Come un bravo project manager

FrancoAngeliLa passione per le conoscenze

Vuoi condurre in porto i tuoi progetti per ottenere risultati certi ottimizzando tempi, costi e qualità?

Impara le tecniche del project management con il metodo dei dodici passi.

Il filo rosso che collega i 12 passi di questo libro è la gestione efficace del progetto,dal momento in cui decidiamo di fare qualcosa, all’elenco delle cose da fare, allepersone che dovranno farle, alle scadenze che dovranno rispettare, fino alla produzionedi risultati certi, collaudati e soddisfacenti.

Come? Imparando, passo dopo passo, ad organizzare il progetto come un percorsostrutturato, con output concreti e funzionanti che devono uscire nei momenti stabiliti,con l’ascolto e la cura delle relazioni con gli stakeholder, con la valutazione di costie benefici, le tecniche di pianificazione e di gestione di varianti ed emergenze.

Sono questi i passi con cui possiamo sviluppare la capacità di organizzare personee cose, per ottenere cambiamenti positivi e risultati utili ed economici nei tempi stabiliti.

Il metodo dei “12 passi” integra lettura, esercizi, ricerca web, applicazione pratica,per avere fin dai primi capitoli risultati visibili e utilizzabili.

Umberto Santucci, curatore del volume, si avvale di contenuti e metodi svi-luppati per Amicucci Formazione - Skilla, con cui da oltre 25 anni contribuiscea creare e sviluppare strumenti, metodi e soluzioni per la formazione in aula ea distanza, l’autoformazione e l’aggiornamento professionale. Fa parte dei docentiaccreditati di ISIPM (Istituto Italiano di Project Management). Autore di saggisulla comunicazione multimediale, il problem solving, le mappe mentali.

Amicucci Formazione è la prima e-learning company italiana specializzatanello sviluppo di soluzioni per innovare formazione e comunicazione interna.

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Per gestireil tuoprogetto

A cura di UMBERTO SANTUCCI

FrancoAngeli

Slow reading, fast learning

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355.2 9-06-2015 16:47 Pagina 1

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La versione completa dell’e-book (a pagamento) è leggibile con Adobe Digital Editions. Per tutte le informazioni sulle condizioni dei nostri e-book (con quali dispositivi leggerli e quali funzioni sono consentite) consulta cliccando qui le nostre F.A.Q.

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Potrai inoltre accedere a pillole e-learning che ripresentano gli argomentidi ciascun volume in modo multimediale,

e potrai richiedere un coaching personalizzato per applicare quantoappreso a problemi specifici e concreti (www.skilla.com).

Anche la ricerca ha dimostrato che 12 settimane è il tempo ottimaleper rompere vecchie abitudini e acquisire nuove abilità!

A cura diamicucci formazione

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Indice

Introduzione. Dodici passi per realizzare ciò che vuoi con i segreti del project management pag. 91. Fra il dire e il fare c’è di mezzo il mare » 9

1. Definisci il tuo progetto » 151. Checos’èunprogetto? » 162. Definisciiltuoprogetto » 183. Ilbriefing » 234. Lo sponsor » 24Datenereamente » 26Guidaall’azione » 26

2. Individua le risorse auspicabili, necessarie e disponibili » 271. Lerisorsedelprogetto » 28

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2. Laqualitàeirequisiti pag. 313. Risorse auspicabili » 354. Risorsenecessarie » 365. Risorsedisponibili » 36Datenereamente » 37Guidaall’azione » 38Letture » 38

3. Conosci tutti gli stakeholder, dallo sponsor, al team e ai fruitori finali » 391. Lateoriadeglistakeholder » 412. Glistakeholderdeltuoprogetto » 42Datenereamente » 54Guida all’azione » 54Letture » 55

4. Suddividi il progetto in blocchi » 561. LaPBS » 612. Lamilestone » 623. Rappresentazionigrafiche » 66Datenereamente » 70Guida all’azione » 71

