Il caso

In conservazione elettronica dal 2015

circa 24.000 Fatture Passivecirca 16.000 Fatture Attive

Bollati IvaGiornali Bollati Libri Cespiti

Libri Inventari

Nella conservazione del mondo attivo è inclusa anche la conservazione elettronica

dei documenti della Pubblica Amministrazione (P.A.)

FAST SOLUTIONS Srlcentrale servizi per il GRUPPO WPP

 

primo gruppo pubblicitario al mondo che opera nel mercato della Comunicazione

attraverso una organizzazione complessa che comprende un network di circa

70 Legal Entity dislocate sul territorio.

Coinvolte nel progetto sono inizialmente circa 30 società nell’ambito advertising.

 

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La richiesta del Cliente

Gestire l’aspetto documentale in primis dei documenti amministrativi principali (fatture attive, fatture passive, giornale bollato e bollato iva) con l’obbiettivo della dematerializzazione attraverso la conservazione elettronica, ed incontrando per esigenza specifica la normativa della P.A.

Gestire tutti i processi nel rispetto delle specificità delle singole legal entity, tenendo conto della loro struttura organizzativa all’interno del proprio Network.

Governare gli aspetti di comunicazione tra la Centrale Servizi e le varie Agenzie del Gruppo, fornendo alle stesse un servizio mirato e specifico, quindi differenziabile per le rispettive esigenze.

Rispondere ai vincoli comportamentali organizzativi e di flussi, verso gli Internazionali, per tutti gli aspetti di internal ed esternal Audit.

Rendere fruibili tutte le informazioni ed i dati su un unico sistema, in modo organizzato e flessibile.

Organizzare al meglio le attività della Centrale Servizi FAST Solutions e delle varie Legal Entity del Network, al fine di migliorare l’efficienza complessiva del servizio e di conseguenza un maggiore e più efficace supporto all’intero gruppo.

3

Progetto

LO SVILUPPO DEL PROGETTO

 Il progetto è stato condotto da Matrix Solution e Matisse

con lo sviluppo di una innovativa gestione della

tecnica OCR per il riconoscimento automatico

dei dati presenti sulle fatture passive.

 Il progetto comprende altresì

la strutturazione dei workflow e la gestione del

timbro digitale.

Archiviazione ottica del Ciclo Passivo con la tecnica del riconoscimento OCR e applicazione del timbro digitale (Protocollo Iva), sia lato ABC che lato SAP

Archiviazione ottica manuale dei contratti: Contratti Fornitori Agenzia Contratti Fornitori Procurement

Fatturazione alla Pubblica Amministrazione Conservazione elettronica delle fatture

attive e passive, dei bollati Iva e dei giornali bollati

Work Flow di canalizzazione delle fatture passive nella classe documentale di competenza e approvazione delle stesse da parte del CFO

Gestione archivio clienti: archiviazione ottica della documentazione a supporto della fatturazione clienti

Report statistici

La struttura organizzativa del Cliente

4

Centrale Servizi per il Gruppo

Circa 2300 dipendenti nel Gruppo

Circa 50 dipendentidi cui più di 20

utenti che gestiscono il

caricamento delle fatture passive con

timbro digitale

Creative Agencies

Design

Production

Public Relation

Media Agencies

Digital

Employer Branding

Ciclo attivo

5

Le Fatture Attive in formato pdf vengono inviate ad Arxivar complete del loro profilo documentale e si canalizzano

automaticamente nelle rispettive classi documentali:NO-Core

ProduzioneMedia

Generiche

ABC

SAP

Erp

ABC

SAP

Fatturazione PA

6

SAP

2

Ciclo passivo con OCR e Timbro Digitale(PAPERLESS secondo il decreto 82/2005 art.21 c.5)

7

Caricamento fattura nel sistema contabile

1B

9

6

Scansione fatturecartacee (20%)

8

ABC

SAP

Il documento è sottoposto a processo di workflow “VIGILE”

?

Applicazione a video del timbro digitale

(protocollo Iva)

Aggiornamento immagine

documento in Arxivar

Aggiornamento profilo documento

7

4

3

Viene generato un profilo generico

su Arxivar, associato

all’immagine della fattura in classe documentale provvisoria

1ARicevimento fatture

elettroniche via email(80%)

Acquisizione automatica dei dati in fattura attraverso il riconoscimento

OCR di Recogniform

5Assegnazione della classe documentale definitiva (Media, Produzione e NO-Core)

Workflow di approvazione fatture e assegnazione della classe documentale

8

Il processo di acquisizione

automatica dei dati in fattura attraverso il

riconoscimento OCR genera in Arxivar un profilo generico,

associato all’immagine della fattura, in classe

documentale provvisoria

La fattura è pronta per

essere caricata nel sistema

contabile con protocollo Iva

digitale

Il workflow approvativo è attualmente ad un solo livello di approvazione ma si vorrebbe, a

breve, portarlo a due livelli

Conservazione elettronica standard e P.A.

9

Firma digitale dei documenti

Generazione di un pacchetto di versamento

Inoltro dell’Hash all’ente preposto per l’apposizione della

marcatura temporale (ove previsto dalla legge)

Inoltro dell’Hash all’ente

preposto per l’apposizione

della marcatura temporale

Memorizzazione del pacchetto sulla cartella del server adibita a

repository

1

2

3

4

5

6

7

Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione e apposizione

della firma digitale

Archiviazione ottica dei documenti in formato pdf (o formato xml per le fatture PA), completi del proprio

profilo documento

Fatture PA Fatture attive

Fatture passive

Bollato Iva

Giornale Bollato

Libro Inventario

Libro Cespiti

Reportistica

10

Richiesta: statistiche documenti per la rifatturazione dei costi alle Agenzie del Gruppo

Soluzione adottata: attraverso lo strumento Arxivar-Report sono stati configurati appositi moduli di estrazione e stampa dei dati statistici per classe documentale

Archivio Clienti

11

Richiesta: acquisizione dei documenti a supporto della fatturazione (preventivi, job, mail di conferma, ecc…) e recupero del pregresso

Soluzione adottata: la documentazione cliente è acquisita dopo la fatturazione, alimentando una specifica classe documentale con il supporto della rilevazione OCR

scansione del plico "fattura + allegati" e

salvataggio in una cartella specifica per AOO

riconoscimento OCR dei dati della fattura (numero e data documento) necessari per il collegamento alla fattura già

archiviata in Arxivar

segnalazione all'utente

incaricato di eventuali errori di

mancato riconoscimento

dei datiTRUE

FALSEsalvataggio del

plico acquisito su un’apposita classe

documentale (l'intero pacchetto, senza distinzione di

tipologia documento)

creazione automatica di una relazione con la fattura

ERR