BUSINESS CASE Progetto: SAP per ATS - AntiTerrorism Squad€¦ · Business Case 15/12/2016 Page 8...

Business Case <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad> 15/12/2016

DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO

BUSINESS CASE

Progetto:

SAP per ATS - AntiTerrorism Squad

Rilascio:

2.0

Data:

15/12/2016

PRINCE2

Autore:

Executive Cristina Ferrandello

Proprietario:

Executive Cristina Ferrandello

Cliente:

ATS - AntiTerrorism Squad

Documento Rif:

BC02

Versione N°:

2.0


Page 1

1 Storia del Business Case

1.1 Posizione del documento

Questo documento è valido solo il giorno in cui è stato stampato.

1.2 Storia delle revisioni

Data di questa revisione: 15/12/2016

Data della prossima revisione: -

Data della

revisione

Precedente

data di

revisione

Sommario dei cambiamenti Modifiche

contrassegnate

03/11/2016 - Redazione del Business Case Schematico -

15/12/2016 03/11/2016 Completamento del Business Case per la Fase di

Inizio di Progetto

Definizione delle

risorse necessarie

1.3 Approvazioni

Questo documento richiede le seguenti approvazioni.

I moduli di approvazione firmati devono essere archiviati in modo appropriato nel sistema di

archiviazione del progetto.

Nome Firma Ruolo Data di

emissione

Versione

Cristina Ferrandello Cristina Ferrandello Executive 15/12/2016 2.0

1.4 Distribuzione

Questo documento è distribuito a:

Nome Ruolo Data questione Versione

Maria Contursi Project Manager 15/12/2016 2.0


Page 2

2 Tabella dei contenuti

1 Storia del Business Case ...................................................................................................... 1

1.1 Posizione del documento .............................................................................................. 1

1.2 Storia delle revisioni ...................................................................................................... 1

1.3 Approvazioni ................................................................................................................. 1

1.4 Distribuzione ................................................................................................................. 1

2 Tabella dei contenuti ............................................................................................................ 2

3 Prospetto .............................................................................................................................. 3

4 Motivazioni ........................................................................................................................... 4

5 Opzioni .................................................................................................................................. 4

6 Benefici Attesi ....................................................................................................................... 5

7 Svantaggi Attesi .................................................................................................................... 6

8 Costi ...................................................................................................................................... 6

9 Raccomandazione ................................................................................................................. 7

10 Tempistiche ........................................................................................................................... 7

11 Valutazione degli investimenti ............................................................................................. 8


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3 Prospetto

L’ 11 settembre 2001 rappresenta nella visione collettiva uno spartiacque nella storia del terrorismo del

mondo occidentale: da quel giorno, infatti, è divenuto un problema concreto, il cui obiettivo non è più

limitarsi a colpire le Istituzioni, ma riuscire ad arrivare ai cittadini comuni, la categoria più indifesa.

La necessità più che mai impellente di arginare i fenomeni terroristici ha portato i Governi, a livello

nazionale e internazionale, a mettere in campo una complessa attività informativa volta a prevenire e

contrastare questa minaccia.

In Italia, le politiche in materia prevedono oltre al contrasto interno, di cui si occupa il Ministero

dell’Interno in collaborazione con l’intelligence, anche strategie comuni a livello europeo e

internazionale, volte a incentivare lo scambio dell’elemento più prezioso nella guerra simmetrica contro il

terrorismo: le informazioni.

In questo clima di emergenza, si è avvertito il bisogno di creare un centro antiterrorismo che andasse a

coadiuvare l’attività già eccellente svolta delle istituzioni italiane, ma con un quid in più: agire in maniera

capillare sul territorio, divenendo una sorta di “prolungamento” naturale delle istituzioni stesse, allo

scopo di poter intervenire repentinamente in ogni momento. Tutto questo è ATS – AntiTerrorism Squad,

un’agenzia antiterrorismo nata in sordina, ma che negli anni è riuscita a diventare una pedina

fondamentale nella lotta al terrorismo, grazie ad un incessante lavoro “sul campo” di raccolta delle

informazioni ed elaborazione ed attuazione delle strategie più opportune.

Conscia dei fenomeni di immigrazione clandestina, che potrebbero favorire lo spostamento non

controllato di possibili terroristi, di cui è protagonista il Sud d’Italia, ATS ha scelto proprio qui la sua sede,

in particolare a Reggio Calabria: infatti ATS si è proposta non solo come arma di difesa contro il

terrorismo internazionale, ma anche contro quello imputabile alla criminalità organizzata che ancora

oggi insanguina il Meridione, ad opera di organizzazioni come Cosa Nostra, Camorra, 'Ndrangheta e

Sacra Corona Unita.

Nello svolgimento delle sue attività ATS prevede un'ampia serie di misure da adottare nei vari settori

cruciali della lotta al terrorismo, quali:

• cooperazione giudiziaria e di polizia, tramite monitoraggio di soggetti incensurati e non anche

all’interno dei centri di accoglienza;

• sicurezza dei trasporti;

• controllo delle frontiere, in collaborazione con le autorità locali;

• sicurezza dei documenti;

• lotta al finanziamento;

• dialogo politico e relazioni esterne;

• difesa contro attacchi biologico-chimico-radiologico-nucleari, grazie alle sue unità specializzate.

Al fine di sfruttare in maniera ottimale tutte le risorse di ATS, in modo che ogni settore cooperi in

maniera sinergica, è necessaria una strategia di business mirata che migliori la robustezza del sistema

per ridurre le spese superflue e monitorare meglio le risorse impiegate.

Nello specifico il piano di business per supportare l’azienda è stato realizzato grazie all’integrazione

modulare consentita da SAP, che permette di acquistare solamente i moduli strettamente necessari

riducendo così i costi pur lasciando spazio a future integrazioni. Così facendo si riesce ad ottenere una

struttura personalizzata, mirata agli obiettivi aziendali. L’ammortamento finanziario sarà completato al

terzo anno di esercizio: grazie all’utilizzo di SAP, infatti, si prevede un incremento della produttività ed il

ritorno degli investimenti ROI (Return On Investment).


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4 Motivazioni

Il notevole successo che ATS ha riscontrato sul territorio nel corso del tempo ed i vari riconoscimenti

ottenuti hanno fatto sì che i membri dell’agenzia abbiano vagliato la decisione di espandere i propri

servizi oltre i confini nazionali. Le motivazioni che hanno portato l’agenzia verso questa direzione sono

state:

• acquisire maggiore prestigio a livello internazionale;

• poter collaborare con i più importanti enti antiterrorismo;

• avere un maggiore controllo sul territorio, in particolare sulle tratte internazionali;

• estendere la possibilità di comunicazione coi governi esteri;

• limitare la “dipendenza” dai più importanti enti antiterrorismo.

Le nuove sedi saranno collocate in quattro capitali estere che rappresentano dei punti strategici nella

lotta al terrorismo, che sono in qualche modo agli antipodi tra loro:

• Mosca (Russia) e Washington (USA), le due grandi superpotenze, sedi delle maggiori agenzie di

monitoraggio antiterroristico;

• Kabul (Afghanistan) e Lagos (Nigeria), teatri d’azione di due dei più noti gruppi terroristici

internazionali, rispettivamente Talebani e Boko Haram.

Oltre ad ampliare il numero di centri operativi, l’espansione di ATS riguarderà anche l’aspetto

tecnologico: infatti, l’obiettivo è quello di realizzare un sistema ERP centralizzato ed utilizzare la

programmazione modulare offerta da SAP per far sì che le nuove sedi comunichino nel modo più celere,

efficiente e sicuro possibile.

Grazie all’utilizzo di SAP sarà possibile migliorare l’accesso alle informazioni che possono supportare le

decisioni per la gestione di ogni aspetto dell’attività, eliminare il duplice inserimento di dati, gli errori e i

ritardi. Recuperando la fluidità si riusciranno ad incrementare le risorse hardware e software e gestire

l’infrastruttura IT con un investimento minore.

5 Opzioni

1) Non apportare alcuna modifica al sistema esistente continuando ad utilizzare i software e

hardware già in uso;

2) Utilizzare sistemi ERP;

3) Utilizzare SAP come piattaforma di EAI (Enterprise Application Integration) per creare

architettura a servizi (SOA) del landscape applicativo del Client.


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6 Benefici Attesi

Opzione 1 • Nessun costo aggiuntivo previsto, nessuno beneficio apportato.

Opzione 2

• Possibilità di customizzazione;

• Alto livello di integrazione;

• Attività di supporto per la gestione economico-amministrativa;

• Creazione di una piattaforma unica ed integrata tramite ERP;

• Unicità dei dati memorizzati (base di dati unica);

• Estensione e modularità funzionale;

• Abolizione della ridondanza, sincronizzazione dei dati;

• Tracciabilità degli aggiornamenti;

• Facilita la gestione di aziende multi-localizzate;

• Possibilità di monitorare i clienti e i contratti definendo il business sul loro profilo;

• Possibilità di stilare report;

• Risparmi annuali per la gestione degli errori;

• Ottimizza i processi aziendali riducendo significativamente i tempi e le risorse impiegate;

• Supporto per gestire le diverse normative fra i vari Paesi.

Opzione 3

• Integra i benefici di un sistema ERP visti nell’opzione 2;

• Sicurezza di altissimo livello, dati protetti in data center altamente affidabili, grazie a dispositivi di

sicurezza fisici e di rete;

• Assistenza di partner di qualità;

• Semplifica le operazioni, soluzione completa e integrata;

• Riduce i costi IT evitando i cospicui investimenti di capitale richiesti dalle implementazioni di software

tradizionali;

• Aumento dell’agilità aziendale;

• Affidabilità ed elevata esperienza;

• Formazione specifica per gli utilizzatori dell’ambiente SAP;

• Integra un ottimo strumento di Business Intelligence per la creazione di reportistica manageriale;

• Flessibile a problemi e/o guasti hardware;

• Minimizza i costi generali riducendo il ricorso a personale IT esperto per gestire e supportare

l’hardware e il software;

• Costi annui fissi;

• Supporto a medio o lungo termine garantito;

• Trasparenza, disponibilità e condivisione in real time delle informazioni;

• Miglioramento complessivo dell’organizzazione e del flusso utilizzato per il reperimento dei dati;

• Miglioramento della gestione del personale;

• Scalabilità del nuovo software.


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7 Svantaggi Attesi

Opzione 1 • Grossi ostacoli per l’espansione dell’impresa;

• Alto tasso di ridondanza dei dati;

• Inadeguato sistema di interfacciamento con i sistemi delle varie filiali;

• Ritardi di elaborazione dei dati e sistema di inoltro dei dati lento e costoso;

• Scarso controllo delle filiali;

• Scarsissima scalabilità;

• Elevato impiego di risorse umane. • Investimento cospicuo e ROI non immediato.

Opzione 2 • Una particolare applicazione potrebbe esaurirsi oppure prendere delle traiettorie di sviluppo non in

linea con gli interessi dell’azienda;

• Formazione specifica e costosa per gli utilizzatori finali;

• Possibilità di trovare bug che non possono essere risolti.

Opzione 3 • Investimento cospicuo e ROI abbastanza lungo;

• Riluttanza al cambiamento da parte degli attuali dipendenti;

• Adattamento dei moduli SAP alla realtà aziendale costosa.

8 Costi

Opzione 1 • Costo investimento € 0. Opzione 2 • Costo di licenza € 0;

• Costo di personalizzazione dell’ERP di circa € 200.000;

• Costo di manutenzione annuale di circa € 50.000;

• Budget annuale di circa € 100.000 per lo sviluppo di nuovi moduli personalizzati;

• Costo di formazione per gli utenti di circa € 60.000;

• Costi variabili per risolvere eventuali bug software critici.


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Opzione 3 • Costo di licenza € 502.000;

• Costo di manutenzione di due anni compreso nel prezzo di licenza;

• In allegato in tabella i costi per i singoli moduli e i costi per l’assistenza ai dipendenti.

9 Raccomandazione

Nonostante i costi di investimento iniziali l’opzione 3 riesce a garantire la certezza del risultato atteso. Il

piano economico inoltre ha stilato i tempi di ammortamento dei costi iniziali, al terzo anno di esercizio i

costi di installazione dei moduli SAP saranno completamente assorbiti ed il bilancio dell’azienda sarà in

attivo. Affidarsi ai tecnici SAP, di indubbia professionalità e competenza, è la soluzione ottimale per

l’espansione del proprio business. I moduli SAP consentono di eliminare le spese di gestione superflue,

tramite un’attenta analisi economica, e di offrire maggiori servizi ai clienti dell’azienda incrementandone

cosi i profitti.

10 Tempistiche

Il progetto avrà una durata di 18 mesi in cui verranno scelte le soluzioni SAP da implementare ed

integrare nei sistemi della ATS – AntiTerrorism Squad. I benefici ottenuti utilizzando i software SAP

saranno immediati. Si avrà un rientro del ROI nei primi tre anni di esercizio garantendo utili dal quarto

anno d’esercizio in poi.


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11 Valutazione degli investimenti

Investimenti relativi ai moduli SAP necessari:

Moduli SAP previsti Costo Singola Unità

Necessità Costo Totale

SAP NetWeaver € 70.000,00 5 € 350.000,00

SAP ERP Human Capital Management € 10.000,00 5 € 50.000,00

SAP ERP Corporate Service € 10.000,00 5 € 50.000,00

SAP ERP Financials € 10.000,00 1 € 10.000,00

SAP Business Objects € 42.000,00 1 € 42.000,00

Totale € 502.000,00

Tabella 11.1 Costo dei moduli SAP previsti

Investimenti relativi alle risorse umane:

Risorse Umane Costi

Executive € 120.000,00

Project manager € 100.000,00

Team Manager € 80.000,00

Project Assurance € 60.000,00

Tecnico € 60.000,00

Esperti Cyber Security (5) € 225.000,00

Consulenti SAP (5) € 375.000,00

Totale € 1.030.000,00

Tabella 11.2 Investimenti relativi alle risorse umane


Page 9

Costo totale del progetto:

Budget disponibile

Totale € 2.100.000,00

Moduli SAP previsti

Totale € 502.000,00

Risorse Umane

Totale € 1.030.000,00

Ulteriori Spese

Acquisto Server Dedicato € 231.745,00

Splunk Enterprise (5) € 15.000,00

Rischi (15% del budget) € 315.000,00

Totale € 561.745,00

Totale costi progetto € 2.093.745,00

Tabella11.3 Costo totale del progetto

Business Case

Bilancio totale costi annuali:

La tabella riassume il bilancio dei cost

ammortizzato a partire dal terzo anno

In Figura 11.1 viene rappresentato l’andamento del profitto nei 5 anni successivi all’avvio del pr

Come è ben visibile, dal terzo anno

investimenti effettuati.

-2,000,000

-1,500,000

-1,000,000

-500,000

0

500,000

1,000,000

1,500,000

1°

1°Anno

Costo

progetto

€ 2.093.745,00

Costi Operativi € 100.000,00

Benefici € 750.000,00

Profitto € -1.443.745,00

pro

fitt

o

<SAP per ATS – AntiTerrorism Squad>

Tabella 11.4 Bilancio dei costi annuali

La tabella riassume il bilancio dei costi nei primi 5 anni di esercizio. Com’è possibile no

ammortizzato a partire dal terzo anno di esercizio, dal quarto anno in poi l’azienda avrà solo utili.

Figura 11.1 Stima del profitto

In Figura 11.1 viene rappresentato l’andamento del profitto nei 5 anni successivi all’avvio del pr

dal terzo anno dell’adozione dei sistemi SAP si riusciranno

2° 3° 4° 5

2°Anno 3°Anno 4°Anno 5° Anno

€ 0 € 0 € 0

€ 100.000,00 € 100.000,00 €100.000,00 € 100.000,00

€ 750.000,00 € 750.000,00 € 750.000,00 €

€ -793.745,00 € -143.745,00 € 506.255,00 € 1.1

anno

15/12/2016

Page 10

om’è possibile notare il ROI sarà

anno in poi l’azienda avrà solo utili.

In Figura 11.1 viene rappresentato l’andamento del profitto nei 5 anni successivi all’avvio del progetto.

si riusciranno a riprendere gli

5°

1°

2°

3°

4°

5°

5° Anno Totale

€ 0 € 2.071.745,00

€ 100.000,00 € 500.000,00

€ 750.000,00 € 3.750.000,00

1.156.255,00 € 1.156.255,00

Sintesi di Progetto < SAP per ATS- AntiTerrorism Squad> 26/10/2016


SINTESI DI PROGETTO

Progetto:


Rilascio:

2.0

Data:

26/10/2016

PRINCE2

Autore:

Project Manager Maria Contursi

Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

SP1

Versione N°:

1.0


Page 1

1 Storia della Sintesi di Progetto





Data

revisione

Data revisione

precedente

Riepilogo delle modifiche Modificato da

15/10/2016 - Modifiche nella Descrizione del Prodotto PM

26/10/2016 15/10/2016 Modifiche nel Business Case PM

Nota: In formato cartaceo questo documento è valido solo nel giorno in cui viene stampato

1.3 Approvazioni

Una copia approvata deve essere conservata nella cartella di progetto.


emissione

Versione

Maria Contursi Maria Contursi Project Manager 26/10/2016 1.0

1.4 Distribuzione

Questo documento è stato distribuito a:

Nome Ruolo Data di

emissione

Versione

Francesca Pillari Team Manager 26/10/2016 1.0

Cristina Ferrandello Executive Manager 26/10/2016 1.0


Page 2


1 Storia della Sintesi di Progetto ............................................................................................. 1


1.2 Storia delle revisioni ...................................................................................................... 1

1.3 Approvazioni ................................................................................................................. 1

1.4 Distribuzione ................................................................................................................. 1

2 Tabella dei contenuti ............................................................................................................ 2

3 Definizione di Progetto ......................................................................................................... 3

3.1 Scenario ........................................................................................................................ 3

3.2 Obiettivi del Progetto ................................................................................................... 3

3.3 Risultati attesi ............................................................................................................... 4

3.4 Vincoli ........................................................................................................................... 4

3.5 Tolleranze di Progetto .................................................................................................. 4

4 Linee Guida del Business Case .............................................................................................. 4

5 Descrizione del Prodotto di Progetto ................................................................................... 4

6 Approccio di Progetto........................................................................................................... 5

7 Struttura del Team di Progetto ............................................................................................ 5

8 Riferimenti ............................................................................................................................ 5


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3 Definizione di Progetto

3.1 Scenario

ATS - AntiTerrorism Squad nasce a Reggio Calabria con lo scopo di studiare e prevenire gli attacchi

terroristici in Italia.

L’azienda visto il notevole incremento negli anni di attentati terroristici ha deciso di espandersi, con la

collaborazione degli organi governativi e unità speciali, unendo agli standard militari per la difesa delle

infrastrutture critiche, la visione informatica dell’azione terroristica.

Dunque, oltre a poter intervenire repentinamente sul campo ATS dispone degli opportuni strumenti

informatici di monitoraggio e spionaggio, atti sempre e comunque alla prevenzione di questo genere di

eventi, ottenendo così una “visione” della minaccia sia al livello militare che ingegneristico, in modo da

combinare costi e benefici, creando una struttura sia resistente che resiliente a un attacco terroristico:

• resistente in modo da avere una struttura in grado di difendere se stessa da attacchi e/o

sabotaggi terroristici;

• resiliente in modo da avere una struttura in grado di ritornare al 100% del funzionamento nel

minor tempo possibile, rendendo inutili gli effetti di un attacco.

I dirigenti di ATS , hanno deciso di ristrutturare il loro asset aziendale affidandosi alla progettazione

modulare basata su SAP. Tale soluzione consente la scelta personalizzata dei moduli da implementare

che potranno comunque essere ampliati in fasi successive.

3.2 Obiettivi del Progetto

L’integrazione con SAP consentirà la creazione di una soluzione su misura per l’azienda. I principali

obiettivi di progetto sono: riduzione dei tempi, ottimizzazione del coordinamento tra le sedi, gestione

precisa delle risorse finanziarie. Nello specifico i moduli che verranno implementati sono:

• SAP NetWeaver: fornisce una piattaforma applicativa, con lo scopo di integrare processi di

business tramite vari sistemi.

• SAP ERP rappresenta il cuore del pacchetto SAP Business Suite. Esso prevede i seguenti

componenti:

• SAP ERP Financials: include tool di ragioneria e strumenti di reportistica; inoltre, aiuta a

monitorare il flusso di denaro in entrata e in uscita.

• SAP ERP Human Capital Management: consente ai dipendenti di gestire le loro informazioni

personali. I supervisori possono partecipare al processo di crescita dei dipendenti e possono

intervenire sulla loro retribuzione.

• SAP ERP Corporate Services: gestisce attività relativa agli immobili, ai viaggi, alle risorse, alla

salute dell’ambiente di lavoro e alla sicurezza.

• SAP Business Objects aiuta ad assicurare la qualità e l’affidabilità delle informazioni. Esso

supporta l’impresa nel prendere al meglio le decisioni strategiche e nel colmare il gap tra la

concezione e l’esecuzione.


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3.3 Risultati attesi

La programmazione modulare tramite l’utilizzo della soluzione SAP consentirà di ottenere un adeguato

livello di sicurezza grazie all’utilizzo di data center altamente affidabili e protetti.

SAP inoltre supporta il cliente in ogni fase della progettazione e nelle fasi successive al rilascio del

prodotto tramite assistenza continua.

Uno dei principali risultati auspicati è la semplificazione delle operazioni che tale soluzione integrata

garantirà. Verranno inoltre diminuiti i costi IT e la soluzione implementata sarà migliore rispetto alle

vecchie soluzioni di programmazione.

La modularità di SAP aumenterà la scalabilità e l’agilità aziendale, garantendo affidabilità ed una

formazione specifica per gli utilizzatori.

La progettazione sarà parallela alla generazione di reportistica dettagliata che consentirà una repentina

soluzione ai guasti ed ai problemi riscontrati. In ultimo la soluzione garantirà costi annuali fissi.

3.4 Vincoli

Il vincolo principale riguarda i costi di progetto che non potranno superare la soglia fissata dal CEO.

3.5 Tolleranze di Progetto

Il progetto può essere consegnato con un margine di 20 giorni dalla data pattuita.

4 Linee Guida del Business Case

In seguito all’apertura di nuove sedi si è riscontrata la necessità di una gestione più accurata del

business. Utilizzando il vecchio asset aziendale non era possibile controllare tutti i processi e vi era un

dilagante spreco di risorse. Durante il processo di espansione sono stati riscontrati anche problemi di

gestione del crescente flusso di dati in quanto il software precedentemente usato dall’azienda non

presentava le caratteristiche necessarie a gestire una mole di dati cosi crescente.

Le scarse prestazioni, la mancanza di scalabilità del software e di adattamento alla nuova situazione

aziendale ha portato a varie problematiche che verranno definite nel dettaglio nel Business Case

effettivo.

5 Descrizione del Prodotto di Progetto

Il notevole successo che ATS ha riscontrato sul territorio nel corso del tempo e i vari riconoscimenti

ottenuti hanno fatto si che i membri dell’agenzia abbiano vagliato la decisione di espandere i propri

servizi oltre i confini nazionali.

Da questo nasce l’esigenza di ampliare, oltre che il numero di centri operativi, anche il software

proprietario di ATS, esportandolo nelle nuove sedi e, inoltre, facendo in modo che queste comunichino

nel modo più celere e sicuro possibile.

I beneficiari del prodotto saranno: gli organi di stato, dirigenti ATS, dipendenti ATS. Il risultato finale

prospetta un miglioramento della robustezza del sistema, un conseguente aumento delle risorse

necessarie e l’ottimizzazione del business aziendale.


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6 Approccio di Progetto

Il progetto è volto allo sviluppo di una soluzione modulare per ATS.

L’utilizzo di SAP consente di migliorare l’accesso alle informazioni per la gestione di ogni aspetto

dell’attività. Tramite tale soluzione saranno inoltre limitati i ritardi e gli errori.