5. Assegna ruoli e compiti al team progettuale » 721. Come fare una WBS (Work Breakdown Structure) » 742. Ilteamdiprogetto » 79Datenereamente » 84Guidaall’azione » 85

6. Pianifica i tempi » 861. Pianificailprogettoconilrapidplanning » 882. PianificaleattivitàconildiagrammadiGantt » 893. ScopriilpercorsocriticoconilPERT/CPM » 94

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4. Urgenza?No,grazie! pag. 96Datenereamente » 100Guidaall’azione » 101

7. Controlla gli output e i deliverable fino al risul ‑ tato finale » 1021. Gestioneperoutput » 1032. Controllodeideliverable » 109Datenereamente » 115Guida all’azione » 115

8. Gestisci le varianti di progetto » 1161. Flessibilitàdelprogetto » 1172. Varianti » 1193. Imprevistierischi » 122Datenereamente » 133Guida all’azione » 134

9. Controlla e concludi il ciclo di vita del tuo progetto » 1351. Ilciclodivita » 1362. Controlliecorrezioni » 1423. La chiusura » 149Datenereamente » 159Guida all’azione » 159

10. Gestisci la qualità » 1601. Qualitàeprogetto » 1612. Ilcliente » 1633. La promessa (quality assurance) » 1684. Laverifica(quality control) » 1725. L’organizzazione » 175Datenereamente » 180Guidaall’azione » 181

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11. Comunica il progetto pag.1821. Organizzalacomunicazionedelprogetto » 1832. Comunicareall’internodelprogetto » 1863. Comunicareall’esternodelprogetto » 1894. Ladocumentazione » 191Datenereamente » 197Guida all’azione » 197

12. Dopo il progetto: maturità e certificazione » 1981. Lamaturitàprogettuale » 1982. Lecertificazionidiprojectmanagement » 2043. Strumentiesoftware » 210Datenereamente » 218Guida all’azione » 219Letture » 219

Conclusione » 2211. Ilparadossodell’ampiezzaedelladurata » 2232. Progettareneisistemicomplessi » 2253. Strategieoccidentalieorientali » 227

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Introduzione.Dodici passi per realizzare ciò che vuoi con i segreti del project management

1. Fra il dire e il fare c’è di mezzo il mare

Senzascomodarelepiùsofisticateteoriedellealtescuoledimanagementinternazionale,lasaggezzapopolarecidicecheilpercorsodallaspiaggiadelquotidianoall’isoladeidesiderichesiintravedeall’orizzontepuòessereaccoglienteeplacidoorespin-genteeminaccioso, che l’isola sipuò raggiungereomancare,checisipuòarrivaredaconquistatoriodanaufraghi,chesipuòancheperire lungo la traversata,oessereaggreditidapiratiepiovregiganti.

Perraggiungerel’isolac’èbisognodiun’imbarcazione,dena-roperacquistarecarburanteecibi,cartenautichesucui trac-ciare la rotta,bussolaetimone,uncapitanoeunequipaggio,tempo,qualcunochevogliachel’isolasiaraggiunta.Infine,ma

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nonperquestomenoimportante,occorreunavisionedell’iso-la:comesarà?Comesaremonoisull’isola?Comesaremodopoessere tornati vincitori?Dalla visione deriverà lamissione delvolerciarrivare:chicelofafareadaffrontarel’ignotodelmareperarrivarefinlì,perchévogliamoarrivarci?

Ilprogettoèl’insiemedellecosedafareperraggiungerel’o-biettivo(l’isola)conlerisorsenecessarie(labarca),èlarispostaatutteledomandecheinsorgonoprima,duranteedopol’im-presa.Dovevogliamoarrivare?Quando?Perché?Conchi?Conqualimezzifinanziarie tecnici?Checosa faremodopo?Comefronteggeremo la tempesta?Comescriveremo ildiariodibor-do?Abbiamolecarteaggiornate?Ecosìvia.

