Come preparare una presentazione per un congresso

G. Di Toro

Dipartimento di Geoscienze, Università degli Studi di Padova, Italy

23 Settembre 2008giulio.ditoro@unipd.it

Alla fine di questo ciclo di studi sarete DOTTORI DI DOTTORI DI RICERCA. RICERCA. Per definizione, dovrete essere in grado di:

1) SVOLGERE AUTONOMAMENTE UNA RICERCA1) SVOLGERE AUTONOMAMENTE UNA RICERCA2) COMUNICARE IL RISULTATO DELLA RICERCA.2) COMUNICARE IL RISULTATO DELLA RICERCA.

Obiettivo di questa lezione è introdurvi alla tecnica di presentazione orale delle vostre ricerche. Questa esigenza nasce dalla scarsa qualitàscarsa qualità e incomprensibilitàincomprensibilità (non mi riferisco ai contenuti) delle presentazioni di fine anno di alcuni studenti di dottorato negli anni passati. Spesso i ragazzi non erano in grado di descrivere in maniera esaustiva scopi e risultatidella ricerca di dottoratoricerca di dottorato.

Quanto descritto di seguito è frutto:

1) delle “lezionilezioni” che ho ricevuto presso la Brown Univ. (USA) durante il post-dottorato dai Proff. Terry TullisTerry Tullis& & JanJan TullisTullis.

2) della miamia esperienza come partecipante (auditore e presentatore) e organizzatore (convener) di sessioni a congressi internazionali.

3) di alcuni manualimanuali che ho letto in passato.

Quindi potrei avere una visione “personale” sul tema.La lezione raccoglie un insieme di REGOLEREGOLE e CONSIGLICONSIGLIper migliorare le comunicazioni scientifiche.

Il primo vostro obiettivo è la presentazione di fine anno (12-14 Novembre 2008).

La presentazioni orali avranno le seguenti durate:

1 & 2 ANNO: 20 minuti1 & 2 ANNO: 20 minuti (15’ present. + 5’ domande)3 ANNO: 30 minuti3 ANNO: 30 minuti (25’ presentazione + 5’ domande)

Per gli studenti di 1 & 2 anno si tratterà di descrivere gli obiettivi e le metodologie (in alcuni casi i risultati preliminari) della ricerca. Per i ragazzi del 3 anno, obiettivi, metodologie e risultati..... in bocca al lupo!

E adesso iniziamo...

“Sembrava interessante il lavoro di quel post-doc, peccato non si sia capito niente”.

R. Oppenheimer (1904-1967)

Robert Oppenheimer è stato forse il primo gestore di fondi di ricerca della big science (il progetto Manhattan): uno da cui occorreva farsi capire!

Oggi chi gestisce fondi, spesso non ha tempo per leggere articoli, ma partecipa a congressi e vi ascolta: vuole imparare da voi e magari, assumervi un giorno o finanziare un vostro progetto.

Arrivano 2-3 journal email alert al giorno. Non c’è più il tempo di aprire i mail e leggere i titoli, figuratevi di leggere gli articoli….

Sarò brutale: se non siete capiti, il vostro fattore d’impatto è zero. Avete buttato tre anni di tempo dal punto di vista della ricerca.

Se fate una cattiva impressione e la persona si ricorda di voi, eviterà i vostri lavori.

Quindi: occorre curare le presentazioni ai congressi, sia tipo poster che talk.

Se darete un talk, avete solo 12-13 minuti per mostrare il lavoro di anni. Dovete “vendervi” bene!

Presentare il proprio lavoro (il pollo) è un’arte, ma esistono delle tecniche di base per:

Evitare di rovinare un pollo…. e se avete solo un tacchino quel giorno, e la gente si aspetta un pollo.... almeno cucinategli al meglio il tacchino!

In altre parole, per ottenere un eccellente risultato dalla presentazione, non è indispensabile aver fatto qualcosa di groundbreaking, ma è fondamentale rendere chiaro quello che si è fatto: le persone sono sedute ad ascoltarvi per imparare da voi. Molte non hanno specifiche competenze nel vostro settore di ricerca.

Possibili applicazioni delle presentazioni brevipresentazioni brevi:

• Colloquio di lavoro• Esami vari durante il corso di laurea e dottorato• Congressi • Presentazioni di progetti• Ecc.

Le presentazioni brevi (pb) hanno obiettivi diversi e sono indirizzate ad un audienceaudience diversa rispetto alle presentazioni indirizzate agli studenti (lezionilezioni). Di conseguenza le pb hanno formaforma (incluso il linguaggio) e organizzazione organizzazione peculiari. Lo stile di questa presentazione segue in parte il Lo stile di questa presentazione segue in parte il modello delle lezioni e non delle modello delle lezioni e non delle pbpb..

