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Dalì

Software per la gestione delle adesioni

Manuale d’uso per le Associazioni Diocesane Versione 3.0

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INDICE INTRODUZIONE .........................................................................................................................3 GLOSSARIO DEI TERMINI USATI NEL PRESENTE MANUALE...............................................................4 REQUISITI PER L’ACCESSO AL SISTEMA ........................................................................................5 HOME PAGE...............................................................................................................................7 A.1 - PANORAMICA DELLE FUNZIONI: IL MENU...............................................................................8 A.2 - PANORAMICA DELLE FUNZIONI: LA BARRA DI INFORMAZIONE ............................................... 10 A.3 - PANORAMICA DELLE FUNZIONI: IL MENU CONTESTUALE ....................................................... 11 B.1 - GESTIONI: ANAGRAFICA ................................................................................................... 12 I CAMPI DELLA MASCHERA ANAGRAFICA ..................................................................................... 14 B.1.1 - GESTIONI: ANAGRAFICA -> Ricerca ................................................................................. 17 B.1.2 - GESTIONI: ANAGRAFICA -> Modifica ................................................................................ 20 B.1.3 - GESTIONI: ANAGRAFICA -> Inserimento........................................................................... 21 C.1 - GESTIONI: INCARICHI ................................................................................................... 26 C.1.1 - GESTIONI: LISTA INCARICHI........................................................................................... 29 C.2 - ADESIONI: CONFERMA INCARICHI ................................................................................... 30 D.1 - GESTIONI: ASSOCIAZIONI ............................................................................................. 32 D.1.1 - GESTIONI: ASSOCIAZIONI -> Ricerca .............................................................................. 34 D.1.2 - GESTIONI: ASSOCIAZIONI -> Modifica ed Eliminazione....................................................... 36 D.1.3 - GESTIONI: ASSOCIAZIONI -> Nuova associazione ............................................................. 37 E.1 - ADESIONI..................................................................................................................... 39 E.1.1 - ADESIONI: MODIFICA/DISDETTA ..................................................................................... 40 E.1.2 - ADESIONI: NUOVA DESIONE ........................................................................................... 42 E.1.3 - ADESIONI: LISTA DISDETTI ............................................................................................ 43 E.1.4 - ADESIONI: ASSOCIAZIONE IN UN NUOVO NUCLEO FAMILIARE............................................. 45 E.1.5 - ADESIONI: GESTIONE NUCLEI FAMILIARE ......................................................................... 47 E.1.6 - ADESIONI: AGGIORNAMENTO VELOCE ADERENTI............................................................... 50 F.1 - MODULI........................................................................................................................... 51 G.1 - ECONOMICA ................................................................................................................. 55 G.1.1 - ECONOMICA: ESTRATTO CONTO CONTABILE ..................................................................... 56 G.1.2 - ECONOMICA: TOTALI DOVUTI AL CENTRO NAZIONALE ....................................................... 57 G.1.3 - ECONOMICA: QUOTE DIOCESI......................................................................................... 58 G.1.4 - ECONOMICA: PERCFENTUALI SCONTO PERSONALIZZATE PER NUCLEI .................................. 59 G.1.5 - ECONOMICA: TOTALI DOVUTI DA ASSOCIAZIONI .............................................................. 60 H.1 - CONVALIDA:................................................................................................................. 61 I.1 - STATISTICHE................................................................................................................ 63 I.1.1 - STATISTICHE: ADESIONI................................................................................................ 64 I.1.2 - STATISTICHE: FLUSSO ADESIONI.................................................................................... 65 I.1.3 - STATISTICHE: ADESIONI/FASCE...................................................................................... 66 I.1.4 - STATISTICHE: LISTA ATB/STATO..................................................................................... 67 I.1.5 - STATISTICHE: TOTALI ATB/STATO................................................................................... 68 I.1.6 - STATISTICHE: TOTALI PROFESSIONI................................................................................ 69 I.1.7 - STATISTICHE: NUCLEI/FASCE ......................................................................................... 70 I.1.8 - STATISTICHE: NUCLEI/FASCE (quote personali)................................................................. 71 I.1.9 - STATISTICHE: NUCLEI/RUOLI.......................................................................................... 72 I.1.10 - STATISTICHE: REGISTRO CONVALIDE ............................................................................. 73 I.1.11 - STATISTICHE: TOTALE PER STATO LIBERATORIA .............................................................. 74 L.1 - UTILITA': PASSWORD ASSOCIAZIONI ............................................................................. 75 L.1.1 - UTILITA': ESPORTAZIONE ATB PER STATO....................................................................... 77 L L.1.2 - UTILITA': MODULI........................................................................................................ 78

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INTRODUZIONE Il presente manuale illustra le funzionalità del software per la gestione dei dati relativi alle adesioni all’Azione Cattolica Italiana. Per una spiegazione approfondita delle procedure relative all’adesione, alla gestione e alla riservatezza dei dati, alla figura dei responsabili diocesani e parrocchiali del software, alla gestione economica parrocchia-diocesi e diocesi-centro nazionale, e per qualsiasi altra informazione non strettamente inerente al funzionamento del software si prega di far riferimento all’help desk del centro adesioni all’indirizzo: [email protected] ed al numero di tel. 06661321. ------------------------------------------------------------------------------------------- NOTE DI COPYRIGHT E INFORMAZIONI SUL PRESENTE MANUALE Tutto il materiale contenuto nel presente manuale è di proprietà dell’Azione Cattolica Italiana con sede in Via Aurelia 481, 00164 ROMA. Il suo utilizzo è riservato all’interno dell’associazione stessa. Per il carattere particolarmente sensibile delle informazioni trattate dal software di seguito illustrato, si consiglia di mantenere riservate le informazioni presenti in questo manuale.

mailto:[email protected]

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GLOSSARIO DEI TERMINI USATI NEL PRESENTE MANUALE Associazione Territoriale di Base (anche: ATB): Una parrocchia, un gruppo o un movimento (parrocchiale o interparrocchiale) aderenti all’ACI. Browser: Programma utilizzato per la visualizzazione delle pagine web sul PC. Tra i più comuni Internet Explorer di Microsoft®, Mozilla o Firefox, di Netscape®, Safari per sistemi Apple® Macintosh. Centro Adesioni Nazionale (anche: CAN): E’ la struttura del Centro Nazionale di Azione Cattolica deputata alla gestione delle adesioni all’associazione, gestisce pertanto anche il software e le relative funzionalità. Ha controllo su tutti i dati presenti nella base di dati. E’ l’unica struttura deputata alla gestione delle password per l’accesso al sistema. Operatore diocesano: Di norma l’incaricato adesioni diocesano, o qualunque altra persona abilitata all’accesso al sistema per conto di una determinata diocesi. Ha visione e controllo su tutti i dati relativi agli aderenti e all’anagrafica della diocesi, nonché sui dati delle Associazioni di base (parrocchie, gruppi ecc.) Operatore ATB: E’ la persona in possesso delle credenziali ricevute dal Centro diocesano, per l’accesso all’archivio di una determinata Associazione Territoriale di Base (ATB: parrocchia, gruppo ecc.), ha controllo sui dati dell’ATB ma le operazioni da esso effettuate non sono valide per il Centro Adesioni Nazionale fino a quando non vengono validate dall’operatore diocesano. Pop-up: Schermata collegata alla finestra principale del browser, e visualizzata in un'altra finestra. Nuovi: Aderenti che vengono inseriti nell’anno corrente. Confermati: Aderenti presenti nella banca dati dall’anno o dagli anni precedenti ed attualmente aderenti. Disdetti: Sono coloro che non risultano aderenti.

REQUISITI PER L’ACCESSO AL SISTEMA Per accedere al sistema è necessario possedere:

- Un PC con un collegamento ad internet; - Un browser recente (consigliato Internet Explorer 5.5 o superiore); - Le credenziali (nome utente e password) ricevute dal Centro Adesioni nazionale

(nel caso degli utenti diocesani), oppure dal proprio centro diocesano (nel caso degli utenti parrocchiali);

- Il software gratuito Adobe Acrobat Reader, scaricabile all’indirizzo http://www.acrobat.com, per la stampa dei moduli in formato PDF.

