nel modo seguente:

• posizionare il puntatore sulla prima cella della selezione da effettuare;

• fare clic con il pulsante di sinistra del mouse e, tenendolo sempre premuto, trascinare il mouse sino ad evidenziare tutta la porzione di foglio desiderata.

Se l'operazione sarà eseguita correttamente, la zona selezionata apparirà in negativo.

Se l'intervallo di celle da selezionare risulta particolarmente esteso può essere utile attivare la seguente procedura:

• posizionare il puntatore sulla prima cella della selezione da effettuare;

• posizionare il puntatore sull'ultima cella della selezione da effettuare e fare clic tenendo premuto contemporaneamente il tasto SHIFT.

Effettuare una selezione non continua

Per selezionare delle celle non contigue è sufficiente:

• selezionare la prima cella posizionandovi il puntatore e facendo clic con il pulsante del mouse;

• selezionare le celle successive con la stessa modalità tenendo premuto contemporaneamente il tasto CTRL.

Inserire dati in un foglio

Spesso l’inserimento dei dati in un foglio di Excel non richiede altro che lo spostamento nella cella desiderata e la digitazione dei dati. In ogni caso è utile comprendere il funzionamento di due tasti:

il tasto BACKSPACE serve per cancellare gli errori di battitura. Questo tasto cancella il carattere immediatamente a sinistra di dove è posizionato il cursore all'interno della barra della formula;

il tasto INVIO lo si digita quando si vuole confermare l'inserimento di dati in una cella.

Dopo la digitazione della prima cella si potrà passare a digitare nelle celle successive sia spostandosi con il puntatore e facendo clic con il mouse sia utilizzando i tasti di direzione: freccia a destra o a sinistra e freccia in alto o in basso.

Digitare dati in una cella


Excel accetta due tipi di dati in una cella: i valori e le formule. Per immettere un valore numerico od un testo occorre selezionare la cella e digitare l’informazione desiderata. Essa apparirà nella barra della formula e nella cella attiva. La barretta verticale lampeggiante che appare nella barra della formula si chiama cursore ed è il punto di inserimento dei dati. Effettuata un’immissione, bisogna confermarla per poterla registrare nella cella in modo permanente. Il modo più semplice consiste nel premere il tasto INVIO. In alternativa si può fare clic sulla casella di spunta nella barra della formula. Per annullare invece l’inserimento bisogna premere il tasto ESC oppure fare clic sulla casella di annullamento della barra della formula. All’interno delle celle di Excel si possono inserire testi, che risulteranno allineati a sinistra, numeri, che verranno allineati a destra e date nella forma giorno/mese/anno.

Correggere i dati

La fase preliminare alla revisione dei dati è la selezione della cella che li contiene. Per sostituire in toto il contenuto di una cella è necessario rendere attiva la cella in questione e digitare direttamente il nuovo contenuto.

Per correggere parte del contenuto di una cella è necessario:

• rendere attiva la cella in questione; • fare un doppio clic nella cella stessa oppure fare clic all’interno della barra della formula oppure premere il tasto F2; • posizionare il cursore dopo il carattere da correggere ed attivare il tasto BACKSPACE, od utilizzare il tasto CANC se il cursore è

posizionato davanti al carattere da cancellare;

• digitare il nuovo contenuto.

Per aggiungere dell'ulteriore contenuto in una cella, inserendolo tra quello già digitato:

• rendere attiva la cella in questione con un doppio clic; • automaticamente apparirà attivo il puntatore del mouse in modalità di inserimento; • posizionare il cursore alla fine del testo inserito ed aggiungere il nuovo testo.

Si ricordi che Excel inserisce il testo alla sinistra della posizione occupata dal cursore.

Per cancellare il contenuto di una cella è necessario:

• rendere attiva la cella in questione; • cancellare utilizzando il pulsante CANC.

Come annullare un'operazione

Spesso succede di voler ritornare sui propri passi appena portato a termine un comando o subito dopo aver digitato o cancellato dei dati. Se a volte un comando non produce il risultato che era nelle aspettative o se, sbagliando, si eliminano dei dati, non resta che attivare immediatamente il comando di annullamento per vedere ripristinato il proprio lavoro:

• attivare il comando Modifica; • selezionare il comando Annulla.

Oppure selezionando direttamente il pulsante Annulla sulla barra degli strumenti.

Ci si ricordi, comunque, che non tutti i comandi possono essere annullati (per esempio non si può annullare un salvataggio) e che tramite questo comando si può decidere se annullare l'ultima operazione effettuata o l’ultimo blocco di operazioni effettuate:

• fare clic sulla freccia che guarda in giù del pulsante Annulla e scegliere dalla lista l’ultimo o gli ultimi comandi da annullare.

Se l’operazione di annulla si è effettuata per errore e si desidera ripristinare l'operazione annullata, fare clic su Ripristina.

Come salvare un file


"Salvare" significa archiviare una copia di un documento in un disco in modo tale da poterlo recuperare quando serve. E' una buona idea salvare il documento prima di effettuare una modifica consistente, in modo da poter facilmente recuperare la versione precedente nel caso in cui si commetta un errore. Se si sono effettuate delle operazioni su di un foglio di lavoro e non si è ottenuto il risultato voluto, si può ritornare alla versione precedente chiudendo il documento senza salvare i cambiamenti e riaprendo il file originale. E' bene salvare anche dopo ogni gruppo di modifiche o formattazioni andate a buon fine se il file è molto lungo, dato che il quantitativo da salvare è minimo e l'operazione viene effettuata rapidamente (il salvataggio di parecchie modifiche in un file lungo richiede più tempo!).

• Attivare il menu File; • selezionare il comando Salva con nome. Apparirà la seguente finestra di dialogo.

• selezionare la cartella in cui si vuole archiviare il file; • confermare il comando.

I documenti possono essere salvati con nomi lunghi, contenenti una descrizione del documento. Il percorso completo del documento, inclusi la lettera dell'unità, il nome del server, il percorso della cartella, il nome e un'estensione di tre caratteri, può contenere fino a 218 caratteri. Non è possibile includere nei nomi di documenti i seguenti caratteri: la barra (/), la barra rovesciata (\), il segno di maggiore (>), il segno di minore (<), l'asterisco (*), il punto interrogativo (?), le virgolette ("), il simbolo di pipe (|), i due punti (:) o il punto e virgola (;).

Per salvare le modifiche apportate ad un documento già salvato:

• rendere attiva la cella in questione; • attivare il menu File; • selezionare il comando Salva.

Un metodo rapido per salvare un documento consiste nel fare clic sul pulsante di salvataggio file presente sulla barra degli strumenti:

Chiudere un documento

Per chiudere un documento Excel:

• fare clic sul menu File;

• selezionare il comando Chiudi.

Nel caso in cui fossero state apportate delle modifiche, di qualunque genere ed entità, al file attivo il comando File-Chiudi produrrà una finestra di dialogo nella quale viene richiesto se si vogliono salvare i cambiamenti prima della chiusura definitiva del foglio.


Aprire un nuovo documento

Le nuove cartelle di lavoro saranno aperte con il nome Cartel 1, 2, 3 ecc.. Solo al momento della chiusura o del primo salvataggio sarà possibile attribuire il nome di documento desiderato.

Per procedere alla creazione di una nuova cartella di lavoro:

• scegliere il comando File-Nuovo;

• selezionare Cartella di lavoro nella finestra di dialogo che compare e premere OK per confermare.

Un metodo rapido per creare una nuova cartella di lavoro consiste nel fare clic sul pulsante di nuovo file presente sulla barra degli strumenti:

Aprire un documento di Excel

Oltre ad utilizzare il comando Apri del pulsante Avvio come già indicato in precedenza in questo manuale, si può aprire un file di Excel con il comando File-Apri. Questo comando viene usato per aprire una cartella di lavoro già esistente.

Per procedere all’apertura di una cartella di lavoro:

• scegliere il comando File-Apri;

• scegliere, dalla casella Cerca in la cartella in cui si trova il file da aprire;

• selezionare il file o scriverne il nome nella casella Nome file.

Un metodo rapido per aprire una cartella di lavoro consiste nel fare clic sul pulsante Apri file presente sulla barra degli strumenti:

Utilizzo delle finestre di cartella di lavoro

Quando si creano o si aprono dei file in Excel, le cartelle di lavoro vengono aperte in una finestra separata, una per ogni cartella aperta. Sulla barra dell'Avvio sono presenti i pulsanti che permettono di portare in primo piano la cartella desiderata. Per passare da una cartella all'altra è sufficiente fare un clic sul pulsante corrispondente alla cartella desiderata.

E' possibile disporre tutte le cartelle di lavoro aperte sullo schermo:


• attivare il menu Finestra;

• selezionare il comando Disponi. Nella finestra di dialogo Disponi finestre scegliere la modalità di visualizzazione desiderata.

• Confermare con OK. Excel disporrà sullo schermo tutte le cartelle.

Volendo creare finestre di dimensioni diverse sarà sufficiente lavorare sui bordi orizzontali o verticali con il mouse come già visto nella sezione dedicata all'ambiente Windows.

Successivamente, ciascuna finestra potrà essere chiusa utilizzando le consuete modalità (File-Chiudi).

Gestione dei fogli all'interno della cartella di lavoro

Ogni cartella di lavoro appena aperta presenta 3 fogli di lavoro, denominati Foglio1, Foglio2, Foglio3. È possibile inserire nuovi fogli, con un limite massimo di 255, od eliminare quelli esistenti in modo semplice.

Inserire un nuovo foglio

Per inserire un nuovo foglio di lavoro si dovrà:

• selezionare una scheda foglio a sinistra del punto in cui si vuole inserire un nuovo foglio;

• selezionare il comando Foglio di lavoro dal menu Inserisci.

Il comando elimina foglio

Per eliminare un foglio da una cartella di lavoro si dovrà:

• selezionare il foglio da eliminare;

• aprire il menu Modifica e selezionare il comando Elimina foglio. Compare un messaggio che avverte che il foglio verrà eliminato in maniera definitiva;

• fare clic su OK

Attribuire e cambiare nome ai fogli

Se si desidera attribuire o cambiare nome a un foglio all’interno di una cartella di lavoro sarà necessario:

• selezionare il foglio al quale vogliamo attribuire il nome;

• aprire il menu Formato e selezionare il comando Foglio

• scegliere Rinomina;

• digitare il nuovo nome all’interno della casella e confermare con OK.

In alternativa è possibile compiere la stessa operazione lavorando solo con il mouse:

• fare doppio clic sulla scheda del foglio da rinominare;


• digitare il nuovo nome nella casella e confermare con OK.

Spostare o copiare un foglio

Per spostare, o copiare, un foglio in una posizione diversa all’interno della cartella di lavoro:

• selezionare il foglio da spostare o copiare;

• scegliere il comando Sposta o copia foglio dal menu Modifica.

Per produrre una copia del foglio è sufficiente barrare la casella Crea una copia posizionata in basso della finestra di dialogo.

• Indicare nell’elenco prima di quale foglio dovrà essere spostato il foglio selezionato;

• confermare il comando con OK.

Modifiche del foglio di lavoro

Excel consente di copiare facilmente i dati, le formule ed i formati per semplificare i compiti di modifica e sveltire lo sviluppo di un foglio di lavoro. Le celle e gli intervalli possono venire copiati in una diversa sezione del foglio di lavoro, in un altro foglio di lavoro o addirittura in un’altra applicazione, senza alterare le celle originali. La procedura tradizionale per la copiatura di celle viene definita come “copia e incolla” poiché richiede di copiare il contenuto della cella dalla posizione che occupa all’interno del foglio ed inserirla in un’altra posizione. Con metodo analogo è possibile effettuare anche lo spostamento del contenuto di una cella in una diversa posizione.

Cancellare

Per cancellare il contenuto di una cella è necessario:

• rendere attiva la cella o l’intervallo da cancellare; • attivare il menu Modifica, ovvero effettuare clic con il pulsante destro del mouse; • nel primo caso selezionare il comando Cancella Tutto, nel secondo caso Cancella contenuto.

Un metodo rapido per la cancellazione del contenuto di una cella consiste nell'utilizzare il tasto CANC.

Come copiare in Excel

Questo comando sistema una copia della selezione negli Appunti per poterla poi aggiungere in un altro punto del foglio di lavoro o in un altro foglio o addirittura in un altro file, compresi i file creati con altre applicazioni di Windows. E’ da notare che, nel momento in cui Excel copia il contenuto di una cella, ne copia anche la formattazione.

• Selezionare la cella (o le celle) da copiare; • attivare il menu Modifica; • selezionare il comando Copia. Le celle interessate alla copiatura saranno evidenziate da una cornice intermittente. Il testo è ora

momentaneamente archiviato in uno spazio apposito chiamato Appunti;


• selezionare la destinazione, ovvero il punto in cui si vuole collocare il contenuto degli Appunti; • fare clic su Modifica-Incolla.

In alternativa utilizzare la barra degli strumenti:

• selezionare la cella o l’intervallo di celle da copiare; • fare un clic sul pulsante Copia, nella barra degli strumenti.

• Selezionare la destinazione, ovvero il punto in cui si vuole collocare il contenuto degli Appunti; • fare clic sul pulsante Incolla della barra degli strumenti.

• In alternativa si può utilizzare un metodo detto Drag & Drop: • selezionare la cella o l’intervallo da copiare; • posizionare il puntatore del mouse sul bordo della selezione in modo che assuma la forma di una freccia bianca; • trascinare la selezione nel punto in cui si vuole copiare, tenendo premuto il tasto CTRL. Alla freccia del mouse si aggiungerà un

piccolo “+”; • rilasciare il pulsante del mouse e il tasto CTRL.

Attenzione! Quando si copiano delle celle o degli intervalli Excel sovrascrive eventuali celle contenenti altri dati precedentemente esistenti.

Come spostare dati in Excel

E’ possibile spostare una cella o un intervallo di celle ad una nuova posizione del foglio di lavoro o in un altro foglio o addirittura in un altro file, compresi file creati con altre applicazioni Windows.

• Selezionare la cella o l’intervallo di celle da spostare; • attivare il menu Modifica; • selezionare il comando Taglia. Il testo è ora momentaneamente archiviato in uno spazio apposito chiamato Appunti; • selezionare il punto di destinazione e scegliere il comando Modifica-Incolla per recuperare in un’altra posizione il contenuto della

cella o delle celle tagliate, ovvero per incollare il contenuto degli Appunti.

• In alternativa si può utilizzare la barra degli strumenti: • selezionare le celle o l’intervallo di celle da tagliare; • fare clic sullo strumento Taglia nella barra degli strumenti.

Il testo è ora momentaneamente archiviato in uno spazio apposito chiamato Appunti.

• posizionarsi nel punto di destinazione; • fare clic sul pulsante Incolla della barra degli strumenti.

In alternativa si può utilizzare un metodo detto Drag & Drop:

• selezionare le celle da spostare; • puntare con il mouse sul bordo della selezione. Il puntatore assumerà la forma di una freccia bianca che punta in alto a sinistra; • trascinare la selezione fino al punto di inserimento. Mentre si sta trascinando si potrà notare che un’area dal bordo grigio, di

dimensione corrispondente alle celle tagliate, segue i movimenti del mouse; • rilasciare il pulsante del mouse nel punto in cui si intende incollare la selezione.


Attenzione!Se si copia o si taglia del testo e poi si "cattura" (un altro copia o taglia) un altro ritaglio di testo senza aver ancora incollato il precedente, compare automaticamente una barra degli strumenti chiamata Appunti.

La barra Appunti mostra tutti gli oggetti, fino ad un massimo di 12, che sono stati copiati o tagliati durante la sessione di lavoro.

E' possibile incollare tutti gli elementi presenti negli Appunti utilizzando il pulsante Incolla tutto della barra degli strumenti. Se, invece, si desidera incollare uno specifico elemento, è necessario identificarlo. Infatti i diversi ritagli (celle singole o intervalli di celle) contenuti negli Appunti vengono rappresentati dalla stessa icona. Posizionando il mouse sopra l'icona di uno qualsiasi degli elementi apparirà un'etichetta gialla contenente i primi caratteri delle celle copiate o tagliate. Con un clic sull'oggetto desiderato si effettuerà l'operazione di incolla nel foglio.

Se si cerca di copiare un tredicesimo elemento verrà visualizzato il seguente messaggio:

Confermando verrà eliminato il primo elemento (il più vecchio) e l'ultimo copiato verrà inserito in fondo agli Appunti. E' comunque possibile svuotare completamente il contenuto degli Appunti con il pulsante Cancella Appunti.

Inoltre la barra degli Appunti può essere chiusa utilizzando il pulsante in alto a destra presente accanto al titolo della barra.

Se la barra viene chiusa per errore è possibile visualizzarla di nuovo:

• attivare il menu Visualizza; • selezionare il comando Barre degli strumenti. Verranno mostrate tutte le barre disponibili. Dall'elenco scegliere Appunti.


La barra degli Appunti può essere posizionata ovunque all'interno della finestra di Excel:

• agganciare la barra su uno qualsiasi dei suoi bordi con il pulsante di sinistra del mouse; • trascinare il puntatore del mouse dove si prevede di posizionare la barra degli strumenti; • rilasciare il pulsante del mouse. A seconda della posizione scelta la barra assumerà un aspetto diverso.

Informazioni più dettagliate per la creazione, gestione e personalizzazione delle barre degli strumenti costituiscono argomento del corso avanzato.

Copiare in celle adiacenti

Excel offre la possibilità di ricopiare verso il basso, verso l’alto, verso destra o verso sinistra il contenuto di una cella o di una zona di celle.

• Selezionare un intervallo che comprenda la cella da copiare e quelle da riempire; • attivare il comando Riempimento dal menu Modifica; • sulla parte destra del menu apparirà l’opzione in basso, a destra, in alto, o a sinistra.

In alternativa si può utilizzare esclusivamente il mouse:

• selezionare le celle da copiare; • posizionare il puntatore del mouse sul quadratino nero in basso a destra della selezione; • trascinare il mouse che assumerà la forma di un “+” nella direzione delle celle da riempire; • rilasciando il pulsante del mouse il testo verrà ricopiato all’interno delle celle della selezione che prima erano vuote.

Come inserire intere righe o colonne

Per inserire un’intera riga o colonna (e di conseguenza spostare le altre righe in basso o le colonne a destra):

• selezionare la riga o la colonna che apparirà dopo le righe o colonne inserite; • scegliere il comando Inserisci-Righe (Colonne). • In alternativa si può utilizzare il pulsante destro del mouse: • con il pulsante destro del mouse selezionare la riga (o la colonna) che risulterà essere quella successiva all’inserimento; • scegliere il comando Inserisci.