IndiceIndice1.1. MotivazioniMotivazioni2. Andare a congressi2. Andare a congressi3. Il talk3. Il talk

3.1. La forma3.1. La forma3.2. I contenuti3.2. I contenuti3.3. L’organizzazione3.3. L’organizzazione3.4. La presentazione3.4. La presentazione

3.4.1. Almeno 3 settimane prima3.4.1. Almeno 3 settimane prima3.4.2. Pochi giorni prima3.4.2. Pochi giorni prima3.4.3. Il giorno prima3.4.3. Il giorno prima3.4.4. Il D3.4.4. Il D--DayDay3.4.5. The day after3.4.5. The day after

4. Appendice4. Appendice

2. Andare a congressi2. Andare a congressi

• I congressi “galattici” (e.g., AGU, EGU, IUGG, GSA, > 6000 partecipanti)

• I congressi “umani” (< 150 partecipanti)

Problemi• Come farsi accettare un abstract• Come ottenere un talk

La stesura dell’abstractL’affinità con il tema della sessioneNovità scientifica del vostro contributo

• Le preoccupazioni dei convenerVi conoscono già?

• Il tipo di audience.

Come farsi accettare un abstract

In genere questo non è un problema, a meno che non insultiate per iscritto i convener di una sessione o vogliate parlare di fossili in una sessione dedicata alla struttura del nucleo terrestre.

Leggete sempre con calma titolo e contenuto delle sessioni proposte. Se avete delle incertezze, scrivete ai convener per chiedere se il vostro contributo è di loro interesse.

Infine, nei grandi congressi, esistono sessioni a tema “speciale” (Special Sessions) e a tema “generale” (General Sessions). Se avete per esempio un contributo sui processi di rottura durante un terremoto e non trovate la “Special Special SessionSession” adatta, potete sottometterla tra i “GeneralGeneral ContributionsContributions in Seismology” e il Program Committee deciderà della sorte del vs. abstract.

Come ottenere una presentazione orale (talk)

Non sempre il talk è il mezzo migliore per presentare la vostra ricerca. I poster possono essere una soluzione migliore se volete discutere nel dettaglio il vostro lavoro. Un talk è consigliabile se:

1. Le conclusioni sono solideLe conclusioni sono solide e ci avete ragionato bene sopra: potrebbe essere spiacevole essere presi in castagna da una domanda alla fine della presentazione e davanti a 200 persone che potrebbero essere i vostri futuri datori di lavoro.

2. Cercate visibilitàCercate visibilità: è buona cosa se siete in scadenza di contratto...

Ottenere un talk può essere complicato: all’AGU Fall Meeting, solo al 25% dei contributi è concessa la presentazione orale.

Per ottenere una presentazione orale (talk) è fondamentale:

1) La qualità e stesura dell’abstract (ponete molta attenzione!)2) La novità dei vostri risultati3) L’affinità con il tema della sessione

Le preoccupazioni dei convener

Coloro che leggono gli abstract, i convener, vogliono che la sessione da loro organizzata sia di “successo”, cioè attiri pubblico e che le presentazioni siano innovative e comprensibili.Spesso è utile essere già conosciuti: per esempio il convener ha avuto modo di incontrarvi davanti il vs. poster in congressi precedenti. Quindi sa che parlate un Inglese decente e che sapete esprimere in maniera chiara quanto avete fatto.

Il tipo di audience

Se avete ottenuto un contributo orale, la prima domanda che dovete porvi è “chi ho davantichi ho davanti”? Degli specialisti nel mio settore? O si tratta di una sessione multidisciplinare? Nel mio caso particolare, potrei parlare di terremoti a geologi strutturali o a dei fisici/sismologi/geofisici: evidentemente hanno background diversi.

Il tipo di linguaggio, la scelta delle figure e del cappello introduttivo della presentazione potrebbe cambiare notevolmente.

Io sono dell’avviso di affrontare l’audience, a meno di casi molto particolari, come se fosse del tipo “non specialistanon specialista”. Non è facile, ma si ottengono le soddisfazioni maggiori.

IndiceIndice1. Motivazioni 2. Andare a congressi3. Il talk3. Il talk

3.1. La forma3.1. La forma3.2. I contenuti3.3. L’organizzazione3.4. La presentazione

3.4.1. Almeno 3 settimane prima3.4.2. Pochi giorni prima3.4.3. Il giorno prima3.4.4. Il D-Day3.4.5. The day after

4. Appendice

3. Il talk3. Il talk

Curiosamente, inizio dalla “forma”, perché laforma determina l’organizzazione (p.e., il numero di diapositive!). Spesso, purtroppo, la forma è più importante del contenuto.

Si usa Powerpoint.

Vi descrivo a voce vantaggi e svantaggi di Powerpoint.

3.1. La forma (regole di buon senso!)3.1. La forma (regole di buon senso!)1. La scelta dello sfondo2. Il tipo di font3. Le dimensioni dei font e i colori dei font4. Le figure: il cuore del vostro talk!5. I grafici: didascalie e unità di misura6. Le animazioni7. Il linguaggio delle slide8. La distribuzione del testo9. l collegamenti tra diapositive successive10. Quante diapositive in tutto?

