Come utilizzare Office 2000 e BackOffice 4.5 per creare, organizzare e

condividere il know-how aziendale

Il Knowledge Management

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DocumentiDocumenti

PubblicaPubblicaAmmin.Ammin.

ClientiClienti

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FontiFontiesterneesterne

Voice MailVoice Mail

ColleghiColleghi

FornitoriFornitori

Knowledge WorkerKnowledge Worker

“Il Knowledge management non è altro che la gestione del flusso delle informazioni per far pervenire le informazioni giuste alle persone che ne hanno bisogno, affinché possano utilizzarle velocemente.”

Bill Gates, “Business @lla velocità del pensiero”

Il Knowledge Management per Microsoft

Concentrarsi sui Knowledge Worker Attenzione alle reali necessità, non alla

definizione teorica

Knowledge Workerswithoutlimits

Condivisione Condivisione informazioniinformazioni

CollaborazioneCollaborazionee messaggisticae messaggistica Produttività Produttività

di gruppodi gruppoDigital Digital DashboardDashboard

Analisi dei datiAnalisi dei dati

La piattaforma Microsoft per il KM

ExchangeExchange SQL ServerSQL Server

Office Office && Internet Explorer Internet Explorer

Windows Windows && Windows CE Devices Windows CE Devices

BackOffice Server: BackOffice Server: Internet Information Server, Internet Information Server,

Exchange Server, SQL ServerExchange Server, SQL Server

Custom Business SolutionsCustom Business Solutions

Scenari

Come usare le Office Server Extensions per collaborare sui documenti condivisi sulla intranet

Come costruire una Digital Dashboard con Outlook 2000 e BackOffice 4.5

Come lavorare in gruppo con Office 2000 e BackOffice 4.5 utilizzando il nuovo Team Productivity Update

Come usare le Office Server Extensions per collaborare sui documenti condivisi sulla intranet

Office 2000 Workgroup Web

Office Server Extensions per trasformare il Web da read-only a server per il lavoro di gruppo Accesso, condivisione e ricerca

> Viste più ricche sui documenti> Organizzazione docuemnti per categorie

Collaborazione> Pubblicazione integrata con le applicazioni Office> Authoring multiutente > Discussioni basate sui documenti> Notifiche via posta elettronica

Frontpage Server Extensions

Componenti che potenziano lecapacità di gestione del WEB Permettono il salvataggio e l’apertura di file

direttamente con il Web Estendono il dominio delle risorse

accessibili dalla shell di Windows ai protocolli HTTP e FTP

Gestione della sicurezza Protezione basata su ruoli (amministratori,

autori, utenti di sola consultazione)

Supporto multiserver

Office 2000 Server Extensions

Fornite con Office 2000 (Cd #2 o Cd #3) Installazione integrata

Frontpage Server Extensions Office Server Extensions Database (SQL Server, MSDE)

Configurazione semplificata Sicurezza integrata con NT Casella di posta elettronica

Office 2000 Server Extensions

Discussioni sul Web Collaborazione dinamica centrata direttamente

sui documenti

Abbonamenti e sottoscrizioni Specifica dei folder o dei documenti a cui

l’utente è interessato

Notifica via e-mail al verificarsi di determinati eventi sul server Un documento viene modificato Viene aperta una discussione su un documento Viene creato un documento che risponde a

determinati requisiti

Office 2000 Server Extensions

Home Page utente Interfaccia per l’accesso, la consultazione dei

documenti Permette il collegamento con

altri Web, con o senza OSE Home Page di amministrazione

Impostazioni relative a discussioni, abbonamenti, sottoscrizioni, notifiche, database e casella postale

Console di amministrazione Gestione della sicurezza Database di collaborazione

Office Server ExtensionsDemo

Office Server Extensions: architettura

SMTP

Internet Information ServerInternet Information Server

Estensioni per Estensioni per la pubblicazionela pubblicazione

File serverFile server

ASPASP perper lala CollaborazioneCollaborazione

Oggetti COMOggetti COM

SQL ServerSQL Server

Eventi

ISAPI

DocumentiMetadati Discussioni

Notifiche

E-mailE-mailServerServer

OSE: database di collaborazione

Discussioni e notifiche gestite da SQL Server Indipendenti dalla posizione del documenti Indipendenti dai permessi di pubblicazione

Necessario un database di collaborazione per ogni sito virtuale

Opzioni: MSDE o SQL Server (scalabilità)

Opzioni di deployment: MSDE

Disponibile gratuitamente con le OSE Nessun traffico di rete aggiuntivo Manutenzione automatica Nessuna competenza richiesta

