BCC DFPA Manuale per le Aziende 2018 - BCC … 2018 – Manuale utente Pagina 3 1. ACCESSO AL...

DFPA 2018 – Manuale utente

Pagina 1

DFPA 2018 (Dispositivo Fondo Pensione Aziende)

MANUALE UTENTE


Pagina 2

SOMMARIO

1. ACCESSO AL SISTEMA ........................................................................................................... 3 1.1 Primo accesso ......................................................................................................................... 3

1.2 Accesso successivo ................................................................................................................. 5

1.3 Password dimenticata ............................................................................................................. 5

2. HOMEPAGE ................................................................................................................................ 7

3. ACQUISIZIONE NUOVA DISTINTA ...................................................................................... 8 3.1 Data entry................................................................................................................................ 8

3.1.1 Stampa della ricevuta ......................................................................................... 11

3.1.2 Stampa della distinta .......................................................................................... 12

3.1.3 Stampa del bonifico ............................................................................................ 13

3.2 Upload 14

4. STORICO DISTINTE ............................................................................................................... 16 4.1 Ricerche e filtri ..................................................................................................................... 17

4.2 Visualizzazione dettaglio distinte ......................................................................................... 18 4.3 annullamento distinte ............................................................................................................ 18

4.4 Distinte Abbinate .................................................................................................................. 18

4.5 esportazione file .................................................................................................................... 20

4.6 Storico Bonifici ..................................................................................................................... 21

4.7 esportazione file .................................................................................................................... 22

5. GESTIONE CESSATI ............................................................................................................... 23

6. MODIFICA EMAIL .................................................................................................................. 25

7. DOCUMENTAZIONE .............................................................................................................. 25


Pagina 3

1. ACCESSO AL SISTEMA

Il sistema FONDIP WEB è accessibile all’utente “Azienda” inserendo user e password nell’apposita maschera di login. Occorre distinguere se si sta effettuando un:

� Primo accesso (prima volta che si accede all’applicativo) � Accesso successivo

1.1 PRIMO ACCESSO

Se è la prima volta che l’azienda accede all’applicativo, dovrà cliccare sul pulsante “E’ il primo Accesso?” nella maschera di Login:

Verrà visualizzata la seguente mappa:

Il campo “Tipologia utente” è preimpostato alla voce “Azienda” e non va modificato. Nel campo “Codice azienda” occorre inserire il codice identificativo di ciascuna azienda (codice di 3 byte assegnato dal Fondo e comunicato nella lettera di benvenuto azienda) o la P. Iva/codice fiscale dell’azienda qualora il fondo non abbia comunicato alcun codice specifico.


Pagina 4

Nel campo “Partita I.V.A.” la partita Iva/codice fiscale dell’azienda Nel campo “Password” la password ricevuta via posta

Cliccando sull’icona si aprirà, in una nuova finestra del browser, un documento contenente le norme di utilizzo del servizio, per accettare le quali l’utente dovrà selezionare la casella “Dichiaro di aver preso visione delle norme di utilizzo del servizio”.

La possibilità di proseguire nell’autenticazione è subordinata all’accettazione delle norme di presa visione: selezionando la casella corrispondente si abilita il pulsante “Attivazione”.

Se si desidera uscire dall’applicativo o tornare alla maschera di Login, cliccare sul pulsante “Indietro”. Se si desidera procedere cliccare sul pulsante “Attivazione”. L’applicativo carica la seguente mappa:

I campi “Codice Azienda” e “Ragione Sociale” sono precaricati e non modificabili. L’utente dovrà inserire una password a sua scelta nel campo “Nuova password” con le seguenti caratteristiche minime:

� stringa alfanumerica di lunghezza minima 8 caratteri � contenente almeno un numero, una lettera maiuscola e una lettera

minuscola Le caratteristiche della password sono illustrate dalla nota (*) in fondo alla mappa. L’utente dovrà digitare di nuovo la password nel campo “Conferma password” . Inoltre dovrà selezionare una delle domande precaricate nel menù a tendina “Scegli una domanda” e digitare la corrispondente risposta nel campo “Digita la risposta” come di seguito illustrato:


Pagina 5

La domanda selezionata e la relativa risposta dovranno essere memorizzate dall’utente e non divulgate perché gli consentiranno di resettare la password in caso di dimenticanza della stessa. Infine occorrerà indicare obbligatoriamente l’indirizzo email e ridigitarlo nei campi “Indirizzo e-mail” e “Conferma e-mail”. La nota (**) in fondo alla mappa avverte l’utente che l’email sarà presa a riferimento per le future comunicazioni del Fondo. Se si desidera uscire dall’applicativo o tornare alla maschera precedente cliccare sul pulsante “Annulla”. Se si desidera procedere cliccare sul pulsante “Conferma”.

