Alleata Previdenza - Manuale web per le aziende
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Gennaio 2008
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Indice
PREMESSA ............................................................................................. 3
SEZIONE 1: GENERAZIONE AUTOMATICA DELLA DISTINTA DI VERSAMENTO.............. 4
SEZIONE 2: GENERAZIONE MANUALE DELLA DISTINTA DI VERSAMENTO .................. 5
GUIDA RAPIDA................................................................................ 5
1. COSA DEVE FARE L’AZIENDA AL MOMENTO DELL’ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO....... 6
2. COME ACCEDERE AL SERVIZIO.................................................................. 7
2.1) Gestione credenziali di accesso ........................................................................................................ 8
3. COME INSERIRE L’ANAGRAFICA AZIENDALE ................................................. 9
3.1) Modifica/Aggiungi Referenti ............................................................................................................. 10 3.1.1) Aggiungere un nuovo Referente................................................................................................. 10 3.1.2) Modificare / cancellare un referente ....................................................................................... 11
3.2) Modifica/Aggiungi Indirizzi ............................................................................................................... 12
3.3) Modifica/Aggiungi Recapiti ............................................................................................................... 12
4. LA GESTIONE DELL’ANAGRAFICA AZIENDALE ..............................................13
4.1) Visualizzazione elenco Aderenti dell’Azienda ............................................................................ 13
5. LA COMPILAZIONE DELLE DISTINTE DI CONTRIBUZIONE .................................14
5.1) Compilazione della distinta on-line................................................................................................ 15 5.1.1) Compilazione della distinta ........................................................................................................ 16 5.1.2) Stampa del bonifico ..................................................................................................................... 18
5.2) Caricamento della distinta tramite un file ................................................................................... 19
5.3) Visualizzazione elenco distinte....................................................................................................... 20
6. DALLA CREAZIONE DELLA DISTINTA ALLA RENDICONTAZIONE DEI BONIFICI.........22
6.1) Visualizza elenco bonifici ................................................................................................................. 22
6.2) Stampa dei moduli per il bonifico................................................................................................... 23
7. VISUALIZZAZIONE DELLE ANOMALIE .........................................................25
7.1) Visualizzazione Anomalie da Home Page...................................................................................... 26
7.2) Visualizzazione Anomalie da dettaglio Distinta .......................................................................... 26
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Premessa Alleanza Assicurazioni ha disegnato un Servizio al fine di fornire un valido supporto alle imprese che, ai sensi del decreto del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale del 30 gennaio 2007, debbano provvedere alla contribuzione del TFR per i propri dipendenti che abbiano aderito al Piano Individuale Pensionistico denominato “Alleata Previdenza”. Alleata Previdenza è collegata ad:
o un sistema web che permette un’efficace collaborazione tra l'Azienda e Alleanza Assicurazioni per lo scambio delle informazioni e che consente di velocizzare tutte le operazioni in capo all'Azienda con una verifica in tempo reale dei dati trasmessi
o un servizio di assistenza tecnica telefonica, a disposizione al numero
06 50756450
che consente di reperire in ogni momento utili informazioni ed ottenere un supporto operativo per l’esecuzione di tutte le operazioni presenti sul sistema.
Alleata Previdenza offre non solo un sistema informativo per gestire la registrazione delle contribuzioni on-line, ma anche un servizio alle Aziende per monitorare costantemente lo stato delle contribuzioni attraverso la verifica dell’abbinamento dei bonifici effettuati dalle Aziende. Grazie a questo servizio l’Azienda è accompagnata e supportata nella gestione degli aspetti di contribuzione in conformità con gli obblighi normativi. Si ricorda in questa sede che è possibile, laddove vengano soddisfatte le condizioni elencate di seguito, evitare la compilazione manuale della distinta: per maggiori approfondimenti relativi alla GENERAZIONE AUTOMATICA DELLA DISTINTA DI VERSAMENTO, si rimanda a quanto indicato nel prossimo capitolo del presente documento.