SQL Server 7.0 o 6.5 esterni Leva sull’installato SQL Server

esistente Centralizzazione database Strumenti di amministrazione

OSE: database di collaborazione

OSE: scenari architetturali

Documenti e DB sullo stesso server Funzionalità complete

Documenti su server OSE e DB su altro server Notifiche con funzionalità complete Perdita della discussione allo spostamento

di un documento

Documenti su un server non OSE e DB su un server separato Notifiche solo per nuova discussione Perdita della discussione allo spostamento

di un documento

OSE: falsi miti

Falso: Pubblicazione sul web possibile solo con le Office Server Extensions

Falso: Pubblicazione sul web possibile solo su web server di Windows NT

Falso: Possibilità di usare qualsiasi database ODBC per la gestione della collaborazione

Falso: Impossibilità di usare per altri scopi il database per la collaborazione

Problematiche di scalabilità

Pubblicazione richiede molte risorse di CPU

Numero consigliato di siti web: ~200 Configurazione consigliata:

Molti siti web piccoli Pochi documenti per sito

Esempio di test> PII 266, 64MB, NT4 Server> 40 utenti simultanei > 25.000 documenti (200KB)> 150.000 discussioni per web

Sicurezza

Windows NT NTFS e Access Control List

Internet Information Server Autenticazione 3 livelli

> Anonimo – nessuna autenticazione> Basic – user/password chiari sulla rete> NT Challenge/Response – logon unico, nessuna

passaggio in chiaro sulla rete Cifratura SSL

Frontpage Server Extensions Ruoli e gruppi

Office Server Extensions Estensione dei ruoli e dei gruppi

Office Server Extensions: ruoli

4 ruoli predefiniti Browsers (a livello di web server) Authors (a livello di web server) Collaborators (a livello di sito virtuale) OSE Administrators (a livello di web server)

Gruppi locali di NT per ogni ruolo webname_Authors servername_Collaborators, etc…

Per granularità maggiore ( folder e file): utilizzo delle ACL di NTFS

Office Server ExtensionsAmministrazione

Demo

Controllo delle versioni

3 opzioni Nessuno (default) Check-in/check-out integrato

>Nessuno storico, solo un rollback>Nessun carico di performance

aggiuntivo Visual SourceSafe

>Gestione di account VSS sul web server

>Storico completo, rollback>Installazione sul client

Cosa serve?

NT Server Office 2000 Internet Information Server Office Server Extensions Database (MSDE, SQL server) SMTP server (Option Pack, Exchange Server)

Come costruire una Digital Dashboard con Outlook 2000 e BackOffice

4.5

Che cos’è una Dashboard?

Cosa serve?

Configurazione minima Exchange Server

Messaggistica Cartelle pubbliche (public folders)

Internet Explorer 5.0 Outlook 2000

Outlook Today Folder Web Pages Outlook View Control

Componenti opzionali Office Web Components (Office 2000) FrontPage® 2000

Outlook Today

Un’unica vista per appuntamenti, task, messaggi: tutto all’interno di una pagina Web

Personalizzabile con testo, links, immagini, controlli ActiveX, linguaggi di scripting

Può essere una pagina ASP che gira su un server aziendale..

.. o una pagina HTML che risiede sul disco locale

È possibile distribuire Outlook Today come file HTML o all’interno di una DLL

Folder Homepage

Come se fosse un Outlook Today per ogni folder

Folder Homepage permette di personalizzare Outlook così da avere barre di navigazione, elenchi, links ecc.

Si possono sfruttare gli oggetti di Outlook dalle pagine web

Outlook View Control

Controllo ActiveX® che permette di manipolare ogni oggetto di Outlook! Visualizzazione delle cartelle di Outlook (inbox,

public folders, task, contatti, ecc.) Controllo delle viste Stesse funzionalità di Outlook (open, create, print

ecc.)