Inserire celle o intervalli

E’ possibile in Excel inserire anche delle singole celle, e non intere righe o colonne. E’ chiaro che in tal caso bisognerà decidere come spostare le celle del foglio per far posto alle nuove celle da inserire.

• Selezionare la cella che dovrebbe apparire dopo quella inserita; • scegliere il comando Inserisci-Celle; • nella finestra di dialogo che compare fare clic su una delle opzioni proposte e confermare con OK.

Oppure:

• selezionare le celle; • fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere il comando Inserisci dal menu breve; • nella finestra di dialogo che compare fare clic su una delle opzioni proposte e confermare con OK.

Come eliminare zone del foglio

Il comando Modifica-Elimina permette di eliminare celle, righe o colonne (comprensive del loro contenuto) dal foglio di lavoro. Il comando Elimina lavora in modo differente dal comando Cancella che invece distrugge solo il contenuto, lasciando però le celle vuote nella struttura del foglio di lavoro.

• scegliere l'opzione di spostamento verso sinistra o verso l'alto del contenuto delle celle adiacenti; • confermare il comando.

Formattazione di un foglio di lavoro


Excel permette di esercitare un grande controllo sull’aspetto del contenuto delle celle e le modifiche di questo tipo vengono chiamate operazioni di formattazione.

Larghezza colonne

Quando una colonna non è abbastanza larga per visualizzarne il contenuto, ad esempio se si vedono una serie di ###### invece dei dati inseriti, è necessario modificare la larghezza della colonna.

• Posizionarsi in una qualsiasi cella della colonna da allargare; • scegliere il comando Formato-Colonna-Larghezza; • nella finestra di dialogo che compare scrivere l’ampiezza desiderata:

Nella casella Larghezza colonna è possibile immettere un numero da 0 a 255; esso rappresenta il numero di caratteri che possono essere visualizzati in una cella utilizzando il tipo di carattere standard.

Con il comando Formato-Colonna-Adatta si imposta la colonna alla larghezza minima necessaria per visualizzare tutte le celle evidenziate.

Il comando Formato-Colonna-Nascondi nasconde le colonne selezionate.

Il comando Formato-Colonna-Scopri scopre le colonne nascoste all’interno della selezione.

Il comando Formato-Colonna-Larghezza standard permette di riportare le colonne selezionate alla larghezza standard oppure di impostare una nuova larghezza standard per tutte le colonne che non sono state precedentemente modificate.

Una procedura più immediata è quella che prevede l'esclusivo utilizzo del mouse.

• Posizionarsi in una qualsiasi cella della colonna da allargare; • porre il cursore del mouse sul limite destro dell'intestazione della colonna. Il cursore cambia aspetto ed assume la foggia di una

freccia a due direzioni;

• agganciare con il mouse il limite destro della colonna e trascinarlo verso destra o verso sinistra sino ad ottenere la dimensione desiderata. La misura relativa alla larghezza della colonna (espressa in caratteri) verrà visualizzata sopra la colonna che si sta modificando.

Una diversa procedura permette di adattare automaticamente la larghezza della colonna a tutto ciò che vi è contenuto adeguandola automaticamente al testo più lungo.

• Evidenziare la cella o l'intera colonna destinata alla modifica; • posizionare il cursore del mouse sul limite destro dell'intestazione della colonna: il cursore cambia aspetto ed assume la foggia di

una freccia a due direzioni; • effettuare un doppio clic in rapida sequenza con il pulsante sinistro del mouse.

Altezza righe

Selezionando una cella della riga che si intende modificare, oppure la lettera identificativa della riga stessa, e scegliendo il comando Formato-Riga-Altezza, viene visualizzata la seguente finestra di dialogo in cui è possibile scrivere l’ampiezza desiderata.

I comandi Formato-Riga-Nascondi e Formato-Riga-Scopri funzionano come i comandi corrispondenti che regolano la larghezza delle colonne. Il comando Formato-Riga-Adatta adatta l’altezza riga alla dimensione standard dipendente dalla dimensione dei caratteri presenti nella riga.

E’ possibile operare anche solo esclusivamente con il mouse:


• evidenziare la cella o l'intera riga destinata alla modifica; • posizionare il cursore del mouse sul limite inferiore dell'intestazione della riga: il cursore cambia aspetto ed assume la foggia di una

freccia a due direzioni; • agganciare con il mouse il limite inferiore della riga e trascinarlo verso l'alto o verso il basso sino ad ottenere la dimensione

desiderata. La misura relativa all'altezza della riga verrà riportata sopra la riga che si sta modificando.

Modificare il tipo di carattere

Il sistema più rapido per modificare il tipo e la dimensione del carattere delle celle selezionate è quello di utilizzare i pulsanti Tipo di carattere e Dimensione carattere della barra degli strumenti.

In alternativa si può:

• scegliere il comando Formato-celle; • attivare la scheda Carattere;

All'interno della scheda si distinguono le seguenti opzioni:

• Tipo: permette di scegliere il tipo di carattere da applicare al testo selezionato. Per tipo di carattere si intende la forma, il "disegno" del carattere stesso. La varietà di tipi di carattere che possono essere presenti in questa casella è strettamente legata al tipo di stampante che si sta utilizzando.

• Stile: permette di definire lo stile dei caratteri, normale, corsivo, grassetto oppure grassetto corsivo. • Dimensione: permette di associare al testo selezionato una dimensione di carattere. La dimensione (espressa in punti tipografici)

si riferisce all'altezza del carattere e consente, ad esempio, di stampare i titoli in lettere più grandi rispetto al resto della tabella. • Sottolineatura: consente di attribuire al testo selezionato quattro tipi di sottolineatura, singola, doppia, totale, totale doppia. • Colore: permette di scegliere il colore da applicare al testo selezionato. • Car. standard: la selezione di questa opzione riporta alle impostazioni predefinite.

• Effetti: permette di assegnare gli attributi di barrato, apice o pedice al testo selezionato.

Una comoda casella di esempio permette di controllare il risultato estetico delle scelte appena compiute. Nella parte inferiore della casella di dialogo vengono riportate informazioni relative al tipo di carattere scelto, ossia se si tratta di carattere dello schermo, della stampante o di True Type.

Modificare gli allineamenti

Il modo più semplice per modificare l’allineamento predefinito, che dispone i valori numerici a destra delle celle e quelli di testo a sinistra, è quello di utilizzare i pulsanti posti sulla barra degli strumenti.

E’ sufficiente, quindi, selezionare la cella o l’intervallo a cui si desidera cambiare l’allineamento e fare clic su uno dei pulsanti.

In alternativa, o per effettuare allineamenti non previsti dai pulsanti, è possibile:

• selezionare la cella o l’intervallo a cui si intende modificare l’allineamento; selezionare il comando Celle dal menu Formato. Selezionando la scheda Allineamento

• amento apparirà la seguente finestra di dialogo:


• selezionare l’opzione di allineamento opportuna.

L’opzione Orizzontale serve ad allineare dati rispetto alla larghezza della cella. L’opzione Verticale serve ad allineare dati al centro o al bordo superiore o inferiore di una cella.

Con l’opzione Orientamento il contenuto della zona evidenziata può essere ruotato secondo l’angolazione preferita.

L’opzione Testo a capo serve a visualizzare più righe di testo in una cella.

Riduci e adatta permette di modificare automaticamente il carattere in modo tale da adattarsi alla larghezza della colonna.

Unione celle combina due o più celle adiacenti per creare una cella singola. La cella risultante contiene solo i dati in alto a sinistra della selezione che vengono centrati all’interno della cella. Il riferimento di una cella per una cella unita è quello della cella in alto a sinistra.

Modificare il bordo di celle ed intervalli

Per aggiungere un bordo:

• selezionare le celle;

• scegliere Celle dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Bordo.

• Dalla casella Stile selezionare lo stile di linea, quindi scegliere uno dei bordi elencati tra i predefiniti oppure nel gruppo di opzioni Personalizzato selezionare il bordo che si desidera aggiungere.

Esiste anche un altro modo, più semplice, per modificare i bordi utilizzando il pulsante Bordi della barra degli strumenti. Si seleziona l’intervallo da bordare e si sceglie il bordo desiderato.


Aggiungere un colore di riempimento

E’ possibile aggiungere, modificare , rimuovere un colore od un effetto di riempimento delle celle selezionando le celle cui si desidera applicare l'ombreggiatura.

• Dal menu Formato scegliere Celle, quindi scegliere la scheda Motivo. • Per aggiungere un colore di sfondo al motivo, selezionarlo dalla casella Ombreggiatura cella.

• Fare clic sulla freccia posta accanto alla casella Motivo, quindi selezionare lo stile del motivo e il colore desiderati. • Se non si seleziona un colore per il motivo, questo sarà nero.

COPIA FORMATO

Il comando COPIA – INCOLLA copia un intervallo di celle, cioè il contenuto delle celle. Ogni cella contiene: il testo digitato e anche la formattazione. La formattazione memorizzata in ogni cella può essere copiata, separatamente dal testo. Utilizzando il comando COPIA – INCOLLA sono copiati sia il testo scritto sulla cella, sia la sua formattazione.

ESEMPIO. Selezionare la tabella precedente e fare un clic sul pulsante COPIA. Rendere attiva la cella A6 e premere INVIO. Il risultato è mostrato nella figura 15.59. È stato copiato il testo della tabella e anche la formattazione della tabella.

FIG. 15.59

La formattazione di una cella comprende molti comandi insieme, quando si vogliono avere più celle con la stessa formattazione si devono ripetere esattamente gli stessi comandi. Il comando COPIA FORMATO, rappresentato nella figura 15.60, serve per copiare da un intervallo di celle solo la formattazione, non il testo scritto. Questo evita di ricordare e ripetere tutte le operazioni fatte e permette di risparmiare tempo.

FIG. 15.60

Per copiare la formattazione in un unico intervallo di celle si devono fare le operazioni seguenti:


1. Selezionare la tabella con la formattazione che si intende copiare; 2. Fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO; 3. Selezionare l’intervallo di celle da formattare.

ESEMPIO. Fare un clic su Foglio2 e creare le tabelle visualizzate nella figura 15.61.

FIG. 15.61

Selezionare le celle A1:B3, aprire il menu FORMATO e fare un clic su FORMATTAZIONE AUTOMATICA. Con la barra di scorrimento cercare “a colori 2” e fare un clic sul pulsante OK. Il risultato si vede nella figura 15.62.

FIG. 15.62

Selezionare le celle A1:B3 e fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO. Il puntatore del mouse assume la forma di un pennello (come l’icona del comando). Selezionare le celle A5:B7. Il risultato è riportato nella figura 15.63.

FIG. 15.63

Per copiare la formattazione in più intervalli di celle si devono fare le operazioni seguenti:

1. Selezionare la tabella con la formattazione che si intende copiare; 2. Fare doppio clic sul pulsante COPIA FORMATO; 3. Il pulsante COPIA FORMATO risulta premuto; 4. Selezionare, uno alla volta, tutti gli intervalli di celle che devono essere formattati; 5. Fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO per chiudere l’operazione.

ESEMPIO. Fare un clic su Foglio3 e creare le tabelle visualizzate nella figura 15.64.


FIG. 15.64

Selezionare la tabella uno, aprire il menu FORMATO, fare un clic su FORMATTAZIONE AUTOMATICA, scegliere “Elenco 2” e fare un clic su OK. Il risultato è illustrato sulla figura 15.65.

FIG. 15.65

Selezionare la tabella uno e fare doppio clic sul pulsante COPIA FORMATO. Il pulsante risulta premuto, come si vede nella figura 15.66.

FIG. 15.66

Selezionare, una alla volta, le altre tabelle. Ad ogni selezione, le celle evidenziate assumono lo stesso formato della tabella uno. Alla fine fare un clic sul pulsante COPIA FORMATO, per da chiudere l’operazione. Il risultato è mostrato nella figura 15.67.

FIG. 15.67

Utilità

Aggiungere barre degli strumenti

Excel visualizza inizialmente due barre degli strumenti. La prima, detta Standard, contiene i pulsanti che consentono di eseguire in maniera rapida operazioni di frequente utilizzo quali: copia, incolla, somma, apri file, crea grafico, ecc.. La seconda barra sottostante la prima si chiama Barra di formattazione e consente operazioni quali la scelta del tipo di carattere, l'allineamento, ecc..


E' possibile personalizzare la finestra di Excel, aggiungendo ulteriori barre degli strumenti per svolgere specifiche attività.

Per aggiungere una barra degli strumenti:

• attivare il menu Visualizza;

• selezionare il comando Barre degli strumenti; verrà visualizzato un elenco con tutte le barre degli strumenti a disposizione. Quelle contrassegnate con un segno di spunta sono le barre già visualizzate.

Per sceglierne un'altra, basta fare un clic sul nome della barra degli strumenti desiderata.

Lo stesso elenco compare anche se si fa clic con il pulsante destro del mouse posizionandolo su un delle barre degli strumenti.

Spostare barre degli strumenti

Le barre degli strumenti possono essere posizionate ovunque all'interno della finestra di Excel, nel seguente modo:

• agganciare la barra degli strumenti su uno qualsiasi dei suoi bordi con il pulsante di sinistra del mouse;

• trascinare il puntatore del mouse dove si prevede di posizionare la barra degli strumenti;

• rilasciare il pulsante del mouse. Secondo la posizione scelta la barra assumerà un aspetto diverso.

Personalizzare le barre degli strumenti

Con Excel2000 è possibile personalizzare le singole barre degli strumenti, aggiungendo pulsanti per i comandi utilizzati con maggior frequenza, in due modi diversi.

• fare clic sul pulsante menu a tendina presente sulla parte destra di tutte le barre degli strumenti:

• fare clic sul pulsante Aggiungi o rimuovi pulsanti;

• dalla finestra che compare selezionare o deselezionare i pulsanti che si intendono inserire o rimuovere nella barra degli strumenti.

Oppure, in alternativa:

• scegliere il comando Visualizza-Barre degli strumenti-Personalizza;

• dalla scheda Barre degli strumenti fare clic sul pulsante Nuova;

• nella finestra di dialogo che compare scrivere il nome della barra degli strumenti che si sta per costruire;


Comparirà, in genere in alto a destra, una piccola barra degli strumenti che dovrà essere 'riempita' con i pulsanti desiderati;

• spostarsi nella scheda Comandi:

• scegliere l'icona corrispondente al comando desiderato e trascinarlo nella propria barra degli strumenti;

• continuare aggiungendo le icone desiderate alla barra degli strumenti.

Per eliminare un pulsante da una barra degli strumenti:

• scegliere il comando Visualizza-Barre degli strumenti-Personalizza;

• selezionare il pulsante da cancellare e trascinarlo all'interno della finestra Personalizza.

Eliminare una barra degli strumenti

Per eliminare una barra degli strumenti personalizzata:

• Scegliere il comando Visualizza-Barre degli strumenti-Personalizza;

• selezionare la barra degli strumenti da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina.


Solo le barre degli strumenti personalizzate possono essere eliminate, per le altre, quelle previste automaticamente da Excel, si possono solo eliminare le eventuali modifiche con il pulsante Reimposta.

Verifica ortografica

Excel ha, come integrazione della sua struttura principale, un programma di controllo ortografico che si basa su di un archivio contenente un dizionario della lingua italiana. E' possibile, in qualsiasi momento, confrontare le parole del proprio documento con quelle appartenenti al dizionario. Excel indicherà le parole che non sono state trovate nel dizionario.

Per attivare la verifica ortografica:

• posizionare il cursore all'inizio del foglio;

• attivare il menu Strumenti;

• selezionare il comando Controllo ortografia; apparirà la seguente finestra di dialogo:

I pulsanti che si trovano sulla parte destra della finestra servono rispettivamente per:

• ignora: non inserire la correzione proposta sulla singola parola.

• Ignora tutto: non inserire la correzione in tutto il documento.

• Cambia: sostituire la parola con quella selezionata al momento nella casella Suggerimenti.

• Cambia tutto: sostituire tutte quelle parole presenti nel documento con il suggerimento proposto.


• Aggiungi: aggiungere la parola selezionata al dizionario.

• Suggerisci: visualizzare le voci correlate presenti nel dizionario.

• Correzione automatica: impostare la correzione come correzione automatica.

Excel risolve automaticamente alcuni problemi di digitazione. Questo grazie alla funzione di Correzione automatica: quando viene rilevato un errore, la funzione lo corregge immediatamente.

Ecco alcuni degli errori di digitazione più comuni che vengono corretti automaticamente:

• doppia maiuscola ad inizio di frase: per esempio, si scrive “Telefonerò alla signora…” la correzione automatica trasformerà quanto scritto in “Telefonerò alla signora…”.

• Utilizzo accidentale del tasto blocca maiuscole: per esempio, “tELEFONERÒ” viene trasformato in “ TELEFONERÒ”.

• Sostituzione di simboli: sostituisce uno o più caratteri con un simbolo corrispondente. Per esempio, se si scrive “(c)” la funzione di correzione automatica lo sostituirà con il simbolo di copyright ©.

• Utilizzo errato di lettere accentate: se si scrive “perchè” la funzione lo trasformerà in “perché”.

Se viene applicata la correzione automatica su una parola che non si desidera venga corretta automaticamente, utilizzare la combinazione di tasti Alt+Backspace per riportarla alla sua forma originaria.

La funzione di correzione automatica si basa su un elenco predefinito di possibili errori e relative correzioni. Quest'elenco potrà essere personalizzato e integrato dall'utente.

Per esempio, si potranno aggiungere all'elenco delle sigle che, come correzione, verranno espanse in un testo completo.

Come aggiungere e modificare oggetti grafici

Esiste la possibilità di aggiungere nei fogli svariati oggetti di tipo grafico quali: frecce, linee, rettangoli, caselle di testo, che possono essere utili per focalizzare l'attenzione su una parte del grafico, o per poter rendere più chiari determinati concetti.

Per aggiungere uno di questi oggetti ci si dovrà avvalere dei pulsanti contenuti nella barra degli strumenti del Disegno. E' necessario quindi selezionare Visualizza-Barre degli strumenti e selezionare la barra Disegno.

A questo punto saranno disponibili una serie di pulsanti che consentiranno di aggiungere al grafico uno qualsiasi degli oggetti grafici presenti sulla barra degli strumenti disegno.