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SEZIONE 1: GENERAZIONE AUTOMATICA DELLA DISTINTA DI VERSAMENTO
Nel presente capitolo vengono illustrate le condizioni necessarie per la generazione automatica della distinta di contribuzione nonché le modalità pratiche di compilazione del bonifico, che consentono tale automatismo. Condizioni necessarie per la generazione automatica della distinta di contribuzione
1. Il bonifico deve essere riferito ad una sola persona (pertanto, in caso di più aderenti della Vostra Azienda, per utilizzare questa procedura semplificata “senza distinta”, sarà necessario effettuare un bonifico per ogni aderente)
2. La fonte contributiva deve essere solo quella di “accredito TFR” 3. L’importo versato deve essere successivo al 1° (per il solo 1° bonifico resta obbligatoria
la compilazione manuale della distinta). Compilazione del bonifico Soddisfatte le 3 condizioni, vi sarà possibile evitare la compilazione manuale della distinta. Allo scopo, al momento della compilazione del bonifico per il versamento, dovrete riportare, all’interno della zona riservata al commento/causale, la seguente dicitura:
• TFR*partita iva azienda*codice fiscale aderente
In alternativa potrete riportare nella stessa zona la dicitura
• TFR*partita iva azienda*cognome nome aderente
Eseguito il bonifico per il versamento, sarà Alleanza Assicurazioni a generare in automatico la distinta di riferimento e ad accreditare l’importo all’aderente da Voi indicato, con causale “accredito da TFR”. Quanto illustrato all’interno di questo capitolo, Vi consentirà di evitare le operazioni descritte nel prosieguo del presente documento (GENERAZIONE MANUALE DELLA DISTINTA DI VERSAMENTO).
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SEZIONE 2: GENERAZIONE MANUALE DELLA DISTINTA DI VERSAMENTO
GUIDA RAPIDA
La Guida Rapida vuole essere un ausilio di estrema sintesi finalizzato a fornirvi in pochi passi una
visione completa dei più importanti passaggi operativi da effettuare a sistema. G
ATTIVITA’ RIF.
1. Collegarsi al sito web www.alleanza.it/alleataprevidenza e cliccare il pulsante
“Area Aziende” pag. 7
2. Inserire l’id utente e la password presenti nella lettera di benvenuto.
o Completare l’id utente ricevuto con la lettera “a” e tanti zero fino ad arrivare a 12 caratteri.
Ad esempio se l’id utente della lettera è 123, inserire: “a00000000123”
pag. 7
3. Accedere alla sezione “Dettaglio Azienda” presente nella pagina principale e
completare i dati anagrafici relativi a Referenti, Indirizzi e Recapiti pag. 10
4. Compilare la distinta
o Online (dal sito): i. Inserire la distinta tramite la voce del menù “Nuova Distinta” ii. Inserire i contributi per ogni aderente iii. Chiudere la distinta iv. Stampare il modulo bonifico precompilato
o Caricandola tramite un file esterno opportunamente strutturato
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5. Utilizzare il modulo precompilato per effettuare il Bonifico sul conto:
INTESA SANPAOLO IBAN IT90 T030 6912 7116 1528 9825 416
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1. Cosa deve fare l’azienda al momento dell’attivazione del servizio
Il Servizio on-line viene attivato nel momento in cui un dipendente aderisce ad Alleata Previdenza. Tale evento genera l’invio all’Azienda di una lettera di benvenuto riportante un codice (id utente) ed una password di accesso. A seguito della ricezione della lettera, all’Azienda viene richiesto di:
1. Accedere al sito web e completare le informazioni anagrafiche in modo da consentire una comunicazione funzionale con Alleanza
2. Creare mensilmente (o trimestralmente) le distinte di contribuzione per i dipendenti
che hanno aderito ad Alleata Previdenza
3. Effettuare i bonifici conformemente ai dati registrati nelle distinte e coerentemente con la periodicità delle stesse
4. Verificare attraverso il sito che i bonifici siano correttamente associati alle distinte ed
in caso contrario contattare l’assistenza tecnica per la soluzione dei problemi
Fig. 1 Il processo
Obiettivo di questo manuale è quello di fornire una spiegazione esaustiva di tutti i passaggi operativi che l’Azienda deve effettuare sul sistema.
