Controllo costi, analisi e determinazione del budget del ... · fase decisionale sia durante le...

Controllo costi, analisi e determinazione del budget del

Personale

Genova, 13 settembre 2012

Controllo costi, analisi e determinazione del budget del

Personale

Benvenuti!

SIAT in collaborazione con AIDP GRUPPO LIGUREsecondo momento di incontro, formazione, discussione,…

� Presentiamoci…

� Controllo di Gestione e Personale: opportunità o “nuovo mostro?”

AIDP GRUPPO LIGURE, organizza un secondo momento di incontro, formazione, discussione,…

Controllo di Gestione e Personale: opportunità o “nuovo mostro?”

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Per esempio…un punto di vista diverso….come vedere Ge nova da diversi punti di vista…

L’Azienda da vari punti di vista…

Per esempio…un punto di vista diverso….come vedere Ge nova da diversi punti di vista…

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Il ruolo del Controllo di Gestione

Cos’è il Controllo di Gestione?

“È l’insieme di strumenti e di metodologie che permettono di misurare in maniera efficace la performance di tutti i processi e di tutte le attività

L’utilizzo del controllo di gestione:

� perseguire gli obiettivi prefissati e per il governo dell’Azienda

� identificare azioni che consentano il raggiungimento degli obiettivi

� individuare i costi ed i benefici di decisioni, attività e programmi, sia in

fase decisionale sia durante le fasi di processo

� monitorare, in maniera continuativa, i risultati e verificare l’effettivo � monitorare, in maniera continuativa, i risultati e verificare l’effettivo

conseguimento dei target

� segnalare tempestivamente le aree aziendali che non sono il linea con

le performance attese

È l’insieme di strumenti e di metodologie che permettono di misurare in maniera efficace la performance di tutti i processi e di tutte le attività.”

perseguire gli obiettivi prefissati e per il governo dell’Azienda

identificare azioni che consentano il raggiungimento degli obiettivi

individuare i costi ed i benefici di decisioni, attività e programmi, sia in

fase decisionale sia durante le fasi di processo

monitorare, in maniera continuativa, i risultati e verificare l’effettivo

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monitorare, in maniera continuativa, i risultati e verificare l’effettivo

segnalare tempestivamente le aree aziendali che non sono il linea con

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Le fasi del Controllo di Gestione

LE FASI DEL CONTROLLO DI GESTIONE

PIANIFICAZIONE Definizione obiettivi e strategie di

Il processo di controllo di gestione si svolge secondo un ciclo periodico (annuale):

PROGRAMMAZIONE Definizione obiettivi gestione operativa

CONTROLLO e MONITORAGGIO

Revisione continua di obiettivi, attività svolte e

(annuale):

�controllo antecedente

�controllo concomitante

�controllo susseguente

LE FASI DEL CONTROLLO DI GESTIONE

Definizione obiettivi e strategie di medio-lungo periodo

Il processo di controllo di gestione si svolge secondo un ciclo periodico

Definizione obiettivi gestione operativa di breve periodo

Revisione continua di obiettivi, attività svolte e interventi correttivi

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INTERRELAZIONI CON ALTRI SISTEMI OPERATIVI

� Si è già visto che il sistema di controllo di gestione è solitamente connesso con il sistema di pianificazione e che, per conseguire i suoi scopi, dovrebbe essere interrelato con il sistema di valutazione del personale e, quindi, con il sistema incentivante.

È inoltre interrelato:

� con il sistema di contabilità analitica, che permette di ripartire i costi aziendali tra i singoli centri di responsabilità e i singoli obiettivi aziendali;

� con il sistema informativo, che permette di raccogliere, archiviare e trattare i dati relativi a costi e indicatori e distribuire le relative informazioni ai soggetti utilizzatori. Nell'ambito dei sistemi informativi informazioni ai soggetti utilizzatori. Nell'ambito dei sistemi informativi aziendali particolarmente utili ai fini del controllo di gestione sono i sistemi di reportistica.

L’esempio di SIAT: → Controllo di Gestione e Personale (e Organizzazione) hanno lo stesso

Responsabile. Cosa ne pensate? Elenchiamo alcuni pro e contro..