La tecnica per aggiungere oggetti grafici è sempre la stessa:


• scegliere all'interno della barra degli strumenti l'oggetto da aggiungere;

• il mouse prenderà una forma di croce sottile con cui è possibile disegnare sul foglio l'oggetto selezionato.

• Si costruirà così un oggetto che, come la stella di seguito riportata, risulterà circondato da quadratini: il segnale che l'oggetto è evidenziato.

Selezionando uno qualsiasi di questi quadratini e trascinando si modificheranno le dimensioni dell'oggetto.

Per spostarlo invece occorre selezionare un punto qualsiasi dell'oggetto (esclusi i quadratini) e trascinare con il mouse.

Come eliminare un oggetto grafico

• Selezionare l'oggetto da eliminare;

• aprire il menu Modifica e scegliere Elimina.

Oppure:

• fare clic sull'oggetto;

• premere il tasto CANC.

Come formattare oggetti grafici

Per formattare gli oggetti grafici occorre innanzitutto evidenziarli, per poi utilizzare i pulsanti della barra di strumenti Disegno:

• A: serve per modificare il colore e gli effetti di riempimento dell'oggetto selezionato;

• B: serve per modificare il colore del bordo;

• C: serve per modificare il colore del carattere;

• D: serve per modificare lo spessore del bordo;

• E: serve per modificare il tipo di bordo;

• F: serve per modificare lo stile della freccia;

• G: serve per modificare l'ombreggiatura

• H: serve per modificare l'effetto tridimensionale.


Ecco un esempio di formattazioni di oggetti grafici possibili con Excel:


Riferimenti assoluti e relativi

Esistono due tipi di riferimenti di cella: riferimenti relativi e riferimenti assoluti. Per usare una metafora un riferimento relativo è del tipo: "dalla posizione in cui siete proseguite per 100 metri e poi girate a destra, continuando per 200 metri". Non viene in questo caso specificata la destinazione in termini assoluti, ma solo il tragitto, strettamente dipendente dalla posizione di partenza. Un riferimento assoluto potrebbe invece essere: "andate in via Belenzani n°22". In questo caso viene indicata in termini assoluti la destinazione prescindendo dal punto di partenza.

In Excel i riferimenti alle celle si indicano nel seguente modo:

Riferimento relativo C5

Riferimento assoluto $C$5

La differenza tra i due tipi di riferimenti diventa evidente quando le formule vengono copiate da una cella all'altra.

Ad esempio, nella seguente illustrazione, entrambi i valori nella colonna D sono calcolati sommando i dati in colonna B e C. I risultati delle due formule sono uguali pur utilizzando l'una i riferimenti relativi e l'altra i riferimenti assoluti.

Se però le formule vengono ricopiate nella colonna E i risultati che da esse scaturiscono sono differenti:

=C10+D10

=$C$12+$D$12

Riferimenti misti

Per far riferimento alle celle in modo tale che solo il riferimento di colonna (o quello di riga) sia assoluto si possono utilizzare i riferimenti misti. Ad esempio nel riferimento $C5, solo il riferimento di colonna è assoluto mentre quello di riga è relativo.

E' possibile digitare direttamente un qualsiasi tipo di riferimento oppure si può utilizzare il tasto funzionale F4 che cambia rapidamente un riferimento in relativo, assoluto o misto. Il tipo di riferimento da cui si parte determina il modo in cui Excel lo trasforma come indicato di seguito:

Riferimento premendo F4 Riferimento

C5 diventa $C$5

$C$5 diventa C$5

C$5 diventa $C5

$C5 diventa C5

Per utilizzare il tasto F4:


• posizionarsi all’interno della formula sul riferimento che si intente modificare;

• premere il tasto F4 sino ad ottenere l’effetto desiderato.


Le formattazioni: approfondimenti

Excel permette di esercitare un grande controllo sull'aspetto del contenuto delle celle e le modifiche di questo tipo vengono chiamate operazioni di formattazione.Le formattazioni che verranno approfondite in questo manuale sono quelle relative al formato numero ed alla formattazione condizionale.

Modificare il formato dei numeri

Per la presentazione dei numeri Excel mette a disposizione una scheda attivabile con il comando Formato-Celle. Per utilizzare il comando:

• selezionare la cella o le celle da formattare;

• scegliere il comando Formato-Celle;

• scegliere la scheda Numero;la finestra di dialogo che compare a questo punto, offre la possibilità di scegliere il formato numerico desiderato fra una lista di possibilità.

Nella lista a sinistra vengono presentate le 12 categorie (11 già predisposte da Excel ed una personalizzata) tra cui è possibile scegliere. Nella casella Esempio viene invece mostrato il modo in cui il numero sarà visualizzato.

Se si scelgono alcune categorie (Numero, Valuta...) Excel consente di scegliere il numero di cifre decimali che si desiderano visualizzare: ad esempio scegliendo 2 Posizioni decimali Excel visualizzerà il numero con 2 cifre decimali. E' inoltre possibile scegliere se visualizzare o meno il punto separatore di migliaia e la maniera di visualizzare i numeri negativi.

La categoria Contabilità presenta una serie di formati, tra cui anche quelli con il simbolo dell'Euro (€):


Selezionare il tipo formato desiderato;

• Selezionare il tipo formato desiderato;

• confermare con OK.

Excel assegna il formato prescelto all'intervallo di celle selezionato.

Le Date

Excel memorizza tutte le date come numeri progressivi a partire dal primo gennaio 1900 che corrisponde al numero 1. Ad esempio il numero progressivo per 1/6/85 è 31199.

Sfruttando questo sistema di gestione delle date memorizzate come numeri progressivi, è possibile eseguire calcoli usando le date come qualsiasi altro numero. Esse possono poi essere visualizzate nel formato desiderato.

Con questo formato

la data verrà visualizzata come

gg/mm/aa 10/03/90 gg-mmm-aa 10-Mar-90 gg-mmm 10-Marmmm-aa Mar-90gg/mm/aa h.mm 10/03/90 0.00


I formati personalizzati

Oltre alle categorie precedenti che consentono di scegliere tra diverse possibilità predefinite, ce n'è una particolare che permette la creazione di formati personalizzati: è la categoria Personalizzato.

Quando si visualizza tale categoria si vedono una serie di codici ciascuno dei quali rappresenta un modo di visualizzare i numeri.

Con questo formatoquesto numero

verrà visualizzato come

0 1234,56 12350,00 1234,56 1234,56#.##0 1234,56 1.235 #.##0,00 1234,56 1.234,56#.##0; -#.##0 -1234,56 -1.235 L.#.##0; - L.#.##0 1234,56 L.1.234L.#.##0,00; L.#.##0,00

1234,56 L.1.234,56

0 % 3 3%0,00 % 3 3,00 %

A volte i formati disponibili sono composti da due parti, separate da un punto e virgola. Ciò significa che la prima viene applicata ai numeri positivi o nulli, mentre la seconda a quelli negativi.

Qualora si manifestasse la necessità di utilizzare formati di numero, di data o altri non presenti nella casella della finestra di dialogo, Excel permette, per ogni foglio di lavoro, la creazione di formati personalizzati.

Per la creazione di nuovi formati:

• selezionare le celle da formattare;

• scegliere la scheda Numero dal menu Formato-Celle;

• scegliere la categoria Personalizzato;

• nella casella Tipo, digitare il formato che si vuole creare o modificarne uno già esistente;


Il nuovo formato verrà inserito alla fine dell'elenco della categoria Personalizzato.

Nella seguente tabella sono rappresentati alcuni esempi di formati numero personalizzati:

Formato Numero digitato

Numero visualizzato Come funziona

L.* #.##0 15000

4500005000

L. 15.000L. 450.000

L. 5.000

Inserendo fra L. e # un asterisco seguito da uno spazio, vengono inseriti fra L. e la cifra digitata tanti spazi quanti ne servono per giustificare la cella

L.#.##0_);(#.##0)

5000-500025000

-125000

L. 5.000L. (5.000)L. 25.000

L. (125.000)

Inserendo prima del punto e virgola il trattino inferiore con la parentesi chiusa, è possibile realizzare correttamente l'allineamento verticale fra numeri positivi e numeri negativi (racchiusi fra parentesi)

"Tel. "0"gg. " 0#.##0 " Kg."

98012215

1200

Tel. 980122gg. 15

1.200 Kg. Inserendo un testo fra virgolette, questo viene riportato nella posizione specificata

00000

123

1334590

925500

00001000230013304590

925500

Creando un formato con n zeri, vengono inseriti automaticamente uno o più zeri prima del numero digitato se questo è minore di n. Questo formato è particolarmente utile per codici, prefissi telefonici ecc.

gggggg/mmmm/aaaagggg-gg-mmm

10/3/9010/3/90

10/3/90

sabato10/Mar/1990

sabato-10-Mar

Aggiungendo ai formati data già esistenti le lettere relative al giorno (g), mese (m) ed anno (a), si modifica la visualizzazione della data

La formattazione condizionale


Già a partire dalla versione 97, in Excel esiste la possibilità che la formattazione di una o più celle venga determinata dai valori inseriti nelle celle stesse. Per esempio, si potrebbe far sì che tutte le celle contenenti un determinato valore vengano visualizzate tutte allo stesso modo.

Per realizzare tale operazione è necessario:

• selezionare la cella o le celle a cui si vuole applicare la formattazione condizionale;

• scegliere il comando Formato-Formattazione condizionale;nella finestra di dialogo che compare a questo punto inserire la condizione (scegliendo gli opportuni operatori relazionali) a cui si vuole subordinare la formattazione;

• attraverso il pulsante Formato definire la formattazione da applicare nel caso in cui la condizione sia “vera”;

• se si vogliono inserire ulteriori condizioni (al massimo tre per ogni cella), cliccare il pulsante Aggiungi e ripetere le operazioni di cui sopra, altrimenti confermare con OK.

Nel caso in cui il contenuto di una cella non rispetti la o le condizioni specificate, il suo contenuto verrà associato alla formattazione standard applicata alla cella.Quando si copia una cella alla quale è stata applicata una formattazione condizionale, tale formattazione verrà applicata anche su tutte le copie.


Sicurezza del foglio di lavoro

Generalità

Può presentarsi la necessità di proteggere il proprio foglio di lavoro da modifiche accidentali o non autorizzate. La protezione può essere importante se il documento contiene informazioni riservate o se deve essere condiviso da più utenti.

Sono disponibili diversi sistemi per limitare la visualizzazione e la modifica dei dati delle cartelle e dei fogli di lavoro.

È possibile limitare a determinati utenti l'apertura e l'utilizzo dei dati di una cartella di lavoro mediante la richiesta di una password per aprire o salvare la cartella di lavoro. È inoltre possibile consigliare agli utenti di aprire la cartella di lavoro in sola lettura. È possibile impedire ad altri utenti di aggiungere o cancellare fogli di lavoro da una cartella di lavoro oppure di visualizzare fogli di lavoro nascosti; è possibile impedire ad altri utenti di modificare una parte o tutto il contenuto di un singolo foglio di lavoro.

Ognuna delle tre forme di protezione presenta poi, al suo interno, elementi che consentono di restringere o allargare ulteriormente il livello della protezione.

Proteggere una cartella con password

Qualora si voglia impedire l'accesso o la scrittura sull'intera cartella di lavoro a chiunque non ne sia esplicitamente autorizzato, è possibile associare alla cartella stessa una parola d'ordine (al massimo 15 caratteri).

Per proteggere con una parola d'ordine (Password) una cartella di lavoro è necessario:

• scegliere il comando File-Salva con nome;

• selezionando il pulsante Strumenti-Opzioni generali comparirà la seguente finestra di dialogo:

E' possibile assegnare due diversi tipi di password: inserendo una password di protezione si impedisce agli utenti che non ne siano a conoscenza l'apertura del file; inserendo una password sul diritto di scrittura si permette a chiunque di aprire il documento, ma si richiede la password per salvare le modifiche apportate al file. Coloro che non conoscono tale password dovranno selezionare l'opzione Sola lettura per aprire il documento. La casella Consigliata sola lettura fa in modo che Excel visualizzi un messaggio che raccomanda di accedere al file in modalità di sola lettura;

• digitare il testo che si desidera utilizzare come password. Mentre la password viene digitata Excel visualizzerà un asterisco per ognuno dei caratteri immessi. A questo punto verrà mostrata una finestra di dialogo che richiede di digitare nuovamente la password per confermarla;

• ridigitare la password e confermare con OK. Se il foglio è stato già salvato, Excel visualizza un messaggio che richiede se si vuol sostituire il foglio esistente.

Alla successiva riapertura del foglio protetto sarà visualizzata una finestra di dialogo che richiede l'immissione della password corretta.

Se si tenta di aprire un file protetto da scrittura senza conoscere la relativa password sarà visualizzato un messaggio che invita ad aprire il file in sola lettura. E' possibile apportare delle modifiche al file, ma non sarà possibile salvare il documento modificato con lo stesso nome.

Attenzione!Se si dimentica una password non sarà più possibile riaprire il documento, né rimuoverne la protezione. Le password di Excel inoltre riconoscono i caratteri maiuscoli e minuscoli per cui occorre ricordare l'esatta combinazione di caratteri maiuscoli e minuscoli con cui è stata scritta.

Limitare la modifica di fogli e cartelle

E' possibile limitare la modifica di un intera cartella di lavoro in modo tale che non sia possibile aggiungere, spostare, cancellare interi fogli.


• Scegliere Protezione dal menu Strumenti, quindi scegliere Proteggi cartella di lavoro.

• Per proteggere la struttura di una cartella di lavoro in modo che non sia possibile spostare, cancellare, nascondere, scoprire o rinominare i fogli di lavoro, né sia possibile inserirne di nuovi, selezionare la casella di controllo Struttura.

• Per utilizzare finestre della stessa dimensione e posizione ogni volta che viene aperta la cartella di lavoro, selezionare la casella di controllo Finestre.

• Per impedire ad altri utenti di rimuovere la protezione della cartella di lavoro, digitare una password, scegliere OK e digitarla di nuovo nella finestra di dialogo Conferma Password.

Proteggere le parti del foglio

Potrebbe essere necessario, a volte, proteggere solo alcune parti di un foglio di lavoro, come, ad esempio, quando si creano modelli che altri utenti devono essere in grado di riempire ma non di modificare. Per attivare una tale protezione “parziale” occorre fare una premessa: tutte le celle possono essere bloccate o nascoste:

• bloccare una cella impedisce che il suo contenuto sia modificato;

• nascondere una cella impedisce la visualizzazione del contenuto della barra della formula.

Per attivare la protezione di una cella o di un intervallo:

• selezionare la cella o l'intervallo da proteggere;

• scegliere il comando Formato-Celle, scheda Protezione;

• impostare la protezione come desiderato, attivando o disattivando le caselle di controllo Bloccata o Nascosta;


Dopo aver impostato lo stato di protezione per le celle di un foglio di lavoro, si possono attivare le protezioni con il menu Strumenti-Protezione ed il comando Proteggi foglio. Per proteggere le celle attivare la casella di controllo Contenuto, per proteggere eventuali oggetti grafici creati attivare la casella di controllo Oggetti.E' possibile digitare una password nella casella Password e confermare con OK.

Riassumendo: tramite il comando Protezione del menu Strumenti si proteggono tutte le celle per cui era stato precedentemente impostato lo stato di protezione con il comando Formato-Celle-Protezione. Quando si crea un nuovo documento lo stato di protezione di tutte le celle è impostato su Bloccata, per cui attivando il comando Protezione si blocca l'intero foglio di lavoro.

Per rimuovere la protezione:

• scegliere il comando Strumenti-Protezione-Rimuovi protezione foglio;

• se il documento è stato protetto tramite una password è necessario scriverla nella casella password e confermare con OK.


Modifiche del foglio di lavoro

Inserire una serie di dati

In Excel è possibile inserire automaticamente una serie di dati semplicemente scrivendo i primi due valori che individuano la serie, selezionandoli e trascinando il quadratino nero posto in basso a sinistra delle celle. La serie individuata dai due valori inseriti sarà automaticamente ricopiata fino al punto in cui si trascina il mouse.

Esiste tuttavia un comando che permette delle operazioni più sofisticate nel ricopiare le serie ed è il comando: Modifica-Riempimento-Serie. Questo comando presenta la seguente finestra di dialogo che consente di inserire nel foglio di lavoro la serie di dati desiderata.

Copiare solo parte del contenuto delle celle

Anziché copiare celle intere (formule, formati e commenti) è possibile copiare solo parti specifiche del contenuto delle celle. Ad esempio, è possibile copiare il risultato di una formula senza copiare la formula stessa.

Selezionare le celle da copiare;

• fare clic sul pulsante Copia;

• selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento;

• scegliere Incolla speciale dal menu Modifica;

• nella casella Incolla selezionare una delle opzioni, quindi scegliere OK.

L'opzione Tutto permette di copiare il contenuto e la formattazione della cella. Questa opzione equivale a utilizzare il comando Incolla dal menu Modifica.L'opzione Formule permette di ricopiare formule tralasciando il formato.L'opzione Valori incolla solo i valori come visualizzati nelle celle.L'opzione Formati trasferisce invece solamente i formati dalle celle origine a quelle destinazione.L'opzione Note permette di copiare solo le note (commenti), in tal caso le note copiate sostituiscono quelle già esistenti nelle celle di destinazione.L'opzione Convalida incolla le regole di convalida dei dati delle celle copiate nell'area di incollamento.L'opzione Tutto eccetto bordi permette di ricopiare formule ed i formati tralasciando i bordi.


L'opzione Larghezza colonne incolla la larghezza di una colonna su un'altra colonna.Le opzioni del riquadro Operazione della finestra di dialogo del comando Incolla speciale consentono di combinare algebricamente i contenuti delle celle origine con i contenuti delle celle di destinazione.

Nella finestra di dialogo del comando Incolla speciale è presente, in basso a sinistra, l'opzione Salta celle vuote. Tale opzione indica ad Excel di ignorare le celle vuote nell'area di partenza: selezionando questa opzione si evita cioè che i contenuti di eventuali celle vuote dell'area di partenza vadano a sostituirsi ai contenuti presenti nelle celle di destinazione.

Infine, nella finestra di dialogo del comando Incolla speciale è presente l'opzione Trasponi. Tale opzione permette di modificare, in fase di copia, l'orientamento del gruppo di valori selezionati.

Attenzione!Dopo aver scelto OK, non premere INVIO, altrimenti nell'area di incollamento verranno copiate le intere celle delimitate dal bordo tratteggiato. Per annullare il bordo di spostamento, premere ESC.


