ARCHIVIAZIONE e GESTIONE ELETTRONICA...

ARCHIVIAZIONE e GESTIONEELETTRONICA DOCUMENTALE

un sacco di motivi per adottarla….

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Paragrafo 1

EVOLUZIONE NORMATIVA

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Normativa quadro Codice della Pubblica Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) Codice della Privacy (Allegato B del D. Lgs. 196/2003)

Conservazione Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n. 11 (regole tecniche per la conservazione) Bozza nuove regole tecniche pubblicate su www.digitpa.gov.it in data 5 agosto 2011 Decreto Legge 185/2008 (art. 2215 bis c.c. e documenti unici)

Firma digitale DPCM del 30 marzo 2009 (regole tecniche per la firma digitale) Bozza di DPCM per le regole tecniche per la firma digitale.

Fatturazione elettronica e conservazione «fiscale» DMEF 23 gennaio 2004 (conservazione documenti fiscalmente rilevanti) Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 (direttiva 2001/115/CE) Circolare 45/E del 19 ottobre 2005 (fattura elettronica) Circolare 36/E del 6 dicembre 2006 (conservazione sostitutiva)

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1 EVOLUZIONE NORMATIVA

quadro normativo chiaro ma in continua evoluzioneinterazione fra normativa generale di settore e quella sulla dematerializzazione delle fatture e dei documenti tributari….mancata approvazione del regolamento tecnico del cad elaborato in bozza……..

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1 EVOLUZIONE NORMATIVA

Paragrafo 2IL DOCUMENTO INFORMATICO

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2.1.a Doc. informatico e copie

RAPPRESENTAZIONE INFORMATICA DI ATTI, FATTI O DATI GIURIDICAMENTE RILEVANTI

documento informatico

impronta informatica SEQUENZA DI LUNGHEZZA PREDEFINITA DI SIMBOLI BINARI OTTENUTA ATTRAVERSO LA FUNZIONE DI HASH

evidenza informatica UNA SEQUENZA DI SIMBOLI BINARI CHE PUO ESSERE ELABORATA DA UNA FUNZIONE DI HASH

funzione di hash

UNA FUNZIONE MATEMATICA CHE GENERA, A PARTIRE DA UNA EVIDENZA INFORMATICA UN IMPRONTA DI MODO TALE CHE RISULTI DI FATTO IMPOSSIBILE, A PARTIRE DA QUESTA, RICOSTRUIRE L’EVIDENZA INFORMATICA ORIGINARIA E GENERARE IMPRONTE UGUALI A PARTIRE DA EVIDENZE INFORMATICHE DIFFERENTI.

Documento informatico

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2 IL DOCUMENTO INFORMATICO

STUDIO SCHIAFFIN0

Studio Schiaffino

studioschiaffino

funzione di hash

funzione di hash

funzione di hash

27b1eebdb6ade1489002479a3522e805760e9596

42a3d337be8f9bf6838888ee52e4e67c8be5dfc

e2b34b95685df1744846592f1f1f38cbeef61401

Esempi di impronte informatiche

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Riferimento temporale

Marca temporale

Informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici

Riferimento e marca temporale

Evidenza informatica che consente la validazione temporale

Validazione temporaleIl risultato della procedura informatica, con cui si attribuisce , ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale opponibile a terzi

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Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valoricontinui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), comele immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm),come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastrimagnetici audio e video)

Documento analogico

Originale

Copia

Originale non unico (fatture, lettere e telegrammi spediti e ricevuti). Si può risalire al lorocontenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e laconservazione, anche se da parte di terzi” (Delib.11/2004)

Originale unico : quando il documento analogico esiste in unica copia ovvero non sia possibilepossederne altra copia anche in dotazione presso terzi per la conservazione

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Copia di documenti (nuovo Cad)

COPIA DOCUMENTO ANALOGICO

copia informatica di documento analogico: il documentoinformatico avente contenuto identico a quello del documentoanalogico da cui é tratto. (ad esempio testo in word di letterastampata)

copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui é tratto

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Copia di documenti (nuovo Cad)

COPIA DOCUMENTO INFORMATICO

copia informatica di documento informatico: il documentoinformatico avente contenuto identico a quello del documento da cui étratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari.

duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediantela memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originale.

differenza?

La “copia informatica di documento informatico” identifica un file che ha il medesimo contenuto dell’originale, ma undiverso formato: ad esempio, il documento .pdf che risulta dalla conversione di un file .doc. o .txt. Infine, il “duplicatoinformatico” identifica un file del tutto identico all’originale: ad esempio, la copia .doc di un file .doc

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2.1.b Firma elettronica

Quattro tipologie di firma elettronica

1 ‐ firma elettronica

2 ‐ firma elettronica avanzata

3 ‐ firma elettronica qualificata

4‐ firma digitale

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1 - firma elettronica è definita come "l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessitramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica": èquindi la forma più debole di firma in ambito informatico, in quanto non prevede meccanismi diautenticazione del firmatario o di integrità del dato firmato.

2 - firma elettronica avanzata La “firma elettronica avanzata” è una firma elettronica con alcunecaratteristiche di sicurezza. Più precisamente, il nuovo Codice dell’amministrazione digitale, all’art. 1,comma 1°, lett. q-bis), la definisce come “un insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi aun documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e garantiscono laconnessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controlloesclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessisiano stati successivamente modificati”. Può, ad esempio, trattarsi della “One Time Password” utilizzata daalcune banche o della firma autografa apposta su tablet o della firma biometrica, verificate le caratteristichee verificato il contesto anche procedurale in cui la firma è inserita e le proprietà del documento

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3 - firma elettronica qualificata è definita come "la firma elettronica ottenuta attraverso una procedurainformatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatariopuò conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire dirilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificatoqualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma": è quindi una forma difirma sicura, che esaudisce le richieste della Direttiva Europea 1999/93/CE, alle quali sono stati aggiunti irequisiti dell'utilizzo di un certificato qualificato e di un dispositivo sicuro di firma. In questa forma la firmaelettronica qualificata corrisponde alla "Qualified electronic signature" definita da ETSI

4- firma digitale definita sempre nel come "un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata suun sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente altitolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di renderemanifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme didocumenti informatici": la norma introduce quindi l'uso di algoritmi di crittografia a chiave pubblica.

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2.2 Valore giuridico del doc.inf. (Art. 23 del Cda)

a ‐ documento informatico non sottoscritto

Nel nuovo art. 20, comma 1° bis, si legge: “L’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della formascritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristicheoggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall’art. 21”.La norma citata dispone quindi (anche) dell’efficacia probatoria del documento informatico senza alcuna firma, peresempio un file prodotto con un qualunque sistema di videoscrittura, senza che sia utilizzata nessuna tecnicaspecifica di cifratura o di firma o di protezione. Ora il nuovo art. 23 quater del Codice dell’amministrazione digitaledispone anche: “all’art. 2712 del codice civile dopo le parole: ‘riproduzioni fotografiche’ è inserita la seguente:‘informatiche’,” esattamente come già disponeva l’art. 23 del previgente Codice dell’amministrazione digitale. Lanorma riproduceva l’orientamento costante della dottrina e della giurisprudenza, anche di Cassazione. Si ponedunque un rilevante problema interpretativo.Il documento informatico senza firma ha un’efficacia probatoria liberamente valutabile dal giudice oppure hal’efficacia delle riproduzioni meccaniche di cui all’art. 2712 c.c., le quali, come è noto, formano piena prova dei fatti edelle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti e alle cosemedesime? Non potendo due norme diverse (nuovo art. 20, comma 1° bis e nuovo art. 23 quater, entrambi delCodice dell’amministrazione digitale) disciplinare in modo diverso l’efficacia probatoria della medesima fattispecie (ildocumento informatico senza firma), non resta nuovamente che sperare in un intervento correttivo del legislatore.

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b ‐ documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice

Il documento informatico cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio,tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, secondo l’art. 21,comma 1°. Dal momento che esistono tante tipologie di firma elettronica, la valutazione dell’efficacia probatoria deidocumenti cui la firma elettronica è apposta è, caso per caso, rimessa al giudice, che ne valuterà la qualità, lasicurezza, l’integrità e l’immodificabilità. Conseguentemente, gli utilizzatori della firma elettronica non potrannoconoscerne con certezza preventivamente gli effetti sotto il profilo probatorio. Questa disposizione non modifica ladisciplina già vigente. Tuttavia, come nel Codice previgente, manca la disciplina dell’idoneità a integrare ilrequisito della forma scritta del documento informatico con firma elettronica. A questa fattispecie si applicherà,dunque, l’art. 20, comma 1° bis.

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c ‐ documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata qualificata o digitale

I documenti informatici con firma elettronica avanzata, firma elettronica qualificata, firma digitale, hanno lamedesima efficacia probatoria, quella prevista dall’art. 2702 c.c. per la scrittura privata. Come nel Codice previgente,l’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. Ciò siafferma nell’art. 21, comma 2°, ove si dispone che il documento informatico sottoscritto con firma elettronicaavanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all’art. 20, comma 3°, chegarantiscano l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’art.2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia provacontraria. Il disconoscimento di cui all’art. 21, comma 2°, del Codice dell’amministrazione digitale ha ad oggettol’utilizzo del dispositivo di firma. Si configura quindi come un’operazione diversa dal disconoscimento disciplinatodall’art. 214 c.p.c., così come ontologicamente diverse sono le firme informatiche ed autografe e le scritture cui sonoapposte.

