Alla ricerca del tempo perduto

10/04/2023Roberta Longoni 2

Ore sprecate, perdute, rubate

Si stima che il 20/25% del tempo di lavoro non sia produttivo

Significa :

2 ore su 8 in una giornata lavorativa media

Che corrispondono a

55 giorni di lavoro in un anno


Ore sprecate, perdute, rubateAuto-indotte Dovute alle

circostanze

Disorganizzazione Telefonate

Carenza di pianificazione

Posta

Rinvio Attese

Incapacità di dire di no Riunioni inutili

Interruzioni


Disorganizzazione

La non razionalizzazione fisica degli spazi è una delle principali

cause di perdita di tempo

Gli spazi lavorativi L’archivioI materialiIl desktop

devono essere tenuti in ordine

METODO 5S


CARENZA DI PIANIFICAZIONEPROTO LISTA

PIANO DI LAVORO QUOTIDIANOORGANIZZA LA TUA GIORNATA PRIMA DI COMINCIARLA.

Scrivi il tuo piano al mattino presto o, meglioancora, la notte prima di andare a dormire (in modo da

memorizzarlo al meglio).

Preparare un piano ti offre l'opportunità di avere una buona panoramica di come si svilupperà la giornata seguente e di

organizzarla al meglio. Il tuo compito per la giornata sarà solo quello di aderire nel miglior

modo possibile a quanto precedentemente programmato.

In questo piano giornaliero individua le 3 cose più importanti da fare nella giornata. E falle prima di ogni altra

cosa.

Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attività che devi

svolgere. Questo impedirà alle diverse attività di trascinarsi oltre

misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attività.


CARENZA DI PIANIFICAZIONE PIANO DI LAVORO SETTIMANALE

CONDIVISO(da fare il venerdi pomeriggio)

Usa un calendario per pianificare e distribuire le attività nell’arco delle settimane.

Un calendario, grazie alla suddivisione del tempo in settimane e mesi ci offre la possibilità di pianificare nel medio periodo e di

distribuire le attività funzionalmente ed equamente.

STABILIRE SEMPRE LE SCADENZEOgni volta che affronti un nuovo compito è

opportuno che rispondi alla domanda: "di quanto tempo ho bisogno per completare la mia attività?".

Non lanciarti in una attività senza averne prima stimato opportunamente i tempi di realizzazione.

Segna il termine in modo chiaro sul calendario e nella tua agenda in modo da sapere sempre entro quando devi finirle quella cosa.


CARENZA DI PIANIFICAZIONE PROGRAMMAZIONE SISTEMATICA DELLE ATTIVITA’ DI ROUTINE

Stabilisci una routine fissa. Programma tempi specifici per le questioni di routine tipo

riunioni, esame della corrispondenza, comunicazioni con consulenti, Contabilità, firma della corrispondenza, ecc..

DEFINIZIONE DELLE PRIORITA’Poiché non è possibile fare di tutto,

impara a privilegiare le cose realmente importanti e lascia andare tutto il resto. Applica il principio di Pareto dell'80/20 che è un

principio fondamentale nella definizione delle priorità.La legge dell'80/20 è una legge empirica

(cioè nata dalla e dall’osservazione e misurazione dei fenomeni) che è sintetizzabile nella seguente affermazione:

"la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause".

Identifica quel 20% di attività che da sole rendono l'80% della tua produttività e concentrati su quelle.

Lascia stare tutto il resto.


La cultura

ABBATTERE LA CULTURA DEL MANAGER LIFO

Cioè di colui che fa sempre per prime le ultime attività che gli si presentano (in ordine temporale).

IMPARARE A LAVORARE PER PRIORITA’ / NON PER URGENZE = PIANIFICARE

IMPORSI DI TERMINARE SEMPRE I LAVORI INIZIATI – MAI LASCIARLI A META’FARE UNA SOLA COSA ALLA VOLTA!!!!!


La cultura

PROGRAMMA LE TUE ATTIVITÀ PRIMA DI BUTTARTI SUL LAVORO.

Tutto il tempo dedicato alla programmazione e risparmiato, per il triplo, nell’esecuzione. Ma quando l'obiettivo è chiaro ed i mezzi chiari, agisci senza rinviare. Tutte le persone efficienti hanno incomune almeno una cosa: la capacità di ridurre le distanze tra pensiero ed azione.


