CIC Provider ECM n. ID 696Accreditamento Standard in data 24.11.2014

Eventi accreditati al 31.12.2017 oltre 300

� per tutte le tipologie di formazione: RES, FAD, FSC

� per le seguenti figure professionali:

� VISITE ISPETTIVE PROVIDERLa nostra esperienza: suggerimenti e consigli

� MODERATORE:

ruolo e responsabilità durante l’evento formativo

ecm

VERIFICHE ISPETTIVE in sede di evento

Gli eventi formativi accreditati ECM sono oggetto

di verifiche ispettive

da parte degli organismi di controllo Agenas

Di seguito un riepilogo dei documenti che obbligatoriamente

dovranno essere disponibili presso il luogo di svolgimento dell’evento:

� dichiarazione relatori/moderatori /tutor sulle fonti di finanziamento

Oggetto: TITOLO EVENTO

Il sottoscritto ______________________________________________________________________________________

Nato a _________________________________________________________ il ________________________________

Residente in _______________________________________________________________________________________

C.F. ______________________________________________________, in qualità di

Responsabile scientifico �

Relatore �

Docente �

Moderatore �

Tutor �

ai sensi dell’art. 3.3 sul Conflitto di Interessi, pag. 18-19 dell’Accordo Stato-Regione del 19 aprile 2012, per conto di CIC,

DICHIARA 1.� di non aver avuto, negli ultimi due anni, alcun rapporto, anche di finanziamento con soggetti portatori di

interessi commerciali in campo sanitario;

2.� di aver avuto negli ultimi due anni o di aver in atto, i seguenti rapporti,anche di finanziamento, con soggetti

portatori di interessi commerciali in campo sanitario:

-

-

DI CONSEGUENZA (NEL CASO SI SIA BARRATO IL PUNTO 2)

all’atto della mia relazione/presentazione, che verterà ESCLUSIVAMENTE su tematiche scientifiche, MI IMPEGNO a

dichiararlo all’aula ed ai discenti, secondo le vigenti disposizioni del Ministero della Salute in merito.

Sottoscrivo e garantisco che la mia partecipazione/relazione ha finalità esclusiva di educazione/formazione e non è

influenzata da interessi commerciali diretti o indiretti.

Data Firma

______________________ _____________________________

Informativa ai sensi del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196

CIC, in qualità di Titolare del trattamento, La informa che i dati personali da Lei forniti ovvero acquisiti da terzi, sono trattati per finalità connesse all’esecuzione degli adempimenti relativi alla Sua partecipazione all’evento, nonché per l’invio gratuito di documentazione relativa ad altre sue iniziative o di altre società del gruppo nell’ambito ECM. I trattamenti sono effettuati mediante elaborazioni manuali o strumenti elettronici o automatizzati, in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. Il Titolare del trattamento può avvalersi di altre società e/o di altri soggetti quali associazioni scientifiche, enti pubblici o privati preposti alle attività formative ECM, sempre in relazione all’espletamento delle attività relative alla formazione. Il conferimento dei Suoi dati personali è facoltativo ma in difetto Le sarà preclusa la partecipazione all’evento. Lei potrà esercitare i diritti di cui all’articolo 7 del D. Lgs. n. 196 del 2003 e di opporsi sia al trattamento dei Suoi dati personali, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, sia al trattamento degli stessi ai fini di invio di materiale pubblicitario, di vendita diretta o di ricerche di mercato, inoltrando apposita istanza a: CIC - Comitato Italiano di Coordinamento delle Società Scientifiche Odontostomatologiche - Via Ridolfino Venuti, 38, Roma

Data ___________________________________________ Firma _______________________________________________________________

� inviti o autocertificazioni discenti reclutati - se previsto reclutamento diretto

� rilevazione presenze: registro firme (ora entrata/uscita), sistema elettronico a badges

Nota su sessioni parallele ecm: presenza da verificare in ogni singola sala

Esempio registro firme:

� schede sulla qualità percepita (anonime)

SCHEDA di VALUTAZIONE dell’EVENTO

Provider: CIC Codice Provider: 696 TITOLO

LUOGO, DATA

CODICE ID 696-………

E.C.M. - EDUCAZIONE CONTINUA IN MEDICINA

Barrare con una crocetta le voci di interesse

1. Come valuta la rilevanza degli argomenti trattati rispetto alla sua necessità di aggiornamento?

Non rilevante Poco rilevante Abbastanza rilevante Rilevante Molto rilevante

2. Come valuta la qualità educativa/di aggiornamento fornita da questo evento?

Scarsa Mediocre Soddisfacente Buona Eccellente

3. Come valuta la utilità dell'evento per la sua formazione/aggiornamento?

Insufficiente

(non ho imparato

nulla per la mia

attività clinica)

PARZIALMENTE UTILE

(mi ha confermato

che non ho necessità

di modificare la mia

attività clinica)

ABBASTANZA UTILE

(mi ha stimolato a

modificare alcuni

aspetti dopo aver

acquisito ulteriori

informazioni)

UTILE (mi ha stimolato a

cambiare alcuni

elementi della mia

attività clinica)

MOLTO UTILE

(mi ha stimolato a

cambiare in modo

rilevante alcuni

aspetti della mia

attività clinica)

__________________________________________________________________________________________________________________________

LEGGERE E COMPILARE CON ATTENZIONE

INFLUENZA DELLO SPONSOR

4. Questo evento ECM è stato realizzato con il supporto di ___________________ (e di ______________).

Ritiene che nel programma ci siano riferimenti, indicazioni e/o informazioni non equilibrate o non

corrette per INFLUENZA DELLO SPONSOR o altri interessi commerciali?

