Aleph 500 v.20: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati per la valutazione della biblioteca

Settore Catalogo bibliografico di Ateneo e trattamento del materiale

Aleph 500 v.20: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati per

la valutazione della biblioteca

Corso di formazione professionalea cura di Antonella Foto, Romina D’Antoni e Giovanna Russo

Novembre-Dicembre 2012

http://workplace.unipa.it/amministrazione/rettorato/comunicazione/home/download/Marchio_Unipa/Marchio_C.zip

2

Obiettivi del corsoScopo di questo corso è quello di consentire ai bibliotecari diutilizzare il modulo servizi e tutta la reportistica del sistema

integrato gestionale Aleph500 per diversi scopi, tra cui:• misurazione, monitoraggio e valutazione dei servizi

bibliotecari erogati attraverso il Sistema gestionale Aleph;• raccolta dati, manutenzione e ausilio degli strumenti

informatici per ottimizzare e oggettivare i processi lavorativi in biblioteca;

• controllo, manutenzione e aggiornamento dei record del catalogo;

• controllo dell’uniformità, della standardizzazione e della coerenza dei dati inseriti;

• estrazione di dati bibliografici e amministrativo/gestionali.

3

Obiettivi del corsoAltri scopi fondamentali di questo corso sono quelli di:• promuovere l’uso della misurazione delle prestazioni e delle

transazioni, gestite con ALEPH, come strumento importante per una gestione efficace della biblioteca;

• mostrare l’uso di strumenti validi con lo scopo di ottenere e lavorare su risultati oggettivi e attendibili;

• offrire strumenti per l’autovalutazione che, usati in maniera univoca e periodicamente, consentono raffronti storici nell’ambito di una biblioteca, secondo criteri normalizzati;

• promuovere la conoscenza e l’uso di strumenti capaci di agevolare, standardizzare e ottimizzare la raccolta e la gestione di una grande mole di dati e i processi organizzativi connessi al loro utilizzo

4

Premessa

Oggi le biblioteche universitarie in tutto il mondo riconoscono la necessità di strumenti per una gestione efficace. Questo interesse per l’aspetto gestionale è la conseguenza di cambiamenti che hanno interessato la struttura organizzativa delle biblioteche:

• le biblioteche universitarie si servono ormai degli elaboratori elettronici per la gestione delle loro attività;

• un sempre maggior numero di informazioni viene offerto su supporto elettronico;

• le risorse finanziarie diminuiscono e le statistiche diventano fondamentali per orientare strategie di management efficaci.

5

PremessaL’interesse per il monitoraggio statistico dei servizi bibliotecari e per la valutazione intermini di performance prende corpo nelle biblioteche anglo-americane tra gli anniSessanta e Settanta, sotto la spinta della diminuzione dei finanziamenti.

Si comincia a parlare di:

• Efficienza di gestione• Uso dei servizi da parte dell’utenza

mettendo a punto sistemi di misurazione delle attività bibliotecarie e diquantificazione delle dimensioni assunte dai servizi, insieme alla capacità di rispostadella biblioteca alle esigenze informative degli utenti.

Roberto VENTURA, Misurazione e valutazione statistica del servizio bibliotecario, in Guerrini, Mauro (diretta da), Biblioteconomia: guida classificata, 2007, p. 288

6

PremessaLe biblioteche devono utilizzare tecniche efficaci di gestione dellaqualità, dove per qualità si intende un servizio o un prodotto che devesoddisfare o realizzare ciò per cui è pensato.La maggior parte delle biblioteche universitarie raccoglieregolarmente dati statistici sulle proprie risorse e i propri servizi,un’utile base per la misurazione delle prestazioni. Sulla base diuna batteria di indicatori, di seguito esposti, sarà possibile riuscire afornire degli standard-obiettivo su cui ciascuna biblioteca può programmare il proprio percorso individuale e innescare unmeccanismo di autovalutazione che tenga conto sia delle specificitàdella singola biblioteca che della mission istituzionale all’interno di unSistema cooperativo.

7

Premessa

La raccolta dei dati statistici,ovviamente, da sola non bastapoiché è fondamentalesoprattutto avere unostrumento di valutazione chepossa essere utilizzato comeuna bussola nella gestione diuna biblioteca.

8

Premessa

Misurare e valutare i dati significa, per i responsabili e glioperatori delle biblioteche, avere uno strumento che consentadi giudicare l’efficacia della propria struttura, capace di fornireinformazioni di base a supporto delle decisioni gestionali; lamisurazione porta alla luce la qualità della relazione che siinstaura tra la biblioteca e l’ambiente istituzionale, cioè tral’offerta di servizi bibliotecari e la domanda. Il feedback ottenuto consente di:• correggere le deviazioni rispetto agli obiettivi prefissati;• evidenziare scostamenti rispetto alle finalità e alla missione

istituzionale.Roberto VENTURA, Misurazione e valutazione statistica del servizio bibliotecario, in Guerrini, Mauro (diretta da), Biblioteconomia: guida classificata, 2007, p. 288

9

Premessa

La consapevolezza dell’importanza degli strumenti valutativinasce soltanto in un contesto bibliotecario fondato sullacentralità dell’utente, su un’ottica di servizio, su unaprospettiva di sistema aperto. La gestione di una bibliotecanecessita di un momento di verifica, identificato in letteraturacon il termine Feedback, ovvero il momento in cui si utilizzano leinformazioni di ritorno che il sistema restituisce per ricavareindicazioni operative ed eventualmente correggere il processo ditrasformazione degli input e degli output (numero documentiprestati, numero rinnovi... ).

10

Premessa

Gli output da soli non bastano, devono essere valutati dai responsabili di biblioteca in termini qualitativi. La misurazionedei dati che un sistema gestionale (come Aleph ad esempio) cipuò fornire è una fotografia esclusivamente quantitativa chedeve essere seguita da un’attenta analisi valutativa che abbiacome quadro di riferimento le statistiche passate. Alla base è necessario che vi siano criteri, scopi e obiettiviprefissati dalla Biblioteca in modo da comprendere edinterpretare eventuali criticità e prendere decisioni.

11

Premessa Gli obiettivi generali del management in biblioteca possonoessere espressi in termini di efficacia e efficienza. Per efficacia si intende il livello di qualità (ovvero il grado diraggiungimento degli obiettivi perseguiti e la soddisfazione degliutenti) dei servizi bibliotecari. L’efficienza invece attiene al controllo dei costi e al miglioreimpiego possibile delle risorse.

Non una biblioteca, dunque, incentrata sulla raccolta dei

documenti ma piuttosto sui servizi che essa eroga.

12

Premessa

Le modalità di rilevazione e di misurazione dei datie gli indicatori proposti sono tratte dalla letteraturaprofessionale internazionale e nazionale disponibilesull’argomento, relativamente alle sole misure che il Sistema Aleph consente di estrarre e che siintendono da integrare con altri indicatorifondamentali i cui valori sono acquisiti da altre fonti,esterne al sistema gestionale.

PremessaGran parte della reportistica e quindi delle queries per larilevazione dei dati in Aleph sono state interamente programmate,sviluppate e testate da Giovanna Russo per il Settore catalogoBibliografico di Ateneo.Le customer service implementate non esistono didefault nel sw Aleph, il nostro Settore è tra i pochissimi ad avereprogrammato strumenti fondamentali per la misurazione e lavalutazione delle biblioteche in conformità ai valori diriferimento utilizzati in ambito nazionale e Internazionale estraibilida Aleph.

La valutazione della biblioteca

Rilevazione dei dati

Acquisti Dotazione documentaria

Iscritti al prestito Periodici correnti

PrestitiConsultazioni in sede

Documenti non utilizzati

15

PremessaSi comincia con la rilevazione dati attraverso le misure, ovvero le entità che lasingola struttura deve rilevare utilizzando criteri normalizzati. Una voltaraccolti i dati, secondo i parametri che saranno illustrati, si procede all’elaborazione dei dati con l’ausilio di indicatori, di cui si mostreranno lemodalità di calcolo e una traccia interpretativa. Infine si procederà allavalutazione e al confronto dei dati ottenuti.

1. Rilevazione dei dati– Misure

2. Elaborazione dei dati raccolti– Indicatori, modalità di calcolo e interpretazione

3. Valutazione– Metodi e strumenti

16

Acquisti

Definizione: con il termine acquisti si intende l’insiemedei volumi a stampa, degli audiovisivi e dei documentielettronici aventi natura di monografie, acquistatidurante l’anno solare oggetto della rilevazione.

Gli acquisti hanno una funzione fondamentale, perché l’utilizzo di criteri consapevoli di scelta e selezione deidocumenti improntano la “fisionomia culturale” dellaBiblioteca, denotandone la vitalità.

17

Acquisti

Includere:• Tutti i documenti cartacei (volumi, opuscoli,

ecc.) o su qualsiasi supporto registrati (videocassette, CD-audio, CD-ROM, ecc.) di tipo monografico

Escludere:• i periodici (cartacei ed elettronici)• i documenti miscellanei o misti• acquisti di antiquariato

18

Acquisti

Quando si effettua questa rilevazione?La rilevazione degli acquisti si deve effettuare afine anno.Il totale si ricava utilizzando il report “dotazione(p-custom 15)”, escludendo i periodici, ilmateriale antico e le tesi.