Larispostaaquestedomandecipermettediavereun’ideadell’impresaancorprimadi iniziarla:quanto tempoci servirà,quantodenaro,quantepersone,chetipodiimbarcazione,qualivantaggiciaspettiamoaimpresacompiuta.Naturalmentenonsitrattadiunapredizione,madiunaprevisioneche,dateletantevariabilichetroveremolungo ilpercorso,potremoviaviamo-dificare,adattandociallecircostanze.Potremoperfino tornareindietroopuntaresuun’altraisola,sel’impresadiventatroppocostosaopericolosa.

Possiamo dire perciò che il progetto non basta a raggiunge‑re la meta desiderata, ma senza progetto possiamo solo pro‑

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cedere a caso, come relitti alla deriva invece che come scafi naviganti.

Iprogettisonoditantitipidiversi,perchéogniimpresaèdi-versadallealtre.Anche le tecnicheprogettuali sonomolteplici,evannodastrumentisemplicicomeildiagrammadiGanttfinoastrumenti,tecnicheemetodimoltosofisticatiecomplessi,talidarichiederespecialistididinamicadeisistemiodiricercaoperativa.

Noiabbiamoridottotuttoadodicipassiconcuipuoidefiniresuqualeisolavuoiarrivare,comearrivarci,cometornareindie-tro.Sepoivorraiarrivaresoloalloscogliodi fronteoscoprirel’America, sta a tedeciderlo,ma i passi fondamentali sonoglistessi.Eccoli.

1) Definisci il tuo progetto. Perché vuoi fare questo?Qualeproblemavuoirisolvere?Qualèiltuoobiettivo?Checosavuoiottenereaprogettocompiuto?Ilprogettofapartediunprogrammapiùampiooèfineasestesso?Sitrattadiunprogettotradizionaleaoutputcertoodiunprogettoagileaoutputincerto?Lascadenzaèrigidaoflessibile?

2) Individua le risorse auspicabili, necessarie e disponibili. Se nonavessilimitidirisorse,quantisolditiservirebberoperiltuoprogetto?Quantepersone?Quantotempo?Poichélerisorsesonolimitate,checosapuoifareveramente?Comepuoiottimizzarleperottenereciòchevuoiconciòchepuoi?

3) Conosci tutti gli stakeholder, dallo sponsor al team e ai fruitori finali.Ilprogettoèportatoavantidapersoneedaorganizzazionineiconfrontidialtrepersoneeorganizzazio-ni,glistakeholderdelprogetto.Conosciituoistakeholder?Qualisonoifavorevolioicontrarialcompimentodelpro-getto?Haiunosponsordiprogettochevogliafortementeiltuosuccesso?

4) Suddividi il progetto in blocchi. In qualsiasi percorso o pro-cesso possiamo individuare punti di riferimento nei qualideveaccaderequalcosa:l’approvazionediunpreventivo,ilcollaudo di un apparecchio, la consegna di una parte delprogetto.Questesonolepietremiliaridelprogetto.

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5) Assegna ruoli e compiti al team progettuale. Se sei il capo-progetto,glialtritiriconosconocometale?Seseiungre-gario, riconosci il tuo project leader? Scegli e costruisci iltuoteamdiprogetto,conlapersonagiustaalpostogiustoperfarelacosagiusta.Impareraicomesuddividerecompitiprincipaliesecondari,comeassegnarliecomeintegrarlineiprocessidisviluppodelprogetto.

6) Pianifica i tempi.Lagestionedeltempoèilmotoredelpro-getto,perchéqualsiasiprogettovaavantirispettandolesca-denze.Comeorganizzilecosedafareinfunzionedeitempidi consegna? Il tuoprogettodeveconcludersi inuncertogiornooentrotremesicirca?

