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Guida Operativa

ArchiviaOL

Indice

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Part I Introduzione 3

Part II Gestione utenze 5

Part III Modalità di accesso all'applicativo 7

................................................................................................................................... 71 Autenticazione da programmi fiscali e gestionali

................................................................................................................................... 72 Autenticazione stand alone

Part IV Funzionalità 10

................................................................................................................................... 101 Pagina introduttiva

................................................................................................................................... 102 Elenco Fascicoli

.......................................................................................................................................................... 11Menù applicativo generale

......................................................................................................................................................... 11TORNA ALLA HOMEPAGE - Pulsante di ritorno alla pagina introduttiva

......................................................................................................................................................... 11RICERCA FASCICOLO - Pulsante di ricerca di fascicoli archiviati

......................................................................................................................................................... 12CREAZIONE FASCICOLO - Pulsante di creazione fascicolo

......................................................................................................................................................... 14ARCHIVIAZIONE VELOCE - Pulsante di archiviazione file e contestualecreazione fascicolo

.......................................................................................................................................................... 17Gestione del singolo Fascicolo

......................................................................................................................................................... 17VISUALIZZA - Pulsante di visualizzazione fascicolo

......................................................................................................................................... 18AGGIUNGI FILE - Pulsante di caricamento nuovo documento

......................................................................................................................................... 22MODIFICA FASCICOLO - Pulsante di modifica fascicolo

......................................................................................................................................... 25ELIMINA FASCICOLO - Pulsante di eliminazione fascicolo

......................................................................................................................................... 27RIPRISTINA - Pulsante di ripristino fascicolo

.......................................................................................................................................................... 29Gestione dei file

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ArchiviaOLI

© 2014

Parte

I

ArchiviaOL3

© 2014

1 Introduzione

L'applicazione in oggetto è uno strumento per la gestione di archiviazione e consultazione didocumentazione in formato pdf, fascicolata, nonchè delle informazioni ad essa legate.

Parte

II

ArchiviaOL5

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2 Gestione utenze

AmministratoreL'utente amministratore può archiviare e visualizzare i propri file e quelli degli operatori chegerarchicamente risiedono sotto il suo dominio.

OperatoreGli operatori che sono sotto l'amministratore posso archiviare e visualizzare solamente i propri file enon hanno accesso ai file degli altri operatori.

Parte

III

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3 Modalità di accesso all'applicativo

3.1 Autenticazione da programmi fiscali e gestionali

Entrando nel Quadro Impostazioni dei programmi fiscali/gestionali, tramite la combinazione dei tastiAlt + b e Alt + q è possibile accedere direttamente all'interfaccia in oggetto, rispettivamente in

modalità di Archiviazione ed in modalità di Consultazione. L'autenticazione avviene in automatico

per l'utente in quanto il sistema è in grado di recuperare i dati necessari a partire da quellimemorizzati in fase di accesso al programma CAF24.

3.2 Autenticazione stand alone

L'autenticazione stand alone avviene attraverso una maschera nella quale è necessario fornire lecredenziali di accesso (user id e password).

Modalità di accesso all'applicativo 8

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Parte

IV

Funzionalità 10

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4 Funzionalità

4.1 Pagina introduttiva

Subito dopo l'autenticazione, viene presentata all'utente una pagina di introduzioneall'applicazione.

In alto a destra, durante tutta l'esperienza di navigazione dell'utente, e già a partire da questapagina, sono presenti:

Il nome dell'utente loggato

Una combo per la selezione della tipologia di documento su cui operare

Il pulsante di Logout

4.2 Elenco Fascicoli

Una volta che l'utente ha determinato la tipologia di documento su cui operare attraverso la combopresente in alto a destra,

viene presentata la pagina con l'elenco dei fascicoli.

ArchiviaOL11

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In questa fase l'utente ha la possibilità di scegliere le operazioni per la propria sessione di lavoro,come di seguito descritte.

4.2.1 Menù applicativo generale

4.2.1.1 TORNA ALLA HOMEPAGE - Pulsante di ritorno alla pagina introduttiva

Il Pulsante TORNA ALLA HOMEPAGE

permette di reindirizzare l'utente alla pagina introduttiva presentata dopo aver eseguito l'accesso.

4.2.1.2 RICERCA FASCICOLO - Pulsante di ricerca di fascicoli archiviati

Il Pulsante RICERCA FASCICOLO permette all'utente di accedere ad una maschera di ricerca perfiltrare l'elenco fascicoli visualizzato nella pagina Elenco Fascicoli.

Funzionalità 12

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Nella pagina che si apre inserire i parametri di ricerca e cliccare su CONFERMA RICERCA pereffettuare l'operazione.

Si viene poi reindirizzati alla pagina di Elenco Fascicoli in cui sono presenti i fascicoli ricercati.