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2. Come accedere al servizio In questa sezione viene illustrato come accedere al portale e gestire il proprio account.
Fig. 2 Il processo: L’Azienda accede al sito
Per accedere al Servizio è sufficiente:
1. Collegarsi al sito web www.alleanza.it/alleataprevidenza e cliccare il pulsante “Area Aziende”
2. Inserire l’id utente presente nella lettera di
benvenuto completandolo con la lettera “a” e tanti zero fino ad arrivare a 12 caratteri.
o Ad esempio se l’id utente della
lettera è 123, inserire: “a00000000123”
3. Inserire la password presente nella lettera
oppure, se in un precedente accesso si è già provveduto ad aggiornarla, inserire la password aggiornata
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Fig. 3 Pagina di accesso
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Vi suggeriamo di Al primo ingresso nel sito è consigliabile personalizzare la password che è stata consegnata al momento dell’accensione del Servizio. Tale personalizzazione vi consentirà di garantire la riservatezza delle informazioni e dei dati Aziendali.
Fig. 4 Cambia password
2.1) Gestione credenziali di accesso Qualora l’Azienda abbia difficoltà nell’utilizzo dei dati ricevuti, può rivolgersi all’Agenzia Alleanza di riferimento. Nel caso in cui non abbia ricevuto le credenziali per accedere al sito di Alleanza, l’Azienda deve inviare una e-mail alla casella [email protected], specificando i seguenti dati:
• Oggetto: richiesta di duplicato dati di accesso Alleata Previdenza • Ragione Sociale dell’Azienda • Partita IVA • Riferimento telefonico della persona da contattare in caso di necessità • Casella e-mail cui inviare la risposta.
Per personalizzare la password cliccare
“Cambia Password”
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3. Come inserire l’ANAGRAFICA aziendale La sezione seguente illustra tutte le funzionalità che consentono di inserire e modificare l’anagrafica dell’Azienda. In particolare è necessario inserire informazioni anagrafiche di referenti, indirizzi e recapiti.
Fig. 5 Il processo: l’Azienda inserisce l’anagrafica
L’inserimento dell’anagrafica Aziendale rappresenta un passo fondamentale che consente ad Alleanza di comunicare con i giusti interlocutori e di inviare informazioni veloci ed immediate all’Azienda. Grazie a tale procedura la vostra Azienda sarà sempre aggiornata su novità e adeguamenti normativi. Al momento dell’attivazione del Servizio vi suggeriamo di visualizzare i dati anagrafici che sono stati acquisiti al momento dell’adesione al Servizio da parte dei dipendenti. Tali informazioni sono disponibili accedendo alla sezione “Dettaglio Azienda”.
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Fig. 6 Dettaglio Azienda
Vi suggeriamo di Al primo ingresso compilare la sezione relativa all’indicazione dei referenti Aziendali. L’indicazione dei referenti permette di individuare un punto di riferimento per la risoluzione di eventuali anomalie.
Le informazioni anagrafiche riportate nella pagina sono in sola lettura; per modificare uno o più dati riportati nella pagina è necessario selezionare le seguenti funzioni riportate nel menù di sinistra:
o Modifica/Aggiungi Referenti o Modifica/Aggiungi Indirizzi o Modifica/Aggiungi Recapiti
3.1) Modifica/Aggiungi Referenti In questa pagina è possibile aggiungere, modificare o cancellare i referenti dell’Azienda per l’operatività con Alleanza Assicurazioni.
3.1.1) Aggiungere un nuovo Referente
1. Selezionare la voce “Modifica/Aggiungi Referenti” dal menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda” (vedi Figura 6)
2. Compilare i campi riportati nella sezione “Modifica/Aggiungi Referenti” (vedi Figura 7) e
confermare cliccando sul pulsante “Aggiungi Referente”
3. Terminare la procedura con un click sul pulsante “Torna al dettaglio”
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Fig. 7 Aggiungere un nuovo referente
Vi suggeriamo di Compilare i campi anagrafici dei referenti in maniera completa con l’indicazione dell’indirizzo mail e del telefono per facilitare le comunicazioni con Alleanza Assicurazioni. Nel caso vi siano all’interno dell’Azienda più referenti vi consigliamo di specificare il tipo di referente (referente direzione, referente direzione personale, referente servizio paghe) per consentirci di indirizzare al meglio le comunicazioni.