Trovare e sostituire valori

Soprattutto nell'utilizzo di fogli di lavoro di grandi dimensioni, può presentarsi la necessità di dover ricercare una particolare stringa di caratteri o un particolare valore. Per tali scopi in Excel sono disponibili nel menu Modifica i comandi Vai a, Trova e Sostituisci.

Il comando Modifica-Trova permette di localizzare una stringa di caratteri in tutto il foglio di lavoro (se si seleziona una sola cella), od in una parte del foglio se si seleziona l'area interessata.

Per effettuare la ricerca:

• attivare il menu Modifica;

• scegliere il comando Trova;

• nella casella Trova digitare i caratteri che si desiderano trovare;

• confermare il comando.

Nella stringa da ricercare possono essere inseriti anche i caratteri jolly "*" e "?". Il simbolo * occupa la posizione di uno o più caratteri all'interno della stringa di ricerca: ad esempio la stringa *are permette di localizzare tutte le celle del foglio di lavoro che contengono una qualsiasi parola che termini in are. Il simbolo ? identifica la posizione occupata in una stringa da un singolo carattere: ad esempio la stringa ross? permette di localizzare tutte le celle del foglio di lavoro che contengono le parole rosso, rossi, rosse ecc..

L'opzione Cerca consente di definire l'ordine della ricerca: la scelta Riga indica che si desidera che la ricerca vanga effettuata scorrendo orizzontalmente il foglio di lavoro a partire dalla cella selezionata; la scelta Colonna produce invece una ricerca per colonne. L'opzione Cerca in permette di effettuare la ricerca nelle formule, nei valori o nei commenti delle celle. Individuata la prima occorrenza della stringa specificata è possibile reiterare l'operazione di ricerca premendo il bottone Trova successivo.

Il comando Modifica-Sostituisci serve per sostituire una stringa ad un'altra già esistente.

Per eseguire questo procedimento:

• attivare il menu Modifica;

• scegliere il comando Sostituisci;

• nella casella Trova digitare i caratteri da trovare e sostituire;

• nella casella Sostituisci con, digitare i caratteri che sostituiranno ciò che è stato inserito nella casella Trova;

per sostituire i dati nella cella attiva e trovare la loro ricorrenza successiva, scegliere il pulsante Sostituisci. Per sostituire tutte le ricorrenze dei dati nel foglio di lavoro utilizzare il pulsante Sostituisci tutto. Per muoversi lungo tutte le celle che corrispondono ai criteri di ricerca, senza sostituirne il contenuto, utilizzare il pulsante Trova successivo.


L'anteprima di stampa

Può essere opportuno, prima di procedere alla stampa su carta del foglio di lavoro, controllare a video la disposizione della tabella all'interno del foglio e l'aspetto generale del documento stesso.

• Attivare il menu File;

• selezionare il comando Anteprima di stampa.

Un metodo rapido per ottenere l’anteprima di stampa è quello di utilizzare il pulsante relativo sulla barra degli strumenti.

L’Anteprima di stampa consente di esaminare le suddivisioni in pagine, i margini e il formato dello stampato prima di cominciare la stampa vera e propria.

Se non si è soddisfatti della disposizione del prospetto, si possono cambiare margini e larghezze di colonna senza uscire dall'Anteprima di stampa.

I pulsanti presenti nella parte alta della schermata si attivano facendo un clic con il pulsante sinistro del mouse sull'opzione prescelta.

Essi rappresentano le seguenti funzionalità:

• Successiva: presenta la pagina successiva del documento.

• Precedente: presenta la pagina precedente del documento.

• Zoom: ingrandisce l'immagine; se ripremuto torna alla dimensione precedente.

• Stampa: apre la finestra di dialogo del comando File-Stampa.

• Imposta: apre la finestra di dialogo del comando File-Imposta Pagina.

• Margini: attiva o disattiva il bordo punteggiato che delimita i margini della pagina e la larghezza delle colonne. Selezionando il bottone Margini compariranno delle righe punteggiate, ciascuna dotata di una piccola maniglia, nonché delle maniglie per il dimensionamento delle colonne sul bordo superiore della pagina. Agganciando, con il pulsante sinistro del mouse, la maniglia del margine da modificare è possibile, trascinando il mouse, posizionare il margine nella posizione desiderata.

• Anteprima interruzioni di pagina: ci si riporta alla finestra in cui è visualizzato il foglio di lavoro in scala ridotta ed in cui vengono mostrate la posizione delle interruzioni di pagina nel foglio di lavoro e le aree che verranno stampate. Le interruzioni di pagina impostate dall'utente sono linee di colore blu continue, mentre quelle impostate automaticamente sono tratteggiate. E’ possibile spostare le interruzioni di pagina, per adattare la disposizione dei dati nel foglio, trascinando direttamente le linee di interruzione con il mouse. Per uscire dall’Anteprima interruzioni di pagina scegliere dal menu Visualizza comando Normale.

• Chiudi: chiude l’Anteprima di stampa e riporta il documento alla visualizzazione normale.


Stampare un documento

Oltre a poter stampare direttamente dall’anteprima di stampa, si può utilizzare il pulsante corrispondente posto sulla barra degli strumenti:

Selezionando, invece, il comando File-Stampa comparirà la seguente finestra di dialogo nella quale è possibile scegliere quali parti del file stampare e quante copie eseguire.

Impostazioni della pagina di stampa

Per impostazioni della pagina di stampa s’intende tutto l’insieme delle operazioni che consentono il controllo dell'aspetto e della disposizione dei documenti in fase di stampa. Quando un documento viene salvato, Excel salva le impostazioni di stampa assieme al documento.

Per impostare la pagina di stampa:

• scegliere il menu File;

• Selezionare Imposta pagina.

La scheda pagina

Presenta le seguenti caratteristiche:

• Orientamento: permette di scegliere l'orientamento con cui si desidera produrre la stampa.


• Proporzioni: permette di produrre la stampa in scala, riducendo oppure aumentando le dimensioni per un fattore percentuale compreso tra 10 e 400. È altresì possibile adattare automaticamente le dimensioni del foglio valorizzando i campi dell'opzione Adatta a.

• Dimensioni: consente di scegliere tra una lista di formati di carta oppure di personalizzare le dimensioni della pagina da stampare.

• Qualità stampa: consente di stabilire la qualità di definizione della stampa, ovvero la precisione nella riproduzione a stampa di caratteri e simboli grafici.

• Numero prima pagina: permette di stabilire da quale numero deve partire la numerazione delle pagine.

La scheda margini

In questa scheda vengono visualizzate le seguenti opzioni:

• Superiore (inferiore, destro, sinistro): permette di inserire le misure dei margini in maniera esatta.

• Intestazione (piè di pagina): consente di posizionare l’intestazione e il piè di pagina ad una determinata distanza dal bordo inferiore o superiore.

• Centra nella Pagina: posiziona la porzione di foglio da stampare nel centro della pagina in senso orizzontale e/o verticale.

La scheda intestazione e piè di pagina

Questa scheda presenta le opzioni per inserire le intestazioni e i piè di pagina.

• Intestazione: controlla le righe di testo stampate nella parte superiore del foglio.

• Piè di pagina: controlla le righe di testo stampate nella parte inferiore del foglio.

E’ possibile utilizzare un'intestazione e/o un piè di pagina predefinito, scegliendoli tra quelli residenti nell’elenco che appare facendo un clic sulla freccia che punta in basso delle rispettive caselle.

In alternativa, si possono creare intestazioni e/o piè di pagina personalizzati, facendo clic sul pulsante Personalizza intestazione o Piè di pagina. In tal caso appare un’altra finestra di dialogo nella quale si possono sfruttare le opzioni date dai pulsanti o inserire del testo fisso.


Fare clic nella casella A sinistra, Al centro o A destra, quindi scegliere i pulsanti per immettere le informazioni di intestazione o di piè di pagina che si desidera vengano inserite in quella sezione.

La selezione dei pulsanti permette rispettivamente:

• l'inserimento automatico del numero di pagina;

• l'inserimento automatico del numero complessivo delle pagine;

• l'inserimento automatico della data corrente;

• l'inserimento automatico dell'ora corrente;

• l'inserimento automatico del nome del file, cioè della cartella di lavoro;

• l’inserimento automatico del nome attribuito al foglio di lavoro attivo.

Il contenuto visualizzato in ciascuna delle casella di riepilogo, A sinistra, Al centro e A destra, verrà stampato rispettivamente allineato al margine sinistro, al centro ed al margine destro del foglio.

Per immettere un testo aggiuntivo nell'intestazione o piè di pagina, digitarlo direttamente nella casella A sinistra, Al centro e A destra.

La scheda foglio

Visualizza le seguenti opzioni:

• Area di stampa: per scegliere la porzione di foglio da stampare.

• Stampa titoli: per riportare su tutte le pagine un determinato numero di righe o di colonne (utilizzato in genere per le tabelle che occupano più di una pagina).

• Griglia: permette di controllare la stampa delle linee di suddivisione delle celle.

• Bianco e nero: permette di escludere dalla stampa i colori delle celle o degli oggetti.

• Qualità bozza: consente una stampa più rapida ma meno bella.

• Intestazioni di riga e colonna: stampa le intestazioni di riga e di colonna.

• Commenti: stampa eventuali commenti inseriti nelle celle del foglio.

• Ordine di pagina: controlla l'ordine di stampa.


Inserire nomi nel foglio

Excel permette di assegnare un nome ad una cella o ad un gruppo di celle. I nomi devono cominciare con una lettera, seguita da una qualsiasi combinazione di lettere, numeri, punti (.) e segni di sottolineatura (_). Gli spazi non sono ammessi ed il nome può essere lungo al massimo 255 caratteri.

Per assegnare un nome ad una cella o ad un gruppo di celle:

• selezionare la cella (o il gruppo di celle) cui si vuole assegnare il nome;

• attivare il menu Inserisci;

• selezionare il comando Nome-Definisci comparirà la finestra Definisci Nome:

• all'interno della casella Nomi nella cartella di lavoro, digitare il nome scelto. Se la cella attiva contiene un testo, Excel propone quel testo come nome da definire. Se invece è vuota Excel propone il testo della cella a sinistra o al di sopra. In questo modo, se esiste già un titolo di colonna, questo verrà assegnato automaticamente. Se si desidera impostare un nome diverso da quello proposto, si digiti semplicemente il nuovo nome;

• nella casella Riferito a Excel visualizza il riferimento della cella (o delle celle) selezionata. Se non si è effettuata correttamente la selezione, è possibile modificare il contenuto della casella Riferito a digitando direttamente in essa il riferimento corretto;


Il nome appena creato può essere utilizzato nelle formule e nelle funzioni in luogo dei riferimenti.

Per poter visualizzare i nomi già definiti è necessario scegliere il menu Inserisci, selezionare il comando Nome-Definisci: la finestra di dialogo mostrerà nella casella Nomi nella cartella di lavoro l'elenco dei nomi esistenti. Non appena un nome viene evidenziato (facendo clic con il mouse), le informazioni riguardanti quel nome appaiono nella casella Riferito a.

Per eliminare nomi già definiti:

• scegliere il menu Inserisci;

• selezionare il comando Nome Definisci;

• selezionare all'interno della casella Nomi nella cartella di lavoro il nome da eliminare;

• fare clic sul pulsante Elimina;


Spostarsi rapidamente nel foglio

Per spostarsi ad una cella specifica del foglio di lavoro esiste un sistema più veloce della selezione o dello scorrimento tramite le apposite barre: è il comando Modifica-Vai a.

• Selezionare il menu Modifica;

• scegliere il comando Vai a;

• digitare, all'interno della casella Riferimento, il riferimento della cella sulla quale ci si vuole spostare e confermare con OK.

Se all'interno del foglio di lavoro sono stati precedentemente definiti dei nomi essi verranno visualizzati nella casella Vai a. In tal caso è possibile spostarsi selezionando il nome della destinazione prescelta.


E' possibile spostarsi rapidamente anche utilizzando la Casella nome, posta all'estrema sinistra della barra della formula che identifica la cella. Per spostarsi basta fare clic sul riferimento della cella, o sul suo nome.


Formule e funzioni

Formule

Una formula è un insieme di calcoli che determinano un nuovo valore a partire da valori esistenti. Questi ultimi possono essere costanti che vengono introdotte come una parte della formula stessa, oppure possono trovarsi in altre celle il cui nome o riferimento viene specificato all'interno della formula. Operatori e funzioni specificano i calcoli che Excel svolge nella formula.

Si può pensare ad una formula come ad una espressione il cui risultato è mostrato nella cella. Un valore che viene prodotto come risultato di una formula sarà automaticamente ricalcolato ogni volta che vengono variati i valori che l'hanno generato.

Una formula inizia sempre con un segno di uguaglianza (=) seguito dalla sequenza di valori, riferimenti di cella, nomi, funzioni oppure operatori prescelti. Ad esempio la formula seguente utilizza il contenuto della cella F27 diviso per la costante 12 e moltiplicato per la costante 30:

=(F27/12)*30

Excel usa i seguenti tipi di operatori aritmetici:

addizione +

sottrazione -

divisione /

moltiplicazione *

percentuale %

elevamento a potenza ^

parentesi ( )

Se vengono utilizzati diversi operatori in una singola formula, Excel svolge le operazioni nell'ordine seguente:

Una procedura più immediata è quella che prevede l'esclusivo utilizzo del mouse.

1. percentuale;

2. elevamento a potenza;

3. moltiplicazione e divisione;

4. addizione e sottrazione.

Se è necessario, è possibile ricorrere alle parentesi per forzare l'ordine standard di esecuzione delle espressioni. Altre operazioni aritmetiche, come ad esempio la radice quadrata, si eseguono utilizzando le funzioni di Excel, che verranno trattate più avanti.

ERRORI

Le formule devono essere scritte esattamente, senza errori di digitazione. Excel deve interpretare la formula, perché se incontra errori di digitazione, sbaglia anche il programma. Scrivendo B al posto di B2, Excel non può capire di cosa si tratta. Quando il programma non è in grado di capire la formula, è segnalato un errore. Sono considerati di seguito gli errori più frequenti. Aprire un nuovo file (con il comando NUOVO).

1. Excel non distingue tra maiuscole o minuscole, quindi è indifferente scrivere una formula in uno dei due modi. ESEMPIO. Scrivere 10 nella cella A1 e 20 nella cella B1. Scrivere le formule seguenti: nella cella C1: =A1+B1 nella cella C2: =a1+b1 nella cella C3: =A1+b1 nella cella C4: =a1+B1 Il risultato è sempre lo stesso. Excel, comunque, trasforma in maiuscolo la formula.

2. Gli errori più frequenti sono quelli di digitazione. ESEMPIO. Scrivere nella cella D1 la formula: =a1+b Come si vede nella figura 9.09, Excel segnala un errore: #NOME? Questo significa che l’applicazione, arrivata a “b”, non è in grado di capire.


FIG. 9.09

ESEMPIO. Scrivere nella cella D2 la formula: =a1b1 È stato dimenticato il simbolo di addizione. L’errore, per Excel, è equivalente al precedente.

FIG. 9.10

In generale, qualsiasi errore di digitazione, dopo il simbolo “=”, è segnalato con #NOME?

3. Un altro errore frequente è scrivere la formula senza il simbolo “=” davanti. In questo caso Excel non segnala errori, perché interpreta la formula come un semplice testo. ESEMPIO. Scrivere nella cella E1 la formula: a1+b1. Il programma lo interpreta come testo, quindi non calcola il risultato, lo riporta esattamente come è stato digitato.

4. Se le formule richiedono parentesi, si deve ricordare di chiudere tutte le parentesi aperte, altrimenti Excel segnala l’errore. ESEMPIO. Provare a scrivere nella cella E2 la formula: =(a1+b1 Excel si accorge della parentesi mancante e avverte, come si vede nella figura 9.11.

FIG. 9.11

In questi casi il programma tenta di correggere la formula. Nella figura 9.12 si vede la correzione suggerita. Se è quella giusta, si deve fare un clic sul pulsante SÌ, altrimenti sul pulsante NO e passare a fare la correzione a mano. Nel primo caso la formula viene corretta automaticamente e tutto finisce. Nel secondo caso Excel indica l’errore, come mostrato nella figura 9.12.

FIG. 9.12


Si deve per forza fare un clic sul pulsante OK e correggere la formula. Finché non si elimina l’errore, si ritorna alla finestra 9.12. Se non si riesce a trovare l’errore, conviene cancellare l’intera formula e ripartire da zero.

5. RIFERIMENTO CIRCOLARE. Questo errore è il più difficile da capire. Le formule sono scritte in una cella del foglio di lavoro e calcolano un risultato utilizzando altre celle. Non si deve creare una formula che utilizza la stessa cella in cui si sta scrivendo. ESEMPIO. Scrivere nella cella F1 la seguente formula: =a1+f1

FIG. 9.13

Excel cerca di interpretare la formula per calcolare il risultato, come seue: · la cella A1 contiene il valore 10 · sostituisce al nome A1, il valore 10 · la cella f1 contiene una formula · legge la formula =a1+f1 · comincia da capo la valutazione, senza mai terminare Excel avverte che la formula non termina mai: riferimento circolare. Per creare una formula che effettui un calcolo sulla cella F1, si può scrivere la formula in tutte le celle del foglio, tranne la cella F1 stessa. Questo errore non può essere corretto, si deve per forza cambiare la cella che contiene la formula.

Funzioni

Una funzione è uno strumento specializzato per svolgere calcoli complessi rapidamente e con facilità. Le funzioni lavorano come quei tasti speciali delle calcolatrici sofisticate che calcolano radici quadrate, logaritmi e serie statistiche. Le funzioni semplificano ed abbreviano le formule dei fogli di lavoro, specialmente quelle che eseguono calcoli lunghi o complessi e di utilizzo frequente.

Le funzioni hanno tutte la medesima sintassi, composta dal nome della funzione e da uno o più argomenti:

=NOME_FUNZIONE(argomento1;argomento2;...)

Non è consentito alcuno spazio vuoto tra il nome della funzione e la parentesi aperta e la funzione deve terminare con la parentesi chiusa. I nomi delle funzioni descrivono l’operazione da svolgere, mentre gli argomenti specificano i valori o le celle da usare nel calcolo. Gli argomenti delle funzioni possono corrispondere a numeri, testo o riferimenti.

Alcune semplici funzioni

SOMMA(NUM1;NUM2;...)

