Analisi del flusso “Ordine da...

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Analisi del flusso

“Ordine da Reparto”

Magazzini

Villa Fulvia


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Contenuti

INTRODUZIONE .................................................................................................................................................. 3

Fase 1: Autenticazione a sistema ................................................................................................................... 4

Fase 2: flussi dei magazzini ............................................................................................................................ 6

Fase 3: primo flusso: acquisti su richieste da reparto ................................................................................... 7

Fase 3.1: Conversione dell’ordine e contestuale ordine a fornitore ............................................................. 9

Fase 3.2: Conferma ordine d’acquisto ......................................................................................................... 10

Fase 3.3: Entrata merci ................................................................................................................................ 12

Fase 3.4: Consegna ...................................................................................................................................... 13

Fase 4: secondo flusso: acquisti su previsione e successiva assegnazione a reparto .................................. 14

Fase 4.1: ordine a fornitore ......................................................................................................................... 14

Fase 4.2: entrata merce ............................................................................................................................... 15

Fase 4.3: consegna ....................................................................................................................................... 17

Fase 5: terzo flusso: acquisti urgenti “transito” con assegnazione diretta del reparto .............................. 18

Fase 4.1: terzo flusso con ordine a fornitore ............................................................................................... 18

Fase 4.2: terzo flusso con ordine a fornitore – entrata merci ..................................................................... 19

Fase 4.3: terzo flusso – entrata merci diretta .............................................................................................. 20


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INTRODUZIONE

Il seguente processo si pone lo scopo di gestire le richieste provenienti da reparto fino a concludere l’iter con l’ordine a fornitore (se necessario) e conseguente entrata merci (carico) e consegna al reparto (scarico).


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FASE 1: AUTENTICAZIONE A SISTEMA

Non appena raggiunto il desktop del proprio terminale, cercare l’icona di “SAP Business One”.

Doppio click sull’icona e dopo qualche secondo apparirà la maschera per effettuare il login:

Inserire “id utente” e “password” con la seguente logica:

1. Id utente: iniziale del nome e cognome per intero, fino ad un massimo di 8 caratteri. esempio: per l’utente “Marco Giuliani”, l’utenza sarà “mgiulian”

M G I U L I A N

1 2 3 4 5 6 7 8

2. Password: inizialmente la password sarà “1234”.


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Dopo essersi autenticati la prima volta, come appena indicato il sistema proporrà la “modifica della password”, per permettere all’utente di inserire la propria:

Password precedente: inserire “1234”

Nuova Password: inserire la password desiderata (fino ad un massimo di 10 caratteri)

Confermare: confermare la nuova password


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FASE 2: FLUSSI DEI MAGAZZINI

L’utente magazziniere può scegliere di operare in tre modi diversi a seconda di ciò che intende fare:

1. Flusso 1: l’utente riceve la richiesta da reparto, la approva così com’è o decide di duplicarla ed emetterla corretta. Contestualmente decide anche di creare un ordine al fornitore dei medesimi articoli e quantità richieste (vedi pag. 7)

2. Flusso 2: l’utente desidera eseguire un ordine di approvvigionamento svincolato da qualunque tipo di richiesta dai reparti. Eseguirà il carico a magazzino e lo scarico al reparto, solo quando questi ne farà richiesta (vedi pag. 14)

3. Flusso 3: l’utente desidera gestire l’urgenza/transito, per articolo che non rappresenteranno giacenza per il magazzino, e quindi intende eseguirne l’entrata merce ed il contestuale scarico al reparto. (vedi pag. 18)


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FASE 3: PRIMO FLUSSO: ACQUISTI SU RICHIESTE DA REPARTO

L’utente riceve l’allert di sistema, ad indicare che è stata inserita una richiesta da reparto.

Cliccando sulla riga in grassetto visualizza il “Riepilogo” (dove è presente anche un eventuale messaggio inviato dall’utente di reparto) e può raggiungere la “Richiesta di Approvazione” tramite la freccia arancione in fondo alla maschera.

L’utente può visualizzare la richiesta da reparto cliccando sulla freccia arancione accanto alla dicitura “N° Documento”.