3.1.2) Modificare / cancellare un referente Per modificare o cancellare un referente:
1. Selezionare la voce “Modifica/Aggiungi Referenti” dal menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda”
2. Cliccare sul campo “Modifica/Cancella” 3. Modificare o aggiungere nuovi dati nella sezione “Aggiungi nuovo referente”
procedendo poi ad una conferma con un click sul pulsante “Modifica” se si vuole salvare i dati modificati oppure sul pulsante “Cancella” per eliminare il referente
4. Tornare alla sezione “Dettaglio Azienda” cliccando sul pulsante “Torna al dettaglio”
L’operazione dovrà essere confermata:
• Cliccando su OK il sistema eseguirà l’operazione di modifica/eliminazione del referente
• Cliccando su Cancel l’operazione non verrà portata a termine.
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3.2) Modifica/Aggiungi Indirizzi Per aggiornare i dati relativi agli indirizzi dell’Azienda è necessario seguire le stesse procedure descritte per aggiungere/modificare/creare un referente (paragrafi precedenti) dalla voce “Modifica/Aggiungi Indirizzi”, presente nel menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda” (vedi figura 6). Vi suggeriamo di Nel caso in cui l’Azienda abbia altre sedi oltre a quella legale vi suggeriamo di aggiornare gli indirizzi dell’Azienda includendo anche le sedi operative dove si trova la direzione del personale o la direzione che si occupa del servizio paghe. Questo ci permetterà di gestire l’invio della corrispondenza in maniera più efficace.
3.3) Modifica/Aggiungi Recapiti Per aggiornare i dati relativi ai recapiti dell’Azienda è possibile selezionare la voce “Modifica/Aggiungi Recapiti”, presente nel menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda” (vedi Figura 6), e seguire le stesse procedure illustrate nei paragrafi precedenti per aggiungere, modificare e cancellare un referente.
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4. La gestione dell’ANAGRAFICA aziendale
La sezione consente di avere una visione complessiva di tutti i dipendenti che aderiscono ad Alleata Previdenza, con un dettaglio dello stato dell’Aderente che fornisce immediatamente evidenza dei dipendenti attivi per i quali è necessario effettuare la contribuzione. I dati anagrafici relativi agli Aderenti sono visualizzati automaticamente nel sistema. Vi suggeriamo di Qualora l’Azienda abbia necessità di modificare i dati dell’anagrafica aziendale, ad esempio Ragione Sociale o Partita IVA, oppure i dati relativi ad un Aderente, ad esempio N° adesione o Cognome e Nome, vi preghiamo di contattare l’Agenzia i cui riferimenti sono specificati nella lettera da voi ricevuta, che provvederà ad inoltrare la richiesta. Vi preghiamo di contattare l’Agenzia di riferimento anche nel caso in cui i dati di un Aderente vi risultino non corretti o non aggiornati, per inoltrare la segnalazione.
4.1) Visualizzazione elenco Aderenti dell’Azienda Per visualizzare l’elenco di tutti gli Aderenti appartenenti all’Azienda è necessario selezionare la voce “Elenco Aderenti” del menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda” (vedi Figura 6). All’interno della pagina è visualizzato l’elenco dei dipendenti dell’Azienda che hanno aderito ad Alleata Previdenza.
Fig. 8 Lista Aderenti
Click sul cognome per visualizzare il dettaglio
dell’Aderente
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5. La compilazione delle DISTINTE DI CONTRIBUZIONE Questa sezione descrive i passaggi operativi necessari per la compilazione della distinta di contribuzione e la stampa del modulo per effettuare il bonifico.