Art. 2702 codice civile: la scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), dellaprovenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce lasottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta 17


Documenti degli archivi

Scritture contabili

La corrispondenza ed ogni atto, dato o documento dicui è prescritta la conservazione per legge oregolamento

riprodotti su supportiinformatici sono validi erilevanti a tutti gli effetti dilegge

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2.3 Archiviazione e conservazione digitale dei documenti

Art. 43, dlgs.82 del 2005

la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e

la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai

sensi dell' articolo 71 del Cad

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Siamo ancora in attesa delle regole tecniche

2.3 Archiviazione informatica e conservazione digitale dei documenti

Art. 3Documenti informatici

conservazione

memorizzazione su supporti otticimemorizzazione su supporti ottici

apposizione:

sull’insieme dei documenti

o su un’evidenza informatica (file) contenente una o più impronte dei documenti stessi:

‐ riferimento temporale

‐ firma digitale del responsabile della conservazione.

apposizione:



‐ riferimento temporale

‐ firma digitale del responsabile della conservazione.

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Art. 4Documenti analogici

conservazione

Memorizzazione immagine su supporti otticiMemorizzazione immagine su supporti ottici

apposizione:



‐‐ riferimento temporale

‐‐ firma digitale del responsabile della conservazione.

apposizione:



‐‐ riferimento temporale

‐‐ firma digitale del responsabile della conservazione.

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RESPONSABILECONSERVAZIONE

SOSTITUTIVA Il responsabile della conservazione sostitutiva

a) soggetto interno

b) soggetto esterno (se esterno deve essere un soggetto accreditato ‐ in caso di enti pubblici)

Il responsabile della conservazione sostitutiva

a) soggetto interno

b) soggetto esterno (se esterno deve essere un soggetto accreditato ‐ in caso di enti pubblici)

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SOSTITUTIVA

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NOMINA DEL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA AI SENSI DELL’ART. 5 DEL. CNIPA N. 11/2004 La Società “XXX” con sede in ____________________________________in persona del suo legale rappresentante pro tempore ______________________________

PREMESSO CHE -“YYY” S.r.l. (d’ora in poi anche, per brevità, “Outsourcer”) svolge attività avente ad oggetto, tra l’altro, la distribuzione

commerciale di prodotti hardware e software, nonché la produzione e la gestione di sistemi informativi, ed offre, altresì, servizi accessori e funzionali alla gestione amministrativa dell’impresa, tra cui quello di gestione documentale, di archiviazione e di conservazione sostitutiva di documenti;

-per lo svolgimento dell’attività di conservazione sostitutiva dei documenti l’Outsourcer utilizza il software denominato “Doc”, di titolarià di AABBCC Sistemi, di cui egli è attuale licenziatario; -il software Doc è un software specificamente ideato per lo sviluppo di sistemi di conservazione sostitutiva documentale in linea con la normativa italiana attualmente in vigore; -nell’ambito della propria attività, la Società XXX ha in uso un sistema di gestione documentale e di fatturazione basato sull’utilizzo di un software gestionale, denominato “XYZX”;

-la Società XXX con il contratto di outsourcing del ____________ha manifestato il proprio interesse ad affidare all’Outsourcer la gestione del processo di conservazione sostitutiva dei documenti gestiti e formati attraverso il software XYZXsopraindicato e qui di seguito indicati: [1) fatture dal lato attivo 2) corrispondenza ordinaria; 3) libro giornale]

Tutto ciò premesso, con il presente atto la Società XXX, ai sensi e per gli effetti della disciplina di cui al DMEF 23.01.2004 ed alla Deliberazione CNIPA 19.02.2004 n. 11

NOMINA La Società YYY, quale RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA dei documenti sopraindicati e come specificati nel contratto stipulato e negli allegati tecnici di cui al contratto di affidamento del servizio

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Nell’ambito del presente atto di nomina, la Società YYY, in persona del suo legale rappresentante pro tempore, _________,

delega il Sig. __________, nato a__________________, cod. fiscale __________, quale responsabile dei processi di conservazione sostitutiva, con ampi poteri di avvalersi di personale delegato per lo svolgimento e la finalizzazione delle relative attività di conservazione.

Nello svolgimento delle attività di responsabile della conservazione, l’Outsourcer si impegna a svolgere il suo incaricosecondo le modalità specificate nel Manuale della Conservazione concordato con la Società XXX, attenendosi alle indicazionicontenute nel contratto di affidamento del servizio e verificando costantemente l’adeguamento normativo dei propri sistemi diconservazione.In particolare, il responsabile della conservazione si atterrà a quanto specificato nella deliberazione CNIPA n. 11, conformerà i suoicompiti a quanto stabilito nell’art. 5 della stessa e svilupperà un sistema di conservazione in linea con quanto precisato dal Codicedell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004.

Ai sensi dell’art. 44 del Codice dell’amministrazione Digitale, l’Outsourcer, nella sua qualità di responsabile della conservazione, verificherà costantemente che il sistema di conservazione:-identifichi il soggetto ha formato il documento;-assicuri l'integrità del documento;-garantisca la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative;-sia strutturato nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.

Il Responsabile assicura ed attesta la propria capacità tecnica e competenze specifiche, nonché quelle dei suoi delegati operativi, in relazione al corretto ed efficace adempimento degli obblighi di legge come specificati nell'art. 5 1° comma della deliberazione CNIPA n. 11/2004 e nell'art. 3 comma 2 del Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, mallevando a tal fine ed integralmente la Società XXX da qualsivoglia pregiudizio, nessuno escluso, dovesse derivare in suo danno da eventuali negligenze, imperizie o imprudenze imputabili al Responsabile e/o ai suoi delegati operativi in merito alla non puntuale osservanza degli articoli sopra riportati.

Il Responsabile, inoltre, assicura e garantisce, per se e per i propri delegati operativi, la piena ed incondizionata riservatezza dei dati di cui verrà a conoscenza nello svolgimento delle proprie attività, impegnandosi all’integrale rispetto dei principi e delle prescrizioni di cui al Decreto legislativo n. 30 giugno 2003, n. 196 in materia di protezione dei dati. Data Luogo firme

Pianificazione:

• determinare il dimensionamento ed i requisiti del sistema di conservazione in base alle diverse tipologie di documenti da conservare

• organizzare il contenuto dei lotti per garantire una corretta conservazione e consentire l’esibizione di ogni singolo documento

• pianificare le procedure di sicurezza, tracciabilità e ripercorribilità dell’intero processo


SOSTITUTIVA

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Consultazione:Consultazione:

• mantenere e rendere accessibile un archivio dei software in gestione nelle loro diverse versioni• mantenere e rendere accessibile un archivio dei software in gestione nelle loro diverse versioni

• scegliere i formati che assicurino l’effettiva leggibilità dei documenti conservati• scegliere i formati che assicurino l’effettiva leggibilità dei documenti conservati

• mantenere l’efficacia nel tempo delle firme digitali attraverso la validità del time stamping (marca temporale)• mantenere l’efficacia nel tempo delle firme digitali attraverso la validità del time stamping (marca temporale)


SOSTITUTIVA

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Controllo:Controllo:

• verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione• verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione

• attestare il corretto svolgimento del processo apponendo la firma digitale sull’insieme dei documenti• attestare il corretto svolgimento del processo apponendo la firma digitale sull’insieme dei documenti

• assicurare che tutti i documenti del lotto siano disponibili in tempo utile per essere processati• assicurare che tutti i documenti del lotto siano disponibili in tempo utile per essere processati


SOSTITUTIVA





SOSTITUTIVA

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Esercizio delle responsabilità

• adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione e delle copie di sicurezza dei lotti;

• richiedere la presenza del Pubblico Ufficiale quando è previsto il suo intervento, assicurandogli l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività;

• valutare accorgimenti o procedure integrative.