INTERRELAZIONI CON ALTRI SISTEMI OPERATIVI

Si è già visto che il sistema di controllo di gestione è solitamente connesso e che, per conseguire i suoi scopi, dovrebbe

essere interrelato con il sistema di valutazione del personale e, quindi, con

, che permette di ripartire i costi aziendali tra i singoli centri di responsabilità e i singoli obiettivi aziendali;

, che permette di raccogliere, archiviare e trattare i dati relativi a costi e indicatori e distribuire le relative informazioni ai soggetti utilizzatori. Nell'ambito dei sistemi informativi

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informazioni ai soggetti utilizzatori. Nell'ambito dei sistemi informativi aziendali particolarmente utili ai fini del controllo di gestione sono i

Controllo di Gestione e Personale (e Organizzazione) hanno lo stesso Responsabile. Cosa ne pensate? Elenchiamo alcuni pro e contro..

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Ed anche (soprattutto ??!!??)

Il Controllo di Gestione deve utilizzare una Il Controllo di Gestione deve utilizzare una

comprensibile a tutta l’Azienda, facendo eventualmente

l’interprete tra le linee di business che utilizzano un

linguaggio “tecnico”, l’Amministrazione che utilizza il

“contabile” per arrivare a far si che in Azienda….

…Ed anche (soprattutto ??!!??)

Il Controllo di Gestione deve utilizzare una linguaIl Controllo di Gestione deve utilizzare una lingua

comprensibile a tutta l’Azienda, facendo eventualmente

l’interprete tra le linee di business che utilizzano un

linguaggio “tecnico”, l’Amministrazione che utilizza il

“contabile” per arrivare a far si che in Azienda….

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Requisiti del Controllo di Gestione: sinteticità e significatività

Pochi dati che rappresentino un effettivo andamentoDati completi e corretti

Quando un dato è completo:

quando contiene tutte le informazioni necessarie ed è aggiornato. Considerato il fatto che normalmente si effettuano raffronti (di norma con analoghi periodi o situazioni) il dato è completo quando contiene tutte le informazioni che avrebbero dovuto essere inserite nel periodo indicato.

Un dato è corretto se non contiene errori. Un dato è corretto se non contiene errori.

Su questi due aspetti è necessario soffermarci: analizzare dei dati, effettuare delle valutazioni e prendere delle decisioni su una base dati non attendibile può essere molto pericoloso.

Requisiti del Controllo di Gestione: sinteticità e significatività

Pochi dati che rappresentino un effettivo andamentoDati completi e corretti

quando contiene tutte le informazioni necessarie ed è aggiornato. Considerato il fatto che normalmente si effettuano raffronti (di norma con analoghi periodi o situazioni) il dato è completo quando contiene tutte le informazioni che avrebbero dovuto essere inserite nel periodo indicato.

Un dato è corretto se non contiene errori.

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Un dato è corretto se non contiene errori.

Su questi due aspetti è necessario soffermarci: analizzare dei dati, effettuare delle valutazioni e prendere delle decisioni su una base dati non attendibile può essere molto pericoloso.

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L’IMPORTANZA DEI DATI

Nella pratica del Controllo di gestione l’condizione indispensabile.Si deve verificare la fase di ricezione e di input per avere la ragionevole certezza che tutti i dati arrivino nei tempi richiesti per poter effettuare certezza che tutti i dati arrivino nei tempi richiesti per poter effettuare dei raffronti. Immaginiamo una Compagnia di Assicurazioni che riceve premi di polizza e soprattutto sinistri da molti intermediari (Broker, Agenti). Per poter confrontare dei dati gli stessi devono essere si deve lavorare sull’efficienza e sull’efficacia del processo di ricezione ed inserimento.Poi i dati devono essere corretti. Oltre all’individuazione degli errori formali (errori di invio o di inserimento) si deve porre attenzione al corretto recepimento dei dati da parte delle procedure. Le Compagnie di corretto recepimento dei dati da parte delle procedure. Le Compagnie di Assicurazione (tutte!) hanno il problema dei “sospesi”. Sono dati che normalmente “non si abbinano”, quindi non sono corretti. Pensiamo ad un premio di polizza che viene poi pagato con un premio differente, oppure con un numero di polizza diverso. E qui i casi sono molteplici.

Il caso di SIAT: dallo stesso Responsabile dipende Co.Ge. e Gestione.