Fig. 9 Il processo: l’Azienda crea la distinta e stampa il modulo per il bonifico
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5.1) Compilazione della distinta on-line La compilazione on-line della distinta può avvenire direttamente dal sito accedendo alla sezione “Dettaglio Azienda” (vedi Figura 6) e facendo click sul link “Nuova Distinta”. Il processo di inserimento on line delle distinte si articola in due passi successivi:
1. Compilazione della distinta: si provvede alla verifica dei campi (precompilati dal
sistema) dei dati riepilogativi relativi alla distinta di contribuzione e all’eventuale modifica del periodo di contribuzione. Una volta verificati i dati riepilogativi, si inseriscono per ogni Aderente gli importi da versare distinguendo: il n° di mesi di competenza, il contributo TFR, la rivalutazione del contributo TFR, il contributo dell’Azienda e il contributo dell’Aderente. Spostandosi sul nominativo successivo, sarà possibile inserire i dati relativi all’aderente selezionato. Inseriti i contributi, il sistema procede ad un’immediata verifica dei dati, evidenziando con un messaggio eventuali errori occorsi durante la compilazione oppure la corretta conclusione del processo. Una volta chiusa la distinta è possibile stamparla mediante il pulsante “Versione Stampabile”.
2. Stampa del bonifico: viene offerta la possibilità di stampare il modulo di bonifico precompilato con i dati della distinta mediante il pulsante “Modulo Bonifico”.
Vi suggeriamo di Una volta caricata la distinta è consigliabile stamparne una copia in modo da poter controllare l’effettiva coerenza dei dati inseriti.
1) Compilazione della distinta
2) Stampa del bonifico
Cos’è una distinta di contribuzione? La distinta di contribuzione è un modulo da compilare on-line in cui si specificano gli importi che l’Azienda verserà (siano essi contributi dell’Aderente, contributi a carico dell’Azienda stessa, TFR, o rivalutazioni del TFR) a favore dei propri dipendenti. Ogni quanto tempo va compilata la distinta? Si consiglia una compilazione mensile entro il giorno 16 del mese. Nel caso di tredicesima e quattordicesima mensilità si suggerisce comunque di effettuare due separate distinte di contribuzione, una per ciascuna mensilità aggiuntiva. E’ possibile caricare una sola distinta per più Aderenti? Si, le distinte potranno essere caricate con dati relativi a un gruppo di più dipendenti che abbiano aderito ad “Alleata Previdenza” Come può avvenire l’invio delle distinte? L’invio delle diverse distinte contributive può avvenire tramite:
• Compilazione On Line dell’apposito modulo. A distinta inviata si riceve notifica immediata della corretta compilazione
• Caricamento di un file .txt compilato secondo un tracciato predefinito disponibile nel portale (vedi Figura 4). Entro 24 ore dal caricamento della distinta, il sistema provvederà all’invio di una e-mail di avvenuta ricezione, comprensiva dell’indicazione di eventuali anomalie, presso l’indirizzo di posta elettronica fornito dall’utente.
Domande & Risposte
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5.1.1) Compilazione della distinta
Per inserire i valori della testata della distinta è necessario:
1. Selezionare la voce “Nuova Distinta” dal menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda” (vedi Figura 6)
2. Verificare i dati precompilati della distinta e procedere all’eventuale modifica (vedi
Figura 10) Il campo “periodo” deve essere compilato indicando l’arco temporale/mese puntuale per cui si intendono effettuare le contribuzioni. Nel caso in cui tale campo non venga specificato, sarà valorizzato con il mese e l’anno di inserimento della distinta. Per modificare il “periodo”, cliccare sull’icona (matita) presente accanto al periodo prevalorizzato, indicare il valore con cui si intendono effettuare le contribuzioni e cliccare sul pulsante “Salva” per confermare la selezione, oppure sul pulsante “Annulla” per eliminare la modifica effettuata.
Fig. 10 Inserimento distinta
In qualsiasi momento è possibile interrompere la procedura di inserimento distinta e tornare all’Home Page, cliccando sulla voce “Home” in alto a destra. I dati fino ad ora inseriti verranno comunque salvati.