7 Struttura del Team di Progetto

La struttura del team di progetto è presentata nella tabella 7.1, per ciascun componente sono specificati

ruolo, nome e compiti da svolgere.

Ruolo Nome Compito

Executive Cristina Ferrandello Responsabile finale del progetto; colui che

reperisce i fondi e si assicura che il progetto

rispetti gli obiettivi prefissati.

Project Manager Maria Contursi Responsabile della realizzazione dei prodotti e dei

risultati del progetto; dovrà concordare e

rispettare con l’Executive le tempistiche, i costi, i

benefici ottenuti, i livelli di qualità e l’accurata

gestione dei rischi.

Team Manager Francesca Pillari Assicura la produzione dei prodotti definiti dal

Project Manager; elabora i resoconti e ha la

responsabilità di pianificare la creazione e la

gestione di alcuni prodotti.

Esperti Garanzia di

Progetto

Celeste Romolo Consulenti che si occupano della gestione della

qualità e dei rischi; dovranno supervisionare il

lavoro del Project Manager accertando il rispetto

degli standard di qualità prefissati e l’accurata

gestione dei rischi tipici di Prince2.

Tecnico Manuele Santo Foti Responsabile dell’integrazione della piattaforma

SAP sui sistemi del cliente e della sua

personalizzazione.

Tabella 7.1 Risorse umane impiegate per il progetto

8 Riferimenti

Il modulo è strettamente correlato ai moduli:

• Caso Aziendale (o Business Case);

• Descrizione di Prodotto (o Project Product Description).

Strategia di gestione della comunicazione <SAP per ATS - AntiTerrorism Squad > 28/11/2016


STRATEGIA DI GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

28/11/2016

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

SGC01

Versione N°:

1.0


Page 1

1 Storia della strategia di gestione della comunicazione


Questo documento è valido solo il giorno in cui è stampato.

1.2 Storia della revisione


Data prossima revisione: -

Data

Revisione

Precedente

data di

revisione


contrassegnate

18/11/2016 - - -

28/11/2016 18/11/2016 Raffinazione -

1.3 Approvazioni

Questo documento richiede le seguenti approvazioni. I moduli di approvazione firmati devono essere

archiviati in modo appropriato nel sistema di archiviazione del progetto.

Nome Firma Ruolo Data emissione Versione


1.4 Distribuzione


Nome Ruolo Data emissione Versione




Page 2


1 Storia della strategia di gestione della comunicazione ....................................................... 1

1.2 Storia della revisione ........................................................................................................ 1

1.3 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.4 Distribuzione .................................................................................................................... 1

2 Tabella dei contenuti ........................................................................................................... 2

3 Introduzione ........................................................................................................................ 3

4 Procedure di Comunicazione ............................................................................................... 3

5 Tool e Tecniche .................................................................................................................... 3

6 Records ................................................................................................................................ 3

7 Report .................................................................................................................................. 4

8 Tempo delle Attività di Comunicazione .............................................................................. 4

9 Ruoli e Responsabilità.......................................................................................................... 6

10 Analisi degli Stakeholder...................................................................................................... 7


Page 3

3 Introduzione

La Strategia di Gestione della Comunicazione contiene la descrizione dei mezzi e della frequenza di

comunicazione alle parti sia interne che esterne al progetto, facilitandone il coinvolgimento tramite la

creazione di un flusso di informazioni controllato e bidirezionale. Questo può avvenire solo attraverso una

completa attività pianificazione e di distribuzione efficace delle informazioni attraverso un’attenta

selezione degli strumenti e dei metodi di comunicazione.

L’obiettivo è fornire durante tutto il progetto un metodo di comunicazione concordato e comprensibile

da ognuna delle parti interessate.

4 Procedure di Comunicazione

Il Project Manager sarà il responsabile di tutta la comunicazione interna del progetto, che riferirà

settimanalmente al Team Manager attraverso gli Highlight Report.

Per assicurare il livello più efficace di comunicazione esterna, le procedure/metodi di comunicazione da

utilizzare prevede un sistema di posta elettronica per le comunicazioni formali o informali, oltre al sito

web dell’Organizzazione.

5 Tool e Tecniche

La scelta del metodo si basa sui destinatari delle informazioni, l’ambiente organizzativo, le politiche

aziendali, la disponibilità di strumenti software, le dimensioni del progetto ed altri fattori. In generale è

bene utilizzare un mix di strumenti in modo da limitare il più possibile il ricorso a comunicazioni

unicamente informali e destrutturate. E’ importante inoltre che rimanga traccia di quanto comunicato e

delle azioni che ne derivano.

A tal fine, il Project Manager utilizzerà un portale Intranet (strumento ideale per una efficiente

organizzazione interna del lavoro, per lo scambio di informazioni, di dati e per agevolare i processi) per le

comunicazioni interne.

Per le comunicazioni esterne con le varie parti interessate del progetto saranno utilizzati i seguenti

strumenti e tecniche di comunicazione:

• Gmail;

• Sito Web: www.ats.gov

6 Records

Qualsiasi comunicazione deve essere conservata nella cartella “comunicazione” nella directory “progetto”

nel server principale.


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7 Report

Il report è il documento che descrive la composizione e il formato dei rapporti da creare, il loro obiettivo,

la tempistica e i destinatari selezionati.

Il report deve essere costruito in modo che, oltre all’individuazione delle aree di criticità, vengano

evidenziati i ruoli che si devono attivare al fine di svolgere azioni e proporre interventi.

I vari report che saranno creati per il progetto considerato sono:

• Highlight Reports (a intervalli mensili);

• End Stage Reports (alla fine di ogni fase);

• Lesson Reports (alla fine di ogni fase, ove opportuno, e alla fine del progetto);

• End Project Report (alla fine del progetto);

• Exception Report (alla generazione di un’eccezione);

• Checkpoint Report, (a intervalli mensili).

8 Tempo delle Attività di Comunicazione

Le principali attività di comunicazione :

Evento Destinatario Obiettivi Frequenza

Meeting iniziale (Kickoff

meeting: riunione di avvio

progetto, la prima

delle riunioni operative di

progetto)

Tutti i membri del

team di progetto.

E’ importante che

tutti si conoscano

ed imparino a

riconoscersi

associando ai volti

le competenze ed

il ruolo ricoperto

Raccogliere

informazioni per

la fase di Initiating

Project (IP).

Far comprendere

a ciascuno dei

partecipanti le

finalità e

motivazioni del

progetto, il ruolo

che dovrà

svolgere,

i deliverables*

che dovranno

essere prodotti, la

schedulazione

temporale,

insieme con i

rischi di

progetto e

le issues al

momento note

Prima della data di inizio

del progetto. La durata di

questo meeting dovrebbe

essere più breve possibile,

preferibilmente non più di

quattro ore,

compatibilmente con la

complessità del progetto

ed il numero di

partecipanti previsti

Distribuzione del piano di

inizio progetto

Tutti gli

stakeholder

Distribuire il

piano di progetto

a tutti gli

Prima dell’inizio della

prima fase di progetto


Page 5

stakeholder per i

finanziamenti

Checkpoint Reports Project Manager Il Team Manager

aggiorna il

Project Manager

sull’evoluzione

del progetto

Ogni mese

Highlight Reports Executive Il Project

Manager

aggiorna

l’Executive sullo

stato del

progetto

Al termine di una fase di

progetto

Incontro di gruppo Team di sviluppo Il team di

sviluppo rivede

eventuali dettagli

e pianifica i passi

successivi

Settimanalmente

Log giornalieri Team Manager Tiene traccia delle

questioni

riscontrate o di

eventi

significativi

riscontrati ogni

giorno

Quotidianamente

Eccezioni Comitato di

progetto

Il Project

Manager avvisa il

comitato di

progetto che una

questione eccede

i limiti di

tolleranza

Se si verifica un’eccezione

End Project Report

Project

Manager

Team Manager

Executive

Identifica piani di

miglioramento, le

lezioni apprese,

che cosa ha

funzionato e cosa

poteva andare

meglio

Fine Progetto

*Nel campo del project management il prodotto rilasciato indica un oggetto materiale o immateriale prodotto come risultato di

una attività del progetto. Un deliverable può essere costituito da un insieme di deliverable più piccoli. In altre parole si tratta di un

risultato verificabile prodotto da un task.


Page 6

9 Ruoli e Responsabilità

Si descrivono i responsabili dei vari aspetti del processo di comunicazione, compresi eventuali ruoli di

gestione aziendale o del programma con funzioni di comunicazione.

Ruolo

Responsabilità

Executive

Deve approvare tutti gli aspetti della strategia di

gestione della comunicazione, confrontandosi

con Utente Senior e Fornitore Senior

Project Assurance

Informa gli Stakeholder durante tutta la durata

del progetto e controlla l’efficacia della strategia

di gestione della comunicazione

Project Manager

Revisiona e aggiorna questa strategia di gestione

della comunicazione. Inoltre, comunica con gli

stakeholder interni ed esterni, come richiesto. Il

Project manager deve raccogliere tutte le

informazioni dai committenti, scartare quelle

incompatibili e farli arrivare al team di sviluppo.

Team Manager

Informa i restanti membri del team sulle

strategie di comunicazione. Comunica con

Project Manager e con il Comitato di Progetto


Page 7

10 Analisi degli Stakeholder

Gli stakeholder comprendono tutte le persone o gruppi che possono essere interessati dal risultato del

progetto, dal suo impatto su di loro o dai suoi effetti.

Parti

Interessate

Relazione

Corrente

Relazione

Desiderata

Interfacce Obiettivo chiave

Enti Istituzionali

Ottima

Eccellente

Email, Congressi

Collaborazione

Dipendenti della

ATS

Buona

Eccellente

Email

Rispetto politica

aziendale

Dirigenti della

ATS

Ottima

Eccellente

Incontri mensili

Coordinazione

Descrizione di prodotto < SAP per ATS - AntiTerrorism Squad> 06/12/2016


DESCRIZIONE DI PRODOTTO

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

06/12 /2016

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

PD01

Versione N°:

1.0


Page 1

1 Storia della descrizione del prodotto


Data

Revisione

Precedente

data di

revisione

Riepilogo delle modifiche Modifiche

contrassegnate

06/12/2016 - Descrizione del prodotto del progetto -

1.2 Approvazioni

Questo documento richiede le seguenti approvazioni. I moduli di approvazione firmati devono essere archiviati in modo appropriato nel sistema di archiviazione del progetto.



1.3 Distribuzione


Nome Ruolo Data di emissione Versione


Cristina Ferrandello Executive 06/12/2016 1.0

Celeste Romolo Esperto Garanzia di Progetto 06/12/2016 1.0


Page 2


1 Storia della strategia di gestione della comunicazione ....................................................... 1


1.2 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.3 Distribuzione .................................................................................................................... 1


3 Panoramica .......................................................................................................................... 3

4 Scopo ................................................................................................................................... 3

5 Derivazione .......................................................................................................................... 3

6 Formato e presentazione .................................................................................................... 4

7 Competenze di sviluppo richieste ....................................................................................... 4

8 Criteri di qualità ................................................................................................................... 5


Page 3

3 Panoramica

La descrizione del prodotto del progetto è un tipo speciale di descrizione del prodotto che stabilisce ciò che il progetto deve necessariamente realizzare per essere accettato. Serve a:

• Ottenere il consenso dell’utente su ambito e requisiti del progetto.

• Definire le aspettative di qualità del cliente.

• Definire i criteri di accettazione, il metodo e la responsabilità del progetto.

La descrizione del prodotto relativa al prodotto del progetto è creata nel corso del processo di avvio di un progetto come parte dell’attività di determinazione iniziale dell’ambito e viene perfezionata durante il processo di inizio di un progetto quando si crea il piano di progetto. È soggetta a controllo formale dei cambiamenti e deve essere controllata in corrispondenza dei limiti di fase (durante la gestione dei limiti di fase) per determinare la necessità di eventuali cambiamenti. È utilizzata dal processo di chiusura di un progetto quando si verifica che il progetto abbia realizzato quanto previsto e che i criteri di accettazione siano stati soddisfatti.

4 Scopo

Il prodotto fornito all’ATS – AntiTerrorism Squad sarà:

• Progetto SAP.

Il progetto sarà dato dall’installazione dei seguenti moduli SAP:

• SAP NetWeaver;

• SAP ERP;

• SAP Bussiness Object.

5 Derivazione

ATS – AntiTerrorism Squad è un’azienda informatica con lo scopo di prevenire al meglio gli attacchi terroristici. In particolare l’azienda prevede un'ampia serie di misure da adottare nei vari settori cruciali della lotta al terrorismo. Si prevede di cooperare, e quindi gestire continuamente contatti con polizia, agenti speciali, organi di Stato, offrendo loro molti servizi tra cui il monitoraggio e l’intercettazione di soggetti potenzialmente pericolosi.


Page 4

6 Formato e presentazione

Si prevede che il prodotto verrà presentato tramite un sito web ufficiale dell’azienda, tramite il quale sarà possibile usufruire di tutti i servizi che si prevedono di implementare in questo progetto.

Al termine del lavoro, inoltre, verrà realizzato un documento con le linee guida per gli utenti e per l’amministratore, in modo tale da facilitare l’utilizzo dei servizi messi a disposizione. In aggiunta, per un determinato periodo, dei consulenti di formazione ed assistenza si occuperanno di istruire e di fornire chiarimenti agli utilizzatori del prodotto.

7 Competenze di sviluppo richieste

Il raggiungimento degli obiettivi entro i tempi prefissati e la realizzazione di un prodotto di qualità, che sia conforme alle aspettative, dipenderà fortemente dalle capacità specifiche delle persone che parteciperanno allo sviluppo di esso.

Sarà necessaria la presenza di figure preparate dal punto di vista tecnico (conoscenza di diversi linguaggi di programmazione), flessibili a ogni tipo di cambiamento e capaci di aggiornare le proprie conoscenze tecniche nel tempo. In particolare, per l’installazione e la configurazione dei moduli SAP nel progetto sarà necessaria la presenza di esperti SAP all’interno del team. Per fornire all’ATS – AntiTerrorism Squad un prodotto efficiente, affidabile e duraturo saranno necessari server dedicati, in particolare abbiamo scelto di acquistare un potentissimo server G-RACK™ 12 Network-Attached Storage (NAS), che offre il massimo in termini di prestazioni ed affidabilità, con disponibilità fino a 120 TB di RAM.

Necessario anche l’uso del software Splunk Enterprise per il monitoraggio e l'analisi di tutti i dati, dai clickstream e dalle transazioni dei clienti all'attività di rete, fino alle registrazioni delle chiamate, trasformando i dati macchina in informazioni significative.

Splunk Enterprise raccoglie e indicizza in tempo reale qualunque dato generato dalle macchine (da qualsiasi sorgente o posizione). L’uso di questo software è essenziale per le indagini sulle violazioni della sicurezza.


Page 5

8 Criteri di qualità

La tabella presentata riassume i criteri di qualità, le tolleranze, i metodi e le responsabilità su cui la produzione si deve basare.

Criteri di

accettazione

Tolleranze sulla qualità a livello

di progetto Metodo di accettazione

Responsabilità

di

accettazione

Tempistiche 18 mesi Presentazione del sito internet ufficiale dell’azienda

Executive

Semplicità d’uso

Numero massimo di comandi ignorati dall’utente: 5 Tempo medio speso per l’esplorazione del prodotto: 15 minuti Tempo necessario per correggere gli errori commessi: 5 minuti Numero medio di volte di utilizzo dell’help: 4

Questionari Dipendenti

ATS

Supporto Tempo di intervento garantito: 2 ore

Test di verifica Tester

Manutenzione - Test di verifica Tester

Dimensione del prodotto

20 GB Function Point

Esperto di metriche

funzionali del software

Disponibilità 99.95% Test di verifica Tester

Sicurezza Test di carico Test di verifica Tester

Scalabilità Geografica Test di verifica Tester

Costo di sviluppo € 2.093.745,00 Calcolo costo totale Committente

Registro dei Rischi <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad> 31/01/2017


REGISTRO DEI RISCHI

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

31/01/2017

PRINCE2

Autore:

Esperto Garanzia di Progetto Celeste Romolo

Proprietario:


Cliente:

ATS – AntiTerrorism Squad

Documento Rif:

RR1

Versione N°:

1.0

Registro dei Rischi <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 31/01/2017

Page 2

1 Storia del Registro dei Rischi




Data

Revisione

Precedente

data revisione


contrassegnate

31/01/2017 - - -

1.3 Approvazioni



Nome Firma Titolo Data

emissione

Versione

Celeste Romolo Celeste Romolo Esperto Garanzia di

Progetto

31/01/2017 1.0

1.4 Distribuzione


Nome Titolo Data emissione Versione



Page 3


1 Storia del Registro dei Rischi ....................................................................................................... 2

1.1 Posizione del documento .................................................................................................... 2

1.2 Storia della revisione ........................................................................................................... 2

1.3 Approvazioni ........................................................................................................................ 2

1.4 Distribuzione ........................................................................................................................ 2

2 Tabella dei contenuti .................................................................................................................. 3

3 Procedura di Gestione dei Rischi ................................................................................................ 4

4 Registro ....................................................................................................................................... 5


Page 4

3 Procedura di Gestione dei Rischi

Il processo di gestione del rischio è composto da tutte quelle attività mediante le quali un’azienda

identifica, valuta, gestisce e monitora i rischi legati a ciascuno dei processi in essere.

La procedura dovrebbe comprendere le seguenti attività:

• Identificazione : i rischi dovrebbero essere direttamente collegati agli obiettivi del progetto e

concordati con I principali stakeholder.

• Valutazione : comporta una stima delle probabilità di accadimento e dell’impatto degli eventi

dannosi.

• Piano : si definisce una strategia di risposta per ciascuna problematica.

• Comunicazione : vengono raccolte e diffuse le informazioni pertinenti in tempi adeguati.

• Strumenti e tecniche : per ciascun rischio si può ricorrere a tool di rappresentazione grafica.

Il registro dei rischi viene scritto in forma tabellare e riporta per ogni rischio alcune informazioni chiave. E’

importante per ogni rischio riportare la stima della sua probabilità di accadimento e il suo impatto ed

eventualmente programmare alcune contromisure. In aggiunta, si inserisce per ogni rischio un diagramma

di Ishikawa, con l’obiettivo di appurare le principali cause di accadimento e dare una visione d’insieme più

dettagliata.

Il Comitato di Progetto comunicherà tutti i rischi esterni al Project Manager, il quale indicherà le decisioni e

le reazioni da intraprendere.

Il registro deve venire aggiornato ad ogni inizio di una nuova fase e ad ogni aggiornamento del Business

Case; viene chiuso solo quando sarà approvata la chiusura del progetto da parte dell’Executive.

Registro dei Rischi

4 Registro

REGISTRO DEI RISCHI

Nome Programma:

Finanze

Identificatore

Rischio:

1

Descrizione

Esaurimento del budget

Probabilità:

Bassa

Categoria Risposta al Rischio:

Garantire che il progetto sia stato adeguatamente finanziato

Risposta al Rischio:

Valutare il lavoro del Project Manager ed un eventuale stanziamento di budget

Data Registrata:

15/12/2015

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di

Progetto

Figura 4.1

<SAP per ATS – AntiTerrorism Squad >

FORM

Rif: R01

Nome Progetto:

SAP per ATS – AntiTerrorism Squad

Descrizione Rischio:

Esaurimento del budget

Impatto:

Alto

Valore Atteso:

>70

progetto sia stato adeguatamente finanziato


Autore Rischio:

Esperto Garanzia di

Proprietario Rischio:

Esperto Garanzia di

Progetto

Gestore

Rischio:

Comitato di

Progetto

Figura 4.1 – Diagramma di Ishikawa relativo al rischio 1

31/01/2017

Page 5

Versione: 01

AntiTerrorism Squad

Categoria Rischio:

Finanziaria

Valore Atteso: Prossimità:

Nell’ambito del

progetto


Gestore

Rischio:

Comitato di

Progetto

Stato Rischio:

Archiviato

Registro dei Rischi

REGISTRO DEI RISCHI

Nome Programma:

Tempistica

Identificatore

Rischio:

2


Non rispetto dei tempi

Probabilità:

Media


Affidarsi ad una metodologia di Project Management affidabile come Prince2


Concedere maggiore tempo e fiducia al Project Manager o affidarsi ad un altro team di consulenza

Data Registrata:

12/04/2016

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di

Progetto

Figura 4.2


FORM

Rif: R02

Nome Progetto:



rispetto dei tempi preventivati

Impatto:

Medio/Basso

Valore Atteso:

<70



Autore Rischio:

Esperto Garanzia di


Esperto Garanzia di

Progetto

Gestore

Rischio:

Comitato di

Progetto


31/01/2017

Page 6

Versione: 02

AntiTerrorism Squad

Categoria Rischio:

Gestionale


Nell’ambito del

progetto



Gestore

Rischio:

Comitato di

Progetto

Stato Rischio:

Archiviato

Registro dei Rischi

REGISTRO DEI RISCHI

Nome Programma:

Qualità

Identificatore

Rischio:

3


Non rispetto della qualità finale del prodotto

Probabilità:

Bassa


Definire la strategia di gestione della qualità


Effettuare delle opportune modifiche al prodotto in moda che rispetti dei parametri di qualità attesi

Data Registrata:

31/01/2017

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di

Progetto

Figura 4.3


FORM

Rif: R03

Nome Progetto:




Impatto:

Medio/Alto

Valore Atteso:

>70

Definire la strategia di gestione della qualità


Autore Rischio:

Esperto Garanzia di


Esperto Garanzia di

Progetto

Gestore

Rischio:

Esperto

Garanzia di

Progetto


31/01/2017

Page 7

Versione: 01

AntiTerrorism Squad

Categoria Rischio:

Qualità


Nell’ambito del

progetto


Gestore

Rischio:

Esperto

Garanzia di

Progetto

Stato Rischio:

Attivo

Registro dei Rischi

REGISTRO DEI RISCHI

Nome Programma:

Utenti

Identificatore

Rischio:

4


Scarsa propensione da parte degli utenti finali ad utilizzare

il sistema.

Probabilità:

Medio


Garantire una formazione adeguata agli utenti


Fornire un’adeguata formazione agli utenti

Data Registrata:

31/01/2017

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di

Progetto

Figura 4.4


FORM

Rif: R04

Nome Progetto:




il sistema.

