ANAGRAFICA UNICA - Centro Paghe Anagrafica... · 2016. 11. 10. · 2 Attraverso questo applicativo...

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ANAGRAFICA UNICA

MANUALE D’USO PER UTENTI AMMINISTRATORI

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Attraverso questo applicativo web è possibile gestire, da qualsiasi terminale/pc/tablet, le informazioni e le anagrafiche delle risorse aziendali tramite un utente amministratore, oppure, se si accede tramite un utente dipendente si avrà accesso alle proprie informazioni.

Anagrafica Unica è un applicativo personalizzabile dall’utente che permette la gestione a 360° delle risorse e il collegamento tramite un unico accesso a tutti gli applicativi web Centropaghe.

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SOMMARIO

1. USO DEL PROGRAMMA 5

1.1. STRUTTURA DEL MENU ............................................................................................... 5

1.2. IL MENU RISORSA ......................................................................................................... 6

1.2.1 PULSANTI DI SCORRIMENTO ANAGRAFICHE .......................................................................................... 6

1.2.2 RICERCA RAPIDA .............................................................................................................................. 6

1.3. FUNZIONAMENTO DEL MENU UTILITY ..................................................................... 7

1.3.1 FILTRO SOCIETA’ .............................................................................................................................. 7

1.3.2 FILTRI SULLE RISORSE ....................................................................................................................... 7

2. ANAGRAFICA RISORSA 11

2.1. NUOVA RISORSA ......................................................................................................... 11

2.1.1 CONFIGURAZIONE..................................................................................................................... 11

2.2. DATI ANAGRAFICI RISORSA ...................................................................................... 12

2.3. CODICI PERSONALI ..................................................................................................... 13

2.3.1 CASO SPECIFICO: VARIAZIONE DEL CODICE FISCALE ............................................................................. 13

2.4. CITTADINANZA ........................................................................................................... 14

2.5. INDIRIZZI ..................................................................................................................... 15

2.6. STATO CIVILE .............................................................................................................. 15

2.7. DISABILITA’ ................................................................................................................. 15

2.7.1 TABELLA CATEGORIA INVALIDITÀ .................................................................................................... 16

2.8. DOCUMENTI ................................................................................................................ 16

2.8.1 TABELLA DOCUMENTI: ................................................................................................................... 17

3. MENU - NUCLEO FAMILIARE 18

3.1. ANAGRAFICA FAMILIARI ........................................................................................... 18

4. MENU - ALTRE INFORMAZIONI RISORSA 20

4.1. CONTATTI PERSONALI .............................................................................................. 20

4.2. RIFERIMENTI PER EMERGENZE ............................................................................... 21

4.3. CARICHE PUBBLICHE ................................................................................................. 21

4.4. SINDACATO ................................................................................................................. 22

4.5. TITOLI DI STUDIO ....................................................................................................... 22

4.6. CORSI DI FORMAZIONE .............................................................................................. 23

4.6.1 TABELLA TITOLO DI STUDIO: ........................................................................................................... 23

4.7. LINGUE ......................................................................................................................... 23

4.8. MISURE ........................................................................................................................ 23

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4.8.1 TABELLA MISURE: .......................................................................................................................... 24

5. MENU - RAPPORTO DI LAVORO 25

5.1. EVENTI LAVORATIVI .................................................................................................. 25

5.1.1 ASSUNZIONE DIPENDENTE: ..................................................................................................... 28

5.1.2 ASSUNZIONE SOMMINISTRATO: .............................................................................................. 29

5.1.3 ASSUNZIONE APPRENDISTA: ................................................................................................... 30

5.1.4 ASSUNZIONE STAGISTA/TIROCINANTE: ................................................................................. 31

5.1.5 ASSUNZIONE COLLABORATORE (COCOCO): ............................................................................ 32

5.2. SCATTI DI ANZIANITA’ ............................................................................................... 33

5.3. INAIL ............................................................................................................................ 34

5.4. FONDI PENSIONE ........................................................................................................ 34

5.5. BENEFIT ...................................................................................................................... 34

5.6. CONTATTI AZIENDALI ............................................................................................... 35

5.7. CODIFICHE AZIENDALI .............................................................................................. 35

5.8. MODALITA’ DI PAGAMENTO ..................................................................................... 36

5.9. MANSIONI .................................................................................................................... 36

5.10. DPI – DISPOSITIVI DI PROTEZIONE INDIVIDUALI .................................................. 36

5.11. VISITE MEDICHE ......................................................................................................... 37

5.12. GESTIONE PASSWORD ............................................................................................... 37

5.12.1 UTILITY DI CREAZIONE MASSIVA DEGLI ACCOUNT “SINGOLO UTENTE” .............................. 37

6. MENU - UTILITY 39

6.1. GESTIONE UTENTI AMMINISTRATORI .................................................................... 39

6.2. SCADENZARIO ............................................................................................................. 40

6.2.1 CONFIGURAZIONE SCADENZE .................................................................................................. 40

6.2.2 SCADENZE ................................................................................................................................. 42

6.3. GESTIONE PROFILI ..................................................................................................... 43

7. MENU – MENU PAGHE 45

7.1. GESTIONE VOCI MOVIMENTO ................................................................................... 45

7.1.1 ABILITAZIONE VOCI PAGA ............................................................................................................. 45

7.1.2 GESTIONE DELLE VOCI IN ANAGRAFICA UNICA .............................................................................. 49

7.1.3 ACQUISIZIONE VOCI MOVIMENTO DA ANAGRAFICA UNICA IN PAGHE .............................................. 52

7.2. GESTIONE BONIFICI WEB .......................................................................................... 53

7.2.1 FUNZIONALITÀ IN ANAGRAFICA UNICA ............................................................................................. 53

7.2.2 ABILITAZIONI E FUNZIONALITÀ IN PAGHE .......................................................................................... 56

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1. USO DEL PROGRAMMA

1.1. STRUTTURA DEL MENU

Il menu è suddiviso in macroaree, più precisamente:

1- Gestione risorse: contiene le utility principali per la gestione della

risorsa;

2- Anagrafica risorsa: contiene informazioni inerenti i dati anagrafici della

risorsa;

3- Nucleo Familiare: informazioni inerenti i familiari della risorsa;

4- Altre informazioni risorsa: informazioni aggiuntive della risorsa che non sono

legate al rapporto di lavoro come ad esempio titoli di

studio o conoscenze di lingue straniere;

5- Rapporto di lavoro: informazioni inerenti il rapporto di lavoro e tutte le

informazioni sulla risorsa che sono collegate ad un

rapporto in essere con l’azienda;

6- Menu paghe: informazioni inerenti i costi e i riposi, che vengono

aggiornati mensilmente con l’elaborazione del bollato;

7- Utility: operazioni aggiuntive e secondarie, ad esempio la

creazione di utenti amministratori o la cancellazione

completa dell’anagrafica di una risorsa;

8- Collocamento: collocamento web;

9- Esportazioni per creare e/o modificare degli export personalizzati;

10- Filtri: inserimento, modifica filtri personalizzati;

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11- Altre anagrafiche: ad esempio l’anagrafica fabbricato o l’anagrafica delle

Agenzie Interinali;

12- Tabelle:

Relative all’anagrafica risorsa;

Relative al nucleo familiare;

Relative alle altre informazioni della risorsa;

Relative al rapporto di lavoro;

Relative alla struttura aziendale;

1.2. IL MENU RISORSA

per annullare le modifiche effettuate in modalità modifica dati;

per aggiungere un nuovo dato per la risorsa selezionata;

per salvare i dati appena inseriti o le modifiche appena effettuate; ad ogni salvataggio di un nuovo dato il sistema effettuerà un controllo sui dati inseriti ed evidenzierà in rosso eventuali campi errati o mancanti (vedi figura sotto);

Modifica per modificare i dati presenti in un’anagrafica.