1) Compilazione della distinta
2) Stampa del bonifico
Selezionare il periodo di contribuzione desiderato e salvare o annullare la
selezione
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Dopo aver verificato i dati riepilogativi della distinta e selezionato il periodo di contribuzione, è possibile l’inserimento dei dati relativi alla contribuzione di ciascuno degli Aderenti. Per inserire i contributi per l’Aderente è necessario:
1. Selezionare il nominativo desiderato dall’Elenco Aderenti riportato nella sezione inferiore della pagina (il nome verrà evidenziato in giallo)
2. Valorizzare il campo N°mesi con un numero compreso tra 1 e 12. Il campo N° mesi è a
compilazione obbligatoria ed indica il numero di mesi cui fa riferimento la contribuzione dell’aderente selezionato.
3. Valorizzare i singoli importi.
NB 1: La colonna Totale si aggiorna in tempo reale man mano che vengono inseriti gli importi di contribuzione
NB 2: Il passaggio al nominativo di un altro aderente comporta il salvataggio automatico delle informazioni dell’aderente precedente. Le informazioni relative all’ultimo Aderente in elenco vengono salvate cliccando sul pulsante “Chiusura”.
4. Una volta conclusa l’operazione di inserimento di tutte le righe di contribuzione, è
possibile salvare la distinta cliccando sul pulsante “Chiusura”. Qualora il numero di righe contributive inserite non coincida con il numero degli aderenti presenti per l’Azienda, un messaggio chiederà all’utente se vuole confermare comunque la chiusura della distinta o procedere con la compilazione delle restanti righe contributive.
N.B. Nell’angolo in basso a sinistra sarà visualizzato il numero di righe contributive inserite sul massimo numero di aderenti censiti sotto l’Azienda (es. “Inserite 1 contribuzione su 10 aderenti”). Cliccando sul pulsante “Chiusura” si accede alla pagina di salvataggio della distinta (vedi Figura 11), da cui è possibile effettuare diverse operazioni: attraverso il pulsante “Visualizza Totali” è possibile visualizzare un riepilogo di quanto inserito nella distinta; attraverso il pulsante “Modifica Distinta” è possibile, invece, modificare la distinta appena inserita.
COME SI RIVALUTANO I CONTRIBUTI ANTECEDENTI LUGLIO 2007? Il Decreto del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale del 30 gennaio 2007 afferma che “l’importo del trattamento di fine rapporto da versare relativamente alle mensilità antecedenti al mese di giugno 2007 è rivalutato, secondo i criteri stabiliti dall’articolo 2120 del codice civile, in ragione del tasso d’incremento del TFR applicato al 31 dicembre 2006, rapportato al periodo intercorrente tra la data di scelta e il 30 giugno 2007” La Circolare INPS n. 70 del 3 aprile 2007 precisa che “per la rivalutazione delle somme dovute per i periodi pregressi dovrà essere applicato, su ciascuna mensilità antecedente quella dell’effettivo versamento il tasso di incremento del TFR applicato al 31 dicembre 2006, pari al 2,74%”.
Domande & Risposte
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Fig. 11 Chiusura distinta: ok
5.1.2) Stampa del bonifico
Completata la chiusura della distinta il Servizio offre la possibilità di:
• Stampare in versione cartacea la distinta, cliccando sulla voce “Versione Stampabile”; • Stampare il modulo di bonifico precompilato con i dati della distinta, cliccando sulla
voce “Modulo Bonifico”.
1) Compilazione della distinta
2) Stampa del bonifico
Distinta compilata
correttamente
È possibile visualizzare tutti gli importi inseriti per ogni aderente nella
distinta
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Fig. 12 Ordine di bonifico
Vi suggeriamo di Stampare il modulo del bonifico ed effettuare il pagamento direttamente tramite questo. Il modulo del bonifico è già pre-compilato con tutti i dati relativi al versamento e contiene al suo interno il codice che consentirà di ricondurlo alla distinta: in questo modo esso verrà abbinato in maniera automatica alla distinta senza la necessità che un operatore vi contatti telefonicamente in caso di mancata associazione. Qualora il bonifico venisse effettuato senza il suddetto modulo, è necessario prendere nota del codice presente nel campo “Informazioni Cliente/Cliente” e riportarlo, poi, nella causale del bonifico.
