Alma Mater Studiorum Università di BolognaFacoltà di Economia - Bologna

CLEA, CLED, CLEF, CLEM

Prof. Jacopo Di Cocco

Idoneità informatica e

Sistemi informaticiParte prima

Automazione d’ufficio: videoscrittura, calcolo, rappresentazione e presentazione

(automazione e videoscrittura)

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Il programma della lezione

• L’automazione d’ufficio integrata (All in one)– Personale– Di gruppo

• Microsoft Office– Programmi base integrati– Programmi isolati

• La video-scrittura– Editor– Word-processor

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L’automazione personale e di gruppo: dalla programmazione dilettantesca

all’automazione d’ufficio generalizzata• Oggi sono i primi servizi che un utente richiede ed

impara ad usare anche da solo, ma realizzati gradualmente da pochi lustri, dopo più di 30 anni di vita dei calcolatori, che hanno rivoluzionato l’EDP

• Riduzione dei costi e volumi, aumento di potenza: premessa all’automazione personale (un calcolatore reale o virtuale a disposizione di un solo utente)

• Prima la programmazione in linguaggio semplice (basic)• Poi programmi e pacchetti preconfezionati prima privati

(delibere, verbali, ecc.), poi commerciali predisposti da case informatiche: prima di hardware e software poi specializzate nel software (esempi Lotus, Microsoft, ….)

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Strumenti dell’automazione personale e di gruppo

Gli applicativi tipici dell’automazione d’ufficio:• Editor, video-scrittura e video-dettatura

• Browser web

• Foglio elettronico (calcolo e rappresentazioni grafiche),

• Presentazione: rapporti e tabulati stampati (report), lucidi, pagine web

• Archivi di dati: casellari, schedari, semplici DB

• Comunicazioni: E-mail, Voice on IP, videoconferenza

• Calendari, agende e gruppi di discussione

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L’integrazione: essenziale nell’automazione d’ufficio

• Integrazione tra applicativi omologhi– Pacchetti integrati (All-in-one)

• Integrazione tra applicativi eterogenei– I protocolli di apertura (API)

• Integrazione tra utenti in rete– Messaggistica, protocolli di colloquio, sistemi

operativi di rete (scambi d’informazioni, gestione delle risorse ed interfacce utenti)

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Un pacchetto integrato: Office

• Un pacchetto integrato comprende una serie più o meno completa di programmi specializzati capaci di comunicare tra loro (scambiarsi i risultati)

• E’ aperto se, adottando alcune API standard è in grado di fornire e ricevere risultati da applicativi di altri sistemi o produttori

• E’ un pacchetto di gruppo se un insieme (chiuso o aperto) di utenti collegati in rete possono scambiarsi i risultati e le informazioni su cui lavorare

• Office della Microsoft è uno dei pacchetti integrati più diffusi, altri sono quelli di Lotus (IBM), come organizzazione grafica dei comandi tutti derivano da quelli prodotti per i Machintosh della Apple; a seguito della diffusione di sistemi unix basati su linux si stanno diffondendo pacchetti aperti e proprietari basati su questo sistema operativo

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Panoramica su Microsoft Office SystemVuole essere uno strumento semplice e diretto a vantaggio delle aziende• Microsoft Office si è trasformato da una famiglia di prodotti ideati per la

produttività personale in un sistema più completo e integrato. Partendo da strumenti noti, Microsoft Office System include ora applicazioni, server, servizi e soluzioni progettati per agevolare la risoluzione di numerosi problemi aziendali.

• Microsoft Office System fornisce i componenti di base per la creazione di soluzioni che consentiranno di:– Garantire agli utenti aziendali un più facile accesso alle informazioni di cui

hanno bisogno, in modo che possano acquisire conoscenze più approfondite e intraprendere azioni più efficaci.

– Migliorare la capacità dell'azienda di anticipare, gestire e rispondere prontamente ai cambiamenti del mercato.

– Consentire a team e aziende di collaborare con la necessaria rapidità e agilità.

– Incrementare la produttività personale e permettere agli utenti aziendali di offrire il proprio contributo in un ambiente sempre più integrato.

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Applicativi di Microsoft Office 2003

• Le edizioni di Office 2003, rappresentano il fulcro di Microsoft Office System. Facilitando la connessione agli utenti, alle informazioni e ai processi aziendali appropriati mediante innovazioni come l'integrazione con le tecnologie di collaborazione Intranet di Microsoft, IRM (Information Rights Management) e il supporto del linguaggio XML (Extensible Markup Language) standard, le edizioni di Office 2003 consentono di intraprendere azioni più efficaci e di ottenere migliori risultati.