Elimina per eliminare il dato inserito ( questo pulsante è presente solamente nei record inseriti), per eliminare premere il cestino e successivamente il tasto .

1.2.1 PULSANTI DI SCORRIMENTO ANAGRAFICHE

Attraverso le freccette centrali sarà possibile scorrere la lista delle risorse,

mentre, attraverso le freccette esterne sarà possibile passare alla prima o all’ultima risorsa della lista.

1.2.2 RICERCA RAPIDA

Scegliendo uno dei parametri tra Codice, Cognome e Nome, cliccando sulla lente d’ingrandimento visualizzerò tutte le risorse presenti in azienda che corrispondono alla ricerca effettuata ( se non inserisco nessun parametro la ricerca non funziona).

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1.3. FUNZIONAMENTO DEL MENU UTILITY

1.3.1 FILTRO SOCIETA’

In alto al centro della pagina è presente un filtro rapido che permetterà di selezionare la società desiderata oppure scegliendo “Tutte le società” permetterà di selezionare tutto l’archivio senza nessuna suddivisione.

1.3.2 FILTRI SULLE RISORSE

Nell’apposita scelta “Filtri” a menu sono presenti i collegamenti per filtrare l’ambiente di lavoro

in base a determinati parametri:

CREA FILTRO:

Tramite il tasto aggiungi sarà possibile creare un nuovo filtro.

1- Inserire un nome per salvare un nuovo filtro;

Se si vuole far visualizzare il filtro creato anche agli altri utenti sarà necessario

inserire il flag “Pubblico”.

2- Selezionare per ogni condizione da inserire ( si possono inserire n condizioni):

Anagrafica

Campo

Confronto

Valore di confronto

Campo test: se è un campo da testare o meno ( se non selezionato il campo verrà

mostrato come dato aggiuntivo nella selezione)

e cliccare su salva.

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Esempio:

Per chiudere il filtro e tornare a visualizzare tutte le anagrafiche presenti cliccare

sul pulsante come da immagine.

FILTRO TEMPORANEO:

Per creare dei filtri temporanei che permettono una selezione veloce delle anagrafiche

desiderate.

1- Tramite il tasto aggiungi sarà possibile creare un nuovo filtro.

2- Selezionare “filtro temporaneo”

3- Selezionare per ogni condizione da inserire ( si possono inserire n condizioni):

Anagrafica

Campo

Confronto

Valore di confronto

Campo test: se è un campo da testare o meno ( se non selezionato il campo verrà mostrato

come dato aggiuntivo nella selezione)

e cliccare su salva

e cliccare su salva.

Per applicare il filtro, premere sull’apposito pulsante .

Per chiudere il filtro e tornare a visualizzare tutte le anagrafiche presenti cliccare sul

pulsante .

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Al momento della chiusura di un filtro temporaneo uscirà il seguente messaggio a video che

chiederà se si vuole effettivamente chiudere il filtro o se si vuole salvare con nome

Selezionando “salva filtro” si verrà riposizionati su un’apposita schermata e verrà chiesto di dare

un nome al filtro(viene proposto di default il nome “filtro temporaneo”):

Premere successivamente su salva.

MODIFICA FILTRO ESISTENTE:

Questa sezione serve a modificare e/o eliminare un filtro esistente.

1- Selezionare il filtro desiderato;

2- Modificare le condizioni che verranno visualizzate sotto;

3- Oppure inserire delle nuove condizioni premendo il tasto annulla e successivamente inserisci;

RICHIAMA FILTRI ESISTENTI:

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Attraverso il menu a tendina presente in alto a destra si potrà applicare rapidamente un filtro

salvato in precedenza.

In questo menu saranno presenti tutti filtri creati dall’utente o che ha la possibilità di

visualizzare.

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2. ANAGRAFICA RISORSA

In questa sezione verranno inseriti i dati anagrafici della risorsa insieme ad una serie di informazioni personali che non riguardano il rapporto di lavoro come ad esempio la cittadinanza, lo stato civile o la registrazione di eventuali documenti in possesso della risorsa.

2.1. NUOVA RISORSA

Tramite questo wizard sarà possibile effettuare l’inserimento guidato della risorsa, dopo aver configurato nel modo corretto il processo.

2.1.1 CONFIGURAZIONE

Per inserire nuove risorse tramite la funzione di inserimento guidato “Nuova risorsa” è necessario configurare il processo. Da utility – Configurazione Assunzione sarà possibile scegliere la sequenza delle form da gestire durante il processo di assunzione, dovrà essere inserita una personalizzazione per ogni società.

I dati da inserire sono i seguenti:

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- Società, - Sequenza: la sequenza 1 deve sempre essere corrispondente alla form “Dati Anagrafici” in

quanto è la sezione in cui viene creato il codice univoco per la nuova risorsa; per quanto riguarda la form “Evento lavorativo” è necessario inserirla ma non è obbligatorio che sia alla 2 sequenza, fare attenzione ad inserirla prima delle form relative a dati legati all’evento lavorativo ( ad esempio “Codifiche Aziendali” in cui deve essere indicata la matricola e che necessita obbligatoriamente l’inserimento dell’evento lavorativo correlato);

- Form: scelta dell’anagrafica da visualizzare; - Inserimento obbligatorio: se selezionato, la form è obbligatoria subito, in questo caso non

sarà possibile saltare l’inserimento dei dati compilandoli successivamente; - Completamento obbligatorio: se selezionato la compilazione della form è obbligatoria per

terminare l’assunzione della risorsa, quindi finché la sezione non viene compilata la risorsa non potrà risultare terminata.

- Data inizio uguale a data assunzione: se già impostata la form dell’evento lavorativo, per ogni altra form successiva sarà possibile, tramite questa opzione, trovare il campo data inizio già compilato con la data assunzione.

Perché venga effettuata un’assunzione corretta è necessario siano presenti le seguenti form:

- Dati anagrafici - Evento lavorativo - Codici aziendali ( se l’anagrafica deve essere riportata in procedura paghe è fondamentale

inserire la matricola paghe).

2.2. DATI ANAGRAFICI RISORSA

Questa è l’ anagrafica fondamentale per l’inserimento di una risorsa in anagrafica unica; dopo aver inserito i campi obbligatori il sistema attribuirà alla risorsa un codice univoco ( progressivo a livello di programma) il quale sarà completamente slegato dall’evento lavorativo.

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2.3. CODICI PERSONALI

L’attuale anagrafica va utilizzata per memorizzare i codici della risorsa che non variano al variare dell’evento lavorativo e quindi sono considerati “personali”. I controlli di inserimento dipendono dal tipo di codice utilizzato, inseriti dall’utente attraverso la relativa tabella Codici Individuali.

2.3.1 CASO SPECIFICO: VARIAZIONE DEL CODICE FISCALE

Nel caso in cui sia stato inserito un codice fiscale errato, si può procedere in due modi:

1- Variazione dati anagrafici: bisognerà modificare il dato anagrafico errato nella sezione “Dati Anagrafici” e cliccare su “suggerisci codice” in modo che il programma possa calcolare automaticamente, grazie ai dati inseriti, il nuovo codice fiscale.