5.2) Caricamento della distinta tramite un file Questo Servizio offre la possibilità di creare le distinte tramite il caricamento di un file esterno contenente tutti i dati compilati. Vi suggeriamo di Utilizzare questa modalità solo qualora il numero di Aderenti sia maggiore di 5. Ricordiamo inoltre che nel caso del caricamento delle distinte tramite file, la notifica via mail dell’avvenuto caricamento della distinta avviene nell’arco delle 24 ore successive all’acquisizione dei dati (lo stesso vale per eventuali notifiche di errori che impediscano il caricamento dei dati). Per inserire nel sito una distinta registrata su un file, è necessario selezionare la voce “Caricamento File Distinta” dal menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda” (vedi Figura 6). Nella pagina di “Caricamento File Distinta” è possibile selezionare all’interno delle directory del proprio PC un file di distinta e inviarlo direttamente ad Alleanza Assicurazioni.
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Attenzione Tutti i campi visualizzati sono obbligatori. I file inseriti non possono superare i 500Kb di dimensione e devono essere strutturati come
riportato nella sezione “Scarica il manuale operativo e il tracciato per la distinta elettronica ” (vedi Figura 4).
5.3) Visualizzazione elenco distinte Per visualizzare l’elenco delle distinte di contribuzione inserite a sistema dall’Azienda, è necessario selezionare la voce “Elenco Distinte” dal menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda” (vedi Figura 6). Il sistema mostrerà, quindi, quanto riportato in Figura 13.
Fig. 13 Elenco distinte
Gli stati possibili di una distinta sono: Protocollata: la distinta è stata inserita ma non completata (non si è arrivati alla conclusione dell’iter d’inserimento distinta) Non Abbinabile: la distinta risulta non corretta e quindi non è possibile abbinarle alcun bonifico (la distinta è ancora modificabile) Abbinabile: la distinta è stata inserita oppure inviata al Servizio in modo corretto ed è in attesa di essere abbinata al rispettivo bonifico (la distinta è ancora modificabile) Abbinata: la distinta è già stata abbinata con il relativo bonifico (in questo caso la distinta non è più modificabile) Cliccando su una distinta ed entrando nel dettaglio relativo, sarà possibile effettuare le
Stato della distinta
Cliccando sul protocollo è possibile visualizzare il dettaglio della distinta
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modifiche ai dati inseriti, attraverso il comando “Modifica distinta”, o cancellarla, attraverso il comando “Cancella distinta”. Quest’ultima operazione dovrà essere confermata affinché la distinta venga effettivamente eliminata dall’elenco delle Distinte compilate. Attenzione Per effettuare le modifiche alla distinta non ancora abbinata è necessario ripercorrere tutti passaggi operativi descritti nei paragrafi 5.1.1 e 5.1.2. La cancellazione di una distinta è possibile solo nel caso in cui essa non sia ancora stata abbinata ad un bonifico bancario.
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6. Dalla creazione della distinta alla rendicontazione dei bonifici
La sezione seguente riguarda le funzionalità che consentono la gestione informatizzata dei bonifici effettuati periodicamente dall’Azienda.
