Anatomia di un ambiente di stampa intelligenteUna gestione documentale intelligente in azione

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Integra i documenti nei tuoi processi aziendali

Se sei il responsabile IT della tua azienda, la portata dell’impatto dei processi documentali sul tuo lavoro quotidiano potrebbe stupirti.

In media, la gestione dei documenti e della stampa costituisce il 15% dell’intero budget IT di una PMI e grava per almeno il 12% sulle risorse IT.1

Si tratta di un’importante fetta del tuo budget, che potrebbe essere utilizzata in modo più strategico. Si potrebbe pensare che adottare flussi di lavoro digitali al 100% sia la strada più rapida verso l’efficienza e il taglio dei costi, ma che ci si creda o meno, 40% dei processi aziendali si basa sui documenti.2

L’ufficio senza carta è ancora una chimera. E non si parla ancora abbastanza di come ottimizzare i processi basati sui documenti.

dei processi aziendali si basa sui documenti

40%

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Per implementare un ambiente di stampa intelligente devi trovare il giusto equilibrio tra stampa e digitale, così potrai:

• ottimizzare il mix di stampanti e multifunzione presenti in azienda;

• integrare le copie scansionate dei documenti cartacei nei flussi di lavoro digitali;

• recuperare i file digitali dal cloud e stamparli on demand, senza dover trovare soluzioni alternative;

• utilizzare carta e stampa in modo efficiente quando sono indispensabili.

Trovando la soluzione giusta sprecherai meno tempo e risorse, e le informazioni viaggeranno in azienda in modo fluido e affidabile.

In questo eBook analizzeremo le diverse componenti di un ambiente di stampa intelligente: utenti, stampanti e documenti. Quindi ti illustreremo come implementare processi più intelligenti per sfruttare al meglio la tua infrastruttura di stampa.

Integra i documenti nei tuoi processi aziendali

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Il secondo aspetto di un ambiente di stampa intelligente è il suo impatto sulla produttività degli utenti, la facilità con cui si connettono ai sistemi. Significa cioè che gli utenti possono svolgere il loro lavoro senza doversi scontrare con la tecnologia.

Devono cioè poter connettere le stampanti a qualsiasi dispositivo debbano utilizzare, che si tratti di un dispositivo mobile o di una app sul cloud, in modo che le informazioni viaggino con facilità tra dispositivi e sistemi.

Allo stesso tempo, però, rendere più efficienti i tuoi utenti non deve pregiudicare la produttività dell’IT, mentre oggi succede proprio questo, con il 40-60% delle chiamate all’assistenza che riguarda problemi di stampa.3 Ecco perché il terzo aspetto si occupa di ottimizzare il rendimento dei tuoi sforzi, rendendo il tuo ambiente di stampa più facile da gestire.

Vediamo cosa significa in pratica creare un ambiente di stampa intelligente.

Il primo aspetto di un ambiente di stampa intelligente è il ritorno sull’investimento nella tua infrastruttura di stampa. Significa non spendere troppo per i materiali di consumo e i dispositivi, e non sottoutilizzare consumabili e stampanti presenti in azienda.

Tre aspetti di un ambiente di stampa intelligente

Quota media del budget IT dedicata alla stampa

15%

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il numero di dispositivi in uso

il numero di marche

il numero di utenti per dispositivo

il numero di utenti che hanno necessità di stampare a colori

il numero di utenti e uffici che necessitano di stampanti personali

il numero di stampanti condivise o centralizzate necessario a soddisfare il resto degli utenti

l’ubicazione delle stampanti rispetto a quella delle persone che utilizzano ciascuna stampante

Possono sembrare domande semplici, ma identificare le risposte esatte è spesso più difficile di quanto si pensi.

Per ottimizzare il tuo ambiente di stampa, devi iniziare valutandone la portata. Significa individuare:

1. Ottimizza i tuoi investimenti

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Di fatto, molti responsabili dell’IT sbagliano del 70% la stima del numero di stampanti sparse in giro per l’azienda.

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• fornendo agli utenti e uffici che devono stampare a colori, come l’ufficio commerciale, i permessi necessari;

• riducendo i costi di archiviazione dei documenti cartacei digitalizzandoli;

• scegliendo stampanti e multifunzione in grado di adattarsi alle tue esigenze man mano che la tua attività cresce, con flussi di lavoro intelligenti e software personalizzato.

Verifica di persona la configurazione dei tuoi uffici e il risultato ti sorprenderà.