Prima di salvare, controllare il codice generato.

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Automaticamente il programma creerà un nuovo record nella sezione “Codici Personali” per il codice fiscale inserendo come data inizio la data in cui sono stati modificati i dati e automaticamente chiuderà la validità del vecchio codice errato.

2- Inserimento di un nuovo codice fiscale dalla sezione “Codici Personali”: (Questa modalità è consigliata se si conosce la data esatta dell’emissione del nuovo codice fiscale). Da “codici personali” aggiungere un nuovo record per la tipologia codice codice fiscale; scegliere la data inizio ( la data rilascio verrà compilata automaticamente con la stessa data) e inserire il nuovo codice, successivamente salvare.

Il nuovo codice fiscale andrà a sovrascrivere il vecchio presente nella sezione “Dati anagrafici risorsa”. Il record relativo al vecchio codice fiscale verrà chiuso automaticamente in quanto questa tipologia di codice deve rispettare il principio della continuità temporale dalla data di nascita della risorsa.

2.4. CITTADINANZA

Questo dato viene valorizzato automaticamente dal programma al momento dell’inserimento di una nuova risorsa inserendo come cittadinanza la nazione di nascita e impostandola come cittadinanza principale. E’ stato inserito un controllo che garantisce la continuità temporale della cittadinanza principale dalla data di nascita, quindi non sarà possibile modificare le date inserite in record già esistenti, in caso di inserimento di una nuova cittadinanza principale il precedente record verrà chiuso automaticamente dal programma.

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2.5. INDIRIZZI

Deve esserci un solo indirizzo principale attivo in un determinato periodo di tempo. E’ stato inserito un controllo che garantisce la continuità temporale dell’indirizzo principale dalla data assunzione, quindi non sarà possibile modificare le date inserite in record già esistenti ( se presente più di un record); in caso di inserimento di un nuovo indirizzo principale il precedente record verrà chiuso automaticamente dal programma.

2.6. STATO CIVILE

Lo stato civile viene compilato automaticamente con il codice situazione “Celibe/Nubile” al momento dell’inserimento della nuova risorsa in anagrafica con data inizio corrispondente alla data di nascita. Una volta inserito un nuovo stato civile il record precedente verrà automaticamente chiuso inserendo come data fine il giorno precedente il giorno d’inizio del nuovo in quanto non è permessa la sovrapposizione temporale di due situazioni stato civile.

2.7. DISABILITA’

Non possono esserci più definizioni in un determinato periodo per la stessa tipologia e categoria disabilità.

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2.7.1 TABELLA CATEGORIA INVALIDITÀ

Per ogni nuovo codice categoria disabilità inserito bisogna definire se il campo data fine è obbligatorio oppure no ( questo dipenderà dalla tipologia di disabilità inserita).

2.8. DOCUMENTI

In questa sezione oltre ad indicare i documenti in possesso del dipendente è possibile caricare il corrispondente documento tramite l’apposito pulsante “select file” oppure trascinando il documento all’interno dell’area predisposta e poi premendo “upload”. Per questa sezione i controlli sui campi ( escluso il Numero documento) possono essere personalizzati dall’utente direttamente dalla tabella documenti presente nella sezione tabelle. ATTENZIONE:

- Compilando il campo data rilascio viene automaticamente compilato anche il campo data inizio validità con la stessa data;

- Fare particolare attenzione al numero documento inserito in quanto il programma non fa nessun tipo di verifica;

- Controllo sui campi data inizio/fine validità;

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2.8.1 TABELLA DOCUMENTI:

Per ogni nuovo tipo di documento inserito indicare quali campi dovranno essere obbligatori in fase di inserimento dati.

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3. MENU - NUCLEO FAMILIARE

3.1. ANAGRAFICA FAMILIARI

Legato alla risorsa e all’ID interno della tabella nucleo famigliare. Non è un dato obbligatorio da inserire. Non è previsto l’inserimento di più carichi per lo stesso familiare.

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Informazione che viene storicizzata, non deve esserci sovrapposizione temporale per lo stesso familiare e per tipologia/categoria disabilità.

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4. MENU - ALTRE INFORMAZIONI RISORSA

4.1. CONTATTI PERSONALI

In questa sezione devono essere riportati i numeri telefonici e gli indirizzi e-mail personali della risorsa, per quanto riguarda i contatti aziendali devono essere riportati nell’apposita sezione.

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4.2. RIFERIMENTI PER EMERGENZE

In questa sezione devono essere riportati i riferimenti dei famigliari della risorsa da contattare in caso di emergenza. Il campo priorità è obbligatorio e deve essere inserita la sequenza con cui devono essere contattati i famigliari in caso di emergenza ( quindi sarà da inserire un numero progressivo). I campi obbligatori sono:

- Priorità; - Tipo relazione; - Cognome; - Nome.

4.3. CARICHE PUBBLICHE

In questa sezione va indicato se la risorsa svolge un’attività aggiuntiva extralavorativa in ambito pubblico ( socio-politico). Non è permesso l’inserimento di due record con lo stesso codice carica. In un determinato periodo di tempo (sovrapposizione temporale).

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4.4. SINDACATO

Va inserito il ruolo sindacale svolto dalla risorsa con indicazione di data di inizio e fine e delle ore di permesso spettanti per questa tipologia di attività/evento. In questa sezione viene gestita anche l’iscrizione al Sindacato quindi, in questo caso, andrà utilizzato il ruolo sindacato “iscritto” ( come da immagine). Non è previsto l’inserimento di due record con lo stesso ruolo in periodi che si sovrappongono.

4.5. TITOLI DI STUDIO

Vanno inseriti il/i titoli di studio conseguiti dalla risorsa. Per ogni titolo di studio deve essere indicato (nella tabella corrispondente) il livello di istruzione a cui può essere associato in modo che all’inserimento del titolo di studio il campo livello di istruzione venga automaticamente compilato dal programma. In questa sezione non è gestita la storicizzazione dei dati quindi se dovesse essere necessario inserire un titolo di studio già presente bisognerà andare in aggiornamento del record già presente e non in inserimento di un nuovo. La data diploma deve essere maggiore o uguale alla data inizio e deve essere inserita solo se lo stato completamento è “concluso”. Non è possibile inserire due record con lo stesso titolo di studio e di conseguenza lo stesso livello di istruzione.

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4.6. CORSI DI FORMAZIONE

Ogni record inserito è legato all’evento lavorativo, quindi alla cessazione della risorsa verrà chiuso anche il relativo record presente in questa sezione.

4.6.1 TABELLA TITOLO DI STUDIO:

Per ogni nuovo titolo di studio inserito bisognerà specificare:

- Codice - Descrizione - Livello di istruzione relativo al titolo di studio da inserire ( i livelli di istruzione vengono

definiti in apposita tabella).

4.7. LINGUE

In questa sezione vanno inserite le conoscenze linguistiche della risorsa. Non è prevista la storicizzazione dei record, quindi per ogni codice lingua va gestita una sola definizione; in caso di aggiornamento del livello della lingua sarà necessario modificare il record già esistente. Se è stato conseguito un diploma/certificazione con valutazione europea certificata compilare l’apposito campo, se invece si hanno dei dati indicativi bisognerà valorizzare uno ad uno i singoli livelli. E’ possibile inserire anche entrambe le definizioni a discrezione utente.

4.8. MISURE

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In questa sezione è possibile indicare le misure/taglie degli indumenti da lavoro da consegnare alla risorsa. Per ogni codice misura è possibile una sola definizione, quindi in caso di variazione della misura bisognerà modificare l’apposito record già esistente.