Addiziona tutti i numeri forniti come argomenti o tutti i numeri contenuti nel riferimento indicato.La funzione può avere da 1 a 30 argomenti che possono essere:

• dati (=SOMMA(34;77;86;12;1) );

• riferimenti di celle (=SOMMA(A2;C7;A6;D2;F1;G2) );

• intervalli (=SOMMA(A2:A4;C7:D12) ). Il risultato sarà la somma degli argomenti.

MEDIA(NUM1;NUM2;...)

Restituisce la media degli argomenti. Se uno degli argomenti contiene valori di testo o celle vuote, i valori vengono ignorati. Per esempio MEDIA(10;20;6) è uguale a 12. Gli argomenti possono essere dati, riferimenti di celle o intervalli.


MAX(NUM1;NUM2;...)

Restituisce il numero più grande dell'elenco degli argomenti, che possono essere dati, riferimenti di celle o intervalli. Se la lista non contiene alcun valore numerico restituisce 0.

MIN(NUM1;NUM2;...)

Restituisce il numero più piccolo contenuto nella lista degli argomenti, che possono essere dati, riferimenti di celle o intervalli. Se la lista non contiene alcun valore numerico restituisce 0.

CONTA.VALORI(VAL1;VAL2;...)

Conta quanti valori sono contenuti nell'elenco degli argomenti, che possono essere dati, riferimenti di celle o intervalli. Restituisce il numero di celle non vuote presenti nell’intervallo definito dagli argomenti.

RADQ(NUMERO)

Restituisce la radice quadrata del numero. Se il numero è negativo viene restituito il valore di errore #NUM!.

INT(NUMERO)

Restituisce il più grande intero minore od uguale al numero. Ad esempio:

La funzione restituisce

=INT(8,9) 8

=INT(-8,9) -9

TRONCA(NUMERO;NUM_CIFRE)

Elimina la parte decimale di un numero.NUMERO è il numero che si desidera troncare.NUM_CIFRE è un numero che specifica la precisione del troncamento.Il valore predefinito di NUM_CIFRE è zero.Ad esempio:


=TRONCA(8,99) 8

=TRONCA(8,456;2) 8,45

Lavorare con gli arrotondamenti

In Excel esistono cinque funzioni che trattano l’arrotondamento dei numeri:

ARROTONDA(NUMERO;NUM_CIFRE)

Restituisce un valore arrotondato del NUMERO al numero di posizioni decimali specificato dal secondo argomento (NUM_CIFRE) nel modo seguente:


=ARROTONDA(3,1416;3) 3,142

Se il secondo argomento è maggiore di 0, il NUMERO viene arrotondato al numero indicato di posizioni decimali. Ad esempio:


=ARROTONDA(3,1416;0) 3

Se il secondo argomento è 0, il numero viene arrotondato al valore intero più prossimo. Ad esempio:


=ARROTONDA(21;-1) 20

=ARROTONDA(832;-2) 800

=ARROTONDA(994;-2) 1.000

Se il secondo argomento è minore di 0, l'arrotondamento sarà effettuato nella parte a sinistra del separatore decimale. Ad esempio:


Excel effettua un arrotondamento matematico, cioè arrotonda verso il basso i numeri inferiori a 5 e arrotonda verso l’alto i numeri uguali o superiori a 5.

ARROTONDA.PER.DIF (ARROTONDA.PER.ECC)

Le funzioni arrotonda.per.dif e arrotonda.per.ecc hanno la stessa forma della funzione Arrotonda, ma, come suggeriscono i loro nomi, arrotondano sempre per eccesso o per difetto. Ad esempio:


=ARROTONDA.PER.DIF(21,38;1) 21,3

=ARROTONDA.PER.DIF(1826;-1) 1820

=ARROTONDA.PER.ECC(21,38;1) 21,4

=ARROTONDA.PER.ECC(1826;-1) 1830

ARROTONDA.DIFETTO (ARROTONDA.ECCESSO)

Se si ha la necessità di arrotondare un numero ad un certo multiplo occorre invece usare le funzioni arrotonda.difetto o arrotonda.eccesso. Arrotonda.difetto(numero;peso) arrotonda un numero verso il basso fino al più vicino multiplo (peso) dato, mentre Arrotonda.eccesso(numero;peso) arrotonda un numero per eccesso fino al più vicino multiplo (peso) dato. Ad esempio:


=ARROTONDA.DIFETTO(2138;5) 2135

=ARROTONDA.DIFETTO(1889;10) 1880

=ARROTONDA.ECCESSO(2131;5) 2135

=ARROTONDA.ECCESSO(1889;10) 1890

Come immettere una funzione in un foglio di lavoro

Quando si desidera utilizzare una funzione di Excel la si può inserire direttamente in una cella del foglio di lavoro digitandola da tastiera. Ciò implica che occorre conoscere il nome della funzione, la sequenza ed il significato degli argomenti.

Se sorgono dei dubbi si può optare per un’immissione della funzione “guidata” da Excel. Questa operazione può essere attivata con due diverse modalità:

• attivare il menu Inserisci;

• scegliere il comando Funzione.

Oppure si può premere il pulsante di Autocomposizione funzione presente sulla barra degli strumenti.

Con ciascuna delle procedure sopra descritte Excel visualizzerà una serie di finestre di dialogo che aiuteranno nella costruzione di una funzione.

La prima di tali finestre di dialogo è di seguito visualizzata:


• nella casella Categoria selezionare la tipologia della funzione desiderata. Ciascuna Categoria non è altro che un raggruppamento di funzioni per argomento e serve solo ad una più rapida ricerca. Ad esempio, volendo immettere la funzione MEDIA, si selezionerà la categoria di funzioni Statistiche;

• scorrere la lista presente nella casella Nome funzione e selezionare la funzione desiderata. Nella parte inferiore della finestra è possibile leggere una breve descrizione della funzione selezionata;

• selezionando il pulsante OK verrà visualizzata la seguente finestra di dialogo:

Tale finestra contiene una casella per ciascun argomento della funzione selezionata:

• posizionare il cursore all’interno di ciascuna casella argomento e completarla con le informazioni richieste. Il valore corrente della funzione compare nella finestra di dialogo;

• selezionando il pulsante OK o premendo INVIO, la funzione, completa in tutti i suoi elementi, compare nella cella.

SCRIVERE A MANO UNA FUNZIONE

Come visto per la somma, nel capitolo 9, è possibile scrivere a mano qualsiasi funzione. Occorre ricordare il nome esatto e gli argomenti della funzione. Con la pratica, è più veloce la digitazione della funzione rispetto al pulsante incolla funzione, tranne per la somma. ESEMPIO. Selezionare la cella A7 e digitare la seguente formula: = MIN (A1:A5) Il risultato, mostrato in figura 10.18, è il valore minimo della prima colonna della tabella.

FIG. 10.17

Conoscendo una qualsiasi funzione, la difficoltà di digitarla a mano è la stessa di questo esempio. Provare a scrivere, nelle celle A8 e A9, le formule per calcolare il valore massimo e la media.

Gli errori più frequenti sono: 1. scrivere il nome della funzione in modo errato, errore di digitazione; 2. inserire un numero di argomenti sbagliato; 3. dimenticare il simbolo “=” all’inizio della formula; 4. dimenticare di chiudere la parentesi alla fine.

FUNZIONI NIDIFICATE

Quando i risultati da ottenere richiedono formule complesse, si rende necessario utilizzare le funzioni annidate, cioè una funzione dentro l’altra. Per utilizzare le funzioni annidate conviene scrivere le formule a mano, quindi si deve conoscere la sintassi di tutte le funzioni coinvolte. Ogni funzione è nella forma:

= NOME (ARG.)

Se l’argomento che la funzione richiede è un numero, si può inserire come parametro un numero, una cella che contiene un numero o anche una funzione che restituisce un numero.


= NOME1 ( NOME2 (ARG.FUNZ.2))

La funzione nome1 è quella esterna. La funzione nome2 è quella annidata ed è l’argomento della funzione nome1. Tutta la parte scritta in blu rappresenta l’argomento della funzione nome1. Excel calcola prima la funzione nome2 e con il risultato calcola la nome1. Il risultato della nome2 deve essere adeguato come argomento della nome1. Per esempio, se la nome1 calcola la radice quadrata su un numero e la nome due fornisce come risultato un intervallo di celle, verrà segnalato un errore. Si possono annidare al massimo 7 funzioni.

ESEMPIO. Si vuole calcolare la radice quadrata del valore massimo della tabella. Per calcolare il valore massimo si usa:

= MAX (A1:D5)

Per ottenere la radice quadrata si utilizza:

= RADQ (NUM)

NUM dovrà essere sostituito dal valore massimo, componendo le due funzioni. Selezionare la cella B7 e digitare la seguente formula (senza spazi):

= RADQ ( MAX (A1:D5) )

Il risultato è visualizzato nella figura 10.18.

FIG. 10.18

Il programma calcola prima il valore della funzione annidata, poi con il risultato calcola il valore della funzione più esterna. Il massimo della tabella è 100. 100 è passato come argomento alla funzione RADQ. La radice quadrata di 100 è 10.

Provare a calcolare la radice quadrata del minimo e della media.

Il pulsante di sommatoria

Dal momento che una delle formule di calcolo più usate nei fogli elettronici è la somma, Excel fornisce anche un pulsante speciale sulla barra degli strumenti per immetterla sul foglio di lavoro.

Per inserire la somma automatica di un blocco di celle antistanti o soprastanti la cella nella quale si vuole inserire il totale:

• selezionare la cella nella quale inserire il totale;

• fare clic sul pulsante di sommatoria. Le celle interessate alla somma vengono evidenziate da un bordo intermittente;

• se la selezione è quella desiderata confermare il comando con il tasto INVIO, altrimenti effettuare la selezione corretta e confermare il comando con il tasto INVIO.

Tramite il pulsante di sommatoria è possibile inserire rapidamente, con una sola operazione, anche i totali di riga e colonna contemporaneamente, utilizzando la seguente procedura:

• selezionare le celle in cui si desidera che vengano inseriti i totali;


• fare clic sul pulsante sommatoria.Excel immetterà automaticamente le formule per calcolare i totali delle colonne e delle righe.

Il calcolo automatico

Grazie al calcolo automatico Excel elimina la necessità di formule temporanee e del lavoro con la calcolatrice. Il calcolo automatico calcola la somma delle celle selezionate e riporta il risultato nella barra di stato.

Il calcolo automatico può essere impostato per visualizzare anche altre funzioni oltre la somma: media, minimo, massimo, conteggio di selezioni. Per modificare il tipo di calcolo automatico occorre selezionarlo con il pulsante destro del mouse e scegliere il tipo di calcolo desiderato.


Funzioni condizionali e di ricerca

La funzione SE

La funzione SE dà la possibilità di creare formule condizionali, vale a dire formule che valutano una condizione ed eseguono un'azione basata sul risultato dell'analisi di tale condizione.

La funzione SE ha la seguente sintassi: SE(VALORE LOGICO;VALORE SE VERO;VALORE SE FALSO)

dove:

• VALORE LOGICO rappresenta l'ipotesi da valutare;

• VALORE SE VERO rappresenta l'azione da intraprendere nel caso l'ipotesi sia vera;

• VALORE SE FALSO rappresenta l'azione da intraprendere nel caso l'ipotesi sia falsa.

L'ipotesi analizzata da VALORE LOGICO si esprime tramite gli operatori relazionali:

= uguale < minore

<= minore uguale > maggiore

>= maggiore uguale <> diverso

Ad esempio, la formula: =SE(B10<33;5;10) restituisce il valore 5 se la cella B10 è minore di 33; in caso contrario verrà visualizzato il valore 10.

La funzione SE può operare oltre che con i numeri, anche con stringhe di testo.

Ad esempio, la formula: =SE(MEDIA(C3:C10)>5;"Promosso";"Respinto") visualizza la scritta Promosso se la media dei valori contenuti nell'intervallo di celle C3:C10 è maggiore di 5; in caso contrario la formula restituirà la parola Respinto.

Le funzioni E ed O

Excel offre ulteriori funzioni per controlli più raffinati: le funzioni E ed O e si utilizzano generalmente combinate con la funzione SE per costruire condizioni più complesse. Ad esempio, la formula: =SE(E(A1>100;A2>100);"OK";"ERRORE")restituisce OK se contemporaneamente A1 ed A2 sono maggiori di 100, ed ERRORE in caso contrario (cioè nel caso in cui almeno uno risulti inferiore o uguale a 100).

Se invece si scrive:=SE(O(A1>100;A2>100);"OK";"ERRORE")è sufficiente che almeno uno dei due valori sia maggiore di 100 perché la funzione restituisca OK.


Collegamento delle cartelle di lavoro

Concetti fondamentali

Una funzionalità interessante di Excel è quella che permette di creare collegamenti dinamici tra più cartelle di lavoro. Questa possibilità comporta un ampio numero di vantaggi.

In primo luogo, è possibile dividere i modelli molto complessi in parti di dimensioni minori e più maneggevoli. Per esempio, anziché inserire tutti i dati relativi al budget di una società in un unico documento, è preferibile creare più fogli di lavoro contenenti i valori delle singole unità dipartimentali.

Oltre a ciò, l'utilizzo di cartelle di lavoro tra loro collegate riduce i tempi di ricalcolo e la quantità della memoria utilizzata dal programma.

I seguenti termini riguardano i documenti collegati e verranno usati nella successiva esposizione:

• riferimento esterno: è un riferimento ad una cella o ad un intervallo di celle di un altro foglio o di un'altra cartella;

• formula con riferimenti esterni: è una formula che contiene un riferimento esterno. Questo tipo di formula crea un collegamento tra più cartelle di lavoro;

• cartella di lavoro dipendente: è una cartella che contiene una formula di collegamento ad un'altra cartella di lavoro;

• cartella di lavoro di origine: è una cartella di lavoro a cui si riferisce un riferimento esterno; rappresenta l'origine dei valori richiamati nelle formule con riferimenti esterni e fornisce informazioni alla cartella di lavoro dipendente.

Come creare un collegamento

Creare una formula che collega due cartelle è un'operazione molto simile alla definizione di qualsiasi altra formula. La sola differenza consiste nel fatto che, nelle formule con riferimenti esterni, occorre includere il nome della cartella di lavoro in parentesi quadre, quindi il nome del foglio di lavoro seguito dal punto esclamativo (!) prima del riferimento delle celle, così come indicato di seguito:

=[Nome della cartella di lavoro]Nome del foglio di lavoro!Cella o intervallo

Ad esempio, il seguente riferimento si riferisce alla cella A4 del foglio Gennaio del file Fatturato 1998.xls.

=[Fatturato 1998.xls]Gennaio!$A$4

Si possono creare collegamenti tra cartelle diverse in differenti modi:

• selezionare la cella della cartella dipendente in cui dovrà essere inserita la formula;

• digitare la formula con riferimenti esterni, nella forma indicata precedentemente.

Oppure:

• aprire sia la cartella dipendente che la cartella di origine;

• attivare la cartella dipendente e selezionare la cella in cui dovrà essere inserita la formula;

• digitare il segno di uguale (=);

• attivare la cartella di origine, selezionare la cella interessata e premere INVIO. La formula con riferimento esterno apparirà scritta nella cella di partenza del foglio dipendente.

Nelle formule con riferimenti esterni è permesso l'uso di nomi, in luogo dei riferimenti di cella. Ad esempio, se la cella A7 del foglio Acquisti della cartella di lavoro COLLEGA è stata definita con il nome Test, la formula =[COLLEGA]Acquisti!$A$7 risulta identica a =[COLLEGA]Acquisti!Test.

Consolidare dati di più fogli di lavoro

Il consolidamento è un'operazione che permette di riassumere in un foglio di destinazione dati provenienti anche da un gran numero di fogli origine. I dati di origine possono provenire da cartelle di lavoro distinte, dalla stessa cartella o dallo stesso foglio di lavoro.

Nell'esempio seguente sono presenti tre fogli della stessa cartella che contengono i dati rispettivamente del primo e del secondo semestre ed un foglio con i totali dei due semestri.


Per effettuare tale operazione si proceda nel seguente modo:

• posizionarsi nell'area di destinazione, selezionando la cella di partenza, che dovrà contenere i dati unificati;

• attivare, nel menu Dati, il comando Consolida. Comparirà la seguente finestra di dialogo:

• selezionare la prima area di origine, compresi gli eventuali titoli di categoria che si desiderano usare (si possono anche digitare riferimenti di celle di fogli di lavoro non aperti) e scegliere il pulsante Aggiungi;

• ripetere il passo precedente per tutte le aree di origine da unificare.

• Qualora si vogliano unificare i dati per categoria e non per posizione è necessario selezionare la casella di controllo Riga superiore (se i titoli di categoria si trovano solo nella riga superiore delle aree origine) o la casella di controllo Colonna sinistra (se i titoli di categoria si trovano solo nella colonna sinistra delle aree origine) o entrambe (se i titoli di categoria si trovano sia nella riga superiore sia nella colonna sinistra delle aree origine); se si attiva una sola casella di controllo, Excel esegue l'unificazione secondo le categorie indicate nella casella di controllo e secondo le posizioni per quella non attivata;

• selezionare, nella casella Funzione, la funzione da usare per l'unificazione;

• se si vogliono creare anche collegamenti con i dati origine, attivare la casella di controllo Crea collegamenti con i dati originari e confermare il comando.

Excel unifica i dati delle aree origine, quindi effettua la strutturazione dell'area destinazione, aggiungendo le righe e le colonne necessarie per contenere le formule di collegamento con le aree origine.

Utilizzo di cartelle di lavoro collegate

Se si apre un foglio che possiede dei collegamenti, Excel evidenzierà tale situazione mostrando la seguente finestra di dialogo:


Se si risponde Sì alla domanda tali collegamenti saranno ristabiliti, altrimenti sarà mostrato il documento com'era l'ultima volta che si è aperto.

E' inoltre possibile usare il comando Collegamenti del menu Modifica per visualizzare una lista dei documenti collegati alla cartella dipendente attiva.

I passi da eseguire sono i seguenti:

• scegliere il comando Collegamenti del menu Modifica; apparirà la seguente finestra di dialogo:

• nella casella Origine selezionare il documento o i documenti da aprire o da aggiornare;

• se si desidera aprire i documenti di origine selezionati, scegliere il pulsante Apri origine; se invece si vogliono aggiornare i valori del documento dipendente attivo, senza aprire i documenti di origine, scegliere il pulsante Aggiorna.