Certificazione delle procedure:Certificazione delle procedure:

• definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;• definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;

• tenere evidenza della tipologia dei documenti conservati;• tenere evidenza della tipologia dei documenti conservati;

• formalizzare il processo di acquisizione‐archiviazioneconservazione in una specifica procedura organizzativa (Manuale della Conservazione)• formalizzare il processo di acquisizione‐archiviazioneconservazione in una specifica procedura organizzativa (Manuale della Conservazione)


SOSTITUTIVA

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2 IL DOCUMENTO INFORMATICO1 INDICE

2 STORIA DELLE MODIFICHE APPORTATE AL MANUALE

3 STORIA DEI RESPONSABILI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

4 GENERALITA’4.1 SCOPO DEL DOCUMENTO4.2 DEFINIZIONI E TERMINOLOGIA

5 DATI IDENTIFICATIVI DELLA SOCIETA’ E DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE5.1 DATI IDENTIFICATIVI DELLA SOCIETA’5.2 DATI IDENTIFICATIVI DEI SOGGETTI CHE FIRMANO I DOCUMENTI ALL’EMISSIONE5.3 DATI IDENTIFICATIVI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA5.4 DATI IDENTIFICATIVI DEL SOSTITUTO DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE5.5 DATI IDENTIFICATIVI DEI DELEGATI DELLA CONSERVAZIONE5.6 DATI IDENTIFICATIVI DEL PUBBLICO UFFICIALE5.7 LA CERTIFICATION AUTHORITY UTILIZZA5.8 IL SOFTWARE UTILIZZATO

6 PROSPETTO RIPORTANTE TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI, MODALITA’ E TEMPISTICA DI CONSERVAZIONE

7 COMPITI E DOVERI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

8 ASPETTI ORGANIZZATIVI ED OPERATIVI8.1 ORGANIZZAZIONE DEI SOSTITUTI E DELEGATI8.2 L’ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO8.3 L’ORGANIZZAZIONE DEI SUPPORTI DI CONSERVAZIONE8.4 LOCALIZZAZIONE DEI SUPPORTI DI CONSERVAZIONE

9 ASPETTI TECNICI E TECNOLOGICI9.1 LE PROCEDURE DI SICUREZZA DEL RIFERIMENTO TEMPORALE9.2 IL FORMATO E LA STRUTTURA DELL’EVIDENZA INFORMATICA9.3 RIVERSAMENTI DEI DOCUMENTI CONSERVATI9.4 MANUTENZIONE DELL’ HARDWARE E DEL SOFTWARE9.5 GUASTI AL DISPOSITIVO SICURO DI FIRMA9.6 COMPROMISSIONE DEL SITO DELLA CERTIFICATION AUTHORITY9.7 COMPROMISSIONE DEL SERVER NETWORK TIME PROTOCOL (NTP)

10 LA PROCEDURA DI LAVORAZIONE10.1 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE SCRITTURE CONTABILI10.1.1 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE DI VENDITA DEI CLIENTI10.1.2 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE DI ACQUISTO DEI CLIENTI10.1.3 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI LIBRI SOCIALI OBBLIGATORI10.1.4 LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO

11 L’ESIBISIONE ALL’AMMNINISTRAZIONE FINANZIARIA IN CASO DI VERIFICHE11.1 VERIFICA DEL SINGOLO DOCUMENTO CONSERVATO11.2 VERIFICA DELLA CORRISPONDENZA DELL’HASH11.3 VERIFICA DELL’EVIDENZA INFORMATICA

Facsimile di indice del Manuale


Potere di delega:Potere di delega:

• delegare in tutto o in parte lo svolgimento delle attività ad una o più persone che per la loro competenza ed esperienza garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni • delegare in tutto o in parte lo svolgimento delle attività ad una o più persone che per la loro competenza ed esperienza garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni


SOSTITUTIVA

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Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce:

• l’IDENTIFICAZIONE certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

• l’IDENTIFICAZIONE certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

• l’INTEGRITÀ del documento;• l’INTEGRITÀ del documento;

• la LEGGIBILITÀ e l’agevole REPERIBILITÀ dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;• la LEGGIBILITÀ e l’agevole REPERIBILITÀ dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;

• il rispetto delle MISURE DI SICUREZZA previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto• il rispetto delle MISURE DI SICUREZZA previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto

Le garanzie del sistema

di conservazione (art. 44 del D.Lgs. n. 82/2005)

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I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documentiinformatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendonoconseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in terminidi qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.

del

I conservatori accreditati

(art. 44 bis del D.Lgs. 7 marzo 2005 , n. 82)

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Articolo 5.Modelli organizzativi della conservazione

1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscano la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.2. Ai sensi dell'articolo 44 comma 1‐ter del Codice, la conservazione può essere svolta:a. internamente al soggetto produttore dei documenti informatici da conservare,b. affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso DigitPA.3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i propri processi di conservazione internamente o affidando tali processi a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’articolo 44‐bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero per i beni e le attività culturali ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni.

Paragrafo 3CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI RILEVANTI AI FINI CIVILISTICI E TRIBUTARI

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3.1 Documenti aziendali

Fatture, telegrammi, lettera, posta

elettronica ricevuti ed inviati (2220 c.c.)

Schede contabili (Art. 14 comma 1, lettera c , D.P.R.

600/1973)

Registri prescritti ai fini dell’IVA (Art. 14, comma

1, lettera b , D.P.R. 600/1973))

Libro giornale e libro degli inventari (Art. 2215 codice civile e Art. 14 comma 1,

lettera a,D.P.R. 600/1973)

Scritture ausiliarie di magazzino (Art. 14 comma 1, lettera d, D.P.R. 600/1973)

Registro dei beni ammortizzabili (Art.

16 , D.P.R. 600/1973)

Registri ai fini iva (fatture emesse,

corrispettivi, acquisti), registro

Unico)

Bilancio di esercizioRelazione sulla gestione

Relazione dei sindaci Relazione revisori

contabili

Altri registriRegistro delle merci

c/deposito.. Dichiarazioni d’intento, Registro delle

somme ricevute in deposito

Dichiarazione dei redditi, Irap, Iva e sostituti (DPR n.322 del 22 luglio 1998)

Documento di trasporto (DPR n. 472 del 14

agosto 1996)

3. LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI3.1 Documenti aziendali

Nota di consegna, lettera di vettura, polizza di carico

(Circolare n.225 del 16/9/96

3.2 Libri sociali

Libro dei soci (ove ancora in uso)Libro dei soci (ove ancora in uso)

Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assembleeLibro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee

Libro delle obbligazioniLibro delle obbligazioni

Libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestioneLibro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione

Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestioneLibro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione

Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo

Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionistiLibro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti

Libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’art.2447‐sexiesLibro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell’art.2447‐sexies

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3. LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI

Art. 2215 bis

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3.3 Tenuta di libri informatici

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o

dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.

FISSA UN PRINCIPIO CARDINE RAPPRESENTATO DAL FATTO CHE TUTTE I LIBRI…POSSONO ESSERE

CON STRUMENTI INFORMATICI

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione

primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli

usi consentiti dalla legge.

I LIBRI…DEVONO ESSERE IN OGNI

MOMENTO

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con

strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto

dal medesimo delegato..

OBBLIGHI DI NUMERAZIONE E VIDIMAZIONE SONO OTTENUTI MEDIANTE

APPOSIZIONE ALMENO UNA VOLTA ALL’ANNO DELLA

Art. 2215 bis

38


Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura

temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il

periodo annuale di cui al terzo comma.

MANCATO USO PER OLTRE UN ANNO

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l'efficacia probatoria di cui agli

articoli 2709 e 2710 del codice civile..

EFFICACIA PROBATORIA PIENA

Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di

regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime

disposizioni.

IN CASO DI REGISTRI TENUTI IN BASE A SPECIFICHE NORME TRIBUTARIE IL TERMINE DI UN ANNO VIENE SOSTITUITO DAL

L’unica condizione è di firmare e di apporre la marca temporale almeno

una volta all’anno

39


Art. 2215 bis

DMEF 23 gennaio 2004

Obblighi da osservareper i documentiinformatici rilevanti aifini delle disposizionitributarie (art.3 c.1 )

Conservazione digitale delle Scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari (art.4 c.1 )

1-Formazione

2-Emissione

3-Esibizione

4-Memorizzazione

5-Conservazione

6-Invio impronta

7-RiproduzioneDOCUMENTI

DIGITALIDOCUMENTIANALOGICI


3.4 Decreto Ministero Economia e Finanze

3.4 DMEF 23 gennaio 2004

1 Formazione (articolo 3, comma 1, lettera a)

del DM 23 gennaio 2004)

‐ redatto in modo tale per cui il contenuto risulti nonalterabile durante le fasi di accesso e di conservazione , edimmutabile nel tempo;‐ non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile,tale da attivare funzionalità che possano modificare gli atti ,ifatti o i dati rappresentati.