7) Controlla gli output e i deliverable fino al risultato fina‑le.Troppospessoicapicontrollanosoloiprocessidilavo-razione. Per la buona riuscita del progetto è importantecontrollarenon iprocessi,maciòchequestiproducono,glioutputmaterialioimmateriali,ideliverable,ossiapezzidiprogetto,prodotti,apparecchifunzionantidatestareeusaresubito.

8) Gestisci le varianti di progetto. Il progettopuò variare incorso d’opera per ragioni interne (emergenze, riassesta-mento del team, variazioni di costo) o esterne (incidenti,normativenuove,decisioni superiori, richiestediversedelcliente).Rispetta la strutturaprogettualeoriginaria con laflessibilitàrichiestadalleturbolenzedelsistemaincuioperi,rinegoziandotempiecosti.Nonpuoipredireconesattezzaeventirischiosi,mapuoipreparartiall’eventualitàchesive-rifichino,pergestirlisenzaturbarepiùditantolosviluppodelprogettoelamotivazionedelteam.

9) Controlla il ciclo di vita del tuo progetto.Ilprogettoèunor-ganismodotatodivitapropria.Èconcepito,halasuaincu-bazione,nasce,cresce,declina,muore,magarigenerandoaltriprogetti.Quandohaiottenutogliobiettividesideratienonpuoifaredimeglioinbaseallerisorsedisponibili,chiu-diilprogettoevalutadiquantoirisultatiottenutisidisco-stanodaquellidesiderati,eperché.

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10) Gestisci la qualità.Laqualitàèfattadiconformitàairequi-sitirichiestiedisoddisfazionedelcliente.Nonèunvaloreassoluto,maèilmegliochesipuòfareconlecondizioni,ilimitiditempoedispesa,lepersonedicuisidispone.Poi-chéèmegliofareunacosabenfattacheaggiustareorifareunacosamalfatta,ottimizzaprocessi,outputedeliverableinmododasoddisfaretuttiituoistakeholder.

11) Documenta e comunica il progetto.Idocumenticartaceioelettroniciprodottiduranteilprogettoaiutanoilteamaco-municaremeglioeasvolgereipropricompitisenzaperderedivistailquadrogenerale,etengonovivalarelazionecongli stakeholder. La documentazione relativa a tutte le fasidelprogettoserviràcomeguidaebagagliodi conoscenzeperprogettifuturi.

12) Dopo il progetto: maturità e certificazione. In conclusione iltuosingoloprogetto,chesicuramenteavràottenutoiri-sultatisperati,nondeve restareuncaso isolato,madevediventareuntuomododioperareediorganizzaretestes-soeglialtri.Lapraticadelprojectmanagementconquesti12passitiporteràbenprestoadacquisire,perteoperlatuaorganizzazione,unamaturitàprogettualechetifaràot-tenerepiùconmenoedeviterà icostie i rischidellanonprogettazione. Per completare l’opera puoi acquisire unacertificazionechetifaràriconoscerecomeprojectmanagerin tutto ilmondo.Perfinire troveraiunapiccola rassegnadistrumentimetodologicieinformaticiutiliagestireiltuoprogetto,econsiglidiletturaessenziali.

Unariflessionefinaleèdedicataaicostieagliinconvenientidellamancataprogettazione.

Ricorda sempre che:

• prevenireèmegliochecurare;• non c’è vento favorevole per il navigante che non sa dove

andare;• l’emergenzanellamaggiorpartedeicasinonèaltrochescar-

saprogettazione;

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• l’urgenzanellamaggiorpartedeicasinonèaltrochescarsapianificazione;

• problemaeprogettosonosinonimiperchéambedueproiet-tatinelfuturo:unproblemasenzaprogettoèdisastroso,unprogettosenzaproblemaèinutile.

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1Definisci il tuo progetto

Nessun vento è favorevole per il marinaio che non sa a quale porto vuol approdare.

(Seneca)

Haiunproblemadarisolvere?Unobiettivodaraggiungere?Vuoiandaredaqualcheparte?Vuoiorganizzareunevento?Vuoicostruirequalcosa?Vuoiscrivereunlibro?