Onde evitare rischi al proprio lavoro è consigliato non utilizzare mai i pulsanti di navigazione del browser; visto il vasto utilizzo che se ne fa, per non incappare nell’abitudine di utilizzare questi tasti, non riconosciuti dal software adesioni per motivi di sicurezza, consigliamo di togliere la barra dei pulsanti dal proprio programma di navigazione. Le immagini seguenti identificano le operazioni da svolgere per effettuare l’operazione con il programma Internet Explorer. (Analoghe operazioni possono essere svolte con altri programmi di navigazione che utilizzino la barra con i pulsanti). Dal menù visualizza scegliere prima il sottomenù barra degli strumenti:

e successivamente il sottomenù pulsanti standard:

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http://www.acrobat.com/

Al termine dell’operazione la maschera che appare deve essere la seguente

Per accedere al programma cliccare sul link “Accedi al Software per la gestione delle adesioni” in fondo alla schermata della pagina www.adesione.azionecattolica.it. Viene visualizzata la schermata d’ingresso (fig.1), nella quale vanno inseriti i dati riservati “Utente” e “Password” dell’Associazione diocesana. Cliccare quindi su Entra o premere il tasto invio. Fig. 1

Nota: L’accesso è riservato solamente agli utenti abilitati, la trasmissione delle password per gli utenti delle associazioni diocesane viene gestita dal Centro Adesioni del Centro Nazionale ([email protected]).

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http://www.adesione.azionecattolica.it/

HOME PAGE Accedendo al sistema viene visualizzata l’home page della diocesi di appartenenza. Oltre ad alcuni dati di login (fig.2, in basso), vengono visualizzati tre menù a tendina. I primi due non sono modificabili in quanto identificano la diocesi di appartenenza e la relativa regione conciliare; il terzo permette di selezionare, e quindi di operare, solo all’interno di una determinata associazione di base della diocesi. Selezionando questa ultima opzione tutte le funzioni del programma faranno riferimento solo ai dati della parrocchia selezionata. Nel caso non si scegliesse nessuna opzione di quest’ultimo menù il programma farà riferimento a tutti gli aderenti presenti nella diocesi. fig.2

Cliccando sul link Modifica propri dati, posto accanto all’etichetta “Dati di Login” è possibile modificare alcune informazioni relative alla diocesi.

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A.1 - PANORAMICA DELLE FUNZIONI: IL MENU Nella parte alta della schermata è attivo il menù di accesso alle funzioni principali del programma. Le macro-voci presenti sono: Home page :

E’ il collegamento che riporta alla pagina iniziale del software.

Gestioni : In questa sezione (fig. a.1) del programma è possibile gestire l’anagrafica (l’archivio cioè di tutti i nominativi – relativi ad aderenti e non – presenti nella base di dati), gestire l’assegnazione di incarichi di responsabilità associativa ed estrarne i relativi dati, creare o eliminare Associazioni di base nella diocesi e gestirne le informazioni generali.

fig a.1

Adesioni :

In questa sezione è possibile gestire i dati relativi all’adesione dei nominativi presenti nella base di dati. In particolare è possibile modificare le informazioni relative ad un aderente, inserire un nuovo aderente (e la relativa scheda anagrafica), disdire una o più adesioni, avere un riepilogo delle adesioni disdette, unitamente alla possibilità di riattivarne una o più contemporaneamente. Inoltre è possibile creare e gestire un nucleo familiare.

Moduli : In questa sezione è possibile ricavare, in formato PDF, i moduli di riepilogo relativi alle adesioni, suddivise - ed eventualmente filtrate – per parrocchia, settore di appartenenza o fascia di età. La visualizzazione, e l’eventuale stampa, dei moduli è possibile solo se si è installato il software gratuito Acrobat Reader (cfr. “Requisiti per l’accesso al sistema”).

Economica :

In questa sezione è possibile visualizzare l’estratto conto dei MAV di pagamento, gli importi dovuti al Centro Nazionale, totali o parziale per ATB, variare le quote nazionali per i soci attribuendo una propria quota diocesana, verificare i totali

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dovuti al centro diocesano dalle ATB ed impostare le percentuali di sconto applicabili ai componenti dei nuclei familiari.

Convalida : Questa funzione permette agli operatori diocesani di convalidare i dati inseriti dagli operatori parrocchiali o dall’operatore diocesano. L’operazione di convalida è fondamentale, in quanto rende qualsiasi intervento sulla base di dati effettivo e riscontrabile per il Centro Adesioni Nazionale.

Statistiche :

In questa sezione è possibile visualizzare tutta una serie di dati statistici utili al conteggio e all’andamento della vita associativa, in modo da poter monitorare continuamente la realtà di una specifica atb o dell’intera diocesi.

Utilità : Tramite questa funzione è possibile accedere ad utilità quali: la gestione delle password delle atb, l’esportazione degli indirizzi delle atb e tutta la modulistica necessaria (privacy, etichette, legenda, manuale Dalì).

fig. a.4

Uscita : E’ il tasto utilizzato per effettuare il logout dal sistema.

ATTENZIONE: per motivi di sicurezza, prima di chiudere la finestra del browser cliccare sempre su Uscita.

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A.2 - PANORAMICA DELLE FUNZIONI: LA BARRA DI INFORMAZIONE Sotto l’intestazione della schermata del programma è presente una barra di informazione, con colorazione blu. Serve per segnalare dove ci si trova all’interno del programma, in quale funzione si è in un dato momento e può contenere altre informazioni utili a seconda della funzione entro la quale si sta operando (fig. a.5) fig. a.5

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A.3 – PANORAMICA DELLE FUNZIONI: IL MENU CONTESTUALE In diverse funzioni del programma è attivo, nella parte sinistra della schermata, un menù contestuale (variabile da funzione a funzione). Mentre il menù in alto permette di passare da una funzione all’altra ed è attivo indipendentemente dalla funzione in cui ci si trova, il menù contestuale permette di effettuare determinate operazioni solo all’interno della funzione selezionata (a titolo esemplificativo v. fig. a.6). fig. a.6

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B.1 – GESTIONI: ANAGRAFICA Quella dell’anagrafica è una delle funzioni principali del programma. Permette di gestire l’inserimento e la modifica di dati anagrafici, così come quelli relativi ad adesione, incarichi, la registrazione di nuclei familiari, l’avvenuto pagamento della quota di adesione e la funzione di ricerca avanzata per aderenti e nuclei familiari. La schermata iniziale presenta una scheda vuota (fig. b.1): fig. b.1

A destra è presente il menù contestuale, le cui funzioni sono divise in 5 categorie, che si attivano a seconda dell’operazione che si sta effettuando: - Quella della navigazione è attiva quando si effettua una ricerca e permette di navigare tra le diverse schede, o di visualizzare la lista riepilogativa (cfr. B.2 – GESTIONI: ANAGRAFICA -> Ricerca); - Quella della ricerca attiva una ricerca all’interno della diocesi (o singola ATB eventualmente selezionata); - Quella delle operazioni permette di inserire una nuova scheda anagrafica, e i relativi dati di adesione, ovvero di eliminare una scheda già presente;

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- La quarta categoria serve per salvare le operazioni di inserimento/eliminazione/modifica effettuate, ovvero rileggerle per annullare le precedenti operazioni; - L’ultima categoria serve per richiamare lo storico di un aderente (verificare lungo il corso degli anni il suo status di socio), ovvero di esportare in maniera completa o per un formato etichette i dati dell’aderente richiamato o dell’intera lista.

I CAMPI DELLA MASCHERA ANAGRAFICA I campi presenti nella maschera dell’anagrafica appartengono a 2 insiemi distinti: il primo è quello relativo ai dati che identificano l’appartenenza territoriale (fig. b.2), i dati anagrafici, la sottoscrizione della privacy e il codice univoco assegnato dal sistema. fig. b.2

Il secondo (fig. b.3) è quello relativo ai dati dell’adesione e alla funzione di ricerca avanzata. fig. b.3

Scorriamo velocemente i campi presenti nella scheda dell’aderente Diocesi: Identifica la diocesi di appartenenza del nominativo visualizzato o che si sta inserendo. Non è modificabile. Ass. Base: Identifica l’Associazione di Base a cui la persona visualizzata, o che si sta inserendo, appartiene. Il campo è modificabile solo se non si è effettuata una scelta di raffinamento dei dati in Home page (cfr. Home Page).