1.2 ACCESSO SUCCESSIVO

Per gli accessi successivi sarà sufficiente che l’azienda inserisca nella mappa di login, come username la P. IVA/codice fiscale e come password la stringa indicata in fase di primo accesso. Cliccando sul pulsante “Entra” si avrà accesso all’homepage dell’applicativo.

1.3 PASSWORD DIMENTICATA

In caso di dimenticanza della password l’utente, cliccando sul pulsante “Password dimenticata?”, potrà accedere alla seguente maschera:

Nel campo ‘Codice utente’ l’azienda dovrà inserire il codice identificativo (codice di 3 byte assegnato dal Fondo e comunicato nella lettera di benvenuto azienda) o la P. Iva/codice fiscale dell’azienda qualora il fondo non abbia comunicato alcun codice specifico. Dopo aver indicato il codice utente e l’email, cliccando sul pulsante “Procedi”, l’applicativo, dopo aver controllato la coerenza dei dati inseriti, procederà al caricamento della seguente mappa:


Pagina 6

Per poter procedere al reset della password l’utente dovrà indicare la domanda e la risposta selezionati in fase di primo accesso e cliccare sul pulsante “Conferma”. In caso di esito positivo dell’operazione l’utente dovrà effettuare di nuovo la procedura di “Primo accesso”.


Pagina 7

2. HOMEPAGE

Dopo aver effettuato l’accesso, l’homepage dell’azienda si presenta nel seguente modo:

Nella finestra principale sono presenti due liste: in quella di sinistra vengono riportate le distinte dell’azienda non abbinate, in quella di destra la lista dei bonifici non riconciliati. Le informazioni relative alle distinte sono:

� Progressivo distinta � Periodo di riferimento � Importo � Stato

Le informazioni relative ai bonifici sono:

� Data contabile � Data valuta � Importo

Le distinte sono elencate per periodo di riferimento decrescente; i bonifici per data valuta decrescente. Nel caso in cui le distinte siano tutte abbinate e/o i bonifici riconciliati le due liste sopra illustrate non sono presenti.

Nella parte sinistra sono posizionati due menù: in alto a sinistra sono riportate le informazioni relative all’utente e alla versione del prodotto. In basso a sinistra sono visibili le funzionalità a disposizione dell’azienda:

� Acquisizione nuova distinta � Data entry � Upload � Storico Distinte � Storico Bonifici � Gestione cessati � Posizione Personale � Modifica Email � Documentazione


Pagina 8

3. ACQUISIZIONE NUOVA DISTINTA

Due sono le modalità con cui l’azienda può acquisire la distinta contributiva:

� Data entry � Upload

3.1 DATA ENTRY

Nel primo caso l’azienda deve compilare manualmente la distinta contributiva inserendo importi e date nella mappa così fatta:

I nominativi dei dipendenti dell’azienda sono precaricati dall’applicativo e per essi vengono attivati in automatico i campi da compilare. Nell’immagine sopra riportata, ad esempio, per nessun dipendente è possibile inserire il TFR silente perché le loro adesioni non sono di tipo silente. L’azienda deve compilare i seguenti campi:

� Periodo di riferimento (nel formato mm-aaaa) � Data valuta (nel formato gg-mm-aaaa)


Pagina 9

e indicare gli importi per testa e canale contributivo (iscritto, azienda, TFR e premio di produttività):

Per poter escludere dalla lista un nominativo in quanto non più dipendente, ossia “cessato”, vedi il paragrafo “Gestione cessati”. Dopo aver inserito i dati, cliccando sul pulsante “Ricalcola totali”, è possibile visualizzare nei campi a piè di lista i totali degli importi per canale contributivo e il totale complessivo.


Pagina 10

Per terminare l’acquisizione della distinta è necessario cliccare sul pulsante “Invia Distinta”. L’applicativo a questo punto archivia i dati inseriti e presenta una mappa con il riepilogo delle informazioni:

In fondo alla lista contributiva l’utente ha a disposizione tre pulsanti per effettuare la:

� stampa della ricevuta � stampa della distinta � stampa del bonifico


Pagina 11

3.1.1 Stampa della ricevuta

La ricevuta può essere stampata come promemoria della distinta inserita. Vi sono reperibili le seguenti informazioni:

� Identificativo della distinta � Periodo di riferimento � Importo totale


Pagina 12

3.1.2 Stampa della distinta

La stampa della distinta si presenta nel seguente modo:

E riporta tutta la lista di dettaglio dei dati contributivi dei dipendenti nonchè i totali.