Se non altro, le informazioni raccolte ti serviranno a ottimizzare il tuo ambiente di stampa, così da generare un’efficienza reale:

• assicurandoti che la maggioranza degli utenti si trovi a una distanza appropriata da una stampante condivisa;

• assicurandoti che solo gli uffici con specifici requisiti di sicurezza abbiano una stampante personale;

• standardizzando la maggioranza delle stampanti centralizzate su impostazioni economiche, come il fronte-retro e la stampa in bianco e nero;

1. Efficienza

Stampa

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Connettività mobile e connettività al cloud

I dispositivi mobili e le applicazioni su cloud come Salesforce, Office 365 e Dropbox stanno diventando strumenti sempre più indispensabili per la produttività.

Un ambiente di stampa intelligente deve essere in grado di offrire un’integrazione perfetta alle app basate su cloud e consentire una stampa mobile facile e agevole.

Sai perché un ambiente di stampa intelligente sembra essere l’ideale per un mondo sempre più mobile? Perché è concepito proprio per questo.

La buona notizia per chi lavora fuori ufficio è che il 40% delle aziende supporta già la stampa mobile, mentre un altro 36% ha programmato di implementarla nei prossimi 12 mesi.4

Un ambiente di stampa in grado di soddisfare il modo di lavorare di oggi deve essere flessibile e in grado di offrire due cose:

2. Facilita la vita ai tuoi utenti

delle aziende supporta la stampa mobile

40%

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Definendo flussi di lavoro programmati in grado di salvare in automatico i documenti in cartelle specifiche, puoi creare app personalizzate sulle tue multifunzione che riducono processi multifase, come la fatturazione, a un solo passaggio. Quindi, invece di scansionare, archiviare e inviare email manualmente ogni volta che arriva una nuova fattura, basta premere un tasto denominato “Fattura” sulla multifunzione.

Puoi anche creare app personalizzate in base a utenti, processi e uffici specifici.

Flussi di lavoro automatizzati

I passaggi per svolgere un flusso di lavoro documentale spesso non sono poi così complicati. Per esempio, per elaborare un ordine di acquisto, si deve scansionare un documento cartaceo, salvarlo in una cartella designata e probabilmente avvertire un collega una volta completato il lavoro.

Invece di caricare i dipendenti di compiti ripetitivi, potresti utilizzare le tue multifunzione per automatizzare in un solo clic questi compiti di base.

2. Facilita la vita ai tuoi utenti

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Individuare e risolvere i problemi da remoto

Aberdeen Group stima che ogni ora improduttiva dell’IT costa alle piccole imprese $8.5815 e un’ampia parte dei tempi di inattività è costituita dal tempo speso per individuare i problemi, recandosi fisicamente presso l’utente per cercare di risolverli.

Quindi, invece di accorrere ogni volta che qualcosa smette di funzionare, implementa sulle tue multifunzione un’interfaccia virtuale accessibile direttamente dalla tua scrivania. In questo modo, se un utente ha problemi con un dispositivo, puoi cercare di risolverli dalla tua postazione invece di doverti recare alla stampante.

Configurare rapidamente le nuove multifunzione

Non dovrebbe essere necessario configurare manualmente ogni nuova multifunzione, con i permessi utente corretti, il controllo delle policy e le impostazioni predefinite.

Un ambiente di stampa intelligente ti consente di “clonare” letteralmente le configurazioni di una macchina e applicarle alle nuove.

Le tue stampanti devono essere abbastanza affidabili da non necessitare una cura costante. E devono essere facili da gestire, così quando sarà necessario il tuo intervento non perderai tempo. Le stampanti economiche possono essere d’aiuto nel breve termine. Ma nel lungo periodo, i costi e la manutenzione diventano difficilmente gestibili dall’IT. Per facilitare la vita dell’IT, un ambiente di stampa intelligente deve offrirti la capacità di:

3. Facilita la vita a te stesso

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Outsourcing strategico

Hai a disposizione molti modi per delegare il carico di gestione di un ambiente di stampa in espansione.

• Esternalizzare l’assistenza relativa alla stampa, così non dovrai passare la giornata a rispondere alle chiamate degli utenti.

• Automatizzare gli ordini dei consumabili impostando le tue multifunzione per avvisare un fornitore quando il toner comincia a scarseggiare.

• Esternalizzare l’ottimizzazione e la gestione del tuo intero ambiente di stampa a un fornitore di servizi di stampa gestiti.