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Codice: è un codice identificativo univoco assegnato dal sistema al nominativo. Non è modificabile. Esso corrisponde al CODICE A BARRE (in aggiunta di zeri e di una nuova cifra finale dati dal sistema) che risulta sul modulo del socio (cfr. p.49). Titolo: Identifica il titolo onorifico di una persona. Comune di Nascita/Località: Identificano rispettivamente il comune di nascita e la località di residenza. Sono campi validabili solo con dati congruenti presi dal database delle località del sistema. CAP: E’ il CAP della località di residenza. E’ validato automaticamente all’atto della scelta o della lettura della località dal database e non è modificabile direttamente. Telefono/Cellulare/Fax/Email: dati di recapito per il nominativo, sono campi liberi e non sottoposti a controlli di validità, per preservare la flessibilità di memorizzazione del dato (es. è possibile inserire nel campo telefono “CASA: 06 7899…” e non solo cifre). Professione/MLAC/MSAC: dati opzionali per identificare la professione del soggetto memorizzato e la sua eventuale appartenenza a movimenti. Incarico: Memorizza l’incarico associativo principale del nominativo selezionato. Gli incarichi sono letti da una tabella predefinita e sono sottoposti a controlli di congruità (es. un assistente non può essere aderente, e viceversa). Per la gestione di più incarichi appartenenti allo stesso soggetto: cfr. Gestioni -> Incarichi. Liberatoria: Registra uno o più tipi di liberatoria sottoscritta sui moduli cartacei. Stato liberatoria: In base alla “Liberatoria” sottoscritta (vedi punto precedente), evidenzia la firma totale, parziale o nulla apposta sul modulo cartaceo. Settore: Il settore di appartenenza del soggetto memorizzato. Viene calcolato in base alla data di nascita fornita e non è direttamente modificabile. Fascia: L’eventuale fascia all’interno del settore (es. 6/8 per i Ragazzi). Viene calcolata in base alla data di nascita fornita e non è direttamente modificabile. Opzione: è riservata ai componenti di un nucleo familiare, eccetto quelli ACR, di non ricevere la rivista selezionando Senza rivista. Bisogna ricordare che a parità di pubblicazione Dalì invia automaticamente una sola copia, a meno che non venga deselezionata l’opzione senza rivista al suo interno. ID Legame: è il codice numerico univoco del nucleo familiare a cui la persona appartiene, viene visualizzato solo se il nominativo è legato a qualcuno. Pagato: Identifica l’avvenuto pagamento della quota associativa da parte dell’aderente (tutti i soci all’apertura dell’esercizio hanno il valore “pagato no”), questo campo di norma non è discriminante rispetto all’adesione del soggetto, ma viene utilizzato dal sistema per calcolare lo stato dell’adesione durante il passaggio da un anno associativo ad un altro e per effettuare alcuni calcoli di tipo economico, per questo è fondamentale che sia sempre aggiornato con dati congruenti. Legame: distingue i nuclei: con entrambi i coniugi, con un solo coniuge o senza coniuge. La lettera C si riferisce al primo caso, mentre la lettera N agli altri due.

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Accanto alla lettera segue un numero riferito ai componenti. Il simbolo % permette di richiamare tutto il sottoinsieme di C o di N. Ruolo Fam.: indica i membri del nucleo familiare: Coniuge (CG); Figlio/a (F); Fratelli/Sorelle (FS); Altro (A). Invio rivista attivo: Compare solo nel caso in cui sia attivo un abbonamento collegato all’adesione del soggetto selezionato, accanto a questa etichetta compare anche il periodo di validità dello stesso. Eventuale altro indirizzo: in questi campi è possibile specificare un altro indirizzo per l’invio della stampa, alternativo a quello di residenza. Funzione di ricerca avanzata: il riquadro giallo contiene la possibilità di richiamare in maniera totale o parziale i soci e i non soci, in base all’età, alla tipologia (nuovi, confermati, disdetti o non disdetti), all’arco di tempo che può interessare o secondo nessuna opzione.

B.1.1 – GESTIONI: ANAGRAFICA -> Ricerca Per effettuare una ricerca all’interno dell’anagrafica è sufficiente riempire i campi presenti nella scheda con i criteri di ricerca desiderati e cliccare successivamente su Ricerca (fig. b.4): fig. b.4

La ricerca può essere effettuata in base ad uno o più campi presenti nella scheda. Se si inserisce una stringa (ad esempio in corrispondenza del cognome, del nome, del sesso, degli aderenti confermati “dal-al” come da figura), il sistema restituirà tutti i risultati contenenti quella particolare stringa all’interno delle schede, relativamente al campo valorizzato: ad es. inserendo “arc” come criterio di ricerca, nel campo del cognome, il programma potrebbe restituire le schede con cognome “Arcieri”, “Arcani”, “Arcimboldi” ecc. Il sistema visualizzerà nella schermata principale il primo tra i nominativi trovati (fig. b.5), e aprirà una finestra secondaria (detta pop-up) con un riepilogo di tutte le schede trovate (fig. b.6) identificate per codice univoco, nome, cognome e data di nascita (questa finestra, una volta chiusa, può essere richiamata con il tasto Lista nel riquadro di navigazione del menù contestuale):

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fig. b.5

fig. b.6

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La barra di informazione nella schermata principale segnalerà il numero di record trovati (fig. b.7) fig. b.7

I tasti del menù contestuale (divenuti attivi) permetteranno di navigare tra le varie schede. La lista di riepilogo (fig. b.6) oltre a darci uno sguardo di insieme sulle schede trovate permette di accedere direttamente ad un nominativo: per farlo è sufficiente cliccare su un cognome tra quelli presenti nella lista, e nella schermata principale verrà automaticamente caricata la scheda. Per effettuare una nuova ricerca basta cliccare sul tasto Filtro, nel menù contestuale. La schermata verrà pulita e sarà possibile inserire nuovi criteri di ricerca.

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B.1.2 – GESTIONI: ANAGRAFICA -> Modifica La funzione di modifica delle schede anagrafiche è integrata nella gestione generale dell’anagrafica. Per modificare qualsiasi dato relativo è necessario effettuare la ricerca all’interno dell’anagrafica (cfr. B.1.1 Gestione Anagrafica –> Ricerca) e, una volta individuata la scheda, modificare le informazioni contenute (tranne il codice identificativo, e le informazioni di settore e fascia di appartenenza). Se la scheda richiamata è relativa ad una persona aderente all’associazione, alla data corrente, la sua adesione può essere disdetta cliccando sul tasto Disdetta Adesione. L’operazione di disdetta può essere annullata cliccando sul tasto Annulla Disdetta, ma solo se non si è ancora salvata l’operazione. Nota: Se la disdetta viene confermata tramite operazione di salvataggio, l’adesione può essere ri-attivata in un secondo momento, ma non ripristinata allo stato precedente alla disdetta, ciò vuol dire che tutti i dati relativi alla data di adesione, e all’eventuale data di inizio di abbonamento ad una rivista collegata, faranno riferimento ad una nuova data. Per memorizzare tutte le modifiche effettuate è indispensabile cliccare sul bottone Salva. Attenzione: tutti i dati relativi ai nominativi inseriti, modificati, attivati o disdetti devono essere convalidati tramite la funzione apposita raggiungibile dal menù superiore (cfr. Convalida), altrimenti non saranno visibili dal Centro Adesioni Nazionale. Infine è importante ricordare che nella funzione relativa alle ADESIONI (cfr. E.1.1 ADESIONI : Modifica/Disdetta) è possibile attivare o disdire l’adesione di più nominativi contemporaneamente.