Pagina 13

3.1.3 Stampa del bonifico

Si tratta del prototipo del bonifico che la distinta dovrebbe effettuare: vi sono riportati tutti i dati salienti per poter effettuare il pagamento. La stampa si presenta nel seguente modo:


Pagina 14

3.2 UPLOAD

Selezionando la voce “Upload” dal menù delle funzionalità è possibile acquisire una distinta anche effettuando l’upload di un file excel che abbia i seguenti requisiti:

� nella prima riga del file devono essere presenti le intestazioni di colonna:

� Codice fiscale dipendente (colonna A) � Quota azienda (colonna B) � Quota dipendente (colonna C) � Quota TFR (colonna D) � Quota TFR silente (colonna E) � Premio produttività (colonna F)

� le righe successive devono essere popolate con i valori della distinta contributiva facendo

attenzione a impostare lo zero per gli importi non valorizzati Di seguito riportiamo un esempio:

Nella sezione ‘Documentazione’ è possibile scaricare un file di esempio. La mappa dell’upload si presenta nel seguente modo:

La data valuta e il periodo di riferimento sono precaricati dal sistema e modificabili, la data di caricamento è precaricata e non modificabile. Le date devono avere il formato mm-aaaa e gg-mm-aaaa. Qualora il periodo di riferimento della distinta non fosse mensile, il campo “periodo di riferimento” dovrà essere compilato con l’ultimo mese del periodo in questione. Cliccando sul pulsante “Sfoglia” l’azienda potrà aprire “esplora risorse” e selezionare il file excel che desidera acquisire. Dopodichè l’utente dovrà completare l’upload cliccando sul pulsante “Carica distinta”. Al termine dell’operazione sarà caricata una mappa con il dettaglio della distinta acquisita.


Pagina 15

In fondo alla lista contributiva l’utente avrà a disposizione tre pulsanti per effettuare la:

� stampa della ricevuta � stampa della distinta � stampa del bonifico

Per maggiori dettagli sulle stampe fare riferimento ai § 3.1.1 e seguenti.


Pagina 16

4. STORICO DISTINTE

Questa sezione consente all’utente di visualizzare la lista delle distinte acquisite con il rispettivo stato.

Qualora le distinte presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all’altra l’utente potrà utilizzare i tasti “freccia” presenti a piè di lista:

oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo “Vai a pagina”e poi cliccare sull’icona alla sua destra:

Le informazioni riportate per una distinta sono le seguenti:

� Progressivo distinta � Data caricamento � Periodo di riferimento � Importo distinta � Stato � N° riconciliazione � Note � Utente � Tipo distinta

Il “ progressivo distinta” è un numerico attribuito automaticamente dal sistema in fase di inserimento di una distinta che ne consente l’identificazione univoca. La “Data caricamento” è la data in cui è stata caricata la distinta ed ha il formato gg-mm-aaaa. Il “ Periodo di riferimento” è il mese-anno a cui si riferisce la distinta ed ha il formato mm-aaaa.


Pagina 17

L’” importo distinta” è l’importo totale della distinta, indipendentemente dal canale contributivo. Nel caso in cui più distinte siano state riconciliate con uno stesso bonifico (o con n bonifici), tale campo riporterà la somma degli importi delle distinte. Lo “stato” assume i valori seguenti in concomitanza con le diverse fasi di elaborazione:

� “Non riconciliata”-> Distinta acquisita sul sistema ma non ancora riconciliata con un bonifico � “Riconciliata”-> Distinta acquisita sul sistema e riconciliata con uno o più bonifici � “Annullata ”-> Distinta acquisita e poi cancellata dall’utente o dal Gestore Amministrativo � “ In errore ”-> Distinta acquisita, riconciliata con il bonifico ma con errori bloccanti

Di conseguenza una distinta appena acquisita nel sistema sarà caratterizzata dallo stato “non abbinata”. Il “ N° di riconciliazione” è un numero univoco che lega la distinta con il bonifico con cui è stata riconciliata.