4.8.1 TABELLA MISURE:

Per ogni nuova misura da inserire in anagrafica sarà necessario definire un codice e una descrizione, il codice inserito dovrà corrispondere all’unità di misura utilizzata poi per valorizzare il tipo di misura Ad esempio, inserisco la misura delle calzature e inserisco come codice “numero”; successivamente, al momento dell’inserimento del dettaglio misura il codice verrà visualizzato nel seguente modo:

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5. MENU - RAPPORTO DI LAVORO

5.1. EVENTI LAVORATIVI

In questa sezione si andranno a definire le informazioni relative al rapporto di lavoro. Questa sezione è gestita tramite delle sezioni collegate. La prima sezione, che sarà da compilare con qualsiasi tipologia di contratto è l’evento lavorativo.

In fase di inserimento della risorsa, nella tab relativa all’evento lavorativo, i campi obbligatori da inserire sono i seguenti:

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- Società; - Tipo Evento: se assunzione dipendente, somministrato, stagista, apprendista,

collaboratore o personale esterno; - Data entrata: corrisponderà alla data assunzione; - Motivo entrata (corrisponde al motivo assunzione);

a seconda della tipologia di evento inserito saranno da compilare i dati relativi alla terza parte:

- Assunzione dipendente : nessun campo aggiuntivo;

- Assunzione Somministrato : o Agenzia interinale;

- Assunzione apprendista : o Ente bilaterale; o Tipo apprendistato;

- Assunzione Stagista/Tirocinante : o Soggetto promotore; o Tipo progetto; o Condizione soggetto;

- Personale esterno : o Fornitore di servizi; o Tipo servizio.

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Dopo aver inserito le informazioni necessarie premendo il tasto salva si creerà il salvataggio come da immagine:

Premendo sul tasto a seconda della tipologia di evento inserita si verrà riposizionati nella corretta sezione, dove bisognerà inserire le informazioni specifiche del contratto di lavoro. In fase di cessazione saranno da compilare in aggiunta ai campi sopra descritti anche i seguenti campi:

- Motivo uscita: motivo di cessazione; - Data uscita: data cessazione; - Data uscita fisica: se la risorsa ha terminato fisicamente il lavoro prima della data di

cessazione effettiva (se non inserita viene compilata con la stessa data della data uscita); - Data notifica dimissioni: data in cui la risorsa ha presentato le proprie dimissioni (se non

inserita viene compilata con la stessa data della data uscita);

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5.1.1 ASSUNZIONE DIPENDENTE:

Per il rapporto di tipo dipendente i dati obbligatori da inserire sono:

- Data inizio contratto: data assunzione, in caso di proroga rimarrà sempre la stessa;

- Sequenza proroga rinnovo: al primo inserimento sarà sempre 0, in caso di proroga verrà aumentato di 1 con l’apposita funzione;

- Tipo contratto: indicare se è un contratto a termine o a tempo indeterminato; - Natura contratto: se lavoro dipendente, collaboratore continuativo o a progetto; - Motivo assunzione: - Livello: - Qualifica: - Tipo paga: mensile, oraria; - Tipo rapporto: full time, part time; - Mansione contrattuale; - Giorno riposo di legge; - Da lista mobilità: si/no – se si rende obbligatorio il campo “data fine sgravi”; - Straordinarie forfetizzate: si/no – se si rende obbligatorio il campo “ore straordinarie

forfetizzate mensili”; - Trattenuta mensa: si/no.

ATTENZIONE: nella compilazione dei campi di seguito elencati bisognerà porre particolare attenzione al dato inserito in quanto corrisponderà ad una precisa situazione in procedura paghe:

- Data inizio contratto: la data di inizio del primo record deve essere uguale alla data inizio dell’evento lavorativo;

- Data fine contratto iniziale: deve essere inserita la data scadenza se è un contratto a tempo determinato;

- Data fine contratto definitiva: da valorizzare solo in caso di cessazione; - Qualifica: corrisponde alla classificazione INPS determinata in automatico dalla procedura

paghe dopo aver inserito qualifica e sub qualifica, di conseguenza questo campo deve essere esatto, altrimenti il passaggio dati sarà sbagliato ( ad esempio, per impiegato part time, scegliere qualifica Y );

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- Da lista mobilità: è sempre indicato come “no” di default, in caso di dipendente in mobilità è necessario variare in “si” e valorizzare il campo data fine sgravi.

5.1.2 ASSUNZIONE SOMMINISTRATO:

Per il rapporto di somministrazione i dati obbligatori da inserire sono:

- Data inizio contratto: data assunzione, in caso di proroga rimarrà sempre la stessa; - Sequenza proroga rinnovo: al primo inserimento sarà sempre 0, in caso di proroga verrà

aumentato di 1 con l’apposita funzione; - Tipo contratto: indicare se è un contratto a termine o a tempo indeterminato; - Natura contratto: se lavoro dipendente, collaboratore continuativo o a progetto; - Motivo assunzione: - Livello: - Qualifica: - Tipo paga: mensile, oraria; - Tipo rapporto: full time, part time; - Mansione contrattuale; - Giorno riposo di legge; - Da lista mobilità: si/no – se si rende obbligatorio il campo “data fine sgravi”; - Straordinarie forfetizzate: si/no – se si rende obbligatorio il campo “ore straordinarie

forfetizzate mensili”; - Trattenuta mensa: si/no.

ATTENZIONE:

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nella compilazione dei campi di seguito elencati bisognerà porre particolare attenzione al dato inserito in quanto corrisponderà ad una precisa situazione in procedura paghe:


- Data fine contratto iniziale: deve essere inserita la data scadenza se è un contratto a tempo determinato;

- Data fine contratto definitiva: da valorizzare solo in caso di cessazione; - Qualifica: corrisponde alla classificazione INPS determinata in automatico dalla procedura

paghe dopo aver inserito qualifica e sub qualifica, di conseguenza questo campo deve essere esatto, altrimenti il passaggio dati sarà sbagliato ( ad esempio, per impiegato part time, scegliere qualifica Y );

- Da lista mobilità: è sempre indicato come “no” di default, in caso di dipendente in mobilità è necessario variare in “si” e valorizzare il campo data fine sgravi.

5.1.3 ASSUNZIONE APPRENDISTA:

Per il contratto di apprendistato sono presenti due parti da compilare, una fissa, che identificherà i dati principali del contratto che non varieranno fino alla scadenza, e una variabile, che servirà a riportare i dati che varieranno in seguito ai passaggi di livello previsti. Dati di testata: corrispondono ai dati che resteranno invariati nel corso dell’intero periodo formativo; I dati obbligatori sono:

- Qualifica Professionale (obiettivo): qualifica da raggiungere; - Tipo rapporto: se a tempo pieno o parziale; - Apprendistato avviato c/altra azienda: indicare si o no; - Data fine contratto definitiva: scadenza del contratto di apprendistato; - Livello obiettivo: livello da conseguire al termine dell’apprendistato.