Fig. 14 Il processo: l’Azienda visualizza la rendicontazione dei bonifici
6.1) Visualizza elenco bonifici E’ possibile visualizzare l’elenco dei bonifici, selezionando la voce “Elenco Distinte e Bonifici” presente nel menù di sinistra della pagina “Dettaglio Azienda” (vedi Figura 6). Nella pagina viene visualizzato un elenco di tutti i bonifici effettuati dall’Azienda ad Alleata Previdenza. Per ogni bonifico sono visualizzate alcune informazioni di sintesi. Il bonifico può essere registrato con i seguenti stati: Riconosciuto: quando è stato attribuito all’Azienda, in funzione di quanto scritto nella causale del bonifico stesso
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Abbinato: quando il bonifico è stato abbinato ad una distinta di contribuzione precedentemente ricevuta da Alleanza Assicurazioni Strumenti di supporto Nella pagina di Elenco Bonifici è possibile: Effettuare una ricerca utilizzando, come filtro, l’Anno
Selezionare il menu a tendina del campo “Anno” riportato in fondo alla pagina per visualizzare il dettaglio dell’anno che vi interessa
Visualizzare i dettagli del bonifico Cliccare sul valore dell’importo. Si aprirà una pagina che riporta tutti i dati di dettaglio del bonifico, la pagina si chiude cliccando la voce “Chiudi” riportata in fondo alla pagina
6.2) Stampa dei moduli per il bonifico Come già descritto in precedenza, nel caso in cui la distinta sia abbinabile (ovvero non è ancora stato effettuato e abbinato un bonifico alla distinta), dalla pagina di dettaglio della Distinta è possibile stampare la versione cartacea del modulo di bonifico collegato ad una distinta. La pagina di dettaglio sarà visualizzabile selezionando, dall’elenco delle distinte – presente in Fig. 13 Elenco distinte – la distinta di interesse. Per stampare il modulo di bonifico di una distinta già inserita è necessario:
1. Selezionare la voce “Elenco Distinte” dal menù di sinistra della pagina “Dettaglio
Azienda” (vedi Figura 6) 2. Posizionarsi sulla riga di distinta per la quale si vuole stampare il bonifico
3. Cliccare sul numero di protocollo per accedere alla pagina “Distinta di Contribuzione” 4. Selezionare la voce “Modulo bonifico” per visualizzare il modulo precompilato del
bonifico di importo pari alla distinta
5. Cliccare sulla voce “Stampa” della finestra “Ordine Bonifico”
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Fig. 15 Distinta di contribuzione
Bonifico: o versione stampabile o modulo precompilato
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7. Visualizzazione delle ANOMALIE Tale sezione illustra l’insieme di funzioni che consentono di monitorare e gestire eventuali anomalie generate durante la fase di inserimento dati. Il sito, infatti, è stato pensato in modo da rendere evidenti e visualizzare le anomalie riscontrate dal sistema durante l’inserimento dei dati.
Fig. 16 Il processo: Gestione delle anomalie
Le anomalie sono accessibili da diversi punti del sito:
• dalla Home Page: accesso a tutte le anomalie distinte per categoria (anagrafica, contribuzione, prestazioni)
• dall’ “Elenco Distinte” (Fig. 13 Elenco distinte), attraverso la selezione della distinta di interesse: accesso alle sole anomalie relative alla distinta selezionata, cliccando sul pulsante “Elenco anomalie”.
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7.1) Visualizzazione Anomalie da Home Page Nella sezione inferiore della Home Page è visualizzata la situazione delle anomalie relative all’Azienda, suddivise per categoria:
• Anagrafica • Contribuzione
Per ogni categoria possono essere visualizzate due tipologie di messaggi:
• “Presenti”, nel caso in cui esistano alcune anomalie aperte relativamente all’Azienda; • “Nessuna anomalia riscontrata”, nel caso in cui non esista nessuna anomalia aperta
relativamente all’Azienda. Per visualizzare l’elenco dettagliato delle anomalie riscontrate da Alleanza Assicurazioni relativamente all’Azienda, è necessario cliccare su “Presenti”.
All’interno della pagina sono visualizzate solo le anomalie dell’Azienda corrispondenti alla categoria selezionata nella Home Page. Per visualizzare la pagina successiva dell’elenco (ove esistente), è necessario cliccare sul numero di pagina desiderato, posto in fondo all’elenco: le pagine selezionabili sono sottolineate.
7.2) Visualizzazione Anomalie da dettaglio Distinta Per accedere alla pagina di visualizzazione delle anomalie della distinta è necessario:
• Selezionare la voce “Dettaglio Azienda” presente nel menù di sinistra dell’Home page • Selezionare la voce “Elenco Distinte” presente nel menù di sinistra della pagina Dettaglio
Azienda • Cliccare sul numero di protocollo della distinta che si vuole visualizzare • Cliccare sul pulsante “Elenco Anomalie” presente all’interno della pagina “Distinta di
contribuzione”
All’interno della pagina sono visualizzate le anomalie della distinta. Vi suggeriamo di Nel caso in cui il servizio vi notifica la presenza di anomalie, vi suggeriamo di contattare l’assistenza tecnica che provvederà alla soluzione di tutti i problemi