19

Acquisti /RilevazioneCome si effettua la misurazione degli acquisti?

Tramite una delle customer service che si possono interrogaredal Modulo catalogazione di Aleph: Report dotazionedocumentaria (p-custom-15).

20

Acquisti /RilevazioneCome si effettua la misurazione degli acquisti?

21

Acquisti /RilevazioneRecupero da task manager selezionando la Library:

PAL50

22

Acquisti /Rilevazione

Acquisti/accessioni • Sublibrary: FSPOL• Range cronologico (anno

della rilevazione): 2012• Estrarre i documenti

monografici cartacei e digitali (BK, ER, VM…)

• TOTALE misura ACQUISTI:– 662 (monografie con

inventario 2012)662 monografie

23

Dotazione documentaria

Definizione: con l’espressione dotazione documentariaSi intende la collezione moderna, ovvero l’insiemedi monografie e opere in continuazione a stampa,audiovisivi, CD-ROM di natura monografica etc. chesiano:

- disponibili alla fruizione;- non siano obsoleti.

24


Includere • Le categorie di documenti elencati, purché

abbiano meno di vent’anni di vita, intervallo dopo il quale, nella maggior parte dei casi, essi perdono la loro carica di attualità o attrattiva per i lettori– Audiovisivi – VM– Multimediali – ER monografici– Volumi (monografie, repertori…) - BK

25


Escludere• Periodici, anche su CD-ROM• Miscellanee

La rilevazione è annuale e il conteggio avviene per unitàdocumentarie utilizzando una delle customer service(report dotazione – p-custom-15), filtrata per tipologia dipubblicazione. La rilevazione può essere effettuata solo se la biblioteca ha ilpatrimonio regolarmente inserito in Aleph, altrimenti si intendeda integrare.

26

Dotazione documentaria / Rilevazione

1. si ricavano i documenti acquisiti negli ultimi venti anni2. si detraggono fondi pregressi reingressati, periodici, documenti in

cattive condizioni3. Si utilizza sempre la p-custom-15 con range cronologico tarato sugli

ultimi 20 anni.

27

Dotazione documentaria / RilevazioneDotazione documentaria • Sublibrary: FSPOL• Range cronologico: ultimi 20 anni• Estrarre i documenti monografici cartacei

e digitali (BK, ER, VM…)• Sottrarre al totale: periodici, tesi (che non

devono comunque avere un numero di inventario e che, se presenti nel report, sono da correggere nel mod. copie), materiale antico, fondi reingressati, copie con status non prestabile [02] e smarrito [03]

• TOTALE misura Dotazione Documentaria: 12.130

28

Iscritti al prestitoDefinizione: si considerano iscritti al prestito tutti gli utentiche hanno una tessera attiva Aleph in biblioteca e che hannopreso almeno un documento in prestito durante l’anno delrilevamento.

Quando deve essere effettuata la rilevazione?La rilevazione avviene a fine anno. Il dato si ricava attraverso il report “Utenti attivi per biblioteca” (p custom-012), dal menù servizi,Customer service, del modulo catalogazione.

29

Iscritti al prestito /Rilevazione

30


31


32

Iscritti al prestito/Esito

Rilevazione della misura “ISCRITTI AL PRESTITO”Sublibrary: DSFILIscritti totali al prestito al ../../….: 1.707

Studenti: 1480Dottorandi: 72Docenti: 85Dipendenti: 18Esterni: 37 Istituzioni convenzionate: 5Erasmus: 50

Iscritti dal web: 50 (sottrarre dal totale)

33

Prestiti

Definizione: per prestiti si intende il numero totale di documenticoncessi durante l’anno della rilevazione agliutenti affinché possano consultarli fuori dallabiblioteca per un periodo di tempo determinato.

Quando effettuare le rilevazione dei prestiti?Bisogna effettuarla a scadenze preordinate (ognisettimana, ogni mese, ogni semestre … ) e a fineanno trarre la somma complessiva.

34

Prestiti /Rilevazione

Come si effettua la misurazione dei prestiti?Dal menù servizi del Modulo catalogazione selezionare: p-custom-09

35

Prestiti / RilevazioneCome si effettua la misurazione dei prestiti?Selezionare la biblioteca e inserire le date di interesse

36

Prestiti /Rilevazione

TOTALEmisura

PRESTITI:2.995*

* Dato da integrare con i rinnoviUtilizzando analogamente

la p-custom-10

37

Consultazioni in bibliotecaDefinizione: per consultazioni si intende il numero totale di documentirichiesti per la lettura in sede selezionati per intervallo di data ed ora.Come si effettua la rilevazione delle consultazioni? FASE 1: si seleziona dal Mod.catalogazione il servizio: p-custom-07. FASE 2: Il totale ricavato dalla FASE 1deve essere integrato con il risultato che si ottiene lanciando il report generalesulla circolazione [cir-30] ed estraendo il numero corrispondente allo status 06FASE 1

38

Consultazioni in biblioteca / FASE 1: rilevazione

39

Consultazioni in biblioteca /FASE 2: rilevazione

Il risultato recuperato da questo report e riferito alle copie con status 06 deve essere sommato al risultato dellap-custom-07 (FASE 1)

40


Definizione: questo dato rappresenta il numero di documenti,acquisiti negli ultimi dieci anni, ammessi al prestito, mai richiestidall’utenza.

Quando effettuare la rilevazione?Poiché la rilevazione fotografa la situazione alla data attuale, èpossibile valutare l’andamento dei prestiti solo con rilevazionisuccessive e cadenzate (ogni mese,ogni semestre, ogni anno…)

41

Documenti non utilizzati / RilevazioneCome si effettua la misurazione dei documenti non utilizzati?

E’ una delle customer service che possono essere interrogate dalModulo catalogazione di Aleph, menù servizi (p-custom-16).

42

Documenti non utilizzati / Rilevazione

La rilevazione può essere effettuata su range cronologici differenti (ultimo anno, ultimi 3-5…)

Le datefiltrano idocumentisulla datadi inventariodegli ultimi 10 anni

43


44


La procedura è stata implementata escludendodal conteggio tutte le copie non destinate al prestito.Tutti i report sono utili sia per la raccolta dei dati sia perché evidenziano eventuali incongruenze!Esempio: ISSUE (fascicolo) con status prestabile.

45

Periodici correntiDefinizione: tutti i periodici di cui è attivo l’abbonamento durante l’anno di

riferimento tenendo conto della data di inventariazione Utilizzare la p-custom-15 ed estrapolare dal report solo il formato issue

46

Riepilogo rilevazione dati e procedureAcquisti

[“Report dotazione “p-custom-15, filtro su data inventario: anno rilevazione dalla_data alla_data (es. 01/01/2011 – 01/01/2012 per ottenere tutte le acquisizione divise per tipo di status, materiale e sezione]

Dotazione documentaria[“Report dotazione“ - p-custom-15, filtro su data inventario: ultimi venti anni es. Dalla_data 01/01/1992 Alla_Data 01/01/2012 : conteggiare solo le copie del formato BOOK]

Iscritti al prestito[“Report utenti attivi per biblioteca – p-custom-12, filtro data scadenza >data oggi : effettuare la rilevazione a inizio anno]

Periodici correnti[“Report dotazione “p-custom-15, filtro data inventario: anno rilevazione, conteggiare solo copie formato ISSUE

Prestiti [prestiti + rinnovi] + [ILL attivi e DD attivi]: usare statistiche generali della circolazione cir-30 e/o cir-31 filtro data e tipo e di attività[“Statiche prestiti suddivise per… “p-custom-09, filtro data e ora[“Statiche rinnovi suddivise per… “p-custom-10, filtro data e ora

Consultazioni in sede – uso in house + prestiti status copia 06[“Statiche consultazioni suddivise per… “p-custom-07, filtro data + cir-30 conteggiando solo status 06]

Documenti non utilizzati[“Conta copie non movimentate “p-custom-16, filtro num_prestiti=0 alla data odierna]

Esercitazioni

Rilevazione dei dati

48

Esercitazione 1: Acquisti

• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• Accedere, con le credenziali di uno dei componenti del

gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service dotazione

documentaria (p-custom-15);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico

ULTIMO ANNO)• recuperare il dato da task manager• conteggiare le monografie, escludere Tesi, Antico, ISSUE.

49

Esercitazione 2: Dotazione documentaria

• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• accedere con le credenziali di uno dei componenti del

gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service dotazione

documentaria (p-custom-15);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico

ULTIMI VENT’ANNI)• recuperare il dato da task manager• conteggiare le monografie, escludere Tesi, Antico, ISSUE.

