Comunicazione in rete Aumentare lefficienza della comunicazione fra le segreterie di direzione.
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Comunicazione in rete
Aumentare l’efficienza della comunicazione fra le
segreterie di direzione.
Oggi
• Analizzare come comunichiamo• Analizzare con chi• Riflettere sul miglioramento
Domani
• Usare la posta• Usare il calendario
Possiamo risparmiare tempo?
• Si!• Capendo meglio come
comunichiamo.• Usando meglio gli strumenti.• Comunicando assieme.
Una giornata di lavoro…
• …
Come comunichiamo…
• La comunicazione personale resta centrale…
• Molta comunicazione e’ fatta solo per facilitare una comunicazione successiva
Da cosa dipende il tempo che impieghiamo
• Lavoro PER qualcuno;• Comunicazione CON qualcuno;• I tempi totali di lavoro=PER+CON• Tempi percepiti di lavoro:
PERXCON
Dare ordine…
• Concentrare il lavoro;• Concentrare i tempi della
comunicazione• Studiare come funziona…
Analizziamo cosa facciamo!
• Chi?• Che responsabilita’ ha?• Ogni quanto comunichiamo con
loro?• Quanto tempo dedichiamo a
comunicare?• Quanto lavoriamo per loro?
Dopo l’analisi la presentazione!
• Proviamo a disegnare l’organigramma della nostra Camera
• Coincide con le nostre comunicazioni?
Chi?
• Presidente e sg• I colleghi• Entita’ esterne
funzioni
• Agenzia viaggi• Gestione agenda• Filtro• Comunicazione alla struttura• Smistamento documentazione
Cose varie
• Urp e gestione lamentele• Rifare lavori di altri• Manutenzione• Contributi• Informatizzazione • Usi…
Problemi
• Stress comunicazionale• Mancato riconoscimento del ruolo• Superlavoro
Usare la posta
Un principio generale
• La posta e’ un sistema di comunicazione INDIVIDUALE
• Si usa per scrivere da persona a persona
• Anche quando di manda a piu’ destinatari!
I destinatari
• Nel campo A: Il destinatario principale.
• CC: solo se il destinatario desidera sapere chi altro legge!
• Altrimenti va tutto in BCC:!
Oggetto!
• Breve, ma non generico.• Non “novita’!”, ma “nuovo
collega!”• Non “documento di Giovanni” ma
“Bilancio: i commenti di Giovanni”• L’argomento prima!
Codificare gli oggetti
• Una breve sigla fra parentesi quadre
• Ad esempio [OT]• Significa Off Topic, fuori
argomento, fuori tema• Indica che il messaggio non c’entra
con la discussione o con gli argomenti soliti
Esempi
• [URG] Per favore chiamami in ufficio appena rientri!
• [DOC] Verbale ultimo incontro Network
• [ACT] Delibera urgente sanzioni albo impiantisti!
• [CAL] Calendario incontri gruppo Segreterie 2003-2004
Altri esempi
• [APP] Incontro di Rossi con Bianchi martedi’ 18-03-2002
• [PERS] Ho saputo della promozione di Verdi.
• [OT] Leggi questa barzelletta, quanto e’ carina!
Nel corpo!
• Indice se piu’ di un soggetto• Paragrafi con titoli!• Una riga fra un paragrafo e l’altro• Liste puntate• Spazi bianchi
La firma
• Non piu’ di 4 righe• Evitate i titoli!
Rendere gli umori
• Nel testo non possiamo rendere ironia, tristezza, curiosita’…
• Nel tempo sono stati trovati dei simboli…
• Sono detti emoticons: EMOTion iCONS
Come si leggono
• Appoggiando l’orecchio sinistro sulla spalla sinistra…
:-)
Non usateli con tutti!
:-D = rido!;-) = ammicco:-( = tristezza0:-) = angelo:-o = sono stupito(:-( = sono indispettito
Netiquette!
• Attenzione: ci sono solo parole;• La vostra vera educazione viene
evidenziata!• Quindi bisogna rileggere e
rileggere ancore prima di spedire!
Cose da non fare
Non partecipate a…
• Catene di Sant’Antonio di qualsiasi tipo!
• Make money fast…• Manda una cartolina a un povero
bambino…• I forward ridotti al minimo!
Non rispondere alle provocazioni!
• Bisogna essere pazienti• Arriva di tutto, mai restare
coinvolti in discussioni personali!• Evitare lo STAMPATELLO MAIUSCOLO
Quotare…
• Da “quoting”=citare• Citare solo quello a cui si vuole
rispondere.• Non sprecate bytes, chi riceve
forse sta pagando (collegato con un telefonino, a casa…)
Attachment
• O allegati, dovrebbero essere evitati o tenuti al minimo;
• Davvero il contenuto non potevo metterlo nel corpo del messaggio?
• Eventualmente: generare file pdf, comprimere.
Calendario
Cosa e’ un calendario
• Il calendario e’ un database di eventi
• I suoi campi principali sono:• Inizio - durata - fine• Luogo• Il titolo• Il promotore
Calendario ABC
• Un calendario che e’ ordinato per criteri di pubblicazione.
• Ad ogni evento e’ assegnata una valutazione.
Eventi di tipo A
• Sono gli eventi di cui si desidera che siano resi noti, o per i quali e’ in corso una campagna di stampa;
• Ad esempio:Convegni, conferenze stampe,
inaugurazioni…
Eventi di tipo C
• Sono eventi che e’ bene gli altri conoscano, ma che non si desidera venga data pubblicita’;
• Ad esempio:Periodi di ferie, incontri riservati.• Possono essere “anonimizzati”
Eventi di tipo B
• Non sono ne’ A ne’ C!• Ad esempio:• Festa patronale, sciopero, riunione
sindacale, incontro di giunta, incontro del consiglio….
Organizzare i documenti
Indicizzare
• Indicizzare e’ una operazione logica che serve a indentificare le diverse caratteristiche di un documento:
• Ad esempio assegnare colori, infilare in cartelle, dare un nome a un file sono classificazioni…
Parametri
• Tipo • Data• Oggetto• Emittente • Ricevente• Progressivo o posizione
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