C APITOLO 6 © 2012 Giorgio Porcu – Aggiornamennto 22/02/2012 G ESTIRE D ATI E C ARTELLE DI LAVORO...

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GESTIRE DATIE CARTELLE DI LAVORO

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SOMMARIOGESTIRE DATI E CARTELLE DI

LAVORO• Importare dati di testo• Importare dati da Access• Importare dati HTML• Importare dati da altre applicazioni• Estrapolare dati mediante query• Esportare dati• Modelli• Consolidare dati• Proprietà documento

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3Giorgio Porcu - Excel Avanzato

Importare dati di testoImportazione file in Excel

• Excel include una serie di funzioni per l’importazione guidata dei dati da file creati con altre applicazioni: File XML (*.xml) File di testo (*.txt, *.csv, *.prn) File DataBase di Microsoft Access (*.mdb, *.accdb) Pagine Web o File HTML (*.htm, *.html) File di applicazioni DataBase Microsoft

• Abbiamo già trattato l’importazione da file .xml nel capitolo Organizzare i Dati. Analizziamo ora le altre procedure d’importazione disponibili

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Importare dati di testoFile di testo

• I file di testo rappresentano il modo più semplice per memorizzare dati e spesso di minor ingombro in termini di dimensioni dell’archivio

• I dati in un file di testo sono pure sequenze di caratteri alfanumerici, senza caratteristiche di formattazione grafica e formati dato

• Tipiche estensioni dei file testuali sono: .txt, .csv, .prn

.txt

Q u e s t o èu n f i l ed i t e s t o .

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Importare dati di testoFile di testo

• Nell’importare da file di testo in Excel occorre: Incolonnare i dati nell’ordine voluto su celle o tabelle Operare sulla scelta del tipo di dato

• La procedura Importazione guidata testo realizza questi due obiettivi

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Importare dati di testoImportare dati da file di testo

• Per importare dati da un file di testo:1. Apri il foglio che conterrà i dati importati2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da testo

Appare la Finestra di dialogo Importa file di testo


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Importare dati di testoImportare dati da file di testo

3. Dalla Finestra di dialogo seleziona il file di testo desiderato e premi <Importa>

E’ eseguita la Procedura Importazione guidata testo


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Importare dati da AccessAccess e i file database

• Microsoft Access è uno tra i più diffusi DBMS (Data Base Management System, in italiano programma di gestione database) e fa parte della Suite Office

• Un database creato con Access è costituito da una serie di tabelle contenenti dati (record) collegate tra loro da relazioni

• Il DB Access è salvato su unico file, con estensioni: .accdb, .accde (Access 2007 o successivo) .mdb, .mde (Access 2003 o precedente)

• Excel consente di importare dati e strutture da file Access con procedura guidata


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Importare dati da AccessImportare dati da file Access

• Per importare dati da un file DB di Access:1. Apri il foglio che conterrà i dati importati2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da Access

Appare la Finestra di dialogo Seleziona origine dati


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• L’ HTML (Hyper Text Markup Language) è un linguaggio per la creazione di documenti ipertestuali

• E’ utilizzato principalmente per la realizzazione delle pagine Web

• Per inserire i contenuti (dati, tabelle) di una pagina Web in un foglio Excel si può sfruttare una procedura guidata


Importare dati HTMLHTML e le pagine Web

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Importare dati HTMLImportare dati da Web o file HTML

• Per importare dati da un sito Web o file HTML:1. Apri il foglio che conterrà i dati importati2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da Web

Appare laFinestra di dialogoNuova query Web


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• Oltre al già menzionato e più conosciuto Access, Microsoft produce vari altri sistemi Server DataBase (come SQL Server)

• Per garantire l’interoperabilità con gli applicativi basati su queste tecnologie, Excel prevede una apposita procedura d’importazione dati

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Importare dati da altre applicazioniSistemi Server DB Microsoft

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Importare dati da altre applicazioniImportare dati da DB Microsoft

• Per importare dati da database Microsoft:1. Apri il foglio che conterrà i dati importati2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da altre origini

Appare unMenu a discesada cui selezionarel’origine dei dati


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Estrapolare dati mediante query

• Excel offre la possibilità di estrapolare dati mediante query da alcune tipologie di database per poi inserirli in un foglio di lavoro

• Le query (interrogazioni) sono il meccanismo standard nei DB per selezionare le sole informazioni di interesse tra i tanti dati memorizzati

• L’ estrapolazione è utile se non interessa riportare su Excel tutti i record contenuti in tabelle ma solo quelli che soddisfano certe condizioni