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Miglioramenti per le aziende– L'integrazione con i prodotti e le tecnologie di

Microsoft SharePoint, che consente ai team di lavorare in modo più rapido e agile e di offrire il proprio contributo in un ambiente aziendale sempre più impegnativo.

– Il supporto XML in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 e Microsoft Office Access 2003, che fornisce i componenti di base utilizzabili dalle aziende per creare soluzioni in grado di migliorare le capacità individuali di previsione, gestione e risposta ai cambiamenti nell'organizzazione e nel mercato.

– Il supporto della tecnologia IRM, che consente alle aziende di proteggere le informazioni da un uso improprio e da appropriazioni indebite.

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I programmi base di Microsoft-Office

La Core-Suite di Office comprende:• Microsoft Word per la videoscrittura• Microsoft Excel come foglio elettronico• Microsoft Outlook per E-mail , agenda, ecc.• Microsoft PowerPoint per le presentazioni• Microsoft Access per la creazione e gestione di

archivi di dati (data base: DB)A questi va aggiunto Microsoft Internet Explorer,

anche se formalmente non appartiene ad Office

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L'elaboratore di testi: Word 2003• La versione 2003 offre nuove funzionalità per semplificare

la creazione, la condivisione e la lettura dei documenti. • Le funzionalità di revisione e inserimento di commenti sono

state potenziate per adeguarsi ai diversi modi in cui si tiene traccia delle modifiche e si gestiscono i commenti.

• Supporta anche l'XML come formato di file e può essere utilizzato come editor XML completo.

• È possibile utilizzare Word 2003 per salvare e aprire file XML da integrare con dati aziendali di importanza cruciale.

• XML consente di produrre file articolati in parti comprensibili al calcolatore: autore, titolo, testo, bibliografia, ecc.

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Il foglio elettronico: Excel 2003• Excel 2003, l'applicazione per fogli di calcolo di

Microsoft Office, include il supporto per XML e nuove funzionalità che semplificano l'analisi e la condivisione delle informazioni.

• È possibile definire una parte di un foglio di calcolo come elenco ed esportarla in un sito Web di Microsoft Windows® SharePoint Services.

• Gli smart tag in Excel 2003 sono più flessibili rispetto a Office XP e i miglioramenti apportati alle funzioni statistiche consentono di eseguire analisi più accurate delle informazioni.

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Agenda e posta: Outlook 2003• Microsoft Office Outlook® 2003 è l'applicazione per la

comunicazione e per la gestione dei dati personali• Costituisce uno spazio unico per la gestione di posta

elettronica, calendari, contatti e altre informazioni personali e dei team.

• I miglioramenti introdotti in Outlook 2003, come la nuova modalità cache, il raggruppamento automatico dei messaggi, la gestione della posta indesiderata e le visualizzazioni di lettura più facilmente consultabili, incidono molto positivamente sull'organizzazione e la gestione delle informazioni, nonché sulle prestazioni e sulla connettività dell'utente.

• Il lato debole si era rilevato la perforabilità ai virus.

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La presentazione: PowerPoint 2003• Microsoft Office PowerPoint® 2003, è l'applicativo

per la creazione di presentazioni, consente attirare l'attenzione, in aula o in linea.

• Con i miglioramenti introdotti nell'interfaccia utente e il supporto per gli smart tag, PowerPoint 2003 semplifica la visualizzazione e la creazione di presentazioni.

• Modifiche significative sono state apportate anche al supporto multimediale: – I file creati con PowerPoint 2003 potranno essere salvati

in un CD senza alcuna difficoltà, – l'integrazione con M.W. Media® Player consentirà di

riprodurre flussi audio e video in una presentazione.

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Un semplice DBMS relazionale : Access 2003

• Access 2003, è l'applicativo di Microsoft Office per la gestione di database,

• Garantisce una maggiore facilità di utilizzo e una migliore capacità di importare, esportare e utilizzare file di dati XML.

• Lavorare con Access 2003 è oggi più semplice perché gli errori più comuni vengono identificati e contrassegnati automaticamente e viene offerta la possibilità di correggerli.

• Una nuova funzionalità consente inoltre agli sviluppatori di database di individuare le dipendenze degli oggetti.