L’IMPORTANZA DEI DATI

Nella pratica del Controllo di gestione l’affidabilità dei dati risulta una

Si deve verificare la fase di ricezione e di input per avere la ragionevole certezza che tutti i dati arrivino nei tempi richiesti per poter effettuare certezza che tutti i dati arrivino nei tempi richiesti per poter effettuare dei raffronti. Immaginiamo una Compagnia di Assicurazioni che riceve premi di polizza e soprattutto sinistri da molti intermediari (Broker,

Per poter confrontare dei dati gli stessi devono essere omogenei. Quindi si deve lavorare sull’efficienza e sull’efficacia del processo di ricezione ed

. Oltre all’individuazione degli errori formali (errori di invio o di inserimento) si deve porre attenzione al corretto recepimento dei dati da parte delle procedure. Le Compagnie di

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corretto recepimento dei dati da parte delle procedure. Le Compagnie di Assicurazione (tutte!) hanno il problema dei “sospesi”. Sono dati che normalmente “non si abbinano”, quindi non sono corretti. Pensiamo ad un premio di polizza che viene poi pagato con un premio differente, oppure con un numero di polizza diverso. E qui i casi sono molteplici.

: dallo stesso Responsabile dipende Co.Ge. e Gestione.

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““Prevedere è difficile, specialmente il futuroPrevedere è difficile, specialmente il futuroPrevedere è difficile, specialmente il futuroPrevedere è difficile, specialmente il futuro”” – Niels Bohr

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Forse sappiamo cosa dire, ma come?

Il Controllo di Gestione è una funzione aziendale che può risultare “scomoda”.

Deve verificare gli andamenti, discuterli con le linee di business e poi riferirli in Direzione, talvolta in contraddittorio.

Quindi non è solo importante cosa si dice ma anche Quindi non è solo importante cosa si dice ma anche modo giusto in Azienda. Alcuni concetti

Vediamo qualche suggerimento:

Il Controllo di Gestione è una funzione aziendale che può risultare

Deve verificare gli andamenti, discuterli con le linee di business e poi riferirli in Direzione, talvolta in contraddittorio.

si dice ma anche come. Per porsi nel si dice ma anche come. Per porsi nel modo giusto in Azienda. Alcuni concetti ovvii, ma forse necessari?

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Il Controllo di Gestione in una Compagnia specialistica: Il controllo delle spese generali

Base per effettuare un controllo delle spese generali è la disponibilità di un sistema di contabilità analitica.

La Contabilità Analitica per Centro di CostoLa Contabilità Analitica per Centro di Costoregistrazioni contabili ed extracontabili, su diversi centri di costo, allo scopo di rilevarne la redditività. Questa fase avviene subito dopo la registrazione dei movimenti in Contabilità Generale; effettuata poi la chiusura del mese i dati vengono ribaltati nel programma di Contabilità analitica.

Cos’è un Centro di Costo? Si intende qualsiasi entità per la quale sia utile uno specifico monitoraggio economico. economico.

I bilanci per centro costo, danno la possibilità di ottenere automaticamente riepiloghi di gruppo e/o totali. L'elaborazione può fare riferimento ad un qualsiasi intervallo temporale.


Base per effettuare un controllo delle spese generali è la disponibilità di un

Contabilità Analitica per Centro di Costo consente la ripartizione di Contabilità Analitica per Centro di Costo consente la ripartizione di ed extracontabili, su diversi centri di costo, allo

scopo di rilevarne la redditività. Questa fase avviene subito dopo la registrazione dei movimenti in Contabilità Generale; effettuata poi la chiusura del mese i dati vengono ribaltati nel programma di Contabilità

Si intende qualsiasi entità per la quale sia utile uno specifico monitoraggio

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I bilanci per centro costo, danno la possibilità di ottenere automaticamente riepiloghi di gruppo e/o totali. L'elaborazione può fare riferimento ad un

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Condizioni necessarie per effettuare un puntuale controllo delle spese, sono quindi, oltre alla disponibilità di un piano dei conti e di un sistema di contabilità analitica:

�Puntuale movimentazione dei centri di costo (ad esempio in caso di trasferimento di una risorsa)

�Puntuale e precisa registrazione delle fatture (per un raffronto omogeneo con lo stesso periodo dell’esercizio precedente e con il budget)

