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Titolo Manuale Sistema di Gestione (SG) ____________________________ ________________________________________________________

Sigla MAN - 01

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Revisione 01____________________________ ________________________________________________________

Data

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Redazione Approvazione Autorizzazione Entrata in vigore all’emissione________________ ____________________ _________________ ____________________

Il Responsabile del Il Responsabile Cert. L’Amministratore Sistema di Gestione Sist. Gest.e Fig. Prof. Unico_________________ ____________________ _________________ ____________________

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INDICE

1. PREMESSA 3

2. RIFERIMENTI NORMATIVI 3

3. PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA 3

3.1 FLUSSO DELLE INFORMAZIONI 3

3.2 CANALI DI COMUNICAZIONE 4

3.3 STRATEGIA DI COMUNICAZIONE 5

4. PIANO DI FORMAZIONE INTERNA 5

5. ANALISI DEL RISCHIO (RISK MANAGEMENT) 6

6. POLITICA PER LA QUALITA’ 7

7. MAPPATURA DEI PROCESSI 9

7.1 PROCESSO CERTIFICAZIONE PROJECT MANAGER (PM) 9

7.2 PROCESSO CERTIFICAZIONE AUDITOR/LEAD AUDITOR (A/LA) 10

8. PIANIFICAZIONE AUDIT 11

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1. PREMESSA

Il presente Manuale è il documento di sintesi che descrive i processi che hanno permesso l'implementazione del Sistema di Gestione (SG) dell’OdC. Esso contiene le seguenti Informazioni documentate:

Riferimenti normativi;

Piano di Comunicazione interna;

Piano di Formazione interna;

Politica per la Qualità (derivante dall'attività di Risk Management);

Mappatura dei processi;

Pianificazione Audit.

2. RIFERIMENTI NORMATIVI

La predisposizione del SG (SG) è stata attuata rispettando i requisiti previsti da:

LEGGE 15/2009

MODELLO DI SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA' DELL'AERONAUTICA

MILITARE - UIM 002

UNI EN ISO 9000:2015

UNI EN ISO 9001:2015

UNI EN ISO 9004:2009

UNI EN ISO 19011:2012

UNI EN ISO 31000:2009

3. PIANO DI COMUNICAZIONE INTERNA

3.1 FLUSSO DELLE INFORMAZIONI

La comunicazione interna nell’ambito dell’Amministrazione Difesa è concepita come un sistema strategico per il raggiungimento degli obiettivi, attraverso il coinvolgimento di tutti gli operatori. Un buon processo di comunicazione interna consente il coordinamento e la coerenza delle informazioni che vengono diffuse dentro e fuori l’Ente/Reparto, la promozione della conoscenza degli obiettivi tra tutti i dipendenti, la valorizzazione del dialogo tra le varie componenti dell’organizzazione, lo sviluppo della consapevolezza che il lavoro di ogni singolo è parte di un unico progetto. Nell’ambito del SG dell’OdC, vengono perseguiti i seguenti obiettivi di comunicazione interna:

Informare tutto il personale sulla struttura del SG, i sui compiti e soprattutto gli obiettivi che si prefigge di raggiungere;

Coinvolgere il personale, mediante un adeguato flusso delle informazioni, nei traguardi raggiunti o insuccessi, al fine di perseguire il costante miglioramento del SG;

Promuovere, in ogni dipendente, la consapevolezza del proprio ruolo all’interno del progetto organizzativo;

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Stimolare ogni dipendente all’approccio alla propria attività lavorativa in conformità al SG implementato.

Partendo dagli obiettivi sopra definiti e cioè informare, coinvolgere e ottenere la partecipazione, sebbene a diversi livelli, di tutti i dipendenti, il flusso delle informazioni seguirà sostanzialmente due direzioni:

dall’alto (direzione, responsabile del sistema gestione qualità, team e facilitatori, capi uffici) verso il basso (tutti i dipendenti);

dal basso verso l’alto, assicurando il cosiddetto ritorno (feedback) della comunicazione.

3.2 CANALI DI COMUNICAZIONE

I flussi di comunicazione precedentemente descritti saranno assicurati attraverso diversi canali di comunicazione che saranno in parte unidirezionali e in parte bidirezionali, i primi avranno scopo esclusivamente divulgativo mentre i secondi permetteranno la comunicazione di ritorno.