I documenti informatici rilevanti aifini tributari hanno

41


1 Formazione

Formati utilizzabili

Il formato “”, quale per

esempio il formato XMLoppure TXT, è teso adautomatizzare lo scambio didati tra sistemi informativi inmodalità totalmenteautomatica, e grazie alla loroforma strutturata, i dati e leinformazioni in esso contenutivengono riconosciuti edacquisiti automaticamente daisistemi informativi aziendali

I formati “” consentono di

visualizzare l’immagine comegià immediatamenteleggibile, e per questa lorocaratteristica sono utilizzatioltre che nella conservazionesostitutiva, anche nell’ambitodei processi di gestionedocumentale che consentonola consultazione on-line deidocumenti ai vari operatoricollegati (pdf, jpeg…) 42

3. LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI3.4 DMEF 23 gennaio 2004

2 Emissione dei documenti(articolo 3, comma 1, lettera b)

del DM 23 gennaio 2004)

I documenti informatici rilevanti ai finitributari sono emessi al fine di garantirne:l’attestazione della data, l’autenticitàdell’origine, l’integrità del contenuto.

marca temporale firma elettronicafile non modificabile

43


3 Esibizione dei documenti(articolo 3, comma 1, lettera c) e art. 6 del DM 23 gennaio 2004)

I documenti informatici rilevanti ai fini tributari e le scritture contabili sono esibiti secondo le seguenti modalità :I documenti informatici rilevanti ai fini tributari e le scritture contabili sono esibiti secondo le seguenti modalità :

‐ devono essere resi leggibili‐ devono essere resi leggibili

‐ a richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture (in caso di verifiche, controlli o ispezioni)‐ a richiesta, disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture (in caso di verifiche, controlli o ispezioni)

‐ potrà essere esibito anche per via telematica (secondo modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali)‐ potrà essere esibito anche per via telematica (secondo modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali)

44


3.4 DMEF 23 gennaio 2004

4 Memorizzazione dei documenti

(articolo 3, comma 1, lettera d)del DM 23 gennaio 2004)

I documenti informatici rilevanti ai finitributari sono memorizzati su qualsiasisupporto, purché:

- sia garantita la leggibilità nel tempo;

- sia assicurato l’ordine cronologico;

- non vi sia soluzione di continuità perciascun periodo d’imposta;

- siano consentite funzioni di ricerca e diestrazione delle informazioni dagli archiviinformatici in relazione a …

1. cognome

2. nome

3. denominazione

4. codice fiscale

5. partita Iva

6. data

7. associazioni logiche di questi ultimi

45


46

5 Conservazionedei documenti informatici(articolo 3, comma 2, del DM 23 gennaio 2004)

a) Seguendo le modalità di memorizzazione del precedente punto 4 esecondo il procedimento indicato nell’art. 3 della deliberazione CNIPA

b) Termina con la sottoscrizione elettronica l’apposizione della marcatemporale, in luogo del riferimento temporale, sull’insieme deipredetti documenti ovvero su un’evidenza informatica contenentel’impronta o le impronte dei documenti o di insieme di essi


5 Conservazionedei documenti informatici(articolo 3, comma 2, delDM 23 gennaio 2004)

Conservazione diretta

La conservazionesostitutiva “diretta” sirealizza conl’apposizione di firmadigitale e marcatemporale “sull’insiemedei predettidocumenti”, previoraggruppamento deglistessi e produzione diun unico file

47


5 Conservazionedei documenti informatici(articolo 3, comma 2, delDM 23 gennaio 2004)

La conservazionesostitutiva indiretta” sirealizza conapposizione di firmadigitale e marcatemporale “suun’evidenzainformatica contenentel’impronta o leimpronte deidocumenti

48


Conservazione indiretta

5 Conservazionedei documenti analogici

(articolo 4, del DM23 gennaio 2004)

, seguendo le modalitàdegli obblighi per i documenti informatici: formazione,emissione, esibizione, memorizzazione, conservazione eriproduzione

Il processo di conservazione può essere limitato auna o più tipologie di documenti e scrittureanalogici, purché sia assicurato:

- ordine cronologico delle registrazioni

- non vi sia soluzione di continuità per ogniperiodo imposta 49


6 La comunicazionedell’impronta

(articolo 5 del DM23 gennaio 2004)

Entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni fiscali al fine di estendere la validità dei documenti informatici il soggetto interessato deve trasmettere:

- l’impronta dell’archivio informatico

- la sottoscrizione elettronica

- la marca temporale

50


1°‐Acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva1°‐Acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva

2°‐Verifica della corrispondenza fra l’impronta dell’archivio inviata all’Agenzia delle Entrate e quella riscontrata in sede di accesso

2°‐Verifica della corrispondenza fra l’impronta dell’archivio inviata all’Agenzia delle Entrate e quella riscontrata in sede di accesso

3°‐Controllo sull’esistenza, sul contenuto e sulla data dell’eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica

3°‐Controllo sull’esistenza, sul contenuto e sulla data dell’eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica

4°‐Controllo sull’avvenuto intervento del pubblico ufficiale, se necessario4°‐Controllo sull’avvenuto intervento del pubblico ufficiale, se necessario

51

3 LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI3.5 Controlli dell’amministrazione

finanziaria

5°‐Controllo sull’osservanza delle garanzie e della tempistica del processo di conservazione sostitutiva e della tempistica nella emissione, ricezione e registrazione delle fatture elettroniche attive e passive

5°‐Controllo sull’osservanza delle garanzie e della tempistica del processo di conservazione sostitutiva e della tempistica nella emissione, ricezione e registrazione delle fatture elettroniche attive e passive

6°‐Verifica sull’effettuazione delle comunicazioni prescritte dalla norma 6°‐Verifica sull’effettuazione delle comunicazioni prescritte dalla norma

7°‐Verifica a campione sul singolo documento informatico7°‐Verifica a campione sul singolo documento informatico

8° ‐ Verifica a campione sull’archivio informatico8° ‐ Verifica a campione sull’archivio informatico

52

3 LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI3.5 Controlli dell’amministrazione

finanziaria

53

3 LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI3.6 Imposta di bollo

‐libro giornale e libro degli inventari‐ogni altro registro , se bollato e vidimato secondo lenorme dell’art 2215 e 2216 del c.c.

Versare € 14,62 ogni 2.500 registrazioni o

frazioni di esse

1) Comunicazione preventiva da presentare all’Ufficio delle Entrate competente , contenente il numero presunto degli atti ,dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno e l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta

2)Comunicazione consuntiva da presentare entro il mese di gennaio dell’ anno successivo all’Ufficio delle Entrate competente, contenente il numero dei documenti informatici ,distinti per tipologia ,formati dell’anno precedente e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dell’imposta , ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione

3)L’importo corrisposto, risultante dalla comunicazione consuntiva , viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell’imposta per l’anno in corso

54

3 LA CONSERVAZIONE AI FINI TRIBUTARI3.7 Libro Unico sul lavoro

Registrazioni su Libro Unico(Decreto Ministero Lavoro 9 luglio 2008; Circolare n.

20/2008 Ministero Lavoro;Vademecum 9 dicembre

2008)

Formate e stabilizzate come singoli documenti informatici con Firma digitale e Riferimento temporale

Conservati in lotti mensili con firma digitale e marca temporale del responsabile della conservazione sull’insieme dei documenti o delle impronte dei documenti

Archiviazione con chiavi di ricerca

Paragrafo 4LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

55

56

4 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

la possibilità di emettere e conservare la fattura in

formato digitale

la possibilità di emettere e conservare la fattura in

formato digitale

4.1 Premessa

57


A – fatturazione telematica

quando l’emittente trasferisce la fattura al destinatario in formato

elettronico

quando l’emittente trasferisce la fattura al destinatario in formato

elettronico

4.1 Premessa

necessaria la stampa cartacea della fattura

Il lay out non deve essere uguale ma è necessario che le informazioni siano le stesse

nella realtà questa non è «fatturazione elettronica» ma trasmissione telematica della fattura

58


B‐ conservazione sostitutiva

processo che consente, indipendentemente dal supporto tecnologico

utilizzato, di conservare in formato digitale i

documenti

processo che consente, indipendentemente dal supporto tecnologico

utilizzato, di conservare in formato digitale i

documenti

4.1 Premessa

L’argomento è stato già trattato nel precedente capitolo 3

59


C – fatturazione elettronica

la fattura nasce, viene trasmessae viene conservata sia

dall’emittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in

formato elettronico

la fattura nasce, viene trasmessae viene conservata sia

dall’emittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in

formato elettronico

4.1 Premessa

60


C bis fatturazione sistemi EDi

Le fatture o meglio i dati relativi alle fatture trasmessi attraverso sistemi EDI possono essere considerati

fatturazione elettronica anche senza la firma digitale e il riferimento

temporale del contenuto

Le fatture o meglio i dati relativi alle fatture trasmessi attraverso sistemi EDI possono essere considerati

fatturazione elettronica anche senza la firma digitale e il riferimento

temporale del contenuto

4.1 Premessa

CONDIZIONE: i sistemi attraverso cui i dati vengono trasmessi rispettino la accomandazione94/820/CE, cioè qualora gli stessi sistemi di trasmissione dei dati garantiscano l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto


FLUSSO FATTURAZIONE4.1 Premessa

fornitoreFatturazione

trasmissione

Emailpec

Edi

ricezione cliente

Conservazione sostitutiva


FLUSSO FATTURAZIONE

4.2 La normativa di riferimento

Fatturazione elettronica

1‐Direttiva 115 del 2001

2 ‐Art. 21 dpr633/72

3‐ Direttiva 45 del 2010


CONDIZIONI RICHIESTE

ART. 21 DPR 633


Non sono ammesse

‐macroistruzioni‐ codici eseguibili

Accordo con il destinatario

Attestazione della data

Autenticità della loro origine :il destinatario deve avere la

certezza che la fattura provengadalla persona che l’ha emessa

Integrità del loro contenuto: nulla nel documento‐fattura deve modificarsi nel transito

ed archiviazione

Garantite”mediantel’apposizione su ciascuna

fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma

elettronicaqualificata ell’emittente

Garantite” mediante sistemi EDI di trasmissione

elettronica dei dati chegarantiscano i predettirequisiti di autenticità

eintegrità

fatturazionefatturazione


CONDIZIONI RICHIESTE

ART. 21 DPR 633


Obbligo di archiviazione in formato elettronico per le

fatture elettroniche emesse o ricevute

Il luogo di archiviazione delle fatture può essere situato in un Paese

estero

Possibilità di archiviare in formato elettronico , per le

fatture generate in elettronico , ma consegnate o spedite in cartaceo (caso in cui manca l’accordo con il destinatario)

L’accesso da parte dell’amministrazione finanziaria può essere

eseguito anche agli archivi informatici raggiungibili dal

luogo della verifica

archiviazionearchiviazione

65


PIENA EQUIPARAZIONE

Novità a partire dal 1 gennaio 2013

Novità a partire dal 1 gennaio 2013

4.2 Novità direttiva CE

2010/45

Art. 217 ‐ Ai fini del presente capo, per «trasmissione o messa a disposizione per via elettronica», si intende la trasmissione o la messa a disposizione del destinatario di dati mediante attrezzature elettroniche di trattamento (inclusa la compressione numerica) e di memorizzazione, e utilizzando fili, radio, mezzi ottici o altri mezzi elettromagnetici

Art. 217 ‐ Ai fini della presente direttiva per “fattura elettronica” s'intende una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico.