Il colore azzurro dell’iconcina del campo “Note” è indice della presenza di una “Nota”, in corrispondenza della distinta, compilata dall’utente nel caso in cui la distinta sia stata annullata. Fermandosi con il mouse sopra l’icona sarà possibile leggere il contenuto della nota:

Il campo “Utente” può assumere i valori:

� Azienda � Amministratore

in base all’utente che ha inserito la distinta sull’applicativo. Il campo “Tipo distinta” può assumere i valori:

� Singola=se è stata riconciliata 1 sola distinta con uno o più bonifici � Multi=se sono state riconciliate N distinte con uno o più bonifici

4.1 RICERCHE E FILTRI

Al primo caricamento della mappa le distinte sono presentate in ordine decrescente in base al periodo di riferimento e, a parità di questo, in base alla data caricamento, indipendentemente dallo stato. Per l’utente è sempre possibile inserire uno o più criteri di ricerca per i seguenti campi:

� Data caricamento (nel formato gg/mm/aaaa) � Periodo di riferimento (nel formato mm/aaaa) � Importo � Stato � Numero di riconciliazione � Tipo distinta


Pagina 18

E cliccare sul pulsante “Cerca” per popolare la lista con i risultati. Per compilare il campo di ricerca “data caricamento” l’utente potrà utilizzare lo strumento “calendario” a destra del campo oppure digitare la data desiderata. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto “Backspace”. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante “Pulisci filtri ” a piè di lista.

4.2 VISUALIZZAZIONE DETTAGLIO DISTINTE

Per visualizzare il dettaglio dei versamenti relativi ad una data distinta l’utente potrà cliccare sull’iconcina corrispondente alla selezione desiderata. L’applicativo caricherà la seguente mappa di consultazione:

Per tornare alla mappa precedente sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Esci”.

4.3 ANNULLAMENTO DISTINTE

Le distinte possono essere annullate cliccando sull’icona in corrispondenza della distinta che si desidera annullare. L’annullamento può essere effettuato solo se la distinta non è ancora stata riconciliata, dunque solo se si trova in stato “non abbinata”. Cliccando sull’icona di annullamento si aprirà la finestra delle “Note”, in cui l’utente dovrà obbligatoriamente indicare il motivo dell’operazione per proseguire.

Cliccando sul pulsante “Conferma” si procederà all’annullamento, selezionando il pulsante “Esci” si potrà tornare alla mappa dello “Storico Distinte” annullando l’operazione.

4.4 DISTINTE ABBINATE

Nel caso in cui la distinta sia in stato “Abbinata” il campo “N. Riconciliazione” è valorizzato e negli ultimi quattro campi a destra nella lista sono riportate le informazioni salienti relative al bonifico o ai bonifici con cui la distinta è stata riconciliata.


Pagina 19

Può inoltre verificarsi il caso in cui n distinte risultino riconciliate con uno od n bonifici: in tal caso le distinte saranno raggruppate per numero di riconciliazione per cui sarà visibile un’unica distinta complessiva (come nell’immagine su riportata), caratterizzata da:

� assenza di progressivo � assenza di periodo di riferimento � importo pari alla somma degli importi delle distinte � tipo distinta valorizzato a “Multi”

Cliccando sull’icona di dettaglio, in questo la mappa caricata presenterà una lista delle distinte riconciliate, precaricando, nella seconda sezione della maschera, il dettaglio della prima distinta. Se si desidera visualizzare il dettaglio delle altre distinte, sarà sufficiente cliccare sulla riga corrispondente, come mostrato nell’immagine sottostante.

Le informazioni relative al bonifico, riportate nella storico delle distinte, sono le seguenti:

� Data valuta � Data contabile � Importo bonifico � Tipo bonifico


Pagina 20

Il campo “Tipo bonifico” può assumere i valori:

� Singolo=se il bonifico riconciliato con la distinta è 1 solo � Multi=se i bonifici riconciliati con la distinta sono n

Cliccando sull’iconcina l’utente potrà avere accesso al dettaglio del bonifico. Nel caso di bonifico di tipo “multi” il dettaglio si presenterà nel seguente modo:

Per tornare alla mappa dello “Storico Distinte” è sufficiente cliccare sul pulsante “Esci”.

4.5 ESPORTAZIONE FILE

La lista delle distinte nella mappa “Storico Distinte” può essere esportata in un file con i seguenti formati:

� Pdf � Csv � Excel � Word

Utilizzando le icone disposte a piè di lista:


Pagina 21

4.6 STORICO BONIFICI

In questa sezione dell’applicativo l’utente può visualizzare i bonifici riconciliati e non riconciliati. Al primo caricamento la mappa presenta una lista dei soli bonifici non riconciliati per data valuta dalla più recente alla più vecchia. Selezionando la voce “Riconciliato” dal menù a tendina sotto l’intestazione di colonna “Stato” e cliccando sul pulsante “cerca” sarà possibile visualizzare i bonifici in stato “riconciliato”.