Impatto:

Medio

Valore Atteso:

>70

Garantire una formazione adeguata agli utenti

Fornire un’adeguata formazione agli utenti

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di


Esperto Garanzia di

Progetto

Gestore

Rischio:

Esperto

Garanzia di

Progetto


31/01/2017

Page 8

Versione: 01

AntiTerrorism Squad


Categoria Rischio:

Gestionale


Al di fuori del

progetto

Gestore

Rischio:

Esperto

Garanzia di

Progetto

Stato Rischio:

Attivo

Registro dei Rischi

REGISTRO DEI RISCHI

Nome Programma:

Sicurezza

Identificatore

Rischio:

5


Attacchi terroristici mirati contro le sedi

Probabilità:

Medio/Basso


Sicurezza


Adottare misure per garantire la sicurezza

Data Registrata:

31/06/2017

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di

Progetto

Figura 4.5


FORM

Rif: R05

Nome Progetto:



Attacchi terroristici mirati contro le sedi

Impatto:

Alto

Valore Atteso:

>70

Adottare misure per garantire la sicurezza

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di


Esperto Garanzia di

Progetto

Gestore

Rischio:

Esperto

Garanzia di

Progetto


31/01/2017

Page 9

Versione: 01

AntiTerrorism Squad

Categoria Rischio:

Sicurezza


Al di fuori del

progetto

Gestore

Rischio:

Esperto

Garanzia di

Progetto

Stato Rischio:

Attivo

Registro dei Rischi

REGISTRO DEI RISCHI

Nome Programma:

Operatività

Identificatore

Rischio:

6


Inaffidabilità fornitura servizi base (elettricità, acqua,

trasposti) Nigeria

Probabilità:

Alta


Sistemi autonomi


Organizzare le sedi con generatori autonomi di elettricità e provviste d’acqua

Data Registrata:

12/04/2016

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di

Progetto

Figura 4.6


FORM

Rif: R06

Nome Progetto:




trasposti) Nigeria

Impatto:

Medio/Basso

Valore Atteso:

>70


Autore Rischio:

Esperto Garanzia di


Esperto Garanzia di

Progetto

Gestore

Rischio:

Esperto

Garanzia di

Progetto


31/01/2017

Page 10

Versione: 01

AntiTerrorism Squad


Categoria Rischio:

Operativa


Al di fuori del

progetto


Gestore

Rischio:

Esperto

Garanzia di

Progetto

Stato Rischio:

Attivo

Registro dei Rischi

REGISTRO DEI RISCHI

Nome Programma:

Operatività

Identificatore

Rischio:

7


Scarsa preparazione tecnica del personale nigeriano che la

legge sul lavoro locale ci

percentuale elevata

Probabilità:

Alta


Operatività


Adottare massicce misure di formazione professionale

Data Registrata:

31/01/2017

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di

Progetto

Figura 4.7


FORM

Rif: R07

Nome Progetto:




legge sul lavoro locale ci obbliga ad assumere in

percentuale elevata

Impatto:

Medio/Alto

Valore Atteso:

>70

Adottare massicce misure di formazione professionale

Autore Rischio:

Esperto Garanzia di


Esperto Garanzia di

Progetto

Gestore

Rischio:

Comitato di

Progetto


31/01/2017

Page 11

Versione: 01

AntiTerrorism Squad


Categoria Rischio:

Operativa


Al di fuori del

progetto

Gestore

Rischio:

Comitato di

Progetto

Stato Rischio:

Attivo

Piano di Revisione dei Benefici <SAP per ATS - AntiTerrorism Squad > 28/12/2016


PIANO DI REVISIONE DEI BENEFICI

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

28/12/2016

PRINCE2

Autore:

Tecnico specialista Manuele Santo Foti

Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

RB1

Versione N°:

1.0

Piano di Revisione dei Benefici <SAP per AntiTerrorism Squad > 28/12/2016

Page 1

1 Storia del Piano di Revisione dei Benefici

1.1 Locazione del Documento

Questo documento è valido solo per il giorno in cui è stato stampato. La fonte del documento si troverà nella fase di inizio progetto.


Data di questa revisione: 28/12/2016 Data della prossima revisione: -

Data di

Revisione

Data di

Revisione

Precedente

Sommario dei Cambiamenti Changes

marked

28/12/2016 18/11/2016 Misure di responsailità

1.3 Approvazioni

Nome Firma Titolo Data Versione


1.4 Distribuzioni

Questo documento è stato distribuito da:

Nome Titolo Data Versione



Page 2


1 Storia del Piano di Revisione dei Benefici ......................................................................... 1

1.1 Locazione del Documento ............................................................................................... 1

1.2 Storia delle revisioni ......................................................................................................... 1

1.3 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.4 Distribuzioni ..................................................................................................................... 1

2 Tabella dei contenuti ......................................................................................................... 2

3 Scopo .................................................................................................................................. 3

4 Misure di Responsabilità e Vantaggi ................................................................................. 3

5 Risorse ................................................................................................................................ 3

5.1 Diagramma di Ishikawa ..................................................................................................... 3

5.2 Diagramma di Pareto ........................................................................................................ 5

5.3 Ulteriori accorgimenti ....................................................................................................... 5

6 Matrice dei Benefici ........................................................................................................... 6


Page 3

3 Scopo

Il piano di revisione dei benefici è un documento che si propone di mettere in risalto e quantificare i benefici conseguiti durante una determinata fase e, conseguentemente, fare una panoramica sullo stato e come procede lo sviluppo del progetto. Ovviamente, il documento è una buona linea guida da seguire affinché il progetto venga sviluppato opportunamente e nel tempo stabilito. Se ciò non dovesse accadere, il documento serve proprio per evidenziare eventuali problemi e a ricercare eventuali rapide soluzioni. Il documento viene presentato ad inizio fase dall’Executive aziendale e viene aggiornato ad ogni fine fase. Il campo di applicazione del piano di revisione dei benefici riguarda strettamente le iniziali scelte aziendali rispetto allo sviluppo del progetto, il modus operandi di ogni singolo elemento coinvolto, che ovviamente deve essere monitorato periodicamente per fare in modo che il progetto avanzi nella sua strutturazione in maniera ottimale.

4 Misure di Responsabilità e Vantaggi

Per garantire futuri benefici per l’attività della ATS - Antiterrorism Squad il team di lavoro ha previsto una serie di numerose attività di gestione e valutazione della qualità regolate dagli Esperti di Garanzia di progetto, i quali hanno il compito di valutare per ogni singola fase la conformità del progetto rispetto agli standard prestabiliti; ulteriori controlli sulla qualità sono realizzati grazie all’ausilio di un team di testing.

5 Risorse

Gli strumenti utilizzati durante il lavoro di revisione per assicurarsi che il progetto abbia soddisfatto i requisiti prefissati inizialmente sono il Diagramma di Ishikawa e il Diagramma di Pareto.

5.1 Diagramma di Ishikawa

Il Diagramma di Ishikawa mette in evidenza le cause più probabili che potrebbero portare alla generazione di un problema per il progetto in esame. Avere un schema del genere per ogni fine fase è necessario per analizzare tutte le possibili cause che potrebbero influenzare negativamente il normale avanzamento del progetto. È opportuno, dunque, che ogni membro coinvolto all’interno dello sviluppo tenga presente gli eventuali problemi che potrebbero insorgere e, in tal caso, essere pronto ad applicare le contromisure decise durante i meeting di fine fase.

Nel caso di ATS si è sviluppato il seguente diagramma:


Page 4

• I Software utilizzati potrebbero non modellare degnamente la realtà di interesse;

• I Programmatori potrebbero rivelarsi inefficienti o con caratteristiche inadatte, tecniche e psicologiche, per la realtà di interesse;

• Il Tempo a disposizione potrebbe rivelarsi esiguo per lo sviluppo del presente progetto;

• L’Ambiente, che rappresenta il contesto geografico e sociale, potrebbe rivelarsi ostile.

Problema

Software

Programmatori

Tempo

Ambiente


Page 5

5.2 Diagramma di Pareto

Il Diagramma di Pareto mostra come e in che misura determinati fattori incidono su un evento o su un soggetto facente parte del progetto. Nel seguente diagramma vengono i mostrati i fattori che incidono sulla produttività di un tecnico specialista:

I fattori che influenzano la produttività di un tecnico specialista vengono rappresentati in ordine decrescente tramite la Serie 1. La Serie 2 invece rappresenta dei punti di produttività cumulata. Ad esempio, se il tecnico ha un salario abbastanza remunerativo e si trova in un ambiente sereno, esso produrrà per il 60% delle sue possibilità.

5.3 Ulteriori accorgimenti

Risulterebbe anche utile, infine, elencare su un foglio cartaceo tutte le azioni da compiere durante una determinata fase dello sviluppo del progetto e fare in modo che quest’ultime vengano adempiute correttamente. Il compito di monitorare tali azioni risiede principalmente sulle figure del Project Manager e sul Team Manager.


Page 6

6 Matrice dei Benefici

Ref. No

Benefit Description

Owner

Measurement Resources Baseline

How When

1 Condivisione delle

informazioni aziendali Project Manager Analisi delle performance

Fine Fase Highlight Report

Ottimizzazione delle risorse

2 Comunicazione efficace

all’esterno e all’interno Project Manager

Strategia di comunicazione

mirata Ogni Fase

Communication Management

strategy

Meeting periodici in cui si discute del

progetto e delle prestazioni per la

comunicazione

3

Ampliamento ed

ottimizzazione dei flussi di

dati all’interno

dell’azienda

Project Manager/Team

Manager

Cooperazione tra il team di sviluppo

Fine Fase Checkpoint Report

Meeting di fine fase per verificare l’avanzamento del

progetto e per discutere della possibilità di

integrazione tra i vari moduli

4 Uso efficiente del tempo a

disposizione Executive

Rispetto della scadenza

contrattuale Inizio/Fine

di Ogni Fase Numero giorni

lavorativi Diagramma di

Gantt

5

Software di proprietà e su

misura dell’azienda

Executive/Project Manager

Analisi dettagliata della

realtà di interesse

Inizio Progetto

Checkpoint Report

Progettazione iniziale che

inquadri tutte le funzioni aziendali e soddisfi le richieste

del cliente

6

Funzionalità/accuratezza

dei documenti

Executive

Rispetto degli standard dei documenti

Per ogni documento

redatto

Documenti Prince2

Si considerano tutti i documenti

compilati correttamente per

ogni fase del progetto

Documento di inizio progetto <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 29/12/2016


DOCUMENTO DI INIZIO PROGETTO

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

29/12/2016

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

DIP2

Versione N°:

1.0

Documento di inizio progetto < SAP per ATS – AntiTerrorism Squad. > 29/12/2016

Page 2

1 Documento di inizio progetto


Data di revisione: 29/12/2016


Data della

revisione

Precedente

data di

revisione


contrassegnate

29/12/2016 - - -

29/12/2016 - Inizio di inizio progetto

1.2 Approvazioni

Questo documento richiede le seguenti approvazioni. I moduli di approvazione firmati devono essere archiviati in modo appropriato nel sistema di archiviazione

del progetto.


emissione

Versione


1.3 Distribuzione





Documento di inizio progetto < SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 29/12/2016

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1 Documento di inizio progetto ................................................................................................. 2


1.2 Approvazioni .................................................................................................................... 2

1.3 Distribuzione .................................................................................................................... 2

2 Tabella dei contenuti ............................................................................................................... 3

3 Definizione del progetto ......................................................................................................... 4

3.1 Motivazioni ........................................................................................................................... 4

3.2 Obiettivi ................................................................................................................................ 5

4 Business Case........................................................................................................................... 5

5 Struttura del team di gestione del progetto ........................................................................... 6

6 Descrizione dei ruoli ................................................................................................................ 8

7 Strategia di gestione della comunicazione ............................................................................... 9

8 Strategia di gestione della qualità .......................................................................................... 10

9 Strategia di gestione della configurazione ............................................................................ 11

10 Strategia di gestione dei rischi ............................................................................................... 11

11 Piano di progetto ................................................................................................................... 12

12 Controlli del progetto ............................................................................................................ 13

13 Personalizzazione di Prince2 ................................................................................................. 13


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3 Definizione del progetto

L’agenzia ATS – AntiTerrorism Squad, sita a Reggio Calabria è una realtà informatica che si colloca come arma di difesa contro il terrorismo internazionale. Il principale obiettivo della ATS è quello di contrastare non solo le organizzazioni terroristiche di fama mondiale, ma anche quello di prevenire i possibili attentati. Per poter intervenire repentinamente sul campo, la ATS offre opportuni strumenti informatici di monitoraggio e spionaggio, atti sempre e comunque alla prevenzione di questo genere di eventi. Alla luce delle esigenze imposte degli ultimi eventi, per evitare un qualsiasi attacco terroristico, ATS monitora continuamente sia soggetti incensurati e non, offre anche un servizio di controllo su ogni tipo di scambio commerciale presente nella zona, collaborando strettamente con le autorità locali, con i vari centri di accoglienza e, allo stesso tempo, si interfaccia con gli enti di antiterrorismo nazionali ed internazionali. Da questo nasce l’esigenza di ampliare, oltre che il numero di centri operativi, anche il software proprietario di ATS, esportandolo nelle nuove sedi e, inoltre, facendo in modo che queste comunichino nel modo più celere e sicuro possibile. Le nuove sedi saranno collocate in giro per il mondo, nei seguenti punti strategici: Kabul, Lagos, Mosca, Washington. Il piano di business per supportare l’azienda è stato realizzato grazie all’integrazione modulare consentita da SAP. La programmazione modulare permette di acquistare solamente i moduli strettamente necessari riducendo cosi i costi pur lasciando spazio a future integrazioni. Così facendo si riesce ad ottenere una struttura personalizzata, mirata agli obiettivi aziendali.

3.1 Motivazioni

Utilizzando il vecchio asset aziendale non era possibile controllare tutti i processi e vi era un dilagante spreco di risorse. Durante il processo di espansione sono stati riscontrati anche problemi di gestione del crescente flusso di dati in quanto il software precedentemente usato dall’azienda non presentava le caratteristiche necessarie a gestire una mole di dati cosi crescente. Le scarse prestazioni, la mancanza di scalabilità del software e di adattamento alla nuova situazione aziendale hanno portato ai seguenti problemi:

• sistema scarsamente user-friendly;

• basso tasso di robustezza;

• ridotta portabilità del software e inefficiente interoperabilità tra i sistemi utilizzati;

• ridotta gestione dell’interfaccia web;

• elevati tempi di processamento delle richieste degli utenti;

• inesistenza di patch di correzione dei bug rilevati;

• incompleta gestione della compliance;

• inefficiente gestione finanziaria;

• mal configurazione del server web;

• gestione insicura degli account, delle sessioni e della crittografia;

• assenza dei tool di reporting a supporto dei manager;

• ingenti costi dovuti a bug o criticità del software. Tutti questi problemi causano una perdita di performance dei processi aziendali comportando continui costi di manutenzione.


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3.2 Obiettivi

La soluzione consigliata consiste nell’utilizzare la programmazione modulare offerta da SAP, installando così un sistema ERP centralizzato in grado di ottimizzare il processo di produzione. Grazie all’utilizzo di SAP è possibile migliorare l’accesso alle informazioni che possono supportare le decisioni per la gestione di ogni aspetto dell’attività, eliminare il duplice inserimento di dati, gli errori e i ritardi. Recuperando la disponibilità di liquidità si riescono ad incrementare le risorse hardware e software e gestire l’infrastruttura IT con un investimento minimo.

Gli stakeholder del progetto sono:

• L’amministratore delegato;

• ATS – AntiTerrorism Squad;

• Gli utilizzatori del sistema.

Il budget a disposizione del progetto è € 2.100.000.

L’ammontare complessivo del progetto risulta pari a € 2.093.745,00, comprensivo di moduli SAP, stipendi, risorse umane, acquisto server, realizzazione sito web e rischi.

4 Business Case

Per ovviare ai problemi di ATS la soluzione raccomandata è l’utilizzo di SAP, un sistema informativo e di reporting solido ed efficace per il supporto alle decisioni strategiche aziendali del manager. Nonostante gli alti costi di investimento che dovranno essere sostenuti, l’opzione di utilizzare gli applicativi SAP è la più consigliata poiché è l’unica a prevedere costi fissi garantendo un risultato certo, eliminando i costi superflui ed ottenendo il ROI in tempi stretti. Avvalersi della professionalità SAP è un’ottima opportunità per accrescere il proprio business e rimanere ai vertici del settore.

A fronte dei costi da sostenere si sono individuati i seguenti benefici:

• costi annui fissi;

• supporto a medio o lungo termine garantito;

• formazione specifica per gli utilizzatori dell’ambiente SAP;

• attenta ed efficace comunicazione, sia all’esterno che all’interno;

• trasparenza, disponibilità e condivisione in real time delle informazioni aziendali per un maggiore controllo dei processi e costi aziendali;

• pieno controllo delle fasi di “caricamento” dei dati attraverso dettagliati strumenti di logging;

• integrità di un ottimo strumento di Business Intelligence per la creazione di reportistica manageriale;

• miglioramento complessivo dell’organizzazione e del flusso utilizzato per il reperimento dei dati;

• miglioramento della gestione del personale;

• miglioramento della gestione dei servizi telematici;

• miglioramento della gestione degli investimenti per le nuove aperture;

• miglioramento della gestione di fornitori e fornitura;

• scalabilità del nuovo software;


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• abbattimento dei tempi di manutenzione necessari a soddisfare le richieste del Business;

• sicurezza di altissimo livello, dati protetti in data center altamente affidabili, grazie a dispositivi di sicurezza fisici e di rete;

• assistenza di partner di qualità;

• aumento dell’agilità aziendale;

• affidabilità ed elevata esperienza;

• minimizzazione di costi generali riducendo il ricorso a personale IT esperto per gestire e supportare l’hardware e il software.

5 Struttura del team di gestione del progetto

Il modello organizzativo è strutturato come indicato in figura:

Sono presenti tre ruoli fondamentali che rappresentano i tre interessi in gioco in ogni progetto:

• interesse del Cliente (Customer);

• interesse degli Utenti del Cliente (User);

• interesse del Fornitore del progetto.

È opportuno che questi tre differenti interessi siano rappresentati nel Comitato di Progetto al fine di avere una visione completa da parte dell’Executive che rappresenta il Cliente. Nell’organizzazione possono esistere delle strutture (opzionali) quali la Garanzia di Progetto (Project Assurance) e il Supporto al progetto (Project Support). La prima è quella struttura che è di supporto al Comitato di Progetto per il monitoraggio dell’avanzamento del Progetto mentre il Supporto al Progetto è una struttura che ha la responsabilità di dare supporto (amministrazione, strumenti, tecniche, pianificatori, controllo del progresso, ecc.) necessari per lo svolgimento del progetto.

Documento di inizio progetto

Senior User e Project Executive e Project Manager fanno normalmente parte della società cliente, ovvero quella che fruirà dei deliverable che saranno prodotti dall’organizzazione da cui proviene il Senior Supplier. Di seguito la struttura dell’organizzazio

Documento di inizio progetto < SAP per ATS – AntiTerrorism Squad >

Senior User e Project Executive e Project Manager fanno normalmente parte della società cliente, ovvero quella che fruirà dei deliverable che saranno prodotti dall’organizzazione da cui proviene il Senior

Di seguito la struttura dell’organizzazione personalizzata con nominativi dei rappresentanti del team.

Amministratore delegato:

Domenico Ursino

Executive:

Cristina Ferrandello

Project manager:

Maria Contursi

Team manager:

Francesca Pillari

Esperto Garanzia di Progetto: Celeste Romolo

Tecnico:

Manuele Santo Foti

29/12/2016

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Senior User e Project Executive e Project Manager fanno normalmente parte della società cliente, ovvero quella che fruirà dei deliverable che saranno prodotti dall’organizzazione da cui proviene il Senior

ne personalizzata con nominativi dei rappresentanti del team.


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6 Descrizione dei ruoli

Nella Tabella sono riportati i compiti assegnati a ciascuna risorsa umana del progetto.

Ruolo Nome Compito

Executive

Cristina Ferrandello

Responsabile finale del progetto; colui che reperisce i

fondi e si assicura che il progetto rispetti gli obiettivi

prefissati

Project Manager

Maria Contursi

Responsabile della realizzazione dei prodotti e dei

risultati del progetto; dovrà concordare e rispettare con l’Executive le tempistiche, i

costi, i benefici ottenuti, i livelli di qualità e l’accurata gestione

dei rischi

Team Manager

Francesca Pillari

Assicura la produzione dei prodotti definiti dal Project

Manager; elabora i resoconti e ha la responsabilità di

pianificare la creazione e la gestione di alcuni prodotti.

Esperto Garanzia di Progetto

Celeste Romolo

Consulente che si occupa della gestione della qualità e dei

rischi; dovrà supervisionare il lavoro del Project Manager accertando il rispetto degli

standard di qualità prefissati e l’accurata gestione dei rischi

Tecnico Manuele Santo Foti

Responsabile dell’integrazione della piattaforma SAP sui

sistemi del cliente e della sua personalizzazione.


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7 Strategia di gestione della comunicazione

Nella tabella è descritta la strategia di gestione della comunicazione; in particolare viene riportata una breve descrizione su quelle che sono la frequenza delle comunicazioni e gli strumenti da adoperare fra le parti interessate al progetto.

Evento Destinatario Obiettivi Quando/a che

frequenza

Strumento per

la

comunicazione

Meeting iniziale

(Kickoff

meeting:

riunione di

avvio progetto,

la prima

delle riunioni

operative di

progetto)

Tutti i membri del team di progetto.

Raccogliere informazioni per la fase di Initiating Project (IP). Far comprendere a ciascuno dei partecipanti le finalità e motivazioni del progetto, il ruolo che dovrà svolgere, i deliverables* che dovranno essere prodotti, la schedulazione temporale, insieme con i rischi di progetto e le issues al momento note

Prima della data di inizio del progetto.

La modalità migliore per conseguire questi obiettivi della riunione è un incontro aziendale in sede. Se questo non è possibile, si può svolgere il meeting in videoconferenza

Distribuzione

del piano di

inizio progetto

Tutti gli stakeholder

Distribuire il piano di progetto a tutti gli stakeholder per i finanziamenti

Prima dell’inizio della prima fase di progetto

Incontro in sede

Checkpoint

Reports

Project Manager Il Team Manager aggiorna il Project Manager sull’evoluzione del progetto

Ad ogni aggiornamento, ogni due settimane ed al termine di ogni fase

colloquio one-to-one; e-mail; videoconferenza; colloquio telefonico

Highlight

Reports

Executive Il Project Manager aggiorna

Al termine di una fase di progetto

colloquio one-to-one;


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l’Executive sullo stato del progetto

Incontro di

gruppo

Team di sviluppo Il team di sviluppo rivede eventuali dettagli e pianifica i passi successivi

Settimanalmente Email; Incontri

Log giornalieri Team Manager Tiene traccia delle questioni riscontrate o di eventi significativi riscontrati ogni giorno

Quotidianamente Report

Eccezioni Comitato di progetto

Il Project Manager avvisa il comitato di progetto che una questione eccede i limiti di tolleranza

Se si verifica un’eccezione

Report

End Project

Report

Project Manager;

Team Manager;

Executive

Identifica piani di

miglioramento, le lezioni

apprese, che cosa ha

funzionato e cosa poteva

andare meglio

Fine Progetto Meeting; Report

8 Strategia di gestione della qualità

La ATS ha definito la propria politica della qualità, che può essere sintetizzata in:

• Piena soddisfazione del cliente;

• Miglioramento del piano per la gestione della scurezza nazionale e internazionale;

• Coinvolgimento delle risorse umane, ognuno secondo il proprio ruolo ma tutti con la precisa volontà di agire nell'ottica del miglioramento continuo;

• Aumento dell'efficienza dell'organizzazione;

• Un livello di servizi sempre più aderente alle specifiche richieste dei clienti (governo,unità speciali);


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• Ricerca innovativa dei metodologiche e coinvolgimento degli operatori nel cambiamento;

• Valutazione dei risultati in funzione del miglioramento continuo.

9 Strategia di gestione della configurazione

Il Team Manager è responsabile della gestione della configurazione. In particolare:

• Convocherà e presiederà tutti i Configuration Control Board (CCB);

• Registrerà tutte le richieste di modifica ai fini della contabilità di stato della configurazione e reporting;

• Assegnerà degli identificatori a tutti gli item di configurazione (relativi alla documentazione ed al software).

Per il resto della gestione di configurazione si rimanda al documento allegato (Strategia della gestione della configurazione).

10 Strategia di gestione dei rischi

Per la gestione dei rischi occorre stanziare il 15% del budget totale come tolleranza di progetto. Se necessario vanno intraprese tutte le operazioni possibili per minimizzare l’impatto dei rischi. Per alcuni rischi va stanziato un budget fisso come, ad esempio, l’assicurazione sui componenti del team.

I rischi vengono classificati in una serie di categorie (secondo la Risk Breakdown Structure):

• rischi Tecnici;

• rischi organizzativi / relativi alle risorse umane;

• rischi legati alla salute;

• rischi per la sicurezza;

• rischi legali (norme, regolamenti, norme legislative in materia, etc.);

• rischi esterni;

• rischi ambientali;

• rischi finanziari;

• rischi del progetto;

• rischi di qualità;

• rischi economici e strategici (riguardanti il Business Case e i benefit).