Tutti i riferimenti al termine fattura valgono anche le fatture elettroniche

ART. 217

66


NORME APPLICABILI ALLA FATTURAZIONE

CARTACEA ED ELETTRONICA


2010/45

Art. 219 BIS

NON ESISTEVA

Con l’introduzione dell’art. 219‐bis, illegislatore comunitario ha inteso fissarele regole per individuare le normeapplicabili alla fatturazione (cartacea edelettronica), in via principale, quelledello Stato membro in cui “si consideraeffettuata la cessione di beni o laprestazione di servizi

ART. 219 BIS

67

4 LA FATTURAZIONE ELETTRONICAPIENA EQUIPARAZIONE


2010/45

Articolo 2331. L'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità di una fattura, sia essa cartacea o elettronica, sono assicurate dal momento dell'emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fattura.Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura. Ciò può essere realizzato attraverso con trolli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura e una cessione di beni o una prestazione di servizi. “Autenticità dell'origine” implica la comprovazione del l'identità del fornitore o del prestatore o dell'emittente della fattura. “Integrità del contenuto” implica che il contenuto richiesto in conformità con la presente direttiva non è stato alterato.2. Oltre al tipo di controlli di gestione descritto nel paragrafo 1, costituiscono esempi di tecnologie che assicurano l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto di una fattura elettronica:a) la firma elettronica avanzata ai sensi dell'articolo 2, punto 2, della direttiva 1999/93/CE del Parlamento eu ropeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche , basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura ai sensi dell'articolo 2, punti 6 e 10, della direttiva 1999/93/CE; b) la trasmissione elettronica di dati (EDI) quale definita all'articolo 2 dell’allegato 1 della raccomandazione 1994/820/CE della Commissione, del 19 ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati, qualora l'accordo per questa trasmissione preveda l'uso di procedure che garantiscano l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati

Articolo 233 1. Le fatture trasmesse o messe a disposizione per viaelettronica sono accettate dagli Stati membri a condizione chel'autenticità della loro origine e l'integrità del loro contenutosiano garantite mediante uno dei metodi seguenti:a) una firma elettronica avanzata ai sensi dell'articolo 2, punto 2), della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche (1);b) la trasmissione elettronica di dati (EDI) quale definita all'articolo 2 della raccomandazione 1994/820/CE della Commissione del 19 ottobre 1994, relativa agli aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati qualora l'accordo per questa trasmissione preveda l'uso di procedure che garantiscano l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.Le fatture possono tuttavia essere trasmesse o messe a disposizione per via elettronica secondo altri metodi, previo accordo dello o degli Stati membri interessati.2. Ai fini del paragrafo 1, primo comma, lettera a) gli Stati membri possono inoltre esigere che la firma elettronica avanzata sia basata su un certificato qualificato e sia creata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura ai sensi dell'articolo 2, punti 6) e 10), della direttiva 1999/93/CE.3. Ai fini del paragrafo 1, primo comma, lettera b) gli Stati membri possono inoltre, salvo le condizioni da essi stabilite, richiedere la trasmissione di un documento riassuntivo supplementare cartaceo

ART. 233

68

4 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA4.2 Novità

direttiva CE 2010/45

QUINDI……viene attribuita ai soggetti passivi liberaautonomia nella scelta dei sistemi disicurezza da adottare per garantire irequisiti di “autenticità, integrità eleggibilità”; a tale libertà fa da contraltarela responsabilità, che ricade sui medesimisoggetti, di comprovare l’adeguatezza el’affidabilità del metodo utilizzato.

QUINDI……viene attribuita ai soggetti passivi liberaautonomia nella scelta dei sistemi disicurezza da adottare per garantire irequisiti di “autenticità, integrità eleggibilità”; a tale libertà fa da contraltarela responsabilità, che ricade sui medesimisoggetti, di comprovare l’adeguatezza el’affidabilità del metodo utilizzato.

PIENA EQUIPARAZIONE

69

4 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA4.3 Emissione della fattura

DATA EMISSIONE

all’atto della consegna o spedizione

all’atto della consegna o spedizione

trasmissione elettronicatrasmissione elettronica

consegna o spedizione cartacea

consegna o spedizione cartacea

all’atto della trasmissione per via

elettronica

all’atto della trasmissione per via

elettronica

modalitàemissione

fattura

“Per quanto concerne la data di emissione della fattura si ricorda … che non assume rilievo il momento della compilazione della fattura ove a questa non segua la consegna o la spedizione alla controparte. Peraltro, dovendo necessariamente la data di emissione essere indicata nel documento, soprattutto ai fini dell’esatta imputazione al periodo di riferimento, si precisa che, per data di emissione deve intendersi la data indicata nella fattura, ritenendola coincidente, in assenza di altra specifica indicazione, con la data di consegna o con quella di spedizione”.(Circolare n. 134 del 5 agosto 1994)

70


A) LE FATTURE ANALOGICHE SPEDITE PER POSTA: DATAEMISSIONE

(ARTICOLO 21 DEL DPR 26 OTTOBRE 1972, N. 633)

La fattura riportala data del 30

giugno

L’operatore ha terminatola compilazione delle

fatture nell’ERP aziendaledopo averle verificate e

controllate

L’operatore iniziala compilazionedelle fatturenell’ERP aziendale

Le fatture sono stampate, imbustate e spedite, oppure viene inviato lo spool distampa agli operatori specializzati per la postalizzazione

30 GIUGNO

2LUGLIO

4 LUGLIO 5 LUGLIO

La data di emissione della fattura è il 30 giugno L’ERP aziendale nel momento della compilazione della fattura, collega alla data della fattura, che nel nostro caso è anche la data di emissione,

‐ sia il termine quindicinale di registrazione IVA (art. 23, comma 1, del DPR 633/72)‐ sia la data da riportare sul registro delle fattura (art. 23, comma 2, del DPR 633/72).

71


B) LE FATTURE ELETTRONICHE SPEDITE PER POSTA: DATA EMISSIONE



giugno

L’operatore ha terminato

la compilazione delle

fatture nell’ERP aziendaledopo averle verificate econtrollate

L’operatore inizia

la compilazionedelle fatturenell’ERP aziendale

Le fatture sono stampate, imbustate e

spedite, oppure viene inviato lo

spool distampa agli operatori

specializzati per postalizzazione

30 GIUGNO 2 LUGLIO 4 LUGLIO 5 LUGLIO

La data di emissione della fattura è il 30 giugno. L’ERP aziendale nel momento della compilazione della fattura, collega alla data della fattura, che nel nostro caso è anche la data di emissione,

‐ sia il termine quindicinale di registrazione IVA (art. 23, comma 1, del DPR 633/72)‐ sia la data da riportare sul registro delle fattura (art. 23, comma 2, del DPR 633/72).

6 LUGLIO



7 LUGLIO

Le fatture sono tampate, imbustate e spedite, oppureviene inviato lo spool di stampaagli operatori

specializzati per lapostalizzazione (Postel spa,

Selecta spa, etc…)

72


C) LE FATTURE ELETTRONICHE PUBBLICATE SUL WEB: DATA EMISSIONE



giugno






I dati sono statiacquisiti ed aggregati

dal software difatturazioneelettronica generando

i pdf delle stesse il 5 luglio


“Peraltro, l’emissione della fattura può coincidere con il momento in cui la fattura elettronica è messa a disposizione del destinatario al quale vengainviato un semplice messaggio (e‐mail) contenente un protocollo di comunicazione ed un link di collegamento al server ove la fattura è reperibile. Intal modo il destinatario, collegandosi al sito, può effettuare in qualsiasi momento il download della fattura, ossia scaricare il documento elettronico. Inogni caso, occorre che il ricevente sia nelle condizioni di leggere il documento così come messo a disposizione nel server e, pertanto, è assolutamenteindispensabile il preventivo accordo tra le parti.” (Circolare Agenzia Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005).