I dati facoltativi sono:

- Codice parere di conformità;

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- Giorni periodo di prova; - Data fine periodo di prova; - Data rilascio piano formativo; - Motivo cessazione anticipata;

Dati di dettaglio: corrispondono ai dati che varieranno durante i vari periodi che compongono il contratto di apprendistato. I dati obbligatori sono:

- Data inizio periodo contratto: data inizio del singolo periodo di apprendistato; nel primo periodo deve corrispondere alla data inizio dell’evento;

- Data fine periodo contratto: data di fine del singolo periodo di apprendistato; nell’ultimo periodo deve corrispondere alla data fine contratto definitiva o alla data cessazione se il contratto è stato chiuso anticipatamente;

- Livello: livello del singolo periodo ( di passaggio per arrivare all’obiettivo); - % part time; - Trattenuta mensa: si o no; - Tutor nome;


- Regime orario settimanale rif. PT:da indicare solo in caso di rapporti part time; - Tutor Ruolo.

5.1.4 ASSUNZIONE STAGISTA/TIROCINANTE:

Come per l’apprendistato anche per il contratto di stage/tirocinio sono presenti le due parti da compilare, nella parte relativa ai dati di testata sono presenti i dati relativi al progetto formativo stipulato, mentre nella parte dei dati di dettaglio sono presenti data inizio e fine del periodo di formazione, data di comunicazione dell’assunzione e dati relativi al tutor ( i dati variabili del progetto di stage). Dati di testata: corrispondono ai dati che resteranno invariati nel corso dell’intero progetto formativo; I dati obbligatori sono:

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- Posizione INAIL: qualifica da raggiungere; - Assicurazione RCO: se a tempo pieno o parziale; - Qualifica: verrà automaticamente compilata dal programma con qualifica J –

stagista/tirocinante. I dati facoltativi sono:

- Codice convenzione; - Codice attivazione tirocinio: facoltativo perché non è detto che esista; - Compagnia assicuratrice; - Data fine progetto definitiva; - Motivo cessazione anticipata; - Rimborso spese; - Rimborso mensa aziendale; - Rimborso borsa stage; - Qualifica professionale obiettivo (1-2-3-4-5);

Dati di dettaglio: corrispondono ai dati che varieranno durante i vari periodi che compongono il progetto di stage. I dati obbligatori sono:

- Data inizio periodo formazione: data inizio del singolo periodo di stage; nel primo periodo deve corrispondere alla data inizio dell’evento;

- Data fine progetto presunta: data di fine del singolo periodo di apprendistato; nell’ultimo periodo deve corrispondere alla data fine contratto definitiva o alla data cessazione se il contratto è stato chiuso anticipatamente;

- Data comunicazione: data in cui è stata effettuata la comunicazione all’ente ( se richiesto dalla condizione del soggetto – da definire in apposita tabella);

- Tutor nome; I dati facoltativi sono:

- Sequenza proroga rinnovo: numero di proroga - Tutor ruolo; - Tutor recapito.

5.1.5 ASSUNZIONE COLLABORATORE (COCOCO):

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Per il rapporto di collaborazione i dati obbligatori da inserire sono:

- Data inizio contratto: data assunzione; - Tipo contratto: indicare se è un contratto a termine o a tempo

indeterminato; - Natura contratto: indicare se è un cococo o un cocopro; - Motivo assunzione: - Livello: già automaticamente forzato dal programma con livello CCC; - Tipo paga: mensile, oraria; - Tipo rapporto: full time, part time; - Mansione contrattuale; - Orario di lavoro settimanale; - % part time; - Funzione.


- Sequenza proroga rinnovo: al primo inserimento sarà sempre 0, in caso di proroga verrà aumentato di 1 con l’apposita funzione;

- Data fine definitiva: da valorizzare solo in caso di cessazione; - Proroghe: da compilare solo in caso di proroga di contratto;

ATTENZIONE: nella compilazione dei campi di seguito elencati bisognerà porre particolare attenzione al dato inserito in quanto corrisponderà ad una precisa situazione in procedura paghe:


- Data fine contratto iniziale: deve essere inserita la data scadenza del contratto di collaborazione;

- Funzione: tabella da compilare a piacere con dato aggiuntivo;

5.2. SCATTI DI ANZIANITA’

Questa tabella viene alimentata direttamente dalla procedura paghe ed aggiornata dopo ogni elaborazione mensile. Le informazioni in merito all’anzianità convenzionale non vengono importate da paghe ma devono essere inserite manualmente ed il record non deve essere collegato a nessun evento lavorativo.

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5.3. INAIL

Ogni record inserito è legato all’evento lavorativo, quindi alla cessazione della risorsa verrà chiuso anche il relativo record presente in questa sezione, inserendo automaticamente come data fine la data di cessazione. Qui viene riportata la posizione INAIL della risorsa.

5.4. FONDI PENSIONE

Ogni record inserito è legato all’evento lavorativo, quindi alla cessazione della risorsa verrà chiuso anche il relativo record presente in questa sezione, inserendo automaticamente come data fine la data di cessazione. Possono essere presenti più dichiarazioni, basta che sia garantita:

- continuità temporale - non sovrapposizione dei record inseriti.

5.5. BENEFIT

Ogni record inserito è legato all’evento lavorativo, quindi alla cessazione della risorsa verrà chiuso anche il relativo record presente in questa sezione, inserendo automaticamente come data fine la data di cessazione.

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5.6. CONTATTI AZIENDALI

Ogni record inserito è legato all’evento lavorativo, quindi alla cessazione della risorsa verrà chiuso anche il relativo record presente in questa sezione. Non sono previsti controlli su sovrapposizione temporale e sul numero di informazioni relative alla stessa tipologia di contatto.

5.7. CODIFICHE AZIENDALI

L’attuale anagrafica va utilizzata per memorizzare i codici della risorsa legati all’evento lavorativo e quindi sono considerati “aziendali”. I controlli di inserimento dipendono dal tipo di codice utilizzato, inseriti dall’utente attraverso la relativa tabella Codifiche Aziendali. I dati obbligatori sono:

- Data da; - Tipo codice; - Codice.

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5.8. MODALITA’ DI PAGAMENTO

Dal momento in cui viene inserita una modalità di pagamento deve essere garantita la continuità temporale dei record inseriti. Per quanto riguarda la modalità di pagamento “bonifico” basterà inserire il codice IBAN e si compileranno automaticamente i dettagli inerenti la filiale bancaria.

5.9. MANSIONI


5.10. DPI – DISPOSITIVI DI PROTEZIONE INDIVIDUALI


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5.11. VISITE MEDICHE


5.12. GESTIONE PASSWORD

Tramite questa sezione sarà possibile assegnare alla risorsa il proprio accesso ad Anagrafica Unica.

Per ogni creazione di un nuovo accesso sarà necessario indicare:

- Nome utente; - Password; - Applicazione: da questa videata il primo accesso che viene creato per la risorsa è sempre

Anagrafica Unica; - Tipo utente: Tipologia di accesso da creare, che può essere:

o Singolo Utente: legato al codice univoco della risorsa, con questo accesso sarà possibile visualizzare solamente i propri dati anagrafici;

o Amministratore: legato al codice univoco della risorsa, con questo accesso sarà possibile visualizzare i propri dati anagrafici e quelli delle risorse contenute nelle società da essa gestite;

o SuperUser: questo accesso non è collegato al codice univoco di una determinata risorsa, è stato creato per la gestione degli accessi aziendali come utente principale che gestisce il programma. E’ un super utente che ha la possibilità di inserire, modificare, cancellare i dati di tutte le risorse delle società che può visualizzare.

5.12.1 UTILITY DI CREAZIONE MASSIVA DEGLI ACCOUNT “SINGOLO UTENTE”

E’ stata inserita un’utility per la creazione di massa degli account dei dipendenti con produzione del relativo file Excel per la consultazione delle credenziali d’accesso.

