Cagliari, 7 marzo 2013

Attività, strumenti, tecniche ed esempi

di Marzia Piga

E’ la cerniera tra chi fornisce la notizia e chi la diffonde

Cerca, crea, organizza notizie per poi veicolarle all'esterno

E’ una fonte di parte che deve saper diventare fonte autorevole e attendibile

L’ufficio stampa propone un’attività

di comunicazione sulla base di un input che arriva dal vertice

dell’azienda, organizzazione o enteESEMPI

Presentazione del rapporto Caritas sugli immigrati

Apertura di un nuovo reparto all’ospedale oncologico

Presentazione di un festival musicale in città

ESEMPI Presentazione del rapporto Caritas sugli

immigrati Apertura di un nuovo reparto all’ospedale

oncologico Presentazione di un festival musicale in

città

L’esigenza di comunicare viene subita. L’ufficio stampa entra in

gioco per rispondere, rettificare,

difendere o puntualizzare la posizione

aziendaleESEMPI La Saras replica alle accuse di scarsa

sicurezza degli impianti all’indomani di un incidente

Il sindaco risponde all’attacco della minoranza sulla decisione di istituire il

registro delle unioni civili

ESEMPI La Saras replica alle accuse di scarsa

sicurezza degli impianti all’indomani di un incidente

Il sindaco risponde all’attacco della minoranza sulla decisione di istituire il

registro delle unioni civili

Preparazione ed elaborazione del piano generale di

comunicazione

Aggiornamento media list, cura della rassegna stampa, gestione

archivi e web

Questa scelta è fondamentale ed è prerogativa solo dell'ufficio stampa,

un'iniziativa mal comunicata è destinata all'insuccesso

Valutare quali strumenti utilizzare per diffondere la notizia:

CONFERENZA STAMPA

COMUNICATO STAMPA

INTERVISTA

MEDIA LIST

COMUNICATO STAMPA

CONFERENZA STAMPA

INTERVISTA

RASSEGNA STAMPA

La media list è la lista dei contatti a cui inviare i comunicati stampa e tutto il materiale prodotto

dall’ufficio stampa

Per qualsiasi addetto stampa la media list

costituisce uno strumento di lavoro indispensabile e fondamentale

La preparazione di una mailing list completa, aggiornata e attendibile è sicuramente uno dei passi iniziali e fondamentali dell’attività di un

addetto stampa

L’aggiornamento e la gestione quotidiana della

media list è una delle attività principali dell’ufficio

Nomi dei giornalisti

Testate di appartenenza

Numeri di telefono (cellulare, fissi e fax)

Indirizzi di posta elettronica

LA MEDIA LIST DEVE CONTENERE:

Agenzie di stampa Quotidiani Settimanali/Mensili Tv/Radio Web

La media list è organizzata per:

E può essere divisa in:

Media locali (cittadini, provinciali, regionali)

Media nazionali Media internazionali

E' l'evento per eccellenza dell'ufficio stampa

Perché sceglierla:

Si deve comunicare una notizia davvero rilevante

Necessità di visualizzare contenuti (multimediali, nuovi prodotti, ritrovati

scientifici ecc.)

Partecipazione di ospiti autorevoli e importanti

NO ALL’ABUSO, I GIORNALISTI NON LA AMANO

NO ALL’ABUSO, I GIORNALISTI NON LA AMANO

Perché sceglierla:

Autorevolezza e importanza dell’intervistato

Necessità di esposizione diretta dell’intervistato (replica e risposta)

Ampia visibilità e carattere esclusivo

Target mirato (si sceglie una testata specifica)

(Essere brevi e sintetici)

COME INDIVIDUARE LA NOTIZIA:

LE REGOLE DI LASSWELL

Analisi del mittenteAnalisi del contenutoAnalisi del destinatarioAnalisi dei mezziAnalisi dell’impatto

Mettere a fuoco su chi legge (interlocutori finali e i loro intermediari giornalisti)

Togliersi momentaneamente la divisa dell’azienda e indossare i panni del

giornalista

IN ALTRE PAROLE:

DUNQUE:

LE CARATTERISTICHE

LA STRUTTURA

TITOLO ENUNCIATIVO

CONTI PUBBLICIDEBITO

RECORD A GENNAIO

CLIMA. LEGAMBIENTE

: SCONTI FISCALI A CHI

RISPARMIA ENERGIA

MESSICO E NUVOLE

RIVOLUZIONE GREEN

ECOBALLE

TITOLO CREATIVO

LA PIRAMIDE ROVESCIATA

QUALCHE CONSIGLIOQUALCHE

CONSIGLIO

Al bando il gerundio, soprattutto in attacco

Evitare i lunghi incisi Evitare le relative “a

grappolo” (preferibile separare le frasi)

Sì ai “virgolettati” (le dichiarazioni), ma le dichiarazioni devono essere di persone autorevoli (il presidente dell’ente, l’autore di un progetto, l’organizzatore di un evento)

Evitare linguaggio gergale e tecnicismi

Scrivere come se fosse un articolo di giornale, i giornalisti vi ringrazieranno per non dover metterci mano.