6 LUGLIO

Le fatture sono statefirmate

digitalmentecon apposizione

delriferimento temporale il6 luglio

7 LUGLIO

Le fatture sono messe a

disposizione dei clienti su server, con invio di

semplice e‐mailcontenente linkAl download il 7

luglio

73


D) LE FATTURE ELETTRONICHE SPEDITE VIA PEC.DATA EMISSIONE



giugno






I dati sono statiacquisiti ed aggregati

dal software difatturazioneelettronica generando

i pdf delle stesse il 5 luglio


La data di emissione della fattura coincide con la sua trasmissione elettronica che è il 7 luglio 2005. La data riportatadalla PEC si ritiene assimilata ad un’ “… altra specifica indicazione…” che determina il momento di emissione dellafattura come precisato nella circolare del 5 agosto 1994 nr 134

6 LUGLIO

Le fatture sono statefirmate

digitalmentecon apposizione

delriferimento temporale il6 luglio

7 LUGLIO

Le fatture sonotrasmesse ai clienti conposta

elettronicacertificata (PEC)

il 7 luglio

74

4 LA FATTURAZIONE ELETTRONICA4.4 Fattura

emessa da terzi

DATA EMISSIONE

il terzo dovrà apporre la propria firma elettronica il terzo dovrà apporre la propria firma elettronica

Fattura compilata sulla base di un flusso di dati inviata dal

committente/cedente

Fattura compilata sulla base di un flusso di dati inviata dal

committente/cedente

Fattura compilata da parte del

committente/terzo

Fattura compilata da parte del

committente/terzo

Il committente/cedente prestatore dovrà apporre la propria firma elettronica

Il committente/cedente prestatore dovrà apporre la propria firma elettronica

Fatturaemessa da

terzi

Paragrafo 5LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

75

76

5 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

una casella di posta aggiuntiva con finalità ed uso differenti ‐mediante cui è possibile inviare messaggiaventi valore legale equiparato a quello di una raccomandata con

ricevuta di ritorno.



5.1 definizione


POSTA ELETTERONICACERTIFICATA

D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, «Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta certificata a norma dell’articolo 27 della Legge 16 gennaio

2003, n. 3»

D.M. 2 novembre 2005, «Regole tecniche per la formazione, trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta

elettronica certificata

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione

digitale


78






5.3 valore giuridico della posta non

certificata

79

5 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA5.4 vantaggi e svantaggi della posta certificata

Vantaggi1. utilizzo indipendente dagli orari di apertura degliuffici postali

2 . costi della singola operazione molto contenuti

3. semplicità ed economicità di archiviazioneinoltro/riproduzione

4. facilità di invio a più destinataricontemporaneamente, purché non nascosti

5. possibilità di consultazione ed uso anche dapostazione diverse ed in qualunque momento

6. grande difficoltà di contraffazione dei messaggi

7. trasmissibilità di diversi formati di allegati

8. certificazione dell’integrità del contenuto della trasmissione.

Svantaggi1. costi di impianto notevoli (per il Gestore diposta);

2. necessità dell’utilizzo di un personal computer edi una connessione ad internet

3. necessità di un contratto con un «gestore P.E.C.»(e quindi: pagamenti periodici, rinnovi contrattualietc.)

4. mancanza di un riferimento univoco per singolodestinatario (un singolo soggetto può avere piùindirizzi).

80


5.5 soggetti obbligati

81


Società commerciali

Società semplici

Società cooperative

Società in liquidazione ed in fallimento

Società estere che hanno in Italia sede secondarie

5.5 soggetti obbligati

82

5 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA5.6 gestione della Pec

Gestione in proprio

Affidamento ad uno studio

professionale la gestione della propria casella

Lo Studio professionale indica come casella di

posta dell’azienda quella dello Studio

83

5 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA5.6 funzionamento della pec

FONDAZIONE SIAV ACADEMY VINCENZO GAMBETTA – «PEC

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA»

Un messaggio PEC, come per tutti gli strumenti di posta elettronica, oltrea poter esso stesso contenere informazioni nel suo testo è anche unvettore di documenti che possono avere qualunque formato ed,eventualmente, essere sottoscritti elettronicamente o cifrati

Invio del messaggio mediante la Pc (PUNTO 1)Il gestore effettua i controlli ed elabora una ricevuta di presa in consegna(PUNTO 2) nella quale inserisce il messaggio così come gli è statotrasmesso dal mittente, lo firma elettronicamente e lo restituisce almittenteQualora il gestore del mittente rilevi irregolarità formali, o la presenza divirus informatici, provvederà ad inviare al mittente rispettivamente unavviso di non accettazione (con le relative motivazioni) o un avviso dinon accettazione per virus informatico. Il processo qui si arresta. Ilgestore, nel caso rilevi virus nella posta inoltratagli non solo è tenuto anon inoltrarla, ma deve provvedere a conservarla almeno per trentamesi.

Il gestore del mittente invia il messaggio al gestore del destinatariomediante una busta di trasporto (PUNTO 3)

84

5 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA5.6 funzionamento della pec

FONDAZIONE SIAV ACADEMY VINCENZO GAMBETTA – «PEC

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA»

Il punto di ricezione informa, quindi, il gestore del mittente del correttotrasferimento del messaggio e dalla sua presa in carico ritornandogli unaricevuta di presa in carico (PUNTO 4).

Il gestore del destinatario può procedere, a questo punto, a depositare ilmessaggio nella casella postale a disposizione del destinatario (PUNTO 5)

Il gestore destinatario provvede ad inviare la prevista ricevuta diavvenuta consegna al mittente (PUNTO 6)

Il destinatario è in grado di prenderne visione (FIGURA 7)

LA PEC NON RILASCIA RICEVUTA DI LETTURA!

85

5 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA5.7 Applicazioni pratiche della Pec

P.E.C. in sostituzione della raccomandata con ricevuta di ritorno per la convocazione dei Consigli di AmministrazioneP.E.C. in sostituzione della raccomandata con ricevuta di ritorno per la convocazione dei Consigli di Amministrazione

P.E.C. per trasmettere il testo delle delibere e per renderlo al Segretario della riunione con le correzioni proposte.P.E.C. per trasmettere il testo delle delibere e per renderlo al Segretario della riunione con le correzioni proposte.

P.E.C. in sostituzione della raccomandata con ricevuta di ritorno per la convocazione delle Assemblee, per l’acquisizione delle deleghe e la restituzione del foglio presenze firmato digitalmenteP.E.C. in sostituzione della raccomandata con ricevuta di ritorno per la convocazione delle Assemblee, per l’acquisizione delle deleghe e la restituzione del foglio presenze firmato digitalmente

Comunicazioni tra locatario e locatore (comunicazioni variazioni istat, disdette, rinnovi)Comunicazioni tra locatario e locatore (comunicazioni variazioni istat, disdette, rinnovi)

Accettazione di clausole contrattualiAccettazione di clausole contrattuali

Richieste, solleciti di pagamento e messa in mora (la richiesta, o sollecito di pagamento, per costituire elemento di prova deve essere prodotto in forma scritta ex art. 1219 del Codice Civile)Richieste, solleciti di pagamento e messa in mora (la richiesta, o sollecito di pagamento, per costituire elemento di prova deve essere prodotto in forma scritta ex art. 1219 del Codice Civile)

La P.E.C. semplifica il processo di autoprestazione postale (art. 8 del D.Lgs. 22 Luglio 1999, n. 261). Prima occorreva recarsi presso l’ufficio postale: a) orari d’ufficio, raggiungibilità, scioperi ... b) il timbro sul documento non ne certifica il contenuto, né l’unicità né, infine, l’integrità. La P.E.C. consente in autonomia l’apposizione del timbro orodatario «virtuale» sul file firmato digitalmente.

La P.E.C. semplifica il processo di autoprestazione postale (art. 8 del D.Lgs. 22 Luglio 1999, n. 261). Prima occorreva recarsi presso l’ufficio postale: a) orari d’ufficio, raggiungibilità, scioperi ... b) il timbro sul documento non ne certifica il contenuto, né l’unicità né, infine, l’integrità. La P.E.C. consente in autonomia l’apposizione del timbro orodatario «virtuale» sul file firmato digitalmente.

L’importanza dell’attribuzione di una data certa ed opponibile ai terzi, ai sensi dell’articolo 2704 del Codice Civile, a diversi atti quali, ad esempio, la concessione di un finanziamento (non a titolo di aumento di capitale) da parte dei soci di una società alla stessa.

L’importanza dell’attribuzione di una data certa ed opponibile ai terzi, ai sensi dell’articolo 2704 del Codice Civile, a diversi atti quali, ad esempio, la concessione di un finanziamento (non a titolo di aumento di capitale) da parte dei soci di una società alla stessa.

86

5 LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA5.8 Criticità

Non certifica l’allegato, esattamente come nella raccomandata cartacea

Mancate Garanzie di Privacy e Sicurezza. Transita dai server come la posta elettronica «normale», quindi in chiaro ed in «busta aperta»

Chiunque può aprire una casella con il nome di un altro … Come nella posta elettronica ordinaria potrei utilizzare in uscita [email protected], anche nella P.E.C. potrei richiedere [email protected].

La Pec presuppone un diverso approccio verso la posta elettronica. Si è obbligati a controllarla.