3.1.1. La scelta dello sfondo

PowerPoint offre una notevole scelta di sfondi, e molti potete crearli voi stessi. Benché non esistano regole generali, è spesso conveniente tenere un colore scuro (per esempio blu) e uniformeuniforme impiegando font di colore bianco o giallo. Se infatti è presente luce nella sala, il testo risulta comunquevisibile. Se sono presenti sfumature nello sfondo, queste potrebbero nascondere il testo e rendere difficile la scelta del colore da impiegare nei font. Inoltre i diagrammi sono spesso su sfondo chiaro e in questo modo possono avere maggiore risalto.

Potete anche inserire in basso una barra che riassume numero della diapositiva e capitolo della presentazione, ma potrebbe togliere spazio utile.

Per esempio uno sfondo di questo tipo (serpentinite) potrebbe essere bello da impiegare per un talk sulle ofioliti, ma potrebbe dare fastidio....

In questo caso potrebbe essere utile impiegare l’effetto In questo caso potrebbe essere utile impiegare l’effetto ombreggiatura dei font per dare maggiore risalto al ombreggiatura dei font per dare maggiore risalto al testo testo –– vedi diapositive successive.vedi diapositive successive.

Di Toro: Come preparare una presentazione per un congresso3.1.1. La scelta dello sfondo

3.1.2. Il tipo di font

Non esistono regole precise. In genere sono da evitare caratteritipo:

questo qui (MATURA) 1, 2, 3 o di questo genere (CommercialScript) 1, 2, 3

Infatti, non siete dei pubblicitari, ma volete che il vostro messaggio sia chiaro. Ricordate inoltre che tra chi vi ascolta possono esserci persone (asiatici, arabi, ecc.) che possono non avere familiarità con i caratteri in uso in occidente. ArialAriale TimesTimes New New RomanRoman sono quindi da preferire. Io uso sempre Arial.

3.1.3 Le dimensioni dei font e i colori dei fontChi vi ascolta non è venuto lì per una visita oculistica (FONT 16). Le dimensioni dei

font nelle presentazioni devono essere maggiori di 24, preferibilmente 28 (FONT 28) o 32 (FONT 32).

La scelta di font grandi vi obbliga ad impiegare La scelta di font grandi vi obbliga ad impiegare poco testo nelle diapositivepoco testo nelle diapositive.

Se lo sfondo è blu, NON IMPIEGATE font di colore ROSSO o VERDE. Oltre ad essere poco visibili, nel caso del rosso possono dare fastidio. Se lo sfondo è una foto, potete sfruttare l’effetto “ombreggiatura”“ombreggiatura”.

La scelta di uno sfondo bianco offre maggiori libertà di scelta nel colore. Ma evitate di usare il giallo!

3.1.4. Le figureLe figure sono il cuore della comunicazione Le figure sono il cuore della comunicazione

scientificascientifica, sia negli articoli che nelle presentazioni. Lo dice chi si occupa di Storia della Scienza, non io... Le figure rimangono impresse in chi vi ascolta e spesso riassumono il vostro lavoro. Le figure devono essere:

1) grandi2) esaustive3) limitate in numero all’interno di una singola slide4) mostrate il tempo sufficiente per essere comprese e

memorizzate da chi vi ascolta5) essenziali!

Notate bene: le figure per una presentazione sono le figure per una presentazione sono DIVERSE da quelle destinate all’articolo o ad un DIVERSE da quelle destinate all’articolo o ad un posterposter. Infatti, chi vi ascolta non ha il tempo per guardare (perdersi!) dietro i dettagli della figura.

La figura per una presentazione deve essere semplice ed essenziale per i particolari fini della presentazione.

Se per esempio parlo della geologia di un area, non devo inserire una carta geologica con la sua legenda, ma gli elementi geologici essenziali ai fini di quella particolare presentazione. Altrimenti avrò già perso chi mi ascolta – vedi esempi successivi:

Se parlo della meccanica di una faglia che attraversa il batolite dell’Adamello, non voglio che chi mi ascolta si non voglio che chi mi ascolta si perda nella complessa geologia dell’areaperda nella complessa geologia dell’area

Faglia

O sul fatto che il batolite O sul fatto che il batolite dell’Adamello è composto dell’Adamello è composto da diversi plutoni:da diversi plutoni:

Geological setting

(modified from Bianchi et al., 1970).

1) Re di Castello 42-40 Ma2) Western Adamello 36-34 Ma3) Central Peaks and Avio 34-32 Ma4) Presanella 33-29 Ma5) Foliated tonalites6) Southalpine basement and covers7) Austroalpine nappes.

8) Main tectonic lines: GA = GallineraTO = TonaleMS = Monte SabionSG = Southern Giudicarie GGFZ = Gole Larghe-

V. Genova Fault Zone.