Se si rinomina un documento di origine o lo si sposta in un'altra cartella, è necessario reindirizzare i collegamenti con il documento dipendente. Per effettuare tale operazione è sufficiente seguire la procedura sopra elencata, e scegliere il pulsante Cambia origine. Verrà così mostrata una finestra di dialogo in tutto simile a quella di apertura di file, per mezzo della quale sarà possibile selezionare il nuovo nome o la nuova allocazione per ciascun documento di origine.


Grafici

Generalità

Excel offre 14 tipi diversi di grafici standard (Area, Barre, Istogramma, Linea, Torta, Anello, Area 3D, Barre 3D, Istogramma 3D, …) e 20 tipi di altri grafici 'personalizzati'. Per ognuno di questi tipi fondamentali, sono stati predisposti inoltre diversi formati che permettono una maggiore caratterizzazione del grafico: ad esempio se si sta creando un istogramma, si può scegliere tra colonne impilate, sovrapposte o raggruppate.

Un grafico di Excel può essere memorizzato sia in un foglio nuovo della cartella di lavoro sia incorporato all'interno del foglio di lavoro.

Come si crea un grafico

Per creare un nuovo grafico:

• posizionarsi all'interno dell'area dei dati;

• attivare il menu Inserisci e selezionare il comando Grafico;

• oppure:

• selezionare il pulsante Creazione guidata Grafico nella barra degli strumenti.

Excel a questo punto presenta una serie di finestre di dialogo che guidano l'utente nella creazione guidata grafico.

In ognuna di queste finestre di dialogo sono presenti i pulsanti:

Avanti > : va al passo successivo. < Indietro : ritorna al passo precedente.

Fine : crea un grafico con le opzioni già selezionate chiudendo la Creazione guidata Grafico.

Annulla : chiude la Creazione guidata Grafico senza creare grafico.

? : fornisce spiegazioni riguardanti l'argomento.

La prima finestra di dialogo permette di scegliere il tipo di grafico desiderato: è possibile la scelta tra tipi di grafico standard o personalizzati. Scegliere sia tipo di grafico nella parte sinistra della finestra, sia il sottotipo nella parte destra.


Nella finestra relativa al secondo passaggio sono presenti 2 schede: Intervallo dati e Serie.

Nella scheda Intervallo dati è possibile specificare le celle del foglio di lavoro contenenti i dati e le etichette occorrenti per il grafico. Se il grafico visualizzato è soddisfacente non occorre modificare l'intervallo, altrimenti fare clic sulla casella Intervallo dati e selezionare le celle desiderate sul foglio.


Excel automaticamente, secondo la forma (numero righe e colonne) della tabella, utilizza i dati delle righe o delle colonne per costruire il grafico. Tali automatismi possono essere modificati: con il comando Serie in è possibile scambiare righe con colonne.

Nella scheda Serie è possibile modificare gli intervalli del foglio di lavoro utilizzati per il nome ed i valori di ciascuna serie del grafico, oppure aggiungere od eliminare serie.

La terza finestra di dialogo presenta 6 diverse schede:

• Nella scheda Titolo è possibile specificare il titolo da attribuire al grafico o agli assi.

• Nella scheda Assi si può scegliere se visualizzare o no gli assi del grafico.

• Con la scheda Griglie si scelgono le griglie, orizzontali o verticali, da visualizzare nel grafico.

• Nella scheda Legenda si decide la posizione della legenda.

• Con la scheda Etichette dati si possono aggiungere etichette ai singoli dati o serie.

• Nella scheda Tabella dati si può decidere di aggiungere la tabella dei dati assieme al grafico.

La quarta finestra di dialogo permette di scegliere se il grafico deve essere creato in un nuovo foglio di lavoro oppure all'interno di uno spazio di un foglio già esistente.

Risultano evidenti alcune differenze tra l'ambiente grafico e quello del foglio di lavoro: infatti Excel presenta strumenti propri dell'ambiente in cui si opera. Alcuni menu (File, Modifica, Formato) sono gli stessi presenti nel foglio; altri (Grafico) sono caratteristici solo dell'ambiente grafico.

E' importante osservare che esiste un collegamento dinamico tra il grafico ed i dati che l'hanno generato: infatti, modificando un qualsiasi dato nel foglio, istantaneamente il grafico si modificherà adattandosi ad i nuovi valori.

Modifiche generali del grafico

Anche se inizialmente si è scelto un certo tipo di grafico è possibile modificarlo utilizzando i comandi del menu Grafico.I comandi Tipo di grafico, Dati origine, Opzioni grafico, Posizione, permettono di modificare tutte le impostazioni scelte nella creazione guidata. Infatti ciascun comando corrisponde ad una delle finestre della creazione guidata grafico.

Modifiche delle componenti di un grafico


Nei grafici esistono degli oggetti denominati Componenti del grafico:

In un grafico di Excel, come in un foglio di lavoro, è necessario sempre selezionare l'oggetto su cui si vuole eseguire un comando prima di scegliere il comando stesso. Con il mouse si opera la selezione semplicemente puntando sull'elemento desiderato e facendo clic. La componente selezionata apparirà evidenziata con dei quadratini.

Nel menu Formato il primo comando, che è variabile secondo l'elemento del grafico selezionato, permette di formattare il carattere, l'allineamento del testo, i motivi di riempimento, le cornici, i bordi ed altri attributi appartenenti all'oggetto selezionato.

Per utilizzare questo comando è necessario:

• selezionare l'elemento da modificare (es. l'intero grafico, la legenda, il titolo, una colonna dell'istogramma ecc.);

• selezionare il menu Formato;

• scegliere il primo comando, che riporterà il nome dell'elemento selezionato;

• scegliere nella finestra di dialogo tra le possibilità che essa mette a disposizione (stile, colore, spessore del bordo, ecc.). Anche le schede presentate nella finestra di dialogo variano secondo il tipo di oggetto selezionato;premere OK per confermare.

E' possibile modificare le formattazioni di un elemento del grafico con un doppio clic (pulsante sinistro) del mouse sull'oggetto in questione. In tal modo comparirà la finestra di dialogo corrispondente e si potrà scegliere tra le possibilità di formattazione disponibili.

La barra degli strumenti grafico

Tra le barre degli strumenti che Excel mette a disposizione ne esiste anche una con pulsanti utili per modificare alcuni elementi del grafico: la barra degli strumenti Grafico.

• Il menu a tendina che si trova all'inizio della barra permette di selezionare un qualsiasi oggetto del grafico.

• Il pulsante Formato… Formatta l'elemento del grafico selezionato.

• Il pulsante Tipo di grafico è in realtà un elenco dei tipi di grafico disponibili.

• Il pulsante Legenda attiva o disattiva la visualizzazione della legenda.

• Il pulsante Tabella dati attiva o disattiva la visualizzazione della tabella dei dati all'interno dell'area del grafico.

• I pulsanti Per riga o Per colonna modificano l'impostazione generale del grafico tracciando le serie del grafico in base alle righe o alle colonne.

• Gli ultimi due pulsanti inclinano il testo selezionato.

Modificare la visualizzazione di un grafico

In un grafico tridimensionale (3D) è possibile modificare il modo in cui esso viene visualizzato facendo variare l'elevazione, la rotazione, la prospettiva e l'angolo degli assi. La variazione della visualizzazione di un grafico 3D risulta particolarmente utile quando il grafico, nella


posizione in cui si trova al momento della sua creazione, risulta scarsamente leggibile e necessita pertanto di un aggiustamento del "punto di vista".

Per modificare la visualizzazione di un grafico 3D:

• selezionare il menu Grafico;

• scegliere il comando Visualizzazione 3D. Excel visualizza una finestra di dialogo contenente tutte le possibilità di modifica che si possono realizzare;

• digitare nelle caselle Elevazione, Prospettiva, Rotazione, i valori preferiti, oppure fare clic sulle frecce per modificare i valori. Digitare l'altezza del grafico prescelta nella casella Altezza, quindi attivare o disattivare la casella di controllo Angolo retto per mostrare gli assi ad angolo retto o in prospettiva. Se si vogliono vedere le modifiche realizzate sul grafico senza far sparire la finestra di dialogo, invece di confermare con OK, selezionare il pulsante Applica. In questo modo si possono realizzare velocemente tutte le prove necessarie fino a quando non viene individuata la visualizzazione desiderata. Se invece si vuole ripristinare la finestra di dialogo con i valori originari, selezionare il pulsante Predefinito.


Grafici con selezione non contigua

Si possono costruire dei grafici utilizzando anche selezioni non contigue:

• selezionare, utilizzando il tasto ctrl, l'intervallo delle intestazioni e l'intervallo dei dati;

• selezionare il menu Inserisci;

• selezionare il comando Grafico;

• procedere alla creazione del grafico nel modo desiderato.

Come aggiungere una ulteriore serie di dati

• Selezionare i dati sul foglio di lavoro e trascinarli sul grafico, se il grafico è inserito nello stesso foglio;

• in alternativa utilizzare i comandi Copia e Incolla;

• oppure scegliere il comando Grafico-Dati di origine e completare la scheda Serie con le informazioni mancanti.


Come cancellare una serie di dati

Si può eliminare una serie di dati con la seguente procedura:

• aprire il foglio del grafico;

• selezionare uno degli indicatori della serie di dati da cancellare;

• scegliere il comando Cancella del menu Modifica o cancellare con il tasto CANC.

Excel provvederà ad eliminare la serie di dati dal grafico.

Creazione di grafici a figure

E' possibile utilizzare delle immagini grafiche disegnate con altre applicazioni (ad esempio Paint) per la realizzazione di un grafico di Excel.

Per costruire un grafico a figure:


• creare per primo il grafico in Excel nel modo usuale;

• creare quindi l'immagine grafica da utilizzare, con il programma grafico, e copiarla con i normali comandi di Modifica-Copia;

• spostarsi in Excel, selezionare nel grafico la serie da sostituire con la figura e scegliere Modifica-Incolla;

• selezionare il comando Serie dati nel menu Formato. Nella scheda Motivo, scegliere il pulsante Riempimento e nella finestra di dialogo che appare scegliere in pila o in pila proporzionata secondo le esigenze del disegno.

Tipi di grafico personalizzati

Quando si crea un grafico o si desidera modificare il tipo di un grafico, è possibile scegliere tra un tipo di grafico standard e un tipo di grafico personalizzato.

Con un tipo di grafico personalizzato, che è simile a un modello o a uno stile, è possibile modificare velocemente l'aspetto del grafico. Ciascun tipo di grafico personalizzato è basato su un tipo di grafico standard e contiene ulteriori formattazioni e opzioni, come una legenda, griglie, etichette dati, un asse secondario, colori, motivi, riempimenti e scelte riguardo il posizionamento dei vari elementi del grafico.

È possibile utilizzare uno dei tipi di grafico personalizzato incorporato o crearne di nuovi. I tipi di grafico personalizzati vengono memorizzati nelle cartelle di lavoro. Per aggiungere il proprio tipo di grafico a quelli già presenti:

• selezionare il grafico;

• scegliere il comando Grafico-Tipo di grafico;

• fare clic sul pulsante Aggiungi;

• dare un nome al proprio modello di grafico e confermare con OK.


L'ordinamento dei dati

Ordinamento di un elenco

Excel è in grado di ordinare una lista di valori numerici, alfabetici e date situate in un intervallo di celle. Per effettuare l'ordinamento è sufficiente essere posizionati all'interno dell'intervallo di celle da ordinare. Evidenziare dunque una qualsiasi cella dell'elenco da ordinare e scegliere Dati-Ordina. Excel provvederà ad analizzare le caratteristiche dell'elenco, comprese le intestazioni di colonna presenti nella prima riga e presenterà la finestra di dialogo Ordina. Un esempio di tale finestra è visualizzato qui di seguito:

La finestra di dialogo presenta quattro caselle:

• Ordina per: consente di scegliere la colonna per la quale si desidera ordinare. Selezionare l'opzione Crescente o Decrescente secondo l'ordinamento desiderato.

• Quindi per: è una casella supplementare che permette di fare ordinamenti all'interno di gruppi di dati omogenei, ad esempio si potrebbero ordinare dati anagrafici prima in base al cognome e quindi per nome. Verrebbero in tal caso ordinati per nome tutte le persone che hanno lo stesso cognome.

• Quindi per: ulteriore casella supplementare che permette di specificare anche una terza colonna di ordinamento.

• Elenco: Excel cerca di determinare se la prima riga dell'elenco debba o meno essere inclusa nell'area di ordinamento. Se l'elenco dispone di etichette, cioè di intestazioni di colonna, distinguibili dalla diversa formattazione, l'opzione Con riga di intestazione sarà selezionata automaticamente. Se invece l'elenco ne è sprovvisto e si desidera includere anche la prima riga nell'ordinamento, selezionare Senza riga di intestazione.

• Quando si ordinano elenchi ed intervalli, bisogna fare attenzione alle celle che contengono formule. Se si ordina per righe, i riferimenti alle celle della stessa riga rimangono corretti, mentre i riferimenti a celle che si trovano in altre righe dell'elenco non lo saranno più, a meno che non si siano usati riferimenti assoluti.

Ordinamento personalizzato

Se si vuole ordinare un insieme di dati con un ordine particolare, diverso da quello alfabetico, si può utilizzare un elenco personalizzato. Un esempio tipico è quello dei giorni della settimana, o dei mesi dell'anno, che normalmente non si elencano in ordine alfabetico ma dal primo all'ultimo cronologicamente.

Excel possiede già al suo interno l'elenco dei giorni o dei mesi e sarà possibile effettuare un ordinamento in base all'ordine cronologico:

• posizionarsi all'interno dell'elenco da ordinare;

• scegliere il comando Dati-Ordina;

• indicare la colonna per la quale si desidera ordinare;

• selezionare il pulsante Opzioni;

• scegliere all'interno della finestra di dialogo, l'elenco desiderato.


Creazione di un elenco personalizzato

Come già visto, Excel possiede già un certo numero di elenchi da utilizzare negli ordinamenti personalizzati. E' però possibile inserirne di nuovi: come, ad esempio, l'elenco: Portiere, Terzino sinistro, Terzino destro, Libero...

Scegliere il comando Strumenti-Opzioni;

• selezionare la scheda Elenchi;

• selezionare Nuovo elenco dalla lista degli elenchi personalizzati;

• nella sezione Voci di elenco scrivere le voci dell'elenco nell'ordine desiderato, collocandole ognuna su una riga diversa oppure separate da virgola, poi confermare con OK.

Per eliminare un elenco personalizzato, selezionarlo sulla scheda Elenchi personalizzati e scegliere il pulsante Elimina.

Se le voci dell'elenco personalizzato compaiono già, nell'ordine giusto, nel foglio di lavoro, non è necessario riscriverle ma basta selezionare l'intervallo contenente i dati prima di scegliere il comando Opzioni dal menu Strumenti. La selezione apparirà nella casella di modifica e basterà dare il comando Importa per inserire il nuovo elenco.

Una volta che si è memorizzato un elenco personalizzato, esso risulterà disponibile, da quel momento in poi, per qualsiasi altro foglio di Excel, anche in successive sessioni di lavoro, per cui potrà essere utilizzato negli ordinamenti personalizzati.

Un ulteriore vantaggio degli elenchi personalizzati è quello di poter eseguire all'interno del foglio di lavoro riempimenti automatici. Infatti, se si seleziona il quadratino di riempimento di una cella che contiene una qualsiasi voce dell'elenco personalizzato e si trascina sulle celle da riempire, le voci restanti saranno immesse automaticamente.


Struttura di un foglio di lavoro

Generalità

Con Excel è possibile attribuire ai fogli di lavoro una struttura, che può includere fino a otto livelli di informazione.

E' utile creare una struttura nel caso in cui una tabella sia articolata su più livelli di subordinazione, per esempio in un foglio di lavoro che registra le vendite è possibile subordinare i totali mensili ai totali trimestrali e questi ultimi al totale generale.

Dopo aver creato una struttura sul foglio di lavoro, è possibile nascondere o scoprire le righe e le colonne per visualizzare di volta in volta solo i dati che interessano. In questo modo si semplifica la riorganizzazione dei dati sul foglio di lavoro e risulta più semplice leggere la tabella, spostarsi velocemente fra grandi quantità di dati e costruire grafici.

Creazione di una struttura

Un foglio di lavoro o un intervallo dello stesso possono essere trasformati in una struttura usando il comando Raggruppa e Struttura del menu Dati.

Per creare una struttura si possono scegliere due metodi diversi: se esistono dei dati che riepilogano, tramite formule, altri dati e sono contenuti nelle celle immediatamente sotto o a destra dei dettagli si può utilizzare un comando che permette di costruire automaticamente una struttura:

• selezionare la tabella che si intende strutturare, oppure soltanto una cella, se si vuole strutturare l'intero foglio di lavoro;

• attivare il menu Dati;

• selezionare il comando Raggruppa e Struttura quindi Struttura Automatica.

Se il foglio di lavoro lo permette, cioè se è organizzato in modo gerarchico con formule di riepilogo, Excel crea la struttura nel foglio di lavoro e visualizza automaticamente i simboli di struttura:

Utilizzo della struttura

Dopo aver creato una struttura è possibile usarla per nascondere e visualizzare i diversi livelli di informazione.

La seguente figura mostra le parti della visualizzazione della struttura.

Per visualizzare la struttura fino al livello desiderato, fare clic sul relativo pulsante di livello. Volendo comprimere, oppure espandere, i dati relativi ad ogni singolo intervallo subordinato è sufficiente fare clic con il mouse sul relativo pulsante di compressione o di espansione.


Per eliminare una struttura dal foglio di lavoro si sceglie dal menu Dati il comando Raggruppa e Struttura e poi Cancella struttura.

Gli stili automatici della struttura

E' possibile differenziare rapidamente le diverse righe di dettaglio di un foglio strutturato utilizzando gli stili predefiniti che Excel mette a disposizione ogni qual volta è presente una struttura.

Per far ciò basta selezionare dal menu Dati-Raggruppa e Struttura il comando Impostazioni e nella finestra di dialogo che compare scegliere Stili automatici.

Le altre caselle presenti nella finestra di dialogo permettono anche di modificare alcune impostazioni per una corretta costruzione delle strutture.

• di considerare come Righe di riepilogo, per ciascun livello, quelle posizionate sotto le righe di dettaglio (casella selezionata) o sopra le righe di dettaglio (casella non selezionata);

• di considerare come Colonne di riepilogo, per ciascun livello, quelle posizionate a destra delle colonne di dettaglio (casella selezionata) o a sinistra delle colonne di dettaglio (casella non selezionata).