Limiti agli invii «massivi». Almeno un «A:» (To:). Non previsti i nascosti «CCN:» (Bcc:). Ricevuta completa solo per il destinatario principale, per gli altri ricevuta «ridotta»

La P.E.C. è un sistema chiuso. Non interoperabilità con standards stranieri

Durata dell’archiviazione. Art. 2220 del Codice Civile ‐ Conservazione delle scritture contabili prevede che la conservazione sia per almeno 10 anni. Le ricevute P.E.C. sono conservate per 30 mesi. Soluzione: conservazione sostitutiva o gestionali professionali P.E.C.

Paragrafo 610….buoni motivi per adottarela conservazione sostitutiva

87

I Riduzione dei costiTempo di ritornosull’investimento

fonte:Politecnico

Milano

Completa integrazione

88

I Riduzione dei costiAnalisi risparmio

(settore largo consumo)

1 tradizionale: nessuna integrazione edematerializzazione del ciclo dell’ordine (i documenti delciclo dell’ordine sono scambiati tramite telefono, fax oposta);

2 intermedio: coesistono nel ciclo dell’ordinefasi/attività con elevato grado di integrazione edematerializzazione e fasi/attività gestite in modalitàtradizionale;

3 integrato: tutti i documenti del ciclo sono trasmessicon tecnologie di scambio elettronico di documentiprocessabili e i documenti fiscali sono gestiti conconservazione sostitutiva.

a) Scenari tecnologici

fonte:Politecnico

Milano

89

Analisi risparmio

b.1) stima del risparmio (suddivisione processi)

In Figura è riportata lastima del costo del ciclodell’ordine nei tre scenaritecnologici, misurato comecosto per ordineequivalente (ossia il costocomplessivo dell’interociclo rapportato al numerodegli ordini gestiti) eripartito nelle quattro fasiprincipali.

Il costo del ciclodell’ordine vale nelloscenario tradizionalequasi 69 euro per ordine.Lo scenario di massimaintegrazione edematerializzazionecomporta un risparmio dicirca 57 euro, oltre l’80%rispetto al costo delloscenario tecnologicotradizionale, e unrisparmio pari a circa 39euro/ordine rispetto alloscenario intermedio (oltre il75% del costo del ciclointermedio

fonte:Politecnico

Milano

90

Analisi risparmio

b.2) stima del risparmio (tra operatori) In Figura il risultato

complessivo è suddivisoper attore, distinguendo traproduttore e distributore.Negli scenari tradizionale eintermedio, il costo èsbilanciato verso iproduttori, che da un lato,come già citato, sioccupano spesso diraccogliere gli ordinidirettamente a puntovendita o a CeDi, dall’altrosi accollano la maggiorparte dei costi di nonconformità nella fase diconsegna.

fonte:Politecnico

Milano

91

Analisi risparmio

b.3) stima del risparmio (suddiviso ciclo ideale e non conformità

In Figura il costocomplessivo è invecesuddiviso in costo digestione del ciclo ideale ecosto di gestione delle nonconformità. Nello scenariotradizionale il costo digestione delle nonconformità è pari a quasi il45% del costo complessivodi gestione del ciclo e valepiù di 30 euro/ordine. Ilquasi annullamento dellenon conformità che siottiene passando dalloscenario tradizionale alloscenario integrato –permangono comunquenello scenario integratoalcune non conformitàlegate a prezzi-sconti equalche errore di consegna– vale più di 28 euro perordine ed è pari a circa lametà del beneficiocomplessivo.

fonte:Politecnico

Milano

92

Analisi risparmio

b.4) stima del risparmio (analisi del ciclo ideale)

In Figura si mostranoinfine i costi del solo cicloideale articolati pertipologia di risorsa.

Possiamo notare che laprincipale voce di costosono le risorse umane,seguita dai materiali.

La riduzione del costo dellerisorse umane passandodallo scenario tradizionalea quello più integrato èpari a circa 24euro/ordine. Anche nelloscenario più integrato, si èipotizzato che permanganoalcune attività manuali,come ad esempio lacomposizione dell’ordine ealcune attività dicontrollo/verifica/approvazione

fonte:Politecnico

Milano

93

I Riduzione dei costi

Nella ricerca del politecnico non vengono valorizzati irisparmi connessi ad altri processi come quelloamministrativo, decisionale etc..che beneficianosicuramente di enormi vantaggi dalla digitalizzazione degliarchivi aziendali.

94

II Miglioramento immagine aziendale

“risposte sempre pronte e certe, in tempo reale”

95

III Condivisione degli Archivi

“Lo stesso documento può essere consultato da più

persone contemporaneamente senza passaggio di carte da una scrivania all'altra, ma

condivisione totale ed immediata”

96

IV Sicurezza

“Il documento digitale rimane nel tempo uguale all'originale

conservato. Possibilità di duplicare gli archivi in modo

da pianificare il disaster recovery”

97

V Riduzione degli spazi

“Il posto occupato dall’archivio tradizionale,

potrà essere riutilizzato per altre attività ben più

redditizie quali uffici nuovi, sale riunioni, sale attesa, per usi materiali quotidiani ecc.

ecc.).”

98

VI Riservatezza

“in tempo reale chiunque potrà consultare a video e dal proprio posto di lavoro tutti

gli archivi aziendali evitando inutili fotocopie cartacee e

stampe”

99

VII Reperibilità immediata dei documenti

“tramite parole chiave potranno essere ricercati tutti

i tipi di documento”

100

VIII Accesso documentitramite web

“Sarà possibile consultare gli archivi tramite internet,

dando la possibilità di consultare in autonomia e

senza intralciare il lavoro di nessuno, gli archivi che si

deciderà di pubblicare”

101

IX Possibilità di verifica degli utenti che accedono

agli archivi

“Potranno essere con facilità concessi permessi di accesso

a singoli utenti”

102

X Portabilità

“I trasferimenti di un ufficio non rappresenteranno più un

problema”

103

Paragrafo 7Aspetti operativi della conservazione sostitutiva

104

105

7 ASPETTI OPERATIVI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

7.1 Strumenti necessari

strumentistrumenti

ComputerComputer

ScannerScanner

Software dedicatoSoftware dedicato

PecPec

106


7.1 Strumenti necessari

ALCUNE CONSIDERAZIONI

La maggior parte dei sofware in commercio si «appoggia aigestionali» già utilizzati dall’azienda.

Il Software può essere sia residente nel pc/server che essere una web application.

107


7.2 Macro aree interessate

●●

Libri socialiLibri sociali

CorrispondenzaCorrispondenza

ContrattualisticaContrattualistica

ContabilitàContabilità

Ciclo passivoCiclo passivo

Ciclo attivoCiclo attivo

108

7 ASPETTI OPERATIVI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA7.3 Ciclo attivo

Generazione fattura

Archiviazione del blocco di fatture

Registrazione

Stampa registro

Stampa finale registro ed archiviazione sostitutiva

Fatturazioneelettronica

109

7 ASPETTI OPERATIVI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA7.3 Ciclo attivo

Fatturazionecartacea

Emissione delle fatture cartaceeEmissione delle fatture cartacee

Registrazione delle fatture

Registrazione delle fatture

Stampa del bar code con memorizzazione campi

ricerca

Stampa del bar code con memorizzazione campi

ricerca

Apposizione sulla fattura del bar codeApposizione sulla fattura del bar code

Produzione del file digitale per

l’archiviazione

Produzione del file digitale per

l’archiviazione

Produzione del file ricercabile xlm

Produzione del file ricercabile xlm

Associazione alla registrazione della

fattura il file in pdf tiff

Associazione alla registrazione della

fattura il file in pdf tiff

Archiviazione del fileArchiviazione del file

Apposizione della firma e della marca

temporale

Apposizione della firma e della marca

temporale

110

7 ASPETTI OPERATIVI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA7.4 Ciclo passivo

Archiviazione delle fatture passive:

«analisi di un progetto di conservazione»

del progetto è permettere l’archiviazione elettronica delle fatture

passive e dei relativi documenti di supporto e l’attivazione di un workflow per

gestire il recupero delle informazione mancanti e la successiva registrazione sul

gestionale dei documenti contabili

del progetto è permettere l’archiviazione elettronica delle fatture

passive e dei relativi documenti di supporto e l’attivazione di un workflow per

gestire il recupero delle informazione mancanti e la successiva registrazione sul

gestionale dei documenti contabili

Canale fornitori: implementazioneCanale fornitori: implementazione

Archivio elettronico fatture passive (recupero dei

documenti dalle fonti Email /Scanner / Portale fornitori )

Archivio elettronico fatture passive (recupero dei

documenti dalle fonti Email /Scanner / Portale fornitori )

Processo di OCR sui documenti Email e

da scanner (recupero

automatico alcuni dati per la

registrazione)

Processo di OCR sui documenti Email e

da scanner (recupero

automatico alcuni dati per la

registrazione)

Workflow di verifica fatture (verifica requisiti per

registrazione e supporto alla raccolta di informazioni mancanti)

Workflow di verifica fatture (verifica requisiti per

registrazione e supporto alla raccolta di informazioni mancanti)

Integrazione con il gestionale

Integrazione con il gestionale

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7 ASPETTI OPERATIVI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA7.4 Ciclo passivo

BENEFICI ATTESI Riduzione dei tempi di lavorazione delle fattureRiduzione dei tempi di lavorazione delle fatture

Facilità di recupero della documentazione anche per non utenti della contabilità fornitori (ufficio patrimonio, revisori ecc.)Facilità di recupero della documentazione anche per non utenti della contabilità fornitori (ufficio patrimonio, revisori ecc.)