B.1.3 – GESTIONI: ANAGRAFICA -> Inserimento La funzione di gestione dell’anagrafica permette di inserire un nominativo all’interno della base di dati e di gestire la relativa adesione. Per inserire una nuova scheda anagrafica cliccare su Nuovo. Il sistema mostrerà una scheda con tutti i campi “puliti”, tranne quelli relativi alla diocesi ed eventualmente all’associazione di base, se ne è stata selezionata una all’atto dell’accesso (cfr. “Home Page”), altrimenti bisognerà selezionarla nel menù a tendina posto in alto a destra (v. fig. b.8). fig. b.8

Nota: Alla selezione dell’Ass. di base, i campi Località e CAP vengono aggiornati automaticamente con la località di ubicazione della stessa, ma possono essere successivamente modificati. A questo punto si può procedere con l’inserimento delle informazioni della scheda anagrafica. I campi obbligatori sono quelli evidenziati in grassetto. I campi della località e del CAP relativi all’indirizzo, e del comune di nascita non sono a riempimento libero ma vanno validati con dati standard presi dalla base di dati. Per

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fare ciò si utilizza l’icona a forma di lente d’ingrandimento posta accanto ai campi. Cliccando su di essa il sistema apre una finestra pop-up (fig. b.9). fig. b.9

Per ricercare una località o un comune basta inserire un criterio di ricerca nel campo “Descrizione” e cliccare su Attiva Ricerca. Il sistema presenterà come risultato della ricerca (fig. b.10) tutte le località trovate, la regione, la provincia e il CAP. Cliccando sul codice (colonna “codice”) della voce scelta, la finestra verrà chiusa e i campi relativi (comune di nascita, o località dell’indirizzo con il relativo CAP) verranno validati. fig. b.10

Nota: Il contenuto della pop-up può anche essere stampato, cliccando sul link Stampa, posto in alto a destra della schermata.

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Nel caso siano stati validati i campi data di nascita e luogo di nascita (oltre al nome e al cognome), il sistema può ricavare automaticamente il codice fiscale del nominativo inserito. Per farlo è sufficiente cliccare sul tasto CF (fig. b.11) fig. b.11

Nota: E’ necessario verificare che il codice fiscale calcolato sia corrispondente all’effettivo CF del nominativo inserito: in casi di omonimia e di uguaglianza di data e luogo di nascita vengono infatti applicate regole particolari per il calcolo del codice.

Una volta inseriti tutti i dati si può attivare l’adesione del nominativo inserito (la stessa operazione può comunque essere effettuata in un momento successivo all’inserimento della scheda purché siano stati salvati i dati inseriti). Per farlo basta cliccare sul tasto Attivazione Adesione. Il sistema aggiornerà la schermata mostrando nella parte bassa alcuni nuovi campi (fig. b.12) fig. b.12

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All’atto dell’adesione il sistema assegna automaticamente (inibendo la modifica) il settore di appartenenza e l’eventuale fascia di età, facendo riferimento alla data di nascita della persona che si sta inserendo. In più attiverà lo “Stato della liberatoria” in base alla scelta delle ceck-box della “Liberatoria” fatte prima del salvataggio (fig. b.12) A queste informazioni possono essere aggiunte alcune informazioni aggiuntive quali:

- Un’eventuale opzione (senza rivista) per coloro che non desiderano riceverla o nel caso dei nuclei familiari che ne ricevono una a parità di pubblicazione, riceverne un’altra. - L’assegnazione di un ID legame al nominativo o l’associazione di questo ad uno o più associati perché formino un nucleo familiare e possano quindi essere riconosciuti come tali dal sistema (cfr. ADESIONI -> GESTIONE NUCLEI FAMILIARI); - Un indirizzo alternativo a quello di residenza specificato nella scheda, per la spedizione della stampa associativa (Nota: non possono essere specificati indirizzi di località estere. Per eventuali necessità in tal senso si prega di far riferimento al Centro Adesioni Nazionale).

- Un campo importante ai fini della gestione dei dati presenti in archivio è quello relativo al pagamento della quota di adesione (v. fig. b.13) fig. b.13

La registrazione dell’avvenuto pagamento è utilizzata per alcuni calcoli nella sezione relativa alla gestione economica, pertanto è di fondamentale importanza che sia sempre aggiornato.

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L’operazione di attivazione dell’adesione può essere annullata, prima del salvataggio dei dati, cliccando sul tasto Annulla Operazione Adesione. Una volta terminato l’inserimento dei dati le operazioni vanno memorizzate nel database, cliccando sul tasto Salva posto nella parte bassa del menù contestuale. Attenzione: il mancato salvataggio, anche accidentale, dei dati precedentemente immessi comporterà la perdita degli stessi. Diversamente, per annullare le informazioni appena inserite, cliccare sul tasto Rilegge Record del menù contestuale, che rimane attivo fintanto che non si è premuto il tasto Salva. A salvataggio avvenuto il sistema ri-presenterà la maschera di inserimento dati con alcuni campi comuni già validati, e sarà così possibile inserire una nuova scheda. Attenzione: tutti i dati relativi ai nominativi inseriti, modificati, attivati o disdetti devono essere convalidati tramite la funzione apposita raggiungibile dal menù superiore (cfr. Convalida), altrimenti non saranno visibili dal Centro Adesioni Nazionale. Prima della gestione degli incarichi è importante sottolineare che il tasto Esportazione nel menù a sinistra permette di visualizzare una pop-up in cui poter selezionare in base allo stato della liberatoria e della firma le corrispondenti etichette oppure i dati complessivi degli aderenti presenti in anagrafica. fig. b.14

Attenzione: Liberatoria, Stato della liberatoria riguardano gli adempimenti della legge sulla privacy così come indicati nella modulistica degli aderenti (cf. p.49).

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C.1 – GESTIONI: INCARICHI La funzione di gestione degli incarichi permette l’assegnazione di uno o più incarichi associativi ai nominativi presenti nella base di dati. Per convenzione il sistema associa un incarico “primario”, visualizzato e gestibile anche nella gestione delle anagrafiche, è comunque possibile assegnare più incarichi (a più livelli) allo stesso nominativo. Il sistema effettua alcuni controlli di congruenza sugli incarichi, inibendone l’assegnazione in alcuni casi particolari (es. non si possono assegnare incarichi di assistente a nominativi che risultano aderenti). Per accedere alla schermata cliccare dal menù di accesso alle funzioni su “Gestioni”, e poi su “Incarichi”. Il sistema visualizzerà una schermata di riepilogo della situazione attuale (fig. c.1). fig. c.1

Per aggiungere una persona ai nominativi già presenti bisogna inserire un criterio di ricerca (corrispondente al cognome della persona da ricercare) nel campo “Aggiungi Persona” e cliccare su Cerca. Il sistema visualizzerà una schermata con i risultati della ricerca (fig. c.2), cliccando sul cognome del nominativo interessato lo stesso verrà aggiunto alla schermata di riepilogo (fig. c.1).

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fig. c.2

Dalla schermata di riepilogo i nominativi visualizzati sono accessibili in gestione, cliccando sul cognome si apre infatti una schermata riepilogativa del nominativo selezionato e degli incarichi ricoperti (fig. c.3). Nota: Gli incarichi ricoperti che vengono visualizzati dipendono dal contesto al quale si sta facendo riferimento (ATB o Diocesano), identificato dal menù a tendina “Tipo Incarichi”. Ad es. se è selezionato il valore “Associazione di Base” nella schermata vengono visualizzati gli eventuali incarichi ricoperti nell’ATB di riferimento. fig. c.3

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Ogni incarico può essere eliminato cliccando sul tasto Elimina. Per aggiungere un incarico bisogna: - Selezionare la tipologia di incarico che si vuole assegnare tramite il menù a tendina “Tipo Incarichi” posto sotto i dati identificativi del nominativo; - Selezionare, dal menù a tendina “Incarichi”, l’incarico desiderato; - Cliccare sul tasto Aggiungi. Il nuovo incarico verrà a questo punto visualizzato nella schermata. In qualsiasi momento è possibile annullare le operazioni fatte (purché non siano state salvate) cliccando sul tasto Annulla. Per rendere effettive le modifiche è indispensabile cliccare sul tasto Salva.