Canali unidirezionali:

Briefing;

Manifesti/avvisi (bacheca di Reparto, bacheca di Ufficio);

News attraverso la mailing list del Reparto;

Circolari tecniche (relative alle procedure operative).

Canali bidirezionali:

Sito internet https://web.aeronautica.difesa.it/uim

Staff Meeting;

Riunioni interno ufficio;

Somministrazione periodica di questionari.

Al fine di permettere la diffusione delle notizie concernenti la struttura del SG, i sui compiti i traguardi raggiunti ed i successivi sviluppi, è previsto l’inoltro mediante mailing list a tutto il personale del Reparto di NEWS riguardanti i seguenti argomenti:

struttura del SG;

compiti;

traguardi raggiunti;

compiti del personale coinvolto;

sviluppi futuri.

3.3 STRATEGIA DI COMUNICAZIONE

L’efficacia della comunicazione dipende dalla sua capacità di raggiungere i destinatari e di trasmettere il messaggio che si vuole dare. Perciò, partendo dagli obiettivi di informare, coinvolgere e ottenere la partecipazione, ai diversi livelli, di tutti i dipendenti, è importante individuare i canali e le modalità più idonee affinché le informazioni giungano a destinazione nella forma desiderata.

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4. PIANO DI FORMAZIONE INTERNA

La formazione riguardante il SG è una parte del processo formativo che l’OdC mette in campo sia in conformità con le normative cogenti che per il raggiungimento delle capacità professionali necessarie allo svolgimento delle specifiche attività dell’OdC stesso e che non è considerata un momento a se stante, ma integrata con l’attività quotidiana. Il piano di formazione interna, redatto in rispondenza a quanto previsto al punto 4 della direttiva UIM SGQ 002 è scaturito dall'analisi delle seguenti 4 fasi:

Analisi dei bisogni formativi

È l’attività che precede sia la progettazione delle iniziative di formazione sia la loro programmazione, erogazione e valutazione dalla quale scaturiscono gli obiettivi di apprendimento, ossia si definisce ciò che deve essere capace di fare il lavoratore alla fine di un percorso formativo, che non era capace di fare prima.

Progettazione delle iniziative di formazione

Nella progettazione delle iniziative di formazione vengono scelte le metodologie che meglio soddisfano i bisogni formativi e gli obiettivi di apprendimento.

Programmazione/erogazione

Sviluppo del piano formativo interno, nel quale sono collocati i progetti formativi e l’articolazione temporale che illustra “cosa sarà fatto, come, da chi e dove” coerente con gli obiettivi di apprendimento e i risultati attesi.

Verifica

Centrata sugli obiettivi di apprendimento e coerente sia con le attività svolte, sia con le metodologie utilizzate. Le aree indagate nella verifica sono l’apprendimento (quali principi, fatti, tecniche sono stati appresi), il comportamento (quali cambiamenti nella condotta di lavoro risultano dal training, quali atteggiamenti sono stati cambiati), i risultati (quali sono stati i risultati tangibili del programma in termini di miglioramento della qualità, sicurezza, efficacia ecc.) e il gradimento (se i soggetti si considerano soddisfatti di aver partecipato al programma).

5. ANALISI DEL RISCHIO (RISK MANAGEMENT)

L’attività è stata svolta attraverso l’ausilio della metodologia SWOT che ha evidenziato i punti di forza (Strengths) e i punti deboli (Weaknesses) dei portatori di interesse (Stakeholders) interni.Inoltre, con riferimento agli Stakeholders esterni sono state individuate anche le opportunità (Opportunities) e le Minacce (Threats).

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6. POLITICA PER LA QUALITA’

Le imprese perseguono l'obiettivo di elevare gli skills professionali delle proprie risorse umane al fine di produrre ad un livello quanto più elevato, nell'orientamento di raggiungere risultati sempre più performanti e soddisfare sempre meglio i bisogni e le aspettative dei clienti e della collettività.In armonia con quanto sopra è delineata la Politica dell’OdC, organismo per la valutazione indipendente e la certificazione delle figure professionali di Project Manager, Auditor e Lead Auditor.L’OdC attua un sistema di certificazione inteso a garantire, nel rispetto delle norme e nel libero mercato, sotto il controllo dell'organismo di accreditamento (ACCREDIA), la partecipazione delle