Per il resto della gestione dei rischi si rimanda al documento allegato (Strategia della gestione dei rischi).


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11 Piano di progetto

Il piano di lavoro del progetto si compone di 5 macro-attività, la durata complessiva del progetto è fissata in 18 mesi. La rappresentazione grafica tramite diagramma di Gantt fornisce una rapida panoramica dell’arco di tempo totale del progetto mettendo in risalto le fasi e le attività che costituiscono il progetto stesso. Una milestone, sta ad indicare un importante traguardo nello svolgimento del progetto, ed è prevista al termine di ogni fase. Nel merito, si fa riferimento a:

• Specifiche tecniche di sistema (25 giorni solari dall’inizio del progetto). Nel corso della presente attività saranno identificate le specifiche di progetto. In particolare, l’attività comprende: l’individuazione puntuale dei contenuti presenti sull’ attuale portale; la progettazione della nuova struttura di navigazione dei portali europei; la progettazione degli elementi grafici che saranno utilizzati per la realizzazione della nuova home page dei portali e delle pagine di navigazione interne; la predisposizione delle nuove aperture di nuove sedi; la pianificazione dei nuovi servizi da inserire nei vari siti.

• Studio di fattibilità (durata 30 giorni). L’attività permette di fare una prima verifica tecnica di realizzabilità dal punto di vista organizzativo-gestionale. Oggetto dello studio è la rilevazione e l´analisi dei seguenti aspetti:

• costi; • quadro normativo di riferimento; • assetti istituzionali e organizzativi delle nuove sedi (dimensione, popolazione, territorio,

articolazione della struttura e dei livelli di responsabilità, dotazione organica, ....); • funzioni e servizi: linee di attività, attuali forme di gestione, personale assegnato, indicatori di

prodotto e di processo, livello di informatizzazione, ....

• Realizzazione (285 giorni dalla fine dello studio di fattibilità). L’attività è finalizzata all’implementazione della piattaforma applicativa. Nel merito, tale attività si articolerà nella realizzazione della struttura di navigazione e nella realizzazione dei meccanismi di estrazione dati dal db.

• Testing (285 giorni). L’attività è finalizzata all’individuazione del campione di utenza che sarà coinvolto nella fase di sperimentazione e monitoraggio dell’iniziativa. In particolare, l’attività inizierà dopo 14 giorni dall’inizio dell’installazione del primo modulo SAP e si avvarrà dell’aiuto esterno di cinque tester che hanno il compito di individuare le carenze di correttezza, completezza e affidabilità delle componenti software in corso di sviluppo.

• Fine progetto (21 giorni). L’attività comprende tutte le attività necessarie ad erogare, mantenere, rendere funzionanti i servizi realizzati e all'aggiornamento dei contenuti della piattaforma. L’attività è finalizzata alla valutazione dei risultati dell’iniziativa di progetto, quindi condurre una review delle performance, sviluppare una strategia per progetti simili a quello terminato, documentare gli output del progetto, inviare la relazione finale a tutte le parti interessate, archiviare bene il tutto perché resti a disposizione per il futuro.

Documento di inizio progetto

La deviazione ammessa in eccesso o in difetto dagli obiettivi di un piano in termini di tempo e costi. Possono essere definiti livelli di tolleranza anche per qualità, ambito, beneficio e rischio. La viene applicata a livello di progetto, di faseCi sono €315.000 nel budget per i cambiamenti del progettoLe tolleranze di costi e tempistica per il progetto devono sempre essere allocate proporzionalmente tra tutte le fasi.

12 Controlli del progetto

Il Project Manager ha il controllostabiliti dal Project Board. Durante l'esecuzione di un piano di stage, se tutte le previsioni indicano che lo stage eccede le tolleranze concordate, allora l’eccezione deve esseredal Project Manager al fine di ottenere una decisione su cosa fare in seguito.

13 Personalizzazione di Prince2

Un progetto, gestito mediante l'utilizzo di Prince2, permette una facile personalizzazione a seconda del contesto in cui deve essere realizzato.La personalizzazione di Prince2 implica un utilizzo del metodo durante le fasi di gestione di ogni progetto che sia ragionevole, assicurandosi che le risorse assegnate al progetto siano qualitativamente e quantitativamente adatte per consentirne la pianifi

l’implementazione dei processi e dei temi

Documento di inizio progetto < SAP per ATS – AntiTerrorism Squad >

Figura 11.1 – Diagramma di Gantt

a deviazione ammessa in eccesso o in difetto dagli obiettivi di un piano in termini di tempo e costi. Possono essere definiti livelli di tolleranza anche per qualità, ambito, beneficio e rischio. La viene applicata a livello di progetto, di fase e di team.

.000 nel budget per i cambiamenti del progetto. Le tolleranze di costi e tempistica per il progetto devono sempre essere allocate proporzionalmente tra

Controlli del progetto

Il Project Manager ha il controllo giorno per giorno della gestione di uno stage entro i limiti di tolleranza stabiliti dal Project Board. Durante l'esecuzione di un piano di stage, se tutte le previsioni indicano che lo stage eccede le tolleranze concordate, allora l’eccezione deve essere sottoposta al comitato di progetto dal Project Manager al fine di ottenere una decisione su cosa fare in seguito.

Personalizzazione di Prince2

Un progetto, gestito mediante l'utilizzo di Prince2, permette una facile personalizzazione a seconda del contesto in cui deve essere realizzato. La personalizzazione di Prince2 implica un utilizzo del metodo durante le fasi di gestione di ogni progetto che sia ragionevole, assicurandosi che le risorse assegnate al progetto siano qualitativamente e quantitativamente adatte per consentirne la pianificazione, il controllo, la governance e

l’implementazione dei processi e dei temi.

29/12/2016

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a deviazione ammessa in eccesso o in difetto dagli obiettivi di un piano in termini di tempo e costi. Possono essere definiti livelli di tolleranza anche per qualità, ambito, beneficio e rischio. La tolleranza

Le tolleranze di costi e tempistica per il progetto devono sempre essere allocate proporzionalmente tra

giorno per giorno della gestione di uno stage entro i limiti di tolleranza stabiliti dal Project Board. Durante l'esecuzione di un piano di stage, se tutte le previsioni indicano che lo

sottoposta al comitato di progetto

Un progetto, gestito mediante l'utilizzo di Prince2, permette una facile personalizzazione a seconda del

La personalizzazione di Prince2 implica un utilizzo del metodo durante le fasi di gestione di ogni progetto che sia ragionevole, assicurandosi che le risorse assegnate al progetto siano qualitativamente e

cazione, il controllo, la governance e

Strategia di Gestione della Qualità <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad> 15/11/2016


STRATEGIA DI GESTIONE DELLA QUALITA’

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

15/11/2016

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif: GQ1

Versione N°:

2.0


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1 Storia della Strategia di Gestione della Qualità




Data revisione

Data revisione precedente

Riepilogo delle modifiche Modifiche contrassegnate

15/10/2016 - - -

15/11/2016 15/10/2016 Incremento controlli di qualità -

1.3 Approvazioni


Nome Firma Titolo Data di emissione

Versione

Celeste Romolo Celeste Romolo Esperto Garanzia di Progetto

15/10/2016 1.0

Celeste Romolo Celeste Romolo Esperto Garanzia di Progetto

15/11/2016 2.0

1.4 Distribuzione


Nome Titolo Data di emissione

Versione

Cristina Fernardello Executive 15/11/2016 2.0



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1 Storia della Strategia di Gestione della Qualità ................................................. 2

1.1 Posizione del documento ........................................................................... 2

1.2 Storia della revisione .................................................................................. 2

1.3 Approvazioni ............................................................................................... 2

1.4 Distribuzione .............................................................................................. 2

2 Tabella dei contenuti ......................................................................................... 3

3 Introduzione ....................................................................................................... 4

4 Controlli di qualità ............................................................................................. 4

5 Garanzia di qualità ............................................................................................. 4

6 Strumenti e tecniche .......................................................................................... 5

6.1 Diagrammi di Ishikawa ............................................................................... 6

6.2 Pareto Chart ............................................................................................... 6

6.3 Scatter Diagram .......................................................................................... 8

6.4 Control Chart .............................................................................................. 9

6.5 Check Sheet .............................................................................................. 11

7 Ruoli e responsabilità....................................................................................... 11


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3 Introduzione

L’agenzia ATS AntiTerrorism Squad è un’agenzia antiterroristica sita a Reggio Calabria. Il principale obiettivo aziendale è quello di contrastare organizzazioni terroristiche, ma anche di prevenire i possibili attentati individuali. Dunque, oltre a poter intervenire repentinamente sul campo, occorre che la ATS disponga degli opportuni strumenti informatici di monitoraggio e spionaggio, atti sempre e comunque alla prevenzione di questo genere di eventi. L’enorme mole di servizi offerti è inoltre corroborato da una eccellente qualità, che rende l’azienda un punto di riferimento del settore. Gli obiettivi della qualità sono:

I processi di project management devono essere adeguatamente seguiti;

Garantire trasparenze delle operazioni nei confronti delle parti interessate;

Garantire il rispetto delle norme vigenti.

4 Controlli di qualità

Per ottenere un successo di business ATS ha deciso di integrare il sistema di gestione per la qualità conforme alla normativa ISO 14001:2004 ed ISO 9001:2008.

La politica di qualità e gli indici di trend devono essere condivisi con tutti i partecipanti al progetto. L’obiettivo principale è quello di massimizzare il coinvolgimento e la partecipazione di tutti gli stakeholder in materia di qualità. Ogni partecipante può e deve comunicare eventuali carenze o non conformità per i prodotti delle diverse aree di business; per ognuna di esse dovranno essere prese adeguate azioni correttive mirate a riportare il prodotto sui livelli di qualità prestabiliti.

5 Garanzia di qualità

Le linee guida che i servizi a supporto di ATS - AntiTerrorism Squad dovranno rispettare per garantire la qualità stabilita sono:

Piena soddisfazione del cliente, ovvero sviluppare relazioni efficaci atte a garantire un servizio basato sulla qualità del prodotto a partire dai requisiti richiesti;

Collaborazioni strette con fornitori per ottenere costante miglioramento dei servizi da offrire per aumentare il livello di qualità mantenendo competitivi i costi finali;


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Informatizzazione dell’intero processo di fruizione dei servizi dalla postazione di lavoro individuale all’intera azienda al fine di soddisfare i requisiti di tracciabilità e controllo della produzione.

6 Strumenti e tecniche

I metodi per garantire un’elevata qualità di progetto consistono nello stabilire in fase di apertura dello stesso: le tempistiche, le richieste di qualità (decise dal Comitato di Progetto) e gli standard di riferimento da rispettare durante tutte le fasi. La Garanzia di Progetto, in fase di chiusura, permetterà di valutare il lavoro stesso del Project Manager e verificare che i prodotti consegnati abbiano rispettato le aspettative di qualità concordate.

Gli strumenti utilizzati come metro di paragone per assicurarsi che il progetto abbia soddisfatto i requisiti saranno:

Diagrammi di Ishikawa, che forniscono una rappresentazione grafica su come reagirà il sistema al verificarsi di uno dei possibili rischi che si potrebbe manifestare.

Pareto Chart, per valutare i difetti più frequenti per categoria.

Scatter Diagram, un diagramma matematico che rappresenta le possibili probabilità che si possa verificare uno dei rischi probabili.

Control Chart, fornisce una rappresentazione grafica per determinare se un processo potrebbe sottoporsi ad un esame formale per i problemi legati alla qualità.

Check Sheet, fornisce un modo strutturato per raccogliere dati inerenti alla qualità come mezzo per la valutazione di un processo.


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6.1 Diagrammi di Ishikawa

Il diagramma di Ishikawa non è altro che uno strumento grafico che permette di identificare, riunire e mostrare facilmente le cause possibili che hanno originato un problema o una certa caratteristica. Un’analisi causa-effetto serve a generare alcune ipotesi sulle possibili cause di un problema o del manifestarsi di un certo fenomeno. Esso rappresenta graficamente tutte le possibili cause che possono determinare un determinato rischio per l’azienda.

In Figura 6.1 è presente il diagramma di Ishikawa relativo al Controllo Qualità, per realizzarlo è stato necessario considerare i possibili rischi analizzati in modo dettagliato nel documento di Registro dei Rischi.

Figura 6.1 – Diagramma di Ishikawa per il Controllo Qualità

6.2 Pareto Chart

Il diagramma di Pareto è un grafico che rappresenta l'importanza delle differenze causate da un certo fenomeno. Il diagramma serve a valutare i difetti più frequenti per categoria. Questo tipo di grafico aiuta stabilire quali sono i maggiori fattori che hanno influenza su un dato fenomeno, ed è quindi un utile strumento nelle analisi, nei processi decisionali, nella gestione della qualità ed in numerosi altri settori.

La Tabella 6.1 indica le possibili cause che portano al Non rispetto dei tempi di progetto stabiliti in fase inziale; la frequenza è espressa in termini di mesi con cui è previsto si possano verificare tali cause, la frequenza cumulativa è utile per il calcolo della percentuale calcolata come Frequenza Cumulativa / Totale.

https://it.wikipedia.org/wiki/Diagramma


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In Figura 6.2 notiamo che le barre indicano le cause poste in ordine decrescente mentre e la linea rappresenta invece una distribuzione cumulativa (detta curva di Lorenz). La curva mette in risalto come l’80% delle possibilità che il progetto non rispetti i tempi dipenda principalmente dalle prime due barre ovvero da una Scorretta analisi delle tempistiche e da Pratiche di Prince 2 non rispettate. E’ un risultato coerente con il Principio di Pareto, noto anche come la regola del 80/20 che afferma che 80% degli effetti o dei risultati prodotti siano la conseguenza del solo 20% delle cause.

Cause Frequenza Frequenza cumulativa Percentuale

Scorretta analisi tempistiche 18 18 35%

Pratiche di Prince 2 non rispettate 16 34 67%

Ritardi di costruzioni sedi 10 44 86%

Tempi di installazione mal predetti 4 48 94%

Complicazioni burocratiche 2 50 98%

Scarsa efficienza personale 1 51 100%

Totale 51

Tabella 6.1 – Cause del non rispetto dei tempi di progetto

Figura 6.2 – Diagramma di Pareto


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6.3 Scatter Diagram

Il diagramma di scatter o grafico di dispersione è un tipo di grafico in cui due variabili di un set di dati sono riportate su uno spazio cartesiano. I dati sono visualizzati tramite una collezione di punti ciascuno con una posizione sull'asse orizzontale determinato da una variabile e sull'asse verticale determinato dall'altra. È un diagramma matematico che rappresenta come graficamente la valutazione dei rischi considerati varia. La Tabella 6.2 contiene i rischi a cui può essere soggetto il sistema, la probabilità di incorrere in tali rischi e l’impatto che avrebbero. Per semplicità è stata trovata una corrispondenza numerica in modo che impatto e probabilità fossero associate ad un valore.

Il diagramma di scatter in Figura 6.3 rappresenta come graficamente la valutazione dei valori considerati. Come ci si aspettava uno dei valori peggiori, ovvero che ha sia probabilità che impatto rilevanti è Scarsa preparazione personale Nigeria, questo fattore potrebbe comportare sia danni interni che il dover valutare come possibile soluzione al problema l’eventuale reclutamento di personale proveniente da altre sedi o corsi di formazione interni quindi oneri economici non previsti durante la fase iniziale.

Rischi Probabilità Impatto

Esaurimento budget BASSO (1) ALTO (5)

Non rispetto tempi MEDIO/BASSO (3) MEDIO/BASSO (2)

Non rispetto qualità BASSO (1) MEDIO/ALTO (4)

Scarsa propensione all'utilizzo del sistema MEDIO/BASSO (3) MEDIO/BASSO (3)

Attacchi terroristici MEDIO/BASSO (2) ALTO (5)

Inaffidabilità servizi Nigeria ALTO (5) MEDIO/BASSO (2)

Scarsa preparazione personale Nigeria ALTO (5) MEDIO/ALTO (4)

Tabella 6.2 – Possibili rischi del sistema

https://it.wikipedia.org/w/index.php?title=Spazio_cartesiano&action=edit&redlink=1

https://it.wikipedia.org/wiki/Diagramma


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Figura 6.3 – Diagramma di scatter

6.4 Control Chart

Le Control Chart sono uno strumento per mantenere sotto controllo i vari parametri di un processo. L'obiettivo è quello di individuare la presenza nel processo di variabilità sistematica poiché la presenza della variabilità naturale è impossibile da eliminare e non influenza particolarmente la produzione ed infatti se all'interno di un processo di produzione è presente solo una variabilità naturale il processo si dice in controllo, mentre in presenza di variabilità sistematica il processo è detto fuori controllo.

La Tabella 6.3 contiene le date in cui è avvenuta la misurazione, un campionamento della misura considerata che in questo caso indica un cattivo funzionamento delle risorse hardware, il valore medio, l’UCL (Upper Control Limit) ed il LCL (Lower Control Limit). In Figura 6.4 è possibile notare una linea centrale che indica la media, inoltre sono presenti due limiti, uno inferiore ed uno superiore che sono determinati tramite varie considerazioni statistiche; se all'interno del processo è presente una variabilità sistematica, e quindi qualcosa che determina errori nella produzione, uno o più punti verranno plottati all'esterno dell'area delimitata dai limiti di controllo. Questo segnale permetterà di scoprire la causa dell'errore e rimuoverla velocemente dal processo.


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Data Misura Media UCL LCL

01/10/2015 25 15,6 38,6784502 1,92155

02/10/2015 6 15,6 38,6784502 1,92155

03/10/2015 14 15,6 38,6784502 1,92155

04/10/2015 15 15,6 38,6784502 1,92155

05/10/2015 30 15,6 38,6784502 1,92155

06/10/2015 7 15,6 38,6784502 1,92155

07/10/2015 7 15,6 38,6784502 1,92155

08/10/2015 27 15,6 38,6784502 1,92155

09/10/2015 18 15,6 38,6784502 1,92155

10/10/2015 7 15,6 38,6784502 1,92155

Tabella 6.3 – Misurazioni relative al cattivo funzionamento hardware

Figura 6.4 – Control Chart


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6.5 Check Sheet

Il diagramma fornisce un modo strutturato per raccogliere dati inerenti alla qualità come mezzo per la valutazione di un processo. Questa tecnica di rilevazione dati “carta e matita”, nonostante la rivoluzione informatica, costituisce ancora oggi uno strumento utile per trascrivere in maniera sistematica e strutturata le informazioni riguardo alla qualità, come mezzo per la valutazione di un processo, e l’analisi dei risultati. In Figura 6.5 è considerato l’evento che riguarda i controlli delle strutture hardware per testarne il funzionamento.

EVENTO Non rispetto della qualità- Hardware Inadatti Check-Sheet

LUN MAR MER GIO VEN Totale

Processo produttivo II I II III 8

Transistor II III IIII 9

GPU Clock IIII III 7

Pixel Fillrate IIII II 6

Memory Bus IIII IIII 8

Board Power II II II 6

Api-Support I III III III 10

Totale 15 11 10 8 10

Figura 6.5 – Check Sheet relativo ad hardware inadatto

7 Ruoli e responsabilità

L’Ing. Celeste Romolo, in qualità di Esperto di Garanzia di Progetto si preoccuperà di garantire il rispetto della strategia di gestione della qualità. Il suo compito sarà quello, al termine di ogni singola fase, di valutare la conformità del progetto agli standard di qualità prestabiliti. Inoltre avrà il compito di nominare un team di testing per valutare il lavoro di SAP consulting.

Il Project Manager, l’Ing. Maria Contursi, si impegna a nome della SAP consulting a garantire il totale rispetto della qualità del progetto durante tutte le fasi.

Periodicamente le informazioni relative agli standard di qualità saranno riferite all’Executive, l’Ing. Cristina Ferrandello, che provvederà ad aggiornare il Business Case e i diversi piani.

Report delle eccezioni <SAP per ATS - AntiTerrorism Squad> 15/05/2017


REPORT DELLE ECCEZIONI

Progetto:


Rilascio:

3.0

Data:

15/05/2017

PRINCE2

Autore:

Team Manager Francesca Pillari

Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

ER02

Versione N°:

6.0


Page 1

1 Storia del report delle eccezioni





Data

Revisione

Precedente

data di

revisione


15/05/2017 08/05/2017 Aggiunta dettagli Eccezione-3 TM

08/05/2017 28/02/2017 Aggiunta Eccezione-3 TM


26/01/2017 31/10/2016 Aggiunta Eccezione-2 TM


18/10/2016 - Aggiunta Eccezione-1 TM

1.2 Approvazioni









1.3 Distribuzione






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1 Storia del report delle eccezioni .......................................................................................... 1

1.1 Posizione del documento ................................................................................................ 1

1.1 Storia della revisione ....................................................................................................... 1

1.2 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.3 Distribuzione ................................................................................................................... 1


3 Panoramica .......................................................................................................................... 3

4 Eccezioni .............................................................................................................................. 3


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3 Panoramica

Il Rapporto per l’Eccezione viene creato quando si prevede che un Piano della Fase o Piano di Progetto superi i livelli di tolleranza stabiliti. È preparato al fine di informare della situazione il Comitato di Progetto e fornire opzioni e proposte riguardo al modo di procedere.

4 Eccezioni

Eccezione-1

Titolo

Ritardo burocratico a Lagos

Cause

Le leggi relative alle assunzioni in Nigeria sono molto restrittive nei confronti degli stranieri. Non essendo state tenute in giusta considerazione nella fase preliminare questo ha comportato dei problemi nelle fasi successive.

Conseguenze

Ritardo dell’inizio dei lavori e di conseguenza anche nello svolgimento delle fasi successive.

Opzioni

Le opzioni disponibili per affrontare l’eccezione sono: • Affidarsi ad un buon legale

Raccomandazioni

-

Lezioni

L’azienda deve essere flessibile ai problemi socio-politici che riguardano il paese ospitante.


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Eccezione-2

Titolo

Cambio di governo in USA

Cause

Il nuovo assetto governativo ha comportato una serie di variazioni sul tema della sicurezza, vista la politica del nuovo presidente degli Stati Uniti D’America.

Conseguenze

Questi cambiamenti hanno portato a dover rivedere le linea guida dei regolamenti dell’azienda, non solo nella sede di Washington, ma anche a livello globale.

Opzioni

Le opzioni disponibili per affrontare l’eccezione sono:

• Affidare il compito di seguire i cambiamenti a un ufficio legale, che proponga come variare le regole aziendali per non incorrere in sanzioni

• Seguire l’evolversi della situazione, ma non intraprendere azioni particolari fino a quando non sia strettamente necessario

Raccomandazioni

Si raccomanda di affidarsi ad un buon legale.

Lezioni

L’azienda deve essere flessibile ai problemi socio-politici che riguardano i paesi in cui sono dislocate le varie sedi.


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Eccezione-3

Titolo

Mancanza temporanea del tecnico

Cause

Il tecnico è stato assente per 20 giorni causa infortunio giocando a calcetto.

Conseguenze

Non verrebbero rispettati i tempi previsti per il completamento della fase.

Opzioni

Le opzioni disponibili per affrontare l’eccezione sono:

• Assumere un nuovo Tecnico fino alla chiusura del progetto.

• Continuare l’installazione col personale rimanente.

• Assegnare i compiti del tecnico ad un altro elemento del team, con relativo incremento di stipendio.

• Spalmare i compiti del tecnico a più elementi del team, con relativi incrementi di stipendio.

Raccomandazioni

Si raccomanda la sostituzione del tecnico per lo svolgimento corretto e completo del lavoro.

Lezioni

L’azienda deve essere flessibile e i problemi interni al gruppo di lavoro non devono comportare dei ritardi sui tempi di sviluppo previsti.