C.1.1 - GESTIONI: LISTA INCARICHI La funzione di gestione della lista incarichi (fig. c.4) permette una verifica veloce degli incarichi presenti nel database, da effettuare selezionando o meno tutte le associazioni. Contemporaneamente è possibile selezionare dal campo Incarico uno degli incarichi presenti o semplicemente tutti. Successivamente apparirà un tasto Esportazione completa che consentirà di esportare i dati in un formato testo da poter rielaborare a piacimento (con Word, Excel ecc.). fig. c.4

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C.2 – ADESIONI CONFERMA INCARICHI Nel menù Adesioni è presente la nuova funzione “Conferma incarichi Diocesani”. Tale funzione permette di confermare gli incarichi Diocesani visualizzati e richiesti dal Centro Nazionale. Tramite tale azione verrà registrata la data dell’operazione di conferma. La schermata riepilogativa degli incarichi (vedi fig. c.6) consente di avere un riscontro sull’attendibilità dell’incarico stesso dato dall’azione di conferma ed evidenzia anche l’eventuale mancanza di assegnazione di un particolare incarico. fig. c.5

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fig. c.6

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D.1 – GESTIONI: ASSOCIAZIONI Questa funzione del programma permette di gestire le informazioni legate alle Associazioni Territoriali di Base, facenti riferimento alla diocesi. La filosofia di utilizzo è simile a quella delle schede anagrafiche. Una volta entrati nella funzione il sistema visualizza una scheda vuota (fig. d.1). fig. d.1

I campi visualizzati sono: Regione/Diocesi: Sono i campi che identificano la regione e la diocesi di appartenenza dell’associazione. Non sono modificabili. ID: E’ un ID univoco assegnato automaticamente dal programma all’ATB. Non è modificabile Ultimo anno iscrizione: Identifica l’ultimo anno di iscrizione dell’ATB all’ACI. Codice: E’ un codice assegnato dal Centro Adesioni Nazionale all’ATB. Nome: Il nome dell’ATB Tipo/Modo: Identificano la tipologia dell’Associazione (Gruppo, Movimento o Associazione) e la territorialità (Parrocchiale/Interparrocchiale). Indirizzo/Frazione: L’indirizzo di recapito dell’ATB.

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Provincia: Viene assegnata automaticamente quella della diocesi di appartenenza, ma può essere modificata con un’altra provincia (purché della stessa regione). Località/CAP: Identificano la località e il CAP di recapito dell’ATB. Il CAP è legato alla località scelta e non è modificabile. Telefono/Fax/Email: dati opzionali di recapito per l’ATB, sono campi liberi e non sottoposti a controlli di validità, per preservare la flessibilità di memorizzazione del dato (es. è possibile inserire nel campo telefono “CASA: 06 7899…” e non solo cifre). Note: Campo libero per l’inserimento di eventuali note.

D.1.1 – GESTIONI: ASSOCIAZIONI -> Ricerca Per effettuare una ricerca all’interno delle Associazioni è sufficiente riempire i campi presenti nella scheda con i criteri di ricerca desiderati, e cliccare successivamente su Ricerca . Il sistema visualizzerà i risultati in una pop-up (fig. d.2): fig. d.2

La finestra di riepilogo riporta codice, nome, indirizzo, località, recapiti ed anno di ultima iscrizione delle associazioni ricercate. Nota: Per visualizzare tutte le associazioni della diocesi è sufficiente cliccare il tasto Ricerca senza aver impostato alcun criterio di ricerca. Per accedere al dettaglio di una delle associazioni visualizzate basta cliccare sul codice interessato. Il sistema visualizzerà la scheda nella schermata principale (fig. d.3) e chiuderà la finestra di pop-up (questa finestra, una volta chiusa, può essere richiamata con il tasto Lista nel riquadro di navigazione del menù contestuale). I tasti con le frecce del riquadro di navigazione del menù contestuale, permetteranno di navigare tra le schede di dettaglio delle associazioni ricercate.

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fig. d.3

Per effettuare una nuova ricerca basta cliccare sul tasto Filtro, nel menù contestuale. La schermata verrà pulita e sarà possibile inserire nuovi criteri di ricerca.

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D.1.2 – GESTIONI: ASSOCIAZIONI -> Modifica ed Eliminazione La funzione di modifica della scheda di un ATB è integrata nella gestione generale degli incarichi. Per modificare qualsiasi dato relativo alle schede presenti è necessario effettuare la ricerca all’interno della base di dati (cfr. C.1 Gestione - Incarichi). Una volta individuata la scheda è possibile modificare le informazioni in essa contenute (alcuni campi sono comunque immodificabili, cfr. spiegazione dei campi della scheda in “D.1 Gestioni: Associazioni”). Per rendere effettive le modifiche è necessario cliccare sul bottone Salva del menù contestuale. E’ possibile annullare l’operazione di modifica (qualora non si fosse ancora salvata) cliccando sul tasto Rilegge Record del menù contestuale. Per eliminare il record relativo ad un’associazione, una volta individuata la scheda tramite la funzione di ricerca, è sufficiente cliccare sul tasto Elimina del menù contestuale. Il sistema visualizzerà un alert che chiederà conferma della volontà di continuare l’operazione, cliccando “SI” il record verrà eliminato. Nota 1: Non è possibile eliminare record relativi ad ATB che contengono ancora aderenti attivi al loro interno, alla data corrente. Nota 2: L’operazione di eliminazione, una volta confermata, non è annullabile in alcun modo.

D.1.3 – GESTIONI: ASSOCIAZIONI -> Nuova associazione Per inserire una nuova associazione cliccare sul bottone Nuovo del menù contestuale. Il sistema presenterà una scheda vuota (saranno validati solo i campi fissi della regione e della diocesi). Il campo ID e il campo Ultimo anno di iscrizione sono vuoti e non validabili perché gestiti automaticamente dal sistema. Il campo Codice è un campo di utilità del Centro Adesioni Nazionale. Deve essere richiesto via telefono o via e-mail (cfr. www.adesione.azionecattolica.it), preventivamente alla memorizzazione della nuova associazione. Qualora non fosse possibile averlo il sistema permetterà comunque l’inserimento di una scheda con un codice arbitrario; in questo caso dovrà essere cura dell’operatore diocesano avvertire il Centro Adesioni Nazionale dell’avvenuta iscrizione di una nuova associazione. I campi della località e del CAP relativi all’indirizzo dell’associazione non sono a riempimento libero ma vanno validati con dati standard presi dalla base di dati. Per fare ciò si utilizza l’icona a forma di lente d’ingrandimento posta accanto ai campi. Cliccando su di essa il sistema apre una finestra pop-up. Per ricercare una località o un comune basta inserire un criterio di ricerca nel campo “Descrizione” e cliccare su Attiva Ricerca. Il sistema presenterà come risultato della ricerca (fig. d.4) tutte le località trovate, la regione, la provincia e il CAP. Cliccando sul codice (colonna “codice”) della voce scelta, la finestra verrà chiusa e i campi relativi (comune di nascita, o località dell’indirizzo con il relativo CAP) verranno validati. fig. d.4

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http://www.adesione.azionecattolica.it/

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Nota: Il contenuto della pop-up può anche essere stampato, cliccando sul link Stampa, posto in alto a destra della schermata. Una volta inseriri tutti i campi è necessario confermare l’operazione cliccando sul bottone Salva. Per annullare l’operazione di inserimento invece si può cliccare sul campo Annulla Ins. del menù contestuale, solo se non si è già salvata l’operazione. Nota: Prima di inserire una nuova associazione, controllare tramite la funzione di ricerca l’eventuale pre-esistenza della stessa. Diverse associazioni infatti sono già memorizzate nella base di dati anche se non contengono più nessun aderente.

E.1 – ADESIONI La sezione “ADESIONI” ha dei link dedicati ad una serie di operazioni utili alla gestione dell’intera anagrafica, in riferimento ai singoli soci, ai nuclei familiari e in ottemperanza alla legge sulla privacy (fig. e.1). fig. e.1

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E.1.1 – ADESIONI: MODIFICA/DISDETTA Questa funzione è stata pensata per facilitare la modifica di dati anagrafici e dell’adesione su un insieme di aderenti. Alla selezione della funzione il sistema presenta una maschera di ricerca (fig. e.2) tramite la quale è possibile interrogare il sistema. In questo modulo del programma il sistema agisce solo sull’insieme degli aderenti della diocesi e non sulla totalità dei nominativi presenti in anagrafica. fig. e.2

Per effettuare una ricerca selezionare l’associazione di base interessata dal menù a tendina. Selezionare successivamente nella parte bassa della schermata se si vuole effettuare una ricerca per settore di appartenenza o per intervallo di età. Una volta terminata la selezione dei criteri premere su Ok. Il sistema visualizzerà la schermata con i risultati della ricerca (fig. e.3) I nominativi visualizzati in una schermata sono al massimo 15, qualora la ricerca avesse prodotto più risultati sarà possibile scorrere la lista cliccando sui numeri di pagina posti negli angoli alto e basso a sinistra della schermata. E’ possibile anche un’ulteriore affinamento della ricerca: il sistema visualizza nella parte alta della schermata un menù alfabetico, le lettere evidenziate in rosso sono cliccabili e corrispondono alle iniziali dei cognomi risultanti dalla ricerca.