�In caso di addebiti consistenti effettuati una sola volta all’anno, possibilità di inserimento di ratei


Condizioni necessarie per effettuare un puntuale controllo delle spese, sono quindi, oltre alla disponibilità di un piano dei conti e di un sistema di

Puntuale movimentazione dei centri di costo (ad esempio in caso di

Puntuale e precisa registrazione delle fatture (per un raffronto omogeneo con lo stesso periodo dell’esercizio precedente e con il budget)

In caso di addebiti consistenti effettuati una sola volta all’anno, possibilità

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In una Compagnia di Assicurazione come la SIAT il controllo delle spese generali si concentra sull’analisi mensile e sul monitoraggio di alcune tipologie di spese quali:

�Spese del personale�Spese del personale

�Altre spese

�Spese commerciali e promozionali

Alla base abbiamo posto un sistema di centri di costo che rispecchia esattamente l’organigramma, potendo quindi attribuire ai singoli uffici/Settori i costi (ed i ricavi) di competenza.

In sede di bilancio (annuale, semestrale,..) ai singoli Settori di business In sede di bilancio (annuale, semestrale,..) ai singoli Settori di business vengono attribuiti i ricavi derivanti dall’attività tecnica ed i costi sostenuti sia direttamente (dalle proprie Strutture) sia indirettamente dai Settori funzionali che vengono ripartiti seguendo driver specifici di attribuzione (premi emessi, teste, time report, altri sistemi)


In una Compagnia di Assicurazione come la SIAT il controllo delle spese generali si concentra sull’analisi mensile e sul monitoraggio di alcune

Alla base abbiamo posto un sistema di centri di costo che rispecchia esattamente l’organigramma, potendo quindi attribuire ai singoli uffici/Settori i costi (ed i ricavi) di competenza.

In sede di bilancio (annuale, semestrale,..) ai singoli Settori di business

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In sede di bilancio (annuale, semestrale,..) ai singoli Settori di business vengono attribuiti i ricavi derivanti dall’attività tecnica ed i costi sostenuti sia direttamente (dalle proprie Strutture) sia indirettamente dai Settori funzionali che vengono ripartiti seguendo driver specifici di attribuzione (premi emessi, teste, time report, altri sistemi)

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La fase di controllo dei costi

Nella nostra realtà il controllo avviene mensilmente, ed i raffronti vengono effettuati in prevalenza rispetto al mese precedente, allo stesso periodo dell’anno precedente e rispetto al budget.

Si premette che in ambito “costi del personale” la nostra società ha le Si premette che in ambito “costi del personale” la nostra società ha le seguenti fattispecie:

�Dipendenti

�Dipendenti distaccati da Gruppo

�Contratti di somministrazione

�Contratti di consulenza

�Stagisti (solo a seguito di Master)

Nella fase di analisi le voci principali di verifica sono le seguenti:

Stipendi e salari che contiene:Stipendi e salari che contiene:•Stipendi: rappresentano la voce più consistente. In questa voce confluiscono i minimi tabellari al netto di eventuali recuperi (ad esempio la legge 104 per i 3 giorni o l’Inail per eventuali infortuni riconosciuti). Contiene anche, ad esempio, l’indennità di carica per i funzionari.

Nella nostra realtà il controllo avviene mensilmente, ed i raffronti vengono effettuati in prevalenza rispetto al mese precedente, allo stesso periodo dell’anno precedente e rispetto al budget.

Si premette che in ambito “costi del personale” la nostra società ha le Si premette che in ambito “costi del personale” la nostra società ha le

Nella fase di analisi le voci principali di verifica sono le seguenti:

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: rappresentano la voce più consistente. In questa voce confluiscono i minimi tabellari al netto di eventuali recuperi (ad esempio la legge 104 per i 3 giorni o l’Inail per eventuali infortuni riconosciuti). Contiene anche, ad esempio, l’indennità di carica per i funzionari.