• di applicare o no gli Stili automatici, cioè di applicare gli stili predefiniti per ciascun diverso livello della struttura.

Una volta selezionate le opzioni desiderate scegliere il pulsante Crea per creare la struttura. Se invece si vogliono applicare gli stili automatici su una struttura già creata si sceglierà Applica stili. predefiniti che Excel mette a disposizione ogni qual volta è presente una struttura.

La creazione della struttura con attribuzione automatica degli stili, provoca l'aggiunta di tali stili nell'elenco degli stili esistenti nella cartella.

Creazione di una struttura non automatica

Non sempre un foglio di Excel è strutturato con delle formule che permettono di applicare il comando Struttura automatica. Si potrebbe, ad esempio, avere a disposizione degli elenchi che, per comodità d'uso, bisogna raggruppare in una struttura per poter nascondere e mostrare righe.

Per raggruppare delle righe, dopo averle selezionate, aprire il menu Dati e scegliere il comando Raggruppa e struttura-Raggruppa. Il comando Separa serve ad eliminare un raggruppamento costruito.


Costruzione e gestione di elenchi

Concetti fondamentali

Il termine DATABASE è molto utilizzato, ma spesso in modo inappropriato; generalmente gli utenti hanno un’idea di base di dati sbagliata: un database è una tabella nella quale sono inseriti dei dati in modo organizzato. Questa definizione non è corretta e riduce il concetto di archivio. In questa introduzione si intende chiarire il concetto di database in generale, per poi passare al concetto di elenco in Excel. Una definizione formale è la seguente: una base di dati è una raccolta di dati permanenti, gestiti da un elaboratore elettronico. Comprende inoltre, una raccolta di definizioni che descrivono la struttura dei dati, le restrizioni sui valori ammissibili dei dati (VINCOLI D’INTEGRITA’), le relazioni esistenti fra gli insiemi e alcune operazioni eseguibili sui dati. In parole più semplici un database è composto da molti insiemi di oggetti, generalmente chiamati tabelle (non un’unica tabella, ma molte tabelle). Ogni tabella è suddivisa in CAMPI e RECORD, cioè colonne e righe. Le tabelle non sono separate, ma si dice che sono in relazione tra loro.

ESEMPIO. Clienti. Un piccolo database, non completo, per tenere conto dei clienti e degli ordini da questi effettuati è costituito da due tabelle (due oggetti distinti): la tabella dei clienti e la tabella degli ordini. Nella tabella dei clienti sono inseriti tutti i dati riguardanti ogni cliente, per esempio ragione sociale, partita IVA, indirizzo, telefono, ecc. Nella tabella degli ordini si tiene conto di tutti gli ordini effettuati, da ogni cliente, contiene per esempio la data dell’ordine, il numero della fattura, le merci ordinate, ecc. Le due tabelle non sono completamente separate, infatti la sola tabella dei clienti non servirebbe come database, ma solamente come elenco, lista, degli indirizzi. Si dice che le due tabelle hanno una relazione: un cliente può effettuare molti ordini, un ordine è effettuato da un solo cliente: relazione uno a molti. Mettendo in relazione le tabelle è possibile rispondere alle QUERY, cioè interrogazioni sui dati, per esempio è possibile sapere quali e quanti sono gli ordini effettuati dal cliente Rossi, oppure il conto di Bianchi, o anche quale cliente ha effettuato più ordini, ecc.

Le relazioni tra le tabelle servono quindi per poter fare “domande” al database e ottenere “risposte”, senza le relazioni non sarebbe possibile. In Excel non è possibile mettere in relazione le tabelle, perché Excel non è un database e non è nemmeno un programma per costruire e gestire basi di dati. I database prevedono, oltre alle tabelle e relazioni, un insieme di strumenti per inserire, modificare, cancellare e cercare, stampare, analizzare i dati, visualizzare i dati su schermo e qualsiasi altra operazione sia necessaria durante la vita dell’archivio. Il tutto deve essere costruito attraverso un programma per costruire e gestire un database, che permette cioè di creare le tabelle, definire le relazioni, costruire tutti gli strumenti per inserire, cercare, analizzare, modificare ed eliminare i dati: questi programmi si chiamano gestori di basi di dati o, utilizzando un termine più tecnico, DBMS (Data Base Management System). Un DBMS è un sistema centralizzato o distribuito che consente a) di definire tabelle e relazioni, b) di scegliere le strutture dati per la memorizzazione e l’accesso ai dati, c) di memorizzare, recuperare e modificare i dati, interattivamente o da programmi, da utenti autorizzati e rispettando i vincoli definiti nelle tabelle. Access è un DBMS, cioè permette di costruire e utilizzare database, mentre Excel è un “foglio elettronico”, quindi non è un programma per costruire o gestire basi di dati. In Excel manca la possibilità di mettere in relazione le tabelle, quindi non è possibile effettuare QUERY, interrogazioni, sui dati. Anche creando le due tabelle dei clienti e degli ordini, in Excel queste rimarrebbero due oggetti separati, non si avrebbe la possibilità di sapere quanti ordini ha fatto un cliente.

I database di Excel sono chiamati elenchi, in realtà non si tratta di vere e proprie basi di dati, ma si deve ridurre il concetto. Un ELENCO è una tabella che rappresenta un oggetto, divisa in righe e colonne.

Un metodo per memorizzare dati in un foglio di lavoro consiste nel disporli in un elenco. E' possibile gestire elenchi quali: liste di numeri telefonici, di clienti, di lavori, di fatture, ecc..

Un elenco di dati può essere organizzato scrivendo i dati sotto forma di tabella come indicato dalla figura seguente:

In un elenco così concepito ogni riga contiene il nome, l'indirizzo, il C.A.P. e la città relativi ad una singola persona, mentre le colonne contengono dati omogenei (tutti i nomi, tutti gli indirizzi, ecc..).

Elementi di un elenco


La seguente illustrazione mostra gli elementi che costituiscono un elenco:

• A elenco

• B campo

• C nome di campo

• D campo calcolato

• E record

• Elenco: intervallo rettangolare di celle del foglio di lavoro. La prima riga di un elenco contiene i nomi di campo.

• Campo: ciascuna colonna dell'elenco.

• Nome di campo: la denominazione del campo che deve obbligatoriamente trovarsi sulla prima riga del database. I nomi di campo possono essere lunghi fino a 255 caratteri.

• Campo calcolato: un campo contenente formule o funzioni.

• Record: é una singola riga di un elenco. Tutti i record contengono le stesse categorie di dati, ma non è necessario immettere dati in tutti i campi.

Per poter funzionare efficacemente, un elenco deve quindi avere alcune caratteristiche fondamentali:

• in ogni colonna devono essere contenute informazioni dello stesso tipo;

• la prima riga deve contenere le etichette che identificano il contenuto della colonna;

• vanno evitate righe o colonne vuote all'interno della lista;

• è consigliabile che ogni foglio di una cartella di Excel contenga un solo elenco. Se ciò non fosse possibile è necessario ricordarsi almeno di non collocare altre informazioni sulle righe occupate dall'elenco e di lasciare dopo l'ultima riga almeno una riga vuota.

Lavorare con il modulo dati

Si possono aggiungere nuove informazioni ad un elenco semplicemente spostandosi sulla prima riga vuota ed inserendole, ma Excel mette a disposizione uno strumento molto semplice che visualizza i dati di un elenco una riga alla volta. Excel crea infatti automaticamente un modulo che presenta tutti i nomi di campo (intestazioni delle colonne dell'elenco) e consente l'accesso a tutti i campi (righe dell'elenco).

Per visualizzare il modulo:

• selezionare una qualsiasi delle celle dell'elenco;

• selezionare il menu Dati;

• scegliere il comando Modulo.


La seguente illustrazione illustra le parti di un modulo dati:

• A intestazioni di colonna dell'elenco o nomi di campo

• B nome del foglio di lavoro che contiene l'elenco

• C valori immessi per le righe di dati o campi

• D numero della riga visualizzata o record e numero totale delle righe

• E pulsanti di comando

• F barra di scorrimento

Aggiungere righe con il modulo dati

Si possono aggiungere righe (record) sia direttamente nel foglio, sia tramite le operazioni seguenti:

• selezionare il pulsante Nuovo oppure trascinare la barra di scorrimento alla fine per dar modo ad Excel di visualizzare la prima riga vuota;

• inserire i dati nella prima casella di inserimento;

• spostarsi sulle altre caselle con il tasto di tabulazione o con il mouse ed inserire i dati;

• confermare con INVIO.

Excel si predispone a questo punto per un ulteriore inserimento. La riga appena inserita sarà aggiunta alla fine dell'elenco. Se esistono delle colonne contenenti calcoli, viene automaticamente copiata la relativa formula nella cella corrispondente della riga, se le righe precedenti sono formattate anche la nuova riga avrà la stessa formattazione.

Modificare i valori con il modulo dati

Attraverso il modulo è anche possibile modificare i valori contenuti nei record:

• selezionare il record da correggere con la barra di scorrimento;

• selezionare il dato in cui si vuole operare la correzione con il tabulatore o con il mouse;

• operare le modifiche;

• confermare con INVIO.

A questo punto la modifica sarà registrata nell'elenco. Immediatamente il pulsante Ripristina diventa attivo consentendo di ripristinare la riga nelle sue condizioni originali, annullando la variazione appena effettuata.

Le modifiche apportate ad una riga vengono memorizzate in modo permanente quando ci si sposta ad un'altra riga. Assicurarsi quindi che le modifiche siano effettivamente quelle richieste prima di spostarsi.

Cancellare righe con il modulo dati

Per cancellare una riga:


• posizionarsi sulla riga da eliminare;

• selezionare il pulsante Elimina. Excel visualizza un messaggio di avviso;


La riga (o record) sarà cancellata sia dal modulo che dal foglio.

Utilizzo dei criteri con il modulo dati

Una delle operazioni più frequenti all'interno di un insieme di dati è la ricerca di tutti i record che soddisfano una determinata condizione o si trovano all'interno di certi limiti. E' possibile effettuare tali ricerche tramite il Modulo dati utilizzando gli operatori di confronto:

= uguale a < minore di

<= minore uguale di > maggiore di

>= maggiore uguale di <> diverso da

La finestra del Modulo dati contiene tre pulsanti: Criteri, Trova precedente e Trova successivo, che consentono la definizione e l'utilizzo dei criteri.

• Scegliere nel menu Dati il comando Modulo;

• selezionare l'opzione Criteri. Excel presenterà la finestra di dialogo:

nelle caselle accanto alle etichette di colonna digitare i criteri che Excel dovrà usare per effettuare la ricerca nell'elenco;

• per visualizzare il primo record che soddisfa la ricerca, scegliere il pulsante Trova successivo. Per effettuare la ricerca all'indietro nell'elenco e visualizzare il record precedente, corrispondente ai criteri, scegliere Trova precedente;

• dopo aver completato la ricerca, scegliere il pulsante Chiudi per uscire dal modulo dati.

Criteri di tipo testo

I criteri di confronto possono essere utilizzati anche all'interno di colonne o campi contenenti testo. E' possibile ad esempio ricercare tutte le persone il cui cognome inizi con la lettera A utilizzando il seguente criterio:


E' inoltre possibile far in modo che Excel selezioni solo i record contenenti testi che corrispondono esattamente al testo desiderato. Per ottenere tale risultato occorre inserire il criterio nella forma:

=TESTO DI RICERCA

Ad esempio, se si vogliono cercare tutti i record in cui il Cognome è Rossi si dovrà scrivere:

Caratteri jolly

All'interno dei criteri è possibile utilizzare dei caratteri, detti caratteri jolly, che consentono di ricercare tutti i record con caratteristiche comuni. Entrambi i caratteri jolly (? e *) sostituiscono caratteri qualsiasi ma differiscono tra loro per il fatto che il simbolo ? indica un solo carattere che occupa la stessa posizione del punto interrogativo, mentre * può sostituire un gruppo di caratteri qualsiasi che occupano la stessa posizione dell'asterisco.


Ad esempio se si volessero ricercare tutti i cognomi che iniziano con la lettera V e terminano con la lettera I, si potrebbe scrivere all'interno del criterio del modulo dati:

=V*I

Invece un criterio del tipo:

=?ossi

seleziona sia Rossi che Dossi.

La convalida dei dati

E' possibile controllare gli inserimenti dei dati nelle celle di Excel scegliendo il comando Dati-Convalida.

• Selezionare l'intervallo di celle per cui si vuole controllare l'inserimento;

• Scegliere il comando Dati-Convalida.

La finestra di dialogo che compare presenta tre diverse schede: Impostazioni, Messaggio di input, Messaggio di errore.

Nella scheda Impostazioni occorre specificare le restrizioni sui dati per le quali si desidera visualizzare un messaggio:

• nella casella Consenti selezionare l'opzione desiderata per la convalida dei dati.

Le opzioni visualizzate nella finestra di dialogo Convalida dati possono variare a seconda delle opzioni selezionate nelle caselle Consenti e Dati.

• Qualsiasi valore: non pone restrizioni sulle immissioni valide. Utilizzare questa impostazione se si desidera visualizzare un messaggio di input senza effettuare controlli sulla validità delle immissioni.

• Numero intero: Specifica che sono considerati validi solo i numeri interi.

• Decimale: specifica che sono considerati validi solo i numeri o le frazioni.

• Elenco: consente di specificare un elenco di immissioni valide. Nella casella Origine immettere un riferimento all'intervallo della cartella di lavoro in cui sono state immesse le immissioni valide oppure digitare le immissioni valide, separate da virgole, ad esempio: basso, medio, alto. Ignora celle vuote: selezionare questa opzione per considerare le celle vuote come valide, deselezionarla per specificare che le celle vuote non sono valide. Elenco nella cella: Selezionare questa opzione per visualizzare un menu a tendina che fornisca l'elenco da cui, l'utente che desidera immettere i dati, effettuerà una selezione dopo aver fatto clic sulla cella. Deselezionarla per non visualizzare la freccia a discesa.Data: fa in modo che siano considerate valide sole le date.Ora: specifica che sono considerate valide solo le ore.Lunghezza testo: Specifica il numero di caratteri per le immissioni.

• Personalizzato: consente di utilizzare una formula o un'espressione o di fare riferimento a un calcolo di un'altra cella per determinare le immissioni valide.


La scheda Messaggio di input serve a visualizzare un messaggio con la richiesta di immissione dei dati.

Assicurarsi che l'opzione Mostra messaggio di input quando viene selezionata la cella sia attiva.

• Per visualizzare un titolo nel messaggio, digitare il testo nella casella Titolo.

• Digitare il testo del messaggio (la lunghezza massima è di 255 caratteri) nella casella Messaggio di input.

La scheda Messaggio di errore serve per visualizzare un messaggio di errore qualora venissero immessi dati non validi.

Assicurarsi che l'opzione Mostra messaggio di errore quando i dati immessi non sono validi sia attiva;

• selezionare un'opzione dalla casella Stile. Il messaggio conterrà un pulsante Riprova che consentirà di apportare ulteriori modifiche alla cella e un pulsante Annulla che ripristinerà il valore precedentemente contenuto nella cella.

• Se si desidera visualizzare un titolo nella barra del titolo del messaggio o nel fumetto dell'Assistente di Office, ove questo sia visualizzato, digitare il testo nella casella Titolo.

• Se si desidera visualizzare un testo personalizzato nel messaggio, digitare un testo di un massimo di 225 caratteri nella casella Messaggio di errore. Se non viene immesso alcun testo nella casella Messaggio di errore, verrà visualizzato il messaggio "Valore immesso non valido. Un utente ha stabilito delle limitazioni per i valori che è possibile immettere nella cella."


Estrarre dati da un elenco

Filtrare un elenco significa nascondere tutte le righe fuorché quelle che soddisfano una particolare condizione. Excel offre due comandi per effettuare tale operazione: Filtro automatico, per i criteri semplici e Filtro avanzato, per i criteri più complessi.

Filtro automatico

Il Filtro automatico si usa ogni qual volta si desiderano cercare dati che soddisfano una condizione semplice. Se, ad esempio, si volessero cercare tutti i dipendenti della P.A.T. che lavorano nel Servizio Foreste, oppure quelli con uno stipendio superiore a 3 milioni, si può utilizzare tale filtro.

• Selezionare una qualsiasi cella dell'elenco;

• scegliere il comando Dati-Filtro-Filtro automatico.

Excel visualizza delle frecce accanto a ciascuna delle intestazioni di colonna dell'elenco (o nomi di campo).

• fare clic sulla freccia relativa all'intestazione della colonna alla quale si vuole applicare il filtro;

• selezionare il dato nell'elenco.

Una volta impostato il filtro, Excel visualizzerà solo alcune delle righe dell'elenco: quelle che soddisfano il criterio selezionato, nascondendo le altre. Per evidenziare che è stata compiuta un'operazione di filtro, i numeri delle righe filtrate vengono visualizzati con un colore diverso, mentre la barra di stato riporterà un messaggio che ricorda all'utente che sta lavorando con un filtro impostato.

Se si desidera vedere nuovamente tutto l'elenco delle righe che sono state nascoste con l'impostazione di un filtro, è necessario fare clic sulla freccia relativa all'intestazione della colonna su cui si è impostato il filtro e scegliere Tutto. Oppure scegliere nel menu Dati il comando Filtro-Mostra tutto.

Dopo aver filtrato un elenco su una colonna è necessario, prima di effettuare un ulteriore filtro, visualizzare tutte le righe dell'elenco, altrimenti il filtro verrà eseguito solo sui dati visibili.

Alla fine di ogni elenco a discesa di filtro automatico, si trovano le voci Vuote e Non vuote. Esse servono per visualizzare rispettivamente le righe in cui una particolare colonna non ha voci e quelle in cui invece esistono dati.

Se ci fosse necessità di estrarre un certo numero di record con valore più alto, è possibile utilizzare l'opzione Filtro automatico-Primi 10.

Tale opzione permette, ad esempio, di estrarre dall'elenco degli stipendi dei dipendenti, quelli che hanno lo stipendio più alto (o più basso) consentendo di estrapolare tanti record quanti si desidera.


Criteri più complessi con l'opzione personalizza

All'interno di ogni elenco a discesa di Filtro automatico è presente l'opzione Personalizza che si utilizza ogniqualvolta si voglia filtrare sulla base di una disuguaglianza.