La produttivitàCONOSCERE LA PROPRIA CURVA DI PRODUTTIVITA’ = BIORITMO PROFESSIONALEImparare a sfruttare i momenti in cui si è più produttivi per le questioni più importanti e a maggior valore aggiunto Svolgi i lavori che richiedono un'attività cerebrale

quando sei nella forma migliore. Occupati delle faccende. minori quando il tuo

cervello non è in grado di occuparsi d'altro.

EVITARE – se non in casi estremi – di LAVORARE TROPPO A LUNGO.E’ stato dimostrato che dopo 8 ore la concentrazione viene a mancare = aumenta la possibilità di errore = obbligo di ri-lavorazioni = perdita di tempo!!


IL RINVIONon rimandare gli impegni sgradevoli ma importanti. Bloccheranno il tuo cervello,riducendo la tua creatività e la capacità di lavoro. Raramente questi compiti diventanopiù gradevoli o interessanti, rinviandoli.

• Fare subito le cose poco piacevoli, «togliersele»• Fissare comunque un termine un termine ultimo e

rispettarlo• Se è un compito lungo, dividerlo in più parti: è più

facile rispettarne le scadenze a breve termine• Chiedere a qualcuno di aiutarci ad evitare di

procrastinare all’infinito.


L’INCAPACITÀ DI DIRE DI NOE’ INUTILE E ANTI-PRODUTTIVO

ACCETTARE DI FARE PIÙ DI QUELLO CHE SIAMO CAPACI / IN GRADO DI FARE

Non prendere più impegni di quanti tu non ne possa gestire. Non hai bisogno di accontentare sempre tutti per aver successo nella vita, anzi al contrario! Il successo é il risultato dell'abitudine di portare a termine le cose importanti. La maggior parte delle richieste sono distrazioni che vengono arubare tempo e attenzione a quello che stai facendo.

• Dire di no non significa essere scortesi, ma realistici• Imparare ad offrire soluzioni alternative realizzabili


LE TELEFONATE

NON SI POSSONO ELIMINARE DEL TUTTO LE TELEFONATE, MA LIMITARLE NEL TEMPO E GESTIRNE LE TEMPISTICHE SI

• Usare i tempi «morti» (es: viaggi) per fare telefonate non urgenti

• Dedicare una mezz’ora (pianificata) al giorno per le telefonate

• Preparare la scaletta dei punti da discutere ed essere pronti – quando necessario – ad annotare le risposte


LA POSTA

NON DIVENTARE SCHIAVI DELLE EMAILRICORDARSI SEMPRE LA REGOLA DEI DUE MINUTI!!

• Verificare le email ogni Tot di tempo (ogni 2 ore?’ / 3 volte al giorno??)

• Disattivare la notifica per evitare di essere distratti• Come per le telefonate, dedicare una mezz’ora

(pianificata) al giorno per scrivere / rispondere alle email.


LE ATTESE

USARE I TEMPI DI ATTESA PER:

• Leggere le email• Leggere articoli• Abbozzare progetti• Aggiornare la protolista


LE RIUNIONI

QUANDO SI FA UNA RIUNIONE:

• Pianificare gli obiettivi• Contenere il numero dei partecipanti• Predefinire i tempi • Fare spesso il punto – ricapitolare• Definire i TODO + RESPONSABILITA’• Fare i report e condividerli


LE INTERRUZIONI

MEDIAMENTE SIAMO INTERROTTI OGNI 7 MINUTI

Al termine di ogni interruzione, la nostra concentrazione è calata ed il nostro cervello in stand-by.Per ricominciare quello che stavamo facendo, dobbiamo tornare indietro di alcuni passi, fare una sorta di rewind.E l’effetto è crescente : più siamo interrotti, più tempo il nostro cervello impiega a riprendersi.

COME POSSIAMO EVITARE LE INTERRUZIONI??


LE INTERRUZIONI

COME POSSIAMO EVITARE LE INTERRUZIONI??