50

Esercitazione 3: Iscritti al prestito

• Formare un gruppo di 5/6 persone e lavorare su un unico computer;• accedere con le credenziali di uno dei componenti

del gruppo, al Modulo catalogazione di Aleph• avviare dal menù servizi, la customer service Report

utenti attivi per biblioteca (p-custom-12);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range

cronologico ULTIMO ANNO)• recuperare il dato da task manager

51

Esercitazione 4 : Prestiti



Prestiti (p-custom-09);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range


52

Esercitazione 5: Consultazioni in biblioteca



Uso in house (p-custom-07) e dal Mod. circolazione il report Statistiche generali della circolazione” con filtro “status copia” (cir-30);

• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMO ANNO)

• recuperare i dati da task manager

53

Esercitazione 6: Documenti non utilizzati



conta copie non utilizzate (p-custom-16);• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range


54

Esercitazione 7 : Periodici correnti



dotazione documentaria (p-custom-15), ricavando il dato dal fmt ISSUE;

• utilizzare gli appositi filtri (sublibrary e range cronologico ULTIMO ANNO)

• recuperare il dato da task manager

Gli indicatori

Indice della dotazione documentariaIndice dotazione di periodici

Indice incremento dotazione documentariaIndice di impattoIndice di prestito

Uso delle raccolte Indice di fidelizzazione


56

Indicatore di prestazione

Esprime quantitativamente il livello di rendimento di un’organizzazione

La misurazione delle prestazioni va oltrel’analisi dei dati assoluti, piuttosto raffronta idati e li combina e correla agli obiettivi,alla storia e alla mission della biblioteca.

57

La misurazione delle prestazioni

… consentirà di:- Valutare se gli scopi e gli obiettivi sono o

troppo ambiziosi o troppo modesti- Se i bisogni dell’utenza sono cambiati- Valutare qualità, insuccessi, modi di migliorare

58

Indicatori di prestazione 1:Indice della dotazione documentaria

L’indice mette in relazione la dotazione documentaria con laPopolazione (utenza potenziale). Serve a verificare l’adeguatezza dellacollezione moderna (acquisita dalla biblioteca negli ultimi venti anni)in rapporto all’utenza potenziale ( es. docenti + ricercatori, + assegnisti+ personale + studenti)

CALCOLO Dotazione documentaria/popolazione

59


CALCOLO Dotazione documentaria/popolazione

60


EsempioMisura: dotazione documentaria modernaReport Aleph: Dotazione (p-custom-15)Filtri:Biblioteca: FSPOLPeriodo: ultimi 20 anni di inventario Risultato: 12.130Utenza potenziale: - > 2.350*

[*dato fittizio per la dimostrazione. Il calcolo deve essere effettuato con indagine internaESEMPIO: Biblioteche centrali: iscritti totali alla Facoltà, docenti totale, personale T.A. Ricercatori totale

Biblioteche Dipartimento: Iscritti Corsi di laurea o alle lezioni dei docenti del Dipartimento, Docenti del Dip. Ricercatori del Dip., etc.]

61


CALCOLO12.130 (dot. documentaria) / 2.350 (utenza potenziale)

= 5,15 (documenti monografici disponibili per utente)

InterpretazioneUn valore alto dell’indicatore è da interpretare positivamente inquanto denota un patrimonio ricco e un’offerta adeguata. Nonnecessariamente però un gran numero di documenti denota unloro maggiore uso oppure un’alta soddisfazione da parte degli utenti.Una corretta interpretazione di questo indicatore DEVEessere fatta parallelamente alla valutazione degli indici dicircolazione e prestito.

62

Indicatori di prestazione 2:Indice dotazione di periodici

L’indice della dotazione dei periodici mette inrelazione il numero dei periodici correnti con lapopolazione; serve a verificare l’adeguatezza delpatrimonio di periodici “attivi” messo adisposizione della biblioteca.

CALCOLOPeriodici correnti / popolazione x 1.000

63


ESEMPIOBiblioteca: FSPOLMisura: dotazione documentaria (anno 2012)Report Aleph: Dotazione (p-custom-15) – FMT= SERisultato: 49Utenza potenziale/Popolazione: docenti, ricercatori,assegnisti, personale, studenti - > 2.350

64


CALCOLO (standard IFLA)49 (periodici correnti) / 2.350 (utenza potenziale) x 1.000

= 20,85 Interpretazione

Un indice alto è da interpretarsi positivamente perchédenota un patrimonio di periodici consistente e variegato.

Indicatori correlati: tuttavia il dato deve essere letto in relazione al numero di consultazioni dei periodici

correnti da parte dell’utenza, rilevabile con il Log della circolazione[cir-21] per visualizzare i titoli richiesti dagli

utenti). (grado di soddisfazione)

65

Approfondimento dell’Indice di dotazione dei periodiciTitoli di periodici richiesti

Verifica dei titoli dei periodici che vanno in consultazione. Accedere al report daCircolazione>Servizi>Report. Selezionare Log della circolazione[cir-21] per visualizzare ititoli richiesti dagli utenti).

66

Indicatori di prestazione 3:Indice incremento dotazione documentaria

Definizione: è un indicatore che mette in relazione gli acquisti della bibliotecacon la popolazione.Obiettivi: serve a verificare l’impegno profuso dalla biblioteca per aumentare l’offertadocumentaria e per mantenerla aggiornata.

CALCOLOAcquisti / Popolazione x 1.000

67

Indicatori di prestazione 3:Indice incremento dotazione documentaria

Si utilizza il report p-custom-15 (dotazione documentaria), sottraendo dal totale i formati ISSUE, ISSBD,TESI

CALCOLOAcquisti / Popolazione x 1.000

671 / 2.350 x 1.000= 285.53

Indicatori correlati: spesso si registra un rapporto di causa-effetto tra l’aumento dell’indice di Incremento della dotazione documentaria e l’aumentodell’indice di prestito: è utile costruire le serie di dati su acquisti e prestiti degli ultimi tre anni per verificare l’andamento dell’indice di prestazione

68

Indicatori di prestazione 4:Indice di impatto

Definizione: è un indicatore che definisce la percentuale degliiscritti al prestito sul totale della popolazione (utenza potenziale)

Obiettivi: serve a verificare l’impatto della biblioteca sui suoi

utenti potenziali, ovvero il suo radicamento nell’Istituzione diriferimento

69


1. Gli utenti potenziali sono gli utenti istituzionali, ovvero coloro che sono i primi e principali titolari del diritto all’uso della biblioteca

2. Gli utenti effettivi sono quelli istituzionali che hanno fatto uso dei servizi della biblioteca in un determinato lasso di tempo

E’ possibile affinare ulteriormente l’uso dell’indicatore segmentando gliutenti istituzionali in base allo status (studenti, docenti, ricercatori, etc.).

70


Metodo per stimare il tasso di penetrazione

1. Nelle biblioteche in cui il prestito è il servizio più richiesto dagli utenti, si può effettuare un’analisi sugli iscritti attivi

2. Si può analizzare e mettere a confronto il numero di utenti potenziali e quelli realmente iscritti in biblioteca

N.B. Una valutazione più articolata del gradimento espresso dalla popolazione circa i servizi della biblioteca può essere fatta utilizzando anche altri indicatori sui servizi e sull’utenza

71


L’indice di impatto definisce la percentuale degli iscritti al prestito sul totaledella popolazione (v. utenza potenziale); serve a verificare il radicamentonella realtà di riferimento. Per calcolare gli utenti attivi , ossia iscritti alprestito, di una biblioteca, utilizzare dal menù servizi Customer servicesp-custom-12

CALCOLO (standard IFLA)Iscritti al prestito per biblioteca/popolazione x 100

683 (utenti attivi FSPOL) / 2.350 x 100 = 29.03

72

Indicatori di prestazione 5:Indice di prestito

Definizione: L’indice di prestito rileva il numero di prestiti annuali rispetto allapopolazione.Obiettivi: serve a valutare l’efficacia della biblioteca e la sua capacità di promuoverel’uso delle raccolte.Per rilevare il numero dei prestiti e dei rinnovi per biblioteca entrare nel mod.circolazione servizi > statistiche> Statistiche gen. della circolazione (cir-30)

CALCOLOPrestiti / popolazione

ESEMPIOPrestiti + rinnovi 2012 (DPSIC) / popolazione

3.660 / 2.000* = 1.83

[*dato fittizio per la dimostrazione. Il calcolo deve essere effettuato con indagine internaESEMPIO: Biblioteche centrali: iscritti totali alla Facoltà, docenti totale, personale T.A. Ricercatori totale

Biblioteche Dipartimento: Iscritti Corsi di laurea o alle lezioni dei docenti del Dipartimento, Docenti del Dip. Ricercatori del Dip., etc.]