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•Premio di produzione:erogato sulla base del CIA

•Indennità varie: contingenza dirigenti, indennità invalidità, etc•Assegni ad personam: erogazioni di merito (i classici aumenti che non determinano passaggi di livello)determinano passaggi di livello)

•Premio di anzianità: erogato come da CCNL al compimento del 25anno di servizio (8% e 16% della ral)

•Ferie e festività non godute: questo è il costo riconosciuto al dipendente. Questa è una voce di gestione e politiche del personale•Mensa aziendale e ticket: il costo dei buoni pasto

Retribuzioni straordinarie che contiene: �Aumenti di merito: una tantum

�Lavoro straordinario: …�Lavoro straordinario: …

�Incentivo di fine rapporto:. altra voce di politiche del personale che vanno condivise con un più ampio piano aziendale. necessità di ridurre l’organico, i costi ma anche a programmare il turn over, a non perdere risorse ancora motivate, di esperienza, di valore…

:erogato sulla base del CIA

: contingenza dirigenti, indennità invalidità, etc

: erogazioni di merito (i classici aumenti che non

: erogato come da CCNL al compimento del 25° e 35°anno di servizio (8% e 16% della ral)

: questo è il costo riconosciuto al dipendente. Questa è una voce di gestione e politiche del personale.

il costo dei buoni pasto

che contiene:

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altra voce di politiche del personale che vanno condivise con un più ampio piano aziendale. Si pensi alla necessità di ridurre l’organico, i costi ma anche a programmare il turn over, a non perdere risorse ancora motivate, di esperienza, di valore…

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Contributi sociali che contiene:Inps, Inail

Indennità anzianità del personale Il TFR destinato all’Inps o al Fondo PensioneIl TFR destinato all’Inps o al Fondo Pensione

Spese varie inerenti il personale che contiene�Cassa di assistenza: premio annuo per condizioni come da CIA

�Cassa di previdenza: in % sulla ral lorda come da CIA

�Polizze assicurative del personale: ad esempio la polizza infortuni

�Altre spese: borse di studio, centri estivi, come da CIA

�Formazione: corsi di perfezionamento o formazione

�Costo del personale interinale e compenso agenzie interinali�Costo del personale interinale e compenso agenzie interinali

Indennità anzianità del personale che contiene:Il TFR destinato all’Inps o al Fondo PensioneIl TFR destinato all’Inps o al Fondo Pensione

che contiene

Cassa di assistenza: premio annuo per condizioni come da CIA

Cassa di previdenza: in % sulla ral lorda come da CIA

Polizze assicurative del personale: ad esempio la polizza infortuni

Altre spese: borse di studio, centri estivi, come da CIA

Formazione: corsi di perfezionamento o formazione

Costo del personale interinale e compenso agenzie interinali

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Costo del personale interinale e compenso agenzie interinali

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Il Controllo di Gestione in una Compagnia specialistica

Il mito del budget…Il mito del budget…

Il budget (inglese, derivato dal francese bougette) è il e rientra tra gli strumenti fondamentali di programmazione e controllo dell'azienda.C’è chi invece pone l’origine sul “bugettu”, di origine camoglina, la somma C’è chi invece pone l’origine sul “bugettu”, di origine camoglina, la somma che i naviganti lasciavano alle mogli per vivere nel periodo durante il quale sarebbero stati in mare… stimando quanto sarebbe servito per sopravvivere…

Nell'ambito dei sistemi di controllo di gestione il budget riveste un ruolo molto importante, non tanto e non solo come riferimento operativo generale sull'andamento dell'azienda (in confronto a quanto previsto), ma anche perché, nel suo processo di preparazione:�obbliga tutte le aree aziendali a riflettere sulle attività di propria competenza, impostare programmi e monitorarecompetenza, impostare programmi e monitorarecontinuamente) le attività quando i programmi diventano operativi; �promuove (anche obbliga) la comunicazione tra le diverse aree aziendali e il confronto su fabbisogni spesso contrastanti; �fornisce, di conseguenza, dei criteri di valutazione delle performance (necessariamente) condivisi.