Strategia di gestione

della configurazione <SAP per ATS - AntiTerrorism Squad> 21/12/2017 DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO

STRATEGIA DI GESTIONE DELLA CONFIGURAZIONE

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

21/12/2017

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

GC1

Versione N°:

2.0


della configurazione <SAP per ATS - AntiTerrorism Squad> 21/12/2017

Page 1

1 Storia della gestione della configurazione




Data

Revisione

Precedente

data di

revisione


contrassegnate

02/12/2017 - Definizione strategia di gestione della

configurazione TM

21/12/2017 02/12/2017 Raffinamento TM

1.3 Approvazioni


Nome Firma Titolo Data emissione Versione Maria Contursi Maria Contursi Project Manager 02/12/2017 1.0


1.4 Distribuzione






Page 2


1 Storia della gestione della configurazione ............................................................................. 1


1.2 Storia della revisione ..................................................................................................... 1

1.3 Approvazioni ................................................................................................................. 1

1.4 Distribuzione ................................................................................................................. 1

2 Tabella dei contenuti .............................................................................................................. 2

3 Introduzione ........................................................................................................................... 3

4 Procedure di Gestione della configurazione .......................................................................... 3

4.1 Organizzazione .............................................................................................................. 5

4.2 Convenzioni e Baseline ................................................................................................. 6

4.3 Configurazione dell’amministrazione ........................................................................... 6

5 Questioni e procedure di controllo dei cambiamenti ............................................................ 6

6 Tool e Tecniche ....................................................................................................................... 7

7 Report ..................................................................................................................................... 7

8 Tempistiche ............................................................................................................................ 7

9 Ruoli e Responsabilità ............................................................................................................ 8

10 Scala di priorità e gravità ........................................................................................................ 8



Page 3

3 Introduzione

Questo documento rappresenta il piano di gestione della configurazione per il progetto SAP per ATS -AntiTerrorism Squad. Ha lo scopo di assicurare che, dopo il rilascio iniziale dei documenti di configurazione e l'approvazione della configurazione di base, tutte le modifiche siano apportate in modo controllato. La gestione dei prodotti è molto importante perché permette ai manager di averli sempre sotto controllo. La Strategia di Gestione della Configurazione serve a identificare la modalità di controllo e protezione dei prodotti del progetto, nonché l’individuo responsabile di tali attività. Fornisce una guida ed un modello destinato ad assistere il personale tecnico ed al tempo stesso offre una panoramica sul progetto a chiunque sia coinvolto nello sviluppo o nel monitoraggio dello stesso.

In particolare, gli obiettivi della strategia sono:

• Descrivere come e dove saranno implementati i prodotti;

• Identificare le misure di sicurezza implementate relative a conservazione e recupero dei prodotti;

• Gestire la manutenzione dei prodotti;

• Identificare i prodotti e le varie versioni che si realizzeranno;

• Descrivere come cambieranno i prodotti dopo che saranno revisionati.

4 Procedure di Gestione della configurazione

Il management dei prodotti seguirà il processo di gestione della configurazione standard definita in questo documento. La definizione delle modalità di gestione della configurazione dei prodotti connessi al ciclo di vita della fornitura segue la sottoscrizione del contratto. La gestione della configurazione ha lo scopo di assicurare che, dopo il rilascio iniziale dei documenti di configurazione e la ratifica della configurazione di base, tutte le modifiche siano apportate in modo controllato. La gestione dei prodotti è molto importante perché permette ai manager di avere sempre un controllo sui prodotti. La strategia di gestione della configurazione prevede varie fasi:

• Pianificazione

• Identificazione della configurazione

• Controllo della configurazione

• Registrazione dello stato della configurazione

• Rilascio e consegna

• Chiusura del processo



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Nella fase di pianificazione si definiscono e documentano le modalità di gestione delle configurazioni dei prodotti durante il ciclo di vita. Vengono definite:

• le attività di gestione della configurazione, le procedure, il programma temporale di svolgimento delle attività;

• entità organizzative coinvolte nell’ esecuzione delle attività, le responsabilità assegnate a ciascuna e la loro interrelazione con altre organizzazioni;

• gli strumenti, le tecniche e le metodologie di gestione della configurazione da utilizzare;

• lo stadio al quale ciascun elemento dovrebbe essere passato sotto controllo di configurazione. Nella fase di identificazione della configurazione si devono individuare e documentare le singole voci del prodotto finale e le loro versioni. Si deve stabilire un sistema di codifica che identifica in modo univoco ogni articolo. Per ciascuna versione di ciascun elemento devono essere identificati la documentazione che stabilisce la baseline, le connessioni con la versione, ogni altro dettaglio che ne permetta l’identificazione. Il riconoscimento dell’elemento software deve essere di regola organizzato in modo che si possa dimostrare la relazione tra l’elemento ed i requisiti contrattuali. Il team manager deve identificare le versioni degli elementi di configurazione che, integrati tra loro, costituiscano una specifica versione del prodotto completo. A tale scopo, si devono utilizzare delle regole di denominazione per gli elementi, specificando come le diverse versioni di ogni elemento saranno identificate univocamente. Con accordi formali, deve essere stabilita la configurazione di base del prodotto ed usata come punto di partenza per il controllo della configurazione e per lo sviluppo delle versioni successive. L’attività di identificazione della configurazione, produce come risultati i documenti di configurazione, che descrivono le caratteristiche di ciascun elemento di configurazione, secondo quanto sopra indicato, e la ratifica della configurazione di base del prodotto. La fase di controllo della configurazione ha lo scopo di assicurare che, dopo il rilascio iniziale dei documenti di configurazione e la ratifica della configurazione di base, tutte le modifiche siano apportate in modo controllato. In particolare, nel corso di tale attività, si deve:

• identificare e registrare le richieste di modifica;

• analizzare e valutare le modifiche, con riferimento ai requisiti ed alla criticità;

• sottoporre i risultati dell’analisi all’iter di approvazione;

• attuare e verificare le modifiche approvate;

• rilasciare gli elementi modificati. Per proteggere l’integrità e fornire la base per il controllo delle modifiche è necessario che gli elementi, le unità che le costituiscono e la documentazione relativa siano tenuti dal manager in un ambiente che:

• sia commisurato con le condizioni ambientali richieste (ad esempio software, dati, documenti, ecc.);

• li protegga da modifiche non autorizzate o da danneggiamenti;



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• nel caso di software, dati, documenti e disegni, permetta il recupero di una copia dell’originale sotto controllo.

Il risultato dell’attività è rappresentato dall’insieme degli elementi modificati che nell’insieme costituiscono il prodotto nella configurazione corrente. La fase di registrazione consiste nel predisporre registrazioni sulla gestione della configurazione e rapporti di situazione che mostrino lo stato e la storia degli elementi controllati, inclusi i documenti relativi alla baseline. La registrazione dello stato di configurazione inizia dal momento in cui i dati sono generati per la prima volta. Deve essere gestito un Registro delle configurazioni, che consenta di documentare lo stato di costruzione di ciascun prodotto e dei relativi elementi nelle diverse versioni e nelle diverse fasi del ciclo di vita, con particolare riferimento a:

• prodotti in corso di realizzazione;

• elenco degli elementi controllati e dei documenti relativi alla baseline;

• configurazione di base ciascun prodotto, che rappresenta la definizione del prodotto nel momento specifico;

• configurazione corrente, costituita dalla configurazione di base e dalle modifiche approvate, realizzate e collaudate;

• documentazione riguardante le modifiche e lo stato di attuazione delle stesse. Infine, c’è l’attività riguardante il rilascio, la consegna e la conservazione dei prodotti e della relativa documentazione. I materiali originali (codice, documenti, ...) devono essere mantenuti per tutto il ciclo di vita e devono essere trattati, consegnati e conservati nel rispetto di requisiti relativi a conservazione delle registrazioni, riservatezza, sicurezza, manutenzione ed eventuali prescrizioni normative. Il processo si conclude quando risultano completate tutte le attività relative al rilascio ed alla consegna dei prodotti ed in generale tutte le attività previste nel Piano di gestione della configurazione.

4.1 Organizzazione

Questa sezione individua i ruoli organizzativi che sono partecipi nella gestione della configurazione del software. In particolare si individuano:

• Executive, l’Ing. Cristina Ferrandello, principale responsabile del progetto e della garanzia economica dello stesso; si interfaccerà periodicamente col Project Manager per approvare il proseguimento delle varie fasi e stilerà il Business Case di riferimento per l’intero progetto.

• Project Manager, l’Ing. Maria Contursi avrà il compito di supervisionare tutte le fasi del progetto, dirigere e monitorare il Project Team; risulta essere il responsabile del risultato finale, fa in modo che sia in grado di raggiungere i benefits definiti nel Business Case.



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• Team Manager, l’Ing. Francesca Pillari si occuperà di coordinare i tecnici e fornire periodicamente al Project Manager i report di aggiornamento.

• Tecnico, l’Ing. Manuele Santo Foti avrà il compito di valutare moduli SAP da implementare in base alle esigenze del cliente e fornirà tempistiche e costi dovuti all’adozione degli applicativi di ATS.

• Esperto Garanzia di Progetto, l’Ing. Celeste Romolo fornirà tutte le specifiche di qualità che il prodotto dovrà superare; inoltre supervisionerà le azioni da intraprendere al materializzarsi di un rischio.

4.2 Convenzioni e Baseline

Allo scopo di tenere traccia delle procedure messe in atto e delle modifiche effettuate è necessario, per ogni versione di ciascun prodotto, identificare la documentazione che sancisce la baseline, le connessioni con la versione precedente, ogni altro particolare che ne permetta l’identificazione.

Inoltre, è necessario “congelare” lo stato ad un punto di ripristino. Ogni punto di ripristino va presentato al Comitato di Progetto e, se ratificato, diverrà baseline come linea guida per le versioni successive.

4.3 Configurazione dell’amministrazione

Questa sezione definisce come il progetto terrà traccia delle diverse revisioni. In particolare il Team Manager invierà al Project Manager, al termine di ogni fase, un checkpoint report riguardante gli stati di aggiornamento del progetto.

5 Questioni e procedure di controllo dei cambiamenti

Le modifiche verranno catalogate e prese in esame in base ad un fattore di priorità. I fattori che definiscono il grado di priorità sono i seguenti:

• Criticità

• Correlazione Interfaccia

• Vincoli temporali

• Complessità

Tutti i fattori riportati sopra, saranno valutati scrupolosamente, con lo scopo di catalogare e classificare in maniera conforme ogni richiesta di modifica pervenuta, al fine di poter definire le rispettive priorità.



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6 Tool e Tecniche

Questa sezione descrive gli strumenti ed i procedimenti per sostenere la gestione della configurazione. In particolare, si deve stabilire:

• Come effettuare un’assegnazione controllata degli identificatori di configurazione;

• Dove saranno memorizzati gli elementi di configurazione.

Per gestire al meglio la collaborazione e la sincronizzazione di tutti i documenti fra i vari responsabili è risultato necessario utilizzare sistemi che forniscono un unico accesso a tutti i componenti del team e permettono di distribuire i risultati finali ai clienti. La scelta del configuration librarian è quella di utilizzare Trello per gestire il progetto sia dal punto di vista del software e per tracciare cosa sta facendo il team, sia per gestire la documentazione completa del progetto. L’applicazione permette di costruire il proprio flusso di gestione e risulta facilmente adattabile a tutti i tipi di progetti. Tiene traccia delle modifiche, e permette di collaborare col team attraverso controllo di versione; risulta essere necessario durante le fasi per la customizzazione dei moduli SAP in cui si richiede il lavoro di più sviluppatori contemporaneamente. Il tool è utile per gestire al meglio la comunicazione all’interno del team, tenere traccia dei vari update e proteggere in maniera affidabile i dati.

7 Report

I report utilizzati in questo modulo sono:

• I Checkpoint Report sono dei resoconti predisposti dal team Manager e forniti al Project Manager, vengono utilizzati per verificare lo stato del progetto al termine di ogni fase indicando, inoltre, le risorse utilizzate.

• L’Issue Report che è una relazione contenente la descrizione, valutazione d'impatto e raccomandazioni per una richiesta di cambiamento o un problema. Questo è creato solo per le questioni che devono essere trattate formalmente. Viene creato quando si prevede che un Piano della Fase o Piano di Progetto superi i livelli di tolleranza stabiliti. È preparato dal Project Manager al fine di informare della situazione il Comitato di Progetto e fornire opzioni e proposte riguardo al modo di procedere.

8 Tempistiche

La gestione della configurazione deve essere realizzata ogni qual volta viene creata una “baseline” per il progetto o a seguito di un check delle modifiche.



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Ruolo

Responsabilità

Executive

É il responsabile di tutti gli aspetti della gestione del rischio e garantisce l'esistenza di una strategia di gestione dei rischi. Si assicura che i rischi siano riportati anche nel Business Case, quindi che siano identificati e valutati.

Esperto Garanzia di Progetto

Fornisce la politica per la gestione del rischio. Si assicura che il progetto sia in linea con la strategia della gestione del rischio.

Project Manager

Crea e mantiene il registro dei rischi. Si assicura che tutti i rischi del progetto siano stati individuati, valutati e controllati per tutto il ciclo di vita del progetto.

Team Manager

Partecipa all’identificazione, alla valutazione ed al controllo dei rischi.

10 Scala di priorità e gravità

Tutti i prodotti saranno realizzati in linea con la pianificazione del progetto. In caso di necessità di effettuare modifiche va assegnato ad ognuna di esse un livello di priorità da adempiere. I fattori che influenzano I livelli di priorità sono:

• Costi;

• Tempi;

• Qualità della modifica.

Report delle Lezioni <SAP per ATS - Antiterrorism Squad> 20/02/2017


REPORT DELLE LEZIONI

Progetto: SAP per ATS - AntiTerrorism Squad

Rilascio: 1.0

Data: 20/02/2017

PRINCE2

Autore:

Tecnico Specialista Manuele Santo Foti

Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

LR1

Versione N°:

2.0


Page 2

1 Storia del Rapporto sulle Lezioni






Data

Revisione

Data della

revisione

precedente

Sommario dei cambiamenti Modifiche contrassegnate

05/07/2016 - Raffinamento Lezioni 2.0

10/10/2016 05/07/2016 Lezione significativa appresa 2.0

07/01/2017 10/10/2016 Lezione significativa appresa 2.0

1.3 Approvazioni



Nome Firma Titolo Data di

emissione

Versione


Francesca Pillari Francesca Pillari Team Manager 20/02/2017 2.0

1.4 Distribuzione


Nome Titolo Data di

emissione

Versione



Page 3

2 Tabella dei Contenuti

1 Storia del Rapporto sulle Lezioni ............................................................................................. 2

1.1 Posizione del documento ................................................................................................. 2

1.2 Storia delle revisioni ......................................................................................................... 2

1.3 Approvazioni .................................................................................................................... 2

1.4 Distribuzione .................................................................................................................... 2

2 Tabella dei Contenuti .............................................................................................................. 3

3 Sommario Esecutivo ................................................................................................................ 4

4 Recensione del Progetto ......................................................................................................... 4

5 Recensioni delle Misure .......................................................................................................... 4

6 Lezioni Significative ................................................................................................................. 5


Page 4

3 Sommario Esecutivo

Questo report rappresenta, avvalendosi di una lista di lezioni apprese, gli aspetti positivi e negativi che si

sono presentati nel corso dello sviluppo e dell’avanzamento del progetto. Ovviamente, questo documento

è di vitale importanza per ogni membro coinvolto, in quanto mostra dettagliatamente tutte le

sfaccettature, sotto forma di lezioni, che vanno apprese rapidamente oppure evitate, in modo tale che per

gli sviluppi di progetti futuri vi sia una maggiore ottimizzazione del tempo, delle risorse e anche della

qualità.

Il report delle lezioni apprese può essere stilato e presentato ai membri del team in qualunque momento,

ma va obbligatoriamente inserito nella documentazione di fine progetto.

4 Recensione del Progetto

Il progetto è stato realizzato con una suddivisione in più fasi e per ciascuna fase implementata è stata

redatta la relativa documentazione:

• fase di pre-progetto: nel meeting iniziale al momento di avvio del progetto si sono determinati i ruoli

in funzione delle competenze possedute da ogni componente e si è proceduto alla stesura del project

brief per presentare al team lo scenario sul quale intervenire, l'obiettivo e la finalità, i vincoli, la

schedulazione temporale (Diagramma di Gantt) e i probabili rischi.

• fase 1: fondamentale in questa fase è la presentazione del business case agli stakeholder per

spiegare le motivazioni del piano di progetto relative alla scelta dell’uso di SAP e ricevere i

finanziamenti opportuni. L’ulteriore attività importante è l'avvio della gestione della qualità e dei

rischi, oltre che, la gestione della configurazione; questi ultimi aspetti saranno ripresi anche nelle fasi

successive fino a conclusione del progetto.

• fase 2: si procede alla revisione delle configurazioni stabilite nelle fasi precedenti, tramite una serie di

documenti che saranno conglobati nel workpackage.

• fase finale: dopo aver revisionato ogni documento ed realizzato i controlli in ogni fase documentati

con un Rapporto di Fine Fase, si procede all’attività di chiusura del progetto, redatta tramite un

Rapporto di Fine Progetto.

• fase di post-progetto: si garantisce un iniziale supporto agli utilizzatori del sistema.

5 Recensioni delle Misure

L'installazione dei moduli SAP con il relativo test di verifica è stata realizzata e gestita in modo opportuno

dalla valida professionalità e competenza dei programmatori Senior e Junior e del tecnico SAP.

La strategia utilizzata per la gestione della qualità in ogni fase e, in particolare, in fase di progettazione e

sviluppo ha garantito il mantenimento di una elevata qualità dei servizi che si andranno a offrire, nel

rispetto di tutti gli standard previsti.


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6 Lezioni Significative

Vengono riportati in seguito gli aspetti positivi e negativi riscontrati:

• Lo sviluppo del progetto deve essere affidato a persone altamente qualificate, che abbiano ottime

skill sotto l’aspetto tecnico, ma soprattutto sotto l’aspetto psicologico, in modo che la relazione tra i

diversi membri sia di tipo cooperativo e collaborativo.

• Una scelta opportuna dei software da utilizzare durante lo sviluppo del progetto, in modo che il

cliente e il prodotto che gli si offre possano interagire con gli standard di più largo uso a livello

mondiale.

• Fare in modo che solo pochi membri del team di sviluppo si interfaccino concretamente col cliente e

con eventuali consulenti esterni.

• Acquistare una strumentazione hardware efficiente, sicura e che supporti gli ultimi standard

tecnologici.

• Effettuare periodici backup del lavoro complessivo prodotto e di ogni sottomodulo ad esso

corrispondente.

• Creare un software finale che sappia soddisfare il cliente in termini di qualità, sicurezza, ma anche in

termini di design grafico e usabilità.

• Selezionare personale che abbia grandi capacità relazionali, in modo che si possa operare anche in

contesti ostili, differenti da quelli della sua terra d’origine.

• Selezionare un numero di tecnici in modo che il carico di lavoro complessivo per ognuno di essi non

risulti eccessivo.

Strategia di gestione dei rischi <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad> 21/12/2016 DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO

STRATEGIA DI GESTIONE DEI RISCHI

Progetto:


Rilascio:

2.0

Data:

21/12/2016

PRINCE2

Autore:

Esperto di Garanzia di Progetto Celeste Romolo

Proprietario:

Esperto di Garanzia di Progetto Celeste Romolo

Cliente:


Documento Rif:

GR1

Versione N°:

2.0

Strategia di gestione dei rischi <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad> 21/12/2016

Page 1

1 Storia della strategia di gestione dei rischi

1.1 Controllo delle revisioni

Data prossima revisione:

Data

revisione

Data

revisione

precedente

Riepilogo delle modifiche Modificato

da

10/09/2016 09/08/2016 Modifiche nella definizione dei metodi di gestione

Esperto di Garanzia di

Progetto

21/12/2016 10/09/2016 Sono stati individuati nuovi parametri di rischio Esperto di Garanzia di

Progetto

Nota: In formato cartaceo questo documento è valido solo nel giorno in cui viene stampato

1.2 Approvazioni

Una copia approvata deve essere conservata nella cartella di progetto.


emissione

Versione



1.3 Distribuzione


Nome Ruolo Data di

emissione

Versione




Page 2


1 Storia della strategia di gestione dei rischi ......................................................................... 1

1.1 Controllo delle revisioni .................................................................................................. 1

1.2 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.3 Distribuzione ................................................................................................................... 1


3 Introduzione ........................................................................................................................ 3

4 Procedura di gestione dei rischi .......................................................................................... 4

4.1 Identificazione ................................................................................................................. 4

4.2 Valutazione ...................................................................................................................... 5

4.3 Piano ................................................................................................................................ 7

4.4 Implementazione ............................................................................................................ 8

4.5 Comunicazione ................................................................................................................ 9

5 Tool e Tecniche .................................................................................................................... 9

5.1 Registro dei rischi .......................................................................................................... 11

5.2 Reporting ....................................................................................................................... 12

6 Tempistiche delle attività di gestione del rischio .............................................................. 13

7 Ruoli e Responsabilità........................................................................................................ 13

8 Rischi e misure ................................................................................................................... 14

8.1 Prossimità ...................................................................................................................... 17

8.2 Categorie di rischio ........................................................................................................ 17

8.3 Categorie di risposta al rischio ...................................................................................... 17

8.4 Indicatori di rischio ........................................................................................................ 18

8.5 Tolleranza della strategia di gestione dei rischi ............................................................ 18

9 Budget della strategia di gestione dei rischi ..................................................................... 19


Page 3

3 Introduzione

Nel corso degli ultimi anni, il tessuto aziendale internazionale ha dovuto affrontare una serie di fenomeni di natura socio-economica e politica che hanno reso, e continuano tuttora a rendere, la realtà operativa sempre più complessa e competitiva. La globalizzazione dei mercati, l'accelerazione nello sviluppo delle comunicazioni e la contrazione dei tempi e dei costi hanno portato sostanziali modifiche nel Project Management e hanno posto una maggiore attenzione sui rischi a cui un’azienda, inevitabilmente, è soggetta. La gestione di un’organizzazione richiede di coordinare tutti i vari aspetti delle attività aziendali in un sistema che consenta di governare e di tener sottocontrollo i processi ed i rischi ad essi connessi.

“Hope is not a strategy”

In una realtà aziendale, non ci si deve assolutamente affidare alla politica della speranza, dal momento che non esiste un progetto senza rischi. Pertanto, la gestione dei rischi deve diventare una prassi irrinunciabile alla quale ricorrere lungo l'intero iter organizzativo e deve essere applicata con metodologia e tecniche specifiche.

Un rischio è “un evento che, se accade, ha un impatto sugli obiettivi del progetto”, impatto che può essere sia negativo che positivo. La definizione adottata da PRINCE2 prevede sia l’impatto negativo (minaccia), sia l’impatto positivo (opportunità). Alcune Best Practice considerano il significato del rischio solo nella sua connotazione negativa, e quindi inteso come una minaccia, come un evento che comporta conseguenze negative (questa connotazione era più ampiamente diffusa in passato).

La gestione dei rischi permette di occuparsi attivamente del successo dell’azienda, dal momento che il futuro è un’invenzione del presente e quindi solo identificando accuratamente nel presente i possibili rischi si riuscirà ad evitare l’insorgere di problemi o, quantomeno, a far sì che l’impatto sull’organizzazione sia il più possibile contenuto. È necessario, quindi, che ogni azienda alimenti la consapevolezza della necessità di seguire una Risk Management tra tutti coloro i quali sono coinvolti nello svolgimento del progetto. La gestione dei rischi si focalizza su rischi di natura finanziaria (esaurimento budget), temporale (non rispetto dei tempi previsti), legale (mancato rispetto delle norme), ambientale (disastri naturali) e rischi legati sia alla salute che al lavoro del team.

Gestire il rischio significa applicare sistematicamente delle procedure nelle attività di individuazione e di valutazione dei rischi, seguite poi dalla pianificazione e infine dall’implementazione di risposte adeguate. La gestione del rischio deve essere un processo continuo e metodico, chiaramente e costantemente integrato nella cultura dell’organizzazione, perseguito per tutta la durata del progetto, al fine di supportare al meglio il processo decisionale.