Cliccando su ognuna verranno quindi visualizzati solo i nominativi la cui iniziale corrisponde alla lettera scelta. Per tornare alla visualizzazione di tutti i nominativi basterà cliccare sul link “Tutti”. I campi visualizzati sono nome, cognome, sesso, data di nascita, codice fiscale, numero legame (identifica l’appartenenza del soggetto ad un nucleo familiare), il tipo

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di legame (v. p.15) il codice del settore di appartenenza (R= ragazzi, G=giovani, A=adulti), l’eventuale opzione (es. senza rivista) e l’eventuale incarico primario ricoperto. fig. e.3

Nota: Dalla lista si può accedere al dettaglio del nominativo cliccando sul cognome del soggetto, il sistema visualizzerà una scheda analoga a quella vista nella sezione dell’anagrafica, nella quale sarà possibile effettuare modifiche puntuali sui dati e sullo stato dell’adesione, e confermarle con il tasto Salva. Per tornare alla lista basterà cliccare sul link “<< Indietro” nel menù contestuale. Essendo la gestione di questa funzionalità analoga a quella della gestione dell’anagrafica, vi rimandiamo al capitolo B.1.2 del presente manuale per una trattazione più approfondita. La colonna “Disdetta” presenta per ogni nominativo una casella, detta check-box, tramite la quale è possibile selezionare il nominativo. Per selezionare tutti i nominativi presenti nella schermata si può cliccare il tasto Selez. Tutti, viceversa il tasto Deselez. Tutti annullerà tutte le selezioni precedentemente effettuate. Una volta selezionati uno o più nominativi è possibile disdire l’adesione, cliccando sul tasto Conf. Disdette, il sistema visualizzerà una finestra di alert chiedendo conferma dell’operazione da effettuare, cliccando Si l’adesione dei nominativi selezionati verrà disdetta. Nota: Se la disdetta viene confermata, l’adesione può essere ri-attivata in un secondo momento, ma non ripristinata allo stato precedente alla disdetta. I nominativi ri-attivati risulteranno quindi come nuovi aderenti a tutti gli effetti.

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E.1.2 – ADESIONI: NUOVA ADESIONE La funzione di inserimento di un nuovo aderente presenta una maschera analoga a quella vista nella funzione di gestione dell’anagrafica (fig. e.4). fig. e.4

Sebbene il menù contestuale sia più limitato (non permette infatti la ricerca, la navigazione e l’eliminazione di schede ma solo il salvataggio e l’annullamento dell’operazione) il funzionamento è uguale a quello illustrato nel capitolo B.1.3 del presente manuale, a cui vi invitiamo di far riferimento.

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E.1.3 – ADESIONI: LISTA DISDETTI La lista disdetti permette di ricercare tra i nominativi presenti nella base di dati le persone non aderenti e di ri-attivarne l’adesione. Accedendo alla funzione il sistema presenta una finestra di ricerca (fig. e.5): fig. e.5

Nella combo dell’associazione compariranno solo le ATB che hanno nel loro archivio persone non aderenti. Selezionando l’ATB desiderata nella lista compariranno i nominativi delle persone attualmente non aderenti (fig. e.6) fig. e.6

I nominativi visualizzati in una schermata sono al massimo 15, qualora la ricerca avesse prodotto più risultati sarà possibile scorrere la lista cliccando sul numero di pagina posto nell’angolo in basso a sinistra della schermata.

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La colonna “Adesione” presenta per ogni nominativo una casella, detta check-box, tramite la quale è possibile selezionare il nominativo. Per selezionare tutti i nominativi presenti nella schermata si può cliccare il tasto Selez. Tutti, viceversa il tasto Deselez. Tutti annullerà tutte le selezioni precedentemente effettuate. Una volta selezionati uno o più nominativi è possibile attivare l’adesione, cliccando sul tasto Conf. Adesioni.

E.1.4 – ADESIONI: ASSOCIAZIONE IN UN NUOVO NUCLEO FAMILIARE Dalì è in grado di associare e formare un nucleo familiare seguendo una precisa procedura di inserimento. Per entrare nella sezione di cui si tratta occorre selezionare con un click del mouse il link omonimo. (fig. e.7). fig. e.7

Come mostrato nella figura sottostante (fig. e.8) occorre selezionare l’associazione territoriale di base (ATB) che mostrerà di seguito, nella parte sottostante, i suoi soci. fig. e.8

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Da questa schermata è possibile selezionare i singoli aderenti che andranno a comporre il nucleo familiare. ATTENZIONE: negli elenchi visualizzati appariranno solo gli aderenti che non appartengono ancora a nessun nucleo familiare Le operazioni da eseguire per aggiungere un componente al nucleo familiare che si sta realizzando sono le seguenti:

1. selezionare dall’elenco degli aderenti la persona scelta e automaticamente verrà aggiunta nella sezione “Lista componenti del nucleo”

2. ripetere questa operazione per tutti i componenti dello stesso nucleo

Successivamente si dovrà attribuire il ruolo (cfr. p.16) e l’opzione desiderata (fig. e.9) e cliccare sul tasto Salva Nucleo per salvare i dati. fig. e.9

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E.1.5 – ADESIONI: GESTIONE NUCLEI FAMILIARI Tramite la seguente funzione Dalì mette in condizioni l’operatore di gestire un nucleo familiare esistente nella base dati. Ovviamente questo vale anche per i nuclei che sono stati appena creati (cfr. E.1.4). Per entrare nella sezione di cui si tratta occorre selezionare con un click del mouse il link omonimo (fig. e.10). fig. e.10

All’interno del link occorrerà selezionare l’ATB a cui si fa riferimento ed il numero legame per poter individuare il nucleo familiare che vi interessa. Qualora non ricordaste il codice basta aprire l’anagrafica e digitare il nome di uno dei componenti del nucleo che state cercando. Il numero legame vi apparirà nella zona indicata dalla fig. e.11. fig. e.11

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A questo punto potete scegliere di entrare direttamente nel nucleo familiare dall’anagrafica cliccando il tasto Nuleo Familiare posto accanto all’ID Legame, oppure ritornare dentro la “GESTIONE NUCLEI FAMILIARI” ed inserire l’ID Legame per richiamare il nucleo scelto (fig. e.12). Dopo aver premuto il tasto Visualizza Nucleo appariranno tutti i membri del gruppo a cui sarà possibile aggiungere altri membri o modificare i campi di opzione o ruolo. Non dimentichiamoci anche questa volta di salvare i dati per non perdere il lavoro svolto. Qualora invece si volesse eliminare il nucleo familiare, ma senza perdere l’adesione dei singoli membri, basterà cliccare sul tasto Elimina Nucleo fig. e.12

ATTENZIONE: qualora venga effettuata una modifica, nuovo inserimento o disdetta in un nucleo familiare, tutti i membri saranno da convalidare nella sezione di “CONVALIDA”. Dalì riconosce infatti il nucleo come un’unica realtà. Allo stesso modo qualora ci fosse la disdetta in ANAGRAFICA di un membro esso scomparirà automaticamente dal nucleo a cui appartiene. Attraverso il LEGAME e/o RUOLO si possono richiamare tutti i nuclei della tipologia selezionata. Aggiungendo l’indicazione dell’ATB la selezione diventa più dettagliata ed immediata. (fig. e.13).