NO

PARZIALMENTE

ABBASTANZA

SI

MOLTO e RILEVANTI

* In caso di risposte “sì” o “molto e rilevanti” si prega di indicare qualche esempio ___________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________

Se lo ritiene opportuno potrà inviare copia di questa scheda, con particolare riferimento al punto 4, oltre

che al Provider, anche a: ecmfeedback@agenas.it

� documentazione sulla verifica dell’apprendimento (ove prevista)

La verifica di apprendimento deve attenersi a quanto dichiarato in Agenas:

- Questionario

- Prova orale

- Prova scritta

- Prova pratica

� Brochure evento:

il programma stampato e consegnato in evento deve essere UGUALE a quello inserito

in Agenas

Informazioni ECM e del Provider SEMPRE presenti

� materiale didattico distribuito ai partecipanti (se presente)

I documenti di seguito indicati dovranno essere presenti presso il luogo di

svolgimento dell’evento solo se non integralmente inseriti sulla piattaforma Agenas

• cv responsabile scientifico, in formato europeo firmato in originale e con data

• cv docenti, relatori, moderatori, in formato europeo firmati in originale e con

data

Salvare comunque su una penna usb tutti i CV della faculty dell’evento

• contratti di sponsorizzazione

• contratti di partnership, se previsti

• documentazione attestante l’esistenza di altre forme di finanziamento, se

presenti

Un evento formativo è sponsorizzato quando, per l’erogazione dell’ evento, ci si avvale di finanziamenti, risorse o servizi di un soggetto privato (es.: Sponsor commerciale) in cambio di spazi di pubblicità o attività promozionali per il nome e/o i prodotti del soggetto sponsorizzante.

Il rapporto, chiaro e trasparente, deve essere regolato da contratto, firmato da tutte le parti in originale e reso disponibile (agli atti dell’evento) per i controlli da parte della CNFC (Commissione Nazionale Formazione Continua)

DEFINIZIONE SPONSOR:

ENTRO 30 GIORNI DALLA DATA DI INIZIO EVENTO

SPONSOR

AGGIUNTE E/O CANCELLAZIONI DI AZIENDEdal 29°giorno fino al 10°prima della data di inizio evento sono consentite, MA CON SEGNALAZIONE ALLA CNFC (Commissione Nazionale Formazione Continua – Agenas)

e giustificazione delle stesse nella relazione finale/annuale del Provider

---------- Messaggio che appare in Agenas ---------------

Il termine per apportare modifiche all'evento è scaduto (30 giorni dall'inizio).

La Commissione ECM ha stabilito che le variazioni potranno essere apportate fino a

10 giorni prima della data di inizio, e che tutte le modifiche apportate dopo la

scadenza del termine di 30 giorni

saranno registrate e rappresenteranno un elemento di

valutazione sotto il profilo dell'efficienza dell'attività del

Provider. La modifica che si intende effettuare sarà pertanto oggetto di storicizzazione e sarà

sottoposta all'attenzione della Commissione ECM in occasione della relazione

annuale.

SPONSOR

CANCELLAZIONI SPONSOR TRA 29°-10° GIORNO PRE-EVENTO:

Necessario richiedere all’azienda rinuncia ufficiale per iscritto

AGGIUNTE SPONSOR TRA 29°-10° GIORNO PRE-EVENTO:

DA EVITARE!

Non rappresenta un elemento di efficienza da parte del Provider

Nota su contratti di sponsorizzazione:

La Commissione ECM permette al Provider di inserire a sistema i contratti di

sponsorizzazione (degli sponsor GIA’ DICHIARATI) post evento, entro il termine di

90gg. dalla data dell’evento.

Fondamentale però redigere i contratti PRIMA dell’evento poiché in caso di visita

ispettiva in loco verrà richiesta visione degli stessi e saranno trattenute delle copie.