E’ possibile affinare i criteri di ricerca utilizzando i seguenti campi:

� Data valuta (nel formato gg/mm/aaaa) � Data contabile (nel formato gg/mm/aaaa) � Importo

Per compilare i campi di ricerca “Data valuta” e “Data contabile” l’utente potrà utilizzare lo strumento “calendario” a destra dei campi oppure digitare la data desiderata. Per cancellare quanto digitato occorre tenere premuto il tasto “Backspace”. Per ripulire tutti i filtri inseriti si può utilizzare il pulsante “Pulisci filtri ” a piè di lista. Qualora i bonifici presenti in archivio siano in numero superiore a quindici, la lista sarà paginata. Per scorrere da una pagina all’altra l’utente potrà utilizzare i tasti “freccia” presenti a piè di lista:

oppure inserire il numero della pagina che si desidera visualizzare nel campo “Vai a pagina”e poi cliccare sull’icona alla sua destra:

L’utente può visualizzare le seguenti informazioni relative al bonifico:

� Data valuta � Data contabile � Importo � Stato � Numero riconciliazione � Ordinante � Causale


Pagina 22

� Note

Il colore azzurro dell’iconcina del campo “Note” è indice della presenza di una “Nota”, in corrispondenza del bonifico, compilata dal Gestore Amministrativo. Fermandosi con il mouse sopra l’icona sarà possibile leggere il contenuto della nota.

4.7 ESPORTAZIONE FILE

La lista dei bonifici nella mappa “Storico Bonifici” può essere esportata in un file con i seguenti formati:

� Pdf � Csv � Excel � Word

Utilizzando le icone disposte a piè di lista:


Pagina 23

5. GESTIONE CESSATI

In tale sezione l’utente può visualizzare tutti i dipendenti dell’azienda che aderiscono al fondo. Tale funzionalità è utile nei casi in cui si desidera escludere un ex dipendente o reintegrarlo nella lista contributiva per potergli inserire gli ultimi contributi dovuti al fondo. Le informazioni disponibili sono:

� Codice fiscale � Cognome � Nome � Stato

Dove il campo “Stato” può assumere i seguenti valori:

� attivo -> dipendente � cessato -> ex dipendente

Tutti i dipendenti, che risultano avere lo stato “attivo” in tale mappa, vengono precaricati dal sistema nella lista di nominativi per i quali effettuare il data entry della distinta contributiva, nella sezione “Data Entry” dell’applicativo (vedi paragrafo “Acquisizione Nuova Distinta” – “Data entry”). Per eliminare uno o più nominativi dalla distinta contributiva l’utente può selezionare la casella in corrispondenza della posizione desiderata e cliccare sul pulsante “Chiudi posizioni”:


Pagina 24

Così facendo, il dipendente selezionato passa dallo stato “attivo” allo stato “cessato”:

Accedendo alla sezione “Acquisizione Nuova Distinta” – “Data entry”, l’utente potrà constatare che il soggetto in questione non compare più nella lista contributiva. La possibilità di reintegrare un nominativo nella lista è riservata al solo ruolo di Amministratore. Per reintegrare un dipendente cessato è sufficiente ripetere le operazioni sopra descritte e cliccare sul pulsante “Attiva posizioni”. N.B. E’ possibile eseguire l’operazione di reintegrazione di un dipendente (passaggio dallo stato “cessato” alla stato “attivo”) solo 1 volta.


Pagina 25

6. MODIFICA EMAIL

Tale funzionalità consente all’azienda di modificare il proprio indirizzo email. La mappa si presenta nel seguente modo:

Tutti i dati presenti in mappa sono in sola visualizzazione ad eccezione di:

� Nuova email � Conferma email

Dopo aver digitato il nuovo indirizzo nei due campi sopra indicati, per confermare l’operazione di variazione l’utente deve cliccare sul pulsante “Salva”.

7. DOCUMENTAZIONE

In tale sezione l’utente potrà effettuare il download del prototipo del file excel e il download del manuale dell’applicativo. La sezione si presenta nel seguente modo:

BCC DFPA Manuale per le Aziende 2018 - BCC … 2018 – Manuale utente Pagina 3 1. ACCESSO AL...

Documents

Transcript of BCC DFPA Manuale per le Aziende 2018 - BCC … 2018 – Manuale utente Pagina 3 1. ACCESSO AL...