Il caso

 

Grazie alla sua storia, iniziata a Cremona nel 1836, Sperlari può contare oggi su un'immagine consolidata, espressione dei valori guida che

hanno sempre caratterizzato il suo operato: tradizione, qualità, prestigio, attenzione per il consumatore e bontà del prodotto.

Un brand prestigioso, ma al tempo stesso familiare e vicino, che sa rinnovarsi per adeguarsi sempre meglio alle esigenze dei consumatori.Attualmente l'azienda fa parte del gruppo Cloetta, quotato alla Borsa NASDAQ OMX di Stoccolma, con 10 stabilimenti in sei Paesi, di cui 4 in

Italia.Il nuovo Gruppo dolciario, i cui prodotti sono venduti in più di 50 Paesi, in tutto il mondo è leader nei mercati del Nord Europa, in Italia e in Olanda.

Tipologia di documenti gestiti

I documenti attualmente gestiti dal gruppo sono:

• Fatture attive• DDT• Ordini d’acquisto• Accordi commerciali • Fatture promozionali

per un totale di circa 500.000 documenti archiviati nell’arco di tre anni (dal 2011, anno di avviamento del progetto)

2

Volumi annuali:

80.000 Fatture Clienti60.000 DDT Clienti  

17.000 Ordini Fornitori

Alcuni aspetti di gestione funzionale

Archiviazione:automatica con servizio Spool Recognitionmanuale

Gestione automatica delle relazioni tra documenti (fatture attive bolle)

Gestione dei contratti ai clienti e variazione automatica delle security sugli stessi per i cambi di area manager

Utilizzo della versione Arxivar WEB da parte di tutti gli utenti

Invio mail automatico degli ordini d’acquisto ai fornitori

Conservazione sostitutiva (esterna)

3

La struttura organizzativa del Cliente

4

Circa 500 dipendentidi cui 50 utenti che operano con Arxivar

Il gruppo Cloetta possiede alcuni dei

più forti marchi presenti sul mercato

Cremona GordonaSan Pietro in Casale

Silvi Marina

Ciclo Attivo (DDT e Fatture)

5

Le DDT emesse conferiscono automaticamente in formato pdf nel sistema Arxivar.

Le Fatture Attive sempre in formato pdf vengono inviate ad Arxivar complete del loro profilo documentale e si

relazionano automaticamente con le DDT.

BPCS

MTX

Erp

6

Area ManagerProcesso di archiviazione manuale

L’area manager prende contatto col

cliente

1

3Scansione dei contratti firmati

Il documento, associato manualmente al suo profilo,

è memorizzato in Arxivar

Il Cliente firma il contratto2

4

+

7

Schema del processo autorizzativo delle fatture promozionali

8

Il processo in Arxivar