Qualunque approccio di outsourcing tu scelga, l’obiettivo è assicurarti che l’ambiente di stampa non rappresenti un carico di lavoro troppo pesante per le tue risorse IT.

Sicurezza

Le stampanti che utilizzi non devono diventare l’anello debole dei tuoi protocolli di sicurezza Inoltre, il rispetto della compliance e delle policy di sicurezza su tutte le stampanti, le fotocopiatrici e gli scanner deve essere di facile amministrazione e abilitato come opzione predefinita.

3. Facilita la vita a te stesso

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Più la tua azienda crescerà, più processi documentali e dispositivi dovrai gestire per soddisfare il numero crescente dei tuoi utenti.

Nel qual caso, fare tutto da solo limiterebbe gli obiettivi raggiungibili.

I servizi di stampa gestiti (MPS) sono una soluzione ottimale per assicurarti un ambiente di stampa il più efficiente, agile e sicuro possibile, senza dover valutare, ottimizzare e gestire tutto da solo. Con l’aiuto del giusto fornitore MPS potrai:

• ridurre i costi del tuo ambiente di stampa fino al 30%;

• adattare la tua infrastruttura alle esigenze in trasformazione della tua attività in crescita;

• mantenere efficienza e sicurezza del tuo ambiente di stampa senza caricare di troppo lavoro l’IT;

• ridurre al minimo rischi e minacce alla sicurezza dei documenti in tutto l’ambiente;

• ottenere strumenti e consigli per incrementare la produttività globale dei dipendenti, identificando opportunità per automatizzare e ottimizzare i flussi di lavoro.

Quindi se desideri realmente ottimizzare il flusso di dati in azienda migliorando la produttività dei dipendenti, considera l’aiuto che puoi ottenere dai servizi di stampa gestiti.

Un ambiente di stampa intelligente utilizza al meglio il tuo budget e riduce gli sforzi per gestirlo. Implementare lebest practice e i consigli di cui ti abbiamo parlato finora è un ottimo punto di partenza.

Rendi più intelligente il tuo ambiente di stampa

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Razionalizza la gestione dei tuoi documenti

Migliorando la gestione dei documenti e migliorando di conseguenza il flusso delle informazioni, consenti alla tua azienda di lavorare in modo più intelligente.

Considerando il numero di processi che si basano su documenti, l’importo speso per gestirli e la quantità di tempo speso per elaborarli, l’impatto sull’azienda sarà decisamente significativo.

Mira a ottenere i tre obiettivi di un ambiente di stampa intelligente – il ritorno sugli investimenti di stampa, la produttività degli utenti e la tua capacità di gestione – e fornirai all’intera azienda solidi processi di base che miglioreranno il flusso del lavoro.

È un modo eccellente per influire strategicamente sull’organizzazione aziendale, dimostrando che il lavoro può migliorare.

Per consentire alle aziende in espansione di fare le scelte più intelligenti, è fondamentale che i loro dipendenti abbiano un accesso alle informazioni semplice, affidabile ed efficiente.

Le prossime mosse I servizi di stampa gestiti sono un modo ottimale per esternalizzare i processi fondamentali di gestione dei documenti e migliorare la tua agilità aziendale. Ti consentono di risparmiare fino al 30%, tutelare i tuoi documenti e automatizzare i flussi di lavoro.

Scopri gli 8 passi per scegliere il giusto partner MPS.

IL LAVORO PUÒ MIGLIORARE

A proposito di Xerox

Xerox contribuisce alla nascita di un modo nuovo di lavorare. Applicando le nostre competenze in materia di imaging, processi aziendali, analisi, automazione e insight incentrate sull’utente, progettiamo flussi di lavoro in grado di generare maggiore produttività, efficienza e personalizzazione. Operiamo in 180 paesi e con oltre 140.000 dipendenti creiamo innovazioni significative e forniamo servizi per processi aziendali, e apparecchiature, software e soluzioni di stampa che fanno una reale differenza per i nostri clienti, e per i loro clienti.

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Fonti

1 Studio Quocirca sui servizi di stampa gestiti per PMI, Europa-USA, Executive Summary, gennaio 2014

2 Poor document processes lead to significant business risk, IDC

3 Xerox RealBusiness Magazine – Gartner ITxpo Issue, 2012.

4 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT, IDC, 2012

5 Aberdeen Group, agosto 2013