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(Questa utility è utilizzabile solamente da un utente amministratore o super user). Attenzione: se l’utente ha visibilità su due o più ditte, le credenziali d’accesso verranno create per tutte le risorse e non solo per quelle della ditta che si sta visualizzando.

Per avviare la creazione degli account cliccare sull’apposito pulsante presente nel menu in alto all’interno della sezione gestione password, verranno creati gli account dipendenti inserendo come nome utente il codice fiscale e una password creata automaticamente dal sistema, come da immagine sotto:

Cliccando nuovamente sul pulsante per la creazione degli accessi, si potrà visualizzare/salvare il file Excel dove sono riportate tutte le credenziali d’accesso appena create, come da immagine:

Questo file può essere generato in qualsiasi momento.

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6. MENU - UTILITY

6.1. GESTIONE UTENTI AMMINISTRATORI

Tramite questa sezione verranno creati gli utenti amministratori di sistema. L’utente principale per ogni ditta/studio verrà creato da Centropaghe e sarà un utente Super user, con questo poi sarà possibile creare una serie di altri utenti amministratori.

- Nome utente; - Password; - Applicazione: da questa videata il primo accesso che viene creato per la risorsa è sempre

Anagrafica Unica; - Tipo utente: Tipologia di accesso da creare, che può essere:

o Singolo Utente: legato al codice univoco della risorsa, con questo accesso sarà possibile visualizzare solamente i propri dati anagrafici;

o Amministratore: legato al codice univoco della risorsa, con questo accesso sarà possibile visualizzare i propri dati anagrafici e quelli delle risorse contenute nelle società ad esso collegata;

o SuperUser: questo accesso non è collegato al codice univoco di una determinata risorsa, è stato creato per la gestione degli accessi aziendali come utente principale che gestisce il programma. E’ un super utente che ha la possibilità di inserire, modificare, cancellare i dati di tutte le risorse delle società che può visualizzare.

Per collegare gli altri applicativi centro paghe:

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- Cliccare sulla in corrispondenza dell’utente AU SuperUser, e per ogni applicativo da collegare inserire Utente, Password e sigla dell’applicazione collegata.

6.2. SCADENZARIO

6.2.1 CONFIGURAZIONE SCADENZE

1. Configurazione scadenze automatiche: I dati obbligatori sono i seguenti:

Scadenza: inserire un codice e una descrizione per la scadenza da configurare; Scadenza Automatica/Libera: Scegliere la modalità “automatica”; Anagrafica: scegliere l’anagrafica nel quale si trova il campo da scadenzare; Campo: scegliere il campo data da scadenzare; Giorni inizio monitoraggio di default: inserire quanti giorni prima lo scadere della

scadenza dovrà iniziare la notifica (via mail o bacheca o entrambe); Modalità di notifica: se via mail, via bacheca o entrambe; Periodicità delle notifiche: Giornaliera, settimanale o mensile; Modalità di disattivazione della scadenza: può essere “manuale” quindi sarò

l’utente che dovrà intervenire per chiuderla; “automatica con utility” e cioè che verrò chiusa automaticamente dal programma quando l’utente esegue particolari utility ( proroga, trasformazione, cessazione), “automatica con parametro giorni” vuol dire che verrà chiusa automaticamente al passare dei giorni definiti nel campo successivo;

Giorni in bacheca da decorrenza termini: numero di giorni in cui la scadenza dovrà essere ancora visibile in bacheca agli utenti.

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2. Configurazione scadenze libere:

I dati obbligatori sono i seguenti:

Scadenza: inserire un codice e una descrizione per la scadenza da configurare; Scadenza Automatica/Libera: Scegliere la modalità “libera”; Giorni inizio monitoraggio di default: inserire quanti giorni prima lo scadere della

scadenza dovrà iniziare la notifica (via mail o bacheca o entrambe); Modalità di notifica: se via mail, via bacheca o entrambe; Periodicità delle notifiche: Giornaliera, settimanale o mensile; Modalità di disattivazione della scadenza: deve essere sempre “manuale” in

quanto non è collegata ad un determinato campo data; Giorni in bacheca da decorrenza termini: numero di giorni in cui la scadenza dovrà

essere ancora visibile in bacheca agli utenti. Data scadenza: data da scadenzare; Note.

Inserire i dati necessari e salvare.

Per configurare le sezioni successive collegate alla scadenza (destinatari notifiche, test selezione risorse e risorse) è necessario selezionare la scadenza da configurare cliccando

il tasto .

3. Configurazione destinatari notifiche: In questa sezione va inserito chi deve essere notificato della scadenza, scegliendo se via mail, in bacheca oppure con entrambe le modalità. L’amministratore dell’azienda viene sempre inserito di default.

4. Test selezione risorse:

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Questi parametri servono a selezionare le risorse di AU che dovranno essere oggetto di scadenziario. Questa utility serve per lo più per la prima applicazione della scadenza, in cui sono già presenti i dati inseriti in Anagrafica Unica e quindi è necessario un inserimento di massa delle scadenze. Successivamente al verificarsi delle condizioni parametrizzate la scadenza verrà applicata di volta in volta automaticamente.

5. Risorse: Qui verrà visualizzata la lista delle risorse alle quali è possibile applicare la scadenza. Come detto anche in precedenza, questa operazione sarà necessaria solo in fase di creazione nuova scadenza in quanto successivamente le scadenze verranno generate automaticamente se rispecchiano i parametri inseriti. Salvando senza selezionare nessuna risorsa, se presenti delle scadenze, verranno eliminate e sarà poi necessario ri-applicarle.

6.2.2 SCADENZE

Nella relativa sezione scadenze presente nel menu Gestione risorse verranno visualizzate le varie tipologie di scadenze esistenti con il relativo conteggio (attenzione, non vengono conteggiate le risorse in scadenza ma tutte le scadenze relative ad ogni tipologia presenti in archivio):

Cliccando su ognuna si aprirà la lista delle imminenti scadenze (come da configurazione impostata). Sarà possibile notificare gli utenti dell’imminente scadenza manualmente tramite l’apposito tasto in alto (se impostata la mail verrà comunque inviata con i tempi previsti in configurazione).

Sarà possibile anche esportare o stampare la lista delle scadenze. Tramite la freccetta blu posta a fianco di ogni anagrafica sarà possibile entrare nella lista delle scadenze della risorsa,

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mentre cliccando sulla sarà possibile chiudere la scadenza manualmente ( di solito questo avviene per le scadenze libere, che non sono collegate a nessuna data presente in anagrafica). Per la chiusura delle scadenze automatiche è stata prevista la chiusura automatica con utility, quali proroga, trasformazione e cessazione. Tramite l’esecuzione di una delle utility, la scadenza verrà automaticamente chiusa o aggiornata con relativa causale ( Risorsa cessata, risorsa prorogata, risorsa confermata a tempo indeterminato). Oltre a queste modalità di chiusura c’è infine la chiusura della scadenza per decorrenza termini, con le modalità previste nella configurazione scadenze. Quindi ad esempio: se ho inserito una scadenza con 10 “giorni in bacheca dopo decorrenza termine”, rimarrà in bacheca per 10 giorni, scaduta ( quindi colorata di rosso) e trascorso l’intervallo inserito verrà automaticamente chiusa per decorrenza termini. Tutte le scadenze applicate ad una risorsa comunque visibili anche dopo la chiusura nell’apposita sezione “scadenze” ( a meno che non venga proprio eliminata dall’utente).

6.3. GESTIONE PROFILI

Per creare un nuovo profilo, da Utility – Modifica Profilo.