73

Indicatori di prestazione 6: Uso delle raccolte

Definizione: l’indicatore Uso delle raccolte è il rapporto fra il numero delletransazioni d’uso dei documenti, effettuate in un determinato lasso di tempo,ed il numero complessivo di documenti delle raccolte. Per transazioni siintende sia il prestito che la consultazione in sede.Obiettivi: questo indicatore determina il grado d’uso delle raccolte e quindila loro qualità.Può risultare particolarmente utile per la valutazione di testi di usocorrente e anche per la quantificazione dell’uso in sede della propria

documentazione.Metodo: • numero di prestiti effettuati in un determinato lasso di tempo• numero di consultazioni • numero totale dei documenti delle raccolte (degli ultimi 20 anni)

74

Indicatori di prestazione 6: Uso delle raccolte

Definizione: mette in relazione il numero totale dei prestiti e delleconsultazioni con la dotazione documentaria (ultimo ventennio) dellabibliotecaObiettivi: rileva il tasso d’uso della collezione e la qualità delle raccolte

CALCOLOPrestiti + rinnovi (cir 30) + prestiti interbibliotecari attivi + document delivery attivi +

consultazioni in biblioteca / patrimonio docum. (custom 15) X 100

ESEMPIO3.660 (Prestiti+rinnovi dpsic) + 100 (ILLa) +100 (DDa) + 3.500 / 12.781 x 100 = 57.58 %

75

Indicatori di prestazione 7: Indice di fidelizzazione

Definizione: mette in relazione il numero dei prestiti con il numero degliiscritti al prestito della biblioteca.Obiettivi: verifica la frequenza di lettura e quindi il grado di fedeltà degliutenti alla biblioteca.

N.B. Se il valore alto dell’indice di fidelizzazione è contestuale a valori bassi dell’indice di prestito (numero prestiti/patrimonio) e dell’indice di impatto (iscritti al prestito/popolazione) potrebbe anche significare che la biblioteca è molto attenta a soddisfare i pochi utenti che la frequentano ma fa molto poco per avvicinare l’utenza potenziale non ancora raggiunta.

CALCOLOPrestiti / iscritti al prestito

1,408 / 683 (utenti attivi FSPOL) = 2,06

76

Indicatori di prestazione 8:Indice documenti non utilizzati

Definizione: questo indicatore rappresenta la percentuale dei documenti dellacollezione, ammessi al prestito, non richiesti in un determinato lasso di tempo.

Obiettivi: è un indicatore che serve a determinare quale parte della collezione ammessa al prestito non è utilizzata e completa l’analisi sull’uso delle raccolte.Questo indicatore è utile per decidere se valorizzare queste risorse, spostarle inun magazzino remoto e quindi attivare il prestito solo su prenotazione congiorni di distribuzione stabiliti dalla biblioteca!Metodo: occorre raccogliere alcuni dati:• Numero documenti ammessi al prestito• Numero documenti non richiesti in un determinato lasso di tempo (es. tra 1

e 10 anni).

77

Indicatori di prestazione 8:Indice documenti non utilizzati

Calcolo: numero di documenti della collezione ammessa al prestito non richiestidiviso per il numero di documenti presenti in questa collezione, moltiplicato per100.Esempio: La biblioteca possiede 12.226 documenti (dotazione documentariamoderna – p-custom-15), di cui 10.305 ammessi al prestito e il report di Alephregistra 8.353 documenti ammessi al prestito ma mai richiesti; dato rilevabile conla procedura attivabile da Customer services > Conta copie non movimentate (pcustom-16)

• 8.353 / 10.305 x 100= 81 % [percentuale di documenti NON utilizzati dagli utenti]

78

Indicatori di prestazione 8: Indice documenti non utilizzati

Interpretazione:

• documenti obsoleti• meno accessibili perché in locali fisicamente distaccati• schede catalografiche solo in cartaceo, non rintracciabili sull’Opac• appartenenti ad una specifica area tematica

Soluzioni per il miglioramento delle performance:• Rivedere la politica degli acquisti• promuovere l’uso di queste raccolte di cui gli utenti potrebbero ignorare

l’esistenza a causa della loro infelice dislocazione o condizione catalografica; portare alcuni documenti al front-office per dar loro visibilità

79

Esercitazioni

Formare gruppi di 5 persone:1. Calcolare l’indice della dotazione periodici di una biblioteca

considerando una popolazione di 20.000 unità2. Calcolare l’indice della dotazione documentaria di una

biblioteca3. Calcolare l’indice di impatto di una biblioteca considerando

il servizio di prestito4. Calcolare l’indice di prestito di una biblioteca5. Calcolare la percentuale di documenti non utilizzati in una

biblioteca

Strumenti di lavoro

Tutte le procedure di Aleph utili per la gestione dei processi produttivi in Biblioteca!Report bibliografici e amministrativi

81

SW Aleph 500: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati

Aleph 500 v. 20 Guida al menù dei servizi

• Menu Servizi di Aleph500• Estrazione di record

bibliografici• Procedure di stampa di

tipo “Print”• Estrazione di record

gestionali

82


1. Il Menu Servizi di Aleph500

• Il Menu Servizi di Aleph mette a disposizione una serie di procedure per estrarre dati sia bibliografici che gestionali.

• Ogni Modulo di Aleph500 comprende il menù Servizi: tali servizi sono funzione del modulo stesso

• Per effettuare estrazioni di dati occorre essere connessi:

• alla base PAL01 (modulo Catalogazione) per effettuare estrazioni di record bibliografici

• alla base PAL50 per effettuare estrazioni di record gestionali (tab Copie di Catalogazione e moduli Circolazione e Acquisizione/Periodici per ottenere report su liste scaffale, inventari, utenti, prenotazioni, prestiti , fascicoli in attesa etc.

83

A partire dai dati estratti da Aleph è possibile, poi, realizzare diversi tipi di tabulati in formato Excel o Word, a seconda delle procedure adottate.In particolare si possono realizzare:1. tabulati Word contenenti dati bibliografici completi, estratti dalle basi PAL01 o PAL50, oppure dati bibliografici essenziali integrati con le collocazioni delle copie2. tabulati Excel contenenti dati bibliografici essenziali e dati gestionali completi, estratti dalla base amministrativa PAL50.Le diverse procedure sono da utilizzare opportunamente, a seconda delle specifiche esigenze (realizzazione di bibliografie, liste di nuove accessioni, elenchi per revisioni e controlli di vario tipo).


1. Il Menu Servizi di Aleph500

84

Per effettuare estrazioni di dati occorre essere connessi:• alle basi PAL01 per effettuare estrazioni di record bibliografici (Mod. catalogazione Menu “ALEPH” >

• alla base PAL50 per effettuare estrazioni di record gestionali (sempre dal Menu “ALEPH”

Selezionare il Menù Servizi

85


Queste estrazioni servono a recuperare record bibliografici contenuti nel Catalogo selezionando ed utilizzando, a seconda delle esigenze, diversi parametri . Vengono denominate procedure “RET” ( = “retrieval”, cioè “recupero di dati”)e permettono di “estrarre” dati bibliografici sintetici indicando il numero di documenti “recuperati”.

NON CONSENTONO la visualizzazione di tali documenti, che può essere effettuata tramite altre procedure (di “stampa”) illustrate in un secondo tempo.

Estrazioni di record bibliografici

86


Due principali procedure Retrieval sono:RET 01: recupera record dal catalogoRET 03: recupera record usando CCL

Procedure: RET-01, RET -03

87

La RET-01 recupera record bibliografici principalmente per determinati “range” (“intervalli”) sequenziali, p. es.:

“dal n° di documento … al n° di documento…” “dalla data di creazione … alla data di creazione …” “data copia da … alla data copia a …” “dal testo… al testo …” (testo contenuto in un determinato campo ed eventuale sottocampo)

RET -01

NOTA BENE: prima di lanciare una procedura ret-01, è necessario agire su una ripartizione preliminare di documenti, in modo tale da operare su un numero di dati delimitato (e non sull’intero database). Questa ripartizione si ottiene tramite un’estrazione di tipo ret-03, per cui si descriverà nel seguito prima questa procedura e successivamente l’estrazione tramite ret- 01

88

La RET-03, invece, recupera insiemi di record bibliografici che presentano una determinata “caratteristica” in comune in determinati campi, p. es. una stessa parola nel campo “titolo” o “autore”, ecc. del record bibliografico, o anche lo stesso codice di biblioteca nel campo “sottobiblioteca” delle copie collegate.La procedura si avvale del CCL (Common Command Language”) e utilizza stringhe appartenenti a tale linguaggio come filtro per l’estrazione: es. “WAU=‘Eco’ and WTI=‘rosa’” restituirà tutti i record con Eco nel campo autore e rosa nel campo titolo

RET-03 Recupera record usando CCL

89

RET-03: Recupera record usando CCLLa funzione Ricerca CCL è’ una “ricerca per parola” che si imposta utilizzando

i codici del CCL e opportuni operatori booleani: AND, OR, NOT che servono a definire meglio i filtri per l’estrazione

Esempi di codici:WBI > ( Parole nel campo Biblioteca )WFON > ( Parole nel campo Fondo/Sezione) WLO > (Parole nel campo Collocazione) WAU > (Parole nel campo Autore)WRD > (Parole nel campo Tutti i campi)WTI > (Parole nel campo Titolo)WPU > (Parole nel campo Editore)WSU > (Parole nel campo Soggetto)WYR > (Parole nel campo Anno)

Nell’Opac-Web del Catalogo si può trovare un elenco dei principali codici diricerca per parola

90

Nel campo “Frase inCommand Language” vaformulata una “stringa di

ricerca”Nell’esempio si chiede dicercare tutti i documenti

appartenenti alla Sezione: DPUB

che hanno come Parole del titoloDiritto Internazionale

Nel campo “File di Output” va inserito unnome che identifichi il File >nell’esempio “ret03dir”

I campi relativi all’“Ora di Esecuzione” di normarimangono invariati, si modificano, agendo sulmenu a tendina, solo nel caso in cui si vogliaritardare il momento dell’ esecuzione.Si lancia quindi la procedura cliccando sul pulsanteEsegui

RET-03: Recupera record usando CCL - Esempio

91

Scheda riassuntiva impostazioni di ricerca

Selezionare Log File

Risultato estrazione: 303 doc.