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parti interessate alla certificazione, senza predominio di singoli interessi, e la libertà di accesso alla certificazione, senza indebite condizioni o discriminazioni.L’OdC, nell’attuazione dei propri obiettivi, ha i seguenti punti di forza:

personale in possesso di una collaudata specializzazione sugli scenari;

realtà dotata di un concreto orientamento verso obiettivi culturali nei settori di riferimento;

attività prevalentemente orientate al comparto dei servizi, avendo raggiunto livelli di elevata specializzazione negli stessi attestati anche dalle informazioni di ritorno da parte dei propri clienti. Con l'obiettivo di rispondere alle esigenze dei clienti e del mercato, l’OdC ha iniziato a rilasciare certificazioni in settori dove la componente relativa ai sistemi innovativi integrati di Project, Quality e Knowledge Management riveste un'importanza strategica nei processo di trasformazione.

In particolare l’OdC:

attua procedure per mantenere la riservatezza sulle informazioni ottenute o derivanti dallo svolgimento delle attività di certificazione, a tutti i livelli della propria struttura, inclusi eventuali comitati/organismi/persone esterne. Le procedure riguardano altresì la conservazione delle medesime informazioni;

è impegnata a garantire la separatezza delle funzioni di certificazione dalle attività di formazione. L'importanza della imparzialità è attestata dalla adozione di una specifica analisi del rischio;

attua controlli sull'uso della certificazione e dei marchi di certificazione e garantisce la messa a disposizione del mercato delle informazioni relative ai Certificati rilasciati, sospesi, revocati mediante pubblicazione nel proprio sito del "Registro dei clienti certificati";

ha in atto un documentato SG che si prefigge di garantire servizi di certificazione di elevata qualità i quali mettano in pratica i principî stabiliti in questa dichiarazione. A tale fine provvede anche a monitorare la soddisfazione dei propri clienti.

Gli obiettivi, nell’ambito del programma di miglioramento della qualità, sono identificati tramite una serie di indicatori soggetti a riesame e, ove necessario, ad aggiornamento.I componenti dell’OdC sono impegnati ad attenersi, per quanto di loro rispettiva competenza, a quanto disposto nel SG e nella presente Politica. La Politica è resa pubblica ed accessibile mediante pubblicazione sul sito internet. L’Amministratore Unico (AU), che coincide con la figura del Capo Ufficio Generale (CUG), a tal fine, individua gli obiettivi della politica per la qualità.Per perseguire tali obiettivi l’intero quadro dirigente si impegna a:

gestire, monitorare e modificare i processi, in funzione delle evoluzioni organizzative, tecnologiche e legislative, aggiornando il SG e garantendone la continua conformità ai requisiti;

ricercare con continuità lo sviluppo delle competenze interne in termini di risorse umane e tecnologiche;

introdurre e perfezionare strumenti informatici per il monitoraggio oggettivo delle prestazioni;

contribuire allo sviluppo dell’etica del personale;

attivare cicli di formazione/addestramento del personale (a tutti i livelli) sulla cultura della

qualità;

assicurare che tutto il personale possa contribuire alla definizione delle politiche e degli obiettivi per la qualità;

sensibilizzare, coinvolgere e responsabilizzare tutto il personale attraverso momenti di incontro e condivisione affinché sia consapevole dell’importanza delle proprie attività e di come esse contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi;

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garantire la corretta gestione delle “non conformità” e la diffusione delle corrispondenti lezioni apprese per perseguire un miglioramento continuo;

estendere ai “fornitori” (operatori con i quali si interfaccia per lo sviluppo dei processi di interesse) la dottrina della qualità.

I principi cardine di tale politica sono:

la centralità della persona;

la condivisione degli obiettivi;

il pieno rispetto delle regole;

il miglioramento continuo basato su metriche oggettive.

7. MAPPATURA DEI PROCESSI

7.1 PROCESSO DI CERTIFICAZIONE PROJECT MANAGER

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7.2 PROCESSO DI CERTIFICAZIONE AUDITOR/LEAD AUDITOR

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8 PIANIFICAZIONE AUDIT

L’attività di Audit, indispensabile per il concetto di mantenimento e miglioramento continuo verrà condotta seguendo i periodi di seguito indicati:

Audit rilascio Maggio 2019

Audit mantenimento Maggio 2020

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Audit mantenimento Maggio 2021

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