Può essere inserito in Outlook Web View (folders home page) Un form di Outlook Internet Explorer

Demo Outlook Today

Le informazioni per il Knowledge Worker

Informazioni InterneInformazioni Interne

• VenditaVendita• Finanza Finanza • Personale Personale

• Supporto tecnicoSupporto tecnico• AppuntamentiAppuntamenti• Bacheca internaBacheca interna

Informazioni Gruppo di LavoroInformazioni Gruppo di Lavoro• DocumentiDocumenti• CalendarioCalendario• AttivitàAttività

• DiscussioniDiscussioni• Stato dei progettiStato dei progetti• Flusso dei processiFlusso dei processi

Informazioni PersonaliInformazioni Personali

• MailMail• CalendarioCalendario• AttivitàAttività

• ContattiContatti• Presentazioni, Presentazioni,

documenti…documenti…

Informazioni EsterneInformazioni Esterne• Notizie di mercatoNotizie di mercato• Siti dei clientiSiti dei clienti• Siti dei fornitoriSiti dei fornitori

• Siti della concorrenzaSiti della concorrenza• RicercheRicerche

Dig

ital

Das

hb

oar

dD

igit

al D

ash

bo

ard

Cos’è la Digital Dashboard

Lavoro di Lavoro di gruppogruppo

Analisi dati Analisi dati aziendaliaziendali

SitiSiti webwebesterniesterni

Dati personali Dati personali Outlook, Office Outlook, Office

……

Cos’è la Digital Dashboard?

Home Page per Outlook con aggregazioni di informazioni: Personali Di gruppo Aziendali Esterne

Non è un Portale Web Informazioni personali, anche locali Supporto off-line Focalizzazione sulle priorità di business Integrato con Office e BackOffice

Qualche esempio

Qualche esempio

Qualche esempio

Qualche esempio

… e quella di Bill Gates

Demo: Digital Dashboard

Come costruire una Digital Dashboard

Sorgenti Dati

DHTML

Codice Standard Outlook

Outlook ViewCtrl

Web Components

Come costruire una Digital Dashboard

Definire a chi è rivolta (noi stessi, azienda ecc.)

Definire il contenuto troppe informazioni = nessuna informazione

Dove prendere le informazioni Public Folder di Exchange, File locali, Web,

Database Costruire la pagina HTML (FrontPage)

Outlook View Control Office Web Components

Aggiungere eventuale codice di scripting (interattività, validazione, personalizzazione ecc.)

Provvedere alla distribuzione in azienda

Outlook View Control

Il componente fondamentale della Digital Dashboard Rilasciato con il Team Productivity Update o

disponibile sul web: www.microsoft.com/exchange officeupdate.microsoft.com/outlook

Richiede l’installazione e la configurazione di Outlook 2000

Visualizzabile anche in Internet Explorer per: Scenari di collaborazione basati su Intranet Ricchezza di visualizzazione all’interno di un browser Facilità di programmazione Il modo più veloce per aggiungere funzionalità di

collaborazione ad una Intranet

Proprietà dell’Outlook View Control

<object ID="ViewCtl1" WIDTH="0" HEIGHT="0" CLASSID="CLSID:0006F063-0000-0000-C000-000000000046" VIEWASTEXT codeBase=outlctlx.CAB#ver=9,0,3024 >

<param NAME="Namespace" VALUE="MAPI">

<param NAME="Folder" VALUE=“Inbox>

<param NAME="View" VALUE="Messages with AutoPreview">

<param NAME="Restrict" VALUE="[Subject] = 'Hello’”>

Esempio di codice

Distribuzione della Digital Dashboard

Tramite Web e moduli associati a Public Folder Facilmente aggiornabile Sfrutta i CDO (Collaboration Data Object) Supporto delle Active Server Pages (ASP) Scalabilità

Tramite DLL Migliori tempi di risposta Distribuzione tramite SMS o Installazioni

personalizzate di Office Non usare le DLL se si sfruttano frameset, iframes

o form perchè possono non funzionare correttamente.

Digital Dashboard Starter Kit

6 Digital Dashboard pronte all’uso:> La mia prima Digital Dashboard> Funzionali: Vendite, Finanza> Verticali: Manifatturiera, Ospedale,

Assicurazioni Documentazione

> Guida allo sviluppo> Business Process Assessment Guide

COM Add-ins> Outlook Today> FrontPage

Demo: Digital Dashboard

Sicurezza

La sicurezza di Internet Explorer è disabilitata SOLO quando Outlook Today visualizza la sua pagina di default

Spostarsi su un’altra pagina attiva la sicurezza del browser

Attenzione ai “Frame”: la sicurezza è disabilitata fintanto che siamo nella Outlook Today Home Page!

Usare controlli ActiveX per nascondere codice e migliorare le performance

Usare un approccio basato sui template (semplice da gestire)

Mantenere le proprietà dei Public Folder Troppo può essere troppo poco!