Spazio anche alla creatività (distinguere il target)

Mai usare la prima persona (“siamo lieti di annunciare”)

No superlativi e frasi autocelebrative (non è pubblicità)

Aggettivi con parsimonia (innovativo, spettacolare, avanzato ecc.)

CORRETTO

In Italia una donna su dieci soffre di disturbi post partum e l'80% di baby blues: Save the Children grazie al sostegno di Gallerie Commerciali Italia - con le sue 46 Gallerie Auchan - promuove il progetto “Fiocchi in Ospedale” attivo a Milano e a Bari per supportare le neo mamme e i neo papà.Obiettivo: sostenere almeno 1.500 nuclei familiari, prendere in carico 800 mamme e formare 200 tra operatori sociali e pediatri di base nelle due città.“Bambini si nasce, genitori si diventa”, questo è lo slogan del nuovo progetto, una vera e propria rete di sostegno e di solidarietà per neo mamme e neo papà nei primi mesi di vita del proprio bambino, realizzato grazie al sostegno di Gallerie Commerciali Italia con le sue 46 Gallerie Auchan dislocate in tutta Italia

ERRATO

Save the Children e Gallerie Commerciali Italia hanno presentato nei giorni scorsi un progetto intitolato "Fiocchi in Ospedale", messo in campo a Milano e Bari che prevede una rete di sostegno e solidarietà per i neo-genitori, soprattutto in condizioni di particolare vulnerabilità sociale e psicologica. Il progetto servirà a creare intorno alle nuove mamme e ai nuovi papà un ambiente sereno e forte grazie al supporto di operatori sociali e pediatri. Lo slogan del progetto, realizzato grazie al sostegno di Gallerie Commerciali Italia con le sue 46 Gallerie Auchan dislocate in tutta Italia, è “Bambini si nasce, genitori si diventa” e si propone di sostenere almeno 1.500 nuclei familiari, prendere in carico 800 mamme e formare 200 tra operatori sociali e pediatri di base nelle due città

INVIO E-MAIL

FATTORE TEMPO

RECALL

PUBBLICAZIONE ONLINE

Mettere direttamente il comunicato nel testo della mail (il giornalista non

è costretto ad aprire l’allegato)

Adottare una soluzione grafica lineare

e pulita (non tutti leggono in Html)

Allegare il comunicato anche in word

INVIO E-MAILINVIO E-MAIL

Vietato l’invio di posta pesante (max 500 kb)

Tutti gli indirizzi nascosti in “CCN”

Inviare da un account istituzionale (sempre lo stesso)

Copiare il titolo del comunicato nello spazio “oggetto”

Per le foto utilizzare programmi di compressione e/o inviare link (dropbox,

wetransfer)

INVIO E-MAIL/2INVIO E-MAIL/2

Inviare il comunicato in linea di massima sempre la mattina (soprattutto per le agenzie)

Mai dopo le 18:00 (l’attività in redazione è frenetica e le pagine

già definite)

EMBARGO: la richiesta di non diffondere o pubblicare una notizia

prima di una certa ora e data

FATTORE TEMPOFATTORE TEMPO

E’ la telefonata di accompagnamento fatta al giornalista per avvisarlo dell’invio di un comunicato (messa in allerta) o accertarsi che lo abbia ricevuto e possibilmente visto (verifica dell’interesse suscitato). Evitare gli orari della riunione di redazione (12:00/13:00)

IL RECALL (APPOGGIO)IL RECALL

(APPOGGIO)

PER IL GIORNALISTA E’ UNA SECCATURA… EVITARE LO “STALKING”!

PER IL GIORNALISTA E’ UNA SECCATURA… EVITARE LO “STALKING”!

In appositi portali (www.comunicatistampa.net)

Sul proprio sito aziendale

Sulle pagine dei social network

PUBBLICAZIONE ONLINE

PUBBLICAZIONE ONLINE

E’ lo strumento che permette di verificare l’attività dell’ufficio stampa e raccoglie le notizie

pubblicate nel tempo sull’azienda, ente o organizzazione per cui

lavoriamo.

Può essere in formato cartaceo o digitale. Divisa per quotidiani,

periodici, agenzie, siti web