Il Controllo di Gestione in una Compagnia specialistica – Il budget

Il budget (inglese, derivato dal francese bougette) è il bilancio di previsionee rientra tra gli strumenti fondamentali di programmazione e controllo

C’è chi invece pone l’origine sul “bugettu”, di origine camoglina, la somma C’è chi invece pone l’origine sul “bugettu”, di origine camoglina, la somma che i naviganti lasciavano alle mogli per vivere nel periodo durante il quale sarebbero stati in mare… stimando quanto sarebbe servito per

Nell'ambito dei sistemi di controllo di gestione il budget riveste un ruolo molto importante, non tanto e non solo come riferimento operativo generale sull'andamento dell'azienda (in confronto a quanto previsto), ma anche perché, nel suo processo di preparazione:obbliga tutte le aree aziendali a riflettere sulle attività di propria

monitorare (controllare

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monitorare (controllare continuamente) le attività quando i programmi diventano operativi; promuove (anche obbliga) la comunicazione tra le diverse aree aziendali e

il confronto su fabbisogni spesso contrastanti; fornisce, di conseguenza, dei criteri di valutazione delle performance

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Il Controllo di Gestione in una Compagnia specialistica

IL PROCESSO DI BUDGET� Obiettivi del periodo (di solito 1/3 anni): Direzione Generale� Unita di business:

� Piano delle azioni per il raggiungimento dell’obiettivo contenente:contenente:

– Ambito– Obiettivo– Azione– Misurazione (stazioni di controllo) – Chi– Quando– Risultato atteso

� Budget numerico contenente:� Budget numerico contenente:– Principali indicatori tecnici tra i quali:– Premi, Sinistri, riserve ex, politica di cessione della

Riassicurazione (condivisa con il Settore)– Principali voci di spesa gestite dal Settore (Personale,

rappresentanza, viaggi e trasferte, professionisti...)

Il Controllo di Gestione in una Compagnia specialistica – Il budget

IL PROCESSO DI BUDGETObiettivi del periodo (di solito 1/3 anni): Direzione Generale

Piano delle azioni per il raggiungimento dell’obiettivo

Misurazione (stazioni di controllo)

Budget numerico contenente:

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Budget numerico contenente:Principali indicatori tecnici tra i quali:Premi, Sinistri, riserve ex, politica di cessione della Riassicurazione (condivisa con il Settore)Principali voci di spesa gestite dal Settore (Personale, rappresentanza, viaggi e trasferte, professionisti...)

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La determinazione del budget

Le voci alle quali prestare maggiore attenzione in ambito personale:

�Numero delle risorse: prevedere in accorso con i piano aziendali il fabbisogno e le eventuali evoluzioni

�Possibilità di uscite con focus su quelle incentivate�Possibilità di uscite con focus su quelle incentivate

�Fabbisogni qualitativi: evoluzioni di carriera, riassetti organizzativi

�Necessità di consulenze

�Scadenze contrattuali: eventuali oneri da rinnovo di CCNL/CIA e valutazione dei costi connessi. Evoluzione annuale dei costi relativi all’applicazione dei contratti

�Premi di anzianità: stima rispetto al personale in essere

�Fruizione ferie

Fondamentale evitare eccessi di prudenza oppure non considerare costi probabili e/o connessi (si pensi ad una riorganizzazione che potrebbe avere impatti rilevanti, oltre che sul personale, sull’IT, sui viaggi e trasferte, etc)

Le voci alle quali prestare maggiore attenzione in ambito personale:

Numero delle risorse: prevedere in accorso con i piano aziendali il

Possibilità di uscite con focus su quelle incentivatePossibilità di uscite con focus su quelle incentivate

Fabbisogni qualitativi: evoluzioni di carriera, riassetti organizzativi

Scadenze contrattuali: eventuali oneri da rinnovo di CCNL/CIA e valutazione dei costi connessi. Evoluzione annuale dei costi relativi

Premi di anzianità: stima rispetto al personale in essere

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Fondamentale evitare eccessi di prudenza oppure non considerare costi probabili e/o connessi (si pensi ad una riorganizzazione che potrebbe avere impatti rilevanti, oltre che sul personale, sull’IT, sui viaggi e trasferte, etc)

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Arrivederci!

“non si può gestire ciò che non si può“non si può gestire ciò che non si può

misuraremisurare

e non si può misurare ciò chee non si può misurare ciò che

non si può descrivere”non si può descrivere”

R. S. Kaplan

“non si può gestire ciò che non si può“non si può gestire ciò che non si può

misuraremisurare

e non si può misurare ciò chee non si può misurare ciò che

non si può descrivere”non si può descrivere”

R. S. Kaplan

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Controllo costi, analisi e determinazione del budget del ... · fase decisionale sia durante le...

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