Dopo aver controllato l’ordine (che può stampare in qualsiasi istante tramite il pulsante presente sulla barra superiore

del programma: ) torna alla maschera di approvazione.


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L’utente può operare ora fra tre scelte:

1. Se l’ordine va bene così come è stato richiesto, l’utente apre il menù a tendina “Decisione”, ed imposta lo stato di questo ordine, ponendolo in “Autorizzato” per validare il documento.

2. Se l’ordine non dovesse andare bene, l’utente può respingerlo (scegliendo “Non Approvato” dal menù e motivando, se lo desidera, tramite il campo “Osservazioni”), ed attendere che il reparto emetta un nuovo ordine corretto.

3. L’utente può anche non approvare l’ordine come appena illustrato, ma emettere direttamente quello con le modifiche desiderate, cliccando con il tasto destro del mouse, sull’intestazione dell’ordine e scegliendo “Duplicare”. Il documento diviene quindi modificabile e l’utente può inserire tutte le variazioni che desidera.

In questo momento l’ordine ancora non è presente a sistema.

Ricordiamo che ’utente può verificare le quantità degli articoli richiesti cliccando sulla freccia arancione presente accanto al nome dell’articolo, all’interno dell’ordine. Si aprirà la maschera dell’anagrafica articolo. Raggiungo il tab “magazzino” potrà vederne la disponibilità.

Qualora l’articolo fosse presente, e quindi non esista necessità di ordinarlo al fornitore, si può tornare

sull’ordine, verificare se la data di consegna è corretta (altrimenti opera le opportune modifiche) e cilccare

il pulsante “Aggiungere” presente in basso a sinistra sulla maschera ( )

Qualora l’articolo risulti da ordinare, si proceda come spiegato nella sezione seguente.


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FASE 3.1: CONVERSIONE DELL’ORDINE E CONTESTUALE ORDINE A FORNITORE

In questo momento l’utente raggiungerà il tab “Logistica”, e spiccherà la casella “Ordini d’acquisto”:

Ora può finalmente aggiungere il documento a sistema.

Il documento approvato riporta all’apice dell’intestazione la dicitura: “Ordine Cliente *Autorizzato+”:


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FASE 3.2: CONFERMA ORDINE D’ACQUISTO

In questo momento all’utente appare la maschera di “Conferma ordine d’acquisto”:

Il campo “Codice BP” è parametrizzato automaticamente se nell’anagrafica Item è stato inserito un fornitore di default per l’item scelto, altrimenti risulta da compilare:

premendo il tasto TAB oppure cliccando sul simbolo “ ” si apre la lista dei Fornitori, dai quali è possibile scegliere quello adatto.


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Cliccando sul riquadro grigio alla sinistra del fornitore ( ) , i campi collegati si illuminano di giallo;

basterà ora cliccare sul pulsante con le frecce rivolte a destra ( )per indicare la merce da acquistare:

La merce si sposta nel riquadro di destra:

Cliccando su “Ok” l’ordine viene inserito a sistema.

Se si raggiunge l’ordine appena inserito, nel campo “Osservazioni”, nell’angolo in basso a sinistra della maschera, si potrà notare la dicitura: “Basato su Ordini Cliente ‘n’ ”:

Ad indicare il legame documentale del flusso.

Si noti che grazie ai pulsanti di navigazione presenti sulla barra superiore di BusinessOne, “Documento di Base” e “Documento di Destinazione”, è possibile muoversi all’interno della catena di documenti.

A conferma di ciò, se dall’ordine d’acquisto si preme il pulsante “Documento di Base”, il sistema apre l’ordine cliente (che riporta la dicitura “*Autorizzato+”), creato dall’utente di reparto.


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FASE 3.3: ENTRATA MERCI

Sarà ora possibile per l’utente, eseguire l’entrata merci, carico, a seguito dell’arrivo della stessa.

Basterà raggiungere il documento dell’ordine d’acquisto appena generato e tramite il pulsante “Copiare In”, scegliere il documento di destinazione “Bolla entrata merci”:

Si apre la maschera dell’entrata merci già compilata con i dati ereditati dall’ordine.