Queste attività sono necessarie ma, certamente, proprio in virtù del fatto che non si deve seguire la politica della speranza, non ci si può illudere che siano sufficienti a garantire la non concretizzazione dei rischi e, quindi, i conseguenti effetti negativi sul progetto. Inoltre, si possono sempre verificare fatti imponderabili e quindi del tutto imprevedibili. Per questi motivi, occorre sempre destinare una porzione del budget totale come tolleranza di progetto e, laddove fosse necessario, trasferire il rischio a terze parti. Va anche detto che alcuni rischi possono essere accettati se adeguatamente controbilanciati dalla ricompensa che deriva dal correre il rischio.

È evidente, quindi, che il principale obiettivo è quello di contenere l’esposizione al rischio attuando delle misure volte a ridurre e, se possibile, eliminare l’eventualità di non conseguire gli obiettivi stabiliti.

Per raggiungere gli obiettivi che la Risk Management si pone è necessario quindi:

• consolidare e rafforzare il concetto di una corretta gestione dei rischi come parte del lavoro quotidiano del progetto;


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• definire chiaramente i ruoli, le responsabilità e le linee guida all'interno dell'organizzazione per la gestione del rischio;

• mantenere un registro dei rischi legati al business, agli obiettivi aziendali e operativi;

• attuare le procedure comprovate del controllo del rischio;

• preparare le opportune strategie da seguire, tenendo conto del possibile impatto e della frequenza dei rischi;

• effettuare un monitoraggio costante e mirare al miglioramento.

4 Procedura di gestione dei rischi

Ogni progetto è soggetto a cambiamenti e perciò le priorità del progetto e i relativi rischi si sposteranno e cambieranno. Lo scopo della tematica del rischio è di individuare, valutare e controllare i fattori di incertezza per migliorare, di conseguenza, le possibilità di successo del progetto. Per tali motivi, le supposizioni riguardo al rischio devono essere regolarmente riviste e riconsiderate.

Possiamo definire la gestione del rischio come l’applicazione sistematica di procedure nelle attività di individuazione e di valutazione dei rischi, nonché la pianificazione e l’implementazione di risposte adeguate, da cui deriva la procedura di gestione del rischio: individuare (contesto e rischi), valutare (stimare e misurare), pianificare, implementare e comunicare (dove comunicare è un attività parallela alle altre).

4.1 Identificazione

Questo passo è vincolante ai fini del processo di analisi dei rischi e prevede sia l’individuazione degli obiettivi del progetto, sia poi individuare i rischi che possono impattare sugli obiettivi. Se non si definiscono prima gli obiettivi del progetto non è possibile sapere quali siano i rischi che possono creare incertezza. In questa fase può essere utile ricorrere alle informazioni contenute nel Business Case. Inoltre,


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gli obiettivi e i rischi dovrebbero essere concordati dal team di gestione del progetto, dal Project Manager e dai principali stakeholder. L’identificazione si articola in due azioni:

• Individuare il contesto: si ottengono informazioni sul progetto in modo da poter strutturare la Strategia di Gestione del Rischio il cui scopo è descrivere le tecniche e gli standard di gestione del rischio da applicare, e la responsabilità di realizzazione.

• Individuare i rischi: a partire dagli obiettivi del progetto, si identificano quali siano le minacce e le opportunità. È in questo momento che si utilizza il Registro dei Rischi il cui scopo è mantenere le informazioni relative ai rischi individuati nell’ambito del progetto. Nel Registro dei Rischi pertanto si comincia annotando il rischio e descrivendolo in modo da identificare l’evento, la probabilità e l’impatto. Quindi gli si assegna un identificativo univoco e ci si appunta data di registrazione, l’autore e la categoria.

Occorre identificare e monitorare i rischi strategici collegati agli obiettivi aziendali e i rischi operativi legati ai piani di progetto.

4.2 Valutazione

La procedura di gestione del rischio in PRINCE2 prevede che, dopo l’identificazione di un rischio e quindi del relativo contesto, si proceda con la valutazione del rischio. La valutazione dei rischi, o risk assessment, è la fase più impegnativa del processo di gestione del rischio. Valutare vuol dire anzitutto:

• Stimare: si effettua una stima del rischio identificandone la probabilità che il rischio si concretizzi, l’impatto specifico del rischio relativo agli obiettivi (es. un costo) e la prossimità (ossia, in che momento il rischio può concretizzarsi).

• Misurare: una volta stimati i rischi, si procede misurando l‘impatto globale sul progetto per capire se si rientra nelle tolleranze di rischio previste dal progetto.

Quindi questo step comporta una stima delle probabilità di accadimento e dell’impatto degli eventi dannosi su una scala di fattori come le prestazioni, i tempi, la qualità, i costi e le risorse umane impiegate. È opportuno valutare i rischi per ogni fase del progetto. Si otterrà un elenco di rischi accettabili per l’azienda e uno di non accettabili, nella risoluzione dei quali andranno investite le maggiori risorse.

Occorre quantificare il rischio. Si può procedere considerando il rischio come prodotto della probabilità di accadimento (P) e dell’impatto che ne consegue (I), quindi R=PxI. Solitamente si ricorre a una scala che va da 1 a 5 sia per l’impatto che per la probabilità, perciò il livello 1 rappresenta il minimo impatto (discorso analogo vale per la probabilità) e 5 rappresenta l’impatto più alto. Quindi, seguendo la formula sopra riportata, basterà moltiplicare la probabilità per l’impatto e si otterrà un punteggio di rischio totale, dove 1 rappresenta il valore di rischio più basso e 25 il più alto.


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Distinguiamo i diversi casi ottenuti nella Risk Matrix:

• tra 1 e 3: rischio molto basso;

• tra 4 e 6: rischio basso;

• tra 8 e 12: rischio medio;

• 15: rischio medio/alto;

• tra 16 e 25: rischio alto.


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4.3 Piano

Una volta individuata la situazione generale si definiscono, e quindi pianificano, eventuali risposte ai rischi. Si definisce una strategia di risposta per ciascuna problematica nonché le azioni e le risorse necessarie per ridurre l’impatto e/o le probabilità del rischio.

Vi sono diverse tipologie di risposta, per capire a quale ricorrere occorre prima considerare:

• il rischio intrinseco (il rischio specifico);

• il rischio residuo dopo la risposta (quello che rimane del rischio intrinseco);

• il rischio secondario che può manifestarsi come effetto della risposta (il rischio ulteriore derivato dall’applicazione della risposta).

È necessario attuare tutti gli sforzi affinché il rischio non si verifichi, altrimenti bisognerà realizzare un opportuno piano per contenere i danni o prevedere il trasferimento delle competenze specifiche per la gestione del rischio.

Per affrontare le minacce o i rischi che possono avere impatti negativi sugli obiettivi di progetto, qualora si verificassero, sono disponibili 4 strategie:

• Accettazione: Nel caso in cui non fosse possibile eliminare completamente il rischio del progetto (sia minaccia che opportunità), la strategia utilizzata è quella dell'accettazione. Tale strategia indica che il


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gruppo di progetto ha deciso di non modificare il piano di Project Management per affrontare un rischio o non è in grado di individuare un'altra strategia di risposta appropriata. Questo non vuol dire che non si gestisce il rischio ma che, nella gestione del rischio, si decide di non evitare, ridurre, trasferire o elaborare una strategia alternativa. Tipicamente perché il rischio (quindi impatto, probabilità e prossimità) è basso oppure per i costi della risposta rispetto all’impatto.

Si distingue in accettazione passiva e attiva. L'accettazione passiva non richiede alcuna azione e il gruppo di progetto deve affrontare le minacce o le opportunità nel momento in cui si verificano. La più comune strategia di accettazione attiva consiste nello stabilire una riserva per contingency, compresi i valori di tempo, denaro o risorse assegnati per gestire le minacce e le opportunità note e talvolta anche quelle potenziali e sconosciute.

• Ridurre: ridurre i rischi comporta una diminuzione della probabilità e/o dell'impatto di un evento di rischio fino a raggiungere una soglia accettabile. Esempi di azioni di riduzione sono: adottare processi meno complessi, condurre un numero maggiore di verifiche. Laddove non sia possibile ridurre la probabilità, la risposta di riduzione è in grado di affrontare l'impatto del rischio concentrandosi sugli aspetti che determinano la severità del rischio.

La minaccia può essere ridotta in maniera reattiva (nel senso che si applica dopo che la minaccia si è resa concreta, per cui non si può agire sulla probabilità) o in maniera preventiva (si può agire su impatto e probabilità).

Adottare un'azione preventiva, atta a ridurre la probabilità e/o l'impatto di un rischio che si può verificare nel progetto, si rivela spesso molto più efficace che tentare di riparare i danni una volta che il rischio si è concretizzato.

• Trasferire: trasferire i rischi richiede la cessione a terzi sia dell'impatto negativo di una minaccia sia della responsabilità della risposta corrispondente (ad esempio la stipulazione di un assicurazione). Questa strategia non elimina il rischio ma è molto usata.

• Evitare: evitare i rischi prevede di cambiare il piano di Project Management per eliminare la minaccia causata da un rischio sfavorevole, di isolare gli obiettivi di progetto dall'impatto del rischio o di ridurre la portata dell'obiettivo a repentaglio. Alcuni rischi che insorgono nelle prime fasi del progetto possono essere evitati se si chiariscono i requisiti, si raccolgono informazioni dettagliate, si migliorano le comunicazioni o si acquisisce maggiore esperienza.

In seguito alla pianificazione della risposta ai rischi, vengono scelte le risposte appropriate ai vari rischi, le quali verranno incluse nel registro dei rischi.

4.4 Implementazione

Segue la fase in cui si implementano le risposte ai rischi. Per garantire una corretta implementazione occorre stabilire due ruoli principali:

• proprietario del rischio: chi è il responsabile finale per l’implementazione;

• esecutore del rischio: chi è la persona che effettivamente svolgerà l’attività.

Un rischio verrà assegnato ad un singolo individuo.


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Un individuo può essere responsabile di più di un rischio, inoltre si deve considerare il carico di lavoro e la capacità di garantire che ad ogni individuo non vengano allocati più rischi di quelli che può praticamente gestire.

L'obiettivo principale di questa fase è quello di garantire le risposte al rischio previste, la loro efficacia, il monitoraggio e le azioni correttive intraprese.

4.5 Comunicazione

I rischi sono sempre comunicati in maniera tempestiva nei seguenti documenti:

• Checkpoint Report;

• Highlight Report;

• Rapporti di Fine Fase;

• Rapporti di Fine Progetto;

• Rapporti sulle Lezioni.

Le informazioni devono essere raccolte e diffuse nella forma e nei tempi opportuni al fine di consentire alle persone di adempiere correttamente alle proprie responsabilità. Pertanto, occorrono comunicazioni efficaci, in modo che le informazioni si diffondano per l’intera struttura organizzativa.

5 Tool e Tecniche

La gestione del rischio sarà garantito attraverso il Risk Register, il quale mostra in dettaglio lo stato di un singolo rischio che ha un identificatore di rischio sequenziale univoco.

In ciascuno stadio della gestione del rischio possono essere usate diverse tecniche:

• What-if Analysis: strumento di simulazione che cerca di far emergere tutte le potenziali situazioni rischiose, con relativi processi di accadimento in termini di cause, manifestazioni e conseguenze che ne possono derivare. Per ogni rischio, inoltre, evidenzia le contromisure da prendere tenendo conto delle difese già adottate.

• Checklist: si può ricorrere a una lista di rischi standard già definiti in progetti precedenti o che abitualmente sorgono in particolari contesti e si valuta se il rischio identificato appartiene ad una delle già note categorie di rischio. Sono molto rapide da utilizzare.

• Brainstorming: risulta essere una tecnica molto utile per identificare i potenziali rischi che non possono essere riconosciuti da un singolo individuo. Si basa sul principio che l’interazione tra le persone porta a combinare gli sforzi di ciascuno con quelli di un altro, fondendo così le esperienze e le competenze di più menti. La seduta di Brainstorming viene strutturata in modo che le idee sul rischio del progetto di ciascun partecipante siano registrate e poi analizzate ed elaborate. Si possono


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utilizzare diversi gruppi di brainstorming (ad es. gruppi di utenti, gruppi di sviluppo, etc.) per fornire visioni alternative del rischio.

• Tecnica di Delphi: è un metodo sistematico e iterativo, che raccoglie le opinioni dei partecipanti e / o degli esperti in modo anonimo, al fine di impedire che i partecipanti possano usare la loro autorità e personalità per influenzare gli altri. In questo modo, ognuno è libero di esprimere il proprio punto di vista.

• Diagramma di Ishikawa: detto anche causa – effetto o a lisca di pesce, è una rappresentazione grafica immediata che associa ad un particolare evento le sue cause (input) potenziali o reali che producono un effetto (output). Quindi permette di identificare gli effetti indesiderati di un progetto individuando a ritroso la catena causale. Il vantaggio di questa tecnica è che consente di analizzare il problema nella sua globalità, individuando precise aree di raccolta dati e consentendo una profonda conoscenza dell’evento.

• Diagrammi d’influenza: una rappresentazione grafica della situazione che mostra le influenze causali, l’ordine temporale degli eventi e altre relazioni tra variabili e risultati.

• Diagrammi di flusso del sistema o dei processi: consentono di analizzare come si verificano i problemi e mostrano le attività, i punti di decisione, l’ordine di elaborazione e in che modo i diversi elementi di un sistema interagiscono tra loro.

• SWOT Analysis: Strenghts (punti di forza), Weakness (punti di debolezza), Opportinities (opportunità), Threats (minacce). È una tecnica di raccolta delle informazioni che esamina il progetto nell'ottica dei punti di forza e debolezze del contesto di analisi (modificabili ) e nell’ottica delle opportunità e minacce che derivano dal contesto esterno (non modificabili).

• L’albero degli eventi: un procedimento che considera un evento iniziale e segue, con metodo induttivo, i diversi percorsi di sviluppo che tale evento può avere sul sistema. Le principali regole di applicazione di questo metodo sono: la definizione di una lista completa degli eventi iniziali; l’identificazione degli eventi successivi; la costruzione di un albero degli eventi per ciascun evento iniziale; la descrizione delle conseguenze risultanti da ciascun percorso; il calcolo delle probabilità di ciascun percorso.


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• Risk Breakdown Structure: classifica gli eventi rischiosi mediante un sistema gerarchico costituito almeno da 3 o 4 livelli di approfondimento e aiuta a identificare le cause comuni di rischio, le tipologie di rischio e le aree di rischio in un progetto.

• Tabelle delle minacce: consistono in classificazioni degli eventi negativi che possono colpire le risorse aziendali. Tali tabelle, che costituiscono uno schema logico di partenza, sono preziose per l’analista, il quale se ne può servire come mezzo di individuazione delle minacce, controllando se gli eventi indicati rappresentano o meno un concreto rischio per l’azienda.

• Interviste: meeting con soggetti in possesso di informazioni significative per l’identificazione dei rischi. Le persone in grado di offrire contributi preziosi sono numerose (top manager, tecnici, etc).

• Diagramma di Pareto: metodologia grafica per individuare i problemi importanti nella situazione presa in esame e quindi le priorità d’intervento. L’obiettivo è di sviluppare una mentalità atta a comprendere quali siano i fattori più importanti per potersi concentrare solo su di essi. Tale tecnica può essere utile per i problemi di qualità.

• Tecniche reticolari: consente di individuare i singoli elementi critici sia guardando in avanti “forward chaining” (ossia, partendo dall’elencazione delle situazioni che si possono presentare con una certa probabilità alla ricerca dei possibili danni arrecati da queste al progetto), sia guardando all’indietro “backward chaining” (ossia partendo dalle conseguenze indesiderate alla ricerca delle soluzioni che le possono generare).

• Diagramma di contesto: è un elemento grafico di forma circolare che serve a stimolare la ricerca di elementi di criticità che possono affliggere il progetto soprattutto, ma non esclusivamente, in rapporto alla sua relazione con il contesto esterno. Il grafico è diviso in zone, e all’interno di ognuna di esse vengono collocati gli elementi di criticità che possono essere di due tipi: i fattori (eventi, esistenza di una regolamentazione, disponibilità di denaro) e i soggetti (coloro i quali possono compiere azioni rilevanti per la riuscita del progetto, ossia persone, unità organizzative e persino sistemi di elaborazioni delle informazioni).

• Metodo Monte Carlo: è un metodo statistico, che trae stime da elaborazioni. Elabora un modello capace di tradurre il possibile danno negli effetti che questo potrebbe produrre sugli obiettivi generali del progetto.

• F.T.A. (Fault Tree Analysis): detto anche albero degli errori, è un diagramma simbolico che descrive le relazioni di causa ed effetto intercorrenti tra un evento ed i fattori che lo hanno determinato ed i rapporti di concatenazione esistenti tra i fattori causanti stessi. Caratteristica principale di tale tecnica è la capacità di indagare a ritroso un particolare evento, chiamato “evento principale”, risalendo alle evenienze che lo precedono causalmente con un dettaglio sempre maggiore.

5.1 Registro dei rischi

Il registro dei rischi costituisce un importante strumento che accompagna lo svolgimento di tutti i processi di gestione dei rischi. Il Risk Register specifica la tipologia dei rischi e contiene le descrizioni dettagliate per ognuno di essi. Per ogni rischio viene incaricato un singolo membro come responsabile al monitoraggio.

La struttura del registro dei rischi è in forma di tabella e contiene i seguenti campi:


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• Identificatore rischio;

• Descrizione del rischio;

• Categoria del rischio: definita sulla base di una specifica RBS (Risk Breakdown Structure) definita a livello aziendale (es. rischio tecnico, rischio ambientale, rischio finanziario, rischio legale, etc.);

• Probabilità di accadimento: indica la probabilità che il rischio si verifichi;

• Impatto: indica l’effetto che il rischio avrebbe sul progetto;

• Valore atteso: dato dal prodotto di probabilità ed impatto. Permette di mettere in ordine di priorità i vari rischi;

• Prossimità: indica in che momento si può verificare un rischio;

• Categoria risposta al rischio: si seleziona una (o più di una) delle seguenti opzioni: accettare, ridurre, trasferire, evitare;

• Risposta al rischio: vengono indicate le strategie di risposta che si intende adottare;

• Data registrata: è indicata la data in cui il rischio è stato individuato;

• Autore del rischio: è indicata la persona che ha sollevato il rischio;

• Proprietario del rischio: viene indicata la persona responsabile della gestione del rischio che ha la responsabilità di monitorare l’andamento del rischio corrispondente;

• Gestore del Rischio: viene indicata la persona che realizzerà l’azione descritta nella risposta al rischio.

• Stato del rischio: indica se si tratta di un rischio attuale o se il rischio non può più sorgere ed è quindi archiviato.

5.2 Reporting

Il Reporting consiste nella produzione di un’adeguata informativa in merito al profilo dei rischi e alle relative esposizioni. Oltre al registro dei rischi, vi è un ulteriore documentazione che contiene informazioni sui rischi:

• Highlight Reports;

• Checkpoint Report;

• End Stage Report;

• Lessons Report;


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• Exception Report;

• End Project Report.

6 Tempistiche delle attività di gestione del rischio

Il registro dei rischi viene creato sulla base dalla gestione della strategia dei rischi. I rischi vengono esaminati all’ inizio del progetto, prima di iniziare una nuova fase, nell’analisi prevista per ogni cambiamento importante e prima di confermare la chiusura del progetto. Durante la fase, i rischi dovrebbero essere valutati per determinare se sono stati rilevati. Se non sono stati rilevati allora si devono tenere in conto per la fase successiva.

Ne consegue che il registro dei rischi verrà aggiornato quando:

• si pianifica la fase successiva;

• si autorizza un Workpackage;

• vi è un aggiornamento del piano di progetto;

• si aggiorna il Business Case;

• si produce un piano di eccezione;

• si revisiona una qualsiasi fase.

Il registro dei rischi verrà chiuso quando sarà approvata la chiusura del progetto da parte dell’Executive.


Ruolo Responsabilità

Executive

Ing. Cristina Ferrandello Garantisce l’esistenza di un progetto di strategia di gestione dei rischi.

Approva la strategia di gestione del rischio.

Assicura che i rischi legati al Business Case siano identificati , valutati e controllati e, se ritiene necessario, può intensificare la gestione aziendale dei rischi.

Monitora e se occorre gestisce i propri rischi a livello strategico di business.

Project manager

Ing. Maria Contursi È responsabile del registro dei rischi.

Si assicura che tutti i rischi siano identificati e


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iscritti nel registro dei rischi al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto, assicurando il rispetto dei costi, dei tempi e della qualità concordati.

Gestisce i rischi specifici che gli vengono assegnati.

Team Manager

Ing. FrancescaPillari Partecipa all’identificazione, alla valutazione ed al controllo dei rischi.

Project Assurance

Ing. Celeste Romolo

Fornisce la politica di gestione del rischio.

Si occupa della Risk Management Strategy.

Si assicura che tutti i rischi del progetto siano individuati, valutati e controllati per tutto il ciclo di vita del progetto e in accordo con la strategia dei rischi.

Tecnico

Ing. Manuele Foti Partecipa all’identificazione, alla valutazione ed al controllo dei rischi di natura tecnica.

8 Rischi e misure

Si ricorre ad una scala che va da 1 a 5 sia per l’impatto che per la probabilità, perciò il livello 1 rappresenta il minimo impatto (discorso analogo vale per la probabilità) e 5 rappresenta l’impatto più alto.

Giudizio Punteggio

Molto Basso 1,0 – 1,5

Basso 1,5 – 2,5

Medio 2,5 – 3,5

Medio/Alto 3,5 – 4,5

Alto 4,5 – 5, 0

Il rischio, come precedentemente detto, è ottenuto come prodotto della probabilità di accadimento (P) e dell’impatto che ne consegue (I), quindi R=PxI, perciò si otterrà un punteggio di rischio totale compreso tra 1 e 25, dove 1 rappresenta il valore di rischio più basso e 25 il più alto.

In tabella vengono indicati i principali rischi individuati e i relativi valori di probabilità e di impatto. Inoltre, vengono indicati le azioni da intraprendere come risposta al rischio e le responsabilità dei rischi.


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Rischio Probabilità Impatto Azione Responsabili

tà

Rischi

Tecnici

Sforare i tempi d’istallazione dei moduli SAP previsti

Media

Medio

Stabilire preventivamente il piano di azione ed attenersi ad esso, avvalendosi dei diagramma di Gantt e considerando gli opportuni margini di tolleranza

Project

Manager

Perdita (o furto) dei dati per danneggiamento dei server o per blackout o per attacchi informatici

Media

Alto

Usare 2 server di qualità alta (di cui uno è il mirror dell’altro). Collocare i server in luoghi diversi e sicuri. Implementare politiche di sicurezza

Project

Manager

Problemi legati ai siti web

Media

Medio

Affidare ad esperti esterni la gestione dei siti e la relativa manutenzione correttiva e / o evolutiva (e se richiesta perfettiva)

Project

Manager

Rischi

legati alle

risorse

umane ed

al progetto

Problemi di comunicazione e/o collaborazione tra i membri del team; mancanza di sinergia

Bassa Medio

Organizzare riunioni per incoraggiare e aumentare la comunicazione onde evitare incomprensioni. È opportuno anche ricorrere al team building (attività formative come giochi, prove di abilità) per aumentare la sinergia tra i membri e quindi le performance

Team Manager

Uso scorretto di Prince2 da parte del team

Bassa Medio Stabilire a priori le metodologie da impiegare durante il progetto

Team Manager

Licenziamento / Dimissioni

Bassa Medio Accettare l’evento. Se occorre ottimizzare le risorse disponibili per gestire la perdita di un componente o assumere un nuovo componente

Team Manager

Cambiamento degli obiettivi legati al progetto

Media Medio Pianificare accuratamente e, in caso, valutare le possibili modifiche da apportare al progetto per adeguarlo ai nuovi obiettivi

Executive

Rischi

legati alla

salute e

alla

sicurezza

del team

Infortunio in sede di lavoro o in itinere

Media Medio Stipulare polizza assicurativa Project Manager

Malattia / Maternità

Media

Medio

Avere dei margini di tolleranza nel caso in cui mancasse un membro del team e ottimizzare le risorse disponibili. Se occorre assumere un sostituto

Team Manager

Rischi legali Violazione delle leggi Bassa Medio Ricorrere a SAP BusinessObjects (GRC), poiché il progetto riguarda diversi Stati

Executive

Rischi

esterni

Attacchi terroristici

Media

Alto

Preparare il team a come reagire in caso di attacchi terroristici. Non collocare le sedi di lavoro nelle zone con rischio maggiore. Stipulare assicurazioni per i membri del team. Collocare i server in luoghi sicuri e diversi. Evitare viaggi di lavoro in zone ad alto rischio e preferire videoconferenze.