Ret-03: risultato dell’estrazione

92

E’ possibile ottenere set di record bibliografici anche utilizzando nella GUI la modalità di ricerca CCL e gli operatori booleani : i vantaggi sono la possibilità de selezionare più basi contemporaneamente e la velocità della risposta

• Cliccare sul tasto a dx SALVA e inserire il nome con cui identificare il file• CARICA chiede il nome di uno dei file precedentemente salvati sul server con il tasto salva e che si desidera rivedere• VISUALIZZA mostra nel pannello inferiore il dettaglio del singolo record

Estrazione SET dalla GUI di ALEPH

93

RET-01: recupera record dal Catalogo (utilizzando il file creato dalla RET-03 o il SET salvato nella GUI)

Dal Menù ServiziRecupera record catalograficiRecupera record dalcatalogo (Ret-01)A partire dall’“insieme” recuperato attraverso la RET-03, è possibile affinareulteriormente l’estrazione utilizzando, ora, la procedura RET-01.

Tale procedure è attivabile anche utilizzando il set ottenuto con la ricerca nella GUI.

• nel campo “file di input” della RET-01 > inserire il nome attribuito al fileprecedentemente estratto con la procedura RET-03 (es.: ret03dir) o il nome attribuito (con salva) a un set di record esito di una ricerca dalla gui

• nel campo “file di output” inserire un nuovo nome (es.: ret03copie)• inserire un intervallo di date per limitare la ricerca (nell’esempio riportato

il “limite” è costituito dalla data di creazione della copia “data copia da”…. “data copia a”)

94

RET-01: recupera record dal Catalogo

Dal Menù ServiziRecupera record catalograficiRecupera record dal catalogo (Ret-01) – File di Input: utilizzare il file creato dalla Ret-03 o il SET ottenuto dalla GUI; File di Output: scegliere un nuovo nome

95

A partire dal set recuperato attraverso la ricerca sulla GUI, p.e. per sublibrary è possibile affinare ulteriormente l’estrazione utilizzando la procedura RET-01.

RET-01: recupera record per catalogatore

96

• nel campo “file di input” della RET-01 > inserire il nome attribuito al set ottenuto dalla GUI: es. DIURA• nel campo “file di output” inserire un nuovo nome: es. diura-costantini• Inserire il nome del catalogatore e un “range” di date per limitare la ricerca (nell’esempio riportato il

“limite” è costituito dalla data di creazione dei record “

RET-01: recupera record per catalogatore

97

Verifica delle estrazioni• E’ possibile, dopo aver eseguito le procedure (RET-03 e RET-01), controllare il

risultato ottenuto, per fare questo occorre:• Cliccare sull’icona del porta penne• Cliccare sotto TASK MANAGER su LOG BATCH per verificare lo stato dell’estrazione

98

Per controllare l’effettiva conclusione dell’operazione cliccare su refresh finchè non compare “end” e status “successo”

Ret-01: risultato dell’affinamento dell’estrazione tramite ret-03 con un intervallo di date di creazione copie

99

Le procedure di tipo “RET” recuperano i numeri di sistema dei documenti che soddisfano le condizioni definite nei filtri: tale elenco va trasformato in modo da ottenere report “leggibili”Si utilizzano dunque altre procedure dette di “stampa” esse sono:• Print-01 formato personalizzato• Print-08 formato colonne

La Print-01 permette di realizzare tabulati Word contenenti dati bibliografici completi,mentre la Print-08 fornisce elenchi con dati bibliografici essenziali integrati con lecollocazioni delle copie. La tabella che si ottiene con questo formato di stampa, puòessere utile per compilare bollettini di consultazione rapida per l’utente (ad es.: bollettini di nuove accessioni), poiché fornisce l’indicazione di collocazione dei volumi e rende quindi possibile un rapido reperimento del materiale a scaffale.La presenza di pochi dati bibliografici, rende però questo report meno adatto allacompilazione di bibliografie o di strumenti più approfonditi di informazione, per i quali èsicuramente più utile il formato che si ottiene con la procedura PRINT-01.

Procedure di stampa di tipo “Print”

100

Per visualizzare e stampare il risultato di un’estrazione, utilizzando il “Formatopersonalizzato PRINT-01”, procedere come segue:restare connessi alla base PAL01• cliccare sul menu “Servizi”• selezionare “Recupera record dal catalogo”• scegliere la procedura “Stampa record-formato personalizzato (Print-01)”

Print-01

101

compilare i campi della scheda “Print-01” secondo le indicazioni seguenti

• nel campo “File di Input” inserire il nome immesso come “file di output” nella precedente estrazione con la ret-01 (es.: ret03copie)• nel campo “File di Output” inserire unnuovo nome (es.: ret03copiebis)• nel campo “Lingua del Report” vieneindicato “Italiano” come scelta di default• nel campo “Formato” scegliere dalmenù a tendina ad esempio l’opzione “Formato scheda”.• Cliccare su “Esegui” per lanciare la procedura

Print-01

102

TITOLO PRESENTAZIONE E NOME DELL’AUTORETIMES NEW ROMAN,12 pt

MAX 3 RIGHE

Per controllare i risultati dell’estrazione cliccare su task manager, verificare su Log batch se la procedura si è conclusa con “successo”, posizionarsi, quindi, su “file list” per spostare dalla directory remota alla directory locale (sul proprio PC) il file estratto. Per compiere questa operazione occorre:• selezionare il file estratto (il “nome del file” è quello attribuito al “file di output”

nella precedente procedura RET) che si trova nel pannello inferiore della finestra• cliccare sul triangolo che si trova fra il pannello inferiore e quello superiore• cliccare successivamente su “Ok” nella nuova finestra di dialogo

Print-01 - Visualizzazione dei risultati dell’estrazione

103

Selezionare il file copiato nel pannello superiore della finestra di Task Manager, ecliccare sul bottone “Stampa” posto sulla destra. Attenzione: se la stampante è posizionata su ‘normale’ il file verrà subito stampato; per accedere solo alla visualizzazione accertarsi PRIMA di fare clic su ‘stampa’ che la stampante sia impostata su anteprima

Nel box “Configura stampa”compare sempre come default

la voce “Anteprima”

Visualizzazione dei risultati dell’estrazione - Anteprima

104

Il formato di stampa dei record estratti comprende dati bibliografici completi nei tre formati standard : scheda, tag unimarc, nomi unimarcQualsiasi file si può copiare e incollare su un editor di testo (es. Word, Notepad etc.)Nota Bene: il formato di stampa ottenuto con la PRINT-01 contiene datibibliografici completi, ma non comprende la collocazione

Istruzioni per copiare su foglio Word • posizionarsi all’interno della pagina “anteprima di stampa” e cliccare sul tasto destro del mouse• evidenziare la voce “Seleziona tutto” e cliccare con il tasto sinistro del mouse

Visualizzazione dei risultati dell’estrazione - Copiare il file

105

La procedura PRINT-08 permette di realizzare vari formati di stampa comprendenti dati bibliografici essenziali integrati anche con le collocazioni delle copie.Anche per questo tipo di formato occorre procedere come indicato per la PRINT-01

• cliccare sul menu “Servizi”• selezionare “Recupera record dal catalogo”• scegliere la procedura “Stampa record-formato a colonne (Print-08)”

PRINT-08

106

Compilare la scheda “PRINT-08”con i seguenti dati tenendo sempre conto che il file di input è come nella print-01 esito di una procedura ‘RET’ o un set di ricerca precedentemente salvato

nel campo “File di Input” inserire ilnome immesso come “file di output”nella precedente estrazione RET (es.:dealingue1)

Nel campo “File di output” inserire unNuovo nome (es.: stampacolonne)

Nel campo “Formato del report” Scegliere dal menù a tendina l’opzioneCon le informazioni che interessano

Cliccare su “ESEGUI” per lanciare la procedura

PRINT-08

107

Per controllare i risultati dell’estrazione, ripetere le stesse operazioni indicate sopra relativamente alla procedura PRINT-01


108


Il formato di stampa dei record estratti comprende dati bibliografici essenziali integrati in qualche caso con le collocazioni delle copie.