Offerta di maggior Servizio al fornitore (stato evasione fattura, consultazione fatture, ecc)Offerta di maggior Servizio al fornitore (stato evasione fattura, consultazione fatture, ecc)

Garanzia di unico punto di ingresso delle fatture (Ufficio fornitori)Garanzia di unico punto di ingresso delle fatture (Ufficio fornitori)

Migliore gestione delle comunicazioni tra la contabilità fornitori e gli enti aziendaliMigliore gestione delle comunicazioni tra la contabilità fornitori e gli enti aziendali

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7.4 Ciclo passivo

MAPPA DEL PROCESSO PRIMA

DELL’IMPLEMENTAZIONE

1) ACQUISIZIONE DOCUMENTI

• I documenti (fatture passive, DURC, CIG) venivano ricevuti via posta ordinaria dall’Ufficio protocollo, che li consegnava alla Contabilità fornitori.

2) SMISTAMENTO•Un addetto della Contabilità fornitori consegnava i documenti ai colleghi competenti per la registrazione contabile (divisione del lavoro per categoria merceologica di acquisto).

3) ABBINAMENTO FATTURA A ORDINE •Per ciascuna fattura veniva ricercato l’ordine SAP di riferimento.

4) ABBINAMENTO FATTURA A ENTRATA MERCE / SERVIZIO

•Per ciascuna fattura venivano ricercate in SAP le entrate merce o le dichiarazioni di servizio reso corrispondenti. Nel caso in cui il controllo della fattura evidenzi una discrepanza di quantità rispetto a quanto ricevuto, la Contabilità Fornitori contatta prima l'ente gestore del contratto per verificare eventuali errori di ricevimento in SAP. In presenza di errori nella fattura, la contabilità fornitori contatta il fornitore per l'emissione della relativa nota di credito/fattura integrativa.

113


7.4 Ciclo passivo

MAPPA DEL PROCESSO PRIMA

DELL’IMPLEMENTAZIONE

7) CONTROLLO DURC E DISPOSIZIONE DI PAGAMENTO

•Alla scadenza, la Contabilità Fornitori verificava che tutte le fatture in scadenza estratte da SAP fossero supportate dal DURC in corso di validità e dalla dichiarazione sulla tracciabilità dei pagamenti (L.136/2010). Terminati i controlli, la Contabilità fornitori eseguiva la disposizione di pagamento per le fatture con documentazione di supporto regolare. Seguiva comunicazione e‐mail alla Tesoreria.

8) GESTIONE SOLLECITI FORNITORI

• I fornitori contattavano la Contabilità Fornitori per ottenere informazioni sullo stato di avanzamento dell’elaborazione della fattura.

•Nel caso in cui la documentazione necessaria per la liquidazione delle fatture fosse incompleta, la Contabilità Fornitori contattava il fornitore per sollecitarne l'invio.

9) ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

• Le fatture originali registrate fino al 31/12/2011 venivano inviate in archivio dopo il pagamento, insieme agli avvisi di pagamento ricevuti dall'ufficio finanza.

• L'archivista abbinava il singolo avviso di pagamento con la fattura liquidata e archiviava il tutto nel raccoglitore del fornitore ordinando in base alla data del pagamento.

114


7.4 Ciclo passivo

MAPPA DEL PROCESSO DOPO

L’IMPLEMENTAZIONE

1) ACQUISIZIONE DOCUMENTI

• I documenti (fatture passive, DURC, CIG) vengono ricevuti: via posta ordinaria dall’Ufficio protocollo, che li consegna alla Contabilità fornitori; via e‐mail (PEC, formato PDF) dalla Contabilità fornitori; attraverso caricamento nel Portale Fornitori da parte dei fornitori stessi.

• I documenti cartacei sono archiviati nel sistema documentale mediante scansione (da parte della Contabilità Fornitori). I documenti in PDF sono oggetto di riconoscimento ottico dei dati (OCR).

• I metadati estratti entrano nella coda di smistamento, insieme ai dati scaricati dal Portale fornitori.

2) SMISTAMENTO•Associazione massiva dei dati relativi alle fatture da registrare agli utenti competenti (eseguita a sistema dalla Contabilità fornitori). Possibilità di impostare una regola di smistamento automatico

3) ABBINAMENTO FATTURA/ORDINE4) ABBINAMENTO FATTURA/ENTRATA MERCE SERVIZIO5) GESTIONE DEI SOSPESI

: Il sistema consente i seguenti controlli a video:•Presenza e validità DURC/IBAN (se non presenti o non validi, non sarà possibile effettuare la registrazione)

•Esistenza e correttezza associazione tra fattura e ORDINE e FORNITORE in SAP•Esistenza e correttezza associazione tra fattura e ENTRATA MERCE/SERVIZIO in SAP

• In caso manchino dei dati o si debbano richiedere internamente delleinformazioni o attività, l’operatore può inoltrare la fattura tramite il workflowper raccolta informazioni ad altri utenti (controller di direzione) con un’azionespecifica.

•Nel caso in cui la documentazione necessaria per la liquidazione delle fatturefosse incompleta, la Contabilità Fornitori contatta il fornitore per sollecitarnel'invio (attività precedentemente svolta a fine processo.

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7.4 Ciclo passivo

MAPPA DEL PROCESSO DOPO

L’IMPLEMENTAZIONE

6) REGISTRAZIONE FATTURA

•Qualora i dati siano completi, l’utente procede alla registrazione contabile su SAP attivando la funzionalità di integrazione con il SAP WorkPlace. Tale funzionalità crea su SAP una coda di lavoro con i dati delle fattura riconosciuti/corretti dall’operatore ed il documento associatovi. Da tale coda di lavoro l’operatore può quindi completare la fase di registrazione direttamente su SAP.

• Eseguita la registrazione in SAP i documenti sono sincronizzati sul sistema di gestione documentale (archiviazione ottica). Ai documenti viene apposta una marca temporale (conservazione sostitutiva).

7) PAGAMENTO

•Gli utenti indicano:• In quale “rastrelliera” posizionare la fattura in termini di data scadenza pagamento

• Il pareggio completo della fattura (azione che sposta la fattura nella coda di “fatture pagate”).

• Eventuali blocchi al pagamento.

8) GESTIONE DEI SOLLECITI DA PARTE DEI FORNITORI

• I fornitori che hanno aderito al Portale Fornitori possono consultare direttamente sul Portale lo stato di avanzamento dell’elaborazione della fattura. Gli altri fornitori contattano la Contabilità Fornitori.

116


7.4 Ciclo passivo ANALISI COSTI BENEFICI

117


7.4 Ciclo passivo

CUMULATA DEI TEMPI DEL PROCESSO

IMPATTI SUI TEMPI DEL PROCESSO

INDICATORI DEI TEMPI DEL PROCESSO

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7.5 CONTABILITA’

L’ARGOMENTO E’ STATO AFFRONTATO NEL PARAGRAFO 4

119


7.6 CONTRATTI

• Se firmato digitalmente conl’applicazione della marcotemporale potrà esseretranquillamente archiviato.

• Non sarà necessario conservarela stampa cartacea.

CONTRATTODIGITALE

• Non potrà essere distrutta laversione cartacea.

• Dovrà essere scansita la versionecartacea al solo fine di reperirein minor tempo le informazioniivi contenute.

CONTRATTOTRADIZIONALE

120


7.7 CORRISPONDENZA

•Non potrà essere distrutta la versionecartacea per quella in entrata.

•Dovrà essere scansita la versione cartacea al solo fine di reperire in minor tempo le informazioni ivi contenute.

CORRISPONDENZACARTACEA

•MAIL: c’è un obbligo di conservazionedi 10 anni. Si tratterà quindi disalvare i files relativi a ciascuna casellamediante apposizione di firmadigitale e marca temporale. Taleobbligo di conservazione vale ancheper la PEC.

CORRISPONDENZAELETTRONICA

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7.7 LIBRI SOCIALI

Verbale di assemblea 20 gennaio 2012 firmato digitalmente e marcato

temporalmente dal Segretario e dal

Presidente.

Verbale di assemblea 30 aprile 2012 firmato

digitalmente e marcato temporalmente dal

Segretario e dal Presidente.

Verbale di assemblea 19 settembre 2012 firmato digitalmente e marcato


Presidente.

Verbale di assemblea 2 dicembre 2012 firmato digitalmente e marcato


Presidente.

Invio della IMPRONTA ALL’AGENZIA DELLE

ENTRATE con la FD e la MT del responsabile della conservazione sostitutiva

• Dott. Carlo Schiaffino

• 20123 Milano,Via Pietro Cossa 2• Tel. +39 02 36709728‐ fax 02 36709729

• 16121 Genova,Via Gabriele D'Annunzio 1,• Tel. +39 010 566128‐ fax 010 583297

• [email protected]

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ARCHIVIAZIONE e GESTIONE ELETTRONICA...

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