Executive


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Terremoti, alluvioni,incendi

Media

Medio/ Alto

Preparare il team a come reagire in caso di catastrofi naturali per evitare che sia impreparato e che si generi il caos. Realizzare sedi sicure e conformi alle leggi, ponendo massima attenzione nella zone ad alto pericolo sismico. Collocare i server in luoghi sicuri e diversi.

Executive

Rischi

economici

Tempi troppo lunghi o assenza di beneficio

Bassa Alto Pianificare accuratamente e destinare parte del budget per gestire questa eventualità

Project Manager

Esaurimento budget Bassa Alto Valutare in ogni fase il budget speso e quello a disposizione

Project Manager

Non rispetto dei tempi e/o dei costi preventivati

Bassa / Media

Alto Preventivare accuratamente dei margini di tolleranza sia in termini di costo e tempi. Seguire una metodologia affidabile come Prince2

Project Manager

Deterioramento dell’immagine dell’azienda da parte dei clienti e degli stakeholder

Bassa

Medio/ Alto

Attuare un’efficace strategia di comunicazione

Project Manager

Guadagno non immediato

Bassa / Media

Alto Preventivare con cura l’investimento da attuare per spendere il minimo possibile ed ottenere il massimo

Executive


Bassa Medio / Alto

Seguire le strategie di gestione della qualità in ogni fase, nel rispetto dei tempi e dei costi

Project Assurance

Mancata chiusura del progetto

Bassa Alto Attenersi al piano e mettere in atto le opportune strategie

Project Manager

Riluttanza ed incapacità degli utenti finali ad utilizzare il nuovo sistema

Bassa Medio Fornire un’adeguata formazione agli utenti

Project Manager


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8.1 Prossimità

I rischi sono classificati in 5 categorie di prossimità:

• Imminente: quando si sta per verificare, generalmente entro una settimana o meno;

• All’interno della fase: si può incontrare durante la fase attuale del progetto;

• Relativo alla fase successiva: si può incontrare nella fase successiva prevista dal progetto;

• Nell’ambito del progetto: può verificarsi prima che il progetto venga chiuso;

• Al di fuori del progetto: si può verificare dopo la chiusura del progetto.

8.2 Categorie di rischio

I rischi vengono classificati in una serie di categorie (secondo la Risk Breakdown Structure):

• rischi tecnici;

• rischi organizzativi / relativi alle risorse umane;

• rischi legati alla salute;

• rischi per la sicurezza;

• rischi legali (norme, regolamenti, norme legislative in materia, etc.);

• rischi esterni;

• rischi ambientali;

• rischi finanziari;

• rischi del progetto;

• rischi di qualità;

• rischi economici e strategici (riguardanti il Business Case e i benefit).

8.3 Categorie di risposta al rischio

La risposta che si sceglie deve essere basata su un equilibrio tra il costo e l'investimento di tempo, considerando sempre la probabilità e l'impatto del rischio. È opportuno anche distinguere le tipologie di risposta in considerazione del fatto che il rischio può essere una minaccia o un’opportunità.


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Per le minacce:

• Accettare: monitorarlo, senza intraprendere azioni che incidano su probabilità/impatto (è più economico non fare nulla che cercare di agire).

• Ridurre: attivare azioni e controlli che incidano su probabilità/impatto.

• Trasferire: una terza parte assume la responsabilità e l'impatto.

• Evitare: eliminare la minaccia.

Per le opportunità (l’opportunità dovrebbe, comunque, essere monitorata):

• Exploit: cogliere l'opportunità per assicurarsi che il rischio possa attuarsi.

• Migliorare: intervenire per aumentare le probabilità di accadimento dell'evento e migliorare il possibile impatto.

• Condividere: l'impatto positivo della possibilità può essere condiviso .

• Rifiutare: una decisione consapevole di non sfruttare l'opportunità in quanto è più economico per continuare.

8.4 Indicatori di rischio

Ci sono diversi indicatori che dovrebbero essere monitorati durante le fasi del progetto:

• Le previsioni di spesa e tempistiche del progetto superano la tolleranza approvata.

• Le previsioni di spese e tempistiche, relative alla fase, superano le tolleranze approvate: implica che i costi relativi alla fase e le tolleranze ammesse siano stati erroneamente definiti.

• Il numero medio di giorni per risolvere problemi critici o importanti supera i 3 giorni.

• Il 50% dei problemi è rimasto irrisolto.

• Il prodotto non soddisfa i requisiti di qualità: durante la fase di produzione del prodotto si sono verificati problemi che hanno inciso sulla qualità finale. Ad esempio, per rientrare sotto la spesa e/o i tempi previsti si è consegnato un prodotto non in linea con gli obiettivi prefissati.

Questi aspetti dovrebbero essere regolarmente monitorati dall' Esperto di Garanzia del Progetto e dal Project Manager per garantire che ogni fase si sta sviluppando in base al costo, ai tempi e alla qualità previsti.

8.5 Tolleranza della strategia di gestione dei rischi

I rischi sono segnati su una scala che va da 1 a 25 dove 25 è il valore massimo associato al più grande rischio che può verificarsi.


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• Se il rischio presenta un valore inferiore a 8 non viene richiesta un'azione formale, ma esso deve essere continuamente rivisto ed essere visualizzato sul profilo di rischio in verde.

• Se il rischio presenta un valore compreso tra 8 e 15, ovvero appartiene ad una categoria di impatto media, deve essere preventivamente gestito e indicato sul profilo di rischio in giallo e deve essere evidenziato al Project Board.

• Se il rischio presenta un valore pari a 15, ovvero appartiene ad una categoria di impatto medio/alta, occorre intervenire subito, ma dando priorità ai rischi maggiori di 15. Viene indicato sul profilo di rischio in rosso pallido.

• Se il rischio presenta un valore superiore a 15 deve essere gestito immediatamente.

9 Budget della strategia di gestione dei rischi

Per la gestione dei rischi occorre stanziare il 15% del budget totale come tolleranza di progetto. Se necessario vanno intraprese tutte le operazioni possibili per minimizzare l’impatto dei rischi. Per alcuni rischi va stanziato un budget fisso come, ad esempio, l’assicurazione sui componenti del team.

Scheda di configurazione <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 02/12/2016


SCHEDA DI CONFIGURAZIONE

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

02/12/2016

PRINCE2

Autore:

Specialista Tecnico Manuele Santo Foti

Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

SC1

Versione N°:

1.0

Scheda di configurazione <SAP per ATS – AntiTerrosism Squad > 02/12/2016

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1 Storia della scheda della configurazione



Data della

revisione

Precedente

data di

revisione


contrassegnate

02/12/2016 - Revisioni T

1.2 Approvazioni




emissione Versione


1.3 Distribuzione





Page 2


1 Storia della scheda della configurazione ............................................................................. 1


1.2 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.3 Distribuzione .................................................................................................................... 1


3 Introduzione ........................................................................................................................ 3

4 Obiettivi ............................................................................................................................... 3

5 Identificativo unico .............................................................................................................. 3

6 Denominazione dell’elemento ............................................................................................ 3










Page 3

3 Introduzione

L’insieme delle schede di configurazione di un progetto spesso è denominato biblioteca della

configurazione. Le schede di configurazione possono comprendere un certo numero di format tra cui:

documenti, foglio elettronico o database; inserimento in uno strumento di gestione del progetto

La scheda di configurazione dovrebbe rispettare le seguenti regole:

• rispecchiare in modo accurato lo stato dei prodotti;

• indicare lo storico delle versioni precedenti;

• descrivere un processo che consenta di definire e aggiornare le schede degli elementi di

configurazione;

• essere conservata insieme agli altri documenti in un luogo sicuro;

• garantire che i numeri di versione corrispondano ai prodotti effettivi;

4 Obiettivi

L’obiettivo della scheda di configurazione è fornire un documento che descriva storico, stato, versione e

variante di ciascun elemento della configurazione, nonché eventuali dati relativi a relazioni significative

tra gli stessi. L’insieme delle Schede di Configurazione di un progetto spesso è denominato biblioteca della

configurazione.

5 Identificativo unico

Identificativo del progetto

Identificativo dell’elemento

Versione corrente

ATS01 Item1 1.0

Si noti che quando combinati insieme questi tre identificano in modo univoco l'elemento di

configurazione

6 Denominazione dell’elemento

“Installazione SAP Netweaver ”

Si tratta di una piattaforma di integrazione che consente di operare in sistemi IT eterogeni. Consente lo

scambio di dati fra tra le applicazioni e consente di ridurre la complessità tecnica per gli utenti e per gli

amministratori di sistema.

Fornisce sia gli strumenti che consentono di creare nuove applicazioni di business basate su quelle

esistenti, sia tool per le applicazioni analitiche che supportano i processi decisionali sulla base di report

aggiornati e significativi.


Page 4

L'interfaccia utente permette agli utenti, inoltre, di collaborare con i colleghi su progetti congiunti, sia

all'interno che all'esterno dell'impresa e di lavorare su file contemporaneamente.

Data ultimo

cambiamento di stato

02/12/2016

Proprietario

Antiterrorism Squad

Luogo

Kabul

Lagos

Mosca

Reggio Calabria

Washington D.C.

Detentori della copia

Project Manager

Attributi dell’elemento

Software

Utenti

Dipendenti delle sedi di Kabul, Lagos, Mosca,

Reggio Calabria, Washington D.C. .

Varianti

Italiano, Inglese, Russo, Francese, Arabo,

Afgano

Condizione del

prodotto

Prodotto installato

Produttore

Team di sviluppo

Data di assegnazione

al produttore

01/10/2015


Page 5




Versione corrente

ATS02 Item2 1.0


configurazione.


“Installazione SAP ERP Human Capital Management”

L'installazione di questo modulo consente la totale gestione dei dipendenti, tramite il quale è

possibile accrescere le skill del personale, collocare opportunamente i dipendenti nei settori a loro

più adatti in base alle loro caratteristiche, mettere tutti nelle condizioni di lavorare nel modo più

efficiente possibile.

Data ultimo


01/08/2016

Proprietario

Antiterrorism Squad

Luogo

Kabul

Lagos

Mosca

Reggio Calabria

Washington


Project Manager


Software

Utenti



Varianti


Afgano


Page 6

Condizione del

prodotto

In fase di installazione

Produttore

Team di sviluppo


al produttore

01/10/2015




Versione corrente

ATS03 Item3 1.0


configurazione.


“Installazione SAP ERP Corporate Services”

L'installazione di questo modulo consente di gestire opportunamente tutte le risorse che riguardano

il management aziendale, garantendo qualità e sicurezza dei vari processi di controllo, di

manutenzione e di valutazione dei costi.

Data ultimo


01/08/2016

Proprietario

Antiterrorism Squad

Luogo

Kabul

Lagos

Mosca

Reggio Calabria

Washington


Page 7


Project Manager


Software

Utenti



Varianti


Afgano

Condizione del

prodotto


Produttore

Team di sviluppo


al produttore

01/10/2015




Versione corrente

ATS04 Item4 1.0


configurazione.


“Installazione SAP Business Objects”

L'installazione di questo modulo consente di gestire e studiare i dati ottenuti dai server del sistema

informativo. Grazie a questo modulo è possibile effettuare delle analisi sui dati che aiutano l’azienda

ad operare nelle indagini.


Page 8

Data ultimo


20/11/2016

Proprietario

Antiterrorism Squad

Luogo

Reggio Calabria


Project Manager


Software

Utenti Dipendenti della sede di Reggio Calabria

Varianti


Afgano

Condizione del

prodotto


Produttore

Team di sviluppo


al produttore

01/10/2015




Versione corrente

ATS05 Item5 1.0


configurazione.


Page 9


“Installazione Splunk Enterprise”

L'installazione di questo software consente ai dipendenti di analizzare in tempo reale i dati di log

ottenuti dai server, in modo da rilevare in tempo reale eventuali attacchi e prendere le dovute

contromisure nel più breve tempo possibile.

Data ultimo


20/11/2016

Proprietario

Antiterrorism Squad

Luogo

Kabul

Lagos

Mosca

Reggio Calabria

Washington


Project Manager


Software

Utenti



Varianti


Afgano

Condizione del

prodotto


Produttore

Team di sviluppo


al produttore

01/10/2015

Checkpoint Report <SAP per ATS - AntiTerrorism Squad> 02/05/2017


CHECKPOINT REPORT

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

02/05/2017

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

CP01

Versione N°: 1.0


Page 2

1 Storia del Checkpoint Report





Data prossima revisione: 06/07/2017

Data

Revisione

Precedente

data revisione


contrassegnate 02/03/2017 - - -

03/04/2017 02/03/2017 Revisione -

02/05/2017 03/04/2017 Modifiche Team di Progetto -

1.3 Approvazioni




emissione Versione


1.4 Distribuzione


Nome Titolo Data emissione Versione Maria Contursi Project Manager 02/05/2017 1.0


Page 3


1 Storia del Checkpoint Report .................................................................................... 2

1.1 Posizione del documento ....................................................................................... 2

1.2 Storia della revisione ............................................................................................. 2

1.3 Approvazioni ......................................................................................................... 2

1.4 Distribuzione ......................................................................................................... 2

2 Tabella dei contenuti ............................................................................................... 3

3 Data ....................................................................................................................... 4

4 Periodo di riferimento .............................................................................................. 4

5 Modifiche ............................................................................................................... 4

6 Report del periodo corrente ..................................................................................... 4

7 Prossimo periodo di reportistica ............................................................................... 4

8 Stato di tolleranza del Workpackage ......................................................................... 4

9 Problemi e rischi ...................................................................................................... 4


Page 4

3 Data

02/05/2017

4 Periodo di riferimento

Il periodo di riferimento analizzato e riportato nel checkpoint report è relativo al mese di maggio 2017.

5 Modifiche

Si è proceduto ad aggiornare il Business Case precedentemente definito e a revisionare lo stato del

Workpackage.

6 Report del periodo corrente

Durante la fase analizzata in questo documento sono stati raffinati e completati alcuni passi fondamentali

per lo sviluppo del nostro prodotto. L’analisi dei rischi, la gestione della qualità e il raffinamento della

strategia di gestione della configurazione hanno subito una graduale evoluzione nel periodo indicato.

Inoltre, si è giunti al completamento dell’analisi dei rischi e della gestione della qualità.

7 Prossimo periodo di reportistica

Il prossimo periodo di riferimento per la fase di reportistica si estenderà dal 06/06/2017 al 06/07/2017.

Sarà fornita al Project Manager una dettagliata documentazione relativa allo stato del progetto, alla

gestione dei rischi e al rispetto delle tolleranze.

8 Stato di tolleranza del Workpackage

Nel periodo preso in esame dal corrente report, l’esecuzione del Workpackage si è realizzata in maniera

conforme ai limiti stabiliti. Le tolleranze fissate in fase di inizio progetto sono state, fino al momento,

tutte rispettate. I tempi di implementazione e lavoro, i costi di realizzazione e la qualità del prodotto sono

conformi agli obiettivi.

9 Problemi e rischi

Nel periodo preso in esame non si sono riscontrati problemi e non si sono concretizzati rischi.

Highlight report <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 02/05/2017


HIGHLIGHT REPORT

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

02/05/2017

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

HR1

Versione N°:

1.0


Page 2

1 Documento di inizio progetto




Data della

revisione

Precedente

data di

revisione


contrassegnate

01/04/2017 - - -

1.3 Approvazioni



Nome Firma Titolo Data di

emissione

Versione


1.4 Distribuzione


Nome Titolo Data di emissione Versione



Page 3


1 Documento di inizio progetto ..................................................................................................... 2

1.1 Posizione del documento .................................................................................................... 2

1.2 Storia della revisione ........................................................................................................... 2

1.3 Approvazioni ........................................................................................................................ 2

1.4 Distribuzione ........................................................................................................................ 2

2 Tabella dei contenuti .................................................................................................................. 3

3 Data ............................................................................................................................................. 4

4 Periodo di riferimento ................................................................................................................ 4

5 Report e prodotti del periodo corrente ...................................................................................... 4

6 Report e prodotti del periodo successivo ................................................................................... 4

7 Stato di tolleranza dello stage e del progetto ............................................................................ 4

8 Questioni chiave e rischi ............................................................................................................. 5


Page 4

3 Data

02/05/2017

4 Periodo di riferimento

Il periodo di riferimento analizzato e riportato nell’Highlight Report è relativo al mese di Aprile 2017 e al

mese di Maggio 2017.

5 Report e prodotti del periodo corrente

Nel periodo preso in esame dall’Highlight Report è stato autorizzato, da parte del Project Manager.

Il team di progetto è riuscito ad ottenere gli obiettivi minimi fissati e ha completato l’implementazione dei

seguenti moduli:

• SAP ERP Corporate Service, che supporta l’impresa nella gestione degli immobili, dei viaggi e nella

sicurezza dell’ambiente di lavoro

• SAP ERP Human Capital Management, che offrirà funzionalità per la gestione delle risorse umane,

per l’analisi della forza lavoro e per la gestione delle performance.

• SAP NetWeaver: Application server, Portal, Master Data Management

Dal punto di vista delle correzioni apportate nella fase descritta dal documento, è da segnalare una

parziale modifica delle tempistiche di realizzazione: la sede estera di Lagos, ha avuto un allungamento nei

tempi di lavoro a causa di problemi con il trasporto di diverso materiale necessario che ha impedito per un

periodo di quattro giorni di proseguire con i lavori.

6 Report e prodotti del periodo successivo

Nella prossima fase di lavoro si punta a completare l’implementazione del modulo SAP NetWeaver:

Application server, Portal, Master Data Management, provvedendo a testare l’applicativo realizzato dai

programmatori e verificare che la qualità del prodotto sia allineata con gli obiettivi.

Si punterà parallelamente, alla completa configurazione e addestramento del personale sul modulo SAP

Business Object, di fondamentale importanza per l’azienda in quanto:

• Permette di avere performance elevate di Business Intelligence;

• Permette la costruzione di report altamente instabili;

• Permette una visione centralizzata dei vari aspetti dell’impresa;

• Un insieme di tool per la corretta gestione di tutta l’informazione presente;

7 Stato di tolleranza dello stage e del progetto

La fase di lavoro appena ultimata e, nel complesso l’intero progetto, non hanno necessitato una qualche

opera correttiva per problemi legati alla tolleranza dal punto di vista economico, mentre dopo un’attenta

valutazione si è deciso di correggere leggermente il preventivo riguardante le tempistiche relative la sede

nigeriana. Il team di progetto ha correttamente operato fino alla data di questo report.


Page 5

8 Questioni chiave e rischi

Il rischio principale durante questa fase di lavoro è legato alla qualità del prodotto realizzato e il rispetto

dei tempi di realizzazione previsti nel documento di inizio progetto.

Si potrebbe verificare una parziale o totale riluttanza da parte degli utenti finali ad utilizzare il nuovo

sistema, specialmente nella poco avanzata tecnologicamente Nigeria.

Rapporto sullo stato dei prodotti <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 18/03/2018


RAPPORTO SULLO STATO DEI PRODOTTI

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

18/03/2018

PRINCE2

Autore:

Specialista Tecnico Manuele Santo Foti

Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

SP1

Versione N°:

1.0


Page 1

1 Storia del rapporto sullo stato dei prodotti



Data prossima revisione: -

Data della

revisione

Precedente

data di

revisione

Sommario dei cambiamenti Modificato da

18/03/2018 18/02/2018 Revisioni Tecnico

1.2 Approvazioni




emissione Versione



1.3 Distribuzione






Page 2


1 Storia del rapporto sullo stato dei prodotti ........................................................................ 1


1.2 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.3 Distribuzione .................................................................................................................... 1


3 Introduzione ........................................................................................................................ 3

4 Obiettivi ............................................................................................................................... 3

5 Rapporto sullo stato dei prodotti ........................................................................................ 3






Page 3

3 Introduzione

Il formato in allegato riporta le informazioni che il Project Manager ha richiesto sullo stato di un prodotto.

Il rapporto sullo stato dei prodotti dovrebbe rispettare le seguenti regole:

• Far si che i dati e le date corrispondono a quelli indicati nel piano della fase.

• Far si che il nome del prodotto sia coerente con la struttura di suddivisione del prodotto e con il

nome indicato nella scheda di configurazione.

4 Obiettivi

Il rapporto sullo stato dei prodotti fornisce informazioni sulla condizione dei prodotti entro i limiti

prestabiliti. Tali limiti possono variare; per esempio, il rapporto può comprendere l’intero progetto, una

fase particolare, una determinata area del progetto o la storia di un prodotto specifico.

Ciò risulta fondamentale nel momento in cui il Project Manager desideri confermare il numero di versione

dei prodotti.

5 Rapporto sullo stato dei prodotti

Ambito del rapporto Il presente rapporto riguarda la totalità

del progetto

Data di produzione

02/04/2018

Stato dei prodotti

Identificativo del prodotto

Item01

Titolo del prodotto


Page 4

Installazione modulo SAP Netweaver

Versione

1.0

Stato e data di cambiamento dello stato

06/03/2018

Condizione del prodotto

Rilasciato

Proprietario Antiterrorism Squad

Detentori delle copie Project Manager, Executive Manager

Luogo

Kabul

Lagos

Mosca

Reggio Calabria

Washington D.C.

Produttore Data di

assegnazione 28/09/2017

Data pianificata della baseline

30/09/2017 Data

effettiva 01/10/2017

Elenco degli elementi correlati

- Specifiche dei requisiti;

- Specifiche funzionali;

- Specifiche di progetto;

- Piano di Progetto;

- Piano di Qualità;

- Manuale utente;

- Caso di Test;

- Standard e procedure adottate.

Elenco dei rischi e delle questioni correlate

- Sforare i tempi d’istallazione dei

moduli SAP previsti

- Problemi legati ai siti

- Perdita dei dati per

danneggiamento dei server o fuga

di dati per attacchi informatici o

per blackout


Page 5

- Non corretta applicazione del

formato e della terminologia di

PRINCE2 fra i responsabili del

progetto;



del progetto

Data di produzione

02/04/2018

Stato dei prodotti


Item02

Titolo del prodotto Installazione modulo SAP ERP Human

Capital management

Versione

1.0


07/01/2018



Proprietario

Antiterrorism Squad


Luogo

Kabul

Lagos

Mosca

Reggio Calabria


Page 6

Washington D.C.

Produttore Data di



30/09/2017 Data








- Manuale utente;

- Caso di Test;




moduli SAP previsti





per blackout


formato e della terminologia di

PRINCE2 fra i responsabili del

progetto.



del progetto

Data di produzione

02/04/2018

Stato dei prodotti


Item03


Page 7

Titolo del prodotto Installazione modulo SAP ERP Corporate

Services

Versione

1.0


02/12/2017



Proprietario

Antiterrorism Squad


Luogo

Kabul

Lagos

Mosca

Reggio Calabria

Washington D.C.