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fig. e.13

Cliccate sul tasto Cerca e procedete. Apparirà una finestra pop-up con la lista dei nuclei selezionati tra cui potrete scegliere il link del cognome che vi interessa (fig. e.14) e andare avanti come visto all’inizio di questo paragrafo. fig. e.14

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E.1.6 – ADESIONI: AGGIORNAMENTO VELOCE ADERENTI Per richiamare velocemente il singolo aderente e modificare istantaneamente la “Liberatoria” e il “Pagato” dell’aderente si può utilizzare il link della seguente sezione (fig. e.11). fig. e.11

All’interno si indicherà come ID il “CODICE” presente nella scheda anagrafica (cfr. p.15) o CODICE A BARRE (escludendo gli zeri e l’ultima cifra) presente nel modulo cartaceo individuale dell’aderente (cfr. 49). Cliccando su Visualizza anagrafica appariranno i dati di riferimento dell’aderente e dopo aver apportato le modifiche si salveranno i dati con il tasto Salva (fig. e.12). Per eventuali modifiche su tutti i dati della scheda anagrafica basterà digitare sul link Gestione Anagrafica Completa. fig. e.12

ATTENZIONE l’operazione d’inserimento ID può essere velocizzata utilizzando un lettore ottico che lo acquisisce direttamente dal CODICE A BARRE sul modulo aderente

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F.1 - MODULI Per stampare l’elenco dei propri associati bisogna scegliere dal menu la funzione Moduli Viene visualizzata la seguente schermata (fig. f.1) da cui si potrà generare i moduli contenenti i dati degli aderenti e/o dei nuclei familiari oppure dei moduli vuoti per poterne raccogliere di nuovi. fig. f.1

Nel caso si sia scelta l’associazione di base dall’home page (vedi paragrafo “Home Page”), verrà visualizzata solo l’ATB selezionata con il quadratino laterale di selezione già attivato. Nel caso non sia stata scelta nessuna associazione, invece, verrà visualizzato l’elenco delle ATB della diocesi: selezionandone una o più si potrà decidere di generare, insieme o singolarmente, i report contenenti i dati degli aderenti. Il pulsante Seleziona tutte può facilitare la selezione perché consente di indicare tutte le ATB contemporaneamente. Allo stesso modo si potrà scegliere di stampare o tutti i soci, o divisi per settori, o inserendo l’Id anagrafico (v. codice p.15) per il singolo socio, o per un arco di età

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diverso da quelli tradizionali, o per nuclei familiari, o degli assistenti o dei moduli vuoti per i nuovi aderenti (fig. f.2). Effettuate tutte le selezioni necessarie si può generare il report di stampa cliccando sull’opzione Genera report o nel caso di moduli vuoti Report vuoti . fig. f.2

Il file in formato PDF dei dati richiesti viene pertanto visualizzato. A questo punto è possibile stampare il documento oppure scaricarlo sul proprio computer, cliccando in alto a sinistra sull’opzione Salva una copia (fig. f.3 / f.5).

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fig. f.3 – Stampa moduli lista aderenti

fig. f.4 – Dettaglio stampa lista aderenti

Nel nuovo modulo sono presenti nuove informazioni: sotto il nominativo è presente un codice a barre con l’ID anagrafico, tali codici possono essere utilizzati per richiamare velocemente l’anagrafica dell’utente (vedi funzione aggiornamento veloce aderente* per entrambi i codici o attraverso la ricerca anagrafica tramite il solo ID); l’altra novità è rappresentata dalla presenza dell’indicazione sul consenso fornito per la privacy (i valori A, B, C e D rappresentano i diversi valori di consenso forniti dalla liberatoria). L’assenza dell’informazione sulla Privacy equivale ad una liberatoria non concessa.

* La funzione aggiornamento veloce aderenti permette di utilizzare un lettore a pistola ottica per caricare, tramite codice a barre, la scheda anagrafica.

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fig. f.5 – Stampa moduli privacy e moduli in bianco

ATTENZIONE: i moduli stampati singolarmente e sotto forma di lista aderenti riportano un CODICE A BARRE generato dal sistema per quelli presenti in Dalì. Per i nuovi verrà assegnato in seguito. Con un lettore ottico è possibile catturare i dati del CODICE A BARRE. Avendo a disposizione uno scanner ottico è possibile aprire automaticamente la scheda anagrafica del socio contente i relativi dati.

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G.1- ECONOMICA La sezione dedicata agli aspetti economici consente di monitorare tutto ciò che riguarda il rapporto con le ATB e con il Centro Nazionale (fig. g.1). fig.g.1

Le cinque categorie elencate sono di consultazione della situazione corrente o di configurazione delle quote nel caso dei links “CONFIGURA”.

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G.1.1- ECONOMICA: ESTRATTO CONTO CONTABILE Ogni diocesi ha la possibilità di visualizzare l’ammontare dei MAV di pagamento e l’avvenuta registrazione entrando in questa sezione (fig. g.2). fig. g.2

Dopo aver selezionato l’anno che desideriamo controllare si procede all’elaborazione cliccando sul tasto Seleziona.

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G.1.2- ECONOMICA: TOTALI DOVUTI AL CENTRO NAZIONALE Grazie a questa funzione è possibile entrare nel dettaglio degli importi delle singole ATB o di tutte le associazioni. Il totale o le quote parziali da versare al centro nazionale è calcolato sulla base delle quote stabilite dal quest’ultimo. Inoltre la quota diocesana, calcolata con un nuovo criterio, è in questa sezione ripartita a livello indicativo perché le diocesi possono provvedere anche diversamente (fig. g.3). fig.g.3

Dopo aver selezionato ciò che ci occorre si digita il tasto Elabora.

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G.1.3- ECONOMICA: QUOTE DIOCESI La schermata (fig. g.4) visualizza le quote nazionali. Sarà compito dell’incaricato diocesano decidere se confermare o variare l’importo digitando la nuova quota della diocesi. Nel caso in cui venissero accettati gli importi delle quote nazionali, l’incaricato non dovrà far altro che riportarli nelle caselle relative alle quota delle diocesi e cliccare SALVA. Nel caso contrario inserirà delle nuove quote. Fig. g.4

Il tasto Annulla permette di ripristinare la situazione lasciata all’ultimo salvataggio effettuato.

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G.1.4- ECONOMICA: PERCENTUALI SCONTO PERSONALIZZATE PER NUCLEI La seguente sezione permette di attribuire delle percentuali di sconto differenti dal centro nazionale a seconda del numero di membri dei nuclei familiari. Si seleziona la tipologia di nucleo (fig. g.5) ed appariranno i dati correnti secondo le percentuali stabilite dalla Presidenza nazionale. fig. g.5

Qualora si decidesse di riconfigurare e stabilire delle nuove percentuali, sempre a seconda della tipologia di nucleo, si indicheranno nell’apposita casella e si procederà a ricalcolarle e salvarle (fig. g.6). fig. g.6

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G.1.5- ECONOMICA: TOTALI DOVUTI DA ASSOCIAZIONI Selezionando un’ATB l’operatore diocesano avrà la possibilità di far apparire il riepilogo economico di quell’associazione, suddiviso per settore e numeri di appartenenti (fig. g.7), dopo aver digitato il tasto Elabora. fig. g.7

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H.1 – CONVALIDA La funzione di convalida serve a rendere effettive e permanenti le operazioni di inserimento, modifica o eliminazione effettuate dagli operatori parrocchiali e diocesani. I dati presenti nella base dati del Centro Adesioni Nazionale possono essere trattati dagli operatori parrocchiali e diocesani; perché le modifiche diventino valide a tutti gli effetti però (e per permettere alle diocesi di avere un controllo totale sulla movimentazione dei dati degli operatori parrocchiali) si è introdotto un meccanismo di convalida. Tutte le operazioni effettuate dagli operatori sono visibili, ma non vengono tenute in conto nella gestione del Centro Adesioni Nazionale fino alla convalida da parte dell’operatore diocesano. La convalida da parte della diocesi abilita il trasferimento dei dati movimentati nella base dati centrale del CAN. I dati stessi rimangono comunque ulteriormente modificabili. Da questo deriva la necessità di ricordare agli operatori diocesani una buona prassi:

- Tutti i dati movimentati dagli operatori delle ATB rimangono “invisibili” al Centro Adesioni Nazionale fino alla convalida della diocesi, per questo è necessario che questa funzione venga esercitata spesso dagli operatori diocesani, almeno una volta a settimana.

- La convalida comporta un trasferimento di dati dal server di lavoro al server

centrale del Centro Elaborazione Dati del Centro Nazionale, tale operazione è tanto più lunga quanti più dati devono essere convalidati. Per evitare “coli di bottiglia” nel trasferimento e ottimizzare al meglio le prestazioni del software si consiglia agli operatori diocesani di convalidare spesso i dati movimentati a livello diocesano durante le sessioni di lavoro.