SPONSOR

IN SINTESI COSA VIENE CONTROLLATO

1. Presenza e corretta compilazione dei registri firme deipartecipanti. N.B.: ora di entrata/uscita vanno compilati acura del singolo partecipante

2. Rispetto degli orari secondo programma scientificoaccreditato

3. Corrispondenza dei contenuti/orari annunciati sulprogramma con quelli effettivamente presentati

4. Presentazioni e contenuti formativi: obiettivi; NO logosponsor; NO nomi commerciali di prodotti/similari

5. Presenza dello sponsor: consentiti max 2 rappresentantidell’azienda sponsor in aula

6. Questionario di apprendimento: svolgimento in formaindividuale, NON collettiva

7. Presenza di tutta la documentazione

VISITE ISPETTIVE COMMISSIONE ECM

VALUTAZIONI IN SEDE DI EVENTO

� SEDE EVENTO: STESSA DICHIARATA ALLA CNFC

� LOCALI: ADEGUATI ALLE DIDATTICHE PREVISTE

� DOCENTI E MODERATORI: CORRISPONDENZA CON QUELLI

DICHIARATI

� ORARI EFFETTIVI DI ENTRATA/USCITA DEI DISCENTI:

VERIFICA DELLA REGISTRAZIONE

� NUMERO PARTECIPANTI: PARI O INFERIORE A QUELLO

DICHIARATO

� DURATA ATTIVITA’ FORMATIVA: CORRISPONDENTE A

QUELLA DICHIARATA

� CONTENUTI SCIENTIFICI: COERENZA CON PROFESSIONI

SANITARIE A CUI E’ RIVOLTO L’EVENTO

VISITE ISPETTIVE COMMISSIONE ECM

VALUTAZIONI IN SEDE DI EVENTO

� SVOLGIMENTO EVENTO NEL RISPETTO DEL PROGRAMMA

� METODOLOGIA DIDATTICA: CORRISPONDENTE A QUELLA

DICHIARATA

� PROVA DI APPRENDIMENTO: UGUALE A QUELLA

DICHIARATA

� VERIFICA APPRENDIMENTO: SI RIPORTA NOMINATIVO E

FIRMA DEL PARTECIPANTE?

� QUESITI A SCELTA MULTIPLA: ALMENO 3 PER OGNI

CREDITO? PER OGNI QUESITO PREVISTA SCELTA

QUADRUPLA?

VISITE ISPETTIVE COMMISSIONE ECM

VALUTAZIONI IN SEDE DI EVENTO

� SEDE EVENTO: VERIFICA DI EVENTUALE PUBBLICITA’ DI

QUALSIASI TIPO DI PRODOTTI DI INTERESSE SANITARIO

(farmaci, strumenti, dispositivi medico-chirurgici etc…)

o LOGHI AZIENDA SPONSOR

(se non nei casi previsti dalla vigente normativa)

� MATERIALE DIDATTICO: VERIFICA EVENTUALE

PUBBLICITA’ se non nei casi previsti dalla vigente

normativa)

VISITE ISPETTIVE COMMISSIONE ECM

VALUTAZIONI IN SEDE DI EVENTO

RILASCIO DI UN VERBALE AL TERMINE DELLA VISITA ED ACQUISIZIONE

DEI SEGUENTI DOCUMENTI DA PARTE DEGLI ISPETTORI MINISTERIALI:

- BROCHURE EVENTO

- SCHEDA VALUTAZIONE QUALITA’

- SCHEDE ANAGRAFICHE PARTECIPANTI E QUESTIONARIO DI

APPRENDIMENTO (ove previsto)

- REGISTRO PRESENZE

- CONTRATTI: PARTNER/SPONSOR

Ricordiamo alle Segreterie delle Società Scientifiche che hanno in carico l’archivio dei documenti ECM, da tenere agli atti per n. 5 anni, che le pratiche devono essere complete di tutti i seguenti documenti:

• CV del Resp. Scientifico e di tutti i relatori/tutor e moderatori : formato europeo, firmati di pugno (no firma elettronica)

• DICHIARAZIONE CONFLITTO DI INTERESSI del Resp. Scientifico e di tutti i relatori/tutor e moderatori firmate di pugno (no firma elettronica)

• Contratti sponsor/Contratti partner – in originale

• Prototipo kit ECM consegnato ai partecipanti (già inviato per approvazione, prima dell’evento)

• Registro firme originale/file rilevazione elettronica delle presenze

• Prototipo attestato ECM

• Brochure programma finale stampato

• KIT ECM dei partecipanti + schede di valutazione (anonime)

La documentazione di ogni evento ECM deve essere COMPLETA, CONTROLLATA ed ORDINATA.

Tutte le firme devono essere in originale!!!!

DOCUMENTI ECMarchiviati presso le Società Scientifiche

… dalla verifica ispettiva del 2014:

� CV e dichiarazioni fonti di finanziamento non firmati / non originali

� Stampati non perfettamente uguali a quanto inserito in Agenas

� Tante pratiche aggiornate post 30gg

� Verifiche di apprendimento (quiz ecm): eventi di grosse dimensioni

con i quiz non controllati correttamente (tutti avevano superato il

test)

MODERATORE

Ruolo e responsabilità in evento

Il Moderatore in loco ha il compito di verificare:

- Rispetto degli orari

- Conflitto interessi faculty:

si rammenta che, come da dichiarazione che i singoli relatori compilano e

firmano, in caso di conflitto di interessi è obbligatorio riportarlo alla platea

- Presentazioni: verificare che non vi siano nomi commerciali e/o nomi

sponsor, vietati

Ricordiamo a tutte le Società Scientifiche/Segreterie Organizzative dell’evento

che è fondamentale prevedere sempre la presenza di personale in loco in grado

di verificare l’intero svolgimento della manifestazione secondo normativa

vigente ecm