Aggiungendo il documento di Entrata Merci, se l’item è gestito a lotti, appare la maschera all’interno della quale si chiede di inserire i dettagli (inserire il nome del lotto, le quantità e la data di scadenza):

Confermando nuovamente l’entrata merci, il sistema provvede al carico di magazzino della quantità indicata.

Procedura Alternativa:

Dalla maschera “dell’Entrata Merci”, segliere il pulsante “Copiare Da” dopo aver inserito il fornitore, e compare una finestra con tutti gli ordini aperti del BP indicato


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FASE 3.4: CONSEGNA

Ora che la merce si trova a magazzino, l’utente può creare la “Consegna” (scarico a reparto).

Sempre tramite il menù laterale sceglierà:

Vendite Consegna

Inserirà il nome del reparto, e poi, tramite il pulsante in basso a destra “Copiare da” sceglierà la voce “Ordine Cliente”:

Si potrà quindi scegliere l’ordine desiderato, e la maschera della consegna ne erediterà tutte le informazioni.

La maschera della consegna può essere modificata, e l’utente può anche andare a consegnare una quantità inferiore a quella oridnata: in questo caso l’ordine resterà aperto per le quantità residue, ed una successiva Consegna fatta sempre a partire da quell’ordine riporterà nel documento, per default, le quantità ancora consegnabili.

Automaticamente il documento di consegna viene chiuso quando questa viene inserita.


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FASE 4: SECONDO FLUSSO: ACQUISTI SU PREVISIONE E SUCCESSIVA ASSEGNAZIONE A REPARTO

L’utente magazziniere decide di emettere un ordine a fornitore per approvvigionarsi, senza avere, quindi, alcun reparto a cui effettuare la consegna.

FASE 4.1: ORDINE A FORNITORE

L’utente raggiunge la maschera “dell’ordine a fornitore” tramite il menù laterale di SAP.

Si apre la maschera, dove l’utente compila l’intestazione e le righe, inserendo quindi il fornitore, gli articoli, le quantità e verificando i prezzi.

Quando l’ordine è pronto, l’utente lo inserisce a sistema cliccando sul

pulsante , posizionato in basso a sinistra, sulla maschera dell’ordine.

SAP restituisce la seguente finestra di selezione:

In questo caso, dovendo noi eseguire un ordine di approvvigionamento su nostra iniziativa, senza alcuna

richiesta da reparto da cui nasce, scegliamo il pulsante .

Il sistema assegna automaticamente i Centri di Profitto esatti, ed inserisce l’ordine nel database.

Grazie all’utilizzo delle frecce , posizionate sulla barra superiore di SAP, possiamo

raggiungere il documento appena inserito, e se non lo abbiamo già fatto, stamparlo tramite il pulsante .


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FASE 4.2: ENTRATA MERCE

Quando la merce sarà arrivata, potremo registrarne il carico, tramite l’apposita voce “Entrata Merci” del menù “Acquisti”.

Si apre la maschera all’interno della quale l’utente inserire nuovamente il fornitore.

Dopo aver inserito tale inforamazione, il pulsante “Copiare Da” posizionato in basso a destra sulla maschera, diventa cliccabile.

L’utente sceglierà: Copiare da Ordine d’Acquisto

Qualora dovesse esserci una solo ordine aperto per il fornitore indicato, SAP importa direttamente tutti i dati fra le righe della maschera, altrimenti propone la seguente finestra, all’interno della quale sono riepilogati tutti gli ordini aperti:

L’utente potrà agevolmente scegliere fra quelli presenti, o selezionarne più di uno tenendo premuto il

pulsante Shift ( ) sulla tastiera.

Dopo aver completato la scelta, premere il pulsante “Selezionare”.

SAP importa fra le righe dell’entrata merce, tutte quelle degli ordini selezionati.


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Compare la maschera dell’assistente del tasso di cambio:

Selezioniamo semplicemente il pulsante “Successivo” per veder popolata l’entrata merce con tutte le informazioni necessarie.

In questo momento tutte le informazioni delle righe diventano modificabili:

e quindi possiamo andare a cambiare le quantità, eliminare righe intere (tasto destro del mouse sulla riga e poi sceglire “Eliminare Riga”), etc.