Per personalizzare un filtro automatico occorre completare una finestra di dialogo come quella mostrata nella figura seguente:

Si possono inoltre combinare condizioni in AND od in OR.

L'utilizzo di AND per legare due condizioni permette di selezionare tutti i record che soddisfano contemporaneamente tutte e due le condizioni espresse, mentre l'utilizzo di OR consente di selezionare tutti i record che verificano l'una o l'altra delle condizioni espresse.

Eliminazione di un filtro automatico

Eliminare un Filtro automatico significa visualizzare di nuovo tutte le righe dell'elenco. Un metodo veloce per rivisualizzare tutte le righe consiste nello scegliere il comando Dati-Filtro-Mostra tutto.

Successivamente è possibile eliminare tutte le frecce relative alle colonne dell'elenco togliendo il segno di spunta del comando Dati-Filtro-Filtro automatico.

Filtro avanzato

Il Filtro avanzato permette di compiere alcune operazioni più complesse:

• specificare criteri in OR che coinvolgono due o più colonne, ad esempio, ricercare tutti i dipendenti che sono stati assunti prima del 1985 oppure che guadagnano più di 3 milioni.

• Specificare più di due criteri in OR, ad esempio, ricercare tutti i dipendenti che lavorano nel Servizio Foreste oppure nel Servizio Personale oppure nel Servizio Statistica.

Il Filtro avanzato, inoltre, può essere utilizzato per estrarre righe dall'elenco, collocando copie di tali righe in un'altra parte del foglio corrente. Si possono ottenere estrazioni anche con il Filtro automatico, ma è necessario compiere manualmente le operazioni di copia ed incolla, mentre il Filtro avanzato consente di automatizzare questa operazione.

L'intervallo del criterio

Il comando Filtro avanzato può filtrare l'elenco sul posto, esattamente come il Filtro automatico, ma non visualizza elenchi a discesa nelle colonne. Esso, infatti, richiede che i criteri di filtro vengano specificati in un intervallo distinto dall'elenco, detto intervallo dei criteri.

L'intervallo dei criteri può essere definito in qualsiasi zona del foglio di lavoro purché rispetti le seguenti caratteristiche:

• l'intervallo deve essere costituito almeno due righe;

• la prima riga deve contenere i nomi di campo, scritti esattamente come nella prima riga dell'elenco. Un semplice modo per assicurarsi che i nomi di campo dei criteri corrispondano a quelli dell'elenco consiste nel copiarli direttamente dall'elenco;

• i criteri di estrazione devono essere immessi nella seconda riga dell'intervallo.

Quando l'elenco viene filtrato, intere righe vengono nascoste, quindi non è consigliabile porre l'intervallo dei criteri accanto all'elenco: meglio porlo sopra.

Utilizzo del filtro avanzato


Il Filtro avanzato si utilizza dunque sfruttando l'intervallo dei criteri nel modo di seguito descritto.

Si supponga di voler ricercare, utilizzando i filtri avanzati, tutti i dipendenti della P.A.T. che lavorano nel Servizio Organizzazione: ricopiare la riga contenente le etichette di colonna dall'elenco dei dati; nella cella relativa al reparto inserire il criterio di selezione “S. Organizzazione” come evidenziato dalla figura;

• scegliere il comando Dati-Filtro-Filtro avanzato;nella finestra di dialogo che compare controllare che sia stato correttamente indicato l'intervallo dell'elenco ed indicare il riferimento dell'intervallo dei criteri;


Analogamente al Filtro automatico, il Filtro avanzato nasconde tutte le righe che non soddisfano il criterio indicato e visualizza in un colore diverso i numeri delle righe restanti. Nella barra di stato viene evidenziato il numero delle righe trovate.

La finestra di dialogo Filtro avanzato comprende anche un'opzione per copiare in altra posizione le righe filtrate: è sufficiente scegliere l'opzione Copia in un'altra posizione ed indicare nella casella Copia in il riferimento della cella a partire dalla quale si desiderano inserire i dati estratti, come indicato dalla seguente figura:


Excel copia le righe estratte a partire dalla cella evidenziata. Occorre quindi prestare attenzione che al di sotto ed alla destra di quella vi sia spazio sufficiente.

Se invece si indica un intervallo come destinazione delle righe estratte, Excel mostrerà solo le righe che riempiono l'intervallo stesso e presenterà un messaggio in cui avverte che non è stato possibile copiare tutti i dati.

AND logico

Excel seleziona tutti i record che soddisfano contemporaneamente i criteri espressi quando vengono inseriti due o più valori di ricerca all'interno della stessa riga dei criteri. Questa condizione viene chiamata AND logico.

Di seguito è illustrato il criterio necessario per selezionare tutti i record in cui la data di assunzione risulti successiva al 1/1/85 e lo stipendio maggiore di 1.600.000.

Talvolta occorre selezionare record che in un determinato campo abbiano un valore compreso tra due estremi. In questo caso occorre definire due criteri che fanno riferimento allo stesso campo, legati tra loro con una condizione di AND logico. E' possibile, a tal scopo, ripetere nell'area dei criteri alcuni nomi di campo già presenti in modo tale da poter inserire più criteri riferiti allo stesso campo.

Ad esempio è di seguito illustrato il criterio necessario per ricercare tutti i record in cui la data di assunzione sia compresa tra il 1/1/85 ed il 31/12/85.

L'area che verrà indicata come intervallo dei criteri all'interno del Filtro avanzato sarà quella evidenziata.

OR logico

Quando si desidera selezionare tutti i record che rispondono ad almeno uno tra una serie di criteri, si dovranno scrivere tali criteri in più righe successive all'interno dell'area dei criteri. In tal caso Excel estrarrà tutti i record che verificano l'una o l'altra condizione.

La figura seguente illustra il criterio necessario per estrarre tutti i record che abbiano nel campo Servizio "S. Foreste" o "S. Organizzazione".


Riepilogo dei dati in un elenco

La somma con elenchi filtrati

Utilizzando il pulsante di Somma automatica per calcolare il totale di un elenco filtrato (sia con Filtro automatico, che con Filtro avanzato), verrà calcolato il totale delle sole righe visualizzate. Modificando il filtro o scegliendo il comando Dati-Filtro-Mostra tutto, il totale sarà automaticamente adattato alla nuova visualizzazione.

Come si può osservare leggendo la formula, è stata inserita automaticamente la funzione SUBTOTALE, e non la funzione SOMMA.

La funzione Subtotale presenta la seguente sintassi: =SUBTOTALE(num funzione;rif)

Num funzione è un numero da 1 a 11 che specifica il tipo di funzione da utilizzare nel calcolo:

Rif è il riferimento delle celle di cui si desidera il subtotale.

Subtotali


Dopo aver ordinato un elenco si potrebbe avere l'esigenza di riassumere o di aggregare i dati dell'elenco stesso: calcolare i totali o la media dei valori di una colonna per ogni gruppo di informazioni, il numero delle righe di ciascun gruppo, etc.. Tali operazioni si possono compiere utilizzando il comando Subtotali. Il comando permette, inoltre, di calcolare i totali generali: applica cioè la funzione di aggregazione utilizzata a tutto l'elenco e non solo ai sottogruppi.

Per inserire dei subtotali:

• ordinare l'elenco rispetto alla colonna per cui si vogliono calcolare i subtotali tramite il comando Dati-ordina;

• scegliere il comando Dati-subtotali;

• nella finestra di dialogo che compare indicare le opzioni occorrenti per il calcolo, come visualizzato dalla figura seguente:

• Ad ogni cambiamento in: indicare la colonna rispetto cui si vuole effettuare il raggruppamento.

• Usa la funzione: indicare il tipo di funzione da utilizzare nel calcolo.

• Aggiungi subtotale a: indicare la colonna (o le colonne) da totalizzare.

• Sostituisci i subtotali correnti: permette di sostituire l'eventuale precedente totalizzazione.

• Interruzione di pagina tra gruppi: separa automaticamente ogni gruppo su una nuova pagina.

• Riepilogo sotto i dati: colloca le righe di totalizzazione sotto quelle di dettaglio.

• Rimuovi tutti: rimuove tutti i subtotali dell'elenco corrente.

Utilizzando le impostazioni specificate nella finestra, Excel calcola le medie degli stipendi, raggruppate per servizio, tramite la funzione Subtotale ed inserisce automaticamente una struttura per facilitare la visualizzazione e lo scorrimento dei dati.

Le funzioni per analizzare un elenco

Le funzioni CONTA.SE e SOMMA.SE sono di semplice utilizzo perché consentono di specificare i criteri direttamente nella formula. Con ambedue le funzioni, però, si è legati all'uso di soli criteri semplici.

La funzione CONTA.SE conta il numero di celle in un intervallo che soddisfano i criteri specificati e presenta la seguente sintassi: =CONTA.SE(intervallo,criteri)intervallo è l'intervallo di cui si vogliono contare i valori;criteri esprime direttamente il criterio richiesto.

Ad esempio, se si volessero contare i dipendenti del Servizio Foreste, ricordando che il Servizio è scritto nella colonna D, si potrebbe scrivere:=CONTA.SE(D2:D21;”S. Foreste”)

La funzione SOMMA.SE somma le celle specificate che soddisfano i criteri e presenta la seguente sintassi: =SOMMA.SE(intervallo;criteri;intervallo somma)L'argomento criteri è applicato ad intervallo, mentre intervallo somma è l'intervallo di cui si vogliono sommare i valori.

In pratica la funzione esegue il controllo specificato da criteri su una colonna, quella dell'intervallo, e somma i dati della colonna dell'intervallo somma. Se intervallo somma non è specificato verranno sommate le celle di intervallo.

Ad esempio, per calcolare la somma degli stipendi dei dipendenti del Servizio Foreste:=SOMMA.SE(D2:D21;”S. Foreste”;G3:G23).


Le funzioni di Database

Le altre funzioni orientate agli elenchi sono collettivamente denominate funzioni di Database. Esse presentano tutte la stessa sintassi:

=NOME FUNZIONE(elenco;campo;criterio)

• Elenco: indica l'intervallo di celle che costituisce la base di dati su cui operare.

• Campo: indica su quale campo viene applicata la funzione.

• Criterio: identifica l'intervallo in cui sono specificati i criteri che la funzione deve utilizzare per selezionare i record su cui operare.

Vengono di seguito riportate alcune di tali funzioni:

Attenzione!Le funzioni orientate agli elenchi hanno effetto sui valori del campo specificato che soddisfano il criterio definito. Di conseguenza si aggiorneranno automaticamente cambiando il criterio.


Le tabelle pivot

Che cos'è una tabella pivot

Le tabelle pivot sono strumenti analitici e di reporting per creare tabelle riassuntive, riorganizzare dati tramite trascinamento, filtrare e raggruppare i dati, rappresentare meglio i dati graficamente. Una tabella pivot è uno strumento di organizzazione dei dati, la cui struttura viene determinata dall’utente con la scelta dei campi e degli elementi che devono apparire nella tabella. Gli impieghi principali sono due: raccogliere dati in gruppi e visualizzare tali gruppi e le loro relazioni reciproche. Sono utili quando si vogliono esaminare diverse categorie di dati in configurazioni diverse. In parole più semplici, le tabelle pivot sono molto utili per analizzare tabelle di grandi dimensioni. Praticamente sono un “riassunto” di una grande tabella che viene trasformata in una tabella più piccola, nella quale i dati sono raggruppati e sono più facilmente leggibili. Nelle tabelle pivot non è possibile immettere e modificare i dati, perché sono basate sui valori della tabella iniziale. Quando si modificano i valori nella tabella iniziale, la tabella pivot non cambia, perché generalmente, le tabelle pivot rappresentano la situazione di un certo istante di tempo (per esempio il bilancio al 31/12, le spese mensili).

AUTOCOMPOSIZIONE

Le tabelle pivot sono un “riassunto” di una tabella esistente, quindi prima si deve creare la tabella iniziale, in seguito si crea il “riassunto”. Per creare una tabella pivot si deve selezionare la tabella di partenza e lanciare il comando RAPPORTO TABELLA PIVOT nel menu DATI, inizia una creazione guidata divisa in più finestre di dialogo, che verranno analizzate nell’esempio seguente.

I dati sopra elencati possono essere riassunti con una tabella pivot che evidenzi la distribuzione degli impiegati per qualifica e per servizio:

Per creare tale tabella, sia a partire da un elenco di dati Excel che da un database esterno, si utilizza il comando Report tabella pivot del menu Dati.

Utilizzando questo comando, Excel presenta automaticamente una serie di finestre di dialogo (dette di Creazione guidata Tabella pivot e grafico pivot) che aiutano nella costruzione della tabella.


Elementi di una tabella pivot

Per poter utilizzare la funzione di Autocomposizione Tabella pivot è indispensabile chiarire alcuni termini utilizzati da Excel nella costruzione della Tabella pivot.

I campi che contengono i dati visualizzati nelle intestazioni di riga o di colonna vengono detti rispettivamente Campi riga e Campi colonna. Sono le categorie rispetto cui i record vengono classificati. Per visualizzare, in una Tabella pivot, sottoinsiemi di dati raggruppati in base ad una specifica caratteristica, si dovrà utilizzare un Campo pagina.

Quando si crea una tabella bisogna anche specificare su quale dei campi dell'elenco si vogliono eseguire i calcoli. Tale campo è detto campo dati.

Attenzione!Se sono stati utilizzati dei criteri di ricerca specificando un intervallo di criteri sul foglio, la Creazione guidata Tabella pivot e grafico pivot considererà solo i record che soddisfano tali criteri.

Creazione di una semplice tabella pivot

Per creare una semplice Tabella pivot occorre:

• inserire i dati nel foglio;

• scegliere il comando Dati-rapporto tabella pivot e grafico pivot. Con tale comando, come già detto, Excel attiva la Creazione guidata Tabella pivot e grafico pivot che utilizza le informazioni dell'elenco specificato.

• scegliere, nella prima finestra, la fonte dei dati (che generalmente sarà un elenco o un database Excel) ed il tipo di documento che si vuole generare (tipicamente sarà una tabella pivot):

• nella seconda finestra, verificare che l'intervallo dei dati sui quali verrà costruita la Tabella pivot sia corretto:


• nella terza finestra si può indicare quale sarà la posizione occupata dalla Tabella pivot sul foglio indicando la prima cella in alto a sinistra dell'intervallo che occuperà la tabella. Se non si specifica nulla, la Tabella pivot sarà posta su un foglio nuovo. Da questa finestra, inoltre, si ha la possibilità di passare, cliccando il comando Layout, ad un'apposita finestra di composizione grafica della Tabella pivot.

• In questa finestra dedicata, si provvederà a trascinare i campi riga, i campi colonna e i campi sui quali si vogliono eseguire i calcoli (campi dati), nelle aree indicate nella finestra.

• Se si volessero creare dei sottoinsiemi di dati, si utilizzerà anche l'area della finestra chiamata Layout, nella quale occorre trascinare il campo per il quale si vuole ottenere un raggruppamento dei dati.


Ricalcolo di una tabella pivot

Se nell'elenco si modificano, eliminano, aggiungono alcuni record è possibile rispecchiare i cambiamenti nella Tabella pivot.

• Selezionare una cella qualsiasi della Tabella pivot;

• scegliere il comando Aggiorna dati dal menu Dati, ovvero, premere il pulsante sulla barra degli strumenti.

Excel conserverà le specifiche precedenti di costruzione della tabella ed effettuerà i ricalcoli. Se la Tabella pivot è memorizzata su un foglio di lavoro diverso da quello contenente l'elenco dei dati, prima di modificare una tabella occorre posizionarsi sul foglio che la contiene.

Modifica di una tabella pivot

Utilizzando il pulsante Creazione guidata Tabella pivot e grafico pivot si può ritornare nella creazione guidata in modo da poter modificare le impostazioni precedentemente scelte.

Un altro metodo per modificare una Tabella pivot è quello di effettuarlo direttamente sul foglio di lavoro:

• scegliere il pulsante Visualizza campi sulla barra Tabella pivot per attivare i pulsanti dei campi :

per aggiungere campi:

• selezionare e trascinare i pulsanti dei campi interessati nella Tabella pivot;

per eliminare campi :


• selezionare e trascinare i pulsanti dalla Tabella pivot all'interno della finestra di dialogo e rilasciare quindi il pulsante del mouse.

Modificare il metodo di calcolo dei valori

E' possibile utilizzare svariati metodi di analisi e calcolo dei valori visualizzati. Ad esempio si possono calcolare la media, il minimo, il massimo, il prodotto, la deviazione standard, ecc..

Per specificare il metodo di analisi:

• creare una Tabella pivot con le operazioni descritte nei paragrafi precedenti;

• aggiungere il campo desiderato come campo valori;

• fare un doppio clic sul campo dati, e apparirà la seguente finestra di dialogo;

• scegliere, il metodo di analisi desiderato tra somma, conteggio, valore minimo, valore massimo, deviazione standard e varianza. Se il campo valori è numerico la funzione predefinita sarà la somma, se invece si tratta di testo la funzione predefinita sarà il conteggio;

• nella casella Nome si può digitare un nuovo nome da assegnare;

• con il pulsante Numero si può scegliere il formato da assegnare ai numeri;

• confermare con OK e proseguire con la creazione della tabella.

La stessa finestra sopra descritta compare se, dopo aver selezionato una qualsiasi cella di quelle da modificare, si attiva il pulsante Campo tabella Pivot.

Formattare una tabella pivot

Per conservare le modifiche alla formattazione quando si aggiorna o si modifica il layout di una Tabella pivot, dall'elenco a discesa Tabella pivot, posto sulla barra degli strumenti Tabella pivot, scegliere Seleziona e assicurarsi che il pulsante Attiva selezione sia attivato prima di selezionare i dati che si desiderano formattare.


• Selezionare la parte della Tabella pivot che si desidera formattare;

• utilizzare i pulsanti della barra degli strumenti Formattazione e i comandi del menu Formato per modificare la tabella.

Come si crea un grafico in una tabella pivot

Con Excel2000 esiste la possibilità di creare grafici direttamente dalle tabelle pivot:

• posizionarsi nel foglio in cui è presente la tabella pivot;

• fare clic sul pulsante Grafico della barra Tabella pivot;

Excel provvederà a creare in automatico in un nuovo foglio un grafico basato sui dati contenuti nella tabella pivot.

In alternativa è possibile costruire il grafico e la tabella pivot contemporaneamente con la stessa tecnica utilizzata per la costruzione della tabella pivot, basterà, nella 1 schermata della creazione guidata, indicare Grafico pivot (con tabella pivot).


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