(valore dell’informazione) Posizionare le cose più importanti al

centro dello schermo (risultano più evidenti)

Tips di implementazione

Supporto fuori rete

Disponibile grazie a Folder Homepage Stesse proprietà di Internet

Explorer> Livelli di esplorazione> Sincronizzazione automatica o

manuale

Sia per le cartelle personali che per i Public Folders

Attenzione alle Active Server Pages

Office Web Component

Componente Foglio di Calcolo Funzionalità foglio elettronico di base

Componente Tabella Pivot Interfaccia per operazioni di pivot Database relazionali tramite OLE-DB

Componente Grafico Per realizzare grafici interattivi

Componente Data Source Permette di creare un collegamento tra la

pagina Web ed una fonte dati

Risorse sul Web

Digital Dashboard www.microsoft.com/office/ork/2000/journ/

outtodayintro.htm www.microsoft.com/dns www.microsoft.com/exchange officeupdate.microsoft.com/outlook

Come lavorare in gruppo con Office 2000 e BackOffice 4.5

utilizzando il nuovo Team Productivity Update

Team Productivity Update: obiettivi

Estendere BackOffice Server 4.5 e Office 2000 per condividere documenti e dati in locazioni centrali

Consentire lo sviluppo e il deployment di soluzioni basate su BackOffice Server 4.5 per gruppi di lavoro

Mantenere controllo e gestione delle strutture a livello centrale (IT Manager)

Team Productivity Update: vantaggi Per i Knowledge Worker

Creazione semplice di workspace per la condivisione di informazioni

Spazi di lavoro in grado di ospitare documenti, applicazioni collaborative e dati operativi (LOB)

Utilizzo dello stesso ambiente per condividere dati personali (messaggi, appuntamenti, contatti) e dati riguardanti attività di gruppo

Per gli IT Manager Controllo sul processo di creazione dei

workspace Estensione e personalizzazione dei workspace

con strumenti già in uso e conosciuti Scalabilità (progetti e utenti)

Demo Team Workspace

Team Workspace: cosa contiene

Applicazioni di terze parti

Documenti

Applicazioni Team Folders

Pagina di benvenuto per il gruppo

Viste sulle applicazioni

Link ad applicazioni di gruppo,Documenti,URLs

Personalizzazione Ricerca Offline

Workspace personalizzabile con

FrontPage

Web FoldersOffice Server Extensions

Exchange public folders

Applicazioni aggiunte nella

barra di Outlook di

ogni membro

Team Productivity Update: funzionalità Setup integrato di tutte le componenti Team Workspace Wizard

Permette all’utente finale di creare e personalizzare i Team Workspace, definendo owner, membri del team e applicazioni, pur mantenendo il controllo dell’IT Manager

Il Team Workspace è “ospitato” dentro Outlook 2000 o Internet Explorer 5.0

Applicazioni di gruppo “pronte all’uso” Applicazioni di collaborazione basate su Exchange

Server (Calendario condiviso, Contatti condivisi, Gruppi di discussione)

Gestione dei documenti e intregrazione con le Office Server Extensions

Possibilità di aggiungere nuove applicazioni al Team Workspace sfruttandone tutte le caratteristiche (search, offline, ecc.)

Supporto fuori rete

Demo

creazione e approvazione di un workspace

Team Workspace: configurazione Pagina di configurazione

Modifica ruoli: owner e membri Aggiunta applicazioni e link Personalizzazione delle pagine con FrontPage

2000

Microsoft Management Console Snap-in per la creazione/modifica di richieste Gestione delle approvazioni Gestione “Application Instantiation Model”

Template

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UtenteUtente

ApplicazioniApplicazioni

Team WorkspaceTeam Workspace

AmbienteAmbientedi sviluppodi sviluppoAccess 2000 Data Projects, SQL OLEDB ProviderAccess 2000 Data Projects, SQL OLEDB Provider

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SetupSetup

DeploymentDeployment

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Application Instantiation ModelApplication Instantiation Model

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Team Productivity Update:

architettura

Amministraz.Amministraz.

Configurazione del server

BackOffice Server 4.5 Configurazione minima

NT Server 4.0 Service Pack 4 NT Option Pack SQL Server 7.0 SMTP Server

Configurazione completa Exchange Server 5.5

(può essere sullo stesso server osu un altro server ovunque in rete)

Configurazione del client

Configurazione minima: Internet Explorer 5.0

Configurazione completa: Internet Explorer 5.0 Outlook 2000 MSDE per il supporto offline

Licenza di Office 2000

Riassumendo

Come usare le Office Server Extensions per collaborare sui documenti condivisi sulla intranet

Come costruire una Digital Dashboard con Outlook 2000 e BackOffice 4.5

Come lavorare in gruppo con Office 2000 e BackOffice 4.5 utilizzando il nuovo Team Productivity Update

Domande e risposte