Premere su inserisci:

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È necessario dare un nome al profilo e sceglierne la visibilità: 0 – Non visibile: non sarà visibile dagli altri utenti; 1 – Visibile: sarà visibile ed utilizzabile da tutti i sottoutenti dell’utente che sta creando il profilo. Una volta salvato procedere con l’abilitazione delle sezioni da far visualizzare agli utenti che

utilizzano il profilo premendo sul pulsante .

Le sezioni visualizzate corrisponderanno alla visibilità massima che ha l’utente che sta creando il profilo. Per ogni form sarà necessario indicare se abilitare la form, quindi il permesso di lettura, e se abilitare la scrittura quindi la modifica dei dati presenti in essa.

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7. MENU – MENU PAGHE

7.1. GESTIONE VOCI MOVIMENTO

Viene resa disponibile la nuova gestione che consente di inserire tramite Anagrafica Unica delle voci movimento da far confluire in modo automatico nel cedolino dei singoli dipendenti in fase di inserimento. Si sottolinea che in tal modo questo diviene uno strumento di cooperazione a disposizioni delle aziende finali sia per inserire dati che saranno utilizzati dallo Studio di Consulenza del lavoro nell’elaborazione dei prospetti paga, sia per consentire l’immissione con uno strumento comune anche a più sedi di lavoro/uffici, eventualmente decentrati. L’iter operativo prevede:

una prima fase in cui vengono individuate, per ciascuna ditta interessata, le voci paga che si intendono pubblicare alla gestione in Anagrafica Unica procedendo poi al loro trasferimento.

una seconda fase che riguarda la creazione e la gestione in Anagrafica Unica delle registrazioni di movimentazione attraverso le specifiche utilità correlate.

un terzo passo che riguarda l’acquisizione automatica in paghe di quanto è stato inserito, anche in modo decentrato, in Anagrafica Unica.

Nel seguito esaminiamo ciascun passaggio :

7.1.1 ABILITAZIONE VOCI PAGA

Come anticipato è necessaria una prima fase che rappresenta in certo modo una sorta di configurazione per la gestione. Si tratta, infatti, di definire quali voci paga possono essere utilizzate da ciascuna ditta per gli inserimenti delle movimentazioni da Anagrafica Unica. A tale fine è stata introdotta in anagrafica ditta – sezione 8 Opz2 la nuova maschera Voci per Anagrafica Unica.

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Si potranno indicare le voci paga da abilitare per la ditta, eventualmente selezionandole da elenco. Possono essere scelte sia le voci standard che, se presenti, quelle personalizzate per la ditta. Opportuni controlli evitano poi l’inserimento di codici voce doppi. Per facilitare questa fase di impostazione è anche presente in Utility Anno Corrente nella nuova sezione Utility ANAGRAFICA UNICA, la funzione 01) Abilitazione voci per l’immissione massiva.

Viene presentato sulla sinistra l’elenco delle aziende in archivio ove si procederà a spuntare quelle che si intendono aggiornare.

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Sulla destra si inseriranno i codici voce da abilitare per le ditte selezionate. In questo caso, tuttavia, saranno disponibili solo le voci paga standard. Dopo aver spuntato le voci d’interesse, la pressione del tasto Conferma porterà i codici che non risultino già presenti, nella sezione Voci per Anagrafica Unica di ciascuna delle ditte attualmente selezionate. In presenza di più ditte da abilitare, si potrà anche operare caricando un set di voci paga ampio e procedendo a più selezioni ditte successive adattando di volta in volta la spunta delle voci che andranno abilitate in ciascun caso. Anche in questo caso sono presenti dei controlli per evitare inserimenti multipli dello stesso codice voce.

Due pulsanti nella zona bassa consentono di ottenere rispettivamente una stampa delle voci paga che risultano abilitate per Anagrafica Unica in ciascuna delle ditte selezionate ed il suo export in formato Excel.

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Il passaggio finale prevede la pubblicazione delle voci abilitate ad Anagrafica Unica. Da Utility Anno Corrente nella nuova sezione Utility ANAGRAFICA UNICA, si selezioni la funzione 02) Export dati. Viene presentato un pannello con l’elenco delle ditte da aggiornare e per ciascuna viene riportato il numero di voci da abilitare.

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In generale saranno presentate nell’elenco le ditte che risultano abilitate alla gestione di Anagrafica Unica, ma è possibile anche vedere l’elenco complementare delle ditte non abilitate. La pressione dei tasti SHIFT+F4 permette poi di verificare le voci abilitate nella singola ditta. La pressione del tasto Internet, dopo alcuni messaggi di conferma, provvede ad aggiornare in Anagrafica Unica, per ciascuna delle ditte selezionate, le voci paga che potranno essere utilizzate nella gestione.

Un messaggio di conferma segnala la corretta conclusione dell’operazione.

Si precisa che l’abilitazione delle voci ha effetto esclusivamente per ditte che siano già presenti ed attive in Anagrafica Unica.

7.1.2 GESTIONE DELLE VOCI IN ANAGRAFICA UNICA

Nel menu Paghe di Anagrafica Unica troviamo presenti due voci correlate alla gestione della movimentazione

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L’opzione Voci Movimento permette di gestire per ciascun lavoratore della ditta le voci attive.

Ciascuna registrazione, caratterizzata dalla selezione del codice voce (tra quelli abilitati per la ditta e pubblicati) ed eventualmente dai valori di quantificazione associati, riporterà anche un periodo di di applicazione. In tal modo si potranno predisporre delle regole generali (voci ripetitive) che si troveranno proposte in gestione ogni mese nel periodo di validità e che si andranno a completare con i valori specifici secondo le situazioni del singolo mese. Naturalmente è anche possibile operare definendo periodi limitati ad un solo mese corrispondenti alla situazioni di voci non ripetitive. Si sottolinea la funzione di filtro svolta dal campo Dati alla data posto nella parte alta della videata. Se impostato, infatti, limita la visualizzazione delle voci/regole di ciascun dipendente alle sole che risultano attive nel mese selezionato dal filtro. Se si intendono inserire delle regole con valore di segnaposto per poterle eventualmente completare in un momento successivo si ricorda la necessità di indicare il valore 0 nei campi a valore (ore/gg, C.Un e Importo). In assenza a conferma si ottiene un errore di “voce irrisolvibile con il solo codice”. Come accennato si potranno scorrere in sequenza i lavoratori avendo impostato il filtro per periodo sul mese d’interesse procedendo poi o all’inserimento di una nuova voce o alla variazione dei dati numerici che la caratterizzano. La fase automatica di prelievo in paghe che sarà descritta più oltre, selezionerà nell’archivio le voci che risultano attive per la ditta nel mese richiesto e che presentano almeno uno dei tre campi di valorizzazione maggiore di zero. Per la cancellazione di una voce/regola si dovrà utilizzare il tasto riportato a sinistra della riga dell’elenco che si intende eliminare e poi premere in alto su “salva”.

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Un messaggio di avviso segnala che per completare il processo di cancellazione fisica della registrazione si dovrà premere il tasto conferma nella parte alta della finestra.

L’opzione Inserimento massivo voci del menu Paghe completa l’operatività descritta in precedenza ed offre uno strumento per inserire nuove voci/regole per gruppi di lavoratori.