Il risultato ottenuto può essere copiato su un foglio Excel

109

Come si è detto, le procedure di tipo “RET” permettono di “estrarre” i documenti” eindicano il numero di documenti “recuperati”, MA NON CONSENTONO la visualizzazione di tali documenti.Per visualizzarli occorre utilizzare altre procedure dette di “stampa”:

Procedura di stampa: print-08

110

Controllare il risultato ottenuto

Visualizzazione risultato : recupera record per catalogatore

111

Per controllare i risultati dell’estrazione, cliccare sul tasto STAMPA (controllare se la stampante è impostata su ANTEPRIMA se si vuole solo visualizzare il file)

Visualizzazione dei risultati dell’estrazione

112

• Agire sul tasto DX del mouse e cliccare su “Seleziona tutto”• agire nuovamente sul tasto destro del mouse e scegliere l’opzione “ Copia” cliccando col tasto

sinistro del mouse• aprire un foglio Excel partendo da Start

Istruzioni per copiare e ordinare i file su foglio Excel

113

• aprire un foglio Excel partendo da Start• posizionarsi sulla prima cella in alto a sinistra del foglio Excel• agire sul tasto destro del mouse e scegliere “Incolla”

Il file ottenuto puòessere modificato e ordinato secondole necessità dellabiblioteca


114


115

• selezionare tutto il documento• cliccare sul pulsante “Dati” posto sulla barra dei menu


116

• Effettuare una ricerca dalla GUI per Sublibrary: es. FSMOT• Cliccare sul tasto a dx Salva e nominare il SET

Estrazione dati per biblioteca and Data di creazione

117

• Dal menù servizi selezionare la RET_01 e utilizzare il Set salvato come File di input• Dare un nome al File di OUTPUT• Inserire un range di date: es Data creazione da: 01/01/2011 a 31/12/2011• Esegui

Estrazione dati per sublibrary and Data di creazione

118

• Controllare su Task ManagerLog Batch che la procedura si è conclusa con Successo


119

La Ret 01 “estrae” i documenti” e indicano il numero di documenti “recuperati”, MA NON CONSENTE la visualizzazione di tali documenti.

Per visualizzarli occorre utilizzare altre procedure dette di “stampa” es Print 08:


120

• La Ret 01 “estrae” i documenti” e indicano il numero di documenti “recuperati”, MA NON CONSENTE la visualizzazione di tali documenti.

• Per visualizzarli occorre utilizzare altre procedure dette di “stampa” es Print 08 o Print 01• Nel File di input inserire il nome del file utilizzato nella precedente estrazione come file di output• Cliccare su esegui


121

Su FileList copiare il file remoto nella directory localeCliccare sul tasto a DX STAMPA


122

• Cliccare sul tasto a DX STAMPA per visualizzare il risultato della procedura.(Ricordarsi di impostare la stampante su Anteprima se non si vuole stampare il File)

• E’ possibile copiare il file in un foglio Excel secondo le modalità precedentemente illustrate)

Estrazione dati per sublibrary and data di creazione

123

La risorsa elettronica ad accesso remoto (p.e., una base di dati, un periodico elettronico, una versione elettronica di un periodico cartaceo, un servizio in linea) talvolta cambia URL (Universal Resource Locator) e diviene irreperibile, ovvero diviene disponibile a un nuovo indirizzo; la manutenzione e l'aggiornamento sono caratteristiche così distintive che, se cessano, provocano la "morte" della risorsa. Per facilitare le operazioni di verifica della validità dell’URL inserite nel tag 856 $$u, si proceda secondo la procedura di seguito illustrata. Nella GUI effettuare una ricerca per formato ER e salvare il SET

Risorse elettroniche: report per controllare validità URL

124

Utilizzare la RET- 01 per ottenere un file nel quale affinare il “set Er” salvato nella GUI e utilizzabile come file di input, insieme a filtri quali ad es. “Catalogatore, Campo + indicatori del TAG da ricercare,Data di creazione ecc.


125

Quando la procedura è conclusa, per visualizzare il file, utilizzare la procedura Print 01 e scegliere come formato MARC TAG. Quindi aprire FileList e copiare il file remoto nella directory locale (selezionandolo e cliccando sulla freccia)


126

Quando la procedura è conclusa, per visualizzare il file aprire FileList e copiare il file remoto nella directory locale (selezionandolo e cliccando sulla freccia). Il file può essere stampato o copiato e salvato sul proprio PC.


127

• Il sistema ricerca su liste alfabetiche (è necessario digitare la prima parola da cui far partire la ricerca).La punteggiatura è indifferente.

• Selezionare la Base su cui ricercare (PAL01; PAL50 • Selezionare il campo dove ricercare (es. autore, titolo, etc.)

• Digitare una o più parole e dare invio oppure cliccare sul tasto VAI

• Il sistema si posiziona sulla voce immediatamente precedente a quella cercata

• Cliccando la voce che interessa si aprono i relativi record che vengono visualizzati come a seguito di una ricerca con Trova

• E’ possibile richiamare le ricerche fatte cliccando sull’icona con i tre puntini

Scorri: ricerca per scorrimento

128

?

Questa modalità di ricerca consente di visualizzare la lista ordinata dei risultati di un indice specifico evidenziando eventuali incoerenze, erronee duplicazioni (vedi n. inventario), o recuperare info a partire dalle date di creazione, lingua, collocazione, fondi, etc.

Scorri: ricerca per scorrimento

129

Queste estrazioni servono a recuperare record gestionali (dati di copia) contenuti nella base amministrativa PAL50 del Catalogo Aleph500, a partire da diversi parametri.Esaminiamo la procedura:• RET-ADM-01 “Scheda Recupero Dati” (dati di copia)Questa procedura permette con un’unica operazione di “estrarre e visualizzare” idocumenti recuperati

Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50)RET-ADM-01

130

La procedura RET-ADM-01, recupera record di copia dal catalogo secondo diversi opzioni:

• “biblioteca”• “fondo copia”• “status processo”• “collocazione • “catalogatore”

Questa procedura serve per estrarre i dati gestionali (di copia) necessari al controllo e/oalla revisione di un “Fondo” specifico di una biblioteca e alla predisposizione dielenchi di documenti


131

NOTA BENE: prima di lanciare una procedura RET ADM-01, è necessario agire su una ripartizione preliminare di documenti, in modo tale da operare su un numero di dati delimitato (e non sull’intero database)

Creo e salvo nella GUI un SET da utilizzare come file di input nella procedura ADM – 01


132

Il SET salvato sulla GUI contiene dati bibliografici. Per consentire il regolare funzionamento della RET ADM 01 è necessario convertire il file con i dati bibliografici in un file con dati gestionali. Questo file si ottiene con la procedura P manage 70 attivabile da: ServiziGenerale Recupera le chiavi del record

Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50)Procedura P manage 70

133

• Utilizzare come file di input il set contenente dati bibliografici salvato sulla GUI.• Inserire il nome del file di output• Selezionare dal menù a tendina il Tipo di conversione che si vuole ottenere• Converti library: specifica la BIB library a cui appartengono i record bibliografici

del file di input (es. PAL01)

Quando la procedura sarà terminata con successo, utilizzare il file di output della p manage 70 come file di input della RET ADM 01

Estrazioni di record gestionali (dati di copia – base PAL50)Procedura P manage 70

134

Per avviare la RET ADM 01 occorre:entrare nel modulo catalogazione di Aleph• cliccare sul menu “Servizi”• selezionare “Copie”• scegliere la procedura “Scheda Recupero Dati” (RET-ADM-01)


135

Di seguito si riporta un esempio di compilazione dei campi della RET-ADM-01:


136

Quando la procedura sarà conclusa con successo, selezionare FileList per portare il file da remoto in locale e aprire il file cliccando sul tasto dx Stampa Con “Anteprima di stampa” è possibile visualizzare tutti i record estratti

L’operatore che lancia laProcedura contestualmente verifica

se ci sono campi incompleti o incoerenti


137

NOTA BENE: possono essere inseriti fino a cinque diversi codici di fondo (in maiuscolo) nelle colonne 1-5.

Per recuperare record in base al tipo di materiale, inserisci nelle colonne 1-5 un tipo di materiale valido in maiuscolo (ad esempio: BOOK; VIDEO; AUDIO; ISSUE

Puoi recuperare record di copia per un intervallo di numeri di inventario. Se esiste un prefisso alfabetico, digitalo. Questo filtro e' sensibile al maiuscolo/minuscolo. Inserisci il punto di partenza dell'intervallo in colonna1 e quello finale in colonna 2.