Sehairisposto“sì”ancheaunasoladiquestedomande,haibisognodiunprogetto.

Lastoriadell’uomoèstoriadiprogetti,distruttivinelcasodibattaglieorapineinbanca,costruttivinelcasodiedifici,strade,studi,ricerche,produzionedibenieservizi,conquistedivette,finoaiprogettipersonali:diplomarsi,mettersu famiglia,cam-biarecasa,preparareunacena,allenarsiperpartecipareaunagara.Anchel’improvvisazionepiùsfrenatahabisognodistrut-tureprogettuali,altrimentidiventaunagitarsicaoticochenonproducerisultati.

Lacapacitàdiprogettarecominciaconl’organizzazionedellapropriaagendaearrivaallagestionedigrandicantieri,allapia-nificazionedigrandiimprese.

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Anchealivellopersonalelacapacitàdiprogettareaiutaala-vorare,adivertirsi,aspenderebene,anonperderetempo.

Nonfareprogettisignificanonaverenessuna ideadelpro-prio futuro, lasciareche lecoseaccadanoamodo loro,vivereallagiornata.Èunaformadisaggezza,adattaperòall’ascetali-berodientrareeuscirenellecoseasuopiacimento.Noipovericristi,oricchiepotentidiavoli,abbiamocomunquecompitidasvolgere,impegnidarispettare,desideridasoddisfare,pauredacuidifenderci,problemidarisolvere.Eccodunquechespuntalaproiezioneversoilfuturo.

Ilprefissopro-ècomuneaproblemieprogetti,chesonoeti-mologicamente sinonimi, perché “problema” viene dal grecopro=avantieballo= lancio,eprogettovienedal latinopro = verso,avantieiacio=getto,lancio.

E infatti, ilprogettoprevede la soluzionediunoopiùpro-blemi,ilproblemarichiedechelesoluzionisianoapplicatepermezzodiprogetti.

Tuttavia, nell’uso ormai consolidato, il problema implica ilbisognodicambiamentodaunasituazionedisfunzionaleaunafunzionale, il progetto implica la volontà di fare qualcosa cheprimanonc’eraechepuòcambiare lasituazione.Lacapacitàdidefinireerisolvereproblemi,oproblemsolving,evidenzialesoluzionichenonfunzionanoecercaaltresoluzioni. Ilprojectmanagement,ossialagestionediunprogetto,sceglieunaopiùsoluzioniecercadi realizzarlecon risorsedefinitedi spesa,ditempo,dipersone,ditecnologie.

1. Che cos’è un progetto?Ilprogettoèqualcosacheciproietta in avanti,versoobiet-

tividaraggiungereinunfuturopiùomenoprossimo.Primadelprogettoc’èun sogno,undesiderio,unostacoloda superare,unametada raggiungere. Il progettodefinisce il percorsoperraggiungerel’obiettivo.

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Ilprogettopuòesserealungo,medio o brevetermine:fareunpianodistudiperprendereunalaurea,pianificarelasettima-nabianca,organizzareunacenacongliamiciperdomanisera.Puòavereunascadenzarigida(ilgiornodegliesami)oflessibile(fratremesi).

Ilprogettovadistintodalportfolio,dalprogrammaedalcompi-to.Ilportfolioèuninsiemediprogrammi,progettieproposte,unitidaunastrategiaedaobiettivicomuni.Ilprogramma è un insieme diprogettichehannoqualcosaincomune,peresempioloscopooilbudget,edhaunambitostrategico.Ilprogettopuòesserefineasestesso,oessereilprocessodirealizzazionediunapartedelprogramma. Il compitoèunacosaspecificadafareperottenereunavanzamentodelprogetto.Peresempioilprogrammaèlaco-struzionediunnuovoquartiere.Ilprogettoèlacostruzionediunacasa. Ilcompitoè ilmontaggiodegli infissi. Ilprogram manager gestiscealivellostrategicol’insiemedeiprogettichefannopartedel programma. Il project managergestisceilprogetto.Iltechnical manager gestisceicompiti.Sitrattadunquediunastrutturagerar-chicachedalgeneralearrivaalparticolare,echeinteressatuttigliaspettiprogettuali,dall’amministrazioneallapianificazione.