Definisci dei tempi in cui non vuoi/devi essere disturbato. Fai delle riunioni con te stesso. Metti sulla porta il cartello "Non disturbare". Chiedi alla tua segretaria o a un collega di occuparsi delle visite o del telefono. Fai tutto il possibile per assicurarti un certo periodo di tempo in cui non essere disturbato. Fai sapere agli altri in quale momento della giornata non vuoi essere disturbato e abituali con dei periodi fissi (ore del giorno o giorno della settimana). Fai anche sapere esattamente quando e come possono riprendere contatto con te. Ovviamente, devi essere totalmente disponibile per quell’ora o quel giorno..


LE INTERRUZIONI

BLOCCA TUTTI I DISTRATTORI. Che cosa ti distrae di solito nel tuo lavoro? Messaggi istantanei? Il bip di messanger o quello della chat di facebook? Gli squilli del telefono? Il suono della posta elettronica ?

Quando sei impegnato in un lavoro importante, disattiva tutto.Questo aiuterà a concentrarti meglio e ad essere più produttivo.


La tecnica del pomodoro

Consiste nel concentrarti su quello che stai facendo per periodi continui di 25 minuti e fare delle pause imposte.

• Quando devi svolgere un lavoro che ti impegna molto prendi un timer da cucina o quello del tuo telefonino e setta l’allarme a 25 minuti;

• Svolgi senza distrazioni ciò che devi fare fino a che non suona l’allarme;

• Fai una piccola pausa di 5 minuti;• Il lasso di tempo dei 25 minuti viene chiamato

“pomodoro” ed ogni 4 pomodori (2 ore circa) allunga la pausa a 10 minuti invece dei classici 5 minuti.


La tecnica del pomodoro

Gli obiettivi che la tecnica si prefigge di raggiungere sono i seguenti:• Ridurre la sensazione di ansia verso il “passare del

tempo”• Aumentare la focalizzazione e la concentrazione,

riducendo le interruzioni• Aumentare la consapevolezza delle proprie

decisioni• Aumentare e rendere continuo il livello di

motivazione• Aumentare la determinazione verso il

raggiungimento degli obiettivi• Migliorare il processo di stima, sia in senso

qualitativo, sia in senso quantitativo• Migliorare il proprio processo di lavoro Rafforzare la

volontà di continuare ad applicarsi di fronte a situazioni complesse


Il monotaskingGli uomini e le donne, diversamente dai computer non sono multi-tasking

Se cerchi di fare più cose contemporaneamente (parlare al telefono e rispondere alla posta elettronica, navigare su internet e compilare un foglio Excel etc etc ) stai sicuro che non otterrai nulla.Concentrati invece su un solo compito fondamentale alla volta. Quando lavori al computer chiudi tutte le applicazioni che non stai utilizzando in quel preciso momento, e chiudi anche tutte le finestre del browser web aperte che non fanno altro che rubasti attenzione. Concentrati esclusivamente su quello che stai facendoin quel preciso momento. Sarai più efficiente e avrai molto più tempo da dedicare, successivamente, ad altre attività.


PERCHE’ TUTTO CIO’?

UNA DELLE PRINCIPALI CAUSE DI STRESS È LA “MANCANZA DI TEMPO”:

quando ti trovi a dover svolgere qualcosa di importante e non hai (o pensi di non avere) sufficiente tempo, lo stress si scatena inesorabile, con tutte le conseguenze negative del caso.

L’argomento “gestione del tempo” non si può scindere dal tema “gestione dello stress”, infatti:come ti senti influisce sulla tua produttività e come impieghi il tuo tempo incide sul tuo stato d’animo!


PERCHE’ TUTTO CIO’?

È provato che lo stress e la fatica mentale non sono causati dalle cose che hai fatto ma dal pensiero di tutte quelle attività che ancora non hai fatto o terminato. L'ansia e lo stress scaturiscono da programmazioni poco credibili incomplete o inesistenti.Obiettivi realistici di lavoro quotidiano possono aiutare a risolvere i problemi collegati ad un lavoro non portato a termine. Prima di andare a casa abituatevi a portare a termine il compito programmato per quel giorno. Così facendo, avrete la sensazione di avere svolto e portato a termine il vostro compito permettendovi di arrivare a casasenza essere preoccupati e stressati.

Alla ricerca del tempo perduto

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