4.2.1.3 CREAZIONE FASCICOLO - Pulsante di creazione fascicolo

Se l'utente si trova nella necessità di creare un fascicolo ma non ha ancora a disposizione idocumenti da archiviare, può accedere ad una maschera tramite Il pulsante CREAZIONE FASCICOLOper effettuare l'operazione in oggetto.

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Cliccando sul pulsante viene presentata la maschera di creazione, riempire i campi che definiscono leproprietà del fascicolo e cliccare sul pulsante CONFERMA CREAZIONE.

Si viene poi reindirizzati alla pagina di Dettaglio del Fascicolo in cui sono presenti i dati del fascicoloprecedentemente creato.

Funzionalità 14

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4.2.1.4 ARCHIVIAZIONE VELOCE - Pulsante di archiviazione file e contestuale creazione fascicolo

Se l'utente si trova nella necessità di creare un fascicolo e contestualmente ha a disposizione idocumenti da archiviare, può accedere ad una maschera tramite Il pulsante ARCHIVIAZIONE VELOCEper effettuare l'operazione in oggetto.

Riempire i campi che definiscono le proprietà del fascicolo e selezionare la opzione di archiviazionedesiderata:

ArchiviaOL15

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· Carica da file permette di caricare un file pdf già presente sul disco dell'utente

· Carica da scanner permette di caricare un file pdf attraverso l'acquisizione via scanner

Cliccare sul pulsante CONFERMA ARCHIVIAZIONE per effettuare l'operazione,

Funzionalità 16

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dopodichè si viene poi reindirizzati alla pagina di Dettaglio del Fascicolo in cui sono presenti i dati delfascicolo creato e una tabella con il file precedentemente archiviato.

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4.2.2 Gestione del singolo Fascicolo

Nella pagina di Elenco Fascicoli, se già presenti fascicoli archiviati, questi sono contenuti all'internodi una tabella.

E' possibile effettuare operazioni specifiche su ognuno di essi, come di seguito specificato.

4.2.2.1 VISUALIZZA - Pulsante di visualizzazione fascicolo

Cliccando sul pulsante VISUALIZZA

viene presentata una pagina di riepilogo delle proprietà del fascicolo.

Funzionalità 18

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Da qui è possibile effettuare una serie di operazioni che elenchiamo sotto.

4.2.2.1.1 AGGIUNGI FILE - Pulsante di caricamento nuovo documento

Il pulsante AGGIUNGI FILE

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permette di visualizzare la pagina ARCHIVIAZIONE FILE IN FASCICOLO in cui sono presenti le opzionidi caricamento file,

Funzionalità 20

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· Carica da file permette di caricare un file pdf già presente sul disco dell'utente si confermal'operazione di caricamento

· Carica da scanner permette di caricare un file pdf attraverso l'acquisizione via scanner

Cliccando sul pulsante CONFERMA ARCHIVIAZIONE si conferma l'operazione,

ArchiviaOL21

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dopodichè si viene reindirizzati alla pagina di dettaglio del Fascicolo, in cui sarà presente il nuovo filenella tabella evidenziata sotto.

ArchiviaOL23

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presente anche nella pagina Elenco Fascicoli,

permette di accedere alla maschera di modifica del fascicolo.

Con il pulsante CONFERMA MODIFICA si conferma l'operazione di modifica,

Funzionalità 26

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presente anche nella pagina Elenco Fascicoli,

permette di accedere alla maschera di eliminazione del fascicolo.

ArchiviaOL27

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Con il pulsante CONFERMA ELIMINAZIONE si conferma l'operazione,

dopodichè si viene reindirizzati alla pagina dell'elenco dei fascicoli.

4.2.2.1.4 RIPRISTINA - Pulsante di ripristino fascicolo

Al fine di effettuare il ripristino dei fascicoli eliminati è stato creato il pulsante RIPRISTINA presentenella pagina Elenco Fascicoli. Checkando il campo Seleziona per visualizzare eventuali Fascicolieliminati appaiono nella lista tutti quei fascicoli precedentemente eliminati e si attiva il pulsante inoggetto.

Funzionalità 28

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Cliccando si accede alla pagina RIPRISTINO FASCICOLO dove è possibile confermare il ripristino delfascicolo,

dopodichè si viene reindirizzati alla pagina dell'elenco dei fascicoli con il file precedentementeripristinato presente nella lista dei fascicoli.

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4.2.3 Gestione dei file

Nella pagina di dettaglio di ogni Fascicolo è presente una tabella dei File Archiviati relativi alFascicolo in questione.

Funzionalità 30

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Da qui è possibile effettuare una serie di operazioni:

· Cliccando sul questo pulsante si apre il file archiviato in formato pdf

· Cliccando su questo pulsante si effettua l'eliminazione del file

· Il pulsante RIPRISTINA consente di recuperare eventuali file precedentemente eliminati, per fareciò è necessario Checkare il campo Seleziona per visualizzare eventuali File eliminati

e nella tabella apparirà il file da recuperare con il RIPRISTINA attivo,

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