Compiute tutte le modifiche del caso, l’utente cliccherà sul pulsante “Aggiungere”, in basso a sinistra sulla maschera.

Si apre quindi l’assistente per la definizione dei lotti (se gli articoli hanno tale configurazione, ovvero quelli di farmacia). Vedi pagina 12.

Completata tale definizione clicchiamo nuovamente su “Aggiungere”.


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FASE 4.3: CONSEGNA

Quando finalmente il reparto ci richiederà la merce, raggiungeremo tramite il menù laterale di SAP, la voce “Consegna”:

Si apre la maschera, e l’utente inserirà nel primo campo, il codice del reparto al quale desidera consegnare la merce (oppure inserisce nel secondo campo, il nome di tale reparto).

Compila le righe (decidendo cosa deve consegnare), e poi clicca il pulsanti “Aggiungere”. Il sistema inserisce la consegna al reparto nel database, ed effettua automaticamente gli scarichi dei lotti come segue:

Reperisce tutti i lotti presenti a sistema per gli articoli da consegnare

Ordina i lotti per data di scadenza, partendo da quello che scade per primo.

Consuma le quantità passando dalla scadenza più vicina a quella più lontana, fintanto che non ha esaurito il fabbisogno indicato sulle righe della consegna.


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FASE 5: TERZO FLUSSO: ACQUISTI URGENTI “TRANSITO” CON ASSEGNAZIONE DIRETTA DEL REPARTO

L’utente magazziniere che acquista articoli che non finiscono in giacenza al magazzino, poiché immediatamente consegnati al reparto che ne ha fatto richiesta, utilizza questo terzo ed ultimo flusso.

FASE 5.1: TERZO FLUSSO CON ORDINE A FORNITORE

L’utente raggiunge la maschera “dell’ordine a fornitore” tramite il menù laterale di SAP.

Si apre la maschera, dove l’utente compila l’intestazione e le righe, inserendo quindi il fornitore, gli articoli, le quantità e verificando i prezzi.

Quando l’ordine è pronto, l’utente lo inserisce a sistema cliccando sul

pulsante , posizionato in basso a sinistra, sulla maschera dell’ordine.

SAP restituisce la seguente finestra di selezione:

In questo caso, dovendo noi eseguire un ordine urgente/di transito, scegliamo il

pulsante .

Compare la seguente maschera, dove il sistema ci chiede per quale reparto stiamo eseguendo l’ordine.

Scegliamo il reparto cliccando sul rettangolo accanto al nome da noi desiderato e poi clicchiamo su “Seleziona”.


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FASE 5.2: TERZO FLUSSO CON ORDINE A FORNITORE – ENTRATA MERCI

Registriamo a sistema l’arrivo della mercetramite l’apposita voce “Entrata Merci” del menù “Acquisti”.

Si apre la maschera all’interno della quale l’utente inserirà nuovamente il fornitore.

Dopo aver inserito tale inforamazione, il pulsante “Copiare Da” posizionato in basso a destra sulla maschera, diventa cliccabile.

L’utente sceglierà: Copiare da Ordine d’Acquisto

Le righe vengono popolate con le informazioni dell’ordine appena indicato.

Controlliamo che le quantità e gli articoli siano corretti, ed aggiungiamo l’ordine a sistema.

SAP opera per noi, inserendo automaticamente a sistema la consegna al reparto.


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FASE 5.3: TERZO FLUSSO – ENTRATA MERCI DIRETTA

Quando l’utente si reca direttamente al fornitore, acquistando la merce che verrà poi indirizzata direttamente al reparto che ne ha fatto richiesta, raggiugne la maschera dell’entrata merci tramite il menù laterale di SBO: Acquisti Entrata Merci

Inserisce il fornitore, gli articoli, e per ogni articolo indica, nella colonna “Centro di Profitto”, il reparto al quale il relativo articolo è già destinato.

Una volta eseguita questa operazione per tutte le righe, premiamo il pulsante “aggiungere” in basso a sinistra sulla maschera dell’entrata merci.

SAP opera per noi, inserendo automaticamente a sistema “n” consegne quanti sono i reparti indicati sulle righe dell’entrata merci.

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