Produttore Data di



30/09/2017 Data








- Manuale utente;

- Caso di Test;




moduli SAP previsti




Page 8



per blackout


formato di PRINCE2 fra i

responsabili del progetto.



del progetto

Data di produzione

02/04/2018

Stato dei prodotti


Item04

Titolo del prodotto Installazione modulo SAP ERP Business

Objects

Versione

1.0


02/01/2018



Proprietario

Antiterrorism Squad


Luogo

Reggio Calabria


Page 9

Produttore Data di



30/09/2017 Data








- Manuale utente;

- Caso di Test;




moduli SAP previsti





per blackout






del progetto

Data di produzione

02/04/2018

Stato dei prodotti


Item05

Titolo del prodotto Installazione del software Splunk

Enterprise


Page 10

Versione

1.0


02/02/2018

Condizione del prodotto In fase di installazione

Proprietario

Antiterrorism Squad


Luogo

Reggio Calabria

Produttore Data di



30/09/2017 Data








- Manuale utente;

- Caso di Test;




moduli SAP previsti





per blackout




Daily Log < SAP per ATS – AntiTerrorism Squad> 03/04/2018

Daily Log

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

03/04/2018

PRINCE2

Cliente:


Documento Rif:

DL1

Versione N°:

1.0

Daily Log < SAP per ATS – AntiTerrorism Squad> 03/04/2018

DIARIO GIORNALIERO FORM

Ref: 01 Version: 1.0

Project Name: SAP per ATS - AntiTerrorism Squad

Project Identifier: p1

Date Person

Responsible

Problem/Action/Event/Comment Target

Date

Results

03/10/2016

Executive Il progetto di SAP per la ATS - AntiTerrorism Squad

ha avuto inizio con la definizione del gruppo di

lavoro.

03/10/2016

23/06/2016 Executive E’ stata definita l’architettura del sistema. 23/06/2016

07/12/2017

Team Manager

Il tecnico propone l’acquisto di droni per

incrementare la raccolta di informazioni.

07/12/2017

Dopo una riunione con tutti i

membri del team, la richiesta

è stata respinta per mancanza

di fondi.

02/04/2018 Project

Manager

Il progetto SAP per ATS AntiTerrorism Squad è

ufficialmente completato 02/04/2018 Nuove sedi realizzate e

sistema SAP

operativo

WorkPackage <SAP per ATS - AntiTerrorism Squad> 14/04/2017 DOCUMENTAZIONE DI PROGETTO

WORKPACKAGE

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

14/04/2017

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

WP1

Versione N°:

1.0

WorkPackage < SAP per ATS - AntiTerrorism Squad > 14/04/2017

Page 1

1 Storia del WorkPackage




Data di questa revisione: 14/04/2017 Data prossima revisione: 05/05/2017

Data Revisione

Precedente data di

revisione Sommario dei cambiamenti

Modifiche contrassegnate

14/04/2017 - Installazione di SAP NetWeaver TM

1.3 Approvazioni


Nome Firma Ruolo Data

emissione Versione


1.4 Distribuzione






Page 2


1 Storia del WorkPackage ........................................................................................................... 1

1.1 Posizione del documento ................................................................................................ 1

1.2 Storia della revisione ....................................................................................................... 1

1.3 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.4 Distribuzione ................................................................................................................... 1


3 Date .......................................................................................................................................... 3

4 Descrizione del WorkPackage.................................................................................................. 3

5 Tecniche e procedure utilizzate .............................................................................................. 4

6 Interfaccia di sviluppo .............................................................................................................. 5

7 Requisiti per la gestione della configurazione ........................................................................ 5

8 Accordi comuni ........................................................................................................................ 6

9 Tolleranze ................................................................................................................................ 6

10 Regime di reportistica ............................................................................................................. 6

11 Procedure di risoluzione dei problemi .................................................................................... 7

12 Requisiti per l’approvazione .................................................................................................... 7


Page 3

3 Date

In fase di accettazione del Workpackage relativo al progetto in questione è stato necessario, in data 13/04/2017, instaurare un accordo preliminare tra Project manager, Ing. Contursi Maria e Team manager, Ing. Pillari Francesca. Le finalità dell’accordo preliminare sono state:

Assicurare che i requisiti di qualità siano rispettati;

Identificare le persone coinvolte;

Concordare i margini di tolleranza;

Identificare le date da rispettare;

Identificare ogni resoconto previsto.

4 Descrizione del WorkPackage

Lo sviluppo della strategia di business per l’azienda interessata è stato supportato dall’integrazione con il sistema Enterprise Resource Planning (ERP) in modo da unificare i processi di business in un unico sistema informativo per ridurre le spese superflue e monitorare meglio le risorse impiegate. Nello specifico il piano di business per supportare l’azienda è stato realizzato grazie all’integrazione modulare consentita da SAP. La piattaforma tecnologica SAP NetWeaver verrà installata sui nuovi server acquistati. Questa garantisce un range di funzioni e tool per integrare ed eseguire prodotti SAP. In modo particolare saranno implementati e configurati i seguenti moduli SAP:

SAP NetWeaver: è la piattaforma tecnologica sulla quale si fonda ogni applicativo SAP. Nello

specifico le componenti di SAP NetWeaver previste sono:

◦ Application server, che fornisce l’ambiente runtime per tutte le applicazioni SAP.

◦ Portal, che consentirà agli utenti di unificare tutte le applicazioni in una singola interfaccia basata sul web.

◦ Process Integration, che permette l'integrazione tra processi e lo scambio automatico dei dati senza l'intervento dell'utente.

◦ Mobile, che fornisce una base tecnologica per lo sviluppo di applicazioni mobile.

SAP ERP Human Capital Management: di fondamentale importanza per la formazione dei dipendenti, il reclutamento e la gestione delle carriere.

SAP ERP Corporate Services: gestisce le attività relative agli immobili, ai viaggi, alle risorse, alla salute dell’ambiente di lavoro e alla sicurezza.

SAP ERP FI Financial Accounting: fornisce una framework per supportare l’impresa nella gestione del lato finanziario delle attività.

SAP Business Objects: fornisce un insieme di funzionalità di analisi e reporting relative alle performance dell’impresa, nonché la gestione delle informazioni e dei rischi. Consente anche l’ottimizzazione delle performance dell’organizzazione focalizzate sulla Business Intelligence.


Page 4

5 Tecniche e procedure utilizzate

I processi coinvolti nella realizzazione di questo Workpackage sono:

Direzione del progetto (DP) – questo processo è rivolto al senior management responsabile del progetto.

Avvio del progetto (SU) – prevede la selezione e la nomina del team di progetto, la pianificazione del lavoro per redigere il contratto tra cliente e fornitore, ed è fondamentale per decidere l’approccio da utilizzare.

Inizio del progetto (IP) – raccoglie le informazioni necessarie a giustificare il prosieguo del progetto ed è finalizzato a produrre il documento di Inizio Progetto.

Controllo di uno stage (CS) – per il monitoraggio e il controllo delle varie fasi del progetto.

Management della consegna del prodotto (MP) – questo processo descrive la gestione dei Work Packages in modo da effettivamente creare il prodotto del progetto.

Gestione delle barriere di stage (SB) – risulta necessario per la fase di aggiornamento dei business case e della valutazione dei rischi.

Chiusura del progetto (CP) – è necessario chiedere al comitato di progetto l’autorizzazione per chiudere il progetto.

Pianificazione (PL) – identifica le attività da sviluppare e le risorse a cui assegnarle, stimando la quantità di lavoro necessaria.

Per gestire al meglio il lavoro risulta necessario utilizzare sistemi che forniscono un unico accesso a tutti i componenti del team e permettono di distribuire i risultati finali ai clienti. Si utilizzerà, pertanto Trello per gestire al meglio lo sviluppo del software. Quest’ultimo è un servizio che consente a progettisti e sviluppatori di memorizzare il codice sorgente, tenere traccia delle modifiche, e collaborare col team attraverso sotto versioni e controllo di versione. Il tool è utile per gestire al meglio la comunicazione all’interno del team, tenere traccia dei vari update e proteggere in maniera affidabile i dati. Si rende inoltre necessario il rispetto dei ruoli all’interno del team di lavoro.

Bisogna inoltre menzionare i numerosi tools utili per garantire un'adeguata gestione della qualità e che permettano di soddisfare i requisiti fissati:

Diagrammi di Ishikawa: forniscono una rappresentazione grafica su come reagirà il sistema al verificarsi di uno dei possibili rischi che si potrebbe manifestare.

Check Sheet: fornisce un modo strutturato per raccogliere dati inerenti alla qualità come mezzo per la valutazione di un processo.

Pareto Chart: serve a valutare i difetti più frequenti per categoria.

Scatter Diagram: diagramma matematico che rappresenta le possibili probabilità che si possa verificare uno dei rischi probabili.


Page 5

6 Interfaccia di sviluppo

Durante la fase di sviluppo del progetto è necessario prevedere l’utilizzo di interfacce che rendano facilmente consultabili tutte le informazioni relative al lavoro svolto. Da questo punto di vista, il ruolo di maggiore rilevanza sarà ricoperto dal team manager, responsabile nell’elaborazione dei resoconti e dei report principali da fornire al Project Manager.

7 Requisiti per la gestione della configurazione

La gestione della configurazione ha lo scopo di assicurare che, dopo il rilascio iniziale dei documenti di configurazione e la ratifica della configurazione di base, tutte le modifiche siano apportate in modo controllato. Il responsabile della gestione del Configuration Management è il Team Manager. In particolare:

Convocherà e presiederà tutti i Configuration Control Board (CCB).

Registrerà tutte le richieste di modifica ai fini della contabilità di stato della configurazione e del reporting.

Assegnerà degli identificatori a tutti gli item di configurazione (relativi alla documentazione ed al software).

Istituzione del CCB: Il Configuration Control Board (CCB) sarà stabilito dopo che i requisiti delle baselines del progetto saranno stabilite.

Frequenza delle riunioni del CCB: La CCB si riunisce ogni qualvolta il Gestore della configurazione lo ritenga necessario (in genere in base al numero di nuove richieste di modifica).

I configuration item relativi alla documentazione sono:

Specifiche Tecniche;

Architettura del sistema;

Documenti di configurazione;

Report di test;

Elenco moduli software installati modificati e realizzati;

Prodotto software;

Manuale utente;

Certificato di collaudo finale;

Dichiarazione di conformità. I configuration item relativi al software sono:

Moduli;

Piattaforme software;

Sistemi operativi;

System tool;

Application Database;

Interfacce (per la personalizzazione e l'import dei dati dal vecchio sistema). Le politiche di identificazione della configurazione software sono:


Page 6

Ogni elemento di configurazione software applicativo deve avere un documento di specifica.

Le specifiche del software di applicazione devono essere contenute in documenti separati.

Ogni specifica dell’applicazione software sarà soggetta a controllo delle modifiche formali.

Ogni specifica di applicazione software sarà numerata con l'identificatore di elemento di

configurazione come parte del numero del documento.

La convenzione di denominazione utilizzata applicabile a elementi di configurazione del software

applicativo sarà tale da avere i primi quattro caratteri rappresentanti del numero CI

(Configuration Item).

8 Accordi comuni

Il progetto avrà una durata di 18 mesi in cui sono state scelte le soluzioni SAP da implementare e da integrare nei sistemi della ATS. La data di inizio progetto, 03/10/2016, è coincisa con la prima riunione di team e la nomina del Team Manager da parte del Project Manager. In tale occasione si è individuata una possibile e auspicabile data di termine del lavoro; tale data è il 02/04/2018.

9 Tolleranze

La realizzazione del prodotto, in conformità con l'analisi dei rischi effettuata, è soggetta a vincoli e procedure di intervento correttivo volte a garantire il rispetto di alcune tolleranze, cioè limiti inerenti a costi, tempistiche, qualità. Le tolleranze per il WorkPackage in questione sono state in precedenza accordate intorno ai 20 giorni lavorativi per quanto riguarda i tempi e di conseguenza i costi. Per quanto concerne invece la qualità bisogna rispettare gli standard prestabiliti. In caso di deviazioni significative rispetto ai valori di tolleranza programmati sono previste delle procedure ad hoc di replanning e rescheduling in tempo reale. Ciò faciliterà il rispetto dei vincoli e il proseguimento degli obiettivi prefissati.

10 Regime di reportistica

I Checkpoint Reports sono necessari a comunicare lo stato del Work Package. Essi sono forniti dal Team

Manager al Project Manager e assumono diversi formati:

Rapporti verbali al Project Manager (di persona o telefonicamente), ogni 2/3 giorni

Presentazioni durante riunioni di riesame o videoconferenze, ogni 2/3 settimane

Scambio di documenti e report, su richiesta esplicita del Project Manager


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11 Procedure di risoluzione dei problemi

La politica aziendale prevede che qualsiasi rischio venga sempre preventivamente identificato e monitorato dal team di progetto. Le procedure reattive prevedono che qualsiasi problema che ha un effetto sul tempo, sui costi e sulla qualità debbano essere tempestivamente comunicate al Project manager.

12 Requisiti per l’approvazione

Il Project Manager approverà questa forma, sulla base di quanto bene copre i fattori indicati nella fase di inizio progetto.

Rapporto di Fine Fase <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 27/10/2017


RAPPORTO DI FINE FASE

Progetto:

SAP per ATS - AntiTerrorismSquad

Rilascio:

1.0

Data:

27/10/2017

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

FF01

Versione N°:

1.0

Rapporto di Fine Fase < SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 27/10/2017

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1 Storia del Rapporto di Fine Fase


Data

Revisione

Precedente

data di

revisione


27/10/2017 - Revisione PM

1.2 Approvazioni





1.3 Distribuzione






Page 2


1 Storia del Rapporto di Fine Fase .......................................................................................... 1


1.2 Approvazioni .................................................................................................................... 1

1.3 Distribuzione .................................................................................................................... 1


3 Panoramica .......................................................................................................................... 3

4 Report del Project Manager ................................................................................................ 3

5 Revisione del Business Case ................................................................................................ 3

6 Benefici Attesi ...................................................................................................................... 3

7 Ulteriori benefici .................................................................................................................. 3

8 Variazioni dal Business Case approvato .............................................................................. 4

9 Revisione degli Obiettivi di Progetto ................................................................................... 4

10 Revisione delle Performance del Team ............................................................................... 4


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3 Panoramica

Il Rapporto di Fine Fase serve a riepilogare lo stato di avanzamento al momento e la situazione globale del

progetto; inoltre, contiene informazioni sufficienti per poter richiedere la decisione del Comitato di

Progetto in merito a come procedere.

Il Comitato di Progetto utilizza le informazioni contenute nel Rapporto di Fine Fase insieme al Piano della

Fase successivo per decidere quale azione intraprendere rispetto al progetto: per esempio, autorizzare la

fase successiva, modificare l’ambito del progetto o interrompere il progetto.

4 Report del Project Manager

L’ informatizzazione dell’azienda ATS tramite lo sviluppo di una strategia di business, sarà supportato

dall’integrazione con il sistema Enterprise Resource Planning (ERP) in modo da unificare i processi di

business in un unico sistema informativo per ridurre le spese superflue e monitorare meglio le risorse

impiegate. Nello specifico il piano di business per supportare l’azienda è stato realizzato grazie

all’integrazione modulare consentita da SAP.

5 Revisione del Business Case

Nonostante alcuni problemi riscontrati nelle sedi di Lagos e Washington gli obbiettivi del business case

sono ancora validi, in quanto non ci sono state variazioni tali da deviare ciò che era stato prefissato.

6 Benefici Attesi

Il modulo SAP NetWeaver è il cuore della tecnologia SAP, esso da solo non offre nessun vantaggio dal

punto di vista economico, ma è la base tecnologica per tutte le applicazioni SAP. I servizi che esso fornisce

includono un ambiente a runtime per le applicazioni enterprise, funzionalità di data integration, nonché

tool per potenziare e creare applicazioni. SAP NetWeaver fornisce alle imprese un set di funzioni e tool

per integrare ed eseguire prodotti SAP e di terze parti. Inoltre, consente all’impresa di disegnare la

propria architettura software in modo tale che si allinei al meglio con le proprie strategie di business.

I benefici attesi sono:

• Aumento degli incassi;

• Aumento del numero di filiali;

• Migliore qualità della gestione aziendale;

• Maggiore competitività nel mercato.

7 Ulteriori benefici

Fase di monitoraggio per verificare quanto tempo si è impiegato a recuperare i costi di investimento

iniziali (quindi il periodo di ammortamento).


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8 Variazioni dal Business Case approvato

Non ci sono state variazioni.

9 Revisione degli Obiettivi di Progetto

Il progetto svolto fino ad oggi ha mantenuto gli obiettivi pianificati in fase iniziale, i tempi possono essere

considerati rispettati in quanto i ritardi sono rientrati in quella che era la previsione iniziale del range

temporale, analoga considerazione è stata effettuata per i costi; la qualità è stata garantita grazie agli

standard stabiliti, che ha prodotto benefici all’azienda.

10 Revisione delle Performance del Team

Tutti i componenti del Team hanno addotto un apporto fondamentale al progetto, ciascuno ha messo in

risalto le proprie caratteristiche.

Rapporto di fine progetto <SAP per ATS – AntiTerrorism Squad> 02/04/2018


RAPPORTO DI FINE PROGETTO

Progetto:


Rilascio:

1.0

Data:

02/04/2018

PRINCE2

Autore:


Proprietario:


Cliente:


Documento Rif:

FP1

Versione N°:

1.0

Rapporto di fine progetto < SAP per ATS – AntiTerrorism Squad > 02/04/2018

Page 2

1 Rapporto di fine progetto


Data della

revisione

Precedente

data di

revisione


02/04/2018 - - -

1.2 Approvazioni

Questo documento richiede le seguenti approvazioni.

I moduli di approvazione firmati devono essere archiviati in modo appropriato nel sistema di archiviazione

del progetto.


emissione

Versione


1.3 Distribuzione






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1 Rapporto di fine progetto........................................................................................................ 2


1.2 Approvazioni .................................................................................................................... 2

1.3 Distribuzione .................................................................................................................... 2


3 Rapporto del Manager di progetto ......................................................................................... 4

4 Revisione del Business Case .................................................................................................... 4

5 Benefici riscontrati .................................................................................................................. 4

6 Ulteriori benefici attesi ............................................................................................................ 5

7 Revisione degli obiettivi di progetto ......................................................................................... 5

8 Revisione delle performance di gruppo ................................................................................... 5

9 Rapporto delle lezioni .............................................................................................................. 5

10 Revisione del prodotto ............................................................................................................ 6


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3 Rapporto del Manager di progetto

Il Business Case predisposto in fase di avvio costituisce il principale riferimento in base al quale valutare

l’esito del progetto in rapporto ai benefici inizialmente attesi.

Come risultato di questo ultimo lavoro, si può notare che il progetto ha rispettato le specifiche pattuite

con il committente.

I tempi previsti per la consegna sono rientrati entro il margine di tolleranza dei ritardi prefissato.

Il budget di progetto non è stato modificato, non è stato opportuno prevedere costi aggiuntivi.

Le tolleranze fissate in fase di inizio progetto sono state, fino al momento, tutte rispettate.

I tempi di implementazione e lavoro, i costi di realizzazione e la qualità del prodotto sono conformi agli

obiettivi.

Dopo il rilascio del progetto è stata prevista una fase di monitoraggio per verificare il corretto

funzionamento del sistema.

4 Revisione del Business Case

Il progetto è nato dalla necessità di ATS di ottimizzare la gestione delle risorse e il ciclo lavorativo che la

caratterizzano. Con l’apertura di nuove filiali ATS ha riscontrato un incremento di fonti di dati che il

vecchio sistema software non era capace di gestire. La soluzione modulare SAP di ERP proposta ha

unificato i processi di business in un unico sistema informativo riducendo al contempo le spese

superflue e monitorando meglio le risorse impiegate.

La programmazione modulare ha permesso di acquistare solamente i moduli strettamente necessari

riducendo così i costi pur lasciando spazio a future integrazioni.

I moduli utilizzati sono stati:

� SAP NetWeaver: fornisce una piattaforma applicativa, con lo scopo di integrare processi di

business tramite vari sistemi.

� SAP ERP rappresenta il cuore del pacchetto SAP Business Suite. Esso prevede i seguenti

componenti:

• SAP ERP Financials: include tool di ragioneria e strumenti di reportistica, inoltre, aiuta a

monitorare il flusso di denaro in entrata e in uscita.

• SAP ERP Human Capital Management: consente ai dipendenti di gestire le loro informazioni

personali. I supervisori possono partecipare al processo di crescita dei dipendenti e possono

intervenire sulla loro retribuzione.

• SAP ERP Corporate Services: gestisce attività relativa agli immobili, ai viaggi, alle risorse, alla

salute dell’ambiente di lavoro e alla sicurezza.

� SAP Business Objects aiuta ad assicurare la qualità e l’affidabilità delle informazioni, supportando

l’impresa nel prendere al meglio le decisioni strategiche e nel colmare il gap tra la concezione e

l’esecuzione. Inoltre fornisce la gestione delle tre aree Governance, Risk Management e

Compliance.

5 Benefici riscontrati

I benefici attesi all’inizio del progetto sono stati riscontrati alla fine dello stesso:

• costi annui fissi;

• supporto a medio o lungo termine garantito;

• supporto specialistico per gli utilizzatori dell’ambiente SAP;


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• attenta ed efficace comunicazione, sia all’esterno che all’interno;

• trasparenza, disponibilità e condivisione in real time delle informazioni aziendali per un maggiore

controllo dei processi e costi aziendali;

• pieno controllo delle fasi di “caricamento” dei dati attraverso dettagliati strumenti di logging;

• integrità di un ottimo strumento di Business Intelligence per la creazione di reportistica

manageriale;

• miglioramento complessivo dell’organizzazione e del flusso utilizzato per il reperimento dei dati

• miglioramento della gestione del personale;

• miglioramento della gestione dei servizi telematici;

• miglioramento della gestione degli investimenti per le nuove aperture;

• miglioramento della gestione di fornitori e fornitura;

• scalabilità del nuovo software;

• abbattimento dei tempi di manutenzione necessari a soddisfare le richieste del Business;

• sicurezza di altissimo livello, dati protetti in data center altamente affidabili, grazie a dispositivi di

sicurezza fisici e di rete;

• assistenza di partner di qualità;

• aumento dell’agilità aziendale;

• affidabilità ed elevata esperienza;

• minimizzazione di costi generali riducendo il ricorso a personale IT esperto per gestire e

supportare l’hardware e il software.

6 Ulteriori benefici attesi

I benefici attesi sono correlati al rientro dei ROI ed ai futuri guadagni dopo il piano di ammortamento.

7 Revisione degli obiettivi di progetto

Tutti gli obiettivi di progetto prefissati sono stati portati a termine.

8 Revisione delle performance di gruppo

E’ stata svolta un’attività di valutazione dei componenti il team di progetto, attraverso la valutazione di:

• performance individuali;

• capacità espresse da ciascun membro del team e sulle nuove competenze acquisite;

• formazione di ciascun membro.

Come risultato di questa analisi, il team è stato strettamente coeso durante tutto il progetto ed è riuscito

a superare ogni avversità presentatasi durante l'intero progetto.

9 Rapporto delle lezioni

Una vera e proprio revisione del progetto viene effettuata solo alla fine; in particolare si cerca di

collezionare quanto più informazioni possibili nell’insieme delle “lesson learned”.

Per tutte queste informazioni dettagliate si fa riferimento al documento allegato “Report delle Lezioni”.


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10 Revisione del prodotto

Identificativo

Misure di Qualità

Fuori Specifiche

Test previsto Stato

Item-1 Test di Regressione Non sono state riscontrate

anomalie

-

Item-2 Test di Carico Non sono stati riscontrati colli di

bottiglia

-

Item-3 Prestazioni-Tempi di

risposta

<3 sec. -

Item-4 Usabilità 0 errori commessi -

Item-5 Capacità di recupero

dopo un errore

Tempi di ripristino <5 sec. -

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