Ilprogettoèlimitatoneltempoediversodalleattivitàdirou-tineodainormaliprocessiproduttivi.Intalsensoècaratterizzatoda un arco temporalebendefinito,conuninizio,unosviluppoeunafine.Èunafinestracheincorniciaunpezzettodelcontinuo

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flussospazio-temporaledellavitao,sevogliamo,ilfotogrammaolasequenzadelfilmdellavita.Aldifuoridelprogettoc’èlarou-tinediazioniquotidianechefacciamosenzaunafinalitàspecifi-ca,perabitudineoperchésitrattadellenostremansioninormali.Quindituttociòchenonhaunascadenzanonèunprogetto,maunvivereelasciarviverenellanormalitàdelquotidiano.

2. Definisci il tuo progettoPerprimacosadeviaverebenchiaroiltuoruolodifronteal

progetto.Seiilresponsabiledelprogettointero,diunapartediesso,seiuntecnicoresponsabilediunsettoreesecutivo?Seiunprofessionistaautonomooildipendentediun’organizzazione?Qualisonoiltuolivellogerarchicoeiltuopoteredecisionale?

Seilprogettoriguardasolote,peresempiovuoicostruirtiunabiciconpezzidiricambiousati,tuinterpretituttiiruoli,dalcom-mittentecheordinadifarelabici,aldecisorechedivoltainvoltadecidechecosafare,alfinanziatorechestabiliscequantosipuòspendere,alpianificatorechedecidedifinireperNataleodilavo-rareatempopersoquandocapita,senzascadenza,altecnicochesceglieipezzi,limontaelifafunzionare,alcollaudatorecheveri-ficairisultatie,infine,alclientefinalechesigodelasuabicicletta.

Seinvecepartecipiaunprogettopiùampiodeltuoufficioodellatuaorganizzazione,devidefinireconchiarezzailtuoruolo

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percapirechecosapuoienonpuoifare,qualisonoletuere-sponsabilità,finoachepuntopuoiprenderedecisioni.

2.1. Il problema

Poichéilprogettoètalesemiraaunoscopo,seproducequal-cosacheprimanonc’era,secambiaqualcosanelsistemadicuifaparte,primadiognialtracosabisognadefinireilcambiamentochesivuoleottenere,ilproblemadarisolvere.L’approccioalproblemaèilprimopassodacuidipendetuttoilresto.Spessosimettemanoaunprogettoper farequalcosa,peresempiorinnovare imobilidell’ufficio,masidimenticadidefinirequaliproblemidovrebberoessererisolticolcambiodeimobili.Potrebberisultarecheseilpro-blemaètenerelepratichepiùinordine,probabilmentenonservecambiareimobili,madotarsidiunsetdifaldoniconcoloridiversi.

Quindi,primadiognialtracosa,ponitiledomandeseguenti:

1) Checosavorreichenonho?2) Qualecriticitàvorreieliminare?3) Qualimiglioramentivorreiottenere?4) Qualesituazionevorreicambiare?5) Ilcambiamentoriguardasolomeoanchealtri?6) Checosahofattofinorache,invecedirisolvereilproblema,

lotieneinvitaoloaggrava?

2.2. Lo scopo del progetto

Ilproblemabendefinitochiarisce lo scopodelprogetto, laragionepercuiessovienefatto.Ladefinizionedelloscopoèilmomentostrategicochiave,perchédaessadipendelastruttu-razionedituttiisotto-processicheformanol’iterprogettuale.

UnostrumentoperladefinizionedelloscopoèildiagrammaIPO,chehaloschemaseguente.