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Le estensioni di Microsoft Office• OneNote 2003: per prendere e gestire gli

appunti, • FrontPage: per creare e gestire siti web• Publisher: per produrre materiali da stampare su

carta o in rete• Microsoft Project: per redigere e seguire progetti • Visio: per la produzione di diagrammi tecnici e

aziendali• InfoPath 2003: per l'acquisizione e la gestione

delle informazioni

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Appunti e scambio dati: OneNote 2003

• Microsoft Office OneNote™ 2003, è l'applicativo per prendere e gestire gli appunti,

• Consente di acquisire, organizzare e riutilizzare le proprie note su un computer portatile o desktop oppure su un Tablet PC.

• Rappresenta uno spazio unico per l'acquisizione di diversi tipi di dati, inclusi appunti digitati o scritti a mano, diagrammi disegnati a mano, registrazioni audio, foto e immagini scaricate dal Web e informazioni ricavate da altre applicazioni.

• Consente poi di organizzare e riutilizzare tali informazioni nel modo che si preferisce, per ottimizzare la gestione dei numerosi dati che ci si trova ad affrontare ogni giorno.

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L’editor per siti web: FrontPage 2003

• Microsoft Office FrontPage® 2003, è l'applicativo per la creazione e la gestione di siti Web, queste le nuove caratteristiche:– Offre funzionalità e controlli avanzati che consentono di

progettare siti Web più sofisticati,– Generare codice (programmi) più velocemente ed estendere le

capacità Web mediante l'inserimento di codice XML e la connessione a origini dati esterne.

• FrontPage 2003 consente di passare dalla semplice creazione di pagine statiche alla progettazione di siti Web interattivi (pagine dinamiche) dalle caratteristiche e funzionalità avanzate.

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Publisher 2003

• Microsoft Office Publisher 2003, il programma per publishing aziendale e materiale di marketing di Microsoft Office,

• rende più semplice che mai creare, progettare e pubblicare materiale di marketing e comunicazione di livello professionale.

• È possibile creare documenti per la stampa, la posta elettronica e il Web utilizzando la stessa interfaccia utente estremamente intuitiva delle altre applicazioni di Microsoft Office System.

• Publisher 2003 innalza il livello della creazione e della pubblicazione di materiale per il marketing.

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Per redigere e seguire i progetti: Microsoft Office Project 2003

• M.O. Project 2003, pur facendo parte di Microsoft Office System, è a sua volta una famiglia di prodotti comprendente M. O. Project Standard 2003, M. O. Project Professional 2003 e M. O. Project Server 2003.

• Project Professional 2003 e Project Server 2003 interagiscono per garantire una soluzione EPM (Enterprise Project Management) avanzata che consente alle organizzazioni di allineare le iniziative di lavoro, i progetti e le risorse allo scopo di migliorare i risultati professionali.

• Grazie alle flessibili funzionalità di analisi e di creazione di relazioni, si disporrà sempre di informazioni utili per ottimizzare le risorse, definire la priorità delle attività da eseguire e allineare i progetti agli obiettivi globali dell'azienda o dell’ente finanziatore (in particolare quelli finanziati dalla Commissione dell’Unione Europea).

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Diagrammi tecnici ed aziendali: producibili con Visio 2003

• Microsoft Office Visio® 2003: – consente la creazione di diagrammi tecnici e aziendali,– consente di trasformare le idee e i tradizionali dati

aziendali in diagrammi. • I diagrammi:

– agevolano la comprensione e la divulgazione delle informazioni strategiche, permettendo di migliorare il processo decisionale,

– creano consenso all'interno dell'azienda,– potenziano la comunicazione per incidere in maniera

più professionale e duratura sui destinatari dei messaggi aziendali.

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Interfaccia con i sistemi informativi:InfoPath 2003

• Microsoft Office InfoPath™ 2003: – consente: l'acquisizione e la gestione delle informazioni, – semplifica il processo di acquisizione dei dati.

• Questa nuova applicazione consente infatti di eseguire tre attività chiave: – creare moduli dinamici, – completarli e – inoltrarli ai sistemi e ai processi aziendali abilitati per XML.

• Offre anche un modo estremamente efficace e flessibile per ottenere informazioni e renderle riutilizzabili per chiunque faccia parte dell'azienda.

• InfoPath 2003 fa sì che chi lavora con le informazioni possa fornire e ottenere senza alcuna difficoltà i dati necessari in maniera tempestiva, affinché sia possibile prendere decisioni ben ponderate.

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Gli strumenti dei programmi Office

• La ripartizione dello schermo tra:– Barre di comandi (finestre ed icone)– Barra di stato (del sistema operativo e del programma)– Una o più aree di lavoro (finestre principali sul video

sovrapposte o affiancate)

• Appunti: per salvataggi temporanei e scambi dati• Produttore di documenti per la stampa con

specifici formati (report) • Gestore delle lingue di lavoro• Editor di oggetti multimediali (formule, grafici,

foto, ecc.)