Puoi recuperare record di copia per la loro data di apertura (creazione). Inserisci la data "da" in colonna 1 e la data "a" in colonna 2, nel formato yyyymmdd (es. col. 1: 20060401 e col. 2: 20070331)


138

1) Estrarre tutti i record di una Sublibrary e di un Autore – utilizzare la procedura di stampa formato scheda

2) Estrarre tutti i record di una sublibrary e affinare con un range di date di creazione dei record – utilizzare la procedura di stampa formato a colonna

3) Copiare i risultati di un report in un foglio Excel e ordinare il file per Anno crescente

4) Creare il bollettino delle nuove acquisizioni di una sublibrary5) Creare il bollettino di un Fondo per un anno specifico6) Recuperare una lista di periodici appartenenti al fondo di una

biblioteca e con date di inventario comprese tra 01.01.2010 e 31.12.2012

ESERCITAZIONI

139

Lista utenti

Lista utenti iscrittiLista utenti con tessera scaduta

Lista utenti con blocchi locali o globaliLista utenti iscritti dal web

Lista utenti per statusLista e contatti degli utenti morosi

Report statistico riepilogativo utente

140

Aleph500 / Lista utenti

La procedura crea una lista di utenti che risponde a determinati criteri.Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05)

Si possono creare liste relative a:• tutti gli utenti iscritti ad una specifica biblioteca• determinate categorie di utenti per status (studenti, docenti, esterni… )• determinate categorie di utenti per conoscere blocchi globali o locali

(prestiti, rinnovi, servizi da web… )• determinate liste di utenti per data di iscrizione o scadenza al prestitoSi può decidere di ordinare la lista per: ID, nome o barcode utente

141

Aleph500 / Lista utentiServizi -> Report -> Lista utenti (cir-05)

dare un nome significativo al report

selezionare la propria biblioteca

scegliere lo status utente a seconda del report che si desidera ottenere (studenti, docenti, erasmus…)

selezionare il formato del report

indicare il periodo o azzerare tutte le date se si vuole ottenere un report completo

142

Aleph500 / Lista utentiReport generico

utenti iscrittialla biblioteca

Il report consente di rilevare eventuali errori di battitura o campi mancanti

Il file evidenzia ogni tipo di errore, campo mancante o compilazione incoerente, che può essere meglio evidenziato esportando i dati in una tabella Excel e scegliendo l’ordinamento appropriato a seconda dei dati che si vogliono esaminare!

143

Aleph500 / Lista utenti – Esportare i dati

La reportistica di Aleph consente di esportarealcuni dati su Excel e word. Nel caso della “listautenti” è possibile selezionare il risultato eincollarlo su una pagina word o excel perpoterlo successivamente lavorare. Per verificarel’esistenza di eventuali errori si può selezionareuna colonna per volta e ordinarla in modo chevengano evidenziati campi vuoti o non uniformi

144

Aleph500 / Lista utenti per statusServizi -> Report -> Lista utenti (cir-05)

Lista utenti per status

145

Aleph500 / Lista utenti per statusServizi -> Report -> Lista utenti (cir-05)

Lista utenti per status

Questo report consente anche di utilizzarei filtri che limitano il risultato a determinate categorie di utenti. E’ possibile quindi affinare l’uso dell’indicatore segmentando gli utenti in base allo status. Ciò consentedi ottenere informazioni più dettagliate e attuare possibili correttivi. Disaggregare gli utenti istituzionali in sottogruppi è molto utile per comprendere meglio il contesto eavere informazioni per una gestione più efficace della biblioteca che può condurre amiglioramenti pratici.

146

Aleph500 / Lista utenti per data di scadenza

Lista utenti per data scadenza

Indicare il periodo di interesseEsempio: se si desidera ottenere una lista degli utenti la cui iscrizione scadrà tra il 29 agosto e il 1 settembre. Bisognerà indicare la prima data nel campo “privilegi scaduti prima” del … e la seconda data nel campo “privilegi scaduti dopo” il…, scegliendo il formato del report tra quelli possibili.

147

Aleph500 / Lista utenti per Blocchi utente globale

Servizi -> Report -> Lista utenti (cir-05)

Blocchi utente globaleLimita la lista al gruppo di utenti che

hanno uno specifico blocco o più blocchi a livello globale. Ovvero utenti iscritti in biblioteca

ma la cui tessera risulta scaduta

Blocchi utente globaleLimita la lista al gruppo di utenti che

hanno uno specifico blocco o più blocchi a livello globale. Ovvero utenti iscritti in biblioteca

ma la cui tessera risulta scaduta

148

Aleph500 / Lista utenti per Blocco privilegi locali


Blocco privilegi localiE’ la procedura che consente diavere una lista di utenti iscritti

in biblioteca che hanno uno o più blocchi locali per l’accesso ai servizi

149

Aleph500 / Lista utenti Iscritti da webServizi -> Report -> Lista utenti (cir-05)

Utenti iscritti da webUtile per conoscere il numero di utenti

che usa e attiva i servizi online. Utile per verificarel’attivazione autonoma dei servizi on-line da parte degli utenti

rispetto all’attività di comunicazione e promozione dei servizi stessi!

150

Aleph500 / Lista utenti No prenotazioniServizi -> Report -> Lista utenti (cir-05)

Utenti che non possono effettuareprenotazioni

151

Aleph500 / Lista utenti Tipi di utilizzo


Perché utilizzare questo servizio?

• ottenere una lista dei propri utenti in formato tabellare

• controllare eventuali errori di trascrizione evidenziati dall’ordinamento errori nella compilazioni campi o battitura campi incompleti (indirizzo, recapito telefonico… )

• verificare i blocchi utenti a livello globale e/o locale• blocco prenotazioni• blocco prestiti/rinnovi• blocco su tutti i servizi

• creare una lista di utenti iscritti da web

• controllare gli utenti con iscrizione al prestito scaduta

152

Aleph500 / Lista utenti Ordinare i dati

Come estrarre i dati e lavorarli sul pc?Dopo avere recuperato il report da taskmanager, la lista utenti potrà essereesportata in un documento wordutilizzando la funzione “seleziona tutto”,basterà quindi copiare e incollare ilreport. Con le funzioni di word saràpossibile ordinare i dati permatricola,cognome utente, status…

153

Lista e contatti degli utenti morosi

In biblioteca è fondamentale monitorare lamovimentazione dei documenti soprattutto perquanto riguarda il prestito esterno e gli eventualiritardi, gravi e reiterati, che impediscono lafruizione del patrimonio bibliografico a tutti gliutenti. Tra le customer service è disponibileuna procedura che consente di recuperare la lista ei recapiti degli utenti morosi, già sollecitati quattrovolte tramite mail.

Report statistico riepilogativo utente

Dal modulo circolazione è possibile attivare una procedura che

consente ai bibliotecari di ottenere una lista con le info degli utenti

iscritti; e per ciascuno di essi il riepilogo sul numero di:

Prestiti

Restituzioni

Rinnovi

Prenotazioni

E’ utile per comprendere meglio il grado di fidelizzazione degli

utenti e se gli stessi conoscono le procedure di prenotazione e rinnovo

online e le usano. È da integrare con l’indicatore relativo alla

fidelizzazione e al grado di interazione con la biblioteca!

Report statistico riepilogativo utente (cir-37)

156

Lista utenti / Esercitazioni

Creare report :• con la lista di tutti gli utenti iscritti in biblioteca, trasferirlo in un file word

e numerarlo;• con la lista di tutti i docenti iscritti in biblioteca, trasferirlo in un file word

e numerarlo;• con la lista di tutti gli utenti iscritti via web• con la lista degli utenti della propria struttura la cui tessera scadrà il 31

dicembre 2012• evidenziare in un foglio word, attraverso un ordine A->Z delle colonne, se

ci sono errori o campi vuoti da implementare nella lista di tutti gli utenti iscritti al prestito (1. report)

157

Statistiche della circolazione

Statistiche generali della circolazioneStatistiche circolazione per tipo attività

Copie ad alta richiestaHit parade

158

Statistiche generali della circolazioneServizi -> Statistiche -> Statistiche generali della circolazione (cir-30)

StudentiDottorandiDocentiDipendentiEsterni Erasmus

Prestiti Rinnovi Prenotazioni Restituzioni

Questa procedura consente di utilizzare un filtro che raggruppa i dati per status utente. E’ utile per analizzare i singoli sottogruppi in biblioteca.

159

Statistiche generali della circolazione per tipo di materiale

Servizi -> Statistiche -> Statistiche generali della circolazione (cir-30)

Statistiche della circolazione pertipologia di materiale.

160

Statistiche circolazione / Movimentazione giornaliera


Questo report consente di conoscerela movimentazione quotidiana del patrimonio bibliografico, suddiviso

in prestiti, rinnovi, prenotazioni e restituzioni, che deve essere integrato con l’uso in house


161

Statistiche della circolazione / Status di copia



PrestabileNON prestabileConsultabileRaro08 : riservato per ricerca

E’ possibile suddividere la statistica relativaall’uso delle raccolte in biblioteca anche per

status di disponibilità del documento.

162

Statistiche circolazione per tipo attività

Item status: 01 - prestabile06 – consultabile

Bor stat.01 – studenti02 – dottorandi03 – docenti04 – dipendenti05 – esterni07 - erasmus

163

Aleph500 / PrestitiQuesta procedura elenca i prestiti in base a determinati criteri

Servizi -> Report -> Report prestiti (cir-04)

164

Copie ad alta richiestaServizi -> Report -> Report copie ad alta richiesta (cir-14)

Questo report restituisce la lista delle copie che hanno molte prenotazioni in coda e sono molto richieste da parte degli utenti. Effettuate le dovute statistiche e controllato che non esistano altre edizioni della medesima copia nell’Ateneo, il report può essere uno strumento utile per decidere di acquistare più copie della stessa edizione

165

HIT PARADE dei prestiti per bibliotecap-custom-14

Questa procedura estrae un report con la lista di copieche in assoluto hanno avuto il numero maggiore diprestiti per struttura alla data della rilevazione,ordinate in ordine decrescente. Permette di conoscereil gradimento degli utenti per le collezioni sotto formadi numero di richieste.