In questo contesto per aggiungere nuove voci si indicherà nella parte superiore il periodo di competenza (mese) per cui generare la voce e si completeranno i dettagli della registrazione. La pressione tasto + inserirà la voce/regola per tutti i lavoratori selezionati. La funzione consente anche il completamento in forma tabulare delle singole regole attive nel periodo. In questa modalità si indicherà nella sezione alta a video il periodo d’interesse e la voce paga da filtrare. Applicato il filtro, nella lista saranno presentati i dipendenti che riportano la voce selezionata attiva per il periodo scelto. Si potranno quindi variare direttamente le informazioni di valorizzazione specifiche per ciascun lavoratore.

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E’ anche possibile operare la cancellazione delle voci/regole selezionate nella lista. In presenza di regole definite attive per un periodo più ampio del mese selezionato, le righe relative riportano uno sfondo verde.

7.1.3 ACQUISIZIONE VOCI MOVIMENTO DA ANAGRAFICA UNICA IN PAGHE

Il terzo momento di questa gestione vede l’acquisizione delle voci di movimentazione create in Anagrafica Unica nel movimento effettivo che si sta andando ad inserire. Si potrà procedere per prima cosa ad inserire in movimento ditta – sezione 6 Opzioni la spunta in corrispondenza del campo Import automatico da Anagrafica Unica.

Questa predisposizione riporterà già la spunta nel nuovo campo Anagrafica Unica della sezione Import automatico da nel pannello di opzioni presentato quando si passi all’inserimento dei movimenti. Alla pressione del pulsante Conferma, in presenza della spunta, viene proposta la richiesta per procedere all’importazione.

Nel successivo passaggio di elaborazione si procede ad estrarre da Anagrafica Unica le voci movimento che risultano compilate per la mensilità in elaborazione. Al termine è possibile consultare un report su quanto è stato caricato.

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Nella fase di gestione del movimento si possono vedere ed eventualmente modificare le voci paga originate dal processo d’importazione descritto.

7.2. GESTIONE BONIFICI WEB

Le funzionalità offerte da Anagrafica Unica si arricchiscono della gestione che consente il trattamento dei bonifici e la produzione dei flussi XML SEPA per il carico delle disposizioni agli Istituti Bancari. L’interesse per questa soluzione si amplia per la collaborazione che si viene a creare tra lo Studio che alimenta con gli esiti delle elaborazioni le informazioni disponibili in Anagrafica Unica e l’Azienda che può integrare e perfezionare tali dati prima di procedere all’invio dei flussi XML relativi ai bonifici.

7.2.1 FUNZIONALITÀ IN ANAGRAFICA UNICA

Nel Menu Paghe trova luogo la nuova voce Gestione Bonifici che propone un pannello in cui suono raccolte le attività legate alla predisposizione ed al trattamento dei flussi bonifici.

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La sezione Banche presenta le informazioni legate ai conti correnti della ditta sui quali poter disporre gli addebiti.

Oltre alle coordinate bancarie trovano posto le informazioni legate alla descrizione del supporto generato, alla data valuta/esecuzione disposizione desiderata ed al codice CUC. A tale proposito occorre ricordare che si tratta di un’informazione necessaria che svolge nella produzione dei flussi XML SEPA la stessa funzione di identificazione del codice SIA nei precedenti flussi bonifici TXT. In ciascuna riga è presente anche la spunta che viene proposta nel momento in cui sia stato generato il flusso XML con addebito su tale conto. Allo scopo di evitare operazioni indebite, per ripetere lo scarico si dovrà entrare in modifica e togliere la spunta di supporto già elaborato. Si segnala anche la presenza di due ulteriori campi di selezione legati principalmente alle funzioni di scambio dati tra Studio ed Azienda. La voce Mantieni banche, se spuntata, preserva quanto presente nella griglia anche a fronte di un aggiornamento da parte dello Studio che, in condizioni normali, sostituisce integralmente le informazioni precedenti. Anche la spunta Mantieni associazioni banche nei beneficiari ha un significato analogo conservando anche per i nuovi bonifici un’eventuale associazione ad uno specifico conto corrente effettuata dall’Azienda per il pagamento ad un beneficiario. Sulla barra delle funzioni, oltre i normali pulsanti di gestione trovano posto anche i richiami che consentono di passare direttamente alla gestione dei beneficiari ed alla produzione del flusso XML.

La sezione Beneficiari raccoglie i dati relativi ai singoli pagamenti da effettuare.

Oltre ai dati descrittivi del beneficiario e del codice IBAN per l’accredito troviamo l’associazione con il conto corrente dell’azienda da cui effettuare il singolo pagamento (colonna Banca). Come discusso in precedenza è disponibile un’opzione che consente di conservare tale associazione anche per i bonifici successivi. Sono ancora presenti un codice causale per l’operazione e la descrizione dell’operazione al beneficiario. Nella sezione superiore del pannello sono disponibili alcuni campi che permettono un

inserimento di tali informazioni in forma massiva (pulsante + a fianco dei campi). Per quanto riguarda le descrizioni al beneficiario è possibile filtrare in modo automatico le operazioni legate al pagamento di stipendi da quelle rivolte e finanziarie, enti o sindacati. In questo secondo caso,

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infatti, sono spesso presenti dei riferimenti specifici legati al singolo pagamento effettuato che vanno mantenuti evitando sovrascritture.

In fase di conferma delle informazioni gestite nella griglia in forma tabulare vengono effettuati opportuni controlli di completezza e coerenza.

Da un punto di vista funzionale, lo Studio al termine delle elaborazioni procederà al carico delle nuove informazioni sui bonifici da inviare. Tali dati sostituiranno integralmente quanto presente in precedenza in Anagrafica Unica, salvo le eccezioni legate ai conti correnti ed alla loro associazione ai beneficiari come descritto in precedenza. L’Azienda potrà modificare ed eventualmente integrare le informazioni anche con l’aggiunta di nuovi ulteriori bonifici prima di procedere alla produzione dei flussi XML.

La terza area di attività riguarda lo Scarico del supporto.

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Si opererà selezionando nella griglia inferiore il conto corrente per cui produrre il flusso e precisando quali causali si intendono comprendere nella comunicazione. Nel pannello è anche possibile indicare una data di creazione (se lasciata vuota viene presa la data corrente) ed una data di esecuzione disposizione. A questo proposito si ricorda che, se precisata, verrà riportata nel flusso tale data, se mancante verrà utilizzata l’eventuale data valuta precisata nel conto corrente selezionato e da ultimo la data corrente se non diversamente indicata. Sono presenti alcuni controlli che avvertono chi opera di situazioni potenzialmente erronee legate al tale data.

La fase di produzione del supporto si ottiene con la selezione del link Scarica Supporto XML ed il salvataggio del flusso XML creato che andrà poi inoltrato all’Istituto Bancario. E’ anche presente tramite il link Scarica Excel un’estrazione in formato EXCEL riassuntiva dei bonifici caricati.

7.2.2 ABILITAZIONI E FUNZIONALITÀ IN PAGHE

Lo scambio dati tra il mondo paghe e la gestione bonifici in Anagrafica Unica è soggetta ad una configurazione definita a livello Ditta. In Anagrafica Ditta, sezione 10, voce Collegamento procedure CP

in relazione alle attività che riguardano Anagrafica Unica, trova posto la voce Caricamento Bonifici.

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La scelta consente di abilitare le funzionalità di scambio delle informazioni legate ai bonifici come originati dall’elaborazione verso Anagrafica Unica. Il trasferimento vero e proprio viene poi perfezionato attraverso una specifica funzione di utilità che fa parte della Gestione Bonifici in cui, in modo del tutto automatico, affluiscono gli esiti dell’elaborazione paghe.

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