Non sono sottoposti a convalida le modifiche sui dati di recapito delle ATB e delle diocesi e le operazioni di inserimento di una nuova ATB. Nota:La convalida dei dati viene inibita nel caso in cui si siano inseriti dei dati anagrafici in una ATB di nuova costituzione (cioè non precedentemente esistente nella base dati). In questo caso il sistema terrà “sospesa” la possibilità di convalidare i dati fino a quando le informazioni sulla nuova associazione non verranno trasferite (in automatico dal software stesso) nella base dati centrale. A quel punto sarà possibile effettuare la convalida come da procedura illustrata. La funzione presenta una schermata in cui viene visualizzato il riepilogo di tutte le operazioni di modifica, nuovi inserimenti, disdette di singoli o interi nuclei familiari e variazioni d’incarichi suddivisi per ATB (fig. h.1). fig. h.1

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Cliccando sul link numerico è possibile esplodere ulteriormente il dato e dettagliare i nominativi trattati (fig. h.2) fig. h.2

Per tornare alla lista basterà cliccare sul link “<< Indietro”. Cliccando sulla check-box posta al lato di ogni dato è possibile selezionare una o più operazioni visualizzate. Cliccando sul bottone Convalida elementi selezionati il sistema chiederà conferma dell’operazione, cliccando Si i dati selezionati verranno convalidati e contestualmente tolti dalla schermata di riepilogo dei dati da convalidare. Nota: L’ultima riga della schermata di riepilogo principale è relativa al totale dei movimenti effettuati (fig. h.1), agendo sulle check-box di tale riga sarà possibile convalidare tutti i dati di tutte le ATB in un’unica operazione. Attenzione: Nella base dati possono essere presenti (perché migrati dall’archivio precedentemente in uso) nominativi che non hanno memorizzata l’informazione sulla data di nascita. Il sistema applicherà alle schede aventi questa situazione, considerata ambigua, un blocco della convalida, a meno che non si inserisca una data di nascita. Questo meccanismo permette di tener traccia di tutti i nominativi che necessitano del necessario aggiornamento della data di nascita.

Infine è bene ricordare che un nucleo familiare se subisce una modifica, di qualsiasi genere, in uno o più membri verrà messo in questa sezione in attesa di convalida, così come chi subisce delle modifiche relative allo status della privacy.

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I.1 – STATISTICHE La sezione dedicata alle statistiche permette di analizzare l’andamento dei dati dei soci e delle ATB, nonché il riepilogo delle convalide e i dati riguardanti il rispetto della legge sulla privacy (fig. i.1). fig. i.1

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I.1.1 – STATISTICHE: ADESIONI Visualizza i totali delle adesioni in base alla data corrente o ad una passata a seconda delle proprie necessità. Si può decidere di visualizzare la situazione di una sola ATB o di tutte le associazioni. La lista a tendina “Tipo Visualizzazione” posta in alto a destra consente di selezionare delle esigenze di settore. fig. i.2

Si passa successivamente ad elaborare la statistica con il tasto Elabora .

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I.1.2 – STATISTICHE: FLUSSO ADESIONI Con questa statistica sarà possibile controllare il flusso adesioni secondo il numero di nuovi, confermati o disdetti in tutta la diocesi suddivisa per ATB. Anche qui sarà possibile selezionare una data diversa (fig. i.3). fig. i.3


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I.1.3 – STATISTICHE: ADESIONI/FASCE Questa funzione permette di vedere l’andamento per fasce degli aderenti di tutte le ATB (fig. i.4). fig. i.4


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I.1.4 – STATISTICHE: LISTA ATB/STATO La presente statistica permette di individuare le ATB secondo varie categorie (fig. i.5).:

Tutti: richiama tutte le ATB; Nuove: richiama quelle inserite nell’anno corrente;

Disdette: richiama quelle disdette rispetto all’anno precedente;

Risorte: richiama quelle rinate rispetto all’anno precedente;

Confermate: richiama quelle confermate rispetto all’anno precedente;

Mai attive: richiama quelle che non hanno mai avuto aderenti;

Estinte: richiama quelle ATB che avevano aderenti almeno due anni

prima di quello corrente e che sono rimaste nel biennio senza aderenti. fig. i.5


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I.1.5 – STATISTICHE: TOTALI ATB/STATO Per un riepilogo delle stato delle ATB dell’intera diocesi sarà sufficiente utilizzare la presente statistica (fig. i.6). fig. i.6


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I.1.6 – STATISTICHE: TOTALI PROFESSIONI È stata introdotta anche una statistica sulle categorie professionali da poter gestire in base ai settori e alle ATB (fig. i.7). fig. i.7


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I.1.7 – STATISTICHE: NUCLEI/FASCE Questa statistica è stata introdotta per monitorare i nuclei familiari scomposti per fasce e per riportare gli importi delle quote individuali (fig. i.8) dovuti al centro nazionale. fig. i.8

Selezionata una o tutte le ATB si passa successivamente ad elaborare la statistica con il tasto Elabora .

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I.1.8 – STATISTICHE: NUCLEI/FASCE (quote personali) Questa statistica è stata introdotta per monitorare i nuclei familiari scomposti per fasce e per riportare gli importi delle quote individuali (fig. i.9) dovuti dalla parrocchia al centro diocesano. fig. i.9


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I.1.9 – STATISTICHE: NUCLEI/RUOLI Questa statistica è stata introdotta invece per monitorare i nuclei familiari scomposti secondo i ruoli assunti dai membri ad esso appartenenti (fig. i.10). fig. i.10


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I.1.10 – STATISTICHE: REGISTRO CONVALIDE Il registro convalide permette di selezionare un intervallo di tempo nella sezione periodo e visualizzare le operazioni effettuate in tali date come indicato nella fig. i.11. fig. i.11

L’elaborazione avviene cliccando sul tasto Elabora .

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I.1.11 – STATISTICHE: TOTALE STATO LIBERATORIA In questa parte del software è possibile riepilogare il totale dei sottoscriventi la liberatoria sulla privacy e secondo quali criteri l’hanno scelta (fig. i.12). fig. i.12

L’elaborazione avviene cliccando sul tasto Elabora .

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L.1 – UTILITA’: PASSWORD ASSOCIAZIONI La funzione permette di visualizzare le password delle associazioni di base la cui distribuzione e responsabilità è a carico della diocesi. Per accedere bisogna cliccare sulla funzione Utilità del menu in alto e scegliere l’opzione Password Associazioni (fig. l.1). fig. l.1

Il sistema visualizzerà la lista delle associazioni di base presenti nella diocesi e le relative credenziali (fig. l.2). fig. l.2

Spuntando la check-box evidenziata in fig. l.2 verranno visualizzate solo le ATB aventi utente/password generate (attive e non). Cliccando sulla lista a tendina “AZIONE DA ESEGUIRE”, per poter velocizzare le operazioni di più associazioni, o sul link “Utenza” per una sola ATB si controllano le credenziali per generare una nuova password, eliminarne una vecchia, abilitarne una rimasta in sospeso o disabilitarne una o più in maniera momentanea.

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Scegliendo “Utenza” il sistema presenta una pop-up (fig. l.3) che a seconda della situazione dell’ ATB attiverà alternativamente: fig. l.3

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L.1.1 – UTILITA’: ESPORTAZIONE ATB PER STATO La funzione permette di esportare un file di note da poter convertire tramite excel e word in formati etichette o per altri utilizzi. Per accedere bisogna cliccare sulla funzione Utilità del menu in alto e scegliere l’opzione Esportazione Atb per stato (fig. l.4). fig. l.4

Successivamente basterà selezionare lo stato di ATB che interessa, esportare i dati e cliccare su “Download file” per generare una pop-up da salvare sul proprio pc, contente i dati richiamati (fig. l.5) fig. l.5

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L.1.2 – UTILITA’: MODULI Per finire e da non confondere con il tasto del menù “Moduli” che abbiamo già incontrato abbiamo una sezione che raccoglie una serie di moduli utili e da dover diffondere. Anche in questo caso per accedere bisogna cliccare sulla funzione Utilità del menu in alto e scegliere l’opzione Moduli (fig. l.6). fig. l.6

Appariranno 5 Download (fig. l.7) da cliccare per attivare una pop-up, da salvare sul pc o stampare, a cui corrispondono una serie di moduli e più esattamente:

Modulo consegna password: da consegnare all’incaricato adesioni parrocchiale e farsi restituire sottoscritto;

Modulo Legenda: per accompagnare la corretta compilazione dei moduli con

le anagrafiche degli aderenti;

Modulo Word Etichette: da salvare sul desktop. Successivamente si porrà sempre sul desktop il file di testo, da chiamare “ETICHETTE” e ricavato dall’ “ANAGRAFICA”. A questo punto si aprirà il file word e genererà automaticamente le etichette.

Manuale del Software: sia per le ATB che per le diocesi da tenere sempre in

evidenza. fig. l.7

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