166


Per attivare questa procedura dal menù Servizi occorre selezionare Customer services e quindi la procedura “report hit parade prestiti per biblioteca”

167


Si aprirà un form dove dovrà essere selezionata la sublibrary, quindi cliccare su esegui.N.B. Controllare su File List che la procedura sia terminata

168


Quando il file è disponibile in FileList, copiarlo nella directory locale per poterlo visualizzare e/o stampare

169


Quando il file è disponibile in FileList, copiarlo nella directory locale per poterlo visualizzare e/o stampare

Nel caso in cuiin elencosi trovano

più titoli uguali,la struttura

possiede più copiedello stesso record

170

Log circolazione

Restituzione regolareRestituzione in ritardo

Rinnovo staffRinnovo webUso in house

171

Log della circolazione / Restituzioni in ritardo

Restituzioni in ritardo

172

Log della circolazione

Rinnovo dei prestiti effettuati

dagli utenti via web

173

Log della circolazione / Rinnovi da web

Trasportare i datisu una tabella Excel

174

Log della circolazione / Uso in houseUso in house è il report che consente dimonitorare dettagliatamente le richieste sul titolo di consultazione del materiale bibliografico in biblioteca. Il report infatti restituisce una lista contenente nome e matricola utente, barcode della copia, sublibrary, etc. Il file è utile per monitorare la movimentazione delle raccolte in biblioteca e di conseguenza prendere decisioni relative allo spostamento delle raccolte, all’acquisto di più copie di una medesima edizione, o su determinati argomenti.

175

Log della circolazione / Uso in house

E’ possibile copiare il file dal task manager e incollare su un foglio word/Excell per poterlo lavorare e ordinare gli indici a seconda delle esigenze.

Log della circolazione / Esercitazioni

• Estrarre la lista utenti che indica il sunto delle transazioni svolte da ogni singolo utente iscritto presso la nostra biblioteca (utilizzare il filtro sublib)

• Utilizzare il report Hit parade per sapere quali sono le copie e i titoli maggiormente richiesti in prestito dai nostri utenti (utilizzare il filtro sublib)

Copie

Lista scaffaleLista inventarioCopie smarrite

178

Lista scaffale Item-05Lista collocazioni

179

Lista inventario Item-07

180

Copie smarrite Item-02

• La procedura RET-ITEM-02 permette di recuperare e stampare elenchi di record relativi a Libri risultati “Non reperibili” in seguito a controlli effettuati nel corso di revisioni

181

Copie smarritePer eseguire questa procedura occorre:• entrare nel modulo catalogazione di Aleph• cliccare sul menù “Servizi”• selezionare Copie• scegliere la procedura: Report copie mancanti (ret-item-02)

182

Copie smarriteLa procedura recupera copie che hanno il

codice "MI" nel campo status di processo della copia.

Nel campo sottobiblioteca selezionare la Biblioteca di cui

si vuole estrarre il materiale

Nel campo “File di output”inserire un nome identificativoper il file che si vuole estrarre

Nel campo “Formato Report” èpresente un solo tipo di formato

Cliccare sul pulsante “Esegui”,in alto a destra, per avviare la

procedura

183

Copie smarrite• Come si è gia detto, per controllare e visualizzare i risultati dell’estrazione

dei dati di copia, trattandosi di dati gestionali, occorre connettersi alla base PAL50 e quindi attendere che la procedura sia terminata, cliccando, sul pulsante “Refresh”, fino a che non compaia “end” a segnalare il termine dell’operazione.

• Spostarsi quindi su “Lista file” e copiare dalla directory remota alla directory locale (sul proprio PC) il file estratto

184

Copie smarrite• Selezionare il file copiato nel pannello superiore della finestra di FileList e

cliccare sul pulsante “Stampa”.• Nella finestra “Anteprima di stampa” sono visualizzati tutti i record estratti• I record estratti, visualizzata nella finestra Anteprima di stampa, possono

essere successivamente copiati e ordinati su un foglio Excel

Copie / Esercitazioni

• Estrarre la lista inventario di un intero anno relativamente ad una specifica sublibrary

• Estrarre la lista scaffale di una specifica sublibrary, relativamente ad un intervallo breve di segnature di collocazione

186

Gestione amministrativa dei periodici

Lista dei titoli e numero fascicoli ricevutiLista dei fascicoli arrivati

Statistica arrivo fascicoli in bibliotecaLista dei fascicoli attesi

187

Lista dei titoli di periodico e numero dei fascicoli ricevuti (serial 16)

Questa procedura recupera i titoli di periodici per quei fascicoli che sono arrivati nel periodo di tempo specificato, preferibilmente un anno. Il report include i titoli di periodici e il relativo numero di fascicoli che sono arrivati. Utile per avere una lista sintetica e riepilogativa del numero di fascicoli arrivati per periodico.Per eseguire questa procedura occorre:•entrare nel modulo Acquisizioni/Periodici di Aleph•cliccare sul menù “Servizi”•selezionare Periodici•scegliere la procedura: Lista titoli periodici + numeri dei fascicoli ricevuti (serial 16)•Inserire il nome del file di output per identificare il report•Selezionare la sublibrary•Inserire le date nel formato dd/mm/yyyy•esegui

188


189


Controllare che la procedura sia terminata con successo, quindi su FileList selezionare il file e cliccare su stampa per visualizzare l’anteprima del report

190

Stampa fascicoli arrivati (serial-06) Questa procedura crea un report che elenca i fascicoli di periodico che sono arrivati entro il

periodo indicato, permettendo di riscontrare la regolarità delle sottoscrizioni. Per eseguire questa procedura occorre:• entrare nel modulo Acquisizioni/Periodici di Aleph• cliccare sul menù “Servizi”• selezionare Periodici• scegliere la procedura: Stampa report fascicoli arrivati (serial 06)• Inserire il nome del file di output per identificare il report• Selezionare la sublibrary• Inserire le date per includere i fascicoli arrivati nel periodo individuato• Ordina output secondo il criterio scelto• Scegliere il formato del report• Scegliere il database sul quale eseguire il lancio della procedura (di default PAL50)• Esegui• Visualizzare il report su Task Manager

191

Stampa fascicoli arrivati (serial-06)

192

Statistica arrivo fascicoli per biblioteca (serial 09)

Questa procedura genera un report statistico dei numeri di fascicoli che sono arrivati entro uno specifico intervallo di date. I risultati sono raggruppati per sottobiblioteca, e per fondo (all'interno di una sottobiblioteca).

Per eseguire questa procedura occorre:• entrare nel modulo Acquisizioni/Periodici di Aleph• cliccare sul menù “Servizi”• selezionare Periodici• scegliere la procedura: Statistica arrivo fascicoli per sottobiblioteca (serial 09)• Inserire il nome del file di output per identificare il report• Selezionare la sublibrary• Inserire le date per includere i fascicoli arrivati nel periodo individuato• Scegliere il database sul quale eseguire il lancio della procedura (di default PAL50)• Esegui• Visualizzare il report su Task Manager

193

Statistica arrivo fascicoli per biblioteca (serial 09)

194

Lista dei fascicoli attesi (serial-17)Questo servizio recupera una lista di fascicoli che si aspetta che arrivino in un dato

periodo. Permette di controllare che l’arrivo dei fascicoli attesi proceda regolarmente.

Per eseguire questa procedura occorre:• entrare nel modulo Acquisizioni/Periodici di Aleph• cliccare sul menù “Servizi”• selezionare Periodici• scegliere la procedura: Lista dei fascicoli attesi (serial 17)• Inserire il nome del file di output per identificare il report• Selezionare la sublibrary• Dalla data: Il servizio recupera fascicoli non arrivati che sono in attesa da questa data• Alla data: Il servizio recupera fascicoli non arrivati che sono in attesa fino alla data qui inserita • Status di processo della copia: seleziona lo status di processo dei fascicoli attesi che vuoi

vangano inclusi nel report. Marca l'opzione Tutti per includere tutti gli status di processo. • Scegliere il database sul quale eseguire il lancio della procedura (di default PAL50)• Esegui• Visualizzare il report su Task Manager

195

Lista dei fascicoli attesi (serial-17)

196

Lista dei fascicoli attesi (serial-17)La lista include il barcode della copia, che puo' essere inserito nella barra dei periodici per andare direttamente a quel particolare fascicolo.

Grazie della vostra attenzione!!!

Aleph 500 v.20: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati per la valutazione della biblioteca

Documents

Transcript of Aleph 500 v.20: utilizzo del menù servizi ed estrazione dati per la valutazione della biblioteca