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Estrapolare dati mediante queryEseguire una query

• Per eseguire una query su database Microsoft:1. Apri il foglio che conterrà i dati importati2. Scheda Dati > Carica dati esterni > Da altre origini

Appare unMenu a discesa


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Estrapolare dati mediante queryEseguire una query

3. Dal Menu a discesa seleziona l’ultima opzione:Da Microsoft Query

Appare la Finestra di dialogoScegli origine datida cui lanciare l’esecuzionedelle query in modalitàguidata


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Esportare dati

• Al pari dell’importazione, Excel prevede numerose possibilità per esportare dati all’esterno

• L’ esportazione è realizzata con il supporto al salvataggio dei dati in formati di file gestibili da altri programmi, oltre ai canonici .xls o .xlsx nativi di Excel

• Sono supportati, tra gli altri, i formati: XML (*.xml) Ipertesto (*.html) Testo (*.txt, *.csv) Pdf (*.pdf) OpenDocument (*.ods)


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Esportare datiSalvare dati in vari formati

• Per salvare dati in formato non Excel:1. Apri il foglio che contiene i dati da salvare2. Pulsante Office > Salva con nome

Appare la Finestra di dialogo Salva con nome


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Esportare datiSalvare dati in vari formati

3. Dalla Finestra di dialogo scorri il Menu a discesa Salva come: per selezionare il formato di salvataggio desiderato

4. Inserisci il nome file e premi <Salva>


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Modelli

• I modelli in Excel sono Cartelle di lavoro contenenti dati, formati e formule pronti all’utilizzo per realizzare calcoli o applicazioni specifiche

• Sono disponibili modelli predefiniti già caricati in Excel e ulteriori scaricabili dal sito Microsoft Office Online

• Ogni utente può inoltre salvare un documento come modello per un riutilizzo successivo


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ModelliUtilizzare modelli predefiniti

• Per utilizzare modelli predefiniti:1. Pulsante Office > Nuovo

Appare la Finestra di dialogoNuova cartella di lavoro


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ModelliUtilizzare modelli predefiniti

2. Dalla Finestra di dialogo seleziona:Modelli > Modelli installati

oppure (è richiesta connessione Internet attiva) sfoglia i modelli disponibili da:

Microsoft Office Online


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ModelliCreare modelli personalizzati

• Per creare e salvare un modello personalizzato:1. Imposta la cartella di lavoro con le caratteristiche

(formattazione, formule) desiderate2. Pulsante Office > Salva con nome


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Consolidare dati

• L’ opzione consolida dati permette di unire i dati provenienti da tabelle diverse, purchè identiche o simili nella struttura

• Il consolidamento somma o aggrega i dati di partenza in una nuova tabella master e può essere eseguito con varie opzioni


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Consolidare datiUnire dati da tabelle diverse

• Per unire dati da tabelle diverse:1. Apri il foglio che conterrà i dati da unire2. Scheda Dati > Strumenti dati > Consolida

Appare la Finestra di dialogoConsolida


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Consolidare datiUnire dati da tabelle diverse

3. Nella Finestra di dialogo imposta le opzioni desiderate

4. Premi <OK>


Funzione per aggregare i dati

Riferimenti alle tabelle da unire

Opzioni ulteriori

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Proprietà documento

• Ogni documento (Cartella di lavoro) possiede alcune caratteristiche o proprietà che lo identificano

• L’ utente può visualizzarle e, se autorizzato per quel documento, modificarle o crearne di nuove

• Tipiche proprietà sono: Autore Titolo Oggetto Parole chiave Categoria


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• Le proprietà sono utili: Per identificare l’autore del documento, specie se verrà

distribuito a terzi Per verificare le caratteristiche del documento prima di

aprirlo; sono infatti visualizzabili dal Sistema Operativo spostandosi sull’icona del file (appare un tooltip) o scegliendo Proprietà dal Menu contestuale

In fase di ricerca dati da Sistema Operativo, perché sono indicizzate come tag o metadati tipici del documento


Proprietà documentoPerché usare le proprietà

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Proprietà documentoVisualizzare e modificare proprietà

• Per visualizzare e/o modificare le proprietà di una Cartella di lavoro:

1. Apri la Cartella2. Pulsante Office > Prepara > Proprietà


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Proprietà documentoVisualizzare e modificare proprietàTra la Barra multifunzione e la Barra della formula appare l’area Riquadro informazioni documento utilizzabile per la visualizzazione e modifica delle proprietà


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