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I comandi alternativi di Office

• Da tastiera più tasti premuti simultaneamente (due o tre es.[CTRL]+[lettera]), alternative veloci per chi li conosce,

• A tendina o menù (apribile o con il mouse da una lista su un’apposita barra orizzontale o con [ALT]+[Lettera]. Insieme completo di comandi

• Tramite icone inserite o inseribili in apposite barre orizzontali o verticali (fiancate) ad azione diretta o tramite apposite maschere con le opzioni

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Saper scrivere: la videoscrittura

• Gli editor per scrivere programmi– Scrivono file ASCII, direttamente leggibili a video da

ogni calcolatore anche privo dell’editor generatore; – Di regola non usano corpi, diacritici e grafiche

differenziate, – Seguono le regole di redazione dei linguaggi prescelti– Sono nati dal passaggio di scrittura dei sorgenti dei

programmi dai moduli cartacei tradotti in schede perforate a quelli su video memorizzati su file

• Dall’evoluzione di questi sono nati gli elaboratori di testi (word-processor o WP)

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Creare, aprire, salvare e chiudere un testo

• Un testo è sempre inserito in un file

• Il file viene creato con “nuovo”

• Predisposto alla lettura, modifica e stampa con “apri”,

• ……..(elaborazione e/o uso) …..

• Archiviato con “salva” o/e “salva con nome”

• Terminato con “chiudi”

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Formati dei file e scambi dei testi

• Ciascun programma di videoscrittura e spesso ciascuna versione scrive i file con regole proprie per cui la loro lettura richiede programmi ad hoc interni od esterni al WP

• TXT (Text) produce un file in formato ASCII leggibile direttamente, ma che perde le specifiche non inclusi tra i caratteri ASCII

• RTF (Rich text format) è un formato che consente lo scambio di file elaborabili tra WP diversi

• Postscript è un formato di stampa, • PDF è un formato per la rappresentazione e la stampa di

testi definitivi (non destinati ad ulteriori elaborazioni)

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Modificare le impostazioni di lavoro

• Modificare le impostazioni di base:– Barra strumenti

– Visualizzazione della pagina e dei caratteri di controllo

– Dimensioni a video

• Impaginare: (con e senza righello)– Margini, rientri, tabulazioni, colonne,

– Numerazione e intestazione

– Interlinea, dimensioni ed orientamento del foglio

– Stampante prevista: a carattere o grafica, B/N o a colori

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La composizione dei testi

• La scrittura avviene battendo naturalmente i caratteri e gli spazi sulla tastiera; questi vengono inseriti nella posizione occupata sul video dal cursore.

• I caratteri si cancellano singolarmente: – Quello precedente, premendo il tasto – Quello su cui si trova il cursore tramite il tasto

• E’ possibile cambiare dei caratteri: – Tipo, corpo, alfabeto– Aspetti (corsivo, grassetto, sottolineato, ombreggiato, barrato,

ecc.) – Posizione (apici e pedici) e spaziatura– Effetti di visualizzazione (in particolare per facilitare revisioni)

Canc

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L’edizione corrente

• Evidenziare e creare blocchi• Cancellare, spostare (tagliare ed incollare)

e copiare blocchi• Trovare e sostituire termini• Altre frequenti opzioni grafiche sono:

– La giustificazione ed il salto pagina, – Il colore e l’evidenziazione– L’articolazione in elenchi numerati o puntati

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Gli inserimenti

• Numeri ed intestazioni di pagina• Note a piè pagina o in calce• Formule• Tabelle, grafici, marchi, firme, foto• Riferimenti ipertestuali• Indirizzi e frasi di convenienza o ricorrenti• Cornici, sfondi• Titoli e paragrafi• Indici, riassunti, parole chiave, metadati (XML)

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La revisione editoriale

• Fondere testi• Ordinare (o. alfabetico, crescente,

decrescente)• Adottare e usare un modello

d’impaginazione (lettera, rapporto, libro, ...) • Contare: caratteri, parole e righe, pagine….• Stampare con diversi strumenti, formati e

supporti

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I principali servizi del WP

• La lingua di lavoro • la sillabazione• I controlli ortografici, grammaticali e sintattici• Le correzioni manuali ed automatiche • I salvataggi periodici e la protezione• La datazione • Gli indirizzari

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Le funzioni per esperti

• I modelli di documenti• Schemi di edizione• La produzione di pagine web• Macro• Aggiornamenti automatici• Gestione dei dizionari• Controlli semantici• La produzione di documenti strutturati con XML